Учебное пособие: Среднетехнический факультет

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

Кемеровский технологический институт пищевой промышленности

СРЕДНЕТЕХНИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ

Согласовано: Утверждено:

Зам.декана по ЗФО Зам.декана по УМ и НР

________Н.В.Львова ________О. А. Шейфель

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ И ВАРИАНТЫ ДОМАШНЕЙ КОНТРОЛЬНОЙ РАБОТЫ

по дисциплине ОПД.05 «Документационное обеспечение управления»

для студентов специальности 260502 «Технология продуктов общественного питания» направления 260500 «Технология продовольственных продуктов специального назначения и общественного питания»

Составил:

преподаватель филиала

кафедры БУАиА

Молдованова О. Л.

Утверждено:

на заседании филиала

кафедры БУАиА

протокол №___ от ______

Зав. филиалом кафедры

___________О. А. Коньшина

Кемерово 2009

ВВЕДЕНИЕ

Проводимая в стране экономическая реформа, усиление самостоятельности экономической и хозяйственной деятельности предприятий и организаций значительно повышают роль и значение документирования. Появилось множество новых типов организаций, новых организационно-экономических форм культурно-досуговой деятельности.

Управленческий процесс этих организаций включает документированные операции: сбор, обработку информации, подготовку и принятие решений, контроль за исполнением документов. Каждая из названных операций оформляется документально, через организационно-распорядительные документы. А следовательно, перед специалистами появляется необходимость овладения основами работ с документами, оформленными по Государственному стандарту.

Умелая организация делопроизводства влияет на оперативность, экономичность функционирования организаций культуры.

Только при условии, если все сотрудники, участвующие в процессах создания, обработки и использования документальной информации, будут точно придерживаться в своей деятельности единых правил и норм делопроизводства эффективность использования документной информации будет обеспечена.

Например, научно-организационное делопроизводство, обеспечивая контроль за исполнением документов, способствует укреплению исполнительской дисциплины, повышению порядка и организованности в работе управленческого аппарата организаций социально-культурной сферы.

Таким образом, унифицировано и грамотно составленный документ, предельно четко написанное письмо, правильно изложенное телексное сообщение являются слагаемыми успеха опытного руководителя, предпринимателя.

Стандартизация и унификация документов способствует повышению информативности деловой документации, облегчает ее восприятие. В документе есть обязательные и дополнительные реквизиты.

Курс «Основы делопроизводства» рекомендуется изучать в жесткой связи с учебными дисциплинами и спецкурсами, такими как: «Менеджмент» культура речи; бух. учет, информационное обеспечение АСУ «Технология механизированной обработки информации», экономикой и организацией производства. Взаимодействие этих дисциплин дает возможность глубже освоить изложенный в учебном пособии материал.

Целью курса является знакомство студентов с важнейшей частью управленческой деятельности предприятий и учреждений, работой с документами, а также самостоятельное составление отдельных документов и ведение делопроизводства.

Изучение каждой темы предмета «Делопроизводство» рекомендуется начинать с выяснения теоретических положений, а затем переходить к изучению сложившейся практики на конкретных предприятиях пищевой промышленности, применяя при этом метод сравнения. При этом изучении предмета важным моментом является назначение каждого вида документации и делопроизводственных операций, особое место отводится практическим занятиям, анализу документационной работы на предприятии.

После изучения данного курса студенты должны:

1. Иметь четкое представление о назначении документов, используемых на предприятии.

2. Знать виды и классификацию документов по признакам, которая дает возможность повышения оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей.

3. Знать основные и дополнительные реквизиты составляемых документов.

4. Уметь оформлять и составлять деловую документацию с использованием основных и дополнительных реквизитов.

5. Уметь использовать нормативно-правовые документы, регламентирующие профессиональную деятельность специалиста.

Данное учебно-методическое пособие содержит:

1. Методические рекомендации для выполнения студентами контрольных работ.

2. Десять вариантов контрольных работ.

3. Опорные вопросы по курсу «Делопроизводство».

