Реферат: Методические рекомендации «организационная работа профсоюзов: делопроизводство» г. Хабаровск 2011 Оглавление

ХАБАРОВСКОЕ КРАЕВОЕ ОБЪЕДИНЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИЙ ПРОФСОЮЗОВ

ОТДЕЛ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ РАБОТЫ

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ

«ОРГАНИЗАЦИОННАЯ РАБОТА ПРОФСОЮЗОВ:

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО»

г. Хабаровск

2011

Оглавление

ВВЕДЕНИЕ

Одним из основополагающих элементов организационной работы является делопроизводство.

Профсоюзная организация ведёт делопроизводство самостоятельно и отдельно от предприятия, на котором работает.

Основные задачи делопроизводства: отражение деятельности организации как управленческой, так и соответствующей её целям в документах; обеспечение рационального использования документов в деловой практике организации.

Документы первичной профсоюзной организации являются информационными источниками и средством юридического доказательства.

Делопроизводство комитета профсоюза - деятельность, охватывающая оформление, учет и хранение профсоюзной документации и организацию работы профкома с документами.

Документооборот - движение документа в профсоюзной организации с момента его создания (принятия, получения) до завершения исполнения или отправки.

Дело — совокупность профсоюзных документов или документ, относящиеся к одному вопросу или направлению профсоюзной деятельности и помещенные в отдельную накопительную папку.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в профсоюзной организации с указанием сроков их хранения, составленный по определенной форме.

Порядок ведения делопроизводства в первичных и территориальных организациях Профсоюза определяется территориальными комитетами профсоюза на основании рекомендаций ЦК Профсоюза.

В силу своего статуса ответственность за состояние, ведение и сохранность документов в профсоюзной организации несет председатель первичной или территориальной организации Профсоюза.

Перечень документов (номенклатура дел), которые ведутся в профсоюзной организации, утверждается постановлением профсоюзного комитета, президиума территориального (приравненного к нему) комитета профсоюза.

1 ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ПЕРВИЧНОЙ

ПРОФСОЮЗНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

Документы профсоюзной организации закрепляют отношения не только внутри организации, но и с другими организациями. Они нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.

Работа с документами должна иметь отработанный порядок, чтобы не отвлекать работников от главных целей организации. Если делопроизводство существует только ради самого делопроизводства, то это такая же крайность, как и полное отсутствие системы в работе с документами. Целесообразность – основной принцип организации делопроизводства и критерий оценки состояния документооборота. И неважно, как ведётся делопроизводство в организации: традиционным способом или с помощью современных безбумажных технологий – в любом случае документирование и работа с документами осуществляются по установленным правилам.

Ведение делопроизводства поручается одному из членов профсоюзного комитета или специально назначенному работнику.

Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства возлагается на председателя профсоюзного комитета.

1.1 Примерная номенклатура дел и сроки хранения документации

профсоюзного комитета.

Документы, создаваемые в результате деятельности выборных профсоюзных органов, профсоюзных активистов и штатных работников профсоюза, направляемые на реализацию уставных функций и полномочий, делятся в соответствии с их содержанием на три общих категории:

1) Организационные документы профсоюзной организации:

- положение о первичной организации профсоюза, протоколы профсоюзных собраний, протоколы заседаний профсоюзного комитета, положения о постоянных комиссиях, организационно-уставные рекомендации, инструкции и др.

2) Распорядительные (управленческие) документы:

- постановления, резолюции собраний, конференций, выборных профсоюзных органов и их президиумов, решения собраний профсоюзных активов, распоряжения председателей организаций Профсоюза и т.п.

3) Информационно-справочные документы:

- справки, аналитические и докладные записки, акты, письма, заявления, обращения и др.

Конкретная номенклатура, которая ведется в профсоюзном комитете, определяется и утверждается на заседании профсоюзного комитета на срок полномочий.

