Реферат: Информационное обеспечение системы управления на примере ОАО Уфимский комбинат хлебопродук

Оглавление

ВВЕДЕНИЕ………………………………...……………………………….3

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИНФОРМАЦИОННОЙ ОБЕСПЕЧЕННОСТИ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ……………...……………..5

2. ХАРАКТЕРИСТИКА ОАО "УФИМСКИЙ КОМБИНАТ ХЛЕБОПРОДУКТОВ"…………………………………………………………..10

3. АНАЛИЗ ЭФФЕКТИВНОСТИ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ В ОАО "УФИМСКИЙ КОМБИНАТ ХЛЕБОПРОДУКТОВ"………………………………….………..14

ВЫВОДЫ И ПРЕДЛОЖЕНИЯ…………………………………………..18

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК…………………………………....19

ВВЕДЕНИЕ

Для принятия эффективных управленческих решений в условиях динамичного развития рыночной экономики предприятию требуется целесообразная система информационного обеспечения, объективно отражающая сложившуюся экономическую ситуацию. Выбранная мной тема является наиболее актуальной на сегодняшний день, так как хорошее информационное обеспечение это не только залог успеха и конкурентоспособности фирмы, но и порой выступает как средство выживания в условиях жесткой конкуренции.

Информация – одна из сложнейших, еще полностью не раскрытых областей современной науки.

Информационное обеспечение управления – это связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в целом. Оно может рассматриваться не только в целом, охватывая все функции управления, но и по отдельным функциональным управленческим работам, например прогнозированию и планированию, учету и анализу. Это дает возможность оттенить специфические моменты, присущие информационному обеспечению функционального управления, раскрыв в то же самое время его общие свойства, что позволяет направить исследования вглубь.

В теории управления целесообразно применять определение информации, как совокупность сведений об изменениях, совершающихся в системе и окружающей ее среде, которая уменьшает степень неопределенности наших знаний о конкретном объекте, это обмен сведениями (данными) между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом.

В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обос­нованных управленческих решений. Передача информа­ции о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осущест­вляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других техниче­ских средств связи.

Работа над данной курсовой работой будет основана на анализе результатов информационной модернизации, произошедшей 2 года назад на крупном республиканском перерабатывающем предприятии ОАО "Уфимский комбинат хлебопродуктов".

В ходе работы будут подведены итоги и проанализирована суть данных преобразований в информационной обеспеченности системы управления в данном хозяйстве. В конце будут подведены итоги проделанной работе, а также сделано ряд выводов об особенностях работы системы управления оборудованной техническими средствами, улучшающими информационную обеспеченность всего управляющего подразделения и предприятия в целом.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИНФОРМАЦИОННОЙ ОБЕСПЕЧЕННОСТИ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ

Сегодня стратегический менеджмент – это очень быстро и динамично развивающаяся научно-практическая деятельность, что неудивительно, т.к. ее развитие обусловлено потребностями современного рынка. Компании всего мира используют новые методы и инструменты стратегического менеджмента для того, чтобы пересмотреть свои подходы к ведению бизнеса, по направлению деятельности, обеспечению конкурентоспособности и достижению более высоких результатов в своей области.

Одним из наиболее мощных инструментов в руках менеджера становится информация. Эффективное управление невозможно без сбора информации и ее обработки различными методами. Методы получения информации многообразны и не являются предметом рассмотрения в данной работе. Гораздо больший интерес вызывают методы ее обработки и целевого распределения по адресатам. Методы обработки и анализа экономической информации составляют суть эконометрики. Второе есть вопрос построения интегрированной информационной системы, направленной на решение задач, стоящих перед предприятием и являющейся отражением протекающих бизнес процессов.

Важнейший фактор повышения эффективности производства в любой отрасли является улучшение управления. Совершенствование форм и методов управления происходит на основе достижений научно-технического прогресса, дальнейшего развития информатики, занимающейся изучением законов, методов и способов накопления, обработки и передачи информации с помощью различных технических средств.

Различные информационно-технические новшества следует воспринимать как средство сокращения и удешевления аппарата управления. Так, например, появление телефона, радио, телевидения, персональных компьютеров, локальных компьютерных сетей и глобальной сети Интернет приводило в свою очередь к совершенствованию системы информационного обеспечения управления предприятием. В конечном итоге роль информации в организационном управлении фирмой постоянно возрастает, что связано с измене­ниями социально-экономического характера, появлением новейших достижений в области техники и технологий, результатами научных исследований. Научно-техническая революция выдвинула ин­формацию в качестве важнейшего фактора производственного про­цесса. Информационный процесс необходим как непременное усло­вие работы современной техники, как средство повышения качест­ва рабочей силы, как предпосылка успешной организации самого процесса производства.

