Реферат: План счетов и принципы организации аналитического учета. Основные модули системы бэст-4+

Основы автоматизированного учета

Н.Н.Иванов

Саратов

Наука

2007

Содержание

1. Введение

2. Вы - бухгалтер малого предприятия.

3. Что нужно бухгалтеру малого предприятия?

4.Автоматизированные системы бухгалтерского учета.

5.Современное состояние российского рынка компьютерных технологий бухгалтерского учета.

6. Почему именно БЭСТ?

7.Модель хозяйственной деятельности малого предприятия

7.1. Получение товара от поставщика.

7.2. Предложение покупателю и получение от него оплаты.

7.3. Перевод оплаты поставщику.

7.4. Отпуск товара покупателю.

7.5. Начисление и выплата зарплаты.

7.6. Завершение налогового периода.

7.7. Подготовка отчетной документации.

8. Состав и основные характеристики систем БЭСТ-4+ и БЭСТ-5.

8.1. План счетов и принципы организации аналитического учета.

8.2. Основные модули системы БЭСТ-4+.

9. Практическая реализация модели хозяйственной деятельности малого предприятия в системе БЭСТ-4+.

9.1. Получение товара от поставщика.

9.2. Предложение покупателю и получение от него оплаты.

9.3. Перевод оплаты поставщику.

9.4.Отпуск товара покупателю.

9.5. Начисление и выплата зарплаты

9.6. Завершение налогового периода .

9.7. Подготовка отчетной документации.

10. Заключение.

1. Введение

Сегодня автоматизированные компьютерные системы ведения бухгалтерского учета получили настолько широкое распространение, что смело можно утверждать: бухгалтерского учета без компьютеров больше нет. В то же время, если вести компьютеризированный бухгалтерский учет по тем же технологиям, что и вручную, это будет примерно то же самое, что пытаться организовать авиаперевозки по правилам гужевого транспорта. В технологии ведения автоматизированного учета сложилась за последние годы определенная система принципов и понятий, достаточно универсальная для разных компьютерных систем.

К компьютерным технологиям учета и управления автор на протяжении последних двенадцати лет имел самое непосредственное отношение. С одной стороны, как директор Научно-производственной фирмы «Бизнес-Технологии», специалисты которой провели более 150 внедрений различных компьютерных систем на предприятиях и в организациях нашего региона. С другой, как доцент Саратовского филиала Российского государственного торгово-экономического университета.

Совмещение бизнеса и преподавания, оказалось, на взгляд автора, довольно удачным, во всяком случае, для преподавания. Из опыта бизнеса выросли три семестровых учебных курса, посвященных практике применения компьютерных технологий учета и управления на различных уровнях.

Все сотрудники НПФ «Бизнес-Технологии» - бывшие студенты, прослушавшие в свое время те или иные из этих курсов. Многие выпускники сейчас работают главными бухгалтерами. Причем становятся ими чаще всего через 6-12 месяцев после окончания ВУЗа, хотя есть прецеденты, когда выпускников приглашали на эту должность сразу после защиты диплома. Что бывает обидно, когда учил студента для себя.

Курсы построены однотипно. Они содержат, в зависимости от рассматриваемого объекта управления, теоретическую часть различного объема, но центральным звеном курса является имитация квартального документооборота предприятия в форме деловой игры, и подготовка на его базе тех или иных управленческих решений.

Первый курс посвящен компьютерным технологиям управления малым предприятием оптовой торговли. В нем количество работающих людей и количество хозяйственных операций сведено к минимуму, позволяющему только получить навык работы с каждым первичным документом, и содержательный квартальный баланс. Документооборот моделируется каждым слушателем отдельно на одном компьютере.

Второй курс ориентирован на работу с более сложным объектом управления – предприятием типа торгового дома, которое ведет как оптовую, так и розничную торговлю. В структуре предприятия предусмотрены оптовые склады и магазин, склад материалов, гараж, управленческие подразделения. Документооборот моделируется командой слушателей, работающих в компьютерной сети на 10 –12 рабочих мест. Один из компьютеров играет роль кассового аппарата магазина. В процессе моделирования накапливается определенный объем информации, содержащий, при обычном уровне подготовки слушателей, достаточно много ошибок, которые могут быть выявлены при налоговой проверке предприятия. Значительное время отводится имитации такой проверки и изучению общей методологии диагностики бухгалтерской системы предприятия.

Третий курс также реализуется командой в компьютерной сети, и посвящен управлению производственным предприятием. В качестве объекта управления выбирается швейная фабрика, имеющая три производственных цеха и выпускающая шесть наименований изделий. Основная цель имитации документооборота – получить смету фактических затрат по каждому виду изделий, и иную достоверную информацию, необходимую для финансовой санации и реформирования предприятия. Если в первых двух курсах система управления предприятием в основном сводилась к системе учета, при имитации документооборота в производственном процессе предприятия необходимо выполнить достаточно много работы планово-экономического характера.

Предлагаемая книга написана на базе первого из перечисленных курсов. Основной задачей курса является формирование у студентов навыков бухгалтерской работы, абсолютно необходимых главному бухгалтеру любого, даже самого малого, предприятия. В рамках курса студент должен познакомиться с шестью типами первичных документов, которые фигурируют в 90% торговых операций, твердо усвоить основные проводки, порождаемые простейшими и наиболее распространен­ными операциями, начислить зарплату и сформировать квартальный баланс.

В основу формирования этих навыков положена модель хозяйственной деятельности малого предприятия оптовой торговли, в котором работают два человека. Предприятие выполняет в течение квартала одну операцию купли-продажи. Из полученной в результате этой операции выручки начисляется зарплата и налоги, после чего формируется квартальный баланс.

В результате успешного освоения курса продвинутый студент должен получить полный набор навыков, позволяющий ему успешно справиться с обязанностями главного (и единственного) бухгалтера малого предприятия оптовой торговли. Несмотря на то, что в рамках этого курса количество бухгалтерских операций сведено к минимуму, десятилетняя практика показала, что уверенное их освоение позволяет, тем не менее, решить эту задачу. Иными словами, навыки, даваемые в этом курсе, составляют своеобразный «скелет» работы главного бухгалтера, на который впоследствии будут наращиваться новые знания и навыки, может быть, в течение всей трудовой жизни.

К книге прилагается CD-диск, на котором записаны возможные для реализации курса программные системы, пустые базы данных с необходимыми настройками, и базы данных, содержащие пример реализации модели хозяйственной деятельности малого предприятия. Книга рассчитана на читателя, знакомого как с основами классической информатики, так и имеющего представление о теории бухгалтерского учета.

2. Вы - бухгалтер малого предприятия.

Итак, представьте себе, что Вы – бухгалтер малого предприятия оптовой торговли. Чаще всего такое предприятие создается практически «с нуля», не имеет ни основных средств, ни арендованного офиса. Расходы, требуемые для создания такого предприятия, тоже минимальны, и складываются из оплаты наличными услуг по регистрации предприятия юридической фирме, и внесенного на расчетный счет уставного капитала, например, в 10000руб.

Минимально возможный трудовой коллектив в таком предприятии – это директор и бухгалтер. Они же, естественно, шофер, грузчик, менеджер, рекламный агент. Следует отметить, что в любом случае в малом бизнесе директор и главный бухгалтер составляют очень тесный тандем, в котором безусловно необходимы взаимное доверие и поддержка. Неслучайно, поэтому, едва ли не в большинстве случаев, это муж и жена.

Чем такое предприятие будет торговать, и где оно возьмет деньги на приобретение товарных запасов, это, конечно, центральный вопрос. Вероятно, в зависимости от способности его решить люди и делятся на склонных к бизнесу и склонных к работе по найму. Тем не менее, следует иметь в виду, что в условиях рыночной экономики, практически любой производитель изначально положительно посмотрит на человека, который заявит, что хочет торговать его продукцией. Поэтому, если Вы приходите, например, на мебельную фабрику, и заявляете о намерении торговать мебелью, Вам, скорее всего, будут рады, и, во всяком случае, сразу не выгонят. Конечно, когда выяснится, что Вы хотите получить мебельный гарнитур без предоплаты, энтузиазм производителя несколько уменьшится. Однако следует иметь в виду, что Вы уже не совсем человек «с улицы», а юридическое лицо, зарегистрированное в органах власти, и положительное решение вопроса о получении товара от производителя совсем не исключено. Но, конечно, скорее всего, это – вопрос таланта Вашего директора. Ваши способности потребуются на этапе формирования первого официального документа.

Скорее всего, это будет договор купли-продажи. Условия его могут быть достаточно разнообразными. Сам по себе этот договор бухгалтерских последствий не порождает, но внимательно изучить его бухгалтер, конечно же, должен. В налоговом отношении более выгоден договор консигнации, когда право собственности на перемещенный в Вашу фирму товар еще некоторое время остается за производителем, но пока мы рассматриваем предельно упрощенную ситуацию.

Далее Вам придется оформлять первичные бухгалтерские документы. Их совсем немного, и не представляет труда запомнить самые основные. Они делятся на два больших класса. Одни сопровождают перемещение денег, другие – товаров или услуг. Обычно, от одного партнера к другому идут документы одного типа, в обратном направлении – другого.

Перемещение денег может осуществляться в виде передачи наличных, или перемещения безналичных средств с одного банковского счета на другой. Соответственно, при наличном обороте такое перемещение сопровождается приходным или расходным кассовым ордером. При безналичном обороте плательщиком в банк подается документ с поручением перевести кому-либо определенную сумму денег. Он называется платежным поручением. При изменении состояния расчетного счета в банке по любой причине банк выдает своему клиенту специальный документ – выписку из расчетного счета. В ней перечислены все операции движения денежных средств на расчетном счете в течение одного банковского дня. Формы кассовых ордеров и платежных поручений жестко регламентированы. Банковские выписки формируются различными банками в произвольных формах.

Перемещение товаров или оказание услуг сопровождаются парой документов, содержащих, по сути дела, одну и ту же информацию. Для материальных ценностей это накладная и счет-фактура. Для услуг – акт приемки-сдачи выполненных работ и счет-фактура. Если предприятие не является плательщиком НДС, счета-фактуры не выписываются, хотя на практике приходится встречаться с требованиями их выписать, особенно со стороны госбюджетных покупателей. Зачем выписывать два документа, содержащих одну и ту же информацию, вопрос интересный. Ответа на него нет. И это только первый пример, когда российский чиновник принимает решения, значительно усложняющие и удорожающие технологии управления. По убеждению автора, не в последнюю очередь, неэффективность финансового управления российским бизнесом обусловлена подобными решениями.

3. Что нужно бухгалтеру малого предприятия?

Нужен, естественно, компьютер. Кстати, когда Вы вполне освоитесь с этой работой, вскоре сможете заметить, что при соответствующем «вооружении», один бухгалтер вполне способен обслуживать и несколько предприятий. Так, одна из моих бывших студенток, вела в свое время одновременно восемь предприятий, воспитывала маленького ребенка, и на жизнь особенно не жаловалась.

Кроме компьютера, необходимо иметь определенное программное обеспечение. Его принято делить на два класса – системное и прикладное. Программное обеспечение – это специфический товар, который относится к категории интеллектуальной собственности. За этот товар, теоретически, следует платить, но большая часть программного обеспечения используется во всем мире бесплатно. Чаще всего утверждается, что причиной такого положения вещей является нечестность 80-90% пользователей персональных компьютеров. Думается, однако, что причина далеко не так проста [1]. Дело в том, что юристами практически не рассматривается соотношение между антимонопольными законами и законодательством об интеллектуальной собственности. В результате, продажа удачного программного продукта, может обеспечить аномально высокую прибыль, во много раз превышающую затраты на его производство. В результате оказывается, что конкурировать на рынке программных продуктов становится возможно не столько разработкой более совер­шенных образцов продуктов, сколько другими, «внеэкономическими» методами. Грубо говоря, выгоднее оказывается не разработать новую операционную систему, а купить большинство в государственной думе, которое примет закон, запрещающий использовать иную операционную систему, кроме, например, Windows XP.

Пожалуй, в современном законодательстве произошел значительный перекос в сторону охраны прав производителя, при совершенном бесправии потребителя программной продукции. Положение усугубляется еще и тем обстоятельством, что программные продукты все более приобретают черты источников повышенной опасности. Например, сбой в работе программного обеспечения для управления предприятием может привести к более серьезным финансовым последствиям, чем сбой в работе систем электро- или теплоснабжения. Не говоря уже о системных или прикладных программных продуктах, используемых в управлении технологическими процессами. Кроме того, зачастую программный продукт является достаточно сильнодействующим психотропным средством. Вероятно, многие наблюдали, как в ответ на ту или иную реакцию программы люди принимают валидол или нецензурно выражаются. Наконец, программные продукты могут наносить вред физическому или нравственному здоровью пользователя.

Никакой регулировки этих вопросов в предлагаемых производителем неопределенному кругу физических или юридических лиц тексте большинства лицензионных соглашений не содержится. Вместо этого, в соглашениях обычно присутствует стандартное положение: «Разработчик не несет ответственности за возможные убытки, возникшие в резуль­тате использования программного продукта или невозможности его использования». Пока при выборе того или иного программного продукта никто обычно не обращает внимание на текст лицензионного соглашения. Оцениваются возможности программы, ее цена, документация, удобство работы и т.д. Пожалуй, пора задуматься и о том, кто будет отвечать за потерю бухгалтерской информации при внезапном разрушении баз данных, или, что еще хуже, за нештатную работу программы, например, с архивом данных по зарплате, которая проявилась не сразу.

Для бухгалтера, работающего на отдельном персональном компьютере, системное программное обеспечение практически полностью сосредоточено в рамках операционной системы, которая обеспечивает согласованную работу всех технических устройств компьютера и прикладных программ. Наибольшее распространение в России получили в последние годы операционные системы Windows производства фирмы Microsoft. К числу наиболее распространенных в настоящее время разновидностей этого класса операционных систем относятся: Windows 98, Windows 2000, Windows NT и Windows XP. Для бухгалтера отличия этих систем друг от друга проявляются лишь в том, что более поздние системы медленнее работают и требуют для себя все более мощных компьютеров. При этом купить в настоящее время можно только Windows XP, поэтому ее использование без лицензии стоимостью порядка 2-5тыс.руб. однозначно является противозаконным. Что касается других разновидностей операционных систем Windows, здесь некоторые юристы считают положение далеко не таким однозначным, а вопрос о том, не являются ли эти операционные системы в России свободно распространяемыми, требующим дополнительного исследования. Во всяком случае, бремя доказывания обратного лежит не на пользователе операционной системы.

Операционные системы класса Windows позволяют осуществлять вмешательство в программные системы компьютера практически незаметно для обычного пользователя. Особенно, если пользователь регулярно пользуется интернетом. Кроме того, любая программа, когда-либо работавшая на компьютере, оставляет на нем следы, зачастую мешающие работе других программ. В результате, зачастую один раз в 2-3 года компьютер приходится полностью очищать от хранящейся на нем информации и программ, и устанавливать все системное и прикладное обеспечение заново. Естественно, что эти особенности операционных систем Windows многим не нравятся. Тем не менее, их разработчик, и проплаченные им структуры, усиленно внедряют в общественное мнение мысль, что альтернативы Windows все равно нет.

Между тем, это не так. Например, существует свободно распространяемая операционная система Linux, значительно более устойчивая по отношению к вирусам и надежная в работе. Ряд разработчиков программных продуктов в последнее время ориентируется именно на эту систему. Тем более, что в развитии систем класса Windows отчетливо прослеживается тенденция в направлении, когда на компьютере смогут работать только программные продукты фирмы Microsoft или их комбинация.

Из прикладных программных продуктов бухгалтер обычно использует несколько программ, объединенных в группу под названием Microsoft Office. Наиболее употребляемые из них текстовый редактор Word, электронные таблицы Excel, программа для обработки баз данных Access. Эти программы также продаются, но только те их варианты, которые работают в рамках операционной системы Windows XP. У них имеются и свободно распространяемые аналоги, объединенные в группу Open Office. Кроме упомянутых, обычно используют 2-3 программы для обмена электронной почтой и работы в интернете.

Но главным прикладным программным продуктом главного бухгалтера является, безусловно, система автоматизации бухгалтерского учета. На этих системах следует остановиться подробнее.

4.Автоматизированные системы бухгалтерского учета.

История развития компьютерных систем бухгалтерского учета в России насчитывает порядка пятнадцати лет. Первой широко тиражируемой системой такого рода была программа «Финансы без проблем», которая автоматизировала, в основном, только бухгалтерский учет в узком смысле слова, т.е. обработку системы проводок.

Затем на российском рынке компьютерных технологий для бухгалтерского учета в разное время реально присутствовало до 30-40 программных продуктов, некоторые из которых продолжают эксплуатироваться и поныне. Развитие этих систем шло, в основном, в направлении от автоматизации бухгалтерского учета в узком смысле слова, к построению интегрированной учетной системы. Сначала к обработке проводок были добавлены функции, соответствующие складскому учету. Складской учет наиболее тесно связан с бухгалтерским, но не сводится к последнему. Затем к учетной системе были добавлены модули учета заработной платы, основных средств, модули, специально ориентированные на розничную торговлю. В конце концов фактическим стандартом для учетных систем стала интегрированная система, включающая все виды учета, включая так называемый торговый, объединяющий в себе все операции по выписке счетов на оплату, ведения заказов, ценовой политики и других действий, не порождающих непосредственно бухгалтерских проводок.

Все эти программы строились по разным, зачастую противоположным принципам. В ряде программ изобреталась собственная терминология и принципы учета. Сейчас уже вряд ли имеет смысл перечислять конкретные программы, но вспомнить о принципах их построения было бы поучительно.

Прежде всего, все без исключения программы имели единый реестр проводок, называемый книгой учета хозяйственных операций. При ручном ведении учета такая книга предусмотрена только для малых предприятий. В средних и крупных эта книга делится на несколько частей – журналов-ордеров. В компьютерных системах единая книга существует всегда, а журналы-ордеры распечатываются как отдельные ее части.

Все появившиеся в 90-е годы системы автоматизации бухгалтерского учета можно разделить на классы по нескольким основополагающим принципам.

1. Системы с программной и параметрической настройкой.

В первых текст программ является частично открытым. Причем открытая часть текста пишется либо на специальном языке, разработанном авторами программы, либо на одном из известных языков программирования. Обычно это приводит к необходимости регулярно в процессе эксплуатации программы привлекать специально обученного программиста. В ряде случаев существуют определенные проблемы с качеством описания используемого языка, и с соответствием реального поведения его конструкций этому описанию.

При использовании программ с частично открытым текстом изначально предполагается, что окончательный вариант будет подготовлен неопределенным кругом лиц. По этой причине у такой программы никогда не будет единого автора, или авторского коллектива. Конечно, в условиях, когда нынешнее законодательство о программных продуктах обеспечивает практически полную безответственность разработчика за нештатное функциони­рование программы, отсутствие ответственного за то, чтобы программа работала, не очень-то заметно. Тем не менее, если программа сделана одной фирмой от начала до конца, можно надеяться на определенные гарантии ее функционирования хотя бы по той причине, что фирма-разработчик заинтересована в создании определенной репутации среди покупателей своей продукции.

Поскольку частичная открытость текста программы стирает грань между незначительным изменением существующей и написанием совершенно новой программы, это порождает еще одну проблему. Как отразятся изменения в одной части программы на работе других ее частей, сказать можно только тогда, когда программа идеально структурирована, т.е. каждая функция реализована в строго определенной процедуре. В реальных программах этого нет, поэтому, когда в программу вносит изменения программист, не являющийся ее автором, он может этими изменениями «зацепить» что-то, что он совсем не хотел менять. Как в известной пословице про слона и посудную лавку. И дело даже не в том, что программист неквалифицированный, просто чаще всего разобраться в чужой программе бывает труднее, чем написать свою. Так что у программ «с открытым кодом» есть и всегда будут проблемы с надежностью работы.

