Отчет по практике: Загальне ознайомлення з структурою управлінням напрямком діяльност

1. Загальне ознайомлення з структурою, управлінням, напрямком діяльності Ірпінського міського центру зайнятості та організацією ведення бухгалтерського обліку

Перехід до ринкових відносин зумовив зміни у народному господарстві України, що спричинило ліквідацію збиткових підприємств і зростання кількості незайнятих громадян. Тому виникла потреба у створенні централізованої структури державних органів, які б комплексно вирішували питання, пов'язані з регулюванням зайнятості населення, його професійною орієнтацією, працевлаштуванням та соціальною підтримкою тимчасово непрацюючих.

Держава почала проводити активну соціально-економічну політику, спрямовану на задоволення потреб населення у добровільному виборі діяльності, створення нових робочих місць і розвитку підприємництва. Для цього було створено державну службу зайнятості. Основні засади діяльності державної служби зайнятості визначені в Законі України «Про зайнятість населення», прийнятим у 1991 р. [29].

З настанням чинності у 2001 р. Закону України "Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування України на випадок безробіття" на державну службу зайнятості покладено функції виконавчої дирекції фонду [7].

Державна служба зайнятості України складається з Державного центру зайнятості Міністерства праці та соціальної політики України, Кримського республіканського, обласних, міських, районних у містах центрів зайнятості - всього 664 центри по всій території держави. Структура державної служби зайнятості зображена на рис. 1.1

Рис. 1.1. Структура державної служби зайнятості

Ірпінський міський центр зайнятості є місцевим органом державної служби зайнятості і підпорядковується Київському обласному центру зайнятості та місцевим органам виконавчої влади Київської області. Його було засновано на базі Бюро працевлаштування, яке діяло до 1991 р. На даний час Ірпінський МЦЗ є першим в Київській області щодо впровадження Єдиної технології обслуговування незайнятого населення (ЄТОНН) (див.дод.А.1) [30].

Головним завданням Ірпінського МЦЗ є працевлаштування незайнятих громадян.

Крім цього Ірпінський міський ЦЗ виконує багато різноманітних функцій, зокрема:

аналізує і прогнозує попит та пропозицію на робочу силу та інформує населення й державні органи управління про стан ринку праці;

консультує та надає допомогу громадянам та роботодавцям щодо одержання роботи і забезпечення робочою силою, про вимоги, що ставляться до професій;

веде облік вільних робочих місць і громадян, які звертаються з питань працевлаштування;

організовує при потребі професійну підготовку й перепідготовку громадян у системі служби зайнятості або направляє їх до інших навчальних закладів, сприяє підприємствам у розвитку та визначенні змісту курсів навчання і перенавчання;

надає послуги по працевлаштуванню та професійній орієнтації громадянам, які бажають змінити професію або місце роботи, вивільненим працівникам і незайнятому населенню;

реєструє безробітних та надає їм допомогу у межах своєї компетенції;

бере участь у підготовці перспективних і поточних програм зайнятості та у розробці заходів щодо соціальної захищеності різних груп населення.

До соціальних послуг, які надає населенню Ірпінський міський ЦЗ, належить:

пошук підходящої роботи і сприяння в працевлаштуванні, зокрема з наданням дотації роботодавцю, а також сприяння у започаткуванні підприємницької діяльності;

інформаційні, консультаційні послуги, пов’язані з працевлаштуванням, зокрема за кордоном;

профорієнтація, професійна підготовка, перепідготовка, підвищення кваліфікації;

організація і фінансування громадських робіт для безробітних;

виплата допомоги по безробіттю;

одноразова виплата допомоги для організації безробітним підприємницької діяльності;

виплата матеріальної допомоги в період професійної підготовки, перепідготовки або підвищення кваліфікації безробітного;

виплата матеріальної допомоги безробітному, зокрема на непрацездатних членів сім’ї, що перебувають на його утриманні, а також інші види матеріальної допомоги [7].

Одним із пріоритетів діяльності державної служби є надання послуг роботодавцям (див.дод. А.1).

Для забезпечення якісного виконання покладених на державну службу зайнятості функцій в Ірпінському міському центрі зайнятості передбачено чотири відділи, які надають соціальні послуги незайнятим громадянам і роботодавцям. В Ірпінському МЦЗ використовується лінійний тип організаційної структури, яку зображено на рис.1.2.

Рис.1.2. Організаційна структура управління Ірпінського МЦЗ

Відділ бухгалтерського обліку Ірпінського МЦЗ є структурним підрозділом і підпорядковується директору Центру зайнятості. У складі бухгалтерії Ірпінського МЦЗ є головний бухгалтер, заступник головного бухгалтера і головний спеціаліст-бухгалтер. До їхніх основних завдань належать:

забезпечення організації бухгалтерського обліку адміністративно-господарської діяльності Ірпінського МЦЗ;

здійснення контролю за правильним та економним витрачанням коштів фонду;

надання практичної та методичної допомоги в організації ведення бухгалтерського обліку робочих органів фонду (див.дод.А.3).

Облікова політика Ірпінського МЦЗ - це сукупність визначених в межах чинного законодавства принципів, методів і процедур, що використовуються установою для складання і подання звітності. Вона базується на основних принципах бухгалтерського обліку. Принципи бухгалтерського обліку в бюджетних установах - це основні нормативні вимоги, з дотриманням яких здійснюються функції бюджетних установ [1].

Бухгалтерський облік в Ірпінському міському центрі зайнятості ведеться у спрощеному варіанті меморіально-ордерної форми, розробленої Державним казначейством України - «Журнал-Головна», так як в установі використовують невелику кількість синтетичних рахунків, а потім їх поєднують записами в одній книзі (дод.Б.1). Більшість операцій протягом місяця групують у допоміжних накопичувальних відомостях, а в кінці місяця складають меморіальні ордери, характеристику яких подано в таблиці 1.1 [18].

Таблиця 1.1

Склад та характеристика меморіальних ордерів в Ірпінському МЦЗ

Дані з меморіальних ордерів щомісячно заносяться до регістру синтетичного обліку – книги Журнал-головна, яка представлена як оборотно-сальдовий баланс установи (див.дод.Б.1). На основі даних книги Журнал-головна формується Баланс (дод.Б.2) та інші форми звітності Ірпінського МЦЗ.

Облік в Ірпінському МЦЗ ведеться автоматизовано за допомогою бухгалтерської програми «Бухгалтерія», яка була розроблена спеціально для державної служби зайнятості, і яка дозволяє автоматично формувати всі форми звітності, вести реєстри обліку, автоматично розраховувати заробітну плату та знос основних засобів та інших необоротних активів та інше (див.дод.А.2).

Отже, Ірпінський міський центр зайнятості входить до структури виконавчої дирекції Фонду загальнообов’язкового державного соціального страхування на випадок безробіття у Київській області і забезпечує збирання та акумулювання коштів, які роботодавці перераховують до Фонду для повного і своєчасного фінансування видатків на матеріальне забезпечення безробітних, працевлаштування незайнятих громадян. У зв’язку з цим відділ бухгалтерського обліку є частиною централізованої бухгалтерії Київського обласного центру зайнятості.

2. Ознайомлення з порядком формування бюджетного запиту, складання і затвердження кошторису доходів і видатків та внесення змін до нього

Ірпінський міський центр зайнятості є бюджетною установою, яка забезпечує надання соціальних послуг незайнятим громадянам і роботодавцям. Дана установа є неприбутковою і входить до структури виконавчої дирекції Фонду соціального страхування на випадок безробіття, тому фінансується з державного бюджету за рахунок коштів, які сплачуються роботодавцями до Фонду.

Повноваження щодо отримання асигнувань з державного бюджету Ірпінським МЦЗ є кошторис доходів і видатків (дод.В.1).

Кошторис доходів і видатків бюджетних установ – це основний документ, що визначає загальний обсяг цільового надходження і поквартальний розподіл коштів Бюджету України [3].

Індивідуальний кошторис доходів і видатків Ірпінського МЦЗ затверджується керівником Київського ОЦЗ [1]. Формування індивідуального кошторису доходів і видатків Ірпінського МЦЗ здійснюється на підставі лімітної довідки асигнувань з бюджету, яку Київський ОЦЗ надсилає у 2-х тижневий термін після затвердження бюджету [10].

Лімітна довідка є документом, який містить затверджені бюджетні призначення та їх помісячний розподіл, повинна враховувати потреби установи, виходячи з її виробничих показників і нормативів [1].

Процес складання проекту кошторису на 2009 р. в Ірпінському міському центрі зайнятості почався з того, що у травні 2008 р. головний бухгалтер подала бюджетний запит до централізованої бухгалтерії Київського ОЦЗ (дод.).

Бюджетний запит – це документ, що містить пропозиції з відповідними обґрунтуваннями щодо обсягу бюджетних коштів, необхідних для діяльності установи на наступний рік [4].

У бюджетному запиті на 2009 р. було показано фактичні видатки у розрізі кожного коду економічної класифікації за 2007 р., суми коштів, затверджені кошторисом на 2008 р. і проект видатків на 2009 р. (дод.В.2). Планування здійснюється враховуючи індекс інфляції та прогнозовані обсяги потреб у наступному році. У жовтні бюджетний запит коригується і знову подається до централізованої бухгалтерії.

Усі видатки, включені до проекту кошторису, мають бути обґрунтовані відповідними розрахунками щодо кожного коду економічної класифікації. Це означає, що під час складання проекту кошторису Центр зайнятості для обґрунтування сум видатків наводить докладне розшифрування щодо кожного коду економічної класифікації видатків [28].

У зв’язку зі складною економічною ситуацією в Україні кошторис видатків на 2009 р. Ірпінського МЦЗ було затверджено з меншим фінансуванням, ніж передбачено у бюджетному запиті (див.дод.В.1, В.2).

Основними статтями, які фінансуються у 2009 р. є оплата праці працівників та нарахування на заробітну плату відповідно 635,9 тис. грн. та 224,9 тис. грн., хоча у бюджетному запиті прогнозовані видатки на оплату праці складали 795 тис. грн. Фінансування видатків за КЕКВ 1130 «Придбання предметів постачання і матеріалів, оплата послуг та ін. видатки» скорочено майже наполовину, а деякі статті у 2009 р. взагалі не фінансуються: 1134 «Придбання м’якого інвентарю», 1137 «Поточний ремонт обладнання, інвентарю та будівель, технічне обслуговування обладнання», хоча у бюджетному запиті було передбачено отримання коштів на ці потреби. До кошторису можуть вноситися тільки ті видатки, необхідність яких зумовлена характером діяльності Ірпінського міського центру зайнятості. Капітальні видатки в установі не фінансуються, а обладнання довгострокового використання надходить в установу в порядку централізованого постачання з Київського ОЦЗ. Таким чином проводяться також капітальні ремонти будівель, транспортних засобів.

Взагалі на утримання виконавчої дирекції Фонду Ірпінського МЦЗ на 2009 р. затверджено 1081, 7 тис. грн. (див. дод.Б.1).

Для забезпечення виконання функцій Ірпінським МЦЗ, а саме: виплата допомоги у зв’язку з безробіттям; професійна підготовка та підвищення кваліфікації безробітних, організація громадських робіт, надання дотацій роботодавцям (дод.платіж.доруч), профорієнтаційні послуги, відшкодування Пенсійному фонду витрат, пов’язаних з достроковим виходом безробітних на пенсію, у 2009 р. передбачено видатків на суму 8189,1 тис. грн. (див. дод.Б.1).

Впродовж року Ірпінський міський центр зайнятості може вносити зміни до кошторису у разі необхідності, про що обов’язково складають відповідні довідки змін до кошторису [4]. У першому півріччі 2009 р. довідка змін надавалась у березні, необхідність була викликана у зв’язку зі збільшенням кількості безробітних і більшими сумами грошової допомоги, а також внаслідок економії державних коштів на утримання Центру зайнятості на 6265 грн. (дод.B.3).

Якщо розміри грошової допомоги безробітним кожного місяця становлять різні суми, так як залежать від кількості безробітних, то річний фонд оплати праці формується на початку року згідно затвердженого штатного розпису, який подається на затвердження одночасно з кошторисом (дод. В.4).

Штатний розпис є документом, що визначає структуру установи, кількість штатних працівників, посадові оклади, види надбавок та фонди заробітної плати на місяць та рік. В Ірпінському МЦЗ кількість штатних посад становить 19 одиниць із річним фондом заробітної плати 422 962 грн.

Крім штатного розпису, одночасно з кошторисом затверджується план асигнувань загального фонду, який являє собою помісячний розподіл бюджетних асигнувань, затверджених у загальному фонді кошторису, за скороченою формою економічної класифікації видатків та регламентує взяття бюджетних зобов'язань та здійснення платежів протягом року [1].

Отже, Ірпінський МЦЗ функціонує за рахунок державних коштів, які надходять на казначейський рахунок згідно призначених асигнувань, затверджених в індивідуальному кошторисі – основному фінансовому документу установи. Процес складання кошторису на наступний рік починається із подання бюджетного запиту у поточному році до вищестоящої установи – Київського ОЦЗ. Після прийняття Державного бюджету директор Київського ОЦЗ затверджує кошторис видатків для Ірпінського ОЦЗ. Кошторис включає видатки загального фонду, так як Ірпінський МЦЗ не отримує власних надходжень, тому спеціального фонду не має.

3. Порядок отримання асигнувань із загального фонду бюджету та облік доходів загального фонду

Ірпінський міський центр зайнятості є неприбутковою бюджетною установою, тому джерелом доходів загального фонду є асигнування з державного бюджету, тобто повноваження на здійснення платежів з конкретною метою в процесі виконання бюджету.

Загальний фонд Центру зайнятості містить обсяг надходжень та розподіл видатків за повною економічною класифікацією на виконання основних функцій.

Ірпінський міський центр зайнятості є розпорядником державних коштів ІІІ ступеня, оскільки безпосередньо підпорядковується Київському обласному центру зайнятості, який входить до структури Державної служби зайнятості – виконавчої дирекції Фонду загальнообов’язкового державного соціального страхування на випадок безробіття при Міністерстві праці та соціальної політики [8]

Схема розпорядників бюджетних коштів державної служби зайнятості зображена на рис.3.1.

Рис. 3.1 Структура розпорядників бюджетних коштів Ірпінського МЦЗ

Бюджетне фінансування Ірпінського МЦЗ – безповоротне і безвідплатне виділення коштів із державного бюджету для надання соціальних послуг здійснюється за відомчою структурою [4].

Методом бюджетного фінансування є метод єдиного казначейського рахунку. Він використовується для фінансування установ, організацій, підприємств з Державного бюджету України .

Фінансування проводиться Держказначейством України, що здійснює розрахунково-касове обслуговування бюджетних установ і виступає в ролі банку. Це дозволяє забезпечити контроль за цільовим використанням бюджетних коштів.