Исходя из сложившейся практики и необходимости обеспечения практической деятельности профсоюзных органов, рекомендуется иметь в комитете профсоюза следующие документы:

- протоколы заседаний профсоюзного комитета;

- протоколы профсоюзных собраний;

- планы работы профсоюзного комитета, постоянных комиссий профкома, структурных профсоюзных звеньев (профбюро);

- коллективный договор;

- справки и другие рабочие материалы по подготовке заседаний профсоюзного комитета, собраний, конференций;

- рабочие материалы постоянных комиссий комитета профсоюза;

- финансовые документы профсоюзного комитета (сметы, штатное расписание с приложениями, отчеты, учетная политика);

- статистические отчеты;

- журнал (карточки) учета членов профсоюза;

- журнал входящей и исходящей документации;

- заявления о приеме в профсоюз и копии заявлений членов профсоюза о безналичной уплате профвзносов;

- акты уничтожения профсоюзных документов или профсоюзных билетов исключенных и вышедших из профсоюза;

- материалы ревизионной комиссии;

- книга распоряжений;

- постановления, нормативные и методические документы вышестоящих организаций Профсоюза.

Перечень документов, необходимых для организации работы первичной профсоюзной организации:

1. Устав организации.

2. Правила внутреннего распорядка организации.

3. Положение о первичной профсоюзной организации.

4. Отраслевой устав.

5. Соглашение между администрацией организации и первичной профсоюзной организации.

6. Свидетельство

7. План работы ППО.

8. Планы работы комиссий.

9. Смета первичной профсоюзной организации.

10. Список членов профкома, комиссий, профбюро

11. Положения о санатории-профилактории, базе отдыха, клубах.

1.2 Порядок работы с входящей корреспонденцией

Поступающая в профсоюзный комитет корреспонденция рассматривается председателем или его заместителем (заместителями) после её регистрации в журнале.

Форма

журнала регистрации входящей корреспонденции

В тех случаях, когда документы адресованы одновременно руководителю предприятия, учреждения, организации и профсоюзному комитету, их регистрация осуществляется в службе делопроизводства той организации, которая первой обозначена в адресате.

На всех поступивших в профсоюзный комитет документах и приложениях к ним в правом нижнем углу первого листа проставляется дата поступления и регистрационный номер по журналу регистрации входящей корреспонденции.

Нумерация документов (начиная с № 1) ведётся в пределах календарного года.

Документация статистического и информационного характера, получаемая от цехкомов (профбюро), профгрупп и комиссий профкома, может не регистрироваться.

Письменные и устные предложения, заявления и жалобы трудящихся регистрируются отдельно от писем организаций. К номеру документа прибавляется алфавитная буква фамилии заявителя, например: Вх. № 10-Д (Денисов).

1.3 Контроль за исполнением документов

За своевременное и правильное исполнение документов, поступивших в профсоюзный комитет, отвечают руководители (председатель и его заместитель, заместители).

Началом срока исполнения считается день регистрации документа.

Установлены следующие сроки исполнения документов:

По письмам организаций – не более 10 дней.

По предложениям, заявлениям и жалобам граждан (безотлагательно) – до 15 дней.

По документам, требующим изучения и проверки, подготовки справки и обоснований, рассмотрения на заседании выборного профсоюзного органа – до 30 дней.

Однако необходимо помнить, что по вопросу мотивированного мнения выборного профсоюзного органа Трудовым кодексом РФ установлены свои сроки (ст. 372 и 373).

Мотивированное мнение выборного профсоюзного органа по вопросу рассмотрения проекта локального нормативного акта должно быть оформлено в течение 5 рабочих дней. По вопросу рассмотрения проекта приказа об увольнении членов профсоюза по инициативе администрации организации (предприятия) – в течение 7 рабочих дней.

Если первичная профсоюзная организация является юридическим лицом и имеет штат работников, то по вопросу работы с персоналом ведётся отдельное делопроизводство.

Все контрольные документы передаются на исполнение под расписку с указанием даты получения документа исполнителем и проставлением отметки «К» (контроль) на документах и в регистрационных формах.

Документ считается исполненным после направления ответа корреспонденту по существу. При решении вопросов, поставленных в документе, в оперативном порядке (в личной беседе, по телефону, на совещании) необходимо сделать отметку на нём об исполнении и заверить подписью с проставлением даты.

Не реже чем два раза в месяц осуществляется выверка не исполненных в срок документов, а по итогам работы за год проводится анализ исполнения документов и делается информация на заседании профсоюзного комитета или его президиума.

1.4 Регистрация и отправка исходящих документов

Все документы, исходящие из профсоюзного комитета, после их подписания председателем или его заместителем регистрируются в журнале исходящей корреспонденции.

Форма

журнала регистрации исходящей корреспонденции

На всех экземплярах исходящего документа проставляется дата отправления и регистрационный номер, присвоенный по журналу.

