Реферат: Преимущества ведения компьютерного Бухгалтерского учета примера программы 1C Предприятие 7.7
Название: Преимущества ведения компьютерного Бухгалтерского учета примера программы 1C Предприятие 7.7 Раздел: Рефераты по информатике Тип: реферат | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Содержание 1 Возможности современных бухгалтерских программ .. 5 1.2 Система “Турбо Бухгалтер 6.5” . 7 1.3 Программа “Инотек Бухгалтер профессионал” . 9 1.4 “1 C :Предприятие 7.7” . 11 2.1 Общие сведение о программе . 18 2.2 Автоматизация по видам учета . 20 2.4 Роль документов в автоматизации Бухгалтерского учета . 25 2.5 Автоматизированное осуществление операций и проводок . 28 Список использованных источников . 33 Сегодня от бухгалтера ожидают не только аккуратного ведения учета, правильного расчета заработной платы и налогов, точного отражения проводок по документам, своевременного представления отчетности в налоговую инспекцию и во внебюджетные фонды, но и квалифицированных советов в области управления предприятием при поиске путей сокращения издержек, для более рационального использования имеющихся средств, для увеличения оборота и прибыли. Бухгалтеру нужно регулярно отслеживать многочисленные изменения инструкций и законов, регламентирующих ведение бухгалтерского учета и налогообложение, и при необходимости оперативно вносить нужные коррективы. Особенно непросто это делать, если тот или иной законодательный акт вступает в силу "задним числом". Непременной составляющей работы бухгалтеров также является подготовка многочисленных справок и отчетов, как для внутреннего использования, так и для представления в различные инстанции. За последние годы наблюдается тенденция всеобщей компьютеризации, касающаяся всех областей деятельности. Это легко объяснимо – компьютер гораздо быстрее выполняет расчеты, позволяет автоматизировать сложные операции. Компьютеризация коснулась и финансово-экономической сферы деятельности человека. Финансово-экономический анализ деятельности предприятия и ведение бухгалтерского учета значительно упрощаются при применении новых компьютерных технологий. С помощью компьютера можно представить информацию в удобном для конкретного пользователя виде, значительно ускорить и упростить операции ее ввода и обработки, повысить наглядность и простоту конечных отчетов. Если еще 10 лет назад основным инструментом аналитика и бухгалтера был калькулятор, то теперь практически ни одно предприятие не может обойтись без компьютера. С внедрением компьютеров появилось множество специальных компьютерных программ, отвечающих нуждам бухгалтеров и других финансовых Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключает появлению случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке. Разделение функций. Компьютерная система может осуществить множество процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах выполняют разные специалисты. [1] Компьютерные системы позволяют ввести дополнительные меры для поддержания контроля за использованием конфиденциальной информации на необходимом уровне. К подобным мерам может относится система паролей, которые предотвращают действия, не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к информации об активах и учетных документах через терминал в диалоговом режиме. Рынок бухгалтерских программ в нашей стране достаточно развит. Лидирующее положение на рынке бухгалтерских программ занимает компания "1С" - ей принадлежит свыше 50% рынка. Также на рынке представлены такие бухгалтерские программы, как "БЭСТ", "Турбо бухгалтер". Существует также большое количество других бухгалтерских программ, которые не имеют широкого распространения.[8] Эти программы позволяют вести оперативный учет, статистический учет и бухгалтерский учет (синтетический и аналитический), формировать отчетность, автоматизировать розничную и оптовую торговлю, вести складской учет и учет персонала. 1 Возможности современных бухгалтерских программ 1.1. Комплекс “Бест-про” На сегодняшний день существует громадное количество программ по автоматизации бухгалтерского учета на предприятии. Все эти программы обладают весьма разным уровнем технического решения и степенью полноты перевода бухгалтерского учета с традиционных форм учета на компьютерную. Для того, чтобы определить каким набором функций должна обладать современная программа по ведению компьютерного бухгалтерского учета в этой главе будут рассмотрены возможности наиболее известных и популярных сегодня на рынке программ автоматизации учета. Комплекс "БЭСТ-ПРО" предназначен для автоматизации управления предприятиями в области производства, торговли и сферы услуг В структурный состав комплекса входят подсистемы ведения договоров, учета денежных средств и расчетов с контрагентами, управления закупками и запасами, оперативного производственного планирования, управления выпуском продукции, сбытом, учета основных средств, автотранспорта, кадров, заработной платы, управленческого анализа, бухгалтерского и налогового учета.