Нормативно-правовая и методическая база современного делопроизводства

говорится, что свободное движение информации способствует экономическому и социальному развитию, образованию и демократическому управлению, что технический прогресс создал новые возможности для преступной деятельности, в частности для преступного использования информационных технологий. Признает необходимость сотрудничества между государствами и частным сектором в борьбе с преступным использованием информационных технологий.

Резолюция, принятая Генеральной Ассамблеей ООН "О создании глобальной культуры кибербезопасности" 31 января 2003 г. Отмечает, что в результате усиливающейся взаимосвязанности информационные системы и сети подвергаются сейчас все более многочисленным и разнообразным угрозам и факторам уязвимости, которые создают для всех новые проблемы в плане безопасности. Содержит в себе элементы для создания глобальной культуры кибербезопасности, такие как, осведомленность, ответственность, реагирование, этика, демократия, оценка риска, проектирование и внедрение средств обеспечения безопасности, управление обеспечение безопасности, переоценка.

Резолюция, принятая Генеральной Ассамблеей ООН "О создании глобальной культуры кибербезопасности и важнейших информационных инфраструктур" 30 января 2004 г. Признает, что каждая страна будет определять свои собственные информационные инфраструктуры, что несоответствия в уровнях доступа различных государств к информационным технологиям и их использования могут снизить эффективность сотрудничества в борьбе с преступным использованием информационных технологий. Подчеркивает необходимость активации усилий по преодолению "цифровой пропасти", обеспечению всеобщего доступа к информационно- коммуникационным технологиям и защиты важнейших информационных инфраструктур.

Резолюция, принятая Генеральной Ассамблеей ООН "Достижения в сфере информатизации и телекоммуникаций в контексте международной безопасности" 17 октября 2008 г. Отмечает значительный прогресс, достигнутый в разработке и внедрении новейших информационных технологий и средств телекоммуникаций. Считает необходимым предотвратить использование информационных ресурсов или технологий в преступных или террористических целях.

Резолюция, принятая Генеральной Ассамблей "Всемирная встреча на высшем уровне по вопросам информационного общества" 27 апреля 2006 г. Подтверждает потенциал информационно – коммуникационных технологий как мощного инструмента содействия социально – экономическому развитию и внесения вклада в достижение согласованных на международном уровне целей в области развития.

Модельный информационный кодекс для государств–участников СНГ

Международный документ, в котором затронуты такие аспекты как: цели информационного законодательства, принципы информационного законодательства, нормативно – правовые акты информационного законодательства, гарантии и защита прав и интересов в информационной сфере, основные права и свободы в информационной сфере, ограничение прав и свобод в информационной сфере, ограничение права собственности на информацию, защита прав и интересов в информационной сфере, объекты информационного законодательства, субъекты информационного законодательства, функции государства и его органов в информационной сфере, основные направления государственной информационной политики.

Согласно кодексу основным целями национального информационного законодательства относят:

-создание правовых основ для построения информационного общества;

-обеспечение и защита конституционных прав и свобод человека в информационной сфере;

-обеспечение информационной безопасности человека, общества и государства;

-содействие развитию системы информационных ресурсов, созданию развитой информационной инфраструктуры, повышению эффективности предпринимательской деятельности в информационной сфере;

-создание правовых условий для эффективной конкуренции на рынке информационных услуг и работ;

-создание правовых условий для эффективного информационного обеспечения физических и юридических лиц, органов государственной власти и органов местного самоуправления;

-обеспечение правовой поддержки и защиты национального производителя информационных продуктов и информационных технологий.

Информационное законодательство базируется на следующих основных принципах:

-обеспечение свободы получения и распространения информации для всех субъектов информационных отношений и информационно-инфраструктурных отношений;

-обеспечение доступности, достоверности, полноты и своевременности информации;

-установление баланса прав и законных интересов человека, общества и государства в информационной деятельности;

-признание информации объектом гражданских правоотношений;

-ограничение доступа к информации исключительно на основании закона;

-обеспечение обязательности публикации общественно важной информации;

-обеспечение минимизации негативного информационного воздействия и негативных последствий функционирования информационных технологий;

-недопущение несанкционированного распространения, использования и уничтожения информации;

-гармонизация национального информационного законодательства с международным законодательством и законодательством других стран и т.д.

