Оглавление
Введение
Глава 1. Назначение и методы связи пресс-службы со СМИ
§1.1 Структура современной пресс-службы
§1.2 Приемы связи пресс-службы со СМИ
§1.3 Основные информационные документы
Глава 2. Пресс-службы в государственных и общественных структурах
§2.1 Особенности политических PR
§2.2 Работа современной пресс-службы с общественностью на правительственном уровне.
§2.3 Пресс-службы федеральных органов власти
§2.4 Непосредственная работа пресс-службы политический партии
§2.5 Работа современной пресс-службы в области фандрайзинга
Глава 3. Опыт работы правительственных пресс-служб в США
§3.1 Задачи и тактика в деятельности правительственных пресс-служб в США
§3.2 Распорядок дня правительственных пресс-служб в США
§3.3 Регламент общение по телефону в работе правительственных пресс-служб в США
§3.4 Правильное распределение рабочих ресурсов в деятельности правительственных пресс-служб в США
§3.5 Необходимость в координации работы правительственных пресс-служб в США
Заключение
Список литературы
В последние годы роль пресс-службы заметно повысилась. Организация, которая не считает нужным развивать собственную пресс-службу, может стать средством для достижения чужих целей. "Мир есть отпечаток слова", - говорил Генрих Гейне. В ХХI веке средства массовой информации стали неотъемлемой частью жизни людей. Информационные потоки обрушились на человечество, сделав газетные статьи и телевизионные материалы сильным и эффективным оружием, способствующим социально-экономическому развитию общества.
В настоящее время нет ни одной сферы жизни, которая бы, так или иначе, не соприкасалась с деятельностью средств массовой информации. А потому создание компетентной и сильной пресс-службы приобретает особое значение. Ведь именно пресс-служба является важной структурной частью связей с общественностью, посредником между фирмой, учреждением, организацией и обществом.
Пресс-служба в каждой конкретной организации имеет свое назначение и функции. Пресс-служба может заниматься социально-экономическими задачами, т.е. планирование работы со средствами массовой информации на основе выверенной и продуманной структуры целей и соответствующих средств их достижения. Также возможно решение управленческих задача, в результате чего пресс-служба становится органом управления информационными потоками на основе поставленных целей, мониторинга существующей ситуации, а также финансово-экономического анализа способов осуществления данного управления.
Важно умение использовать различные методы взаимодействия пресс-службы со СМИ, общественностью и политическими организациями для более эффективного достижения поставленных целей.
Актуальность темы обусловлена тем, что на примере работы пресс-службы с СМИ, общественность и политическими организациями можно рассмотреть особенности каждого из подходов к взаимодействию и выявить базовые компоненты, которые являются основой для успешного функционирования пресс-службы. Также пресс-служба является как способом взаимодействия с общественностью, так и способом формирования общественного мнения у населения и важно знать базовые особенности ее функционирования.
Цель работы: рассмотреть формы и методы работы современной пресс-службы со СМИ, общественностью и политическими организациями.
Задачи исследования: рассмотреть работу современной пресс-службы в различных сегментах общества и выявить особенности в каждом; выявить для каждой из категорий (СМИ, общественность, политические организации) алгоритм и основные принципы работы; выявить особенности практической работы пресс-службы на примере западного опыта.
Объект исследования: процесс работы современных пресс-служб в правительстве США.
Предмет исследования: формы и методы взаимодействия правительственной пресс-службы США со СМИ, общественностью и политическими организациями.
В курсовой работе использованы результаты исследований следующих авторов:
Ворошилов В.В. Современная пресс-служба. М., 2009.
Почепцов Г.Г. Паблик рилейшенз для профессионалов. М.: Рефо-бук, 2001.
Кочеткова А.В., Тарасов А.С. Современная пресс-служба. М., 2009.
Чумиков А.Н., Бочаров М.П. Связи с общественностью. Теория и практика. М.: Издательство "Дело", 2006.
Азарова Л.В., Гусева Н.В., Иванова К.А. Связи с общественностью в некоммерческих организациях: учеб. пособие. СПб.: Издательство СПбГЭТу "ЛЭТИ", 2003.
Андреев С.А., Мельниченко Л.Н. Основы некоммерческого маркетинга для политических партий, властных структур, некоммерческих организаций, физических лиц. М.: Прогресс-Традиция, 2000.
Степень изученности проблемы: изучением данной проблемы занимались такие ученые как С. Блэк "Паблик рилейшнз. Что это такое?" - 1990г, С. Катлип, А. Сентер, Г. Брум "Эффективные паблик рилейшнз" - 1994г, А. Чумиков "Связи с общественностью: учебное пособие для вузов" - 2000г., В. Ворошилов "Современная пресс-служба" - 2009г, Почепцов Г.Г. "Паблик рилейшенз для профессионалов" - 2001г и др.
"Пресс-служба - группа людей, занятая сбором информации, хранением, обработкой и распределением информации". Такую характеристику работе пресс-служб дал еще С. Блэк. [1]
На данный момент пресс-службы, пресс-центры и различные их модификаций воплощают организационные формы отношений государственных, общественных, бизнес-структур.
В зависимости от объема работ связи со СМИ могут выполняться следующими специалистами:
пресс-специалистом (пресс-секретарем);
пресс-бюро;
отделом по работе с прессой;
пресс-службой или пресс-центром;
службой PR (непосредственно ее руководителем);
внештатным работником или внешней консультативной фирмой.
Штат пресс-службы может колебаться от одного-двух до 20 человек и более. В крупных организациях пресс-службы чаще являются подразделениями отделов PR. Желательно, чтобы все запросы прессы направлялись через пресс-офис - двусторонний канал связи с прессой. В обычных случаях ответственный за связь с прессой выступает от имени организации. Однако необходимо, чтобы по вопросам, представляющим жизненно важный интерес для организации, выступал ее руководитель. Основная функция пресс-службы, пресс-группы или пресс-центра - информирование общественности через средства массовой информации. Эта работа должна строиться на основе пресс-стратегии, которая, в частности, координирует пресс-конференции, пресс-релизы, редакционные статьи, проведение встреч с потребителями, электоратом, избирателями.
Пресс-служба решает две задачи:
обеспечивает полноту и оперативность информации о деятельности представляемой ею организации;
создает оптимальные условия для работы (и отдыха) аккредитованных журналистов.
Также цель пресс-службы как структурного подразделения заключается в передаче "нужной" информации в "нужное время" на самых разных уровнях. [2]
На местах актуальных событий пресс-служба может создавать субпресс-центры, иметь пресс-атташе. Такую картину можно видеть на Олимпийских играх, которые проходят в различных городах страны-устроителя. Пресс-атташе есть и в организациях, имеющих выход на международные контакты, зарубежные представительства (часто это советники, эксперты по связям с иностранными СМИ).
В числе важных функций пресс-службы - разработка стратегии по отношению к прессе, информационные консультации, подготовка информационных бюллетеней, текстов и опубликованных документов. Важнейшим условием эффективности работы любой организации сегодня является своевременная и достоверная информация, и информационный центр становится ядром любой фирмы или учреждения, обеспечивая согласованность действий, выработку планов и достижение целей. Причем мало наладить документооборот или приобрести оргтехнику, а необходимо целенаправленно работать с информацией. Работа пресс-службы станет продуктивной при следующих условиях:
наличие информационной базы и доступе к необходимой информации;
контакте с руководителями и ключевыми фигурами, участии в выработке стратегических решений;
получение всей официальной информации;
возможности привлечения аналитиков;
адекватном материально-техническом обеспечении.
Крупная пресс-служба международной организации отличается солидным техническим оснащением. Она имеет телефоны, телетайпы, факсы, компьютеры, электронные банки данных, внутреннюю телевизионную и радиосеть; библиотеку текущей печати; автоматизированные информационно-справочные пункты; может издавать бюллетени, пресс-релизы и другую печатную продукцию; должна быть налажена работа службы сервиса (питание, экспедиция, транспорт и пр). Во время длительных мероприятий (конференций, симпозиумов, фестивалей и т.п.) в пресс-службе устанавливается автоматический информатор - телефонная аппаратура многоцелевого назначения, выдающая по запросам абонентов справочную информацию (программу мероприятий на текущий день, хронику прошедшего дня, экстренные объявления, изменения в составе жюри или президиума, официальные решения в самом кратком изложении и пр., а также сведения о погоде, точном времени, сервисных службах).
