Розділ 9. Звіти довільної форми

9.1. Основні можливості

Крім звітів і відомостей, описаних в розділі 8, програма дозволяє отримувати звіти довільної форми. Кожний звіт задається з допомогою текстового файла, що містить форму звіту і формули для розрахунку кожного показника. Ви можете змінювати існуючі звіти і створювати нові. Правила складання звітів і задання формул в них - практично такі ж, як для складання форм первинних документів, які друкуються при вводі типових проводок (див. розд.5).

В комплект поставки входить набір звітів, який містить практично всі документи, що вимагаються податковою інспекцією, пенсійним фондом і службою статистики: баланс, додатки до нього, розрахунки податків і т.п. При необхідності Ви можете змінити ці звіти або створити нові. Зауважимо, що при зміні плану рахунків Вам обов'язково потрібно буде внести зміни в звіти, що поставляються разом з програмою, щоб настроїти їх на інший план рахунків.

Використання звітів включає в себе кілька аспектів:

· використання готових звітів, воно обговорюється в п.9.2;

· створення і редагування звітів, воно розглядається в п.9.3;

· підключення нових готових звітів, ця тема розглядається в п.9.4.

9.2. Використання готових звітів

Для формування звіту слід вибрати пункт "Звіти" з групи "Звітність" головного меню.

Контроль правильності підсумків . Якщо встановлено режим автоматичного розрахунку підсумків або проводки після останнього розрахунку підсумків не змінювалися, то програма відразу виведе на екран запит зі списком звітів, що є в програмі.

Якщо Ви не встановили режим автоматичного перерахунку підсумків, а для вибраного періоду розрахунок підсумків не проводився або вихідні дані були після останнього розрахунку підсумків змінені, то програма виведе повідомлення:

Дані змінювалися! Перерахувати - Enter ! Ні - Esc !

При натисненні Enter на екран виводиться запит розрахунку підсумків (мал. 8.1), а при натисненні Esc - на екран буде без перерахунку підсумків виведено список звітів (мал. 9.1). Однак, слід мати на увазі, що сформовані після відмови від перерахунку підсумків звіти можуть бути не у всьому правильними, поскільки вони будуть складені по застарілих підсумках.

Список звітів . Для вибору формованого звіту, задання режимів формування звітів і редагування форм звітів програма виводить на екран список звітів. Список включає дві графи: "Назва" і "Вихідний файл":

· в графі "назва" наводиться назва звіту. Ви можете вибирати її на свій розсуд, вона використовується тільки для зручності пошуку;

· в графі "Вихідний файл" знаходиться ім'я файла з формою звіту.

Список впорядковано по першій графі (назвах звітів).

Зауваження.

В поставочний комплект включено ряд звітів. Ці форми звітів є зразками. Ви можете змінювати їх у відповідності з Вашою системою обліку.

Період формування звіту (тобто період, за який підраховуються підсумки і обороти по рахунках) відображається вверху списка звітів. Звіти можуть формуватися за рік і за біжучий квартал. Для зміни періоду використовуйте клавішу F5 .

Зауваження.

В тексті форми звіту період, за який підраховуються підсумки і обороти по рахунках, можна змінити при допомозі відповідних команд.

Задання параметрів програми або констант . Перед формуванням звітів Ви можете:

· натиснувши Alt F10 , виправити параметри програми;

· натиснувши F3 , задати значення констант (див. п. 3.7).

Вибір звіту . Для вибору формованого звіту слід встановити курсор на стрічку з назвою потрібного звіту і натиснути Enter . Програма почне формування звіту, відображаючи цей процес горизонтальною полоскою-індикатором. Якщо файл форми звіту складено некоректно, то на екран і в файл виводиться протокол помилок.

Перегляд і друк звіту . Сформований звіт поміщається в тимчасовий файл і виводиться для перегляду. Ви можете переглядати його, як це описано в п. 2.9. Закінчивши перегляд, натисніть Esc . На екран буде виведено запит про друк звіту:

Друк одного екземпляра - Enter , Відмова - Esc , кількість екземплярів -

Щоб роздрукувати звіт, приведіть принтер в стан готовності і натисніть Enter . Для відміни друку натисніть Esc . Для друку кількох екземплярів, натисніть клавішу, що відповідає потрібній кількості.

Зауваження по продуктивності . При формуванні звітів програма не звертається до журналу операцій, а бере всю інформацію з підсумків. Тому час формування звіту не залежить від кількості проводок в журналі операцій.

