Порядок расчетов с подотчетными лицами

и использовал денежные средства по назначению.

В таком случае следует попытаться восстановить утерянные документы, запросив у поставщиков их копии. Если же это невозможно, сотрудник может написать объяснительную записку о причинах утери документов, указать величину произведенных расходов и обратиться к руководству компании с просьбой возместить понесенные расходы.

К отчету по командировке Сурковым В.А. приложена объяснительная записка о том, что в городе Астана он вел с зарубежным партнером междугородные телефонные переговоры на сумму 5100 тенге, которые не подтверждены первичными документами. Бухгалтер в авансовом отчете на сумму таких неподтвержденных расходов в качестве корреспондирующего счета должен указать счет 3350 «Краткосрочная задолженность по оплате труда».

Корреспонденция счетов: дебет 3350 – кредит 1251 означает, что задолженность сотрудника перед организацией по подотчетным суммам будет погашена за счет удержания из заработной платы. Если руководитель компании не удовлетворит просьбу сотрудника о возмещении понесенных, но не подтвержденных расходов, то на соответствующую сумму будет уменьшена заработная плата, причитающаяся сотруднику к выплате на руки.

Руководством компании было принято решение о том, чтобы возместить неподтвержденные расходы, и был издан приказ о возмещении расходов.

Возмещаемые сотруднику расходы (при отсутствии документов) считаются дополнительным доходом работника, который будет начислен ему в дополнение к основной заработной плате. При этом будет составлена корреспонденция счетов: Дебет 7210 «Административные расходы» – Кредит 3350 «Краткосрочная задолженность по оплате труда». Все полученные работником доходы (заработная плата и возмещаемые расходы) подлежат налогообложению индивидуальным, социальным налогами, социальными отчислениями в ГФСС и отчислениям в накопительный пенсионный фонд.

В этом случае данные расходы относятся на расходы на счет 7210, но не как расходы подотчетных лиц со счета 1251, а как дополнительный доход работника со счета 3350. Превышение командировочных сверх норм в сумме 5 100 тенге вошло в доход Суркова В.А. за февраль 2006 года, включено в расчет по ежемесячному исчислению и удержанию индивидуального подоходного налога и исчислению социального налога, и в расчетную ведомость.

При приобретении каких-либо материальных ценностей их необходимо сначала оприходовать, т.е. показать в учете, что они поступили на склад предприятия, а затем составить акт об их использовании и списать со склада на расходы компании. Поэтому приобретаемые подотчетным лицом канцтовары в случае их сдачи на склад следует отразить на счете 1350 «Прочие запасы». Однако в том случае, когда канцтовары на склад не сдаются, а используются сразу после приобретения, например, в ходе командировки, то их можно списать на расходы на счет 7210.

Все суммы выделенного НДС по полученным от поставщиков счетам-фактурам, билетам, квитанциям отражают на счете 1420 «Налог на добавленную стоимость». Бухгалтер проставляет корреспондирующие счета, проверяя все приложенные первичные документы.

В таблице 3 приведена корреспонденция счетов по учету расчетов с подотчетными лицами.

Таблица 3 – Фрагмент журнала хозяйственных операций ТОО «Казхром» – за январь-февраль 2008 года

№ п/п	дата	Документ	Д-т	К-т	Сумма	Содержание хозяйственной операции	Аналитика
							Д-т	К-т
1	05.01	РКО №1	1251	1040	7 000,00	Выдано на хоз. расходы	Исаев С.А.
2	08.01	Авансовый отчет №1	1350	1251	6 585,00	Приобретены запчасти	Запчасти	Исаев С.А.
3	08.01	ПКО №2	1040	1251	415,00	Возврат подотчетных сумм по авансовому отчету №1		Исаев С.А.
4	17.01	РКО №2	1251	1040	15 000,00	Выдано на хоз. расходы	Исаев С.А.
5	20.01	Авансовый отчет №2	1311	1251	13 043,00	Приобретены материалы	Электроматериалы	Исаев С.А.
6	20.01	Авансовый отчет №2	1420	1251	1 957,00	НДС в зачет		Исаев С.А.
7	21.01	РКО №3	1251	1040	130 000	Выдано в подотчет для оплаты счетов	Исаев С.А.
8	04.02	РКО №4	1251	1040	44 000	Выдано в подотчет на командировочные расходы	Сурков В.А.
10	21.02	Авансовый отчет №4	7210	1251	38153	Командировочные расходы		Сурков В.А.
11	21.02	Авансовый отчет №4	1420	1251	1 353	НДС в зачет		Сурков В.А.

