Учебное пособие: Методические указания по выполнению домашней контрольной работы по дисциплине «организация секретарского обслуживания» для студентов заочного отделения специальности 0611

Федеральное агентство по образованию РФ

ФГОУ СПО Комсомольский – на – Амуре

Техникум информационных технологий и сервиса

Рег. № 1052

23.04.2005

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

ПО ВЫПОЛНЕНИЮ ДОМАШНЕЙ КОНТРОЛЬНОЙ РАБОТЫ

ПО ДИСЦИПЛИНЕ

« ОРГАНИЗАЦИЯ СЕКРЕТАРСКОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ»

ДЛЯ СТУДЕНТОВ ЗАОЧНОГО ОТДЕЛЕНИЯ

СПЕЦИАЛЬНОСТИ 0611

«Документационное обеспечение управления и архивоведение»

2006

Рассмотрено Утверждаю

Кафедрой общеобразовательных

дисциплин

Зав.кафедры Зам.директора по УР

___________ В.А.Балаганская _______ Н.П.Медведева

«___»____________ 2006 «_23 __»__04 ____ 2006

Соответствует требованиям ГОС СПО

по специальности 0611 «ДОУ и архивоведение»

Зам.директора по НМР

________________ Г.И.Пелевина

«___»_______________ 2006 г.

Составила: Преподаватель Комсомольского-на-Амуре

техникума легкой промышленности

С.В.Курченко

Рецензенты:

1

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Рабочая программа учебной дисциплины «Организация секретарского обслуживания» предназначена для реализации государственных требований к минимуму содержания и уровню подготовки выпускников по специальности 0611 Документационное обеспечение управления и архивоведение среднего профессионального образования.

Учебная дисциплина «Организация секретарского обслуживания» является специальной дисциплиной, определяющей профиль подготовки специалиста.

Целью изучения дисциплины является получение обучающимися практических умений и навыков секретарского обслуживания.

В условиях становления современных рыночных отношений, повышения скорости информационных потоков, быстрота и правильность документирования информации становится все более важным фактором, напрямую влияющим на результаты деятельности организации.

В результате изучения учебной дисциплины студент должен:

Иметь представление:

• О роли и месте секретаря в структуре управления организацией;
• О перспективах развития современных технических средств и способов документирования информации;

Знать:

• Квалификационные требования, предъявляемые к различным категориям секретарей и их должностные обязанности;
• Основные законодательные акты и нормативно-методические документы, регламентирующие деятельность секретаря;
• Требования к организации рабочего места и труда секретаря;
• Нормы времени и выработки на выполнение различных операций по документацинно-информационному и бездокументному секретарскому обслуживанию;
• Порядок организации и выполнения основных видов работ по бездокументному обслуживанию;

2

• Профессиональную этику секретаря;
• Основные принципы работы с конфиденциальной информацией.

Уметь:

• Осуществлять документационно-информационное обеспечение деятельности руководителя организации;
• Организовывать и проводить техническую работу по бездокументному обеспечению деятельности руководителя организации;
• Пользоваться различными средствами связи и современной офисной техникой.

Изучение программного материала должно способствовать формированию у студентов современного подхода к исполнению секретарских обязанностей.

Учебная дисциплина «Организация секретарского обслуживания» связана с изучением таких дисциплин, как: «Документоведение», «Информатика», «Менеджмент», «Документационное обеспечение управления», «Архивное дело», «Основы этики».

При изучении дисциплины необходимо постоянно обращать внимание студентов на ее прикладной характер, показывать, где и когда изучаемые теоретические положения и практические навыки могут быть использованы в будущей практической деятельности.

В процессе обучения целесообразно использовать лекционные, семинарские занятия, деловые игры, тренинги, разбор конкретных ситуаций, проводить дискуссии по актуальным проблемам секретарского обслуживания и работать с методическими и справочными материалами, применять технические средства обучения и вычислительную технику, организовывать экскурсии в секретариаты, общие отделы учреждения и организаций.

При изложении дисциплины по соответствующим разделам и темам следует использовать законодательные и нормативные акты РФ, а также инструктивные и руководящие материалы Минобразования России.

Для проверки знаний студентов в рабочей программе указано, по окончании изучения каких разделов проводится рубежный контроль. По окончании изучения дисциплины «Организация секретарского обслуживания» проводится общий контроль знаний в форме экзамена.

3

ТЕМАТИЧЕСКИЙ ПЛАН УЧЕБНОЙ ДИСЦИПЛИНЫ

«Организация секретарского обслуживани»

4

СОДЕРЖАНИЕ УЧЕБНОЙ ДИСЦИПЛИНЫ

Введение

Студент должен

иметь представление:

• о содержании дисциплины;
• о связи с другими дисциплинами;
• об истории секретарского обслуживания.

