Методические рекомендации по внутреннему учету

Методические рекомендации

по внутреннему учету

операций с ценными бумагами

в брокерских и дилерских компаниях

Содержание

1. Основные принципы внутреннего учета 4

1.1. Документирование операций 5

1.2. Регистры внутреннего учета 5

2. Бэк-офис в структуре компании 7

2.1. Фронт-офис и бэк-офис 7

2.2. Бэк-офис и Бухгалтерия 7

2.3. Функциональная структура бэк-офиса 8

3. Первичный учет сделок 9

3.1. Поручение на сделку 9

3.1.1. Принципы составления и обращения поручения на сделку 9

3.2. Тикет (распорядительная записка) 11

3.2.1. Назначение тикета 11

3.2.2. Форма тикета и процедура заполнения 11

3.2.3. Система нумерации тикетов 13

3.3. Подтверждение сделки 13

3.4. Журнал сделок 16

3.4.1. Назначение и ведение журнала сделок 16

3.4.2. Данные журнала сделок 16

4. Централизованные базы данных 17

4.1. Принципы и задачи 17

4.2. Картотека имен и адресов 17

4.3. Картотека ценных бумаг 17

4.4. Архивы 18

4.4.1. Архив операций 18

4.4.2. Архив сделок 18

4.4.3. Архив движения денежных средств 18

4.4.4. Архив движения ценных бумаг 19

5. Внутренний план счетов 20

5.1. Схема плана счетов бэк-офиса 20

5.2. Комментарии к Плану счетов системы учета денежных средств 22

6. Система учета движения денежных средств 30

6.1. Принципы системы учета движения денежных средств 30

6.2. Принципы ведения Журнала ежедневного учета денежных средств 31

6.3. Структура Журнала ежедневного учета денежных средств 31

6.4. Пример организации Журнала учета денежных средств 32

6.5. Структура Книги учета денежных средств 34

6.6. Пример организации Книги учета денежных средств 34

6.7. Баланс по денежным средствам 34

7. Журнал учета дилерских операций 36

7.1. Назначение журнала учета дилерских операций 36

7.2. Принципы ведения журнала учета дилерских операций 36

7.3. Структура журнала учета дилерских операций 37

7.3.1. Общая информация о сделках 37

7.3.2. Информация о портфеле 37

7.3.3. Рыночная переоценка портфеля 38

7.4. Пример организации Журнала учета дилерских операций 39

7.4.1. Взаимосвязь между Журналом учета дилерских операций и Журналом учета денежных средств 41

7.4.2. Отчетность руководству 41

8. Система учета ценных бумаг 43

8.1. Принципы Системы учета ценных бумаг 43

8.2. Счета Системы учета движения ценных бумаг 43

8.3. Принципы ведения Журнала ежедневного учета ценных бумаг 44

8.4. Отражение операций с ценными бумагами 44

8.5. Структура Журнала ежедневного учета ценных бумаг 44

8.6. Пример организации Журнала ежедневного учета ценных бумаг 45

8.7. Структура Книги учета ценных бумаг 45

8.8. Пример организации Книги учета ценных бумаг 46

8.9. Периодическая сверка наличия ценных бумаг 46

9. Внутренние отчеты бэк офиса 48

9.1. Отчет о незавершенных сделках 48

9.1.1. Описание полей журнала 48

9.1.2. Пример организации журнала незавершенных сделок 49

9.2. Отчет о состоянии счетов клиентов 50

9.3. Журнал регистрации сделок 51

10. Отчетность перед клиентами 52

10.1. Общие принципы 52

10.2. Отчет о состоянии счета клиента 52

10.2.1. Общая информация 52

10.2.2. Таблица операций 53

10.2.3. Структура портфеля ценных бумаг клиента 53

10.2.4. Сальдо счета денежных средств 54

10.2.5. Сводная таблица операций по счету клиента 54

10.2.6. Общая стоимость портфеля клиента 54

10.3. Файлы клиентов 54

11. Пример использования учетных регистров бэк-офиса 56

1.Основные принципы внутреннего учета

Специфика деятельности брокерских и дилерских компаний определяет особые требования, предъявляемые руководством таких компаний к получению внутренней финансовой информации - информации о наличии денежных средств и ценных бумаг в портфеле компании и клиентов в любой момент времени.

