Факультет Экономики и финансов

Кафедра Бухгалтерский учет и аудит

Специальность Бухгалтерский учет, анализ и аудит

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине АУДИТ

Тема: Документирование аудита ___________________

(тема работы)

Выполнила: студентка 5 курса, группы ЭД 11/1-06, Ахундова Ирада Мамедовна

(курс, группа, фамилия, имя, отчество)

Руководитель работы ст.пр.Ирлица Л.В.

(ученая степень, звание, фамилия и инициалы)

К защите __________________________

(дата, подпись руководителя)

Работа защищена с оценкой____________

Москва 2010 г.

Введение

Результатом документирования является документ - зафиксированная на материальном носителе информация, которая содержит сведения о деятельности экономического субъекта. Это неотъемлемая часть аудиторской проверки и получения аудиторских доказательств. Следовательно, аудитор должен знать порядок оформления различных документов, их реквизиты, взаимосвязь и степень влияния документов в системе документооборота на предприятии.

Актуальность темы курсовой заключается в том, что в ходе проверки аудитор должен получить как можно больше достоверных сведений о финансово - хозяйственной деятельности клиента. Стандарты аудиторской деятельности предусматривают получениеэтих сведений из

организационно-распорядительных, финансово-расчетных, справочно-информационных документов, документов по снабжению и сбыту. Следовательно, аудитор должен знать порядок оформления этих документов, сведения, которые из них можно получить, взаимосвязь и влияние этих документов на документооборот бухгалтерии.

Проблеме методики документирования процесса аудиторской проверки посвящены работы таких ведущих ученых-экономистов как Суйц В.П, Воронина Л.И, Подольский В.И, Полисюк Г.Б, Ерофеева В.А. Этими учеными внесен значительный вклад теоретических методических вопросов в области документирования процесса аудиторской проверки.

Целью данной курсовой является обобщение теоретических, практических и методологических вопросов документирования.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

- раскрыть теоретические основы документирования; определить требования, предъявляемые к составлению рабочих документов;

- вывести классификацию рабочих документов;

- определить степень обеспечение сохранности документов.

В процессе выполнения курсовой работы было изучено значительное количество специальной литературы, нормативных документов и периодических изданий.

В процессе исследования были использованы: графический метод, монографический, методы сравнения, индукции и дедукции.

Глава 1 Основы документирования.

1.1 Понятие, значение документирования.

Документирование аудита позволяет анализировать действия аудиторов и, следовательно, организовать как внутрифирменный, так и внешний контроль качества их работы. Кроме того, на основе рабочей документации аудиторская организация может отстаивать свои интересы в суде в случае претензий клиентов по поводу низкого качества проведенного аудита.

Аудитор должен документально оформлять все сведения, которые важны с точки зрения представления доказательств, подтверждающих аудиторское мнение, а также доказательств того, что аудиторская проверка проводилась в соответствии с федеральными правилами (стандартами) ауди­торской деятельности.

Под термином документация понимаются рабочие документы и материалы, подготавливаемые аудитором и для аудитора либо получаемые и хранимые аудитором в связи с проведением аудита.

Необходимость рабочего документирования вытекает из следующих предпосылок:

1. наличие рабочих документов с результатами проверки свидетельствуют о том, что аудит действительно проводился. И наоборот, отсутствие рабочих документов может служить одним из поводов для обвинения аудитора в составлении аудиторского заключения без проведения проверки, что может повлечь за собой аннулирование лицензии.

2. наличие рабочих документов является одним из основных средств внутрифирменного контроля за качеством работы аудитора.

3. наличие рабочих документов может послужить решающим аргументом в пользу аудитора в случае возникновения спора с экономическим субъектом по поводу качества проверки.

4. хорошо подготовленная и оформленная рабочая документация позволяет оптимизировать процесс проверки (сократить трудозатраты), так как она ускоряет процесс обработки информации аудитором.

Аудитор вправе определять объем документации по каждой конкретной проверке, руководствуясь своим профессиональным мнением. Отражение в составе документации каждого рассмотренного аудитором в ходе проверки документа или вопроса не является необходимым.

