Контрольная работа: Функції управлінських документів та схема документообороту організації

1. Документ та його основні функції. Управлінські документи та їх класифікація

Одним з найважливіших проявів людської поведінки є комунікація, тобто спілкування з іншими людьми за допомогою певних знаків або символів. Спочатку інформацію про навколишній світ чоловік передавав за допомогою жестів, міміки, крику, дотиків і тому подібне простих засобів зорової, слухової, дотикової комунікації. Виникнення осмисленої мови і мови ознаменувало, на думку ряду учених, поява першої інформаційної технології в історії людського суспільства. Тим часом у міру розвитку людини зростала потреба в передачі інформації не лише в просторі, але також і в часі, тобто в зберіганні інформації. Проте прості засоби комунікації, передачі інформації були недосконалі. Та ж людська мова чутна лише на невеликій відстані і лише у момент її вимовляння. Важко було зберігати потрібну інформацію, оскільки знання на перших порах ще не були відокремлені від суб'єкта, який володів ними. Не випадково в той період роль своєрідних банків знань і каналів їх передачі грали люди похилого віку, тобто самі дослідні члени суспільства.

Поява писемності ознаменувала перехід людства до нової інформаційної технології. За допомогою графічних знакових систем стало можливим відокремити інформацію від суб'єкта і зафіксувати її на якому-небудь матеріалі з метою подальшої передачі в часі і просторі. В результаті з'явилася документована інформація, тобто документ. Інформація, зафіксована на матеріальному носієві, виконувала в давнину роль свідоцтва, докази. Саме на цю найважливішу функцію документа спочатку зверталася основна увага. Латинське слово “documentum” сталося від “doceo” – “учу” або “сповіщаю” і означало якраз “свідоцтво”, “доказ”. Поважно відмітити, що термін “документ” старіший, ніж термін “інформація”. До того ж до початку 20 століть поняття інформації було пов'язане перш за все з повідомленням, інформуванням, з передачею повідомлень, їх інтерпретацією.

Документ - матеріальний об'єкт, що містить інформацію в зафіксованому вигляді і спеціально призначений для її передачі в часі і просторі.

У вузькому сенсі документ — акт, що вдягнувся в письмову форму, засвідчує наявність фактів певного значення. У широкому сенсі і книга, і скульптура - документи.

Документи можуть виконувати наступні функції:

o функції, що забезпечують процес управління;

o функції, що носять культурно-історичний характер.

Загальні функції документа:

o інформаційна — визначається потребою документування, зберігання і надання інформації;

o комунікативна — документи є засобом обміну інформації;

o соціальна — полягає в збереженні, і передачі соціальної інформації.

Документ є не лише продуктом певних соціальних стосунків, але і сам може впливати на ці стосунки; соціальна функція визначається роллю і місцем документа в даному суспільстві і житті держави.

Спеціальні функції документа:

o управлінська — в ній документ виступає як засіб управління діяльністю;

o організаційна — документ встановлює або упорядковує дії учасників правових стосунків;

o правова — документ може бути письмовим доказом і бути джерелом права;

o загальнокультурна — здатність документа зберігати і передавати культурні традиції, естетичні норми, ритуали, прийняті в суспільстві;

o історична — документ є історичним джерелом.

Документ - це засіб закріплення на спеціальному матеріалі (паперу) результатів діяльності підприємства або установи. За походженням документи діляться на службових і особистих.

а) до особистих документів відносяться: автобіографія, заява, доручення, розписка, листи;

б) до особистих відносяться документи, створені від імені організації, установи або підприємства.

У управлінській (службовою) діяльності організацій і підприємств особливе місце займає організаційно-розпорядлива документація (ОРД), яка підрозділяється на 5 груп:

1) організаційна - положення, правила, статути, інструкції;

2) розпорядлива - розпорядження, постанови, накази;

3) довідково-інформаційна - листи, телеграми, доповідні записки, довідки, акти і т.д.;

4) про особовий склад - накази про особовий склад, особисті справи, характеристики і др.;

5) пропозиції, заяви і скарги громадян.