[5] Основой для ведения бухгалтерского учета в системе "БЭСТ-ПРО" являются первичные документы, зарегистрированные в подсистемах, отвечающих за учет и управление финансовыми и материальными потоками и персоналом. Информационным ядром контура бухгалтерского учета является подсистема "Главная книга". В ней накапливаются все бухгалтерские проводки и формируется вся необходимая внутренняя и внешняя бухгалтерская отчетность. Контировка первичных документов в системе "БЭСТ-ПРО" осуществляется в два этапа: • собственно формирование проводок по документам; • отправка в подсистему "Главная книга". Проводки могут формироваться как по отдельному документу, так и в пакетном режиме. Поддерживается отложенная контировка документа. Формирование проводок может производиться либо в ручном режиме, либо с применением механизма типовых операций. Для расчета сумм по произвольным алгоритмам имеется встроенный язык программирования. Операции, которые непосредственно не связаны с первичными документами, например закрытие какого-либо счета, вводятся в подсистеме "Главная книга" при помощи документов специального вида - бухгалтерских справок. Система "БЭСТ-ПРО" располагает гибкой настройкой плана счетов. План счетов бухгалтерского учета имеет иерархическую структуру, которая определяется произвольно задаваемым кодом счета. Программа поддерживает работу как с балансовыми, так и с забалансовыми счетами. В системе имеются средства для контроля корреспонденции счетов в бухгалтерских проводках. [2] Аналитический учет в подсистеме "Главная книга" организован на специальных аналитических счетах, называемых аналитическими картотеками. Аналитическая картотека представляет собой набор карточек с настраиваемой структурой. Реквизитный состав аналитической карточки определяется пользователем и может включать в себя данные из различных системных или произвольно созданных справочников и картотек. Каждая карточка может иметь до 5 уровней вложенности. Программа поддерживает мультивалютный учет бухгалтерских операций. "БЭСТ-ПРО" автоматически контролирует балансовую стоимость средств в иностранной валюте и проводит расчет курсовых разниц. Текущие суммы остатков по мультивалютным счетам отображаются в таблице остатков по каждому виду валют. Нередко в связи с изменением действующего законодательства возникает необходимость внесения корректив в уже задействованный бухгалтерский счет: в его разбиении на субсчета, в переносе в другой раздел плана счетов или же понижении порядка (уровня) счета. Для этого в системе имеется режим "Реорганизация счетов". В системе существует режим “Главной книги”. Он предназначен для анализа бухгалтерских записей по выбранному синтетическому счету. Данные по счету сгруппированы по учетным периодам. Система вычисляет итоговые обороты за период и рассчитывает сальдо по счету.[3] Для анализа оборотов и сальдо по счетам за выбранный период удобнее всего воспользоваться оборотно-сальдовым балансом. Обороты могут отображаться как в целом по счету, так и в разрезе проводок за период. По каждой проводке можно получить подробную информацию вплоть до указания первичного документа. Обороты и сальдо по счетам, на которых открыт аналитический учет, отображаются в разрезе аналитических карточек. В системе "БЭСТ-ПРО" формируются все необходимые внутренние и внешние, как квартальные, так и годовые бухгалтерские отчеты. При необходимости можно настроить и свои собственные формы отчетов. Следует отметить, что система "БЭСТ-ПРО" прекрасно адаптируется к любым изменениям в действующем законодательстве и в полном объеме учитывает российскую экономическую специфику. В ней можно настроить любые, сколь угодно сложные алгоритмы расчета налогов; она превосходно справляется и с учетом бартерных операций, и с взаимозачетами. 1.2 Система “Турбо Бухгалтер 6.5” "Турбо Бухгалтер 6.5" - это интегрированная среда, объединяющая в рамках одного рабочего места самые разнообразные возможности учета. Программа "Турбо Бухгалтер 6.5" позволяет автоматизировать банковские и кассовые операции, расчет зарплаты, учет основных средств и нематериальных активов (ОС и НА), учет товарно-материальных ценностей (ТМЦ) и малоценных и быстро изнашивающихся предметов (МБП), вести синтетический, а также многомерный и многоуровневый аналитический учет, многовалютный учет, количественный учет, расчеты с контрагентами, делопроизводство. "Турбо Бухгалтер 6.5" обеспечивает составление, хранение и печать первичных бухгалтерских документов, внутренних отчетов (оборотных, шахматных ведомостей, журналов-ордеров, Главной книги и т. п.) и отчетов для налоговых органов.[4] С помощью программы можно выделить участки учета в бухгалтерии, вести бухгалтерии нескольких предприятий на одном компьютере, а также сводный учет по группе предприятий. Программа содержит набор готовых форм первичных и отчетных документов, соответствующих текущему Законодательству. Гибкость и открытость является основой технологии "Турбо Бухгалтера". Благодаря этому пользователь может самостоятельно вносить изменения в настройки при изменении законодательства, адаптировать ее к специфике учета на предприятии. Программа содержит мощные средства программирования и широчайшие возможности для настройки программы, а также создания индивидуальных прикладных систем и автоматизированных рабочих мест. Кроме того, появились версии для бюджетных организаций и силовых структур. Для возможности удобного приобретения и дальнейшей эксплуатации программы были реализованы пять ее модификаций, ориентированные на разные категории пользователей. [3] • "Лайт" - простая в освоении и удобная в обращении бухгалтерская программа для уровня малых и средних предприятий; • "Базовая" - комплексная программа для малых и средних предприятий, ведущих учет в одной валюте; • "Проф" - комплексная программа для малых и средних предприятий, ведущих многовалютный учет; • "Соло" - мощная программа для автоматизации бухгалтерии средних и крупных предприятий. • "Сетевая" - версия, позволяющая нескольким пользователям работать с нескольких рабочих мест в единой базе данных. В качестве клиентских мест используются версии "Соло" или "Проф". Разработан специальный механизм создания так называемых "новых бухгалтерий" (для нескольких предприятий или участков учета). 1.3 Программа “Инотек Бухгалтер профессионал” Программа ИНОТЕК БУХГАЛТЕР ПРОФЕССИОНАЛ представляет собой комплексную систему ведения бухгалтерского учета для предприятий любой численности и любого профиля и функционирует под управлением операционных систем: Windows 9x, Windows for Workgroups, Windows NT, Windows 2000, а также в различных локальных сетях.