Реферат: Командирование работников на автотранспорте нанимателя

Командирование работников на автотранспорте нанимателя

Направление в служебную командировку

При направлении работников в служебную командировку на автомобильном транспорте нанимателя необходимо оформить следующие документы:

Кроме того, при направлении в командировку за рубеж необходим паспорт (при направлении в дальнее зарубежье - визы).

Возмещение расходов на командировки

Работникам, отправляемым в командировку на автотранспорте нанимателя, возмещение суточных и расходов по найму жилого помещения производится в общем порядке, подробно рассмотренном нами ранее. При этом необходимо отметить, что в соответствии с п. 2 постановления Министерства финансов Республики Беларусь от 30.01.2001 № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу» (далее - Постановление № 7) водителям, осуществляющим международные автомобильные перевозки грузов, оплата расходов за проживание вне места постоянного жительства (суточных) должна производиться в размере не менее 40% от установленных этим документом норм. Если локальным нормативным актом, утвержденным руководством организации, устанавливаются нормы возмещения суточных указанной категории водителей в меньшем размере, то это является ухудшением положения работников по сравнению с законодательством о труде. Напомним, что согласно ст. 7 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее - ТК) локальные нормативные акты, содержащие условия, ухудшающие положение работников по сравнению с законодательством о труде, являются недействительными.

Подтверждением для выплаты иностранной валюты при командировках в страны, при пересечении границы которых отметка в паспорте не делается, являются путевой лист с отметками о въездах (выездах) в организации, командировочное удостоверение (если организация, в которую работник командируется, согласна «засвидетельствовать» его приезд и отъезд), а также сопроводительные документы на перевозимый груз. Согласно разъяснениям, полученным в Министерстве труда и социальной защиты Республики Беларусь, к числу таких документов могут относиться товарно-транспортные накладные, квитанции об оплате за проезд по платным дорогам и др. Если из сопроводительных документов время пересечения границы узнать не удается, то на основании указанных отметок оно может быть определено расчетным путем с учетом маршрута и графика движения автотранспорта. При этом пересечение границы определяется по местному времени Республики Беларусь.

Кроме того, в соответствии с п. 53.6 Положения № 55 работникам, командированным на автотранспорте нанимателя, выдаются авансы в иностранной валюте на следующие расходы по:

Если расходы водителя, связанные с командировкой, превысили сумму аванса, выданного ему в валюте, то возмещение произведенных им расходов производится в той валюте, в которой выдан аванс. При отсутствии данного вида валюты наниматель может произвести возмещение расходов как в другой иностранной валюте, так и белорусскими рублями по курсу Национального банка Республики Беларусь на дату составления авансового отчета.

При выполнении международных перевозок также возмещаются расходы:

Все вышеуказанные расходы возмещаются в размере фактически произведенных сумм расходов на основании подтверждающих документов, представленных в оригинале, и относятся на затраты по производству и реализации продукции (работ, услуг) в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.

Автотранспорт, на котором работник направляется в заграничную командировку, совсем не обязательно должен принадлежать организации на праве собственности. Он может быть и арендованным. Кроме того, согласно гл. 36 Гражданского кодекса Республики Беларусь автотранспортное средство может быть предоставлено организации во временное безвозмездное пользование, а ст. 106 ТК предусматривает возможность использования работниками принадлежащих им на праве собственности автотранспортных средств для нужд нанимателя.

Каждый из перечисленных случаев использования автомобиля имеет свои особенности налогообложения и бухгалтерского учета, но в любом из них действует общее правило, установленное п. 6.1 Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35: командированному работнику возмещаются расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы в размере стоимости представленных подлинных проездных документов. Аналогичные требования введены и п. 53.1 Положения № 55: командированному работнику возмещаются расходы по проезду до места командирования и обратно при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале (счета, квитанции, проездные билеты).

Следовательно, расходы по приобретению горюче-смазочных материалов, использованных при поездке в командировку как за границу, так и в пределах Республики Беларусь на автомобиле, используемом для служебных поездок, подлежат возмещению при представлении подтверждающих документов в оригинале.

