Курсовая работа: Організація документообігу на підприємстві

Вступ

На сьогоднішній день важливим є доступ до інформаційних ресурсів і скорочення часових витрат на розв'язання задач пов'язаних з документообігом. Саме електронний документообіг відкриває можливості для удосконалення, довготривалого збереження документів, управління електронним архівом, враховуючи процедури списання та знищення документів. Розробки програм для поліпшення документообігу активно здійснюються як українськими і російськими, так і закордонними компаніями, що безперечно доводить актуальність досліджуваного питання.

Метою дослідження є підвищення ефективності діяльності вітчизняного підприємства на основі впровадження електронного документообігу. Для досягнення поставленої мети було визначено такі задачі:

1) Обґрунтування доцільності впровадження системи електронного документообігу для підвищення ефективності документообігу;

2) Аналіз недоліків та переваг існуючих систем електронного документообігу та програмного забезпечення на базі якого вони реалізуються;

3) Аналіз системи документообігу на вітчизняних підприємствах;

Об’єктом дослідження є документообіг на підприємстві. Предметом дослідження є реалізація електронного документообігу на базі програмних засобів, що дозволяють підвищити ефективність документообігу на підприємствах. При вирішенні поставлених задач використовувалися такі методи: синтезу і аналізу, порівняння, дедукції, індукції, статистичні методи, що допомогли проаналізувати електронне документування впродовж певного відрізку часу та при наявності певної множини елементів. Теоретичне значення полягає у вивченні існуючих шляхів удосконалення документообігу та визначенні ефективного підходу. Практичне значення проведеного дослідження є реалізація на конкретному підприємстві удосконаленої технології документообігу з використанням сучасних програмних засобів.

РОЗДІЛ 1. Організація документообігу на підприємстві

1.1. Основні поняття, види і форми документів. Вимоги до змісту і оформлення

Слово документ походить від латинського слова "docere" (знати, свідчити). Буквальний переклад слова "document" - свідоцтво, свідчення, посвідчення, джерело.

Згідно закону України "Про інформацію" документ - це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві.

Первинний документ - це документ, що містить в собі вихідну інформацію.

Вторинний документ - це документ, що являє собою результат аналітико-синтетичної та іншої переробки одного або кількох документів.

Документ має певну кількість властивостей, які відрізняють його від інших об'єктів. Сукупність властивостей - цілісна система, яка виконує покладені на неї суспільством функції. Зв'язок між властивостями документа досить тісний, тому відокремити їх можна лише умовно.

Найбільш значимими є наступні властивості:

1) атрибутивність, тобто наявність невід'ємних складових, без яких він не може існувати;

2) функціональність - призначення для передачі інформації в просторі й часі;

3) структурованість - тісний зв'язок елементів і підсистем, що забезпечує єдність і цілісність документа.

Визначають наступні основні ознаки документа:

1) наявність семантики змісту, тобто документ є носієм думки, що передається знаками; сукупність послідовно розміщених знаків, які передають зміст документа (повідомлення), є його обов'язковою ознакою;

2) стабільна матеріальна (речова) форма документа мусить забезпечити йому довготривале зберігання й надати можливість багаторазового використання та переміщення інформації в просторі й часі;

3) за ознакою призначеність для використання в соціальній комунікації статус документа мають лише ті об'єкти, які первинно призначені для збереження та передачі інформації в просторі й часі, а отже, документи є носіями інформації, спеціально створені людиною для забезпечення певних комунікаційних цілей;

4) завершеність повідомлення, тобто документ не може бути повноцінним через фрагментарне незавершене повідомлення.

Під час складання текстів документів слід дотримуватися таких правил:

1. Текст викладати від третьої особи. Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази.

2. Не вживати образних виразів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.

3. Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення.

4. Використовувати синтаксичні конструкції.

5. Дієприслівникові звороти вживати на початку речення.

6. Використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого кола читачів.

7. Уживати прямий порядок слів у реченнях.

8. Щоб не виявляти гостроти стосунків з партнером, активну форму дієслів варто заміняти на пасивну.

9. Якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, то тоді треба вживати активну форму.

10. Уживати інфінітивні конструкції.

11. У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу.

12. Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у діловодстві за загальними правилами.

13. Віддавати перевагу простим реченням.

Повнота і достовірність показників обліку значною мірою залежать від якості оформлених документів.

Щоб бути доказовим і мати юридичну силу, документ має містити обов'язкові реквізити. Термін "реквізити" походить від лат. requisitum, що означає "потрібне, необхідне". Такими реквізитами для будь-якого первинного бухгалтерського документа є:

- назва документа (форми);

- дата і місце складання;

- назва підприємства, від імені якого складено документ;

- зміст та обсяг господарської операції;

- одиниця виміру господарської операції;

- посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

- особистий підпис або інший знак, що дає змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Залежно від характеру операцій до первинних документів можуть бути внесені додаткові реквізити:

- ідентифікаційний код підприємства чи особи;

- номер документа;

- підстава для здійснення операції;

- дані про документ, що засвідчує особу;

- інші додаткові реквізити.

Якщо у первинному документі немає будь-якого обов'язкового реквізиту такий документ недоказовий і не може бути підставою у бухгалтерському обліку. Такі документи, як правило, є причиною ретельного вивчення органами перевірки і контролю і накладення штрафних санкцій.

До оформлення первинних бухгалтерських документів ставлять такі вимоги:

- первинні документи мають бути складені в момент здійснення операції, а якщо це неможливо, безпосередньо після її закінчення;

- документи складають на бланках типових форм, затверджених Держкомстатом України, або на бланках спеціалізованих форм, затверджених відповідними міністерствами і відомствами, а також виготовлених самостійно, які мають містити обов'язкові реквізити типових або спеціалізованих форм.

- у разі складання та зберігання первинних документів на машинних носіях інформації підприємство зобов'язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їхніх повноважень, передбачених законами;

- записи в первинних документах роблять чорнилом темного кольору, кульковою ручкою, друкарськими засобами чи принтером, що забезпечує зберігання цих записів протягом встановленого терміну зберігання документа;

- вільні рядки в первинних документах прокреслюють;

- у грошових документах суми проставляють цифрами і прописом, перше слово суми записують скраю і з великої літери;

- кожен первинний документ має містити дані про посаду, прізвище і підписи осіб, відповідальних за його оформлення;

- керівник підприємства затверджує перелік осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарських операцій, пов'язаних з відпуском товарно-матеріальних цінностей, майна, видачею грошових коштів і документів. Коло таких осіб, як правило, обмежене;

- забороняється приймати до виконання документи на господарські операції, які суперечать законодавчим і нормативним актам, встановленому порядку обліку коштів і матеріальних цінностей, завдають шкоди власникам;

- складаючи первинні документи, можна припуститися помилок. У банківських і касових документах помилки не виправляють. Якщо в таких документах допущено помилку, їх анулюють, а замість них оформлюють нові, В інших первинних документах помилки виправляють коректурним способом, тобто неправильний текст або суму закреслюють тонкою рискою так, щоб можна було прочитати закреслене, а зверху пишуть правильний текст або суму. Виправлення помилок має бути застережено підписом "виправлено" і підтверджено підписом осіб, які підписали цей документ із зазначенням дати виправлення;

- підприємство вживає всіх необхідних заходів щодо запобігання несанкціонованому та непомітному виправленню записів у первинних документах та забезпечує їх належне зберігання протягом встановленого терміну, який регулюється спеціальним переліком;

- у випадках, встановлених законодавством, а також міністерствами і відомствами України, бланки первинних документів можуть бути віднесеними до бланків суворої звітності. їх друкують за зразками типових або спеціалізованих форм з обов'язковим зазначенням номера;

- відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці документи;

- первинні документи можуть бути вилученими у підприємства тільки за постановою уповноважених державних органів відповідно до чинного законодавства України. З дозволу і в присутності представників органів, які здійснюють вилучення, посадові особи підприємства можуть зняти копії та скласти реєстр документів, що вилучаються, із зазначенням підстав і дати вилучення.

Велике значення у виконанні цих вимог мають уніфікація та стандартизація документів. Під уніфікацією документів розуміють розробку єдиних зразків документів для оформлення однотипних господарських операцій на підприємствах, в організаціях і установах незалежно від виду діяльності та форм власності. Так, уніфіковано всі банківські та касові документи, бланки авансових звітів та посвідчень на відрядження, товарно-транспортних накладних, розрахунково-платіжних відомостей, податкових накладних та інших документів. Уніфікація документів забезпечує широту використання, можливість всебічного опрацювання на ПЕОМ, масове тиражування бланків, що здешевлює їхню вартість.

Під стандартизацією документів розуміють встановлення для бланків однотипних документів однакових, найбільш раціональних розміру і форми із завчасним визначенням розміщення відповідних реквізитів. Друкування стандартних бланків документів великими тиражами дає значну економію паперу, здешевлює їх виготовлення.

Розробляє і затверджує типові форми первинного обліку Державний комітет статистики (Держкомстат) України.

При проектуванні раціональних документопотоків на підприємстві складають схеми руху основних груп та видів документів. Це дозволяє встановити раціональні маршрути руху та етапи обробки документів, уніфікувати шляхи руху, порядок обробки різних їх категорій.

Схема документообігу для підприємства з обсягом документообігу від 25 до 100 тисяч документів представлено на рисунку 2.1

Рисунок 2.1 - Схема документообігу для підприємств з обсягом документообігу від 25 до 100 тис. документів

Схеми руху документів затверджує керівник служби діловодства.

Схеми розробляються для різних категорій документів (вхідних, вихідних, внутрішніх, наказів по основній діяльності, особовому складу).

1.2 Класифікація документів

Класифікація документів - це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета класифікації полягає в підвищеності оперативності робочого апарату управління та відповідальності виконавців. У поточній роботі класифікація документів здійснюється на етапі груп та їх у справі. Їх поділяють на роди, види, підвиди, і різновиди.

Рід - це перший рівень розподілу, який розкривається за допомогою видових розподілів документа.

Вид - другий рівень розподілу. При цьому родове поняття «документ» ділиться на видові поняття, тобто на види документів.

Третій рівень розподілу - підвид. За ним слідує різновид, поки не визначиться остаточне місце конкретного документа в цій класифікації.

Ієрархія - розташування документів в порядку від вищого до нищого. Їх розташування виглядає таким чином:

Документ, видання, неперіодичне видання, книга.

Дихтомія - послідовний розподіл документів одного класу на два протилежні види, підвиди, різновид. Наприклад, опублікований і неопублікований документ.

Класифікація документів здійснюється за різними основами поділу, що відповідає певним аспектам аналізу документа. Кожен аспект аналізу вказує на певний фасет класифікації. Тобто перелік документів за необхідною ознакою. Таких фасетів може бути декілька, тому класифікація документів називається багатоаспектною фасетною.