Для получения подобной информации недостаточно данных бухгалтерии, деятельность которой ориентирована, в основном, на подготовку финансовой и налоговой отчетности регулирующим органам.

В связи с этим возникает необходимость в осуществлении внутреннего учета операций с ценными бумагами, направленного, в первую очередь, на предоставление финансовой информации руководству для принятия инвестиционных решений и планирования операций.

Главными задачами внутреннего учета являются:

формирование полной, достоверной и оперативной информации об операциях с ценными бумагами
подготовка документов для совершения сделок с ценными бумагами
составление регулярной внутренней отчетности руководству
подготовка регулярной отчетности клиентам.

Брокерские и дилерские компании осуществляют внутренний учет операций с ценными бумагами отдельно и в дополнение к бухгалтерскому учету их финансово-хозяйственной деятельности для целей более точного отражения специфических операций, проводимых этими компаниями на рынке ценных бумаг.

Основными принципами внутреннего учета операций с ценными бумагами являются:

отражение всех операций с ценными бумагами в ведомостях внутреннего учета на день совершения операции, т.е. не позднее конца рабочего дня, когда операция была совершена. В случае, если компания получает информацию о факте совершения операции с ценными бумагами позднее конца рабочего дня, когда операция была совершена, то указанная операция отражается в ведомостях внутреннего учета не позднее конца рабочего дня, когда информация о совершении операции была получена;
разделение во внутреннем учете собственных денежных средств и ценных бумаг и денежных средств и ценных бумаг своих клиентов. Система внутреннего учета предполагает открытие и ведение отдельных счетов по ценным бумагам и счетов аналитического учета по денежным средствам для каждого клиента и контрагента компании. Каждому счету клиента или контрагента присваивается уникальный номер в соответствии с внутренними принципами нумерации счетов в системе учета;
предоставление регулярной отчетности клиентам компании по результатам операций с ценными бумагами, которые были совершены для данного клиента. Отчетность клиентам отражает все операции, произведенные для клиента с использованием его средств и ценных бумаг, а также остаток денежных средств и ценных бумаг на счете клиента согласно данным внутреннего учета.

1.1.Документирование операций

Основанием для записей в регистрах внутреннего учета являются следующие первичные документы, фиксирующие факт совершения операции с ценными бумагами (заключения сделки, движения ценных бумаг, движения денежных средств):

документы внутреннего учета, фиксирующие факт получения приказа клиента на совершение сделки с ценными бумагами - поручения клиентов, и факт совершения сделки с ценными бумагами - распорядительные записки (тикеты) и подтверждения сделок.
договора, контракты, соглашения на осуществление сделки с ценными бумагами;
платежные документы (ордера, поручения, требования и другие документы, являющиеся основанием для признания платежей согласно действующему законодательству);
документы, удостоверяющие перерегистрацию права собственности на ценные бумаги (выписки из реестра акционеров, выписки депозитария со счета депо), передаточные распоряжения и другие документы, являющиеся необходимыми для перерегистрации права собственности на ценные бумаги согласно действующему законодательству, а также акты приема-передачи сертификатов ценных бумаг;

Документирование первичного учета сделок обеспечивается путем заполнения документа, удостоверяющего факт получения приказа клиента на совершение сделки с ценными бумагами, и документа, удостоверяющего факт совершения сделки с ценными бумагами.

Содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация, необходимая для отражения во внутреннем учете, накапливается и систематизируется в учетных регистрах бэк-офиса.

1.2.Регистры внутреннего учета

Учет операций с ценными бумагами в бэк-офисе ведется с использованием следующих журналов и ведомостей внутреннего учета:

Журнал сделок

Журнал учета дилерских операций

Журнал ежедневного учета денежных средств

Книга (ведомость) учета денежных средств

Журнал ежедневного учета ценных бумаг

Книга (ведомость) учета ценных бумаг

Журнал незавершенных операций

Журнал учета клиентских операций

Компания выбирает способ ведения журналов внутреннего учета в зависимости от объема операций и возможностей программного обеспечения:

на бумажном носителе в виде журнала или карточек учета;
в форме электронные таблицы;
в виде компьютерных баз данных, являющихся частью автоматизированной системы обработки информации бэк-офиса и др.