[6] В стандартную поставку программы ИНОТЕК БУХГАЛТЕР ПРОФЕССИОНАЛ как составные части входят программы ИНОТЕК ЗАРПЛАТА и ИНОТЕК ДОКУМЕНТЫ. Опционально поставляется модуль планирования и контроля исполнения бюджета ИНОТЕК БЮДЖЕТ, а также модули: ИНОТЕК ОСНОВНЫЕ СРЕДСТВА, ИНОТЕК СКЛАД и ИНОТЕК АРХИВАТОР. Программа ИНОТЕК БУХГАЛТЕР ПРОФЕССИОНАЛ поставляется с интерфейсом на русском или английском языках. Данная программа обеспечивает: • ведение журнала хозяйственных операций в рублях и валюте; • ведение максимально развернутого аналитического учета на основе настраиваемого плана счетов, имеющего семиуровневую иерархическую структуру субсчетов, в разрезе до 3-х аналитических характеристик (объектов учета) по каждому счету (субсчету) и до 8-ми аналитических отметок — по каждой проводке; • ведение мультивалютного учета с автоматизированным расчетом курсовых разниц и возможностью замены базовой валюты (рубли) на любую иную валюту; • разноску проводок непосредственно из тела заполняемого первичного документа и построение документов на основе выполненных проводок; • учет взаиморасчетов с дочерними предприятиями, сторонними организациями и подотчетными лицами; • ведение кассовой книги; • учет договоров и контрактов; • учет основных средств и нематериальных активов с возможностью выбора различных моделей расчета амортизации; • ведение учета товарно-материальных ценностей и списание их по средним ценам либо на основе методов ЛИФО и ФИФО; • возможность работы с системами штрихового кодирования; • расчет заработной платы в нескольких валютах; начисляемая зарплата может быть рассчитана на основе сумм "чистыми на руки" (так называемый обратный расчет); • возможность настройки рабочих мест пользователей с учетом ограничения их прав доступа к различным подсистемам, включая: планы счетов, журналы, хозяйственные операции и т.д.; • формирование и вывод на печать первичных бухгалтерских документов; в комплект поставки входит встроенный редактор для разработки необходимых дополнительных первичных документов; • формирование и вывод на печать форм бухгалтерской квартальной отчетности; • планирование и контроль исполнения бюджета предприятия (сметы проекта); • фактический и прогнозный учет с возможностью моделирования налогообложения; • экспорт и импорт данных для электронных таблиц, текстовых редакторов, систем клиент-банк, биллинговых систем и др.; • ведение бухучета нескольких предприятий на одном компьютере (в одной локальной сети); • формирование консолидированной отчетности. 1.4 “1 C :Предприятие 7.7” Система 1С:Предприятие 7.7 может быть использована для ведения любых разделов бухгалтерского учета на предприятиях различных типов. 1C: Предприятие может поддерживать разные системы учета и вести учет по нескольким предприятиям в одной информационной базе. Разнообразные и гибкие возможности системы 1С:Предприятие позволяют использовать ее и как достаточно простой и наглядный инструмент бухгалтера, и как средство полной автоматизации учета от ввода первичных документов до формирования отчетности. [4] Система 1С:Предприятие может быть использована для ведения практически любых разделов бухгалтерского учета: • учет операций по банку и кассе; • учет основных средств и нематериальных активов; • учет материалов и МБП; • учет товаров, услуг и производства продукции; • учет валютных операций; • учет взаиморасчетов с организациями, дебиторами, кредиторами, подотчетными лицами; • учет расчетов по заработной плате; • учет расчетов с бюджетом; • другие разделы учета. Система 1С:Предприятие обладает гибкими возможностями организации учета; • синтетический учет по многоуровневому плану счетов; • учет по нескольким планам счетов; • валютный учет и учет покрытия валют; • многомерный аналитический учет; • многоуровневый аналитический учет по каждому измерению; • количественный учет; • учет по нескольким предприятиям в одной информационной базе. Ввод информации в 1C:Предприятии может быть организован с разной степенью автоматичности: • режим ручного ввода операций; • режим типовых операций; • режим автоматического формирования операций по документам. Исходя из рассмотренных выше возможностей наиболее распространенных бухгалтерских программ, следует, что современное средство автоматизации бухгалтерского учета должно обладать следующими возможностями: • Вести учет по банковским и кассовым операциям; • Вести расчет зарплаты; • Вести учет основных средств и нематериальных активов (ОС и НА); • Вести учет товарно-материальных ценностей (ТМЦ) и малоценных и быстро изнашивающихся предметов (МБП); • Вести синтетический учет; • Вести многомерный и многоуровневый аналитический учет; • Вести многовалютный учет; • Вести количественный учет; • Вести учет товаров, услуг и производства продукции; • Вести расчеты с бюджетом. Система “1С:Предприятие” версии 7.7 обладает всеми перечисленными возможностями и следовательно соответствует современным требованиям к программам автоматизации бухгалтерского учета. Программа "БухСофт: Предприятие" предназначена для комплексной автоматизации бухгалтерского, налогового, управленческого, кадрового, складского и оперативного учета на предприятии в полном соответствии с требованиями бухгалтерского, налогового и трудового законодательства. Автоматизация учета основных средств. Учет основных средств осуществляется в отдельном многоуровневом древовидном справочнике, что позволяет обеспечить гибкую и наглядную работу с ним. Учет основных средств предусматривает параметры, необходимые для ведения как бухгалтерского, так и налогового учета. Данные параметры основного средства полностью соответствуют первичным документам и налоговым регистрам. На основе введенной информации осуществляется расчет амортизации, как для бухгалтерского, так и для налогового учета. Автоматизация учета нематериальных активов.