Группа аккредитации выдает журналистам аккредитационные карточки, а также документы, обеспечивающие работу творческих бригад телевидения, фотокорреспондентов и т.п.; вручает информационный пакет документов и, наконец, ключ от личного пресс-бокса, закрепленного на какое-то время за представителем СМИ (если, разумеется, служба может предоставить такие возможности). Квоты аккредитации представителей СМИ определяются руководством администрации, директором пресс-службы с учетом общего числа редакционных заявок и технических возможностей помещений (рабочие места журналистов, "мощность" средств связи и пр). Аккредитационная анкета полагается для заполнения журналистам, контрольный список которых составляется в соответствии с заявками и квотами редакций СМИ.
Для журналистов руководители пресс-службы проводят пресс-конференции и организуют культурную программу.
Творческая группа пресс-службы включает собственных корреспондентов, ТВ-репортеров и операторов, способных самостоятельно подготовить материалы для редакции СМИ.
Пресс-центры по масштабу деятельности уступают пресс-службам, хотя и решают те же задачи (аккредитация, освещение деятельности "своей" структуры, организация пресс-конференций, подготовка информационных материалов, выпуск бюллетеней т.п.). Они создаются на ведомственном уровне (министерство, государственный комитет, управление), а также в структуре местного управления (пресс-центр городской или областной администрации).
Близки к пресс-центрам по функциональному назначению ведомственные структуры, ориентированные на PR, на поддержание оптимальных связей не только со средствами массовой информации, но и ос всеми социальными институтами, с общественностью в целом.
Умение работать с журналистами, своевременно сообщать им точную, важную для общества, правдивую и объективную информацию является одним и важнейших требований к PR профессии, поскольку СМИ предлагают наиболее эффективный и экономичный способ передачи информации. Для того чтобы сделать отношения с журналистами продуктивными и доверительными, профессионалы PR должны многое знать и уметь (понимать роль информации и важность СМИ для ее распространения, быть корректными и открытыми при общении с журналистами).
Любая пресс-служба фирмы, учреждения организации имеет полный список средств массовой информации, он зависит от профиля фирмы или организации характера СМИ, на заинтересованность которых в информации можно рассчитывать. Такой список с краткой характеристикой каждого средства информации используется обычно при рассылке ньюс-релизов и других информационных материалов и при приглашении на пресс-конференцию.
В числе основных методов обращения к средствам массовой информации можно назвать устные контакты (телефонные переговоры, встречи, интервью), публикацию материалов информационного пакета и пресс-конференцию.
Телефонный разговор с журналистом дает подчас большую надежду на положительное освещение в прессе или эфире важной для вас информации, чем рассылка пресс-релизов, так как в этом случае существует обратная связь и по тону, уровню заинтересованности, типу вопросов, задаваемых журналистом, можно определит степень вероятности появления публикации.
Личная встреча с журналистом по инициативе PR-специалиста может оказать еще боле многообещающей, поскольку вы к ней специально готовитесь, знакомясь с его предыдущими публикациями, передачами или программами и выясняя интересы и узкую специализацию журналиста, стиль в котором он пишет и задает вопросы. Но если этот журналист вам знаком или даже ваш друг, не рассчитываете на принятие им ваших оценок и видения ситуации, не надеетесь на объемную публикацию или большую передачу, например, частная встреча может закончиться несколькими строчками в газете или парой фраз в эфире.
Интервью представляет собой совершенно особый вид личной встречи с журналистами. Участие в интервью (не важно по чьей инициативе оно проводится, вашей организации или средств массовой информации) требует от вас особенно тщательной подготовки. Со стороны организации в интервью обычно принимает участие либо директор отдела по связям с общественностью, либо первое или второе лицо в организации - в зависимости от серьезности причины проведения интервью: чем серьезнее причина (авария катастрофа, пожар), тем выше должно быть положение лица, его дающего. И задача специалиста по PR, подготавливающего этих первых лиц к интервью, - собрать для них все необходимые материалы, предусмотреть типичные вопросы, которые могут быть заданы и предложить варианты ответов.
Трудности проведения интервью, в отличие, например, от подготовки пресс-релиза, заключаются, прежде всего, в том, что участвуя в интервью, PR-специалист не контролирует ситуацию полностью, а зависит от вопросов, которые подготовил журналист. Однако, как правило, любое интервью начинается со вступительных слов специалиста по PR, в которых сжать и объективно излагается основная информация (новость, характеристика сложившейся ситуации и т.п.).
В обязанности сотрудников пресс-центра входит как предоставление материалов для печати, по которым затем работники СМИ пишут статьи, очерки и т.п., так и непосредственное участие в прессе, т.е. публикация материалов за своей подписью. Для этого в штате пресс-центра есть несколько профессиональных журналистов, которые занимаются подготовкой таких материалов. Кроме того пресс-центры часто готовят поздравления, соболезнования и т.п.
Рутинная повседневная работа со СМИ - это, прежде всего обеспечение непрерывного потока новостной информации, так называемой фоновой. Она выступает основой, на которой строятся прочие действия со средствами массовой информации. Это могут быть информационные письма, бэкграундеры, ньюс - и пресс-релизы, факт-листы, биографии и т.д. важнейшей проблемой новостной информации является умение сделать из информации именно новость, а для этого необходимо подать факт или событие, чтобы они оказались интересны читателям, зрителям, слушателям, а значит, и соответствующему СМИ. Главным здесь становится склонность специалиста к эмпатии, т.е. способности поставить себя на место другого и воспринимать и чувствовать мир его глазами. Для работников пресс-центра важно соблюдать ряд правил. Следует адресовать материалы знакомому журналисту или редактору, иначе они могут попасть в рекламный отдел; подкреплять отправленное по факсу или электронной почте сообщение личным звонком, чтобы убедиться - информация получена, и в случае необходимости предложить дополнительные факты; при составлении материалов использовать особенности газетной стилистики, сочетать понятийное с образным, для лучшего читательского восприятия текста строить его по принципу "перевернутой пирамиды", когда с каждым абзацем информация становится менее весомой и важной. После появления в СМИ предложенного PR-специалистом материала необходимо поблагодарить репортера или редактора, что может дать им дополнительный стимул в дальнейшем обратиться в пресс-центр за необходимой информацией. Параллельно с передачей в СМИ фоновой информации надо своевременно реагировать на сообщения в прессе, затрагивающие интересы организации, предлагать журналистам уточнения, дополнения к затронутой теме (возможно, в рамках интервью), готовить ответы по вопросам редакций, комментарии для обзорных материалов и т.д.
Для эффективной работы со СМИ важно систематизировать и постоянно обновлять сведения о них. Для этого медиа-карту, или пресс-карту, следует заполнить такой информацией, как перечень СМИ, с которыми пресс-служба намерена работать; типологические списки СМИ (по отраслям: политика, экономика, культура, наука, спорт и пр.; по форме собственности: государственные, акционерные, частные); тираж и состав аудитории СМИ, рейтинги радио и телевидения; график выхода в свет изданий и программ. Неплохо иметь данные о структуре ведущих газет и журналов по полосам и рубрикам, о кадрах редакции (от главного редактора до ведущих корреспондентов) с указанием их адресов, телефонов, электронной почты.
Пресс-конференция, или встреча журналистов газет, журналов, телевидения и радио с представителями государственных учреждений, общественно-политических организаций, коммерческих структур, предназначена для адресного распространения информации (новостей, документов, фотографий) среди редакций СМИ. Она ускоряет поступление в редакции информации, причем последняя отличается авторитетностью источников новостей, достоверностью сведений; при этом всегда возможны многократная проверка и уточнение версий, получение дополнительного пакета новостей (в развитии, в связи с другими событиями). Предлагаемая информация комментируется благодаря регламенту пресс-конференции, предусматривающему уточняющие вопросы журналистов, снабжение их пресс-релизами, фотографиями, текстами речей и выступлений, а также за счет приглашения признанных авторитетов в своей области, лично заинтересованных в сообщении максимально полных сведений.