Ответы на предложения, заявления и жалобы трудящихся имеют тот же регистрационный номер, который был дан им при поступлении (№ 10-Д).

Протоколы и постановления отправляются за теми же порядковыми номерами, которые им были присвоены.

Выписки из протоколов и копии документов, направляемые в организации или трудящимся, а также финансово-хозяйственного порядка удостоверяются печатью профсоюзного комитета. Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности и подписи.

К документам, направляемым в комиссии профсоюзного комитета, цехкомы, профбюро в профгруппы, необходимо составлять разнарядку на рассылку с указанием количества экземпляров.

Копии документов, оставшиеся в делах, должны быть заверены лицом, ответственным за ведение делопроизводства или подписаны председателем профсоюзного комитета.

Оформленные и снятые с контроля документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел профсоюзного комитета.

2 ЗАСЕДАНИЯ ПРОФСОЮЗНОГО КОМИТЕТА

Исключительно большое значение в деятельности профсоюзов имеют профсоюзные собрания (конференции), проводимые на предприятиях, в цехах, отделах, в бригадах, учебных группах и т. п.

Профсоюзное собрание (конференция), будучи высшим органом первичной профсоюзной организации, - одна из эффективных форм организационной работы профсоюзов, так как это форма прямой демократии и одно из средств развития социальной активности членов профсоюзов.

Профсоюзные собрания выполняют ряд функций: социально-ориентирующую (информирование о результатах деятельности, определение целей, путей и средств их реализации), интегрирующую (сплочение и организация), воспитательную (формирование коллективизма, ответственности, дисциплинированности и др.). Результативность профсоюзных собраний определяется многими факторами: актуальностью повестки, содержанием доклада и его критичностью, деловитостью обсуждения, конкретностью принятого постановления, чёткой организацией работы по его выполнению и контролю.

Большую роль играют заседания пленумов, президиумов, секретариатов профсоюзных органов всех уровней, а также заседания профкомов предприятий и их президиумов, цехкомов, участковых комитетов.

К формам организационной работы относятся постоянные и временные комиссии, различные группы, вовлекающие членов профсоюза в решение повседневных вопросов на производстве, в быту. Сюда же следует отнести собрания профсоюзного актива (предприятия, региона), школы и семинары профактива, где у слушателей формируются навыки организаторской работы в массах.

Вовлекая трудящихся в работу различных общественных формирований, профсоюзы способствуют выработке у них активной позиции, навыков управления, сплочённости, солидарности.

Эффективная форма организационной работы – личное общение руководителей профсоюзных органов с членами профсоюзов. Это позволяет своевременно обнаружить «болевые точки» и принять оперативные меры.

Деловое совещание, проводимое в профорганах в тех случаях, когда решение по тому или иному вопросу профсоюзной жизни должно отражать мнение большинства членов организации, также можно рассматривать как форму организационной работы.

2.1 Оформление материалов заседаний профсоюзного комитета

Оформление протоколов заседаний профсоюзного комитета и его президиума рекомендуется по следующей форме:

НАИМЕНОВАНИЕ ВЫШЕСТОЯЩЕГО ПРОФСОЮЗНОГО ОРГАНА

НАИМЕНОВАНИЕ ПЕРВИЧНОЙ ПРОФСОЮЗНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

ПРОТОКОЛ

00.00.2003. № 2

заседания профсоюзного комитета

(или президиума)

ПРЕДСЕДАТЕЛЬ:

СЕКРЕТАРЬ:

ПРИСУТСТВОВАЛИ:

Члены профсоюзного комитета

(президиума) (фамилии, инициалы в алфавитном порядке)

ПРИГЛАШЁННЫЕ: (фамилии, инициалы, должность), если более 10, указать: список прилагается)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1.(наименование вопроса, без указания докладчика)

2.

3.

4.

…

1.СЛУШАЛИ: Ф. И. О., должность и наименование вопроса. Текст доклада, информации, сообщения включаются в протокол или указывается, что на _____ листах прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

1.Ф. И. О., должность, краткое содержание выступлений, предложений

2.

…

Примечание: Если доклад, информация, сообщение не требуют дополнений и разъяснений или рассматриваются без обсуждения, раздел протокола «ВЫСТУПИЛИ» не оформляется.

2-1.ПОСТАНОВИЛИ: Текст постановления включается в протокол или указывается, что на ______ листах прилагается.