Таким образом, в данном пункте была рассмотрена корреспонденция счетов по учету расчетов с подотчетными лицами в ТОО «Казхром».

2.3 Совершенствование порядка выдачи и учета подотчетных сумм

Практика проверок показывает, что наибольшее количество замечаний среди расчетов с дебиторами и кредиторами вызывают расчеты с подотчетными лицами. В большинстве случаев авансовые отчеты подписываются только бухгалтером, без утверждения руководителем предприятия или организации. При этом суммы по предоставленным авансовым отчетам списываются с подотчетного лица на расходы или иные объекты учета. Повсеместны случаи, когда к авансовым отчетам прилагаются недействительные документы в виде товарных чеков без отметок или штампов, фискальные чеки, не установленного образца, или чеки, не имеющие отношения к операции, отражаемой в авансовом отчете и т.п. В других случаях к авансовым отчетам не прилагаются квитанции приходных кассовых ордеров или чеки при оплате стоимости товарно-материальных запасов подотчетным лицом.

Статьей 92 Налогового кодекса РК предусмотрено отнесение произведенных расходов на вычеты только при условии подтверждения их соответствующими документами [3]. В случае отражения расходов на счетах бухгалтерского учета, не подтвержденных соответствующими документами, искажаются показатели финансовой отчетности.

Известны случаи не только предпринимателям, но и контролирующим органам, когда под видом выдачи денежных средств в подотчет, с целью избежания уплаты подоходного и социального налогов, осуществляется выплата заработной платы [16].

Особое внимание следует обращать на расчеты с подотчетными лицами по денежным средствам, выдаваемым им на приобретение ГСМ, запасных частей, ремонтных материалов, осуществление ремонта. Как правило, эти суммы безо всяких оправдательных документов списываются на расходы предприятия либо расходы, согласно авансовым отчетам, многократно превышают потребность в производстве ремонтов или приобретении запчастей. Иногда к авансовым отчетам прилагаются квитанции, товарные чеки на ремонтные материалы или запчасти, не соответствующие по своему назначению характеру произведенного ремонта.

Допускаются ошибки при поступлении выручки от реализации продукции или товаров через подотчетное лицо. Например, поступление выручки в учете отражается на кредите счетов 3 раздела Типового Плана счетов в корреспонденции со счетом учета денежных средств (1010–1040) и т.п.

Часто работникам предприятия выдаются денежные средства в подотчет на приобретение проездных билетов, т.е. возмещается стоимость проезда на общественном транспорте. Предприятие вправе компенсировать своим работникам такие расходы, но только за счет чистого дохода с учетом требований налогового законодательства.

Необходимо также обратить внимание на правильность отнесения представительских расходов через подотчетное лицо на себестоимость продукции, работ, услуг. Обоснованность таких расходов должна быть подтверждена оправдательными документами, в том числе приказом о назначении ответственного лица, актом с документами, подтверждающими расходы, с перечнем участников встречи и т.д. В затраты, включаемые в состав вычетов, представительские расходы относятся в пределах официально утвержденных норм [16].

Следует учитывать, что расчеты с подотчетными лицами, связанными с командировками за рубеж, суточные выплачиваются при проезде по территории РК в тенге по нормам, установленным законодательством, а при проезде и за время пребывания в загранкомандировке – по нормам, утвержденным для лиц, выезжающих в командировку за границу. Со дня пересечения границы РК при выезде суточные начисляются в иностранной валюте, а при возвращении, со дня пересечения границы РК, – в тенге. В таких случаях следует учитывать правильность учета расчетов, возмещения расходов по однодневной загранкомандировке и в случаях, когда работник в стране пребывания обеспечивался бесплатным питанием и жильем. Особое внимание следует уделять расчету и учету курсовой разницы на день представления подотчетным лицом авансового отчета.

Необходимо еще раз обратить внимание на внутренний контроль документации, касающейся расходования подотчетных сумм. Для руководителя или собственника предприятия контроль необходим в целях сохранности активов предприятия и обеспечения расходования их по целевому назначению. Система контроля преследует цель не только сохранности имущества собственника, но и обеспечивает нормальную работу всего предприятия и всех работающих на нем.