От совершенствования информационного обеспечения возможны следующие положительные результаты:

1) Возможная экономия расходов за счёт снижения

- фонда заработной платы

- коммунальных услуг

- стоимости программного обеспечения

- расходов на почту

- расходов на оформление договоров

- расходов на перераспределение сырья

2) Устранение возможных расходов в будущем

- избежание будущего роста численности персонала

- уменьшение требований к обработке данных

- снижение стоимости обслуживания

3) Возможные нематериальные выгоды

- улучшение качества информации

- повышение производительности

- улучшение и ускорение обслуживания

- новые производственные мощности

- более уверенные решения

- улучшение контроля

- уменьшение просроченных платежей

- полное использование программного обеспечения

Процесс передачи информации даже в одном направлении проходит через множество посредников, а это значит, что во время передачи информации происходит её задержка и искажение. Кроме того, информация может преобразовываться в зависимости от того к кому она адресована. Так, например, при передачи информации вверх от подчинённых к руководителю происходит её обобщение, а при передачи вниз, от руководителя к подчинённым наоборот – она конкретизируется. Главное в этом процессе максимальная скорость передачи информации при минимальных допустимых искажениях. От этого в первую очередь зависит правильность принимаемых решений и как следствие увеличивается прибыль организации.

В процессе управления постоянно происходит обмен информацией. Причём направление перемещения информации может быть вертикальным (от руководителя к подчинённым или от подчинённых к руководителю), так и горизонтальным (между начальниками подразделений, подчинёнными одного уровня).

Управленческая информация имеет ряд особенностей:

- большие объемы информации должны обрабатываться в жестко ограниченные сроки;

- исходная информация подвергается неоднократной обработке с различных производственных точек зрения и с учетом требований потребителей;

- исходные данные и результаты расчетов хранятся длительное время.

Взаимодействие между информационными технологиями и организациями очень комплексно и подвержено влиянию большого числа факторов, включая структуру организации, стандартную технику эксплуатации, политику, культуру, окружающую среду и решения управления.

Менеджеры должны сознавать, что информационные системы могут заметно изменять жизнь в организации. Они не в состоянии успешно проектировать новые системы или управлять существующими системами без понимания организации. Менеджеры решают, какие системы будут построены, что они будут делать, как они будут выполнены и т. д. Однако иногда эти результаты – чистая случайность и могут быть удачи и неудачи.

По опыту российских аналитиков, в большинстве случаев выявляются следующие основные проблемы при внедрении систем управления:

- отсутствие постановки задачи менеджмента на предприятии;

- необходимость в частичной или полной реорганизации структуры;

- необходимость изменения технологии бизнеса в различных аспектах;

- сопротивление сотрудников;

- временное увеличение нагрузки во время внедрения системы;

- отсутствие лидера и квалифицированной команды для ее внедрения.

Предлагаемая методика проведения изменений, как раз направлена на то, чтобы выявить эти проблемы не на этапе внедрения самого решения, а до того, и, соответственно, заранее провести комплекс изменений и развивающих мероприятий. В этом случае, процесс внедрения информационных технологий уже можно было бы рассматривать как достаточно жесткую и вполне ограниченную задачу, решаемую в рамках, более общего, процесса организационного развития, направленного на трансформацию всей организации.

Суть информации составляют только те данные, которые умень­шают неопределенность интересующих менеджера событий. Инфор­мация в менеджменте — сумма нужных, воспринятых и осознан­ных сведений, необходимых для анализа конкретной ситуации, даю­щая возможность комплексной оценки причин ее возникновения и развития, позволяющая определить ряд альтернативных решений, из которых реально (исходя из конкретной ситуации) найти опти­мальное управленческое решение, осуществить контроль за его выполнением. Информация, следовательно — необходимая предпо­сылка соединения и последующего органического срастания про­цессов труда и развития личности.

Состав, содержание и качество информации, которая прив­лекается к руководителю, имеют определяющую роль в обеспечении действенности управления. Анализ информации не ограничивается только эко­номическими данными, а широко использует техническую, тех­нологическую и другую информацию. Все источники данных делятся на плановые, учетные и внеучетные.

Итак, информационная система управления предприятием (ИСУП) – это операционная среда, которая способна предоставить менеджерам и специалистам актуальную и достоверную информацию о всех бизнес-процессах предприятия, необходимую для планирования операций, их выполнения, регистрации и анализа. Другими словами, современная ИСУП - это система, несущая в себе описание полного рыночного цикла – от планирования бизнеса до анализа результатов деятельности предприятия. Реально часто начинают с частичной компьютеризации информационных процессов, например, в рамках бухгалтерии или складского хозяйства.

