Реферат: Методические рекомендации по учету, хранению и выдаче документов государственного образца об уровне образования

Методические рекомендации

по учету, хранению и выдаче документов государственного образца об уровне образования

Рекомендации разработаны в соответствии с Законом РФ «Об образовании», Положением о порядке хранения, выдачи и учета документов государственного образца об основном общем и среднем (полном) общем образовании, утвержденным Приказом Министерства образования Российской Федерации от 02.04.96 № 143 «Об утверждении Положения о порядке хранения, выдачи и учета документов государственного образца об основном общем и среднем (полном) общем образовании», зарегистрированным Министерством юстиции Российской Федерации, регистрационный № 1119; с Порядком получения, учета и хранения аттестатов об основном общем и среднем (полном) общем образовании (письмо Министерства образования Российской Федерации от 30.03.2001 г. № 22-06-415); с указаниями к ведению книг учета и записи аттестатов об основном общем образовании, учета и записи выданных аттестатов о среднем (полном) общем образовании, золотых и серебряных медалей; письмом Министерства образования и науки РФ от 21 мая 2007 г. N 03-1102 "О заполнении бланков документов государственного образца об основном общем и среднем (полном) общем образовании в 2007 году", приказом департамента образования и науки Костромской области от 16.10.2007 № 1679 «Об утверждении Инструкций о порядке получения, учёта, хранения, выдачи и заполнения документов государственного образца о соответствующем уровне общего образования»; другими нормативными документами Министерства образования и науки России, регулирующими данный вопрос, перечень которых представлен в письме Рособрнадзора от 08.09.2006г. № 01-720/07-01 «О нарушениях прав граждан на образование, допускаемых при оформлении аттестатов об основном и среднем (полном) общем образовании».

В соответствии с п.4 ст.15 Закона об образовании освоение образовательных программ основного общего и среднего (полного) общего образования и всех видов профессионального образования завершается обязательной итоговой аттестацией выпускников.

В соответствии со ст.27 Закона об образовании выпускникам образовательного учреждения, имеющего свидетельство о государственной аккредитации, успешно прошедшим государственную (итоговую) аттестацию, выдается документ государственного образца о соответствующем уровне общего образования :

- выпускникам IX классов – аттестат об основном общем образовании;

- выпускникам XI(XII) классов – аттестат о среднем (полном) общем образовании.

Выпускники образовательного учреждения, не имеющего свидетельства о государственной аккредитации, имеют право на прохождение государственной (итоговой) аттестации в форме экстерната в образовательных учреждениях, имеющих свидетельство о государственной аккредитации.

С момента получения бланков аттестатов и приложений к ним и до выдачи аттестатов выпускникам указанные документы хранятся в сейфе руководителя школы (или его заместителя, ответственного за хранение, учет и регистрацию документов строгой отчетности), который несет персональную ответственность за сохранность этих документов.

Бланки аттестатов, книги выдачи аттестатов, а также все документы (накладные, доверенности и расписки, на основании которых бланки аттестатов получены и выданы) хранятся в установленном порядке, а при смене руководителей передаются новому руководителю по акту, в котором указывается состояние хранения, учета и наличия бланков с указанием их номеров.

Издается приказ по школе о подготовке к выдаче документов государственного образца, в котором утверждаются лица, ответственные за оформление книг выдачи документов об образовании, за оформление аттестатов, на классных руководителей возлагается обязанность составления сводной ведомости годовых и итоговых отметок по учебным предметам.

Порядок заполнения книг выдачи аттестатов.

С целью строгого учета и регистрации бланков документов государственного образца обязательно ведение книг учета выданных документов .

Учет и регистрация аттестатов об основном общем образовании производится школой в книге учета и записи об основном общем образовании, похвальных грамот, а аттестатов о среднем (полном) общем образовании – в книге учета и записи выданных аттестатов о среднем (полном) общем образовании, золотых и серебряных медалей;

В школе ведется две книги учета документов об образовании:

· книга учета и записи выданных аттестатов об основном общем образовании, похвальных листов;

· книга учета и записи выданных аттестатов о среднем (полном) общем образовании, золотых и серебряных медалей; (далее - книги выдачи аттестатов).