Голосование. Принято единогласно. ( Либо: За - ______чел., против - _____чел, воздержались - ______чел.). В случае равенства голосов За и Против, голос председателя является решающим.

Примечание: Перед словом «ПОСТАНОВИЛИ» проставляется первая цифра номера протокола, через тире – номер пункта по повестке дня заседания профсоюзного комитета, его президиума.

2.СЛУШАЛИ:

2-2.ПОСТАНОВИЛИ:

Председатель (подпись) Расшифровка подписи (инициалы, фамилия)

Секретарь (подпись) Расшифровка подписи (инициалы, фамилия)

С протоколом ознакомлены:

(наименование должностей (подпись) Расшифровка подписи (инициалы, фамилия)

членов профсоюзного коми-

тета, его президиума) (подпись) Расшифровка подписи (инициалы, фамилия)

В протоколах заседаний профсоюзного комитета или его президиума в последовательности, установленной повесткой дня, по каждому вопросу включаются или прилагаются к протоколу тексты докладов, справок и принятые постановления.

Документы – приложения к протоколам формируются в последовательности принятых постановлений, при этом они должны быть соответствующим образом оформлены.

При оформлении постановления, прилагаемого к протоколу, рекомендуется следующая его форма:

НАИМЕНОВАНИЕ ВЫШЕСТОЯЩЕГО ПРОФСОЮЗНОГО ОРГАНА

НАИМЕНОВАНИЕ ПЕРВИЧНОЙ ПРОФСОЮЗНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

ПРЕЗИДИУМ (если имеется)

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

Дата № (протокол – пункт)

Заголовок

Текст постановления

Председатель (подпись) Расшифровка подписи (инициалы, фамилия)

Секретарь (подпись) Расшифровка подписи (инициалы, фамилия)

Например.

Федерация Независимых Профсоюзов России

Хабаровское краевое объединение организаций профсоюзов

ПРОТОКОЛ

заседания Президиума крайпрофобъединения

________ 2011 год №

г. Хабаровск

Председательствующий –

Присутствовали: Фамилия И.О. (если присутствующих более 15 человек, то список прилагается).

Приглашённые: Фамилия И.О. (если приглашённых более 15 человек, то список прилагается).

Повестка дня:

1.

2.

3.

1. СЛУШАЛИ:

Фамилия И.О. – наименование должности

ПОСТАНОВИЛИ: (прилагается постановление на _____ листе).

Голосовали: "За" – ___ чел., "Против" – ___ чел. "Воздержались" – __ чел.

2. СЛУШАЛИ:

Фамилия И.О. – наименование должности

ПОСТАНОВИЛИ: (прилагается постановление на _____ листе).

Голосовали: "За" – ___ чел., "Против" – ___ чел. "Воздержались" – __ чел.

3. СЛУШАЛИ:

Фамилия И.О. – наименование должности

ПОСТАНОВИЛИ: (прилагается постановление на _____ листе).

Голосовали: "За" – ___ чел., "Против" – ___ чел. "Воздержались" – __ чел..

Председательствующий И.О. Фамилия

По вопросам оперативного характера в исключительных случаях могут приниматься постановления и решения в рабочем порядке без обсуждения их на заседаниях, визированием членами профсоюзного комитета (президиума) и соответствующими должностными лицами.

Примерный перечень вопросов, по которым могут быть приняты постановления в рабочем порядке, определяется профсоюзным комитетом по согласованию с вышестоящим профсоюзным органом.

Постановлениям, принятым между заседаниями профсоюзного комитета, присваивается очередной номер протокола. В этом случае протокол не оформляется, а в дело формируются подлинники постановлений, принимаемых в рабочем порядке, и материалы к ним.

После подписания и проставления даты они регистрируются в перечне, составляемом по следующей форме:

ПЕРЕЧЕНЬ

постановлений, принятых в рабочем порядке с _________________ по __________________ к протоколу № _________ профсоюзного комитета (президиума)_____________________________________________________________

(наименование первичной профсоюзной организации)

Протоколу очередного заседания профсоюзного комитета, президиума присваивается следующий порядковый номер.

Нумерация протоколов заседаний профсоюзных комитетов и их президиумов ведётся в течение срока полномочий профсоюзного органа.