2. ХАРАКТЕРИСТИКА ОАО "УФИМСКИЙ КОМБИНАТ ХЛЕБОПРОДУКТОВ"

Открытое акционерное общество "Уфимский комбинат хлебопродуктов" располагается в черте города Уфа, точнее, со стороны южного въезда в город. Это обеспечивает предприятие необходимыми квалифицированными рабочими кадрами в нужном количестве. Также предприятие имеет удобные подъездные пути, подведена железнодорожная ветка, что обеспечивает предприятию возможность быстрого и бесперебойного приёма зерно от поставщиков во время сбора урожая зерновых.

Данное предприятие принадлежит к группе компаний, в которую помимо УКХП входят ещё 6 крупнейших башкирских птицефабрик: Башкирская, Уфимская, Ашкадарская, Алексеевская, Бирская, Турбаслинская. Поставка продукции предприятия для предприятий группы происходит по особым условиям.

В состав общества входят мельзавод, крупозавод, комбикормовый завод, элеватор и ряд вспомогательных служб и участков.

На донном предприятии хорошо поставлена технология начисления заработной платы работникам, то есть применяются совершенно разнообразные системы подсчётов вознаграждения работников, в том числе повремённая, сдельно-премиальная, фиксированная и т.д.

ОАО "Уфимский комбинат хлебопродуктов" входит в состав “Урало–поволжской агропромышленной группы” и является одним из крупнейших предприятий зернозаготовительной и зерноперерабатывающей отрасли в республике Башкортостан c 30-летней историей. Предприятие производит продукцию под торговой маркой "Домовито": муку пшеничную всех видов, крупу гречневую, крупу манную, комбикорма и белковые-витаминные-минеральные добавки (БВМД) различного назначения для сельскохозяйственных животных, птиц и рыб из различных видов сырья.

Производственные мощности комбината позволяют получать в сутки 500 тонн муки и крупы манной, 800 тонн комбикормов, 150 тонн крупы гречневой. Качество продукции "Уфимского комбината хлебопродуктов" обусловлено 100% входным контролем качества зерна, предусмотрена стадия мойки продовольственного зерна. Высокие показатели качества достигаются за счет рационально составленных помольных партий, содержащих сильные сорта пшеницы.

Технологическая схема позволяет производить переработку сырья по замкнутому циклу, обеспечивая производство широкого спектра готовой продукции с максимальной эффективностью: побочные продукты одних производств используются в производство готовой продукции на других производствах (например, отруби, как побочный продукт мукомольного производства используются при производстве комбикормов).

На предприятии установлено современное оборудование и используется лучшая в РБ технологическая линия по производству полнорационных комбикормов, в т.ч. гранулированных. Процесс приготовления комбикормов автоматизирован и управляется с помощью ЭВМ.

ОАО "Уфимский комбинат хлебопродуктов" на протяжении 27 лет производит комбикорма для всех видов (возрастных групп) птицы, свиней, крупного рогатого скота, лошадей, овец, коз, пушных зверей, рыб.

В настоящее время начато производство БВМД, которое являются составной частью традиционных комбикормов. Ранее БЕЛКОВО-ВИТАМИННЫЕ-МИНЕРАЛЬНЫЕ ДОБАВКИ завозились в республику Башкортостан из других регионов. Собственное производство в нашей республике - это контроль качества и экологической безопасности ввозимого сырья и произведенной продукции.

Применение БВМД позволит в каждом хозяйстве кормить животных и птиц сбалансированными полнорационными комбикормами, которые обеспечивают высокую продуктивность и сохранность здоровья поголовья. За счет действия витаминов и микроэлементов из организма животных и птиц выводятся токсины, ядовитые и радиоактивные вещества, попавшие в организм из окружающей среды с кормами и водой. Готовый полнорационный БВМД содержит в себе все необходимые белки, микро и макроэлементы, аминокислоты, витамины, что является гарантией привесов и репродуктивности поголовья.

Предприятие производит муку отвечающую высшим стандартам качества и проходящую по высшим стандартам ГОСТ 52189-2003 (.Высший сорт - клейк. 29%,80едИДК,белизна 61ед, влажн14.6%). ОАО Уфимский Комбинат Хлебопродуктов - лидер переработки зерновых в Башкортостане - предлагает муку пшеничную хлебопекарную ГОСТ Р 52189-2003:

1. Высший сорт - клейк.29%, 80едИДК, белизна 61ед, влажн14.6%

2. Первый сорт - клейк 30%, 90едИДК, белизна 44 ед, влажн14.0%

Также ОАО "Уфимский комбинат хлебопродуктов" производит большое количество самых разнообразных комбикормов и белково-витаминных – минеральных добавок для всевозможных пород скота разных пород и половозрастных групп. В приложении №2 приведён прайс лист самых популярных комбикормовых изделий предприятия.