Документи розрізняють по видах діяльності:

1) по місцю складання:

а) внутрішні - документи, які створює установа в процесі своєї діяльності;

б) зовнішні - документи, які приходять з інших організацій або від окремих громадян;

2) формою:

а) індивідуальні - складені за довільною ознакою;

б) типові - які є текстом-зразком;

в) трафаретні - коли одна частина тексту віддрукована заздалегідь (друкарським способом), а інша заповнюється при оформленні документа;

3) за призначенням:

а) оригінал - документ, створений перший раз автором;

б) копія - відтворення (повторне) всіх реквізитів документа, завіреного в установленому порядку;

в) дублікат - в разі втрати оригіналу видається документ з позначкою “дублікат”, має однакову юридичну силу з оригіналом.

Склад управлінських документів визначається компетенцією і функціями організації, порядком вирішення питань, об'ємом і характером взаємозв'язків з іншими організаціями і закріплюється в табелі документів. Єдність правил документування управлінських дій на всіх рівнях управління забезпечується вживанням Державної системи документаційного забезпечення управлінням (ГСДОУ) і уніфікованих систем документації (УСД). Уніфіковані системи документації – це комплекс документів, створених по єдиних правилах і вимогах, таких, що містять інформацію, необхідну для управління в певній сфері діяльності. УСД призначені для використання як за допомогою засобів обчислювальної техніки, так і при традиційних методах обробки інформації. Управлінські документи по найменуванню, формі і складу реквізитів повинні відповідати УСД, вимогам ГСДОУ, положенням (статутам) про організацію, іншим нормативним документам, що містять правила документування. Відповідно до чинного законодавства і компетенції органи управління видають наступні розпорядливі документи: рішення, постанови, розпорядження, накази, вказівки, доручення, інструкції.

Рішення, постанови і накази видають у всіх випадках, коли необхідно прийняти нормативний або індивідуальний акт по основних питаннях компетенції організації.

Розпорядження і вказівки видаються по оперативних питаннях і для організації виконання постанов, рішень і наказів. Спільні розпорядливі документи організацій, що видають однакові формою документи (накази, постанови і ін.), оформляються як спільне рішення, яке має правову силу розпорядливого документа в кожній організації, що приймала цей документ. Проекти документів, що зачіпають інтереси інших організацій, повинні заздалегідь узгоджуватися з цими організаціями. В разі розбіжностей до проекту додаються зауваження або формулювання суті розбіжностей.

Хід обговорення питань і рішення, що приймаються на засіданнях колегіальних органів, радах, зборах, нарадах, фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються на підставі запису ходу засідань, стенограм, звукових записів (текстів доповідей; виступів, довідок, проектів постанови або рішень, порядку денного, списків запрошених і ін.). Якщо хід засідання стенографується, текст стенограми розшифровується, друкується, завіряється і зберігається разом з протоколом.

В межах своєї компетенції організації всіх рівнів управління можуть надсилати листи при здійсненні оперативних зв'язків з вищестоящими галузевими і функціональними органами, підвідомчими і іншими організаціями і окремими громадянами. Листи, як правило, повинні складатися у тому випадку, коли неможливий або утруднений бездокументний обмін інформацією: усні роз'яснення, вказівки (особисті або по телефону), інструктаж і так далі.

При необхідності термінової передачі інформації складаються телеграми і телефонограми, документ передається через модемний зв'язок, факсом або телефону.

Організації на підставі положень про них і інших актів, що визначають їх компетенцію, видають і інші документи: плани робіт, звіти, прейскуранти, стандарти, статути, положення, правила і ін. Проект управлінського документа має бути погоджений з виконавцями (авторами тексту), керівниками зацікавлених структурних підрозділів або організацій. Управлінський документ підписується або затверджується керівником організації або що заміщає його посадовим обличчям відповідно до його компетенції, встановленої правовими актами: статутом або положенням про організацію, структурний підрозділ, посадовою інструкцією, наказом про розподіл обов'язків і тому подібне. Дві або більш за підпис ставляться в тому випадку, якщо за вміст документа відповідальні декілька посадових осіб. Документи грошового, матеріального і кредитного характеру, службовці підставою для прийому і видачі грошей, товарно-матеріальних і інших цінностей, а також змінюючі кредитні і розрахункові зобов'язання з іншими організаціями, підписують керівник організації і головний бухгалтер (бухгалтер). Спільні документи декількох організацій підписують керівники всіх організацій. Документи, складені комісією, підписують всі члени комісії. Вирішення (постанови) колегіальних органів підписуються головою і секретарем. Розпорядження, що видаються керівником колегіального органу мають один підпис. Право підпису розпорядливих документів у формі вказівок або розпоряджень може надаватися заступникові керівника, головному інженерові, керівникам структурних підрозділів. Ухвалюванні документи (інструкції, положення, статути і ін.) підписує посадова особа, відповідальна за їх підготовку. Протокол підписують головуючий на засіданні колегіального органу (ради, колегії, зборів, наради) і секретар. Доповіді, доповідні записки, довідки і інші документи інформаційного, довідкового або аналітичного характеру можуть бути підписані виконавцем, якщо вирішувані в них питання не виходять за межі його прав і компетенції, встановлених посадовою інструкцією.