4. Вопросы подготовки к экзаменам.

5. Методические рекомендации для подготовки к экзамену.

6. Образец выполненной контрольной работы.

Методические рекомендации для выполнения контрольных работ

Процесс самостоятельной работы студента в межсессионный период – это сложный процесс, который включает в себя несколько этапов:

- Систематическая работа над учебным материалом (не менее 3-4 часа в день);

- Глубокое изучение и конспектирование рекомендованной литературы;

- Изложение темы на основе изученного материала;

- Самоконтроль;

- Оформление контрольной работы.

1. Составление библиографии по теме

Составление библиографии по теме (подбор литературы) требует от студента много внимания и труда. Хорошо составленная библиография является залогом успеха над контрольной работой. Кроме рекомендованной литературы (учебной) изложенной в каждом варианте, необходимо пользоваться дополнительной как учебной так и нормативной литературой. Для более полного понимания и раскрытия сути вопросов рекомендуется использовать справочник по делу производству, комментарий к КЗоТ (прием, перевод и увольнение работников).

При чтении литературы необходимо делать выписки в специальную тетрадь. При конспектировании литературы надо указывать источник (фамилию, инициалы автора, название работы, издание, год, страницы) для того, чтобы потом этот источник занести в перечень используемой литературы.

2. Сбор и обработка фактического материала

Данные из учебных пособий, учебной литературы, данные из справочника выписываются отдельно. Очень ценно, если в контрольной работе студентами используется материал с места своей работы, и подкреплен практическими данными.

Собранный материал необходимо сгруппировать, систематизировать, при необходимости составить графики, схемы, таблицы.

Написание текста и оформление работы

Содержание работы раскрывается в соответствии с заданием по своему шифру. Ответы на вопросы должны быть изложены творчески, самостоятельно, а не путем механического списывания с учебника. Качество работы оценивается, прежде всего, по тому насколько самостоятельно и правильно студент раскроет содержание главных вопросов темы и покажет свои знания рекомендованной литературы.

При изложении теоретических вопросов особое внимание следует уделять глубокому освещению вопросов, правильно увязать теоретический материал с практикой, учесть российскую действительность, необходимость овладения работы с документами, оформленными по государственному стандарту.

Умелая организация делопроизводство влияет на оперативность, экономичность функционирования предприятий и организаций.

Изложение должно осуществляться логически последовательно и в соответствии с заданием.

При выполнении контрольной работы:

- необходимо написать все вопросы задания;

- изложить ответы на вопросы с обязательным указанием литературы;

- составить требуемый документ со всеми необходимыми реквизитами;

- ответы на вопросы должны быть четкими, ясными, не содержащими лишней информации.

Очень важно, чтобы текст работы был написан простым, ясным языком, чтобы основные положения работы были правильно и четко сформулированы. Поэтому целесообразно в начале работу написать в черновик, затем тщательно отредактировать, внести необходимые изменения, дополнения, а затем переписать начисто.

Большое значение имеет правильное техническое оформление работы, к которому предъявляются следующие требования:

- работа должна быть написана любыми чернилами (кроме красной и зеленой пасты), разборчивым почерком, без помарок и перечеркивания написанного;

- каждая новая мысль начинается с новой строки;

- слова необходимо писать полностью, допуская только общепринятые сокращения (О.Р.Д.,ЕГСД, КЗоТ и т.д.);

- при заполнении листа необходимо соблюдать расположение текста в соответствии с ГОСТом 6-38-90. С левой стороны оставляются поля не менее 20мм для возможных замечаний рецензентом;

- все листы должны быть пронумерованы;

- в конце работы приводится список фактически использованной литературы;

- список составляется в алфавитном порядке их авторов с указанием фамилии, инициалов, названия учебника, места и года издания;

- при использовании тетради в клетку следует писать через строчку;

- на титульном листе (обложка тетради) указывается порядковый номер контрольной работы, наименование предмета, шифр, вариант, специальность, курс, фамилия, имя, отчество, полный домашний адрес;

- в конце работы ставится дата отправки контрольной работы и подпись.