Использование личного автотранспорта работника для командировки

Что касается использования личного автотранспорта работника для нужд нанимателя, то, вообще говоря, по такому договору может использоваться как легковой, так и грузовой автомобиль. Однако осуществлять перевозки на грузовом автомобиле работника нанимателю все же не стоит. Поясним сказанное.

Согласно п. 13 Правил дорожного движения, утвержденных Указом Президента Республики Беларусь от 28.11.2005 № 551 «О мерах по повышению безопасности дорожного движения», водители механических транспортных средств, принадлежащих юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, транспортная деятельность которых подлежит лицензированию, обязаны, кроме прочих документов, иметь при себе и предъявлять работникам ГАИ и Транспортной инспекции Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь лицензионную карточку на транспортное средство и транспортные документы.

В соответствии с Инструкцией о порядке выдачи и использования лицензионных карточек на транспортные средства, утвержденной постановлением Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 30.10.2003 № 50, для получения лицензионной карточки на автотранспортное средство (в случае, когда это транспортное средство не находится в собственности лицензиата) необходимо представить в Транспортную инспекцию Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь заверенные в установленном порядке копии документов, подтверждающих право владения или пользования ими.

Поскольку договор об использовании личного автомобиля в целях нанимателя не предполагает права владения данным автомобилем юридическим лицом или пользования им (в гражданско-правовом смысле), то и получение лицензионной карточки в этом случае является невозможным. Следовательно, для осуществления грузоперевозок (лицензируемой деятельности) организации следует заключить с работником договор аренды транспортного средства.

С учетом сказанного в дальнейшем мы будем говорить только об использовании личного легкового транспорта работника для нужд нанимателя.

Как было указано выше, работнику, направляемому в служебную командировку на автомобиле, расходы по приобретению горюче-смазочных материалов возмещаются в полном объеме в размере стоимости, указанной в представленных подлинных документах. Но означает ли это правомерность их отнесения на себестоимость в том же размере?

Согласно разъяснению Министерства экономики Республики Беларусь от 05.09.2001 № 13-13/4898 и Министерства финансов Республики Беларусь от 05.09.2001 № 15-9/700 «О порядке включения в себестоимость продукции (работ, услуг) затрат по специальным и служебным легковым автомобилям» (далее - Разъяснение) к расходам на содержание служебного легкового автотранспорта, кроме специального, в соответствии с постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 03.05.1999 № 638 (далее - Постановление № 638) относятся:

В п. 1 Разъяснения сказано, что Постановлением № 638 установлена обоснованность включения юридическими лицами и их обособленными подразделениями в себестоимость продукции (работ, услуг) расходов на содержание только одной единицы служебного, кроме специального, или используемого для служебных поездок личного легкового автотранспорта в пределах установленных норм. Расходы же на содержание служебного, кроме специального, легкового автотранспорта и на использование для служебных поездок личного легкового автотранспорта сверх установленного количества и норм согласно Разъяснению осуществляются за счет прибыли, остающейся в распоряжении юридических лиц и их обособленных подразделений.

Следует отметить, что данная норма Разъяснения устарела и уже не соответствует действующему законодательству.

Во-первых, внесены изменения в само Постановление № 638. Согласно его положениям юридические лица и их обособленные подразделения включают в затраты по производству и реализации продукции, товаров (работ, услуг), учитываемые при ценообразовании и налогообложении (а не в себестоимость, как раньше), расходы на содержание только одной единицы служебного, кроме специального, или используемого для служебных поездок личного легкового автотранспорта в пределах установленных норм. Во-вторых, такой категории, как «прибыль, остающаяся в распоряжении предприятия», в действующем законодательстве больше не существует.