Класифікація будь - чого означає зв`язок між елементами, виражений в їх розміщенні у визначеному послідовному ряді чи системі відносно будь - яких загальних принципів. Наука передбачає певну систему знань про той чи інший предмет. Предмет класифікації у нашому випадку є документ - як матеріальна форма отримання, зберігання, використання і розповсюдження інформації.

1. За способом фіксації інформації розрізняють такі документи:

- письмові, до яких належать усі рукописні та машинописні документи, виготовлені за допомогою друкарської та розмножувальної оргтехніки;

- графічні, в яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні. Це графіки, мали, рисунки, малюнки, схеми, плани. Вони цінні своєю ілюстративністю;

- фото - й кінодокументи - такі, що створені способами фотографування й кінематографії. Це кіно - та фотоплівки та фотокартки. На них можна зафіксувати ті явища, які іншим способом зафіксувати важко чи неможливо;

- фонодокументи - такі, що створюються за допомогою будь-якої системи звукозаписування й відтворюють звукову інформацію (наприклад, записану під час проведення засідань, зборів, нарад тощо).

2. За змістом документи поділяють на:

- організаційно-розпорядчі;

- фінансово-розрахункові;

- постачально-збутові та інше.

Організаційно-розпорядчі документи (ОРД) - це управлінська документація, що слугує способом здійснення та регулювання процесів управління. Документи, які належать до ОРД, можна умовно поділити на такі групи:

- організаційні (положення, інструкції, правила, статути, тощо);

- розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, вказівки тощо);

- довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні та службові записки, службові листи, відгуки, плани роботи, телеграми, телефонограми, звіти, доповіді тощо);

- з кадрових питань (заяви, накази по особовому складу, особові картки, трудові книжки, характеристики тощо);

- особові офіційні (пропозиції, заяви, скарги, автобіографії, розписки, доручення тощо).

3. За назвою розрізняють: накази, протоколи, положення, розпорядження, вказівки, інструкції, правила, статути, звіти, ордери, плани, службові листи, заяви тощо.

4. За видами документи поділяють:

- типові, що розробляються вищими органами для підвідомчих організацій з однорідними функціями і мають обов'язковий характер;

- трафаретні, котрі виготовляються друкарським способом: незмінювана частина тексту документа друкується на поліграфічних машинах, а для змінної інформації залишаються вільні місця. Такі документи зараз найпоширеніші, оскільки на їх складанні та обробленні економиться час;

- індивідуальні, які створюються кожного разу по новому. Це доповідні, службові, пояснювальні записки, автобіографії тощо.

5. За складністю документи бувають:

- прості, що містять інформацію з одного питання;

- складні, які містять інформація щодо двох і більше питань.

Слід урахувати, що прості документи легше оброблювати, контролювати їх виконання, здійснювати пошук.

6. За місцем складання розрізняють такі документи:

- внутрішні документи оформляють (виписують) на підприємстві й тут же застосовують. До них належать: авансові звіти підзвітних осіб, табелі обліку використання робочого часу, інвентарні картки основних засобів, прибуткові ордери тощо.

- зовнішні документи складають на стороні, їх отримують від інших підприємств і організацій. На вході обов'язково реєструють, оформляють, як правило, на бланках уніфікованих форм. До них належать: рахунки-фактури, платіжні доручення, виписки банків, постанови, листи, угоди тощо.

7. За терміном виконання документи бувають:

- звичайні безстрокові – це такі, які виконуються в порядку загальної черги;

- термінові – зі встановленим строком виконання. До них , належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма);

- дуже термінові документи з позначенням «дуже терміново»;

8. За походженням документи поділяються на:

- службові, що стосуються діяльності підприємства (організації, установи, фірми);

- офіційно-особисті, які стосуються конкретних осіб, тобто іменні (скарги, заяви тощо).

9. За юридичною силою документи поділяються на:

- справжні (істинні), що готуються в установленому законом порядку за всіма правилами. Своєю чергою, справжні документи бувають: чинні, не чинні. Документ стає не чинним, коли втрачає юридичну силу з будь-яких причин;.

- фальшиві (підроблені), в яких зміст чи оформлення не відповідає істині. За стадіями виготовлення розрізняють такі документи:

- оригінали - перші або єдині примірники офіційних документів;

- копії - документи, в яких точно відтворено інформацію інших документів, а також усі їхні зовнішні ознаки чи частину їх і відповідним чином оформлені. Існують такі різновиди копій: відпуск (повна копія вихідного документа, виготовлена водночас з оригіналом через копіювальний папір); витяг (копія офіційного документа, що відтворює певну його частину і відповідно засвідчена); дублікат (повторний примірник документа, який має юридичну силу оригіналу

10. За призначенням документи поділяють на розпорядчі, виконавчі, бухгалтерського оформлення та комбіновані.

Розпорядчими є документи, які містять розпорядження (наказ, завдання) на здійснення певної господарської операції. До них належать: накази про прийняття та звільнення з роботи, чеки на отримання готівки в касі банку, платіжні доручення банку на перерахування коштів, довіреність на отримання матеріальних цінностей тощо.

Виконавчими є документи, де підтверджується факт здійснення господарської операції, її виконання певною особою, що подала документ. До них належать: авансові звіти, виписки банків, касові прибуткові й видаткові ордери, акти, квитанції та ін.

Документи бухгалтерського оформлення складаються на основі виконавчих та розпорядчих документів самими працівниками бухгалтерії. Самостійного значення не мають, але необхідні в обліковому процесі. До таких документів належать: меморіальні ордери, бухгалтерські довідки, різні розрахунки (амортизації, розподілу витрат, звітні калькуляції) та ін.

Документи комбіновані поєднують функції перелічених вище документів (розпорядчих, виконавчих, бухгалтерського оформлення). До них належать: авансові звіти, вимоги, наряди та ін. Прикладом комбінованого документа може бути і видатковий касовий ордер, в якому міститься розпорядження керівника про видачу готівки та підтвердження про її фактичну видачу та отримання підписами касира та отримувача грошей.

11. За порядком складання документи поділяють на первинні й зведені.

Первинні документи складають у момент здійснення господарської операції (прибуткові та видаткові касові ордери, накладні, акти прийому робіт та ін.).

Зведені документи складають на підставі однорідних первинних документів шляхом групування і узагальнення та балансової ув'язки їх показників (звіти касира, авансові звіти, товарні звіти, платіжні відомості та ін.).

12. За способом використання документи поділяють на разові та накопичувальні.

Разові документи фіксують одномоментно одну або декілька господарських операцій (ордери, вимоги, акти та ін.).

Накопичувальні документи формують інформацію про однорідні господарські операції за певний відрізок часу (день, декаду, місяць). Такі документи використовують багаторазово. До них належать: табель обліку робочого часу, лімітно-забірна картка, відомість випуску готової продукції, багатоденні наряди та ін. На відміну від разових, накопичувальні документи використовують з метою обліку після того, як у них записано останню операцію і підбито підсумок всіх записів.

Із загальної характеристики документів видно, що кожен документ належить водночас до різних класифікаційних груп. Так, акт приймання-передачі основних засобів є одночасно матеріальним, виконавчим, первинним, разовим і внутрішнім документом; рахунок-фактура постачальника - виконавчий, разовий, зовнішній; видатковий касовий ордер - комбінований, первинний, разовий і внутрішній та ін.

Класифікація документів за розглянутими ознаками дає змогу правильно зрозуміти їх зміст, призначення і використання для відображення господарських операцій підприємства.

1.3 Організація документообороту

При організації документообігу підприємство стикається з такими поняттями:

1. Документ – інформація зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі.

2. Офіційний документ – документ, створений організацією або посадовою особою й оформлений у встановленому порядку.

3. Документообіг - це рух документів від моменту їх. складання або здобуття від інших підприємств, організацій до використання для бухгалтерських записів і наступної передачі в архів.

4. Реєстрація документів – фіксування факту створення чи одержання документів шляхом присвоєння їм порядкового номера і запису встановлених відомостей про них.

5. Бланк документа – це зафіксована форма службового документа з надрукованою постійною інформацією реквізитів і наявним місцем для зафіксування їх змінної інформації.

Документообіг є важливою ланкою діловодства, визначає інстанції і швидкість цього руху. Головне правило документообігу - оперативний рух документів по найбільш перспективній дорозі з мінімальними витратами часу і праці. Основу документообігу дають організаційні документи: Статут, положення про структурні підрозділи, накази про розподіл обов'язків, інструкції по роботі з документами, інструкції по діловодству, схеми документопотоків, дороги проходження окремих видів документів. Документообіг як технологічний процес ділиться на декілька частин - потоків, які здійснюють прямий та зворотний зв'язок в управлінні.

Ці потоки розрізняються по напряму і по відношенню до управлінського об'єкту. По напряму:

- горизонтальні - зв'язують організації одного рівня

- вертикальні - низхідні, висхідні - зв'язують організації різних рівнів.

Висхідні - вхідні, такі, що поступають у вищестоящі організації від підлеглих організацій.

Низхідні - прямують вищестоящими органами влади підлеглими організаціями.

По відношенню до управлінського об'єкту документообіг утворюює потоки тих, що входять (що поступають з інших організацій), витікаючих (що відправляються в інші організації) і внутрішніх (створених і таких, що діють в межах організації) документів.

Основні етапи документообігу:

1) складання і оформлення документа;

2) прийняття документа бухгалтерією (обліковим апаратом);

3) рух документа по відділах і робочих місцях бухгалтерії, його обробка і використання для облікових записів;

4) передача документа на обчислювальні машини і повернення назад;

5) передача документа в архів.

Грамотно побудована система документообігу не тільки спрощує роботу фінансово-економічної служби, але й дозволяє значно підвищити ефективність фінансового управління компанією.

Не всі підприємства приділяють увагу регламентації документобігу, хоча з розвитком бізнесу така робота стає необхідністю. Можливо, співробітники компанії не одразу звикнуть до того, що їхні дії регламентовані, проте це дозволить їм заощадити час при виконанні своїх обов’язків – а, отже, працювати ефективніше.

Будь-яка компанія через зростання кількості співробітників і контрагентів стикається з потоками неструктурованої інформації. Без регламенту документообігу на будь-якому підприємстві будуть заплутані маршрути проходження і втрати документів, нечітка номенклатура справ і, як наслідок, проблеми з пошуком документів, веденням управлінського обліку, неможливість встановити взаємозв’язок між ними та одержати оперативний доступ до історії угод.

