Основы работы на ПК

Автоматическое создание границ (впервые появилось в Word 95). Например, если ввести три и большее число дефисов (-) или знаков равенства (=) подряд, а затем нажать клавишу ENTER, будет автоматически создана одинарная или двойная граница.

Автоматическое присвоение тексту встроенных стилей (впервые появилось в Word 95). Например, если завершить строку текста не знаком препинания, а двойным нажатием клавиши ENTER, ей будет автоматически присвоен стиль «Заголовок 1».

Автоматическое форматирование порядковых номеров и дробей (впервые появилось в Word 95; применимо только к английскому тексту). Например, сочетание «1st» автоматически за-меняется сочетанием, а дробь «1/4» — символом ј.

Автоматическое оформление сетевых путей и адресов Интернета (например, \ReportsMayWeek1.doc и microsoft/) как гиперссылок. При выборе гипер-ссылки на адрес Интернета автоматически запускается имеющееся средство просмотра Web и открывается указанная Web-страница. При выборе гиперссылки на сетевой путь автомати-чески запускается программа, необходимая для открытия файла назначения, и открывается указанный файл.

Автоматическое применение форматирования, используемого для оформления начала первого элемента списка, к началу последующих элементов этого списка.

Автоматическое изменение начертания символов.

Автоматическое преобразование последовательности плюсов и дефисов (+----+----+) в таблицу. Каждой паре плюсов (+) соответствует один столбец.

Автоматическая замена пробелов в начале элемента маркированного или нумерованного списка соответствующим отступом слева.

Автозаполнение

Автоматическое предложение полного варианта слова или фразы после ввода нескольких пер-вых букв. Чтобы принять предложенный вариант, нажмите клавишу ENTER. Ниже перечислены некоторые элементы, к которым применимо автозаполнение:

• текущая дата;

• дни недели;

• названия месяцев;

• имя автора и название организации;

• элементы списка автотекста.

Автореферат

В Word 97 появилась возможность выполнения статистического и лингвистического анализа до-кумента с целью выделения его ключевых положений. На основании этого анализа составляется реферат. Таким образом можно выделить ключевые положения в электронном документе и про-сматривать его с разной степенью детализации или поместить автоматически составленный ре-ферат в отдельный документ. Размер реферата устанавливается пользователем и может варьиро-ваться.

При составлении рефератов необходимо соблюдать законы об авторском праве. Ответственность за точность реферата возлагается не на программу, а на пользователя.

Автоматическое создание и предварительный просмотр стилей

При работе со стилями в Word 97 используйте следующие новые возможности:

• В случае применения нового форматирования к тексту автоматически создается новый стиль.

• В случае изменения форматирования текста соответствующие изменения автоматически вносятся в определение стиля.

• Список стилей на панели форматирования содержит образцы стилей.

Мастер писем

Мастер писем позволяет легко и быстро создать нужное письмо путем выбора готовых элемен-тов письма. Кроме того, раз введенные сведения об адресате (имя, фамилия, адрес, должность и т. п.) автоматически сохраняются. При создании следующего письма этому адресату достаточно будет выбрать его имя из списка; все остальные данные будут добавлены автоматически.

Помощник

Новое средство Office 97 — помощник — использует технологию IntelliSense™. Его основное назначение — автоматическое предоставление советов и справочных сведений, которые могут понадобиться по ходу выполнения задачи. Например, если помощник решит, что вы собираетесь приступить к созданию письма, то предложит запустить мастера писем. Помощник является основным средством получения справочных сведений о работе в Word 97, а также советов по повышению эффективности работы, наглядных примеров и пошаговых инструкций по выполнению конкретных задач.

Проверка правописания

Ниже перечислены основные средства проверки правописания и правки текста, используемые в Word 97.

Средство Описание

Таблицы, границы и заливка

В Word 97 появились следующие средства, упрощающие работу с таблицами, границами и заливкой.

Таблицы

Границы и заливка

Рисование В Word 97 предлагается новый набор графических средств, с помощью которых можно легко украсить текст и рисунки путем добавления объема, тени, текстурных и прозрач-ных заливок, а также автофигур.

Просмотр электронных документов

В Word 97 имеется набор разнообразных средств, упрощающих просмотр электронных доку-ментам.