2.Бэк-офис в структуре компании

В структуре брокерской и дилерской компании можно выделить следующие подразделения, связанные с процессом исполнения и учета сделки:

Торговый отдел (“Фронт-офис”), сотрудники которого заключают сделки с ценными бумагами;
Бэк-офис, обеспечивающий исполнение сделок, осуществляющий внутренний учет и контроль операций с ценными бумагами;
Бухгалтерия, осуществляющая учет операций и составляющая финансовую отчетность в соответствии с правилами российского бухгалтерского учета.

2.1.Фронт-офис и бэк-офис

Фронт-офис включает в себя торговые подразделения компании - торговый отдел (дилинг), отдел портфельного менеджмента, отделы работы с индивидуальными и институциональными клиентами.

Главной функцией фронт-офиса является заключение сделок с ценными бумагами от имени компании и по поручению ее клиентов. При этом на фронт-офис возлагается минимум учетных и расчетных функций. Учет и исполнение сделок осуществляет бэк-офис.

Отделение фронт-офиса от расчетных, учетных и отчетных функций позволет отделу сосредоточиться на торговых функциях и работе с клиентами и является необходимым условием эффективной деятельности компании на рынке.

Более того, разделение обязанностей между фронт-офисом и бэк-офисом является одним из основных методов внутреннего контроля.

2.2.Бэк-офис и Бухгалтерия

В настоящее время во многих брокерских и дилерских компаниях расчеты по сделкам, их учет и составление отчетности осуществляются бухгалтерией. Однако, в силу особого характера деятельности брокеров и дилеров учет операций с ценными бумагами в рамках бухгалтерии не в полной мере отвечает задачам оперативного управления и принятия инвестиционных решений по ряду причин:

Бухгалтерия ведет учет операций с ценными бумагами в рамках Плана счетов российского бухгалтерского учета, при разработке которого не учитывалась специфика операций на фондовом рынке. План счетов и Инструкция по его применению не предполагают введение дополнительных счетов, которые позволяли бы отражать специфические операции брокеров и дилеров - короткие продажи или заемные операции с ценными бумагами.
Недостаточная гибкость правил российского бухгалтерского учета не позволяет брокерским и дилерским компаниям адаптировать бухгалтерский учет к потребностям управленческого учета.
Деятельность бухгалтерии направлена на составление отчетности налоговым органам. Налоговая финансовая отчетность недостаточна для обеспечения руководства компании своевременной и полной информацией.
Для целей эффективности управления и обеспечения контроля за исполнением сделки операции с ценными бумагами целесообразно отражать в учете в момент, когда они заключаются. Бухгалтерия брокерских и дилерских компаний, как правило, ведет учет операции с ценными бумагами на день оплаты (приходования средств). Начисление обязательств в момент заключения сделки может использоваться, но встречается редко по соображениям политики налогового планирования компаний.

С учетом этих факторов многие компании, так или иначе, дополняют бухгалетрский учет различными процедурами внутреннего учета.

Разделение функций между бэк-офисом и бухгалтерией строится на следующих принципах:

Бэк-офис	Бухгалтерия
Бэк-офис ведет управленческий учет для внутренних целей компани.	Бухгалтерия ведет финансовый учет для целей составления внешней налоговой и финансовой отчетности.
Все учетные документы и регистры бэк-офиса являются внутренними и ведутся в удобной для сотрудников форме. Компания самостоятельно определяет количество, виды и формы документов и регистров учета.	Бухгалтерия ведет все свои учетные документы в соответствии с правилами российского бухгалтерского учета с целью составления финансовой и налоговой отчетности.
Бэк-офис учитывает операции на момент их совершения	Бухгалтерия, как правило, ведет учет операций на день платежа

Бэк-офис и бухгалтерия осуществляют учет операций с ценными бумагами параллельно и независимо друг от друга. Работая независимо, бэк-офис и бухгалтерия взаимодействуют друг с другом, в частности, в управлении банковским счетом фирмы и в периодической сверке остатков по определенным счетам двух учетных систем.

2.3.Функциональная структура бэк-офиса

Структура бэк-офиса определяется размерами компании, содержанием и объемом операций. Небольшие компании могут иметь бэк-офис, не полностью формально обособленный от бухгалтерии. Тем не менее, безотносительно размера фирмы, функции фронт-офиса и бэк-офиса должны быть четко разделены.

Достаточно крупные компании могут найти полезным разделение самого бэк-офиса на функциональные группы, отвечающие за определенные направления работы или за конкретные регистры внутреннего учета.

