| Министерство образования и науки РФ
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Восточно-Сибирский государственный технологический университет»
Кафедра «История и архивнoе дело»
Реферат
по дисциплине «Документационное обеспечение управления»
на тему:
«Законодательное и нормативно-методическое регулирование ДОУ в РФ»
Выполнил: студент гр.768
Бандеева О.Б.
Проверил: к.и.н. доцент
Цыжипов Э.Б.
Улан-Удэ
2010
Оглавление
Введение …………………………………………………………………………..3
1 .Создание нормативно- методической базы ДОУ………………………..7
Заключение………………………………………………………………………11 Список использованной литературы ………………………………………….13
Введение
Нормативно-методическое регулирование делопроизводства позволяет грамотно организовать не только деятельность службы ДОУ, но и всю систему делопроизводства в целом. Данное регулирование осуществляется с помощью нормативно-методической базы делопроизводства, без знания которой невозможно: правильно создать и оформить документы, придав им юридическую силу; организовать документооборот; обеспечить хранение и использование документов в текущей деятельности. Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты. Сегодня уже сложилась достаточно обширная государственная система законодательных и нормативных актов, регулирующих сферу информации и документации .На основе законодательной базы, затрагивающей различные аспекты ДОУ, разрабатываются локальные (корпоративные) нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления и архивному делу, которые составляют область корпоративного регулирования ДОУ любой организации. Компании, особенно с развитой иерархической и территориально-распределенной структурой управления, работающие в различных отраслях производства, имеют значительные различия в организации работы с документами, требующие специальной регламентации. Такие компании чаще всего испытывают постоянную необходимость в унификации документационных процессов, применении новых и устранении устаревших методов и приемов работы с документами. Поскольку документирование организационной деятельности аппарата управления выступает одной из существенных форм его работы, то нормативно-методическое обеспечение делопроизводства является неотъемлемой частью организации процесса управления любой компании. Нормативное регулирование вопросов ДОУ во многом предопределяется также необходимостью в существовании «писаных правил» работы сотрудников в условиях внедрения информационных технологий. А эффективное внедрение систем электронного документооборота зависит от того, насколько правильно выполняются эти правила и требования, которые закрепляются в соответствующих нормативных и методических документах. При этом важно заметить, что чем более масштабные и многофункциональные системы автоматизации документооборота внедряются, тем более пристального внимания требуют вопросы нормативно-методического обеспечения. Эти вопросы наиболее существенны не только при внедрении информационных технологий, но и при создании методологической основы для организации работы с бумажными документами и проведения последующих мероприятий по совершенствованию ДОУ. Неизбежное сосуществование электронного и бумажного документооборота сегодня требует тщательного подхода к методологии организации и оптимизации документооборота – разработке и внедрению корпоративных стандартов, инструкций и регламентов. Вопросы правового регулирования ДОУ и архивного дела являются предметом обсуждения уже не одной научно-практической конференции. Их эффективное решение в современный период должно основываться на комплексном подходе, поскольку нормативно-правовое регулирование, в частности архивного дела, в соответствии с действующим законодательством должно осуществляться на федеральном и региональном (субъект РФ) уровнях. Такое комплексное решение требует, с одной стороны, дифференцированного подхода, основанного на четком разграничении вопросов компетенции всех участников правотворческого процесса, с другой стороны, необходим и унифицированный подход, обеспечивающий функционирование единой системы, в данном случае – в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов. Достижению такого сбалансированного подхода во многом способствует не только качество нормативно-правовой базы федерального уровня, но и своевременность ее разработки. Немаловажными для правового регулирования ДОУ являются вопросы, связанные с разработкой и утверждением унифицированных систем документации. Отсутствие таких унифицированных систем, отражающих деятельность органов государственного и муниципального управления в сфере социального обеспечения, занятости населения, жилищно-коммунального хозяйства, имущественных отношений и т. д., негативно сказывается как на стороне, предоставляющей эти услуги в той или иной сфере, так и на потребителях – населении. Вполне возможно, что определенные правовые пробелы федерального закона придется вскоре исправлять внесением соответствующих изменений. Можно предположить, что инициаторами таких изменений в ряде случаев станут не только федеральные органы, но и субъекты РФ. Однако и здесь существуют определенные проблемы. До сих пор отсутствует прописанная в законодательстве РФ процедура разработки законодательных актов в целом, и в частности процедура внесения дополнений и изменений в них. Отдельные положения содержатся в Регламенте Государственной Думы РФ, который имеет лишь внутри палатное значение и не является обязательным для других участников законодательного процесса. Все попытки урегулирования федеральной законодательной процедуры именно законом не получили своего завершения. Однако в данных проектах по-прежнему не предусматривается участие регионов как субъектов законодательной инициативы. В регламентах ряда региональных законодательных органов существует порядок работы с данными документами, однако в большинстве субъектов РФ он никак не регламентирован. В результате практические работники аппарата Государственной Думы отмечают, что законодательные инициативы законодательных (представительных) органов государственной власти субъектов РФ часто имеют юридические погрешности, неправильное оформление сопроводительных документов, что является основанием для отказа в их регистрации .Можно сформулировать краткие выводы: следует констатировать, что остается еще большое количество вопросов в области правового регулирования ДОУ и архивного дела. В значительной степени это связано с продолжающимися административными реформами, незавершенностью процедуры разграничения полномочий между органами государственной власти и местного самоуправления; правовое регулирование ДОУ и архивного дела как на федеральном, так и на региональном уровне не входит в число первоочередных задач, в результате задержка с разработкой и принятием соответствующих законодательных и нормативно-правовых актов приводит к негативным последствиям в сфере управления в целом; при решении вопросов по совершенствованию правового регулирования ДОУ и архивного дела необходим комплексный подход с участием всех заинтересованных сторон. Их участие должно быть реализовано в законах и нормативно-правовых документах соответствующего уровня; одновременно для достижения единообразия в этих сферах необходимо предусмотреть в федеральном законодательстве не только степень участия субъектов РФ в развитии существующего законодательства, но и механизм его реализации, гарантирующий объективность рассмотрения соответствующих законодательных инициатив.