Пресс-конференция предполагает авторитетность источника новостей (ньюсмейкера), получение информации "из первых рук", возможность проверки сведений и уточнения версий с помощью вопросов. [3]
Информационные материалы (документы), связанные с определенными событиями, пресс-служба соединяет в папке информационного пакета документов, или они предлагаются порознь участникам пресс-конференций и других мероприятий, а также готовятся к публикации в СМИ. Перечень документов:
Байлайнер - именная, или авторская статья, мнимо подписанная должностным лицом конкретной фирмы, но написанная PR-специалистом. Использование подписи руководителя придает публикации престижность, а также позволяет корпоративным спикерам высказать свои взгляды в более авторитетной форме. Подобные материалы часто создаются пресс-центрами и пресс-секретарями наряду с заявлениями, обращениями и т.п.
Биография. Форма подачи материала биографии зависит от целевой аудитории, цели и задач, которые призвана выполнить это биография, от состава дополняющих ее документов, характера новостного события, в рамках которого она выдается средствам массовой информации. В политической рекламе выделяют две подгруппы внутри жанра биографии: биографию конспект и биографию-рассказ. [4]
Особой разновидностью биографии является некролог. В зарубежных странах большинство организаций хранят подборки биографий всех высших руководителей - для немедленного использования в новостях, когда возникает необходимость, такая как неожиданное назначение или внезапная смерть.
Брошюра отличается способом крепления листов.
Буклет обычно рассматривается как разновидность печатной рекламной продукции, но может содержать отдельные PR-тексты: байлайнер, набор факт-листов и др.
Бэкграундер, или разновидность тематического досье, сосредоточивает материалы, относящиеся к происхождению актуальной проблемы. Бэкграундер может содержать информацию, дополняющую короткий пресс-релиз и помогающую журналисту сделать историю.
Вопрос-ответ. В этой форме перечисляются наиболее распространенные вопросы, которые с большой вероятностью могут быть заданы, и сразу же даются на них ответы.
Годовой отчет. Его структура: байлайнер, подписанный руководителем АО, далее идут четыре части: основные сведения об АО; сведения об основных направлениях работы; проблемы развития АО и спонсорства; приложение - балансовый отчет о прибылях и убытках.
Досье проблемы. В простейшем виде это подборка материалов прессы.
Занимательная статья пишется в легком неформальном стиле, ее цель не столько информировать, сколько развлекать; пишется по схеме: описание - разъяснение - оценка. [5]
Заявление для СМИ пресс-секретаря, руководителей государственных организаций, политических лидеров определяет позицию, точку зрения на событие, содержит оценку других заявлений, документов. Как пишет А. Тертычный, цель заявления для СМИ - публичное порицание, публичное предложение, публичное требование, публичная просьба. [6]
Часто заявления носят оборонительный характер или служат для предупреждения нежелательных событий. [7]
Имиджевая статья посвящена социально значимой проблеме или персоне.
Имиджевое интервью - беседа с первым или должностным лицом фирмы, организации, политиком, бизнесменом.
Информационное письмо более всего подходит для неофициального участия в пресс-конференции тех гостей, кто пока еще не имеет возможности самостоятельно собрать журналистов.
Информационные сборники документов предлагаются в виде экспресс-изданий всего комплекта основных правовых актов, официальных отчетов фирмы (или организации) за длительные промежутки времени (полгода, год).
Информационный бюллетень содержит изложение (перечисление) главных событий в деятельности организации, созывающей пресс-конференцию.
Кейс-история, или случай-история, - разновидность информационного жанра, сообщение о благоприятном использовании потребителем продукта или услуги, составная часть пресс-кита (так считают составители Справочника-словаря по рекламе). Однако А.Д. Кривоносов полагает, что кейс-история обычно не является составной частью пресс-кита, а появляется исключительно на страницах периодической печати. [8]
Коммюнике предлагается журналистам на пресс-конференциях, проводимых правительственными структурами. Это официальное сообщение Правительства о международных соглашениях, переговорах, визитах официальных представителей и т.п.
Комментарий - оперативный отклик или точка зрения на событие, рассуждение оп поводу обнародованного ранее факта.
Медиа-кит, или пресс-кит, - пакет информационных материалов. Содержит пресс-релиз, бэкграундер, биографию, фотографии, журналистские тексты, материалы рекламного характера и т.п.
Ньюз, ил пресс-релиз, - сообщение, содержащее важную новость или полезную информацию для широкой аудитории.
Ньюслеттер - листок новостей, содержащий PR-тексты и журналистские материалы.
Обзорная статья, анализирующая опыт нескольких компаний отрасли.
Обращение руководителей организации разного рода, участников общественных движений, митингов и пр. Привлекает внимание журналистов к новым проблемам, к новым аспектам традиционных отношений.
Опровержение публикуется вслед за оглашением заявлений, неверно толкующих позицию, точку зрения, ход рассуждений представителей организации, устраивавших накануне пресс-конференцию.
Особое мнение вносит оттенок плюрализма в официальные заявления, обращения и другие документы, характеризующие позицию организации по спорным, дискуссионным вопросам.
Памятная записка, рассылаемая редакциям газет, TV и радио, приглашает журналистов принять участие в предстоящих событиях (или пресс-конференции по этому поводу).
Поздравление делается от первого лица в связи с какой-либо датой, юбилеем, торжественным событием в жизни социально значимого лица, организации, фирмы.
Пресс-дайджест содержит сокращенную перепечатку главнейших публикаций из разных газет и журналов за определенный период времени (неделя, месяц).
Приглашения рассылаются журналистам, широкой общественности, акционерам на специальные мероприятия.
Проспект отличается от буклета объемом информации.
Реплика - ответ оппоненту в споре.
Факт-лист - это короткий документ, компактно отражающий профиль организации, должностного лица или события.
Фотографии используются для поддержки текстовых материалов.
Экспресс-обзоры печати, выступлений по ТВ и радио носят в большей или меньшей мере аналитический характер. Специалисты прослеживают по группе материалов СМИ причины и тенденции развития общественной проблемы, высказывают прогноз дальнейшего хода событий, определяют возможные последствия данной проблемной ситуации.
Все эти специально подготовленные тексты отражают различные аспекты предстоящего мероприятия.
Сотрудники пресс-службы, а также журналисты создают тексты, которые могут подавать уже в виде готовых для публикации материалов для СМИ. Как пишет Е.Н. Пашенцев, можно попытаться "зажечь" журналиста идеей написания статьи о фирме, ее деятельности или предложить взять интервью у одного из ее руководителей. Однако во многих случаях практики PR должны готовить материал к печати сами. [9]
А.Н. Чумиков к таким материалам относит занимательную статью, кейс-историю, именную статью, обзорную статью, интервью. [10]
И. Алешина и И. Синяева проявили полное единодушие, утверждая, что работники пресс-службы готовят для СМИ следующие материалы: бэкграундер, пресс-релиз, медиа-кит, кейс-история, именные или авторские статьи, обзорные статьи, факт-лист, форма "вопрос-ответ", листки новостей, годовые отчеты, управленческие публикации. [11]
Особую роль на рынке PR играют политические PR. Использование технологий политических PR возможно везде, где речь идет о получении (предоставлении, делегировании) власти, а также ее удержании и реализации. В настоящее время политические PR в России наиболее широко используются в двух сферах:
1) государственная власть и управление;
2) политические кампании (в основном электоральные).
Первое направление в нашей стране развито недостаточно, в отличие от США и Западной Европы, где государственные органы довольно часто прибегают к услугам профессионалов в области PR. Однако очевидно, что спрос на подобные услуги со стороны государства будет расти по мере усиления институтов самого государства, которому для реализации политических и экономических инициатив потребуется эффективный механизм установления диалога с обществом в лице демократических институтов и различных представительных органов.
