|  Министерство образования и науки Российской Федерации
Федеральное агентство по образованию
МОСКОВСКИЙ АВТОМОБИЛЬНО-ДОРОЖНЫЙ ИНСТИТУТ
(ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ)
Кафедра социологии и управления
М.Н. ВРАЖНОВА
УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ ПОСОБИЕ ПО ДИСЦИПЛИНЕ
«ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ»
Для студентов
специальности 080505 «Управление персоналом»
Москва
2009
Вражнова М.Н. Учебно-методическое пособие по дисциплине «Делопроизводство в кадровой службе». – М.: МАДИ (ГТУ), 2009. – 35 с.
Содержание
1 Цель и задачи преподавания дисциплины..................................... 3
2 Требования к уровню освоения содержания дисциплины.......... 4
3 Тематический план дисциплины....................................................... 5
4 Содержание лекционного курса....................................................... 6
5 Содержание практических занятий............................................... 13
6 Контрольные вопросы для подготовки к коллоквиуму................ 16
7 Вопросы для подготовки к зачету по дисциплине «Делопроизводство в кадровой службе».............................................................................. 19
8 Рекомендуемые источники информации..................................... 22
9 Глоссарий основных понятий и терминов.................................... 24
© Московский автомобильно-дорожный институт (государственный технический университет), 2009
© Кафедра социологии и управления, 2009
© Вражнова М.Н., 2009
1.
Цель и задачи преподавания дисциплины
Основной целью
преподавания дисциплины является формирование у студентов знаний о качественном обеспечении деятельности кадровой службы организации современной системой делопроизводства, а также формирование и закрепление у них навыков эффективной организации делопроизводства и работы с документами.
Для достижения поставленной цели в процессе преподавания дисциплины «Делопроизводство в кадровой службе» решаются следующие задачи:
· изучаются правила современного делопроизводства и сложившийся опыт подготовки, оформления и ведения всех видов документов с учетом новых законодательных актов и нормативных документов;
· дается представление о законодательных актах и нормативно-методических материалах, регламентирующих делопроизводство в кадровой службе;
· производится ознакомление с требованиями к оформлению документов, регламентирующих управление персоналом организации в целом и по основным функциональным областям;
· даются сведения об основных видах организационно-распорядительных документов и правилах составления документов по всем направлениям деятельности кадровой службы;
· рассматриваются особенности и изучаются правила текущего и архивного хранения документов, ведения трудовых книжек;
· даются сведения о деловой корреспонденции в работе кадровых служб и особенностях документирования оценки деятель-ности работников;
· изучаются правила составления документов о материальной ответственности, защите персональных данных и коммерческой тайны;
· формируются у обучающихся практические умения и навыки составления и оформления соответствующих документов, в том числе с использованием компьютерных технологий.
2.
Требования к уровню освоения содержания дисциплины
По итогам изучения дисциплины «Делопроизводство в кадровой службе» студент должен обладать следующими компетенциями:
· иметь представление о составе и содержании кадровой документации, основных документах, регламентирующих управление персоналом (правила внутреннего распорядка, штатное расписание, должностные инструкции, трудовые договоры и др.);
· знать правила оформления документов (состав реквизитов, требования к их оформлению, требования к бланкам документов и их оформлению);
· знать порядок заполнения типовых форм, оформления документов при приеме на работу, при переводе или расторжении трудового договора;
· иметь представление о порядке учета кадров, современных способах и технике создания документов, организации документо-оборота, систематизации документов, номенклатуре для их формирования и хранения;
· знать порядок подготовки приказов по личному составу;
· иметь представление о ведении трудовой книжки;
· иметь представление о формировании и ведении дел по личному составу;
· уметь составлять документы о материальной ответст-венности, защите персональных данных и коммерческой тайне;
· знать методику ведения деловой корреспонденции;
· знать правила составления и оформления делового письма, докладных и объяснительных записок;
· уметь документировать деятельность коллегиальных органов;
· знать правила составления характеристики, рекомендации, рекомендательного письма;
· уметь документировать оценку деятельности работников.
3.
Тематический план дисциплины
| № п/п
|
Тематика лекций и семинаров
|
Кол-во часов
|
| лекции
|
практи-ческие занятия
|
| 1.
|
Законодательное и нормативно-методическое регулирование делопроизводства
|
2
|
-
|
| 2.
|
Использование компьютерных техно-логий в процессе документирования и делопроизводства
|
1
|
2
|
| 3.
|
Порядок составления и требования к оформлению управленческих документов
|
2
|
-
|
| 4.
|
Виды организационно-распорядительных документов, правила их составления и оформления
|
4
|
2
|
| 5.
|
Состав и особенности работы с кадровой документацией
|
2
|
2
|
| 6.
|
Правила оформления документов по приему, увольнению, переводу работников
|
3
|
2
|
| 7.
|
Трудовые книжки и правила их ведения
|
2
|
-
|
| 8.
|
Формирование и ведение дел по личному составу и учетно-справочных карточек
|
2
|
2
|
| 9.
|
Формирование и номенклатура дел кадровой службы
|
2
|
-
|
| 10.
|
Правила составления документов об отпусках, о командировании работников и о приостановлении работы в случае задержки выплаты заработной платы
|
1
|
1
|
| 11.
|
Правила составления документов о материальной ответственности, защите персональных данных и коммерческой тайны
|
2
|
-
|
| 12.
|
Организация работы с кадровыми документами. Деловая корреспонден-ция в работе кадровых служб
|
3
|
2
|
| 13.
|
Текущее и архивное хранение документов
|
2
|
1
|
| 14.
|
Документирование оценки деятельности работников
|
2
|
1
|
| Всего
|
30
|
15
|
4.
Содержание лекционного курса
Тема 1. Законодательное и нормативно-методическое регу-лирование делопроизводства - 2 часа
Понятие делопроизводства, история его появления. Роль и задачи делопроизводства в управленческой деятельности организации. Документ как носитель информации и как средство реализации управленческих функций. Законодательные акты по документированию: Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации», Гражданский кодекс РФ, постановления правительства РФ и др. Нормативно-методические документы, регламентирующие ведение делопроизводства. Нормативы времени на работу с документами. Унификация и стандартизация как основные направления совершенствования документации.
Организация современного делопроизводства и направления его совершенствования.
Тема 2.
Использование компьютерных технологий в процессе документирования и делопроизводства – 1 час
Внедрение компьютерных технологий в процесс докумен-тирования и делопроизводства. Понятие «документационное обеспечение управления».
Оформление документов с помощью компьютерных программ-ных средств. Электронная форма ведения документов.
Использование современных компьютерных технологий ведения и использования учетно-справочных картотек. Электронная регистрация документов.