В программах с параметрической настройкой текст программы закрыт для изменений. Настройка ее на особенности работы конкретного предприятия осуществляется изменением определенного числа параметров. Например, с их помощью могут задаваться формулы расчета проводок или складских цен. Обычно разработчик производит предварительное тестирование параметрически настраиваемой программы, на предмет того, что любое изменение параметров не приведет к ее нештатной работе.

В настоящее время считается, что наиболее типичными представителями программ с параметрической настройкой являются программы серии БЭСТ. К противоположному классу относят 2-3 тыс. программ, объединенных товарным знаком «1С».

В то же время, непроходимой границы между этими классами нет. Во многих программах с параметрической настройкой присутствует язык программирования, на котором решаются наиболее сложные задачи. С другой стороны, в продуктах, полученных путем программной настройки, часто имеются элементы настройки параметрической, обычно типа флажков «да»-«нет».

2. Системы, построенные «от проводки» и «от документа».

Первые системы для автоматизации бухгалтерского учета строились, в основном, для обработки большого количества проводок, занесенных вручную. В то же время, проводка, как правило, является результатом оформления какого-либо первичного документа. Более того, существует точка зрения, что проводка всегда должна порождаться документом. Например, в системе ИС-ПРО, проводки, заносимые в других системах вручную, заносятся в результате оформления специального документа – бухгалтерской справки.

Поэтому, в первых системах автоматизации учета, чаще всего первичной операцией являлось формирование проводки, а вслед за ней можно было распечатать первичный документ. Наиболее последовательно этот принцип был реализован в системе АБАКУС. К этому же классу относились первые варианты системы «1С». Другие системы, например БЭМБИ или БЭСТ, с самого начала строились «от документа». Т.е. сначала формировался первичный документ, а по результатам его обработки – одна или несколько проводок.

В настоящее время принцип построения учетных систем «от документа», как будто, стал общепризнанным. Тем не менее, традиции построения систем «от проводки» продолжают оказывать определенное влияние. Проявляется оно обычно в том, что по результатам обработки документа чаще всего формируется только одна проводка. И заметна тенденция для формирования каждой проводки придумать специальный первичный документ, даже если он не предусмотрен в практике ведения российского бизнеса.

3. Различные принципы построения объектов аналитического учета.

Вопрос о принципах реализации в автоматизированных системах объектов аналитического учета весьма не прост. На взгляд автора, он совершенно недостаточно исследован и в классической теории бухгалтерского учета. Определенная попытка систематизировать эти принципы была предпринята в работе [2], но, думается, эти исследования далеки от своего завершения. В отношении объектов аналитического учета в различных компьютерных системах особенно велик терминологический разнобой. Для их обозначения применяются термины: «аналитика», «аналитические счета», «аналитические карточки», «аналитические измерения», «субконто», «многоуровневая аналитика» и т.д.

Пожалуй, концепция построения объектов аналитического учета является одной из наиболее важных характеристик, определяющих бухгалтерскую идеологию конкретной компьютерной системы. Обсуждение ее явно выходит за рамки этой книги, где поставлена задача собрать только те элементы бухгалтерской работы, без которых не сможет обойтись ни один главный бухгалтер ни одного конкретного предприятия.

Тем не менее, интуитивно ясно, что в бухгалтерском учете, как в широком, так и в узком смысле слова, необходима некая дифференциация. Необходимо деление счета 60 по фирмам-поставщикам, счета 62 – по покупателям, счета 71 – по подотчетным лицам, и т.д. А как быть со счетами 41 или 70? Счет 41 следует делить по складам, внутри складов – по группам товаров, внутри группы – по номенклатуре, внутри номенклатуры – по поставленным партиям или производителям? Счет 70 следует делить по сотрудникам, с дополнительным делением по видам начислений и удержаний?

На взгляд автора, в зависимости от ответов на эти вопросы, все программные системы также делятся на два класса. В первом классе все виды учетной дифференциации выносятся в план счетов. Особенно многоуровневую структуру приобретают счета материального учета. В нашем примере счет 41 будет иметь четыре уровня деления. Естественно, что такого рода дифференциация плана счетов, приводит к резкому росту числа проводок, и вообще, довольно значительному «утяжелению» бухгалтерского учета. Для малого предприятия с компьютерным учетом увеличение числа проводок в 100-1000 раз, может быть и не очень существенно само по себе, но, во всяком случае, заставляет серьезно задуматься о методике поиска ошибок в этой системе.

Во втором классе дифференциация плана счетов ограничена. Ряд задач аналитического учета выносятся в специализированные модули, такие как модуль складского учета или модуль учета зарплаты. Количество проводок в результате становится существенно меньше, упрощается учет в специализированных модулях, но появляются специфические дополнительные проблемы. Приходится периодически контролировать соответствие сводной информации в специализированных модулях с оборотами и сальдо по счетам бухгалтерского учета. Например, проверять соответствие сальдо по счету 41 суммарной стоимости всех товаров по карточкам складского учета, а дебетовый и кредитовый обороты – сумме прихода и расхода. Конечно, при правильной настройке формул вычисления сумм проводок и соблюдении учетных технологий, это соответствие обеспечивается автоматически, но помнить о проблемах такого рода все-таки приходится.

Первый подход реализован в большинстве программ с товарным знаком «1С», программах Инфо-Бухгалтер или Инфо-Предприятие. Второй – в системах БЭСТ или ИС-ПРО. Автору ближе второй подход; тем не менее, окончательное решение должна вынести практика эксплуатации автоматизированных систем учета в ближайшие годы.

5.Современное состояние российского рынка компьютерных технологий бухгалтерского учета.

К настоящему времени этот рынок значительно сузился. Настолько, что ряд специалистов не устраивает ни одна из реально присутствующих на нем систем. Возможно, что это обстоятельство приведет к новой фазе развития, когда спектр предлагаемых на рынке технологий снова расширится. Автор надеется, что модель хозяйственной деятельности малого предприятия, приведенная в этой книге, может стать неплохим инструментом, в том числе и для оценки качества вновь появляющихся учетных систем. Естественно, сначала следует оценить лицензионное соглашение, качество документации и встроенной в программу подсказки.

По сути дела, сейчас этот рынок разделен между пятью участниками. Для малых и средних предприятий это фирмы «1С», БЭСТ и «Парус». Для крупных предприятий, где крайне актуальной стала полноценная интеграция учета и планирования, это две системы более высокого уровня – «Галактика» и «ИС-ПРО». Другие производители занимают совершенно незначительную долю рынка.

Правда, оценка этих долей достаточно сомнительна. Производителями публикуются данные об объемах продаж, которые никто не проверяет. Публикуются рейтинги, зачастую – явно заказные. Однако нет данных о том, сколько предприятий и в какой мере реально используют ту или иную программу.

Делаются активные попытки продвижения на российский рынок систем зарубежного производства. Однако, адаптация этих систем к правилам российского бухгалтерского учета и российскому налоговому законодательству достаточно проблематична.

Особое положение на рынке занимает фирма «1С». По сути дела, в настоящее время она предлагает права на использование товарного знака, и две основные программы, «1С.Предприятие» версии 7.7 и версии 8.0. Обе эти программы не предназначены для ведения учета. Они являются «технологической платформой» для написания других программ. Эти другие программы производит как фирма «1С», так и ее многочисленные партнеры, и даже отдельные программисты. Они получили название «конфигураций», и характеризуются тем, что вынуждены использовать ключевую защиту технологической платформы. Так что любой покупатель «конфигурации» вынужден купить и «платформу». Отдельные продавцы программных продуктов предлагают до тысячи разных конфигураций. Думаю, что суммарно, для всех поддерживаемых в настоящее время версий речь может идти о 2-3 тысячах разных программ. Большинство из них малотиражные, эксплуатируются несколько, а то и один экземпляр программы. Как правило, такие программы не снабжаются самостоятельной документацией. Но есть и достаточно распространенные.

Данных о тиражировании каждой из них в литературе нет. Да и получение таких данных достаточно затруднительно, поскольку нет резкой границы между написанием самостоятельной конфигурации, и незначительным изменением существующей.

Таким образом, товарный знак «1С» объединяет достаточно многочисленную группу программ самого разного уровня и назначения. Технология ведения учетных операций в одной программе может весьма существенно отличаться от другой, при том, что визуальное расположение пунктов меню и кнопок часто достаточно похожи.

У всех этих программ есть одно общее свойство – они не имеют демонстрационных версий, т.е. вариантов программы, которые распространяются свободно, работают без электронного ключа или иного средства защиты от несанкционированного копирования, но имеют, по сравнению с полноценной рабочей версией, определенные ограничения в работе. Обычно такие ограничения не мешают произвести своеобразную «примерку» компьютерных технологий для своего предприятия, т.е. сделать первоначальную настройку, и записать по несколько документов каждого вида. Отсутствие демонстрационных версий с самого начала было принципиальной политикой фирмы. Таким образом, чтобы попробовать выполнить ту или иную учетную операцию в любой из многочисленных «конфигураций 1С», ее нужно либо купить, либо украсть.

В то же время, по большому счету, не так уж важно, на какой программе осваивать автоматизированный бухгалтерский учет. Положение здесь примерно такое же, как при освоении вождения автомобиля или пилотирования самолета. Не так уж важно, каким будет автомобиль. Для учебы важнее, чтобы изменять положение сиденья и зеркал можно было, не заезжая на станцию техобслуживания.

Именно по этой причине автором в свое время были выбраны в качестве базовых для учебного процесса системы БЭСТ. В настоящее время со студентами мы воспроизводим предлагаемую модель хозяйственной деятельности как на одной из программ серии БЭСТ, так и на программе «1С.Бухгалтерия 8.0». Однако, в силу отсутствия свободно распространяемого варианта этой программы, включить соответствующий материал в книгу оказалось невозможно.

6. Почему именно БЭСТ?

В настоящее время системы БЭСТ считаются в России вторыми по распространенности. Общее число пользователей этих систем приближается к 100 тыс. Если сравнивать его с количеством проданных платформ «1С», действительно, вторые. Но если сравнивать с конкретной программой с товарным знаком «1С», то результат будет, как минимум, неочевиден. В любом случае, БЭСТ - очень распространенные и популярные программы. Они не так «на слуху» у неспециалистов не в последнюю очередь потому, что фирма-производитель практически не занимается их рекламой. Но то обстоятельство, что эти программы достигли такой популярности среди бухгалтеров практически без рекламы, говорит, на взгляд автора, о многом.

Системы БЭСТ (Бизнес-Экономика-Склад-Торговля) появились на рынке компьютерных технологий около 15 лет назад. Первые программы этой серии были ориентированы, как и большинство других продуктов, на операционную систему DOS. Это были комплексные программы, автоматизирующие все основные участки учета: БЭСТ, БЭСТ-2, БЭСТ-3. В настоящее время широко применяются три программы: БЭСТ-4+, БЭСТ-5, БЭСТ-Оффис. Все они являются 32-разрядными приложениями, т.е. в операционных системах DOS и Windows-95 работать не могут. Системы БЭСТ-5 и БЭСТ-Оффис имеют традиционный для большинства программ, созданных после появления Windows, оконный интерфейс. В БЭСТ-4+ сохранен интерфейс вертикальных меню. Его отрицательное влияние на зрение существенно меньше оконного, и к нему привыкло большинство пользователей.

Далее, программы серии БЭСТ имеют едва ли не самые мягкие, по сравнению с другими производителями, ограничения на демонстрационные версии. В основные реестры можно сделать до 300 записей, работают основные операции по настройке, полноценно печатаются все документы, создаются архивные копии. Нельзя закрыть месяц в модуле «Зарплата», и сделать некоторые служебные технологические операции. Поэтому, на демонстрационной версии можно будет воспроизвести не только все операции, описанные в этой книге, но и существенно больший объем, соответствующий двум другим, упомянутым во введении, курсам.

Кроме того, программы БЭСТ принадлежат к классу параметрически настраиваемых программ, т.е. их адаптацию к особенностям своего предприятия можно произвести самостоятельно, не прибегая к помощи программиста и не изучая специальный язык программирования.

Наконец, изначально, системы БЭСТ имели определенную, ясно выраженную бухгалтерскую идеологию, структурировались в соответствии с традиционным разделением бухгалтерских задач, в терминологии почти не имели того, что впоследствии было названо «компьютерной феней». Справедливости ради следует отметить, что, вероятно, далеко не все члены руководства компании БЭСТ рассматривают перечисленные свойства своих систем как важное конкурентное преимущество. На эти мысли наводят и появляющиеся время от времени дополнительные ограничения для демонстрационных версий, и не очень продуманная концепция объектов аналитического учета в БЭСТ-5, во многом позаимствованная у «1С», и некоторые другие моменты.

Тем не менее, на взгляд автора, можно сказать, что с помощью программ серии БЭСТ главным бухгалтером стать легче и быстрее, чем с помощью других систем.

7.Модель хозяйственной деятельности малого предприятия

Вернемся к описанной в гл. 2 процедуре начала малого бизнеса. У нас есть зарегистрированное предприятие, есть расчетный счет в банке, на который внесены 10тыс.руб. в качестве уставного капитала. Так что на начало работы в компьютерной системе имеются остатки на двух счетах, в дебете счета 51 «Расчетный счет» и в кредите счета 80 «Уставный капитал». Реально малое предприятие, в котором работают два человека, скорее всего сразу после регистрации будет переведено на упрощенную систему налогообложения. Тем не менее, если оно работает с относительно небольшими наценками, и его покупателями и поставщиками являются плательщики НДС, может оказаться выгоднее остаться на общей системе налогообложения. Поэтому в предлагаемой модели считается, что предприятие является плательщиком НДС и социального налога.

Как уже было сказано, задача предлагаемой модели – свести к минимуму количество бухгалтерских операций, необходимых для получения содержательного квартального баланса, оставив только те из них, без которых не может обойтись ни одно предприятие.

Для этих целей предлагается модель деятельности, содержащая одну торговую операцию купли-продажи. Из полученной в результате этой операции наценки начисляется зарплата сотрудникам и налоги. Завершается налоговый период, формируется баланс и другая отчетная документация. Таким образом, нам предстоит реализовать семь основных событий.

1.Получение товара от поставщика без предоплаты.

2.Предложение этого товара покупателю и получение от него оплаты на расчетный счет.

3.Перевод оплаты поставщику.

4.Отпуск товара покупателю.

5.Начисление и выплата зарплаты.

6.Завершение налогового периода

7.Подготовка отчетной документации.

Рассмотрим их более подробно.

7.1. Получение товара от поставщика.

Итак, Ваша фирма заключила договор, согласно которому поставщик готов поставить без предоплаты, например, мебельный гарнитур, по цене 59 тыс. руб. В принципе, этот договор может и не оформляться письменно. Официальные бухгалтерские документы являются достаточным основанием для подтверждения наличия долга перед поставщиком. По всей видимости, из двух сотрудников фирмы за товаром отправится директор. Он должен будет расписаться в двух экземплярах накладной на перемещение товара. Один экземпляр останется у поставщика, один директор заберет с собой вместе с товаром. Подпись на накладной должна быть подтверждена печатью Вашей фирмы. Если директор берет печать с собой, никаких дополнительных документов ему не нужно. Если же печать, по каким-либо причинам, в момент подписания накладной отсутствует, вместо нее поставщику может быть оставлен специальный документ – доверенность на получение товарно-материальных ценностей. Доверенность готовится заранее, подписывается директором и главным бухгалтером, и заверяется печатью. Если поставщику оставлена доверенность, ставить печать на накладную не нужно. Кроме доверенности, поставщик должен распечатать в двух экземплярах счет-фактуру. Определенная бессмысленность в формировании двух документов, содержащих одну и ту же информацию, уже отмечалась. Но такова наша сегодняшняя российская действительность. Счет-фактура подписывается директором и главным бухгалтером предприятия-поставщика. Следует убедиться, что она составлена правильно, т.е заполнены все поля, соответствующие адресам, ИНН, КПП, и бланк счета-фактуры соответствует действующей форме. В противном случае может оказаться, что налоговая инспекция при проверке, например, через три года, не признает этот документ подтверждающим уплату НДС в составе цены приобретенного товара, и потребует начислить и уплатить его еще раз, а также штраф и пени за три года.

Накладная с печатями и подписями представителей обоих предприятий и счет-фактура с подписями представителей поставщика поступают в бухгалтерию Вашего предприятия. Хорошим тоном бухгалтерского учета считается хранить документы каждого типа в отдельных папках, и на каждый тип документов иметь специальную тетрадь, где факт его поступления (или выписки) регистрируется. Конечно, в малом предприятии, редко заводят такие тетради физически, но в компьютерной системе требования хорошей бухгалтерской практики обычно выполняются. На каждый вид товара, поступающего на предприятие, заводится карточка складского учета, в которой отмечается каждый факт поступления на склад и расходования со склада. Реально складом может быть прихожая Вашей квартиры, но складские документы все равно должны присутствовать, и о методологии ведения складского учета все равно придется думать.

Запись о «принятии к возмещению» НДС, уплаченного в составе приобретенного товара, делается в специальный документ – книгу покупок. До 01.01.2006г. такая запись делалась при выполнении двух условий – товар должен быть оприходован на склад предприятия и оплачен. После 01.01.2006 осталось одно условие оприходования. Это существенно упростило ведение бухгалтерского и складского учета, поскольку из обращения оказалось выведено двусмысленное и неопределенное понятие «оплаченного товара». В самом деле, пусть Ваш директор взял в кассе предприятия 50 тыс. руб., заплатил их поставщику, и по взаимной договоренности набрал у него грузовик товаров на 100 тыс. руб. Как разбросать этот товар на две кучи, оплаченную и неоплаченную, чтобы стоимость каждой была ровно 50 тыс. руб.? Задача, в ряде случаев нерешаемая в принципе. Тем не менее, и сейчас перечисление предоплаты поставщику не является основанием для зачета НДС, хотя в составе этой предоплаты НДС содержится. Кстати, например, в Украине, для принятия НДС к возмещению достаточно выполнения любого из условий, оплаты или оприходования.

Зачем нужны книга покупок и книга продаж? Они появились тогда, когда НДС, т.е. налог на добавленную стоимость стали начислять независимо от добавленной стоимости. А именно, при каждой продаже, в кредит счета расчетов с бюджетом по НДС, делается проводка на сумму, определяемую полной суммой продажи. При каждой покупке делается проводка в дебет счета, на сумму НДС, уплаченного в составе цены приобретенного товара. Выполнение этой проводки часто и называют возмещением НДС. Теоретически, в результате одной покупки и одной продажи, сальдо на счете расчетов по НДС будет соответствовать определенному проценту от торговой наценки. Однако, на практике принимаются многочисленные поправки к законам и подзаконные акты, заставляющие начислять НДС до окончания продажи, и всячески затрудняющие возможность возмещения НДС. Главное препятствие – это покупка товара у неплательщика НДС.

Так, если Ваше предприятие купит мебельный гарнитур у неплательщика НДС за 100 тыс. руб. и продаст его за 118 тыс. руб., заплатить НДС придется 18 тыс.руб. Поскольку добавленная стоимость в этом случае 18 тыс., фактическая ставка налога на добавленную стоимость в данной операции будет 100%. Думаю, что в среднем по российской экономике, фактическая ставка НДС составляет 30-40%, и слабо зависит от официальной ставки, определяемой налоговым кодексом. Для Вас это оборачивается необходимостью тщательно просчитывать последствия операций с каждым партнером, который не является плательщиком НДС. Соответственно, если Вы получите освобождение от этого налога, дополнительную осторожность придется соблюдать Вашим партнерам.