Автоматизация учета амортизации имущества предприятия.
Автоматизация учета материально производственных запасов предприятия.
2 Преимущества ведения компьютерного Бухгалтерского учета примера программы “ 1 C :Предприятие 7.7” 2.1 Общие сведение о программе В данной главе преимущества ведения компьютерного бухгалтерского учета будут рассматриваться на примере программы “1С:Предприятие 7.7” . Это обусловлено двумя причинами: Программа “1С:Предприятие 7.7” подходит для использования в операционной системе Windows 9x. Функционирование системы делится на два разделенных во времени процесса: настройку (конфигурирование) и работу пользователя по ведению учета или выполнению расчетов. Работа пользователя. В этом режиме собственно выполняется функционирование системы в предметной области: осуществляется ввод документов и операций, заполнение справочников, формирование различных отчетов, выполнение различных регламентных расчетов и т.д. [5] Пользователю предоставляется возможность ввода и обработки информации описанной в конфигурации структуры с использованием алгоритмов, созданных на этапе конфигурирования. В программе используются следующие базовые понятия: Константы. Как правило, константы используются для работы с постоянной и условно-постоянной информацией, но могут представлять собой и периодически изменяемые данные. Справочники. Предназначены для хранения сведений о множестве однотипных объектов, которые используются при ведении аналитического учета и для заполнения документов. Перечисления. Перечисления используются в системе для описания наборов постоянных (не изменяемых пользователем) значений. Типичными примерами перечислений являются виды оплаты (наличная, безналичная, бартер), тип учредителя (юридическое лицо, физическое лицо), типы сотрудников предприятия (штатный, совместитель) и т.д. Документы. Для отражения любых событий, происходящих на предприятии, а также для управления расчетами и данными в 1C:Предприятии используются документы. Набор документов 1С:Предприятии совпадает с набором физических документов, используемых в организации, которые требуется вводить в информационную базу: платежное поручение, счет, приходная и расходная накладная и т.д. Пример печатной формы отображён на Таблице 1(см. Приложение 1). Журналы. Для просмотра документов в 1С:Предприятии предусмотрены журналы. Журнал документов позволяет просмотреть список документов, разделенных по видам документов, или все документы сразу. Отчеты и обработки. Отчеты применяются для получения различной информации, содержащей итоги или детальную информацию, подобранную по определенным критериям. [9] 2.2 Автоматизация по видам учета Для организации аналитического учета по бухгалтерским счетам в системе 1C:Предприятие используются виды субконто. Виды субконто вводятся в конфигурацию для того, чтобы предоставить возможность назначать бухгалтерским счетам свойства ведения аналитического учета с использованием определенных типов данных. Набор доступных видов субконто определяется на этапе конфигурирования. Состав видов субконто, используемых в программе, определяется, с одной стороны, требованиями нормативных документов, регламентирующих порядок ведения на счетах аналитического учета (Инструкции по применению плана счетов бухгалтерского учета), а с другой стороны, возможностью получения бухгалтерских итогов в разрезе объектов аналитики, как для составления отчетности, так и для внутренних целей предприятия.[10] Виды субконто в данной конфигурации имеют тип перечисление и справочник. [6] В программе 1С:Предприятие справочники служат для хранения условно-постоянной информации, поддержки внутрифирменных или общих классификаторов. Также справочники обычно используются для организации аналитического учета. Система 1С:Предприятие позволяет организовать многоуровневые справочники до 10 уровней вложенности. Использование многоуровневых справочников позволяет организовать условно-постоянную информацию и классификаторы с нужной степенью детализации, а также организовать ведение многоуровневого аналитического учета по счетам. Виды субконто, имеющие тип перечисление, предназначены для ведения аналитического учета по фиксированному набору значений. Такой вид субконто установлен для тех счетов (субсчетов), для которых аналитический учет ведется по заданному набору значений. Как правило, такой набор значений регламентирован нормативными документами. Например, аналитический учет на субсчете 06.1 «Паи и акции» ведется в разрезе инвестиций в дочерние общества, в зависимые общества и в другие организации. Поэтому субконто2 «Характер инвестиций» имеет тип перечисление «Характер инвестиций» с указанными видами инвестиций. Для некоторых счетов тип субконто «перечисление» используется для автоматизированного составления отчетности. Например, на счете 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» аналитический учет ведется по субконто «Платежи в фонды» типа перечисление «Платежи в фонды». Значениями перечисления являются отдельные составляющие расчетов: «взносы: начислено/уплачено», «взносы: доначислено/уплачено самостоятельно» и т. д. В данной конфигурации содержится набор видов субконто, обеспечивающий возможность ведения аналитического учета по бухгалтерским счетам в необходимых разрезах, регламентированных требованиями к ведению аналитического учета по конкретным счетам плана счетов. Виды субконто, имеющие тип справочник, предназначены для ведения аналитического учета с набором значений, задаваемых пользователем. Конкретный набор значений обычно определяется объектами учета конкретного предприятия. Как