Книги выдачи аттестатов включаются в номенклатуру дел школы.

Книги выдачи аттестатов постранично пронумеровываются, прошнуровываются и скрепляются печатью, подписью руководителя МОУ.

Полученные бланки аттестатов и приложений к ним регистрируются соответственно в 1 части (разделе) книг выдачи аттестатов

Заполненные аттестаты регистрируются во 2-й части книг выдачи аттестатов в соответствии со списочным составом выпускников классов. В книге выдачи аттестатов списочный состав выпускников оформляется через сквозную нумерацию.

В соответствующие графы вносится перечень предметов согласно учебному плану и проставляются итоговые отметки по учебным предметам, занесенным в аттестат об основном общем образовании или приложение к аттестату о среднем (полном) общем образовании.

В соответствующие графы проставляются порядковый номер, учетная серия и номер аттестата, вносятся полные сведения об окончивших общеобразовательное учреждение: фамилия, имя, отчество выпускников по классам в алфавитном порядке, дата и место рождения, год поступления в учреждение (устанавливается соответственно записям в алфавитной книге). Фамилия, имя, отчество выпускника записываются в именительном падеже в строгом соответствии с данными паспорта или свидетельства о рождении .

Сдающие экзамены в форме экстерната записываются в эту же книгу с указанием в графе «год поступления в учреждение» «Экстерн ».

В соответствующей графе даются сведения о награждении выпускника похвальной грамотой «За особые успехи в изучении отдельных предметов» с обязательным указанием предмета.

В книгах выдачи аттестатов указывается дата решения педагогического совета о выдаче соответствующего аттестата.

В книгах выдачи аттестатов в соответствующих графах

- даются сведения о награждении медалью, пишется: «Награжден золотой (серебряной) медалью»;

- выпускники, награжденные похвальными грамотами «За особые успехи в изучении отдельных предметов», золотыми и серебряными медалями «За особые успехи в учении» расписывается в их получении, и проставляют дату ;

- выпускники расписываются в получении аттестата ;

В конце списка всех обучающихся, занесенных в книгу, расписывается руководитель школы . Подпись расшифровывается;

Выдача дубликата аттестата записывается в эту же книгу. В графе «Расписка в получении» пишется: «Дубликат взамен утерянного подлинника № _____, выданного __ ______ 199_ года, получил такой-то __ ______ 200_года» , а также в строке выдачи подлинника делается отметка о выдаче дубликата;

Записи в книгах выдачи аттестатов ведутся аккуратно, не допускаются помарки, подчистки. Неправильная запись зачеркивается одной чертой, сверху вносится правильная запись и ставится роспись лица, внесшего исправления. Внизу страницы делается сноска ("Исправлено в записи под порядковым N ... в графе (наименование графы) с... на..."), которую подписывает руководитель общеобразовательного учреждения, проставляет дату и скрепляет гербовой печатью.

Руководитель школы несет персональную ответственность за качество и правильность оформления книг выдачи документов об образовании.

Порядок выдачи свидетельств о результатах ЕГЭ

В соответствии с Положением о проведении единого государственного экзамена выпускники XI (XII) классов общеобразовательных учреждений, сдававшие ЕГЭ в период государственной (итоговой) аттестации, получают свидетельство о результатах ЕГЭ (далее – свидетельство) установленной формы.

Руководитель школы получает заполненные бланки свидетельства в МОУО, проверяя их на соответствие указанному в сопроводительном документе количеству, а также наличие полиграфических и иных дефектов.

Свидетельство выдается выпускнику или его родителю в школе, в котором он обучался, по предъявлении им:

- документа, удостоверяющего личность;

- пропуска на экзамен со штампами «Бланки ЕГЭ сданы» или печатями учреждений, на базе которых организовывались пункты проведения экзамена, и подписью ответственных организаторов ЕГЭ в аудитории, подтверждающими сдачу выпускником ЕГЭ по соответствующим общеобразовательным предметам.

Выдача свидетельств производится под роспись получателя в журнале выдачи свидетельств о результатах ЕГЭ.

Журнал выдачи свидетельств включается в номенклатуру дел школы, постранично пронумеровывается, прошнуровывается и скрепляется печатью школы, подписью руководителя.