Содержание дисциплины «Организация секретарского обслуживания» и ее связь с другими дисциплинами общепрофессионального и специального циклов.

Практическое значение дисциплины в системе документационно-информационного обеспечения управленческой деятельности.

Исторические сведения об организации секретарского труда.

РАЗДЕЛ 1. Секретарь в структуре управления

Тема 1.1. «Нормативно-методическая база в области

секретарского обслуживания»

Студент должен

знать:

• законодательные акты и нормативно-методические документы в области документационного и информационного обеспечения управленческой деятельности.

уметь:

• пользоваться в своей работе законодательными и нормативно-методическими актами;
• создавать и поддерживать в рабочем состоянии необходимые справочные базы данных на персональных компьютерах.

Конституция РФ, Гражданский кодекс, Трудовой кодекс РФ, Федеральные законы «Об информации, информатизации и защите информации», «Об электронной подписи», ГСДОУ, ГОСТы, Типовая инструкция по делопроизводству, Основные правила работы ведомственных архивов, перечни документов, с указанием их сроков хранения, и др. законодательные акты и нормативно-методические документы, регламентирующие документационно-информационное и бездокументное обеспечение управленческой деятельности.

Организационно-правовые и нормативно-методические документы организации (предприятия), регламентирующие деятельность секретаря.

5

Тема 1.2. «Нормирование труда в области секретарского обслуживания»

Студент должен

знать:

· нормы времени и выработки, установленные на выполнение различных операций по документному и бездокументному обеспечению управленческой деятельности;

уметь:

· пользоваться нормативно-методическими документами в области секретарского обслуживания.

Действующие нормы времени и выработки, содержащиеся в Межотраслевых укрупненных нормативах времени на работы по документационному обеспечению управления, в укрупненных нормативах времени на работы по делопроизводственному обслуживанию; нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы.

Практическое занятие № 1. «Использование нормативно-методических документов в организации секретарского обслуживания»

Тема 1.3. « Квалификационные требования, предъявляемые к секретарю»

Студент должен

знать:

• роль и место секретаря в структуре управления;

· категории секретарей;

· соотношение работ по документному и бездокументному обслуживанию;

уметь:

• выделить деловые и личностные качества секретаря при соотношении творческих, логических и технических видов работ.

Понятие «секретарь». Роль и место секретаря в структуре управления. Организационное и информационно-документационное обслуживание – главная обеспечивающая функция управления. Категории секретарей: секретарь-референт, секретарь директора, секретарь структурного подразделения, секретарь-машинистка, секретарь коллегиального органа и др.

Квалификационные требования, предъявляемые к различным категориям секретарей. Требования к деловым качествам секретаря. Соотношение творческих, логических и технических видов работ. Личные качества секретаря. Аттестация, повышение квалификации и возможности для карьерного роста секретаря.

6

Тема 1.4. «Должностная инструкция секретаря»

Студент должен

знать:

• структуру, содержание, порядок подготовки и оформления должностной инструкции.

уметь:

• определить содержание разделов типовой инструкции секретаря;
• оформить должностную инструкцию секретаря.

Должностная инструкция секретаря. Ее структура, содержание. Порядок подготовки и оформления должностной инструкции.

Практическое занятие № 2. «Составление должностной инструкции в зависимости от категории секретаря».

Тема 1.5. «Профессиональная этика секретаря»

Студент должен

знать:

• основные этические нормы поведения человека;
• правила делового этикета;

уметь:

• соблюдать этические нормы и правила в деловом общении.

Понятие этики. Общие нормы и правила культуры поведения. Деловой этикет. Особенности профессиональной этики секретаря. Требования к внешнему виду и поведению секретаря. Взаимоотношение секретаря с руководителем, партнерами и сотрудниками предприятия, посетителями.

Практическое занятие № 3. «Имидж секретаря».

7

Тема 1.6. «Организация рабочего места и труда секретаря»

Студент должен

знать:

• основные эргономические принципы при организации рабочего места и труда секретаря;
• перечень организационно-технических средств и мебели для оборудования рабочего места секретаря;
• правила технической безопасности;

уметь:

• рационально организовать рабочее место;
• выбрать необходимое оборудование и средства офисной техники.

Оборудование рабочего места секретаря. Основные эргономические нормы и требования по организации рабочего места секретаря. Правила технической безопасности при работе с компьютерной и другой офисной техникой. Режим труда и отдыха. Оборудование приемной. Требования к помещению (освещению, озеленению), расположению мебели и ее габаритам и т.п. Виды офисной техники и ее размещение на рабочем месте секретаря. Средства малой механизации.