По отдельным вопросам составляются выписки из протокола, которые рекомендуется оформлять по следующему образцу:

НАИМЕНОВАНИЕ ВЫШЕСТОЯЩЕГО ПРОФСОЮЗНОГО ОРГАНА

НАИМЕНОВАНИЕ ПЕРВИЧНОЙ ПРОФСОЮЗНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА

00.00.2004. № 2

заседания профсоюзного комитета

(или президиума)

СЛУШАЛИ: (наименование вопроса).

ВЫСТУПИЛИ: (текст выступления (ий) даётся при соответствующей необходимости).

ПОСТАНОВИЛИ: (текст постановления)

Председатель (подпись) Расшифровка подписи (инициалы, фамилия)

Секретарь (подпись) Расшифровка подписи (инициалы, фамилия)

Оформленные протоколы составляются в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр протокола и материалов к нему подшивается в дело, второй экземпляр при необходимости высылается в вышестоящий профсоюзный орган, если порядок их представления не оговаривается особо.

По окончании календарного года дело с протоколами закрывается. В новом году открывается другое дело с продолжением очередного порядкового номера протокола (сквозная нумерация протоколов на весь период выборного органа).

Приложения бухгалтерского и финансово-хозяйственного порядка (счета, акты значительного объёма, штатные расписания, отчёты и тому подобные документы), а также заявления на материальную помощь и другие аналогичные материалы к протоколу не формируются, а вместе с копией постановления или выпиской из протокола передаются по назначению и хранятся в делах в соответствии с номенклатурой дел.

Большое значение в деятельности первичных профсоюзных организаций имеет учёт членов профсоюза. Без данного учёта – нет и организации. На всех членов профсоюза необходимо иметь учётные карточки, а на вновь принятых в профсоюз – ещё и заявления о вступлении и об уплате членских взносов.

3 ВЕДЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ И ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ,

ПОДГОТОВКА ИХ К ХРАНЕНИЮ И УНИЧТОЖЕНИЮ.

Профсоюзный комитет ежегодно до 15 декабря составляет перечень дел по установленной архивными органами форме и передаёт его в службу делопроизводства предприятия, учреждения, организации для включения в сводную номенклатуру дел, которая вводится с 1 января.

При составлении номенклатуры дел необходимо руководствоваться Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения.

Каждое дело, включённое в номенклатуру, должно иметь строго установленный индекс (номер), состоящий из цифрового обозначения, присвоенного профсоюзному комитету по структуре предприятия, учреждения, организации, и порядкового номера дела по номенклатуре, например, № 13-10.

В одном деле формируются документы одного срока хранения. Документы постоянного и временного сроков хранения формируются раздельно.

По окончании года в номенклатуре дел делается итоговая запись о количестве дел, образовавшихся в деятельности всего профсоюзного комитета.

В целях правильного отбора документов для дальнейшего хранения и уничтожения проводится экспертиза ценности документов.

На все дела, отобранные при проведении экспертизы ценности документов на постоянное и долговременное (10 лет и выше) хранение, составляется акт о выделении документов и дел к сдаче в архив (как правило, это протоколы собраний, конференций, протоколы заседаний профсоюзного комитета, финансовые отчёты).

Дела временного срока хранения (до 10 лет) профсоюзного комитета, цехкомов (профбюро) учитываются по номенклатуре дел до включения их в акт на уничтожение.

При переизбрании председателя профсоюзного комитета составляется акт приёма-передачи дел одного руководителя другому в двух экземплярах, один из которых вместе с актом ревизионной комиссии направляется в вышестоящий профсоюзный орган.

Профсоюзный комитет может в случаях необходимости оставлять в комитете любые документы для оперативной работы. Например, профкомы оставляют планы работы, постановления и рекомендации координирующего профоргана и др.

Образцы документов приводятся в приложение

Приложение 1

УТВЕРЖДЁН

на заседании профсоюзного комитета

Протокол № __ от «__»______200__ г.

АКТ № 1

____________________ _____________

(место проведения) (дата)

О выделении документов и дел к сдаче в архив

ОСНОВАНИЕ: Постановление профсоюзного комитета от «__» _______200__г. № __

Составлен комиссией:

Председатель комиссии: __________________________________________________

(должность, Ф. И. О.)

Члены комиссии: _________________________________________________________

(должности, Ф. И. О.)

Комиссия в соответствии с постановлением профсоюзного комитета от «__» _______200__г. № __ отобрала к сдаче на хранение в архив следующие документы и дела профсоюзного комитета:

Всего дел_________________________________________________________________

(цифрами и прописью)

Председатель комиссии: ____________________________________________________

(подпись)

Члены комиссии: __________________________________________________________

(подписи)

Приложение 2

УТВЕРЖДЁН

на заседании профсоюзного комитета

Протокол № __ от «__»______200__ г.