Існують також документи-додатки. Вони можуть бути трьох видів:

o стверджуванні або такі, що вводяться в дію відповідним розпорядливим документом (додатки до правових актів, що мають самостійне значення);

o що пояснюють або доповнюють вміст іншого документа;

o що направляються з листом в інші організації.

В цілях скорочення кількості вживаних форм документів міністерства і відомства розробляють галузеві табелі документів, необхідних і достатніх для реалізації функцій і завдань організацій. У табель включаються документи як традиційні, так і створювані засобами обчислювальної техніки. Табель підписується відповідальним за його складання і затверджується керівником відомства. Ведення табеля, внесення до нього змін здійснюється службою документаційного забезпечення. Складання документів, не вказаних в табелі, забороняється.

Загалом всі документи по відбиваних в них видах діяльності діляться на дві великі групи.

Перша – це документи по загальних і адміністративних питаннях, тобто по питаннях загального керівництва підприємством (організацією) і його виробничою діяльністю. Ці документи можуть складати працівники всіх підрозділів підприємств.

Друга група – документи по функціях управління. Такі документи складають працівники фінансових органів, бухгалтерії, відділів планерування, постачання і збуту, інших функціональних підрозділів.

Документи класифікуються по найменуваннях: службові листи, накази, протоколи, акти, доповідні записки, договори і так далі.

Оформлення всіх цих документів уніфіковане, але за змістом вони можуть бути абсолютно різними: по місцю складання: внутрішні (документи, що складаються працівниками даного підприємства) і зовнішні (документи, що поступають з інших підприємств, організацій і від приватних осіб); за змістом: прості (присвячені одному питанню) і складні (декілька питань, що охоплюють); формою: індивідуальні, коли вміст кожного документа має свої особливості (наприклад, доповідні записки), трафаретні, коли частина документа віддрукована, а частина заповнюється при складанні, і типові, створені для групи однорідних підприємств.

Як правило, всі типові і трафаретні документи друкуються друкарським способом або на розмножувальних апаратах; по термінах виконання: термінові, вимагаючи виконання в певний термін, і нетермінові, для яких термін виконання не встановлений; за походженням: службові, такі, що зачіпають інтереси підприємства, організації, і особисті, такі, що стосуються конкретної особи і що є іменними; по вигляду оформлення: справжні, копії, виписки, дублікати; по засобах фіксації: письмові, графічні, фотокінодокументи і так далі.

Оригінал – це підписаний і належним чином оформлений екземпляр документа, складений вперше. Копія – повторне, абсолютно точне відтворення оригіналу (з позначкою «копія»), засвідчене в установленому порядку відповідною посадовою особою. На копіях службових документів, що вимагають особливого посвідчення, в обов'язковому порядку ставляться підпис керівника і друк. Інколи для роботи потрібна не копія із справжнього документа, а виписка з того або іншого його розділу. При оформленні виписки обов'язково треба вказати, з якого документа вона зроблена. Правильність складання виписки підтверджується підписами посадових осіб і друком. Підприємствам і організаціям надано право в разі втрати власником справжнього документа видавати йому відповідний дублікат (з позначкою «дублікат»), що має однакову юридичну силу з оригіналом.