Открытие, создание и сохранение документа.

Открытие документа

Диалоговое окно Открытие документа Word позволяет открывать документы, располагающиеся в различных областях. Можно открывать документы, хранящиеся на жестком диске компьютера или на сетевом диске, к которому имеется доступ. Кроме того, можно открывать документы в сети, даже если связь с сетевым сервером отсутствует, если в сети поддерживаются адреса UNC.

Если документ хранится на жестком диске компьютера или на сетевом диске, к которому имеется доступ для записи, его можно открыть как копию, если для работы требуется не оригинал, а копия. И, независимо от расположения документа, его можно открыть в режиме «только для чтения», что предохраняет оригинал от случайных изменений.

Если для сохранения нескольких вариантов документа используется команда Версии (меню Файл), можно вернуться и открыть предыдущую версию документа.

Создание нового документа

1. В меню Файл выберите команду Создать.

2. Чтобы создать новый документ, выберите вкладку Общие и щелкните дважды значок «Новый документ».

Чтобы создать документ с помощью шаблона или мастера, выберите вкладку, соответствующую типу документа, который требуется создать, и щелкните дважды значок шаблона или мастера, который предполагается использовать.

• Создание письма

Мастер писем Word позволит написать письмо быстро и легко. Мастер предоставляет часто используемые элементы письма ѕ например, приветствия и заключительные слова ѕ которые можно выбрать из списка. Кроме того, в мастере письмо можно структурировать с помощью имеющихся стилей.

1. Чтобы создать письмо с помощью мастера писем, выберите команду Создать в меню Файл, а затем — значок Мастер писем на вкладке Письма и факсы.

2. Следуйте указаниям мастера писем. Чтобы пропустить шаг или перейти к особой панели, выберите соответствующую вкладку.

• Создание служебных записок

Мастер записок помогает быстро создавать списки рассылки, форматировать служебные записки и автоматически добавлять заголовки и другие часто используемые элементы, например дату, тему и инициалы машинистки. Мастер также позволяет рассылать записки по электронной почте или факсу. Последнее возможно только при наличии в компьютере электронной почты или средства для отправления факсимильных сообщений.

1. Выберите команду Создать в меню Файл.

2. Выберите вкладку Записки.

3. Дважды щелкните значок Мастер записок.

4. Следуйте указаниям мастера.

• Создание шаблона

В шаблонах хранятся стандартные тексты, настраиваемые панели инструментов, макросы, сочетания клавиш, стили и элементы списка автотекста. Наиболее простой способ создать шаблон — это открыть документ, содержащий элементы, которые требуется использовать повторно, и сохранить его как шаблон.

Если сохранить шаблон в папке «Шаблоны», то он появится на вкладке Общие при выборе команды Создать (меню Файл). Если сохранить шаблон в одной из папок, вложенных в папку Шаблоны, например Записки или Отчеты, то при выборе команды Создать он появится на вкладке с соответствующим названием.

1. Чтобы создать новый шаблон на основе существующего документа, выберите команду Открыть в меню Файл, а затем откройте нужный документ.

2. Чтобы создать новый шаблон на основе существующего шаблона, выберите команду Создать в меню Файл. Выберите шаблон, похожий на вновь создаваемый, установите переключатель Новый документ в положение Шаблон, а затем нажмите кнопку OK.

3. Выберите команду Сохранить как в меню Файл.

4. Выберите значение Шаблон документа в поле Тип файла. Это значение автоматически появится при сохранении файла, для которого при создании был установлен тип Шаблон.

5. По умолчанию в поле Папка откроется папка Шаблоны. Чтобы увидеть список шаблонов на отдельной вкладке в диалоговом окне Создание документа, откройте одну из папок, вложенных в папку Шаблоны.

6. Введите имя для нового шаблона в поле Имя файла и нажмите кнопку Сохранить.

7. Добавьте текст или рисунки, которые должны появляться во всех новых документах, основанных на этом шаблоне, и удалите все элементы, которые не должны появляться в документах.

8. Внесите необходимые изменения в размеры полей и страниц, определите ориентацию страниц, стили и другие параметры форматирования.

