Реферат: Анализ предприятия полиграфии ООО Принт-Экспресс

Информация о компании:

Салон оперативной полиграфии ООО "Принт-Экспресс" функционирует с 2005 года.

Основными видами услуг являются продажа полиграфического оборудования (допечатные, печатные, послепечатные, брошюровочные, отделочные машины, уничтожители бумаги) и расходных материалов.

В штате компании числится 26 человек.

1. Организация как система

Рис. 1. ООО "Принт-Экспресс" как система взаимодействия внешней и внутренней среды

Система компании ООО "Принт-Экспресс" состоит из внутренней и внешней среды, которые постоянно взаимодействуют друг с другом. Внутренняя среда: Трудовые, материальные и денежные ресурсы, бизнес-процессы, выпускаемая продукция, доходы от нее.

Персонал производит печатную продукцию. Ресурсы для производства приобретаются у поставщиков. В результате совместной деятельности персонала производится печатная продукция и происходит поставка полиграфического оборудования потребителям

Внешняя среда: Потребители, Поставщики, правительство, финансовые органы и рабочая сила.

Потребители продукции полиграфии оплачивают ее и комания получает доход. Правительство принимает законодательство по налогообложению, что уменьшает капитал компании.

С помощью рынка труда компания находит персонал.

Оценка системы организации: В системе организации ООО "Принт-Экспресс" внутренняя среда тесно взаимодействует с внешней. Поставщики поставляют ресурсы и продукцию. Рынок рабочей силы предоставляет свои трудовые ресурсы. Правительство и финансовые органы влияют на деятельность и доходы компании.

Деятельность организации четко отлажена и составляет единую систему, поэтому если появляются сложности во взаимодействии с любым из элементов, это влияет на жизнедеятельность всей системы в целом.

Причины снижения эффективности системы:

- правительство и финансовые органы повышая налоги, снижают эффективность деятельности предприятия;

- поставщики часто не соблюдают сроки поставки материалов и продукции, что отрицательно сказывается на работе с потребителями;

- рынок рабочей силы: вид деятельности компании достаточно специфичен, поэтому возникают сложности с поиском кандидатов и закрытия рабочих вакансий;

- высокая конкуренция на рынке снижает эффективность продаж;

-потребители могут не оплатить продукцию вовремя, что замедляет денежный оборот.

2.Организационная модель, используемая на предприятии ООО "Принт-Экспресс" - линейно-функциональная.

Линeйнo-фyнкциoнaльнaя cтpyктypa oбecпeчивaeт тaкoe paздeлeниe yпpaвлeнчecкoгo тpyдa, пpи кoтopoм линeйныe звeнья yпpaвлeния пpизвaны кoмaндoвaть, a фyнкциoнaльныe — кoнcyльтиpoвaть, пoмoгaть в paзpaбoткe кoнкpeтныx вoпpocoв и пoдгoтoвкe cooтвeтcтвyющиx peшeний, пpoгpaмм, плaнoв.

Рyкoвoдитeли фyнкциoнaльныx пoдpaздeлeний (коммерческий директор, финансовый директор, зам.директора по общим вопросам) ocyщecтвляют влияниe нa пpoизвoдcтвeнныe пoдpaздeлeния. В качестве основополагающих функций ООО "Принт-Экспресс" взяты: финансовая, коммерческая и производственная функции.

Рис.2. Организационная структура ООО "Принт-Экспресс"

Линейно-фнукциональная структура обусловлена на данном предприятии продажей широкой наменклатурой продукции, оказания печатных услуг и сервисных услуг.

Дocтoинcтвa cтpyктypы:

· ocвoбoждeниe линeйныx pyкoвoдитeлeй oт peшeния мнoгиx вoпpocoв, cвязaнныx c плaниpoвaниeм финaнcoвыx pacчeтoв, мaтepиaльнo-тexничecким oбecпeчeниeм;

· пocтpoeниe cвязeй «pyкoвoдитeль — пoдчинeнный» пo иepapxичecкoй лecтницe, пpи кoтopыx кaждый paбoтник пoдчинeн тoлькo oднoмy pyкoвoдитeлю.

