Колесник Е.Н., Райкова Е.В. Документационное обеспечение управления : Методические указания по выполнению контрольной работы. – Екатеринбург, 2009. – 7 с.

Методические указания по выполнению контрольной работы по курсу «Документационное обеспечение управления» предназначены для студентов, обучающихся по 2-ух, 3-х, 4-х и 6-ти годичному плану по специальности 080504.65 «Государственное и муниципальное управление».

В пособии определяется содержание контрольных заданий, выполняемых студентами самостоятельно в межсессионный период, методика их выполнения и рекомендуется литература.

Общие требования к выполнению контрольной работы

Контрольная работа предназначена для выработки навыков состав­ления документов и систематизации знаний по вопросам ор­ганизации работы с документами.

Контрольная работа выполняются в межсессионный период, и сдается препо­давателю в первый день приезда на сессию, в рамках которой сдается зачет по курсу. Преподаватель проверяет работу до первого практи­ческого занятия. Замечания доводятся до студентов на первом семи­нарском занятии по курсу.

Контрольная работа состоит из двух заданий.

Задание №1 Составление управленческих документов

Задание: используя модели-образцы управленческих документов, составить кон­кретные управленческие документы (их перечень указан ниже):

• Постановление органа государственной власти или местного самоуправления по вопросам основной деятельности;

• протокол работы постоянно действующего коллегиального органа;

• инициативное письмо и письмо-ответ на него;

• докладная записка.

Методика выполнения задания:

Студент находит реальные документы изданные органами государственной власти или местного самоуправления. Он осуществляет анализ правильности составления реквизитов документа и его текста, основываясь на следующих источниках:

1. Правилах, изложенных в типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Инструкция утверждена приказом министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. N 536.

2. В ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

3. В книге Колесника Е.Н. Документирование управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления. Книга 2. Назначение, составление и оформление реквизитов управленческих документов. - Екатеринбург: УрАГС, 2002. - 48 с.

4. В книге Колесника Е. Н. и Кузнецовой Е.В. Документирование управленче­ской деятельности в органах государственной власти и местного само­управления. Книга 3. Модели-образцы управленческих документов. - Екатеринбург: УрАГС, 2002. - 112 с.

Далее студент составляет свой вариант документа, внося в исходный документ соответствующие изменения. При этом особое внимание необходимо обратить на отражение в документе всех, без исключения, сведений, приведенных в модели-образце документа соответствующего вида.

Студент предъявляет преподавателю следующие результаты выполнения контрольной работы по первому заданию:

1. Копии всех исходных документов, анализ которых осуществлял студент.

2.Документы составленные студентом по результатам анализа.

Студент сдает на кафедру либо твердую копию всех выше перечисленных документов, либо диск с результатами работы. При этом исходные документы на диске должны быть представлены в виде отсканированных с реальных документов копий.

Не допускается при выполнении задания заимствовать документы, использованные в качестве примеров в учебной литературе!

Литература

1. Анодина Н.Н. Деловое письмо: методика составления и правила оформления: Практическое пособие. - 2-е изд., испр. (Серия:'Делопроизводство'), М. 2008- 104 с.

2. ГОСТ Р 6.30 – 2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.

3. Колесник Е.Н. Документирование управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления. Книга 2. Назначение, составление и оформление реквизитов управленческих документов. - Екатеринбург: УрАГС, 2002. - 48 с.

4. Колесник Е.Н., Кузнецова Е.В. Документирование управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления. Книга 3. Модели-образцы управленческих документов. –Екатеринбург: УрАГС, 2002. – 112 с.

5. Ульянцева С.Э. Составление текста документа: языковые нормы// Делопроизводство. 2003. №4, с.68-73

6. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 г. № 536.

7. http://www.termika.ru/dou/enc/razd1/rekvizit.html (оформление реквизитов) нормативно - методическая библиотека по документационному обеспечению управления и архивному делу. Сайт консалтинговой группы Термика.