К выполнению контрольной работы нужно приступить заблаговременно с тем, чтобы представить ее на заочное отделение в установленные сроки и до начала экзаменационной сессии получить на нее рецензию, учесть замечания преподавателя при подготовке к экзамену.

Варианты контрольной работы:

Вариант 1

1. Раскрыть понятия терминов «Делопроизводство», «Документирование», «Документационное обеспечение управления», «Документ». Основные функции документов.

2. Письма, их классификация, правила оформления.

3. Правила и задачи регистрации документов в организации.

4. Составьте пример письма-просьбы.

Вариант 2

1. Унификация и стандартизация документов. Унифицированные системы документации.

2. Акты. Правила их оформления. Состав основных реквизитов.

3. Систематизация и хранение документов на предприятии.

4. Составьте пример письма-приглашения.

Вариант 3

1. Классификация документов.

2. Протокол, основные требования к его оформлению.

3. Документооборот.

4. Составьте заявление о приеме на работу.

Вариант 4

1. Правила оформления таблиц в документах.

2. Устав предприятия, основные требования к его содержанию и оформлению.

3. Единая Государственная система делопроизводства (ЕГСД), ее цели и задачи.

4. Составьте приказ «Об утверждении инструкции по делопроизводству на предприятии».

Вариант 5

1. Понятие «Электронного документооборота».

2. Положение, его назначение и правила оформления.

3. Претензионно - исковая документация.

4. Составьте объяснительную записку о причине опоздания на работу.

Вариант 6

1. Системы документации: функциональные и отраслевые.

2. Инструкция, ее содержание и порядок оформления.

3. Формуляр – образец.

4. Составьте приказ о приеме на работу.

Вариант 7

1. Организация контроля за исполнением документов.

2. Договор, его виды, правила оформления.

3. Доверенность.

4. Составьте протокол заседания инвентаризационной комиссии.

Вариант 8

1. Правила и формы переписки с зарубежными партнерами.

2. Дать характеристику документов используемых при приеме на работу.

3. Номенклатура дел, правила ее составления и хранения.

4. Составьте приказ «О противопожарной безопасности».

Вариант 9

1. Приказы по основной деятельности, правила их оформления.

2. Входящая, исходящая и внутренняя документация.

3. Организация работы с конфиденциальными документами.

4. Составьте резюме.

Вариант 10

1. Справочно-информационная документация.

2. Структура и функции службы ДОУ.

3. Контракты, требования предъявляемые к ним.

4. Составьте распоряжение на проведение вакцинации сотрудников от вируса гриппа.

Опорные вопросы по курсу «Делопроизводство»:

1. Понятие «документ», его составные части, документирование, «документационное обеспечение»

2. Системы документации: функциональные и отраслевые

3. Требования, предъявляемые к составлению управленческой документации

4. Формуляр – образец.

5. Состав и расположение основных реквизитов документов.

6. Классификация организационно-распорядительной документации.

7. Организационная документация и ее характеристика.

8. Распорядительная документация и ее характеристика.

9. Справочно-информационные документы.

10. Виды корреспонденции на предприятии: деловая и коммерческая.

11. Переписка, ее назначение, реквизиты.

12. Общая характеристика и значение документации по трудовым правоотношениям.

13. Понятие и виды договоров.

14. Коммерческие акты, порядок их оформления.

15. Доверенность.

16. Корреспонденция по внешнеэкономической деятельности.

17. Претензионно - исковая документация.

18. Структура и функции служб ДОУ.

19. Понятие «документооборот» и основы его организации.

20. Технология работы с входящими, исходящими и внутренними документами.

21. Регистрация, индексация и контроль исполнения документов.

22. Номенклатура дел предприятия.

23. Подготовка документов к архивному хранению и сроки хранения документов.

24. Экспертиза ценности документов.

25. Работа с конфиденциальными документами.

Список литературы: