Трудовые книжки
Основным
документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника является Трудовая
книжка установленного образца. Форма, порядок ведения и хранения трудовых
книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими
работодателей устанавливаются Правительством Российской Федерации.
Законодатель
обязывает работодателя (за исключением работодателей - физических лиц) вести
трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти
дней, в случае, если работа в этой организации является для работника основной
(часть 3 статьи 66 Трудового кодекса Российской Федерации (далее ТК РФ)).
Трудовая
книжка должна быть предъявлена работником при заключении трудового договора. В
отдельных случаях, предусмотренных законодательством, трудовые отношения могут
возникнуть и без предъявления трудовой книжки, причем отсутствие трудовой
книжки не может служить основанием для отказа в заключении трудового договора.
ТК РФ предусматривает случаи, когда в предъявление трудовой книжки нет
необходимости:
при
поступлении на работу в организацию по совместительству (статья 283 ТК РФ);
при
поступлении на работу впервые (статья 65 ТК РФ).
На
работника, принятого на работу впервые, работодатель обязан оформить трудовую
книжку в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на
работу.
Работодатель
- физическое лицо не имеет права вносить записи в трудовые книжки работников, а
также оформлять трудовые книжки принимаемым впервые на работу работникам. Это
установлено пунктом 3 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных
Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года №225
«О трудовых книжках» (далее Правила ведения и хранения трудовых книжек).
В
соответствии с законодательством при прекращении трудового договора
работодатель обязан выдать работнику в день увольнения трудовую книжку. Днем
увольнения работника во всех случаях является последний день его работы.
Эта
обязанность работодателем должна строго соблюдаться. В противном случае
возможна материальная ответственность работодателя перед работником в виде
выплаты заработной платы за весь период задержки (статья 234 ТК РФ).
Примечание.
Днем увольнения (прекращения трудового договора) в случае задержки выдачи
трудовой книжки считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения
работника (прекращении трудового договора) издается приказ (распоряжение)
работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Запись, которая была
внесена о дне увольнения ранее, признается недействительной (пункт 35 Правил
ведения и хранения трудовых книжек.
Неполучение
трудовой книжки в день прекращения трудовых отношений может быть вызвано
отсутствием работника на работе в этот день либо его отказом от получения
трудовой книжки. При таком положении работодатель согласно статье 62 ТК РФ на
следующий же день после прекращения трудового договора обязан направить
работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать
согласие на отправление ее по почте. Со дня направления уведомления
работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой
книжки.
В
иных случаях этот документ на руки работнику не выдается. Когда возникает такая
необходимость, работодатель обязан безвозмездно не позднее трех дней со дня
письменного заявления работника выдать ему надлежащим образом заверенную копию
трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой
книжки (статья 62 ТК РФ).
УЧЕТ
ТРУДОВЫХ КНИЖЕК
С
целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее,
согласно пункту 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, в организациях
ведутся:
а)
приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
б)
книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Формы
указанных книг утверждаются Министерством труда и социального развития
Российской Федерации.
В
соответствии с пунктом 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек, выдавая
работнику трудовую книжку, работодатель взимает с него стоимость бланка. Не
взимается плата с работника лишь в двух случаях:
при
массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате
чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные
бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства). В данном
случае выдается дубликат трудовой книжки;
в
случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее,
а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка
оплачивается работодателем.
Вопрос
о том, происходит ли реализация книжек при взимании платы за нее, спорный.
Поэтому существует два способа учета выданных трудовых книжек:
1.
Выдача трудовых книжек не является реализацией.
При
таком способе учета считается, что организация покупает книжки для личных целей
сотрудников, а не для себя. Следовательно, работодатель является посредником
между продавцом бланков и работником, поэтому бланки книжек не нужно
приходовать.
В
соответствии с Приказом Минфина Российской Федерации от 31 октября 2000 года
№94н «Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной
деятельности организаций и Инструкции по его применению» трудовые книжки
учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» (вместе с
НДС). «Входной» НДС по трудовым книжкам нельзя принимать к вычету. На стоимость
выданного бланка НДС начислять не нужно.
Пример
1.
Организация
в феврале приобрела 30 бланков трудовых книжек по 70 рублей за штуку (в том
числе НДС - 10,68 рубля). Общая стоимость бланков - 2100 рублей (в том числе
НДС – 320,40 рубля) – была оплачена в тот же месяц.
В
апреле организация принимает на работу специалиста, не имеющего трудового
стажа. Поэтому отдел кадров завел для него трудовую книжку, а стоимость бланка
по его заявлению удержана из заработной платы.