РАЗДЕЛ 2. Организация бездокументного секретарского обслуживания

Тема 2.1. «Планирование рабочего дня руководителя»

Студент должен

знать:

• принципы рационального планирования рабочего времени в соответствии с должностными обязанностями;

• виды работ руководителя, обслуживаемые секретарем;
• зависимость рабочего дня секретаря от плана рабочего дня руководителя.

уметь:

• рационально планировать рабочий день;
• составить план рабочего дня.

Зависимость планирования рабочего дня секретаря от организации рабочего дня руководителя. Планирование ежедневно повторяющихся операций. Оперативное и долгосрочное планирование рабочего времени. Планирование и контроль выполнения

8

запланированных мероприятий. Формы, применяемые при планировании рабочего времени.

Практическое занятие № 4. « Планирование рабочего дня»

Тема 2.2. «Ведение телефонных переговоров»

Студент должен

знать:

• правила ведения служебных телефонных переговоров;
• порядок приема и передачи телефонных сообщений;
• форму телефонограммы;

уметь:

• пользоваться современными средствами телефонного общения;
• правильно организовать телефонные переговоры;
• проводить фильтрацию телефонных звонков.

Правила ведения служебных телефонных переговоров. Фильтрация телефонных звонков. Прием и передача телефонных сообщений. Оформление телефонограмм. Технические возможности и виды современных телефонных аппаратов. Использование миниАТС и мобильных телефонов в секретарском обслуживании.

Практическое занятие № 5. «Организация и ведение телефонных переговоров. Составление и оформление входящей и исходящей телефонограммы»

Тема 2.3. «Прием посетителей»

Студент должен

знать:

• основные принципы организации приема посетителей;

• порядок распределения обязанностей в организации;
• технологию процесса приема посетителей руководителем;

уметь:

• рационально оборудовать приемную;

• определить приоритетность и срочность решения вопросов;
• организовать прием посетителей, представить посетителя руководителю.

9

Важность правильной организации приема посетителей. Оборудование помещения для приема посетителей. Информационно-документационное обеспечение приема посетителей. «Немая» справка. Прием сотрудников организации и сторонних посетителей. Определение часов приема. Организация процесса приема посетителей руководителем.

Практическое занятие № 6. «Подготовка немых справок для приемной, запись граждан на прием»

Тема 2.4. «Подготовка командировок»

Студент должен

знать:

• круг обязанностей секретаря при подготовке командировки руководителя;
• перечень документов, необходимых при оформлении командировок;
• порядок и технологию подготовки командировок;

уметь:

• подготовить документы для командировки руководителя;
• вести регистрацию выдачи командировочных удостоверений.

Документационное и информационное обеспечение командировок руководителя и сотрудников организации. Особенности и порядок оформления документов зарубежных командировок и командировок внутри страны. Составление и согласование программы командировки. Обязанности секретаря по организации транспортного и протокольного обеспечения командировок. Обработка материалов по результатам командировки.

Практическое занятие № 7. «Оформление документов, необходимых для командировки»

Тема 2.5. «Подготовка и техническое обслуживание совещаний

и конферентных мероприятий»

Студент должен

знать:

• виды совещаний, их место и значение в управленческой деятельности;
• порядок подготовки и проведения совещаний и конферентных мероприятий;

уметь:

• организовать и провести все организационно-технические мероприятия по подготовке совещания, в т.ч. видеоконференции;

10

• составить и оформить протокол.

Виды и значение конферентных мероприятий в управленческой деятельности. Обязанности секретаря по подготовке, организации и проведению совещания. Документационно-информационное обеспечение конферентных мероприятий. Технологические и технические вопросы обслуживания совещаний. Новые формы и методы проведения конферентных мероприятий (теле-, интернетконференции).

Практическая занятие № 8 «Составление повестки дня, списка участников, письма-приглашения».

Практическая занятие № 9 «Оформление протокола»

Тема 2.6. «Работа с письменными обращениями граждан»

Студент должен

знать:

• нормативно-методические акты, определяющие порядок работы с обращениями граждан;
• технологию работы с обращениями граждан;
• сроки хранения обращений граждан.

уметь:

• вести в традиционной и компьютерной технологии прием, первичную обработку, регистрацию обращений граждан;
• вести контроль за сроками исполнения обращений граждан;
• составлять аналитическую справку по обращениям граждан.

Виды обращений граждан. Нормативно-методические акты, определяющие порядок работы с этой категорией документов. Особенности в технологии работы с обращениями: прием и первичная обработка, регистрация обращений, направление обращений на рассмотрение, контроль за сроками исполнения, информационно-справочная работа по обращениям (в т.ч. с использованием традиционной и компьютерной технологий), формирование дел. Сроки хранения обращений. Анализ поступивших обращений.