правило, справочник имеет наименование, совпадающее с наименованием соответствующего ему вида аналитического учета, например «Контрагенты», «Материалы», «Основные средства» и т. д. Наличие субконто позволяет более детально раскрыть информацию о средствах предприятия, накапливаемых на счетах бухгалтерского учета. В этом субконто похожи на субсчета — они позволяют получать более мелкую градацию итогов внутри одного счета по определенному признаку. Например, с помощью субконто можно вести учет денежных средств на каком-либо счете в разрезе организаций. При этом вывод информации при получении отчетов можно организовать таким образом, что внутри одного счета информация будет выдаваться по субконто, т. е. по организациям. С другой стороны, вывод информации можно организовать и по другому — так, чтобы информация собиралась по каждой организации со всех счетов, на которых ведется аналитический учет по организациям. Это позволяет получить полную информацию по взаиморасчетам с организацией, даже если они учитываются на нескольких синтетических счетах. Таким образом, использование субконто позволяет отслеживать наличие и движение средств не только по счету, но и по одному объекту аналитического учета. Ведение аналитического учета по конкретному счету определяется настройкой субконто, задаваемой в плане счетов. Для одного счета может быть задано ведение аналитического учета по нескольким видам субконто. Так, например, для счета 60 может быть определено ведение аналитического учета по двум видам субконто: «Контрагенты» и «Основание». Аналитический учет, который основывается на нескольких видах субконто по одному счету, называется многомерным, то есть имеет несколько разрезов представления информации. Вышеописанный пример с аналитическим учетом по счету 60, как раз иллюстрирует многомерность аналитического учета. Итоги можно получать как по контрагентам в разрезе основание, так и по основанию в разрезе контрагентов.[7] С другой стороны, аналитический учет может быть многоуровневым, если одним из субконто счета является многоуровневый справочник. Например, на предприятии при учете товаров требуется получать информацию, как по отдельным товарам, так и по группам товаров. В этом случае справочник «Товары» будет иметь многоуровневую структуру. При такой организации справочника товаров можно в дальнейшем получать итоговую аналитическую информацию как по группе товаров, так и по каждому товару в отдельности. [7] По счету может также вестись и количественный учет. Сама возможность ведения количественного учета задается на этапе конфигурирования. По конкретному счету будет вестись количественный учет, если для него задан соответствующий признак в плане счетов. Для количественного счета накапливается итоговая информация в количественном (натуральном) выражении. Возможность ведения количественного учета обычно используется в совокупности с аналитическим учетом. В этом случае можно получать более полную отчетную информацию по объектам аналитического учета — такую, например, как наличие товаров на складе, количество основных средств, закрепленных за одним подразделением и тому подобное. Система 1С:Предприятие позволяет вести валютный учет по нескольким валютам. Сама возможность ведения валютного учета задается в конфигурации системы. Все используемые валюты задаются в справочнике валют. Конкретный счет считается валютным, если ему задан соответствующий признак в плане счетов. Для всех валютных счетов итоговая информация накапливается на счете для каждой валюты отдельно, а также по счету в целом. По каждой валюте итоговая информация по счету накапливается как в валютном выражении, так и в ее эквиваленте базовой валюты. Если в справочнике валют имеется курс, то при вводе проводок будет автоматически вычисляться сумма проводки по валютной сумме и текущему курсу. Также при ведении валютного учета, в системе 1С:Предприятие предусмотрен учет курсовых разниц. 2.3 План Счетов Перед учетом любых хозяйственных операций прежде всего определяется план счетов, на основе которого в дальнейшем будет вестись бухгалтерский учет. На предприятиях может использоваться стандартный план счетов, установленный нормативными документами а также другие специальные планы счетов. Система счетов зависит от учетной политики предприятия. Как правило, на предприятии используется один план счетов, но на некоторых предприятиях, таких как совместные, может использоваться и несколько планов счетов. В системе 1С:Предприятие предусмотрена возможность ведения нескольких планов счетов. Если при конфигурировании системы было назначено несколько планов счетов, то в верхней части таблицы будут присутствовать закладки с названиями планов счетов. В списке счетов выводятся колонки, отражающие различные данные счета: Код. – полный код счета, включающий все коды вышестоящих счетов; Наименование – наименование счета (субсчета): строка, отражающая назначение счета; Вал. – признак ведения валютного учета. Используется, если в конфигурации установлено ведение валютного учета. Если по счету или субсчету ведется валютный учет, то в графе «Вал.» ставится «+»; Кол. – признак ведения количественного учета. Если по счету или субсчету ведется количественный учет, то в графе «Кол.» ставится «+»; Заб. – признак забалансового счета. Если счет является забалансовым, то в графе «Заб.» ставится «+». Забалансовые счета не могут корреспондировать с балансовыми счетами. С другой стороны, по забалансовым счетам не контролируется соблюдение принципа двойной записи; Акт. – признак активности счета. Данный признак может иметь значения: «А» — активный, «П» — пассивный, «АП» — активно-пассивный; Субконто1, субконто5 – это виды субконто счета. Количество этих колонок субконто определяется настроенным в конфигурации максимальным количеством субконто счетов. [8] Значения колонок определяют ведение аналитического учета по данному счету по указанным видам субконто. Например, указание в колонке «Субконто» вида субконто «Материалы» будет определять ведение учета по данному счету в разрезе материалов. 