Спершу Головне управління Державного казначейства України перераховує кошти на розрахунковий рахунок Київського ОЦЗ в межах, визначених виконавчою дирекцією Фонду соціального страхування на випадок безробіття для Київської області, а потім обсяги коштів, визначені для Ірпінського регіону Київським ОЦЗ перераховуються на рахунок в Ірпінському відділенні ДКУ [10].

Фінансування бюджетних організацій здійснюється з додержанням таких принципів:

безповоротність та безвідплатність надання коштів. Згідно з цим принципом суми, що виділяються з бюджету на утримання установ, мають безоплатний характер, тобто поверненню не підлягають;

фінансування в межах асигнувань передбачених кошторисом. Цей принцип означає, що виділення коштів з бюджету на утримання бюджетних організацій здійснюється тільки за наявності кошторису доходів і видатків бюджетних установ і в межах асигнувань, затверджених кошторисом. Здійснення витрат, не передбачених кошторисом, не допускається, оскільки затверджений кошторис бюджетної установи являє собою граничний рівень витрат, які може здійснювати установа за тією чи іншою статтею за рахунок бюджетних коштів;

цільове призначення - використання виділених з бюджету коштів провадиться тільки на цілі, передбачені у відповідній статті кошторису та в межах отриманих сум .

Посадові особи бюджетних організацій за порушення порядку використання бюджетних коштів несуть кримінальну відповідальність згідно Кримінального кодексу України;

контроль за використанням наданих коштів - здійснюється на всіх етапах господарської діяльності бюджетних установ через казначейську систему [28].

Кожного місяця до 3 числа місяця наступного за звітним головний бухгалтер подає до централізованої бухгалтерії у Київському ОЦЗ інформацію про використання коштів загального фонду, в якій зазначають залишки на початок місяця, суми отриманих асигнувань, касові видатки і залишок на кінець місяця (дод.Д.1).

У травні 2009 р. було найбільше витрачено коштів на виплату допомоги по безробіттю за КЕКВ 1341 «Виплата пенсій і допомоги» - 750 тис. грн., а також на оплату праці працівників Центру зайнятості – 55 тис.грн.

Крім інформації про використання коштів, у відділі бухгалтерського обліку Ірпінського МЦЗ зберігається картка аналітичного обліку отриманих асигнувань, яка у зв’язку зі специфікою бухгалтерської програми державної служби зайнятості має вигляд виписки із казначейського рахунку починаючи з 14 січня 2009 р. (дод.Д.2).

Оскільки операції з державними коштами здійснюються виключно на казначейському рахунку, який відкривається на початку нового бюджетного періоду, то для його відкриття Ірпінський МЦЗ подає до Ірпінського відділення ДКУ такі документи:

заява про відкриття рахунку з підписом керівника і головного бухгалтера;

копію довідки про включення до ЄДРПОУ, засвідчену нотаріально чи органом, що видав довідку;

копію зареєстрованого положення про Ірпінський міський центр зайнятості, засвідчену нотаріусом чи органом, що реєструє;

копію документа, засвідченим податковим органом, який підтверджує, що Ірпінський МЦЗ стоїть на обліку в ДПІ, і є платником податків (податок з власників транспортних засобів, податок з доходів фізичних осіб);

картку зі зразками підписів осіб, яким відповідно до положення надане право розпоряджатися рахунком і підписувати розрахункові документи (у двох екземплярах). Дана картка завіряється Київським ОЦЗ. У картку включається також зразок відбитка печатки;

довідку про реєстрацію в органах Пенсійного фонду. У довідці в обов’язковому порядку вказується орган ДКУ, у якому відкривається рахунок. Працівник ДКУ, що приймає документи на відкриття рахунка, зобов’язаний оформити відривну частину довідки і повернути її клієнту для надання в орган Пенсійного фонду;

документ, який підтверджує, що установа зареєстрована як платник соціальних страхових внесків, чи його копію, засвідчену нотаріально чи органом, що його видав;

затверджений кошторис установи. У період до затвердження кошторисів надається тимчасовий кошторис, затверджений директором Київського ОЦЗ.

Відкриття реєстраційного рахунку стає здійсненим фактом після письмового повідомлення про це Ірпінський МЦЗ [9].

Асигнування згідно з бюджетними призначеннями надходять на реєстраційний рахунок Київського ОЦЗ для подальшого розподілу між районними центрами зайнятості чи використання через систему органів казначейства. Отримані асигнування за поточний рік списуються із загального фонду бюджету і відображаються в картці аналітичного обліку отриманих асигнувань.

Картка аналітичного обліку використовується для відображення однойменної інформації. В Ірпінському МЦЗ зазначений реєстр аналітичного обліку ведеться за кожним кодом економічної класифікації видатків протягом одного року [1].

Інформація про надходження асигнувань з Державного бюджету України містить обсяг асигнувань (суми), що надійшли за кодами економічної класифікації, дату виписки органу Державного казначейства та номер реєстраційного рахунку (див. дод.Д.2).

Синтетичний облік отриманих асигнувань із загального фонду Державного бюджету ведеться на субрахунку 701 «Асигнування з державного бюджету на утримання установи та інші заходи», за кредитом якого обліковують надходження коштів, а за дебетом проводять списання отриманих за поточний рік асигнувань із загального фонду під час визначення результатів виконання кошторису.

Для обліку руху грошових коштів на реєстраційних рахунках в Ірпінському МЦЗ використовують активний субрахунок 321 «Реєстраційні рахунки», за дебетом якого обліковуються кошти, отримані із загального фонду Держбюджету відповідно до кошторису, а за кредитом – суми грошових коштів, використані на утримання Центру зайнятості та надання соціальних послуг [12].

Регістром синтетичного обліку доходів загального фонду є меморіальний ордер №2 «Накопичувальна відомість руху грошових коштів загального фонду в органах Державного казначейства України в установах банків» (дод.Д.3).

Записи операцій в меморіальний ордер №2 здійснюються на підставі щоденних виписок з реєстраційного рахунку, відкритих в органі Державного казначейства України, з доданням до них підтверджуючих документів (платіжних доручень). У виписці з рахунку Центру зайнятості за 18 травня 2009 р. зазначено номери рахунків одержувачів грошових коштів, призначення платежів та сплачені суми, а також розміри фінансування з Київського ОЦЗ (дод.Д.4).

Позиція «Сума оборотів за меморіальним ордером» у вигляді відповідної кореспонденції рахунків переноситься до книги «Журнал-головна» (див.дод.Б.1).

Кореспонденція рахунків в Ірпінському МЦЗ з обліку асигнувань отриманих від Київського ОЦЗ відображається таким чином:

Отримані асигнування з державного бюджету списано на фактичні видатки:

Дт 321 «Реєстраційні рахунки»

Кт 801 «Видатки з державного бюджету на утримання установи

та інші заходи» 303,15 грн. (м/о 2);

Отримано кошти від вищестоящого розпорядника коштів – Київського ОЦЗ:

Дт 321 «Реєстраційні рахунки»

Кт 68«Внутрішні розрахунки » 861383,00 грн. (м/о 2).

Отже, Ірпінський МЦЗ отримує асигнування з державного бюджету через вищестоящу установу – Київський ОЦЗ, і обліковує їх на рахунку в меморіальному ордері №2 «Накопичувальна відомість руху грошових коштів загального фонду в органах Державного казначейства України в установах банків» та на рахунку 68, хоча необхідно отримані асигнування обліковувати на субрахунку 701 «Асигнування з державного бюджету на видатки установи та інші заходи.

4. Класифікація та облік видатків бюджетної установи

Для забезпечення якісного надання соціальних послуг та утримання Ірпінського міського центру зайнятості дана установа витрачає грошові кошти в межах сум, затверджених кошторисом. Такі витрати в бюджетних установах називаються видатками.

Джерелом покриття видатків Ірпінського МЦЗ є асигнування із загального фонду Державного бюджету, так як власних надходжень Центр зайнятості не має.

Залежно від етапу руху бюджетних коштів видатки в Ірпінському МЦЗ поділяють на касові і фактичні.

Касовими видатками є суми грошових коштів, проведені органом Держказначейства з реєстраційного рахунку Центру зайнятості готівкою або безготівковим шляхом. Підставою для проведення касових видатків в Ірпінському МЦЗ є платіжні доручення (дод.Е.1) та документи, які підтверджують цільове направлення коштів (рахунки, рахунки-фактури, накладні, акти виконаних робіт тощо (дод. Е.2)) при наявності залишків коштів на реєстраційному рахунку.

Платіжні доручення подаються до органу ДКУ у двох примірниках, на першому з яких ставиться відбиток печатки та підписи відповідальних осіб установи. Дата платіжного доручення повинна відповідати даті його фактичного подання або даті наступного дня, якщо документи надійшли після операційного часу.

Фактичними видатками є дійсні, кінцеві видатки Ірпінського МЦЗ, оформлені відповідними первинними документами і здійснені за рахунок коштів загального фонду, а також нараховані або проведені, але не сплачені. Зокрема, фактичними видатками є списання матеріалів і канцелярського приладдя на потреби установи, оформлені актом про списання (дод.Е.3) та витрати на відрядження згідно із затвердженим звітом про використання коштів (дод.Е.4) [4].

Згідно із бюджетною класифікацією видатки характеризуються за функціональною класифікацією (КФКВ), відомчою (КВК), програмною (КПК) та економічною (КЕКВ).

Функціональна класифікація передбачає класифікацію видатків за функціями, з виконанням яких пов’язані видатки.

Відомча класифікація видатків бюджету визначає перелік головних розпорядників бюджетних коштів.

Програмна класифікація видатків характеризує види цільових програм головних розпорядників бюджетних коштів.

Перші три класифікаційні групи виконують адресну функцію щодо видатків відповідних розпорядників коштів загалом і мають досить обмежене використання у процесі бухгалтерського обліку. Щодо кодів економічної класифікації видатків, то вони дають змогу ідентифікувати видатки бюджетних установ.

Хоча коди економічної класифікації видатків поділено на чотири основні напрямки, в Ірпінському МЦЗ наявні лише видатки на споживання – поточні видатки, які забезпечують функціонування установи та фінансове забезпечення заходів соціального захисту населення. Також в економічній класифікації виокремлюють на загальні та специфічні коди видатків [28].

До загальних, які характерні для кожної бюджетної установи, зокрема і Центру зайнятості, належать видатки, наведені в таблиці 4.1.

Таблиця 4.1.

Загальні коди видатків у Ірпінському МЦЗ

Специфічними видатками, які характеризують діяльність Центру зайнятості є видатки, склад яких і характеристика подані у таблиці 4.2.

Таблиця 4.2

Склад і характеристика специфічних видів видатків Ірпінського МЦЗ

Проведені видатки узагальнюються в інформації про використання коштів, яка подається до Київського ОЦЗ (див.дод.Д.1).

Бухгалтерський облік касових видатків у Центрі зайнятості ведеться на субрахунку 321 «Реєстраційні рахунки», за кредитом якого обліковуються суми коштів, сплачених на утримання установи та фінансування соціальних заходів. Узагальнені дані за місяць відображаються у меморіальному ордері №2 «Накопичувальна відомість руху грошових коштів загального фонду в органах Державного казначейства України в установах банків» (див. дод.Д.3) відповідно до щоденних виписок з реєстраційного рахунку (див. дод.Д.4), а обороти по рахунку вносяться до книги Журнал-головна (див. дод.Б.1).

Кореспонденція рахунків в Ірпінському МЦЗ з обліку касових видатків:

Оплата за водопостачання та водовідведення «Ірпіньводоканал», КЕКВ 1162:

Дт 364 «Розрахунки з іншими дебіторами»

Кт 321 «Реєстраційні рахунки» 103,04 грн. (м/о 2);

Допомога безробітним за квітень «Ірпінський ощадбанк», КЕКВ 1341:

Дт 675 «Розрахунки з іншими кредиторами»

Кт 321 «Реєстраційні рахунки» 5580,03 грн. (м/о 2);

Фактичні видатки списуються за дебетом субрахунку 801 «Видатки з державного бюджету на утримання установи та інші заходи» та кредитом відповідного субрахунку, який відповідає цілям проведених видатків. Регістрами синтетичного обліку в Ірпінському МЦЗ, в яких фіксуються місячні обороти списаних видатків є такі меморіальні ордери:

м/о 5 - Зведення розрахункових відомостей із заробітної плати та стипендій (дод.Е.5);

м/о 6 - Накопичувальна відомість за розрахунками з іншими кредиторами (дод.Е.6);

м/о 8 - Накопичувальна відомість за розрахунками з підзвітними особами (відрядження) (дод.Е.7);

м/о 8а - Накопичувальна відомість за розрахунками з підзвітними особами (бензин) (дод.Е.8);

м/о 13 - Накопичувальна відомість витрачання матеріалів (дод.Е.9). Обороти з даних регістрів переносять до книги Журнал-головна (див.дод.Б1) [1].

Кореспонденція рахунків з обліку фактичних видатків в Ірпінському МЦЗ:

Нараховано заробітну плату за травень, КЕКВ 1111:

Дт 801 «Видатки з державного бюджету на утримання установи та інші заходи»

Кт 661 «Розрахунки із заробітної плати» 34114,21 грн. (м/о 5);

Нараховано внески до Пенсійного фонду, КЕКВ 1120:

Дт 801 «Видатки з державного бюджету на утримання установи та інші заходи»

Кт 651 «Розрахунки з пенсійного забезпечення» 11630,22 грн. (м/о 5);

Нараховано плату за користування природним газом ВАТ «Київоблгаз», КЕКВ 1164:

Дт 801 «Видатки з державного бюджету на утримання установи та інші заходи»

Кт 364 «Розрахунки з іншими дебіторами» 367,00 грн. (м/о 6);

Сплачено за користування природним газом ВАТ «Київоблгаз»:

Дт 321 «Реєстраційні рахунки»

Кт 801 «Видатки з державного бюджету на утримання установи

та інші заходи» 5143,24 грн. (м/о 6);

Нараховано добові на відрядження Іванченко М.М., КЕКВ 1140:

Дт 801 «Видатки з державного бюджету на утримання установи та інші заходи»

Кт 362 «Розрахунки з підзвітними особами» 30 грн. (м/о 8);

Оплачено добові згідно поданого Звіту Іванченка М.М.:

Дт 321 «Реєстраційні рахунки»

Кт 801 «Видатки з державного бюджету на утримання установи

та інші заходи» 30,00 грн. (м/о 8);

Списано з підзвіту вартість бензину:

Дт 801 «Видатки з державного бюджету на утримання установи та інші заходи»

Кт 362 «Розрахунки з підзвітними особами» 445,34 грн. (м/о 8а);

Списано використані господарські матеріали, КЕКВ 1134:

Дт 801 «Видатки з державного бюджету на утримання установи та інші заходи»

Кт 234 «Господарські матеріали і канцелярське приладдя» 30 грн. (м/о 13).