документ інформація управлінський документообіг

2. Обробка документів в апараті управління

Обробка документів в апараті управління включає документування інформації, обробку інформації, що міститься в документах, і організацію роботи з документами. Сукупність робіт, пов'язаних із створенням документів, їх реєстрацією, класифікацією, рухом, обліком і зберіганням, називається діловодством. В процесі діловодства здійснюється фіксація інформації (документування) і організація робіт з документами. Під документуванням розуміється створення текстових документів у сфері управління. Організація роботи з документами означає створення умов, що забезпечують рух, пошук і зберігання документів в діловодстві. Необхідність документування управлінських процедур, встановлена чинним законодавством, приводить на практиці до створення багаточисельних форм фінансовою, первинною обліковою, розрахунково-грошовою, звітно-статистичною, організаційно-розпорядливою і інших систем документація. Особливу роль серед управлінських документів грає організаційно-розпорядлива документація (ОРД), вживана при оформленні розпорядливої і старанної діяльності апарату установи, організації, підприємства.

Вхідні в цю систему документи умовно підрозділяються на 3 групи:

- організаційні документи – статут, структура і штатна чисельність апарату управління, штатний розклад, правила внутрішнього трудового розпорядку, положення про структурний підрозділ установи, організації, підприємства, посадова інструкція працівникові;

- розпорядливі документи – наказ, розпорядження, вказівка, інструкція;

- інформаційно-довідкові документи – протокол, акт, лист, доповідна і пояснювальна записки, довідка, телеграма, телефонограма і так далі. Операції по документуванню організаційно-розпорядливої діяльності і організації роботи з відповідними документами називаються адміністративним діловодством. Оформлення документів здійснюється на бланках двох видів: загальних, для організаційно-розпорядливих документів (ОРД), і бланків для листів.

По відношенню до управлінського об'єкту виділяють той, що входить, вихідний і внутрішній документопотоки. Вони тісно взаємозв'язані, оскільки інформація документів, що поступили, використовується для підготовки внутрішніх і вихідних відповідях і так далі.

Вхідний документопотік будь-якої організації складається з: документів вищестоящих організацій (органів влади і управління, центральних апаратів міністерств і ін.). До складу цих документів входять директивні вказівки, нормативні і методичні акти, які є підставою для керівників в організації виробничою, управлінською, технічною, економічною, соціальною і іншій діяльності.

Вихідний документопотік складається з документів, що створюються в даній організації і відправляються за її межі. Вихідні документи створюються у відповідь на письмові або усні запити, що поступили, або як ініціативні документи, що вимагають або не вимагають відповіді. Ініціативні документи завжди значно перевищують групу у відповідь документів. Мотиви створення вихідних документів диктуються напрямами діяльності організації і її інформаційними запитами. Внутрішній документопотік складають документи, створювані і використовувані в самому апараті управління, що не виходять за його межі. Походження цих документів збігається з сферою їх вживань.

Кожен документопотік має досить стабільний маршрут руху, який залежить від складу і вмісту документів, міри регламентації функцій керівників і структурних підрозділів, розподіли обов'язків між керівниками і від прийнятої в організації технології робота з документами. Стереотипні маршрути руху властиві вхідним документам, що визначається їх адресацією. Вхідні документи утворюють три напрями руху: керівництву організації, керівництву структурних підрозділів, безпосередньо фахівцям. Співвідношення цих потоків нерівномірне: найбільша частина документів потрапляє керівництву, яке, з одного боку, випробовує інформаційні перевантаження, а з іншої - отримує значну кількість інформації, не відповідній їх компетенції, областям діяльності і функціональним обов'язкам, не їх рівня. Чекання розгляду документів керівництвом є втраченим часом, подовжує дорогу документа до виконавця. Маршрут руху вхідних документів залежить і від прийнятої в установі технології роботи з документами. Наприклад, процес реєстрації розпадається на два етапи: внесення до реєстраційних форм даних про отриманий документ до його розгляду керівництвом і доповнення цих даних резолюцією, термінами виконання, вказівками по виконання і іншим після розгляду керівником. Таким чином, технологія реєстрації документів збільшує час руху документа від здобуття до виконавця. Якщо в організації прийнято реєструвати документи повторно, тобто на рівні структурних підрозділів, то втрати часу із-за нераціональних зупинок в русі документа ще більш вагомі. Вихідний документопотік, як правило, пронизує всю управлінську структуру. Як ініціативні, так і інформаційні документи готують фахівці в структурних підрозділах. Маршрут руху цих документів залежить від кількості інстанцій узгодження, візування і підписання документів, а також від прийнятої технології передруку тексту, реєстрації і відправки документів. Найбільш нерегламентованими є маршрути руху внутрішніх документів. Причому в цьому потоці рух розпорядливих документів, як правило, впорядкований, а підготовка всіх останніх документів не має регламентованих маршрутів і вабить найбільш відчутні втрати часу на проходження документів. Ґрунтуючись на даних, характеризуючих документопотоки, служба діловодства може розробляти найбільш доцільні, оптимальні маршрути руху документопотоків.

