Реферат: Основы документационного оборота на предприятии
Название: Основы документационного оборота на предприятии Раздел: Промышленность, производство Тип: реферат |
Содержание 1. Признаки заведения дел и формирование дел. Организация оперативного хранения дел в организации. 3 1.1. Признаки заведения дел и формирование дел. 3 1.2. Организация оперативного хранения дел в организации. 6 2.1. Назначение и состав информационно-справочной документации. 8 2.2. Виды протоколов, особенности их составления и оформления. 9 Список использованных источников. 16 1. Признаки заведения дел и формирование дел. Организация оперативного хранения дел в организации.1.1. Признаки заведения дел и формирование дел.При формировании документов в дела используются следующие основные признаки заведения дел: − номинальный; − предметно-вопросный; − авторский; − корреспондентский; − географический; − хронологический[1] . Основанием для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности. Например: приказы, протоколы, указания, акты, справки и т.д. При формировании документов в дела по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание, например: Документы по вопросам повышения качества продукции (акты, справки, рекламации, докладные записки). Авторский признак предполагает группировку в дела документов одного автора, например: Протоколы производственных совещаний ЗАО «Контакт» за 2010 г. Для группировки переписки используется корреспондентский признак. При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопроса, например: Переписка с горно-обогатительными предприятиями о взаимных расчетах за 2010г. Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляется по географическому признаку. Например: Переписка с предприятиями России по вопросам поставки продукции. Группировка документов за какой-либо определенный период осуществляется по хронологическому признаку, например: Квартальные отчеты об основной деятельности предприятия и капитальных вложениях за 2010г. Планово-отчетные документы группируются в дела по номинальному, авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам. Документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования: 1) раздельно группируются: − документы постоянного и временного сроков хранения; − подлинники и копии документов; − годовые, квартальные и месячные планы и отчеты; − утвержденные документы и их проекты; − в дело включается по одному экземпляру каждого документа; − каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов (например, копия документа должна иметь отметку о заверении копий); − каждый подшиваемый в дело документ должен иметь отметку об исполнении документа и направлении его в дело; − в дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел, не закрывающихся по окончании календарного года (например, личные дела ведутся на всем протяжении периода работы сотрудника в организации); − в одно дело помещается не более 250 листов (или толщина дела должна быть не более 4 сантиметров); − приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Документы в деле должны располагаться в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы, подлежащие возврату, дублирующие документы. Приняты определенные правила группировки документов в дела по видам и хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего их проекты. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному составу, подшиваются в личные дела сотрудников или образуют самостоятельное дело приложений к данным приказам. Утвержденные предприятием планы, отчеты, сметы, титульные списки группируются отдельно от их проектов. Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления. Например, план на 2010г., составленный в 2009г., должен быть отнесен к 2010г., а отчет за 2010г., составленный в 2011г. к 2010г. Перспективные планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в деле первого года, а отчеты по выполнению перспективных планов в деле последнего года. Документы в отчетах необходимо располагать в определенной последовательности, например, документы отчета о финансовой деятельности предприятия, состоящего из баланса, пояснительной записки и приложений к нему, располагают в таком порядке: пояснительная записка к отчету, затем баланс и в конце приложения. Лицевые счета сотрудников предприятия по заработной плате группируются в самостоятельные дела располагаются в них по алфавиту фамилий. Протоколы заседаний, совещаний у руководства и др. группируются по хронологии и порядку номеров. Документы, подготовленные к заседаниям, помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов. Переписка группируется за календарной год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание деятельности предприятия, группируются в одном деле, если они касаются одного и того же вопроса. 