Раньше органы государственной власти России часто прибегали к чисто административным средствам управления - распоряжениям, приказам, указаниям. Однако демократические преобразования в обществе, изменение политической системы, реформирование государственной службы вызвали потребность в контактах с гражданами, общественными организациями, средствами массовой информации, тем самым превращая службы "паблик рилейшнз" в важнейший элемент всей системы государственного управления, политической структуры. Особенности PR связаны с уровнем управления. На федеральном уровне особое внимание обращается на взаимодействие с прессой, аналитическую и прогностическую деятельность, в региональных и муниципальных органах власти широко реализуется коммуникативная функция, и общение с гражданами постоянно и организованно. При этом в том и другом случае работа должна строиться на таких принципах, как системность,основанная на социологических исследованиях, позволяющих объективно оценивать работу правительственных структур; регулярность, искренность идостоверность, полнота, когда нет зон, закрытых от освещения; координация,когда все правительственные службы говорят "одним голосом".
PublicAffairs - это специализированная часть PR, подразумевающая работу с общественностью на правительственном уровне. Это информирование различных общественных групп (избирателей, потребителей, активистов и т.д.) в интересах обеих сторон.
Если Правительство проводит какую-либо общественную программу по здравоохранению, экологии или денежную реформу, оно, в идеальном варианте, разъясняет гражданам, зачем и почему это делается и каким образом нововведения скажутся на гражданах. Это и называется PublicAffairs.
Властные структуры используют свои информационные, коммуникативные возможности наиболее полно, если опираются на собственные службы по связям с общественностью, призванные обеспечить устойчивую и планомерную информационно-коммуникационную деятельность, от которой во многом зависит эффективность всего управленческого процесса.
Пресс-центр создается на ведомственном уровне (министерство, государственный комитет, управление), а также в структуре местного управления (пресс-центр мэрии, областной администрации). По масштабу деятельности пресс-центр уступает пресс-службам, хотя в принципе решает те же самые задачи (аккредитация, освещение деятельности споен структуры, организация пресс-конференций, подготовка информационных материалов, выпуск бюллетеней и т.п.).
Управления информации министерств (ведомств), поддерживая контакты со СМИ, снабжая их материалами по запросам редакций, в то же время способны и самостоятельно провести PR-кампанию, информационную акцию в поддержку (обоснование) собственной позиции. Управление информации МИД России обеспечивает плодотворную работу иностранных журналистов, обеспечивает информацией российские СМИ, проводит пресс-конференции, участвует в международных мероприятиях (информационных форумах, симпозиумах, конференциях). Сотрудники центров общественных связей силовых министерств встречаются не только с журналистами, но и с социальными институтами (пресс-конференции, встречи с коллективами и пр.), готовят публикации. Средствами такого ознакомления становятся и собственные издания (газеты, журналы), телефильмы.
Сообщения, исходящие от властных структур, проходят так называемый фильтр пресс-служб, которые проводят отбор и дозирование официальной информации. С другой стороны, готовя обзоры печати для руководства органов власти и чиновников, сотрудники пресс-службы преследуют цель не просто передавать опубликованные в газетах новости, а интерпретировать их.
Таким образом, можно обозначить три основные функции пресс-службы:
1) внешняя, предусматривающая проведение в тесном контакте с руководством ведомства анализа служебной информации, вычленение сообщений, представляющих общий интерес, и передачу их в средства массовой информации;
2) внутренняя: сбор и анализ распространенных в средствах массовой информации сведений об органе государственной власти;
3) охранная, в соответствии с которой осуществляется защита служебных тайн и не предназначенной для общества информации.
Сегодня во всех органах государственного управления созданы пресс-службы или, по крайней мере, имеется пресс-секретарь, отвечающий за связь со средствами массовой информации.
Пресс-служба Президента Российской Федерациибыла образована в 1995 г. численностью 17 человек. Общее руководство этой службой было возложено на пресс-секретаря Президента. Основные функции пресс-службы - обеспечение связи Президента РФ со средствами массовой информации, информирование последних о деятельности Президента, об издаваемых им правовых актах, о его заявлениях, выступлениях, встречах и других мероприятиях, оперативное информирование Президента о позиции СМИ, об откликах в прессе на телевидении и радио на его выступления и решения, о состоянии общественного мнений. Основные задачи пресс-службы - организация пресс-конференций Президента, его встреч с представителями СМИ, интервью, обеспечение выступлений Президента в прессе; выпуск заявлений и сообщений для печати; проведение брифингов, касающихся деятельности Президента; подготовка для него обзоров печати, справок и других аналитических материалов. [12]
Сегодня пресс-служба Президента Российской Федерации насчитывает уже 36 сотрудников, объединенных в четыре отдела: аккредитации и брифингов, оперативной информации, перспективного планирования, фотодокументов. Функции отделов строго не разграничивались, и они выполняли похожую работу, в то же время, не дублируя ее. [13]
Так, отдел аккредитаций и брифингов обязан сообщать журналистам о проведении пресс-конференций, брифингов, встреч, совещаний, заседаний и т.д., а также заниматься аккредитацией журналистов. Интересно, что раньше постоянной аккредитации не было из-за проблем с разветвленной системой безопасности, а действовали разовые приглашения.
К числу основных функций отделов оперативной информации и перспективного планирования относятся просмотр и анализ уже опубликованной информации о деятельности Президента и его Администрации, а также распространение в СМИ новой информации - собственной или поступающей в пресс-службу из Правительства.
Отдел оперативной информации регулярно готовит несколько видов отчетов: сводку передач телевидения и радиовещания, в которых речь идет о Президенте и о деятельности его Администрации, обзор прессы (как правило, не больше трех страниц) с краткими комментариями к статьям, посвященным Президенту и российской политике, пресс-дайджест завтрашних газет, статьи в котором приводятся полностью; тематические подборки и т.д. Главным требованием, которое предъявляется к материалам, является объективность, поэтому в них присутствует как позитивная, так и негативная информация, в том числе из оппозиционных и коммунистических газет. Некоторые отчеты готовятся ежедневно, другие - раз в неделю.
Отдел фотодокументов формирует банк фото - и видеоматериалов, посвященных деятельности Президента и его Администрации.
Пресс-служба Президента Российской Федерации выполняет главным образом организационно-тактические PR-задачи, в то время как разработка PR-стратегии поручена Управлению по связям с общественностью, созданному после президентских выборов в 1996 г. Тогдашний ее руководитель М. Маргелов подчеркивал, что "пресс-служба занимается тем, что дает информацию о работе Президента в средства массовой информации, констатирует свершившийся факт, организует процесс предоставления этой информации, а Управление работает в режиме диалога, налаживает обратную связь". Его преемник Д. Молчанов добавляет: "Если пресс-служба всегда работает "в белую", официально, без интриг, то Управление по связям с общественностью такие интриги себе позволяет, вплетая время от времени в общий информационный поток некоторые сведения без ссылки на источник".[14]
В Управлении по связям с общественностью создавались и специальные подразделения, которых не было в пресс-службе, например, отдел по связям с общественностью в регионах и отдел социологических исследований.
У пресс-службы федеральных органов власти есть еще весьма важная обязанность, Предусмотренная Законом РФ "О порядке освещения деятельности органов государственной власти в государственных средствах массовой информации", действующим с января 1995 г. Они должны вести аудио - и видеозаписи всех официальных мероприятий с участием Президента Российской Федерации, заседаний Совета Федерации и Государственной Думы, Правительства РФ. Для таких записей устанавливается бессрочный режим хранения. Журналисты средств массовой информации имеют право ознакомиться с записями и снять копии с них, кроме записей закрытых мероприятий.
При использовании записей в теле - и радиопрограммах ссылка на соответствующую пресс-службу не требуется.