Тема 3. Порядок составления и требования к оформлению управленческих документов - 2 часа
Основные правила и этапы составления документов. Требования, предъявляемые к тексту документа: аргументи-рованность, логичность изложения, достоверность, объективность, краткость и др. Простые и сложные документы. Использование трафарета. Требования к построению, изложению и оформлению таблиц. Использование компьютерных программ («текстовый редактор») при подготовке документов. Корректурные знаки, применяемые при работе над текстом.
Основные реквизиты служебных документов. Формуляр документа, типовой формуляр, формуляр-образец. ГОСТ Р 6.30-97 «УСОД. Требования к оформлению документов»; его содержание и назначение. Требования к бланкам документов. Порядок адресования документов. Согласование, подписание и утверждение документа. Порядок фиксации на документе отметок об этапах его прохождения и исполнения.
Тема 4. Виды организационно-распорядительных документов, правила их составления и оформления –
4 часа
Виды организационно - распорядительных документов: организационные, распорядительные, информационно-справоч-ные.
Организационные документы. Их назначение, структура, содержание, оформление, утверждение.
Распорядительные документы: постановления, решения, приказы, распоряжения, указания. Порядок доведения распоряди-тельных документов до исполнителей. Порядок фиксации на документе отметок об этапах его прохождения и исполнения.
Информационно-справочные документы. Их назначение, содержание, порядок оформления.
Тема 5. Состав и особенности работы с кадровой документа-цией – 2 часа
Состав и содержание документации, регламентирующей деятельность службы управления персоналом и работу с персоналом: Положение о персонале организации, Правила внутреннего трудового распорядка, Положение об отделе управления персоналом, должностные инструкции его сотрудников.
Состав кадровой документации в соответствии с Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
Нормативно-методические документы, регламентирующие состав, содержание, порядок составления и оформления кадровых документов. Особенности работы с кадровой документацией в организациях различных сфер деятельности: производственной, научной, образовательной, государственной службы и др. Карточная форма ведения документов.
Перечень кадровых документов, подлежащих утверждению руководителем организации.
Документирование рабочего времени и времени отдыха: документы обязательные и рекомендуемые.
Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти.
Тема 6. Правила оформления документов по приему, увольнению, переводу работников - 3 часа
Правила оформления приказа (распоряжения) о приеме на работу. Содержание и порядок заполнения анкеты, автобиографии, личного листка по учету кадров, личной карточки, учетной карточки научного работника. Виды и условия заключения трудового договора. Особенности условий трудового договора с лицами разных должностных категорий, с подростками, инвалидами. Порядок расторжения трудового договора.
Документы по увольнению работника: заявление или служебная записка, приказ об увольнении; порядок их составления, оформления и выдачи.
Виды перевода работников на другую работу. Документы по переводу: заявления, докладная записка, приказ о переводе. Порядок оформления перевода работника.
Порядок подготовки проектов приказов по личному составу.
Особенности в документировании изменений условий трудового договора в зависимости от срока и инициатора изменений.
Тема 7. Трудовые книжки и правила их ведения - 2 часа
Нормативные документы о порядке ведения трудовых книжек. Правила заполнения трудовых книжек. Образцы формулировок записей в трудовых книжках. Вкладыш в трудовую книжку. Дубликат трудовой книжки. Учет движения трудовых книжек. Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении. Хранение трудовых книжек.
Тема 8. Формирование и ведение дел по личному составу и
учетно-справочных картотек – 2часа
Личное дело работника, его назначение, состав и порядок расположения документов в нем. Правила ведения и хранения личных дел. Порядок внесения изменений в документы личного дела. Учет личных дел и их выдача во временное пользование. Контрольные карточки.
Назначение и порядок ведения учетно-справочных картотек. Персональный, штатно-должностной и статистический учет работников. Типовая форма №Т-2, ее содержание, порядок заполнения личных карточек. Хранение и архивирование личных карточек.
Тема 9. Ф
ормирование и номенклатура дел кадровой службы - 2 часа
Понятия «дело» и «номенклатура дел» как способ классификации и систематизации документов. Назначение номен-клатуры дел. Нормативно-методические документы по составлению номенклатуры дел. Виды номенклатуры дел: конкретные или индивидуальные, примерные, типовые. Основная номенклатура дел кадровой службы. Требования к заголовку дела, к порядку расположения дел. Индексация дел. Унифицированная форма номенклатуры дел организации или структурного подразделения. Порядок рассмотрения и утверждения номенклатуры дел в организации.
Тема 10. Правила составления документов об отпусках,
о командировании работников и о приостановлении
работы в случае задержки выплаты заработной
платы - 1 час
Порядок оформления очередных отпусков. Трудовое законода-тельство о порядке предоставления и оформления отпусков. Графики отпусков, заявление работника, приказ о предоставлении отпуска.
Порядок оформления документов по командированию работников: служебные записки руководителей структурных подразделений, приказы о командировании. Командировочные удостоверения, порядок их учета и регистрации. Журнал учета работников, отбывающих в командировки. Журнал учета приема командированных работников.
Порядок оформления документов о приостановлении работы в случае задержки выплаты заработной платы.
Тема 11.
Правила составления документов о материальной
ответственности, защите персональных данных и
коммерческой тайны – 2 часа
Нормативно-законодательная база заключения договоров о полной материальной ответственности: ТК РФ, Положение о материальной ответственности. Приказы о введении на предприятии коллективной материальной ответственности и о назначении руководителя такого коллектива. Перечень работ, при выполнении которых может вводиться коллективная (бригадная) материальная ответственность. Типовые договоры о коллективной (бригадной) и о полной индивидуальной материальной ответственности. Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми организацией могут заключаться письменные договоры о полной материальной ответственности. Исковое заявление о возмещении ущерба, причиненного работником при исполнении трудовых обязанностей.
Законодательные акты о защите информации: Закон РФ «Об информации, информационных технологиях и защите информации», ТК РФ и др. Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну организации. Памятка работнику о сохранении коммерческой тайны организации. Обязательство работника о неразглашении коммерческой тайны. Включение условий о неразглашении сведений, составляющих коммерческую или служебную тайну, в трудовой договор.
Тема 12.
Организация работы с кадровыми документами.
Деловая корреспонденция в работе кадровых служб - 3 часа
Понятие документооборота. Группировка документов органи-зации: входящие, исходящие, внутренние. Основные этапы обработки и движения кадровых документов.
Прием и первичная обработка входящих кадровых документов. Организационные формы работы с кадровыми документами: централизованная, децентрализованная, смешанная. Способы получения документов: по почте, курьером, по телефону, факсу, электронной почте и особенности их обработки. Отметки о поступлении входящих документов. Сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Распределение поступивших документов.