9. Нажмите кнопку Сохранить , а затем выберите команду Закрыть в меню Файл.

• Создание резюме

Мастер резюме помогает организовать сведения об образовании, навыках и опыте работы, необходимые для написания резюме для нужного вида работы. Он предоставляет несколько встроенных заголовков, которые могут быть расположены в произвольном порядке, а также позволяет вставлять дополнительные заголовки. Кроме того, существует возможность создания титульного письма и посылки резюме по электронной почте или факсу. Последнее возможно только при наличии в компьютере электронной почты или средства для отправления факсимильных сообщений.

1. Выберите команду Создать в меню Файл.

2. Выберите вкладку Другие документы.

3. Дважды щелкните значок Мастер резюме.

4. Следуйте указаниям мастера.

• Создание бюллетеней

Мастер бюллетеней помогает создать информационный бюллетень, содержащий несколько столбцов текста, рисунки, заголовки и плавающий текст. После создания бюллетеня в нем можно изменить размер шрифта и другие параметры форматирования, а также добавить графические эффекты и рисунки, которые могут быть как черно-белыми, так и цветными. Кроме того, в бюллетене можно предусмотреть место для почтовых наклеек.

1. Выберите команду Создать в меню Файл.

2. Выберите вкладку Публикации.

3. Дважды щелкните значок Мастер бюллетеней.

4. Следуйте указаниям мастера.

• Быстрое создание писем, записок и других документов

Использование шаблонов и мастеров позволяет экономить время при создании стандартных документов. Часть шаблонов и мастеров устанавливается при выполнении типичной установки, другая часть — только при выборочной установке; некоторые шаблоны поставляются на компакт-дисках с Office 97 ValuPack и через Microsoft Web. Чтобы определить, какие шаблоны и мастера имеются в наличии, выполните следующие действия:

• Запустите программу установки и выберите дополнительные шаблоны и мастера.

• При наличии Microsoft Office на компакт-диске скопируйте требуемые мастера и шаблоны из папки ValuPackTemplates в соответствующую папку, вложенную в папку «Шаблоны» на жестком диске.

• Если компьютер подсоединен к Web, выберите команду Microsoft на Web в меню Справка, а затем — команду Бесплатные материалы. Следуя указаниям с Web-страницы, скопируйте на свой компьютер требуемые шаблоны и мастера.

Вот неполный перечень документов, которые могут быть созданы с помощью шаблонов и мастеров: юридические документы, служебные записки, письма, факсимильные сообщения, отчеты, диссертации, справочники, бюллетени, руководства, брошюры, календари, Web-страницы, расписания, повестки дня, резюме, заказы и счета-фактуры. Убедившись, что требуемый мастер или шаблон установлен, выберите команду Создать в меню Файл, перейдите на вкладку, соответствующую требуемому типу документа, и дважды щелкните необходимый шаблон или мастер.

• Вставка другого документа в открытый документ

1. Установите курсор туда, куда следует вставить другой документ.

2. Выберите команду Файл в меню Вставка.

3. Введите имя файла, который требуется вставить, в поле Имя файла.

Сохранение документа

В редакторе Word предусмотрена возможность сохранения активного документа, то есть документа, с которым в настоящий момент ведется работа, вне зависимости от того, является ли он вновь созданным или нет. Существует возможность сохранения всех открытых документов одновременно. Кроме того, можно сохранить копию активного документа под другим именем и в другом месте.

Документ можно сохранить в другом формате, чтобы его можно было использовать в других программах. Например, документ Word можно сохранить в формате, предусмотренном в предыдущих версиях Word, Microsoft Works или WordPerfect. В редакторе Word можно открывать документы, созданные в других программах, работать с ними и сохранять их в исходном формате. Документ может быть сохранен с любым расширением без изменения его формата.

В редакторе Word предусмотрено автоматическое сохранение документов. Это дает возможность восстановить документ в случае, если выполнение программы будет прервано по причине сбоя или при внезапном отключении электричества. Если включено автосохранение, внесенные в документ изменения сохраняются во временный файл с указанной частотой. Если при включенном автосохранении программа Word перестала отвечать на сигналы и пришлось перезагрузить компьютер, при повторном запуске Word автоматически открываются временные файлы. Содержимое временных файлов соответствует последним сохраненным автоматически изменениям в документе. Использование автосохранения не избавляет от необходимости сохранять открытый документ обычным способом; временные файлы удаляются при закрытии или сохранении документа.