Пресс-служба Государственной Думы РФ. В отличие от президентских структур функции пресс-службы и связей с общественностью в Госдуме сконцентрированы в одном подразделении - пресс-службе (она насчитывает около 70 сотрудников), в которую входят; следующие отделы: средств массовой информации, информационного взаимодействия, по связям с центральной и региональной прессой, общественных связей и информационного обеспечения, телерадиослужбы (с разбивкой на подотделы телевещания, радиовещания, координации теле - и радиопрограмм, эксплуатации телерадиокомплекса). Отдел связи со СМИ занимается анализом (на основе публикаций в российских и зарубежных средствах массовой информации) развития политической и социально-экономической жизни в стране, прежде всего с учетом деятельности Государственной Думы; готовит для депутатов информационно-аналитические обзоры по актуальной тематике и публикует их в "Думском вестнике", а для "Информационного бюллетеня" пишет специальные обзоры печати по законотворческой тематике. Пресс-служба комплектует оперативные группы российских и зарубежных журналистов, освещающих протокольные мероприятия руководства Госдумы (приемы, встречи, беседы), систематически оценивает журналистские материалы о работе Думы, при необходимости проводит собеседование с авторами публикаций, выясняя причины искажений, неточностей с целью их исправления, поддерживает рабочие контакты с пресс-секретарями фракций, депутатских групп, комитетов Государственной Думы. Заметим, что при Государственной Думе в 1998 г. было аккредитовано 535 парламентских корреспондентов, 157 спецкоров, 435 человек технического персонала электронных СМИ, 22 информационных агентства, 12 телерадиовещательных компаний, 94 газеты, 48 журналов. Кроме того аккредитация иностранных журналистов шла по линии МИДа. [15]
Пресс-служба Правительства Российской Федерациивыполняет следующие основные функции:
регулирование информационных потоков о деятельности Президента и Правительства;
информирование о постановлениях Правительства;
налаживание неформальных контактов с главными редакторами газет и телеканалов;
подготовка докладов и сообщений;
работа с партиями и общественными объединениями;
исследование и формирование общественного мнения (проведение различных социологических исследований).
В арсенале методов работы пресс-службы есть как формальные (рассылка пресс-релизов по электронной почте), так и индивидуальные - формирование группы журналистов, постоянно освещающих тему полпреда, предоставление им возможности получения более полной информации, установление персональных доверительных отношений с наиболее профессиональными журналистами, работают в политической журналистике.
Основной задачей пресс-службы является создание привлекательного образа политической партии и ее членов, повышение рейтинга и забота про достойную репутацию и положительный имидж. Для этого специалисты пресс-служб налаживают связь со средствами массовой информации и широкой общественностью: готовят информацию для ее дальнейшего распространения, предоставляют комментарии для печати, общаются с журналистами, занимаются планированием и реализацией разнообразных мероприятий и решают все вопросы, связанные с репутационным менеджментом.
Деятельность профессиональной пресс-службы основывается на аналитико-исследовательском подходе к работе. Перед тем как строить заключения, нужно проверить и сопоставить огромные массивы информации. Пресс-служба должна прилагать максимум усилий для того, чтобы в каждом сообщении обязательно была аналитическая составная. Такая информация не останется без внимания и прессы, и общественности. Предварительно заинтересовать широкие массы ожидаемым событием - залог успеха любого запланированного проекта или стратегии коммуникации. Такой прием позволяет управлять реакцией аудитории задолго к тому, как состоится тот или другое мероприятие или событие.
Отношения политика с прессой устанавливает его пресс-служба. Следовательно, неудачный подбор пресс-службы опаснее многих тысяч штыков (или, в современной интерпретации - автоматов Калашникова). И наоборот: удачная, профессиональная пресс-служба стоит нескольких дивизий.
Однако такая пресс-служба должна обладать определенным набором необходимых качеств. Главное состоит в том, что пресс-служба является на практике основной фигурой политического консалтинга. Именно ей в современных российских условиях нужно совмещать обязанности советника по PR и непосредственного практика PR-работы. Поэтому понятие "политическая пресс-служба" - это условное и просто привычное наименование гораздо большего, чем означают эти слова и буквальном смысле. "Очень часто ни работодатели PR-специалистов, ни журналисты не понимают посреднической роли этих специалистов в установлении и поддержании эффективных отношений со средствами массовой информации"[16]
.
К примеру, Г. Почепцов так описывает работу пресс-службы Белого дома в США: "Работающие там 50-60 человек "держат в узде" всю прессу США. Достаточно сказать, что руководитель этой службы за час-полтора обзванивает три ведущих телеканала, чтобы узнать, какие сюжеты, касающиеся администрации, появятся на экране. Если они несут негативный оттенок, Служба по коммуникациям пытается снять этот сюжет из эфира. Когда это не удается, они добиваются предоставления времени им, чтобы высказать свою точку зрения"[17]
.
Итак, основные функции политический пресс-службы: устанавливать связи политика с прессой (то есть озвучивать полиции, мнения, оценки и намерения политика). Гораздо менее очевидны ее функции и задачи как PR-службы. В принципе, их можно свести к пяти основным пунктам: [18]
1. Работники пресс-службы должны уметь "по-свойски" общаться с журналистами. В большей иди меньшей степени, но они должны быть своими среди них, даже если они иногда и кажутся "чужими".
2. Работа пpecc-службы должна быть направлена на то, сделать "своих" политиков своими и для журналистов.
3. Пресс-служба должна быть в курсе всех нюансов и подробностей биографий своих политиков, предстоящих тактических и стратегических планов политической партии.
4. Работники пресс-службы должны быть хорошими политическими аналитиками. Они обязаны разбираться в подоплеке политической жизни, и умело играть на ней.
5. Пресс-служба должна быть скромной и "знать свое место". Она - организация второго плана. На первом месте, естественно, "первые лица" политической партии. Добавим, что Н. Гульбинский и Е. Сорокина[19]
отмечают существенную разницу между пресс-службой политика, находящегося в процессе "раскрутки", и пресс-службой государственного деятеля, занимающего ответственный пост и что у них принципиально разные функциональные задачи. Пресс-служба политика, желающего обрести общественное признание, должна быть эффектной и привлекать внимание. Напротив, акценты в пресс-службе государственною деятеля - президента, премьера, вице-премьера, министра, губернатора - должны быть неяркими, неброскими, дипломатичными, в сторону умения сглаживать острые углы. Для "раскрутки" начинающего политика в роли руководителя или "лица" пресс-службы полезен известный журналист, славящийся острыми публикациями, признанный писатель, эффектный телерепортер или даже какая-нибудь телезвезда.
Еще одна функция пресс-службы связана с необходимостью время от времени проверять реакцию журналистов на то или иное реальное или символическое действие своего клиента-политика. При неблагоприятном развитии событии пресс-служба может отказаться от сказанного ранее или представить это как шутку.
С.М. Катлин, А. X. Сентер и Г.М. Брум считают, что он оптимальные отношения пресс-службы с журналистами сложатся, если придерживаться нескольких общих правил, которые действуют не только в отношении политики. Так, они советуют[20]
:
1) вести честную игру;
2) обслуживать прессу на высоком уровне;
3) не лебезить и не брюзжать;
4) не просить "замять неприятную историю";
5) не обрушивать на прессу потки новостей.
"Вести честную игру" это правильный способ ведения PR-бизнеса и достаточно трезвый расчет.
"Обслуживать на высоком уровне" - значит, помогать журналистам делать новости в соответствии с их задачами и темпом работы. Новости не ждут никого и ничего. Часто вопрос стоит ребром: сейчас или никогда. Самое умное и интересное заявление политика или партии может не дойти до публики, если не окажется вовремя в руках журналистов.
"Не лебезить и не брюзжать" - помнить, что больше всего руководителей средств массовой информации раздражают жалующиеся и умоляющие просители. Политика это нормальная работа, в которой не нужны лишние эмоции.
"Не просить "замять неприятную историю"" - подобные просьбы свидетельствуют о непрофессионализме просителя и вызывают настороженное отношение к нему. Кроме того, иногда именно такие просьбы раскрывают руководству издания всю "неприятность" той или иной истории - иначе она могла бы остаться незамеченной.
"Не обрушивать поток новостей" - значит, не захламлять редакции средств массовой информации, уметь выделять действительно важное и актуальное и точно распределять информацию по изданиям.
PR нужен не только лидеру партии, но он всей ей целиком. Между тем часто пресс-службы работают лишь на первое лицо. Социологи установили, что напоминание о лидере не должно превышать половины отведенного на сообщение промежутка или текста. Если же эта доля выше, речь идет о PR не партии, а конкретного лица.
