Дипломная работа: Организация движения документов в Инспекции Федеральной налоговой службы России 30 по Республике

Содержание

Введение

Глава I. Налоговые органы Российской Федерации

1.1 Понятие и правовой статус Федеральной налоговой службы

1.2 Принципы деятельности Федеральной налоговой службы

1.3 Структура Федеральной налоговой службы

Глава II. Документооборот в системе документационного обеспечения управления налоговых органов

2.1 Историко-теоретические аспекты развития системы делопроизводства налоговых органов

2.2 Нормативно-правовое и методическое регулирование документооборота в налоговых органах

2.3 Системы документации и номенклатура дел налоговых органов

Глава III. Анализ организации документооборота в Инспекции ФНС № 30 России по республике Башкортостан

3.1 Организация документооборота в ИФНС № 30

3.2 Документооборот входящей корреспонденции

3.3 Документооборот исходящей корреспонденции

3.4 Документооборот внутренних документов

3.5 Актуальные проблемы и разработка мероприятий по совершенствованию системы документооборота

Заключение

Список литературы

Приложения

Введение

Налоговые органы Российской Федерации составляют единую централизованную систему контроля за соблюдением законодательства о налогах и сборах, за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью внесения в соответствующий бюджет налогов и сборов и других обязательных платежей. Поэтому немаловажное значение для полноценного выполнения данных функций налоговых органов играет документационно-информационное обеспечение.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) представляет собой деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций. В тесной взаимосвязи с данным понятием находится понятие документооборота, от грамотной организации которого зависит эффективность, оперативность и качество работы с документами, что, несомненно, отражается на деятельности всей налоговой системы в целом.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Его основное правило – оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени.

Документооборот состоит из документопотоков - потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (начальником, специалистами) и пунктами технической обработки документов: секретариатом, копировально-множительной службой и др.

Выделяют следующие потоки документов:

- поток входящей документации, состоящий из поступающих в налоговые органы документов;

- потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в налоговых органах и не предназначенных к выходу за ее пределы;

- поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации или гражданам.

К сожалению, вопросам организации документооборота и делопроизводства в налоговых органов исторически уделялось очень мало внимания, поэтому проблемы формирования и совершенствования документационного обеспечения управления налоговых органов Российской Федерации еще не нашли достаточно полного отражения в публикациях российских исследователей. В исторической и документоведческой литературе предшествующего периода можно найти освещение только отдельных вопросов истории становления и развития налоговой системы, ее аппарата, научной организации труда и документационного обеспечения управления.

В этом отношении заслуживает пристального внимания деятельность научных центров страны, таких, как Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России, ряда специализированных документоведческих кафедр вузов России и, прежде всего, плодотворно работающих в области теории и практики документоведения и архивоведения, методики подготовки специалистов Историко-архивного института Российского государственного гуманитарного университета; кафедры документоведения и документационного обеспечения управления Государственного университета управления; а также организованных в системе Минфина Российской Федерации Всероссийской государственной налоговой академии; Государственного научно-исследовательского института налоговой системы (ГНИЙ РНС); Главного научно-исследовательского вычислительного центра МНС России (ГНИВЦ), осуществляющими в последнее время комплексные научно-исследовательские, проектные и внедренческие работы по совершенствованию управленческой деятельности и технологии информационных процессов в налоговой системе России.

Документооборот налоговых органов строиться на основе законодательно-правовых и нормативно-методических актов Российской Федерации, касающихся вопросов документирования и работы с документами, в частности, в федеральных органах исполнительной власти. Одними из основных документов, регулирующих организацию документооборота в налоговых органах, являются Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановление Правительства РФ от 15.06.2009 № 477, и Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, зарегистрирована в Минюсте РФ 27.01. 2006 № 7418.

В настоящее время документооборот налоговых органов носит смешанных характер. Это означает, что в каждом налоговом органе имеется отдел, ответственный за делопроизводство, куда поступают и обрабатываются документы организации, что говорить о централизации документооборота. И в то же время документооборот осуществляется децентрализовано, т.е. часть документов поступает и обрабатывается в налоговом органе, минуя отдел ДОУ и попадая сразу в отделы, ответственные за данные документы. В качестве примера можно привести кадровую или финансовую документацию, которая поступает и обрабатывается непосредственно соответствующими отделами.

В настоящее время широко внедрена в практику деятельности налоговых органов система электронного документооборота (СЭД), позволяющая обеспечить сокращение трудозатрат и времени на обработку и подготовку документов, принятие управленческих решений; повысить уровень исполнительской дисциплины и упростить механизм ее контроля; обеспечить оперативность (соблюдение установленных законодательством сроков) предоставления услуг населению; ускорить взаимодействие с подведомственными организациями, иными органами власти, подразделениями, расположенными в других городах или отдаленных офисах; обеспечить открытость и доступность информации о деятельности налоговых органов, а также предоставляемых ими услугах; снизить расходы на обеспечение взаимодействия между налоговыми органами и населением. Однако, несмотря на автоматизацию делопроизводства в области организации документооборота налоговых органов остается еще ряд нерешенных проблем. Это и обусловило актуальность темы дипломной работы.

Объектом исследования в данной работе выступает Инспекция Федеральной налоговой службы № 30 России по республике Башкортостан.

Предмет исследования – процесс организации документооборота в ИФНС № 30.

Теоретической и информационной базой для выпускной квалификационной работы послужили работы различных авторов в области делопроизводства и его правового регулирования в федеральных органах исполнительной власти, периодические издания, нормативно-методические документы по организации делопроизводства в структурных подразделениях ФНС, ИФНС по республике Башкортостан, статистические данные, а также ресурсы Интернета.

Цель данного исследования – рассмотреть и проанализировать организацию документооборота в Инспекции Федеральной налоговой службы № 30 по республике Башкортостан.

Данная цель достигается решением следующих задач:

1. Рассмотреть структуру налоговых органов РФ, определить значение и принципы деятельности налоговых органов.

2. Рассмотреть в историческом аспекте развитие теоретических вопросов организации делопроизводства и документооборота в налоговых органах. 3. Дать понятие документообороту, определить его место в системе ДОУ налоговых органов.

4. Рассмотреть основные элементы процесса документооборота, а также нормативно-правовые акты, регулирующие делопроизводство и документооборот налоговых органов.

5. Проанализировать систему организации документооборота в ИФНС № 30.

6. Определить актуальные проблемы организации документооборота в ИФНС № 30 и предложить мероприятия по их решению.

Научная новизна работы состоит в постановке проблемы организации и регулирования движения документов в налоговых органах на современном этапе и разработке практических рекомендаций по совершенствованию системы документооборота в инспекциях ФНС РФ.

Практическая ценность заключается в возможности использования теоретического материала, материалов анализа по организации документооборота налоговых органов и сделанных выводов в учебном процессе со студентами - будущими документоведами, на семинарах, занятиях и курсах с работниками делопроизводственной сферы, а также в практике деятельности налоговых органов РФ.

Настоящая работа состоит из трех глав.

В первой главе рассматривается структура налоговых органов Российской Федерации, их правовой статус и принципы деятельности.

Во второй главе дается характеристика документообороту, определяется его место в системе документационного обеспечения, рассматриваются основные элементы процесса документооборота в налоговых органах.

В третье главе проводится анализ организации документооборота в ИФНС № 30 России по республике Башкортостан, определяются его основные проблемы и пути совершенствования.

ГЛАВА I. НАЛОГОВЫЕ ОРГАНЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Налоговые органы составляют единую централизованную систему контроля за соблюдением законодательства о налогах и сборах, за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью внесения в соответствующий бюджет налогов и сборов, а в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью внесения в соответствующий бюджет иных обязательных платежей. В указанную систему входят федеральный орган исполнительной власти, уполномоченный по контролю и надзору в области налогов и сборов, и его территориальные органы [1, 66 с.].

1.1 Понятие и правовой статус Федеральной налоговой службы

Федеральная налоговая служба и ее территориальные органы — управления ФНС по субъектам РФ, межрегиональные инспекции, инспекции по районам, районам в городах, городам без районного деления, инспекции ФНС межрайонного уровня — действуют как единая централизованная система налоговых органов.

При осуществлении своих полномочий ФНС России непосредственней через территориальные налоговые органы взаимодействует с другими федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления и государственными внебюджетными фондами, общественными объединениями и иными организациями, если иной порядок не установлен федеральными законами, актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации.

Правовое положение Федеральной налоговой службы как органа контроля за соблюдением налогового законодательства определяют конституционные нормы и положения, нормы федеральных законов, указы Президента РФ, постановления Правительства РФ, ведомственные нормативные акты Министерства финансов РФ. Особая роль в регулировании налоговых правоотношений, прав и обязанностей, закреплении статуса налоговых органов принадлежит первому кодифицированному нормативному акту в области налогообложения - Налоговому кодексу РФ.

Основным актом, определяющим правовой статус ФНС России, является Положение о Федеральной налоговой службе, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 30 сентября 2004 г. № 506, которое дает определение ФНС России, закрепляет статус ФНС как юридического лица, полномочия ее руководителя, его заместителей, общий порядок деятельности и государственного финансирования налоговых органов.

Важная роль в нормативном регулировании правового положения Федеральной налоговой службы принадлежит Закону РФ от 21.03.1991 № 943-1 «О налоговых органах РФ», который является базовым при определении порядка организации и деятельности налоговых органов.

Закон РФ от 21.03.1991 № 943-1 впервые определил налоговые органы как «единую систему контроля за соблюдением законодательства о налогах и сборах».

1.2 Принципы деятельности Федеральной налоговой службы

Организация деятельности Федеральной налоговой службы как единой централизованной системы налоговых органов основывается на организационных принципах. При этом необходимо подчеркнуть, что принципы проявляются как в основе организации ФНС России в целом, так и в структурно обособленных единицах. Принципы отражают закономерности развития общества и государства, объективно сложившихся общественных отношений. Принципы, складываясь в определенных общественных отношениях, развиваются и совершенствуются вместе с развитием общества, государства и права. Как правило, вовне они формируются в одной или нескольких взаимосвязанных нормах и закреплены в нормативно-правовых актах различной юридической силы.

К общим принципам относятся: законность; демократизм (народовластие); гуманизм; гласность; национальное равноправие; уважение прав и свобод личности; сочетание единоначалия и коллегиальности; профессионализм; подконтрольность и подотчетность высшим органам государственной власти; научный подход к управленческой деятельности; недопустимость ограничения их деятельности решениями политических партий и общественных объединений, преследующих политические цели. Данные принципы являются общими для всех органов государственного управления, их смысл и содержание изучены и рассмотрены теорией государства и права, науками конституционного и административного права.

Что касается организационных принципов Федеральной налоговой службы, то их возможно определить исходя из отраслевых норм права. К числу организационных принципов Федеральной налоговой службы относятся следующие:

1. Принцип единства.

Принцип единства Федеральной налоговой службы вытекает из Постановления Правительства РФ от 30.09.2004 N 506 «Об утверждении Положения о Федеральной налоговой службе», из которого следует, что «Служба и ее территориальные органы — управления Службы по субъектам РФ, межрегиональные инспекции Службы, инспекции Службы по районам, районам в городах, городам без районного деления, инспекции Службы межрайонного уровня — составляют единую централизованную систему налоговых органов» (п. 4 Положения). Единство системы налоговых органов обеспечивается тем, что функции контроля за взимание налогов всех уровней выполняют исключительно органы ФНС России.

2. Принцип централизации.

Принцип централизации налоговых органов обеспечивается вертикальной организационной структурой и порядком назначения на государственные должности. Принцип централизации налоговых органов реализуется в их деятельности посредством применения единых полномочий налоговых органов, форм и методов налогового контроля, унификации видов ответственности.

Принцип централизации подтверждается единой системой управления налоговыми органами. Федеральную налоговую службу возглавляет руководитель, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Правительством РФ по представлению министра финансов РФ.

Министр финансов РФ назначает заместителей руководителя Федеральной налоговой службы и руководителей территориальных органов по субъектам РФ по представлению руководителя ФНС России.

Руководитель ФНС России назначает на должность и освобождает от должности руководителей (заместителей руководителя) территориальных органов ФНС России, за исключением руководителей территориальных органов по субъектам РФ.

Руководители управлений ФНС России по субъектам РФ представляют к назначению кандидатуры заместителей руководителя УФНС и руководителей нижестоящих налоговых органов.

Вышестоящие налоговые органы обеспечивают организационно-аналитическое управление за деятельностью нижестоящих налоговых органов, хотя объем юридически властных полномочий, предоставленным им, значительно больше, чем у нижестоящих налоговых органов. Среди общих функций, присущих ФНС России, межрегиональных инспекций ФНС России по федеральным округам и управлениям ФНС России по субъектам РФ на первый план выступают функции прогнозирования, координации, регулирования и контроля за деятельностью нижестоящих налоговых органов.

Нижестоящие налоговые органы безусловно подчиняются вышестоящим, причем вышестоящим налоговым органам предоставлено право в случае противоречия законодательству отменять решения нижестоящих.

3. Принцип независимости.

Налоговые органы являются независимой системой контроля за исполнением законодательства о налогах и сборах. Данный принцип свидетельствует о том, что налоговые органы, осуществляя свою деятельность, независимы от любых органов власти и управления, организаций любых форм собственности. Однако эту независимость нельзя считать абсолютной. При осуществлении своих полномочий должностные лица налоговых органов должны строго руководствоваться только требованиями действующего законодательства, что отвечает общему принципу законности.

Таким образом, реализация принципа независимости предполагает организационную и юридическую обособленность налоговых органов от других органов власти и управления на федеральном, региональном и местном уровнях, от коммерческих и некоммерческих организаций при осуществлении своих полномочий по контролю за соблюдением законодательства о налогах и сборах.

Осуществление независимого контроля за соблюдением налогового законодательства служит основой для обособления определенной государственной деятельности и органов исполнительной власти, их осуществляющих.

Из самой природы налогового контроля вытекает необходимость осуществления независимого государственного управления в области налогообложения как от государственных органов и их должностных лиц, так коммерческих организаций и представителей бизнес-сообщества. Кроме того, гарантией реализации принципа независимости является финансирование расходов на содержание налоговых органов за счет средств федерального бюджета.

4. Принцип самоначисления.

Данный принцип организации и деятельности налоговых органов еще не рассматривался в юридической литературе в качестве специального принципа.

Сущность принципа самоначисления заключается в том, что налогоплательщик сам определяет налогооблагаемую базу, рассчитывает налог и уплачивает его в бюджет, а налоговые органы осуществляют только контроль за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью внесения в соответствующий бюджет налогов и других обязательных платежей.

Принцип самоначисления, помимо обязанности самостоятельного исчисления и уплаты налогов и сборов налогоплательщиками, также включает создание системы упрощенного контроля при приеме налоговых документов от налогоплательщиков (на комплектность документов, полноту и четкость заполнения и т.д.), обучение, информирование налогоплательщиков, предоставление плательщику информации по состоянию его расчетов с бюджетом, направление ему напоминаний и предупреждений по фактам выявленной недоимки и несданной отчетности.

Таким образом, указанный принцип состоит из двух взаимодополняемых и уравновешивающих друг друга компонентов: с одной стороны, повышение налоговой культуры населения и правовой регламентации взаимоотношений налоговых органов с налогоплательщиками, а с другой — совершенствование работы по контролю за соблюдением налогового законодательства.