Крім того регламент документообігу є інструментом підвищення дисципліни співробітників. Персонал доводиться навчати і роботи на комп’ютері, і правильного оформлення документів. Якщо працівник володіє цією навичкою, вміє звертати увагу на деталі, він стає дисциплінованішим. Для компанії це означає, що первинні документи вчасно потрапляють до офісу компанії, отже, можна контролювати і платежі, і роботу.

При побудові будь-якої системи документообігу потрібно прагнути до мінімізації етапів узгодження та кількості документів, які вимагають затвердження. Перше, що слід зробити, – це закріпити за різними підрозділами переліки документів, з якими вони повинні працювати. Таким чином, технологічна документація не проходитиме через фінансову службу, а договір на купівлю IT-системи – через рекламний відділ. Досягти цього можна, залучаючи до створення регламентів керівників усіх функціональних підрозділів.

Коли компанія вирішує впровадити CRM-систему, представники фірми-впровадника, як правило, вимагають скласти регламент документообігу. Це необхідна умова автоматизації процесів.

Тому доцільно створити робочу групу за участі начальників відділів, через які проходять документи. Спільними зусиллями група створює форми та регламенти, які дозволяють одержати необхідну інформацію без зайвих втрат часу на оформлення та узгодження.

Кількість і призначення регламентів визначаються, насамперед, складом операцій, які виконуються в компанії, напрямами діяльності та специфікою бізнесу.

Регламенти, як правило, розробляють різні відділи: загальний відділ – регламент з усіх вхідних та вихідних документів; договірний – регламент договірної роботи; фінансова служба – блок регламентів фінансових процедур.

Регламенти визначають загальні принципи дій. З них зрозуміло, що повинно бути на виході, але не зазначено, як саме потрібно діяти. Для цього є інструкції – докладніші документи, у яких описано, що потрібно робити, у які терміни, хто відповідає за той чи інший процес і хто його контролює. Інструкції створюються для кожного відділу компанії. Для роботи з вхідними листами не потрібен регламент, достатньо інструкції.

Щоб співробітникам було зрозуміло, як користуватися регламентом або інструкцією, у компанії проводяться тренінги. Спочатку документи розсилаються по усіх відділах, які беруть участь у процесі. Згодом усім співробітникам роз’яснюють схему роботи на прикладі одного зі складних поточних проектів, у тому числі пункти, які можна тлумачити по-різному. За результатами таких тренінгів вносяться коригування і в регламенти, і в інструкції.

Один із найбільш трудомістких – регламент документообігу супроводу руху товарів. У ньому закріплений порядок та терміни подання документів від магазинів у офіс.

Специфічний інвестиційний регламент визначає процедуру горизонтального узгодження етапів робіт між різними службами під час будівництва нових магазинів. Іншими словами, узгодження робіт проводиться і зі службами, зайнятими в будівництві, і з тими, хто працюватиме в них.

У регламенті договірної роботи вказується, хто ініціатор контракту, які роботи повинні бути проведені, які документи вимагаються від постачальника й у який термін, що і з ким треба узгодити. У планово-бюджетних регламентах описані порядок та терміни формування бюджетів, склад учасників бюджетного процесу, їхні функції та відповідальність, методики коригування бюджетів та аналізу їх виконання тощо.

У компанії доцільно розділити регламенти внутрішні (наприклад, бюджетний регламент) і зовнішні, призначені для роботи з клієнтами, у яких описується методологія проведення робіт і взаємодії з замовником.

Документи з моменту їх складання або одержання від інших підприємств до передачі в архів на зберігання проходять певний шлях. Відомо, що первинні документи містять інформацію про факти господарського життя, і ця інформація належним чином опрацьовується, узагальнюється й накопичується з метою одержання підсумкових даних у балансі та звітності. Своєчасний і якісний облік забезпечується певним порядком організації складання й опрацювання документів, або документооборотом.

Документооборотом називаються порядок і шляхи руху документів з моменту їх складання або надходження до моменту здачі в архів.

Головне завдання документообороту - прискорення руху документів, і чим коротше і швидше буде організовано цей процес, тим він буде ефективнішим, і користувачі зможуть вчасно отримати інформацію для прийняття рішень.

Кожне підприємство, враховуючи специфіку своєї господарської діяльності та структури управління, визначає напрями й обсяги документів. Організує документооборот на підприємстві головний бухгалтер чи бухгалтер, який розробляє правила і технологію обробки облікової інформації. Ця технологія визначає основні етапи проходження документів: складання первинних документів або реєстрація тих, що надійшли зі сторони, облікова обробка та реєстрація документів; передача документів на зберігання до архіву. Організаційно перелічені етапи документопотоку відображаються у спеціальному документі, який називається план (графік) документообороту. Він має визначати здійснення систематичного контролю складання і строків проходження первинних, зведених документів між окремими структурними підрозділами, передачі їх у бухгалтерію. План (графік) документообороту розробляється головним бухгалтером і затверджується керівником. Вимоги головного бухгалтера щодо порядку складання і подання до бухгалтерії та опрацювання документів є обов'язковими для всіх підрозділів і служб підприємства.

Документи, як правило, складаються оперативними працівниками підприємства (касирами, рахівниками цехів, комірниками, майстрами та ін.) або надходять зі сторони через канцелярію з обов'язковою реєстрацією (рахунки, акти, листи, повідомлення тощо). Кожному виконавцю видають виписку з плану (графіка) документообороту, в якій наводиться перелік документів, що відносяться до функціональних обов'язків виконавця, термін їх подання і перелік служб (підрозділів) підприємства, в які передаються ці документи.

Перевірені бухгалтерією документи проходять облікову реєстрацію. Процес обробки в бухгалтерії прийнятих від виконавців бухгалтерських документів включає три етапи: розцінка (таксування), групування і бухгалтерське проведення (проводка).

Розцінка (таксування) документів полягає у проставлені у відповідних графах документа ціни і суми, тобто переведення натуральних і трудових вимірників у грошовий здійснюється в самому документі шляхом множення показника на ціну. Ця операція характерна для документів, якими оформлюють рух матеріальних цінностей (вимоги-накладні, лімітно-забірні карти тощо), оскільки в момент їх складання записують тільки кількісні показники. Документи, в яких проставлено ціну та суму, не підлягають розцінці. У результаті розцінки здійснюється оцінка господарської операції у грошовому вимірнику.

Групування документів полягає в об'єднанні однорідних за змістом первинних документів у групи з метою підготовки зведених даних (за складами, цехами, замовленнями, касами тощо) і спрощення ведення первинного обліку. Документи, згруповані за певними ознаками однорідності в накопичувальні та групувальні відомості, істотно скорочують подальші реєстраційні операції.

Бухгалтерське проведення (проводка) передбачає вказування у первинних або згрупованих документах (відомостях) бухгалтерської проводки (кореспонденції рахунків бухгалтерського обліку), яку в майбутньому буде відображено в регістрах бухгалтерського обліку, а потім у звітності. Здебільшого первинні документи, накопичувальні та групувальні відомості, меморіальні ордери містять для зазначення кореспондуючих рахунків спеціальні графи.

Оформлені бухгалтерськими кореспонденціями документи обліку використовують для подальшого відображення господарських операцій, що в них містяться, у регістрах синтетичного й аналітичного обліку. На цьому практично завершується облікова робота з первинними бухгалтерськими документами. Первинні документи, виконавши свою обліково-аналітичну функцію, підлягають передачі в архів.

Для зберігання документів призначені архіви. Розрізняють поточні й постійні архіви. Поточний архів організовують безпосередньо в бухгалтерії для зберігання документів звітного року, оскільки в поточному році часто є потреба звертатися до нього за довідками й інформацією. Поточний архів міститься у спеціальних закритих шафах. Постійний архів розміщується у спеціально обладнаному приміщенні й призначений для зберігання не тільки бухгалтерських документів і звітів, а й справ інших підрозділів і служб підприємства. Всі прийняті на зберігання справи реєструють в архівній книзі, що полегшує пошук документів чи справу в разі необхідності.

Відповідно опрацьовані: систематизовані у хронологічному порядку, прошиті й марковані ярликами (рубриками) документи з поточного архіву передають у постійний після закінчення звітного року. Первинна документація зберігається в архіві окремо від облікових регістрів.

Терміни зберігання документів у постійному архіві визначено Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України. Відповідно до Переліку, затвердженого наказом цього управління від 20 липня 1998 р. № 41, документи бухгалтерського обліку та звітність зберігаються від 3 до 5 років. Так, для первинних документів, що фіксують факт виконання господарських операцій і є підставою для бухгалтерських і податкових записів, встановлено термін зберігання 3 роки; розрахунково-платіжних відомостей, актів документальних ревізій, податкових та інших перевірок - 5 років; особових рахунків робітників та службовців, студентів - 75 років; статути та положення, бухгалтерські звіти і баланси, передавальні, розділювальні та ліквідаційні баланси зберігаються постійно.

Після закінчення встановлених термінів зберігання документи, що мають особливо важливе значення, передають на безстрокове зберігання до державного архіву, а інші документи підлягають знищенню спеціальною комісією за актом з відповідною відміткою в архівній книзі.

1.4 Етапи документообігу

Документообіг включає в себе декілька етапів: приймання, обробка, розподіл, реєстрація, передача, доставка, контроль виконання.

Вся кореспонденція, що надходить до установи, приймається канцелярією. Прийманню підлягає також і доплатна кореспонденція, оплата якої здійснюється на підставі конвертів, де зазначена її сума. В канцелярії розкриваються всі конверти за винятком тих, що мають напис "особисто" чи адресовані громадським організаціям установи (профкому, жіночій раді тощо).

При розкритті конвертів перевіряється їх цілісність, а також відповідність номерів на документах і конвертах. У разі відсутності документа або додатків до нього, невідповідності номера на конверті номеру документа, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику, а другий залишається в канцелярії. Якщо виявлено пошкодження конверта необхідно зробити відповідну позначку в поштовому реєстрі.

Зберігати конверти і додавати їх до документів необхідно у випадках, коли лише за конвертами можна встановити адреси відправників, час відправлення і одержання документів, коли у конверті відсутні окремі документи чи номери документів не відповідають номерам на конвертах. Конверти додаються також до судових, арбітражних справ, позовних заяв і касаційних скарг та листів, заяв та скарг громадян. Неправильно оформлені (не підписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику чи пересилаються за належністю.

Попередній розгляд документів здійснює керівник канцелярії, установи або інша, призначена для цього особа відповідно до розподілу функціональних обов'язків.

Метою попереднього розгляду документів є розподіл їх на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом (власником) установи або безпосередньо виконавцями відповідаю до їх функціональних обов'язків, визначення необхідності їх реєстрації, а також встановлення терміну виконання. Здійснюється він у день одержання документів або у перший робочий день у разі їх надходження у неробочий час. Доручення вищих органів правління, телеграми і телефонограми необхідно розглядати негайно.