Правила регистрации поступивших кадровых документов. Особенности регистрации входящих, исходящих и внутренних документов. Формы регистрации документов: журнальная, карточная, автоматизированная, электронная (на ПЭВМ).
Направления контроля исполнения кадровых документов: по срокам, по существу решения вопроса, по исполнителям. Ручная сроковая картотека; автоматизированная система контроля исполнения кадровых документов.
Направления и формы информационно-справочной работы; справочные картотеки, регистрационные карточки, использование ПЭВМ.
Правила обработки и отправки исходящих кадровых документов. Этапы работы с исходящими документами. Способы отправки документов.
Порядок работы с внутренними кадровыми документами.
Виды почтовых отправлений. Сроки пересылки. Почтовые конверты. Написание адреса. Отправка трудовой книжки по почте. Переписка с организациями.
Тема 13.
Текущее и архивное хранение документов - 2 часа
Требования, предъявляемые Государственной инспекцией труда к составу и порядку ведения кадровой документации.
Порядок текущего хранения дел в структурных подразделениях. Последовательность расположения дел на полках, в шкафах, с использованием подвесной системы. Правила выдачи дел или документов из дел.
Порядок обработки дел для последующего их хранения и использования. Проведение экспертизы ценности документов. Группировка дел в зависимости от срока их хранения. Акт об уничтожении документов. Порядок оформления дела для его хранения в зависимости от срока хранения. Составление описей дел. Сдача дел в архив. Сроки хранения основных управленческих документов. Административная ответственность руководителя за нарушение действующего законодательства по архивному делу.
Систематизация, хранение и уничтожение кадровой документации.
Тема 14. Документирование оценки деятельности работников - 2 часа
Аттестация и присвоение квалификационных разрядов как формы оценки деятельности работников. Положение об аттеста-ционной (квалификационной) комиссии, его содержание и порядок утверждения. Состав аттестационной комиссии, порядок ее утверждения. График проведения аттестации, его содержание. Документы этапа подготовки к аттестации: приказ руководителя организации, служебная характеристика - отзыв (заключение) об аттестуемом работнике; их содержание. Документы этапа проведения аттестации: протокол заседания комиссии, аттестационной лист работника; их содержание и порядок составления.
Содержание и правила составления характеристики, рекомендации, рекомендательного письма.
5.
Содержание практических занятий
Занятие 1.
Использование компьютерных технологий в процессе документирования и делопроизводства – 2 часа
1. Электронная система комплексной автоматизации документо-оборота – ЭСКАДО, SAP.
2. Информационные системы документационного обеспечения.
3. Электронные версии шаблонов документов.
4. Правовые базы данных.
5. Почтовые программы.
6. Техническое обеспечение кадровых подразделений.
7. История развития делопроизводства.
Занятие 2. Виды организационно-распорядительных документов, правила их составления и оформления – 2 часа
1. Правила составления актов и протоколов.
2. Оформление докладных и объяснительных записок.
3. Стадии подготовки распорядительных документов: изучение существа вопроса, подготовка проекта документа, подписание.
Занятие 3. Состав и особенности работы с кадровой
документацией – 2 часа
1. Нормативы времени на отдельные операции при работе с кадровой документацией.
2. Порядок разработки и утверждения штатного расписания организации.
3. Придание документам юридической силы.
Занятие 4. Правила оформления документов по приему,
увольнению, переводу работников – 2 часа
1. Порядок оформления отказа в заключении трудового договора.
2. Прекращение трудового договора по инициативе работодателя (пункты 1-4, 7, 8, 11, 13 части первой ст. 81 ТК РФ).
3. Порядок подготовки проектов приказов по личному составу. Типовые формулировки приказов.
4. Процедура наложения дисциплинарного взыскания. Оформление приказа.
5. Оформление представления поощрения работника. Правила составления приказов о поощрении и премировании.
Занятие 5. Формирование и ведение дел по личному составу и учетно-справочных картотек - 2часа
1. Правила формирования и оформления дел.
2. Правила формирования и ведения учетно-справочных картотек.
3. Порядок оформления дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу.
4. Составление и оформление внутренней описи, листа-завери-теля, обложки дела.
5. Подготовка дел к передаче на архивное хранение. Организация передачи дел в архив. Особенности передачи в архив документов по личному составу.
6. Порядок уничтожения дел.
Занятие 6. Правила составления документов об отпусках,
о командировании работников и о приостановлении
работы в случае задержки выплаты заработной
платы - 1 час
1. Особенности заполнения унифицированной формы приказа о командировках.
2. Оформление продления ежегодного оплачиваемого отпуска.
3. Порядок оформления документов о приостановлении работы в случае задержки выплаты заработной платы.
Занятие 7. Организация работы с кадровыми документами.
Деловая корреспонденция в работе кадровых служб - 2 часа
1. Особенности оформления и использования телефонограмм, факсимильной связи и телетайпа.
2. Современное деловое письмо, правила его оформления.
3. Культура работы с документами на рабочих местах. Работа специалистов службы документационного обеспечения управления и службы персонала с ответственными исполнителями в структурных подразделениях.
4. Этапы контроля исполнения документов: текущий, промежуточный, итоговый контроль.
5. Составление отчета по контролю исполнения документов.
Занятие 8. Текущее и архивное хранение документов - 1 час
1. Ответственность за состояние документального фонда. Штрафные санкции, налагаемые за несанкционированное уничтожение и гибель документов, несоблюдение сроков упорядочения документов постоянного и долговременного хранения.
2. Создание и порядок работы экспертной комиссии организации. Положение об экспертной комиссии. Порядок проведения и оформление результатов экспертизы ценности документов.
3. Государственные гарантии защиты прав работодателя при проведении проверок.
4. Обзор типичных нарушений трудового законодательства, выявляемых при проверке Федеральной инспекцией труда РФ.
Занятие 9. Документирование оценки деятельности
работников - 1 час
1. Разработка положения о порядке проведения аттестации.
2. Оформление стандартных форм, используемых при аттестации работника.
3. Порядок подведения итогов по результатам аттестации.
6.
Контрольные вопросы для подготовки к коллоквиуму
1. Что такое документ?
2. По каким признакам классифицируются документы?
3. В чем состоит суть и каково назначение унификации текстов документов?
4. Перечислите формы представления текста унифицированных документов.
5. Что такое связный текст?
6. Где применяются анкетные тексты?
7. Что такое реквизит? Каков максимальный набор реквизитов?
8. Где и при каких условиях применяется реквизит «Государствен-ный герб Российской Федерации»?
9. Каково назначение реквизита «Код организации»?