Нормативное закрепление данный принцип получил в статьях 23, 33 НК РФ.

5. Еще одним принципом построения налоговых органов является принцип территориальной организации системы налоговых органов. Сущность территориального принципа проявляется в том, что конкретный налоговый орган осуществляет взимание налогов (контроль за исполнением законодательства о налогах и сборах) со всех категорий налогоплательщиков, расположенных на определенной территории.

6. Кроме того, необходимо выделить отраслевой принцип организации системы налоговых органов. При отраслевом принципе контроль осуществляется за соблюдением налогового законодательства налогоплательщиками определенной категории (отрасли). При этом налоговый контроль может осуществляться специализированным налоговым органом (в настоящее время действуют налоговые органы по контролю за организациями нефтегазового комплекса, строительной отрасли, банковского сектора и т.д.), ранее этот принцип действовал в низовых налоговых инспекциях, где выделялись специализированные отделы (отдел налогообложения банков, кредитных и страховых организаций, отдел налогообложения промышленных предприятий и т.д.).

7. Принцип функциональной организации системы налоговых органов основан на единстве функций налоговых органов и предполагает, во-первых, разделение функций между ФНС России и ее территориальными органами, между налоговыми органами различных уровней; во-вторых, выделение структурных подразделений внутри налоговых органов исходя из функций, выполняемых налоговым органом определенного уровня.

При анализе функций государственных органов особое внимание уделяется компетенции того или иного органа. Именно из компетенции конструируется индивидуальный облик органа исполнительной власти, его специфика, отличительные признаки.

В настоящее время принцип функциональной организации системы налоговых органов взят за основу при совершенствовании структур всех налоговых органов.

1.3 Структура Федеральной налоговой службы

Элементами системы налоговых органов являются структуры Федеральной налоговой службы различного уровня, в совокупности образующие определенную иерархию.

Структура Федеральной налоговой службы - внутренняя организация и совокупность управленческих связей между подразделениями налогового органа, обеспечивающая выполнение функций конкретного налогового органа. Как справедливо отмечено в литературе, «функции, их номенклатура, объем, значимость, взаимосвязь - вот что в первую очередь детерминирует структуру аппарата».

Структура Федеральной налоговой службы сложилась исходя из главной функциональной задачи всех уровней ФНС - контроля за соблюдением налогового законодательства. Для реализации функции контроля за соблюдением налогового законодательства на всех уровнях системы Федеральной налоговой службы созданы организационно-структурные подразделения, которые в зависимости от иерархии налоговых органов создаются в форме управлений или отделов (приложение 1).

Структура ФНС представлена:

- Центральный аппарат ФНС.

- Межрегиональные инспекции ФНС России по федеральным округам (Центральный, Приволжский, Южный, Сибирский, Дальневосточный, Северо-Западный и Уральский).

Межрегиональная инспекция ФНС России по централизованной обработке данных (МИ ФНС России по ЦОД).

- Межрегиональные инспекции по крупнейшим налогоплательщикам:

- Межрегиональная инспекция ФНС по крупнейшим налогоплательщикам №1 (администрирует нефтедобывающие предприятия).

- Межрегиональная инспекция ФНС по крупнейшим налогоплательщикам №2 (администрирует газодобывающие предприятия).

- Межрегиональная инспекция ФНС по крупнейшим налогоплательщикам №3 (администрирует плательщиков акцизов).

- Межрегиональная инспекция ФНС по крупнейшим налогоплательщикам№4 (администрирует энергетические предприятия).

- Межрегиональная инспекция ФНС по крупнейшим налогоплательщикам №5 (администрирует металлургические предприятия).

- Межрегиональная инспекция ФНС по крупнейшим налогоплательщикам №6 (администрирует транспортные предприятия).

- Межрегиональная инспекция ФНС по крупнейшим налогоплательщикам №7 (администрирует телекоммуникационные предприятия).

- Межрегиональная инспекция ФНС по крупнейшим налогоплательщикам №8 (администрирует машиностроительные предприятия).

- Межрегиональная инспекция ФНС по крупнейшим налогоплательщикам №9 (администрирует банки).

- Межрегиональная инспекция ФНС по крупнейшим налогоплательщикам №10 (администрирует предприятия ВПК).

- Управления ФНС России по субъектам Российской Федерации (82 управления).

- Территориальные инспекции ФНС.

Анализ структуры налоговых органов позволяет выделить следующие группы подразделений в зависимости от функциональных задач в сфере налогового контроля.

Первая группа - подразделения камеральных проверок - осуществляет камеральные налоговые проверки в отношении всех категорий налогоплательщиков. Таких подразделений в налоговых инспекциях может создаваться несколько. В отношении налогоплательщиков-организаций данные отделы осуществляют:

- камеральные налоговые проверки налоговых деклараций и иных документов, служащих основанием для исчисления налогов и сборов по всем налогам;

- камеральные проверки правомерности применения ставки по НДС и возмещения НДС;

- контроль за правильностью исчисления регулярных платежей за пользование недрами и иных обязательных платежей за пользование природными ресурсами;

- контроль за правильностью исчисления страховых взносов на обязательное пенсионное страхование.

Основные функции подразделений камеральных проверок в отношении налогоплательщиков-физических лиц (включая индивидуальных предпринимателей) включают:

- проведение камеральных налоговых проверок деклараций о доходах физических лиц;

- исчисление имущественных налогов с физических лиц в случаях, когда действующим законодательством такое исчисление возложено на налоговые органы (налог на имущество физических лиц, земельный налог, транспортный налог, налог на имущество, переходящее в порядке наследования и дарения);

- осуществление контроля за соответствием расходов физических лиц их доходам.

Отделы камеральных проверок пользуются всеми правами, предоставленными налоговым органам при проведении камеральных налоговых проверок, предусмотренными налоговым законодательством.

В обязанности подразделений камеральных проверок входит анализ и обобщение результатов их деятельности в целях выявления схем уклонения от уплаты налогов и выработки предложений по их предотвращению, отбор налогоплательщиков для включения в план проведения выездных налоговых проверок, представления материалов другим подразделениям налогового органа.

Вторая группа - подразделения выездных налоговых проверок, функциональные обязанности которых заключаются в осуществлении планирования, предпроверочной подготовке и проведении выездных налоговых проверок налогоплательщиков и налоговых агентов в порядке, предусмотренном гл. 14 Налогового кодекса РФ, оформление результатов проводимых ими проверок, подготовка материалов о нарушениях законодательства о налогах и сборах для передачи в правоохранительные органы.

При образовании нескольких подразделений выездных проверок одно из них должно осуществлять контроль за крупнейшими и основными налогоплательщиками, состоящими на учете в налоговом органе.

Третья группа - подразделения контроля за налогообложением физических лиц, которые осуществляют в полном объеме налоговый контроль в сфере налогообложения физических лиц (включая индивидуальных предпринимателей), в том числе:

- проведение всех видов камеральных налоговых проверок (включая контроль за соответствием расходов физических лиц их доходам);

- проведение выездных налоговых проверок индивидуальных предпринимателей;

- возврат или зачет излишне уплаченных или излишне взысканных сумм;

- проведение проверок налоговых агентов по налогу на доходы физических лиц.

Кроме этого, на данное подразделение возлагается проверка налогоплательщиков по единому социальному налогу, исчисление которого тесно связано с фондом оплаты труда, в связи с чем проверки налогоплательщиков по единому социальному налогу и проверки налоговых агентов по налогу на доходы физических лиц имеют одну и ту же документальную базу.

Подразделение контроля налогообложения физических лиц может состоять из трех отделов:

- отдел налогообложения доходов физических лиц;

- отдел единого социального налога;

- отдел местных и прочих налогов с физических лиц.

Для выполнения функции контроля за соблюдением налогового законодательства органы Федеральной налоговой службы наделены соответствующими полномочиями, которые реализуются через права и обязанности этих органов и должностных лиц.

Права и обязанности налоговых органов в сфере контроля за соблюдением налогового законодательства и их должностных лиц закреплены в ст. 7 Закона о налоговых органах и ст. ст. 31 - 32 части первой Налогового кодекса РФ.

С учетом анализа прав и обязанностей налоговых органов предлагается следующая классификация полномочий в сфере контроля за соблюдением налогового законодательства:

1. Полномочия в сфере проведения проверочных мероприятий.

Данные полномочия характеризуются правом налоговых органов проводить налоговые проверки (пп. 2 п. 1 ст. 31 НК РФ) и иные мероприятия налогового контроля. Правом контролировать соответствие крупных расходов физических лиц их доходам (пп. 10 п. 1 ст. 31 НК РФ).

2. Полномочия в сфере получения информации.

Они включают: обязанность налогоплательщика встать на налоговый учет (ст. 83 ч. 1 НК РФ), представлять налоговые декларации (ст. 80 ч. 1 НК РФ), право налоговых органов вызывать в качестве свидетелей лиц, которым могут быть известны какие-либо обстоятельства, имеющие значение для проведения налогового контроля (п. 13 ч. 1 ст. 31 ч. 1 НК РФ), право истребовать документы у налогоплательщика (ст. 93 ч. 1 НК РФ), использовать информационные технологии (п. 2 ст. 80 НК РФ).

3. Полномочия, связанные с использованием мер пресечения противоправного поведения при осуществлении налогового контроля.

Данные полномочия характеризуются правом налоговых органов проводить выемку документов (п. 3 ч. 1 ст. 31 НК РФ), приостанавливать операции по счетам налогоплательщиков и налагать арест на имущество налогоплательщика (п. 5 ч. 1 ст.31 НК РФ), налагать взыскания в административном порядке за нарушения законодательства о налогах и сборах (глава 16 НК РФ).

4. Полномочия процессуального характера.

Характеризуются правом налоговых органов предъявлять в суды общей юрисдикции и арбитражные суды иски (п. 16 ч. 1 ст. 31 НК РФ), осуществлять производство по административным делам о нарушении налогового законодательства (ст.ст.10, 101 НК РФ), рассматривать жалобы в административном порядке (глава 20 НК РФ).

5. Полномочия профилактического характера.

К полномочиям профилактического характера можно отнести право налоговых органов требовать от руководителей и других должностных лиц проверяемых организаций, а также от граждан устранения выявленных нарушений законодательства о налогах и сборах, нарушений, связанных с исчислением и уплатой других обязательных платежей в бюджетную систему РФ, нарушений законодательства РФ, регулирующего предпринимательскую деятельность, а также контролировать выполнение указанных требований (п. 5 ст. 7 Закона РФ от 21.03.1991 N 943-1, в ред. ФЗ от 27.07.2006 N 137-ФЗ).

ГЛАВА II. ДОКУМЕНТООБОРОТ В СИСТЕМЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ НАЛОГОВЫХ ОРГАНОВ

2.1 Историко-теоретические аспекты развития системы делопроизводства налоговых органов

Налоговая система является составной частью системы государственного и экономического управления. Эффективность социально-экономической системы управления во многом определяется организацией информационно-документационного обеспечения.

Организация делопроизводства в России складывалась веками и имеет глубокие корни. На протяжении всей истории, начиная со времен образования Российского централизованного государства и до последнего времени, отдавался приоритет идее государственной организации документов и делопроизводственных процессов.

Проблема совершенствования документационного обеспечения управления налоговой системы до настоящего времени не была предметом специального историографического и документоведческого изучения. Вместе с тем, в исторической и документоведческой литературе накоплен определенный опыт освоения данной проблемы, в основном с целью получения практических результатов в повышении эффективности деятельности аппарата налоговых органов.

В трудах историков многих поколений, посвященных различным проблемам истории государства, общественно-политических систем, экономики и ее отраслей, можно выявить важные факты, наблюдения и выводы, относящиеся к проблеме становления и развития налоговой системы на всех этапах истории. Особый интерес в этом отношении представляют работы ученых, изучавших историю государственных учреждений, из числа которых особо выделим фундаментальную монографию Н.П.Ерошкина, в которой на широком фоне истории всего государственного аппарата нашли отражение отдельные моменты начальной истории налоговых органов.

Важное значение для более полного представления о системе налоговых органов на различных этапах исторического развития России имеет издание ВНИИДАД специального словаря-справочника, содержащего ценные справочные сведения о государственных учреждениях, функции и деятельность которых, в той или иной мере, могут быть отнесены к налоговой системе.

Проблема совершенствования организации функционирования налоговой системы в советский период, после Октябрьской революции 1917 года, повлекшей слом существовавшей государственной машины, была предметом внимания в аспекте научной организации труда (НОТ) со стороны общественного движения НОТ и советских государственных органов, в частности, НК РКИ и организованного им Института техники управления; созданных в ведомствах, в том числе в Наркомате финансов, в состав которого входили налоговые органы (фининспекции), специальные оргбюро и отделы рационализации, а также акционерного общества «Оргстрой», деятельность которых исследована в ряде работ в 1970-80 гг. коллективом авторов МГИАИ.

Советский период истории налоговых учреждений можно проследить по работам Т.П.Коржихиной.

Наиболее полное теоретическое представление о современной налоговой системе России с развернутым историческим экскурсом развития взглядов экономистов и финансистов, правоведов и представителей других смежных отраслей знаний содержит во многих отношениях ценное научное исследование и, одновременно, учебное пособие Т.Ф.Юткиной.

Анализ состояния налоговой системы новейшего периода истории России и перспективы ее дальнейшего совершенствования рассматривались в многочисленных публикациях работ отечественных и зарубежных политологов, экономистов, юристов и представителей других отраслей науки. Результаты исследований и рекомендации отражены в монографиях, статьях периодической печати и учебниках, авторами которых являются Абалкин Л.И., Булатова А.С., Буглай В.В. и Левенцев Н.Н., Лившиц Р.З., Кучеров И.И. и др.

Важным для освещения темы становления и развития документационного обеспечения управления в налоговой системе представляются работы историков-документоведов, в различной степени отражающие вопросы делопроизводства, унификации и стандартизации документов, создания предпосылок для автоматизации процессов управления. В этом отношении заслуживает пристального внимания исследователей деятельность научных центров страны, таких, как Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России, ряда специализированных документоведческих кафедр вузов России и, прежде всего, плодотворно работающих в области теории и практики документоведения и архивоведения, методики подготовки специалистов Историко-архивного института Российского государственного гуманитарного университета; кафедры документоведения и документационного обеспечения управления Государственного университета управления; а также организованных в системе Минфина Российской Федерации Всероссийской государственной налоговой академии; Государственного научно-исследовательского института налоговой системы (ГНИЙ РНС); Главного научно-исследовательского вычислительного центра МНС России (ГНИВЦ), осуществляющими в последнее время комплексные научно-исследовательские, проектные и внедренческие работы по совершенствованию управленческой деятельности и технологии информационных процессов в налоговой системе России.

Отечественным документоведением накоплен большой объем знаний, отраженный в научных трудах, монографиях, сборниках статей, учебных и методических пособиях, материалах конференций (работы Кузнецовой Т.В., Соковой А.Н., Ларина М.В., Мингалева B.C., Бачило И.Л., Банасюкевича В.Д., Красавина А.С., Степанова Е.А., Андреевой В.И., Янковой В.Ф., Кузнецова С.Л., Пшенко А.В. и др.), в которых получили развитие исторические, теоретические и прикладные проблемы документоведения, организации делопроизводства и документационного обеспечения управления, автоматизации работы с документами.