Следовательно, об ограничениях, связанных с отнесением расходов на содержание только одной единицы служебного, кроме специального, или используемого для служебных поездок личного легкового автотранспорта, можно говорить только при определении налогооблагаемой прибыли и ценообразовании, а для целей бухгалтерского учета расходы по приобретению горюче-смазочных материалов, использованных при служебной командировке на легковом автомобиле, относятся на себестоимость в полном объеме в размере стоимости, указанной в представленных документах. Разумеется, если при этом не нарушены линейные нормы расхода топлива и нормы расхода смазочных материалов, установленные Министерством транспорта и коммуникаций Республики Беларусь для конкретного автомобиля. Для определения точных норм расхода топлива на автомобили, коэффициентов корректирования линейных норм расхода топлива в зависимости от условий их эксплуатации, а также норм расхода смазочных материалов организациям следует руководствоваться Инструкцией о порядке применения норм расхода топлива для механических транспортных средств, машин, механизмов и оборудования, утвержденной постановлением Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 31.12.2008 № 141 и вступившей в силу с 1 марта 2009 г.

Пример расчета командировочных расходов

Приказом по организации, расположенной в Минске, заместитель директора был направлен в служебную командировку в Варшаву (Польша) сроком на 10 дней (с 6 по 15 апреля 2009 г.) на служебном легковом автомобиле, принадлежащем организации, для заключения договоров, связанных с ее хозяйственной деятельностью, и изучения возможностей по продвижению отечественных товаров на польском рынке. Ему было определено задание по командировке, выданы необходимые доверенности и денежный аванс. Автомобиль является единственным служебным автомобилем организации.

Курс доллара США на дату выдачи денежного аванса и на дату сдачи авансового отчета составил 2 800 руб. за 1 долл. США.

Денежный аванс работнику был выдан из следующего расчета:

Общая сумма аванса составляет 3 777 000 руб. (360 000 + 2 520 000 + 15 000 + + 882 000).

По возвращении из командировки 16 апреля 2009 г. (трехдневный срок сдачи авансового отчета об израсходованных в служебной командировке денежных суммах не был нарушен) работник представил отчет о выполнении задания по служебной командировке и авансовый отчет о командировочных расходах с приложением следующих документов:

С учетом времени пересечения границы Республики Беларусь суточные с 6 по 14 апреля 2009 г. следует рассчитывать в иностранной валюте (доллары США) по нормам, установленным Постановлением № 7 для Польши, а за 15 апреля 2009 г. - в белорусских рублях по нормам, установленным Постановлением № 197 для командировок в пределах Беларуси (15 000 руб.).

Предположим, что экологический налог за выбросы загрязняющих веществ в атмосферный воздух от передвижных источников выбросов, исчисленный исходя из фактического расхода топлива при передвижении автомобиля по территории Республики Беларусь, равен 10 000 руб., а расходы на горюче-смазочные материалы, подтвержденные представленными документами, не превышают линейных норм расхода топлива, установленные Министерством транспорта и коммуникаций Республики Беларусь для марки автомобиля, принадлежащего организации.

Расходы, возмещаемые по представленному работником авансовому отчету, составили:

Общая сумма возмещаемых работнику расходов по рассматриваемой служебной командировке составляет 6 627 000 руб. (354 000 + 882 000 + 15 000 + 4 536 000 + 840 000).

В бухгалтерском учете организации указанные хозяйственные операции отражаются следующим образом:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

- 3 777 000 руб. - выдан аванс на служебную командировку;

ДЕБЕТ 20, 25, 26, 44 КРЕДИТ 71

- 897 000 руб. (15 000 + 35 х 2 800 х 9 дней) - включены в себестоимость суточные в пределах норм, установленных законодательством Республики Беларусь;

ДЕБЕТ 20, 25, 26, 44 КРЕДИТ 71

- 840 000 руб. - включены в себестоимость расходы на уплату экологического налога (сбора), дорожных сборов за границей, за стоянку, мойку автомобиля, телефонные переговоры с нанимателем, шиномонтаж и т.д. согласно представленным подтверждающим документам;

ДЕБЕТ 20, 25, 26, 44 КРЕДИТ 71

- 3 780 000 руб. (150 ? 2 800 х 9 дней) - включена в себестоимость часть расходов по найму жилого помещения в пределах норм, установленных законодательством Республики Беларусь;

