Организация и технология документационного обеспечения на конкретном предприятии

меры к их розыску.

4.7.4. Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра ЭК дел, законченных делопроизводством три года назад. Дела, отобранные в результате экспертизы на долговременное или постоянное хранение, вносятся в опись и передаются в архив.

Форма описи:

ЗАО «Строительная Компания «Дружба» ОПИСЬ №____ Долговременного хранения За 200__г.		УТВЕРЖДЕНО Протокол заседания ЭК От______№__________
№ п/п	Индексы дел	Заголовок дела	Кол-во листов	Примечание

В опись № __________включены _______________________дел

(цифрами и прописью)

с №____________по №_____________.

Председатель ЭК Подпись И.О.Фамилия

Члены ЭК Подпись И.О.Фамилия Подпись И.О.Фамилия

4.7.5. После утверждения описей дел долговременного хранения производится отбор документов и дел на уничтожение. Отобранные дела включаются в акт.

Форма акта:

ООО «ДИН» АКТ _______________№ ___ о выделении документов к уничтожению

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор _____________И.О.Ф. «______»___________200 г.

ЭК ЗАО «Строительная Компания «Дружба» отобрала к уничтожению следующие дела и документы, утратившие практическое значение:

№ п/п

Заголовок дела (групповой заголовок дел)

Дата дела или крайние даты дел

Кол-во дел (томов)

Примечание

Итого: _______________дел за годы ___________.

Описи дел за ____________годы утверждены ЭК.

Председатель ЭК Подпись И.О.Фамилия

Члены ЭК

И.О.Фамилия Подпись

И.О.Фамилия Подпись

4.7.6. Акт на уничтожение подписывается председателем и членами ЭК и утверждается Генеральным директором.

4.7.7. Дела, подготовленные для архивного хранения, должны иметь заголовки, пронумерованные листы, прямой хронологический порядок расположения документов в деле, заверительный лист с указанием количества листов.

4.7.8. Уничтожение документов производится после сдачи-приема дел на архивное хранение. Уничтожение документов, содержащих конфиденциальную информацию, производиться измельчением документов в машине для уничтожения бумаг и проводится в присутствии членов ЭК.

4.7.9. Работа ЭК проводится ежегодно в первой декаде января. Описи и акты представляются на утверждение Генеральному директору не позднее 20 января. В случае невозможности кого-либо из членов ЭК участвовать в проведении экспертизы ценности документов его функции выполняет сотрудник того же подразделения, уполномоченный начальником подразделения.

8. Передача дел в архив

4.8.1. Законченные делопроизводством дела хранятся в отделах, в которых они формировались. Ответственность за сохранность документов несет ответственный за делопроизводство сотрудник от данного подразделения.

4.8.2. Дела могут храниться как в рабочих кабинетах, так и в специально отведенных для их хранения помещениях, обеспечивающих надежную сохранность документов и оборудованных сигнализацией от несанкционированного доступа. Дела помещаются корешками наружу в закрывающихся шкафах или сейфах. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел производится с разрешения руководителя, курирующего подразделение.

4.8.3. В течение делопроизводственного года на выданные по служебной необходимости дела заполняется карточка-заместитель дела. В ней указывается отдел, номер дела, дата выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении исполнителем и приеме дела на текущее хранение.

Форма карточки-заместителя дела:

Отдел______________

Дело № ____________

Кол-во листов

Дата выдачи

Кому выдано

Расписка в получении

Дата возвращения

Расписка в приеме

4.8.4. В случае утраты какого-либо дела или документа ответственный исполнитель обязан незамедлительно известить об этом начальника подразделения и принять меры к его поиску, восстановлению.

4.8.4. Полная проверка наличия дел и документов проводится в подразделениях ежегодно по завершении делопроизводственного года.

Начальник Общего отдела подпись И.О.Ф.

Приложение 6

Список нерегистрируемой корреспонденции:

1. Графики

2. Документы по материально-техническому снабжению

3. Материалы справочного и информационного характера

4. Отчеты месячные, квартальные и полугодовые

5. Отчеты по формам, рекламные извещения, книги, плакаты, газеты

6. Письма, присланные для сведения (о проведении совещаний и т.д.)

7. Поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты

8. Приказы подведомственных организаций

9. Проекты планов

10. Проекты смет расходов

11. Расчеты

12. Сообщения о различных заседаниях, совещаниях

13. Технологические карты

14. Технические условия

15. Учебные планы и программы

16. Чертежи

	Приложение 7
ООО «ДИН» АКТ «___»_________200 г. №___ о выделении документов к уничтожению	УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ООО «ДИН» _____________ И.О.Ф. «___»___________ 200_г.