В принципе, книга покупок задумывалась, вероятно, как дубликат оборотов по дебету счета расчетов по НДС, книга продаж – по кредиту. Но последующие нормативные акты нарушили это соответствие. В результате, как мы увидим из дальнейшего изложения, в настоящее время книга покупок с покупками не имеет ничего общего, как и книга продаж – с реальными продажами. Правда, соответствие с дебетовым и кредитовым оборотом счета расчетов по НДС можно обеспечить минимальным нарушением рекомендаций министерства финансов. Впрочем, не будем вдаваться в очень теоретические аспекты бухгалтерской работы…

Таким образом, первое событие сопровождается выпиской или регистрацией трех или четырех документов. Последовательность их оформления приведена на схеме 1.

Схема 1

Эти документы должны породить три бухгалтерские проводки. Формирование проводок, соответствующих первичным документам, часто называют их контировкой, или проведением в бухгалтерском учете. Если стоимость приобретенного товара обозначить как S, то суммы этих проводок будут

ДТ 41 КТ 60 S*100/(100+NDS)

ДТ 19 КТ 60 S*NDS/(100+NDS) (1)

ДТ 6803 КТ 19 S*NDS/(100+NDS)

В этих формулах 6803 - субсчет счета 68 «Расчеты с бюджетом по налогам», соответствующий расчетам по НДС. NDS – официальная ставка, по которой облагается налогом данный товар. Так, если стоимость приобретенного мебельного гарнитура 59т.р., сумма первой проводки будет 50т.р. (стоимость без НДС), а сумма второй и третьей – 9т.р. Эти проводки соответствуют правилам ведения складского учета в оптовой торговле. Товары на складе (счет 41) учитываются по цене приобретения без НДС. Из этих проводок видно, что счет 19 – это некое «временное хранилище» НДС в составе цены приобретения товара. Проводка в дебет счета называется иногда «зачетом НДС», в кредит «возмещением НДС». Раньше на счете 19 хранились суммы в течение времени между оприходованием и оплатой товара. Теперь, при подавляющем большинстве операций, проводки в дебет и в кредит счета делаются одновременно и на одинаковую сумму. Так что счет 19 оказывается, вообще-то, не нужным. Возможно, когда-нибудь это осознают и в министерстве финансов.

Поскольку все три обязательных первичных документа формируются одновременно, практически безразлично, какую проводку с каким документом связывать. В системе БЭСТ все три проводки связаны с одним документом – приходной накладной. Это достаточно логично, поскольку только накладная содержит печати и подписи обоих партнеров. В других системах проводку в кредит счета 19 связывают иногда с формирование записи в книгу продаж, в чем тоже есть определенная логика.

В любом случае, в результате этого события в реестрах накладных и счетов-фактур должны появиться по одному новому первичному документу, в книге покупок – новая запись, в книге хозяйственных операций – три проводки. В нашем случае должна появиться также новая карточка складского учета с приходной записью.

7.2. Предложение товара покупателю и получение от него оплаты.

Когда товар получен, и может быть предложен покупателю, начинается большой цикл работы, не порождающий бухгалтерских проводок. Это реклама, обзвон потенциальных покупателей, различные действия, направленные на то, чтобы убедить их в том, что Ваш товар – самый лучший, а Вы – самый лучший продавец. Эти действия называются иногда CRM-технологиями, и для их автоматизации используются специальные программы или модули комплексных управленческих программ. Несмотря на то, что они не относятся к бухгалтерскому учету в узком смысле, т.е. не порождают бухгалтерских проводок, среди них есть классические учетные задачи.

Главная из них – учет заказов от покупателей. Обычно, факт приема такого заказа фиксируется специальным документом – счетом на оплату. Счет содержит банковские реквизиты, на которые покупатель может отправить оплату, перечень заказанных материальных ценностей с количеством, ценой и суммой. В счете на оплату фигурирует также итоговая сумма оплаты, с указанием, какова доля в этой сумме НДС. Это нужно потому, что банки обычно требуют, чтобы в платежном поручении сумма НДС указывалась.

Счет подписывается ответственным лицом и заверяется печатью предприятия. Официальных обязательств со стороны поставщика счет не порождает. Тем не менее, если после выписки счета и его оплаты окажется, что отгружать покупателю нечего, и надо вернуть ему деньги, такая ситуация может очень негативно отразиться на репутации фирмы, и большинство поставщиков всячески старается ее избежать. С этой целью, во-первых, на счете указывается срок, в течение которого он действителен. В течение этого срока поставщик принимает на себя обязательство не менять цену для данного покупателя. Во-вторых, в счете указывается срок, в течение которого товар резервируется за покупателем. Обычно эти сроки совпадают.

Если номенклатура продаваемых товаров достаточно велика, и счетов выписывается много, то подсчет по каждой номенклатуре количества обещанного во всех счетах, по которым не истек срок оплаты, товара, представляет непростую задачу. Такого рода задачи решаются в специфическом виде учета, который называется обычно торговым. Поэтому счета на оплату заносятся в большинство компьютерных систем учета, обрабатываются, отслеживается ход оплаты и отгрузки по каждому счету.

После выписки счета на оплату покупатель принимает решение, следует или нет его оплачивать. О факте перевода денег на наш расчетный счет покупатель может сообщить по телефону. Банк, скорее всего, по телефону такой информации не даст. Во всяком случае, пока операционист банка не начнет узнавать Вас по голосу. В любом случае, в банк придется сходить, и получить у своего операциониста специальный документ – банковскую выписку. На основании этого документа делаются бухгалтерские проводки. К банковской выписке банк прилагает копии документов, которые явились основанием для перечисления денег. В данном случае это будет платежное поручение покупателя в свой банк.

При получении аванса (предоплаты) от покупателя наступают определенные налоговые последствия. А именно, с аванса, по российскому законодательству, следует начислить НДС. Применять понятие добавленной стоимости к авансу, естественно, бессмысленно, поэтому российский чиновник потребовал от российского предпринимателя начислять НДС так, как если бы весь аванс представлял из себя добавленную стоимость. Но при этом чиновнику хотелось получить этот налог таким образом, чтобы не уменьшилась налогооблагаемая база по налогу на прибыль. Поэтому, он потребовал его начислять не в корреспонденции со счетом финансового результата 903, как это происходит обычно при реализации товаров. По-видимому, вопрос о дебетовом счете при начислении НДС с авансов поначалу поставил его в тупик, и он не нашел ничего лучшего, чем рекомендовать делать это проводкой ДТ 62 КТ 6803. Но ведь счет 62 разбит, обычно, на отдельные аналитические счета. По каждому аналитическому счету делаются проводки, соответствующие расчетам с конкретным партнером. В дебет, когда покупателю передаются товары, в кредит – когда от покупателя поступают деньги. Если делать такую проводку на аналитический счет покупателя, будет очень сложно отследить баланс реальных взаиморасчетов.

Наглядно возникшую ситуацию можно представить себе на следующем примере. Представьте, что завтра в Воздушный кодекс РФ будет внесено положение: «Запрещается выпускать воздушное судно в полет с незатянутой подпругой». Авиаторы сначала возмутятся, кто-то начнет выяснять, а что такое подпруга, но потом все решат, что проще инструкцию все же выполнить, и нарисуют на каждом самолете поперек фюзеляжа красивую подпругу. Проблемы начнутся тогда, когда среди исполнителей найдется наиболее ретивый, который начнет прилаживать на фюзеляж настоящий ремень. Возникнут проблемы с аэродинамикой, вибрацией на высоких скоростях, и вообще с опасностью разрушения самолета.

Так и в серьезных компьютерных системах бухгалтерского учета. Разрушить систему отслеживания взаиморасчетов с большим количеством партнеров – это примерно то же самое, что развалить систему финансового управления предприятием. Поэтому большинство предприятий нарисовало подпругу – завели на счете 62 специальный субсчет, на который делались проводки по начислению НДС с авансов. Постепенно сложилась практика заводить этот субсчет не на счете 62, а на счете 76. И делать при отгрузке в счет аванса не сторнирование проводок в кредит этого счета, а проводки в дебет.

Положение усложняется и тем обстоятельством, что в налоговом кодексе отсутствует определение аванса. Точнее, «получение налогоплательщиком оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг)» вряд ли можно считать определением. Поясню эту мысль конкретным примером.

Пусть некое предприятие отгрузило своему покупателю на 500 руб. конфет и на 500 руб. пряников. Отгрузило в долг, без предоплаты, и выдало накладную и счет-фактуру. В счет-фактуре позицию, соответствующую расчетно-платежному документу, оставили незаполненной. Через два дня покупатель перевел предприятию 1000 руб., и в платежном поручении, в позиции, соответствующей назначению платежа написал: «Оплата по счету-фактуре №…от … за конфеты». Спрашивается, нужно или нет в этом случае считать сумму в 500 руб. оплатой в счет предстоящих поставок конфет, и начислять дополнительный НДС? А если он написал: «Оплата по счету-фактуре №…от … за конфеты и пр.»? Ведь переписать в платежное поручение все позиции накладной все равно невозможно…

Итак, что такое аванс, не совсем ясно, но суммы полученных авансов нужно считать. Большинство бухгалтеров предпочитают считать аванс и долг синонимами кредитового и дебетового сальдо расчетов с покупателем. Тем не менее, в последние годы широко распространилась практика деления счета 62 на субсчета просто расчетов с покупателями и расчетов по авансам полученным. Такое разделение крайне озадачивает, тем более, что оно не является обязательным. Разве расчеты по авансам не являются частью текущих расчетов? Думается, что единственной целью такого разделения является необходимость получения информации для формирования декларации по НДС, тех ее строк, которые имеют отношение к полученным авансам и отгрузке в счет ранее полученных авансов.

Автор предлагает иной способ получения этой информации, с помощью специального забалансового счета «Авансы полученные». Когда в составе поступившего платежа есть аванс, на сумму аванса делается проводка в дебет этого счета. Когда в счет ранее поступившего аванса делается отгрузка товара – выполняется проводка в кредит. В такой конструкции выдерживается принцип: «Все взаиморасчеты с партнером на одном счете бухгалтерского учета». Как бы ни мешало его осуществлению налоговое законодательство.

Впрочем, вернемся от приятного ученого разговора на тему бухгалтерского учета авансов к нашей конкретной модели хозяйственной деятельности. Когда покупатель перечислит нам оплату, а это будет именно аванс, нам придется занести в компьютерную систему строку банковской выписки, которая отражает этот факт.

Кроме того, налоговое законодательство обязывает нас сформировать очень специфический документ – счет-фактуру на аванс. Это такая же счет-фактура, как та, что выписывается при перемещении материальных ценностей или оказании услуг, но вместо названия товара указывается «Авансовый платеж». Документ выписывается покупателю, но ему не отдается (почтальон Печкин просто отдыхает). Печатается в одном экземпляре, подписывается руководителем и главным бухгалтером, и хранится в нашей бухгалтерии. Об авансовой счет-фактуре делается запись в книгу продаж. Таким образом, последовательность документов, обрабатываемых в этом событии, можно изобразить схемой 2.

Схема 2

Эти документы должны породить три проводки. Если через S обозначить сумму, поступившую от покупателя, проводки будут вычисляться по следующим формулам.

ДТ 51 КТ 62 S

ДТ 767 КТ 6803 S/118*18 (2)

ДТ АВ S

В нашем примере цена продажи 118т.р., поэтому вторая проводка и запись в книгу продаж будет на 18 т.р. Обычно НДС с авансов начисляют по максимальной ставке, т.к. сложно доказать, что деньги поступили в счет предстоящих поставок товаров, облагаемых этим налогом по иным ставкам. Забалансовый счет АВ – упомянутый ранее счет для учета авансов. На забалансовые счета проводки делаются односторонние, без применения принципа двойной записи. 767 субсчет счета 76, на котором мы решили хранить суммы НДС с полученных авансов.

7.3. Перевод оплаты поставщику.

Получив предоплату от покупателя, мы получили возможность расплатиться с поставщиком. Естественно, что мы заинтересованы сделать это, по возможности, быстрее, чтобы поставщик и дальше давал нам товар без предоплаты. Чтобы перевести деньги поставщику, нам следует оформить специальный документ – платежное поручение, и сдать его в тот банк, где у нас открыт расчетный счет. Платежное поручение банку – это документ, на основании которого происходит подавляющее большинство всех перечислений безналичных средств.

Сам факт выписки платежного поручения не порождает бухгалтерских проводок. Банк может и не выполнить это поручение. По той причине, что на нашем расчетном счете не оказалось требуемой суммы, что платежное поручение неправильно оформлено и т.д. Основанием для проводки является банковская выписка, подтверждающая факт платежа с нашего расчетного счета. Таким образом, этому событию соответствует самый простой документооборот, представленный на схеме 3.

Схема 3

Этим документам соответствует одна проводка

ДТ 601 КТ51 S (3)

На сумму, в нашем случае, 59 т.р.

7.4. Отпуск товара покупателю.

Это событие порождает наиболее нетривиальную совокупность учетных операций. Прежде всего, достаточно ясно, что при отпуске товара, в любом случае следует распечатать два документа – расходную накладную и расходную счет-фактуру. Оба документа распечатываются в двух экземплярах. Один остается в бухгалтерии нашего предприятия, один – передается покупателю. Накладная скрепляется подписями обоих партнеров и заверяется их печатями. Вместо печати покупателя к нашему экземпляру накладной может быть приложена выписанная его бухгалтерией доверенность на получение материальных ценностей.

Запись о счете-фактуре на реализацию делается в книгу продаж. В результате, в книге продаж налог со всей суммы продажи, в нашем примере 118 т.р., оказывается начисленным дважды. 18 т.р. с аванса и 18 т.р. при реализации. Первое начисление следует сторнировать, или аннулировать его другим способом. До 01.07.2003г. для этих целей в книгу продаж делалась специальная сторнирующая запись. Затем чиновники из министерства финансов решили, вероятно, что для такой нетривиальной страны, как Россия, подобный порядок слишком прост. И предложили вместо сторнирующей записи в книгу продаж делать запись в книгу покупок. То обстоятельство, что в результате, книга покупок теперь не имеет ничего общего с покупками, а книга продаж – с продажами, и что обе эти книги окончательно утратили последние эфемерные контрольные функции, должно, видимо, придавать особую пикантность российскому бухгалтерскому учету. В итоге, при добавленной стоимости в 59 т.р., в нашем примере в книге покупок начисляется НДС 36 т.р., а в книге покупок отражается его возмещение в 27 т.р. Студентам бывает сложно объяснить, почему при продаже надо делать запись в книгу покупок. Отчасти, правда, помогает пример с самолетом и подпругой…

Окончательно, документооборот в этом событии, представлен на схеме 4

Схема 4

Особо следует остановиться на проводках, соответствующих этому обороту. Несмотря на отмеченную, мягко выражаясь, неэлегантность, нынешнего порядка работы с книгой покупок и книгой продаж, большинство бухгалтеров предпочитают организовать такую схему проводок, чтобы обороты по кредиту счета расчетов с бюджетом по НДС совпадали с книгой продаж, а обороты по дебету – с книгой покупок. Для этого сторнирование проводок ДТ 767 КТ 6803 заменили проводками с обратной корреспонденций.

При реализации товаров оказывается задействованным счет финансового результата 90 «Продажи». Его можно интерпретировать как реестр доходов и расходов по результатам всех операций с каждым товаром. Доходы отражаются по кредиту счета, расходы – по дебету. На нем открыты субсчета: для отражения доходов, 901, и основных типов расходов, 902 и 903. Счет 901 называется «Выручка от реализации». Это название не должно вводить нас в заблуждение. Выручка имеется в виду не реальная, поступившая на расчетный счет или в кассу, а некая «виртуальная», которую предприятие, в ряде случаев, только надеется получить. Счет 902 «Себестоимость продаж» служит для отражения расходов на приобретение проданных товаров, счет 903 ,– «Налог на добавленную стоимость» .- расходов на начисление НДС. В некоторых случаях на счете 90 открывают и другие субсчета для отражения расходов. Чаще всего, расходы, связанные с торговой деятельностью, которые накапливаются на счете 44, также включаются в дебетовый оборот счета 902. Если обозначить стоимость реализованного товара через S, а его складскую стоимость S0 (стоимость покупки за вычетом НДС), систему проводок, порождаемых данным событием, можно представить следующими формулами

ДТ 62 КТ 901 S

ДТ 902 КТ 41 S0

ДТ 903 КТ 6803 S/(100+NDS)*NDS (4)

ДТ 6803 КТ 767 S/118*18

КТ АВ S

Первые три проводки составляют обычный набор проводок при реализации. В результате их выполнения на счете 90 в нашем примере образуется кредитовое сальдо, равное торговой наценке за вычетом НДС, т.е., по сути дела сумме, которую мы получили в свое распоряжение в результате торговой операции по покупке и перепродаже мебельного гарнитура. В нашем случае это 50 т.р.

Четвертая и пятая проводки являются специфическими для реализации в счет ранее полученных авансов. Четвертой проводкой компенсируется НДС, начисленный с аванса, пятой – уменьшается сумма авансов полученных, по которым еще не было отгрузки.

7.5. Начисление и выплата зарплаты.

Зарплата для предприятия – это разновидность затрат. Значит, необходим счет затрат, где она учитывается. Практически всегда в бухгалтерском учете хозрасчетных предприятий на этом же счете затрат учитываются все налоги и платежи, уплачиваемые в связи с начислением зарплаты. Для торгового предприятия это счет 44 «Расходы на продажи». В ряде случаев расходы на зарплату руководителей учитываются на счете 26, но в нашем случае, когда руководители оказываются одновременно и исполнителями всех работ, связанных с продажами, думается, правильнее начислять их зарплату на счет 44, с проводкой ДТ 44 КТ 70.

С зарплатой связаны два налога и один прямой взнос в фонд социального страхования ( в дальнейшем – ФСС). Подоходный налог и единый социальный налог рассчитываются от зарплаты каждого человека в отдельности. При этом считается, что подоходный налог уплачивает работник, а социальный налог за него уплачивает предприятие. В этом, конечно, есть некое лукавство, которое имеет целью убедить работника, что с его зарплаты берется только подоходный налог по ставке 13%, а не целый набор налогов, которые составляют 50-60% от суммы, которую владелец предприятия может выделить на зарплату (в нашем примере – 59т.р.). Взнос в ФСС в связи с обязательным страхованием от несчастных случаев на производстве, или , как его часто называют, «взносы по травматизму», рассчитывается от суммарного фонда оплаты труда (за вычетом некоторых специфических начислений). Процент от фонда устанавливается в момент регистрации предприятия, в зависимости от вида его деятельности, для оптовой торговли – 0.2%. Рассмотрим более подробно эти налоги.

Оба налога, подоходный и социальный, рассчитываются «совокупным итогом с начала года». Это значит, что для расчета налога, начисленного в текущем месяце, следует выполнить следующую процедуру. Рассчитать налогооблагаемую базу с начала года, с учетом текущего месяца. Определить полную сумму налога, который должен быть начислен с начала года. Вычесть из этой суммы налог, начисленный с начала года до прошлого месяца. Получается сумма налога, начисленная в данном месяце. Этот алгоритм имеет то преимущество, что если в каком-либо месяце налог был начислен с ошибкой, эта ошибка автоматически исправляется в следующем месяце.

Для подоходного налога налогооблагаемой базой является, в нашем случае, начисленная с начала года зарплата, за вычетом льгот по подоходному налогу. Имеется несколько разновидностей льгот, они предоставляются только штатным сотрудникам, и не предоставляются совместителям. Наиболее распространенными являются: льгота «на сотрудника», и льгота «на иждивенца». Льгота «на сотрудника» предоставляется ежемесячно, в сумме 400 руб. за каждый месяц, если в этом месяце заработок с начала года не превысил 20 т.р. Льгота «на иждивенца» также предоставляется ежемесячно, в сумме 600 руб. на каждого иждивенца, если в этом месяце заработок с начала года не превысил 40 т.р. Для вычисления суммы налога из суммы заработка с начала года вычитается полная сумма льгот с начала года, умножается на 0.13, и из результата вычитается полная сумма подоходного налога, начисленного в предыдущие месяцы.