Среди новейших исследований обращает на себя внимание коллективная работа - научный доклад ученых ВНИИДАД «Государство и эволюция систем документации», в которой авторы сформулировали принципиальные положения, касающиеся взаимосвязи истории государственных структур Российской Федерации и эволюции систем документации, определили факторы изменений в документировании и в документационных системах, в частности, Архивном фонде Российской Федерации, проанализировали законодательные акты в области административного права, информации, документации.

Значительный вклад в развитие документоведения внесен докторскими и кандидатскими диссертациями. Различным аспектам теории и практики документоведения, имеющим отношение к теме исследования, посвящены работы Соковой А.Н., Андреевой В.И., Янковой В.Ф., Санкиной Л.В. и многих других исследователей.

Важное значение для изучения современных проблем документоведения имеет докторская диссертация М.В.Ларина и опубликованные им монографии, в которых проведено глубокое многоаспектное исследование системы управления документацией, определены подходы и намечены перспективные направления ее дальнейшего совершенствования в Российской Федерации. Нельзя не согласиться с М.В.Лариным в том, что в настоящее время первостепенное научное и практическое значение приобретает решение проблемы управления документацией как информационным ресурсом, поскольку организация документов, процессов документирования и документооборота должна носить нормализованный, упорядоченный и законодательно закрепленный характер.

Из обширного круга различных публикаций по проблемам автоматизации процессов управления и документационного обеспечения наиболее привлекательными для данной темы представляются изданные в последнее время методические разработки по вопросам проектирования электронной документации и электронного документооборота, среди которых выделим работу Романова Д.А., Ильиной Т.Н., Логиновой А.Ю. и переводное издание книги американского специалиста Майкла Дж. Саттона. Первая из названных интересна, в частности, тем, что в ней излагаются элементы системы электронного документооборота на базе программного комплекса «БОСС-Референт», широко используемого в системе налоговых органов России. Вторая - постановкой задач и разработкой решений по управлению документацией в корпоративных системах, требующих интеграции различных информационных платформ и аппаратно-программных средств.

В этой связи чрезвычайно полезным оказалось знакомство с опытом корпоративной системы ДОУ Банка России, освещенного в ряде публикаций М.П.Бобылевой, где раскрываются не только практические решения, но и выдвигаются важные методические проблемы, связанные с электронным документооборотом.

Вопросы электронного документооборота рассматриваются в целом ряде работ (Тихонов В.И., Баласанян В.Э., Чернов В.Н., Сокова А.Н., Максимович Г.Ю., Курило А.П., Самолетов Г.И., Бачило И.Л. и Др.), однако практического решения данная проблема пока не получила и внедрение электронных документов в деятельность аппарата управления носит ведомственный разобщенный характер. То же можно сказать и об архивном хранении электронных документов. Эту проблему через подготовку кадров решает факультет технотронных архивов ИАИ РГГУ, изданием соответствующей литературы - секция электронных архивов Российского общества историков-архивистов.

Таким образом, можно утверждать, что проблемы формирования и совершенствования системы управления и документационного обеспечения управления налоговых органов Российской Федерации еще не нашли достаточно полного отражения в публикациях. А в исторической и документоведческой литературе предшествующего периода получили освещение только отдельные вопросы истории становления и развития налоговой системы, ее аппарата, научной организации труда и документационного обеспечения управления.

Можно сказать, что в настоящее время только наметились основные направления исследовательского поиска при изучении проблемы совершенствования налоговой системы, ее организационного, нормативно-методического, технико-технологического, информационно-документационного и кадрового обеспечения, которые необходимо изучить с позиции новейших теоретико-методологических подходов.

2.2 Нормативно-правовое и методическое регулирование документооборота в налоговых органах

Работа с документами в любой организации, в том числе, и в налоговых органах, строиться на основе законодательно-правовых и нормативно-методических актов, касающихся вопросов документирования и работы с документами. Нормативно-методическое регулирование делопроизводства позволяет грамотно организовать всю систему делопроизводства организации в целом.

Данное регулирование осуществляется с помощью нормативно-методической базы делопроизводства, без знания которой невозможно:

· правильно создать и оформить документы, придав им юридическую силу;

· организовать документооборот;

· обеспечить хранение и использование документов в текущей деятельности.

Государственное регулирование делопроизводства обеспечивается Федеральным архивным агентством, которое осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти, координирует развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) осуществляет государственное управление стандартизацией в Российской Федерации, включая работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации.

Правительство Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти несут ответственность за организацию документационного обеспечения в органах исполнительной власти, разрабатывая соответствующие нормативные правовые акты.

Нормативную базу делопроизводства налоговых органов составляют:

- Законодательные акты Российской Федерации в сфере документации и информации:

· Закон РФ от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне».

· Федеральный закон РФ от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

· Федеральный закон РФ от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании».

· Федеральный закон РФ от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

· Федеральный закон РФ от 29.12.1994 № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов».

· Федеральный закон РФ от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

· Федеральный закон РФ от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

· Федеральный закон РФ от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

· Федеральный закон РФ от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне».

- Указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации в сфере делопроизводства:

· Указ Президента РФ от 26.01.2007 № 68 «О признании утратившими силу некоторых актов Президента Российской Федерации по вопросам архивного дела».

· Указ Президента РФ от 30.09.2009 № 1088 «О внесении изменений в перечень сведений, отнесенных к государственной тайне, утвержденный указом президента РФ от 30 ноября 1995 г. № 1203».

· Указ Президента РФ от 06.03.1997. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера».

· Указ Президента Российской Федерации от 24.01.1998 № 61 «О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне».

· Указ Президента РФ от 30.04.2008 № 654 «О внесении изменения в перечень сведений, отнесенных к государственной тайне, утвержденный указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1995 г. №1203».

· Постановление Правительства РФ от 04.09.1995 № 870 «Об утверждении правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности».

· Постановление Правительства РФ от 28.10.1995 № 1050 «Об утверждении инструкции о порядке допуска должностных лиц и граждан российской федерации к государственной тайне» (ред. от 18.05.2009)

· Постановление Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233 «Об утверждении положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти».

· Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».

· Постановление Правительства РФ от 28.07.2005 № 452 «О типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти».

· Постановление Правительства РФ от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота».

· Постановление Правительства РФ от 19.01.2005 № 30 «О типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти».

· Постановление Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации».

· Постановление Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 № 1233 «Об утверждении положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти».

· Постановление Правительства Российской Федерации от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации».

· Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках».

· Постановление от 19.05.2008 № 373 «О внесении изменения в правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей».

· Постановление Правительства РФ от 17.06.2004 № 290 «О федеральном архивном агентстве».

· Указ Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-x «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан».

- Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения:

· Приказ Минфина РФ от 22.07.2003 № 67н «О формах бухгалтерской отчетности организаций».

· Приказ Роструда от 10.12.2004 № 47 «Об утверждении форм документов».

· Приказ Минздравсоцразвития РФ от 29.12.2006 № 883 «Об утверждении порядка электронного документооборота между негосударственным пенсионным фондом, осуществляющим обязательное пенсионное страхование, и пенсионным фондом Российской Федерации».

· Приказ Минздравсоцразвития РФ от 14.08.2008 № 424н «Об утверждении Рекомендаций по заключению трудового договора с работником федерального бюджетного учреждения и его примерной форме».

· Приказ Федеральной налоговой службы от 01.11.2004 № САЭ-3-09/16@ «О методических разъяснениях по заполнению форм документов, используемых при государственной регистрации юридического лица и индивидуального предпринимателя (зарегистрирован в Минюсте РФ 22.12. 2004 № 6220)».

· Приказ Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках» (вместе с «Порядком обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку») (зарегистрировано в Минюсте РФ 24.12.2003 № 5356).

· Приказ Министерства по налогам и сборам от 21.04.2004 № САЭ-3-18/297 «Об утверждении перечня документов, образующихся в деятельности Министерства Российской Федерации по налогам и сборам, его территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения».

· Приказ Роскомархива от 18.08.1992 № 176 «Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия».

· Приказ Росархива от 09.03.2005. №17 "Об утверждении регламента федерального архивного агентства" (зарегистрирован в Минюсте РФ 13.07.2005 №6784)

· Приказ Росархива от 11.03.1997. № 11 «Об утверждении регламента государственного учета документов архивного фонда российской федерации».

· Приказ Росархива от 14.01. 2004 № 9 «Об утверждении «Методики расчета штатной численности государственных архивов на основе нормативов по труду».

· Приказ Росархива от 13.02.2001 № 12 «Об утверждении примерного положения об архивохранилище государственного архива и примерных должностных инструкций главного хранителя фондов и заведующего архивохранилищем государственного архива».

· Приказ Минкультуры РФ от 16.02.2009 № 68 «О внесении изменений в правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях российской академии наук».

· Постановление Минтруда РФ от 26.03.2002 № 23 «Об утверждении норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти».

· Постановление Минтруда РФ от 10.09.1993 № 152 «Об утверждении норм времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления».

· Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

· Постановление Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек».

· Постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс «Об утверждении положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ».

· Письмо Центрального банка Российской Федерации от 18.07.2006 № 98-Т «О соблюдении требований к оформлению документов, представляемых в ФНС России».

- Технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления:

· «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (утверждены приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76).

· «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988, приказ Главархива СССР от 23.05.88 № 33).

· «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (зарегистрирована в Минюсте РФ 27.01. 2006 № 7418).

· «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (Одобрен Центральной экспертно-проверочной комиссией (ЦЭПК) Росархива 03.07.2000).

· «Типовые правила внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций» (утверждены Постановлением Госкомтруда СССР от 20.07.1984. № 213).

· «Инструкция по работе с обращениями граждан в Совете Федерации Федерального Собрания Российской Федерации» (утверждена распоряжением СФ ФС РФ от 01.11.2006 N 461рп-СФ).

· «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения» (утвержден Главархивом СССР 15.08.1988).

· «Основные правила работы архивов организаций» (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002).

· «Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия» (утверждено приказом Росархива от 19.01.1995 №2).

· «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организации, с указанием сроков хранения» (зарегистрирован в Минюсте РФ 27.09.2007 № 10194).

· «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрированы в Минюсте РФ 06.03.2007 № 9059).

· «Положение о порядке учета архивных документов при приватизации государственного и муниципального имущества» (утверждено Распоряжением Госкомимущества от 22.10.1996 № 1131-р).

· «Укрупненные нормы времени на работы, выполняемые в объединенных архивах, хранящих документы по личному составу учреждений, организаций, предприятий» (утверждено Постановлением Минтруда РФ от 18.12.1992 № 57).

- Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации:

· ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)».

- Унифицированные системы документации:

· «Унифицированная система организационно-распорядительной документации Общероссийского классификатора управленческой документации (УСОРД ОКУД)» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 г. № 299).

· ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» (утвержден Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст).

· ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утвержден Постановлением Госкомстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.).

· ГОСТ 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28).

- Нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.

· «Временная типовая инструкция по делопроизводству в Управлении Федеральной налоговой службы по республике Башкортостан» (утверждена приказом Управления от 29.12.2006 № 621/19-04).

В нормативную базу делопроизводства входят также законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства налоговыми органами субъектов Федерации, действующими на их территории.

Типология, языковое и композиционное представление деловых бумаг налоговых органов закреплены следующими основными документами:

- Государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Стандарт распространяется на постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. документы, включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Требования данного стандарта являются рекомендуемыми.

- Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Положения инструкции устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти - министерствах, службах, агентствах и распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных технологий.

- Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Оформление текстов и графической информации научной, технической документации и деловых бумаг основывается также на Государственных стандартах по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД) и Межгосударственных стандартах Единой системы конструкторской документации (ЕСКД).

2.3 Системы документации и номенклатура дел налоговых органов

Совершенствование работы налоговых органов, оперативность и качество решения вопросов, а также деятельность налоговой системы в целом, в значительной мере зависят от организации использования и хранения документов, в том числе и от их систематизации и классификации.

В теории делопроизводства под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Классификацию управленческих документов содержит «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД). В зависимости от функций управления в нем выделены следующие системы документации: организационно-распорядительная, отчетно-статистическая, бухгалтерская, по труду и т.п. Организационно-распорядительной документации (ОРД) в системе управления принадлежит особая роль ввиду того, что она имеется во всех учреждениях независимо от специфики их деятельности и ее можно рассматривать как наиболее общую категорию управленческих документов.

Согласно ГОСТ Р 51141-98 организационно-распорядительный документ – это вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

В деятельности налоговых органов используются следующие системы документации:

1. Система организационно-правовой документации.

Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности налоговых органов и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения.

Организационная деятельность налоговых органов фиксируется в организационно-правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом – ФНС, руководителем данной организации или руководителем структурного подразделения ФНС – в зависимости от вида и разновидности документа. Утверждаться организационные документы могут непосредственно руководителем или распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением). Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.

С точки зрения срока действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным: они действуют впредь до их отмены или до утверждения новых (исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно). По мере изменения характера деятельности учреждения и организации труда в организационно-правовые документы могут вноситься изменения, для чего руководитель издает распорядительный документ (приказ или распоряжение). В случае реорганизации деятельности разрабатываются и утверждаются новые организационно-правовые документы.

Порядок внесения изменений или их пересмотра зависит от вида организационно-правовых документов.

Разрабатывает организационно-правовые документы руководство ФНС или подразделения с привлечением юридической службы и квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу налоговых органов.

Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя налогового органа или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

К организационно-правовым документам относятся устав, учредительный договор, положение об ФНС, положение о структурном подразделении, положение о коллегиальном (совещательном органе) организации, регламент, штатное расписание, инструкция, должностная инструкция. Примером организационно-правовой документации, применяемой в налоговых органов, может служить инструкция по электронной обработке информации бухгалтерского учета и отчетности налогового органа, приказ о приеме на сотрудник на службу в налоговый орган и т.п. документы. Организационно-правовые документы оформляются на стандартном листе бумаги (формат А4) или на общем бланке (в зависимости от вида документа), при этом обязательными реквизитами являются следующие: наименование налогового органа (также указывается наименование подразделения, если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.

2. Система распорядительной документации.

Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

Руководство налоговых органов наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.

С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:- правовые акты федерального уровня: акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);

- правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации - республик, краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также и территориальных образований;

- правовые акты организаций, учреждений, предприятий.

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

- необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;

- необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.

Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:

- документы, издаваемые в условиях коллегиальности;

- документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

Примером распорядительных документов налоговых органов могут служить нормативные и методические документы ФНС России по вопросам основной деятельности; информационные письма ФНС России о разъяснения применения инструкций и положений нормативных, правовых актов органов государственной власти и управления, ФНС России, направляемые управлением ФНС России в субъекты Российской Федерации и т.п.

3. Система информационно-справочной документации.

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

На основе резолюции руководителя информационно-справочные документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов.

В состав информационно-справочных документов входят: докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.

4. Система плановой документации.

Общим назначением плановой документации является установление целей и задач деятельности организации, определение необходимых ресурсов и распределение их по целям и задачам.

Плановые документы – это программы, планы, графики. Планироваться может деятельность ФНС в целом, по отдельным направлениям деятельности и подразделениям.