Количество сотрудников, занятых в каждой группе, определяется количестьвом сделок, заключаемых фирмой, и спецификой ее операций.

3.Первичный учет сделок

3.1.Поручение на сделку

Первичный учет сделок является одной из важнейших частей учетной системы. От эффективной и четкой организации учета с самого момента заключения сделки напрямую зависит функционирование всей учетной системы бэк-офиса. Поэтому очень важно организовать отлаженный процесс учета сделки еще до поступления информации о ней в бэк-офис, а именно в момент поступления распоряжения на сделку от клиента во фронт-офис.

Поручение на сделку является документом, который заполняется во фронт-офисе ответственным лицом, выполняющим функции ведения счета клиента (далее "менеджером счета"). Поручение заполняется при получении распоряжения от клиента или направляется клиентом в форме, установленной в договоре, и содержит существенные условия предстоящей сделки для клиента.

Поручение на сделку является документом, на основе которого трейдер совершает сделку.

3.1.1.Принципы составления и обращения поручения на сделку

Поручение на сделку должно быть оформлено в письменном виде независимо от того, дается ли поручение клиентом по телефону или лично.

Количество экземпляров поручения компания определяет по своему усмотрению, но при этом должна быть обеспечена надлежащая защита от потери документа или данных в документе при передаче его от менеджера счета к трейдеру и обратно.

Каждая передача поручения от менеджера счета к трейдеру и обратно должна заверяться подписью менеджера счета либо трейдера соответственно, что указывает на тот факт, что поручение было получено, прочитано и соответствующие действия предприняты. В случае, если трейдер не может выполнить поручение и возвращает бланк поручения менеджеру счета, должна быть обязательно указана причина неисполнения поручения.

В случае исполнения поручения номер поручения должен быть вписан в бланк соответствуюшего тикета (распорядительной записки).

При необходимости функции менеджера счета и трейдера могут исполняться одним сотрудником.

Если договор с клиентом предусматривает предоставление последнему дополнительной отчетности на основе поручения, то поручение на сделку передается в бэк-офис для составления этой отчетности.

В компании должно быть выделено лицо, которое отвечает за раздельное хранение выполненных и невыполненных поручений клиентов.

Образец поручения на сделку:

	ПОРУЧЕНИЕ НА СДЕЛКУ

	Просим Вас ознакомиться с условиями Вашего поручения на сделку с ценными
	бумагами и подписать в случае полного согласия:

	N ПОРУЧЕНИЯ		ДАТА ПРИНЯТИЯ

	КЛИЕНТ

	ЭМИТЕНТ

	КОЛИЧЕСТВО

	ЦЕНА

	ВИД ПОРУЧЕНИЯ

	МЕНЕДЖЕР		ПОДПИСЬ


Поле трейдера:

	ЦЕНА ВОЗМОЖНОГО
	ИСПОЛНЕНИЯ

	ЛОТ

	КОММЕНТАРИИ

	ТРЕЙДЕР		ПОДПИСЬ


Поле клиента:

	Я подтверждаю		ПОДПИСЬ
	вышеуказанные условия сделки	КЛИЕНТА

				ПОДПИСЬ
				МЕНЕДЖЕРА



Поле трейдера:

	ЦЕНА			КОЛИЧЕСТВО
	ИСПОЛНЕНИЯ

	ТРЕЙДЕР		ПОДПИСЬ

3.2.Тикет (распорядительная записка)

3.2.1.Назначение тикета

Тикет (распорядительная записка) является основополагающим документом внутреннего учета сделки, содержащим все основные условия сделки. Тикет заполняется трейдером или иным ответственным лицом во фронт-офисе, уполномоченным совершать сделки с ценными бумагами. В дальнейшем, на основе данных тикета в бэк-офисе составляется договор.

Тикет должен содержать следующую информацию:

стороны сделки
наименование ценной бумаги;
ценовые и количественные параметры сделки;
вид сделки (покупка, продажа, дилерская, брокерская)
условия перерегистрации и оплаты ценных бумаг;
наименование и подпись лица, заключившего сделку;
номер тикета, согласно принятой системе нумерации.