Социальный налог (ЕСН) называется «единым», хотя на самом деле он такой же «единый», как НДС налог на «добавленную стоимость». Уплачивается он шестью разными платежными поручениями, и расчеты с бюджетом по отдельным составляющим этого налога ведутся раздельно, в том смысле, что переплата по одной составляющей налога не избавляет от налоговых санкций, если есть такая же недоплата по другой составляющей.

Составляющие социального налога соответствуют тем адресатам, куда он в конечном итоге должен попасть из местного управления федерального казначейства, в которое налоги уплачиваются. Эти адресаты – три внебюджетных фонда. Пенсионный (ПФ), фонд социального страхования (ФСС) и фонд обязательного медицинского страхования (ФОМС). Составляющие ЕСН, предназначенные для ПФ делятся на базовую, или бюджетную, страховую и накопительную. Поскольку и учитываются, и уплачиваются они отдельно, т.е. фактически, являются разными налогами, ряд авторов не считает взносы на страховую и накопительную части пенсии составными частями ЕСН. На механизм их начисления, учета и уплаты это никак не влияет. Составляющие, предназначенные для ФОМС, также делятся на предназначенную для федерального и территориального фондов.

Традиционно расчеты с внебюджетными фондами учитывались на субсчетах счета 69. Когда их назвали «единым» социальным налогом, большинство бухгалтеров предпочло не менять эту систему. Но обычно, на этих субсчетах открываются дополнительные субсчета второго уровня. Три на субсчете ПФ и два – ФОМС. В ФСС уплачивается одна составляющая ЕСН, но кроме нее, еще и взносы по травматизму. В отчете в ФСС фигурируют оба налога. Поэтому чаще всего на субсчете ФСС также заводят два субсчета второго уровня, один – для составляющей ЕСН, и второй – для взносов по травматизму. В результате, типичная структура счета 69 приобретает вид, изображенный на схеме 5.

69 Расчеты по социальному страхованию и обеспечению

Схема 5

Суммы составляющих социального налога по каждому человеку рассчитываются по регрессивной шкале, имеющей три градации. До 280 т.р. с начала года, до 600 т.р., и свыше 600 т.р. Для реализации простейшего примера бухгалтерской работы вряд ли имеет смысл рассматривать все детали алгоритмов расчета соцналога. Отметим лишь, что базовой суммой для его начисления является зарплата, начисленная с начала года, за вычетом некоторых специфических начислений. Как и для подоходного налога, для ЕСН существуют льготы, но применяются они значительно реже.

Приведем проценты для начисления составляющих соцналога при зарплате меньше 280 т.р.. ФСС – 2.9%, ФОМС федеральный – 1.1%, ФОМС территориальный – 2%, ПФ базовый – 6%. Отдельно следует остановиться на начислении страховых и накопительных взносов в ПФ. Их начисление зависит от возраста работника. Если год рождения раньше 1967г., накопительных взносов нет, страховые – 14%, если позже или равен, накопительные взносы – 4%, страховые – 10%.

Проводки по начислению составляющих соцналога и взносов по травматизму делаются в кредит субсчетов второго уровня на счете 69. Дебетовый счет обычно тот же, что и для начисления зарплаты, в нашем случае - 44.

Все вышеизложенное говорит о том, что работа по начислению зарплаты и сопутствующих ей налогов достаточно нетривиальна даже в самом малом предприятии. Осложняется она необходимостью вести специальные налоговые карточки на каждого человека, индивидуальные карточки по ЕСН, а также один раз в год сдавать данные на магнитных носителях о зарплате сотрудников и начисленных налогах в налоговую инспекцию и пенсионный фонд. Внутренняя структура сдаваемых файлов и программное обеспечение для реализации этой процедуры каждый год меняются. Постоянно возникают вопросы о формировании сдаваемых файлов в бухгалтерских программах или передаче в соответствующие программы данных из бухгалтерских программ. Программное обеспечение, распространяемое налоговыми инспекциями и пенсионным фондом, а особенно документация на него, весьма низкого качества и ненадежно в работе. Все это создает дополнительные трудности для бухгалтера, ведущего учет заработной платы.

Рассмотрим теперь порядок действий бухгалтера, начисляющего заработную плату. Основной документ, в котором отражается вся история расчетов с работником по зарплате – лицевой счет. Он имеет весьма неудобную форму, утвержденную Госкомстатом. Реально, большинство предприятий использует собственные формы. В большинстве компьютерных систем лицевые счета ведутся автоматически, на основании табеля учета рабочего времени и других документов, которые являются основанием для тех или иных начислений и удержаний. Например, это может быть приказ о премировании группы сотрудников.

В нашем случае руководитель предприятия каждый месяц взвешивает свои возможности и решает, какую зарплату начислить тому или иному сотруднику. После того, как такое решение принято, необходимо сделать для каждого сотрудника расчет его лицевого счета. Поскольку подоходный и социальный налоги рассчитываются по похожим принципам, для каждого сотрудника отдельно, в большинстве автоматизированных систем при расчете лицевого счета рассчитываются также вклады сотрудника в общую сумму подоходного и социального налога , которую должно уплатить предприятие.

После расчета лицевых счетов становится ясно, какую сумму денег следует выплатить каждому сотруднику. В простейшем случае это начисленная зарплата минус подоходный налог. На этом этапе можно заготовить документ для выплаты зарплаты – платежную ведомость. Все документы, регулирующие оборот наличных денег, контролируются жестче других. Поэтому большинство предприятий предпочитает пользоваться утвержденной формой платежной ведомости. Кроме нее, настоятельно рекомендуется распечатать так называемую расчетную ведомость, каждая строка которой соответствует отдельному сотруднику, а столбцы – видам начислений на зарплату и удержаний из зарплаты, которые соответствуют системе оплаты труда, принятой на предприятии. В принципе, в такой ведомости было бы неплохо иметь столбцы, соответствующие отдельным компонентам социального налога, но тогда этот документ приобретает слишком большие размеры. Вообще следует отметить, что оптимальная система документов для учета социального налога пока не разработана. В любом случае, расчетная ведомость будет основным документом, который придется использовать при разговоре с налоговым инспектором, ведущим проверку правильности начисления подоходного и социального налогов.

Когда напечатаны расчетная и платежная ведомости, можно приступать к подготовке документов, с которыми предстоит отправиться в банк для получения наличных на выплату зарплаты. Первый документ, который следует заполнить, это чек на получение наличных. Он заполняется вручную, без применения компьютерной системы. Сумма чека обычно несколько больше суммы из платежной ведомости, принимая во внимание, что некоторую сумму наличных на хозрасходы удобнее получить вместе с зарплатой. Кроме того, одновременно с чеком в банк обычно сдаются восемь платежных поручений на уплату подоходного, шести компонент социального налога, и взносов по травматизму. Операционист банка поставит на платежные поручения штамп, свидетельствующий, что они приняты банком к исполнению, вернет Вам вторые экземпляры платежных поручений, и контрольную марку, отстриженную от чека. В обмен на эту марку в кассе банка следует получить наличные.

В тот же день эти наличные приходуются в кассу предприятия. Этому факту соответствует оформление специального документа – приходного кассового ордера от лица, получившего деньги в банке. Приходный кассовый ордер хранится в папке с кассовыми документами, а корешок, правая часть этого документа, остается у того, кто сдал деньги. Конечно, в малом предприятии получает деньги в банке, принимает их в кассу, и выдает обычно одно и то же лицо. Тем не менее, аккуратное оформление кассовых документов лучше не откладывать в долгий ящик. В кассовых операциях есть еще одна особенность. При заключении договора с банком определяется допустимый остаток наличных средств в кассе на конец дня. Если малое предприятие не связано с оборотом наличных средств, как в нашем примере, такой остаток ему не очень-то и нужен. Тогда все наличные деньги должны уйти из кассы в тот же день, когда они были получены.

Теперь можно физически выдать деньги сотрудникам. При этом сотрудники расписываются в платежной ведомости. По завершении этой процедуры ведомость закрывается, т.е. подсчитывается выплаченная по ней сумма, которая заверяется подписями директора и бухгалтера. В принципе, не все сотрудники могут получить зарплату на момент закрытия ведомости. Оставшаяся зарплата депонируется. Депонирование – это специальный учетный механизм, сопровождаемый проводками ДТ 70 КТ 76 счета. В последнее время он достаточно редко используется даже на средних предприятиях, поэтому не будем останавливаться на его деталях.

На сумму, выплаченную по ведомости, оформляется расходный кассовый ордер на имя кассира, который производил выплату. Оставшаяся сумма обычно выплачивается одному из сотрудников на хозяйственные расходы, тоже по расходному кассовому ордеру. Все кассовые операции следует отразить в специальном кассовом отчете – вкладном листе кассовой книги. Если остаток наличных на конец дня не предусматривается, следует проверить, что в кассовой книге он равен нулю. Вкладные листы кассовой книги периодически сшиваются, и скрепляются печатью предприятия.

Наконец, по завершении всех операций следует оформить банковскую выписку, отражающую перечисление с расчетного счета подоходного и социального налогов и взноса по травматизму. Таким образом, документооборот при начислении и выплате заработной платы в нашем примере, можно изобразить схемой 6.

Схема 6.

Посмотрим теперь, какие проводки делаются при оформлении этих документов. Технологически, привязка проводок по начислению зарплаты, удержаниям из зарплаты, и начислению соцналога, к документам, приведенным на схеме 6, может достаточно сильно отличаться в разных системах автоматизированного учета. Эти проводки распадаются на две группы. Проводки, непосредственно затрагивающие счет расчетов по оплате труда 70, и проводки по отнесению на затраты налогов, не затрагивающих этот счет. В нашем случае, в первой группе будут две проводки, по начислению зарплаты и удержанию из нее подоходного налога, ДТ 44 КТ70, и ДТ 70 КТ 6801. Предполагается, что подоходный налог учитывается на субсчете 6801 счета 68. В реальном предприятии, особенно производственном, число таких проводок может быть весьма велико, например, если на одном из счетов затрат открыт аналитический учет по видам выпускаемой продукции. Проводки второй группы будут делаться в кредит субсчетов счета 69, в корреспонденции непосредственно со счетом затрат. Таких проводок в нашем примере семь:

ДТ 44 КТ 6911 ФСС

ДТ 44 КТ 6912 Взносы по травматизму

ДТ 44 КТ 6921 ПФ базовый

ДТ 44 КТ 6922 ПФ страховой (5)

ДТ 44 КТ 6923 ПФ накопительный

ДТ 44 КТ 6931 ФОМС федеральный

ДТ 44 КТ 6932 ФОМС территориальный

В одних системах они делаются в момент формирования расчетной ведомости, в других – платежной, в третьих вообще выполняются отдельной технологической операцией.

Следующая группа проводок связана с кассовыми документами. Поскольку степень регламентации кассовых операций выше, чем остальных, эта связь достаточно жесткая. Хотя и здесь возможны некоторые варианты. Например, при получении денег в банке и внесении их в кассу предприятия, делается одна проводка, ДТ 50 КТ 51. Хотя, возможно, логичнее было бы делать две проводки, ДТ 71 КТ 51 и ДТ 50 КТ71. Поскольку деньги из банка сначала получает подотчетное лицо – сотрудник предприятия, а только потом вносит их в кассу. В этом случае не было бы неопределенностей в бухгалтерском описании ситуации, когда, например, кассир вместе с деньгами похищен с порога банка гангстерами.

Но, поскольку проводка ДТ 50 КТ 51 прочно вошла в практику, возникает вопрос, с каким первичным документом ее связывать? С приходным кассовым ордером, чеком на получение наличных, или со строкой банковской выписки, соответствующей получению наличных? На ранних стадиях развития автоматизированных систем бухгалтерского учета этот вопрос решался по разному. Сейчас, принимая во внимание упомянутую повышенную степень контроля кассовых операций, эта проводка практически всегда связывается с приходным кассовым ордером.

С выплатой зарплаты и оформлением расходного кассового ордера связывается проводка ДТ70 КТ50. При формировании листа кассовой книги за день в большинстве автоматизированных систем контролируется соответствие проводок по счету кассы и первичных документов.

Наконец, обычно через несколько дней после выплаты зарплаты, бухгалтер получит в банке выписку за тот день, когда зарплата выплачивалась. Чаще всего в ней будет десять записей. Одна соответствует получению наличных на зарплату по чеку. Одна – оплате услуг банка за выдачу наличных. И восемь – уплате налогов, связанных с зарплатой.

7.6. Завершение налогового периода.

Последнее событие, которое нам предстоит реализовать в модели хозяйственной деятельности малого предприятия, состоит в формировании обязательных проводок, завершающих квартальный период, а также толстой пачки отчетных документов во внешние инстанции. В нашем случае таких проводок следует сделать четыре.

Во первых, это проводка по «списанию расходов на продажу на себестоимость». Не очень удачный, но достаточно распространенный бухгалтерский жаргон. Эта проводка имеет корреспонденцию ДТ 44 КТ 902 (иногда для этих целей заводят специальный субсчет, например 907). Как отмечалось выше, счет 90 представляет собой нечто вроде реестра доходов и расходов, и на счете 902 стараются отразить все расходы, формирующие финансовый результат, кроме расходов на начисление НДС.

Но в налоговом законодательстве имеется великое множество самых разнообразных ухищрений, имеющих целью завысить доходы и занизить расходы. Эта тенденция приобрела такой размах, что современный российский бухгалтерский учет почти перестал давать информацию, необходимую для принятия правильных управленческих решений. Например, производственному предприятию крайне важно знать, какую продукцию выпускать выгодно, а какая выпускается себе в убыток. Поскольку налоговое законодательство требует всячески занижать производственные расходы, из данных бухгалтерского учета становится все труднее получить достоверную информацию о реальной себестоимости выпускаемой продукции, а значит, ответить на вопрос о том, что именно выгоднее выпускать. Дошло до того, что на ряде предприятий ведут два бухгалтерских учета. Один для построения отчетности, по правилам, другой для себя, исходя из необходимости обеспечить эффективное финансовое управление. Не в этом ли одна из причин неэффективности российских производственных предприятий?

В полной мере это относится и к расходам, накапливаемым на счете 44. Не все они считаются «настоящими» расходами, влияющими на финансовый результат. А только та их часть, которая «соответствует реализованным товарам». Чтобы определить эту часть, вычисляется коэффициент, равный отношению стоимости товаров, которые были реализованы, к стоимости товаров, которые могли бы быть реализованы. Стоимость определяется в одинаковых ценах, например, складских. Если обозначить этот коэффициент через К, его можно вычислить по следующей формуле

К= КТ(41)/(ДТС0(41)+ДТ(41))

Здесь ДТ(41) обозначает дебетовый оборот за отчетный период по счету 41, КТ(41) – кредитовый оборот, ДТС0(41) – дебетовое сальдо по этому счету на начало периода. Таким образом, знаменатель в этой формуле - стоимость товаров, которые можно было продать. Числитель – стоимость реально проданных товаров. Сумма проводки ДТ 902 КТ 44 ,- S определяется по формуле

S= К* ДТС(44)

Где ДТС(44) – дебетовое сальдо счета 44 на конец отчетного периода, т.е полная сумма всех накопленных расходов. В нашем примере коэффициент К будет равен единице, так что счет 44 в результате выполнения этой проводки будет закрыт. Ряд бухгалтеров считает, что ежеквартальное закрытие счета 44, независимо от значения коэффициента К, будет соответствовать налоговому кодексу.

Вторая проводка соответствует «закрытию результирующих счетов», и делается для формирования прибыли в бухгалтерском учете. Если ее не сделать, не сойдутся актив и пассив баланса. Чтобы пояснить цель формирования подобных проводок, придется вспомнить, что представляет из себя бухгалтерский баланс.

Как известно, это документ, разделенный на две части, актив и пассив. В активе отражается все, что предприятие имеет. Это деньги в различных формах, материальные ценности, долги предприятию, и т.д. Общая сумма актива определяется как сумма дебетовых сальдо участвующих в формировании актива счетов бухгалтерского учета. В пассиве баланса отражаются источники того, что предприятие имеет. Это может быть уставный капитал, прибыль, долги предприятия и т.д. Сумма пассива – это сумма кредитовых сальдо. Равенство актива и пассива соответствует тому обстоятельству, что в хозяйственных операциях нет сумм неизвестного происхождения.

По отношению к балансу, все балансовые счета делятся на четыре категории. Те, которые входят только в актив, называются активными. Только в пассив – пассивными. Счета, дебетовые сальдо которых входят в актив, а кредитовые – в пассив называются активно-пассивными. Остается четвертая категория, счета, которые не входят ни в актив, ни в пассив. Для их обозначения нет единого термина. Но термин «результирующие счета» или «счета финансового результата» является достаточно распространенным. Для подавляющего большинства предприятий это счета 90 и 91.

Если бы дебетовые сальдо всех счетов входили в актив баланса, а кредитовые – в пассив, он бы сходился автоматически, если только в процессе формирования проводок не был нарушен принцип двойной записи, т.е. сумма дебетовых оборотов по всем счетам равна сумме кредитовых оборотов. Но, поскольку, например, кредитовое сальдо активных счетов в пассив баланса не входит, появление кредитового сальдо, например, по счету кассы или счету материального учета, сразу же приведет к расхождению актива и пассива на величину этого сальдо. Аналогичным образом, поскольку счет 90 не входит ни в актив, ни в пассив, наличие на нем ненулевого сальдо также приведет к неравенству сумм актива и пассива.

В настоящее время общепринятой стала практика, когда счет 90 ежеквартально закрывается только «в целом», в том смысле, что нулевым становится сумма сальдо всех его субсчетов. В конце года закрываются и субсчета. Эта процедура называется реформацией баланса. Для закрытия счета 90 на нем открывают специальный субсчет, 909 «Сальдо доходов и расходов от реализации». На этот субсчет делается проводка в корреспонденции со счетом 99 «Прибыли и убытки». Сумма проводки такова, чтобы сделать сальдо счета 90 нулевым. Если доходы превышают расходы, проводка делается в корреспонденции ДТ 909 КТ 99, если нет – с обратной корреспонденцией.

В результате, образуется некий кредитовый оборот по счету 99. Он получил название «Прибыли в бухгалтерском учете». Последнее время появилось еще одно понятие «Прибыль в налоговом учете», в зависимости от величины которой начисляется налог на прибыль. Что это за вид учета, мы рассмотрим несколько позже. Пока отметим, что бухгалтеры всячески стараются сблизить прибыль в бухгалтерском и в налоговом учете. Для малого предприятия это, обычно, удается, особенно, если предприятие не имеет собственных основных средств. Так что в нашем примере налоговый учет не нужен, и должен вестись лишь для соблюдения налогового законодательства. Как его вести, мы и рассмотрим отдельно.

Третья и четвертая проводки связаны с начислением налога на прибыль. На самом деле, это не один, а два налога. В федеральный бюджет и в бюджет субъекта РФ. Соответственно, расчеты по этим налогам лучше вести отдельно. Например, если разделить субсчет счета 68, соответствующий расчетам по налогу на прибыль, на два субсчета второго уровня, 68021 «Налог на прибыль в федеральный бюджет» и 68022 «Налог на прибыль в бюджет субъекта РФ». Обе проводки в кредит этих счетов в дебете будут иметь счет 99. Сумма проводки определяется как процент от балансовой прибыли. Последняя, строго говоря, должна определяться на основе налогового учета, но в нашем случае может быть получена и из данных учета бухгалтерского. Для этих целей удобно на счете 99 иметь отдельные субсчета для балансовой прибыли и начисления налога на прибыль. например, 991 и 992. Тогда балансовая прибыль с начала года всегда будет определяться, как кредитовое сальдо субсчета 991 (использование прибыли отражается на счете 84). Таким образом, проводки по начислению налога на прибыль можно описать следующими формулами

ДТ 992 КТ 68021 КТС(991)*0,175 – ДТКТ(991, 68021)

ДТ 992 КТ 68022 КТС(991)*0,065 – ДТКТ(991, 68022)

Здесь коэффициенты соответствуют ставкам по налогу на прибыль, 17.5% в федеральный бюджет, и 6.5% - в бюджет субъекта федерации. ДТКТ(991, 68021), ДТКТ(991, 68022) – обороты за период между дебетом счета 991 и счетами расчетов по налогу на прибыль. Они соответствуют налогам на прибыль, начисленным в предыдущие налоговые периоды текущего года.