В Российской Федерации требования к ее составлению установлены федеральным правилом (стандартом) аудиторской деятельности № 2 "Документирование аудита". Данное правило было разработано на основе Международного стандарта аудита (МСА) 230 "Документирование" и практически полностью совпадает с ним по тексту. Стандарт устанавливает лишь общие требования к составлению документации в процессе аудита. Таким образом, аудиторские организации должны разработать конкретную методику документирования процесса проведения аудиторской проверки во внутрифирменных стандартах.

В сентябре 2005 года Советом по международным стандартам аудита и гарантий достоверности (1АА8В) была одобрена новая редакция МСА 230. Стандарты были изменены для повышения качества аудита путем установления более жестких требований к аудиторской документации. Стандарт ввелся в действие для аудиторских проверок финансовой информации с 15 июня 2006 года.

В новом международном стандарте впервые четко сформулированы цели документирования аудита: наличие надлежащих документальных оснований для выражения аудиторского мнения и свидетельств того, что аудит был выполнен в соответствии с МСА, законодательством и профессиональными требованиями.

Кроме того, перечислен ряд дополнительных целей, достижению которых способствует аудиторская документация. Новыми среди них являются:

- предоставление возможности команде аудиторов нести ответственность за свою работу;

- сохранение отчета по вопросам, имеющим значение для будущих аудиторских поверок;

- предоставление возможности опытному аудитору осуществлять внешний контроль качества /1/.

Рекомендуется исключать из аудиторской документации замененные проекты рабочих документов и финансовых отчетов; неполные или предварительные записи и выводы; копии документов, которые впоследствии были исправлены, а так же дубликаты документов.

Аудиторская документация должна быть подготовлена таким образом, чтобы опытный аудитор, не имеющий ранее отношения к данной аудиторской проверки, мог оценить:

а) характер, время и объем выполненных аудиторских процедур;

б) результаты аудиторских процедур и полученные аудиторские доказательства;

в) существенные вопросы, возникшие в ходе аудита, и результаты их рассмотрения.

Рабочая документация должна содержать сведения, необходимые и достаточные для:

- планирования аудита аудитором;

- осуществление аудитором контроля за ходом аудита;

- составления аудиторского заключения по результатам аудита, проведенного аудитором;

- подтверждения того, что аудит проведен аудитором в соответствии с актами, регулирующими аудиторскую деятельности в РФ /2/.

Рабочая документация должна составлять своевременно, соответственно тому этапу работы, к которому она относиться: до начала, в ходе и на завершении аудита. К моменту представления аудиторского

заключения экономическому субъекту вся рабочая документация должна быть создана (получена) и завершена оформлением.

Положения МСА 230 устанавливают, что устные объяснения аудитора не являются подтверждением выполненной аудитором работы или сделанных аудитором выводов, но могут использоваться для пояснения или разъяснения информации, содержащейся в аудиторской документации.

Свидетельства, содержащиеся в рабочих документах, являются важнейшими источниками информации, позволяющими аудитору принять решение о подходящем типе аудиторского заключения при данных обстоятельствах. Они могут также послужить основой для подготовки налоговых деклараций и для других целей, способствующих улучшению работы клиентов аудиторской организации.

При указании характера, выбора времени и объема выполненных аудиторских процедур аудитор должен написать в рабочих документах кто выполнил работу и дату окончания работы. А также кто проконтролировал выполнение процедур, дату и объем контроля, но при этом нет необходимости включать доказательства осуществления контроля в каждый рабочий документ.

Как уже было отмечено, аудит в обязательном порядке должен сопровождаться документированием. Процесс документирования начинается сразу после поступления заявки на аудит, представленный на рисунке 1.1 /3/.

Рисунок 1.1 Схема документирования в аудите

Ответственность за документирование аудита возлагается на ведущего аудитора. Ведущий аудитор в свою очередь может возложить работу по документированию аудита на ассистента, оставив за собой только функцию контроля за процессом документирования. Однако это допустимо лишь при согласовании с руководством аудиторской организации, в периоды высокой загруженности ведущих аудиторов и при наличии достаточного уровня компетентности ассистентов в вопросах документирования аудита (с учетом данного обстоятельства при определении оплаты труда ассистентов аудитора.

Ведущий аудитор в первую очередь уточняет программу аудита с учетом особенностей предстоящих аудиторских услуг.

Глава 2 Рабочие документы

2.1 Содержание и состав рабочих документов.