Что касается задач пресс-службы в смысле "менеджера новостей", то классическими считаются семь правил, в свое время разработанных советниками президента США Р. Рейгана[21]
. Они просты - необходимо:
планировать свою работу заблаговременно;
постоянно находиться в наступлении, "прессинговать" средства массовой информации;
внимательно контролировать информационные потоки;
ограничивать доступ журналистов к политику;
говорить о тех проблемах, о которых вы сами хотите говорить;
говорить дружно, в один голос с политиком, избегая разноголосицы;
повторять одно и то же сообщение многократно, но разными словами.
Сегодня эффективная пресс-служба - это служба PR, единая информационно-аналитическая команда, в задачи которой входят следующие основные функции:
1) отслеживание максимального числа информационных потоков, постоянный мониторинг информационного пространства;
2) ведение досье на основные средства массовой информации, ведущих журналистов, политиков и пиарменов:
3) прогнозирование редакционной политики ведущих средств массовой информации;
4) постоянное поддержание добрых отношений с конкретными (своими") СМИ - их "курирование";
5) разработка PR-проектов и PR-программ;
6) имиджмейкерская работа с политической структурой;
7) создание и формулирование "ключевых сообщений";
8) подготовка конкретных информационных материалов;
9) разгон подготовленных материалов по средствам массовой информации;
10) контроль над прохождением и публикацией подготовленных материалов, их оценка и планирование новых задач, исходя из накапливаемого опыта.
Необходимо помнить о том, что хорошая пресс-служба - это не вспомогательный, а один из ключевых элементов политики. Пресс-служба - один из основных помощников и советников политика. Так, пресс-секретарь Б. Ельцина был в ранге его помощника, а в президентском самолете занимал место в специальном салоне вместе с помощниками по международным делам, внутренней политике, экономике, национальной безопасности и др. Это высокий уровень политического участия, которому необходимо соответствовать практически во всем. Член команды - существенный элемент имиджа политика.
Если в коммерческой сфере пресс-службы заняты формированием и укреплением репутации, то для некоммерческой главное - фандрайзинг, поиск спонсоров.
Фандрайзинг (англ. fundraising) - это сбор средств индивидуумов и организаций на реализацию социально значимых проектов. Как правило, он связан с привлечением спонсорской финансовой поддержки и практикуется в основном частными некоммерческими организациями для решения насущных социальных проблем.
Значение социального фандрайзинга многократно возрастает в связи с осознанием российской бизнес-элитой социальной ответственности перед обществом.
Такие проекты решают проблемы поддержки образования как сферы создания общественного знания, поддержки духовной и культурной среды общества, борьбы с бедностью, насилием, неграмотностью, болезнями века.
Фандрайзингом занимаются организации образования (университеты и колледжи, школы), здравоохранения (больницы, госпитали), культуры (музеи, театры, библиотеки, галереи), религиозные группы и благотворительные фонды.
Значение фандрайзинга увеличивается с ростом доли негосударственного сектора в решении проблем общества.
В специализированной литературе по PR данное понятие широко распространено и описано применительно именно к некоммерческим организациям потому, что в России нередко бюджетные организации могут функционировать только благодаря фандрайзингу.
В США существует множество правительственных пресс-служб. У них разная структура, но общие обязанности: вести работу со СМИ и информировать членов правительства об интересах представителей масс-медиа.
Некоторые службы работают только с печатными источниками информации, другие - со всеми видами СМИ. В зависимости от этого выстраивается их структура (во многих за основу принята структура редакции газеты). А штатная численность пресс-служб зависит от количества журналистов, с которыми приходится сотрудничать.
Существуют два подхода к работе с новостями - реагирующий и прогнозирующий. Первый подразумевает тактическое мышление и освещение ежедневных критических новостей. Второй требует стратегического подхода и планирования на будущее. Как правило, официальные пресс-службы совмещают оба варианта. Ежедневные кризисы всегда ломают схему работы на будущее, перспективные планы часто откладываются. Вот почему в организациях, отличающихся прекрасным видением перспектив и отменной реакцией на события, один сотрудник, как правило, мыслит тактически (работа с ежедневной прессой), а второй занимается стратегическим планированием.
"Если вы только реагируете на возникающие вопросы, скорее всего вам не удается выдвигать свои лучшие контраргументы, - отмечает бывший спикер Белого дома Майк МакКарри. - Необходимо наличие прогнозирующего, опережающего плана, позволяющего доносить ваши идеи до сограждан. Этим нужно заниматься непрерывно и неустанно. К тому же в Белом доме работа по "выпечке" новостей отличается от традиционного процесса придания им формы. Именно поэтому у нас был пресс-секретарь и директор по связям с общественностью. Необходимо держать под рукой людей, способных создать идею, подобрать наилучшие доводы для ее продвижения. Также требуются сотрудники, способные озвучивать такие идеи снова и снова, день за днем. Первая функция входит в круг обязанностей директора по связям с общественностью, а вторая - удел пресс-секретаря. Можно провести параллель с бизнесом - один производит товар, другой занимается реализацией".
При президенте Джордже Буше - старшем (1989 - 1993 гг.) пресс-секретарь Марлин Фитцуотер совмещал стратегическое планирование с тактической работой на протяжении 9 месяцев. По его словам, это невыполнимая задача. "Исполняя обязанности пресс-секретаря, вы вовлечены в круг острых проблем, возникающих ежедневно, - рассказывает Фитцуотер. - Необходимо находить немедленные решения на только что возникшие вопросы. Совершенно нет времени для концентрации на долговременной стратегии. Но даже если оно и находится, весьма трудно перенастроить мышление, дабы определить, что вы хотите видеть через два месяца".
Кроме того, замечает Фитцуотер, к пресс-секретарю, совмещающему обе обязанности, журналисты относятся по-особому: "Они считают директора по связям с общественностью неким пропагандистом, создающим темы дня, разрабатывающим заголовки передовиц. По их мнению, человек в такой должности не может быть откровенен". В то же время критерием эффективной работы и гарантом репутации пресс-секретаря являются честность и добропорядочность. "При совмещении двух постов приходится идти на компромисс", - завершает Фитцуотер.
В целях нормальной координации выполняющие обе функции зачастую находятся в одном офисе. Типичный перечень обязанностей директора по связям с общественностью включает: разработку стратегии, планирование идей и тем, создание основного графика работ, изучение готовых к выпуску пресс-релизов правительственных отделов, координацию их взаимодействия, планирование поездок, контроль над составлением текстов выступлений и проведением аналитической деятельности. Иногда директору приходится наблюдать за работой отдела сбора информации и руководить сотрудничеством со СМИ из других городов.
Пресс-секретарь занимается общением с прессой и обработкой ее запросов, налаживанием контактов с представителями СМИ, а также осуществляет руководство выпусками новостей - от подготовки пресс-релизов и фактурных сообщений до организации пресс-конференций и интервью с правительственными чиновниками.
Марлин Фитцуотер подчеркивает: "Дела идут хорошо, когда между двумя структурами налажена координация, каждый принимает участие в работе другого и обеим командам хорошо известно, что именно они делают". При этом важнейшим условием успешной деятельности является личностная совместимость сотрудников двух служб. Но есть и другой вариант. Так, в одном из важнейших министерств нового правительства коммуникационные обязанности разделены между несколькими сотрудниками. У спикера министра нет штата, даже нет секретаря. Он работает с оргтехникой, лично отвечает на звонки и выступает от имени министра и министерства. Пресс-служба представляет собой отдельное подразделение во главе с директором, подотчетным заместителю министра. Штат из 12 сотрудников занимается аналитикой, сбором новостей, логистикой и обрабатывает запросы, поступающие от СМИ из других городов. При этом спикер, директор пресс-службы и сотрудник по связям с общественностью встречаются нерегулярно. Начальник отдела кадров министерства отстаивает такое кадровое решение, приводя в качестве аргумента довод о том, что при подобной схеме спикер министра концентрирует усилия на работе с министром, а не погружается в административную рутину. Тем не менее, сам спикер признает, что чувствует себя не в своей тарелке и с трудом получает нужную информацию.
Встречи. Они заполняют весь день, практически не оставляя времени ни на что иное. Тем не менее, встречи важны для нормального функционирования всей системы. Их цель - обмен информацией, обсуждение грядущих новостей и подготовка реакции на них. В США встречи спикера с коллегами из администрации и правительственными пресс-службами обычно проходят ежедневно, а иногда и несколько раз в день.