Плановые документы могут иметь разную периодичность: год, полгода, квартал, месяц. Как правило, плановые документы, устанавливающие общие показатели по организации в целом и по определенным направлениям деятельности, утверждаются руководителем организации или коллегиальным органом (советом, собранием и др.). Планы, готовящиеся на их основе, например планы работы подразделений, не нуждаются в утверждении.

Примером плановых документов могут служить долгосрочные планы развития налоговой системы РФ, годовые планы структурных подразделений; справки о разработке и изменении планов и др.

5. Система отчетной документации.

Документы, входящие в систему отчетной документации, – это документы, с помощью которых реализуется управленческая функция контроля за деятельностью.

Контроль как функция управления заключается в количественной и качественной оценке результатов деятельности организации. Именно контроль позволяет субъекту управления сравнивать полученные результаты с показателями, определенными планом или программой. Контрольная деятельность позволяет наладить своего рода обратную связь в системе управления, что позволяет корректировать ранее принятые решения, использовать результаты контроля при планировании.

Система отчетной документации представлена такими видами документов как отчет и справка (отчетного характера). Бухгалтерские отчеты принято называть балансом. Несмотря на такую бедность в видовом отношении, система отчетной документации является весьма сложной по составу – включает, по меньшей мере, три самостоятельных класса систем: систему государственной статистической отчетности, системы ведомственной отчетности и внутриучрежденческую отчетность.

Примером отчетной документации налоговых органов могут служить бухгалтерские балансы ИФНС, отчет о командировке сотрудника налогового органа и др.

6. Система договорной документации

В процессе осуществления своей деятельности налоговые органы вступает во взаимоотношения с другими организациями и лицами. Эти взаимоотношения необходимы, прежде всего, для реализации целей и задач организации. Ее взаимоотношения с внешними контрагентами (организациями, лицами) осуществляется с помощью договоров.

Решение о заключении договора принимает руководитель (подписывает договор тоже руководитель или уполномоченное им должностное лицо).

Документы договорного типа называют договорами, контрактами, соглашениями. Использование того или иного названия в конкретной ситуации закреплено нормативными документами или сложившимися в управленческой деятельности традициями. Законодательство выделяет два основных вида договоров: гражданско-правовые договоры и договоры в сфере трудовых отношений.

Примером договорной документации могут служить трудовые договора с сотрудниками ИФНС, договоры купли-продажи автотранспорта, соглашения о передаче зданий, сооружений и земли в аренду (субаренду) правопреемнику и др.

7. Системы документации обеспечивающего типа.

Рассмотренные выше системы документации можно отнести к системам, реализующим основные управленческие функции, но в деятельности налоговых органов всегда образуются документы, в которых отражается их основная деятельность. Состав этих документов определяется содержанием основной деятельности налоговых органов.

Особенностью систем документации обеспечивающего типа является то, что основная масса документов, составляющих эти системы, представляет собой документы учетного характера, то есть документы, реализующие функцию учета, что отражается и в названиях этих документов: ведомость, лист, листок, табель, карта, карточка, книга, журнал (учета) и др.

Примером документации обеспечивающего типа могут служить декларация о доходах физического лица, карточки учета лицевых счетов налогоплательщиков и т.п.

Таким образом, в процессе деятельности налоговых органов образуется огромной количество разнообразных документов, для которых необходима грамотная классификация.

В налоговых органах применяется простейшая классификация документов - группировка их в дела.

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дело – это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел. Другими словами, номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел в налоговых органах является документом многоцелевого назначения:

- предназначена для систематизации документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом определяет систему хранения документов в организации;

- содержит информацию о сроках хранения документов, т.е. каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Формируя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов;

- закрепляет индексацию дел, в соответствии с этим номенклатура дел может использоваться при регистрации документов – индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный номер документа;

- имеет справочное значение при изучении структуры налогового органа;

- является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве налоговых органов;

- используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения;

- может быть использована во время разработки и построения справочной картотеки на исполненные документы, т.е. классификационная схема номенклатуры дел может лечь в основу справочной картотеки.

Общие требования к составлению, оформлению номенклатур дел налоговых органов изложены в следующих документах:

- Основных правилах работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. (раздел 3.4).

- Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. (раздел 6.1).

- Государственной системе документационного обеспечения управления, одобренной коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. (раздел 3.2.5).

- Перечне документов, образующихся в деятельности Министерства Российской Федерации по налогам и сборам, его территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства по налогам и сборам от 21 апреля 2004 г. № САЭ-3-18/297.

Сводная номенклатура дел ФНС составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме, согласованных структурными подразделениями с архивом организации и подписанных руководителями этих подразделений.

В ней представлены следующие разделы:

1. Организация системы управления.

1.1. Организационно-распорядительная деятельность.

1.2. Правовое обеспечение деятельности.

1.3. Контроль.

1.3.1. Контроль деятельности налоговых органов.

1.3.2. Контроль за соблюдением налогового законодательства.

1.3.3. Взаимодействие налоговых органов с правоохранительными и контролирующими органами.

1.4. Документационное обеспечение управления и организации хранения документов.

1.5. Модернизация системы налоговых органов.

2. Планирование.

3. Финансирование.

4. Учет и отчетность.

4.1. Бухгалтерский учет и отчетность.

4.2. Статистический учет и отчетность.

5. Учет и отчетность в налоговых органах.

5.1. Оперативно-бухгалтерский учет налоговых платежей.

5.2. Отчетность налоговых органов.

6. Налоговая политика.

6.1. Налоговое администрирование.

6.2. Совершенствование прямого и косвенного налогообложения.

6.3. Вопросы социального налогообложения.

7. Государственная регистрация и учет юридических и физических лиц.

7.1. Государственная регистрация юридических лиц.

7.2. Ведение Единого государственного реестра юридических лиц.

7.3. Государственная регистрация индивидуальных предпринимателей.

7.4. Ведение Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей.

7.5. Учет налогоплательщиков - организаций и физических лиц.

7.6. Ведение Единого государственного реестра налогоплательщиков.

7.7. Анализ информации по государственной регистрации юридических лиц и учету налогоплательщиков.

8. Налогообложение.

8.1. Налогообложение юридических лиц.

8.2. Налогообложение физических лиц.

8.3. Налогообложение прибыли.

8.4. Налогообложение в международных отношениях и внешнеэкономической деятельности.

8.5. Налогообложение подакцизных товаров.

8.6. Специальные налоговые режимы.

8.7. Налог на игорный бизнес.

8.8. Налогообложение крупнейших налогоплательщиков.

8.9. Единый социальный налог.

8.10. Сбор за использование патентованных наименований.

8.11. Взыскание налоговой задолженности.

9. Контроль производства и хранения алкогольной и табачной продукции.

9.1. Лицензирование производства и оборота алкогольной и табачной продукции.

9.2. Контроль за производством и оборотом алкогольной и табачной продукции.

10. Ведение Государственного реестра контрольно-кассовой техники, контроль за применением и техническим обслуживанием контрольно-кассовой техники.

11. Научное, информационное и телекоммуникационное обеспечение налоговых органов.

11.1. Научное и организационное обеспечение деятельности и информатизации налоговых органов.

11.2. Разработка, внедрение и эксплуатация информационных и телекоммуникационных технологий.

11.3. Обеспечение информационной безопасности и защиты информации.

11.4. Редакционно-издательская деятельность и взаимодействие со средствами массовой информации.

11.5. Применение информационных технологий в работе с налогоплательщиками.

12. Международное сотрудничество.

12.1. Сотрудничество с международными организациями.

12.2. Сотрудничество с зарубежными странами.

13. Кадровое обеспечение.

13.1. Организация управления персоналом.

13.2. Прием, перевод, увольнение и командирование работников.

13.3. Аттестация и установление квалификации кадров.

13.4. Стимулирование труда (поощрения, награждения).

13.5. Профессиональная подготовка и повышение квалификации кадров.

14. Трудовые отношения.

14.1. Организация труда.

14.2. Нормирование, тарификация и оплата труда.

14.3. Охрана труда.

15. Капитальное строительство, ремонт и реконструкция.

16. Материально-техническое обеспечение.

16.1. Организация материально-технического обеспечения.

16.2. Организация хранения материально-имущественных ценностей.

16.3. Материально-техническое снабжение, транспорт, связь.

16.4. Эксплуатация зданий и помещений.

17. Охрана и безопасность.

17.1. Организация охраны.

17.2. Пожарная безопасность.

17.3. Организация гражданской обороны и работы при чрезвычайных ситуациях.

18. Социально-бытовое и медицинское обеспечение.

19. Деятельность первичных общественных организаций.

Номенклатура дел ФНС визируется руководителем архива налогового учреждения или лицом, ответственным за архив организации, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления (делопроизводство), и после одобрения Центральной экспертной комиссией (или экспертной комиссией) направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации. После утверждения номенклатуры дел ФНС структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел налоговых органов должна отвечать основным требованиям:

- номенклатура должна охватывать все документы, которые налоговые органы получают или создают в процессе своей деятельности в течение года;

- формулировка заголовков дел должна быть конкретной и четкой, чтобы, во-первых, полностью отразить состав и содержание документов в них и, во-вторых, исключить возможность помещения в дела документов, не соответствующих и содержанию и сроку хранения;

- дела внутри разделов номенклатуры систематизируются в соответствии со степенью важности и сроком хранения.

Номенклатура дел налоговых органов составляется по следующей унифицированной форме (рис.1).

Рис.1. Унифицированная форма номенклатуры дел налоговых органов

Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: отдел камеральных проверок, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом:

- в графе 1 «Индекс дела» номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-03, где 02 – индекс структурного подразделения, 03 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел. При этом в номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности), например, «Приказы по основной деятельности» (02-03, 03-03, 04-03 и т.д.);

- в графу 2 «Заголовок дела» номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих органов, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы. Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов;

- в графе 3 «Кол-во ед. хр.» номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года;

- в графе 4 «Срок хранения и № статей по перечню» указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел. При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения по представлению архива организации и центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации. В этой графе могут быть проставлены и такие отметки, как «До замены новым», «До минования надобности», «ЭК», «ЭПК». Отметка «ЭК» может означать, что по окончании делопроизводственного года дело должно быть подвергнуто экспертизе ценности с возможным отбором некоторых документов на постоянное хранение;

- в графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи.

Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации приводится в приложении 7 Основных правил работы архивов организаций.

Следует иметь в виду, что после утверждения номенклатуры дел руководством ФНС она становится нормативным документом для всех должностных лиц структурных подразделений. Они обязаны фиксировать в ней все документы и дела, заводимые на любых носителях.

ГЛАВА III. АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ИНСПЕКЦИИ ФНС

№ 30 России по республике Башкортостан

3.1 Организация документооборота в ИФНС № 30

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Главное правило организации документооборота – оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени.

Схематично место документооборота в системе документационного обеспечения управления можно изобразить следующим образом (рис.2).

Рис.2. Место документооборота в системе ДОУ

Документооборот включает несколько этапов:

- прием и первичная обработка (или экспедиционная обработка) поступающих в документов;

- предварительное рассмотрение документов уполномоченной службой;

- регистрация документов;

- организация движения документов внутри организации (включающая информационно-справочную работу, доведение документов до исполнителей, контроль за их исполнением, а также прохождение согласования и подписания проектов документов);

- обработка (экспедиционная) исполненных и отправляемых документов.

Весь документооборот налоговых органов состоит из документопотоков, которые представляют собой потоки документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (начальником, специалистами) и пунктами технической обработки документов: секретариатом, копировально-множительной службой и др.

Можно выделить следующие потоки документов:

- поток входящей документации, состоящий из поступающих в налоговые органы документов;

- потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в налоговых органах и не предназначенных к выходу за ее пределы;

- поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации или гражданам.

В каждом из документопотоков выделяются документопотоки второго уровня. Например, документы, поступающие в учреждение, могут включать документы из вышестоящих организаций, из сторонних организаций, обращения граждан и др. Исходящие документы также могут состоять из документов, направляемых в вышестоящие организации, сторонним организациям, гражданам и др. В составе внутренних документов отдельные документопотоки составляют распорядительные документы, протоколы, информационно-справочные документы (докладные, служебные записки и др.). Для каждого документопотока характерна своя схема прохождения документов (приложения 4-9).

Движение документов в налоговых органах предлагаю рассмотреть на примере организации документооборота Инспекции ФНС России № 30 по республике Башкортостан.

ИФНС России № 30 по РБ является является уполномоченным федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим государственную регистрацию юридических лиц, физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей и крестьянских (фермерских) хозяйств, а также уполномоченным федеральным органом исполнительной власти, обеспечивающим представление в делах о банкротстве и в процедурах банкротства требований об уплате обязательных платежей и требований Российской Федерации по денежным обязательствам.

ИФНС № 30 находится в прямом подчинении Управления ФНС России по республике Башкортостан.

ИФНС № 30 расположена по адресу: 450095, Россия, Республика Башкортостан, г. Уфа, ул. Левитана, дом 14.

Начальник службы - Марнюков Александр Викторович.

В структуре ИФНС № 30 выделяют следующие отделы:

- Отдел общего и хозяйственного обеспечения.

- Отдел финансового обеспечения.

- Юридический отдел.

- Отдел регистрации и учета налогоплательщиков.

- Отдел работы с налогоплательщиками.

- Отдел информационных технологий.

- Отдел ввода и обработки данных.

- Отдел учета, отчетности и анализа.

- Отдел урегулирования задолженности.

- Отдел камеральных проверок № 1.

- Отдел камеральных проверок № 2.

- Отдел выездных проверок.

- Отдел налогового аудита.

- Отдел оперативного контроля.

Территориально-обособленные рабочие места:

- ТОРМ по Кармаскалинскому району.

- ТОРМ по Архангельскому району.

Функция делопроизводства ИФНС возложена на отдел общего и хозяйственного обеспечения, что, однако, не исключает выполнения функций делопроизводства и другими отделами инспекции. Поэтому процесс ДОУ ИФНС, с одной стороны, является централизованным, так как такие функции, как прием и регистрация всей входящей корреспонденции; регистрация и отправка всей исходящей корреспонденции; учет, регистрация и контроль исполнения издаваемых приказов, распоряжений; контроль исполнения решений и поручений из протоколов совещаний у начальника инспекции, поручений начальника, выполняется непосредственно отделом общего и хозяйственного обеспечения, с другой стороны, процесс ДОУ децентрализован, так как учет и контроль исполнения входящих документов, направляемых непосредственно руководителю, его заместителю или руководителям отделов инспекции; учет и контроль исполнения поручений руководителя, его заместителя и руководителей отделов, выполняется работниками приемных руководителя и его заместителя или работниками отделов.

Задачи, функции и порядок работы отдела общего и хозяйственного обеспечения определяется положением об отделе, а права, обязанности и ответственность работников данного отдела, а также работников других отелов, связанных с ведением делопроизводства, определяются соответствующими должностными инструкциями (приложение 2, 3).

Основным документом, регулирующим документооборот ИФНС № 30, является Временная типовая инструкция по делопроизводству в Управлении Федеральной налоговой службы по республике Башкортостан, утвержденная Приказом Управления 29.12.2006 № 621/19-04. Данная Инструкция разработана на основании положений нормативных правовых и нормативно-методических актов в области организации и введения делопроизводства в Российской Федерации.