7.7. Подготовка отчетной документации.

После выполнения этих проводок можно приступать к подготовке отчетной документации. Это достаточно большая работа. Во-первых, потому, что объем документации достаточно большой, и имеет ярко выраженную тенденцию к дальнейшему росту. При этом периодически со стороны налоговых инспекций появляются требования сдавать пустые бланки отчетов по тем налогам, которые не имеют отношения к деятельности Вашего предприятия.

Изменения налоговой отчетности имеют еще одну неприятную тенденцию. В них периодически появляются странные показатели, интерпретация которых зачастую непонятна и не связана с принципами бухгалтерского учета. В отношении подобных новаций главному бухгалтеру имеет смысл определить общую линию поведения. Игнорировать их нельзя, но хорошо бы решить для себя, что делать, если, например, завтра в отчете по социальному налогу появится графа: «В том числе зарплата незамужних девушек с голубыми глазами за первую половину недели». В путаных пояснениях к изменениям в отчетности, скорее всего, не будет сказано, к какой половине относить среду, что делать, если человек вышел на работу во вторник, или если в понедельник девушка вышла замуж. Спрашивается, нужно или нет ломать систему бухгалтерского учета при каждом таком изменении? На взгляд автора, логичную и удобную систему следует отстаивать до последнего, а дополнительную информацию стараться собирать на забалансовых счетах. В приведенном примере это означает, что лучше не делить счет 70 на субсчета, а завести забалансовый счет, и параллельно с проводками на балансовые счета делать на него проводку при начислении зарплаты.

Заполнение отчетности, особенно для начинающего главного бухгалтера, осложняется тем обстоятельством, что далеко не всегда ясно, как связать тот или иной показатель отчетности с сальдо и оборотами по своим счетам бухгалтерского учета. Тем более, что в налоговых органах, судя по всему, возобладала позиция, согласно которой правила начисления налогов и заполнения отчетности не должны зависеть от используемой на предприятии системы счетов. Такая позиция кажется вполне разумной. Вот только реализация ее в неразумной системе отчетности достаточно сомнительна. В результате, за свою практику внедрения систем автоматизированного учета мне не довелось встретить двух главных бухгалтеров, которые одинаково заполняли бы баланс. В этих условиях главному бухгалтеру полезно на пустых бланках отчетности написать, из каких счетов будет взят показатель для каждой графы. В автоматизированных системах учета в ряде случаев эта информация легко доступна. Полезно при первой подготовке автоматизированной отчетности сравнить собственное представление с теми алгоритмами, которые присутствуют в программной системе.

Первоначально, отчетность делилась на три основные группы. Баланс и приложения к нему, отчетность во внебюджетные фонды и комитет статистики, декларации по каждому из налогов. По завершении квартала бухгалтер разносил эту отчетность по всем заинтересованным организациям, причем должен был это делать в определенном порядке. Баланс не принимали, пока не будут сданы все отчеты в фонды.

Затем было заявлено, что отныне вся отчетность будет сдаваться в одно место – налоговую инспекцию. Вместо взносов в фонды вводится единый социальный налог, который затем будет делиться между фондами делиться. Что получилось на практике, мы видели. Взносы в фонды уплачиваются семью платежными поручениями. Шесть из них идут в управление федерального казначейства, седьмое – непосредственно в ФСС. Отчет в ФСС по-прежнему туда же и сдается. Отчет по взносам в ПФ сдается в налоговую инспекцию, а оттуда второй экземпляр, теоретически, поступает в ПФ. Практически же его тоже несет туда бухгалтер. В ту же инспекцию сдается отчет по авансовым платежам по социальному налогу, в котором содержится информация о каждой его составляющей. Таким образом, «обделенным» пока остался только ФОМС, для которого отдельный отчет не формируется. Вероятно, это упущение будет российским чиновником скоро исправлено.

Таким образом, в настоящее время всю внешнюю отчетность можно разделить на те же три группы. Рассмотрим сначала те отчетные документы, которые сдаются ежеквартально. В первую группу входят баланс и отчет о прибылях и убытках, или форма 2. Во вторую – «Расчет авансовых платежей по соцналогу», «Расчет авансовых платежей в ПФ», «Расчетная ведомость по средствам ФСС РФ» или ведомость 4-ФСС. Третью группу составляют декларации по налогам. Число их зависит от особенностей деятельности предприятия. В нашем примере придется подготовить: декларацию по НДС и декларацию по налогу на прибыль.

В конце года к этим документам добавляются некоторые дополнительные, например, приложение к балансу по форме 5. Вместо документов «Расчет авансовых платежей по соцналогу» «Расчет авансовых платежей в ПФ» сдаются годовые декларации несколько измененной формы, «Декларация по ЕСН» и «Декларация по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование».

Но главной заботой бухгалтера в конце года является подготовка данных по подоходному налогу и взносам в пенсионный фонд на магнитных носителях информации. При этом под магнитными носителями понимаются исключительно дискеты, т.е. наименее надежные носители. Поэтому, прежде всего, рекомендуется готовить всегда два экземпляра этих данных на двух дискетах. Правда, в последнее время налоговыми инспекциями активно поддерживаются некоторые продавцы программ, которые снабжены определенными средствами защиты конфиденциальности информации, и предназначены для передачи отчетности в налоговые инспекции по электронным каналам связи. К сожалению, в большинстве регионов России пока нет возможности передать отчетные данные в электронном виде в местное отделение пенсионного фонда, или для этих целей используется другая программа, отличная от той, с помощью которой передаются данные в налоговую инспекцию. Такого рода программы позволяют передавать в налоговую инспекцию вообще всю отчетность, как квартальную, так и годовую. Однако, предприятие сдает отчетность в четыре инстанции – налоговую инспекцию, пенсионный фонд, фонд социального страхования и комитет статистики. Как будут развиваться средства доставки отчетности в эти инстанции, и насколько они будут согласованы друг с другом, пока неясно.

Данные по подоходному налогу и персонифицированному пенсионному учету готовятся в специальных программах. Вероятно, авторы первых программ для этих целей свято верили в то, что до них никто программ для компьютеров не делал. Они были рассчитаны исключительно на ручную работу, процесс установки на компьютер и эксплуатации чрезвычайно мало автоматизирован, описание программы было громоздким и косноязычным. Программы для подготовки данных для пенсионного фонда всегда бесплатно распространялись местными отделениями фонда. Сейчас в разных регионах используется несколько разных программ ПФ. Программа для подготовки данных по подоходному налогу первоначально продавалась ее производителем – ЗАО «Налогоплательщик». Потом положение, при котором нельзя сдать отчетность, не заплатив деньги ЗАО «Налогоплательщик», вероятно, все же показалось несколько неприличным, и была разработана программа «2НДФЛ», которая распространялась налоговыми инспекциями бесплатно. Вместо неё по-прежнему можно было использовать и программу ЗАО «Налогоплательщик». Постепенно программа «2НДФЛ» достигла достаточно приличного уровня. Были разработаны официальные стандарты на структуру файлов, сдаваемых в налоговую инспекцию и ПФ, по которым электронная отчетность стала формироваться в большинстве бухгалтерских программ. Однако, вероятнее всего, разработчики ПО для налоговых и ПФ сразу же не стали обременять себя строгим соблюдением этих стандартов. Поэтому в настоящее время файлы, подготовленные в бухгалтерских программах, чаще всего не проходят программный контроль в налоговых инспекциях и ПФ. При этом объяснений относительно того, какому пункту нормативных документов, регламентирующих структуру файлов, не соответствуют сдаваемые данные, не дается. Несколько лет назад, когда справочники адресов готовились местными инспекциями, приходилось наблюдать прямо-таки анекдотические ситуации. Например, в справочнике допустили грамматическую ошибку. Вместо «микрорайон» написали «микрарайон». И все, кто ошибку исправил, вынуждены были приезжать второй раз, и привозить данные с ошибкой.

Некоторые наиболее мужественные налогоплательщики высылают дискеты по почте. Но подавляющее большинство предпочитают экспортировать тем или иным способом данные из бухгалтерских программ в программу подготовки данных, а уж из нее формировать выходной файл. Года 2-3 назад программу «2НДФЛ» снова решили заменить программой ЗАО «Налогоплательщик». Но теперь сдать данные по подоходному налогу с минимальной степенью автоматизации их подготовки оказалось возможно в бесплатно распространяемой демонстрационной версии этой программы. Вероятно, эту возможность планируется в ближайшее время тихо отключить.

Таким образом, в настоящее время для подготовки данных по подоходному налогу и персонифицированному пенсионному учету имеется две основных программы, которые можно получить бесплатно - «Налогоплательщик» и программа пенсионного фонда. Имеется также несколько программ с аналогичными функциями, которые можно купить. Практически все они имеют механизм импорта информации из выходных файлов. Поэтому чаще всего процесс подготовки данных на магнитных носителях выглядит следующим образом. В бухгалтерской программе формируется файл для сдачи в налоговую инспекцию или пенсионный фонд. Этот файл принимается в одну из специализированных программ, там проверяется, и, в случае необходимости, несколько корректируется. После этого формируется новый выходной файл, который уже сдается в соответствующую инстанцию, непосредственно, или с использованием электронных каналов связи.

Подводя итоги, можно сказать, что состав отчетности во внешние инстанции, а также способы ее подготовки и доставки достаточно быстро изменяются. Чаще всего, к сожалению, в сторону усложнения. Пожалуй, можно сказать, что умение подготовить отчетность – это первое, что отличает главного бухгалтера от рядового.

8. Состав и основные характеристики систем БЭСТ-4+ и БЭСТ-5.

8.1. План счетов и принципы организации аналитического учета.

Программная система БЭСТ-4 эксплуатируется и развивается более десяти лет. Несмотря на то, что через пять лет после появления на рынке у БЭСТ-4 появился официальный преемник – БЭСТ-5, большая часть пользователей предпочитает пока не менять свою учетную систему. Более того, число новых покупок БЭСТ-4+ остается достаточно значительным. На взгляд автора, это свидетельствует а правильности основополагающих принципов, положенных в основу конструирования этой системы.

Система БЭСТ-4 изначально строилась как учетная. Поэтому даже в структуре главного меню отражено традиционное для типичной бухгалтерии разделение по участкам учета. Например, платежные поручения формируются в одном модуле, а накладные на перемещение материальных ценностей совершенно в другом. Тогда как для многих программных систем характерно формирование их в одном пункте меню «Документы». Можно спорить, какой способ разделения функций лучше, но практика показывает, что разделение, реализованное в БЭСТ-4, представляется бухгалтерам вполне естественным. Не случайно, поэтому, его позаимствовали многие другие программные системы.

Как уже упоминалось, системы БЭСТ-4 и БЭСТ-5 принадлежат к классу параметрически настраиваемых. Они предназначены для комплексной автоматизации учета, т.е. не требуют «сборки» учетной системы из отдельных программ. В последние годы в эти системы встраивается все больше модулей и функций, предназначенных для планирования, управления кадрами или финансового анализа. Иными словами, налицо достаточно определенно выраженный вектор развития этих систем от бухгалтерских к управленческим. Особенно далеко в этом направлении продвинута система БЭСТ-5, где появились полноценные модули производственного учета и планирования.

В отношении структуры объектов аналитического учета, обе системы принадлежат к классу, в котором дифференциация бухгалтерского учета разделена между планом счетов и специализированными модулями. Однако в системе БЭСТ-5 этот принцип выдерживается не так последовательно. Хотя возможность деления плана счетов по складам, номенклатурам, или, тем более, номерам счетов-фактур не используется, она не является жестко заблокированной. В настоящее время принципы организации аналитического учета в системах БЭСТ-4+ и БЭСТ-5 все больше расходятся, что, на взгляд автора, далеко не всегда подкреплено серьезными исследованиями учетных технологий.

В системах БЭСТ-4+ и БЭСТ-5 реализован стандартный хозрасчетный план счетов, в котором счета бухгалтерского учета являются двузначными. Каждый синтетический счет может иметь два статуса, «открыт» и «закрыт». Проводки можно делать только на «открытые» счета. Если на счете необходимо создать субсчета, его необходимо предварительно закрыть. Такой принцип организации плана счетов очень разумен, поскольку, если можно делать проводки как на субсчета синтетического счета, так и непосредственно на счет, минуя субсчета, это на практике приводит к большой путанице, поскольку сальдо и обороты по синтетическому счету становятся неравными сумме сальдо и оборотов по составляющим его субсчетам. Традиционно в системах БЭСТ не применяют разделительных знаков между номером счета и субсчета, т.е. вместо субсчета 90.1 пишут 901. Субсчета в плане счетов могут делиться на более мелкие учетные единицы, или субсчета второго уровня, те на еще более мелкие и т.д. Количество иерархических уровней в плане счетов может быть достаточно большим. Однако на практике за появление лишнего уровня дифференциации бухгалтерского учета приходится платить достаточно высокую цену, в виде роста числа проводок, увеличения трудоемкости учета, дополнительных сложностей в поиске ошибок. Последнее обстоятельство часто упускают из виду. А между тем, хорошо известно, что бухгалтерского учета без ошибок не бывает, и по-настоящему квалификация бухгалтера проявляется только тогда, когда он может навести порядок в данных небрежно ведущегося бухгалтерского учета. Вопрос о методике диагностики бухгалтерских систем при автоматизированном учете выходит за рамки этой книги, желающих ознакомиться с этими проблемами можно отослать к работе [4]. Практически, деление на субсчета выше второго уровня вложенности используется крайне редко. Пример двухуровневых субсчетов – приведенная на схеме 5 структура счета 69.

Самой мелкой единицей бухгалтерской дифференциации плана счетов в БЭСТ-4+ является аналитический счет. На аналитические счета, соответствующие партнерам, делятся счета 60 и 62. Счет 71 делится на аналитические счета, соответствующие подотчетным лицам, и т.д. Чем же отличаются аналитические счета от субсчетов самого низкого уровня? В практическом отношении, пожалуй, только степенью стабильности. Структуру плана счетов имеет смысл продумать заранее возможно более тщательно. Менять ее в процессе ведения учета теоретически можно, в системах БЭСТ есть даже некоторые средства для частичной автоматизации этой процедуры, но в любом случае изменение структуры плана счетов в середине года потребует определенных трудозатрат. Например, пусть с начала года на счет 20 было сделано 1000 проводок, а в середине года на этом счете решили открыть три субсчета, соответствующие производственным подразделениям предприятия. В любом случае придется рассмотреть каждую проводку и решить, делить ли ее между субсчетами, или каким субсчетом заменить счет 20. Поэтому, изменение плана счетов – это всегда прерогатива исключительно главного бухгалтера. Хотя приходилось видеть и бухгалтерии, где каждый бухгалтер работал по своему плану счетов…

По-другому обстоит дело с аналитическими счетами. Они открываются оперативно, по мере появления новых партнеров, новых подотчетных лиц, новых видов выпускаемых изделий, и т.д. Закрыть их, удалить или откорректировать, конечно, не так просто. По удаляемому аналитическому счету не должно быть проводок и начального сальдо. Поэтому во всех крупных учетных системах возникает неприятная проблема организаций-двойников, когда под одну и ту же организацию открывают несколько аналитических счетов.

По этой причине в системе БЭСТ-4 настройка плана счетов и аналитические счета разнесены. В плане счетов только указывается, ведется или нет аналитический учет на том или ином синтетическом счете, а сами аналитические счета открываются в других местах.

Концепция аналитического учета в плане счетов, реализованная в БЭСТ-5, достаточно сильно отличается от концепции БЭСТ-4+. Во-первых, в системе БЭСТ-5, аналитический счет может быть многоуровневым, т.е. делиться на более мелкие учетные единицы. Более того, само понятие «аналитический счет» не используется. Вместо него комбинируются понятия «аналитика», «аналитическое измерение» и «элемент аналитического измерения». Но самое главное отличие концепций состоит в том, что «элементы аналитического измерения» становятся составной частью синтетического счета не поодиночке, а сразу целым набором. Поэтому, если, например, на счете 60 открыты два аналитических измерения «партнеры» и «договоры», то взаиморасчеты с партнером будут делиться не только по договорам, заключенным с этим партнером, но и по всем другим договорам, заключенным со всеми партнерами. Конечно, взаиморасчеты по чужим договорам будут нулевыми, но избыточная дифференциация плана счетов все равно существует, и не свидетельствует, на взгляд автора, о тщательной продуманности концепции аналитического учета. Впрочем, справедливости ради, следует отметить, что все сказанное в равной мере относится ко всем известным автору системам автоматизированного учета, где реализована многоуровневая аналитика.

Отдельно следует остановиться на реализации в плане счетов налогового учета для расчета налога на прибыль. По мнению автора, налоговый учет – это мертворожденный уродец, появившийся на свет как следствие больного воображения чиновников из министерства финансов. Вероятно, принципы его организации были позаимствованы из эпохи до изобретения двойной записи, и в этом смысле он отбрасывает методологию учета лет на 500 назад. Тем не менее, как говорится, «против лома нет приёма», и бухгалтер вынужден его вести.

Приходится бухгалтеру мириться и с использованием в налоговом законодательстве и налоговом учете, мягко выражаясь, специфических терминов. Например, «покупные товары» и «товары собственного производства». Так и хочется напомнить авторам этих терминов, что бабушка с усами и бородой называется дедушкой, а «товары собственного производства» - готовой продукцией.

Разработчики систем БЭСТ постарались свести к минимуму вред от введения налогового учета, и реализовали его на четырех, а в нашем случае – на двух, забалансовых счетах. Чтобы максимально щадить профессиональные чувства бухгалтеров, этим счетам дали обозначения, похожие на счета финансового результата, Н901 – доходы от реализации, и Н902 – расходы, связанные с производством и реализацией. Поскольку, естественно, выстроить систему налогового учета, хоть отдаленно приближающуюся по своим возможностям к системе бухгалтерского учета, эти чиновники не сумели, на счетах налогового учета пришлось завести великое множество субсчетов, структура которых в основном дублирует графы декларации по налогу на прибыль. Проводки на эти субсчета делаются односторонние, и затем используются при формировании декларации.

Все проводки, сформированные в системах БЭСТ, попадают в единый реестр – книгу учета операций. Наличие такой книги характерно практически для всех автоматизированных систем учета. Подавляющее большинство проводок формируется автоматически, в различных учетных модулях. Но отдельные проводки, особенно связанные с завершением квартального периода, могут заноситься в книгу операций непосредственно. Проводки, порождаемые первичными документами, формируются по каждому документу в отдельности. Казалось бы, это правило достаточно тривиально, и соответствует как нормативным документам, так и основным принципам ведения учета. Тем не менее, неоднократно приходилось встречать бухгалтерии, где проводки при ведении ручного учета формировались по целой группе однородных документов. При переходе на автоматизированный учет зачастую ставилась задача так настроить программную систему, чтобы эта порочная практика сохранилась. В системах БЭСТ такая методика исключается.

8.2. Основные модули системы БЭСТ-4+.