При написании реферата была поставлена цель проанализировать современное нормативно-методическое регулирование документирования в России. Законы, постановления, инструкции и другие документы, содержащие нормы документирования, необходимы для профессиональной работы специалиста службы ДОУ, в связи с чем формирование достаточной законодательной и нормативной базы документов приобретает все большую актуальность.
1.Основы нормативно-методической базы ДОУ
Любая сфера
Нормативную базу делопроизводства составляют: законодательные акты Российской Федерации в сфере документации и информации; указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации в сфере делопроизводства; нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения; технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления; общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; унифицированные системы документации; нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий. В нормативную базу делопроизводства входят также законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории. С правовыми актами, нормативными, а также методическими документами в сфере делопроизводства и архивного дела можно ознакомиться, используя: Информационно-справочную систему архивной отрасли (ИССАО); Информационную систему архивистов России (ИСАР) – приложением к ИССАО. "Информационно-справочная система архивной отрасли" – официальная база данных Федерального архивного агентства (соглашение о научно-техническом сотрудничестве между Росархивом, ВНИИДАД и ЗАО "ТЕРМИКА" от 18 марта 2003 г.) является уникальной и единственной информационной системой, содержащей нормативно-методическую базу делопроизводства и архивного дела.
Кто должен разрабатывать в компании нормативно-методические документы в области документационного обеспечения (управления документами) и архивного дела? Ответ на этот вопрос можем найти в следующих нормативно-методических документах. В Примерном положении о службе ДОУ определено, что задачей службы ДОУ является разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации. В соответствии с возложенной задачей служба ДОУ осуществляет функции по разработке, внедрению и ведению табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесению в них изменений. Служба ДОУ имеет право также разрабатывать положение о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работников. В Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России 21.08.1998 № 37, в ред. от 17.09.2007) отмечено, что документовед, как специалист в области документационного обеспечения управления, в соответствии со своими должностными обязанностями разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения, унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации, а также разрабатывает и внедряет технологические процессы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники. Заведующий канцелярией в соответствии со своими должностными обязанностями разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и обеспечивает их внедрение. Заведующий архивом организации принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.Таким образом, в состав службы ДОУ следует включать специалистов соответствующего профиля, которые смогут обеспечить разработку нормативно-методических документов в области ДОУ и архивного дела. Разработка корпоративных нормативных и методических документов по вопросам ДОУ включает ряд последовательных действий: диагностика ДОУ, проектирование системы ДОУ и регламентация ее процессов. На этапе диагностики ДОУ: изучаются (при наличии) действующие нормативно-методические документы компании (стандарты положения инструкции), регламентирующие порядок обработки, движения и хранения документов; классификаторы, справочники и перечни по составу и группировке документов, номенклатура дел; схемы графики документооборота, в т.ч. с обособленными структурными подразделениями компании; действующая структура и функции подразделения, обеспечивающего ведение делопроизводства, порядок его взаимодействия с другими подразделениями компании проводится диагностика действующей системы делопроизводства компании, включая подготовку и оформление служебных документов, обработку и передачу документов на рассмотрение и исполнении, учет и регистрацию документов рассмотрение и согласование документоведение контроля сроков исполнения документов обеспечение хранения и уничтожения документов анализируется состав документов и принципы их систематизации изучаются другие документированные процессы и процедуры компании, входящие в систему управления качеством, проводится анализ соответствия фактического состояния работы с документами в компании положениям внутренних нормативных документов, регламентирующих организацию системы делопроизводства; оцениваются принципы и методология построения системы ДОУ, формы организации документооборота компании, рассматриваются возможности оптимизации документооборота и внесения изменений или дополнений в локальные нормативные документы, выявляются и идентифицируются ключевые проблемы, формулируются пути их возможного решения. На этапе проектирования ДОУ: формулируются стратегия, политика и принципы компании в области управления документами; требования к управлению документами; определяются полномочия руководителей и специалистов по подписанию утверждению визированию документов и порядок их делегирования; распределяется ответственность руководителей и специалистов в области управления документами; разрабатываются процедуры взаимодействия подразделений компании (включая территориально-распределенные структурные единицы) в документационном процессе; выбирается модель организации документооборота (централизованная, децентрализованная, смешанная); определяется порядок доступа, поиска и использования документов; формулируются требования к документированию управленческой деятельности, классификации и унификации состава документов; разрабатываются схемы (маршруты) документопотоков и отдельных видов документов, в т.