2.4 Роль документов в автоматизации Бухгалтерского учета В системе 1C: Предприятие информация о хозяйственных операциях, совершаемых на предприятии, может вводиться при помощи документов и сохраняться в журналах документов. При настройке конфигурации производится настройка документов и создаются необходимые журналы для их хранения. Количество журналов документов, с которыми может работать пользователь, определяется его набором прав и устанавливается в Конфигураторе. Журналы документов предназначены лишь для удобного отображения списков документов — документ не связан «жестко» с каким-либо журналом. Набор документов, отображаемых в том или ином журнале, полностью определяется конфигурацией. Один и тот же вид документа может отражаться в нескольких журналах. [9] Кроме журналов, формируемых на стадии конфигурирования, в системе 1C: Предприятие существуют два предопределенных журнала — «Полный» и «Прочие». Полный журнал, как видно из его названия, отображает документы всех видов, и позволяет работать со всеми введенными в систему документами (разумеется, в пределах назначенных пользователю прав доступа). Журнал «Прочие» используется для отображения тех документов, для которых в процессе описания конфигурации явно не указан конкретный журнал, в котором он должен отображаться. Окно с журналом документов в общем случае представляет собой таблицу, имеющую четыре колонки, соответственно обозначающие: дата — дата документа, время — время документа, документ— наименование вида документа, номер— номер документа. Эти четыре графы, как правило, присутствуют в любом журнале. Кроме них, при настройке конфигурации может быть определено неограниченное количество дополнительных граф. Дополнительные графы используются для вывода значений любых других реквизитов документов, которые отображаются в данном журнале. Каждая строка журнала является ссылкой на документ. В заголовке окна журнала выдается название журнала, заданное при конфигурации, и интервал видимости документов, который можно изменить при работе с журналом. По значениям реквизитов, которые выводятся в основных и дополнительных графах журнала, можно осуществлять произвольный поиск. Документы могут иметь три возможных состояния: 1)документ записан, но не проведен; 2)документ проведен ; 3)документ помечен на удаление. Механизм отбора документов предоставляет пользователю возможность просматривать в журнале документы, отобранные по некоторому значению их реквизитов или по видам документов: например, можно отобрать все документы по конкретному складу или конкретной организации-контрагенту, или отобрать все приходные накладные. На протяжении всего сеанса работы в системе хранятся истории отборов. Если потребуется, можно вернуться к проводившемуся раньше отбору и выбрать его еще раз. Если для документа существует печатная форма, то она открывается в стандартном редакторе таблиц системы 1С:Предприятие. При необходимости, автоматически построенная печатная форма может быть отредактирована без распечатки. При записи документа в журнал существует возможность указать время документа. Возможность указания времени записи документа является важной особенностью системы 1С:Предприятие. Проведением документа называется действие, которое выполняет изменения других данных системы на основании информации документа. Это действие дает возможность документу влиять на бухгалтерские итоги, а также в некоторых случаях позволяет формировать бухгалтерские проводки на основе данных введенных в документ. Обычно после проведения документ закрывается. В некоторых случаях при проведении документа возникает ситуация, из-за которой проведение не может быть выполнено. Например, при проведении расходной накладной обнаружено, что на складе не числится нужного количества товара. Будет выдано сообщение, о невозможности выполнить проведение документа. В этом случае документ не будет закрыт автоматически, а будет предложено закрыть документ. Если отказаться от закрытия документа, то можно внести в него исправления и заново попробовать провести документ. Эта функция документов позволяет вести дополнительный контроль за запасами на предприятии. При отмене проведения документа отменяются все действия, которые он выполнил в процессе проведения. Для документов бухгалтерского учета проведение используется прежде всего для отражения в бухгалтерском учете хозяйственной операции, информация о которой введена в документ. Информация о движении средств отражается в бухгалтерском учете в виде бухгалтерских операций, содержащих бухгалтерские проводки. В процессе проведения происходит собственно запись проводок операции и отражение их в бухгалтерских итогах.[7] Документы в системе 1С:Предприятие играют основную роль для ввода информации о хозяйственной деятельности предприятия точно также как и в ручном бухгалтерском учете. Но в программе они выполняют также роль основания для формирования бухгалтерских проводок на основе этой информации. Кроме того они выступают как средство контроля за правильностью ввода информации, наличии запасов на предприятии и возможностью выписки подложных документов. Также они используются для создания печатных форм стандартных документов используемых на предприятии. 