10. На каких документах не проставляется реквизит «Наименование вида документа»?
11. Назовите способы датирования документов?
12. Каким образом проставляется реквизит «Регистрационный номер документа» на внутренних документах и на исходящих документах?
13. В каких случаях на документе не проставляется реквизит «Место составления или издания документа»?
14. С какой целью применяется реквизит «Гриф ограничения доступа к документу»? Как этот гриф проставляется на документе?
15. Из каких частей состоит реквизит «Адресат»?
16. Из каких частей состоит реквизит «Гриф утверждения документа» при утверждении документа должностным лицом и при утверждении документа специально издаваемым документом (постановлением, решением, приказом)?
17. Каково содержания реквизита «Резолюция»?
18. Каким образом обозначается на документе реквизит «Отметка о контроле»?
19. Что такое типовой срок исполнения документа, индивидуальный срок исполнения документа?
20. Где располагается реквизит «Отметка о наличии приложения»?
21. Как проставляется реквизит «Гриф согласования документа»? Каковы его составные части?
22. Каким образом визируются исходящие документы?
23. Каких форматов бумага применяется для изготовления бланков документов?
24. В каких случаях применяются бланки форматов А3; А6?
25. Какие размеры полей должны иметь бланки документов?
26. Для каких документов применяется общий бланк?
27. Каковы преимущества бланка с угловым расположением реквизитов?
28. Назовите виды бланков организационно-распорядительных документов.
29. Какие документы относятся к организационным?
30. Кто утверждает общие уставы, уставы частных предприятий?
31. Какие разделы содержит текст положения об организации?
32. Какие разделы содержит текст положения о структурном подразделении?
33. Кем утверждается положение об организации, положение о структурном подразделении?
34. Какие разделы содержит должностная инструкция?
35. Какие документы относятся к распорядительным?
36. Что служит основанием для издания постановления?
37. Кому предоставлено право издавать указания?
38. Назовите группы приказов, которые могут издаваться на предприятии (в организации).
39. Каков порядок оформления и подписания приказа?
40. Какие реквизиты содержит формуляр-образец решения?
41. Какие документы относятся к информационно-справочным?
42. Каков порядок составления и подписания акта?
43. Каков порядок составления и подписания протокола?
44. Назовите разновидности справок.
45. Назовите реквизиты должностной записки.
46. Как оформляется служебное письмо?
47. Назовите разновидности служебных писем.
48. Каковы особенности написания текста телеграммы?
49. Что такое факсограмма?
50. Каковы реквизиты телефонограммы?
51. Основные полномочия органов Федеральной инспекции труда.
52. Обязанности работодателя.
53. Принципы защиты прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Обязанности работодателя.
54. Порядок проведения мероприятий по контролю кадровой деятельности.
55. Составление акта по результатам контроля органов Федеральной инспекции труда.
56. Обязанности должностных лиц органов госконтроля (надзора) при проверке. Журнал учета мероприятий по контролю органами Федеральной инспекции труда.
57. Ответственность должностных лиц органов госконтроля Федеральной инспекции труда за нарушения при исполнении обязанностей по проверке.
58. Ведение трудовых книжек.
59. Хранение трудовых книжек.
60. Что проверяют инспекторы Федеральной инспекции труда?
61. Особенности заключения договоров о полной материальной ответственности работников.
62. Порядок оформления ежегодных отпусков.
63. Порядок оформления документов по командированию работников.
64. Форма первичной учетной документации по учету труда.
65. Формирование личных дел.
66. Личная карточка Т-2. Особенности заполнения.
67. Оформление документов аттестации работников.
7.
Вопросы для подготовки к зачету
по дисциплине «Делопроизводство в кадровой службе»
1. Государственные гарантии защиты прав работодателя при проведении проверок.
2. Деловая корреспонденция в работе кадровых служб.
3. Документирование оценки деятельности работника.
4. Документы как носитель информации и как средство реализации управленческих функций.
5. Законодательные акты о защите информации.
6. Информационно-справочные документы, их назначение, содержание, порядок оформления.
7. Информационные системы документационного обеспечения.
8. Компьютерные технологии в процессе документирования.
9. Культура работы с документами на рабочих местах. Работа специалистов службы документационного обеспечения управления и службы персонала с ответственными исполни-телями в структурных подразделениях.
10. Назначение и порядок ведения учетно-справочных карточек. Содержание и заполнение типовой формы Т-2.
11. Нормативно-законодательная база заключения договоров о материальной ответственности.
12. Нормативы времени на отдельные операции при работе с кадровой документацией.
13. Обзор типичных нарушений трудового законодательства, выявляемых при проверке Федеральной инспекцией труда РФ
14. Организационные документы. Их назначение, структура, содержание, оформление утверждение.
15. Организация работы с кадровыми документами.
16. Организация современного делопроизводства и направления его совершенствования.
17. Основные правила и этапы составления документов.
18. Основные реквизиты служебных документов.
19. Особенности заполнения унифицированной формы приказа о командировках.
20. Особенности оформления и использования телефонограмм, телеграмм, фельдъегерской связи.
21. Ответственность за состояние документального фонда. Штрафные санкции, налагаемые за несанкционированное уничтожение и гибель документов, несоблюдение сроков упорядочения документов постоянного и долговременного хранения.
22. Оформление докладных и объяснительных записок.
23. Оформление представления на поощрение работника. Правила составления приказов о поощрении и премировании.
24. Оформление продления ежегодного оплачиваемого отпуска.
25. Оформление стандартных форм, используемых при аттестации работника.
26. Подготовка дел к передаче на архивное хранение. Организация передачи дел в архив. Особенности передачи в архив документов по личному составу.
27. Понятие делопроизводства, история его появления.
28. Порядок обработки дел для последующего их хранения и использования.
29. Порядок оформления дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу.
30. Порядок оформления документов о приостановлении работы в случае задержки выплаты заработной платы.
31. Порядок подведения итогов по результатам аттестации.
32. Порядок подготовки проектов приказов по личному составу.
33. Типовые формулировки приказов.
34. Порядок разработки и утверждения штатного расписания организации.
35. Порядок текущего хранения дел в структурных подразделениях. Правила выдачи дел или документов из дел.
36. Порядок уничтожения дел.
37. Почтовые программы.
38. Правила оформления документов по приему работников.
39. Правила оформления документов по увольнению работника.
40. Правила составления актов и протоколов.
41. Правила составления документов об отпусках, о командировании работников.
42. Правила формирования и оформления дел.
43. Правовые базы данных.
44. Прекращение трудового договора по инициативе работодателя (пункты 1-4, 7, 8, 11, 13 части первой ст. 81 ТК РФ).