1.2. Организация оперативного хранения дел в организации.В понятие делопроизводство кроме документирования информации и организации документооборота также входит хранение и использование документов в текущей деятельности предприятия. Данный вид хранения называют оперативным (или текущим), при этом оперативное хранение можно подразделить на два подвида: − хранение документов в процессе их исполнения; − хранение исполненных документов[2] . Другими словами, под оперативным хранением понимается процесс, осуществляемый в течение практического использования документов до проведения экспертизы ценности и передачи документов на архивное хранение. Документы во время их исполнения обычно хранятся у исполнителя, для чего заводятся специальные папки с надписями типа: "На исполнении", "Срочно", "Для коллегии", "На отправку", "На согласование", "На подпись" и т.п. На каждой папке указывают фамилию исполнителя и его телефон. После окончания рабочего дня папки убирают в сейф, шкаф или стол. После окончания работы с документом он передается для помещения в дело[3] . Исполненные документы должны формироваться в дела в соответствии с номенклатурой дел. При этом дела с момента их заведения и до передачи в архив организации должны храниться по месту их формирования. Говоря о хранении документов, необходимо отметить, что организация их хранения должна обеспечивать сохранность документов и дел и удобство их использования. Также затрагивая вопросы оперативного хранения, можно обратить внимание на следующую тенденцию: в последние время наряду с хранением документов (на бумаге), сформированных в дела, многие организации стали применять и электронные хранилища. Создание данных хранилищ позволяет упростить использование документов в текущей деятельности, так как работу с документом могут производить несколько сотрудников одновременно, а доступ к документу осуществляется в течение нескольких секунд в соответствии с правами сотрудника. Из этого можно сделать вывод, что использование электронных хранилищ документов позволяет повысить оперативность выполнения заданий и должностных обязанностей. 2. Назначение и состав информационно-справочной документации. Виды протоколов, особенности их составления и оформления.2.1. Назначение и состав информационно-справочной документации.Информационно-справочные документы являются неотъемлемой частью кадровой документации. Документы этой группы играют служебную, вспомогательную роль по отношению к другим кадровым документам. Они не содержат распоряжений, не обязывают, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения. В отличие от распорядительной документации информационно-справочные документы не являются обязательными для исполнения и содержат информацию, принимаемую к сведению[4] . Информационно-справочные документы являются основанием для издания приказов по личному составу. Этот комплекс кадровой документации имеет много разновидностей, классификаций, поэтому у каждого конкретного работодателя состав и порядок оформления информационно-справочной документации определяется самостоятельно в локальных нормативных актах по делопроизводству. В состав информационно-справочных документов, как правило, включают: − Докладная записка; − Служебная записка; − Объяснительная записка; − Предложение; − Представление; − Заявление; − Протокол; − Акт; − Справка; − Заключение; − Отзыв; − Перечень; − Список; − Переписка. В составе информационно-справочной документации выделяют: 1. Справочная документация (имеет индивидуальный характер, выдается по разовому запросу, касающегося одного работника, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней). 2. Отчетно-справочная (характеризуется четкой периодичностью (годовой, квартальной и тому подобное) представления её адресатам и наличием типовых форм, сводных таблиц, итогов, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней (например, отчетная документация, представляемая в государственные органы статистики). 3. Справочно-аналитическая (выдается по разовым или периодическим запросам с различных уровней управления, имеет сводный, обобщающий характер, разнообразие запрашиваемых показателей (пол, возраст, образование, наличие правительственных наград и так далее), в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней). 2.2. Виды протоколов, особенности их составления и оформления.Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения и принятия решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов. Особенностью протокола является то, что он используется для документирования деятельности коллегиальных органов: − временных (собрания, конференции, совещания, комиссии и т.п.), − постоянных (коллегии министерств и комитета, ученых советов научных учреждений, президиумов и т.п.)