На предприятии установлена автоматическая фасовочная линия, линия гранулирования комбикормов. При предприятии имеется 5-этажный склад для хранения продукции в таре и склад бестарного хранения муки, отрубей, отходов. Контроль качества выпускаемой продукции ведет оттестированная лаборатория, оснащенная современными приборами.

В июне ОАО "Уфимский комбинат хлебопродуктов" приняло участие в конкурсе "100 лучших товаров России". Мука пшеничная хлебопекарная высшего сорта была удостоена звания лауреата конкурса. Белково-витаминно-минеральный концентрат и комбикорма для молодняка кур звания финалиста конкурса.

С 4 по 7 марта 2008 года Башкирская выставочная компания и Выставочный комплекс "Башкортостан" при поддержке Министерства сельского хозяйства Республики Башкортостан провели в г. Уфе XVIII международную специализированную выставку техники и оборудования агропромышленного комплекса, перерабатывающей промышленности и продуктов питания "АГРОКОМПЛЕКС–2008". На выставке приняли участие крупнейшие производители агропромышленного комплекса России, представителей зарубежных стран, предприятий и фирм, работающих в сфере агропромышленного комплекса. ОАО "Уфимский комбинат хлебопродуктов" (торговая марка "Домовито") в этом году получил Золотую медаль в номинации "Корма и кормовые добавки" за белково-витаминно-минеральный концентрат (БВМК-30) для родительского стада гусей. А также в номинации "Продукты питания" была отмечена бронзовой медалью крупа гречневая, 1 сорт, ядрица.

В ходе прохождения мною практики, мне поручались задания по составлению штатного расписания для работников санитарно технического подразделения. В рассматриваемое подразделения входили такие работники, как: уборщик, слесарь – сантехник, уборщик территории, заведующий хозяйственным блоком.

Так же у меня была возможность заполнения паспорта сделки и соответствующих документов по одному действующему контракту с зарубежной фирмой. Для выполнения этого задания мне пришлось изучить определённые разделы законодательства при помощи программы "Консультант", а также справочные данные об индексных обозначениях различных государств в официальных документах. При работе по этому контракту у меня была возможность ознакомиться с видом и содержанием таможенной декларации РФ.

ОАО "Уфимский комбинат хлебопродуктов" является крупнейшим предприятием своего рода на рынке республики и ведущим на российском рынке. Поэтому для такого предприятия просто необходима современная система информационного обеспечения управления.

3. АНАЛИЗ ЭФФЕКТИВНОСТИ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ В ОАО "УФИМСКИЙ КОМБИНАТ ХЛЕБОПРОДУКТОВ"

В начале 2005 года новое руководство комбината поставило цель повышения капитализации и управляемости растущего предприятия. Для её достижения было принято решение о внедрении на "Уфимском комбинате хлебопродуктов" современной комплексной системы управления и учета. Реализация проекта была доверена компании 1С:Франчайзи ЦПИ "Колос-С", которая уже более 10 лет специализируется на автоматизации предприятий зерноперерабатывающей отрасли. Основой для построения корпоративной системы стало типовое решение "1С:Управление производственным предприятием 8".

Перевод учета из прежней системы в "1С:Управление производственным предприятием 8" проводился поэтапно, что позволило комбинату управлять среднемесячной стоимостью внедрения в зависимости от финансовых возможностей. Запуск каждой подсистемы оформлялся как отдельный проект. Исполнитель готовил и согласовывал с заказчиком описание внедряемого блока, обязанности и возможности пользователей, осуществлялся перенос справочной и аналитической информации. Обучение сотрудников проходило на их рабочих местах, что существенно ускорило освоение нового программного продукта пользователями, большинство из которых не имели навыков работы в "1С:Предприятии". Внедрение подсистемы считалось законченным только после самостоятельного получения итоговой месячной отчетности. В течение года на комбинате в промышленной эксплуатации находились обе учетные системы. Для исключения двойного ввода первичных документов был создан оригинальный модуль синхронизации информации.

В настоящее время на комбинате успешно работают подсистемы "Бухгалтерский учет", "Управление Производством", "Управление запасами", "Управление закупками", "Управление продажами", "Переработка давальческого сырья", "Управление розничной торговлей", "Учет денежных средств", "Спецификации", "Сертификации номенклатуры", "Поступление зернового и незернового сырья". Общее количество автоматизированных рабочих мест – 40.