ДЕБЕТ 92-2 «Внереализационные расходы» КРЕДИТ 71

- 756 000 руб. (4 536 000 – 3 780 000) - отнесена на внереализационные расходы часть расходов по найму жилого помещения сверх норм, установленных законодательством Республики Беларусь;

ДЕБЕТ 20, 25, 26, 44 КРЕДИТ 71

- 300 000 руб. (354 000 – 54 000) - включены в себестоимость расходы на горюче-смазочные материалы в пределах норм, установленных законодательством Республики Беларусь (без НДС);

ДЕБЕТ 18-31 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарно-материальным ценностям, работам,

услугам, подлежащий уплате»

КРЕДИТ 71

- 54 000 руб. - отражена сумма НДС по автомобильному топливу, подтвержденная представленными документами;

ДЕБЕТ 18-32 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарно-материальным ценностям, работам,

услугам, уплаченный»

КРЕДИТ 18-31 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарно-материальным ценностям,

работам, услугам, подлежащий уплате»

- 54 000 руб. - отражен уплаченный НДС;

ДЕБЕТ 68-2 «Налоги, уплачиваемые из выручки от реализации товаров, продукции, работ, услуг»

КРЕДИТ 18-32 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарно-материальным ценностям,

работам, услугам, уплаченный»

- 54 000 руб. - принят к вычету НДС по горюче-смазочным материалам;

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

- 2 850 000 руб. (6 627 000 – 3 777 000) - выдана работнику сумма превышения затрат по служебной командировке над суммой полученного аванса;

ДЕБЕТ 20, 25, 26, 44 КРЕДИТ 68

- 10 000 руб. - начислен экологический налог, рассчитанный исходя из фактического расхода топлива при передвижении автомобиля по территории Республики Беларусь.

Расходы на «Зеленую карту» при служебных командировках

Вопросы, связанные с бухгалтерским и налоговым учетом платежей по страхованию гражданской ответственности владельцев транспортных средств при поездках за границу (в частности, при страховании по системе «Зеленая карта»), возникают у бухгалтеров постоянно. Дело в том, что отдельные специалисты дают разъяснения, согласно которым расходы на данный вид страхования не включаются в состав затрат в целях исчисления налога на прибыль, потому что он якобы не является обязательным.

Новый всплеск споров по данной проблеме вызвало вступление России в международную систему «Зеленая карта» с 1 января 2009 г. Поскольку значительная часть служебных командировок на автомобиле приходится именно на Российскую Федерацию (или осуществляется с проездом по ее территории), решение этого вопроса затрагивает интересы большого числа субъектов хозяйствования.

Для того чтобы разобраться с отнесением на затраты расходов на «Зеленую карту», необходимо учитывать не только законодательство нашей страны, но и правовые акты, действующие в России.

Дело в том, что в соответствии с п. 3.21 Основных положений по составу затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), утвержденных постановлением Министерства экономики, Министерства финансов и Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.10.2008 № 210/161/151 (далее - Основные положения по составу затрат), в себестоимость продукции (работ, услуг) включаются страховые взносы по видам обязательного страхования; страховые взносы по перечню видов добровольного страхования и в размерах, определяемых Президентом Республики Беларусь; страховые взносы по договорам страхования гражданской ответственности владельцев транспортных средств при направлении работников в служебную командировку за пределы Республики Беларусь в случаях, когда в соответствии с законодательством страны пребывания командированного работника указанный вид страхования является обязательным.

Аналогичная норма содержится и в п. 4-2.43 ст. 3 Закона Республики Беларусь «О налогах на доходы и прибыль», согласно которой страховые взносы по видам обязательного страхования, а также по перечню видов добровольного страхования и порядку, определяемым Президентом Республики Беларусь, включаются в затраты по производству и реализации продукции, товаров (работ, услуг), учитываемых при налогообложении, в составе прочих затрат.