Рассмотрим, на первый взгляд, незначительные требования по заполнению и утверждению авансовых отчетов. Упоминалось, что нередки случаи, когда авансовые отчеты подписываются только главным бухгалтером или лицом, ответственным за учет расходования подотчетных сумм. Часто встречаются авансовые отчеты, хотя и утвержденные руководителем предприятия, но без указания утверждаемой суммы или утверждаемая сумма обозначена в числовом выражении. Форма авансового отчета составлена таким образом, что, предварительно проверив расчет, бухгалтерия делает в нем отметку о фактически произведенных расходах, затем руководитель в соответствующей графе отчета утверждает сумму, указанную прописью. Случается, это условие не выполняется, и сумма указывается цифрами. Указанное обстоятельство создает условия для злоупотреблений со стороны лиц, причастных к оформлению авансовых отчетов.

Предположим, что в уже утвержденном авансовом отчете утверждаемая сумма указана в размере 2354 тенге, дописав перед обозначенной суммой единицу, получим сумму в 12354 тенге, дописав двойку – 22354 тенге и т.п. Приложив, как это нередко случается, первые попавшиеся чеки, квитанции к авансовому отчету, можно списать суммы, значительно превышающие фактически израсходованные. Поэтому в целях предупреждения таких злоупотреблений предусмотрено указание утверждаемой суммы прописью. Если в предыдущие периоды не удалось избежать указанных в оформлении авансовых отчетов отклонений, то следует их перепроверить. Такие нарушения выявляются относительно легко. В первую очередь следует обращать внимание на приложенные к авансовым отчетам документы, в которых отражены «круглые» суммы или числа с нулями. Допустим, сумма в авансовом отчете 753 тенге, «исправленная» изложенным способом эта сумма может быть увеличена до 1753, 2753 тенге и т.д. Соответственно следует обратить внимание на квитанции, чеки и т.п. на сумму 1000, 2000 тенге и т.д. Возможны и иные способы искажений, которые также выявляются различными способами.

Правомерность и целесообразность расходования подотчетных сумм на операционные и хозяйственные расходы можно проверить сопоставлением сумм авансового отчета по видам расходов (приобретение ТМЗ, оплата услуг, работ) с документами, подтверждающими фактическое поступление ТМЗ на склад или приемку работ, получение услуг. При этом выясняется производственная и хозяйственная необходимость в их приобретении, а также возможность использования повторно оправдательных документов на имеющиеся излишние и неучтенные запасы. Путем сопоставления документов, приложенных к авансовому отчету с данными складского учета, можно установить случаи, скрываемые повторной оплатой ТМЗ безналичным расчетом. В отдельных случаях оправдательные документы на приобретение ТМЗ, выписанные в нескольких экземплярах, прилагаются к различным авансовым отчетам разных подотчетных лиц.

Таким образом, рассмотренные нарушения возможны в основном на предприятиях со значительными оборотами, как денежных средств, так и товарно-материальных запасов. На предприятиях с небольшим оборотом и малым количеством сотрудников такие факты нетипичны, т. к. руководитель, который, как правило, является и собственником предприятия, способен контролировать деятельность предприятия самостоятельно. Крупные предприятия со структурными подразделениями, филиалами имеют обычно в своем составе службы внутреннего аудита или ревизионную комиссию, которые в программу проверки должны включать и вопросы проверки использования и учета подотчетных сумм.

Заключение

На этапе подготовки к исследованию нами была поставлена цель курсовой работы, которая сводилась к следующему: исследовать все аспекты бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами. Данная цель была реализована в процессе написания курсовой работы. При этом, ввиду многоаспектности задачи учета, невозможно обхватить весь объем вопросов, относящихся к учету того или иного вида задолженности. Поэтому каждый вопрос мы описали коротко, не вдаваясь в различные особенности и проблемы учета.

В тех случаях, когда оплату отдельных видов расходов невозможно произвести безналичным путем через учреждения банка или наличными из кассы, допускается ее расход через подотчетных лиц.

Расчеты с подотчетными лицами возникают по суммам денежных средств, выдаваемых работникам предприятий и организаций на выполнение задач операционно-хозяйственного характера и возмещение расходов на служебные командировки.

В результате проведенного исследования в курсовой работе были сделаны следующие выводы:

1. Денежная наличность подотчетным лицам выдается на следующие цели:

операционные расходы;

административно-хозяйственные расходы;

служебные командировки.