ФСАД № 2 не содержит конкретного перечня обязательных рабочих документов аудита и конкретных требований по их оформлению. Вместе с тем в нем сформулированы факторы, влияющие на форму и содержание рабочих документов, а также дан перечень примерной информации, которая должна быть приведена в рабочих документах. Рабочие документы должны составляться по полной форме, необходимой для обеспечения общего понимания аудита с тем, чтобы опытный аудитор, ознакомившись с ними, мог получить общее представление о проведенной аудиторской организацией проверке.

Аудитор должен отражать в рабочих документах информацию о планировании аудиторской работы, характере, временных рамках и объеме выполненных аудиторских процедур, их результатах, а также о выводах, сделанных на основе полученных аудиторских доказательств. В рабочих документах должно содержаться обоснование аудитором всех важных вопросов, по которым необходимо выразить свое профессиональное суждение /4/.

Рабочая документация аудитора — совокупность материальных носителей информации, которая составляется самим аудитором, сотрудниками проверяемого экономического субъекта и третьими лицами по запросу аудитора до начала, в ходе и по завершении аудиторской проверки и содержащая сведения, необходимые для подготовки достоверного отчета и заключения аудитора, а также для возможности текущего и последующего контроля качества аудита.

Состав, количество и содержание рабочих документов, входящих в рабочую документации аудита, определяются исходя из:

- характера аудиторского задания;

- формы аудиторского заключения;

- характера и сложности деятельности экономического субъекта; состояния бухгалтерского учета экономического субъекта;

- надежности системы внутреннего контроля экономического субъекта; необходимого уровня руководства и контроля за работой персонала аудиторской организации при выполнении отдельных процедур;

- конкретных методов и приемов, применяемых в процессе аудита. К рабочей документации аудита относятся:

1. планы и программы аудита;

2. описания использованных аудиторской фирмой процедур и их результатов;

3. объяснения, пояснения и заявления экономического субъекта;

4. копии, в том числе фотокопии, документов экономического субъекта;

5. описания СВК и организации бухгалтерского учета эконо­мического субъекта;

6. аналитические документы аудиторской фирмы;

7. другие документы.

Рабочая документация может быть создана аудиторской организацией, проводящей аудит, либо получена от экономического субъекта, в отношении которого проводиться, или от других лиц /5/.

МСА 230 содержит рекомендации по повышению эффективности подготовки и проверки рабочих документов путем использования стандартизированных рабочих документов, графиков, аналитической и иной документации, подготовленной клиентом.

Рабочие документы обычно содержат:

1. информацию, касающуюся юридической формы и орга­низационной структуры аудируемого лица;

2. выдержки или копии необходимых юридических документов, соглашений и протоколов;

3. информацию об отрасли, экономической и правовой среде, в которой аудируемое лицо осуществляет свою деятельность;

4. информацию, отражающую процесс планирования, включая программу аудита и любые изменения к ним;

5. доказательства понимания аудитором систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля;

6. доказательства, подтверждающие оценку неотъемлемого риска, уровня риска применения средств контроля и любые корректировки этих оценок;

7. доказательства, подтверждающие факт анализа аудитором работы экономического субъекта по внутреннему аудиту и сделанные аудитором выводы;

8. анализ финансово-хозяйственных операций и остатков по счетам бухгалтерского учета;

9. анализ наиболее важных экономических показателей и тенденций их изменения;

10. сведения о характере, временных рамках, объеме аудиторских процедур и результатах их выполнения;

11. доказательства, подтверждающие, что работа, выполненная работниками аудитора, осуществлялась под контролем квалифицированных специалистов и была проверена;

12. сведения о том, кто выполнял аудиторские процедуры, с указанием времени их выполнения;

13. подробную информации о процедурах, примененных в отношении финансовой (бухгалтерской) отчетности подразделений (или) дочерних предприятий, проверявшихся другим аудитором;

14. копии сообщений, направленных другим аудиторам, экспертам и третьим лицам и полученных от них;

15. копии писем и телеграмм по вопросам аудита, доведенным до сведения руководителей аудируемого лица или обсуждавшимся с ними,

включая условия договора о проведении аудита и выявленные существенные недостатки системы внутреннего контроля;

16. письменные заявления, полученные от аудируемого лица;

17. выводы, сделанные аудитором по наиболее важным вопросам

18. аудита, включая ошибки и необычные обстоятельства, которые были выявлены аудитором в ходе выполнения процедур аудита, и сведения о действиях, предпринятых в связи с этим аудитором;

19. копии финансовой (бухгалтерской) отчетности и аудиторского заключения.