11

РАЗДЕЛ 3. Правила работы с конфиденциальной информацией

Тема 3.1. «Принципы деятельности секретаря в обеспечении

защиты конфиденциальной информации»

Студент должен

знать:

• обязанности секретаря по обеспечению защиты конфиденциальной информации;
• методику отнесения информации к конфиденциальной;
• принципы работы с конфиденциальной информацией;

уметь:

• обеспечивать защиту конфиденциальной информации;
• организовать работу с конфиденциальными документами.

Законодательная и нормативная база в области защиты конфиденциальной информации: Закон РФ «О государственной тайне», Закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации», Закон РФ «Об участии в международном информационном обмене», Указ Президента «Об утверждении сведений конфиденциального характера», Постановление Правительства «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну».

Конфиденциальная информация. Информационная безопасность. Коммерческая тайна. Сведения, не являющиеся коммерческой тайной. Принципы отнесения информации к конфиденциальной. Роль секретаря в решении задач защиты информации. Принципы деятельности и обязанности секретаря в организации работы с конфиденциальными документами.

Тема 3.2. «Проведение проверок наличия документов, дел,

носителей информации, порядок уничтожения»

Студент должен

знать:

• формы и методы проведения проверок наличия документов, дел и носителей информации;
• порядок организации уничтожения конфиденциальной информации;
• последовательность процедур и технологию уничтожения конфиденциальных документов.

Назначение, виды и принципы проведения проверок наличия конфиденциальных документов. Регламентированные и нерегламентированные проверки наличия документов, дел и носителей информации, порядок их проведения. Проверки правильности проставления регистрационных данных конфиденциальных носителей, документов, дел и учетных журналов (картотек); отметок о движении конфиденциальных документов, дел, носителей. Основания для проведения служебного расследования.

12

Подготовка документов, дел и носителей конфиденциальной информации к уничтожению. Оформление акта на уничтожение. Уничтожение документов по акту. Уничтожение документов и носителей информации без составления акта.

РАЗДЕЛ 4. Применение новых технологий

в секретарском обслуживании

Тема 4.1. Системы автоматизации делопроизводства

и электронного документооборота

Студент должен

знать:

• перечень основных систем автоматизации делопроизводства и документооборота, их основные характеристики;

уметь:

• выбрать для применения в конкретной организации наиболее приемлемую систему автоматизации документационного обеспечения управленческой деятельности.

Электронный оргблокнот (календарь руководителя – секретаря). Системы электронного документооборота (СЭД БОСС-РЕФЕРЕНТ, ДЕЛО и др.), их основные характеристики, принципы построения, назначение и возможности использования в секретарском обслуживании. Функции и технология работы секретаря по контролю исполнения документов и поручений руководителя. Настройка системы на организационную структуру предприятия. Эффективность автоматизации работы секретаря.

Практическое занятие № 10. «Системы электронного документооборота»

Тема 4.2. Технологические изменения в области

коммуникативных функций

Студент должен

знать:

• правила работы с новыми техническими средствами передачи информации.

Комплексное организационно-техническое обеспечение работы секретаря. Применение новейших средств коммуникации в секретарском обслуживании. Факсимильная связь, особенности приема-передачи информации с использованием факсового аппарата. Локальные и глобальные компьютерные сети и их применение в секретарском обслуживании. Электронная почта.

13

Литература

Федеральный закон об информации, информатизации и защите информации. От 20 февраля 1995 г. Собрание Законодательства РФ, 1995, № 8, ст. 609.

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М., 1991.

ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. ГОСТ Р 6.30-97 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Госстандарт России, 1997, 2003.

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по документационному обеспечению управления (утверждены Постановлением Министерства труда РФ от 25 ноября 1994 г. № 72). – М.: ЦБНТ Минтруда РФ, 1995.

Кузнецова Т.В. Секретарское дело. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1998.

Быкова Т.А. Кузнецова Т.В. Подготовка совещаний и собраний (практическое пособие). – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1997.

Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере (компьютерные технологии в делопроизводстве). Изд. 2-е, перераб. и доп. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999.

Алексенцев А.И. Конфиденциальное делопроизводство. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2001.

Теория и практика референтской деятельности. Учебное пособие. Под ред. проф. О.Я.Гойхмана. – М.: Инфра-М, 1996.

Стенюков М.В. Справочник секретаря. – М.: Изд. ПРИОР, 2001.

Веселов П.В. Профессия – секретарь. Учебное пособие. – М.: Информационно-внедренческий центр «Маркетинг», 1996.

Степанов Е.А., Корнеев И.К. Информационная безопасность и защита информации. – М.: Инфра-М, 2001.

Энциклопедия офиса: Практическое руководство для секретаря. Сост. И.В.Самыкина. – М.: БИНОМ, 1995.

Журнал «Секретарское дело» (ежемесячный).

Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера» (ежемесячный).