К
счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» рекомендуем открыть субсчет
73-3 «Расчеты за трудовые книжки».
В
бухгалтерском учете операции отражаются следующими записями:
1.
В феврале:
| Корреспонденция счетов |
Сумма, рублей |
Содержание операции |
| Дебет |
Кредит |
| 76 |
51 |
2 100 |
Оплачены бланки трудовых книжек |
| 73-3 |
76 |
2 100 |
Отражена задолженность будущих владельцев книжек |
| 006 |
|
2 100 |
Учтены за балансом трудовые книжки как бланки строгой
отчетности |
2.
В апреле:
| Корреспонденция счетов |
Сумма, рублей |
Содержание операции |
| Дебет |
Кредит |
| 73 |
73-3 |
70 |
Отражена задолженность нового работника за бланк книжки |
|
006 |
70 |
Списан бланк трудовой книжки |
| 70 |
73 |
70 |
Удержана из заработной платы стоимость трудовой книжки по
его заявлению |
В
налоговом учете операции с бланками трудовых книжек не отражаются, при таком
способе не будет ни выручки, ни расходов при расчете налога на прибыль.
Окончание
примера.
Примечание.
В учетной политике организации необходимо закрепить положение о том, что
расходы организации на приобретение новой трудовой книжки работник возмещает
при ее получении.
2.
Выдача трудовых книжек считается реализацией.
В
этом случае трудовые книжки учитываются как товар, поскольку работник обязан
оплатить стоимость книжки и, следовательно, бланки приобретаются для продажи.
При этом не имеет значения тот факт, что реализуют бланки без выгоды.
После
принятия к учету и оплаты бланков, организация может принять к вычету «входной»
НДС. При продаже бланка согласно пункту 7 ПБУ 9/99 «Доходы организации»,
утвержденному Приказом Минфина Российской Федерации от 6 мая 1999 года №32н «Об
утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99»,
организация в бухгалтерском учете показывает реализацию бланка как операционный
доход и должна начислить НДС.
В
налоговом учете при выдаче трудовых книжек отражают доход, и одновременно
стоимость выданных бланков включается в расходы.
Пример
2.
Организация
в феврале приобрела 30 бланков трудовых книжек по 70 рублей за штуку (в том
числе НДС - 10,68 рубля). Общая стоимость бланков – 2 100 рублей (в том числе
НДС – 320,40 рубля) – была оплачена в тот же месяц.
В
апреле организация принимает на работу специалиста, не имеющего трудового
стажа. Поэтому отдел кадров завел для него трудовую книжку, а стоимость бланка
в этом же месяце, по его заявлению удержана из заработной платы. Организация
рассчитывает налог на прибыль методом начисления.
К
счету 68 «Расчеты по налогам и сборам» следует открыть субсчет 68-1 «НДС».
В
бухгалтерском учете организации операции отражаются следующими проводками:
В
феврале:
| Корреспонденция счетов |
Сумма, рублей |
Содержание операции |
| Дебет |
Кредит |
| 60 |
51 |
2 100 |
Оплачены бланки трудовых книжек |
| 41 |
60 |
1 779,60 |
Учтены бланки трудовых книжек |
| 19 |
60 |
320,40 |
Учтен НДС по трудовым книжкам |
| 68-1 |
19 |
320,40 |
Принят к вычету НДС по трудовым книжкам |
| 006 |
|
2 100 |
Учтены за балансом трудовые книжки как бланки строгой
отчетности |
В
апреле:
| Корреспонденция счетов |
Сумма, рублей |
Содержание операции |
| Дебет |
Кредит |
| 73 |
90-1 |
70 |
Выписана трудовая книжка работнику |
| 90-2 |
41 |
59,32 |
Списана стоимость трудовой книжки (70-10,68) |
|
006 |
70 |
Выдана трудовая книжка работнику |
| 90-3 |
68-1 |
10,68 |
Начислен НДС со стоимости бланка трудовой книжки |
| 70 |
73 |
70 |
Удержана стоимость бланка, по заявлению работника, из
заработной платы |
Обратите
внимание, что бланки трудовых книжек можно учитывать на счете 10 «Материалы». В
этом случае проводки будут следующие:
В
феврале:
| Корреспонденция счетов |
Сумма, рублей |
Содержание операции |
| Дебет |
Кредит |
| 60 |
51 |
2 100 |
Оплачены бланки трудовых книжек |
| 10 |
60 |
1 779,60 |
Оприходованы бланки трудовых книжек |
| 19 |
60 |
320,40 |
Учтен НДС по приобретенным трудовым книжкам |
| 68-1 |
19 |
320,40 |
Принят к вычету «входной» НДС по трудовым книжкам |
| 006 |
|
2 100 |
Учтены за балансом трудовые книжки как бланки строгой
отчетности |
В
апреле:
| Корреспонденция счетов |
Сумма, рублей |
Содержание операции |
| Дебет |
Кредит |
| 73-3 |
91-1 |
70 |
Отражена стоимость выданной трудовой книжки |
| 91-2 |
68-1 |
10,68 |
Начислен НДС со стоимости выданного бланка |
| 91-2 |
10 |
59,32 |
Списана стоимость выданного бланка на прочие расходы |
|
006 |
70 |
Выдана трудовая книжка работнику |
| 70 |
73-3 |
70 |
Удержана стоимость бланка, по заявлению работника, из
заработной платы |
В
налоговом учете организации стоимость выданного бланка (59,32 рубля)
списывается на расходы в апреле. Эта же сумма включается в состав доходов при
расчете налога на прибыль за апрель.