В случае проведения аудиторский проверок в течении ряда лет некоторые файлы рабочих документов (папки) могут быть отнесены к категории постоянных, обновляемых по мере поступления новой информации, но остающихся по - прежнему значимыми, в отличии от аудиторских файлов (папок), которые содержат информацию, относящуюся в основном к аудиту конкретного периода /5/.

По каждому клиенту аудиторская фирма заполняет постоянную и ежегодную папку (текущую) папку.

В постоянной папке размещается постоянная и мало изменяющееся информация о клиенте, например:

- копии пакета учредительных документов;

- информация о главных акционерах (совладельцах);

- данные об организационной структуре предприятия;

- копии долгосрочных соглашений (с банками о займах, собственными клиентами, с поставщиками);

- копии нормативных документов, имеющие отношение к функционированию данного предприятия или предприятий некоторой специфической группы, в которую входит и организация клиента.

В ежегодной (текущей) папке размещаются текущие рабочие документы аудиторской проверке по итогам каждого конкретного финансового года. На каждый год по каждой проверяемой организации

заводиться отдельная текущая папка или (в случае значительного объема документации) комплект папок.

Рабочая документация считается собственностью аудиторской организации, проводившей аудит. Копии, в том числе ксеро- и фотокопии, документов экономического субъекта могут быть включены в состав рабочей документации аудиторской организации с согласия этого экономического субъекта. Аудиторская организация вправе по своему усмотрению совершать в отношении принадлежащей ей рабочей документации любые действия, не противоречащие закону, иным правовым актам и профессиональной этике, а также не нарушающие права и охраняемые законом интересы экономического субъекта, в отношении которого проводился аудит, и других лиц.

Экономический субъект, в отношении которого проводился аудит, а также другие лица, включая налоговые и иные государственные органы, не имеют права требовать от аудиторской организации предоставить им рабочую документацию или ее копии, кроме случаев, непосредственно предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Если аудитор считает необходимым изменить существующую аудиторскую документацию или добавить в нее что-то после окончания формирования аудиторского файла, он должен независимо от характера изменений или дополнений внести в рабочие документы, следующие сведения:

а) кем и когда они были оформлены и кем и когда осуществлен контроль; причины внесения изменений и добавлений;

b) влияния на выводы аудитора.

Если после даты аудиторского заключения возникают исключительные обстоятельства, которые требуют, чтобы аудитор выполнил дополнительные аудиторские процедуры или сделал новые выводы, нужно задокументировать:

а) возникшие исключительные обстоятельства;

b) выполненные дополнительные аудиторские процедуры, полученные

аудиторские доказательства, сделанные выводы;

с) кто вносил изменения и осуществлял контроль и даты внесения изменений.

К исключительным обстоятельствам относят открытие новой финансовой информации, которая существовала на момент выдачи аудиторского заключения и которая могла бы повлиять на аудиторское заключение, если бы была известна.

2.2 Классификация рабочих документов

Классификация документов — это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

Целью классификации является повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей.

Существуют различные виды классификации, одной из которых является классификация по видам деятельности. В данной классификации документы принято разделять на семь групп:

1. По времени ведения и использования:

- долгосрочные;

- непродолжительного использования.

2. По способу и источникам получения: от третьих лиц;

- от предприятия клиента;

- составленные аудитором.

3. По характеру информации:

- правового характера (копии учредительных договоров и т.д.);

- о руководстве и персонале предприятия (кол-во и прочие сведения);

- о структуре и организации предприятия; о системе внутреннего контроля;

- о системе б/у (структура, уровень автоматизации и т.д.);

- документы и оценки аудиторского риска;

- корреспонденция аудитора (письменные обращения аудитора, письма -предложения клиенту);

- итоговое заключение;

- предложения и рекомендации.