ч. корпоративного документооборота между компанией и ее обособленными структурными подразделениями (при наличии у компании филиалов, представительств, дочерних обществ и других самостоятельных бизнес единиц);проектируются системы учета регистрации, согласования, контроля исполнения и хранения документов, оптимизируются структура, функции, должностной и численный состав службы документации. На этапе регламентации ДОУ: происходят актуализация корпоративных нормативно-методических документов по ДОУ, внесение в них конкретных изменений или дополнений путем издания дополнительных организационных и распорядительных документов, осуществляется полное обновление нормативной базы ДОУ и разрабатываются новые положения, инструкции, регламенты и стандарты в сфере управления документами, включая необходимые классификаторы, номенклатуры дел, технологические схемы, графики движения конкретных документов и т.д.
Заключение
В заключение хотелось бы отметить, что административная реформа, осуществляемая в нашей стране, направлена на решение задач совершенствования процессов государственного управления, повышения его эффективности. Неотъемлемой частью реформы является документационное обеспечение, которое служит важнейшим средством и инструментом эффективного управления. Реформирование государственных структур вызывает необходимость масштабной переработки накопленной нормативной правовой и методической базы документационного обеспечения управления. Как в рамках государственных структур, так и в коммерческих фирмах ведутся более или менее масштабные (и затратные) работы по внедрению электронных систем документооборота, ERP систем. Все это, безусловно, моменты положительные, но вместе с тем нельзя закрывать глаза и на отрицательные тенденции современного развития системы управления и его документационного обеспечения, в том числе кадровой деятельности. В последние годы идет размывание нормативно-методической основы, как документирования, так и организации работы с документами. Государственные стандарты, в том числе и в сфере работы с документами, которые и так можно пересчитать по пальцам трансформировались из обязательных в рекомендательные. Государственная система документационного обеспечения управления, которой гордились 25 лет назад, не переутверждалась с 1988 года и не переиздавалась с 1991 года.
Фактически единственным нормативно-методическим документом для всей страны осталась Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Другие разработки, даже если и пишутся, то не могут дойти до потребителя. Нормативное регулирование вопросов ДОУ во многом предопределяется также необходимостью в существовании «писаных правил» работы сотрудников в условиях внедрения информационных технологий. А эффективное внедрение систем электронного документооборота зависит от того, насколько правильно выполняются эти правила и требования, которые закрепляются в соответствующих нормативных и методических документах. При этом важно заметить, что чем более масштабные и многофункциональные системы автоматизации документооборота внедряются, тем более пристального внимания требуют вопросы нормативно-методического обеспечения. Эти вопросы наиболее существенны не только при внедрении информационных технологий, но и при создании методологической основы для организации работы с бумажными документами и проведения последующих мероприятий по совершенствованию ДОУ. Неизбежное сосуществование электронного и бумажного документооборота сегодня требует тщательного подхода к методологии организации и оптимизации документооборота – разработке и внедрению корпоративных стандартов, инструкций и регламентов. Компании, особенно с развитой иерархической и территориально-распределенной структурой управления, работающие в различных отраслях производства, имеют значительные различия в организации работы с документами, требующие специальной регламентации. Такие компании чаще всего испытывают постоянную необходимость в унификации документационных процессов, применении новых и устранении устаревших методов и приемов работы с документами. Поскольку документирование организационной деятельности аппарата управления выступает одной из существенных форм его работы, то нормативно-методическое обеспечение делопроизводства является неотъемлемой частью организации процесса управления любой компании.
Список использованной литературы:
1. Басаков М.И. Делопроизводство:М,2004
2. Ватолина М.В. Организация работы с документами Р-на-Д.,2004
3. Организация работы с документами :Учеб.-М:Инфра,1998
4. Постановление Правительства от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» // www.termika.ru
5. Федеральный закон от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2005. - № 23. - ст. 2199
|