Положения Инструкции определяют правила работы со всеми документами в УФНС и ИФНС по республике Башкортостан, кроме тех, порядок работы с которыми регламентируется специальными нормативными актами.

Для эффективной работы с документами в деятельность налоговых органов внедрена система электронного документооборота (СЭД). Данная система создана на основе программного комплекса БОСС-Референт, разработанного компанией «АйТи» на платформе Lotus Domino/Notes. ИФНС № 30 работает с адаптированной версией для территориальных инспекций ФНС – «СЭД-регион».

В целом функциональные возможности «СЭД-регион» охватывают все ключевые процессы налогового органа в области документационного обеспечения управления:

- обработку входящей / исходящей документации, включая заявления налогоплательщиков;

- работу с организационно-распорядительными документами, служебными записками и поручениями, в том числе согласование и подписание документов;

- ведение единых ведомственных справочников (организационная структура ведомства, информация о сотрудниках и пр.).

Архитектура СЭД построена с учетом иерархической структуры налоговых органов и содержит более 50 баз данных.

Основной особенностью ФНС является трехуровневая система канцелярий. Собственную канцелярию имеет не только руководитель ведомства, но и его заместители, а также руководители департаментов. В связи с этим на уровнях центрального аппарата и управлений действует многоканцелярская структура, что позволяет обеспечить работу с документами различных групп только тем пользователям, которые наделены соответствующими правами доступа.

Сотрудники районных инспекций работают с базами данных «Канцелярия-ИФНС», созданными специально для каждой инспекции.

СЭД автоматически формируются еженедельные реестры о доставленных и зарегистрированных в управлениях налоговой службы документах, которые передаются в центральный аппарат. Аналогичные реестры поступают из районных инспекций в соответствующее управление.

Также такие базы данных, как «Для служебного пользования» (для документов с высокой степенью конфиденциальности) и «Заявления граждан» (для обращений налогоплательщиков), разделены для центрального аппарата, управлений и инспекций.

В СЭД ФНС реализована возможность архивирования документов базы данных «Канцелярия». Архивы региональных управлений, инспекций и центрального аппарата автономны.

Специально для сотрудников налоговой службы была разработана система дистанционного обучения, которая учитывает все особенности СЭД ФНС и является ее модулем.

3.2 Документооборот входящей корреспонденции

Порядок прохождения документов внутри ИФНС № 30 закреплен в специальных технологических схемах. В таких схемах нашли отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.

Вся корреспонденция на бумажных носителях, доставленная в адрес ИФНС в течение рабочего дня, поступает в отдел общего и хозяйственного обеспечения. Та корреспонденция, которая доставляется нарочными непосредственно руководству ИФНС через бюро пропусков, передается в этот же рабочий день в отдел для ее регистрации.

В отделе проверяется правильность доставки корреспонденции по адресу и целостность упаковки. В том случае, если документы были доставлены ошибочно, они возвращаются отправителю.

При нарушении целостности упаковки работник, доставивший почту в отдел, проставляет на упаковке пометку «Поступило в поврежденном виде», которую заверяет своей подписью с расшифровкой и датой. Затем почтовое отправление направляется на исполнение с упаковкой.

Вся корреспонденция, поступившая почтой, вскрывается в отделе. Конверты с надписью «Лично» вскрываются только адресатом.

Работники отдела проверяют наличие указанных в документах приложений, а также соответствие номеров полученных документов номерам, указанным на конвертах. При отсутствии приложений на документе проставляется штамп «Получено без приложений» или делается аналогичная запись от руки.

Все конверты, в которых поступила бумажная корреспонденция, подлежат уничтожению, кроме случаев:

- если проставленная на конверте в почтовом штемпеле дата получения или отправления имеет значение в качестве доказательства времени отправки или получения данной корреспонденции;

- если в документе нет адреса отправителя и (или) соответствующих реквизитов (номер, дата);

- если дата, проставленная на документе, расходится с датой в почтовом штемпеле на конверте более чем на двадцать календарных дней;

- обязательно к обращениям и декларациям граждан;

- обязательно к документам, связанным с рассмотрением дел в судах общей юрисдикции и арбитражных судах, а также по решениям, определениям и постановлениям судов.

Сохраняются также конверты и от документов, поступивших с уже просроченным сроком исполнения. В этом случае штемпель на конверте служит доказательством дня получения документа.

В программе «СЭД-регион», в базе данных «Канцелярия Экспедиция» создаются регистрационные карточки, в которых заполняются поля: «От кого», «Исходящий №» и «Дата исходящего», а также поле «Кому», в которое вносится наименование адресата. Первичная обработка завершается регистрацией регистрационной карточки, то есть в соответствующих полях карточки автоматически проставляются регистрационный номер и дата регистрации полученной корреспонденции. При регистрации карточка входящего документа автоматически пересылается в базу данных «Канцелярия» в соответствии с информацией в поле «Кому».

В правой нижней части лицевой стороны первого листа каждого полученного документа, а так же на конвертах корреспонденции, которая не вскрывается в Отделе, проставляется штамп, на котором указывается дата регистрации документа и его входящий номер.

На письменных обращениях граждан, доставленных в приемную руководителя ИФНС № 30 лично, проставляется штамп «Получено».

Регистрация входящей корреспонденции производится в день поступления. Та корреспонденция, которая поступила в течение последних 30 мин. рабочего дня, регистрируется на следующий рабочий день.

Прием, обработка и регистрация корреспонденции, поступающей по «СЭД-регион», имеет свои особенности и отличия.

По «СЭД-регион» поступают все официальные документы из ФНС России, Управлений и Межрегиональных инспекций, за исключением документов, которые подлежат отправке в бумажном виде. Вся корреспонденция передается в форме регистрационных карточек, которые поступают в базу данных «Канцелярия экспедиция». В поступивших карточках документов уже заполнены поля «От кого», «Исходящий №», «Дата исходящего», а также вложены электронные образы документов с ЭЦП (электронно-цифровой подписью).

В общем отделе проверяется правильность заполнения основных реквизитов, наличие электронного образа документа и ЭЦП «Disign», подлинность ЭЦП «Disign». В случае отсутствия ошибок, в поле «Кому» вносится наименование адресата и карточка документа регистрируется и автоматически пересылается в базу данных «Канцелярия» в соответствии с информацией в поле «Кому». Одновременно в ФНС России и в Управления автоматически направляются уведомления, подтверждающие факт регистрации. При выявлении ошибок регистрационная карточка документа возвращается отправителю без регистрации с отметкой о причинах отказа в регистрации.

Прием, обработка и регистрация корреспонденции, поступающей по электронной почте, регламентируется Положением об обмене информацией, которое разрабатывается Управлением ФНС по РБ на основе соответствующих нормативных актов ФНС России. По электронной почте в ИФНС может поступать информация ФНС России, Управления, от органов местной исполнительной и муниципальной власти, налогоплательщиков.

При получении на официальный электронный почтовый ящик обращений налогоплательщиков оператор, осуществляющий прием, проверяет наличие в сообщении либо в файле обратного адреса. В случае отсутствия указанной информации, электронное сообщение не регистрируется, а заявителю направляется ответ о причинах отказа в приеме обращения.

В базе данных «Канцелярия экспедиция» программы «СЭД-регион» производится первичная обработка поступившей корреспонденции: создаются регистрационные карточки, в которых заполняются поля: «От кого», «Исходящий № » и «Дата исходящего», а также поле «Кому», в которое вносится наименование адресата. В поле «Документ» помещается файл с корреспонденцией, поступившей по электронной почте.

Первичная обработка завершается регистрацией карточки: в соответствующих полях автоматически проставляются регистрационный номер и дата регистрации полученной корреспонденции. При регистрации карточка входящего документа автоматически пересылается в «Канцелярия» в соответствии с информацией в поле «Кому».

Факсограммы, поступившие в ИФНС по телекоммуникационных средствам связи, регистрации в «СЭД-регион» не подлежат.

Контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

В контроле исполнения документов можно выделить:

- контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;

- контроль за сроками исполнения задания.

Контроль (за сроками) исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:

- постановку документов на контроль;

- проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;

- предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

- снятие документов с контроля;

- учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.

Контролю подлежат все документы, требующие исполнения. В ИФНС контроль исполнения документов автоматизирован и осуществляется средствами «СЭД-регион» на основе регистрационных данных, содержащихся в регистрационных карточках документов.

Контроль исполнения документов производится сотрудниками отдела общего и хозяйственного обеспечения, а также сотрудниками других отделов.

Начало операций по контролю, то есть постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших в ИФНС документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его имеет право ставить на контроль Отдел сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:

- поступивших из ФНС России и органов государственной власти субъектов Российской Федерации – с даты подписания (утверждения) документа;

- поступивших из других организаций, а также обращений граждан – с даты их поступления.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

- поступившие из ФНС России и органов государственной власти субъектов Российской Федерации: с конкретной датой исполнения – в указанный срок; без указания конкретной даты исполнения – с пометкой «Срочно», «Незамедлительно» или аналогичной пометкой, а также запросы судебных приставов – в 3-х дневный срок, с пометкой «Оперативно» - в 10-и дневный срок.

- все остальные документы исполняются в срок не более месяца со дня поступления документа в ИФНС.

При необходимости изменения срока исполнения документа, поставленного на контроль, ответственный исполнитель не позднее чем за 3 дня до его истечения представляет на имя руководителя или его заместителя мотивированную служебную записку о продлении срока исполнения. Продление срока осуществляется отделом при получении электронной копии служебной записки с резолюцией соответствующего должностного лица.

Во время постановки документа на контроль, на его верхнем поле проставляется отметка о контроле (реквизит 19). Такая же отметка проставляется в регистрационной форме.

Исполнение документа контролируется с момента постановки на контроль, после осуществления, которой документ передается исполнителю. При этом сотрудником отдела, ответственным за контроль, может быть проведена проверка своевременности доведения документа до конкретного исполнителя.

В течение срока исполнения документа осуществляются предварительные проверки и регулирование хода исполнения, результаты которых фиксируются в регистрационной карточке.

Документ считается исполненным и снимается с контроля только после фактического выполнения по существу, документального подтверждения исполнения и направления результатов заинтересованным организациям и лицам. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28). Краткие сведения о ходе исполнения документа, даты и номера подготовленных документов, фамилии исполнителей фиксируются в регистрационной карточке «СЭД-регион».

Рассмотрим процедуру работы с входящей документации на примере личного письменного обращения налогоплательщика о получении в налоговой инспекции справки о состоянии расчетов с бюджетом.

Согласно ст. 21 НК РФ налогоплательщики имеют право получать по месту своего учета бесплатную информацию:

- о действующих налогах и сборах;

- о законодательстве по налогам и сборам и принятых в соответствии с ним нормативно-правовых актах;

- о порядке исчисления и уплаты налогов и сборов;

- о правах и обязанностях налогоплательщиков;

- о полномочиях налоговых органов и их должностных лиц.

Также налогоплательщики вправе получать формы налоговых деклараций (расчетов) и разъяснения о порядке их заполнения.

В свою очередь, налоговые органы согласно ст. 32 НК РФ, обязаны в соответствии с запросом налогоплательщиков предоставлять государственную услугу по бесплатному информированию (в том числе в письменной форме).

Порядок получения в ИФНС справки о состоянии расчетов регулируется Административным регламентом ФНС по исполнению государственной функции по бесплатному информированию (в том числе в письменной форме) налогоплательщиков, плательщиков сборов и налоговых агентов о действующих налогах и сборах, законодательстве о налогах и сборах и принятых в соответствии с ним нормативных правовых актах, порядке исчисления и уплаты налогов и сборов, правах и обязанностях налогоплательщиков, плательщиков сборов и налоговых агентов, полномочиях налоговых органов и их должностных лиц, а также представлению форм налоговых деклараций (расчетов) и разъяснению порядка их заполнения (далее - Регламент). Данный документ разработан в целях повышения качества исполнения государственной функции, создания комфортных условий для налогоплательщиков, плательщиков сборов, налоговых агентов. Он определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) ФНС, ее территориальных органов и их должностных лиц.

Порядку получения справки посвящен разд.16 «Последовательность действий должностных лиц налоговых органов при индивидуальном информировании налогоплательщиков о состоянии расчетов по налогам, пеням и штрафам» Регламента.

Основанием для составления налоговым органом справки о состоянии расчетов является письменный запрос налогоплательщика (или его представителя) в инспекцию ФНС.

Форма запроса не регламентирована и может быть составлена налогоплательщиком в произвольной форме. Однако во избежание недоразумений и проблем целесообразно воспользоваться формой запроса, которая приведена в приложении 7 к Регламенту (рис.3). В запросе могут быть указаны способ получения (лично или почтовым отправлением) справки о состоянии расчетов по налогам, пеням и штрафам и дата, по состоянию на которую она представляется. В случае если в запросе не отражен способ получения справки, оформленная справка направляется налогоплательщику (или его представителю) заказным почтовым отправлением. Если в запросе отсутствует дата, по состоянию на которую формируется указанная справка, она составляется на дату регистрации запроса в инспекции ФНС.

Несмотря на то, что запрос может быть составлен в произвольной форме, установлен перечень реквизитов, которые должны присутствовать в нем, иначе возможен отказ в получении справки. Эти реквизиты позволяют четко идентифицировать налогоплательщика, представившего запрос: полное наименование организации (ФИО физического лица), ИНН (только для организаций), подпись руководителя организации (физического лица), печать организации. Наличие данных реквизитов необходимо, если запрос представлен на бумажном носителе не на бланке организации.

Рис.3. Пример запроса в ИФНС № 30 о выдаче справки

Запрос предоставляется налогоплательщиком или его представителем в двух экземплярах. Так как в ИФНС реализован принцип «одного окна», запрос принимает сотрудник отдела по работе с налогоплательщиками-юридическими лицами. Инспектор проверяет запрос на наличие необходимых реквизитов. В случае их отсутствия запрос возвращается налогоплательщику с просьбой дописать необходимые реквизиты.

Если замечаний по запросу нет, инспектор регистрирует его в «СЭД-регион» с созданием регистрационной карточки. На обоих экземплярах запроса в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа проставляется регистрационный штамп, в котором указывает дата приема и регистрационный номер документа.

На следующий день запрос по реестру для исполнения передается в отдел камеральных проверок №1 (по работе с налогоплательщиками-юридическими лицами).

В отделе камеральных проверок инспектор проверяет запрос на наличие оснований, по которым справка может быть не предоставлена налогоплательщику. При наличии оснований для отказа в выдаче справки, установленных Регламентом, инспектор не позднее четырех рабочих дней со дня регистрации запроса докладывает о данном факте начальнику или его заместителю и подготавливает в двух экземплярах письмо о неисполнении государственной функции с указанием причины.

Если же оснований для отказа в выдаче справки нет, то инспектор оформляет справку в установленный 5-ти дневный срок.

Конечным результатом исполнения административной процедуры по индивидуальному информированию налогоплательщиков о состоянии расчетов по налогам, пеням и штрафам является либо предоставление налогоплательщику справки, либо письмо налогоплательщику о неисполнении государственной функции (в случае отказа).

Схематично порядок прохождения документа можно представить следующим образом (рис.4).

Рис.4. Схема прохождения запроса от налогоплательщика

3.3 Документооборот исходящей корреспонденции

Вся исходящая корреспонденция ИФНС регистрируется отделом в «СЭД-регион». Исходящие документы регистрируются один раз, в день подписания или утверждения в базе данных «Исходящие».