У ході попереднього розгляду документів варто керуватися положенням про установу та її структурні підрозділи, посадовими інструкціями, класифікаторами ділянок та питань діяльності установи, номенклатурами справ, схемами руху документів. Керівництву або власнику установи насамперед передаються документи урядових або інших вищих органів, а також найважливіші документи, що містять інформацію з принципових питань діяльності установи та потребують їх вирішення. Інші документи передаються структурним підрозділам і виконавцям за призначенням.

Наслідки розгляду документів фіксуються в резолюції. З метою забезпечення ритмічності роботи канцелярія за погодженням з керівництвом установи чи її власником розробляє графіки доставки кореспонденції підрозділам.

Реєстрація документів полягає у фіксації факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовних позначень - реєстраційних індексів з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ. Реєструються документи з метою забезпечення їх обліку, контролю виконання і оперативного використання наявної в них інформації. Як правило, реєстрація документів здійснюється централізовано. Децентралізована реєстрація припускається в установах з обсягом документообігу понад 10 тис. документів на рік, з територіально роз'єднаними структурними підрозділами та у випадках, викликаних специфікою діяльності установи.

Місце реєстрації документів закріплюється в інструкції з діловодства установи, до якої додається затверджений керівником (власником) установи перелік документів, що не підлягають реєстрації. Реєстрації підлягають всі документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо) як ті, що створюються і використовуються в установі, так і ті, що надходять від інших установ та приватних осіб.

Кожний документ реєструється у даній установі лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження. В разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший повторно він не реєструється. Реєстрація документів проводиться в межах груп залежно від найменування, виду, автора і змісту. Окремо, наприклад, реєструються урядові документи, накази керівника з основної діяльності, накази щодо особового складу та про відрядження, рішення колегії, акти ревізій фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські зведення, заявки на матеріально-технічне постачання.

У процесі реєстрації документам надаються умовні позначення - реєстраційні індекси, які складаються з порядкових номерів у межах типу документів, що реєструються і доповнюються індексами за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів тощо.

За журнальної форми реєстрації документів рекомендується вести такі журнали реєстрації:

1) урядових документів;

2) наказів керівника установи з основного складу;

3) наказів щодо особового складу;

4) відряджень;

5) рішень колега установи;

6) актів ревізій фінансово-господарської діяльності тощо.

Автоматизована реєстрація документів проводиться централізовано в місцях реєстрації документів, обладнаних засобами обчислювальної техніки. Запис здійснюється з реєстраційно-контрольної картки, складеної на базі обов'язкових реквізитів реєстрації, що забезпечують сумісність програмно-технічних засобів або шляхом прямого вводу з документа реквізитів реєстрації.

Обов'язкові реквізити реєстрації:

1. Назва документа.

2. Автор (кореспондент).

3. Дата документа.

4. Індекс документа.

5. Заголовок документа або його короткий зміст.

6. Резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата).

7. Відповідальний виконавець.

8. Термін виконання.

9. Позначка про виконання (короткий запис вирішення питання, дата виконання, індекс документа-відповіді).

Склад обов'язкових реквізитів у разі необхідності може бути доповнений: зазначенням виконавця, його розпискою в одержанні документа, ходу виконання, додатками тощо. Порядок розміщення реквізитів визначає установа.

За автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних, а за наявності сітки - центральний банк реєстраційних даних. Автоматизовані банки даних забезпечують працівників апарату управління інформацією про всі документи і місце їх знаходження за допомогою вводу інформації на дисплей і виготовлення машинограм. Поступаючі документи фіксуються в "Журналі вхідної кореспонденції".

Маршрутизацію вхідних та внутрішніх документів можна представити у вигляді схеми (рисунок 2.4).

документообіг електронний підприємство

Рисунок 2.4 - Маршрутизація вхідних та внутрішніх документів

Вихідна кореспонденція мусить оброблятися та відправлятися централізовано канцелярією підприємства. Як правило, вона відправляється у день одержання від структурних підрозділів або наступного дня. Відправлення або передача працівникам підприємства документів без їх реєстрації в канцелярії неприпустима. Під час приймання від виконавців вихідних документів необхідно перевіряти: - правильність оформлення документа, розміщення на ньому реквізитів; - правильність зазначення адреси кореспондента; - наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього; - наявність від на копіях документів, що залишаються у справах; - наявність на документі позначки про додатки; - відповідність кількості примірників кількості адресатів. Документи, що надсилаються водночас одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться в конверті. Якщо оригінал документа підлягає поверненню, то на верхньому полі першої сторінки проставляється штамп "Підлягає поверненню". Оригінали наказів, планів, протоколів тощо необхідно залишати в установах - авторах цих документів. Підрозділам надсилаються їх другі примірники. Документи, які адресують постійним кореспондентам, рекомендується відправляти у конвертах з адресою одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь друкарським способом.

Маршрутизація вихідних документів можна представити у вигляді схеми (рисунок 2.5).

Рисунок 2.5 - Маршрутизація вихідних документів

У випадку надсилання кореспонденції до інших міст, крім найменування установи посади та прізвища адресата, слід зазначати точну поштову адресу (поштовий індекс, місто, область, вулиця, номер будинку).

1.5 Організація контролю за виконанням документів

Забезпечення своєчасного та якісного виконання документів є основним завданням контролю. Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання.

До контролю за виконанням документів входять такі види робіт:

— постановка документів (доручень) на контроль, формування картотеки контрольованих документів;

— перевірка своєчасного доведення документів до виконавців;

— попередні перевірки й регулювання перебігу виконання;

— облік та узагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень);

— інформування керівника про перебіг та підсумки виконання документів (доручень);

— повідомлення про перебіг та підсумки виконання документів на оперативних зборах, засіданні колегіальних органів;

— зняття документів з контролю;

— формування картотеки виконаних документів

Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання.

Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких установлено завдання.

Обов'язково контролюється виконання: законів України, постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень та доручень Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України, запитів та звернень народних депутатів України.

Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені в розпорядчому документі (наказі, розпорядженні, рішенні тощо), резолюції керівника, та безпосередні виконавці. У разі коли документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання (скликання) є працівник, який у резолюції зазначений першим.

Організацію контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України, здійснює один із перших заступників або заступник керівника органу виконавчої влади відповідно до розподілу обов'язків. Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на спеціально створену контрольну службу.

У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням документів здійснює секретар або працівник, відповідальний за діловодство.

Розглянуті керівництвом документи повертаються в службу діловодства, де в реєстраційно-контрольну картку вноситься зміст резолюції, а документ передається на виконання.

Проходження внутрішніх документів на етапах підготовки й оформлення має відповідати проходженню вихідних документів, а на етапі виконання — вхідних.

Внутрішнє приймання-передавання документів здійснюється службою діловодства за внутрішнім реєстром з обов'язковою фіксацією факту приймання-передавання документа чи пакета документів. Реєстри формуються в окрему справу й зберігаються в канцелярії чи іншому структурному підрозділі, що відповідає за організацію документообігу.

Документи, рішення з яких виконуються кількома структурними підрозділами, передаються почергово або, для оптимізації виконання, водночас у копіях. Оригінал передається відповідальному виконавцю, названому в резолюції першим.

Потребу розмноження документів і кількість копій визначає особа, яка організовує виконання. За потреби невідкладного рішення стосовно документа, що надійшов, допускається ознайомлення виконавця з його змістом до розгляду документа керівництвом організації.

Проекти розпорядчих документів після підготовки та погодження із зацікавленими підрозділами й посадовцями передаються в юридичну службу для перевірки відповідності змісту документів чинному законодавству, а відтак у службу діловодства, яка здійснює контроль за правильністю оформлення.

Оформлені документи передаються на підпис керівництву відповідно до права підпису документів і розподілу обов'язків. Копії підписаних керівниками розпорядчих документів у обов'язковому порядку надсилаються до структурних підрозділів, відповідальних за порушувані в документі питання.

Передання документів між структурними підрозділами здійснюється через секретарів структурних підрозділів або осіб-відповідальних за діловодство. Документи передаються з відповідною відміткою в РКК по реєстру.

Керівники структурних підрозділів забезпечують оперативний розгляд документів, доведення їх до виконавців у день надходження, контроль за якісним виконанням документів по суті питання.

Розглядаючи документ, керівник підрозділу виокремлює документи, що потребують термінового виконання.

Термінові документи передаються негайно.

У разі потреби розмноження документа або при інших факторах, що спричиняють неможливість негайного передання виконавцю службового документа, передається реєстраційна картка або використовується інша форма його інформування.

Виконання документа передбачає: збір та обробку необхідної інформації, підготовку проекту документа, його оформлення, погодження, подання на підписання (ствердження) керівництвом установи або керівниками структурних підрозділів, підготовку до надсилання адресату.

Виконавець визначає необхідну кількість примірників документа, передає документ на тиражування. На документ, що має бути надісланий більше ніж чотирьом адресатам, виконавець готує список надсилань.

Для оперативного вирішення питань без складання додаткових документів виконавець може вносити відмітки на документі: дату надходження (якщо час між надходженням документа та його доставкою до виконавця не збігається), дату проміжного виконання (запит відомостей, телефонні переговори тощо), дату й результати остаточного виконання.

За наявності відповідального виконавця решта виконавців зобов'язані своєчасно та якісно провести аналіз інформації й подати відповідальному виконавцю у встановлені ним терміни необхідні матеріали (проекти документів, довідки, відомості тощо).

Відповідальний виконавець несе персональну відповідальність за повноту й достовірність інформації, використаної під час підготовки документа.

Контроль за виконанням документів здійснюється на реєстраційно-контрольних картках. Під час взяття документа на контроль на лівому полі його першого аркуша проставляється штамп «Контроль» або літера «К», після чого документ передають виконавцеві, а додатковий примірник РКК ставиться до контрольної картотеки. РКК документів, що перебувають на контролі, групуються в спеціальній контрольній картотеці або у відповідному розділі довідкової картотеки за термінами виконання документів, за виконавцями, групами документів (постанови, розпорядження, накази, рішення тощо).

Дані про перебіг виконання документів, одержані за телефонним запитом або під час проведення перевірки структурного підрозділу — виконавця, вносяться до РКК у графу «Контрольні відмітки». При цьому попередні записи не закреслюються.

В установі з обсягом документообігу понад 25 тис. документів на рік періодично складаються і надсилаються до структурних підрозділів-виконавців переліки не виконаних у встановлений термін документів. Після заповнення відповідних граф переліки повертаються до контрольної служби.

В установі з великим обсягом документообігу контроль за виконанням документів може провадитися за допомогою друкарських засобів.