2.5 Автоматизированное осуществление операций и проводок Одной из основных деятельностей бухгалтерского учета является составление операций и проводок. Эта деятельность в системе 1С:Предприятие практически полностью автоматизирована. Данные о хозяйственных операциях предприятия в программе хранятся в виде операций. Каждая операция содержит одну или несколько проводок, полностью отражающих в бухгалтерском учете хозяйственную операцию. Каждая из проводок, в свою очередь, может состоять из одной или нескольких корреспонденции. Проводки, содержащие несколько корреспонденций, называются сложными. В сложных проводках дебет одного счета корреспондирует с кредитом нескольких счетов или наоборот. Для просмотра операций в 1С:Предприятии предусмотрено два вида журналов - журнал операций и журнал проводок. Журнал операций позволяет просмотреть список операций. Притом каждая операция отображается в нем одной строчкой, содержащей наиболее важную информацию. Журнал проводок позволяет просмотреть список проводок принадлежащих различным операциям в общей последовательности. Информация в журнале проводок отображается более детально. В нем выводятся и данные самой операции и данные проводок (дебет, кредит, количество, сумма и т.д.). Оба журнала имеют возможности отбора операций (проводок) по различным критериям. Журнал операций представляет собой таблицу, в колонках которой отражаются основные сведения об операции. Так как каждая операция принадлежит документу, то многие данные операции (например, дата, номер) являются также и данными документа. Кроме того, в журнале могут выводиться и другие данные о документе которому принадлежит операция. [10] Операции могут находится вследующих состояниях: 1)операция введенная вручную; 2)операция сформирована документом, причем, документ пока не проведен; 3)операция сформирована документом, и документ уже проведен. С помощью отбора можно выделить из всех существующих операций определенную группу операций, отобранных по некоторому значению. Например, вывести все операции с конкретной суммой или по конкретной организации. Видами отбора называются критерии, которые определяются на этапе конфигурирования. Пользователь, выполняя отбор, может использовать только те виды отборов, которые определены на этапе конфигурирования. Видом отбора может быть, например, «Сумма операции». Видом отбора может быть и какой-либо реквизит документа или совокупность реквизитов, а также объектов аналитики. Так, например, можно выбрать все операции, которые проводились с определенной организацией-поставщиком или клиентом. Каждая операция в 1C:Предприятии принадлежит документу (операции, введенные вручную, принадлежат документам специального вида «Операция»). Поэтому для идентификации операции можно использовать вид документа, которому она принадлежит, и ее номер. Каждая операция (а, следовательно, и проводка) в 1С:Предприятии принадлежит документу (операции, введенные вручную, принадлежат документам специального вида «Операция»). Поэтому для идентификации операции можно использовать вид документа, которому она принадлежит, и ее номер. Журнал операций и журнал проводок предназначены для просмотра в виде списка существующих операций с разной степенью детализации. В обоих журналах существует практически одинаковый набор действий для ввода и редактирования операций. Эти деиствия выполняются всегда над операцией в целом, даже если они вызываются из журнала проводок (в этом случае действие относится к oперации, которой принадлежит текущая проводка).[2] Для автоматизации ввода стандартных или часто используемых операций предусмотрен режим типовых операций. Он характеризуется тем, что наиболее часто используемые на предприятии операции вводятся в список типовых операций и при их вызове из этого списка часть реквизитов операции и проводок будет уже заполнена значениями, определенными в шаблоне типовой операции. Ввод типовых операций является частичной автоматизацией ввода операций и предназначен для ввода простых операций, требующих ввода нескольких проводок с расчетом их сумм. В более сложных ситуациях предпочтительнее пользоваться вводом операций с использованием документов. При вводе типовой операции существует возможность использовать данные любой существующей операции для ввода типовой. При использовании данного режима программа делает попытку внести данные в выбранную типовую операцию из существующей операции. В результате, проводки новой операции могут оказаться почти полностью сформированными. Наиболее мощным средством ввода бухгалтерских операций является автоматическое формирование их документами. При этом пользователь только заполняет данные документа, а все необходимые действия по формированию проводок документ выполняет автоматически при проведении. Для изменения операции, сформированной документом, как правило, редактируется документ, который перепроводится и вновь формирует операцию с учетом сделанных изменений. Однако, операции, сформированные документами, также могут редактироваться и непосредственно в форме операции. Данная возможность может быть определена на этапе конфигурирования для отдельных видов документов. При желании можно исключить операцию из подсчета итогов. Эта возможность позволяет иметь операции, никак не влияющие на итоги и не попадающие в отчеты. Например, это могут быть заранее вводимые операции, которые в данный момент не должны влиять на квартальную отчетность по этому периоду. 1C:Предприятие имеет специальный механизм «Корректные проводки», который предназначен для контроля правильности заполнения операций с точки зрения методологии ведения бухгалтерского учета. Он позволяет определить список допустимых проводок на уровне синтетических счетов и в дальнейшем осуществлять проверку операций на соответствие проводок введенному списку.