Нeдocтaтки cтpyктypы:

· кaждoe звeнo зaинтepecoвaнo в дocтижeнии cвoeй yзкoй цeли, a нe oбщeй цeли фиpмы;

· oтcyтcтвиe тecныx взaимocвязeй и взaимoдeйcтвия нa гopизoнтaльнoм ypoвнe мeждy пoдpaздeлeниями;

· чpeзмepнo paзвитaя cиcтeмa взaимoдeйcтвия пo вepтикaли, в связи с чем происходит аккумулирование задач на верхнем уровне, их перегрузка и затягивание оперативных решений.

В ООО "Принт-Экспресс" сложилась бюрократическая модель поведения в связи с необходимостью в четкой иерархии сотрудников. На предприятии распространена жесткая регламентация компетенций сотрудников.

Принципы бюрократической модели поведения:

• служебные обязанности установлены на постоянной упорядоченной основе;

• обязанности подразделяются по различным функциональным сферам, каждая из которых обеспечивается необходимой властью и санкциями;

• должности учреждаются по иерархической шкале;

• администрация основывается на письменных документах;

• работники имеют личную свободу и выполняют только те обязанности, которые предписывает их должность;

• существует четкая служебная иерархия;

• служащие назначаются на основании контракта;

• они выбираются исходя из профессиональной квалификации, предпочтительно подкрепленной дипломом;

• заработанная плата (в денежной форме) определяется согласно положению в иерархии;

• существуют определенные ступени карьеры, и продвижение вверх по служебной лестнице зависит либо от срока службы, или от заслуг, но всегда по усмотрению начальства;

• служащий подчинен единой системе контроля и дисциплине.

3.Информационные потоки в организации

Рис 3. Информационные потоки в ООО "Принт-Экспресс"

Форма передаваемой информации:

Устная

Автоматизированная

Из внешней среды информация о конкурентах поступает коммерческому директору, который анализирует информацию и докладывает о ситуации Генеральному директору.

Информация от поставщиков поступает коммерческому и финансовому директору, они передают ее исполнителям и заносят в базу данных новых контрагентов. Исполнители производят заказ на материалы и оборудования и направляют его поставщикам.

Информация от потребителей поступает коммерческому директору и директору по производству в виде заказов, ни направляют заказ исполнителям и те формируют его. Далее исполнители связываются и продают заказ клиентам.

Налоговые и финансовые органы направляют запросы финансовому директору, который формирует и направляет обратно финансовую отчетность и декларации.

Генеральный директор компании ориентируясь на цели и задачи, руководит всеми процессами.

На предприятии преобладает устная форма передачи информации.

Эффективность информационной системы:

· обеспечивает выживаемость и дееспособность фирмы;

· обеспечивает работников оперативной информацией, способствующей более эффективному трудовому процессу;

· соблюдается адресность информации;

· высокая скорость устранения неразберихи в получении информации и ее использовании.

Искажение информации, неэффективность информационных потоков компании:

· большое количество поставщиков и потребителей информации (ошибки при оформлении, человеческий фактор);

· сложность и трудность практической обозримости информационных маршрутов;

· слишком большая нагрузка на мозговой и аналитический центр – задержки в решении оперативных вопросов;

· высокая зависимость от мозгового центра – возможность ошибки, необъективной оценки.

4.Степень централизации при линейно-функциональной организационной структуре наивысшая. Генеральный директор решает все вопросы в компании. Недостатком этого является перегруженность высшего руководства и низкая оперативность принятия решений.

ООО "Принт-Экспресс" имеет достаточно много опытных и квалифицированных сотрудников, поэтому предприятие могло бы увеличить диверсификацию.

Необходимость в диверсификации у рассматриваемого предприятия возникает так как на пути дальнейшего развития отрасли полиграфии выстраивается барьер. Такое препятствие возникает перед быстро развивающейся компанией, которая функционирует в медленно развивающейся отрасли, возникает антагонизм между темпами развития предприятия и рынком. ООО "Принт-Экспресс" имеет сильную конкурентную позицию, что постоянно вступает в противоречие с медленно развивающимся отраслевым сегментом рынка. В данной ситуации рациональным будет решение об изъятии средств из освоенного бизнеса для финансирования диверсифицированных видов деятельности. Проведенная диверсификация деятельности может быть предпосылкой повышения эффективности деятельности.