За автоматизованої форми контролю пошуки необхідної інформації здійснюються за видом документа, датою, виконавцем, кореспондентом, терміном виконання та змістом.

Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення строку виконання. Строк - у самому документі чи встановлений актом законодавства. Наприклад: листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня - до зазначеного в них терміну або протягом 30 днів, телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення - до 2 днів. Документи без зазначення строку виконання - повинні виконуватись не пізніше як за 30 календарних днів. "Терміново" - 7 днів.

Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені в ньому питання вирішені й кореспонденту дано відповідь по суті.

Після виконання документ знімається з контролю. Зняти документ з контролю може тільки та особа, яка поставила його на контроль; при цьому на документі та РКК робиться помітка про зняття з контролю. Дані про виконання документа і зняття його з контролю вносяться до РКК.

За автоматизованої форми контролю після виконання документа виготовляється машинограма, повністю заповнена РКК, яка використовується в довідковому дубльованому масиві, що передається на зберігання у відомчий архів водночас з документами.

РОЗДІЛ 2. Аналіз ефективності управлінської діяльності на ДП «Новатор»

2.1 Характеристика організаційно-правової форми підприємства

Державне підприємство «Новатор» створене на державному майні шляхом перейменування державного підприємства «Хмельницький радіотехнічний завод». Підприємство є повним правонаступником усіх майнових та немайнових прав та обов’язків Хмельницького радіотехнічного заводу та виробничого об’єднання «Новатор», реорганізованого шляхом його приєднання до державного підприємства «Хмельницький радіотехнічний завод», і підпорядковане Міністерству промислової політики України надалі Мінпромполітики.

Місце знаходження підприємства:

Україна, 29016, м.Хмельницький, вул.Тернопільська, №17.

Підприємство має відокремлені структурні підрозділи:

- Завод «Маяк», юридична адреса – Україна, 31352, с.Гвардійське, Хмельницького району, Хмельницької області;

- Машинотракторна станція "Новатор", юридична адреса - Україна, 31300, с. Моломоленці, Хмельницького району, Хмельницької області;

- Агропромисловий комбінат "Новатор", юридична адреса - Україна, 31300, с. Моломоленці, Хмельницького району, Хмельницької області;

- Комбінат громадського харчування "Новатор", юридична адреса - Україна, 29016, м. Хмельницький, вул. Тернопільська, №17/1.

Підприємство створено з метою:

- реалізації на основі одержаного прибутку соціальних і економічних інтересів працівників підприємства.

- найбільш повного забезпечення суспільних потреб в його продукції за рахунок розвитку і удосконалення виробництва.

Державне підприємство «Новатор» (учасник державного авіабудівного концерну «АВІАЦІЯ УКРАЇНИ») – це багатопрофільне високого технічного і технологічного рівнів підприємство, напрями діяльності якого:

- Виробництво сучасних радіолокаційних прицільних комплексів Н019 та Н001, призначені для роботи в системі озброєння літаків МіГ-29, СУ-27, СУ-30, СУ-30МК, літакових відповідачів, апаратури близької навігації для всіх видів літаків та вертольотів, які випускаються в Україні та країнах СНД;

- Виробництво систем зв’язку і безпеки руху на залізничному транспорті;

- Виробництво побутових лічильників газу роторного типу;

- Виробництво побутових та промислових лічильників гарячої та холодної води;

- Виробництво однофазних електронних лічильників електроенергії;

- Виробництво низьковольтних автоматичних вимикачів на струм до 250А;

- Виробництво медичної фізіотерапевтичної апаратури;

- Виробництво телевізорів марки NOVATOR на LCD панелях.

Уся продукція відповідає вимогам стандарту ISO 9001 – 2001, випускається із застосуванням сучасної елементної бази і технологій, що забезпечує якість продукції та її споживчі якості на рівні кращих світових аналогів.

Для виробництва перспективної продукції потрібна відповідна база. І це завдання успішно виконується. Протягом останніх 5-ти років підприємство направляє значну частину коштів на оновлення виробництва. Тільки за останні два роки ми вклали в оновлення виробництва 15 млн.грн:

- Закуплено сучасне обладнання для обробки пластмас фірми «Engel» (Австрія);

- Закуплено обладнання для проектування та виготовлення оснастки провідних фірм «AGIE», «STVDER», «HERMLE» Німеччини та Швейцарії;

- Впроваджена нова технологія фарбування порошковою фарбою, яка є корозійно- і ударостійкою та екологічно чистою;

- Впроваджена машина для поверхневого монтажу плат для телевізійної техніки та залізничного транспорту.

Підприємство підтримує широкі ділові і партнерські зв’язки із багатьма країнами близького і далекого зарубіжжя – Білорусь, Росія, Китай, Індія, Туреччина, Малайзія, Грузія, Азербайджан, Іран, Узбекистан, Таджикистан, Італія, Ізраїль, Німеччина.

Плани, які ставить перед собою підприємство, безумовно будуть виконані. Запорукою цьому є високопрофесійний трудовий колектив, який є основним багатством підприємства і складається як із ветеранів, які робили честь і славу підприємству, так і молоді, яка привносить у колектив нові ідеї, знання, енергію.

ДП «Новатор» визнано переможцем Всеукраїнського конкурсу «100 кращих товарів України» за представлену продукцію: у 2003 р. – «Лічильники води крильчасті», у 2004 р. – «Вимикачі автоматичні ВА59-35», а також лауреатом – за апарат для місцевої дарсонвалізації «Корона» і фіналістом – за «Лічильник газу типу РЛ».

2.2 Аналіз і оцінка внутрішнього і зовнішнього середовища підприємства

Для визначення стратегії поведінки підприємства на ринку та цілей планування необхідно проаналізувати фактори зовнішнього і внутрішнього впливу підприємства. Ці фактори можуть бути як позитивними так і негативними.

Для кожного підприємством є дуже важливим правильно визначати фактори, які впливають на діяльність підприємства і до яких змін вони призводять. Значну увагу цьому питанню приділяють і на ДП «Новатор». Детальний аналіз факторів впливу на діяльність підприємства можна зробити на основі нижче наведених таблиць.

Дослідження факторів впливу на підприємство почнемо з аналізу зовнішнього середовища підприємства непрямої дії (мікросередовища) .

Таблиця 2.1. Вплив соціально-культурного середовища на діяльність підприємства

Дані таблиці дозволяють зробити висновок, що на підприємство спричиняють вплив всі з факторів соціально-культурного середовища. Найбільший позитивний вплив на діяльність компанії робить істотний вплив традицій, культурного рівня і рівня освіти, а також відношення до іноземців.

Таблиця 2.2 - Вплив економічного середовища на діяльність підприємства

Як видно з приведеної таблиці, фактори економічного середовища роблять негативно і позитивний вплив на діяльність компанії. При цьому найбільший позитивний вплив мають наступні фактори:

- розміри і темпи зміни розмірів ринку;

- розміри і темпи росту сегментів ринку відповідно до інтересів компанії;

- інвестиційні процеси.

А найбільший негативний вплив становлять фактори:

- загальний рівень економічного розвитку;

- система оподатковування і якість економічного законодавства;

- рівень розвитку конкурентних відносин.

Таблиця 2.4 - Вплив політико-правового середовища на діяльність підприємства

Таблиця 2.5 - Найважливіші фактори зовнішнього середовища, що впливають на діяльність підприємства (загальна таблиця)

Аналіз факторів, які впливають на діяльність підприємства був би не повний без аналізу зовнішнього середовища прямого впливу (мікросередовища). Результати цього дослідження зведемо в таблицю 2.6.

Таблиця 2.6 - Вплив споживачів на діяльність підприємства

Таким чином, ми вияснили, які фактори споживчого середовища мають найбільший вплив, а також яким чином цей вплив здійснюється і як він проявляється. Діяльність ДП «Новатор», також залежить від його конкурентів, від цін на аналогічну продукцію, якість цих товарів, їх асортимент.

Основні конкуренти ДП «Новатора» в Україні та за її межами

Більш детальнішу характеристику впливу конкурентного середовища на діяльність ДП « Новатор » можна зробити проаналізувавши дані таблиця 2.7.

Таблиця 2.7 - Вплив конкурентного середовища на діяльність підприємства

Постачальниками ДП «Новатор» є:

1) МПТО ИЦ «Реагент» м. Дніпропетровськ, ТОВ «Реагент-Плюс» м. Дніпропетровськ, ТОВ «ЮХК Союз-Реагент» м. Дніпропетровськ, ТОВ «Українська хімічна торгова компанія» м. Київ, ТОВ «Хімлаборреактив» м. Київ, СП ПКФ «ВВВ» м. Суми, ТОВ ТПО «Аріста» м. Донецьк – хімреактиви;

2) ТОВ «Віктерприбор» м. Київ - лабораторний посуд;

3) ТОВ ЦУВ «Листопад 95» м. Дніпропетровськ, ТОВ «Стек» м. Запоріжжя - лакофарбовапродукція;

4) ТОВ «Хімлаборреактив» м. Київ, ТОВ «Віктерприбор» м. Київ – термометри.

2.3 Аналіз системи менеджменту на підприємстві

2.3.1 Аналіз організаційної структури підприємства

Структура управління організацією", або "організаційна структура управління" (ОСУ) - одне з ключових понять менеджменту, тісно зв'язане з метою, функціями, процесом управління, роботою менеджерів і розподілом між ними повноважень. В рамках цієї структури протікає весь управлінський процес (рух потоків інформації і прийняття управлінських рішень).

ОСУ визначається як форма розподілу і кооперації управлінської діяльності, в рамках якої здійснюється процес управління по відповідних функціях, направлених на рішення поставлених задач і досягнення наміченої мети. Схема управління ДП «Новатор» наведена нижче (рисунок 1). Управління ДП «Новатором» здійснює його керівник – директор.

Наймання директора здійснюється Мінпромполітики шляхом укладання контракту. Підприємство самостійно визначає структуру управління і встановлює штати.

Повноваження трудового колективу ДП «Новатор» реалізуються загальними зборами (конференцією) через їх виборні органи.

Рішення соціально-економічних питань, що стосуються діяльності підприємства,виробляються і приймаються його органами управління за участю трудового колективу та уповноваженого ним органу – профспілкового комітету.

ДП “Новатор” засноване на приватній власності його власника. Діяльністю підприємства управляє його засновник - генеральний директор та його заступники: головний інженер, заступник директора з виробництва, заступник директора з економіки, заступник директора з матеріальних ресурсів, заступник директора з маркетингу, заступник директора з якості продукції, директор ремонтно – енергетичного комплексу, помічник директора з режиму і кадрів, помічник – референт директора.