45. Придание документам юридической силы.
46. Процедура наложения дисциплинарного взыскания. Оформление приказа.
47. Разработка положения о порядке проведения аттестации.
48. Распорядительные документы: постановления, решения, приказы, распоряжения, указания.
49. Систематизация, хранение и уничтожение кадровой документации.
50. Современное деловое письмо, правила его оформления.
51. Согласование, подписание и утверждение документа.
52. Содержание и правила составления характеристики, рекомен-дации, рекомендательного письма.
53. Создание и порядок работы экспертной комиссии организации. Положение об экспертной комиссии. Порядок проведения и оформление результатов экспертизы ценности документов.
54. Состав и содержание документации, регламентирующей деятельность службы управления персоналом и работу с персоналом.
55. Состав кадровой документации в соответствии с Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
56. Составление и оформление внутренней описи, листа-заверителя, обложки дела.
57. Составление отчета по контролю исполнения документов.
58. Стадии подготовки распорядительных документов: изучение существа вопроса, подготовка проекта документа, подписание.
59. Техническое обеспечение кадровых подразделений.
60. Трудовые книжки и правила их ведения.
61. Формирование и ведение личных дел сотрудников.
62. Формирование и номенклатура дел кадровой службы.
63. Электронная система комплексной автоматизации документо-оборота – ЭСКАДО, SAP.
64. Электронные версии шаблонов документов.
65. Этапы контроля исполнения документов: текущий, промежуточный, итоговый контроль.
8. Рекомендуемые источники информации
8.1.
Литература
А) основная
1. Андреев С.В. Кадровое делопроизводство. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Альфа-Пресс, 2004. – 352 с.
2. Васильева И.Н., Желнинский Г.С. Организация делопроизводства и персональный менеджмент: Учеб. пособие. – 2-е изд. – М.: Вузовский учебник, 2004. – 272 с.
3. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. — 6-е изд., испр. и доп. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2008. – 367 с.
4. Крылов И.Ю. Документирование управленческой деятельности: Учеб. пособие. – СПб.: Издат. дом «Бизнес-пресса», 2005. – 240 с.
5. Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности: Учеб. пособие. – М.: ИНФРА-М, 2008. – 268 с.
6. Кузнецов И.Н. Делопроизводство: Учебно-справоч. пособие. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2004. – 504 с.
7. Курноскина О.Г. Современное делопроизводство компании: постановка и ведение. – М.: Альфа-Пресс, 2005. – 208 с.
8. Раздорожный А.А. Документирование управленческой деятель-ности: Учеб. пособие. – М.: ИНФРА-М, 2008. – 304 с.
9. Рогожин М.Ю. Делопроизводство в кадровой службе: учебно-практ. пособие. – М.: ТК Велби, Проспект, 2007. – 776 с.
10. Сагиян С. Делопроизводство на компьютере. Популярный само-учитель. – СПб.: Питер, 2005. – 256с.
Б) дополнительная
1. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и техно-логия работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. и доп. / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2007. – 456 с.
2. Журавлева И.В., Журавлева М.В. Кадровику – все о приказах, кадровых и некадровых. – М.: ИНФРА-М, 2007. – 517 с.
3. Белоусов М.С. Образцы положений отделов и подразделений предприятий. – М.: Альфа-Пресс, 2005. – 320 с.
4. Васильева И.Н. Основы делопроизводства и персональный менеджмент. – М.: ЗАО «Финстатинформ», 1999. – 233 с.
5. Дагоева Ф.О. Образцы приказов по кадрам. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ТК Велби, Проспект, 2005. – 328 с.
6. Митрофанова В.В. Кадровое делопроизводство в коммерческой организации. – 2-е изд., доп. и испр. – М.: Экзамен, 2005. – 144 с.
7. Справочник работника кадровой службы / Сост. А.В. Верховцев. – 4-е изд., испр. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2005. – 816 с.
8. Стенюков М.В., Пустозерова В.М. Делопроизводство в управлении персоналом. – М.: ПРИОР, 1999. – 112 с.
9. Труханович Л.В., Щур Д.Л. Справочник по кадровому делопроизводству. – 6-ое изд., перераб. – М.: Изд-во «Дело и сервис», 2008. – 608 с.
8.2.
Интернет-ресурсы
1. www
.
vprikaz
.
com
.
2. www
.
delowork
.
ru
.
3. www
.
letograf
.
ru
.
4. www
.
evfrat
.
ru
.
5. www
.
docsvision
.
com
.
6. www.eos.ru
.
7. www.doc-online.ru
.
8.3.
Словари
1. Управление персоналом: Энциклопедический словарь/ Под ред. А.Я. Кибанова – М.: ИНФРА-М, 1998. – 453 с.
2. Труд и социальное развитие: Словарь. – М.: ИНФРА-М, 2001. – 266 с.
3. Большой экономический словарь/ Под ред. А.Н. Азрилияна. – 6-ое изд., доп. – М.: Институт новой экономики, 2004. – 1376 с.
4. Междисциплинарный словарь по менеджменту. – М.: Дело, 2005. – 256 с.
5. Большая экономическая энциклопедия. – М.: Эксмо, 2007. – 816 с.
9.
Глоссарий основных понятий и терминов
| Автоматизированная информационная система
|
информационная система, реализуемая с использованием средств вычислительной техники и связи
|
| Автор документа
|
организация или лицо, создавшее документ. Документ может быть составлен несколькими авторами
|
| Адресант
|
лицо или организация - отправитель документа
|
| Адресат
|
лицо или организация - получатель документа
|
| Акт
|
документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события
|
| Акцепт
|
согласие на предложение вступить в сделку, заключить договор на условиях, указанных в предложении
|
| Анкета
|
документ, представляющий собой трафаретный текст, содержащий вопросы по определенной теме и место для ответов (или ответы) на них
|
| Аннотация
|
краткое изложение первоисточника
|
| Архивная выписка
|
дословное воспроизведение части текста документа, хранящегося в архиве, заверенное в установленном порядке
|
| Архивная справка
|
справка об имеющихся в документальных материалах архива сведениях по определенному вопросу, теме, предмету или биографических сведениях, заверенная в установленном порядке
|
| Аспект
|
точка зрения, с которой производится поиск документации и извлечение из него необходимых сведений
|
| Баланс предприятия
|
финансовый документ, отражающий состояние денежных и материальных средств предприятия (расходов и доходов)
|
| Бланк документа
|
стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации
|
| Бухгалтерские документы
|
документы, необходимые для ведения бухгалтерского учета, являющиеся письменным доказательством совершения финансовых, хозяйственных операций
|
| Ведомость
|
перечень каких-либо данных (сведений), расположенных в определенном порядке (платежная В., оборотная В., и т.п.)