Окончание
примера.
В
соответствии с пунктом 1 статьи 2 Федерального Закона от 22 мая 2003 года
№54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных
денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» всеми
организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими
наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в
случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг необходимо
применять контрольно-кассовую технику.
Поэтому,
во избежание разногласий с налоговыми органами по поводу обязанности применения
контрольно-кассовой техники, не рекомендуем получать денежные средства от
работника в кассу, а советуем удержать стоимость бланка трудовой книжки из
заработной платы работника по его заявлению.
Порядок ведения трудовых книжек
Новая
форма трудовой книжки и форма вкладыша введена с 1 января 2004 года и
утверждена Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003
года №225 «О трудовых книжках».Этим же Постановлением утверждены Правила
ведения и хранения трудовых книжек, в которых, в частности, определен порядок
внесения изменений и исправлений в трудовые книжки.
В
трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах
на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания
прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе.
Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев,
когда дисциплинарным взысканием является увольнение.
По
желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую
книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу
по совместительству.
Все
записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу,
квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем,
вносятся в трудовую книжку на основании приказа работодателя не позднее
недельного срока (при увольнении - в день увольнения) и должны точно
соответствовать тексту приказа. Все записи производятся без каких-либо
сокращений и имеют свой порядковый номер. Необходимо писать полностью: пункт,
статья Трудового кодекса Российской Федерации, приказ (его дата, номер).
Примечание.
С каждой вносимой в трудовую книжку записью работодатель обязан ознакомить ее
владельца под расписку в его личной карточке.
Согласно
пункту 9 Правил ведения и хранения трудовых книжек в трудовую книжку при ее
оформлении вносятся следующие сведения о работнике:
фамилия,
имя, отчество;
дата
рождения (число, месяц, год);
образование;
профессия,
специальность.
Рассмотрим
порядок внесения записей в трудовую книжку.
Сведения
о работнике записываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки.
Фамилия,
имя и отчество (полностью, без сокращения или замены имени и отчества
инициалами), дата рождения указываются на основании паспорта или иного
документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного
паспорта, водительского удостоверения). Любые ошибки, внесения этих сведений
могут привести к проблемам при оформлении пенсий, когда работники будут
вынуждены подтверждать свои права иными документами либо будут устанавливать
факт принадлежности им трудовой книжки в судебном порядке.
Дата
рождения записывается полностью: число, месяц, год. Записи дат производятся
восемью арабскими цифрами (по две цифры для обозначения числа и месяца, четыре
цифры - для года). Например, дата рождения - 6 октября 1972 года. В трудовой
книжке должно быть записано: «06.10.1972».
Информация
об уровне образования работника в современной форме трудовой книжки не должна
отсутствовать. Запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном
профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и
послевузовском профессиональном образовании) осуществляется только на основании
надлежаще оформленных документов (аттестата, удостоверения, диплома). Запись о
незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена лишь на
основании представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета,
зачетной книжки, справки образовательного учреждения и тому подобное).
Профессия
и/или специальность указываются на основании документов об образовании,
квалификации или наличии специальных знаний или других надлежаще оформленных
документов (диплом, свидетельство (сертификат), или свидетельство о
дополнительном образовании (повышения квалификации).
Примечание.
Профессия
- основной род занятий, трудовой деятельности. («Толковый словарь русского
языка», С.И. Ожегов совместно с Н.Ю. Шведовой, 1992). Профессия определяется
характером и целью трудовых функций, например, строитель, врач, преподаватель и
так далее.
Специальность
- это, одна из разновидностей профессии. Специальность приобретается в процессе
специального