АКТ № 2

____________________ _____________

(место проведения) (дата)

О выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению

ОСНОВАНИЕ: Постановление профсоюзного комитета от «__» _______200__г. № __

Составлен комиссией:

Председатель комиссии: __________________________________________________

(должность, Ф. И. О.)

Члены комиссии: _________________________________________________________

(должности, Ф. И. О.)

Комиссия в соответствии с постановлением профсоюзного комитета от «__» _______200__г. № __ отобрала к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение следующие документы и дела профсоюзного комитета:

Всего дел_________________________________________________________________

(цифрами и прописью)

Председатель комиссии: ____________________________________________________

(подпись)

Члены комиссии: __________________________________________________________

(подписи)

ОДОБРЕНО

Протокол ЭК организации

От ____________ № _____________

Приложение 3

Управление по делам архивов Правительства Хабаровского края

ГОСУДАРСТВЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

«ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ ХАБАРОВСКОГО КРАЯ»

ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

КРАЕВОЙ ОРГАНИЗАЦИИ ПРОФСОЮЗА РАБОТНИКОВ ОТРАСЛИ

ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

КРАЕВОЙ ОРГАНИЗАЦИИ ПРОФСОЮЗА РАБОТНИКОВ ОТРАСЛИ

Примерная номенклатура дел краевой организации профсоюза работников отрасли (далее – краевая организация профсоюза) представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, образующихся в делопроиз­вод­стве краевых профсоюзных организаций всех отраслей.

Примерная номенклатура дел краевой организации профсоюза (далее – примерная номенклатура дел) носит рекомендательный характер и разрабо­тана с целью создания методической основы для рациональной организации делопроизводства, упорядочения, учета и обеспечения сохранности документов до передачи их на постоянное хранение.

Примерная номенклатура дел является методическим пособием и используется при составлении индивидуальной номенклатуры дел.

При разработке примерной номенклатуры дел были учтены требования следующих нормативных документов:

1. Федеральный закон от 12 января 1996 г. № 10-ФЗ "О про­фес­си­ональ­ных союзах, их правах и гарантиях деятельности" (с изменениями от 21 марта, 25 июля 2002 г., 30 июня, 8 декабря 2003 г., 29 июня 2004 г., 9 мая 2005 г., 23 июля, 30 декабря 2008 г., 1 июля, 28 декабря 2010 г.).

2. Перечень типовых управленческих архивных документов, образу­ю­щихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. 2010 г.

3. Перечень документов со сроками хранения, образующихся в деятельности профсоюзных органов и подведомственных им организаций (М. 1982).

4. Основные правила работы архивов организаций (М., 2002).

Краевая организация профсоюза может являться источником комплектования соответствующего архивного учреждения и должна иметь индивидуальную номенклатуру дел.

При разработке индивидуальной номенклатуры дел необходимо руководствоваться, помимо вышеуказанных нормативных документов, инструкцией по делопроизводству, уставом (положением) краевой организации профсоюза и данной примерной номенклатурой дел; учитывать практику ведения делопроизводства, сложившуюся в данной краевой организации профсоюза, и требования архивных учреждений к номенклатуре дел.

Примерная номенклатура дел состоит из двух разделов: I. Краевая организация профсоюза. II. Первичная профсоюзная организация. Примерная номенклатура дел краевой организации профсоюза построена по функциональной схеме, включает разделы, соответствующие основным направлениям деятельности краевой профсоюзной организации:

I. Краевая организация профсоюза

01. Руководство и контроль

02. Организационно-правовые вопросы

03. Охрана труда, техническая инспекция

04. Кадровое обеспечение

05. Бухгалтерский учет и отчётность

06. Делопроизводство и архив

II. Первичная профсоюзная организация.

В пределах каждого раздела заголовки дел расположены по степени их значимости.

Структура индивидуальной номенклатуры дел краевой организации профсоюза может не соответствовать предложенной структуре данной номенклатуры дел.

Индивидуальная номенклатура дел в отличие от предлагаемой примерной номенклатуры дел может строиться по структурному принципу при наличии в краевой профсоюзной организации структуры, согласно штатному расписанию.