3. Схема документообігу ВБ «Комерсант»

Документообіг - рух документів з моменту їх здобуття або створення до завершення виконання або відправки. Документообіг утворюють потоки вхідних (що поступають з інших організацій), вихідних (що відправляються в інші організації) і внутрішніх (створених і таких, що діють в межах організації) документів.

Об'єм документообігу розраховується по формулі:

Уд = SBX. + вих. + вн. за певний період часу (зазвичай за рік).

Схема документообігу представлена на мал. 1.

Мал. 1. Зразковий документообіг організації.

Зараз ми можемо подивитися, як цей процес проходить у Видавничого будинку "Коммерсант'".

15 червня 1988 року кореспондент журналу "Вогник" Володимир Яковлєв зареєстрував інформаційний кооператив "Факт". C цього моменту починається історія Видавничого будинку "Коммерсант'".

Про видання: Щоденна газета "Коммерсант'" Аналітичний тижневик "Коммерсант' ВЛАДА" Економічний тижневик "Коммерсант' ГРОША" Щомісячний автомобільний журнал "Автопілот"

Редакція складається наступним чином:

Дирекція:

Генеральний директор

Комерційний директор

Редколегія:

Головний редактор

Заступник головного редактора

Редактор додатка "Weekend"

Директор інформаційного центру

Заступник головного редактора, керівник ділового блоку

Заступник головного редактора, відповідальний секретар

Завідуючі відділами

Керівники груп

Група випускаючих редакторів

Керівники служб:

Директор фотослужби

Керівник відділу верстки

Директор служби IT – технологій

Служба маркетингу:

Директор по маркетингу

Реклама:

Директор по рекламі

Дирекція по корпоративних зв'язках і розвитку:

Директор

Керівник відділу конференцій

Група спецпроектів:

Керівник

Схема документообігу ВБ «Комерсант».

Таб. 1. Вхідна документація.

Таб. 2. Вихідна документація.

Таб. 3. Внутрішня документація.

Як бачимо, вся діяльність підприємства відбивається у відповідних документах. Рух документів з моменту їх здобуття або створення до завершення виконання, відправки або здачі в справу – це документообіг підприємства. Організація документообігу – це правила, відповідно до яких відбувається рух документів в установі.

4. Реквізит «адресат»

Реквізит - елемент офіційного документа, наприклад, дата, адресат, індекс, підпис та ін. Сукупність розміщених у встановленій послідовності реквізитів документа називається його формуляром.

До реквізитів документа належать:

Державний герб України;

емблема організації або підприємства;

зображення нагород;

код підприємства, установи;

код документа;

назва міністерства або відомства;

назва установи, організації або підприємства;

назва структурного підрозділу;

індекс підприємства зв’язку, поштова і телеграфна адреса, но мери телетайпу (абонентського телеграфу), факсу, телефону, рахунку у банку;

назва виду документа;

дата;

індекс;

посилання на індекс і дату документа, що надходить;

місце складання або видання;

гриф обмеження доступу до документа;

адресат;

гриф затвердження;

резолюція;

заголовок до тексту;

позначення про контроль;

текст;

позначення про наявність додатку;

підпис;

гриф погодження;

візи;

печатка;

позначення про завірення копій;

прізвище виконавця і номер його телефону;

позначення про виконання документа і направлення його у справу;

позначення про перенесення даних на машинний носій;

позначення про надходження.