Ефективність діяльності кожної фірми великою мірою залежить від правильно побудованої організаційної структури управління (ОСУ).

Організаційна структура – упорядкована сукупність стійко взаємопов’язаних елементів, які забезпечують функціонування і розвиток організації як єдиного цілого.

Розглянемо схематично організаційну структуру та структуру управління ДП “Новатор.

Рис. 1 - Структура управління ДП “Новатор”

Організаційну структуру ДП «Новатор» можна визначити як лінійно функціональну (див. рис. 1). За такої оргструктури штабні служби одержують повноваження по управлінню службами нижчого рівня, які виконують відповідні спеціальні функції. Лінійні ланки приймають рішення, а функціональні консультують, інформують, планують і координують. Керівники функціональних служб не мають права прийняття управлінських рішень поза своїми підрозділами. Лінійному керівнику в розробці відповідних рішень, програм, планів допомагають його функціональні замісники. Вони проводять свої рішення через вище керівництво ї доводять їх до виконавців нижчого рівня, їх роль на підприємстві дуже значна, оскільки вони здійснюють технічну підготовку діяльності, розробляють варіанти рішень питань, пов’язаних з керівництвом діяльності, звільняють генерального директора від планування, фінансових розрахунків, матеріально-технічного забезпечення і т. ін.

Перевагами лінійно-функціональної ОСУ є:

1. Зменшення завантаження лінійних керівників.

2. Висока компетентність спеціалістів (функціональних керівників).

3. Підвищення якості підготовки рішень за рахунок залучення кваліфікованих спеціалістів.

4. Поєднання принципу спеціалізації управління з принципом єдності керівництва.

5. Дотримання принципу єдиновладдя.

Серед недоліків цієї ОСУ виділяють:

1. Низька гнучкість при вирішенні нових завдань, шаблонність.

2. Зростання штату апарату управління.

3. Небезпека конфліктів між лінійними та функціональними структурами.

4. Складність вертикальних комунікацій.

5. Недостатньо чіткі межі відповідальності.

6. Тенденція до централізації.

Управління фінансовою діяльністю здійснює заступник директора з економіки. Разом з генеральним директором він несе відповідальність за фінансовий стан підприємства. Збутово-маркетингова діяльність належить менеджеру по збуту. Облік діяльності фірми здійснює головний бухгалтер.

Комерційний директор здійснює оперативне планування, реалізацію поставлених завдань, вносить відповідні корективи та здійснює контроль за процесом виконання плану. Взагалі, економічна служба побудована на принципі максимального врахування динаміки навколишнього середовища. Виходячи з цього, комерційний директор здійснює ціноутворення, прогнозування, економічний аналіз та управління персоналом. Свою діяльність, виходячи з стратегії розвитку підприємства, що визначає генеральний директор, він будує на основі інформації, отриманої від фінансового директора, менеджера по збуту та головного бухгалтера.

Відділ маркетингу та зовнішніх зв’язків(ВМЗЗ) основною діяльністю відділу є організація маркетингових досліджень, розробка на засаді маркетингових досліджень пропозицій по пріоритетним видам продукції з метою одержання максимального прибутку, забезпечення ефективної реалізації продукції і послуг в запланованих обсягах та в встановлені терміни, здійснення зовнішньоекономічної діяльності.

Спробуємо проаналізувати структуру та склад апарату управління ДП «Новатор» за період 2007-2009 рр. Результати дослідження зведемо до таблиці 4.

Таблиця 4 – Структура та склад апарату управління ДП «Новатор» за 2007-2009 рр

З таблиці 4 ми бачимо, що чисельність управлінських працівників в період з 2007 по 2009 рік поступово зменшується. Такі зміни ми можемо спостерігати і в основних техніко-економічних показниках, де середньооблікова чисельність працівників зменшується у ці ж роки відповідно. У складі централізованого апарату управління відбулись зміни щодо зменшення чисельності даних працівників, а саме їх кількість в 2009 році склала 245 чол., що на 22 чол. менше ніж у 2008 році.

В межах великої кількості відділів також в період даних років відбувають структурні зміни, а саме зменшення чисельності керівного складу даних відділів.

У структурі складу апарату управління цехів і дільниць таких значних змін не спостерігається. Їх чисельність у 2009 році становила 149 чол, що на 8 чол. менше ніж у 2007 році. Кількість начальників цехів(дільниць), старших майстрів та диспетчерів на ДП «Новатор» в період з 2007 по 2009 роки не змінилась. Чисельність майстрів, технологів і механіків зменшилась і у 2009 році становила 62,14 і 42 відповідно. Тобто плинність кадрів працівників даних підрозділів незначна.

В загальному, по всьому складу апарата управління, можна зробити висновок, що чисельність управлінських працівників має тенденцію до зменшення. У 2009 році їх кількість склала 394, що на 27 чол. менше ніж у 2008 році. Це говорить, що на ДП «Новатор» має місце явище плинності кадрів у зв’язку зі змінами в економічній обстановці України та загальної економічної кризи.

2.3.2 Оцінка ефективності системи планування на підприємстві

Планування виробництва має три етапи:

1) перспективне планування (на півріччя, рік);

2) поточне планування (на поточний квартал);

3) оперативне планування (місячне, подекадне, добове).

Загальною стратегією підприємства є вихід на нові ринки збуту своїх послуг. За таких умов потрібно розширювати матеріально-технічну базу, збільшувати чисельність персоналу (як управлінського, так і виробничого), освоювати нові технології у виробництві тощо.

Так, наприклад, найдоцільнішою стратегією для ДП “Новатор” на ринку телевізорів стане впровадження концентрованого маркетингу, використання якого є ефективним на ранніх етапах життєвого циклу товару для фірм з обмеженими фінансовими ресурсами. Показником, за допомогою якого можна досягти даної цілі, є кількість охоплених сегментів (рекомендоване значення – 2 – 3 сегменти), для яких розробляється єдиний комплекс маркетингу. Потрібно охопити такі цільові сегменти:

1. Працівники ДП “Новатор”. Промислово-виробничий персонал підприємства налічує понад 2000чол., тобто у разі придбання телевізорів лише 15% працівників стратегічна ціль (зростання продажів на 20%)вже буде досягнута. Якщо телевізори Novator будуть користуватись попитом серед співробітників однойменного підприємства, то це слугуватиме ще й ефективним PR-інструментом у просуванні торгової марки, який спонукатиме представників інших цільових груп звернути увагу на товари ДП “Новатор”.

2. Населення м. Хмельницького та області.

3. Населення Вінницької та Тернопільської областей. Саме завоювання значної частки ринку у цих областях може стати передумовою подальшого розширення географії діяльності підприємства на весь Західноукраїнський регіон.

2.3.3 Матеріальне і моральне стимулювання працівників підприємства

Для дослідження чинників, які впливають на діяльність підприємства слід взяти до уваги систему мотивації на підприємстві. Це краще зробити на основі двох таблиць:

- Аналіз мотиваційних факторів підприємства (Таблиця 2.11.);

- Оцінка привабливості робочого місця (Таблиця 2.12).

Дослідження мотиваційних факторів підприємства ДП «Новатор» було проведено таким чином. Всім факторам, які здійснюють вплив на мотивацію було проставлена оцінка за двома критеріями «Спонукають працювати інтенсивніше» і «Створюють привабливі умови для роботи» по шкалі від 1 до 3, тобто чим більше фактор відповідає певному критерію тим більший бал проставляється. На основі суми балів по двох критеріях визначаємо який фактор спричиняє найбільший вплив. Таким чином з таблиці 2.10 ми бачимо, що таких факторів є 2, це: визнання добре виконаної роботи (6) та цікава робота (6).

Аналіз системи мотивації на підприємстві

Так само як і в попередній таблиці ми бачимо ті фактори, які найбільше впливають на привабливість робочого місця (які в сумі набрали найбільше балів). До таких належать:

– Вигідне місце розташування – 5;

– Гарні стосунки з безпосереднім керівником – 5;

– Відповідний обсяг інформації про діяльність фірми – 5;

– Наявність додаткових пільг – 5.

Функцію мотивації виконують керівники підрозділів. Система стимулювання праці на підприємстві включає: преміювання, присвоєння грамоти, висловлення подяки, висування до державних нагород за раціоналізаторство та новаторство. Для управлінців використовують як стимули просування по службі підвищення заробітної плати, надання премій, просування по службі.

Однією з найважливіших форм мотивації праці на підприємствах є матеріальне стимулювання. Система матеріальних стимулів праці ґрунтується на різних мотивах, які підтримують один одного й підпорядковуються меті щодо створення матеріальної зацікавленості у здійсненні трудової діяльності.

2.3.4 Організація комунікаційного процесу на підприємстві

Стан комунікаційних процесів ДП «Новатор» не далекий до ідеального. Але все ж потрібно внести певні зміни які зумовлять кращу діяльність організації і приведуть до підвищення продуктивності праці.

На мою думку у даній організації діє такий вид комунікації – між рівнями, підрозділами та працівниками організації. Це тоді, коли комунікації здійснюються: - від вищих рівнів управління до нижчих. Наприклад начальник інформує підлеглих про поточні завдання;

- від нижчих рівнів до вищих – це коли інформація про недоліки доходить від робочих до начальства;

- між окремими працівниками.

Також діє офіційний характер передавання інформації він створений керівництвом організації і неформальний який сформований на засадах міжособистісних стосунках в організації.

Також тут застосовують письмові види комунікації до яких належать записки, листи, електронні листи (e-mail) організаційні періодичні видання, дошки оголошень та інші засоби письмової передачі слів та символів

2.4. Аналіз витрат на управління підприємством та ефективність управлінської праці

Система показників ефективності управління повинна ґрунтуватись на зіставленні досягнутих організацією результатів у їх вартісному еквіваленті з величиною управлінських зусиль. Управлінські зусилля певною мірою можуть бути оцінені у кількісному виражені через величину витрат на управління. Чим меншими є ці витрати з розрахунку на одиницю продукції, тим ефективнішою вважається система менеджменту організації. Структуру витрат на управління у їх динаміці представимо у таблиці 2.13.

Таблиця 2.13 – Структура витрат на управління в динаміці за 2007-2009 рр

Як можна бачити із даних, представлених у таблиці 2.13, витрати на управління – серйозна стаття сукупних витрат, котре несе підприємство.

У зв’язку з величезними розмірами підприємства та широти його спеціалізації і процесу виробництва, ДП «Новатор» у своїй діяльності несе великі витрати на управління. Так у 2007 році підприємством було понесено 13311 тис. грн. управлінських витрат. У 2008році їх величина зросла до 15137 тис. грн., а у 2009 році знову зменшилась до 13001 тис.грн., тобто майже до рівня 2007 року.