Многие федеральные пресс-службы начинают день с утреннего совещания старшего персонала, включая спикера. Как правило, оно длится 30-45 минут. Каждый штатный сотрудник кратко озвучивает основные вопросы дня: законодательство, интервью СМИ, финансовые моменты и т.д. Пресс-секретарь предоставляет свежую информацию по состоянию дел на утро, рассказывает о важнейших новостях, способных повлиять на правительственную организацию, а также излагает основные темы дня, недели, месяца.
Затем спикер проводит второе совещание с участием сотрудников по связям со СМИ для освещения актуальных вопросов дня. Его формат практически не отличается от предыдущего. Каждый сотрудник рассказывает, над какими вопросами работает в данный момент, происходит пересмотр официальных планов и графиков, обсуждение новостей и тем СМИ, которые могут быть подняты в этот день репортерами. Пресс-секретарь раздает задания, а персонал направляет вопросы в различные структуры государственной организации. Собранная информация может потребоваться спикеру при составлении ежедневного пресс-релиза.
В Белом доме на совещаниях обычно присутствуют представители первой леди и вице-президента по связям с прессой. Кроме того, пресс-секретарь или его заместитель ежедневно общается по телефону с коллегами из госдепартамента, министерства обороны и национальной безопасности для выработки единого мнения по вопросам внешней политики. Ведущие сотрудники могут проводить еженедельные встречи для обсуждения политики, выработки отношения к СМИ. Эта группа принимает решения, какие возможные мероприятия следует проводить для укрепления позиций президента. Крупные департаменты с множеством региональных представительств работают таким же образом. Например, в министерстве труда раз в две недели спикер проводит селекторное совещание с информационными директорами из десяти регионов для освещения текущих и грядущих вопросов, связанных со СМИ.
Подобным образом функционируют и пресс-службы многих американских губернаторов. Спикер главы штата может принимать участие в ежедневном утреннем совещании старшего персонала, на котором обсуждается утренняя пресса и события текущего дня. Присутствие губернатора на собрании необязательно. В небольших штатах совещания могут проходить реже, например раз в неделю. Многие спикеры губернаторов также традиционно проводят встречи с пресс-секретарями различных государственных департаментов и ведомств.
Сбор и мониторинг новостей. Правительственные пресс-службы ежедневно проводят мониторинг новостей для информирования начальства и сотрудников о происходящих событиях, способных повлиять на деятельность организации. В персонал пресс-служб большинства губернаторов и федеральных ведомств входят сотрудники, которые составляют подборки новостей и рассылают их ведущим управленцам, а также готовят резюме отдельных телевизионных репортажей. Некоторые пресс-службы подписываются на услуги агентств по сбору информации - частных компаний, отслеживающих материалы в небольших региональных изданиях.
Зачастую достаточно лишь сделать копии наиболее важных публикаций. Переписывание и адаптация статьи, вне зависимости от ее размера, занимает у персонала слишком много времени.
Сотрудники пресс-службы Белого дома, ведущих министерств и ведомств работают посменно. Эта система позволяет структуре функционировать в круглосуточном режиме мониторинга новостей. Представитель по связям с прессой должен находиться на месте постоянно, в том числе по выходным, предоставляя ответы на запросы СМИ. Как правило, в сменах работает персонал младшего звена, что обеспечивает пресс-секретарю полноценный отдых. Иногда, во время работы над большим материалом спикеры обмениваются номерами домашних и мобильных телефонов с представителями СМИ. Таким образом, ответы на вопросы можно получить даже в конце рабочего дня. Работа над статьей совместно с журналистом исключает участие третьих лиц, менее компетентных в теме материала. "Лучше, чтобы репортер позвонил мне домой и получил точную и исчерпывающую информацию, а не неуклюжий ответ от дежурного сотрудника, не столь знакомого с ситуацией", - подчеркивает представитель оборонной организации по связям с общественностью. Обмен телефонными номерами особенно важен для стран, территорию которых пересекают несколько часовых поясов.
В новых демократических государствах правительственные спикеры неохотно идут на такой шаг, опасаясь постоянных звонков. Однако возможность журналиста звонить на ваш сотовый телефон убирает "фильтры" - секретарей или помощников, стремящихся узнать, кто и по какому поводу беспокоит. Это позволяет отвечать исключительно на важные звонки. А неподготовленный спикер, предоставивший свой телефонный номер, менее подвержен нападкам прессы. Наличие помощника, фильтрующего звонки, дает время подготовиться, его ответ также означает, что в офисе присутствует сотрудник, способный дать пояснения представителям СМИ.
Нет необходимости давать немедленный ответ. Лучше самому перезвонить журналисту, предварительно прояснив ситуацию. Можно сказать: "Вы позвонили мне в неудобный момент. Когда вам перезвонить?". Нужно сделать это в сжатые сроки. Не менее важно, чтобы телефон был постоянно включен. В противном случае пресса обратится за информацией к другим источникам. "Спикер должен все время находиться на связи. Раздавать номер телефона направо и налево не рекомендуется, но отвечающий на вопросы персонал должен постоянно ощущать уверенность в возможности перевести звонок репортера на телефон спикера", - считает Джулианна Гловер, пресс-секретарь вице-президента Чейни.
Эффективное управление вопросами, связанными со СМИ, вовсе не подразумевает увеличения затрат, найма дополнительных работников или приобретения дополнительного оборудования. Важно правильно распределить имеющиеся ресурсы.
Персонал пресс-службы министерства состоит из огромного количества сотрудников. Но число тех, кто занимается связями со СМИ, мизерно. Большая часть работников занята выпуском министерского еженедельного и ежемесячного бюллетеня, который затем поступает в продажу. Чиновники сочли такой способ общения с гражданами самым лучшим. Сразу после падения коммунистического режима этот бюллетень заполнил пустовавшую нишу в информационном пространстве.
На рынке новостей страны доминировало телевидение. Тем не менее, министерство не проводило мониторинг телевизионных новостей. В штате даже не было человека, отвечающего за работу с тележурналистами. Пресс-служба министерства не обладала доступом к интернету и электронной почте, а единственный компьютер использовался в качестве печатной машинки.
Спикеры не успевали обрабатывать запросы, поступавшие от СМИ, а журналисты жаловались на недостаток информации и медлительность пресс-службы. Министерству следовало бы заняться целесообразным размещением ресурсов (людей и оборудования) и перенаправить их на главные источники, из которых граждане получают новости - независимое телевидение и печатные средства массовой информации.
Любая успешная деятельность по связям с общественностью существенно зависит от координации работы с другими подразделениями и персоналом вашей организации и внешними ведомствами.
"Очень важно, чтобы все члены организации понимали приоритеты деятельности, миссию организации и работали ради воплощения в жизнь скоординированной программы", - считает Сьюзан Кинг, бывший помощник секретаря по связям с общественностью министерства труда США. "Люди, не понимающие задач и приоритетов, не сумеют донести общественности коллегиальное мнение, и работа организации сильно пострадает". В чем состоит важность координации?
Во-первых, она обеспечивает хороший старт любой программе. В свое время бывший пресс-секретарь Белого дома Марлин Фитцуотер обратился с просьбой к директорам по связям с общественностью всех департаментов предоставлять сведения, которые, по их мнению, достойны размещения на первых полосах газет. Таким образом, президент мог сообщать общественности важнейшие новости каждого ведомства.
Во-вторых, может случиться, что сотрудники какого-либо министерства занимаются вопросом или программой, уже разработанными в другом ведомстве. Пресса вправе задать вопрос: если глава правительства не в состоянии координировать действия двух министерств по одному вопросу, можно ли считать его хорошим руководителем?
В-третьих, в случае согласования вопроса двумя правительственными чиновниками, объединенные усилия их ведомств приведут к лучшему результату.
В-четвертых, вы можете оказаться в неловкой ситуации, если работа других получит освещение в прессе, а вам об этом ничего не известно. Например, один из правительственных чиновников объявил о запуске крупной программы, не оповестив Белый дом. Сама программа получила достаточно хорошее освещение в СМИ, но сюжеты о том, что президенту ничего не было известно, стали топ-новостями.