В соответствии с Инструкцией о порядке хранения, оформления, выдачи и учета свидетельств о результатах ЕГЭ в журнал выдачи свидетельств необходимо включить следующие графы:

В журнале не должно быть помарок или подчисток; необходимые исправления, а также все последующие записи о выдаче свидетельств в связи с их несвоевременным получением скрепляются подписью руководителя школы и печатью.

Неправильно оформленные бланки свидетельств считаются испорченными и подлежат замене.

Невостребованные свидетельства сдаются в МОУО до 10 сентября.

Выдача документов особого образца, похвальных грамот и похвальных листов.

В соответствии с Положением о формах получения выпускниками образовательных учреждений золотой и серебряной медалей "За особые успехи в учении" (утв. приказом Министерства образования и науки РФ от 9 января 2007 г. №1) (с изменениями от 12 ноября 2007 г.) выпускникам, награжденным золотой или серебряной медалями "За особые успехи в учении", выдаются документы государственного образца о соответствующем уровне образования на бланках, соответственно, с золотым или серебряным тиснением.

Золотой медалью "За особые успехи в учении" награждаются выпускники XI (XII) классов общеобразовательных учреждений, имеющие полугодовые (триместровые), годовые и итоговые отметки "5" по всем предметам и в полном объеме учебного плана для третьей ступени общего образования.

Серебряной медалью "За особые успехи в учении" награждаются выпускники XI (XII) классов общеобразовательных учреждений, имеющие по предметам: в X классе по итогам первого полугодия (триместра) отметки "5" и "4"; по итогам второго полугодия (второго и третьего триместров) отметки "5" и не более двух отметок "4", годовые и итоговые отметки "5" и не более двух отметок "4"; в ХI (ХII) классах по итогам каждого полугодия (триместра) и годовые отметки "5" и не более двух отметок "4" и в аттестате о среднем (полном) общем образовании итоговые отметки "5" и не более двух отметок "4".

Решение о награждении выпускников общеобразовательных учреждений золотой и серебряной медалями "За особые успехи в учении" принимается педагогическим советом общеобразовательного учреждения. Решение педагогического совета общеобразовательного учреждения о награждении выпускников XI (XII) классов золотыми медалями утверждается государственным органом управления образованием субъекта Российской Федерации, о награждении серебряными медалями - муниципальным органом управления образованием.

В соответствии с Положением о золотой и серебряной медалях "За особые успехи в учении", о похвальной грамоте "За особые успехи в изучении отдельных предметов" и похвальном листе "За отличные успехи в учении" (утв. приказом Минобразования РФ от 3 декабря 1999 г. N 1076, с изменениями от 9 января 2007 г.), действующим в части награждения похвальной грамотой "За особые успехи в изучении отдельных предметов" и похвальным листом "За отличные успехи в учении", выпускники и обучающиеся образовательных учреждений, проявившие способности и трудолюбие в учении, награждаются похвальной грамотой "За особые успехи в изучении отдельных предметов" и похвальным листом "За отличные успехи в учении".

Похвальной грамотой "За особые успехи в изучении отдельных предметов" награждаются независимо от формы получения образования выпускники IX и XI(XII) классов общеобразовательных учреждений, имеющих свидетельство о государственной аккредитации.

Похвальным листом "За отличные успехи в учении" награждаются обучающиеся переводных классов общеобразовательных учреждений.

Изменение полугодовых (триместровых), годовых и итоговых отметок, полученных выпускником в X, XI и XII классах общеобразовательных учреждений, не допускается.

Похвальной грамотой "За особые успехи в изучении отдельных предметов" награждаются выпускники IX и XI(XII) классов общеобразовательных учреждений, достигшие особых успехов в изучении одного или нескольких предметов, имеющие по ним четвертные (полугодовые, триместровые), годовые и итоговые отметки "5" за время обучения в классах соответствующей ступени общего образования при положительных отметках по остальным предметам;

Обучающиеся переводных классов общеобразовательных учреждений, имеющие по всем предметам, изучавшимся в соответствующем классе четвертные (триместровые) и годовые отметки "5", награждаются похвальным листом "За отличные успехи в учении".