Найбільшу питому вагу у структурі витрат на управління займають витрати на оплату праці. Їхня частка за роками по різному змінювалась. Так, якщо у 2007 році питома вага витрат на оплату праці дорівнювала 50,28 % (6692,8 тис. грн.), то у 2007 році їх питома вага вже складала 44,69 % (6764,7 тис. грн.), а 2009 року мали незначний приріст питомої ваги у розмірі 45,40 % (5902,1 тис. грн.). Варто відзначити, що у структурі витрат на оплату праці виділяють 2 елементи: заробітну плату та премії і доплати. Протягом досліджуваного періоду, значення цих елементів було наступним: у 2007 році величина витрат на заробітну плату склала 5432,3 тис. грн. (40,81 % у загальній структурі витрат на управління), а сума премії і доплат у розмірі 1260,5 тис. грн. (9,47 %); 2008 рік приніс приріст величини заробітної плати до значення 5532,1 тис грн. (36,55 %), а також незначного зменшення величини премій і доплат 1232,6 тис. грн. (8,14 %); у 2009 році картина дещо змінилася: сума коштів, витрачених на заробітну плату управлінського персоналу зменшилась, досягши значення 4962,3 тис. грн. (38,17 %), відповідно і розмір премій і доплат у загальній структурі витрат на управління зменшився, набувши значення 939,8 тис. грн., тобто 7,23 %.

Незважаючи на зниження витрат на оплату праці, ДП «Новатор» підвищило витрати на техніку управління у 2009 році порівняно з 2007 і відповідно склали 635,5тис.грн. (питома вага в загальній кількості витрат на управління - 4,89%) та 576,9 тис.грн.(4,33%). В структурі цієї групи витрати найбільшу частку становлять витрати на утримання та ремонт техніки управління – 520,6 тис. грн. у 2007 році та 580,3 тис. грн. у 2009 році.

На організацію і забезпечення управління у 2007 році ДП «Новатор» витратило 77,6 тис. грн., що становило 5,83% від загальної кількості витрати на управління. У 2008 році спостерігається значне збільшення цих витрат до 1019 тис. грн., а у 2009 році їх зниження до значення 821,8 тис. грн., тобто на 6,1% менше ніж у 2008 році. У цій групі досить велика частка витрати спрямована на НДР та НОУП, у зв’язку з складною виробничою діяльністю ДП «Новатор». У 2009році сума цих витрати склала 659,3 тис. грн., що на 5,77% менше ніж у 2008 році. Витрати на підготовку та підвищення кваліфікації управлінських кадрів та заходи з удосконалення управління у 2009 році суттєво збільшились порівняно з 2007 роком. Це говорить про те, що підприємство серйозно слідкує за кваліфікаційним рівнем своїх управлінських працівників та спрямовує всі сили на те, щоб фахівці удосконалювали і збагачували свої знання для кращої і ефективнішої організації виробничого та інших процесів на підприємстві. Так, у 2009 році ці витрати становили 104,2 і 58,3 тис. грн. відповідно.

Накладні витрати за часткою в загальній кількості управлінських витрати займають друге місце після витрат на оплату праці. Дані витрати протягом 2007-2009 рр. мали тенденцію до підвищення у 2008 році та зниження у 2009 році у питомій вазі у загальній структурі. У 2007 році підприємство понесло накладних витрат у сумі 2531,7 тис грн. (в т.ч.: витрати на службові відрядження та пересування склали 1225,3 тис. грн., поштові-телеграфні, телефонні та канцелярські витрати у розмірі 214,1 тис. грн., а утримання легкового транспорту підприємству обійшлося у 1092,3 тис. грн.)

У 2008 році ми мали вартісне зростання величини накладних витрат до значення 3601,7 тис. грн., і у загальній структурі їх частка підвищилась до 23,79 % проти 19,02 % у 2007 році.

А у 2009 році накладні витрати ДП «Новатор» зменшилися у вартісному вираженні до 2653,1 тис. грн. (20,41 % у загальній структурі).

Загалом у розрізі елементів накладних витрат протягом 2009 року порівняно з 2007 р. суттєвих змін не виявлено, величина витрат за цими елементами залишалась практично незмінною або змінювалась на невеликі суми.

Значну частку у структурі витрат на управління займають витрати на оплату комунальних послуг та енергоносіїв. У 2007 році величина цих витрат сягала значення 27,33 тис. грн., що становить 20,53 % загальної суми витрат на управління. У 2008 році цей показник зріс до 3054,9 тис. грн., проте у загальній структурі витрат його частка знизилась до 20,18 %. У 2009 році була простежена протилежна тенденція – у загальній структурі витрат питома вага витрат на оплату комунальних послуг та енергоносіїв зросла до 22,99 %, але у вартісному вираженні їх сума дорівнювала 2988,5 тис. грн.

Проаналізувавши вихідні дані таблиці 2.13, можемо констатувати, що позитивною тенденцією є зниження часток витрат на оплату комунальних послуг та енергоносіїв і накладних витрат у сукупних витратах на управління. Негативним є факт зменшення витрат на оплату праці, надзвичайно низького забезпечення, а також наявність тенденції до зниження питомої ваги у загальній структурі витрат на техніку для управління, а також витрат на організацію та забезпечення управління у 2009 році порівняно з 2008 р.

Таким чином, провівши аналіз структури витрат на управління, можемо приступити до розрахунків та аналізу основних показників ефективності управління на ДП «Новатор».

При обчисленні показників ефективності управління вихідними даними слугували такі показники як виручка від реалізації продукції, чисельність працюючих (в т.ч. управлінського персоналу), прибуток від реалізації, загальний обсяг витрат, величина витрат на управління та фонд оплати праці (в т.ч. управлінських працівників).

Результати обчислень наведемо у таблиці 2.14.

Таблиця 2.14 – Динаміка основних показників ефективності управління на ДП «Новатор» за 2007-2009 рр.

Використовуючи різноманітні формули нами було обчислено такі показники: витрати на 1 гривню обсягу реалізації, обсяг виробництва на одного управлінського працівника, прибуток витрат на 1 гривню витрат на управління, питома вага витрат на управління у загальних витратах підприємства, питома вага управлінських працівників у загальній чисельності персоналу, а також питома вага заробітної плати управлінських працівників у загальному фонді оплати праці.

РОЗДІЛ 3. Шляхи вдосконалення системи документообігу на підприємстві

3.1 Удосконалення технології електронного документообігу

Інтенсивно розвиваючи інформаційну інфраструктуру, підприємство нині відчуває потребу у створенні ефективної системи управління корпоративними інформаційними ресурсами. Йдеться про керування потоками інформації задля спрощення доступу до інформаційних сховищ, банків і баз даних установи.

Традиційні паперові документи — носії корпоративної інформації — надзвичайно важко зробити загальнодоступними і зручними для повсякденного, одночасного, багаторазового використання та внесення необхідних змін. Сучасні технології дають змогу організувати й упорядкувати доступ до електронних сховищ інформації, систематизувати її накопичення, використання й оновлення, відповідно до загальних принципів дані класифікуються і сортуються, подаються у вигляді структурованих інформаційних сховищ різних типів. Та час плине, диктуючи необхідність змін.

У загальному вигляді система управління електронним обігом документів — це комплекс програмних продуктів, що керують потоком документів.

Отже, для ДП «Новатор» із числа технологічних процесів організації керування корпоративними інформаційними ресурсами управління документообігом доцільно виділити найістотнішу ланку в ланцюгу взаємопов'язаних процедур.

Організація документообігу — найважливіша ланка в ланцюгу взаємопов'язаних процедур управління корпоративними інформаційними ресурсами можливості вже існуючих програмних пакетів або розширюючи їх.

Простежимо еволюцію засобів та методів автоматизації обігу документів у ДП «Новатор». До 1995 року основним носієм корпоративних знань та відповідної інформації в державному підприємстві Новатор був звичайний паперовий документ. Уперше в структурі ДП «Новатор» сучасні технології застосували з появою електронної пошти. Створена як телекомунікаційна основа електронної платіжної системи України, вона мала також допомогти прискорити й упорядкувати обмін управлінськими й статистичними повідомленнями між підрозділами підприємства. У 2000 році впроваджено спеціалізовану автоматизовану систему АСКОД, яка, спираючись на діючий телекомунікаційний базис, забезпечує організацію підготовки, ефективне зберігання даних, облік і доставку різних видів документів тощо.

Але з плином часу інформаційні технології, які були ідеологічною основою системи АСКОД у період її створення, стали поступатися принципово новим підходам до організації процесів електронного документообігу й управління інформаційним простором. Застосування цифрових носіїв докорінно змінило характер отримання і використання інформації в усіх сферах життя суспільства. Це спонукає до пошуку ефективніших стратегій управління цифровою інформаційною інфраструктурою. Сьогодні все ширше використовується так звана мультимедіа-інформація, яка містить, крім алфавітно-цифрових даних, також графічні зображення, анімацію, аудіо- і відеоряд. До того ж дедалі частіше вона надходить у загальному потоці даних, що ускладнює обробку і зберігання її традиційними системами автоматизації.

Розробляючи теоретичні засади побудови нової удосконаленої системи документообігу, слід зважати, що робота з мультимедіа-інформацією істотно відрізняється від традиційних методів обробки алфавітно-цифрових даних. Це пов'язано передусім зі складною структурою цих матеріалів, що вимагає.

У переважній більшості сучасних інформаційних систем за модель даних слугує сукупність абстрактних понять, які несуть інформацію про об'єкти реального світу в закодованому певним чином вигляді. У мультимедіа-системах інформаційні компоненти цілковито конкретизовані і можуть містити посилання на інші об'єкти реального світу.

Методологія пошуку необхідних даних у мультимедіа-системах докорінно відрізняється від методів вибірки інформації у звичайних системах. Тут ідеться вже про асоціації з будь-якою властивістю об'єкта реального світу або уявлення про нього, тобто про схожість, а не про точну відповідність певному образу.

Для розуміння суті порушеного питання класифікуємо типи даних, необхідних для побудови інформаційних систем нового покоління:

♦ текстові дані — алфавітно-цифрові відомості, подані у вигляді певних структурованих і форматованих послідовностей знаків;

♦ графічні дані — малюнки, креслення, ілюстрації та інша графічно викладена інформація, закодовані за допомогою високорівневого описувача, які відображають складні графічні об'єкти як сукупність простих графічних примітивів (точка, лінія, дуга, коло тощо);

♦ зображення — різноманітні картинки і фотографії, закодовані в якомусь стандартному форматі, базовим елементом яких є точка (піксел) певного кольору і заданого розташування;

♦ анімація — послідовність графічних елементів або зображень, що визначає порядок відтворення даних зображень у часі, протягом якого вони замінюються одне одним у певному хронологічному порядку;

♦ відеодані — послідовність фотографічних зображень, відтворюваних із певною швидкістю і в певній хронологічній послідовності;

♦ аудіодані — послідовність упорядкованих у часі даних, що генеруються у процесі звукозапису;

♦ збірні дані — комбінування базових типів мультимедіа-даних, які можуть містити додаткову керівну інформацію, що описує особливості їх подання і відображення.