На основании перечня__________________________________________________________

(название и выходные данные перечня

____________________________________________________________________________ документов с указанием сроков хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие практического значения и научно-исторической ценности документы:

№ п/п	Заголовок дела или групповой заголовок	Дата дела или крайние даты дел	Кол-во дел (томов)	Срок хранения и №№ статей по перечню	Примечание

Итого ______________________________дел за ___________________ годы.

(цифрами и прописью)

Описи дел за ______________годы утверждены Генеральным директором Компании.

Председатель ЭК __________________И.О.Ф.

Члены ЭК __________________И.О.Ф.

__________________И.О.Ф.

	Приложение 8
	ООО «ДИН» НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ______________ № _____ Москва На _______ год	УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ООО «ДИН» _____________ И.О.Ф. «___»___________ 200_г.

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во дел	Срок хранения	Примечание
1	2	3	4	5
Управление делами
01. Общий отдел
С-01	Приказы руководства по основной деятельности		Постоянно
С-02	Протоколы общих собраний сотрудников фирмы		Постоянно
С-03	Внутренняя документация		3 года
С-04	Письма входящие 2002 г.		3 года
С-05	Письма исходящие 2002г.		3 года
С-06	Журнал регистрации исходящих документов		3 года
С-07	Журнал регистрации входящих документов		3 года
С-08	Журнал регистрации внутренних документов		3 года
С-09	Журнал регистрации приказов руководства по основным видам деятельности		3 года
02. Юридическая служба
ЮС-01	Арбитражно-процессуальные дела		10 лет
ЮС-02	Договоры находящиеся на согласовании		10 лет
ЮС-03	Инвестиционные договоры		10 лет
ЮС-04	Субподрядные договоры		10 лет
ЮС-04	Подрядные договоры		10 лет
ЮС-05	Договоры займа		10 лет
ЮС-06	Договоры аренды помещений		10 лет
ЮС-07	Договоры на оказание услуг		10 лет
ЮС-08	Прочие договоры		10 лет
ЮС-09	Исполненные договоры		10 лет
ЮС-11	Журнал регистрации исходящей документации		10 лет
ЮС-12	Журнал регистрации входящей документации		10 лет
1	2	3	4	5
ЮС-13	Журнал регистрации исходящих претензий		10 лет
ЮС-14	Журнал регистрации входящих претензий		10 лет
ЮС-15	Журнал регистрации исходящих исковых заявлений		10 лет
ЮС-16	Журнал регистрации входящих исковых заявлений		10 лет
ЮС-17	Журнал регистрации арбитражно-судебных дел		10 лет
ЮС-18	Журнал регистрации договоров		10 лет
ЮС-19	Журнал регистрации согласований договоров		10 лет
03. Административно-хозяйственный отдел
АХО-01	Переписка с ООО «Комус»		1 год
АХО -02	Заявки на канцелярские товары		1 год
АЗО -03	Документы, подтверждающие получение материальных ценностей (копии)		1 год
АХО -04	Договоры на поставку канцелярских товаров и мебели (копии)		1 год
04. Служба научно-технической документации
ПО-03	Комплектовочные ведомости по объектам		До завершения строительства
ПО-04	Графики монтажа		До завершения строительства
ПО-05	Графики движения механизмов		До завершения строительства
ПО-06	Графики движения рабочей силы		До завершения строительства
ПТО-07	Проектно-сметная документация		1 год
ПТО-08	Проекты производства работ (по объектам)		До сдачи гос. комиссии
ПТО-09	Журнал регистрации проектно-сметной документации		3 года
05. Отдел материально-технического обеспечения
ОМТС-01	Письма входящие/исходящие. Копии.		До минования надобности
ОМТС-02	Организационно-распорядительная документация (протоколы, приказы, распоряжения. Копии.)
ОМТС-03	Заявки строительных участков на материалы		До завершения строительства
ОМТС-04	Заявки строительных участков на бетон		До завершения строительства
ОМТС-05	Ведомости комплектации объектов		До завершения строительства
ОМТС-06	Внутренние накладные со склада		До завершения строительства
1	2	3	4	5
ОМТС-07	Лимитно-заборные карты		1 год
06. Главная бухгалтерия