Оценивается:

• правильность оформления документов;

• знания композиционных структур и особенностей состав­ления и оформления реквизитов управленческих документов.

Задание №2

Подготовка реферата

Задание : подготовить реферат по одной из предложенных тем.

Темы рефератов:

А–В

Тема 1. Жизненный цикл управленческих документов и предметные действия, производимые с ними

Краткая аннотация темы . В данной теме должны быть обязательно приведены следующие основные сведения: этапы жизненного цикла для внешних и внутренних документов; предметные действия, производимые с управленческими документами на различных этапах их жизненного цикла, и их сущность; набор базовых операций, производимых с управленческими документами; связь базовых операций с этапами жизненного цикла управленческого документа и предметными действиями; технология работы с документами.

Г–Е

Тема 2. Организация постоянного хранения и поиска управленческих документов, выполненных на бумажной основе. Номенклатура дел

Краткая аннотация темы . В данной теме должны быть обязательно приведены следующие основные сведения: группировка управленческих документов; понятие дела, его назначение и состав; правила формирования дел; понятие о номенклатуре дел; виды и состав номенклатуры дел. Определение индекса дела; определение срока хранения дела; правила разработки и ведения номенклатуры дел; оформление но­менклатуры дел; поиск управленческих документов при использовании номенклатуры дел.

Ж–И

Тема 3. Организация оперативного хранения и поиска документов на этапе его исполнения

Краткая аннотация темы . В данной теме должны быть обязательно приведены следующие основные сведения: маршрутизация движения документов; маршрутные карты; отслеживание движения документов на маршруте; учет движения документов; отличительные особенности оперативного хранения документов выполненных на различной материальной основе.

К–Л

Тема 4. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов

Краткая аннотация темы . В данной теме должны быть обязательно приведены следующие основные сведения: регистрационный индекс документа; струк­тура регистрационного индекса, правила его об­разования и нанесения; формы регистрации документов, их виды и назначения; журнальная форма регистрации; регистрационно-контрольные карточки.

М–Н

Тема 5. Контроль исполнения документов

Краткая аннотация темы . В данной теме должны быть обязательно приведены следующие основные сведения: контроль исполн ения управленческих документов, его виды и значение; виды и типовые сроки исполнения управленческих документов; организация контроля исполнения документов; этапы контроля исполнения документов, их со­держание.

О–П

Тема 6. Экспертиза ценности документа

Краткая аннотация темы . В данной теме должны быть обязательно приведены следующие основные сведения: понятие экспертизы ценности документов; критерии определения ценности документа; этапы проведения экспертизы; составы и функции экспертных комиссий; организация и правила проведения экспертизы. Исполь­зование Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения от 06.10.2002 для определения сроков хранения документов.

Р–С

Тема 7. Управление документационным обеспечением деятельности организации

Краткая аннотация темы . В данной теме должны быть обязательно приведены следующие основные сведения: содержание управленческих функций и виды работ в документационном обеспечении управления организацией; виды организационных структур в документационном обеспечении управления организацией в зависимости от документооборота; основные задачи службы документационного обеспечения управления; организа­ционная структура службы; функции, выполняемые структурными подразделениями службы; состав руководителей и специалистов служ­бы; функции секретарей и помощников руко­водителей. Организация труда работников службы и их рабочих мест. Укрупненные нормативы вре­мени по делопроизводственному обслуживанию.

Т–У

Тема 8. Архивное дело в России

Краткая аннотация темы. В данной теме должны быть обязательно приведены следующие основные сведения: Понятие архива. Архивный документ. Виды архивов. Определение и структура архивного фонда России, архивного фонда организации.

Ф–Ц

Тема 9. Подготовка документов к хранению и передача документов в архив

Краткая аннотация темы . В данной теме должны быть обязательно приведены следующие основные сведения: подготовка документов к помещению в архив; оформление дел для архивного хранения документов; порядок приема документов в ведомственный архив и передачи дел на государственное хранение.