Проблеми, пов'язані з використанням мультимедіа-даних, можна вирішити, лише застосовуючи принципово нові підходи до організації управління ними. Визначити ці підходи на сучасному етапі досить важко, оскільки, крім власне даних, слід враховувати еволюцію операційних систем, програмно-апаратних комплексів і мережевих інформаційних технологій. Але, без сумніву, саме в такому напрямі розвиватиметься комп'ютерна індустрія у найближчій перспективі.

Як теоретичну основу використання систем обробки мультимедіа-інформації необхідно розглядати способи управління такою інформацією, доступу до неї та її отримання із сукупності даних різного формату і структури. Є два шляхи організації управління мультимедіа-інформацією:

♦ класичне індексування;

♦ семіологічне індексування.

Класична технологія індексування даних базується на формуванні певного тематичного класифікатора зі своєю ієрархією елементів накопиченої інформації.

Новітня мультимедіа-інформація містить, крім алфавітно-цифрових даних, також графічні зображення, анімацію, аудіо- і відеоряд, тому, користуючись діючими системами автоматизації, стає все важче управляти інформаційним простором підприємства або утворюють істотні труднощі. Причина в тому, що відповідність мультимедіа-компоненти об'єктам реального світу може мати безліч варіантів, кожен із яких необхідно аналізувати. Тому завдання пошуку потрібної інформації стає практично нездійсненним.

За теорією обробки мультимедіа-даних методологія індексування має грунтуватися на семіологічному підході, тобто спиратися на концептуальну структуру інформації, що індексується. Мети досягають шляхом розміщення елементів мультимедіа-інформації у певних семіологічних структурах, аби з'ясувати, як об'єднувати компоненти системи, щоб отримати змістовні об'єкти. Відтак мультимедіа-дані з початкового матеріалу видобуваються автоматично, і запам'ятовується їх розташування в ньому. Це дає змогу організувати дані в певну семіологічну структуру для подальшого орієнтування в інформації.

Отже, в недалекому майбутньому, організовуючи системи управління інформацією, необхідно відмовлятися від традиційних систем управління базами даних та інформаційними ресурсами.

Без сумніву, при формуванні інформаційного простору таких установ, як ДП «Новатор», частка традиційних документів із чітко вираженою алфавітно-цифровою структурою, як і раніше, домінуватиме. Але рівень їх складності зростатиме, вони поступово набуватимуть елементів мультимедіа-даних. Збільшиться й потік даних класичного мультимедійного характеру.

Тому вже нині, плануючи перехід до системи управління інформаційним простором ДП «Новатор» в цілому й управління документообігом зокрема, слід спиратися на нові підходи в організації подібних систем. Це не лише дасть змогу набути істотного технологічного досвіду на майбутнє, а й позбавить від необхідності спочатку створювати локальні системи управління інформацією різних форматів і структур, а потім проектувати системи організації їх інформаційної взаємодії (див. схему).

Сьогодні будь-яка система управління корпоративними інформаційними ресурсами повинна будуватися на використанні новітніх технологій уведення і збереження даних, а також на застосуванні сучасних програмно-технологічних систем доступу до них. З огляду на це найперспективнішим було б використання для уведення інформації новітніх цифрових пристроїв — цифрових фото- і відеокамер, універсальних копіювальних апаратів, які виконують функції власне копіювального апарата, сканера і друкуючого пристрою. Застосування такої апаратури і відповідних програмних засобів є досить вигідним при побудові систем управління інформаційним простором будь-якої складності.

Цифрова апаратура, здатна задовольнити потреби будь-якого підприємства або установи в надійних засобах поповнення інформаційної бази, існує — її можна успішно застосовувати вже сьогодні. Тому основна проблема при проектуванні та створенні подібних систем полягає не так у наявності сучасного високопродуктивного обладнання, як у ідеологічних принципах організації взаємодії кінцевого користувача з масивами інформації. На наш погляд, найперспективнішим щодо цього є застосу. Об'єднання в єдину інформаційну систему новітніх методів формування первинних інформаційних ресурсів, заснованих на використанні цифрової техніки, сучасних методів доступу до мультимедіа-даних, є нині найперспективнішим напрямом розвитку інформаційних технологій будування як основоположної технології доступу до корпоративних інформаційних ресурсів установи Інтернет-технологій у вигляді корпоративних Інтернет-мереж.

Як відомо, інтернет-мережа — це приватна комп'ютерна мережа, в яку закладено технології глобальної комп'ютерної мережі Інтернет. Вона дає змогу максимально використати переваги та звести до мінімуму недоліки звичайних локальних і глобальних корпоративних мереж. З'являється реальна можливість поєднати сучасну мережеву архітектуру клієнт/сервер із популярними Інтернет-технологіями і на цій базі отримати просте в реалізації, підтримці, розширенні й використанні обчислювальне середовище, яке сприятиме підвищенню продуктивності праці співробітників установ. Крім того, створити й підтримувати інтрамережу набагато дешевше, ніж бази даних і мережеві служби, які сьогодні застосовуються.

Інтрамережі — це надзвичайно гнучкий та універсальний засіб, який дає змогу заощадити час, раціонально використовувати обчислювальні й інтелектуальні ресурси установи. Така система, спираючись на сучасні телекомунікаційні можливості і новітні засоби введення й збереження даних, здатна організувати в реальному часі одночасний багаторазовий доступ до даних, обмін і спільне користування інформацією. Користувачі мережі матимуть швидкий, зручний і стандартизований доступ до структурованої алфавітно-цифрової і мультимедіа-інформації, стануть реальністю оперативний обмін відео- й аудіоінформацією, проведення відеоконференцій тощо.

На сучасному етапі розвитку суспільства основним капіталом будь-якої організації або установи є її інтелектуальна й інформаційна власність. Створення і використання систем управління корпоративними інформаційними ресурсами дасть змогу не лише підтримувати інформаційний капітал на належному рівні, а й розвивати його на абсолютно нових засадах. З їх упровадженням удосконаляться засоби зв'язку, методи доступу до даних, стане можливим застосування мультимедійних інтерактивних систем використання інформації, зросте продуктивність праці, набудуть поширення безпаперові технології. Нові системи здатні цілковито змінити структуру виробничих взаємовідносин такої установи, як Національний банк України.

Список використаної літератури

1. Асєєв Г. Управління сучасним документообігом: теорія, структура, методи Вісник Книжкової палати. - 2004. - № 4. - C. 26 – 29.

2. Беспянська Г. Організаційно-розпорядчі документи на підприємстві : Види документів. Порядок створення та затвердження. Загальний огляд реквізитів // Секретар-референт. - 2007. - № 1. - С. 9-16.

3. Беспянська Г. Раціоналізація документообігу на підприємстві // Секретар-референт. - 2007. - № 10. - С. 21-25.

4. Бірюкова О.Л., Швабська Ю.Г., Красніцька Г.М. Раціоналізація документообігу на підприємстві // http://intkonf.org/biryukova-ol-shvabska-yug-krasnitska-gm-ratsionalizatsiya-dokumentoobigu-na-pidpriemstvi

5. Валентинова Т. Документообіг на підприємстві: основа основ // Все про бухгалтерський облік. - 2007. - 22 травня. - "47. - С. 3-4.

6. Виноградова О. Б. Науково методичні засади навчальної дисципліни Діловодство"’Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія.–2005.– №1.– С. 65-67.

7. Візування документів на підприємстві //Дебет-Кредит. - Школа бухгалтера. - 2007. - №24.

8. Грабова Н.М. Теорія бухгалтерського обліку: Навчальний посібник / Під ред. М.В. Кужельного. - 5-те видання, доповнене і перероблене. - К.: А.С.К., 2001. - 223 с.

9. Гуйда Л. Як правильно налагодити документообіг на підприємстві // Дебет-Кредит. - 2000. - №41.

10. Даньків Й.Я., Лучко М.Р., Остап'юк М.Я. Бухгалтерський облік у галузях економіки: Навч. посіб. Київ "Знання-Прес", 2003.

11. Документалістика Кунченко-Харченко В.І. Документалістика. - Черкаси: ЧДТУ, 2006.-147 с.

12. ДСТУ 2732:2004. Діловодство й архівна справа : Терміни та визначення понять. – К.: Держспоживстандарт України, 2005. – 111 с.

13. Котдієва Я. І. Документообіг: організація та ведення . – 3-тє вид., перероб. і доп. – Х.: Фактді, 2002. – 163 с.

14. Кужельний М. В., Лінник В. Г. Теорія бухгалтерського обліку: Підручник. – К.: КНЕУ, 2001. – 334 с.

15. Кузнєцова С. Організація облікової служби на підприємстві // Бухгалтерський облік і аудит. - 2008. - №9. - С. 16-20.

16. Кушнаренко Н. Н., Документоведение / Н. Н. Кушнаренко. - 7-е изд., стереотип. - К. : Знання, 2006. - 459 с

17. Левицька Н. Як ефективно "оптимізувати" документообіг // Податкове планування. - 2006. - № 3. - С. 24-29.

18. Менеджмент Шегда А.В. Менеджмент: Підручник. — К.: Знання, 2004. —687 с.

19. Навчально-методичне забезпечення курсу "Менеджмент" для бакалаврів економіки укладачі: Соболь С. М., канд. ек. наук, доцент Шершньова З. Є., канд. ек. наук, доцент Київ КНЕУ 2000

20. Олександра Федак, консультант з питань оподаткування, Київський центр підтримки та розвитку бізнесу "Головбух" № 29 (580), травень 2008, стор. 20

21. Сельченкова С. Документооборот: принципы организации и анализ // Секретарь-референт. - 2004. - № 2. - С. 9-11.

22. Сельченкова С. Организация документооборота // Секретарь-референт. - 2003. - № 6. - С. 10-17.

23. Храмцовская. Н.А. Актуальные проблемы современного делопроизводства и документооборота // Секретарь-референт. - 2008. - №5

24. Шеремета А. Первинні документи та документообіг на підприємстві / // Секретар-референт. - 2004. - № 10. - С. 20-23.

25. Якіменко А.В. Основи документообігу та документознавства: Виробниче видання.- М.: Экзамен, 2003.- 192 c.

26. Янковая В.Ф. Документооборот организации Секретарь-референт. - 2005. №7.