Решение о награждении выпускников общеобразовательных учреждений похвальной грамотой "За особые успехи в изучении отдельных предметов" и обучающихся переводных классов похвальным листом "За отличные успехи в учении" принимается педагогическим советом общеобразовательного учреждения .

В муниципальных органах управления образованием и общеобразовательных учреждениях необходимо вести учет похвальных грамот и похвальных листов как документов государственного образца. Журналы должны быть пронумерованы, прошиты, скреплены печатью образовательного учреждения.

В журналы учета и выдачи похвальных грамот и похвальных листов необходимо включить следующие графы:

В ходе инспекционных проверок муниципальных органов управления образованием и подведомственных им общеобразовательных учреждений в ряде учреждений выявлены следующие недостатки и нарушения:

1. Не соблюдается Положение о порядке хранения, выдачи и учета документов государственного образца об основном общем и среднем (полном) общем образовании, утвержденное приказом Министерства образования Российской Федерации от 2 апреля 1996 года №143:

- в нарушение п.10 не сделана запись о выдаче дубликата аттестата о среднем (полном) общем образовании;

- записи о выдаче дубликатов аттестатов о среднем (полном) общем образовании оформлены не в соответствии с п.10;

- отсутствуют приказы о выдаче дубликатов;

- в нарушение пункта 5. не представлены накладные, на основании которых бланки аттестатов получены, а также акты о списании, передачи бланков;

- в нарушение п. 5. отсутствуют акты приема-передачи документов строгой отчетности при смене руководителя учреждения;

- в акт приема-передачи документов строгой отчетности при смене руководителя органа управления образованием, не включаются книги по учету и выдаче бланков документов государственного образца об уровне образования;

2. Не соблюдается Порядок хранения, выдачи и учета документов государственного образца об основном общем и среднем (полном) общем образовании» (письмо Минобразования РФ от 30 марта 2001 г. № 22-06-415 в 2009):

- в нарушение пункта 1.2 передача бланков документов государственного образца об уровне образования от муниципальных органов управления образованием в общеобразовательные учреждения осуществляется по акту передачи бланков документов строгой отчетности без накладных;

- в нарушение пункта 1.9.1, 1.9.2 во 2-ой части (разделе) книг учета и записи выданных аттестатов регистрируются заполненные аттестаты (указывается учебный год вместо календарного, нет сквозной нумерации, не указывается дата решения педагогического совета о выдаче соответствующего аттестата;

- в нарушение пункта 1.10 в книгах выдачи документов об образовании и классных журналах допускаются исправления, оформленные не в соответствии с требованиями;

- в нарушение пункта 1.6 бланки аттестатов об основном общем образовании регистрируются в книге старого образца «по учету и записи свидетельств, похвальных листов, выдаваемых окончившим курс неполной средней общеобразовательной школы»;

- в нарушение пункта 1.7. выдача педагогическим работникам бланков аттестатов для их заполнения осуществляется не под роспись;

- в нарушение пункта 1.8. в сводной ведомости, составляемой классным руководителем для заполнения бланков аттестатов, содержащей фамилии, имена и отчества, дату и место рождения, итоговые отметки выпускников, отсутствуют подписи выпускников, подтверждающие достоверность сведений, внесенных в сводную ведомость;

3. Не соблюдается инструктивное письмо Министерства образования и науки РФ от 21 мая 2007 г. N 03-1102 "О заполнении бланков документов государственного образца об основном общем и среднем (полном) общем образовании в 2007 году":

- в нарушение пункта 9 заполнены аттестаты об основном общем образовании, названия учебных предметов прописаны не в соответствии с перечнем и названием учебных предметов, указанных в учебном плане образовательного учреждения;

4. Не соблюдается приказ Минобразования РФ от 03.12.1999 № 1076 «Об утверждении Положения о золотой и серебряной медалях "За особые успехи в учении", похвальной грамоте "За особые успехи в изучении отдельных предметов" и похвальном листе "За отличные успехи в учении":

- в нарушение пунктов 4, 9, 12, 13 осуществляется выдача похвальных грамот "За особые успехи в изучении отдельных предметов";