[5] . Составление и оформление протоколов возлагается на секретарей соответствующих коллегиальных органов (штатных или избранных в ходе их работы). Секретарь, наряду с председателем коллегиального органа, несет ответственность за достоверность содержащейся в протоколе информации. Протокол составляется на основании рукописных, в том числе стенографических или магнитофонных записей хода заседания, а также документов, подготовленных к заседанию: повестки дня, текстов или тезисов докладов и выступлений, проектов решений и др. Есть три основных вида протокола: − Краткий протокол - фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Его рекомендуется вести в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер. − Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробно - содержание докладов и выступлений участников заседания. − Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании (стенограммы) и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему. Протоколы оформляются на бланках организации и содержат следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата заседания, номер протокола, место составления протокола (место проведения заседания), заголовок к тексту, текст, подписи, визы ознакомления. Заголовок к тексту протокола – это название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа, работа которого протоколируется. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть текста протокола должна показывать: − кто руководил проведением протоколируемого мероприятия; − кто вел протокол; − кто присутствовал на совещании (заседании, собрании и т.п.) из числа должностных лиц, входящих в состав коллегиального органа, проводящего совещание; − кто был приглашен (при необходимости) на совещание из числа сотрудников организации или из других организаций; − какие вопросы обсуждались на совещании. Информация о руководителе совещания, секретаре и присутствовавших включает фамилии и инициалы должностных лиц, указываемые соответственно после слов: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали» (без кавычек). Для лиц, дополнительно приглашенных на совещание из числа сотрудников организации, помимо фамилии и инициалов указывается занимаемая должность, а для специалистов из других организаций – должность и название организации. Сведения о приглашенных на совещание лицах можно включать в раздел «Присутствовали» или в специальный раздел «Приглашенные». На таких коллективных мероприятиях, как собрания, нередко присутствует большое количество участников, перечисление которых во вводной части текста протокола нецелесообразно. В этом случае составляется отдельный список присутствовавших на собрании, прилагаемый в дальнейшем к протоколу. В самом протоколе в разделе «Присутствовали» указывается только общее количество присутствовавших со ссылкой на прилагаемый список. Следует подчеркнуть, что разделы «Присутствовали» и «Приглашенные» имеют особое значение по отношению к другим разделам протокола, т.к. непосредственно влияют на юридическую силу данного документа, показывая правомерность проведения коллективного мероприятия. В этих разделах отражается наличие кворума собрания, т.е. минимально необходимого количества членов коллегиального органа, достаточного для начала работы собрания (заседания, совещания и т.п.). При отсутствии нормативно установленного для данного коллегиального органа кворума (простое большинство или 2/3) проведение собрания недопустимо, т.к. его решения будут неправомерны. Слова «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали», «Приглашенные» печатаются от нулевого положения печатающего устройства, от 2-го положения ставят тире, фамилии пишут в именительном падеже, затем ставят инициалы. Фамилии присутствующих и приглашенных располагают в алфавитном порядке и печатают через 1 межстрочный интервал. Рассмотренные на совещании вопросы перечисляются в разделе ПОВЕСТКА ДНЯ. Слова ПОВЕСТКА ДНЯ печатают от нулевого положения печатающего устройства, после них ставится двоеточие. Вопросы повестки дня нумеруются. Каждый новый вопрос печатают от 1-го положения табулятора. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности. Формулировка вопросов повестки дня должна начинаться с предлогов о (об), наименование должности и фамилию докладчика дают в родительном падеже. Основная часть текста протокола строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме: СЛУШАЛИ ВЫСТУПИЛИ ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Эти слова печатают прописными буквами. Перед словом СЛУШАЛИ ставят номер вопроса повестки дня, после двоеточие. Фамилию докладчика печатают в именительном падеже от 1-го положения печатающего устройства; после фамилии ставят инициалы, затем тире и с прописной буквы пишут содержание доклада в форме прямой речи. Если текст доклада (выступления) застенографирован или представлен докладчиком в письменной форме, то после тире также с прописной буквы пишут «Доклад прилагается» (в протоколе без кавычек). Обсуждению доклада могут предшествовать вопросы к докладчику, которые вместе с ответами включаются в раздел СЛУШАЛИ. Перед записью каждого вопроса указываются инициалы, фамилия и должность его автора и ставится тире. Содержание вопроса записывается с прописной буквы в форме прямой речи. Перед формулировкой ответа пишется слово «Ответ» (в протоколе без кавычек), ставится тире и записывается ответ в форме прямой речи. Ход обсуждения доклада отражается в разделе ВЫСТУПИЛИ. После слова ВЫСТУПИЛИ ставится двоеточие. Фамилию выступающего пишут в именительном падеже от 1го положения печатающего устройства, затем указывают инициалы и должность выступающего, ставят тире и с прописной буквы печатают содержание выступления в форме косвенной речи. Принятые решения содержатся в разделе ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Если решений несколько, они нумеруются арабскими цифрами с точкой. Как правило, каждое решение сопровождается указанием должности, фамилии и инициалов ответственного за его выполнение и содержит срок исполнения. Принимаемые коллегиально решения нередко требуют голосования. В этом случае после раздела ПОСТАНОВИЛИ указывается: «Голосование» или «Голосовали» (в протоколе без кавычек) и приводятся результаты голосования: единогласно или за ..., против ..., воздержались ... В практике часто применяются сокращенная и краткая формы протоколов, когда не требуется подробная запись хода обсуждения вопросов. В сокращенных протоколах после списка присутствующих или приглашенных указывается порядковый номер вопроса по повестке дня и печатается название доклада. Последняя строка названия доклада (пункт повестки дня) подчеркивается, и под чертой (в скобках) печатают фамилии выступающих в порядке их выступления. Название каждого доклада заканчивается протокольным решением или постановлением. В протоколе краткой формы указываются только рассмотренные вопросы и принятые решения. В постановляющей части текста протокола может содержаться пункт об утверждении какого-либо документа. В этом случае утвержденный документ прилагается к протоколу и имеет ссылку на его номер и дату. В практике очень часто приходится делать выписки из протоколов. Выписка из протокола содержит следующие реквизиты: − все реквизиты заголовочной части протокола: наименование организации, наименование вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА), дату (дата заседания), номер протокола (порядковый номер заседания), место составления (место проведения заседания); − заголовок к тексту; − все реквизиты вводной части текста протокола: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали», «Приглашенные», «ПОВЕСТКА ДНЯ»; − отдельные реквизиты основной части текста протокола: «СЛУШАЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «Голосование»; − реквизиты оформляющей части протокола: реквизит «Подпись», включающей слова «Председатель», «Секретарь», инициалы и фамилии председателя и секретаря (без их личных подписей т.к. выписки, как правило, не подписываются подлинными подписями, а заверяются секретарем); отметку о заверении копии. Таким образом, из содержательной части протокола берутся только те элементы, которые необходимо довести до сведения заинтересованных должностных лиц. Для подтверждения установленных фактов и событий несколькими лицами составляется акт. Акты составляются по результатам ревизий деятельности предприятия или его структурного подразделения и отдельных должностных лиц, при приеме-передаче дел, подготовке документов к уничтожению, приеме объектов в эксплуатацию и т.п. 3. Практическое задание.Составить и оформить протоколы заседания коллегиального органа полной формы и краткой формы. Варианты протоколируемого мероприятия: собрание акционеров, собрание трудового коллектива, заседание факультета, кафедры и др. Протоколы заседания полной формы и краткой формы см. Приложение. Список использованных источников1. Демин, Ю.М. Делопроизводство: подготовка служеб. документов / Ю.М.Демин. - СПб. : Питер, 2004. - 219 с. 2. Кузнецов, И.Н. Делопроизводство: учеб.-справ. пособие / И.Н. Кузнецов. - 4-е изд., перераб. и доп. - М.: Дашков и К, 2007. - 520 с. 3. Кузнецов, С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учеб. пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: ИД МЭИ, 2010. – 232 с. 4. Ленкевич, Л.А. Делопроизводство : учеб. пособие для нач. проф. учеб. заведений / Л. А. Ленкевич. - 2-е изд., испр.. - М. : Академия, 2008. - 224 с. - (Начальное профессиональное образование). 5. Лопатникова, Е.А. Делопроизводство: образцы документов с комментариями / Е.