4. По назначению:

- обзорные (общая характеристика предприятия-клиента);

- информативные (дающую точную информацию о совершенных хозяйственных операциях и т.д.);

- проверочные (свидетельствующие о проверке фин.сост.);

- подтверждающие (ответы на запросы третьих лиц);

- расчетные (содержащие определенные расчеты);

- сравнительные (составленные аудитором с целью сравнения);

- аналитические (составленные в результате применения метода аналитического обзора).

5. По степени стандартизации:

- стандартизированные;

- произвольной формы.

6. По форме представления:

- графические;

- табличные;

- текстовые;

- комбинированные.

7. По технике составления:

- ручные;

- на машинных носителях.

Рабочие документы аудитора тесно увязаны с получением и отражением аудиторских доказательств поскольку рабочие документы

документально фиксируют последние. В соответствии с приведенной выше классификацией /6/:

1. полученные от третьих лиц (ответы на запрос аудитора в банк) ;

2. полученные от предприятия- клиента (оригиналы и копии первичных документов, четных регистров, отчетов и т.д.);

3. составленныесамимаудитором(зафиксированные документально личные наблюдения, результаты тестов, аналитического обзора).

2.3 Требования, предъявляемые к составлению рабочих документов.

Рабочая документация находится в собственности аудиторской организации, проводившей аудит. Копии (в том числе фотокопии) документов аудируемого лица могут быть включены в состав рабочей документации аудиторской организации с его согласия.

Рабочие документы должны выполнять следующие функции:

- обеспечивать обоснование аудиторского заключения и соответствовать общепринятым в аудиторской практике;

- обеспечивать регистрацию, планирование и выполнение аудита; облегчать процесс руководства, осмотра и контроля качества аудита;

- способствовать применению в контрольно-аудиторском процессе новейших методик и ПЭВМ.

Закономерным является требование о том, что аудиторская документация должна содержать информацию обо всех существенных

вопросах, возникающих в ходе аудита, и результатах их рассмотрения. В частности, к существенным вопросам относятся:

- вопросы, которые приводят к значительным рискам (МОА 315 "Знание бизнеса юридического лица и оценка рисков существенных искажений");

- результаты аудиторских процедур, указывающие, на то, что финансовая информация может быть существенно искажена, или на необходимость пересмотра аудитором предыдущей оценки рисков существенного искажения и соответствующих действий аудитора;

- обстоятельства, которые доставляют аудитору трудности в применении необходимых аудиторских процедур;

- результаты процедур, которые могут повлечь модификацию аудиторского заключения.

Аудиторская организация не обязана предоставлять рабочую документацию организации, в отношении которой проводился аудит. Аудиторская организация не имеет права и не обязана предоставлять рабочую документацию другим лицам, включая налоговые и иные государственные органы, кроме случаев, прямо предусмотренных законодательством РФ /7/.

Рабочая документация должна содержать все сведения, необходимые и достаточные:

- для составления аудиторского заключения по результатам аудита, проведенного аудиторской организацией;

- подтверждения того, что аудит проведен аудиторской организацией в соответствии с актами, регулирующими аудиторскую деятельность в Российской Федерации;

- осуществления аудиторской организацией контроля ,за ходом аудита;

- планирования аудита аудиторской организацией.

Рабочая документация должна содержать записи о планировании аудита, записи о характере, времени проведения и объеме выполнения аудиторских процедур и выводы, сделанные на основе полученных в ходе аудита сведений.

Все существенные вопросы, требующие профессионального суждения аудитора, вместе с выводами, сделанными, но этим вопросам, подлежат отражению в рабочей документации.

Рабочая документация должна быть достаточно полной и подробной, с тем чтобы опытный аудитор, ознакомившись с ней, мог получить общее представление о проведенном аудиторской организацией аудите.

Сведения, включенные в рабочую документацию, излагаются ясно и четко, чтобы были очевидны их содержание и форма и невозможны различные толкования.

Рабочая документация должна создаваться своевременно: до начала, в ходе и по завершении аудита. К моменту представления аудиторского заключения аудируемому лицу вся рабочая документация должна быть создана (получена) и завершена оформлением.

Материалы, входящие в состав рабочей документации аудита, как правило, должны иметь такие обязательные реквизиты, как:

- наименование документа,

- наименование экономического субъекта, в отношении которого проводится аудит,

- указание периода, за который проводится аудит,

- дату выполнения аудиторской процедуры или составления документа, а также дату проверки документа,

- личную подпись лица, создавшего, а также проверившего документ, и ее расшифровку либо легко идентифицируемое условное обозначение такого лица /8/.