5. Основные параметры системы управления

Уровни управления

Рис 4. Уровни менеджмента ООО "Принт-Экспресс"

Стиль руководства и качества руководителей

Компании больше соответствует авторитарный стиль управления, для которого характерны централизация власти и единоличное принятие решений. Основное содержание его управленческой деятельности состоит из приказов и распоряжений, ставка делается на администрирование и ограниченные контакты с подчиненными. Для автократа характерны догматизм и стереотипность мышления, неприятие инициативы подчиненных. Под началом автократа работать неприятно, так как подчиненные испытывают постоянный страх перед увольнением.

Главное его преимущество – скорость принятия и исполнения решений.

У Генерального директора «Проблемная» модель поведения, которая характерна для людей с техническим образованием. Такие люди легко структурируют проблему, четко планируют, ясно ставят задачу, но испытывают затруднения в ее внедрении «в умы» (отсюда авторитарный стиль). Атрибутика власти принимается как приятное дополнение к реальной возможности управлять. Реализуется сценарий «хозяин». Цели организации прочно связаны с целями руководителя.

У руководителей среднего звена более демократичный стиль управления. Демократический стиль эффективен при создании внутренней стабильности в фирме, его главное преимущество – всесторонняя проработанность решений.

Функции менеджеров:

Высшего звена – мозговой центр;

Среднего звена –высший аналитический центр;

Низшего звена – низший аналитический центр.

Рабочие-исполнители.

Особенности продвижения:

На предприятии не ведется построение карьерных лестниц. Каждый работник достоин повышения тогда, когда сочтет нужным руководитель. Данная ситуация характерна при авторитарной системе управления.

Система вознаграждения:

Все работники ООО "Принт-Экспресс" имеют оклады и фиксированные премии. Однако есть практика выдачи единоразовых премий менеджерам среднего звена и премий по итогам года всем сотрудникам.

Менеджеры низшего звена и рабочие имеют фиксированную заработную плату и единоразовых премий практически не получают.

Способы устранения недостатков:

Для сложившейся ситуации на предприятии характерна низкая степень стимулирования исполнителей.

Для их большей заинтересованности можно предложить премирование за проявление инициативы и реальных предложений по решению задач на предприятии.

Поскольку компания небольшая, следует внедрить систему KPI с применением индивидуального подхода к каждому работнику.

6. Уровни иерархии

В ООО "Принт-Экспресс" применяется четырехуровневая управленческая иерархия.

Верхний уровень- топ–менеджера.

Следующий уровень, средний уровень управления, в функции которого входит реализация стратегии высшего руководства.

Низший уровень иерархии: ведущие инженеры и менеджеры реализуют задачи руководства на практике.

Самый нижний уровень иерархии отдан рядовым специалистам, без которых не существует ни управленческая иерархия, ни сам управленческий процесс.

Норма управляемости- максимальное число работников, подчиненных одному линейному руководителю, при условии, что суммарная трудоемкость выполняемых им функций не должна превышать норматива (8 час. в день, 40 час. в неделю и т. д.).

Для ООО "Принт-Экспресс":

Норма управляемости для высшего руководства – 3 непосредственных подчиненных.

Норма управляемости для среднего звена – 2-4 подчиненных.

Норма управляемости для низшего менеджера – 4-5 подчиненных.

7. Тип ОДН.

Различные типы структур ОДН представляют собой определенные сочетания следующих четырех типов производственной направленности: «Д» - на дело (содержание, условия и результат конкретной деятельности), «П» - на персонал (психологический климат в руководимом коллективе, отношения с подчиненными, их интересы), «С» - на себя (собственный профессиональный и психологический статус, личные цели и интересы, самостоятельность и независимость в деятельности), «О» - на организацию (цели организации, ее стабильность и успешность, организационные и функциональные субординационные требования).