9.3. Коректування звітів і створення нових звітів

Коректування списку звітів . Для вводу нової стрічки в список звітів натисніть клавішу Ins і задайте значення граф "Назва" і "Вихідний файл" для нового звіту. Після задання граф нової операції Ви зможете створити або редагувати файл форми звіту, натиснувши F4 (див. нижче).

Для коректування назви звіту або імені файла з формою звіту встановіть курсор на потрібну графу і натисніть клавішу *. При коректуванні Ви можете використовувати клавіши редагування (див. п. 2.12).

Для знищення стрічки зі списку звітів встановіть на неї курсор і натисніть Del . Програма виведе запит на підтвердження необхідності знищення даної стрічки. Для знищення натисніть Enter , для відміни - Esc .

Задання форми звіту . Якщо в стрічці списку звітів заповнена графа "Вихідний файл", то, встановивши курсор на цю стрічку і натиснувши клавішу F4 , Ви зможете переглядати і редагувати форму звіту. Правила задання форм звітів дані в Додатку 1. Порядок редагування з допомогою вбудованого редактора викладено в п.2.10.

9.4. Підключення нових звітів

Для підключення нових готових звітів (наприклад, нових форм звітності, розроблених фірмою "1С", її ділерами або іншими користувачами), слід виконати слідуючі дії.

1. Перепишіть нові звіти в директорію, звідки Ви викликаєте "1С:Бухгалтерію-Проф.", тобто даєте команду 1SВ.

2. Запам'ятайте або запишіть, в якому файлі розміщений кожний звіт.

3. Запустіть "1С:Бухгалтерію-Проф." (введіть команду 1SВ).

4. Виберіть в розділі "Звітність" головного меню пункт "Звіти".

5. Для кожного звіту, що підключається:

· натисніть клавішу Ins ;

· в пустій стрічці, яка з'явиться, вкажіть коротку назву звіту (графа "Назва") та ім'я файла, який містить даний звіт (графа "Вихідний файл");

· натисніть клавішу Enter .

9.5. Приклади використання звітів

Приклад 1.

Звіт про склад затрат . Для створення звіту про склад затрат на підприємстві можна використовувати слідуючу форму звіту.

* Розрахунок складу затрат за квартал

!К

* Основні засоби і нематеріальні активи

!П01=ОБ20,02+ОБ20,04

* Матеріали

!П02=ОБ20,05

* Заробітна плата

!П03=ОБ20,70+ОБ20,69.01+ОБ20,69.02+ОБ20,68.12

* Податки

!П04=ОБ20,68-ОБ20,68.11

* Загальногосподарські

!П05=ОБ20,26

* Інші

!П06=ДО20-П01-П02-П03-П04-П05

* Всього

!П07=ДО20

* Середня зарплата по співробітниках: К17 - кількість співробітників

!П08=П03/К17

СКЛАД ЗАТРАТ ПО

[ К 1 ]

МАТЕРІАЛИ [П01 ]

АМОРТИЗАЦІЯ [П02 ]

ЗАРПЛАТА [ П03 ]

ПОДАТКИ [ П04 ]

ЗАГАЛЬНОГОСПОДАРСЬКІ [ П05 ]

ІНШІ [ П06 ]

ВСЬОГО [ П07 ]

СЕРЕДНІ ЗАТРАТИ НА

ЗАРПЛАТУ ПО СПІВРОБІТНИКАХ [ П08 ]

Зауваження.

Щоб вести облік затрат по підрозділах підприємства, можна ввести субрахунки 20 рахунка і виконати всі розрахунки по кожному субрахунку.

Приклад 2.

Нарахування амортизації . Звіти можна використовувати не тільки для підготовки вихідних документів, але і для автоматичної генерації проводок. Для цього слід створити звіт в форматі файлу переносу операцій /BMPTRANS.TXT/, і рахувати цей файл з допомогою режиму "Перенесення проводок" групи "Операції" головного меню (див.п.10.2). Розглянемо як приклад використання звіту для розрахунку амортизації по всіх основних засобах.

Будемо вважати, що:

1. В список видів субконто включено вид "Основні засоби".

2. Для рахунків 01 і 02 вказано ведення аналітичного обліку з видом субконто "Основні засоби".

3. Для всіх об'єктів вида субконто "Основні засоби" в параметрі з номером 1 вказаний строк амортизації в місяцях.