БУХ-01	Письма входящие/исходящие.		1 год
БУХ-02	Договоры по машинам и механизмам		Постоянно
БУХ-03	Квартальные статистические отчеты по основным видам деятельности		6 лет
БУХ-04	Годовые и квартальные бухгалтерские отчеты и балансы		Постоянно
БУХ-05	Банковские документы, фиксирующие хозяйственные операции. Годовой и квартальный кассовые планы		6 лет
БУХ-06	Кассовые документы, фиксирующие хозяйственные операции.		6 лет
БУХ-07	Акты о приеме, сдаче и списании имущества и материалов		6 лет
БУХ-08	Счета-фактуры и накладные по учету товарно-материальных ценностей		6 лет
БУХ-09	Авансовые отчеты		6 лет
БУХ-10	Кассовая книга		6 лет
БУХ-11	Договоры материально ответственных лиц и образцы подписей материально ответственных лиц		6 лет
БУХ-12	Месячные ведомости по заработной плате		75 лет
БУХ-13	Книга покупок		6 лет
БУХ-14	Накладные и акты от поставщиков		6 лет
БУХ-17	Договоры поставки		Постоянно
БУХ-18	Материальные отчеты		6 лет
БУХ-21	Акты выполненных работ, формы № КС-3 по объектам		6 лет
БУХ-22	Акты выполненных работ по услугам		6 лет
БУХ-23	Договоры аренды помещений		Постоянно
БУХ-24	Договоры на оказание услуг		Постоянно
07. Отдел развития бизнеса
ОРБ-01	Акты приема – сдачи выполненных работ (форма 2, справки формы 3-КС)		3 года
ОРБ-02	Договоры подряда. Копии		3 года
ОРБ-03	Договоры поставки продукции. Копии		3 года
ОРБ-04	Договоры по машинам и механизмам. Копии		3 года
ОРБ-05	Годовой финансовый план. Копии		Постоянно ст.96
ОРБ-06	Квартальный финансовый план. Копии		3 года ст.206в
1	2	3	4	5
ОРБ-07	Отчеты по исполнению бюджета. Копии		3 года
ОРБ-08	Сметы (сводные, объектные, локальные по видам работ). Копии		1 год
ОРБ-09	Сметные расчеты по договорам (сметы, расчеты по договорам)		1 год
06. Отдел кадров
ОК-01	Личные дела сотрудников		75 лет - «В» ст.498в
ОК-02	Личные дела сотрудников-совместителей (или работающих по трудовым соглашениям, договорам ГП)		5 лет
ОК-03	Личные дела уволенных сотрудников		75 лет - «В» ст.498в
ОК-04	Личные карточки работников (Т – 2)		75 лет ЭПК ст. 189
ОК-05	Подлинные личные документы рабочих и служащих (трудовые книжки, дипломы, аттестаты и др.)		До востребования	Не востребованные – не менее 50 лет
ОК-06	Приказы по личному составу (о приеме на работу, переводе, увольнении, длительных командировках)		75 лет ст.19б
ОК-07	Документы, являющиеся основанием к приказам по кадрам (заявления, справки, докладные записки др.)		3 года ст.429
ОК-08	Трудовые договоры		3 года
ОК-09	Трудовые соглашения		3 года
ОК- 10	Договоры гражданско-правового характера		3 года
ОК-11	Документы табельного учета		3 года
ОК-12	Должностные инструкции работников предприятия		3 года после замены новыми
ОК-13	Положения о службах и отделах организации		3 года после замены новыми
ОК-14	Переписка с организациями о подготовке, переподготовке и повышении квалификации кадров		5 лет ЭПК ст.2С
ОК-15	Бланки документов по оформлению приема и увольнения сотрудников		До минования надобности
ОК-16	Служебные записки		1 год
ОК-17	Штатное расписание и структура организации		Постоянно ст. 52 а
ОК- 18	Книга учета приема, перемещения, увольнения работников		75 лет ст.508
ОК- 19	Книга учета выдачи и движения трудовых книжек и вкладышей к ним		50 лет ст.526а
1	2	3	4	5
ОК-20	Журнал регистрации приказов по кадрам		5 лет
ОК-21	Журнал регистрации приказов по личному составу		75 лет
ОК-22	Журнал регистрации распоряжений о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы		5 лет
ОК-23	Журнал регистрации листков нетрудоспособности		3 года

Итоговая запись о количестве дел, заведенных в ______ году.

Долговременного хранения:

Временного хранения:

Итого:

Начальник Общего отдела

__________________И.О.Ф.

________И.О.Ф.

	Приложение 9
ЗАО «СК«Дружба» Положение об Общем отделе «___»____________200_ г. Москва	УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ______________И.О.Ф. «_____»_________200_г.