З метою забезпечення попереднього контролю за витрачанням коштів державного бюджету документи, які підтверджують необхідність проведення оплати рахунка, перевіряються відносно доцільності та ефективності витрат. Суми, які підлягають перерахуванню, звіряються з кошторисом доходів і видатків Ірпінського МЦЗ (див. дод.В1), із залишками невикористаних асигнувань за кодами економічної класифікації.

Оформлення розрахункових документів на оплату здійснюється Ірпінським відділом ДКУ в день їх надходження. Відмітка про дозвіл на проведення оплати ставиться на першому екземплярі прийнятих платіжних доручень (див.дод.Е.1) у вигляді відтиску штампа казначея.

У випадках, коли доцільність проведення оплати рахунка викликає сумнів, строк надання дозволу на оплату може бути продовжений. Розрахункові документи, які підтверджують необхідність оплати рахунків, до здійснення оплати залишаються в органі Державного казначейства. Підготовлені платіжні доручення надаються в уповноважений банк у вигляді електронних розрахункових документів в системі клієнт-банк [28].

При виконанні кошторису доходів і видатків в Ірпінському МЦЗ інколи виникають зобов'язання у вигляді дебіторської або кредиторської заборгованості, які зазвичай погашаються до кінця року і ведуться на субрахунках класу 6 «Поточні зобов'язання».

Якщо погашення зобов'язань відбувається після завершення поточного року, то облік такої довгострокової дебіторської або кредиторської заборгованості ведеться на субрахунках класу 5 «Довгострокові зобов'язання».

Дебіторська заборгованість в Ірпінському МЦЗ – це фінансовий актив, який виникає внаслідок договірних відносин між двома юридичними особами, і дає право на отримання платежів, товарів, робіт, послуг.

Кредиторська заборгованість Ірпінського МЦЗ – це фінансовий пасив, який виникає внаслідок договірних відносин між двома юридичними особами, і дає право на відпущення платежів, товарів, робіт та послуг [1].

Суми дебіторської та кредиторської заборгованості відображаються у квартальній формі звітності №7д «Звіт про заборгованість бюджетних установ» (дод.Е.10) [2].

Отже, у процесі своєї діяльності Ірпінський міський центр зайнятості витрачає кошти на утримання установи та обслуговування незайнятого населення, які називаються видатками загального фонду і залежно від етапу руху поділяються на касові і фактичні. Також існує бюджетна класифікація видатків, за якою видатки класифікуються за функціями, головними розпорядниками бюджетних коштів, видами цільових програм та за економічними ознаками.

Аналітичний облік видатків загального фонду в Ірпінському МЦЗ не ведеться.

Касові видатки обліковуються на синтетичному субрахунку 321 «Реєстраційні рахунки» і протягом місяця реєструються в м/о 2.

Фактичні видатки накопичуються за дебетом субрахунку 801 «Видатки з державного бюджету на утримання установи та інші заходи» та меморіальних ордерах 5, 6, 8, 8а, 13.

5. Форми грошових розрахунків та облік розрахункових операцій

У процесі виконання кошторису видатків (див. дод.В.1) Ірпінський міський центр зайнятості проводить виплати заробітної плати, перераховує внески до соціальних фондів (див. дод.Д.3) та податок з доходів фізичних осіб до податкових органів (дод.Ж.1), грошової допомоги безробітним (див. дод.Е.1), виплату добових на відрядження (див. дод.Е.4), оплату за матеріальні цінності й надані послуги та виконані роботи підприємцям та іншим бюджетним установам (див. дод.Е2), виплату дотацій за створення додаткових робочих місць роботодавцями (див. дод.Е.1) тощо.

Тому розрахунки за економічним змістом поділяються на групи:

за надані послуги, виконані роботи, придбані матеріальні цінності та послуги;

за нетоварними операціями − платежі до бюджету, фондів соціального страхування, сплата страхових платежів тощо.

Такі розрахунки можуть здійснюватися як в готівковій, так і в безготівковій формі.

Готівкова форма розрахунків може проводитись лише при наявності каси. При цьому надходження готівки в касу оформляється прибутковим касовим ордером, а видача – видатковим касовим ордером. Кожного робочого дня касир реєструє прибуткові та видаткові ордери в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів, заповнює касову книгу з первинного обліку готівки в касі, а кінці дня формує звіт касира [10].

Реєстром синтетичного обліку касових операцій є меморіальний ордер № 1 «Накопичувальна відомість за касовими операціями» [14].

Але в Ірпінському МЦЗ немає каси, тому всі розрахунки проводяться в безготівковій формі шляхом перерахування коштів з реєстраційного рахунку в Ірпінському відділенні ДКУ на рахунки одержувачів коштів у банках.

Безготівкові розрахунки в Ірпінському МЦЗ здійснюються за такими розрахунковими документами як меморіальні ордери та платіжні доручення при виплаті заробітної плати, сплаті внесків до фондів соціального страхування та Пенсійного фонду, податку з доходів фізичних осіб до податкового органу (див. дод.Е.5).

Ірпінський відділ ДКУ реєструє всі здійснені операції з надходження та списання коштів у спеціальній виписці з реєстраційного рахунку (див. дод.Д.4).

Виписка - це документ, який видається Державним казначейством та відображає рух грошових коштів на реєстраційному рахунку. Вона замінює собою регістр аналітичного обліку за операціями на реєстраційному рахунку та одночасно є підставою для бухгалтерських записів [28].

Після отримання виписки головний бухгалтер проставляє кореспонденцію рахунків відповідно до проведених операцій у меморіальному ордері №2 «Накопичувальна відомість руху грошових коштів загального фонду в органах Державного казначейства України в установах банків», який є регістром синтетичного обліку руху грошових коштів загального фонду. У м/о 2 фіксують операції по дебету і кредиту субрахунку 321 «Реєстраційні рахунки» із зазначенням залишків на початок та кінець місяця та суму оборотів грошових коштів за місяць (див. дод.Д.3). Суми оборотів по кожному рахунку заносяться до книги Журнал-головна (див. дод.Д.4).

В Ірпінському МЦЗ для обліку отриманих від вищестоящого розпорядника коштів Київського ОЦЗ - використовують субрахунок 68 «Внутрішні розрахунки»

У м/о 2 за травень місяць 2009 р. було зареєстровано такі операції:

Отримано кошти від Київського ОЦЗ:

Дт 321 «Реєстраційні рахунки»

Кт 68 «Внутрішні розрахунки» 861383,00 грн. (м/о 2);

Списано касові видатки:

Дт 321 «Реєстраційні рахунки»

Кт 801 «Видатки з державного бюджету на утримання установи

та інші заходи» 303,51 грн. (м/о 2);

Погашено зобов'язання перед кредиторами:

Дт 675/4 «Розрахунки з іншими кредиторами»

Кт 321 «Реєстраційні рахунки» 199747,84 грн. (м/о 2);

Перераховано профспілкові внески:

Дт 666 «Розрахунки з членами профспілки»

Кт 321 «Реєстраційні рахунки» 1001,66 грн. (м/о 2);

Перераховано збір до Пенсійного фонду:

Дт 651 «Розрахунки з пенсійного забезпечення»

Кт 321 «Реєстраційні рахунки» 7523,84 грн. (м/о 2);

Перераховано податок з доходів фізичних осіб:

Дт 641 «Розрахунки за платежами і податками в бюджет»

Кт 321 «Реєстраційні рахунки» 6443,00 грн. (м/о 2).

Готівкові кошти в Ірпінському МЦЗ видаються лише через підзвітних осіб у вигляді авансу на службові відрядження та на господарські потреби. Витрати на відрядження Ірпінського МЦЗ мають плановий характер і включаються до видатків за загальним фондом (див. дод.Д.1).

Зазвичай, працівники Центру зайнятості направляються у відрядження до Києва на один день у службових справах за розпорядженням директора.

Оформляється наказ про відрядження, в якому зазначається мета поїздки, пункт призначення, тривалість відрядження, ПІБ працівника та підставу (дод.Ж.2.). Працівник Центру зайнятості, який їде у відрядження до певного пункту, повинен надати посвідчення про відрядження для проставляння відміток про прибуття і вибуття (дод.Ж.3).

Працівнику видають добові, розмір яких 2009 р. становить 30 грн./доба.

Протягом трьох робочих днів після відрядження працівник повинен надати Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або підзвіт (див. дод.Е.4).

Синтетичний облік коштів, виданих у підзвіт, ведеться на субрахунку 362 «Розрахунки з підзвітними особами», за дебетом якого обліковуються суми, видані у підзвіт, а за кредитом – залишки невикористаних сум [12].

Регістром синтетичного обліку розрахунків з підзвітними особами, які направляються у службове відрядження, в Ірпінському МЦЗ є меморіальний ордер № 8 «Накопичувальна відомість за розрахунками з підзвітними особами» (див. дод.Е.7). В м/о 8 зазначають залишки або недоїмки на початок та кінець місяця та обороти за меморіальним ордером, які переносяться до книги Журнал-головна (див. дод.Б.1) [14].

Типова кореспонденція рахунків у Центрі зайнятості при видачі та списанні коштів, виданих у підзвіт:

Видано добові на відрядження до Києва Іванченко М.М., КЕКВ 1140:

Дт 362 «Розрахунки з підзвітними особами»

Кт 321 «Реєстраційні рахунки» 30,00 грн. (м/о 8);

Списано добові на відрядження згідно Звіту Іванченка М.М.:

Дт 801 «Видатки з державного бюджету на утримання установ та інші заходи»

Кт 362 «Розрахунки з підзвітними особами» 30,00 (м/о 8).

Також в Ірпінському МЦЗ ведуть м/о 8а, в якому реєструють у грошовому вимірнику кількість паливно-мастильних матеріалів для службового автомобіля, виданих у підзвіт водію (див. дод.Е.8).

При цьому проводять таку кореспонденцію рахунків:

Видано в підзвіт Колісніченко В.М. бензин, КЕКВ 1135:

Дт 362 «Розрахунки з підзвітними особами»

Кт 235 «Паливо, горючі і мастильні матеріали» 367, 38 грн. (м/о 8а);

Списано з підзвіту Колісніченка В.М. бензин:

Дт 801 «Видатки з державного бюджету на утримання установ та інші заходи»

Кт 362 «Розрахунки з підзвітними особами» 445,34 грн. (м/о 8а).

Кожного кварталу Ірпінський МЦЗ подає Звіт про виконання загального фонду кошторису за формою № 2д, в якому вказуються суми державних коштів, затверджені кошторисом на рік, залишки на початок року, касові та фактичні видатки (дод.Ж.4) [1].

У 2008 р. було проведено касові видатки на суму 5967,9 тис. грн. і залишок бюджетних асигнувань на кінець звітного року склав 4184 грн. (див. дод.Ж4).

В умовах використання сучасних електронно-обчислювальних засобів вдалося значно автоматизувати обліковий процес і проведення розрахункових операцій.

В Ірпінському МЦЗ бухгалтерський облік ведеться у програмі «Бухгалтерія», розробленій спеціально для державної служби зайнятості. Безготівкові операції набагато оперативніше проводяться останніми роками у зв'язку з тим, платіжні доручення надаються Державним казначейством в уповноважений банк у вигляді електронних розрахункових документів в системі клієнт-банк.

Отже, в Ірпінському МЦЗ всі розрахункові операції проводяться за безготівковою формою з реєстраційного рахунку в Ірпінському відділі ДКУ при поданні платіжного доручення та наявності виправдовуючих документів шляхом перерахування грошових коштів на рахунки одержувачів коштів у банках. Готівкові кошти видаються у відділі Держказначейства лише у підзвіт на господарські потреби та для виплати добових на службові відрядження.

6. Облік розрахунків з різними дебіторами і кредиторами

Дебіторами Ірпінського міського центру зайнятості є юридичні особи, за договорами з якими передбачені розрахунки в порядку планових платежів, та фізичні особи, які є винними у разі виявлених нестач, крадіжок або псування матеріальних цінностей [4].

В Ірпінському МЦЗ не було випадків нестач, крадіжок або псування матеріальних цінностей із-за вини матеріально-відповідальних осіб. Але при настанні таких випадків, синтетичний облік ведеться на активному субрахунку 363 «Розрахунки з відшкодування завданих збитків», а для аналітичного обліку відкривають картки за кожною винною особою із зазначенням суми заборгованості та датою її виникнення [12].

Суми відшкодувань збитків винними особами розраховуються за допомогою формул. У кінці звітного року головний бухгалтер заповнює форму звітності № 15 «Звіт про недостачі та крадіжки грошових коштів та матеріальних цінностей в бюджетних установах» незалежно від того чи були випадки недостач, крадіжок або псування матеріальних цінностей (дод.З.1) [2].

Розрахунки в порядку планових платежів, тобто коли за умовами договору оплата за товари, послуги чи роботи відбувається періодично в певні строки і в установлених розмірах, в Ірпінському МЦЗ не ведуться. Для обліку розрахунків із постачальниками в порядку планових платежів призначений активно-пасивний субрахунок 361 «Розрахунки в порядку планових платежів», а регістром синтетичного обліку є меморіальний ордер №7 « Накопичувальна відомість за розрахунками в порядку планових платежів» [1].

Дебіторами в Ірпінському МЦЗ виступають такі підприємства та установи як ВАТ «Київоблгаз», ВКФ «Віктор», ВАТ «Укртелеком», ЗАТ «Український мобільний зв'язок», ЗАТ «А.Е.С. Київобленерго», комунальне господарство «Ірпіньводоканал», ПП «Альфа ГШ», ТОВ «Київ-Техноінформ» та інші. Придбання товарів, отримання послуг чи робіт від них відбувається згідно договорів після проведення попередньої оплати Центром зайнятості.

Аналітичний облік розрахунків з дебіторами в центрі зайнятості не ведеться, а синтетичний облік ведеться на активному субрахунку 364 «Розрахунки з іншими дебіторами» і узагальнюється в меморіальному ордері № 4 «Накопичувальна відомість за розрахунками з іншими дебіторами». При цьому проводиться така кореспонденція рахунків:

Проведено оплату за природний газ ВАТ «Київоблгаз» шляхом попередньої оплати, КЕКВ 1164:

Дт 364 «Розрахунки з іншими дебіторами»

Кт 321 «Реєстраційні рахунки» 5143,24 грн. (м/о 4);

Списано видатки на оплату послуг УДАІ в Київській обл., КЕКВ 1135:

Дт 801 «Видатки з державного бюджету на утримання установ та інші заходи»

Кт 364 «Розрахунки з іншими дебіторами» 367,00 грн. (м/о 4);

Оприбутковано канц. товари від ВКФ «Віктор», КЕКВ 1135:

Дт 234 «Господарські матеріали і канцелярське приладдя»

Кт 364 «Розрахунки з іншими дебіторами» 16,68 грн. (м/о 4).