[1] В последнее время стало модным обсуждать различные аспекты архитектуры и функциональности прикладных экономических программ. По нашему мнению, хорошие бухгалтерские системы независимо от их масштаба, программно-аппаратной платформы и стоимости должны качественно обеспечивать ведение учета, быть надежными и удобными в эксплуатации. За последние десять лет компьютер прочно вошел во все области деятельности человека. Автоматизация коснулась и финансово-экономической сферы деятельности. Появилось огромное количество специализированных бухгалтерских программ. В функциональном аспекте бухгалтерские системы должны безошибочно производить арифметические расчеты; обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов произвольной формы; осуществлять корректный перенос данных из одной печатной формы в другую; производить накопление итогов и исчисление процентов произвольной степени сложности; предоставлять возможность обращения к данным и отчетам прошлых периодов (вести архив). Для того чтобы обеспечить все это, система должна иметь единую базу данных по текущему состоянию бухгалтерского учета на предприятии и архивным материалам, любые сведения из которой могут быть легко получены по запросу пользователя. В зависимости от особенностей учета на предприятии базы данных могут иметь различную структуру, но в обязательном порядке должны соответствовать структуре принятого плана счетов, задающего основные параметры настройки системы на конкретную учетную деятельность. Основными задачами автоматизации ведения бухгалтерского учета на предприятии являются: · упрощение работы бухгалтера; · ускорение обработки информационных потоков бухгалтерской документации и создание условий для повышения оперативности бухгалтерской информации; · уменьшение количества счетных работников занятых обработкой учетной информации; · сократить объем и повысить целесообразность расходов на ведение бухгалтерского учета. · свести к минимуму возможность ошибок в ведении учета. Все это делается для облегчения работы бухгалтера и создания для него возможностей проводить анализ и планирование деятельности. Необходимо сказать несколько слов о принципах автоматизации. Любая программа автоматизации должна обладать следующими свойствами: · Функциональность – достигается созданием системы по конкретному разделу учета или по предприятию в целом. · Модифицируемость – системы легко изменяются и модифицируются. · Открытость – реализуется благодаря доступному для пользователей пользовательскому интерфейсу и возможности интегрирования с другими программами. · Надежность – предусматривает защиту компьютерной системы как от случайных сбоев, так и в некоторых случаях от умышленной порчи данных. Рынок бухгалтерских программ достаточно развит и предлагает потребителям большое количество готовых решений и настраиваемых конфигураций программ. Эти программы позволяют автоматизировать оперативный учет, статистический учет и бухгалтерский учет (синтетический и аналитический) , формировать отчетность, автоматизировать розничную и оптовую торговлю и производство, вести складской учет и учет персонала. Список использованных источников 1. Банина Ю.В. С заботой о бухгалтере. Бухгалтер и компьютер 2/2000. Булатов М.А. Решение бухгалтерских задач на персональном компьюторе. М.: Радио и связь, 2006.. 2. Гоголев А.К. Бухгалтерский учет на компьюторе: Практическое пособие по организации учета с использованием компьютора. М.: Инфра-М, 2004. Краев Т.А. Методология и организация учета в условиях автоматизации. М.: Финансы и статистика, 2006. 3. Наумова Н.А., Василевич И.П., Нуридинова Л.В. под ред. Соколова Я.В. Основы бухгалтерского учета. Учеб. пособие для ВУЗов. М.: Аудит, Юнити, 2004. 4. Серова Г.А. Самоучитель по работе бухгалтера на персональном компьюторе. М.: Издательство журнала “Бухгалтерский бюллетень”, 1996. 5. Тяжких Д.С. Ведение бухгалтерского учета и делопроизводства на компьюторе: Практическое пособие. С-Пб.: Б. И., 2004. 6. Умнова Э.А., Чистов Д.В. Бухгалтерский учет на персональном ЭВМ: Учебный практикум, 3-е издание. М.: Б. И., 2004. 7. Харитонов С.А. Компьютерная бухгалтерия 7.5: Азбука бухгалтера. М.: Компьютер-Пресс, 2006. 8. Чистов Д.В. Хозяйственные операции в компьютерной бухгалтерии 7.5: Задачи, решения, результаты: Учебное пособие. М.: Компьютер-Пресс, 2005. 9. А. В. Гартвич 1С: Бухгалтерия как на ладони. Издательства: 1С-Паблишинг, Питер, 2008 г. 10. Г. А. Серова Компьютерные технологии для бухгалтера Издательство: Журнал "Горячая линия бухгалтера", 2005 г.
Таблица 1. Пример печатной формы, используемой в 1С:Предприятии [1] Чистов Д.В. Хозяйственные операции в компьютерной бухгалтерии 7.5: Задачи, решения, результаты: Учебное пособие. М.: Компьютер-Пресс, 2005. [2] Г. А. Серова Компьютерные технологии для бухгалтера Издательство: Журнал "Горячая линия бухгалтера", 2005 г. [3] А. В. Гартвич 1С: Бухгалтерия как на ладони. Издательства: 1С-Паблишинг, Питер, 2008 г. [4] Харитонов С.А. Компьютерная бухгалтерия 7.5: Азбука бухгалтера. М.: Компьютер-Пресс, 2006. [5] Тяжких Д.С. Ведение бухгалтерского учета и делопроизводства на компьюторе: Практическое пособие. С-Пб.: Б. И., 2004. [6] Умнова Э.А., Чистов Д.В. Бухгалтерский учет на персональном ЭВМ: Учебный практикум, 3-е издание. М.: Б. И., 2004. [7] Серова Г.А. Самоучитель по работе бухгалтера на персональном компьюторе. М.: Издательство журнала “Бухгалтерский бюллетень”, 1996. [8] Наумова Н.А., Василевич И.П., Нуридинова Л.В. под ред. Соколова Я.В. Основы бухгалтерского учета. Учеб. пособие для ВУЗов. М.: Аудит, Юнити, 2004. [9] Гоголев А.К. Бухгалтерский учет на компьюторе: Практическое пособие по организации учета с использованием компьютора. М.: Инфра-М, 2004. Краев Т.А. Методология и организация учета в условиях автоматизации. М.: Финансы и статистика, 2006. [10] Банина Ю.В. С заботой о бухгалтере. Бухгалтер и компьютер 2/2000. Булатов М.А. Решение бухгалтерских задач на персональном компьюторе. М.: Радио и связь, 2006.. |