1. Общие положения

1.1. Документационное обеспечение управления ООО «ДИН» осуществляет служба Документационного обеспечения управления (ДОУ), выраженная Общим отделом.

В состав Общего отдела, входит секретариат Генерального управления, секретари структурных подразделений, административно-хозяйственный отдел.

1.2. Работа Общего отдела регламентируется настоящим положением . Деятельность работников Общего отдела регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются Общим отделом и утверждаются начальником отдела. При изменении функций и задач Общего отдела должностные инструкции пересматриваются.

1.3. Общего отдела в своей деятельности руководствуется законодательными актами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений Государственной архивной службы Российской Федерации, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления.

2. Цели и задачи службы ДОУ

2.1. Основными целями Общего отдела являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления.

2.2. Общий отдел решает следующие задачи:

2.2.1. Совершенствование форм и методов работы с документами.

2.2.2. Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в центральный архив в соответствии с действующими нормативами.

2.2.3. Сокращение документооборота, унификация форм документов.

2.2.4. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в Компании.

2.2.5. Участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники.

3. Функции службы Общего отдела

3.1. В соответствии с возложенными задачами Общий отдел осуществляет следующие функции: 

3.1.1. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.

3.1.2. Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам.

3.1.3. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.

3.1.4. Контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки: обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам.

3.1.5. Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов.

3.1.6. Разработка номенклатуры дел Компании, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

3.1.7. Повышение квалификации работников Общего отдела, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к их компетенции.

3.1.8. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.

3.1.9. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями дел, подлежащих сдаче в архив.

3.1.10. Организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений ГАС Российской Федерации.

3.1.11. Организация рабочих мест, в том числе автоматизация.

4. Права и ответственность Общего отдела

4.1. Общий отдел имеет право: 

4.1.1. Осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в структурных подразделениях Компании.

4.1.2. Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами.

4.1.3. Запрашивать от структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы.

4.1.4. Проводить проверки организации документального обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер.

4.1.5. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства.

4.1.6. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований.

4.1.7. Совместно с отделом информационных технологий определять задачи документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации.

4.1.8. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

4.1.9. Разрабатывать положения о структурных подразделениях службы документационного обеспечения управления и должностные инструкции работникам.

4.1.10. Вносить предложения руководству о привлечении к дисциплинарной ответственности во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами.

4.1.11. Участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними.

4.1.12. Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников Общего отдела, их поощрении и наложении на них взысканий.

4.2. Общий отдел несет ответственность за: 

4.2.1. Обеспечение установленного порядка работы с документами в Компании.

4.2.2. Выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников.

5. Руководство

   1. Общий отдел возглавляет начальник отдела, который назначается и освобождается Генеральным директором Компании.

   2. Начальник Общего отдела:

• несет ответственность за результаты деятельность отдела, состояние трудовой и исполнительной дисциплины, утверждает план работы отдела, контролирует его выполнение; обеспечивает исполнение приказов, распоряжений и поручений руководства Компании;

• вносит руководству Компании предложения об изменении структуры и штатной численности отдела, о назначении и освобождении работников, их аттестации, поощрения и дисциплинарной ответственности;

• в пределах своей компетенции подписывает служебные документы, издает распоряжения по вопросам работы отдела.

6. Взаимосвязи с другими структурными подразделениями

Общий отдел взаимодействует: 

6.1. Со структурными подразделениями - по вопросам документационного обеспечения управления.

6.2. С юридической службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

6.3. Со службами кадров, труда и заработной платы - по вопросам подбора и расстановки кадров и повышения их квалификации в условиях широкого использования вычислительной и организационной техники, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствования стиля и методов работы с документами.

6.4. С отделом информационных технологий - по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств вычислительной техники, оперативной обработки информации и соблюдению требований нормативно-методических документов; по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники.

Начальник Общего отдела _________________И.О.Ф.

Начальник Управления делами _________________И.О.Ф.

	Приложение 10
ЗАО «СК«Дружба» Положение о постоянно действующей экспертной комиссии «___»__________200_ г. Москва	УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ______________И.О.Ф. «_____»_________200_г.

1. Общие положения

1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда России, включая управленческую, научно-техническую, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности Компании.