В заключение остается заметить, что банального обмена графиками и планами между чиновниками недостаточно. Прессе и пресс-службам следует заниматься координированием планов. Журналисты справедливо возмущаются, когда разные правительственные структуры проводят пресс-конференции в одно и то же время.
Американское оборонное ведомство, напротив, делает упор на координированную работу. Ежедневно в конце рабочего дня центральная пресс-служба военно-морского флота в Вашингтоне проводит сверку хронологии и перечня событий за день с региональными представительствами. В главном офисе систематизируют собранную информацию, а затем по электронной почте рассылают ее обратно в представительства. Спикеры общаются друг с другом по общим вопросам и согласовывают ответы, направляемые представителям СМИ.
Сотрудник пресс-службы флота отмечает: "Такой подход лишает прессу возможности получения "двойственных ответов" за счет общения с нашими службами. В противном случае они попытались бы вытащить из нас разные ответы. Я очень часто замечал, что журналист звонит моему коллеге в другой город и дублирует вопросы, на которые уже получены ответы. Знание основ работы прессы позволяет нам согласовывать ответы, чтобы избежать конфликтных ситуаций и представлять, какой репортаж выйдет из-под пера репортера".
Во многих странах чиновники коалиционных правительств жалуются на невозможность достичь слаженности действий, поскольку ключевые посты в кабинете занимают представители весьма далеких друг от друга партий. Однако это нисколько не преуменьшает значимость координации в коалиционном правительстве.
Формы и методы работы современной пресс-службы отличаются многогранностью, что в свою очередь способствует появлению возможностей для достижения различных целей.
Важнейшим условием эффективности работы любой организации сегодня является своевременная и достоверная информация, и пресс-служба, являющаяся информационным центром, становится основой любой фирмы или учреждения, обеспечивая согласованность действий, выработку планов и достижение целей. Для этого необходимо иметь хорошо налаженные контакты со СМИ, обладать определенными техническими возможностями. Причем формы и методы работы пресс-службы со СМИ являются базовыми, так как используются и при связи организации с общественностью и в работе политических структур.
Хотелось бы отметить, что работа пресс-службы государственных органов занимает особое место. Масштабность и важность информационных потоков обуславливают особенности ее функционирования. Например, в работу пресс-службы Белого Дома в США входит не только реагирование на возникающие вопросы, но и составление прогнозирующего, опережающего плана, позволяющего доносить идеи до сограждан, что сделать довольно проблематично ввиду загруженности информацией, постоянной нехваткой времени и постоянно меняющейся ситуации в мире.
Пресс-служба, как голос организации, должна реагировать мобильно и эффективно на все возникающие вопросы и проблемы. Только имея разработанные каналы связи со СМИ, понимая цели и задачи, зная способы реализации идей, пресс-служба сможет функционировать эффективно.
Книги одного автора:
1. Ворошилов В.В. Современная пресс-служба. М., 2009.
2. Блэк С. Паблик рилейшнз. - М.: Сирин, 2002.
3. Чумиков А.Н. Связи с общественностью: учебное пособие для вузов. М., 2000.
4. Тертычный А.А. Жанры периодической печати. М. 2000.
5. Алешина И.В. Паблик рилейшнз для менеджеров и маркетеров. М. ГНОМ-ПРЕСС, 2003.
6. Кривоносов А.Д. Жанры ПР-текста. СПб, 2001.
7. Пашенцев Е.Н. Паблик рилейшнз: от бизнеса до политики. М., 2000.
8. Синяева И.М. Паблик рилейшнз в коммерческой деятельности. М., 1998.
9. Почепцов Г.Г. Паблик рилейшенз для профессионалов. М.: Рефо-бук, 2001.
10. Snitel F. P. The Practice of Public Relations. N. - V.: Plenum, 1992.
Книги двух авторов:
11. Кочеткова А.В., Тарасов А.С. Современная пресс-служба. М., 2009.
12. Чумиков А.Н., Бочаров М.П. Связи с общественностью. Теория и практика. М.: Издательство "Дело", 2006.
13. Андреев С.А., Мельниченко Л.Н. Основы некоммерческого маркетинга для политических партий, властных структур, некоммерческих организаций, физических лиц. М.: Прогресс-Традиция, 2000.
14. Ольшанский Д.В., Пеноков В.Ф. Политический консалтинг. СПб: Питер, 2005.
15. Гульбинский Н., Сорокина Е. "Краткий курс" для эффективных политиков. М.: АВАНТИ, 1999.
16. Егорова-Гантман Г., Плешаков К. Политическая реклама. М., 1999
Книги трех авторов:
17. Азарова Л.В., Гусева Н.В., Иванова К.А. Связи с общественностью в некоммерческих организациях: учеб. пособие. СПб.: Издательство СПбГЭТу "ЛЭТИ", 2003.
18. Азарова Л.В., Иванова К.А. ., Яковлев И.П. Организация ПР-кампаний: учеб. пособие. СПб.: Изд-во СПбГЭТУ "ЛЭТИ", 2000.
19. Катлип С.М. Сентер А.Х., Брум Г.М. Паблик pилейшнз. Теория и практика. М.: Вильямс, 2001.
Электронные ссылки:
20. http://www.news2000.org.ua
[1]
Блэк С. Паблик рилейшнз. – М.: Сирин, 2002. с 202.
[2]
Кочеткова А.В., Тарасов А.С. Современная пресс-служба. М. Эксмо, 2009. с 32.
[3]
Чумиков А.Н., Бочаров М.П. Связи с общественностью. Теория и практика. М.: Издательство «Дело», 2006. с 363.
[4]
Егорова-Гантман Г., Плешаков К. Политическая реклама. М., 1999. с 65-72.
[5]
Чумиков А.Н. Связи с общественностью : учебное пособие для вузов. М., 2000. с 115.
[6]
Тертычный А.А. Жанры периодической печати. М. 2000. с 216.
[7]
Алешина И.В. Паблик рилейшнз для менеджеров и маркетеров. М. 1997. с 65.
[8]
Кривоносов А.Д. Жанры ПР-текста. СПб., 2001. с 126.
[9]
Пашенцев Е.Н. Паблик рилейшнз: от бизнеса до политики. М., 2000. с 61.
[10]
Чумиков А.Н. Связи с общественностью : учебное пособие для вузов. М., 2000. с 115-117
[11]
Алешина И.В. Паблик рилейшнз для менеджеров и маркетеров. с 57-60; Синяева И.М. Паблик рилейшнз в коммерческой деятельности. М., 1998. с 219-222.
[12]
Азарова Л.В., Гусева Н.В., Иванова К.А. Связи с общественностью в некоммерческих организациях: учеб. пособие. СПб.: Издательство СПбГЭТу «ЛЭТИ», 2003.
[13]
Азарова Л.В., Иванова К.А.., Яковлев И.П. Организация ПР-кампаний : учеб. пособие. СПб.: Изд-во СПбГЭТУ «ЛЭТИ», 2000.
[14]
Алешина И.В. Паблик рилейшнз для менеджеров и маркетеров. М. ГНОМ-ПРЕСС, 2003.
[15]
Андреев С.А., Мельниченко Л.Н. Основы некоммерческого маркетинга для политических партий, властных структур, некоммерческих организаций, физических лиц. М.: Прогресс-Традиция, 2000.
[16]
Катлип С.М. Сентер А.Х., Брум Г.М. Паблик pилейшнз. Теория и практика. М.: Вильямс, 2001. С. 364.
[17]
Почепцов Г.Г. Паблик рилейшенз для профессионалов. М.: Рефо-бук, 2001. С. 130.
[18]
Ольшанский Д.В., Пеноков В.Ф. Политический консалтинг. СПб.: Питер, 2005. С. 197—198.
[19]
Гульбинский Н., Сорокина Е. «Краткий курс» для эффективных политиков. М.: АВАНТИ, 1999. С. 81—82.
[20]
Катлин С.М. Сентер А.Х., Брум Г.М. Паблик pилейшнз. Теория и практика. М.: Вильямс, 2001. С. 124.
[21]
Snitel F.P. The Practice of Public Relations. N.-V.: Plenum, 1992. P. 110-117.
|