Тоді для генерації потрібних проводок можна скористатися слідуючим звітом:

!М11

!ВЫБРАТЬ СУБКОНТО ВИД 1 ВСЕ

!П01=?(СН > 0 \ СН &1 \ 0)

!П02=СНД01 :&- СНК02 :&

! П01=?(П02 < П 01 \ П02 \ П01)

!ЕСЛИ СН &.1>0 И П01 >0

3,30.11.93,20,,02,,[ П01 ], Знос :[ СН & ],,[ СВК & ]

! КОНЕЦ ЕСЛИ

!СЛЕДУЮЩИЙ СУБКОНТО

Приведемо пояснення по кожній стрічці окремо.

!М11 - спочатку встановлюється місяць, за який нараховується амортизація. Тут це робиться за листопад 1993р.

!ВИБРАТЬ СУБКОНТО ВИД 1 - на екран буде виведено список субконто виду "Основні засоби", у відповідь на запит слід натиснути Enter або F8 . Якщо номер виду субконто не дорівнює одиниці, потрібно після слова ВИД вказати потрібний номер.

!П01=?(СН > 0 \ СН &1 \ 0) - якщо для вибраного субконто задана норма амортизації, то показник П01 розраховується як дебетовий залишок по вибраному субконто на початок місяця, поділений на термін амортизації в місяцях (значення першого параметра субконто). Якщо норма амортизації не задана, П01 присвоюється нульове значення.

!П02=СНД01 :&- СНК02 :& - показник П02 дорівнює залишковій вартості вибраного основного засобу.

!П01=?(П02 < П 01 \ П02 \ П01) - показник П01 розраховується як мінімум з показників П01 і П02 (амортизація не може бути більшою залишкової вартості).

!ЕСЛИ СН &.1>0 И П01 >0 - виконується перевірка: якщо для субконто не встановлена норма амортизації або нарахований знос дорівнює нулю, проводка не формується.

3,30.11.93,20,,02,,[ П01 ], Знос :[ СН & ],,[ СВК & ] - дана стрічка включається в формований текст звіту, і являє собою проводку в форматі файла переносу операцій. Стрічка містить:

· 3 - номер робочого місця, яким "помічаються" згенеровані проводки.

· 30.11.93 - дата формованої проводки /остання дата місяця, за який нараховується амортизація/.

· 20,,02,, - кореспонденція рахунків в проводці /субрахунки пропускаються/.

· [П01 ] - сума проводки.

· Знос:[СН& ] - текст проводки.

· ,, - субконто дебета проводки пропускається.

· [СВК& ] - номер виду субконто і номер субконто.

!КОНЕЦЕСЛИ - кінець умовного оператора.

!СЛЕДУЮЩЕЕ СУБКОНТО - перехід до обробки слідуючого субконто. Всі дії після команди !ВЫБРАТЬ СУБКОНТО повторюються до закінчення списка субконто даного виду.

Тоді для розрахунку амортизації слід буде створити новий звіт з вказаним вище змістом, як це описано в п.9.3. Застосовувати його треба буде наступним чином.

1. Перед виконанням звіту слід, при необхідності, виправити його текст, вказавши в першій стрічці номер місяця, за який нараховується амортизація, а в сьомій - дату створюваних проводок.

2. Виконайте звіт. При цьому проводки в текстовому вигляді потрапляють в файл OUT.TXT.

3. Ввійдіть в режим "Зберегти в архіві" групи "Сервіс" головного меню, добавте в список стрічку з описом "Нарахування амортизації" і іменем файла BMPTRANS.TXT, якщо такої стрічки ще немає. Після цього встановіть курсор на дану стрічку і натисніть Enter . При цьому файл OUT.TXT переписується в файл BMPTRANS.TXT.

4. Ввійдіть в режим "Перенесення операцій" групи "Операції" головного меню, очистіть в виведеному на екран запиті поле з вказанням диска і директорії /щоб при завантаженні використовувалася біжуча директорія/, встановіть режим завантаження з текстового файла (TXT) і виконайте пункт меню "Завантажити". Згенеровані проводки будуть поміщені в журнал операцій.

Якщо список субконто "Основні засоби" має більше одного рівня, перед виконанням звіту слід встановити параметр "Включати підпорядковані субконто" в режимі "Параметри". На момент виконання звіту повинен бути виконаний основний розрахунок за квартал, в який входить місяць, по якому нараховується знос.

Зауваження.

Більш зручно при нарахуванні амортизації і в інших ситуаціях, коли потрібна автоматична генерація проводок, використовувати режим "Документи і розрахунки" (див.розд.6).