1.2. Постоянно действующая экспертная комиссия является совещательным органом при Начальнике Управления делами ООО «ДИН». Решения комиссии вступают в силу после их утверждения Генеральным директором Компании. В необходимых случаях решения комиссии утверждаются после их предварительного согласования с соответствующим учреждением Государственной архивной службы России.

1.3. В своей работе ЭК руководствуется Положением об Архивном фонде РФ, Основами законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, распорядительными документами Росархива и архивного органа субъекта РФ, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, настоящим положением.

Экспертная комиссия возглавляется Начальником Общего отдела, в ее состав входит секретарь-референт Генерального управления Компании и представителей лиц, ответственных за делопроизводство в подразделениях.

2. Основные задачи ЭК

2.1. Основными задачами ЭК являются:

2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.

2.3. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению

2.4. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение, в том числе научно-технической документации.

3. Основные функции ЭК

В соответствии с возложенными на нее задачи ЭК выполняет следующие функции:

3.1. Организует и проводит совместно с делопроизводственной службой работу по отбору документов Компании для дальнейшего хранения и уничтожения.

3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов Компании и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по этим вопросам.

3.3. Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет:

3.3.1. на утверждение Генерального директора Компании: описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации; перечни проектов научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение, акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой «ЭПК» в перечне; номенклатуру дел Компании; описи дел по личному составу; акты об утрате или неисправимом повреждении документов; акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

3.3.2. Совместно со службами делопроизводства и кадров проводит для сотрудников учреждения консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.

4. Права ЭК

Экспертная комиссия имеет право:

4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам Компании по вопросам разработки номенклатуры дел и их формирования в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.

4.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений:

- письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу;

- предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

4.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовке документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда России, о причинах утраты документов.

4.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей учреждений Государственной Архивной службы России.

4.5. ЭК в лице ее председателя - начальника Общего отдела имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

4.6. Информировать руководство Компании по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.

5. Организация работы ЭК

5.1. Экспертная комиссия Компании работает в тесном контакте другими структурными подразделениями.

5.2. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на заседании не позднее чем через 10 дней.

5.3. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и руководство Компании.

5.4. ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагается на председателя комиссии – начальника Общего отдела.

Начальник Общего отдела _____________ И.О.Ф.

(подпись)

Начальник Управления делами _____________ И.О.Ф.

(подпись)

Приложение 11

ЗАО «СК«Дружба» Должностная инструкция секретаря Генерального директора «___»__________200_ г. Москва

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ______________И.О.Ф. «_____»_________200_г.

1. Общие положения

1.1. Секретарь руководителя является специалистом секретариата директора по производству, принимается на работу и освобождается от нее приказом директора по производству по представлению отдела кадров.

1.2. На должность секретаря назначается лицо, имеющее высшее образование.

1.3. В своей работе секретарь руководствуется действующим законодательством РФ, уставом организации, распорядительными документами руководства предприятия, правилами трудового распорядка, указаниями руководителя, положением о секретариате, государственными нормативными документами в области делопроизводства (ГСДОУ, ГОСТ на унифицированную систему организационно-распорядительной документации, разработки Росархива, регламентирующие делопроизводство и др.), инструкцией по делопроизводству предприятия, правилами техники безопасности, настоящей должностной инструкцией.

1.4. Секретарь должен знать:

организационную структуру предприятия, фамилии, имена и отчества руководителей и распределение обязанностей между ними, правила подготовки документов, технологию делопроизводственных операций, правила эксплуатации вычислительной и организационной техники, средств связи установленных в секретариате, нормы служебного этикета

1.5. Секретарь должен уметь:

- работать на компьютере в среде Windows, Word, Exсel

- печатать на компьютере со скоростью 150 слов в минуту.

2. Основные задачи и функции

Основной задачей секретаря является документационное обеспечение деятельности директора по производству и выполнение технических функций по его обслуживанию, для выполнения которого секретарь осуществляет следующие виды работ:

2.1. Ежедневно в установленные сроки получает и просматривает поступившие документы, проверяет правильность регистрации, выбирает документы требующие немедленного, рассмотрения, готовит их к докладу директору по производству.

2.2. Готовит проекты резолюций на поступившие документы, согласует их с директором по производству.

2.3. По указанию директора по производству планирует его рабочий день, корректирует его и обеспечивает выполнение.

2.4. Готовит по поручению директора проекты документов, согласовывает их с заместителем директора.

2.5. Осуществляет контроль оформления (полнота визирования, наличие и комплектность приложений) исходящих документов.

2.6. Контролирует сохранность документов в приемной директора, правильность формирования дел.

2.7. Организует выполнение указаний и поручений директора по бронированию номеров в гостиницах.

2.8. Контролирует подготовку дел приемной к сдаче в архив, их предархивную обработку, подписывает описи и акты на уничтожение документов.

2.9. Выполняет машинописные работы, проводит набор на компьютере текстов служебных документов, их редактирование и распечатку.

2.10. Выполняет копировальные работы.

2.11. Ежедневно ведет контроль за сроками исполнения документов, находящихся на исполнении у специалистов структурного подразделения.

2.12. По поручению директора принимает и передает документы по факсимильной связи.

2.13. Ежедневно раскладывает исполненные документы в папки в соответствии с номенклатурой дел, контролирует наличие в них отметки о списании документов в дело, визы и подписи, своевременную сдачу исполненных документов сотрудниками подразделения.

2.14. Осуществляет доставку документов из структурного подразделения в канцелярию и секретариат руководства.

2.15. Принимает и передает по телефону информацию для руководителя и сотрудников; организует телефонные переговоры руководителя.

2.16. Своевременно получает в канцелярии распорядительные документы дирекции, доводит их до сведения руководства (директора по производству, его заместителю и начальникам производств).

2.17. Обеспечивает сохранность документов секретариата директора по производству.

2.18. Ведет учет документооборота, ежеквартально передает в канцелярию сводки о составе и объеме документооборота.

2.19. Выполняет указания и поручение руководителя секретариата по бронированию номеров в гостиницах, заказам авиа- и железнодорожных билетов, размещению командированных в организацию.

20. Следит за исправным состоянием вычислительной и организационной техники, средств связи.

21. Заказывает пропуска для посетителей организации, отмечает время присутствия посетителей в здании.

22. Протоколирует совещания и заседания.

3. Обязанности

3.1. Для выполнения возложенных на него функций секретарь обязан:

3.2. Сохранять конфиденциальность служебной информации.

3.3. Безоговорочно выполнять распоряжения руководства.

3.4. Придерживаться правил оформления и сроков подготовки документов, установленных инструкцией по делопроизводству.

3.5. Соблюдать правила делового общения, нормы служебного этикета, служебную субординацию.

Обеспечивать сохранность документов.

4. Права

Секретарь имеет право:

4.1. Обращаться к руководителям структурных подразделений предприятия за информацией по вопросам подготовки документов.

4.2. Самостоятельно решать вопросы, связанные с незапланированными посещениями посетителей, телефонными звонками.

4.3. Визировать проекты документов, предоставляемых на подпись директору.

5. Ответственность

Секретарь несет административную ответственность за:

5.1. Нарушение действующего законодательства РФ при подготовке документов

5.2. Сохранение конфиденциальности служебной информации

5.3. Неиспользование предоставленных прав, нарушение служебной субординации, некачественное и несвоевременное выполнение своих обязанностей.

5.4. Нарушение правил трудового распорядка, инструкции по делопроизводству организации.

5. Неправомерное использование предоставленных прав, а также использование их в личных целях.

6. Взаимосвязи по должности

Секретарь руководителя взаимодействует:

6.1. со структурными подразделениями по вопросам получения необходимой информации и совместной подготовки документов

6.2. с канцелярией по вопросам делопроизводства, правил документоведения

6.3. с юридической службой по вопросам согласования проектов распорядительных документов

6.4. со сторонними организациями, органами власти и управления по вопросам получения и предоставления документов, организации встреч и контактов директора по производству.

7. Оценка деятельности

Секретарь в своей деятельности обязан:

• руководствоваться настоящей должностной инструкцией;

• качественно и своевременно выполнять возложенные на него функции и обязанности.

8. Порядок пересмотра должностной инструкции

8.1. Инструкция подлежит пересмотру и утверждению один раз в год.

8.2. Изменения в должностную инструкцию могут быть внесены руководителем кадровой службы с последующим утверждением директора по производства.

Руководитель

Кадровой службы ____________ Ф.И.О.

С инструкцией ознакомлен:

Секретарь Генерального директора _____________Ф.И.О.

«___»__________200_г.

1 Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // Делопроизводство 1999. №1.

2 Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // Делопроизводство 1999. №1.

3 Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991.

4 ^ Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Федеральная архивная служба России. М., 2000.

5 ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Издательство стандартов. М., 1998.

6 Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Росархив. М., 2000.

7 Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" от 20 февраля 1995 г. N 24-ФЗ. Собрание законодательства РФ №8 20.02.1995.

8 ^