Реквізит «адресат» є одним з важливих реквізитів документа. Він характеризує географічне і ієрархічне положення документа. Адресат - це одержувач документа (на відміну від адресанта - відправника документа). Даний реквізит вказує, кому призначена укладена в документі інформація. Позначення адресата на документі необхідне експедиційній службі організації для відправки (доставки) кореспонденції за призначенням. При здобутті кореспонденції по адресатові служба документаційного забезпечення управління визначає правильність вкладення і доставки документа за призначенням. Грамотне і точне оформлення реквізиту «адресат» дозволяє при здобутті документа швидко визначити посадову особу або структурний підрозділ, якому підлягає передати документ на виконання або розгляд. Адресат використовується при складанні і оформленні різних видів документів, в першу чергу витікаючих, тобто що відправляються в інші організації. До їх числа відносяться листи, а також доповідні і пояснювальні записки, довідки, вистави, що направляються вищестоящим органам (посадовим особам). В той же час адресат вказується і на багатьох внутрішніх документах - тих, які створюються організацією для внутрішнього користування і не підлягають відправці. До таких документів належать доповідні і пояснювальні записки, довідки, заяви, вистави, які, як правило, адресуються керівникові організації.

Слід розрізняти поняття реквізити документа і реквізити установи.

Реквізити установи - дані про автора документа, його адреса, телефон та ін., відображені на бланку документа. Не усі реквізити установи можуть бути відображені на бланку. Адресатом документа може бути організація, її структурний підрозділ, конкретна посадова або приватна особа.

Як правило, документ адресують підприємству або в його структурний підрозділ без зазначення посад і прізвищ, наприклад:

Міністерство зв’язку України

Планово економічне управління

У внутрішньовідомчому листуванні за умови наявності постійних кореспондентів зазначають структурні підрозділи, посаду і прізвище посадової особи, наприклад:

Завод “Маяк”

Технічний відділ

Начальнику бюро нормативів

Сидорову О С

Назви установи і підрозділу зазначають у називному відмінку, посаду і прізвище - у давальному.

Якщо документ адресують керівнику організації або його заступнику, то назва організації входить до складу назви посади адресату, наприклад:

Директору заводу «Маяк»

Петренко В. Д.

У ряді випадків допускається узагальнена назва адресата:

Директорам шкіл,

завідуючим дитячими садками.

До складу реквізиту “адресат” може входити поштова адреса, її елементи зазначають згідно з поштовими правилами.

Адресу не вказують на документах, які направляють в урядові установи, обласні і центральні органи державної влади, а також постійним кореспондентам або установам свого відомства.

Кілька адрес на документі вказують з метою інформування кожного одержувача про установи і осіб, яким водночас направляють цей документ. Документ повинен містити не більш як чотири адресати. Якщо його направляють більш як за чотирма адресами, на кожному вказують тільки одного адресата і складають список розсилання. Слово “Копія” перед другим, третім, четвертий адресатом не пишуть.

При оформленні реквізиту “адресат” можна використовувати загальноприйняті скорочення назв посад керівників (заст., зав.), а також назв організацій (НДІ “Укргаз” та ін.).

Редакція журналу "Український бізнес"

02180, Київ-180, вул. Хрещатик, 17.

При адресуванні документа приватній особі спочатку зазначається поштова адреса, а потім прізвище та ініціали одержувача, наприклад:

327063, м. Миколаїв—63 Київська, 67, кв. 49

Гречко А.Н.

Література

1. Басаков М.І., Замицкова О.І. Діловодство. Видавництво "Фенікс", 2005, 379 с.

2. Белов А.Н., Белов А.А. Діловодство і документообіг. Видавництво "ЕКСМО", 2006, 621 с.

3. Мельханова І.А. Ділове спілкування. Видавництво "Академічний проект Трікста", 2005, 224 с.

4. Панфілова А.П. Ділова комунікація в професійній діяльності. Видавництво "Знання", 2005, 495 с.

5. Рогожін М.Ю. Документи ділового спілкування. Видавництво "Пітер", 2006. - 224 с.

6. Руминіна Л.А. Діловодство. Видавництво "Академія", 2002, 208 с.

7. Сологуб О. Діловодство: складання, редагування і обробка документів. Навчальний посібник. Видавництво "Омега-л", 2007, 208 с.

8. Сорокина А.В. Основи ділового спілкування. Видавництво "Фенікс", 2004. - 222 с.

9. Сліньков В.Н. Діловодство і менеджмент. Видавництво "Алерта", 2002, 196 с.

10. Ефективне ділове спілкування. Видавництво "Альпіна Бізнес Букс", 2006, 192 с.