К работе в единой системе приступили сотрудники четырех складских хозяйств, трех лабораторий, производственного участка комбикормового завода, планового отдела, служб сбыта и снабжения, магазина розничной торговли, бухгалтерии, финансового отела и др.

В ходе внедрения "1С:Управление производственным предприятием 8" было адаптировано к потребностям заказчика. Типовая конфигурация была дополнена подсистемой "Поступление зернового и незернового сырья", разработанной специалистами ЦПИ "Колос-С" и учитывающей специфику предприятий, которые занимаются заготовкой и переработкой зерна, производством муки, крупы, комбикормов.

Внедрение этого модуля обеспечило поступление в режиме реального времени данных о сырье. В частности, отдел снабжения и юристы вводят информацию о заключенных договорах поставки, визировочная и центральная лаборатория – данные о качестве, оперативный отдел и бухгалтерия – количественные и суммовые показатели и т.д. Автоматизировано взвешивание автомобилей с зерном при помощи весового терминала. Подсистема обеспечивает формирование всех регламентированных Государственной Хлебной инспекцией отраслевых документов и отчетов. Работа пользователей организована с использованием, заложенного в "1С:Предприятие 8", механизма бизнес-процессов. Это существенно упростило обучение сотрудников заказчика, занятых на приемке сырья, и сделало их работу более комфортной и безошибочной.

В результате внедрения "1С:Управления производственным предприятием 8" руководство "Уфимского комбината хлебопродуктов" смогло более эффективно управлять производственными затратами. Появилась возможность вести ежедневный контроль наличия сырья, материалов и готовой продукции; движения денежных средств; дебиторской и кредиторской задолженностей. Это положительно сказалось на оперативности и качестве управленческих решений руководства.

В ходе оснащения новой системой информационного обеспечения системы управления предприятия произошла частичная автоматизация рабочих мест. Данные отображающие этот процесс приведены в таблице 1.

Таблица 1 Донные об автоматизации отделов ОАО "Уфимский комбинат хлебопродуктов".

Современные системы информационного обеспечения системы управления способны снизить затраты труда управленческих рабочих на предприятии до 45%.

Экономия рабочего времени позволит сократить численность персонала в данных отделах, что приведёт к снижению затрат на оплату труда, освободившимся сотрудникам.

В таблице 2 приведены данные об экономии рабочего времени работников, за счёт внедрения выше указанной технологи

В ходе реализации данного проекта предприятие столкнулось с рядом трудностей. Среди них были такие, как нежелание работников осваивать новую технику, страх перед сокращением и "нелюбовь" инноваций.

На данный момент все специалисты (для кого это необходимо) активно работают в этой, а так же понимают её сущность и особенности.

Средняя экономия рабочего времени составляет, примерно, 32%, что составляет 15241,1 чел.-час в день. При средней стоимости 1 чел.-час управляющего работника 103,66 руб. получатся, что экономия за 1 год составит 1579866,67 руб.

ВЫВОДЫ И ПРЕДЛОЖЕНИЯ

В ходе выполнения данной курсовой работы было проанализировано внедрения системы информационного обеспечения системы управления производства на ОАО "Уфимский комбинат хлебопродуктов".

Данные результат анализа выявил значительные положительные тенденции проявившейся в ходе реализации этого проекта. Помимо экономической выгоды от сокращения загруженности управленческих работников на предприятии ещё значительно сократилось время на оформление бумаг, а, следовательно, увеличилась скорость документооборота.

Внедрённая система информационного обеспечения не охватывает информацию, входящую в систему управления. То есть система внесения данных из накладных, путевых листов, разнарядок на работу и других начальных документов вносятся в систему на основе ручного труда и ручных подсчётов. Данный факт значительно тормозит дальнейшее увеличение скорости документооборота.

Внедрение, сравнительно, недорогой системы автоматизированного учёта выполненных работ весомо увеличит производительность планово-экономического отдела ОАО "Уфимский комбинат хлебопродуктов".

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

1. Грабауров В. А. Информационные технологии для менеджеров. – М.: "Финансы и статистика", 2001 г.

2. Орлов А.И. Теория принятия решений - М.: Издательство "Март", 2004 г.

3. Попова Е. А. Технология управления предпринимательской деятельностью в АПК - М.: ВНИЭТУСХ, 2001 г.

4. Сайт ОАО "Уфимский комбинат хлебопродуктов" www.ykxp.ru

5. Административно-управленческий портал www.aup.ru.

6. Электронная библиотека "Кот учёный" www.smartcat.ru.