Настоящая книга адресована довольно узкому кругу читателей. Это люди, знакомые с азами бухгалтерского учета, которые хотят стать главными бухгалтерами. Для начала, малого предприятия. Затем покрупнее, затем перерасти в финансовые директоры, и т.д. Главный бухгалтер отличается от рядового наличием определенного минимального набора знаний и навыков, но, главное, готовностью всю жизнь учиться. Во всяком случае, в России, в условиях быстро и радикально меняющегося законодательства, регулирующего бизнес, обойтись без этого не удается никому. В компьютерных системах учета, где бухгалтер оказывается избавлен от большей части рутинных операций, оказывается особенно востребованным также отчетливое понимание основополагающих принципов учета, и их анализ в применении к своей ситуации. Хотя целью этой книги, как уже упоминалось, является набор навыков, без которых не может обойтись ни один главный бухгалтер, хорошо бы с самого начала настроиться на правильный стиль восприятия поступающей к главному бухгалтеру информации.

По этой причине в дальнейшем будем считать, что перед глазами читателя находится не только эта книга, но и, например, документация по конкретной программе. На CD, который прилагается к этой книге, находится программное обеспечение, позволяющее установить на свой компьютер демонстрационную версию системы БЭСТ-4+, и воспроизвести на ней всю описываемую модель деятельности малого предприятия. Для установки системы достаточно запустить файл Setup, и согласиться со всеми предлагаемыми программой установки предложениями. Можно установить и другую учетную систему, во всяком случае – БЭСТ-5. Название папки, где установлена эта система, можно вспомнить, если поместить указатель мыши на ярлык для запуска программы, нажать правую клавишу, выбрать пункт «свойства», и закладку «ярлык», или «программа». В этой папке находится папка DOC, где располагается техническое описание программы. Документация по БЭСТ-5 вызывается из соответствующей программной группы, выбираемой при нажатии кнопки «Пуск». Некоторые сведения из документации в дальнейшем будут цитироваться, но подробности, в основном, придется посмотреть в документации.

Главное меню системы БЭСТ-4+ соответствует программным модулям, из которых состоит система. Поскольку набор программных модулей, приобретенных предприятием, может быть различным, могут быть и некоторые различия в расположении пунктов главного меню программ, используемых на разных предприятиях. В демонстрационной версии сделана попытка показать все модули, поэтому главное меню двухуровневое. При выборе некоторых пунктов разворачиваются дополнительные составляющие. Рассмотрим структуру меню более подробно.

1.АРМ главного бухгалтера. Название – автоматизированное рабочее место, может быть, и не очень точное. Но оно подчеркивает то обстоятельство, что в этом учетном модуле сосредоточены функции, которые главный бухгалтер чаще всего берет на себя. Это, прежде всего, конструирование плана счетов для своего предприятия. В системах БЭСТ-5 планов счетов может быть несколько. Это сводные бухгалтерские документы, и, прежде всего, оборотно-сальдовый баланс. Система таких документов отработана веками, и их использование в компьютерных системах получило некое «второе дыхание». Вероятно, это связано с тем обстоятельством, что бухгалтерский учет является едва ли не единственной крупной информационной системой, получившей серьезное развитие в докомпьютерную эпоху. Неудивительно, поэтому, что с появлением компьютеров, его перевод на новые технологии произошел достаточно естественным образом.

Кроме того, в модуле «АРМ главного бухгалтера» сосредоточены алгоритмы автоматизированной подготовки отчетности во внешние инстанции. Присутствует там также большое число других функций, с которыми при желании можно ознакомиться в описании программы.

2.Расчетные и валютные счета. Здесь сосредоточены операции, связанные с движением безналичных денег через банк. Прежде всего, это подготовка платежных поручений и регистрация банковских выписок.

3.Касса.Подотчетные лица. В этом модуле, как следует из названия, выполняются операции с наличными деньгами. В модуле реализованы четыре основных функции. Во-первых, выписка приходных и расходных кассовых ордеров. Во-вторых, учет авансовых отчетов подотчетных лиц. В-третьих, обработка платежных ведомостей на выплату заработной платы. И, наконец, в-четвертых, учет депонированной зарплаты.

4.Учет материальных запасов. Этот пункт распадается на двенадцать подпунктов. Среди них два соответствуют модулям складского учета, это «Товары. Готовая продукция» и «Учет материалов и МБП». Оба модуля складского учета устроены однотипно, хотя есть и серьезные различия. Можно спорить о достоинствах и недостатках разнесения складского учета на два модуля, но такая технология стала для систем БЭСТ традиционной. Модули «Учет закупок», «Планирование закупок», «Управление продажами» не являются в полной мере учетными. Скорее, они предназначены для коммерческой службы предприятия. Так, в модуле «Управление продажами» реализован достаточно мощный аппарат управления ценовой политикой предприятия, учета предварительных заказов от покупателей и выписанных им счетов. Кроме того, в этих модулях ведутся книга покупок и книга продаж, а также учет услуг, оказываемых предприятию или предприятием сторонним потребителям. Вероятно, такая группировка функций не является окончательной. В последних версиях БЭСТ-5 реализован отдельный модуль ведения книги покупок и книги продаж.

В этой же группе находится модули «Торговый зал» и «Мобильная торговля», предназначенные для управления розничной торговлей с подключением кассовых терминалов, электронных весов и другого высокотехнологичного оборудования.

В этой же группе обозначены удаленные модули складского учета, которые могут устанавливаться на отдельные компьютеры и периодически обмениваться информацией с основной системой. Поскольку системы БЭСТ адаптируются к законодательству трех стран, России, Украины и Белоруссии, там же присутствует модуль «Налоговые накладные», появление которого обусловлено «творчеством» украинских чиновников. Присутствует и небольшой аналитический модуль, в основном для построения красивых диаграмм.

Иными словами, материальный учет в системах БЭСТ весьма развит. Для этих систем характерно очень аккуратное отношение к основополагающим принципам этого учета. Однако детальное обсуждение этих вопросов явно выходит за рамки моделирования работы малого предприятия.

5.Расчеты. Договоры. Это тоже не совсем бухгалтерский модуль. Он предназначен для отслеживания хозяйственного взаимодействия предприятий в ходе выполнения протяженных договоров, возможно – с раздельными взаиморасчетами по каждому договору.

6.Кассовый программный модуль. Здесь обозначена возможность взаимодействия со специальной программой БЭСТ-КПМ, обслуживающей рабочее место продавца-кассира в розничной торговле.

7.Учет заработной платы. Пожалуй, без преувеличения можно сказать, что этот модуль является гордостью систем БЭСТ. В нем представлены весьма мощные возможности реализации как повременной, так и сдельной форм оплаты труда. Зарплата каждого сотрудника может распределяться по большому числу счетов производственных затрат, что особенно важно при формировании сметы фактических затрат по видам выпускаемых изделий. Наконец, дебетовые счета для начисления социального налога могут «наследовать» счета затрат породившей их зарплаты. В этом модуле реализовано ведение табеля рабочего времени, собственно начисление и расчет заработной платы, формирование связанных с ней проводок как по счету 70, так и по социальному налогу и взносам по травматизму. В системах БЭСТ-5 модуль учета зарплаты работает в тесном взаимодействии с модулем управления кадрами, в который вынесена часть функций, более уместная именно для этого модуля.

8.Учет основных средств и нематериальных активов. Основная задача этого модуля – ведение картотеки основных средств, учет документов их движения и расчет амортизации. Пожалуй, за последние годы в области учета основных средств принимались наиболее бестолковые и противоречивые законодательные акты, и число их было наибольшим. В результате, различия между суммами налоговой и бухгалтерской амортизации могут быть достаточно значительными. Кроме основных средств и нематериальных активов появились и другие виды амортизируемых объектов, такие, как спецодежда или расходы будущих периодов. В БЭСТ-4+ их амортизация рассчитывается чаще в других модулях, а в БЭСТ-5 методика учета амортизируемого имущества была коренным образом переработана и сосредоточена в принципиально новом модуле «Имущество».

9.Формирование отчетов. Здесь собраны алгоритмы ускоренного формирования отчетов для очень крупных баз данных, когда стандартные алгоритмы работают десятки минут или часы. Ускорение с применением этих алгоритмов может быть десятикратным и более.

10.Дополнительные модули. Здесь сосредоточены модули, предназначенные для специальных целей, или для отдельных областей бизнеса, например, для предприятий общественного питания. Модуль «Экспорт данных – Зарплата» предназначен для ежегодного формирования сведений в электронном виде о доходах сотрудников для налоговой инспекции и пенсионного фонда. На деталях этого процесса вряд ли следует останавливаться, поскольку ежегодно в порядке сдачи этих сведений происходят значительные изменения, о которых, отчасти, было написано выше. Модуль «Экспорт налоговых форм» используется, в основном, для формирования входных файлов в программы шифрования и передачи в налоговую инспекцию всех видов отчетной документации. Теоретически, существуют стандарты на вид и строение этих файлов, так что, казалось бы, их можно сдавать в налоговую инспекцию и непосредственно. Но практически, вероятно, разработчики программного обеспечения для налоговых инспекций, не считают эти стандарты для себя обязательными. Наверное, потому, что сами их пишут. В результате подготовленный по этим стандартам файл в налоговой инспекции может быть не принят без объяснения причин. А «произволопослушность» бухгалтеров заставляет их искать для сдачи отчетности обходные пути, вплоть до ручного набора данных в программах, распространяемых налоговой инспекцией. К сожалению, даже, если этот модуль не используется, для корректного формирования всех отчетных документов следует в нем внести, причем иногда два раза, основные данные о предприятии. Делается это путем последовательного выбора пунктов меню в этом модуле: «Настройка» - «Параметры приложения» - «Пользовательский справочник». Причем следует иметь в виду, что запрос на эти данные виден не сразу, а только при перемещении в соответствующую строку. Естественно, такая «модернизация» совсем не украшает программу.

11.Настройка. В этом пункте сосредоточены модули, регулирующие число предприятий, для которых ведется учет в программе, расположение папок с базами данных предприятий, и другие параметры, регулирующие общие аспекты функционирования программного комплекса. Прежде, всего, это делается в пункте «Картотека предприятий». В пункте «Настройка предприятия» можно выбрать отдельное предприятие, и выполнить настройки и некоторые технологические операции, касающиеся только его. Среди таких технологических операций прежде всего необходимо выделить создание резервной копии базы данных конкретного предприятия. Эта операция особенно важна. Дело в том, что бухгалтерская и управленческая информация представляют собой, чаще всего, значительно большую ценность, чем компьютерная техника или программное обеспечение. Поэтому необходимо принимать все меры, которые обеспечат ее сохранность как при полной утрате техники, так и при возможном разрушении баз данных, например, проникшим в компьютер вирусом. Наиболее радикальный путь – ежедневное копирование базы на несколько независимых резервных носителей, например, на CD или флэш-карту. Тогда даже при краже компьютеров можно будет восстановить как программное обеспечение, так и базы данных. Обычно, разработчик системы в таком случае соглашается поставить за небольшую сумму и новый ключ защиты.

Пункт «Реорганизация меню» позволяет привести в соответствие состав главного меню с тем набором модулей, который зафиксирован в электронном ключе защиты программы. Пункт «Импорт данных из БЭСТ (Upgrade)” служит для переноса данных из старых версий программы в новые.

12.О программе. Этот пункт содержит достаточно много интересных информационных материалов, правда, скомпонованных достаточно стихийно.

Вход во все модули, представленные в меню, осуществляется клавишей Enter, выход – Esc. Можно работать и мышью. Но следует иметь в виду, нажатие Enter означает подтверждение и окончание ввода в то или иное поле, а перемещение курсора мыши – только изменение поля. Кроме того, при работе с текстовой или цифровой информацией лучше сосредоточиться на одном техническом устройстве – клавиатуре, поскольку это правильнее с точки зрения эргономики. Перед выходом из учетных модуле в главное меню задается дополнительный вопрос, действительно ли Вы хотите выйти из программы, на который следует ответить утвердительно. В каждом учетном модуле разворачивается собственная система меню, которая всегда содержит пункт «Настройка, справочники», или, как в модуле «Зарплата», отдельные пункты для настроек и справочников. С помощью этих пунктов задаются уже детальные особенности функционирования каждого учетного модуля. Ряд справочников могут регулироваться в нескольких модулях. Кроме адаптации программы к особенностям деятельности предприятия и ведения учета, у этих пунктов есть еще одно немаловажное назначение. С их помощью легко проверить, какие решения заложены в программу в поставочном комплекте, или после выполнения настройки.

Эти решения обычно видны в структуре простых формул, ориентированных на восприятие специалиста в предметной области. Основной технологической единицей, определяющей конкретные особенности ведения учета в том или ином модуле, является типовая операция. Под типовой операцией в системах БЭСТ понимается совокупность двух типов действий. Во-первых, это регистрация или выписка того или иного первичного документа. Во-вторых, формирование одной или нескольких порождаемых этим документом проводок, «контировка» документа. Справочник типовых операций присутствует во всех модулях, где обрабатываются первичные документы, порождающие проводки. Именно эти справочники наиболее тщательно рассматриваются бухгалтером, который предполагает вести учет в системах БЭСТ.

9. Практическая реализация модели хозяйственной деятельности малого предприятия в системе БЭСТ-4+.

Перейдем теперь к практической реализации модели малого предприятия на компьютере. На прилагаемом CD в папке БЭСТ в файле «Readme» находится инструкция по установке системы. Сначала следует проверить, удовлетворяют ли параметры Вашего компьютера и операционной системы минимальным техническим условиям, которые необходимы для работы программы. Операционную систему компьютера следует запустить с паролем администратора, если он установлен. Затем, как уже упоминалось, необходимо запустить файл Setup, и положительно ответить на все задаваемые программой вопросы. Результатом установки будет появление на диске C папки B4_plus, а на рабочем столе – ярлыка для запуска программы файлом best.bat.

При первом запуске программы появится сообщение о регистрации рабочего места, сообщение о том, что программа работает в демонстрационном режиме, и что картотека предприятий пуста. Появится также предложение развернуть демонстрационную базу данных. На него лучше ответить отрицательно. В демонстрационном примере тоже содержится модель квартальной деятельности некого предприятия, но несколько более сложная, чем та, которую мы собираемся воспроизвести. Для самостоятельного формирования учетных данных нам понадобится пустая база. После отказа от развертывания демонстрационной базы данных, Вы попадаете в картотеку предприятий. Она пока пустая. В картотеку можно попасть и из главного меню, выбрав пункты «Настройка» - «Картотека предприятий», а затем – «Карточка предприятия».

Картотека – это список, или реестр, предприятий, в которых ведется компьютерный учет. В последние годы появилась особая категория преуспевающих бухгалтеров малых предприятий, которые работают дома и обслуживают одновременно до десятка небольших предприятий. Для них возможность ведения учета нескольких предприятий особенно ценна, и эту возможность дают большинство современных компьютерных учетных систем. В реестре предприятий, как и во всех реестрах системы БЭСТ, используются три основные клавиши.

F4 – создание новой записи, F8 – уничтожение записи и Enter – корректировка существующей записи. Так что для создания новой записи в картотеке нажимается F4. Экран в режиме работы с картотекой разделен на две части. В левой находится список предприятий, в правой – параметры каждого предприятия. После нажатия F4 курсор переходит в правую часть. Достаточно тяжело бывает работать с незнакомой программной системой, в которой не заполнены основные справочники. С другой стороны, пополнение справочников и привыкание к структуре основных реквизитов – важная составляющая часть бухгалтерской работы. В предлагаемых на CD базах данных автор попытался достичь некоторого компромисса. Основные записи в справочники занесены, но для ведения учета необходимо проявить некоторую фантазию и придумать свои данные. В картотеке надо придумать название предприятия, фамилию и инициалы директора и главного бухгалтера. Данные о расчетном счете предприятия хранятся в общем справочнике партнеров предприятия, обычно под номером 000001. При заполнении карточки предприятия эти данные можно пропустить, они имеются в базе данных на диске. Рекомендуется согласиться и с расположением папки, содержащей базу данных предприятия. Она будет располагаться в папке с системой БЭСТ, в нашем случае, B4_PLUS, и иметь название DBASE. При создании второго и последующих предприятий для них это название, естественно, следует изменить. Все остальные поля карточки предприятия также можно оставить незаполненными.

После нажатия клавиши Enter в последнем поле «Комментарий», появляется запрос на сохранение записи о предприятии в картотеке, а затем предложение развернуть для него рабочие базы, демонстрационные базы, или не разворачивать базы вовсе. Следует выбрать разворачивание рабочих баз. После этого выбирается вид базы. Виды баз различаются по двум параметрам. Во-первых, по структуре налоговых счетов, и связанной с ними структурой отчетности. Это базы для общей системы налогообложения и упрощенной системы. Название «упрощенная система» не должно вводить в заблуждение. Организация налогового учета расходов в этой системе на самом деле существенно сложнее, а законодательство более двусмысленно, чем для общей системы. Кроме того, возможен выбор варианта учетной системы, ориентированной на традиционную методику учета в розничной торговле. Перспективность этой методики в условиях внедрения в розничную торговлю оперативного учета каждой продажи как в натуральном, так и в денежном выражении, вызывает у автора большие сомнения, тем не менее, пока она является достаточно распространенной. Поэтому разработчики системы предусмотрели специальный вариант БЭСТ-Магазнн, который также можно выбрать для общей и упрощенной систем налогообложения. Поскольку нашей задачей является пока рассмотрение классического варианта ведения учета, выбрать следует «Хозрасчетная – рабочая».

После этого создается пустая база данных, содержащая определенный поставочный план счетов и базовые настройки. План счетов поставляется разработчиком в таком виде, чтобы он максимально мог удовлетворить потребности подавляющего числа предприятий. Считается, что пользователю лучше всего не перестраивать его кардинально, а просто отключить или удалить неиспользуемые счета. Тогда практически не потребуется изменять базовые настройки типовых операций и алгоритмов формирования отчетной документации.

Точка зрения автора в этом вопросе несколько отличается от точки зрения разработчика систем. Поэтому на CD присутствует архивная копия пустой базы данных, B0.rar, которая содержит достаточно сильно упрощенный по отношению к поставочному комплекту план счетов и модернизированные настройки типовых операций. Последние почти не отличаются от предлагаемых в поставочном комплекте, но значительно сужено их разнообразие. На мой взгляд, использование этой базы для организации практического ведения учета в малом предприятии вполне оправдано. Эти изменения практически не влекут перенастройки алгоритмов формирования отчетной документации. За небольшим исключением. Автор позволил себе предложить бухгалтерскому сообществу схему учета авансов, полученных от покупателей, отличную от наиболее распространенной. Эта схема обсуждалась выше. Для практических целей ее можно принимать или не принимать, но посмотреть, что потребуется от бухгалтера, который, возможно, в будущем «изобретет» свою учетную схему и попробует реализовать ее в системах БЭСТ, кажется достаточно поучительным.

Чтобы прочитать данные из резервной копии B0.rar, следует выйти по клавише Esc из картотеки, затем из режима «Картотека предприятий», и войти в режим «Настройка предприятия». После этого выбирается пункт меню «Сервисные функции по работе с базами данных» и «Восстановление БД из архива». Указывается расположение базы на CD, дается положительный ответ на все возможные вопросы, и поставочная база данных заменяется на новую. После этого необходимо выйти из п. «Сервисные функции по работе с базами данных» и войти в п. «Настройка» - «Начальные установки системы учета», где, предварительно нажав клавишу F10, установить дату начала периода, с которой ведется компьютерный учет. Обычно это начало года или, реже, квартала.

Аналогичным образом в картотеке можно создать запись еще об одном предприятии, и развернуть пустую базу в папке с названием, например, DBASEZ. В этом случае поле «комментарий» в карточках обоих предприятий удобнее заполнить, потому что теперь при каждом входе в тот или иной модуль будет предлагаться выбор из меню, пункты которого содержат текст из комментария. Во вторую базу данных имеет смысл развернуть резервную копию BZ.rar, которая содержит заполненную базу данных, соответствующую рассматриваемой здесь модели хозяйственной деятельности малого предприятия. В эту базу можно периодически заглядывать, когда возникают сомнения в правильности собственных действий. Переход между базами можно осуществлять с помощью пункта меню «Смена предприятия», который появляется в каждом учетном модуле, если предприятий больше одного.