Важное значение имеет "Информация ограниченного пользования"

Информация ограниченного пользования – это творческая информация, на которую распространяется авторское право и право на интеллектуальную собственность, несанкционированное использование которой наносит вред авторам этой информации. Никто не может использовать или распространять творческую информацию других людей без их согласия, за исключением случаев, установленных законом.

Право собственности на информацию – это урегулированные законом общественные отношения относительно владения, пользования и распоряжения информацией.

Международные стандарты ИСО в регламентировании сферы документационного обеспечения управлении

Применение международного, регионального или национального, стандарта другой страны осуществляется путем полного или частичного включения его содержания в отечественной нормативный документ по стандартизации.

В условиях интеграции нашей страны в мировую экономику знание международных стандартов по оформлению документов необходимо все большему кругу управленческих работников. Это имеет особое значение для специалистов аппарата управления совместных предприятий, представительств зарубежных фирм, все тех, кто взаимодействует с зарубежными партнерами. Существующие международные нормы в области документации также должны учитываться при разработке правил работы с документами в нашей стране. Знание стандартов ИСО помогает правильно оценивать принимаемые в нашей стране и за рубежом нормативные акты и методические пособия, например, многочисленные пособия по оформлению деловых писем, направляемых за рубеж, которые зачастую противоречат друг другу и отражают лишь авторские трактовки тех или иных положений. Более надежными источниками информации о правилах оформления деловой корреспонденции в данном случае являются общепризнанные международные нормы.

Следует учитывать, что применение международного стандарта, регионального или национального стандарта другой страны осуществляется в Российской Федерации путем полного или частичного включения его содержания в отечественный нормативный документ по стандартизации. Сегодня Госстандарт России считает своим главным приоритетом внедрение международных стандартов. К настоящему времени наша страна гармонизировала около 50 % своих стандартов в области информационных технологий, что вполне сопоставимо со средними показателями по европейским странам. Многие международные стандарты вводятся в действие в нашей стране методом "обложки", т.е. переводятся и внедряются без каких-либо изменений, при этом в их обозначении содержится надпись "ГОСТ Р ИСО".

Деятельность Международной организации по стандартизации

ИСО образована в 1947 г. В этой организации представлены национальные органы по стандартизации более 140 государств. Генеральный секретариат организации располагается в г. Женеве (Швейцария). Первый стандарт ИСО был опубликован в 1951 г. В настоящее время действует около 13,5 тысяч стандартов. В области электроники, информационных технологий и телекоммуникаций принято более 2 тыс. стандартов, еще около 300 проектов находится в стадии завершения. В ИСО сформирован большой фонд стандартов и других нормативных документов по стандартизации (700 тыс.) из многих стран мира.

ИСО трактует понятие "стандарт" как технические условия или другой документ, рассчитанный на специалистов соответствующего профиля, совместно разработанный, согласованный или одобренный всеми заинтересованными сторонами, основанный на совокупности научных, технологических и практических результатов, способствующий получению всеобщих оптимальных преимуществ, утвержденный компетентным национальным, региональным или международным органом (ИСО 5127-2:1983).

Работа по подготовке стандартов ИСО осуществляется в технических комитетах (technical committees - TC), в структуре которых образуются подкомитеты (subcommittees - SC) и рабочие группы (working groups - WG). Техническим комитетам при их создании присваиваются номера (например, ТС 46, ТС 154). Каждая национальная служба стандартизации, заинтересованная в направлении, для развития которого создан технический комитет, имеет право быть представленной в этом комитете. Правительственные и неправительственные международные организации, сотрудничающие с ИСО, также принимают участие в этой работе. ИСО тесно сотрудничает с Международной электротехнической комиссией, Всемирным почтовым союзом и другими организациями. Каждый комитет и подкомитет имеет секретариат, работу которого обеспечивает определенный национальный орган по стандартизации (например, ANSI - США, BSI - Великобритания, DIN - Германия, AFNOR - Франция, Госстандарт - Россия и др.).