Порядок расположения заголовков дел в разделах примерной номенклатуры закреплен индексацией (графа 1). Каждый индекс состоит из цифрового обозначения арабскими цифрами индекса раздела и порядкового номера заголовка дела внутри него, например: 01-09, 04-12, 05-23 и др.

В индивидуальную номенклатуру дел могут войти не все из предло­жен­ных примерной номенклатурой заголовки дел. Ежегодно номенклатура дел может изменяться, дополняться.

Индивидуальная номенклатура дел должна отражать все виды документов, фактически образующихся в деятельности краевой организации профсоюза, в том числе и специфические, не предусмотренные примерной номенклатурой дел.

Применение примерной номенклатуры дел при составлении индивидуальной номенклатуры дел не исключает того, что в индивидуальную номенклатуру дел будут включены заголовки, не вошедшие в примерную номенклатуру дел. Для дел, не предусмотренных примерной номенклатурой дел, сроки хранения устанавливаются в соответствии с действующими перечнями.

Во второй графе примерной номенклатуры дел перечислены заголовки дел, заводимых в делопроизводстве краевой организации профсоюза. Заголовки дел отражают основной состав документов, образующихся в деятельности краевой организации профсоюза, часть из них приведена в обобщенном виде.

Заголовки в индивидуальной номенклатуре дел указываются с учетом конкретных наименований дел, заводимых в делопроизводстве на со­от­ветствующий календарный год. При этом не рекомендуется механически переносить из примерной номенклатуры дел заголовки, которые не ведутся в делопроизводстве.

Заголовки примерной номенклатуры дел переносятся в индиви­ду­аль­ную с необходимыми уточнениями, конкретизируются.

Вместо заголовка «Документы (справки, предложения, обоснования, рекомендации, акты, представления) краевой организации профсоюза о со­сто­я­нии и мерах по улучшению условий и охраны труда работников отрасли», предусмотренного примерной, в индивидуальную номенклатуру дел мо­жет быть включен уточнённый заголовок «Рекомендации краевой организа­ции профсоюза о мерах по улучшению условий труда работников отрасли».

Заголовок «Документы (акты, справки, информации) о результатах проверок выполнения соглашений по вопросам охраны труда» в индивидуальной номенклатуре дел будет более конкретным, например «Справки о результатах проверок выполнения соглашений по вопросам охраны труда».

На основе обобщенных заголовков типа «Соглашения краевой организации профсоюза с органами исполнительной власти и органами местного самоуправления об общих условиях труда, трудовых гарантиях, льготах и т.д.» в индивидуальную номенклатуру дел краевой организации профсоюза может быть включён уточнённый заголовок, например: «Соглашение между Хабаровским краевым объединением организаций профсоюзов, региональным объединением работодателей «Союз работодателей Хабаровского края» и Правительством Хабаровского края на 2011 - 2013 годы»

На основе одного заголовка примерной номенклатуры в индивидуальную могут быть включены несколько заголовков, например на основании заголовка примерной номенклатуры дел «Переписка по вопросам организации воспитательной, культурно-массовой работы, спортивно-массовых и физкультурно-оздоровительных мероприятий» в индивидуальную номенклатуру дел могут быть включены – «Переписка по вопросам организации воспитательной и культурно-массовой работы» и «Переписка по вопросам организации спортивно-массовых и физкультурно-оздоровительных мероприятий».

Один и тот же заголовок может быть включен в разные разделы.

Заголовок примерной номенклатуры дел, например, «Годовые (по­лу­годовые) финансовые отчёты об исполнении смет первичных проф­со­юз­ных организаций» может быть внесён в индивидуальную номен­кла­туру дел, как краевой организации профсоюза так и в инди­ви­ду­аль­ную номен­клатуру дел первичной профсоюзной организации, но постоянно будет хра­ниться только один экземпляр документов. Например, в краевой организации проф­союза документы будут храниться по ст. 87 ТУ – 5 лет ЭПК, а в первичной профсоюзной организации – по ст. 356 б ТУ – постоянно.

Журналы («…регистрации поступающих документов», «…регистрации отправляемых документов», «…регистрации поступающих факсов, телеграмм и телефонограмм», «…регистрации отправляемых факсов, телеграмм и телефонограмм», «…регистрации документов, поступающих по электрон­ной почте», «…регистрации документов, отправляемых по электронной почте») могут вестись в электронном виде.