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания, для акта – дата составления.

На бумажных носителях отправляются документы:

- юридическим и физическим лицам;

- в Управление ФНС по РБ;

- в другие Инспекции;

- в иные организации.

В электронном виде по «СЭД-регион» отправляются документы, не подлежащие отправке на бумажном носителе, но только в:

- в Управление ФНС по РБ;

- в другие Инспекции.

В электронном виде по электронной почте отправляются документы:

- в другие Инспекции (если документы не подлежат отправке на бумажных носителях и не настроена связь по «СЭД – регион»).

Документы, направляемые в электронном виде, подписываются ЭЦП «Disign» должностного лица, утвердившего документ.

Отправка исходящей корреспонденции производится в день регистрации или на следующий рабочий день только отделом по общим и хозяйственным вопросам.

Личное вручение исходящих документов осуществляется или отделом общего и хозяйственного обеспечения или отделами, занимающиеся исполнением документа. Так, при получении справки о состоянии расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам инспектор отдела камеральных проверок №1 проверяет наличие у налогоплательщика или его представителя документов, удостоверяющих личность (паспорт) и подтверждающих полномочие на получение указанной справки (доверенность). В случае подтверждения полномочия налогоплательщика или его представителя на получение справки инспектор выдает ее. На втором экземпляре справки налогоплательщик или его представитель ставит отметку о ее получении и дату, свои фамилию, имя, отчество и подпись.

В случае отсутствия у налогоплательщика соответствующих документов ему сообщается, что указанная справка будет направлена почтовым отправлением на адрес, указанный в запросе.

Если налогоплательщик не получил подготовленную справку лично в течение пяти рабочих дней, первый экземпляр справки сотрудник камерального отдела передает по реестру в отдел общего и хозяйственного обеспечения для направления ее почтовым отправлением налогоплательщику или его представителю. В этом случае на втором экземпляре справки ставятся подпись должностного лица и дата передачи справки. Второй экземпляр справки остается на хранении в ИФНС. Сотрудник отдела общего и хозяйственного обеспечения не позднее рабочего дня, следующего за днем получения справки по реестру, направляет ее налогоплательщику или его представителю заказным письмом.

Обработка отправляемых документов включает в себя:

- проверку комплектности документов;

- сортировку;

- нанесение адреса на конверт;

- фальцовку (складывание бумажного листа в один, два и более фальц-сгиба) и упаковку документа;

- отправку документа (сдачу в отделение связи или курьеру).

Оформление документов для отправки по почте осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи (утверждены постановлением Правительства РФ от 14.04.2005 № 221).

Документы должны передаваться на отправку зарегистрированными, правильно оформленными, со всеми приложениями и сопроводительными документами. При отправке документов проверяется правильность адреса корреспондента, на документах, подлежащих возврату, ставится штамп «Подлежит возврату». Отправка документов должна осуществляться в день их регистрации или, в крайнем случае, на следующий рабочий день. Срочные документы, телеграммы отсылаются незамедлительно.

Если письмо направляется в несколько адресов (до четырех), то работник экспедиции, вкладывая документ в конверт, подчеркивает наименование того адресата, которому отсылается данный экземпляр письма. Если адресатов больше четырех, отправка документов осуществляется по списку, который готовится исполнителем и передается в экспедицию вместе с экземплярами письма.

На этапе отправки документов производится их сортировка по адресатам. Документы, подготовленные различными подразделениями по разным вопросам, но направляемые в один адрес, вкладываются в один конверт.

Адреса на конвертах в письмах, пересылаемых в пределах территории Российской Федерации, оформляются на русском языке. Адреса на почтовых отправлениях, пересылаемых в пределах территории республики в составе Российской Федерации, могут оформляться на государственном языке соответствующей республики при условии повторения адресов на русском языке. На международных почтовых отправлениях адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения наименования страны назначения на русском языке.

В соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи адрес пишется в следующем порядке:

- для юридического лица – полное или краткое наименование, для гражданина – фамилия, имя, отчество;

- название улицы, номер дома, номер квартиры;

- название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

- название района;

- название республики, края, области, автономного округа (области);

- название страны (для международных почтовых отправлений);

- почтовый индекс (условное цифровое обозначение почтового адреса, присваиваемое объекту почтовой связи).

Адрес получателя пишется в правой нижней части почтового конверта, а адрес отправителя – в левом верхнем углу.

После нанесения адреса на конверт (от руки или с помощью ПК), документы вкладываются в конверт и заклеиваются. При отправке документов постоянным корреспондентам в экспедиции целесообразно иметь конверты с уже напечатанными адресами или адресами, напечатанными на ярлыках – полосках бумаги, которые при отправке документов наклеиваются на конверт.

В экспедиции могут использоваться конверты с окнами. Окно – вырез прямоугольной формы на лицевой стороне конверта. Окно закрывается защитной пленкой, через которую должен легко читаться адрес получателя. При использовании конвертов с окнами документ складывается так, чтобы через него читался адрес, напечатанный на документе. В этом случае указывать адрес на конверте нет необходимости.

Почтовые отправления могут быть:

- простыми (принимаются от отправителя без выдачи ему квитанции и доставляемые (вручаемые) адресату (его законному представителю) без его расписки в получении);

- регистрируемыми: заказными, с объявленной ценностью, обыкновенными (принимаются от отправителя с выдачей ему квитанции и вручаемые адресату (его законному представителю) с его распиской в получении).

Регистрируемые почтовые отправления могут пересылаться с описью вложения, с уведомлением о вручении и с наложенным платежом.

Организациям рекомендуется отправлять корреспонденцию заказной почтой (в том числе с уведомлением) только в тех случаях, когда этого требует законодательство, или в случаях крайней необходимости.

Услуги почтовой связи являются платными. Для подтверждения оплаты услуг почтовой связи по пересылке простой и заказной письменной корреспонденции, оказываемых организациями федеральной почтовой связи, применяются государственные знаки почтовой оплаты. В качестве государственных знаков почтовой оплаты используются:

- почтовые марки, наклеиваемые на письменную корреспонденцию или наносимые типографским способом на почтовые конверты и почтовые карточки;

- оттиски государственных знаков почтовой оплаты, наносимые франкировальными машинами;

- иные знаки, установленные Федеральным агентством связи и наносимые типографским способом.

В соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи наклеивание почтовых марок на письменную корреспонденцию на сумму стоимости услуги почтовой связи входит в обязанность отправителя. Наклеивать одну почтовую марку на другую запрещается. Государственные знаки почтовой оплаты размещаются в правом верхнем углу письменной корреспонденции.

Простая письменная корреспонденция, оплата услуг по пересылке которой подтверждена почтовыми марками, может опускаться в почтовые ящики. Письменная корреспонденция с оттисками клише франкировальных машин и иными знаками, подтверждающими оплату услуг почтовой связи, принимается в объектах почтовой связи, определенных оператором почтовой связи.

Корреспонденция (как правило, конфиденциальная), требующая срочной доставки, отправляется фельдъегерской связью в порядке, соответствующем договору с ГФС России.

В исключительных случаях, при необходимости отправки срочной корреспонденции, в том числе в нерабочее время, доставка документов может быть произведена нарочным. В этом случае лицо, которому поручена доставка, проставляет на визовом экземпляре документа надпись: «Первый экземпляр получен на руки»; свою должность; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату (при необходимости и время) получения подлинника документа.

Для отправки документа по «СЭД-регион» работник отдела регистрирует регистрационную карточку документа и отправляет ее адресату. Подлинники и визовые экземпляры отправленных документов подшиваются в дело.

Отправка электронных документов по электронной почте, подписанных руководителем или его заместителем, осуществляется только с официального электронного почтового ящика.

После регистрации карточки исходящего документа в «СЭД-регион», для отправки этого документа по электронной почте сотрудник извлекает из регистрационной карточки файл документа, формирует сообщение, содержащее электронный образ документа и отправляет сформированное сообщение по электронной почте.

При отправке документа по электронной почте в другие инспекции, вместе с файлом документа обрабатывается файл ЭЦП.

Для регистрации входящей и исходящей корреспонденции в ИФНС № 30 используются следующие журналы:

- «Журнал учета принятых факсограмм».

- «Журнал учета отправляемой информации средствами факсимильной связи».

- «Журнал учета письменных запросов налогоплательщиков по информированию и организации работы с налогоплательщиками» (приложение 10).

- «Журнал учета работы по информированию налогоплательщиков» (приложение 11).

- «Журнал учета книги доходов и расходов юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, работающих по упрощенной системе налогообложения».

- «Реестр регистрации налоговых деклараций (расчетов), иных документов, служащих основанием для исчисления и уплаты налогов (сборов), и бухгалтерской отчетности» (приложение 14).

- «Журнал регистрации личных обращений граждан».

- «Журнал регистрации ответов начальника ИФНС №30 на письменные обращения граждан».

3.4 Документооборот внутренних документов

Внутренняя корреспонденция представляет достаточно большой объем документов, циркулирующей в организации. Обмен внутренней корреспонденцией производится в электронном виде с использованием «СЭД-регион» и на бумажных носителях.

Различные служебные, докладные записки, заключения, приглашения оформляются в виде регистрационных карточек. Обмен же внутренней корреспонденцией по кадровым и финансовым вопросам, а также документами с пометкой «Для служебного пользования» производится в бумажном виде, по необходимости с созданием регистрационных карточек и пересылкой ее по «СЭД-регион». При этом карточки документов с пометкой «Для служебного пользования» создаются без вложения электронного образа документа.

Внутренние документы, содержащие приложения на бумажных носителях (в случае отсутствия приложений в электронном виде), подписываются на бумаге и передаются в бумажном виде.

Рассмотрим процедуру документооборота внутренних документов в ИФНС № 30 на примере таких служебных документов, как приказы и распоряжения.

Приказами (распоряжениями) оформляются решения нормативно-распорядительного характера, а также решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы ИФНС.

Приказы (распоряжения) имеют соответствующий их содержанию краткий заголовок и могут подразделяться на разделы, подразделы, пункты и подпункты.

Текст данных служебных документов может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания документа. Она может начинаться со словами «В целях», «В соответствии», «Во исполнение» и т.д. Если приказ (распоряжение) издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок. Преамбула в проектах приказов завершается словом приказываю, которое печатается с разреженным интервалом.

Распорядительная часть содержит перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера перечисляются в одном пункте. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль исполнения документа.

Если необходимо разъяснение целей и мотивов издания документа, тогда в тексте делается вступительная часть. В том случае, если подготовка приказа (распоряжения) производится по поручению Управления ФНС России по РБ, то непосредственно после заголовка или во вступительной части делается ссылка на соответствующее решение.

Если приказ (распоряжение) предполагается ввести в действие не с момента его подписания, указывается срок введения его в действие.

Проект приказа (распоряжения) оформляются в общем отделе после завершения его согласования. В случае необходимости, вместе с согласованным проектом приказа (распоряжения) на бумажном носителе исполнитель передает в отдел электронный образ документа (на дискете или по ЛВС).

Работники отдела могут вносить в проект документа редакционные поправки орфографического, пунктуационного и стилистического характера, а также устранять недочеты оформления документа.

Оформление документа завершается выводом на печать проекта приказа (распоряжения). При этом последняя страница проекта приказа (распоряжения) распечатывается на обратной стороне листа согласования.

Приказы подписываются только начальником или лицом, исполняющим его обязанности. Распоряжения могут подписываться заместителем начальника.

Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним (кроме форм деклараций, налоговой отчетности и т.п.) распечатываются в одном экземпляре.

Оформленный и согласованный проект приказа (распоряжения) на бумажном носителе с листом согласования передаются:

- для подписания начальником – работнику отдела, который формирует документы для доклада;

- для подписания заместителем начальника – секретарю приемной заместителя начальника.

Для проектов приказов (распоряжений) работник, ответственный за подготовку документа, представляет в общий отдел лист рассылки документа. Работник отдела контролирует наличие в листе рассылки всех подразделений ИФНС и должностных лиц, которым приказ (распоряжение) должен быть доведен в обязательном порядке.

Подлинник подписанных приказов и распоряжений регистрируются отделом в журнале регистрации приказов по основной деятельности.

Для журнальной регистрации внутренних документов предусмотрены следующие виды журналов:

- «Журнал регистрации входящей корреспонденции». В данном журнале регистрируется вся корреспонденция, поступившая на имя начальника ИФНС или подразделения инспекции (докладные записки из отделов, информационные письма из вышестоящих налоговых органов, заявления работников и т.п.).

- «Журнал регистрации исходящей корреспонденции». В данном журнале регистрируется вся корреспонденция, изданная начальником, его заместителем или руководителем подразделения инспекции и предназначенная для информирования или уведомления сотрудников ИФНС или вышестоящие налоговые органы (ответы на письма, приказы по основной деятельности инспекции и т.п.).

- «Журнал регистрации протоколов собраний».

- «Журнал регистрации приказов по основной деятельности».

Помимо вышеперечисленных журналов в каждом отделе ИФНС имеются свои журнальные формы регистрации документов. Так, например, в отделе кадров используются следующие виды журналов: «Журнал регистрации заявлений сотрудников ИФНС», «Журнал регистрации заявлений граждан», «Журнал регистрации трудовых договор» (приложение 12), «Журнал регистрации графиков отпусков», «Приходно-расходная книга по учету бланков рудовой книжки и вкладыша в нее», «Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них», «Журнал учета актов о нарушении трудового распорядка», «Журнал выдачи справок о трудовой деятельности», «Журнал регистрации больничных листов», «Журнал регистрации протоколов заседаний аттестационной и квалификационной комиссии, комиссии по установлению стажа», «Журнал регистрации справок-вызовов из учебных заведений», «Журнал учета больничных листов», «Журнал учета о прохождение медосмотров», «Журнал учета приказов по личному составу» (приложение 13), «Журнал учета входящей корреспонденции», «Журнал учета исходящей корреспонденции».

3.5 Актуальные проблемы и разработка мероприятий по совершенствованию системы документооборота

Как и любой деятельности, документооборот в налоговых органов столкнулся с рядом проблем. Среди актуальных можно выделить следующие:

1. Расхождения в терминологии нормативно-правовых и методических документов, регулирующих делопроизводство и организацию документооборота.

В 2009 г. были приняты новые правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477.

Главным новшеством, связанным с Правилами делопроизводства, стало значительное повышение уровня регламентации вопросов делопроизводства, так как впервые на уровне правительства принят нормативный правовой акт, в котором регулируются вопросы работы с документами в федеральных органах исполнительной власти. Данный документ является подзаконным нормативным актом, который имеют преимущество перед нормативными актами федеральных министерств и ведомств. Зафиксированные в Правилах делопроизводства требования к работе с документами обязательны для исполнения во всех федеральных органах исполнительной власти, да и другие государственные органы и органы местного самоуправления должны учитывать их положения при разработке собственных правил. К сожалению, новые Правила несовершенны. Это можно увидеть, проанализировав и сравнив ряд положений с ГОСТ Р 51141-98 и ГСДОУ.

В Правилах делопроизводства есть терминологический раздел, в котором даны определения 11 ключевых понятий. До этого лишь некоторые делопроизводческие термины можно было обнаружить в отдельных законах Российской Федерации, а общепризнанным «толковым словарем» в области управления документами был стандарт ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Данные в Правилах делопроизводства определения существенно отличаются от традиционной трактовки соответствующих терминов.