|
| Виза
|
подпись, подтверждающая факт ознакомления должностного лица с документом
|
| Внутренний адрес письма
|
наименование и адрес организации или фамилия и адрес лица, которому направлено письмо
|
| Внутренний документ
|
документ, предназначенный для использования только тем учреждением, в котором он создан
|
| Внутренняя опись
|
учетный документ, содержащий список документов, вошедших в дело с указанием порядкового номера, названия (заголовка), даты и номера листа дела
|
| Входящий документ
|
документ, поступивший в учреждение
|
| Выписка из документа
|
заверенная копия части документа
|
| График
|
текстовой документ, отражающий, как правило, план работы с точными показателями норм и времени выполнения
|
| Гриф
|
пометка, указывающая на особый характер или особый способ пересылки деловой корреспонденции («секретно», «срочно», «не подлежит оглашению», «лично», «конфиденциальные сведения», «коммерческая тайна»)
|
| Гриф ограничения доступа к документу
|
специальная отметка, свидетельствующая о принадлежности сведений к государственной или коммерческой тайне, проставляемая на носителе сведений и/или в сопроводительной документации
|
| Дата
|
число, месяц и год составления или подписания документа, указанные на нем арабскими цифрами
|
| Дело
|
совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в отдельную обложку
|
| Деловое письмо
|
документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица
|
| Делопроизводство
|
ведение канцелярских дел, совокупность работ по документированию деятельности учреждений и по организации документов в них
|
| Директивный документ
|
документ, содержащий обязательные к исполнению указания вышестоящих органов
|
| Доверенность
|
документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя (предприятия или гражданина)
|
| Договор (контракт)
|
документ, фиксирующий соглашение двух или нескольких сторон об установлении каких-либо отношений и условий их регулирования
|
| Докладная записка
|
документ, адресованный руководству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя
|
| Документ
|
информация на материальном носителе, закрепленная созданным человеком способом, имеющая юридическую силу
|
| Документация
|
оформленная по единым правилам совокупность документов
|
| Документооборот
|
1) движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки: 2) количество входящих, внутренних и исходящих документов учреждения за определенный период времени
|
| Документы постоянного хранения
|
документы, по которым установлено бессрочное хранение
|
| Досье
|
документы, относящиеся к какому-либо делу
|
| Дубликат
|
экземпляр документа, составленный взамен отсутствующего подлинника и имеющий одинаковую с ним юридическую силу
|
| Жалоба
|
письменное или устное обращение физических или юридических лиц в государственные или общественные органы по поводу нарушения прав и охраняемых законом интересов
|
| Журнал учета документов
|
журнал, составленный по определенной форме и содержащий сведения о документах и операциях с ними
|
| Заголовок документа (дела)
|
краткое обозначение сведений о составе и содержании документа (дела)
|
| Заявление
|
документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц) учреждению или должностному лицу (например, 3. о приеме на работу, 3. о предоставлении отпуска и т.д.)
|
| Знак обслуживания
|
условное обозначение, зарегистрированное государством, предназначенное для отличия услуг одних юридических лиц от однородных услуг других
|
| Извещение
|
документ, информирующий о предстоящем мероприятии (заседании, собрании, конференции) и содержащий предложение принять участие в нем
|
| Индекс
|
условное обозначение, присваиваемое документу в процессе учета (регистрации) и исполнения
|
| Индекс дела
|
порядковый номер дела по номенклатуре и условное обозначение структурной части учреждения, проставляемые на обложке дела
|
| Индексация документов
|
присвоение документам порядковых номеров и условных обозначений при регистрации
|
| Инициативный документ
|
документ, послуживший началом рассмотрения определенного вопроса
|
| Информационная система
|
организационно упорядоченная совокупность документов и информационных технологий
|
| Информация
|
сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления
|
| Исковая давность
|
срок для защиты права по иску лица (предприятия), право которого нарушено
|
| Исковое заявление
|
заявление в суд, арбитраж о претензиях к физическому или юридическому лицу, составленное по определенной форме
|
| Исходящий документ
|
документ, созданный на данном предприятии и отправленный адресату, копия которого, как правило, остается в деле
|
| Карта-заместитель
|
документ, помещаемый на место выданного дела и содержащий сведения о том, кому и когда оно выдано
|
| Квитанция
|
расписка, выданная организацией и подтверждающая получение денег или материальных ценностей
|
| Классификационный индекс
|
условное обозначение (цифровое, буквенное, смешанное), присваиваемое классификационным делением схемы классификации и проставляемое на карточках систематического и других каталогов
|
| Коммерческая тайна
|
производственная, научно-техническая, управленческая, финансовая и иная информация, используемая для достижения коммерческих целей (получение прибыли, предотвращение ущерба, получение добросовестного преимущества над конкурентами), которую предприниматель относит к конфиденциальной
|
| Коммерческий акт
|
документ о нарушениях (недосдаче, порче, хищении), допущенных при транспортировке грузов. Коммерческий акт служит основанием получателю груза для предъявления претензии о возмещении убытков стороне, допустившей порчу груза
|
| Консервация документа
|
предохранение документа от разрушающего действия внешней среды
|
| Контрагент
|
одна из сторон контракта, договора
|
| Контракт
|
договор об установлении, изменении или прекращении правоотношений
|
| Контрольный лист
|
талон для индивидуальной регистрации документов, включающий резолюцию и тему письма
|
| Конфиденциальная информация
|
документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством РФ
|
| Копия документа
|
документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их
|
| Корреспондент
|
учреждение или отдельное лицо, с которым ведется переписка
|
| Кредит
|
включенная в смету сумма, в пределах которой разрешен расход на определенную потребность
|
| Кредитное письмо
|
письмо о предоставлении банковских гарантий оплаты по контракту
|
| Лимит
|
документ, определяющий предельный размер ассигнований денежных средств, отпуска материалов и т.д. из государственных фондов
|
| Лицевой счет
|
бухгалтерский документ, отражающий передачу какого-либо конкретного вида средств (материалов, инструментов, продукции, зданий и т.д.) определенной организации или лицу и содержащий денежные расчеты с ним
|
| Личная карточка
|
документ, составляемый на работника и содержащий краткие сведения о нем (образование, стаж, семейное положение, трудовая деятельность и т.д.)