В редакторе Word можно установить автоматическое создание резервной копии при каждом сохранении документа. Резервная копия представляет собой предыдущую версию документа, что позволяет сохранить как текущие сведения, так и сведения, сохраненные ранее.

Предусмотрена возможность записи нескольких версий документа при сохранении последнего. Если сохранены несколько версий документа, имеется возможность вернуться к предыдущей или более ранней версии и открыть, распечатать или удалить ее.

• Закрытие документа Выберите команду Закрыть в меню Файл. Чтобы закрыть все открытые документы, не завершая работу с программой, нажмите клавишу SHIFT и выберите команду Закрыть все в меню Файл.

• Присвоение имени документу Документу можно присвоить длинное имя, которое служит его описанием. Это упрощает поиск документов. Полное имя файла, включающее имена диска, сервера, промежуточных папок и собственно файла, может включать до 255 символов. Имена файлов не должны содержать следующие символы: правую и левую косую черту (/ и ), знак «больше» (>), знак «меньше» (<), звездочку (*), точку (.), вопросительный знак (?), кавычки («), вертикальную черту (|), двоеточие (:) или точку с запятой(;).

• Выбор места для хранения документов По умолчанию при первом открытии диалоговых окон Открытие документа и Сохранение документа после запуска Word текущей является папка «Мои документы». Папка «Мои документы» находится в корневом каталоге и представляет собой удобное место для хранения документов, книг, презентаций, баз данных и других файлов, с которыми обычно приходится работать. Папка «Избранное» подходит для хранения ярлыков часто используемых файлов и папок, в том числе расположенных в удаленных сетевых каталогах. При этом исходные папки и файлы не перемещаются; напротив, ярлык представляет собой ссылку на них. Ярлыки, хранящиеся в папке «Избранное», позволяют быстро перейти к нужному файлу, не тратя время на его поиск.

• Различие между быстрым и полным сохранением Если на вкладке Сохранение диалогового окна Параметры (меню Сервис) установлен флажок Разрешить быстрое сохранение, сохраняются только внесенные в документ изменения. Это требует меньше времени, чем полное сохранение файла, при котором сохраняется весь исправленный документ. Флажок Разрешить быстрое сохранение полезно устанавливать при работе с большими документами. Однако для быстрого сохранения требуется больше места на диске, чем для полного сохранения. При работе с сетевым документом лучше снять флажок Разрешить быстрое сохранение. Полное сохранение документа необходимо производить в следующих случаях:

• перед передачей другим пользователям;

• при завершении работы с документом и при его первом сохранении;

• перед запуском задачи, требующей большого объема памяти, например, поиска текста или составления индекса;

• перед переносом текста в другую программу;

• перед преобразованием текста в другой формат.

• Поиск файлов (программа)

Для поиска файлов на сетевом или жестком диске используйте диалоговое окно Открытие документа (меню Файл). Поиск файла может производиться по имени, типу, дате последнего изменения, по наличию в файле определенного текста или по указанным свойствам файла. Чтобы найти файл по заданным свойствам, например, по имени автора, теме или заголовку, или по свойствам, не относящимся к тексту, например, по дате создания, следует нажать кнопку Отбор. Свойствами файла называются сведения, упрощающие его поиск, такие как описание, имя автора, тема, ключевые слова и т. п.

Некоторые свойства, например размер файла, дата создания и вид файла, добавляются автоматически при сохранении файла. Дополнительные свойства файла, например, описание и ключевые слова, однозначно его определяющие, можно ввести вручную. С помощью этих сведений впоследствии файл будет легче найти.

Условия, используемые в процессе поиска файла, можно сохранить, а также изменить или удалить.

Для ускорения поиска файла с помощью диалогового окна Открытие документа к программам MS Office прилагается служебная программа Поиск файлов. Для ее запуска дважды щелкните значок Поиск файлов на панели управления Windows. В этой программе для ускорения поиска создаются индексы по содержанию и/или по свойствам. Для получения дополнительных сведений об использовании этой программы используйте команды меню Справка в диалоговом окне Поиск файлов.