Для ООО "Принт-Экспресс"преобладающим является стиль «на организацию», далее следует стиль «на дело», далее «на себя», и наименее характерный «на персонал».

ТИП ОДН: О-Д-С-П

Таблица 1- Соотношение типов организационно-деятельностной направленности и уровней успешности руководителей

Тип ОДН является оптимальным для эффективной деятельности предприятия.

Примеры, направленности на дело: Главное для директора прибыль, ему не важно как долго будет работать над заказом сотрудник и хватит ли ему рабочего времени. Заказ должен быть сделан в срок.

Примеры, направленности на персонал: Генеральный директор развивает персонал, посылает на обучение и сам участвует в семинарах.

Примеры, направленности на себя: Генеральный директор является лицом компании, он придерживается официального стиля поведения, позиционирует себя как умный, справедливый руководитель.

Примеры направленности на организацию: В компании четко соблюдаются все субординации. Исполнители всегда докладывают начальству о работе и о рабочих проблемах.

8. Основные и вспомогательные бизнес-процессы

Основные процессы:

-Анализ внешней и внутренней среды

-Разработка стратегии развития

-Разработки печатного продукта

-Закупка сырья для продукта и продукции для перепродажи

-Производство печатной продукции, сервисные услуги

-Сбыт готовой продукции для перепродажи и произведенной продукции.

Вспомогательные процессы:

-Управление финансами;

-Управление персоналом;

-Управление информационными ресурсами;

-Управление внешними связями;

-Управление развитием.

Все процессы указанные выше являются необходимыми и имеют конкретных исполнителей, на предприятия оптимизирована структура деловых процессов.

9 Тип корпоративной культуры- сетевая или модель паутина

Власть сосредоточена в руках Генерального директора, он принимает все решения. В компании преобладает устное общение в форме приказов. Хорошим считается сотрудник, который следует указаниям и не проявляет инициативы.

Генеральный директор имеет хорошо развитую интуицию, он быстро принимает решения и больше полагается на личные впечатления.

Финансовая сторона вопроса является преобладающей в компании.

Сложившаяся сетевая структура является следствием того, что собственником компании является ее руководитель.

Тип совместной деятельности в компании индивидуальный: В компании происходит минимальное взаимодействие между исполнителями. Каждый исполнитель имеет свой объем ра­бот в соответствии с профессиональной позицией. Личное общение осуществляется в основном в не­прямой форме: через компьютерные сети, телефон. Общим является лишь предмет тру­да, в обработку которого каждый вносит свою леп­ту. Высокая инициативность, ориентация на инди­видуальные достижения.

Тип управления авторитарный потому что главный рычаг управления — авторитет руководи­теля при беспрекословном подчинении исполнителей. Приказы Генерального директора никто не смеет оспорить.

10. Законы, действующие на предприятии

Закон информированности и упорядоченности

Упорядоченность организации отражается в ее организационной структуре. В случае ООО «Офисная полиграфия», функциональная и управленческая структура компании является четкой и продуманной. Бизнес-процессы оптимизированы.

Третий вариант развития закона, когда руководители и исполнители знают, понимают, имеют намерение и умеют пользоваться законом информированности и упорядоченности. Результат действия закона при этом будет самым положительным. Все сотрудники в рамках своих функций и полномочий имеют возможность полностью реализовать свой потенциал. При таком варианте действие закона, информационные данные благодаря прозрачности и общей доступности будут наиболее адекватными. Решения могут быть приняты наиболее оптимальные, и эффект совокупной деятельности организации может быть наиболее высоким.

Внедрение и поиск новых технологий для хранения и обработки информации –пример действия закона.

Закон композиции и пропорциональности

Содержательное и структурное становление организации как системы – это два процесса, которые связаны между собой. Предприятие функционирует согласно цели, ради которой она создавалась.

Третий вариант – руководители и исполнители знают и понимают требования закона композиции, пропорциональности и гармонии, умеют им пользоваться, и намерены это делать на основе сотрудничества друг с другом. Дело в степени согласия, которая при этом достигается. При централизации власти гармония деловых решений наиболее эффективна.

Разработка и исполнение стратегических и оперативных планов может служить примером закона.