Якщо оплата за товари, роботи або послуги Ірпінським МЦЗ проводиться після їх отримання, то контрагент виступає кредитором відносно Центру зайнятості [4]. У зв'язку з тим, що у Центра зайнятості невелика кількість контрагентів, то деякі з них можуть виступати як дебіторами, так і кредиторами: ПП «Ліра», ПП Ніколаєць П.В., редакція газети «Ірпінський вісник», ТОВ «Чиста вода», ТОВ «Ірпіньнафтопродукт».

При невеликій кількості операцій із закупівлі товарів або послуг головний бухгалтер Центра зайнятості не реєструє їх в окремому меморіальному ордері № 6 «Накопичувальна відомість за розрахунками з іншими кредиторами», а обліковує як інших дебіторів на рахунку 364 і в м/о 4, при цьому зазначаючи в назві меморіального ордеру в дужках, що в даному м/о 4 (6) реєструються також кредитори (див.дод.Е.6).

Зокрема, 30 березня 2009 р. отримано господарські товари від ПП «Ліра» згідно накладної, а оплачено 31 березня 2009 р. Таким чином, ПП «Ліра» є кредитором, але зазначена така кореспонденція рахунків:

Оприбутковано МШП від ПП «Ліра», КЕКВ 1131:

Дт 221 «МШП, що перебувають на складі і в експлуатації»

(Кт 364 «Розрахунки з іншими дебіторами»)

Кт 411 « Фонд у МШП» 375,00 грн. (м/о 4).

Або, 26.03.2009 р. оприбутковано бензин згідно накладної №177 від ТОВ «Ірпіньнафтопродукт», без ПДВ, КЕКВ 1135:

Дт 235 «Паливо, горючі і мастильні матеріали»

Кт 364 «Розрахунки з іншими дебіторами» 1542,58 грн. (м/о 4);

27.03.2009 р. перераховано кошти за бензин ТОВ «Ірпіньнафтопродукт»:

Дт 364 «Розрахунки з іншими дебіторами»

Кт 321 «Реєстраційні рахунки» 1849,70 грн. (м/о 4);

27.03.2009 р. списано видатки на бензин:

Дт 801 «Видатки з державного бюджету на утримання установ та інші заходи»

Кт 364 «Розрахунки з іншими дебіторами» 307,12 грн. (м/о 4).

Обороти по рахунках із м/о 4 переносять до книги Журнал-головна в кінці місяця (див.дод.Б.1).

Ірпінський МЦЗ є неприбутковою установою, тому до Державного бюджету перераховує податок з доходів з фізичних осіб, утриманий із заробітної плати працівників, збір за спеціальне використання водних ресурсів, збір за забруднення навколишнього середовища та податок з власників транспортних засобів - до місцевого бюджету м.Ірпінь.

Визначення суми податку з доходів фізичних осіб відбувається під час нарахування заробітної плати працівникам і реєструється в меморіальному ордері №5 «Зведення розрахункових відомостей із заробітної плати та стипендій» (див. дод.Е.5), а сплачується під час виплати заробітної плати двічі на місяць щляхом подання платіжного доручення (дод.Ж.1) і м/о 5 до Ірпінського відділу ДКУ.

Податок з власників транспортних засобів нараховується один раз на рік на початку року, а сплачується до бюджету кожного кварталу у розмірі ј від суми нарахованого податку.

У синтетичному обліку нарахування податку з доходів фізичних осіб і відображається по кредиту субрахунку 641 «Розрахунки за податками і платежами в бюджет», а податку з власників транспортних засобів по дебету субрахунку 642 «Інші розрахунки з бюджетом», сплата податків – по дебету [12].

Таким чином, кореспонденція рахунків з нарахування і сплати податків та визначення коду видатків за економічною класифікацією:

Нараховано податок з доходів фізичних осіб за першу половину травня 2009 р., КЕКВ 1111 (бо утримується із заробітної плати):

Дт 661 «Розрахунки із заробітної плати»

Кт 641 «Розрахунки за податками і платежами в бюджет» 5209,29 грн. (м/о 5);

Перераховано податок з доходів фізичних осіб до бюджету:

Дт 641 «Розрахунки за податками і платежами в бюджет»

Кт 321 «Реєстраційні рахунки» 500,00 грн. (м/о 2);

Нараховано податок з власників транспортних засобів, КЕКВ 1135:

Дт 801 «Видатки з державного бюджету на утримання установ та інші заходи»

Кт 642 «Інші розрахунки з бюджетом» 75,00 грн. (м/о 4);

Перераховано податок з власників транспортних засобів до бюджету:

Дт 642 «Інші розрахунки з бюджетом»

Кт 321 «Реєстраційні рахунки» 75,00 грн. (м/о 4).

Ірпінський МЦЗ має пільги щодо сплати податку на землю і його тільки нараховують, але не сплачують.

Крім цих податків, Центр зайнятості щоквартально платить збір за забруднення навколишнього середовища та збір за спеціальне використання водних ресурсів.

В Ірпінському МЦЗ наявна дебіторська та кредиторська заборгованість, суми якої відображено у Звіті про заборгованість бюджетних установ (форма 7д) (див.дод.Ж.4). Даний звіт подається до Київського ОЦЗ у кінці кожного кварталу [2].

На початок 2008 р. існувала дебіторська заборгованість за КЕКВ 1120 «Нарахування на заробітну плату», яка протягом звітного року зросла до 1701 грн. і не була погашена – це сума невиплаченої допомоги з Фонду соціального страхування на випадок тимчасової втрати працездатності. Заборгованість за КЕКВ 1135 на кінець у розмірі 235 грн. виникла у зв'язку із неповним використанням палива для службового автомобіля, а дебіторська заборгованість за КЕКВ 1341 «Виплата пенсій і допомоги» пов'язана із заборгованістю по виплаті матеріальної допомоги безробітним, яким допомогу було нараховано у кінці грудня 2008 р.

Кредиторська заборгованість на звітну дату була в наявності у зв'язку з тим, що термін оплати її не настав і буде погашена протягом 2009 р.

У Центрі зайнятості немає сум заборгованості, строк позовної давності якої минув. Але при настанні таких випадків, суми дебіторської та кредиторської заборгованості списуються за дебетом субрахунку 431 «Результат виконання кошторису за загальним фондом» і за кредитом субрахунку 675 «Розрахунки з іншими кредиторами» або 364 «Розрахунки з іншими дебіторами» [12].

Отже, в Ірпінському МЦЗ присутні розрахунки з дебіторами та кредиторами за договорами поставки товарів, робіт, послуг. Випадки крадіжок, нестач та псування матеріальних цінностей не виникали. Щодо сплати податків, то Центр зайнятості перераховує податок до місцевого бюджету з власників транспортних засобів та до Державного бюджету податок з доходів фізичних осіб, який утримується із заробітної плати працівників. Крім того, Центр зайнятості сплачує збори за забруднення навколишнього середовища та за спеціальне використання водних ресурсів. Дебіторської та кредиторської заборгованості, строк позовної давності якої минув у Центрі зайнятості немає.

7. Облік розрахунків з оплати праці та страхування

Загальна чисельність працівників Ірпінського міського центру зайнятості визначається штатним розписом, який затверджується Київським обласним центром зайнятості на початку року разом із затвердженням кошторису доходів і видатків, адже видатки на оплату праці спеціалістів Центру зайнятості складають більше 50% від поточних видатків на утримання установи (див. дод. Е.10).

Штатний розпис є документом, що визначає структуру установи, кількість штатних працівників, посадові оклади, види надбавок та фонди заробітної плати на місяць та рік [28].

Штатний розпис складає головний бухгалтер Ірпінського МЦЗ із врахуванням штатних нормативів та обсягу роботи. У штатному розписі на 2009 р. закріплено 18 посад основних працівників та 1 посаду допоміжного персоналу – водій службового автомобіля (див. дод.В.4).

Прийом на роботу до Центру зайнятості здійснюється на конкурсній основі. Прийняття на роботу, надання відпустки, звільнення оформляються відповідними наказами директора та первинними документами для ведення оперативного обліку(дод.З.15).

Працівники державної служби зайнятості є державними службовцями, яким при прийнятті на роботу присвоюється ранг в межах категорії. Директор Ірпінського МЦЗ є державним службовцем другої категорії і має п'ятий ранг, присвоєний Кабінетом Міністрів України. Всі інші працівники мають 9-12 ранги [28].

Схематично структуру підрозділів Ірпінського МЦЗ та кількість штатних посад зображено на рис.7.1.

При прийнятті на роботу працівнику видається трудова книжка та присвоюється табельний номер, який являє собою символ ідентифікації особи як працівника Центру зайнятості. Надалі табельний номер наводиться в усіх документах з обліку заробітної плати [4].

Основним джерелом інформації про використання робочого часу у Центрі зайнятості є табель обліку робочого часу (дод.З.1), який являє собою іменний список працівників, і призначений для фіксації інформації про використання робочого часу працівників за днями місяця [1].

Рис. 7.1. Структура підрозділів Ірпінського МЦЗ та кількість штатних посад

У Центрі зайнятості 40-годинний робочий тиждень і 8-годинний робочий день [5].

При наявності відхилень від нормального використання робочого часу у клітинці проставляється літера, яка є позначенням даного відхилення: К – відрядження, Л – лікарняні тощо. Вихідні та святкові дні позначаються літерою В (див. дод.З.1). У кінці місяця відповідальна особа за ведення табеля – табельник - передає заступнику головного бухгалтера табель обліку робочого часу за відповідний місяць для нарахування заробітної плати.

Державні службовці Центру зайнятості отримують заробітну плату за штатно-окладною системою оплати праці. На початку року у штатному розписі для кожної штатної посади визначається посадовий оклад та надбавки і доплати за ранг, вислугу років і високі досягнення у праці.

За ранг в Ірпінському МЦЗ доплачують суми грошових коштів, наведені у табл.7.1.

Таблиця 7.1.

Розміри доплат працівникам за ранг в Ірпінському МЦЗ у 2009 р.

За вислугу років в Ірпінському МЦЗ встановлено такі розміри доплат: понад 3 роки – 10%; понад 5 років – 15%; понад 10 років – 20%; понад 15 років – 25%; понад 20 років – 30%.

За високі досягнення у праці працівники Ірпінського МЦЗ отримують 35 - 50% від посадового окладу надбавку до заробітної плати (див.дод.В.4).

Працівники Ірпінського міського центру зайнятості мають право на щорічну відпустку, а також на додаткові відпустки. У всіх випадках надання відпустки оформляється наказом (дод.З.2) директора Центру зайнятості, що є підставою для нарахування оплати за час відпустки [5].

Розрахунок відпускних проводиться на підставі виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки, або виплати компенсації за невикористані відпустки. Якщо працівник працював в Центрі зайнятості менш як рік, середній заробіток обчислюють на підставі виплат за фактичний час роботи, тобто з першого числа наступного місяця після оформлення на роботу до першого числа місяця, в якому надається відпустка чи виплачується компенсація за невикористану відпустку.

До середнього заробітку для оплати відпустки включають усі види заробітної плати та допомогу за тимчасовою непрацездатністю [28].

Сума заробітної плати за час відпустки в Ірпінському міському центрі зайнятості розраховується за формулою 7.1.

Формула 7.1

В = ∑ЗП/(КД-СД)*N,

де В – сума відпускних;

ЗП – сумарний заробіток працівника за останні 12 місяців або за фактично відпрацьований період;

КД – кількість календарних днів розрахункового періоду, а для працівника, який відпрацював менше від одного року, - кількість календарних днів фактично відпрацьованого періоду, що передували місяцю надання відпустки;

СД– кількість святкових днів (10);

N– тривалість відпустки в календарних днях.

Святкові та неробочі дні, що припадають на період відпустки, якщо вони не збігаються з недільними днями, у розрахунок тривалості відпустки не включаються і не оплачуються [1].

Суму відпускних нараховують у довідці про нарахування відпускних (дод.З.3).

Кореспонденція рахунків при нарахуванні відпускних є такою:

Нараховано відпускні Соколову А.М., КЕКВ 1111:

Дт 801 «Видатки з державного бюджету на утримання установи та інші заходи»

Кт 661 «Розрахунки із заробітної плати» 930,80 грн. (м/о 5).

У разі настання випадків тимчасової непрацездатності працівників Центру зайнятості, вони мають право на отримання допомоги. Тимчасова непрацездатність посвідчується виданим у лікарні в установленому порядку листком непрацездатності, який працівник, як правило, подає до бухгалтерії в перший день виходу на роботу [23].

Листок непрацездатності– це документ,що виправдовує відсутність на роботі в період хвороби (відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами) і на підставі якого виплачують відповідну допомогу [1, c.69].

У довідці про нарахування лікарняних вказуються суми фактичної заробітної плати за останні 6 календарних місяців, кількість робочих днів і розмір середньоденної заробітної плати. Також вказують розрахунок лікарняних за період хвороби, розмір допомоги у відсотках до заробітної плати залежно від страхового стажу, і нарахована сума допомоги за перші 5 днів тимчасової непрацездатності, яка оплачується за рахунок установи, а починаючи із шостого дня – за рахунок Фонду загальнообов’язкового соціального страхування з тимчасової втрати працездатності. (дод. З.4).

Розрахунок допомоги у разі тимчасової непрацездатності проводиться за формулою 7.2, [1, c.79].

Формула 7.2

Д = Зп/К1х % х К2 ,де

Д– допомога у разі тимчасової непрацездатності;

Зп– сума заробітної плати за останні шість місяців;

К1 – кількість відпрацьованих робочих днів за останні шість місяців;

% – відсоток, який залежить від трудового стажу;

К2– кількість днів тимчасової непрацездатності.

Допомога по тимчасовій втраті працездатності працівникам нараховується, як правило, залежно від страхового стажу в таких розмірах, які зазначені в табл.7.2.

Таблиця 7.2

Нарахування допомоги по тимчасовій непрацездатності залежно від страхового стражу в Ірпінському МЦЗ

Витрати, пов’язані з оплатою перших п’яти днів тимчасової непрацездатності працівників Ірпінського міського центру зайнятості відносяться на видатки за КЕКВ 1111 «Заробітна плата» [23].

У синтетичному обліку проводять таку кореспонденцію:

Нараховано лікарняні Чорній Н.Л. за рахунок установи, КЕКВ 1111:

Дт 801 «Видатки з державного бюджету на утримання установи та інші заходи»

Кт 661 «Розрахунки із заробітної плати»794,05 грн. (м/о 5);

Нараховано лікарняні Чорній Н.Л. за рахунок Фонду, КЕКВ 1120:

Дт 652 «Розрахунки із соціального страхування»

Кт 661 «Розрахунки із заробітної плати»635,24 грн. (м/о 5);

В окремих випадках працівникам може нараховуватись матеріальна допомога (дод. З.5).