Например, определение ключевого термина «документ» дано по-новому:

- Правила делопроизводства: документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти.

- ГОСТ Р 51141-98: документ; документированная информация – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Прежде всего, определение, приведенное в Правилах делопроизводства, с моей точки зрения, логически неверно сконструировано: понятие раскрывается через самое себя. Не разъясняется, что следует понимать под «включением в документооборот». В итоге получается, что до момента регистрации документа не существует, даже если он был прислан вышестоящим органом.

Новое определение документа крутится вокруг понятия «официальный документ». Поскольку в Правилах делопроизводства последнее не раскрывается, сохраняется возможность для споров о том, могут ли юридические и физические лица изготавливать официальные документы или это прерогатива только официальных государственных органов.

Также в Правилах ни разу не упоминается термин «документационное обеспечение управления (ДОУ)». Используется только термин «делопроизводство»:

- Правила делопроизводства: делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти

- ГОСТ Р 51141-98: делопроизводство; документационное обеспечение управления – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами

- ГСДОУ: документационное обеспечение управления – деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.

«Делопроизводство» – это серьезный, «уважаемый» термин, но нельзя закрывать глаза на то, что специалисты других профессий и широкая публика воспринимают его несколько иначе. Для большинства людей слово «делопроизводство» имеет сильный привкус устаревших технологий прошлого века, бюрократии, технической бумажной работы, что, с моей точки зрения, существенно принижает статус службы, как бы закрепляя за ней лишь технические функции по работе с документами. В итоге службе ДОУ, возможно, теперь будет труднее доказывать, что она не является исключительно затратным подразделением и что без ее активного участия шансы на успех тех же широко разрекламированных IT-проектов обычно невелики.

Могут возникнуть проблемы и из-за новой редакции определения термина «копия документа»:

- Правила делопроизводства: копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы.

- ГОСТ Р 51141-98: копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Терминология вообще вещь коварная, и даже небольшие изменения могут иметь большие последствия. Вроде бы определение изменилось незначительно: убрана оговорка о возможности воспроизвести в копии лишь часть внешних признаков документа. Но теперь появляется, например, возможность признавать в качестве копии только цветную ксерокопию, особенно в тех случаях, когда бланк документа или оттиск печати цветные. Строго говоря, теперь копию можно снимать только с первого экземпляра документа (подлинника). Обладатель равноценного второго экземпляра (например, договора) уже, получается, не имеет права изготавливать с него копии.

Изменения произошли даже в определении «дело»:

- Правила делопроизводства: дело – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности федерального органа исполнительной власти.

- ГОСТ Р 51141-98: дело – совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Легко увидеть, что пропали слова про «отдельную обложку», и делом теперь вполне может считаться отдельный одностраничный документ.

Как было отмечено, делом теперь можно считать даже отдельный документ. В этой связи возможны интересные трактовки п. 34 Правил о передаче дел в архив: «Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях» (ср. с п. 6.3.1 Типовой инструкции: «Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив федерального органа исполнительной власти»). Даже в допетровские времена в архивы по истечении установленных сроков передавались только завершенные в делопроизводстве дела, и уж никогда срок передачи дел не привязывался «к моменту начала их использования или хранения». Получается, Правила делопроизводства прямо предписывают сдавать в ведомственный архив все документы, с момента создания которых прошло три года, и это можно использовать для разгрузки деловых подразделений от бумажных «завалов».

Я предполагаю, что подобные расхождения в терминологии будут вызывать определенные проблемы при решении судебных споров, когда имеет значение правильное толкование делопроизводческих терминов.

Еще одним недостатком Правил является то, что в них нигде нет оговорки о том, что они распространяются только на организационно-распорядительную документацию, которой традиционно управляет служба ДОУ. Поэтому можно считать, что они регламентируют работу со всеми видами документов, включая, например, бухгалтерские и кадровые.

Согласно ст. 14, 18, 20, 24, 40, 41 Правил служба ДОУ обязана осуществлять прием, первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, отправку, передачу исполнителям, помещение в дела, сбор статистических данных о количестве документов и анализ всех видов документов, включая электронные. При работе с электронными документами именно служба ДОУ должна осуществлять проверку электронной цифровой подписи.

Нетрудно видеть, что Правила дают правовые основания сотрудникам ряда подразделений (в частности, бухгалтерии) переложить на службу ДОУ массу технической работы. В частности, сотрудники деловых подразделений, не являющиеся ответственными за ведение делопроизводства, вправе отказаться от самостоятельной регистрации электронных документов в системе электронного документооборота – ведь теперь это прямая обязанность службы ДОУ.

Коммерческие организации и граждане могут использовать положения Правил делопроизводства, содержащие обязательные требования к оформлению документов, а также нюансы данных в Правилах определений ключевых терминов, для того чтобы требовать признания выпущенных государственными органами документов недействительными ввиду нарушения правил их оформления.

Например, опираясь на Правила, можно не признавать официальным документом чертеж, выполненный на бумаге формата А0, поскольку, согласно ст. 5 Правил, документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм).

Благодатной почвой для судебных споров может стать вопрос о реквизитах, которые трактуются как обязательные элементы оформления документа. Согласно ст. 10 Правил состав реквизитов документа определяется его видом и назначением. В тех случаях, когда не удастся обнаружить подходящий нормативный документ, устанавливающий состав реквизитов конкретного вида документа, их расположение и оформление, можно настаивать на том, что должны присутствовать все 24 реквизита, перечисленных в ст. 9 (тем более, в статье не сказано четко, что это список возможных реквизитов).

Поэтому, для того, чтобы новые Правила стали действительно основным документом, регламентирующим деятельность делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (в т.ч. и налоговых органов), необходима дальнейшая работа по их уточнению и совершенствованию. Помимо этого возникает и необходимость совершенствования всего нормативно-правового обеспечения по вопросам стандартизации делопроизводства и документооборота.

2. Отсутствие возможности работы в СЭД с бумажными документами.

Поэтому дальнейшее совершенствование системы электронного документооборота (СЭД) налоговых органов должно проходить в направлении, когда СЭД сможет обеспечивать управление не только электронными, но и неэлектронными документами и поддерживать ведение смешанных дел.

Мероприятия по совершенствованию СЭД могут быть организованы по следующим направлениям:

- Разработка национальных стандартов в области электронного документооборота в направлениях обеспечения долговременной сохранности юридически значимых документов, порядку доступа к документам и хранения метаданных.

Стандарты содержат четко сформулированные требования к работе с документами и информацией. Они могут помочь в ситуации, когда необходимо объяснить руководству, представителям службы информационных технологий, других служб и деловых подразделений основные требования, связанные, например, с организацией делопроизводства и документооборота.

Стандарты рассматривают следующие вопросы:

· требования к созданию документов, устанавливающие, какие документы должны быть оформлены или сформированы в ходе процесса и введены в систему документооборота; какую информацию эти документы должны содержать; какие данные об этих документах должны быть сохранены (метаданные для управления документами);

· требования в отношении сроков хранения, определяющие, в течение какого срока следует сохранять документы; требования к организации передачи документов другим заинтересованным сторонам; процесс определения судьбы документов по истечении срока их хранения;

· требования в отношении доступа к документам, определяющие, кому разрешен доступ к документам и как осуществляется управление доступом;

· требования к обеспечению сохранности, определяющие, каким образом поддерживаются доступность документов и их пригодность к использованию;

· требования к системам, в задачи которых входит создание и сохранение документов.

- Автоматизация номенклатуры дел, экспертизы ценности и установления сроков хранения документов.

Одним из направлений развития СЭД является дальнейшее расширение их возможностей организации хранения и уничтожения документов. Для этого можно предложить ведение различного рода досье, в которые включаются разные виды документов, имеющие различные собственные сроки хранения. Реализовать это можно с помощью метода «больших корзин».

Метод «больших корзин» предполагает разделение всех документов инспекции на несколько относительно крупных групп, в зависимости от того, какую функцию исполняют документы, и для каждой группы устанавливается срок хранения. При проведении экспертизы ценности требуется определить, какую функцию в деятельности инспекции выполняет документ и к какой группе документации его можно отнести, а значит, срок хранения документа будет установлен по сроку хранения данной группы. В этом случае нет необходимости перечислять в номенклатуре дел все типы документов, выполняющих одну и ту же функцию, и все возможные заголовки.

Если в одном массиве хранятся документы близких сроков хранения, то, согласно данному методу, всему массиву можно установить наибольший из сроков хранения – это опять-таки облегчает автоматизацию и позволяет избежать трудоемкой и дорогостоящей выемки тех документов, сроки хранения которых истекли чуть раньше.

3. Несоблюдение сроков обработки документов, несвоевременная печать и адресная рассылка населению уведомлений, извещений и требований на уплату имущественных налогов, повышенные трудозатраты и время на обработку и подготовку документов в связи с огромным объемом входящей и исходящей бумажной информации.

Одним из путей решения данных проблем может стать создание центров обработки данных (ЦОД), на которых будет возложено основное бремя задач по вводу, обработке, хранению и использованию большого объема информации налоговых органов всех уровней. Эти центры должны создаваться как специализированные налоговые инспекции, в зону деятельности которых должны входить как региональные управления ФНС, так и подчиненные им территориальные налоговые инспекции.

Создание ЦОД повлечет за собой необходимость внедрения налогового администрирования, в том числе бесконтактного способа подачи деклараций, централизованной обработки налоговых документов и ведения лицевых счетов, бесконтактного информационного обслуживания.

Перераспределение функции налоговых органов в связи с созданием межрайонных и межрегиональных инспекций по централизованной обработке данных будет способствовать более качественному выполнению основных задач ФНС и не должно вызвать невыполнение или неполного выполнения функций налоговых органов.

Централизованные информационные ресурсы регионов, сосредоточенные в межрайонных и межрегиональных инспекциях ФНС России по централизованной обработки данных, будут доступны сотрудникам налоговых органов в степени, необходимой для выполнения ими должностных обязанностей в полном объеме.

Специализированные налоговые органы по ЦОД будут иметь возможность информационного взаимодействия между собой и тем самым представлять собой каркас единой информационной, программно-технической и телекоммуникационной системы налоговых органов РФ. При этом в результате централизации информационных ресурсов должны возникнуть дополнительные возможности для анализа информации с целью усиления контроля за соблюдением законодательства РФ о налогах и сборах.

Централизация информационных ресурсов должна обеспечить возможность оперативного и полного информационного обслуживания налогоплательщиков как о состоянии взаиморасчетов с бюджетом, так и о законодательстве РФ о налогах и сборах, что должно способствовать повышению уровня добровольного исполнения налоговых обязательств.

4. Отсутствие четких указаний по организации документооборота для каждого отдела налоговой инспекции.

Для решения данной проблемы можно предложить регламентирование документооборота. Несмотря на то, что весь процесс документооборота, осуществляемый в инспекции, зафиксирован в технологических схемах и регламентирован Инструкцией, периодически происходит путаница, недопонимание или отказ от обработки документа с связи с отсутствием четких указаний. Поэтому необходима разработка регламентов для каждого отдела инспекции. Обязательным условием эффективности внедрения регламентов должно быть постоянное поддержание актуальности и своевременная их корректировка.

В связи с тем, что регламенты представляют собой общие принципы действий, я рекомендую дополнить их еще и инструкциями - более подробными документами, в которых описано, что нужно делать при работе с документами, в какие сроки, кто отвечает за тот или иной процесс и кто его контролирует. Инструкции должны создаваться также для каждого отдела инспекции.

Заключение

В результате выполнения дипломной работы была рассмотрена организация документооборота в Инспекции Федеральной налоговой службы № 30 по России в республике Башкортостан, проведен ее анализ, определены проблемы и намечены пути совершенствования данного процесса.

В процессе выполнения работы были решены следующие задачи:

- рассмотрена структура налоговых органов РФ, определено их значение и принципы деятельности;

- рассмотрено в историческом аспекте развитие теоретических вопросов организации делопроизводства и документооборота в налоговых органах;

- дано понятие документообороту, определено его место в системе ДОУ налоговых органов;

- рассмотрены основные элементы процесса документооборота, а также нормативно-правовые акты, регулирующие делопроизводство и документооборот налоговых органов;

- проанализирована система организации документооборота в ИФНС № 30;

- определены актуальные проблемы организации документооборота в ИФНС № 30 и предложены мероприятия по их решению.

В процессе исследования было выявлено, что нормативно-правовой и методической базой организации документооборота в ИФНС № 30 являются Временная типовая инструкция по делопроизводству в Управлении Федеральной налоговой службы по республике Башкортостан, утвержденная Приказом Управления 29.12.2006 № 621/19-04,которая была разработана на основании положений нормативных правовых и нормативно-методических актов в области организации и введения делопроизводства в Российской Федерации, а также правовые и законодательные акты Президента, Правительства РФ, Министерств и ведомств, субъектов РФ в области документационного обеспечения управления.

В документообороте ИФНС выделяют документопотоки входящей, исходящей и внутренней документации. Обработка всей документации осуществляется как отдел общего и хозяйственного обеспечения, так и другими отделами (финансовым, юридическим, по работе с налогоплательщиками и т.п.), что позволяет говорить о смешанном характере документооборота ИФНС. Поступление, прохождение документов внутри инспекции, отправка документов осуществляется как лично налогоплательщиками (их представителями), так и с использованием современных технических средств связи (телефакс, электронная почта, СЭД).

Несмотря на внедрение электронных систем обработки информации, что, в значительной степени ускорило и упростило процесс документооборота, остается еще ряд проблем в данной области. Среди них можно выделить такие проблемы, как расхождение в терминологии нормативно-правовых и методических документов в области делопроизводства и организации документооборота; возможность полноценной работы в СЭД только с электронными документами; несоблюдение сроков обработки документов; несвоевременная печать и адресная рассылка населению уведомлений, извещений и требований на уплату имущественных налогов; повышенные трудозатраты и время на обработку и подготовку документов в связи с огромным объемом входящей и исходящей бумажной информации; преобладание бумажных форм документов, требующих длительного поиска и занимающих много места для хранения; отсутствие четких указаний по организации документооборота для каждого отдела налоговой инспекции и др.

Для решения данных проблем можно рекомендовать следующие мероприятия:

- на законодательном уровне: совершенствование нормативно-правовой и методической базы по стандартизации делопроизводства и документооборота;

- совершенствование СЭД как системы поддержания и работы как с электронными, так и бумажными документами.;

- создание специализированных налоговых инспекций - центров обработки данных (ЦОД), - по вводу, обработке, хранению и использованию большого объема информации налоговых органов;

- разработка регламентов и инструкций по документообороту для каждого отдела налоговой инспекции.

По моему мнению, данные мероприятия позволят повысить эффективность процесса документооборота, существующего на сегодняшний момент в налоговых органах.

Список литературы

1. Налоговый кодекс Российской Федерации. Части первая и вторая (в ред.от 29 декабря 2009 г.). - Новосибирск: Сибирское университетское издание, 2010. – 656 с.

2. Закон РФ от 21.03.1991 № 943-1 (ред.от 27.07.2006) «О налоговых органах РФ» // КонсультантПлюс. ВерсияПроф [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – [М., 2010].