3.2.2.Форма тикета и процедура заполнения

Тикет заполняется как минимум в двух экземплярах, один из которых остается во фронт-офисе, другой поступает в бэк-офис. Все экземпляры тикета заполняются трейдером, заключившим данную сделку, сразу после ее заключения или непосредственно в процессе заключения. Форма тикета должна предусматривать следующее:

поля с характеристиками сделки группируются в разделы, которые могут соответствовать стадиям расчетов по сделке: данные сделки, оплата основной суммы сделки, перерегистрация и т.д;
все поля должны быть помещены на одной стороне одного листа;
символы или аббревиатуры, используемые для сокращения времени заполнения тикета, должны быть установлены заранее;
тикеты могут разделятся на два вида: для сделок по покупке и по продаже ценных бумаг.

В компании должно быть выделено уполномоченное лицо, отвечающее за:

присвоение тикетам порядковых номеров;
сверку количества тикетов, полученных от трейдеров в течение дня, с количеством заключенных за день сделок;
сверку позиций, рассчитанных в бэк-офисе, с позициями, учет которых ведется в торговом подразделении;
передачу тикетов в бэк-офис;
проставление в тикетах отметки о их получении бэк-офисом;
сверку количества полученных от трейдеров тикетов с количеством тикетов, переданных в бэк-офис.

Тикет подписывается начальником торгового подразделения, старшим трейдером или иным уполномоченным на это лицом. Данная процедура позволяет освободить указанное лицо от необходимости подписывать договора купли-продажи. За достоверность перенесения информации из тикета в договор несет ответственность бэк-офис.

Образец тикета на продажу ценных бумаг:

Тикет

№

ПРОДАЖА

ДАТА СДЕЛКИ

ВРЕМЯ

ТИП

ДАННЫЕ СДЕЛКИ

НОМЕР ПОРУЧЕНИЯ

ПОКУПАТЕЛЬ

НОМЕР СЧЕТА

ПРОДАВЕЦ

НОМЕР СЧЕТА

ЭМИТЕНТ

ЦЕНА

КОЛИЧЕСТВО

КОМИСИЯ

НДС

ДА

НЕТ

ОПЛАТА СУММЫ СДЕЛКИ

ДАТА ПЛАТЕЖА

предоплата

после перерегистр.

СПОСОБ ОПЛАТЫ

нал.

безнал.

ОБМЕННЫЙ

на дату

ВАЛЮТА ПЛАТЕЖА

КУРС

ЦБ /ММВБ

платежа

договора

ПЕРЕРЕГИСТРАЦИЯ

СДЕЛКУ РЕГИСТРИРУЕТ

ВЫПОЛНЯЕТ ПЕРЕРЕГИСТРАЦИЮ

мы

они

НОМИНАЛЬНЫЙ ДЕРЖАТЕЛЬ

ДАТА

РЕГИСТРАЦ. СБОР

КТО ПЛАТИТ

мы

пополам

они

ИЗДЕРЖКИ

мы

пополам

они

ДОГОВОР

КТО ГОТОВИТ

мы

они

ДАТА

ПОДПИСАНО

ПОДПИСЬ

ДАТА

ТРЕЙДЕРА

УПОЛНОМОЧЕН-НОГО ЛИЦА

КТО БЫЛ НА ПРОВОДЕ

СО СТОРОНЫ КОНТРАГЕНТА

ТЕЛЕФОН

3.2.3.Система нумерации тикетов

Для каждой дилерской сделки заполняется один тикет. В случае осуществления ряда взаимосвязанных сделок, включая посреднические, может заполняться два и более тикетов в зависимости от количества участников сделки.

Каждому тикету присваивается неповторяющийся агрегированный номер. Агрегированный номер тикета включает порядковый номер тикета за период времени (день, неделю, месяц и т.д.), информацию о дате заключения сделки и о лице, ее заключившем.

Система нумерации выбирается с целью удобства для использования. Основным требованием к системе нумерации является простота определения на базе номера тикета количества сделок, заключенных в течение каждого дня.

Система нумерации тикетов должна также предусматривать возможность идентификации тикетов, заполненных для серии взаимосвязанных сделок.

Тикеты для дилерских и брокерских операций

Компания вправе использовать разные формы тикета для дилерских и брокерских сделок. Разрешается также использовать универсальный документ для обоих видов сделок.

В случае брокерской сделки, выполняемой по поручению клиента, в тикете должен быть проставлен номер соответствующего поручения.

После того как тикет заполнен дальнейшая обработки информации и учет сделки осуществляется бэк-офисом.

3.3.Подтверждение сделки

Подтверждение сделки предназначено для информирования контрагента о параметрах сделки с