5. Не соблюдается приказ департамента образования и науки Костромской области от 16.10.2007 № 1679 «Об утверждении Инструкций о порядке получения, учёта, хранения, выдачи и заполнения документов государственного образца о соответствующем уровне общего образования»:

- в нарушение п.4 Инструкции о порядке получения, учета, хранения и выдачи бланков документов государственного образца об общем образовании, в муниципальном органе управления образованием, в образовательных учреждениях отсутствует приказ руководителя о назначении лица, ответственного за получение, хранение, выдачу и учет бланков документов;

- в нарушение п.8 Инструкции о порядке получения, учета, хранения и выдачи бланков документов государственного образца об общем образовании, список выпускников общеобразовательного учреждения текущего учебного года, занесенных в «Книгу для учета и записи выданных аттестатов», не скрепляется печатью общеобразовательного учреждения и подписями классного руководителя, учителей, обучавших этих выпускников;

- в нарушение п.8 Инструкции о порядке заполнения документов государственного образца о соответствующем уровне общего образования отсутствует приказ руководителя образовательного учреждения о назначении исполнителей, которые несут ответственность за правильность заполнения бланков документов и вносимых в них сведений;

6. Выявлены нарушения следующего характера:

- в муниципальных органах управления образованием записи в книгах учета бланков аттестатов об основном общем образовании и среднем (полном) общем образовании ведутся не по установленной форме (отсутствуют графы, отражающие «приход» и «остаток» бланков аттестатов, имеются исправления серий и № бланков, не заверенные надлежащим образом, не указано количество приложений к аттестатам, отсутствуют наименования бланков документов, указаны только серии и №; допускаются исправления, сделанные с помощью корректора; отсутствуют подписи руководителей общеобразовательных учреждений получивших бланки;

- выявлены случаи несоответствия отметок по отдельным предметам в книгах учета и записи выданных аттестатов отметкам, указанным в сводной ведомости классного журнала;

- учет и выдача свидетельств о результатах ЕГЭ не фиксируются в специальных журналах;

- данные в отчете об использовании бланков документов об образовании не совпадают с указанными в книге учета бланков аттестатов;

- не ведется учет полученных и оставшихся похвальных грамот и похвальных листов, имеют место расхождения в количестве полученных грамот, выданных согласно Журналу регистрации похвальных грамот «За особые успехи в изучении отдельных предметов», полученных выпускниками согласно книге выдачи документов об образовании и указанных в протоколах заседаний педагогических советов;

- в нарушение Указаний к ведению книги по учету и записи выданных аттестатов в книге учета и записи выданных аттестатов об основном общем образовании и книге учета и записи выданных аттестатов о среднем (полном) общем образовании, золотых и серебряных медалей заполняется 1-я часть книг по учету бланков документов строгой отчетности, во 2-ой части допускается свободный перечень предметов, названия предметов не соответствуют указанным в учебных журналах и учебном плане;

- в нарушение Инструкции по заполнению книги учета и записи выданных аттестатов об основном общем образовании и похвальных грамот в графе выдачи похвальных грамот регистрируются грамоты образовательного учреждения за успехи в учебе вместо похвальных грамот установленного образца «За особые успехи в изучении отдельных предметов»;

- в нарушение Правил оформления личного дела обучающегося в личные дела выпускников не вносятся данные о награждении учащихся, о переводе учащихся в следующий класс имеются исправления отметок корректором, не заверенные надлежащим образом, отсутствует адрес обучающегося.

- в личных делах учащихся 10 классов отсутствуют аттестаты об основном общем образовании;

- в нарушение Указаний к ведению алфавитной книги в алфавитной книге допускаются исправления, которые должным образом не оформляются, не указывается адрес обучающегося, отсутствует отметка о передачи личного дела в другое образовательное учреждение;

- в нарушение правил по делопроизводству документы, внесенные в номенклатуру дел, ведутся в свободной форме, документы не нумеруются, не сшиваются, не скрепляются печатью учреждения, реестр не составляется);

- в протоколах заседаний педагогических советов и приказах по образовательному учреждению об окончании 9, 11 классов, выдаче аттестатов и выпуске учащихся отсутствуют фамилии учащихся.