А. Лопатникова. - М.: Омега-Л, 2005. - 288 с. - (Библиотека типовых документов). 6. Организация работы с документами: учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. – 592 с. ПриложениеПротокол заседания полной формы ЗАО «Прогресс» ПРОТОКОЛ 25.11.2010 № 1 г. Кировск Мурманской обл. Общего собрания трудового коллектива Председатель — Покровский А.М, Секретарь — Зверева З.А Присутствовали: 37 чел. (список прилагается) Приглашенные: председатель Ассоциации предпринимателей Ефимов О.Ю. ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. О переходе на новую систему оплаты труда. Сообщение гл. бухгалтера Матвеевой О.Б. 2. О развитии сотрудничества с Ассоциацией предпринимателей. Сообщение зам. директора Голубева И.П. 1. СЛУШАЛИ: Матвеева О.Б. — Текст сообщения прилагается. ВЫСТУПИЛИ: Назарова И.И., начальник отдела кадров Одобрила переход на новую систему оплаты труда, отметила ее положительные стороны для совершенствования процессов подбора кадров и управления персоналом. Богданов Н.В., ведущий экономист Положительно оценил новую систему оплаты труда и высказал ряд пожеланий по ее совершенствованию в дальнейшем. Дегтярев В.А., менеджер по продажам Предложил доработать отдельные положения рассматриваемой системы оплаты труда и повторно обсудить этот вопрос в начале февраля 2011г. (альтернативный проект системы оплаты труда прилагается). ПОСТАНОВИЛИ: Перейти на новую систему оплаты труда с 01.03.2011. Ответственные гл. бухгалтер Матвеева О.Б., начальник отдела кадров Назарова ИИ. Срок внедрения новой системы оплаты труда март 2011г. Голосование: за 36, против 1, воздержались 2. 2. СЛУШАЛИ: Голубев И.П. — Текст сообщения прилагается. ВЫСТУПИЛИ: Покровский A.M., генеральный директор Поддержал высказанные в сообщении Голубева И.П. идеи о развитии сотрудничества с Ассоциацией предпринимателей, дал высокую оценку деятельности Ассоциации по развитию предпринимательской деятельности. Малинина Е.Н., специалист по связям с общественностью Привела статистические данные проведенного анкетного опроса сотрудников ЗАО «Прогресс» по проблеме социальной ответственности в бизнесе, предложила ряд новых направлений развития сотрудничества с Ассоциацией предпринимателей. Ефимов О.Ю., председатель Ассоциации предпринимателей Поблагодарил коллектив специалистов ЗАО «Прогресс» за активное участие в работе Ассоциации предпринимателей, рассказал о планах работы Ассоциации на 2001г., одобрил направления развития сотрудничества Ассоциации с ЗАО «Прогресс», предложенные выступавшими сотрудниками ЗАО. ПОСТАНОВИЛИ: Подготовить комплексный план развития сотрудничества с Ассоциацией предпринимателей на 2011-2012 гг. Ответственный зам. директора Голубев И.П. Срок 15.12.2010. Председатель А.М. Покровский Секретарь З.А. Зверева С протоколом ознакомлены: зам. директора И.П. Голубев гл. бухгалтер О.Б. Матвеева начальник отдела кадров И.И. Назарова Протоколы заседания краткой формы Федеральное агентство по образованию Российский гуманитарный университет ПРОТОКОЛ 18.11.2010 №8 г. Мурманск Заседания Ученого совета университета Председатель — Жуков П.Н. Секретарь — Игнатова Е.В. Присутствовали: 35 человек (приложение 1). ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. Об организации в структуре университета учебно-научного российско-немецкого центра. Выступление заместителя директора университета Муравьева Р.К. 2. Об утверждении положения о центре. Выступление профессора Пронина М.Т. 3. О назначении директора центра. Выступление профессора Анохина А.М. 1. СЛУШАЛИ: Муравьева Р.К. – о целесообразности создания учебно-научного российско-немецкого центра. ПОСТАНОВИЛИ: 1.1.Создать в структуре университета учебно-научный российско-немецкий центр. 2. СЛУШАЛИ: Пронина М.Т. – о проекте положения о новом центре. ПОСТАНОВИЛИ: 2.1.Утвердить положение об учебно-научном российско-немецком центре (прилож. 2). 3. СЛУШАЛИ: Анохина А.М. – предложил руководство центом поручить профессору Пронину М.Т. ПОСТАНОВИЛИ: 3.1.Назначить директором учебно-научного российско-немецкого центра профессора Пронина М.Т. Председатель А.М. Дротов Секретарь О.М. Котлова [1] Кузнецов, И.Н. Делопроизводство: учеб.-справ. пособие / И.Н. Кузнецов. - 4-е изд., перераб. и доп. - М.: Дашков и К, 2007. – С. 213. [2] Организация работы с документами: учебник/ Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. – С. 231. [3] Кузнецов, С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учеб. пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: ИД МЭИ, 2010. – С. 92. [4] Ленкевич, Л.А. Делопроизводство : учеб. пособие для нач. проф. учеб. заведений / Л. А. Ленкевич. - 2-е изд., испр.. - М. : Академия, 2008. – С. 112. [5] Лопатникова, Е.А. Делопроизводство: образцы документов с комментариями / Е.А. Лопатникова. - М.: Омега-Л, 2005. – С. 187. |