3. Закон РФ от 21.07.1993 № 5485-1 (ред.от 18.07.2009) «О государственной тайне» // КонсультантПлюс. ВерсияПроф [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – [М., 2010].

4. Федеральный закон РФ от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // КонсультантПлюс. ВерсияПроф [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – [М., 2010].

5. Федеральный закон РФ от 27.12.2002 № 184-ФЗ (ред.от 23.11.2009) «О техническом регулировании» // КонсультантПлюс. ВерсияПроф [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – [М., 2010].

6. Федеральный закон РФ от 10.01.2002 № 1-ФЗ (ред.от 08.11.2007) «Об электронной цифровой подписи» // КонсультантПлюс. ВерсияПроф [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – [М., 2010].

7. Федеральный закон РФ от 29.12.1994 № 77-ФЗ (ред.от 08.07.2007) «Об обязательном экземпляре документов» // КонсультантПлюс. ВерсияПроф [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – [М., 2010].

8. Федеральный закон РФ от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» // КонсультантПлюс. ВерсияПроф [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – [М., 2010].

9. Федеральный закон РФ от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» // КонсультантПлюс. ВерсияПроф [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – [М., 2010]..

10. Федеральный закон РФ от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред.от 13.05.2008) «Об архивном деле в Российской Федерации» // КонсультантПлюс. ВерсияПроф [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – [М., 2010].

11. Федеральный закон РФ от 29.07. 2004 № 98-ФЗ (ред.от 01 января 2008 г.) «О коммерческой тайне» // КонсультантПлюс. ВерсияПроф [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – [М., 2010].

12. Указ Президента РФ от 30.09.2009 № 1088 «О внесении изменений в перечень сведений, отнесенных к государственной тайне, утвержденный Указом Президента РФ от 30 ноября 1995 г. № 1203» // КонсультантПлюс. ВерсияПроф [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – [М., 2010].

13. Указ Президента РФ от 06.03.1997. № 188 (ред.от 23.09.2005 г.) «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» // КонсультантПлюс. ВерсияПроф [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – [М., 2010].

14. Указ Президента Российской Федерации от 24.01.1998 № 61 «О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне» // КонсультантПлюс. ВерсияПроф [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – [М., 2010].

15. Указ Президента РФ от 30.04.2008 № 654 «О внесении изменения в перечень сведений, отнесенных к государственной тайне, утвержденный Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1995 г. №1203» // КонсультантПлюс. ВерсияПроф [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – [М., 2010].

16. Постановление Правительства РФ от 04.09.1995 № 870 (ред.от 22.05.2008) «Об утверждении правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности» // КонсультантПлюс. ВерсияПроф [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – [М., 2010].

17. Постановление Правительства РФ от 28.10.1995 № 1050 (ред. от 18.05.2009.) «Об утверждении инструкции о порядке допуска должностных лиц и граждан российской федерации к государственной тайне» // КонсультантПлюс. ВерсияПроф [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – [М., 2010].

18. Постановление Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233 «Об утверждении положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти» // КонсультантПлюс. ВерсияПроф [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – [М., 2010].

19. Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» // КонсультантПлюс. ВерсияПроф [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – [М., 2010].

20. Постановление Правительства РФ от 28.07.2005 № 452 «О типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти» // КонсультантПлюс. ВерсияПроф [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – [М., 2010].

21. Постановление Правительства РФ от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» // КонсультантПлюс. ВерсияПроф [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – [М., 2010].

22. Постановление Правительства РФ от 19.01.2005 № 30 «О типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» // КонсультантПлюс. ВерсияПроф [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – [М., 2010].

23. Постановление Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» // КонсультантПлюс. ВерсияПроф [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – [М., 2010].

24. Постановление Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 № 1233 «Об утверждении положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти» // КонсультантПлюс. ВерсияПроф [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – [М., 2010].

25. Постановление Правительства Российской Федерации от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» // КонсультантПлюс. ВерсияПроф [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – [М., 2010].

26. Постановление от 19.05.2008 № 373 «О внесении изменения в правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» // КонсультантПлюс. ВерсияПроф [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – [М., 2010].

27. Постановление Правительства РФ от 17.06.2004 № 290 (ред.от 08.08.2009) «О федеральном архивном агентстве» // КонсультантПлюс. ВерсияПроф [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – [М., 2010].

28. Указ Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-x «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» // КонсультантПлюс. ВерсияПроф [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – [М., 2010].

29. Приказ Федеральной налоговой службы от 15.02.2007 № САЭ-3-18/62@ «Об утверждении Регламента Федеральной налоговой службы» // КонсультантПлюс. ВерсияПроф [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – [М., 2010].

30. Приказ Минфина РФ от 22.07.2003 № 67н «О формах бухгалтерской отчетности организаций» // КонсультантПлюс. ВерсияПроф [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – [М., 2010].

31. Приказ Роструда от 10.12.2004 № 47 «Об утверждении форм документов» // КонсультантПлюс. ВерсияПроф [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – [М., 2010].

32. Приказ Минздравсоцразвития РФ от 29.12.2006 № 883 «Об утверждении порядка электронного документооборота между негосударственным пенсионным фондом, осуществляющим обязательное пенсионное страхование, и пенсионным фондом Российской Федерации» // КонсультантПлюс. ВерсияПроф [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – [М., 2010].

33. Приказ Минздравсоцразвития РФ от 14.08.2008 № 424н «Об утверждении Рекомендаций по заключению трудового договора с работником федерального бюджетного учреждения и его примерной форме» // КонсультантПлюс. ВерсияПроф [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – [М., 2010].

34. Приказ Федеральной налоговой службы от 01.11.2004 № САЭ-3-09/16@ «О методических разъяснениях по заполнению форм документов, используемых при государственной регистрации юридического лица и индивидуального предпринимателя (зарегистрирован в Минюсте РФ 22.12. 2004 № 6220)» // КонсультантПлюс. ВерсияПроф [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – [М., 2010].

35. Приказ Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках» // КонсультантПлюс. ВерсияПроф [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – [М., 2010].

36. Приказ Минфина РФ от 18 января 2008 г. N 9н «Об утверждении административного регламента Федеральной налоговой службы по исполнению государственной функции по бесплатному информированию (в том числе в письменной форме) налогоплательщиков, плательщиков сборов и налоговых агентов о действующих налогах и сборах и принятых в соответствии с ним нормативных правовых актах, порядке исчисления и уплаты налогов и сборов, правах и обязанностях налогоплательщиков, плательщиков сборов и налоговых агентов, полномочиях налоговых органов и их должностных лиц, а также представлению форм налоговых деклараций (расчетов) и разъяснению порядка их заполнения» // КонсультантПлюс. ВерсияПроф [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – [М., 2010].

37. Приказ Министерства по налогам и сборам от 21.04.2004 № САЭ-3-18/297 «Об утверждении перечня документов, образующихся в деятельности Министерства Российской Федерации по налогам и сборам, его территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения» // КонсультантПлюс. ВерсияПроф [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – [М., 2010].

38. Приказ Роскомархива от 18.08.1992 № 176 «Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия» // КонсультантПлюс. ВерсияПроф [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – [М., 2010].

39. Приказ Росархива от 09.03.2005. №17 «Об утверждении регламента федерального архивного агентства» // КонсультантПлюс. ВерсияПроф [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – [М., 2010].

40. Приказ Росархива от 11.03.1997. № 11 «Об утверждении регламента государственного учета документов архивного фонда Российской Федерации» // КонсультантПлюс. ВерсияПроф [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – [М., 2010].

41. Приказ Росархива от 13.02.2001 № 12 «Об утверждении примерного положения об архивохранилище государственного архива и примерных должностных инструкций главного хранителя фондов и заведующего архивохранилищем государственного архива» // КонсультантПлюс. ВерсияПроф [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – [М., 2010].

42. Приказ Минкультуры РФ от 16.02.2009 № 68 «О внесении изменений в правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях российской академии наук» // КонсультантПлюс. ВерсияПроф [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – [М., 2010].

43. Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Альбом форм// КонсультантПлюс. ВерсияПроф [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – [М., 2010].

44. Постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс «Об утверждении положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» // КонсультантПлюс. ВерсияПроф [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – [М., 2010].

45. Письмо Центрального банка Российской Федерации от 18.07.2006 № 98-Т «О соблюдении требований к оформлению документов, представляемых в ФНС России» // КонсультантПлюс. ВерсияПроф [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – [М., 2010].

46. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (утверждены приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76) // КонсультантПлюс. ВерсияПроф [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – [М., 2010].

47. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988, приказ Главархива СССР от 23.05.88 № 33) // КонсультантПлюс. ВерсияПроф [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – [М., 2010].

48. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (зарегистрирована в Минюсте РФ 27.01. 2006 № 7418) // КонсультантПлюс. ВерсияПроф [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – [М., 2010].

49. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (одобрен Центральной экспертно-проверочной комиссией (ЦЭПК) Росархива 03 июля 2000 года, в ред.от 27 октября 2003 г.) // КонсультантПлюс. ВерсияПроф [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – [М., 2010].

50. Инструкция по работе с обращениями граждан в Совете Федерации Федерального Собрания Российской Федерации (утверждена распоряжением СФ ФС РФ от 01.11.2006 N 461рп-СФ) // КонсультантПлюс. ВерсияПроф [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – [М., 2010].

51. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (утвержден Главархивом СССР 15.08.1988) // КонсультантПлюс. ВерсияПроф [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – [М., 2010].

52. Основные правила работы архивов организаций» (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002) // КонсультантПлюс. ВерсияПроф [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – [М., 2010].

53. Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия (утверждено приказом Росархива от 19.01.1995 №2) // КонсультантПлюс. ВерсияПроф [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – [М., 2010].

54. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организации, с указанием сроков хранения (зарегистрирован в Минюсте РФ 27.09.2007 № 10194) // КонсультантПлюс. ВерсияПроф [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – [М., 2010].

55. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (зарегистрированы в Минюсте РФ 06 марта 2007 года № 9059, в ред.от 06 февраля 2009 г.) // КонсультантПлюс. ВерсияПроф [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – [М., 2010].

56. Положение о порядке учета архивных документов при приватизации государственного и муниципального имущества (утверждено Распоряжением Госкомимущества от 22.10.1996 № 1131-р) // КонсультантПлюс. ВерсияПроф [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – [М., 2010].

57. Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) // КонсультантПлюс. ВерсияПроф [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – [М., 2010].

58. Унифицированная система организационно-распорядительной документации Общероссийского классификатора управленческой документации (УСОРД ОКУД) (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 г. № 299) // КонсультантПлюс. ВерсияПроф [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – [М., 2010].

59. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» (утвержден Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст) // КонсультантПлюс. ВерсияПроф [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – [М., 2010].

60. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утвержден Постановлением Госкомстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.) // КонсультантПлюс. ВерсияПроф [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – [М., 2010].

61. ГОСТ 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28) // КонсультантПлюс. ВерсияПроф [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – [М., 2010].

62. Временная типовая инструкция по делопроизводству в Управлении Федеральной налоговой службы по республике Башкортостан (утверждена приказом Управления от 29.12.2006 № 621/19-04).

63. Альберт Д., Альберт Е. Документооборот в бухгалтерском и налоговом учете. – СПб.: BHV-Санкт-Петербург, 2006. – с.736.

64. Басаков М.И., Замыцкова О.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления): Учебник. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2009. – с.376.

65. Бачило И.Л. Современные правовые проблемы документирования информации // Документация в информационном обществе: электронное делопроизводство и электронный архив. - М.: ВНИИДАД, 2000. – с.234.

66. Волков Л. М., Гредина Н. В., Киверин Д. В. Сдаём отчётность в электронном виде. – М.: НалогИнформ, 2007 – с.128.

67. Ерошкин Н.П. История государственных учреждений дореволюционной России. - М.: Третий Рим, 1997. – с.352.

68. Коржихина Т.П. История государственных учреждений СССР: Учеб. пособие. - М.: Высш. шк., 1986. – с.157.

69. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). - М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2003. - с.408.

70. Ларин М.В., Банасюкевич В.Д., Сокова А.Н. Государство и эволюция систем документации. - М.: ВНИИДАД, 2000.- с.35.

71. Ларин М.В. Управление документацией в организациях. - М.: Науч. кн., 2002. – с.148.

72. Мингалев В.С., Ларин М.В., Шепелева В.И.. Рационализация управленческого труда и делопроизводства в периодике 1920-х годов: Учеб. пособие. - М.: 1982. - с.78.

73. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: Учеб.-практ.пособие. – М.: Проспект, 2005. – с.384.

74. Романов Д.А.,Ильина Т.Н., Логинова А.Ю. Правда об электронном документообороте. - М.: ДМК Пресс, 2002. – с.224.

75. Румынина Л. Документационное обеспечение управления: Учебник. – М.: Академия, 2006. – с.224.

76. Саттон Майкл Дж. Корпоративный документооборот: принципы, технологии, методология внедрения. СПб.: Азбука, 2002. – с.446.

77. Соколов В.С. Документационное обеспечение управления. – М.: Форум Инфра-М, 2007. – с.176.

78. Юткина Т.Ф. Налоги и налогообложение: Учебник. - М.: Инфра-М, 2006. – с.576.

79. Андреева В.И. Основные направления научно организации управленческого труда и делопроизводства государственного аппарата СССР: Автореф. дис.канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ - М., 1985.

80. Красавин А.С. Документирование трудовой деятельности работников органов государственного управления (история и современное состояние): Автореф. дис.канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1978.

81. Санкина Л.В. Совершенствование форм управленческих документов на основе стандартизации и унификации (1917-1980). Автореф. дис.канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1983.

82. Бобылева М.П. Вопросы нормативно-методического обеспечения делопроизводства при внедрении системы автоматизации документооборота // Делопроизводство. - 1998.- № 2. - С. 52-55.

83. Бобылева М.П. Корпоративное регулирование документационного обеспечения управления // Документация в информационном обществе: Проблемы государственного регулирования обеспечения управления при переходе на электронные технологии: Докл. и сообщ. на восьмой Междунар. науч.-практ. конф., 21-22 нояб. 2001 г. - М., 2003. - С. 45-86.

84. Бобылева М.П. От традиционного к электронному документообороту: некоторые проблемы перехода // Документация в информационном обществе: электронное делопроизводство и электронный архив: Докл. и сообщ. на шестой Междунар. науч.-практ. конф., 24-25 нояб. 1999 г. - М., 2000. - С. 69-72.

85. Курило А.П. О правовом решении электронного документа в системе межбанковских электронных расчетов // Проблемы информатизации. - 1999. - № 3.

86. Магидов В.М. Технотронные документы и архивы: проблемы архивоведения и источниковедения: Тез. докл. на III Пленуме ЦС РОИА. 25 марта 1998 г., Москва // Вести архивиста. - 1998. - № 2 (44). - С. 30-37.

87. Магидов В.М. Технотронные документы в русле архивоведения и источниковедения // Вести архивиста. -1998.-№1(43).- С. 108-111.

88. Мельникова Ю. Бюджетные учреждения: ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности // Налоговая проверка. – 2009. - №4.

89. Тихонов В.И. Электронные архивы и электронный документооборот / В.И.Тихонов, И.Ф.Юшин // Отеч. архивы. - 1999. - № 2. - С. 19-20.

90. Сайт Федеральной налоговой службы http://www.nalog.ru/