Разработку международных стандартов, регламентирующих различные стороны работы с документами, осуществляют следующие комитеты ИСО:

JTC 1 Информационная технология (объединенный комитет с Международной электротехнической комиссией);

TC 6 Бумаги, картон и целлюлоза;

TC 37 Терминологии (принципы и координация);

TC 46 Информация и документация;

TC 68 Банковское дело, ценные бумаги и другие финансовые услуги;

TC 154 Процессы, элементы данных и документы в торговле, промышленности и управлении;

TC 171 Воспроизведение документов;

TC 176 Управление качеством.

TC 191 Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело.

Большое внимание ИСО уделяет выработке единой для стран – участниц этой организации терминологии в различных научно-технических сферах. Это относится и к таким сферам, как носители и средства записи и обработки информации, управленческая и коммерческая документация, информационные технологии, средства связи и др. Стандартами ИСО регламентирован порядок ведения терминологической работы, формализован ее понятийный аппарат, принципы и методы (ИСО 704:2000. Терминологическая работа. Принципы и методы; ИСО 860:1996. Терминологическая работа. Принципы и методы. Гармонизация понятий и терминов; ИСО 1087-1:2000. Терминологическая работа. Словарь. Часть 1. Теория и применение).

Терминологию в области документации устанавливает состоящий из нескольких частей стандарт ИСО 5127 серии "Документация и информация" (Часть 1: Основные понятия; Часть 2: Традиционные документы; Часть 3: Иконографические документы; Часть 3-а: Комплектование, идентификация, анализ документов и данных; Часть 6: Документальные языки; Часть 11: Аудиовизуальные документы).

Стандартами ИСО определены общие правила создания документов, в том числе:

-форматы бумаги для документов и методы выражения их размеров (ИСО 216:1975. Бумага писчая и некоторые виды печатной продукции. Потребительские форматы рядов А и В; ИСО 353:1975. Бумага писчая и некоторые виды печатной продукции. Метод выражения размеров);

-межстрочные интервалы и шаг письма (ИСО 4882:1979. Офисные машины и оборудование для обработки данных. Интервалы между строками и знаками);

-формуляр-образец и конструкционная сетка для создания бланков и форм документов (ИСО 3535:1977. Листы для разработки форм и схемы размещения);

-основные требования к бланкам документов (ИСО 8439:1990. Конструкция бланков - Основная схема расположения);

-принципы компоновки торговых документов (ИСО 6422:1985. Основной принцип компоновки торговых документов).

Средства для хранения документов разрабатываются в соответствии с ИСО 623:1974 "Бумага и картон. Коробки для бумаг и папки. Размеры".

В стандартах ИСО установлены форматы и другие требования к конвертам для пересылки документов и почтовым карточкам (ИСО 269:1985. Конверты для писем. Обозначение и размеры; ИСО 6924:1983. Конверты для писем. Словарь; ИСО 328:1974. Художественные почтовые карточки и открытки. Формат; ИСО 416:1974. Художественные почтовые карточки. Область для адреса; ИСО 415:1975. Конверты, почтовые карточки и подобные изделия. Область погашения).

Написание почтового адреса регламентирует стандарт ИСО 11180:1993. Адресация почтовая.

Представление дат и времени в документах осуществляется в соответствии с ИСО 8601:2000. Элементы данных и форматы обмена. Обмен информацией. Представление дат и времени.

Расположение кодов в торговых документах определяет ИСО 8440:1986. Расположение кодов в торговых документах.

Географическая информация кодируется с помощью стандарта "Коды для представления названий стран" (ИСО 3166-1:1997; ИСО 3166-2:1998; ИСО 3166-3:1999).

Требования к документации нашли отражение в стандартах по внедрению систем качества на всех стадиях производства (серия 9000), стандартах в области экологии (серия 14000) и др.