|
| Личное дело
|
дело, включающее документы о каком-либо лице (о его биографии, образовании, трудовой или общественной деятельности)
|
| Машиночитаемый текст
|
документ, использование которого требует применения специально предназначенных технических средств
|
| Накладная
|
документ, содержащий сведения о грузе и гарантиях его доставки
|
| Наряд
|
документ, содержащий сведения о распределении работ между рабочими-сдельщиками, учет выработки и расчет причитающейся им зарплаты
|
| Наряд-заказ
|
плановое задание руководителя учреждения подчиненному предприятию или руководителя предприятия цеху о выполнении определенной работы
|
| Номенклатура
|
перечень наименований
|
| Номенклатура дел
|
систематизированный перечень или список наименований дел, заводимых в делопроизводстве учреждения
|
| Номер входящего письма
|
регистрационный номер документа, проставляемый адресатом
|
| Номер исходящего дела
|
регистрационный номер документа, проставляемый отправителем
|
| Нормативный документ
|
документ, изданный уполномоченным на то органом и устанавливающий нормы, правила постоянного или временного действия, рассчитанные на обязательное применение
|
| Нормативы
|
документы, содержащие показатели затрат времени, материальных или денежных ресурсов, показатели изготовляемой продукции, приходящиеся на какую-либо единицу (изделие, операцию и т.д.)
|
| Нормы
|
документ, содержащий сведения об установленных величинах чего-либо (выработки, выдачи чего-либо, времени чего-либо и т.д.)
|
| Объяснительная записка
|
1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта); 2) сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу
|
| Опись
|
юридически оформленный перечень документов
|
| Организационно-распорядительные документы (орд)
|
документы, в которых фиксируются вопросы управления, взаимодействия, обеспечения, и регулирования деятельности органов власти и управления, учреждений, организаций, их подразделений и должностных лиц
|
| Оригинал документа
|
1) первоначальный экземпляр документа; 2) экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования
|
| Особые отметки
|
отметки о степени секретности и срочности исполнения документов
|
| Отметка о поступлении документа
|
отметка, проставляемая на нижнем поле входящего документа, состоящая из порядкового номера и даты поступления
|
| Отчет
|
документ, содержащий сведения о подготовке и проведении работ, об итогах выполнения планов, заданий, командировок и других мероприятий, представляемый вышестоящему учреждению как должностному лицу
|
| Оферта
|
письменное предложение о заключении контракта на определенных условиях (см. также Предложение)
|
| Официальные документы
|
документы, составленные учреждением или должностным лицом и оформленные в установленном порядке
|
| Оформление дела
|
определяемая установленными правилами подготовка дела к хранению
|
| Персональные данные
|
сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданина
|
| Печать
|
элемент удостоверения подлинности подписи должностного лица на документах, предусмотренных нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами
|
| Письменные доказательства
|
документы (акты, контракты, письма делового или личного характера), содержащие сведения об обстоятельствах дела
|
| Письмо
|
обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами
|
| Повестка
|
официальное сообщение частному лицу с предложением куда-либо прийти или учреждению — выслать своего представителя
|
| Подлинник документа
|
1) документ официального происхождения в окончательной редакции, удостоверенный соответствующим образом; 2) рукопись
|
| Подлинный документ
|
документ, информация в котором, а также дата, номер, подпись и другие реквизиты соответствуют действительности
|
| Подпись на документе
|
подпись должностного лица или автора документа, удостоверяющая его подлинность или заверяющая копию документа
|
| Положение
|
1) правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности государственных органов, структурных подразделений органа, а также нижестоящих учреждений, организаций и предприятий;
2) свод правил, регулирующих определенную отрасль государственного управления политической, общественной, культурной или хозяйственной жизни
|
| Пользователь информации
|
субъект, обращающийся к информационной системе или посреднику за получением необходимой ему информации и пользующийся ею
|
| Право подписи
|
полномочие должностного лица на подписание документов
|
| Предложение
|
письменное заявление от имени предприятия, адресованное другому предприятию, о готовности заключить с ним договор на определенных условиях (см. Оферта)
|
| Предметный каталог
|
каталог документальных материалов, содержащий сведения о предметах (фактах, событиях, географических наименованиях) и лицах, которые упоминаются в документах, расположенных в алфавитном порядке
|
| Предметный указатель
|
указатель основных предметных (тематических) обозначений, расположенных в алфавитном порядке
|
| Представление
|
документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения
|
| Прейскурант
|
перечень видов работ, услуг, продукции, товаров и т.д. с указанием цен и расценок
|
| Претензионное письмо
|
письмо, отправленное виновной стороной в случае невыполнения ею заключенных ранее договоров и разного вида обязательств
|
| Приказ
|
1)правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующий на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчиненности; 2) документ, выдаваемый органами государственного и ведомственного арбитража на обязательное исполнение его решения
|
| Программа
|
документ, излагающий основные направления работы учреждения или предприятия на определенный период времени (производственная П.) или этапы и сроки осуществления крупных работ, испытаний
|
| Проект документа
|
предварительный вариант документа, предназначенный для рассмотрения
|
| Протокол
|
документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов
|
| Расписание
|
объявление о времени, месте и последовательности совершения чего-либо
|
| Распорядительные документы
|
документы, в которых фиксируется решение административных и организационных вопросов
|
| Распоряжение
|
правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа государственного управления, в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан
|
| Регистрационная карточка
|
карточка, предназначенная для регистрации документов в делопроизводстве учреждения
|
| Регистрационный номер документа
|
порядковый номер, присваиваемый входящему или исходящему документу при его регистрации, являющийся частью делопроизводственного индекса или заменяющий его
|
| Регистрационный штамп
|
штамп, содержащий название учреждения, дату регистрации, регистрационный индекс, номер дела, в которое будет помещен документ
|
| Регистрация документов
|
запись в учетных формах (журналах, карточках и т.н.) кратких сведений о документе и проставление на документе делопроизводственного индекса и даты регистрации
|
| Реестр
|
перечень (список) чего-либо, применяемый в бухгалтер-ском учете и делопроизводстве (например, Р. описей)
|
| Резолюция
|
решение, принятое совещанием, съездом, конференцией по обсуждаемому вопросу
|
| Резолюция на документе
|
письменное указание руководителя исполнителю о характере и сроках исполнения документа
|
| Реквизит документа
|
обязательный информационный элемент (автор, дата и т.п.), присущий тому или иному виду письменного документа
|
| Реквизиты
|
обязательные элементы служебного документа (адрес, подпись, резолюция, исполнитель и др.)
|
| Рекламация (рекламационное письмо)
|
письмо по поводу обнаруженных дефектов, недостатков в полученной продукции или выполненной работы
|
| Реферат
|
краткое письменное изложение первоисточника
|
| Решение
|
1) правовой акт, принимаемый в коллегиальном порядке в целях разрешения наиболее важных вопросов их компетенции. Решениями именуются также совместные акты, издаваемые несколькими неоднородными органами — коллегиальными и действующими на основе единоначалия государственными органами и общественными организациями и т.д.; 2) документ, содержащий заключение суда или арбитража по результатам разбора гражданского дела в суде или спорного вопроса в арбитраже; 3) резолюция собрания, совещания и т.д.