Выдача наличности в подотчет производится:

только тем сотрудникам, список которых утвержден руководителем;

после полного расчета сотрудника по ранее полученным подотчетным суммам;

не ранее наступления действительной надобности в расходах, размер которой утверждается руководителем.

2. В установленные сроки подотчетные лица должны отчитаться об использовании полученных сумм путем представления авансового отчета. Расходование подотчетных сумм, указанные в авансовом отчете, должны подтверждаться оправдательными документами. Неиспользованный остаток подотчетных сумм возвращается в кассу предприятия или он может быть – удержан из суммы оплаты труда работника, если им своевременно не возмещен остаток аванса, и при этом он не оспаривает основания и размера удержания. Перерасходованные по авансовому отчету суммы выдаются работнику из кассы. Бухгалтерия проверяет авансовые отчеты подотчетных, лиц и приложенные к ним документы. Авансовый отчет утверждается; руководителем ТОО «Казхром».

3. Учет расчетов с подотчетными лицами осуществляется на активном счете 1252 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников: задолженность по подотчетным суммам». Аналитический учет по данному счету ведется отдельно по каждому работнику в журнале-ордере №7.

4. В практической работе бухгалтера, возникает ряд вопросов при учете» расчетов с сотрудниками, выезжающими в командировки как по Республике Казахстан, так и другие страны. Все отношения, возникающие между работодателем и работником, направленным в служебную командировку, регулируются нормами трудового законодательства (КЗОТ) и постановлениями Правительства Республики Казахстан.

Список литературы

Гражданский Кодекс Республики Казахстан (Общая часть). Комментарий (постатейный). В двух книгах. Книга 2. – 2-е изд., испр. и доп., с использованием судебной практики/ Под ред. М.К. Сулейменова, Ю.Г. Басина. – Алматы: Жеті жарғы, 2003. – 528 с.

О бухгалтерском учете и финансовой отчетности. Закон Республики Казахстан от 28 февраля 2007 г., №234–111.

О налогах и других обязательных платежах в бюджет. Закон Республики Казахстан (Налоговый кодекс), от 31 декабря 2006 г., №209–11. – БИКО, 2007–362 с.

Стандарты бухгалтерского учета Республики Казахстан. Постановление Национальной Комиссии Республики Казахстан по бухгалтерскому учету от 13 ноября 1996 г., №3 с изменениями и дополнениями, внесенными приказом Министра финансов Республики Казахстан за 2002–2003 годы, «Юрист», 2005 г. – 340 с.

Типовой план счетов по НСФО: Приказ МФ РК от 23.05.2007 №185

Нормы представительских расходов, утвержденные постановлением Правительства РК от 24 декабря 2001 №1677:

Правила о служебных командировках в пределах Республики Казахстан работников государственных учреждений, содержащихся за счет средств государственного бюджета, утвержденные постановлением Правительства РК от 22 сентября 2000 года №1428.

Постановление Правительства РК от 29.09.98 г. №967 «О нормах возмещения командировочных расходов в иностранной валюте» №94 от 31.10. 2000.

Постановление Кабинета Министров РК от 29.10.93 г. №1080 «О мерах по упорядочению расходования валютных средств на заграничные командировки» (с изменениями от 1.09.94 г. №981).

Постановление Кабинета Министров РК от 31.05.94 г. №577 «Об утверждении правил об условиях труда работников РК за границей».

Приказ Министра финансов РК от 16.11.98 г. №534 «О возмещении командировочных расходов в иностранной валюте».

Китебаева А.К. Учебно-методический комплекс для дистанционного обучения по дисциплине: Принципы учета 1,2, Караганда 2005 г.

Мычкина О.В. МСФО: Рекомендации по применению рабочего плана счетов: Практическое пособие – Центральный дом бухгалтера, 2006 – 104 с.

Нургалиева Р.Н. Промежуточный финансовый учет. – Караганда, 2003

Нурсеитов Э.О. Бухгалтерский учет в организациях / Учебное пособие. 2006. - 472 с.

Платова О.В. Международные стандарты финансовой отчетности. Краткий перекрестный конспект-комментарий // Вопросы учета и налогообложения. – 2006, №4. – с. 7–19

Попова Л.А. Бухгалтерский учет на предприятии, Учебное пособие – Караганда: «Арко», 2005, 257 с.

Радостовец В.К. Финансовый и управленческий учет на предприятии – НАН «Центраудит», 1997 г.