Перечисленные стандарты касаются отдельных сторон работы с документами. Заметным событием стало принятие в 2001 г. стандартов серии "Информация и документация. Управление документами" (ИСО 15489-1:2001, ИСО 15489-2:2001), определяющих требования к системам делопроизводства в целом. Основой для их разработки послужили стандарты Австралии, выступившей первопроходцем в реализации комплексного подхода к стандартизации в области управления документацией.

Остановимся подробнее на некоторых положениях стандартов ИСО, касающихся оформления документов и имеющих универсальный характер.

Форматы бумаги

Размеры листов бумаги, используемой для создания управленческих документов, устанавливает ИСО 216:1975 "Бумага писчая и некоторые виды печатной продукции. Потребительские форматы рядов "А и В". Система форматов бумаги по ИСО 216:1975 основывается на метрической системе и строится так, что каждый последующий формат получается делением предыдущего формата на две равные части (параллельно наименьшей стороне листа). Буквы А или В указывают ряд форматов, а цифра - число делений, которые были произведены, начиная с основного формата, обозначаемого 0. Например, формат А4 соответствует формату А0, деленному на четыре части. Все форматы одной серии геометрически подобны друг другу. Площади двух последовательных форматов относятся как 2:1. Основным является ряд форматов А (ИСО - А ряд), вспомогательным - ряд В (ИСО - В ряд). Форматы ряда В используются, когда необходимы форматы, занимающие промежуточные размеры между двумя смежными форматами ряда А. Стандартом предусмотрены также специально установленные длинные форматы, которые получают делением любых соответствующих производных форматов из двух выше указанных рядов на 3, 4 и 8 равных частей, параллельно наименьшей стороне листа.

Для создания управленческой документации используются форматы А3, А4, А5, А6. Формат А3 применяется для больших таблиц, карт или диаграмм. Основным форматом для других официальных документов является формат А4. Для небольших по объему документов используется формат А5. Формат А6 предназначен для почтовых открыток и почтовых карточек.

Закрепленные в стандарте ИСО 216:1975 нормы ведут свое начало от системы форматов бумаги, установленных в немецком стандарте DIN 476 еще в 1922 г. Принятие международного стандарта в этой области стало возможным благодаря тому, что к 1975 г. большинство стран мира перешло на форматы бумаги по DIN 476. В нашей стране эти форматы были приняты в 1934 г. и в настоящее время они приведены в ГОСТ 9327-60. Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы.

Потребительские форматы по ИСО 216:1975

ИСО - А ряд	ИСО - В ряд	ИСО длинные форматы
Обозначение	Формат, мм	Обозначение	Формат, мм	Обозначение	Формат, мм
А0	841 х 1189	В0	1000 х 1414	1/3 А4	99 х 210
А1	594 х 841	В1	707 х 1000	1/4 А4	74 х 210
А2	420 х 594	В2	500 х 707	1/8 А4	13 х 74
А3	297 х 420	В3	353 х 500
А4	210 х 297	В4	250 х 353
А5	148 х 210	В5	176 х 250
А6	105 х 148	В6	125 х 176
А7	74 х 105	В7	88 х 125
А8	52 х 74	В8	62 х 88
А9	37 х 52	В9	44 х 62
А10	26 х 37	В10	31 х 44

Внедрение международных форматов бумаги в ряде стран (США, Канада и др.) столкнулось с определенными трудностями, связанными с затянувшимся переходом этих стран к метрической системе. Например, в США стандартом ANSI X3/151-1987 установлены форматы бумаги, отличающиеся от форматов по ИСО 216:1975 и имеющие следующие неофициальные названия: "Letter" (216 x 279 мм), "Legal" (216 х 356 мм), "Executive"(190 х 254 мм), "Ledger/Tabloid"(279 х 432 мм). Расхождения с форматами ИСО вызывает целый ряд неудобств, особенно в области международных связей. Так, формат ИСО А4 на 6 мм меньше по ширине и на 18 мм больше по длине, чем формат "Letter". Эти несовпадения вызывают затруднения при копировании документов, приводят при автоматизированной обработке текстов к потере информации (например, нумерации страниц), вызывают необходимость проведения переформатирования текста и изменения программного обеспечения для работы с текстами.