|
| Свободное предложение
|
предложение без обязательств. Если заказчик примет условия такого предложения, сделка считается заключенной
|
| Сдаточная опись
|
опись документальных материалов, составленная учреждением при передаче дел в архив
|
| Система документирования
|
принятый в учреждении порядок создания, оформления и исполнения документов
|
| Служба делопроизводства
|
секретариат, канцелярия, управление делами, общий отдел, отдел документационного обеспечения и другие подразделения, основной функцией которых является работа с документами
|
| Служебная записка
|
записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу
|
| Согласование документа
|
обсуждение, оценка проекта документа должностными лицами, организациями
|
| Спецификация
|
документ, содержащий подробное перечисление узлов и деталей какого-либо изделия, конструкции, установки и т.п., входящих в состав сборочного или монтажного чертежа
|
| Список
|
перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленное в целях информации или регистрации
|
| Справка
|
1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий; 2) документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера
|
| Справочно-информационный фонд
|
совокупность систематизированных произведений печати и неопубликованной научной и технической документации, используемых в целях отраслевого информационного обслуживания
|
| Стандарт
|
нормативно-технический документ, устанавливающий требования к группам однородной продукции и в необходимых случаях требования к конкретной продукции; правила, обеспечивающие ее разработку, производство и применение, а также требования к иным объектам стандартизации, устанавливаемые Госстандартом РФ. Стандартизация документов, применяемых в организационном и экономическом управлении, проводится на основе специальных постановлений Правительства РФ
|
| Стенограмма
|
дословная запись докладов, речей и других выступлений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии
|
| Счет
|
документ, в котором указана причитающаяся за что-либо денежная сумма
|
| Табель
|
перечень каких-либо показателей, составленный в определенном порядке (например, Т. отчетности, Т. успеваемости)
|
| Таблица
|
документ, содержащий текстовые или цифровые сведения, размещенные по графам
|
| Тайна переписки
|
конституционное право, обеспечивающее неприкосновенность всех видов почтовых отправлений, телефонных переговоров и др. сообщений, запрет на вскрытие, знакомство и оглашение содержания корреспонденции (сообщения)
|
| Талон обратной связи
|
документ, уведомляющий о получении чего-либо (информации, материальных ценностей, документов)
|
| Твердое предложение
|
предложение, оформляемое лишь для одного возможного заказчика (покупателя) с указанием срока, в течение которого поставщик связан этим предложением
|
| Тезаурус
|
словарь-справочник, в котором перечисляются все лексические единицы информационно-поискового языка (дескрипторы) с их связями, а также синонимические дескрипторы и ключевые слова и словосочетания естественного языка
|
| Тезисы
|
краткое изложение текста документа или выступления.
|
| Текстовой документ
|
документ, содержание которого изложено посредством любого вида письма
|
| Телеграмма
|
обобщенное название различных по содержанию документов, переданных по телеграфу
|
| Телекс
|
телеграмма, посланная по телетайпу
|
| Телетайп
|
телеграфный аппарат с клавиатурой типа пишущей машинки
|
| Техническая документация
|
обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства
|
| Технологическая документация
|
обобщающее название документов (чертежей, спецификаций, карт, инструкций и т.д.), предназначенных для описания и оформления технологических процессов
|
| Типовые документы (тексты-аналоги)
|
1) документы, отражающие однородные вопросы и составляемые по одинаковым образцам; 2) нормативные и распорядительные документы, определяющие порядок работы учреждений (Т. устав, Т. Структура) или отдельных ее сторон (Т. договор) и являющиеся образцами для составления учреждениями одноименных документов с учетом специфики их деятельности
|
| ТК РФ
|
Трудовой кодекс Российской Федерации, регулирующий трудовые отношения
|
| Товарный знак
|
условное обозначение, зарегистрированное государством, предназначенное для отличия товаров одних юридических лиц от однородных товаров других
|
| Трафаретный документ
|
документ, имеющий заранее отпечатанный стандартный текст (часть текста) и дополняющее его конкретное содержание
|
| Трудовой договор
|
соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка
|
| Трудовая книжка
|
основной документ о трудовом стаже и о трудовой деятельности работников
|
| Указание
|
1) правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления; 2) документ, содержащий требования и необходимые разъяснения по отдельным вопросам проектирования и строительства
|
| Указатель
|
систематизированное перечисление наименований, имен, предметов со справочными данными о них
|
| Утверждение документа
|
заполнение реквизита "гриф утверждения документа" должностным лицом, как правило, руководителем
|
| Факсимиле
|
1) воспроизведение техническими средствами точного изображения подписи, текста, сделанного от руки, копия документов, получаемых по факсу; 2) клише, печатка, позволяющая многократно воспроизводить собственноручную подпись на деловом документе
|
| Физическое лицо
|
гражданин, являющийся участником гражданских правоотношений (носителем гражданских прав и обязанностей)
|
| Фирма
|
предприятие, компания, организация в производственной, торговой, транспортной, банковской и других сферах, обладающая правами юридического лица и преследующая коммерческие цели
|
| Формирование дела
|
отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри дел
|
| Штатное расписание
|
организационно-распорядительный документ, содержащий перечень наименований должностей постоянных сотрудников с указанием количества одноименных должностей и размеров должностных окладов. Штатное расписание утверждается собственником предприятия, руководителем или вышестоящим органом.
|
| Электронная почта
|
сетевая служба, позволяющая пользователям обмениваться сообщениями или документами без применения бумажных носителей
|
| Юридическая сила документа
|
свойство документа быть подлинным доказательством фактов, событий, действий. Документ имеет юридическую силу при наличии даты и подписи, а в необходимых случаях печати, грифа утверждения, нотариального удостоверения и иных реквизитов, определенных соответствующими нормативными актами
|
| Юридическое лицо
|
учреждение, предприятие или организация, выступающее в качестве самостоятельного носителя гражданских прав и обязанностей
|
| Юрисконсульт
|
работник правовой службы предприятий; учреждений, организаций, на которого возлагается контроль за законностью приказов и распоряжений, издаваемых руководством, а также проверяющий все документы, разрабатываемые в организации, на соответствие действующему законодательству
|
| Языковая формула (документа)
|
слово, словосочетание, предложение или сверхфразовое единство, организующее основной текст (документа) и закрепленное за конкретным видом документа
|
|