Если документ многостраничный, то данные реквизиты указываются только на первой странице документа, которая должна содержать указание на количество страниц в нм (в скобках после названия документа); все

последующие страницы документа должны содержать подпись лица, подготовившего (получившего) документ, а так же лица, проверившие его (в левом верхнем углу документа).

Используемые в рабочей документации условные обозначения и символы требуют обязательного разъяснения. Все документы должны, как правило, содержать ссылку на источник сведений. Если документ создан экономическим субъектом или другим лицом, то это непременно раскрывается в документе с указанием представителя аудиторской организации, проверившего такой документ. Каждому документу присваивается свой идентификационный номер. Система построения и порядок присвоения идентификационных номеров таким документам устанавливаются аудиторской организацией.

Каждому документу аудитором должен быть присвоен идентификационный номер. Для удобства практического пользования и ссылки на них автор предлагает следующий порядок присвоения идентификационных номеров:

- первый и второй разряд указывают на уникальный номер клиента, присвоенный аудитором;

- третий и четвертый разряд указывают период, за который проводится аудит;

- пятый и шестой разряд указывают на классификацию разделов рабочей документации — учредительные документы клиента, отчетность клиента, письмо-обязательство, общий план, программа аудита, завершение работы, итоговые документы;

- седьмой и восьмой разряд указывают подразделы, рассматриваемые в каждом разделе, например, в разделе «Программа аудита» подразделы: основные средства, нематериальные активы, фи­нансовые вложения, производственные запасы и т. д;

- девятый и десятый разряд указывают систематическую нумерацию внутри подраздела;

- одиннадцатый и двенадцатый разряды указывают табельный номер лица, подготовившего документ /9/.

Все созданные в процессе аудита рабочие документы должны быть оценены руководителем аудиторской группы для вынесения решения о выполнении программы аудита и достаточности аудиторских доказательств, необходимых для исполнения основной цели проверки финансовых результатов деятельности организации. Соответствующая проверка рабочих документов — это важнейший способ обеспечения высокого качества выполнения аудита и независимости суждения всех членов аудиторской группы.

К моменту подготовки аудиторского заключения вся рабочая доку­ментация должна быть создана (получена) и соответствующим образом оформлена.

По окончании работы с клиентом руководитель проверки обязан проконтролировать порядок оформления папки клиента:

- правильность размещения документов в папке;

- полноту документов, относящихся к выполнению аудиторского задания;

- наличие и правильность нумерации страниц;

- наличие в необходимых случаях перекрестных ссылок на другие рабочие документы.

По окончании аудита рабочая документация подлежит сдаче для обязательного хранения в архиве аудиторской организации.

Глава 3. Конфиденциальность, обеспечение сохранности рабочих документов.

3.1 Обеспечение конфиденциальности рабочих документов и сохранность.

Рабочая документация аудиторской проверки является строго конфиденциальной и подлежит хранению в специально оборудованных помещениях, исключающих случайное повреждение и (или) уничтожение и допуск без специального разрешения.

Аудитору необходимо установить надлежащие процедуры для обеспечения конфиденциальности, сохранности рабочих документов, а также для их хранения в течение достаточного периода времени, исходя из особенностей деятельности аудитора, а также законодательных и профессиональных требований, но не менее пяти лет. Рабочие документы аудиторской проверки могут быть выданы сотрудникам аудиторской фирмы только в соответствии с необходимостью проведения последующей проверки или уточнения отдельных вопросов предыдущей проверки при наличии разрешения менеджера или куратора данного проекта /10/.

Рабочие документы аудиторской проверки могут быть выданы сотрудникам аудиторской фирмы только в соответствии с необходимостью проведения последующей проверки или уточнения отдельных вопросов предыдущей проверки при наличии разрешения менеджера или куратора данного проекта.

Рабочие документы являются собственностью аудитора, хотя часть документов или выдержки из них могут быть предоставлены аудируемому лицу по усмотрению аудитора, они не могут служить заменой бухгалтерских записей аудируемого лица.