Ч–Щ

Тема 10. Системы управления документами

Краткая аннотация темы . В данной теме должны быть обязательно приведены следующие основные сведения: принципы построения компьютерных систем управления документами; обзор компьютерных систем управления документами.

В соответствии с буквой алфавита, на которую начинается имя студента, выбирается система управления документами.

Э-Я

Тема 13. Электронный документ

Краткая аннотация темы . В данной теме должны быть обязательно приведены следующие основные сведения: понятие электронного документа, достоинства и недостатки применения электронных документов; понятие электронно-цифровой подписи, этапы ее становления в РФ; способы защиты ЭЦП; применение ЭЦП в органах власти.

Методика выполнения задания по подготовке реферата:

1. Выбирается тема реферата в соответствии с буквой алфавита, на которую начинается фамилия студента.

2. Подбирается литература, нормативные документы, необходимые для раскрытия выбранной темы реферата.

3. Реферат выполняется в соответствии со следующими требованиями. Структура работа должна содержать оглавление, введение, основную часть, заключение, список использованной литературы, приложения (при наличии прилагаемых материалов). Оглавление и структура работы должны полностью соответствовать содержанию краткой аннотации темы. Количество цитируемых источников – не менее 5. Источники кроме нормативно – технической и нормативно правовой документации должны быть датированы не позднее, чем 2005 годом. Обязательно наличие в тексте реферата ссылок на используемую литературу. В работе необходимо не просто ограничиться изложением теоретического материала по выбранной теме, но и выделить актуальные проблемы рассматриваемого вопроса. Материалы реферата должны основываться на опыте организации работы с документами в органах государственной власти и местного самоуправления.

4. Защита реферата осуществляется на практическом занятии.

Литература

1. Басаков М.И., Замыцкова О.И. Делопроизводство [Документационное обеспечение управления]. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2006. – 352 с. (и другие издания).

2. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство. М: ВШ, 2006 – 560 с.

3. ГОСТ Р 51141-1998 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

4. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Управление документами.

5. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., 1991 г.

6. Кузнецов И.Н. Делопроизводство. Учебно-справочное пособие. – М: Издательско- торговая корпорация «Дашков и К», 2005 – 504 с.

7. Ларьков Н.С. Документоведение. Учебное пособие. М.: АСТ: Восток-Запад, 2006 – 427 с.

8. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления. Утв. Постановлением Минтруда России от 25.11.1994 № 72.

9. Мосеев Р.Н. Современное документоведение. Учебное пособие. М.: АСТ: Восток-Запад, 2007 – 427 с.

10. Новикова М.М. Документационное обеспечение управления. – М.: Ось-89, 2006. – 144 с.

11. Организация работы с документами: Учебник / В.А. Кудряев и др. – М.: Инафра-М, 1998.

12. Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. Росархив, ВНИИДАД. – М., 2002.

13. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД).

14. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. М. ЮСТИЦИНФОРМ, 2005 – 192 с.

15. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: учебно-практ.пособие. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005 – 384 с.

16. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления. 2-е изд., перераб. и допю – М: Издательский центр «Академия», 2004 – 224 с.

17. Санкина Л.В. Делопроизводство. М: МЦФЭР, 2002 – 288 с.

18. Стенников М.В. Делопроизводство (конспект лекций) – М.: Приор – издат, 2005 – 144 с.

19. Стенюков М. В. Делопроизводство. М: Приор, 2004 – 128 с.

20. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 г. № 536.

21. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Утв. Руководителем Федеральной архивной службы России 06.10.2002. Росархив, ВНИИДАД. М., 2001.

22. Журналы: «Секретарское дело», «Делопроизводство», «Служба кадров», «Управление персоналом» и др.

23. http://www.termika.ru/dou/enc/index.html нормативно - методическая библиотека по документационному обеспечению управления и архивному делу. Сайт консалтинговой группы Термика

24. Основные правила работы архивов организаций М.: Росархив; ВНИИДАД, 2002.

Оценивается:

·самостоятельность и творческий характер выполнения задания;

·знание темы реферата.