Кореспонденція рахунків буде такою:

Дт 801 «Видатки з державного бюджету на утримання установи та інші заходи»

Кт 661 «Розрахунки із заробітної плати»2012,40 грн. (м/о 5).

Таким чином, сплата страхових внесків Центром зайнятості та його працівниками надає гарантії щодо захисту прав на соціальний захист у вигляді виплати матеріального забезпечення.

Тому із заробітної плати працівників Ірпінського МЦЗ утримують суми внесків до фондів соціального страхування, а також податок з доходів фізичних осіб і членські профспілкові внески за заявами працівників, а всі операції реєструють у меморіальному ордері №5 «Зведення розрахункових відомостей із заробітної плати та стипендій»

Суми утриманих внесків і податку з доходу залежить від того, який заробіток має працівник (дод.З.6) [22].

Ставки обов'язкових утримань із заробітної плати наведено у таблиці 7.3.

Таблиця 7.3

Ставки обов’язкових утримань із зарплати працівників Ірпінського МЦЗ у 2009 р.

Заробітна плата нараховується у розрахунковій відомості, в якій вказуються номери табельного обліку працівників, суми окладів, надбавок, премій та доплат, а також суми всіх утримань і розмір заробітної плати до виплати (дод.З.7).

На підставі розрахункової відомості заступник головного бухгалтера, який нараховує заробітну плату, складає меморіальний ордер 5 «Зведення розрахункових відомостей із заробітної плати та стипендії» (див. дод.Е.5 ), що є реєстром синтетичного обліку заробітної плати.

Кореспонденція рахунків при нарахуванні утримань із заробітної плати працівників Центру зайнятості відбувається таким чином:

Утримано внески до Пенсійного фонду:

Дт 661«Розрахунки із заробітної плати»

Кт 651 «Розрахунки з пенсійного забезпечення» 1556,21 грн. (м/о 5);

Утримано внески до Фонду з тимчасової втрати працездатності:

Дт 661«Розрахунки із заробітної плати»

Кт 652 «Розрахунки із соціального страхування» 357,29 грн. (м/о 5);

Утримано внески до Фонду на випадок безробіття:

Дт 661«Розрахунки із заробітної плати»

Кт 653 «Розрахунки із страхування на випадок безробіття 214,91грн. (м/о 5);

Утримано членські профвнески за заявами працівників:

Дт 661«Розрахунки із заробітної плати»

Кт 666 «Розрахунки з членами профспілки» 358,20 грн. (м/о 5);

Утримано податок з доходів фізичних осіб:

Дт 661«Розрахунки із заробітної плати»

Кт 641 «Розрахунки за податками і платежами в бюджет 5209,29 грн. (м/о 5).

Заробітна плата працівникам Ірпінського МЦЗ виплачується шляхом перерахування грошових коштів з реєстраційного рахунку в Ірпінському відділі ДКУ на індивідуальні карткові рахунки працівників. Ірпінський МЦЗ інформує своїх працівників про зарахування коштів на їхні карткові рахунки. Видання заробітної плати здійснюється в пунктах видачі готівкових коштів.

У день виплати заробітної плати при наявності асигнувань з Державного бюджету на реєстраційному рахунку у відділ ДКУ головний бухгалтер подає платіжне доручення на виплату заробітної плати та платіжні доручення на перерахування податку з доходів фізичних осіб та внесків до Фондів разом з м/о 5 (див. дод.Е.5). До меморіального ордера повинні бути прикладені всі документи, на підставі яких була нарахована заробітна плата: табель обліку робочого часу (див. дод.З.1), листки тимчасової непрацездатності та довідки про нарахування лікарняних (див. дод.З.4), довідки про нарахування матеріальної допомоги (див. дод.З.5), накази про надання відпустки (див. дод.З.2), довідки про нарахування відпускних (див. дод. З.3) та інші при потребі [9].

У м/о 5 зазначається така кореспонденція рахунків:

Зараховано заробітну плату на карткові рахунки працівників:

Дт 661 «Розрахунки із заробітної плати»

Кт 664 «Розрахунки з працівниками за безготівковими перерахуваннями

на рахунки з вкладів у банках» 17744,35 (м/о 5).

Перерахування заробітної плати Ірпінським відділом державного казначейства на карткові рахунки працівників можливе лише після сплати внесків до фондів соціального страхування. Суми сплачених з реєстраційного рахунку соціальних внесків , податку з доходів фізичних осіб, виплаченої заробітної плати реєструються в меморіальному ордері 2 «Накопичувальна відомість руху грошових коштів загального фонду в органах Державного казначейства України» згідно виписки банку (див. дод.Д.3, Д.4), [16, 23, 26].

У кінці місяця обороти по кожному рахунку з м/о 5 і м/о2 переносяться до книги Журнал-головна (див. дод.Б.1).

Крім утримань із заробітної плати до фондів соціального страхування Центр зайнятості проводить нарахування на суму фактичних витрат на оплату праці працівників, які підлягають обкладенню податком з доходів фізичних осіб. Ставки страхових внесків наведено у табл.7.4

Таблиця 7.4

Ставки обов’язкових нарахувань на ФОП працівників Ірпінського МЦЗ у 2009 р.

Регістром синтетичного обліку нарахувань на фонд оплати праці працівників Ірпінського МЦЗ є меморіальний ордер №5 «Зведення розрахункових відомостей із заробітної плати та стипендії» (див. дод. Е.5) [14].

Кореспонденція рахунків при нарахуванні внесків до фондів соціального страхування та Пенсійного фонду:

Нараховано внески 33,2% до Пенсійного фонду, КЕКВ 1120:

Дт 801 «Видатки з державного бюджету на утримання установи та інші заходи»

Кт 651 «Розрахунки з пенсійного забезпечення» 11630,22 грн. (м/о 5);

Нараховано внески 4% до Пенсійного фонду, КЕКВ 1120:

Дт 801 «Видатки з державного бюджету на утримання установи та інші заходи»

Кт 651 «Розрахунки з пенсійного забезпечення» 68,22 грн. (м/о 5);

Нараховано внески до Фонду з ТВП, КЕКВ 1120:

Дт 801 «Видатки з державного бюджету на утримання установи та інші заходи»

Кт 652 «Розрахунки із соціального страхування» 500,42 грн. (м/о 5);

Нараховано внески до Фонду на випадок безробіття, КЕКВ 1120:

Дт 801 «Видатки з державного бюджету на утримання установи та інші заходи»

Кт 653 «Розрахунки із страхування на випадок безробіття» 571,91 грн. (м/о 5);

Нараховано внески до Фонду від нещасних випадків, КЕКВ 1120:

Дт 801 «Видатки з державного бюджету на утримання установи та інші заходи»

Кт 654 «Розрахунки з інших видів страхування» 200,17 грн. (м/о 5).

У кінці кожного кварталу не пізніше дати, вказаної у повідомленні про взяття на облік страхувальника, а саме до 20 числа місяця наступного за звітним періодом, Ірпінський МЦЗ подає Звіт про нарахування та використання коштів до фонду з тимчасової втрати працездатності (дод.З.8), до фонду соціального страхування на випадок безробіття - Розрахункову відомість про нарахування та перерахування страхових внесків (дод.З.9) та Розрахункову відомість про нарахування і перерахування страхових внесків та витрачання коштів – до фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України (дод.З.10) [16, 23, 27].

У формах звітності до фондів соціального страхування сума виплат, на які нараховуються страхові внески вказується наростаючим підсумком за кожен місяць у відповідному кварталі.

До Пенсійного фонду щомісячно подається Розрахунок суми на загальнообов’язкове державне пенсійне страхування (дод.З.11.) [26].

У звіті про нарахування та використання коштів до фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності та розрахунковій відомості про нарахування та перерахування страхових внесків до фонду соціального страхування на випадок безробіття, крім сум нарахованих внесків, вказуються також суми утриманих та перерахованих внесків застрахованих осіб [16, 23].

У разі несвоєчасної сплати або неповної сплати внесків до фондів соціального страхування, неподання розрахункових відомостей, за порушення порядку витрачання страхових коштів передбачено адміністративну відповідальність [22].

Щоквартально Ірпінський МЦЗ подає до податкової інспекції Податковий розрахунок форми 1-ДФ (дод.З.12) [2].

Також Ірпінський МЦЗ на основі даних аналітичного та синтетичного обліку розрахунків з оплати праці заповнює статистичну звітність, а саме Звіт з праці за формою 1- ПВ (дод.З.13), у якому зазначають фонд оплати праці всіх працівників, середньооблікову кількість штатних працівників,та Звіт про використання робочого часу за формою 3-ПВ (дод.З.14).

Процес обліку нарахування заробітної плати, проведення нарахувань та утримань до фондів соціального страхування та Пенсійного фонду, утримання податку з доходів фізичних осіб є автоматизованим і ведеться у бухгалтерській програмі, спеціально розробленій для державної служби зайнятості. Ведення обліку у програмі «Бухгалтерія» значно полегшило роботу бухгалтера, так як потребує лише ведення аналітичного обліку і заповнення деяких регістрів синтетичного обліку. Обороти з меморіального ордеру №5 автоматично переносяться до книги Журнал-головна.

Отже, облік розрахунків з оплати праці в Ірпінському МЦЗ починається із затвердження штатного розпису Київським ОЦЗ, згідно застосовується штатно-окладна форма оплати праці. Працівники Ірпінського МЦЗ є державними службовцями, тому заробітна плата нараховується відповідно до рангу, стажу роботи і за високі досягнення у праці. Із заробітної плати проводяться утримання та нарахування на фонд оплати праці до Пенсійного фонду, фондів соціального страхування, утримання податку з доходів фізичних осіб та членських внесків до профспілки. У кінці звітного періоду до органів статистики, податкової служби та фондів соціального страхування і Пенсійного фонду головний бухгалтер подає розрахунки та звіти встановленої форми.

8. Облік основних засобів та інших необоротних активів

Якісне надання соціальних послуг Ірпінським міським центром зайнятості незайнятому населенню та роботодавцям можливе лише за наявності засобів праці, які становлять самостійний об’єкт бухгалтерського обліку і називаються необоротними активами [28].

Необоротні активи Ірпінського МЦЗ – це матеріальні та нематеріальні ресурси, які належать установі та забезпечують її функціонування, і строк корисної експлуатації яких, як очікується, становить більше одного року.

Необоротні активи класифікують на основні засоби, інші необоротні матеріальні активи і нематеріальні необоротні активи [1].

До складу основних засобів в Ірпінському МЦЗ належать: будівля Центру, комп'ютерна техніка, автомобіль, господарський інвентар, диски та відеокасети тощо.

Також необоротні активи Ірпінського МЦЗ можна класифікувати за такими ознаками як зображено на рисунку 8.1.

Матеріальні необоротні активи обліковують на субрахунках рахунку 10 «Основні засоби». В Ірпінському МЦЗ є в наявності такі основні засоби, які обліковуються на субрахунках 101 «Земельні ділянки», 103 «Будинки та споруди», 104 «Машини та обладнання», 105 «Транспортні засоби», 106 «Інструменти, прилади та інвентар».

У Центрі зайнятості є інші необоротні матеріальні активи, до яких належать спеціальні види літератури і облік яких ведуть на субрахунку 112 «Бібліотечні фонди», а також малоцінні необоротні предмети, термін експлуатації яких перевищує один рік і облік яких ведеться на субрахунку 113 «Малоцінні необоротні матеріальні активи».

Всі нематеріальні активи, які є в Центрі зайнятості, обліковуються на субрахунку 121 «Авторські та суміжні з ними права» [12].

Оскільки Ірпінський МЦЗ входить до структури Київського обласного центру зайнятості, то всі основні засоби надходять безоплатно від вищестоящої установи.

У 2008 р. касові видатки на придбання обладнання і предметів довгострокового користування склали 145,2 тис. грн. (див.дод.Д.3).

При безоплатному постачанні необоротних активів за операціями внутрішнього переміщення Київський ОЦЗ оформлює дані операції видатковою накладною, в якій, крім інших реквізитів, зазначають назву основного засобу, ціну та суму зносу (дод.К.1).

Організація інвентарного обліку полягає у розробці системи кодування інвентарних номерів. Кожному інвентарному об'єктові, яким важається закінчений конструктивний пристрій, присвоюється інвентарний номер, який має вісім знаків. Перші три знаки — це номер субрахунка, четвертий — номер підгрупи, решта чотири — порядковий номер предмета у групі [13].

Інвентарний номер в Ірпінському МЦЗ фіксується на відповідному інвентарному об’єкті фарбою. Книги також є об’єктами інвентарного обліку, тому інвентарний номер проставляється на першій і сімнадцятій сторінках [28].

За місцем зберігання всі необоротні активи перебувають на відповідальному зберіганні в матеріально- відповідальних осіб, з якими укладають договір про повну матеріальну відповідальність терміном на один рік (дод.К.2).

На кожний інвентарний об'єкт у Центрі зайнятості заводиться інвентарна картка форми ОЗ-6. Всі інвентарні картки ведуться в електронному варіанті у бухгалтерській програмі (дод.К.3).

Під час експлуатації необоротні активи фізично зношуються та морально застарівають. Ступінь фізичного спрацювання основних засобів відбиває комплексний показник - знос необоротних активів, що являє собою поступове зниження первісної вартості інвентарних об’єктів обліку. Нарахування зносу з дійснюється щорічно в останній день грудня у відомості нарахування зносу на основні засоби (дод.К.4) [1].

Розмір зносу в Центрі зайнятості виражається у відсотках до первісної вартості основних засобів і називається нормою зносу. Для нарахування зносу необоротні активи в Центрі зайнятості розподіляються на три групи як показано у таблиці 8.1 [1]

Таблиця 8.1.

Характеристика груп матеріальних необоротних активів для нарахування зносу в Ірпінському МЦЗ

У Центрі зайнятості балансова вартість основних засобів на кінець 2007 року становила 1871,4 тис. грн. , а сума нарахованого зносу - 164,7 тис. грн. (див. дод.Б.2).

Але навіть при нарахуванні зносу у розмірі 100% вартості необоротних активів, які придатні для подальшої експлуатації, не є підставою для їх списання, але надалі знос на такі об'єкти не нараховується [4].

Нарахування зносу у синтетичному обліку відбувається за кредитом регулюючого субрахунку 131 «Знос основних засобів»:

Нараховано знос основних засобів:

Дт 401 «Фонд у необоротних активах за їх видами»

Кт 131 «Знос основних засобів».

Модернізація, реконструкція та ремонт необоротних активів Ірпінського МЦЗ проводиться вищестоящою установою – Київським ОЦЗ, у 2008 р. на капітальний ремонт інших об’єктів було виділено 3000 грн., а на 2009 р. у кошторисі взагалі не передбачено капітальні видатки (див.дод.В.1).

Вибуття основних засобів у Центрі зайнятості відбувається у разі їх фізичного або морального зношення чи непридатності у подальшому використанні. Основними напрямками вибуття необоротних активів є списання через ліквідацію або безоплатна передача іншим установам. Списання проводиться на підставі наказу директора Центру зайнятості комісією, яка працює протягом року, і складається з не менш як трьох осіб.

Директор може дозволити списати об’єкт необоротних активів, якщо його вартість за одиницю чи комплект не перевищує 5000 грн., дозвіл на списання об’єкту вартістю від 5000 грн. до 10000 грн. надає директор Київського ОЦЗ, а списати об’єкт вартістю більше, ніж 10000 грн. можна лише за наявності дозволу виконавчої дирекції Фонду соціального страхування на випадок безробіття [1].

Варто зазначити, що списання основних засобів може здійснюватись лише за наявності обґрунтованих причин після огляду об'єкта, який підлягає списанню, комісією із обов’язковим оформленням акта про списання основних засобів. При цьому інвентарна картка ліквідується, а інвентарний номер списаного об'єкта не присвоюється іншому протягом трьох років [28].

Для узагальнення обліку вкладень до фонду основних засобів, які перебувають у безпосередньому розпорядженні Ірпінського МЦЗ ведеться субрахунок 401 «Фонд у необоротних активах за їх видами» [12]

Синтетичний облік вибуття основних засобів і нематеріальних активів відображається у меморіальному ордері №9 «Накопичувальна відомість про вибуття та переміщення необоротних активів», в якому ведеться реєстрація всіх операцій по субрахунку 401 «Фонд у необоротних активах за їх видами» та рахунках 10 «Основні засоби», 11 «Інші необоротні матеріальні активи» і 12 «Нематеріальні активи» (дод.К.5).

Обороти по рахунках за місяць переносяться до книги Журнал-головна (див. дод.Б.1).

Таким чином, за період з 01.03.09 р. до 31.03.09 р. відбулись такі операції:

Списано господарський інвентар, непридатний для використання:

Дт 131 «Знос основних засобів»

Кт 106 «Інструменти, прилади та інвентар» 917,00 грн. (м/о 9);

Безоплатно отримано нематеріальні активи від Київського ОЦЗ:

Дт 121 «Авторські та суміжні з ними права»

Кт 401 «Фонд у необоротних активах за їх видами» 2405,00 грн. (м/о 9);

Безоплатно отримано малоцінні необоротні предмети від Київського ОЦЗ:

Дт 113 «Малоцінні необоротні матеріальні активи»

Кт 401 «Фонд у необоротних активах за їх видами» 13211,79 грн. (м/о 9).

Узагальнення облікової інформації у кінці звітного року відбувається у Звіті про рух необоротних активів (форма №5), у якому фіксуються суми балансової вартості запасів на початок та кінець року по кожному субрахунку, умови отримання необоротних активів – безоплатна передача в межах Київського ОЦЗ та за рахунок коштів загального фонду (дод.К.6).

В умовах наявності в Ірпінському МЦЗ бухгалтерської програми «Бухгалтерія» недоцільно вести аналітичний облік основних засобів в інвентарних картках на паперових носіях. Програма розроблена таким чином, що бухгалтеру зручно заповнювати форми первинних документів, бланки відомостей з нарахування зносу протягом року приховані, активуються в кінці року, коли необхідно нараховувати знос. Під час проведення первинних документів по надходженню та вибуттю необоротних активів всі операції автоматично реєструються в м/о 9, який в автоматизованому вигляді заповнюється за типовою формою №438-авт (бюджет). У кінці місяця обороти по рахунках з обліку необоротних активів з форми №438 автоматично переносяться до книги Журнал-головна.

Отже, в ході надання соціальних послуг працівники Ірпінського МЦЗ користуються засобами праці – необоротними активами як в матеріальній, так і в нематеріальній формах. Надходження необоротних активів до Центру зайнятості відбувається, як правило, за операціями централізованого постачання від обласного центру зайнятості, а списання відбувається лише у разі фізичного або морального зношення, чи у разі непридатності для подальшого використання.

9. Облік наявності на руху запасів

9.1 Облік запасів на складах

Для надання соціальних послуг незайнятим особам та роботодавцям працівники Ірпінського міського центру зайнятості користуються не тільки засобами праці, а й предметами праці, тобто запасами.

Запаси – це оборотні активи у матеріальній формі, які забезпечують функціонування Центру зайнятості та надання послуг його працівниками, і будуть використані, як очікується, протягом одного року [1].

У зв’язку зі специфікою діяльності у Центрі зайнятості використовують невелику кількість та номенклатуру запасів: господарські матеріали, що використовуються для поточних потреб, бензин та канцелярське приладдя і матеріали. Тому всі запаси придбаваються по мірі необхідності і зберігаються безпосередньо на робочих місцях матеріально-відповідальних осіб. Кожного року з матеріально-відповідальними особами складається договір про повну матеріальну відповідальність (див. дод.К.2).

Деякі запаси надходять до Центру зайнятості безоплатно від Київського ОЦЗ як від вищестоящої установи, при передачі яких оформляють довіреність [20].

При купівлі запасів матеріально-відповідальною особою здійснюється перевірка цілості, кількості та якості товарно-матеріальних цінностей. Придбання запасів в Ірпінському МЦЗ оформлюється накладною, яку виписує продавець або постачальник, а оплата за товари підтверджується чеком.

Видача запасів відбувається на підставі видаткової накладної. Такі запаси як бензин, купуються у разі потреби з розрахунком мінімального залишку за талонами, а продавець видає водію, який є підзвітною особою, видаткову накладну (дод.Л.1). Списання паливно-мастильних матеріалів здійснюється на підставі шляхових листків за фактичними витратами пального, але не більш за установлені норми витрат щодо автомобіля ВАЗ 2107, який належить установі.

Господарські матеріали та канцелярське приладдя видаються працівникам Ірпінського МЦЗ тільки матеріально-відповідальними особами на підставі видаткових накладних. Запаси з балансу Центра зайнятості списуються на підставі акта списання про списання господарських матеріалів та канцелярського приладдя, який складає комісія зі списання товарно-матеріальних цінностей, утворена наказом директора. Акт складається у двох примірниках і затверджується керівником, а далі передається матеріально-відповідальній особі та до бухгалтерії (див. дод.Е.2).

У кінці кожного місяця матеріально-відповідальні особи передають заступнику головного бухгалтера накладні та видаткові накладні для ведення синтетичного обліку.

Синтетичний облік руху матеріалів в Ірпінському МЦЗ ведуть у меморіальному ордері 13 «Накопичувальна відомість витрачання матеріалів» (див.дод.Е.9).

Отже, в Ірпінському МЦЗ невелика кількість запасів, тому вони придбаваються у разі необхідності і зберігаються на робочих місцях матеріально-відповідальних осіб.

9.2 Облік запасів у бухгалтерії

В Ірпінському МЦЗ запаси класифікують як допоміжні матеріали, які використовуються у процесі надання послуг та управління.

До складу запасів в Ірпінському МЦЗ входять: лампи денного світла, вазони, відра, сміттєві корзини, канцелярські набори, предмети протипожежного призначення, бензин, масла, клавіатура, кабелі, модулі пам’яті, комп'ютерні миші, вінчестери, картриджі, автозапчастини тощо.

Оцінку запасів в Ірпінському МЦЗ не проводять, так як установа фінансується з державного бюджету і не виробляє продукції.

Надходження запасів оформляється накладними, а сплата грошових коштів підтверджується товарними чеками. Після придбання запасів матеріально-відповідальна особа подає до бухгалтерії всі накладні і товарні чеки, що підтверджує отримання товарів і сплату грошових коштів, виданих у підзвіт матеріально-відповідальним особам [28].

Видача запасів в Ірпінському МЦЗ відбувається лише на підставі видаткових накладних. При отриманні паливно-мастильних матеріалів водієм за талонами, йому постачальник ТзОВ «Ірпіньнафтопродукт» видає видаткову накладну (див. дод.Л.1) [15].

Аналітичний облік паливно-мастильних матеріалів веде головний бухгалтер Ірпінського МЦЗ. У кінці місяця водій подає до бухгалтерії всі видаткові накладні та шляхові листи, на основі яких головний бухгалтер заповнює реєстр прийнятих від водія шляхових листів, в якому вказують дату, державний номер автомобіля, номери шляхових листів та норми і фактичні витрати пального (дод.Л.2). На основі шляхових листів головний бухгалтер також заповнює відомість обліку видачі паливно-мастильних матеріалів (дод.Л.3).

У кінці місяця матеріально-відповідальні особи подають до бухгалтерії примірник акту про списання господарських матеріалів і канцелярського приладдя, в якому вказана ціна, кількість та сума виданих матеріалів.

Заступник головного бухгалтера Ірпінського МЦЗ один раз на місяць вибірково перевіряє фактичну наявність запасів. У разі виникнення відхилень матеріально-відповідальну особу попереджають про порушення оперативного контролю за дотриманням норм [4].

Надходження і видача запасів в Ірпінському МЦЗ обліковуються на субрахунку 234 «Господарські матеріали та канцелярське приладдя» та 235 «Паливо, горючі та мастильні матеріали» [12].

Регістром синтетичного обліку придбаних та виданих матеріалів в Ірпінському МЦЗ є меморіальний ордер №13 «Накопичувальна відомість витрачання матеріалів», в якому зазначають вартість купованих матеріально-відповідальними особами господарських матеріалів та канцелярського приладдя та вартість отриманих запасів від Київського ОЦЗ за операціями з централізованого постачання за рахунок коштів загального фонду кошторису (див. дод. Е.9) [14].

Регістром синтетичного обліку постачальників запасів Центру зайнятості є меморіальний ордер №4 «Накопичувальна відомість за розрахунками з дебіторами» (див. дод.Е.6).

Синтетичний облік у Центрі зайнятості за підзвітними особами, які мають право на отримання і видачу паливно-мастильних матеріалів ведуть у меморіальному ордері №8а, у додатку до якого вказують вартість фактичних видатків за субрахунком 235 «Паливо, горючі і мастильні матеріали» (див.дод.Е.8).

Кореспонденція рахунків при отриманні і видачі запасів відображається так:

Отримано канцелярські товари від ВКФ «Віктор»:

Дт 234 «Господарські матеріали і канцелярське приладдя»

Кт 364 «Розрахунки з іншими кредиторами» 16,68 грн. (м/о 4);

Отримано від Київського ОЦЗ запаси МВО Гайдученко О.І.:

Дт 234 «Господарські матеріали і канцелярське приладдя»

Кт 683/1 «Внутрішні розрахунки за операціями з централізованого постачання

за загальним фондом» 7492,32 грн. (м/о 13);

Списано витрачені запаси з підзвіту МВО Бурба Р.О.:

Дт 801 «Видатки з державного бюджету на утримання установи та інші заходи»

Кт 234 «Господарські матеріали і канцелярське приладдя» 1266,97 грн. (м/о 13);

Списано з підзвіту водія паливно-мастильні матеріали:

Дт 801 «Видатки з державного бюджету на утримання установи та інші

заходи»

Кт 235 «Паливо, горючі та мастильні матеріали» 445,34 грн. (м/о 8а).

У кінці кожного звітного року головний бухгалтер Ірпінського МЦЗ заповнює звіт форми №6 «Про рух матеріалів і продуктів харчування», в якому вказують залишки запасів на початок і кінець року та вартість запасів витрачених за рік. У 2008 році в Ірпінському МЦЗ було витрачено запасів на 57938 грн., що на 385 грн. більше, ніж у 2007 р.(дод.Л.4).

Облік запасів в бухгалтерії Центру зайнятості ведеться автоматизовано у програмі «Бухгалтерія», яка розроблена для установ державної служби зайнятості, що значно прискорює оперативний облік надходження і витрачання запасів. У програмі ведеться синтетичний облік, тобто бухгалтер вносить дані при заповненні меморіальних ордерів, а суми оборотів за місяць автоматично переносяться до книги «Журнал-головна». Первинні документи та реєстри і відомості аналітичного обліку заповнюються на паперових носіях бухгалтером.

9.3. Особливості обліку малоцінних швидкозношуваних предметів

До складу малоцінних швидкозношуваних предметів в Ірпінському міському центрі зайнятості належать: водонагрівач, чайник електричний, штампи, миючі засоби, папір, канцелярські предмети: олівці, ручки, ножиці, скріпки тощо.

Малоцінні та швидкозношувані предмети придбаваються матеріально-відповідальною особою або надходять від Київського ОЦЗ безоплатно за операціями з централізованого постачання. При цьому надходження оформляється накладною, а сплата підзвітних коштів підтверджується товарним чеком [20].

Аналітичний облік МШП у Центрі зайнятості ведуть в оборотній відомості, в якій вказують залишки на початок і кінець звітного місяця, надходження та видаток за кожною матеріально-відповідальною особою. Так як, у Центрі зайнятості використовують невелику кількість МШП, то у березні зафіксовано лише придбання шести предметів (дод.Л.5).

Синтетичний облік придбання МШП у Центрі зайнятості відображається за дебетом субрахунку 221 «МШП, що перебувають на складі та в експлуатації» і кредитом субрахунку 364 «Розрахунки з іншими дебіторами». Одночасно робиться другий запис за дебетом субрахунку 801 «Видатки з державного бюджету на утримання установи та інші заходи» та кредитом субрахунку 411 «Фонд у малоцінних та швидкозношуваних предметах», на якому обліковується вартість МШП, що перебувають безпосередньо в розпорядженні Центру зайнятості. Облік фондів ведеться у національній валюті без зазначення копійок у вартості МШП.

При вибутті МШП їх вартість списують з субрахунку обліку фонду МШП.

Регістром синтетичного обліку МШП в Ірпінському МЦЗ є меморіальний ордер №10 «Накопичувальна відомість про вибуття та переміщення МШП» [14]. Меморіальний ордер №10 у Центрі зайнятості складають у разі надходження і вибуття МШП у значних кількостях (дод.Л.6). У 2009 р. меморіальний ордер №10 у Центрі зайнятості не ведуть у зв'язку з тим, що на поточні видатки виділено мало коштів з Державного бюджету.

Тому в меморіальному ордері №4 «Накопичувальна відомість за розрахунками з іншими дебіторами» (див. дод.Е.6) відображається реєстрація придбання МШП:

Отримано змішувач вапна «Мартин» від ПП «Ліра»:

Дт 221 «МШП, що перебувають на складі та в експлуатації»

Кт 364 «Розрахунки з іншими дебіторами» 375,00 грн. (м/о 4);

Другий запис:

Дт 801 «Видатки з державного бюджету на утримання установи та інші

заходи»

Кт 411 «Фонд у малоцінних та швидкозношуваних предметах» 375,00 грн. (м/о 4).

Але в Ірпінському МЦЗ у меморіальному ордері №10 «Накопичувальна відомість про вибуття та переміщення МШП» (див.дод.М.2) надходження і видатки МШП обліковують таким чином:

Надійшли МШП від постачальника:

Дт 221 «МШП, що перебувають на складі та в експлуатації»

Кт 411 «Фонд у малоцінних та швидкозношуваних предметах» 214,50 грн. (м/о 10).

Кореспонденція рахунків при списанні МШП є такою:

Списано МШП, які стали непридатними:

Дт 221 «МШП, що перебувають на складі та в експлуатації»

Кт 411 «Фонд у малоцінних та швидкозношуваних предметах».

У зв’язку з тим, що в Ірпінському МЦЗ використовується невелика кількість запасів, складський облік не ведеться. Аналітичний облік ведеться по використанню палива у відомості та реєстрі шляхових листів, прийнятих від водія, а МШП – в оборотній відомості. Синтетичний облік запасів ведеться на субрахунках 234 «Господарські матеріали та канцелярське приладдя», 235 «Паливо, мастильні та горючі матеріали» та 221 «МШП, що перебувають на складах та в експлуатації» та в регістрах: м/о 13 «Накопичувальна відомість витрачання матеріалів» та м/о8а «Накопичувальна відомість за розрахунками з підзвітними особами (паливо)». Рух запасів за рік відображається у формі №6 «Звіт про рух матеріалів та продуктів харчування».

10. Облік доходів спеціального фонду та порядок їх використання

Ірпінський міський центр зайнятості є місцевим органом державної служби зайнятості і підпорядковується Київському обласному центру зайнятості, тому фінансується за рахунок коштів Державного бюджету

Основною функцією Центру зайнятості є надання соціальних послуг та працевлаштування безробітних громадян, тому Ірпінський МЦЗ є неприбутковою організацією. У зв’язку з цим, спеціальний фонд у кошторисі даної установи не планується, тому аналітичний і синтетичний облік по надходженню власних доходів не ведеться і не складається звітність.

Отже, дане питання буде висвітлено теоретично.

Згідно Бюджетного кодексу України доходи бюджетних установ поділяються на доходи загального і спеціального фонду як це показано на рис.10.1.

Рис.10.1. Структура кошторису доходів і видатків

Доходи спеціального фонду відображають суми нарахованих коштів, які будуть отримані як плата за послуги, та кошти, одержані за іншими джерелами власних надходжень, або кошти, що фактично надійшли на відповідний рахунок установи (інші надходження) спеціального фонду кошторису.

До власних надходжень бюджетних установ відносять плату за послуги, які ті надають згідно з їх функціональними повноваженнями та інші джерела як це зображено на рис.10.2.

До інших коштів спеціального фонду бюджетувідносять фінансування бюджетних установ зі спеціального фонду бюджету відповідного рівня.

Рис.10.2. Види власних надходжень бюджетних установ

Об’єктом планування щодо власних доходів установи є термін надходження доходів за видами. На підставі зазначених показників визначається сума доходів на наступний рік за кожним джерелом надходжень з урахуванням конкретних умов роботи установи.

Розрахункові показники щодо доходів планового періоду мають формуватися на підставі аналізу фактичного виконання дохідної частини кошторису стосовно доходів спеціального фонду за останній звітний період, з урахуванням очікуваного виконання за період, що передує плановому. Порядок розрахунків надання платних послуг визначається специфікою діяльності установ і передусім підпорядкований вимогам їх функціонування в межах встановленого фінансового поля, яке має певні обмеження.

Важливим є також вибір форми передоплати — одноразова оплата чи авансові платежі в межах загального обсягу коштів до оплати. Одноразова оплата характерна для короткочасних за періодом надання послуг, багаторазова — для тривалих послуг [28].

Аналітичний облік доходів спеціального фонду ведеться у встановлених формах, характеристику яких подано у таблиці 10.3 [1].

Таблиця 10.3.

Характеристика аналітичного обліку доходів спеціального фонду

Синтетичний облік доходів спеціального фонду ведеться на субрахунках до рахунку 71 «Доходи спеціального фонду».

Регістрами синтетичного обліку нарахування доходів спеціального фонду є меморіальний ордер № 14 «Накопичувальна відомість нарахування доходів спеціального фонду бюджетних установ», в якому реєструють всі операції, пов’язані з отриманням доходів як плата за послуги, кошти від господарської діяльності, за оренду майна, за продаж майна, кошти для виконання окремих доручень, покриття дефіциту бюджету тощо.

Облік розрахунків з батьками ведуть у меморіальному ордері № 15 «Зведення відомостей за розрахунками з батьками на утримання дітей», в якому реєструють надходження коштів від батьків на утримання дітей у дитячих закладах та за інші послуги, крім шкіл-інтернатів [14].

У кінці кожного місяця обороти з меморіальних ордерів переносяться до книги «Журнал-головна».

Типова кореспонденція рахунків з обліку доходів спеціального фонду:

Надходження плати за послуги від виробничої діяльності:

Дт 364 «Розрахунки з іншими дебіторами»

Кт 711 «Доходи за коштами, отриманими як плата за послуги» (м/о 14);

Оприбутковано гуманітарну допомогу медикаментами:

Дт 233 «Медикаменти і перев’язувальні засоби»

Кт 712 «Доходи за іншими джерелами власних надходжень» (м/о 14);

Отримано асигнування із спеціального фонду (крім власних надходжень):

Дт 326 «Спеціальні реєстраційні рахунки для обліку інших надходжень спеціального фонду»

Кт 713 «Доходи за іншими надходженнями спеціального фонду» (м/о 14);

Нараховано плату за утримання дітей в дитячому садку:

Дт 674 «Розрахунки за спеціальними видами платежів»

Кт 714 «Кошти батьків за надані послуги» (м/о 15).

Синтетичний облік видатків спеціального фонду ведуть на субрахунках до рахунку 81 «Видатки спеціального фонду». Всі видатки, проведені за рахунок спеціального фонду є фактичними [12].

Для аналітичного обліку фактичних видатків використовують картку аналітичного обліку фактичних видатків, яка ведеться щомісячно в розрізі кодів економічної класифікації видатків. Записи до катки здійснюються на підставі даних меморіальних ордерів [1].

Порядок заповнення регістрів синтетичного та аналітичного обліку зображено на рисунку 10.3.

Рис.10.3. Схема облікового процесу фактичних видатків

Кореспонденція рахунків з обліку фактичних видатків є такою:

Списано витрати на відрядження згідно із затвердженим звітом:

Дт 811 «Видатки за коштами, отриманими як плата за послуги»

Кт 362 «Розрахунки із підзвітними особами» (м/о 8);

Безоплатно отримано комп’ютер:

Дт 104 «Машини та обладнання»

Кт 712 «Доходи за іншими джерелами власних надходжень» (м/о 14);

Дт 812 «Видатки за іншими джерелами власних надходжень»

Кт 401 «Фонд у необоротних активах за їх видами» (м/о 9);

Списані згідно з актом витрачені товарно-матеріальні цінності:

Дт 813 «Видатки за іншими надходженнями спеціального фонду»

Кт 234 «Господарські матеріали та канцелярське приладдя» (м/о 13).

Результати діяльності з надходження і використання коштів спеціального фонду, отриманих за джерелами власних надходжень відображається у квартальних звітах: 4-1 «Звіт про надходження і використання коштів, отриманих як плата за послуги, що надаються бюджетними установами», 4-2 «Звіт про надходження і використання коштів, отриманих за іншими джерелами власних надходжень бюджетних установ», 4-3 «Звіт про надходження і використання інших надходжень спеціального фонду» [2].

Отже, Ірпінський МЦЗ фінансується із загального фонду Державного бюджету і коштів, отриманих за джерелами власних надходжень не одержує. Тому інформація про облік доходів спеціального фонду та порядок їх використання висвітлена теоретично і не підкріплена практичним матеріалом.

11. Порядок проведення інвентаризації та відображення її результатів в обліку

11.1. Порядок проведення інвентаризації у структурних підрозділах Ірпінського міського центру зайнятості

Для здійснення покладених завдань Ірпінський міський центр зайнятості використовує різні матеріальні цінності та нематеріальні активи. У процесі використання необоротні активи зношуються, нематеріальні активи, до яких у Центрі зайнятості належать комп’ютерні програми, застарівають, а запаси стають втрачають свою якість, псуються або не використовуються при здійсненні господарської діяльності.

Тому для встановлення реального фізичного стану і оцінки необоротних активів, виявлення стану розрахунків з дебіторами і кредиторами, перевірки дотримання правил зберігання і використання ТМЦ на певну дату проводять інвентаризацію [4].

Залежно від завдань, які необхідно виконати, інвентаризацію класифікують за такими видами, які наведено у таблиці 11.1.1.

Таблиця 11.1.1

Класифікація інвентаризацій в Ірпінському МЦЗ

Як правило, у Центрі зайнятості проводяться планові вибіркові інвентаризації на початку листопада, тобто перед складанням річної фінансової звітності.

Для проведення інвентаризаційної роботи наказом директора Ірпінського МЦЗ (дод.Н.1) створюється постійно діюча інвентаризаційна комісія, до складу якої входять начальник відділу активної підтримки безробітних Чорна Н.Л. – голова комісії та члени комісії: заступник начальника відділу взаємодії з роботодавцями Чаплигіна В.С. та головний спеціаліст Гринчак І.І.(дод.Н.2).

У 2008 р. інвентаризація в Ірпінському МЦЗ була проведена перед складанням річної фінансової звітності і в зв’язку зі зміною матеріально-відповідальної особи.

До початку інвентаризації матеріально-відповідальні особи складають звіт про останні проведені операції, відображають їх у регістрах обліку і разом з описом документів під розписку здають до бухгалтерії (дод.Н.3).

Спочатку повинна проводитись інвентаризація готівкових грошових коштів, але в Ірпінському МЦЗ каси немає, тому інвентаризація у 2008 р. почалась з перевірки стану та наявності необоротних активів.

Наявність необоротних активів Ірпінського МЦЗ установлюється оглядом і підрахунком. Під час огляду перевіряються інвентарні номери на предмет відповідності встановленій класифікації, достовірності та адресності. На підставі результатів інвентаризації за видами майнових цінностей, місцезнаходженням та матеріально-відповідальними особами складаються інвентаризаційні описи у двох або трьох (у разі зміни матеріально відповідальної особи) примірниках. До описів у Центрі зайнятості вносяться дані про фактичну наявність необоротних активів з відображенням повного найменування, кількості та вартості об’єктів. Оформлені відповідним чином (підписані членами комісії та підтверджені розпискою матеріально відповідальної особи) описи передаються до бухгалтерії для звіряння їх даних з даними бухгалтерського обліку [11].

Так як у Центрі зайнятості використовується невелика кількість запасів та малоцінних швидкозношуваних предметів, то їх інвентаризацію проводять разом з інвентаризацією необоротних активів.

Інвентаризацію матеріалів та палива Ірпінського МЦЗ за місцем зберігання і окремо за матеріально відповідальними особами проводять члени інвентаризаційної комісії за допомогою огляду, підрахунку, зважування та інших вимірювань. Записи під час інвентаризації здійснюються в описах за кожним окремим найменуванням із зазначенням номенклатурного номера, субрахунку та одиниць виміру. На виявлені під час інвентаризації зіпсовані матеріальні цінності додатково складаються акти, в яких зазначаються причини, характер та ступінь псування матеріальних цінностей, а також винні в цьому особи [28].

У зв’язку зі зміною матеріально-відповідальної особи у 2008 р. в результаті інвентаризації було складено акт передачі матеріальних цінностей, в якому зазначено повні найменування основних засобів, їхню ціну та кількість та вартість. В акті комісія надала висновок про стан необоротних активів та їхню наявність (див. дод.Н.2).

Інвентаризаційна комісія перевіряє правильність результатів інвентаризації та свої висновки та пропозиції відбиває у протоколі (дод.Н.4).

Отже, в Ірпінському МЦЗ інвентаризація, як правило, проводиться раз на рік перед складанням річної звітності. При проведенні перевірки інвентаризаційна комісія складає інвентаризаційні описи, а у разі зміни матеріально-відповідальної особи також складається акт передачі матеріальних цінностей. Висновки щодо стану цінностей та їх наявності інвентаризаційна комісія надає у протоколі після закінчення інвентаризації.

11.2. Відображення результатів інвентаризації в обліку установи

Після закінчення інвентаризації оформлені описи та акти здаються до бухгалтерії Ірпінського МЦЗ для відображення в обліку результатів проведеної перевірки. На основі поданої інформації та даних бухгалтерського обліку бухгалтер складає порівняльну відомість результатів інвентаризації, в якому зазначає повне найменування і коротку характеристику об’єкта, рік випуску, інвентарні номери та кількість і вартість лишок або недостачі (дод.Н.5).

У 2008 р. не було виявлено порушення у зберіганні і використовуванні матеріальних цінностей. Але при наявності таких фактів у бухгалтерському обліку проводять таку кореспонденцію рахунків:

Оприбутковано лишки необоротних активів, виявлених під час інвентаризації:

Дт 104 «Машини та обладнання» (м/о 10)

Кт 711«Доходи за коштами, отриманими як плата за послуги» (м/о 14);

Списано необоротні активи внаслідок недостачі:

Дт 401 «Фонд у необоротних активах за їх видами»

Кт 104 «Машини та обладнання» (м/о 10);

Другий запис: відшкодування збитків від недостачі за рахунок винних осіб:

Дт 363 «Розрахунки з відшкодування завданих збитків»

Кт 711 «Доходи за коштами, отриманими як плата за послуги» (м/о 14);

Якщо винних осіб не встановлено і справи знаходяться у слідчих органах, то другий запис проводиться таким чином:

Дт 05 «Гарантії та забезпечення» [1].

При виявленні недостач запасів в Ірпінському МЦЗ у межах встановлених норм, суми недостач списують за кредитом субрахунку 234 «Господарські матеріали та канцелярське приладдя» або 221 «МШП, які знаходяться на складах і в експлуатації та дебетом субрахунку 801 «Видатки з державного бюджету на утримання установи та інші заходи», або 431 «Результат виконання кошторису за загальним фондом», або 683 «Внутрішні розрахунки за операціями з централізованого постачання за загальним фондом».

Якщо виявлені недостачі МШП, то їх списання проводиться також за дебетом субрахунку 411 «Фонд у МШП за їх видами» [12].

При виявленні винних осіб суми недостачі утримують із їхньої заробітної плати [4].

У кінці звітного року головний бухгалтер складає звіт про недостачі та крадіжки грошових коштів та матеріальних цінностей за формою №15 (див. дод.З.1). Але в Ірпінському МЦЗ недостач в результаті інвентаризації не виявлено, тому звіт не заповнюється [2].

Отже, в Ірпінському МЦЗ під час інвентаризації, як правило, не виявляють лишків або недостач, тому в синтетичному обліку і формі звітності результати інвентаризації відображувати немає потреби.

12. Узагальнення облікової інформації, ознайомлення з порядком та методикою складання звітності

У кінці звітного року в Ірпінському міському центрі зайнятості всі доходи та видатки загального фонду завершальними оборотами наприкінці року списуються на результати виконання кошторису доходів та видатків.

Результат виконання кошторису Ірпінського МЦЗ за бюджетний рік – це сума, одержана в результаті річного закриття рахунків при підсумовуванні всіх отриманих доходів і всіх проведених видатків, передбачених кошторисом доходів та видатків і підтверджених відповідними первинними документами.

Річне закриття рахунків у Центрі зайнятості – це операція списання видатків, що здійснені протягом року та підтверджені первинними документами, за асигнуваннями загального фонду [1].

Для визначення фінансового результату Ірпінського МЦЗ від надання соціальних послуг призначено субрахунок 431 «Результат виконання кошторису за загальним фондом». Залишок на цьому субрахунку на кінець року може бути як дебетовим, так і кредитовим і відображається у пасиві балансу у вигляді додаткового чи від’ємного сальдо[12].

У Балансі Ірпінського МЦЗ станом на 31 грудня 2008 р. відображено, що фінансовий результат становив від’ємне сальдо -92078 грн., а відповідно у 2007 р. від’ємне сальдо було -25538 грн., що пов’язано зі списанням більших сум на поточні та капітальні видатки, ніж списано асигнувань з державного та місцевого бюджетів (див. дод.Б.2).

Для визначення фінансового результату в Ірпінському МЦЗ протягом року з метою щомісячного визначення господарського стану, виявлення фактичного стану кредиторської та дебіторської заборгованості, оцінки майна, а також підбиття підсумку за отриманим асигнуваннями та здійсненими видатками ведуть книгу «Журнал-Головна» (див.дод.Б.1).Книга відкривається щорічно та ведеться з помісячним підрахунком підсумків. Остаточно сформована книга підписується головним бухгалтером та завіряється печаткою.

Кореспонденція рахунків по списанню заключними оборотами доходів і видатків Ірпінського МЦЗ за звітний рік відображається так:

Списано отримані у поточному році асигнування із загального фонду:

Дт 701 «Доходи загального фонду»

Кт 431 «Результат виконання кошторису за загальним фондом» 5976235 грн.;

Списано видатки за рахунок коштів загального фонду:

Дт 431 «Результат виконання кошторису за загальним фондом»

Кт 801 «Видатки з державного бюджету на утримання установи та інші

заходи» 6042775 грн.

Фінансовий результат за дебетом субрахунку 432 «Результат виконання кошторису за загальним фондом» становить 92078 грн. (дод. П.1)

Результати діяльності Ірпінського МЦЗ відображаються у звітності, яка подається до Київського ОЦЗ та перевіряючих органів. Склад форм звітності Ірпінського МЦЗ подано у таблиці 12.1 [2].

Як правило, звітність, яка подається щоквартально, складається наростаючим підсумком з початку року. Складання звітності в Ірпінському МЦЗ здійснюється на підставі інструкцій, які містять загальні рекомендації щодо заповнення форм. Типові бланки бухгалтерської звітності у Центрі зайнятості є в електронній формі, які розроблені в програмному продукті «Бухгалтерія». Форми статистичної звітності, розрахункові відомості до фондів соціального страхування, розрахунки до податкової інспекції,отримані шляхом ксерокопіювання, заповнюються заступником головного бухгалтера Центру зайнятості вручну.

Бухгалтерські звіти повинні містити інформацію за отриманими доходами та проведеними видатками, здійсненими в національній грошовій одиниці України. У звітах не повинно бути ніяких підчисток і помарок [28].

Таблиця 12.1.

Склад форм звітності Ірпінського міського центру зайнятості

Характеристика форм фінансової звітності Ірпінського МЦЗ, яка подається до відділу Державного казначейства України та Київського ОЦЗ наведена у таблиці 12.2.

Таблиця 12.2

Характеристика форм фінансової звітності Ірпінського МЦЗ

Після ретельної перевірки бухгалтерські звіти та пояснювальні записки підписуються директором і головним бухгалтером Ірпінського міського центру зайнятості і завіряються печаткою [28].

Після цього фінансова звітність подається до Київського ОЦЗ, Ірпінської ДПІ, відділу статистики або виконавчих дирекцій фондів соціального страхування та інших органів . Терміни подання звітності показано на рисунку 12.1.

При недотриманні встановлених термінів подання бухгалтерської звітності, несвоєчасної сплати або неповної сплати податку з доходів фізичних осіб та зборів, внесків до фондів соціального страхування, неподання розрахункових відомостей та розрахунків, за порушення порядку витрачання страхових коштів головний бухгалтер Центру зайнятості несе адміністративну відповідальність.

Рис.12.1 Терміни подання звітності Ірпінського МЦЗ

Отже, в Ірпінському МЦЗ у кінці звітного року головний бухгалтер визначає фінансовий результат за загальним фондом кошторису шляхом закриття всіх рахунків і відображення оборотів у книзі «Журнал-головна». Всі асигнування та видатки списуються на результат виконання кошторису, який останніми роками мав від’ємне сальдо. Результати діяльності Центру зайнятості відображаються у річній, квартальній і місячній формах звітності, яка подається до Київського ОЦЗ та контролюючих органів у встановлені терміни.

ВИСНОВКИ

Після проходження економічної практики в Ірпінському міському центрі зайнятості можна зробити висновки, що відділ бухгалтерського обліку є структурним підрозділом Центру зайнятості, основним завданням якого є забезпечення організації бухгалтерського обліку адміністративно-господарської діяльності та здійснення контролю за правильним та економним витрачанням коштів фонду.

До основних функцій відділу бухгалтерського обліку Ірпінського МЦЗ входить формування повної і достовірної інформації про господарські процеси, прийняття участі у роботі комісії по проведенню інвентаризації та відображення її результатів в обліку, складання статистичної та бухгалтерської звітності, зберігання бухгалтерських документів в архіві.

Для відображення господарських операцій та складання фінансової звітності головний бухгалтер використовує План рахунків, а для забезпечення безперервності відображення операцій та достовірності активів, зобов’язань та видатків реєструє їх у меморіальних ордерах встановленої форми та використовує додаткову систему субрахунків.

Слід зазначити, що діяльність Ірпінського МЦЗ має свої особливості у зв’язку з необхідністю виконання покладених на нього завдань, пов’язаних з працевлаштуванням незайнятих громадян, виплатою допомоги безробітним, наданням дотацій роботодавцям для створення нових робочих місць, забезпечення міжнародного співробітництва тощо. Тому бухгалтерський облік ведеться у промисловій версії прикладних програм «Бухгалтерія» в рамках єдиної інформаційно-аналітичної системи «Державної служби зайнятості».

Так як Центр зайнятості є неприбутковою установою і підпорядковується Київському обласному центру зайнятості, то фінансування загального фонду здійснюється за операціями з централізованого постачання. Останнім часом було внесено зміни у діючий План рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, якими скасовано деякі субрахунки. Тому доцільно внести зміни до шаблонів синтетичних регістрів бухгалтерського обліку у програмі «Бухгалтерія» Ірпінського МЦЗ з метою недопущення порушення методології ведення обліку, а саме замінити субрахунки 681 «Внутрішні розрахунки за загальним фондом» та 682 «Внутрішні розрахунки за спеціальним фондом», які скасовано на даний момент, на, відповідно, 683 «Внутрішні розрахунки за операціями з централізованого постачання за загальним фондом» та 684 «Внутрішні розрахунки за операціями з централізованого постачання за спеціальним фондом».

Усі бюджетні організації та установи повинні користуватись кошторисом доходів і видатків встановленої форми згідно наказу Міністерства фінансів України.

В Ірпінському міському центрі зайнятості цей фінансово-плановий документ має всі необхідні реквізити, але іншу послідовність кодів економічної класифікації видатків, що зумовлено особливостями діяльності державної служби зайнятості.

Так як Ірпінський міський центр зайнятості отримує асигнування за відомчою структурою бюджетного фінансування, то надходження коштів потрібно обліковувати за дебетом субрахунку 321 «Реєстраційні рахунки» та кредитом 701 «Асигнування з державного бюджету на утримання установи та інші заходи» з подальшим списанням коштів після проведення касових видатків за дебетом субрахунку 801 «Видатки з державного бюджету на утримання установи та інші заходи». У зв’язку з відображенням отриманих асигнувань за кредитом субрахунку 681, який є недійсним, це призводить до порушення методології ведення бухгалтерського обліку.

Після проведеного аналізу розрахунків з різними дебіторами та кредиторами можна зробити висновок про необхідність повного відображення всіх господарських операцій у різних регістрах синтетичного обліку, зокрема безготівкові розрахунки з іншими дебіторами реєструвати у меморіальному ордері №4 «Накопичувальна відомість за розрахунками з іншими дебіторами» та меморіальному ордері №6 «Накопичувальна відомість за розрахунками з іншими кредиторами». На даний момент всі безготівкові операції ведуться на субрахунку 364 «Розрахунки з іншими дебіторами» та в меморіальному ордері, який у програмі «Бухгалтерія» підписано як №6 «Накопичувальна відомість за розрахунками з іншими дебіторами (кредиторами).

Ведення одного меморіального ордеру і облік господарських операцій на одному субрахунку зумовлений незначною кількістю розрахунків, але це призводить до порушення методології ведення бухгалтерського обліку і основних принципів обліку.

Отже, під час проходження економічної практики в Ірпінському міському центрі зайнятості виявлено деякі порушення методології ведення бухгалтерського обліку, що пов’язано з особливостями діяльності державної служби зайнятості.

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

1. Андрієнко О.М. Опорний конспект лекцій з курсу “Бухгалтерський облік у бюджетних установах і організаціях”. – Ірпінь, 2008.- 150с.;

2. Андрієнко О.М. Опорний конспект лекцій з курсу “Звітність підприємств ”. – Ірпінь, 2008.- 101с.;

3. Бюджетний кодекс України від 21.06.2001 № 2542 – ІІІ, із змінами і доповненнями// www.ukrlib.com;

4. Джога Р.Т., Сінельник Л.В, Дунаєва М.В. Бухгалтерський облік у бюджетних установах: Підручник – К.: КНЕУ, 2006. – 480 с.;

5. Закон України «Про оплату праці» від 24.03.95 р. № 108/95 – ВР// www.ukrlib.com;

6. Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 № 996-XIV// www.ukrlib.com;

7. Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування на випадок безробіття» від 02 березня 2000р. №1533-ІІІ із змінами// www.ukrlib.com;

8. Копил В., Сліпачук О. Загальні умови ведення бухгалтерського обліку в бюджетних установах// Школа бухгалтера. -2008.- лютий - №3- c.18-28;

9. Копил В., Сліпачук О. Порядок відкриття рахунків в органах Державного казначейства України// Школа бухгалтера.−2008. – березень - №6-c.18-24;

10. Копил В., Сліпачук О. Порядок складання та виконання кошторису// Школа бухгалтера. – 2008. - лютий. - №4-c.18-26;

11. Наказ ГУ ДКУ, МФУ «Про затвердження Інструкції з інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ» від 30.10.98 № 90, із змінами і доповненнями// www.ukrlib.com;

12. Наказ ГУ ДКУ, МФУ «Про затвердження Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ та Порядку застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ» від 10.12.99 р. № 114// www.ukrlib.com;

13. Наказ ДКУ «Інструкція з обліку основних засобів та інших необоротних активів бюджетних установ» від 17.07.00 р. № 64// www.ukrlib.com;

14. Наказ ДКУ «Інструкція про форми меморіальних ордерів бюджетних установ та порядок їх складання» від 27.07.2000 № 68// www.ukrlib.com;

15. Наказ ДКУ «Інструкція з обліку запасів бюджетних установ» від 08.12.00 р. № 125// www.ukrlib.com;

16. Наказ МПіСПУ «Інструкція про порядок обчислення і сплати внесків на загальнообов’язкове державне соціальне страхування на випадок безробіття та обліку їх надходження до Фонду загальнообов’язкового державного соціального страхування України на випадок безробіття» від 18.12.00 р. № 339// www.ukrlib.com;

17. Наказ ДКУ «Про затвердження Інструкції з обліку запасів бюджетних установ», від 08.12.2000 № 125 // www.ukrlib.com;

18. Наказ ДКУ «Про затвердження Інструкції про форми меморіальних ордерів бюджетних установ та порядок їх складання» №68 від 27.07.2000 із змінами// www.ukrlib.com;

19. Наказ МФУ «Про затвердження документів, що застосовуються в процесі виконання бюджету» від 28.01.2002 № 57, із змінами і доповненнями// www.ukrlib.com;

20. Наказ ДКУ «Порядок відображення в бухгалтерському обліку та фінансовій звітності операцій з централізованого постачання матеріальних цінностей бюджетних установ» від 16.12.02 р. № 232// www.ukrlib.com;

21. Наказ МФУ «Про затвердження документів, що застосовуються в процесі виконання бюджету» від 28.01.02 р. № 57// www.ukrlib.com;

22. Пантелійчук Л. Особливості нарахування та утримання внесків на загальнообов'язкове державне соціальне страхування в 2008 р.//Праця і зарплата.-2008- липень- №24.;

23. Постанова правління Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності «Інструкція про порядок надходження, обліку та витрачання коштів Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності» від 26.06.01 р. № 16// www.ukrlib.com;

24. Постанова КМУ «Про граничні суми витрат на придбання автомобілів, меблів, іншого обладнання та устаткування, мобільних телефонів, комп’ютерів державними установами» від 04.04.01 р. № 332;

25. Постанова КМУ «Про затвердження Порядку складання, розгляду, затвердження та основних вимог до виконання кошторисів бюджетних установ» від 28.02.2002 № 228, із змінами і доповненнями// www.ukrlib.com;

26. Постанова правління Пенсійного фонду України «Інструкція про порядок обчислення і сплати страхувальниками та застрахованими особами внесків на загальнообов’язкове державне пенсійне страхування до Пенсійного фонду України» від 19.12.2003 № 21-1// www.ukrlib.com;

27. Постанова правління Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України «Інструкція про порядок перерахування обліку та витрачання страхових коштів Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України» від 12.07.2007 № 36// www.ukrlib.com;

28. Свірко С.В.Організація бухгалтерського обліку в бюджетних установах: Навч. посібник.— К.: КНЕУ, 2003. — 380 с.;

29. Служба зайнятості: «із минулого в майбутнє» - Ірпінський вісник від 16.04.2004;

30. Терещенко О.П. Кадри вирішують все? – www.trud.gov.ua.