Обязательный состав реквизитов при регистрации документов
При оформлении документов необходимо соблюдать правила,обеспечивающие юридическую силу документов: оперативное и качественное их исполнение и поиск; возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники. Документ должен, как правило, оформляться на бланке организации, соответствующем стандарту, иметь стабильный порядок расположения реквизитов и комплекс обязательных реквизитов. Часть информации реквизитов может быть заранее внесена в шаблон (бланк) будущих документов, она называется постоянной частью
. Дополняющая, конкретизирующая информация вносится при этом только при оформлении конкретного документа и называется переменной частью
.Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах определяется самим предприятием, совокупность которых придаёт управленческим документам юридическую силу.
Для регистрации документов установлен следующий обязательный состав реквизитов:
· автор (корреспондент);
· название документа, которое должно соответствовать компетенцииорганизации, содержанию документируемого управленческого действия, а также табелю документов, применяемых в данной организации.· основной государственный регистрационный номер (ОГРН)юридического лица;· идентификационный номер налогоплательщика/код причиныпостановки на учет (ИНН/КПП);· Дата которая состоит из порядкового номера в пределахрегистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности, и др.).Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. словесно-цифровой способ оформления даты,· индекс документа;
· дата, индекс поступления документа (для входящих документов);
· заголовок который должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста. Например: О выполнении темы 1.3.83; О направлении на учебу т. Иванова А.Н. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа.· резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
·
· срок исполнения;
·
· отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа - ответа);
· номер дела.
Регистрация документов - ответов должна вестись на регистрационных формах инициативных документов. Документу - ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрационного массива
В процессе подготовки оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, а именно:· исполнители;
·
· расписка исполнителя в получении документа;
· ход исполнения;
· приложения и др.
.
Неоднократно регламентировались и стандартизировались более подробные требования по оформлению и расположению на бумажном носителе реквизитов управленческих документов. Этому вопросу был посвящён в настоящее время приостановленный Государственный стандарт Российской Федерации 6.30 - 97 «УСД. Система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
|