Должностная инструкция – главный организационно –правовой документ, регламентирующий деятельность секретаря.
Должностная инструкция – документ длительного пользования и применяется до замены новой должностной инструкции. Поэтому к её составлению следует отнестись с большой ответственностью. Что в должностной инструкции записано, то и спросится. Какие права в ней даны, те Вы и имеете.
Секретарь должен знать:
постановления, распоряжения, приказы и др. руководящие нормативные документы вышестоящих и др. органов, касающиеся организации делопроизводства;
государственную систему документационного обеспечения управления;
стандарты Унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
структуру организации;
организацию делопроизводства в организации;
схемы документооборота;
порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
сроки и порядок сдачи дел в архив;
системы организации контроля за исполнением документов;
оргтехнику и др. средства механизации управленческого труда;
основные экономики, организации производства, труда и управления;
законодательства о труде и охране труда РФ;
правила внутреннего трудового распорядка;
правила и нормы охраны труда, техники безопасности производственной санитарии, противопожарной защиты.
Квалификационные характеристики секретаря, секретаря-машинистки и секретаря-стенографистки фактически аналогичны с добавлением машинописного оформления документов у секретаря-машинистки и стенографирования у секретаря-стенографистки. Поэтому достаточно воспользоваться одной из этих квалификационных характеристик. Например, должностные обязанности секретаря-машинистки даны так:
выполняет функции по обеспечению обслуживания работы руководителя организации или её подразделений;
получает для руководителя сведения от работников подразделений, вызывает их по его поручению; организует телефонные переговоры руководителя;
принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие руководителя принятые сообщения и доводит их до его сведения;
следит за обеспечением руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя;
передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам;
печатает по указанию руководителя различные материалы;
ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет её систематизацию в соответствии с принятым в организации порядком и передает после её рассмотрения руководителям подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы, либо подготовки ответа, следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль;
принимает документы на подпись руководителю;
организует прием посетителей, содействует оперативности и выполнению просьб и предложений работников;
формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность в установленные сроки и сдает в архив.
Должен знать:
постановления, распоряжения, приказы и др. руководящие нормативные документы вышестоящих и др. органов, касающиеся организации делопроизводства;
руководящий состав организации и её подразделений;
машинопись, правила орфографии и пунктуации, порядок расположения материала при печати различных документов;
правила печатания деловых писем и использования типовых форм;
правила эксплуатации организационной техники;
стандарты, унифицированные системы организационно-распорядительной документации;
основы организации труда;
законодательство о труде и охрана труда РФ;
правила внутреннего трудового распорядка;
правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
|