Знакомство с пустой базой данных лучше всего начинать с АРМ главного бухгалтера, где можно просмотреть предлагаемый для реализации модели малого предприятия план счетов. В дальнейшем, когда речь пойдет о последовательном выборе пунктов из нескольких меню, будем писать их через тире. В данном случае следует последовательно выбрать пункты «Ведение системы счетов» - «Формирование плана счетов». На экране развернется стандартный хозрасчетный план счетов бухгалтерского учета. Все субсчета, от которых можно избавиться были удалены. Остались субсчета на счетах: 08, 10, 68, 69, 76, 90, 91. На счете 69 субсчета двухуровневые. Первыми в плане счетов идут забалансовые счета. Среди них присутствует счет АВ для учета авансов полученных согласно изложенной в гл. 7.3 схеме. Закрытые счета, которые служат для объединения данных по субсчетам, выделены в реестре счетов бледным цветом, налоговые – голубым. Каждый счет имеет ряд характеристик. Среди них - номер, название, вид учета, тип счета. Вид учета может иметь два значения, бухгалтерский или налоговый, а тип счета – пять значений, соответствующих отношению счета к бухгалтерскому балансу. Активные счета входят только в актив баланса, пассивные – только в пассив, активно-пассивные и туда, и сюда, результирующие счета не входят ни в актив, ни в пассив баланса. Пятое значение – забалансовый счет, на который можно делать только односторонние проводки. Как уже было отмечено, работа с аналитическими счетами в системах БЭСТ отделена от работы с синтетическими, поэтому в плане счетов указывается только, будут или нет открываться на синтетическом счете аналитические счета. Если аналитические счета предусмотрены, обычно выбирается возможность показа на счете развернутого сальдо. Оно состоит из двух чисел, дебетовой и кредитовой стороны развернутого сальдо. Первая представляет собой сумму всех дебетовых сальдо по аналитическим счетам, открытым на данном синтетическом счете, вторая – сумму кредитовых сальдо.

В системах БЭСТ предусмотрено ведение ряда стандартных справочников, не связанных напрямую с бухгалтерским учетом. Это справочники партнеров, структурных подразделений, сотрудников предприятия, статей расходов. Назначение последнего справочника не очень очевидно, но он полезен для главных бухгалтеров, имеющих вкус к построению различных нестандартных учетных схем. Открывать аналитические счета, например, для каждой фирмы-партнера, можно, не обращая внимание на положение данного партнера в справочнике, а можно с использованием этого справочника. Использование справочника можно сделать обязательным. Тогда станет невозможной ситуация, когда, например, партнер имеет на счете 62 аналитический счет под номером 12, а на счете АВ – под номером 56. В системе БЭСТ есть средства, позволяющие понять, что это один и тот же партнер, но значительно проще использовать различные средства автоматизации, предоставляемые этой системой, если номер аналитического счета партнера совпадает с его номером в справочнике. Чтобы заблокировать возможность отклонения от этого правила, служит поле «Использовать справочник», которое может принимать значения «обязательно» и «необязательно». Название поля «Дополнительная аналитика» не очень удачное. Оно позволяет показать не только номер и наименование аналитического счета, но и положение, например, сотрудника, в общем справочнике. Если выдерживается упомянутое выше правило, это поле не является необходимым.

Особое внимание следует обратить на то обстоятельство, что именно при формировании плана счетов осуществляется привязка синтетического счета к тому или иному журналу-ордеру. Журналы-ордеры рассматриваются в системах БЭСТ как сводные документы, формируемые на основании общего реестра проводок – книги операций. Автору не совсем понятно, когда говорят о том «поддерживает» или «не поддерживает» та или иная система автоматизированного учета журнально-ордерную систему, так же как и то, что представляет из себя эта система в условиях автоматизированного учета. Несомненно одно. Журнал-ордер – это мощнейшее, отработанное веками, средство диагностики бухгалтерской системы. В практической деятельности приходилось встречать крупные предприятия, где главный бухгалтер, кроме обязательных журналов-ордеров, формировал до двух десятков специальных, именно для целей диагностики. Впрочем, вопрос о полномасштабной диагностике бухгалтерской системы, так же как и о роли в этом процессе журналов-ордеров, явно выходит за рамки этой книги. Интересующихся подробностями можно отослать к большой статье автора по этому вопросу [4]. Именно для привязки счета к одному из журналов-ордеров служит поле «Номер журнала-ордера». Эту привязку можно менять по ходу анализа бухгалтерской системы.

Справочник партнеров может быть достаточно большим. Для удобств использования всех партнеров можно разделить на типы, например, «поставщики» и «покупатели». Тогда, если выбран дополнительный справочник «Партнеры», в последнем поле «Тип контрагента» можно указать одно из этих значений. При открытии нового аналитического счета поиск контрагента тогда будет происходить не среди всех партнеров, а только среди контрагентов соответствующего типа.

Как уже было отмечено, аналитические счета могут открываться оперативно, во многих модулях. Тем не менее, если на момент начала учета наличие таких счетов необходимо, их можно открыть в п. «Ведение системы счетов» - «Ведение аналитических счетов» - «Ввод аналитических счетов». Пока реестр аналитических счетов пуст. Иногда желательно, чтобы при открытии аналитического счета на одном синтетическом счете, он открывался бы одновременно и на нескольких других, с тем же номером. Например, в нашем случае, при открытии аналитического счета на счете 62, желательно открытие аналитического счета и на счете АВ. Для этих целей служит пункт меню «Настройка группового ввода», где имеется группа «покупатели», в которой предусмотрено одновременное открытие или удаление аналитических счетов на счетах 62, 45 и АВ.

На взгляд автора, концепция аккуратного, управляемого и «дозированного» открытия аналитических счетов в системе БЭСТ-4+ выгодно отличает ее от подавляющего большинства систем автоматизированного учета, в том числе и от системы БЭСТ-5. Может быть, в этой системе и не хватает возможности столь же аккуратного открытия аналитических счетов второго уровня, но реализованная конструкция представляется автору близкой к оптимальной.

Любое предприятие на момент начала ведения учета имеет остатки на счетах бухгалтерского учета. В системах БЭСТ предусмотрена специальная процедура ввода этих остатков с помощью пункта меню «Ведение системы счетов» - «Вступительный баланс». При выборе этого пункта на экране разворачивается таблица, в строках которой расположены открытые бухгалтерские счета. По каждому счету могут быть введены дебетовый или кредитовый остатки. Валютные счета выделены синим цветов, счета, на которых ведется аналитический учет – зеленым. При попытке ввести по этим счетам дебетовый или кредитовый остаток на экране разворачивается таблица с аналитическими счетами, открытыми на данном счете. Начальные остатки вводятся отдельно по каждому аналитическому счету. По ходу ввода можно добавлять новые аналитические счета, или удалять существующие, при условии, что по ним нет проводок и начальное сальдо нулевое. Эти операции, как всегда, реализуются клавишами F4 и F8. В нашей модели хозяйственной деятельности малого предприятия считается, что оно зарегистрировано в предыдущем квартале, а остатки на момент начала работы есть только на двух счетах. В дебете 51 и в кредите 80, 10 тыс.руб. Эти остатки необходимо ввести самостоятельно.

На этапе первоначального ознакомления с системой имеет смысл познакомиться и с несколькими справочниками, представленными в пункте «Формирование справочников». Не все из них обязательны для заполнения. Однако в справочнике «Структурные подразделения» должна быть хотя бы одна запись. В нашем случае имеется запись «Все предприятие». Следующий справочник, с которым имеет смысл ознакомиться – это «Справочник партнеров». В системах БЭСТ посчитали удобным иметь в этом справочнике и собственные расчетные счета. Обычно их располагают в первых позициях. При работе со студентами я обычно предлагаю придумать собственные банковские реквизиты и реквизиты партнеров, чтобы возникала определенная привычка к их структуре. Но в базе данных B0 выбран некий компромиссный вариант, когда собственный расчетный счет является образцом заполнения банковских реквизитов. Среди реквизитов партнеров указывается краткое наименование партера (для себя) и полное наименование (для платежных документов). Эти названия могут и совпадать. Указывается наименование банка и город, где он расположен. Обязательно указывается БИК (банковский идентификационный код) из девяти цифр, расчетный счет в банке, и корр. счет банка в Банке России, оба двадцатизначные. Указывается десятизначный для юридических лиц ИНН (идентификационный номер налогоплательщика) и девятизначный КПП (код причины постановки на налоговый учет). Адрес указывается в том случае, если партнеру предстоит выписывать счета-фактуры. Для возможных в будущем новых расчетных счетов оставлены позиции с 000002 по000007. В справочнике партнеров присутствуют еще две обязательные позиции. Во-первых, это банковские реквизиты, по которым уплачиваются все налоги. Получатель у них один – территориальный орган федерального казначейства. Банк – местное отделение Банка России. По этой причине отсутствует корр. счет. Во-вторых, банковские реквизиты для уплаты взносов по травматизму. Почему-то эти взносы налогом не называются, и уплачиваются платежным поручением неналоговой формы. Получателем является одно из местных отделений ФСС РФ, которое имеет расчетный счет в том же местном отделении Банка России. Начиная с номера 000010, в предлагаемом примере будут заноситься в справочник партнеры предприятия. Естественно, справочник партнеров можно организовывать и по-другому.

На этом предварительное знакомство с модулем «АРМ главного бухгалтера» можно закончить. На этапе подготовки системы к ведению учета предстоит выполнить еще одну достаточно трудоемкую операцию. Ввести данные о сотрудниках предприятия. Этих данных должно быть достаточно много, т.к. российское законодательство предусматривает зависимость налогообложения физических лиц от пола, возраста, гражданства, семейного положения и других факторов. Достаточно много информации о сотрудниках приходится передавать в налоговую инспекцию и пенсионный фонд. В результате, например, мы почти перестали осознавать неприличность вопроса о возрасте женщины. Но такова, как говорится, наша теперешняя жизнь.

После первого входа в модуль «Учет заработной платы» появляется запрос о том, какой месяц должен быть первым расчетным периодом при учете заработной платы. На него следует отвечать достаточно внимательно, т.к. изменить этот период в дальнейшем будет достаточно сложно. В российском законодательстве подразумевается помесячный расчет зарплаты. Те предприятия, которые пытаются организовать, например, еженедельное начисление и выплату, сталкиваются с определенными проблемами в расчете налогов. В системах БЭСТ предусматриваются процедуры закрытия предыдущего месяца, и открытия последующего. Эти процедуры разнесены. Между закрытием одного месяца и открытием другого рекомендуется вносить изменения в кадровую информацию или настройки модуля. После открытия месячного периода можно вернуться в состояние, когда предыдущий месяц уже закрыт, а последующий еще не открыт, выбрав пункт меню «Настройка подсистемы» - «Управление периодами» - «Очистка данных за период». Можно вернуться и в состояние, когда открыт предыдущий месяц, если выбрать пункт «Откат на предыдущий период», но для этого перед закрытием периода должен быть дан положительный ответ на запрос о необходимости формирования файла отката. В любом случае, при выполнении этих процедур будет потеряна информация о начислении зарплаты в текущем месяце.

«Учет заработной платы» - специализированный учетный модуль, поэтому связь между проводками и данными по зарплате управляемая, и не определяется в программе жестко. Например, чаще всего, начисление социального налога производится на те же счета затрат, что и породившей их зарплаты. Однако можно предусмотреть и более сложную систему формирования проводок по социальному налогу. Важно понимать, что месячный расчетный период в модуле «Учет заработной платы» не совпадает с календарным месяцем, и сальдо расчетов с сотрудником на конец месяца – это сальдо не на последний календарный день месяца, а на дату формирования последней ведомости на выплату зарплаты за этот месяц. Обычно это 5 – 15 число месяца, следующего за расчетным. По этой причине оборотная ведомость по счету 70 за календарный месяц не должна совпадать с расчетной ведомостью по зарплате. Точнее, обеспечить такое совпадение можно, но это повлечет за собой значительные изменения в технологии учета, и сделает ее существенно более жесткой.

Поскольку, как уже упоминалось, в системах БЭСТ есть разделение аналитической информации между планом счетов и специализированными учетными модулями, заводить на счете 70 аналитические счета не рекомендуется. Вся информация по отдельным сотрудникам имеется в специализированном модуле, и правильность формирования проводок всегда может быть подтверждена несколькими стандартными документами. Не рекомендуется заводить и субсчета, так как тогда неизбежно возникнет проблема деления между ними подоходного и социального налогов. В госбюджетном учете такая проблема появилась, начиная с 2000 года, но до сих пор не решена на уровне нормативных документов.

После выбора первого расчетного периода необходимо заполнить и проверить несколько справочников, без которых нельзя будет занести кадровую информацию. Для этого следует выбрать пункт меню «Формирование справочников». – «Кадровые справочники». Обязательно должны быть записи в справочнике подразделений и справочнике должностей. В справочнике должностей указываются также счета затрат для начисления зарплаты в бухгалтерском и налоговом учете, а также ОКАТО – код административно-территориального образования, в котором находится подразделение предприятия. Даже если предприятие находится в пределах одного образования, этот код следует указать, так как он должен присутствовать в налоговой карточке каждого сотрудника, и в данных по подоходному налогу, сдаваемых в электронном виде ежегодно. Что касается счетов затрат, они в дальнейшем могут для того или иного начисления изменяться. Счета из справочника будут использованы только в том случае, если в других настройках не будет указано иное. В справочник должностей следует в нашем примере занести две должности – директор и главный бухгалтер.

После этого из кадровых справочников можно выйти и войти в пункт «Нормативные справочники». Там в справочнике «Графики рабочего времени» должна присутствовать хотя бы одна запись. Без нее невозможно будет вести табель учета рабочего времени. Между тем, его ведение необходимо даже в том случае, если зарплата сотрудников не зависит от отработанного времени. Он нужен для расчета отпускных, больничных, и для подготовки данных по персонифицированному пенсионному учету. В нашем случае выбран график «5 дней в неделю по 8 часов» с использованием календаря.

Полезно проверить также таблицу ставок подоходного налога, п. «Формирование справочников». –«Нормативные справочники» - «Таблицы подоходного налога» - «Настройка таблицы ставок». В базе B0 стоят ставки для 2007 года, возможно, этот год придется исправить.

Следующая группа справочников касается социального налога. Это пункты «Формирование справочников» – «Отчисления в фонды» -«Начисления в фонды» -или -«Таблицы ставок». В этих справочниках задаются алгоритмы расчета составляющих социального налога для каждого человека, и регрессивная шкала для ставок для каждой составляющей. В пункте «Таблицы тарифов» приведены также ставки для определения страховой и накопительной составляющих взносов в пенсионный фонд в зависимости от возраста. Возможность включить вновь зависимость от пола тоже пока оставлена. Здесь же, в п. -«Начисления в фонды», представлена формула для расчета взносов по травматизму. Как видно из справочника, для этого взноса не считается вклад в него каждого отдельного человека, он определяется как процент от фонда оплаты труда.

В п. «Формирование справочников» – «Отчисления в фонды» -«Платежи в фонды» настраивается расчет платежных поручений для ежемесячной уплаты налогов, связанных с заработной платой. Он настроен в соответствии с начальным состоянием представленного в базе данных справочника партнеров. При реальной настройке для нового предприятия в поле «Получатель» следует указать номер получателя налогов или взносов по травматизму из справочника партнеров. С формированием платежных поручений для уплаты налогов связана необходимость еще одной настройки. Поскольку у предприятия может быть несколько расчетных счетов, необходимо указать, с какого именно будут переводиться налоги. Это делается в п . «Настройка подсистемы» - «Бухгалтерская настройка».

В торговых предприятиях, особенно – в малых, обычно используются простейшие формы оплаты труда. Вплоть до того, что каждый месяц зарплата каждого сотрудника определяется индивидуально, в зависимости от возможностей предприятия. Поэтому настраивать отдельные виды начислений и удержаний нет необходимости, можно воспользоваться готовыми настройками. Тем не менее, следует отметить, что в системах БЭСТ имеется несколько понятий для формирования сложной системы оплаты труда. Прежде всего, это начисления, т.е. составляющие заработной платы и удержания из нее. Некоторые начисления или удержания не меняют сумму к выдаче, но меняют налогооблагаемую базу для начисления подоходного налога. Сумма составляющих социального налога на зарплату отдельного сотрудника также рассматривается как удержание, не входящее в итоговую сумму, и рассчитывается вместе с зарплатой сотрудника в его лицевом счете. Для каждого начисления и удержания указывается алгоритм его расчета и типовая операция, которая определяет, какие проводки будут делаться в связи с формированием данного начисления или удержания. В нашем примере будет использовано одно начисление, зарплата по окладу, и два удержания, подоходный налог и социальный налог.

Несколько начислений или удержаний могут объединяться для каких-либо целей в так называемые колонки и группы. Колонки используются для расчета каких-либо других начислений или удержаний. Например, колонка начислений «Облагаемый налогом доход» объединяет начисления, от которых зависит расчет подоходного налога, колонка «Входимость в отпускные» объединят начисления, используемые при расчете среднего заработка для начисления отпускных. Одно и то же начисление или удержание может входить в несколько колонок. Группы – это тоже объединения начислений или удержаний. Они используются, в основном, для налогового учета. Одно начисление может входить только в одну группу.

О различных методиках построения с помощью программ БЭСТ различных систем оплаты труда можно написать отдельную книгу. Тем, кто интересуется полным набором возможностей, лучше обратиться к описанию программы.

После проверки или заполнения основных справочников можно приступить к формированию карточек персонального учета, которые содержат кадровую информацию, необходимую для начисления зарплаты и составления отчетности по зарплате. При заполнении карточки используются присутствующие в модуле справочники. Они не всегда вызываются нажатием клавиши F2. Иногда значение выбирается нажатием клавиши «пробел», о чем появляется сообщение в нижней части экрана. Заполнение некоторых полей необязательно. Обязательно должна быть указана должность, подразделение, и дата приема на работу. Если бухгалтерский и налоговый счета затрат присутствуют в справочнике подразделений, они проставляются и в карточку персонального учета, где их, правда, можно изменить. В конце основных сведений о сотруднике указываются данные удостоверения личности и адрес. Адрес должен быть указан с использованием справочника, который размещается на сайте МНС. В базе данных B0 присутствуют адреса для Саратовской области. Импортировать адреса для других регионов можно, используя пункт меню «Настройка подсистемы» - «Импорт данных» - «Справочник адресов МНС. Папка, в которой находятся справочник адресов, тоже записана на прилагаемом диске. Она имеет название kladr.

Кроме основных данных, карточка персонального учета имеет еще несколько страниц, которые можно вызвать путем нажатия клавиши F10. Рекомендуется занести на странице «Дополнительные сведения» также дату рождения, т.к. от нее зависит величина страховых и накопительных взносов в пенсионный фонд. Если в карточке персонального учета в поле «Статус сотрудника» выбрано «Штатный сотрудник», на странице «Льготы на сотрудника» следует добавить (F4) льготу по подоходному налогу в 400 руб. на сотрудника и по льготе в 600 руб. на каждого иждивенца.

После заполнения карточек персонального учета сведения о сотрудниках можно будет использовать в самых разных учетных модулях, указывать материально-ответственных лиц, открывать аналитические счета с использованием справочника сотрудников на счете 71 и т.д.

Теперь можно приступить к собственно реализации модели. Детально все действия, которые должны быть в ней сделаны, приведены в следующей таблице (далее для обозначения товарно-материальных ценностей используется аббревиатура ТМЦ).

1. Баланс предприятия.

2. Справка №2-отчет о финансовых результатах.

3. Расчет по налогу на прибыль..

4. Декларация по НДС.

5. Расчет аванс. платежей в в пенсионный фонд.

6. Расчет аванс. платежей по ЕСН.

7. Отчет в ФСС.

8. Декларация по ЕСН за год (ежегодно).