Таким образом, осталось выяснить, является ли применение международной системы страхования «Зеленая карта» обязательным в соответствии с законодательством России.

Статьей 3 Федерального закона Российской Федерации от 25.04.2002 № 40-ФЗ «Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств» (далее - Закон № 40-ФЗ) установлена недопустимость использования на территории России транспортных средств, владельцы которых не исполнили установленную данным законодательным актом обязанность по страхованию своей гражданской ответственности. Кроме того, п. 2 ст. 10 Закона № 40-ФЗ определено, что владельцы транспортных средств, зарегистрированных в иностранных государствах и временно используемых на территории Российской Федерации, должны заключать договоры обязательного страхования (после вступления России в международную систему «Зеленая карта» здесь имеется в виду именно этот вид страхования) на весь срок временного использования таких транспорт­ных средств, но не менее чем на 5 дней.

Следовательно, на территории Российской Федерации страхование по системе «Зеленая карта» является обязательным для владельцев транспортных средств, зарегистрированных в иностранных государствах и временно используемых на территории России, а значит, расходы на данный вид страхования включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) на основании п. 3.21 Основных положений по составу затрат.

Что касается учета расходов на данный вид страхования при исчислении налога на прибыль, то в Положении о страховой деятельности в Республике Беларусь, утвержденном Указом Президента Республики Беларусь от 25.08.2006 № 530 «О страховой деятельности» (далее - Положение № 530), этот вид страхования гражданской ответственности владельцев транспортных средств также назван обязательным. В частности, п. 123 Положения № 530 определено, что договор страхования «Зеленая карта» должен заключаться с владельцем по транспортному средству, зарегистрированному в Республике Беларусь и выезжающему за ее пределы для использования в дорожном движении государства - члена системы «Зеленая карта». Отметим, что кроме Республики Беларусь, присоединившейся к системе «Зеленая карта» еще в 2003 году, и России, членами являются все страны ЕС.

Документом установленного образца, удостоверяющим заключение договора страхования «Зеленая карта», является страховой сертификат. Согласно п. 143 Положения № 530 при выезде в страны - члены системы «Зеленая карта» транспортного средства, зарегистрированного в Республике Беларусь, водитель обязан предъявить на границе должностному лицу органа пограничной службы или Министерства транспорта и коммуникаций страховой сертификат, выданный белорусским страховщиком и действительный в этих странах.

Особое внимание необходимо обратить на тот факт, что Положение № 530 требует предъявления на границе страхового сертификата, выданного именно белорусским страховщиком, а не каким-нибудь иным. Отсюда следует простой вывод: для гарантированного включения расходов на страхование гражданской ответственности владельцев транспортных средств по системе «Зеленая карта» необходимо заключать договор такого страхования со страховщиками - резидентами Республики Беларусь. В противном случае отнесение и включение таких расходов в затраты при исчислении налога на прибыль могут быть оспорены налоговыми органами со всеми вытекающими из этого неприятными последствиями.

В завершение отметим, что в бухгалтерском учете расходы на страхование гражданской ответственности владельцев транспортных средств по системе «Зеленая карта» отражаются следующими записями:

ДЕБЕТ 20, 23, 25, 26, 44 и др. КРЕДИТ 76

- страховой сертификат «Зеленая карта» для выезда в страны, входящие в систему «Зеленая карта», выдан белорусским страховщиком;

ДЕБЕТ 92-2 «Внереализационные расходы» (84) КРЕДИТ 76

- страховой сертификат «Зеленая карта» для выезда в страны, входящие в систему «Зеленая карта», выдан иностранным страховщиком.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

3. Декрет Президента Республики Беларусь от 16 марта 1999г. № 11 «Об упорядочении государственной регистрации и ликвидации (прекращения деятельности) субъектов хозяйствования».

4. Декрет Президента Республики Беларусь от 17 декабря 2002г. № 29 «О внесении изменений и дополнений в декреты Президента Республики Беларусь от 16 марта 1999г. №11 и от 16 ноября 2000г. №22».