Заключение

Несмотря на большую работу по формированию нормативно-правовой и нормативно-методической базы российского делопроизводства в последние годы, еще продолжает оставаться актуальным ее дальнейшее совершенствование.

Так, есть острая необходимость переработки, с учетом новых реалий, Федерального закона "О государственной тайне".

Не случайно, к примеру, Правительство Российской Федерации в конце января 2006 года обсудило проект закона о порядке участия иностранных компаний в инвестировании тех или иных предприятий и отраслей Российской Федерации, являющихся сферами стратегического характера и в которых есть сведения, составляющие государственную тайну.

По признанию многих руководителей, в том числе и руководителей спецслужб "не работает" в полной мере Федеральный закон "О коммерческой тайне", так как многие его положения не согласуются с реальной жизнью.

В определенной степени можно было бы сделать замечания к закону "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (2006). Этот закон более лаконичен, чем его предшественник. В нем дается много отсылок к другим законам, что может затруднять его исполнение.

Критические замечания можно было бы сделать к нормативным актам, затрагивающим другие сферы, в частности, Федеральному закону "О персональных данных", "Об обращениях граждан" и др.

Основной недостаток в том, что эти законы не доходят из-за малотиражированности издания до исполнителей-руководителей всех степеней. Нередко отсутствует и контроль за их претворением в жизнь.

Тем не менее, проведена большая работа по созданию нормативно-методической базы. Принятие постановлением Правительства Новых правил по делопроизводству от 15 июня 2009 г. и принятие новых Методических рекомендаций Росархива по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах государственной власти, утвержденные 2009 г. - являются хорошим подспорьем и руководством к действию для практических работников.

Недостаток в том, что они еще не известны многим работникам делопроизводств, слабо изучаются и медленно внедряются в практику.

Рассмотрение нами ряда ведомственных, региональных инструкций по делопроизводству свидетельствует о том, что их формы и содержание в основном не всегда соответствует главным положениям новых правоустанавливающих и нормативных документов.

Многовековая история российского делопроизводства свидетельствует о том, что еще не было такого периода, в которой на высшем уровне предпринималось столько бы последовательных действий по организации российского делопроизводства и приведению его в соответствие мировым стандартам. Об этом свидетельствует принятие в начале 21 века целого комплекса Федеральных законов, Правительственных регламентов, кодексов, ГОСТов, инструкций, положений и т.д.

Еще раз подчеркнем, что такая тенденция, безусловно, позитивно сказалась на российском делопроизводстве, на повышении его роли в информационном обеспечении государственного управления. Вместе с тем следует отметить, что такая активная законодательная инициатива, как нам кажется, не всегда носила только позитивный характер. Дело в том, что некоторые нормативные акты не в полной мере согласуются друг с другом. Так, например: в главном официальном издании - "Российской газете" публикуются документы, оформленные не всегда в соответствии с имеющимися нормативно-правовыми актами.

Конечно, отчасти это обусловливается самим назначением издания и формой газетной полосы. Существенным недостатком в развитии нормативно-правовой базы делопроизводства является то, что соответствующие акты доходят до регионов, до "глубинки" с большим опозданием. Поэтому разработка местных нормативных актов, с учетом менталитета российского чиновничества: регламентов, инструкций, положений, как правило, начинается с задержкой.

Положительным фактором является то, что в последние годы активизировалось издание научно-методической, учебной литературы по делопроизводству, хотя многие издания основываются, к сожалению, уже на отмененных нормативных актах.

Таким образом, со всей очевидностью следует говорить о необходимости всеобъемлющего похода за новыми знаниями в сфере делопроизводства всеми заинтересованными лицами. В противном случае велика опасность того, что документационное обеспечение управления в организациях может отстать от требований современности со всеми вытекающими из этого негативными последствиями.