Реферат: Рабочее место секретаря 2

Федеральное государственное образовательное учреждение

Среднего профессионального образования

Семеновский техникум механической обработки древесины

(ФГОУ СПО СТМОД)

ИНДИВИДУАЛЬНАЯ РАБОТА

По дисциплине:

«Информационные и коммуникационные технологии в ДОУ и архивном деле »

2010-2011 уч.год

Задание№1

Посетите любое доступное вами помещение (на месте работы или учебы), связанное с работой секретаря.

Для выполнения данного задания я посетила приемную секретаря МОУ СОШ№4 и по данному учебному заведению сделала анализ:

Технический фактор – 10 баллов;

Гигиенический фактор – 10 баллов;

Психологический фактор – 10 баллов;

Психофизический фактор – 10 баллов;

Эстетический фактор – 10 баллов

Технический фактор : рабочее место секретаря оснащено современными средствами оргтехники и используется в процессе труда новейшие информационные технологии. Приемная оснащена специальной мебелью и канцелярскими принадлежностями.

Гигиенический фактор : в процессе работы секретарь минимально утомляется и хорошее самочувствие, освещенность рабочего места сверху и слева, температурно-влажностный режим в норме, продуманная цветовая гамма в оформлении помещения, удобная светлая мебель, общая площадь приемной примерно составляет 12-16 м² , обязательно помещение проветривается.

Социальный фактор : в приемной секретарь чувствует себя комфортно, полней социальный пакет, в перерыв ходит обедать в столовую по доступным ценам, наличие медицинского страхования.

Психологический фактор : в данном учебном заведении давно создался нормальный психологический климат в коллективе, директор школы мягкий человек, всех у себя в кабинете встречает с улыбкой, никогда не отражает на сотрудниках свои личные проблемы. Организовываются совместные праздники, «дни здоровья», спартакиады, поощрение проявивших себя в работе сотрудников, поздравления к праздникам.

Психофизический фактор : учитываются колебания физического состояния работника в течение рабочего дня. Нагрузка распределена в соответствии с этим состоянием. Например, в первый час работы и сразу после обеденного перерыва не планируется пик производственной активности, так как организм в это время несколько расслаблен и не готов к интенсивному труду. К концу рабочего дня происходит общее утомление, поэтому на этот период оставляются менее ответственную работу, не требующую концентрации внимания и умственного напряжения.

Эргономический фактор : размещение мебели, оборудования и приспособлений соответствовать здравому смыслу:

1. Часто используемые объекты находиться в рабочей зоне, «под рукой»;

2. Расположение предметов на столе соответствовать правилу «правой и левой руки» (справа – то, что берется или делается правой рукой, слева – то, что берется или делается левой рукой);

3. Каждый объект в помещении имеет свое место и постоянную зону перемещения.

Задание№2

В исследованном помещении оцените организацию рабочего места секретаря с точки зрения эргономики и удобства.

Рабочее место секретаря является принципиальной ячейкой организации трудового процесса в учреждении. Поскольку секретарь - "лицо учреждения", то и его рабочее место обязано быть прототипом правильной организации, показателем высокой культуры труда.

Планировка рабочего места секретаря обязана обеспечить наибольшие удобства при выполнении возложенных на него обязанностей, в то же время отвечать требованиям экономии площади помещения.

В помещении находятся лишь те предметы, требующиеся секретарю и иным сотрудникам, конкретно в процессе работы.

Комплект технических средств приемной секретаря:

1. Компьютер;

2. Копировальный аппарат;

3. Средства связи:

a. Телефонная связь;

b. Телеграммная связь;

c. Факсимильная связь.

4. Автоответчик, сопряженный с диктофоном;

5. Настольные электронные часы;

6. Машинка для уничтожения документов;

7. Электрифицированный сшиватель документов;

8. Электромагнитный двухпуансонный дырокол;

9. Канцелярский набор;

10. Папки регистраторы;

11. Лотки для документов;

12. Калькулятор – датировщик;

13. Блокнот – шестидневка;

14. Деловой блокнот;

15. Фломастеры, маркеры, механические карандаши;

16. Пластмассовая линейка с увеличительным стеклом;

17. Клеевой карандаш;

18. Прозрачная и цветная липкая лента;

19. Лазерный принтер;

20. Силикатная связь.

Насыщенность рабочего места секретаря средствами оргтехники просит её размещения с учетом требований эргономики и наибольшей эффективности работы.

Что нового?

Организация рабочего места секретаря с учетом требований научной организации труда к его планировке и обслуживанию, а также с учетом требований и возможностей использования современной организационной техники, к её оборудованию и оснащению является нужным условием заслуги высокой эффективности, оперативности и свойства труда, сохранения работоспособности в течении всего рабочего дня.

Следует держать в голове, что часто секретарь имеет огромное количество различных технических средств, включая оргтехнику, которой пользуются остальные работники: конвертовскрыватель, машина для уничтожения документов, ламинатор. Их размещают таковым образом, чтоб они были доступны для подхода и кратковременного использования, но находились под неизменным наблюдением секретаря. Воспользоваться собственной пишущей машинкой, диктофоном, и термокопировальным аппаратом иным сотрудникам разрешать не следует, так как это может привести к серьезной поломке, а также к размножению посторенней информации. Секретарь несет полную ответственность за ту аппаратуру, которая находится в его кабинете и поэтому спрашивать за нее будут, в первую очередь, с ответственного работника и взыскивать за поломки тоже с него.

Рабочий день секретаря можно разделить примерно на Iполовину рабочего дня, II половину рабочего дня и конец дня (см. ПРИЛОЖЕНИЕ№1)

Санитарно – гигиенические требования для работников офиса

Таблица№1

Классификация средств оргтехники

Эргономические требования

Таблица№2

ПРИЛОЖЕНИЕ№1