Рабочую документацию необходимо хранить скомплектованной в папки (файлы), заведенные для каждого экономического субъекта. Система расположения документов в папках устанавливается аудитором. Рабочая документация должна храниться в сброшюрованном виде. Сохранность рабочей документации, оформление и передачу ее в архив обеспечивает руководитель аудиторской организации или лицо, им уполномоченное. Рабочая документа­ция должна храниться в архиве аудиторской организации не менее пяти лет.

Рабочие бумаги аудитора хранятся в папках — так называемых досье на клиента. Совокупность рабочих документов, составленных до начала и в ходе проверке финансовой отчетности предприятия клиента представляет собой аудиторское досье. Рабочие документы в досье должны находится в определенной последовательности:

- организационные;

- административные;

- документы аудиторских процедур по отдельным статьям годового отчета;

- другие аудиторские данные;

- выводы (заключение);

- рекомендации.

Досье разделяют на текущие, постоянные и специальные. Текущее досье содержит все документы и материалы, собранные в ходе аудиторской проверки, вопросы и проблемы, перенесенные из предыдущего аудита, а также те, на которые следует обратить внимание в последующем аудите /11/.

Постоянное досье содержит информацию, важную для аудита длительное время.

Таблица 3.1 Постоянное досье

Специальное досье — это досье менеджера, в котором содержатся документы, связанные с решением организационных вопросов аудита, взаимоотношениями с руководством аудируемого лица и третьими лицами, или другая специальная информация; специальные постановления, указы; налоговая документация; данные по соблюдению законодательства и т.п.

Текущее досье должно содержать все сведения, необходимые и достаточные:

- для составления аудиторского заключения по результатами аудита, проведенного аудиторской фирмой;

- подтверждения того, что аудит проведен аудиторской фирмой в соответствии с нормативными актами, регулирующими аудиторскую деятельность в Российской Федерации;

- осуществления аудиторской фирмой контроля за ходом аудита;

- планирования аудита аудиторской фирмой.

Рабочие документы должны содержать записи о планировании аудита, характере, времени проведения и объеме выполненных процедур, а также выводы, сделанные на основе полученных в ходе аудита сведений.

Все существенные вопросы, требующие профессиональной оценки, вместе с выводами, сделанными по этим вопросам, подлежат отражению в рабочих документах /12/.

Выдача рабочей документации, фиксирующей проводимый и проведенный аудит, работникам аудиторской организации, не занятым аудитом данного экономического субъекта, как правило, не допускается. Изъятие рабочей документации у аудиторской организации может производиться только уполномоченными на то органами в случаях и порядке, прямо установленных законодательством Российской Федерации.

В случае пропажи или гибели рабочей документации руководитель аудиторской организации обязан назначить служебное расследование. Результаты служебного расследования оформляются соответствующим актом.

3.2 Архивация

Документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, содержат информацию, ценность котором различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение ряда лет. И наконец, совсем небольшая группа документов содержит информацию, ценную для научных и практических целей. Такие документы должны храниться постоянно. С экономической

точки зрения, хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребуются большие помещения, оборудование, штат специальных работ­ников. Да и найти нужный ценный документ в таком количестве бумаг будет очень сложно. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов — определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов с целью отбора их на, государственное хранение или установления сроков их хранения. Проведение экспертизы следует начинить с просмотра документов канцелярии или секретариата руководства, затем таких функциональных структурных подразделений, как бухгалтерия, отдел кадров, производственные отделы, о пределах каждого подразделения сначала просматривают документы для постоянного хранения. Это документы, наиболее полно характеризующие основную деятельность учреждения: положения, приказы, перспективные планы, отчеты, доклады и т.д. В бухгалтерии это могут быть:

- сводные годовые и годовые бухгалтерские отчеты и балансы с документами к ним;

- сводные годовые и годовые отчеты по финансированию;

- протоколы заседании комиссии по рассмотрению и утверждению годовых отчетов и балансов;

- аналитические таблицы по разработке и анализу годовых от четов и балансов;

- передаточные, разделительные, ликвидационные балансы приложениями и объяснительными записками к ним;

- документы (протоколы, акты, отчеты) о переоценке основных фондов;

- паспорта зданий и сооружений — памятников архитектуры находящихся под охраной государства;

- акты, ведомости переоценки и определения износа основных средств;

- штатные расписания (если они хранятся в бухгалтерии);

- лицевые счета по учету основного фонда.