• Свойства документа

Свойства документов — название, автор, тема, ключевые слова, дата последнего изменения и т. п. — служат для упрощения поиска документов. Свойства можно определить для текущего файла и для любого другого файла Microsoft Office. Кроме того, предусмотрена возможность создания дополнительных свойств файла, которые можно связать с определенными элементами файла. Чтобы не забывать указывать свойства для каждого файла, установите флажок Предлагать заполнение свойств документа на вкладке Сохранение (меню Сервис, команда Параметры).

Ниже перечислены типы свойств файлов.

• Стандартные свойства файла: автор, название, тема и т. п. Для ввода этих свойств предусмотрены специальные поля. Например, всем документам Word, используемым при работе с клиентами, можно присвоить ключевое слово «клиенты», чтобы иметь возможность впоследствии организовывать поиск таких файлов по этому ключевому слову.

• Пользовательские свойства файла. Для файлов можно создать пользовательские свойства, содержащие любое значение, присвоенное файлу, или связанные с определенными элементами файла, например, с именованной ячейкой листа Microsoft Excel, выделенным объектом презентации PowerPoint или закладкой в документе Word. Например, в Microsoft Excel можно создать пользовательское свойство файла, присущее всем файлам бюджета и связанное с ячейкой, содержащей итоговую сумму. Теперь с помощью этого свойства можно организовать поиск файлов бюджета, в которых итоговая сумма превышает определенный уровень.

• Автоматически обновляемые свойства файлов. Статистические данные, такие как размер файла, дата создания и дата последнего изменения, являются свойствами файла, которые регистрируются и обновляются автоматически. Эти свойства позволяют отобрать все файлы, созданные, например, после 3 марта 1996 года или измененные последний раз вчера.

Ввод, перемещение и выделение.

Режим замены

1. Выберите команду Параметры в меню Сервис, а затем — вкладку Правка.

2. Для включения режима замены, при котором новый текст вводится поверх существующего, установите флажок Включить режим замены символов при вводе.

Замена выделенного фрагмента при вводе

1. Выберите команду Параметры в меню Сервис, а затем — вкладку Правка.

2. Установите флажок Заменять выделенный фрагмент при вводе.

Вставка специальных символов

Для вставки специальных символов, букв национальных алфавитов и других нестандартных символов предназначена команда Символ (меню Вставка). Кроме того, специальный символ можно ввести, набрав его код на цифровой клавиатуре. Для быстрого ввода необходимых символов им следует назначить сочетание клавиш. Word автоматически заменяет некоторые сочетания клавиш символами. Так, символы « -->» заменяются стрелкой.

Замена прямых кавычек парными

Word автоматически изменяет значки прямых кавычек ( ' или " ) на парные кавычки ( “” или «» ) при печати. Парные кавычки в некоторых случаях могут не потребоваться ѕ например, при использовании прямых кавычек для указания футов и дюймов. Чтобы установить или отменить эту функцию:

1. Выберите команду Автозамена в меню Сервис, а затем — вкладку Автоформат при вводе.

2. В группе Заменять при вводе установите или снимите флажок Прямые кавычки парными.

Вставка даты и времени в документ

В документ можно вставить фиксированную или текущую дату, а также фиксированное или текущее время. Для вставки даты или времени также используются поля, которые, кроме текущей даты, позволяют отображать такие сведения, как общее время правки или дату создания, печати или сохранения документа.

Изменение параметров ввода и правки

1. Выберите команду Параметры в меню Сервис.

2. Выберите вкладку Правка, а затем задайте необходимые параметры.

Перемещение по документу

Для перемещения по документу используйте мышь и клавиатуру. При желании несложно перейти к определенной странице, сноске и любому другому элементу документа. При просмотре документа на экране для перемещения по нему удобно использовать схему документа и гиперссылки.

Выделение текста и рисунков

Для выделения текста и рисунков используйте мышь и клавиатуру. Кроме того, существуют специальные приемы для выделения элементов в таблицах и режиме структуры.

Автоматическое выделение целых слов

1. Выберите команду Параметры в меню Сервис, а затем — вкладку Правка.