Заголовок «Свидетельства о государственной регистрации, о поста­нов­ке на учет в налоговые органы первичной профсоюзной организации» и бухгалтерские документы предназначены только для первичной профсоюзной организации, зарегистрированной как юридическое лицо.

Сроки хранения дел, включенных в примерную номенклатуру дел (графа 3), проставлены, исходя из их научной и практической ценности, в соответствии с действующим Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558 (ТУ), Перечнем документов со сроками хранения, образующихся в деятельности профсоюзных органов и подведомственных им организаций (М., 1982).

Все сроки хранения являются обязательными при составлении индивидуальной номенклатуры дел и могут быть изменены в необходимых случаях только в сторону увеличения по согласованию с уполномоченным органом в области архивного дела. Это относится к той документации, которая длительное время необходима в практической работе. Уменьшать указанные сроки хранения запрещено.

При включении в индивидуальную номенклатуру дел документов, не предусмотренных примерной номенклатурой дел, их сроки хранения определяются в соответствии с типовыми и ведомственным перечнями документов, либо путем оценки специалистами, исходя из научной и практической ценности документов, и согласуются с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного органа.

Для ряда дел применен срок хранения «До минования надобности» (ДМН), который означает, что документы имеют практическое значение. Срок их хранения определяется самой организацией, но не может быть менее одного года.

В примерной номенклатуре дел отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) сделана в случае, когда она предусмотрена типовыми и ведомственным перечнями документов. Отметка «ЭПК» предполагает, что отдельные документы из этой группы имеют научно-историческую ценность и после окончания срока хранения подлежат особо тщательному полистному просмотру. Самовольное снятие стоящей при сроках хранения отметки «ЭПК» не допускается.

В примерной номенклатуре дел имеются документы, сроки хранения которых комментируют и уточняют использованные в примерной номенклатуре дел примечания (графа 4): «После замены новыми», «После истечения срока действия договора», «После вынесения решения» и другие. Например, дело «Книга учета основных средств (зданий, сооружений), иного имущества, обязательств» в разделе «Бухгалтерский учет и отчётность» рекомендуется хранить 5 лет после ликвидации основных средств и при условии проведения проверки (ревизии), о чём сделана отметка в графе 4.

В конце каждого раздела индивидуальной номенклатуры дел рекомендуется оставлять резервные номера для дел, формирование которых в начале года не было предусмотрено номенклатурой дел.

Номенклатура дел составляется ответственным за делопроизводство в краевой организации профсоюза. Работа по составлению индивидуальной номенклатуры дел завершается не позднее декабря текущего года с тем, чтобы с 1 января следующего года ввести ее в действие.

Оформление индивидуальной номенклатуры дел проводится по форме, установленной «Основными правилами работы архивов организаций (М., 2002)». Номенклатура дел оформляется на общем бланке учреждения, подписывается лицом, ответственным за делопроизводство и архив, и утверждается директором (Приложение 1).

Данные граф 1, 2, 4 индивидуальной номенклатуры дел проставляются на обложках дел.

В графе 1 индивидуальной номенклатуры дел проставляются арабскими цифрами индексы дел.

В графу 2 вносятся заголовки дел.

В графе 3 в конце года против каждого заголовка проставляется количество единиц хранения, заведённых в делопроизводстве в течение года.

В графе 4 указываются сроки хранения, установленные на основе типовых и ведомственных перечней, примерной номенклатуры дел.

В графу 5 переносятся уточнения к срокам хранения, приведенные в графе «Примечание» примерной номенклатуры, иные примечания могут быть опущены, однако учитываются при составлении индивидуальной номенклатуры дел; делаются пояснения к отдельным видам документов, приводятся дополнительные сведения об особенностях формирования дел, месте их хранения.

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись (Приложение 2), где отмечается фактическое количество заведённых дел (с учётом всех томов) постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) сроков хранения и дел, переходящих на другой год. Эти сведения доводятся до архивных учреждений путём ежегодного заполнения паспорта архива краевой организации профсоюза, являющейся источником комплектования архивного учреждения.

Утверждение индивидуальной номенклатуры дел производится только после согласования ее с государственным (муниципальным) архивом, источником комплектования которого является краевой организации профсоюза. Индивидуальная номенклатура дел пересогласовывается с архивным учреждением не реже, чем один раз в 5 лет.

Приложение 1а

Форма номенклатуры дел организации

Приложение 2а

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _______ году

в краевой профсоюзной организации