Архивными учреждениями разработаны типовые перечни. Они устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий, и отражают общие функции и вопросы их деятельности (руководство, контроль, учет, отчетность, финансирование, организация труда, снабжение и сбыт продукции и т.д.)

На дела с истекшими сроками хранения, отобранные к уничтожению, составляют акт. Форма акта о выделении к уничтожении документов, не подлежащих хранению типизирована и приведен в «Основных правилах работы ведомственных архивов».

Завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве - обработка дел для последующего их хранения и использования.

Если строго следовать установленным архивным правилам, в бухгалтерии документы должны храниться еще год после окончания текущего года. В этот период к ним еще часто обращаются за 'правками, работа с некоторыми документами завершается в начете нового календарного года. По истечении этого срока дела должны быть обработаны для длительного хранения и сданы в архив учреждения, если он есть. Например, дела за 1998 г. должны обрабатываться в 1999 г.

Так как во многих учреждениях архивы не имеют достаточных площадей, а вновь созданные фирмы или небольшие организации не предусматривают их в своих структурах, «Основные правила работы ведомственных архивов разрешают хранение дел централизованной службой делопроизводства или в структурных подразделениях. Таким образом, если архива в организации нет, бухгалтерия должна хранить свои документы до истечения сроков их хранения, после чего они подлежат уничтожению в установленном порядке или передаче в государственный архив.

Дела для хранения готовятся в строгом соответствии с требованиями, разработанными архивными учреждениями и изложенными в Основных

правилах работы ведомственных архивов и государственной системе документационного обеспечения управления /13/.

Обработка дел для хранения включает: проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел оставление описи на дела с постоянным и долговременным сроками хранения. В крупных учреждениях эти работы проводятся под контролем и при методической помощи сотрудников учреждения.

Заключение

Документирование аудита одно из важнейших условий его квалифицированного проведения, так как основная цель аудита -подтверждение достоверности бухгалтерской отчетности экономического субъекта.В ходе написания курсовой работы документирование было рассмотрено в разрезе такого понятия как рабочая документация аудитора.

Рабочая документация аудитора — совокупность материальных носителей информации, которая составляется самим аудитором, сотрудниками проверяемого экономического субъекта и третьими лицами по запросу аудитора до начала, в ходе и по завершении аудиторской проверки и содержащая сведения, необходимые для подготовки достоверного отчета и заключения аудитора, а также для возможности текущего и последующего контроля качества аудита.

Рабочие документы выполняют много значимых для аудита функций:

- обеспечивать обоснование аудиторского заключения и соответствовать общепринятым в аудиторской практике;

- обеспечивать регистрацию, планирование и выполнение аудита;

- облегчать процесс руководства, осмотра и контроля качества аудита;

- способствовать применению в контрольно-аудиторском процессе новейших методик и ПЭВМ.

В результате изучения литературы по данной теме, была выведена классификация документов по следующим признакам:

1. по времени ведения и использования:

2. по способу и источникам получения

3. по характеру информации

4. по технике составления:

5. по степени стандартизации

6. по форме представления

7. по назначению

Так же были определены требования к составлению рабочей документации, основными из них являются:

- рабочая документация должна быть достаточно полной и подробной, с тем чтобы опытный аудитор, ознакомившись с ней, мог получить общее представление о проведенном аудиторской организацией аудите;

- материалы, входящие в состав рабочей документации аудита, как правило, должны иметь обязательные реквизиты;

- каждому документу аудитором должен быть присвоен идентификационный номер;

- каждый документ должен содержать две подписи: подпись лица, подготовившего (получившего) документ, и лица, проверившего документ;

по окончании аудита рабочая документация подлежит сдаче для обязательного хранения в архиве аудиторской организации.

Рабочие бумаги аудитора хранятся в папках — так называемых досье на клиента. Совокупность рабочих документов, составленных до начала и в ходе проверке финансовой отчетности предприятия клиента представляет собой аудиторское досье. Они могут быть постоянными, текущими и специальными. С экономической точки зрения, хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребуются большие помещения, оборудование, штат специальных работников, поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов.

Существуют специальные архивные учреждения для хранения документации, ими разработаны типовые перечни. Они устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий, и отражают общие функции и вопросы их деятельности.