2. Установите флажок Автоматически выделять слова.

Правка и сартировка

Изменение параметров ввода и правки

1. Выберите команду Параметры в меню Сервис.

2. Выберите вкладку Правка, а затем задайте необходимые параметры.

Повтор последнего действия

• Выберите команду Повторить в меню Правка. Если последнее действие невозможно повторить, название этой команды меняется на Нельзя повторить.

Учет пробелов при вырезании и вставке

Существует возможность автоматически учитывать пробелы при вырезании и вставке. Например, таким образом может быть удален лишний пробел перед точкой или добавлен пробел между двумя словами.

1. Выберите команду Параметры в меню Сервис, а затем — вкладку Правка.

2. Установите флажок Учитывать пробелы при вырезании и вставке.

Подбор слов с помощью тезауруса

1. Выделите или введите слово, для которого требуется найти синоним или антоним.

2. Выберите команду Язык в меню Сервис, а затем — команду Тезаурус.

3. Выберите нужные параметры.

Подсчет слов и строк в документе Выберите команду Статистика в меню Сервис.

Расстановка переносов Для придания документу профессионального вида используйте расстановку переносов. Таким образом можно уменьшить пустые области при выравнивании по ширине или выровнять строки текста в узких колонках. Word позволяет расставлять переносы в тексте как автоматически, так и принудительно. В последнем случае положение дефисов задается пользователем. Допускается также вставлять мягкие переносы, которые используются только в тех случаях, если слово приходится на конец строки, и неразрывные дефисы, позволяющие оставлять на одной строке слово, написанное через дефис.

Отмена действий

1. Для вывода списка действий, которые могут быть отменены, нажмите стрелку рядом с кнопкой Отменить .

2. Щелкните действие, которое следует отменить. Возможно, для его поиска потребуется прокрутить список.

При отмене действия также отменяются все действия, расположенные выше него в списке.

Перемещение и копирование текста или рисунков

Допускается перемещать и копировать текст и рисунки в пределах одного документа, а также в другие документы и даже в другие приложения.

Использование перетаскивания текста при правке

1. Выберите команду Параметры в меню Сервис, а затем — вкладку Правка.

2. Установите или снимите флажок Использовать перетаскивание текста при правке.

Сортировка списка или таблицы

1. Выделите фрагмент, который следует отсортировать.

2. Выберите команду Сортировка (для таблиц) или Сортировка текста (для списка) в меню Таблица.

3. Выберите параметры сортировки

Прорверка правописания.

Проверка правописания

• Существуют два способа проверки правописания: по мере ввода текста с пометкой возможных орфографических и грамматических ошибок; для исправления ошибки вызовите контекстное меню и выберите правильный вариант написания;

• после завершения работы можно проверить документ на наличие орфографических и грамматических ошибок; обнаруженную ошибку исправляют, после чего поиск ошибок продолжается.

Настройка параметров проверки правописания

Настройка параметров проверки правописания позволяет добиться оптимального соотношения между строгостью и скоростью проверки, а также позволяет подключить специальные словари. Чтобы задать предпочтительный вариант правописания отдельных слов, можно воспользоваться словарем исключений.

Создание вспомогательного или дополнительного словаря и работа с ними

При необходимости использования специальных слов, которые не распознаются программой проверки орфографии ѕ например, сокращений или собственных имен ѕ для проверки их правописания могут служить один или несколько вспомогательных словарей. Специальные слова могут быть добавлены как во встроенный вспомогательный словарь, так и в словари, созданные пользователем; слова, внесенные в эти словари, в случае их правильного написания не будут вызывать вопросов у программы проверки.

Также имеется возможность приобретения дополнительных словарей ѕ например, словарей иностранных слов, технических или медицинских терминов.

Отображение статистики удобочитаемости

1. Выберите команду Параметры в меню Сервис, а затем — вкладку Правописание.

2. Установите флажок Также проверять орфографию.

3. Установите флажок Статистика удобочитаемости, а затем нажмите кнопку OK.

4. Нажмите кнопку Правописание

Форматирование

Копирование форматирования символов и абзацев

1. Выделите текст, в котором содержится нужное форматирование.

2. Нажмите кнопку Формат по образцу и