9. Декларация по ПФР за год (ежегодно).

10.Справка №5- приложение к балансу (ежегодно).

11.Сведения по подоходному налогу в электронной форме (ежегодно).

12.Сведения в пенсионный фонд в электронной форме (ежегодно)

9.1. Получение товара от поставщика.

Перейдем к реализации первого события, получения товара от поставщика без предоплаты. Для этого следует выбрать в главном меню пункты «Учет материальных запасов» и «Товары. Готовая продукция». Знакомство с каждым участком учета лучше начинать с пункта меню «Настройка, справочники». Настройка складского учета в системах БЭСТ достаточно разветвленная. Начнем с пункта «Основная настройка».

Все товары или готовая продукция, учитываемые на предприятии, делятся на группы, каждая группа – на номенклатурные позиции, а каждая номенклатурная позиция может делиться еще и на партии, если для них предусмотрено так называемое «партионное хранение». Обычно двух- или трехуровневого деления материальных ценностей вполне достаточно, при необходимости можно организовать большую детализацию, используя механизм иерархических справочников. На какие группы товары будут делиться, зависит от специфики предприятия. Но состав групп, как и структуру плана счетов, желательно заранее тщательно продумать. В одну группу не должны включаться номенклатурные позиции с разными режимами налогообложения. Новые группы по ходу работы добавлять можно, но не в оперативном режиме, а только специально войдя в справочник групп. Перенос номенклатурных позиций из группы в группу не возможен. Невозможно и многое другое. Произвольное изменение учетных цен, «пообъектное формирование цен складского учета», и т.д. Иногда эти запреты создают определенные неудобства при исправлении ошибок, но дают неоспоримые преимущества в плане борьбы с воровством и другими злоупотреблениями недобросовестного персонала. Впрочем, это тоже тема для отдельного и большого разговора. Итак, справочник групп формируется одним из первых. В нашем примере там одна запись - группа «Мебель». Для каждой группы предусмотрено достаточно много параметров, с помощью которых можно создавать довольно сложные системы материального учета. Для нас важен один - ставка НДС для товаров этой группы.

Следующий элемент основной настройки – справочник складов. Даже если склада не существует физически, это не избавляет предприятие от необходимости вести правильный учет материальных ценностей. Поэтому в нашем примере в этом справочнике тоже только одна позиция.

Третий, и важнейший, элемент системы материального учета – это счета учета материальных запасов. В нашем примере такой счет один, 41, реально их часто бывает несколько. Если какой-либо из бухгалтерских счетов выбирается в качестве счета учета материальных запасов, необходимо указать для него ряд специальных параметров. Прежде всего, это способ хранения запасов на складе, сортовой или партионный.

При сортовом способе хранения разные партии одного и того же запаса, чаще всего купленные по разным ценам, хранятся вместе, т.е. физически их разделить нельзя. Ярким примером такого хранения является ГСМ в баке автомобиля [3]. При партионном способе хранения различные парии запаса не смешиваются. Партионное хранение применяется в фармацевтической торговле, торговле скоропортящимися пищевыми товарами, и в ряде других случаев. При сортовом способе хранения у отдельной номенклатуры нет определенной цены приобретения. В тех случаях, когда требуется определить разницу между ценой реализации и ценой приобретения, последнюю приходится определять расчетным путем.

Второй параметр, который выбирается при назначении счета складского учета, это метод учета. Методов может быть два, «по учетным ценам» и «по фактическим ценам». Следует подчеркнуть, что различие между ними не в численной величине, а в алгоритме формирования цен учета на складе. При выборе метода учетных цен, цена прихода на склад не зависит от цены приобретения ТМЦ. При выборе метода фактических цен, напротив, цена поступления на склад определяется ценой приобретения. Чаще всего, эти цены пропорциональны. Например, в оптовой торговле цена поступления на склад – это цена приобретения за вычетом НДС, присутствующего в составе этой цены. Наиболее естественно метод учета по фактическим ценам использовать в том случае, когда применяется сортовой способ хранения запасов. Поэтому при выборе метода учета по фактическим ценам указывается еще и один из классических методов расчета цен списания со склада в расходных документах – ФИФО, ЛИФО или средние цены. По сути дела, цена списания со склада в данном случае – это некая расчетная цена поступления на склад продаваемой партии ТМЦ.

В нашем случае поступление на склад будет одно. Поэтому и результат не зависит от выбора указанных параметров. Тем не менее, в демонстрационном примере указан сортовой способ хранения, учет по фактическим ценам и метод списания ФИФО, как наиболее оптимальная комбинация для большинства предприятий оптовой торговли.

После заполнения справочник групп, складов и счетов материального учета определяется так называемая схема хранения ТМЦ. В ней три элемента настройки связываются в единое целое, т.е. определяется, на каком складе какие группы хранятся, и на каком счете они учитываются. Теоретически, одна и та же материальная ценность может учитываться на разных счетах бухгалтерского учета при нахождении на разных складах. Но в нашем случае схема хранения будет тривиальной. Группа «Мебель» находится на единственном складе и учитывается на счете 41.

Еще два важных элемента настройки, на которых имеет смысл остановиться, это справочники типовых операций и моделей калькуляции закупок. В справочнике типовых операций задаются правила формирования проводок, связанных с регистрацией или выпиской того или иного первичного документа. В справочнике моделей калькуляции задаются формулы для вычисления цен прихода на склад. Цены могут быть разными для бухгалтерского и для налогового учета. Этот справочник отнесен к пункту меню «Дополнительная настройка». В той же группе настроек можно определенным образом регулировать виды движения материальных ценностей, и прочие параметры материального учета в пункте «Настройка подсистемы».

В нашем примере будут использованы две типовые операции, «Поступление ТМЦ от плательщиков НДС», с тремя бухгалтерскими проводками, и «Реализация ТМЦ в счет ранее полученного аванса», с пятью проводками. Бухгалтерские проводки подробно обсуждались. Поскольку при реализации происходит подсчет вклада в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, кроме бухгалтерских, делаются две налоговые проводки, по учету виртуальных доходов и расходов, используемых для этого расчета. Проводки делаются на счет Н901-014 «Выручка от реализации покупных товаров», и Н902-07 «Стоимость реализованных покупных товаров». Автор еще раз приносит извинения читателю за использование безграмотных терминов. Приходится это делать, поскольку указанные термины присутствуют в декларации по налогу на прибыль.

После выполнения основных настроек можно приступать к работе с текущими бухгалтерскими документами. В первом событии таких документов три. Приходная накладная от поставщика, приходная счет-фактура, запись в книгу покупок. Излагаемая ниже технология работы с этими документами не является единственной в системах БЭСТ, но используется большинством пользователей этих систем.

Работа начинается с регистрации накладной от поставщика. Для этого в модуле «Товары. Готовая продукция» выбирается пункты меню «Учет движения товаров» - «Закупка товаров». На экране появляется пустой реестр приходных накладных, новая запись в который делается нажатием клавиши F4. После этого появляется меню для выбора типовых операций, которые могут сопровождать регистрацию приходной накладной. Выбираем операцию «Поступление ТМЦ от плательщиков НДС». Появляется экранная форма ввода приходной накладной. Она состоит из трех окон: Заголовок накладной, список ТМЦ, фигурирующих в документе, окно с проводками. Перемещение между окнами осуществляется нажатием клавиши Tab или автоматически.

В окне заголовка первой следует дата регистрации документа. При имитации документооборота рекомендуется выбирать такой интервал дат документов и операций, который укладывается в календарный квартал. По умолчанию предлагается текущая дата, но ее можно изменить. Далее следует выбор печатной формы документа.

Дело в том, что, по мнению многих аудиторов, приходная накладная от поставщика должна дублироваться собственным первичным документом – приходным ордером. Для этого документа даже есть типовая форма, утвержденная госкомстатом. Однако бессмысленность этого действия настолько очевидна, что в подавляющем большинстве реальных бухгалтерий эти документы не печатают, а контролирующие инстанции смотрят на это сквозь пальцы. Вероятно, им достаточно дублирования информации в накладных и счетах-фактурах, а также ведения по весьма сомнительным учетным принципам книги покупок и книги продаж. Тем не менее, для любителей «затягивать подпругу на самолете», возможность распечатки этих документов есть. Смысл в такого рода документах может быть в одном случае, когда ТМЦ из накладной приходуются на несколько разных складов. Такого рода оприходование в БЭСТ-4+ тоже предусмотрено, но этот случай явно не относится к наиболее актуальным для малого предприятия технологиям.

Далее следуют два поля, «Номер регистр.», и «№ док.». Первое – наш собственный регистрационный номер в реестре приходных накладных. Чаше всего эти номера следуют по порядку, но ряд пользователей предпочитают нумеровать накладные комбинацией цифр, составленных по иному принципу, например, из номера месяца, номера дня и порядкового номера накладной в течение дня. Второе поле – номер, который стоит на накладной и присвоен ей поставщиком.

Следующее поле, которое следует заполнить – «Поставщик». Оно заполняется с использованием (F2) справочника аналитических счетов, открытых на синтетическом счете, указанном в качестве корреспондирующего в настройке типовой операции, в данном случае это счет 60. Аналитический счет может быть добавлен в справочник (F4). Но, поскольку мы решили открывать аналитические счета на своих партнеров только с тем номером, под которым партнер фигурирует в справочнике партнеров, в настройке счета 60 указано, что новый аналитический счет можно открыть только с использованием этого справочника. Поэтому, после появления полей для открытия нового аналитического счета следует еще раз нажать клавишу F2 для вызова теперь уже справочника партнеров. Если партнера в этом справочнике нет, еще раз нажимается F4, и добавляется запись о партнере в справочник. При имитации документооборота реквизиты партнера следует придумать. После добавления в справочник следует нажатием клавиши Enter подтвердить свое согласие, сначала на появление новой записи в справочнике, затем на открытие нового аналитического счета, затем на выбор его в поле «Поставщик». При ведении учета в реальном предприятии следует помнить, что, если число партнеров превышает сотню, и новые аналитические счета открывает не один человек, есть опасность открыть два счета на одного партнера. Если такого рода ошибки вовремя не обнаруживаются, они могут породить довольно трудоемкую процедуру исправления.

Следующее поле, «Счет-фактура», в излагаемой технологической схеме, когда сначала регистрируется приходная накладная, а затем счет-фактура, оставляется незаполненным. В поле «Заказ покупки» можно выбрать предварительный заказ поставщику, оформленный в модуле «Планирование закупок». Если этот модуль не используется, поле можно оставить незаполненным или вообще отключить в п. «Настройка, справочники» - «Дополнительная настройка» - «Настройке видов движения». В поле «Примечание» можно записать произвольный текст.

На этом заполнение полей заголовка накладной заканчивается, и происходит перемещение во второе окно, где расположен список ТМЦ. Простейший из способов добавления строк в этот список – по одной строке. Он и предусмотрен в предлагаемой настройке. Новая строка добавляется нажатием клавиши F4, но при первом попадании в это окно, или после окончания ввода очередной строки, следующая строка появляется и без нажатия этой клавиши.

Сначала выбирается группа товаров, в нашем случае «Мебель». Затем следует поле «Номенклатурный номер», в котором (F2) можно вызвать справочник товаров из этой группы. Пока он пуст. Если товар приходуется впервые, его можно добавить в номенклатурный справочник в процессе регистрации приходной накладной (F4). При добавлении появляется окно с довольно большим количеством полей. Главные – «Номенклатурный номер», где предлагается следующий по порядку номер, и «Наименование». В заполненной базе данных на CD, BZ.rar, предполагается, что на склад поступает товар «Мебельный гарнитур», по цене 59 т.р., включая НДС. Остальные параметры товара можно оставить незаполненными, а большую часть полей вообще отключить в настройке. Обратим внимание только на поле «Норма запаса». Используется оно пока относительно редко. Однако открывает очень неплохую возможность получать списки товаров, по которым запас оказался ниже нормы. Новая номенклатурная позиция записывается сначала в справочник товаров, а затем (Enter) выбирается для заполнения поля «Номенклатурный номер».

Следующим заполняется поле «Кол-во поставки», затем – «Цена поставщика». В реальном учете приходится иметь дело с самыми разными поставщиками. Одни в качестве основной используют ту цену, которую покупатель реально должен заплатить. Таких поставщиков подавляющее большинство. Другие указывают в каждой товарной позиции только цену без НДС, добавляя этот налог к итоговой сумме по накладной. Если удельный вес таких поставщиков у конкретного предприятия значителен, можно в расчете на них создать специальные типовые операции. Но тогда придется помнить, что понятие цены разные поставщики используют в разном смысле. Практика внедрения систем показала, что значительно удобнее считать ценой поставщика реальную цену вместе с НДС, а накладные «аномальных» поставщиков приводить к стандартному виду, например, вводя данные о ТМЦ не с накладной, а со счета-фактуры. Если задана цена, общая сумма будет подсчитана автоматически. Если цена оставлена нулевой, и указана общая сумма, подсчитана будет цена.

При вводе накладной могут использоваться различные дополнительные возможности, например, несколько единиц измерения товара, ввод брака и недостачи, использование сканеров, терминалов сбора данных и т.д. Их можно отключить в настройке. Последние поля, соответствующие товарной позиции – это цена поступления на склад, «Стоимость фактическая», и сумма поступления , «Стоимость на складе». В нашем примере обе эти суммы должны быть равны 50 тыс. руб., поскольку цена поступления на склад отличается от цены поставщика на величину НДС, 9 тыс. руб.

По завершении ввода первой товарной позиции в правом верхнем углу, в окне проводок, появляются проводки. Если их много, все проводки в окне могут не поместиться. Тогда для перемещения в окно проводок следует нажать Tab и просмотреть все проводки клавишами перемещения курсора. Там же проводки, порождаемые первичным документом можно откорректировать. При нажатии на клавишу F10 документ и проводки записываются, и на экране появляется форма для ввода следующей накладной. Эта ориентация на «конвеерный учет» в системах БЭСТ очень заметна. Если следующей накладной нет, нажатие клавищи Esc соответствует выходу в реестр накладных.

Именно из этого реестра делается следующая операция – регистрация приходной счета-фактуры. Поскольку накладная и счет-фактура по сути дела, дублируют друг друга, практически во всех системах автоматизации учета достаточно создать один документ, чтобы другой создавался в автоматическом режиме. Есть такие возможности и в системах БЭСТ. Для формирования счета-фактуры в реестре накладных следует, находясь на нужной накладной, нажать комбинацию клавиш Alt-F. Программа может задать несколько вопросов, если они не отключены в насторйке, а затем на экране появится электронная форма ввода приходной счета-фактуры. В этой форме останется только заполнить недостающие поля в заголовке, такие, как номер счета-фактуры и дата ее оплаты. Последнее поле оставляется незаполненным. После этого следует нажать клавишу F10 для записи счета-фактуры в реестр. При этом появляется сообщение о возможности сделать по счету-фактуре запись в книгу покупок и запрос, на который следует ответить утвердительно.

После оприходования товара автоматически создается карточка складского учета, которую можно просмотреть в п. «Работа с картотекой» - «Картотека складского учета». В картотеке при нажатии клавиши F10 можно получить реестр документов, соответствующих приходу и расходу данного вида ТМЦ.

В заключение следует отметить, что для успешной реализации описанной технологии нелишне помнить о таком понятии, как технологическая дисциплина. Высокая производительность труда обеспечивается только при соблюдении выбранной технологии. Небрежность в выполнении учетных операций может привести к необходимости исправления ошибок с использованием значительно большего количества технологических операций. Например, запись в номенклатурный справочник можно добавит в оперативном режиме. Но, если при этом допущена ошибка, для ее исправления следует уже выйти из режима работы с накладной, выбрать пункты меню «Работа с картотекой» - «Номенклатурный справочник», и внести исправление в ту его позицию, где допущена ошибка. Исправить ошибку в счете-фактуре из реестра накладных можно, а вот чтобы удалить ошибочно созданную счет-фактуру после ее занесения в книгу покупок, придется выйти в главное меню, выбрать модуль «Учет закупок», открыть книгу покупок, удалить запись, открыть реестр приходных счетов-фактур, и сделать удаление уже там.

9.2. Предложение товара покупателю и получение от него оплаты.

Перейдем теперь к реализации второго события модели хозяйственной деятельности – предложению товара покупателю и получения от него предоплаты. Эти действия начинаются в модуле «Управление продажами», где реализована большая часть операций торгового учета, под которым в дальнейшем будут пониматься учетные операции, необходимые в торговле, но не порождающие бухгалтерских проводок. До начала работы с данным модулем рекомендуется, как обычно, познакомиться с основными настройками, прежде всего, выбрав пункты меню «Настройка, справочники» - «Настройка подсистемы». В базе данных B0.rar выполнены некоторые настройки, отличающие ее от поставочных баз. Отключено разнесение покупателей по регионам или по торговым агентам, установлен срок оплаты и резервирования товара в три рабочих дня, в прайс-листе предусмотрено формирование только одной цены вместо четырех возможных. Возможно, при таких настройках не видны достаточно мощные средства управления ценовой политикой, присутствующие в системах БЭСТ, но они более соответствуют поставленной в самом начале цели – вычленить из работы бухгалтера малого предприятия те операции, без которых не может обойтись никто.

При самостоятельном воспроизведении модели хозяйственной деятельности рекомендуется все же внести в настройку одно изменение – записать в разделе «Счет на оплату» банковские реквизиты, по которым следует производить оплату, и адрес, где можно будет получить заказанные товары. Эти параметры записываются в произвольной форме, без связи со справочником партнеров, где имеется запись о собственном предприятии. С одной стороны, это не очень хорошо. Но с другой стороны, почему следует ограничивать возможность выписать счет не на свои, а на чужие реквизиты? Тем более, что достаточно распространенной технологической схемой является наличие не одной, а двух параллельных фирм-продавцов, одна из которых освобождена от уплаты НДС. Соответственно, оплата от покупателей – плательщиков НДС, принимается на одно юридическое лицо, от неплательщиков – на другое.

После настройки работа с модулем начинается с подготовки прайс-листа в п. «Ведение прайс-листов» - «Основной прайс-лист». По клавише F10 предусмотрен вызов довольно большого количества операций, возможных при работе с прайс-листом. В базе данных B0.rar предусмотрен простейший способ ведения прайс-листа, когда цена реализации устанавливается вручную. В малом предприятии с небольшим числом номенклатурных позиций так обычно и поступают. В нашем примере в прайс-листе одна позиция. Рекомендуется установить для нее цену реализации в 118 тыс. руб. С помощью клавиши F12 прайс-лист можно распечатать в самых разнообразных формах, которые к тому же легко корректируются с помощью программы, называемой дизайнером отчетов Fast Report. Это программа сторонних разработчиков, подключенная к системе БЭСТ. Программа полуанглоязычная, с довольно невнятными сообщениями об ошибках. По этой причине, к сожалению, «стиль общения» дизайнера отчетов с пользователем довольно сильно отличается от спокойной и уважительной манеры, заложенной в программу БЭСТ-4+. Но зато некардинальные изменения форм документов делаются достаточно просто и быстро.

После подготовки прайс-листа все готово к прямому общению с покупателем. Хотя в нашем примере речь идет о совсем малом предприятии, в программах БЭСТ предусматриваются несколько вариантов достаточно продуманных технологий работы крупного предприятия оптовой торговли. Поэтому будем на некоторое время считать, что читатель, воспроизводящий модель хозяйственной деятельности малого предприятия, не единственный работник, а менеджер торгового отдела, который работает за своим компьютером вместе с покупателем. Для покупателя процесс заказа крупной партии товара может быть нетривиальным, когда решение принимается в процессе его формирования, с ориентацией на некую предельную сумму, которую можно потратить.

Эта работа для менеджера и покупателя начинается в п. «Книга заказов», где, как обычно, при нажатии клавиши F4 появляется электронная форма для ввода заказа. В основном, в заголовке этой формы следует соглашаться с предложенными значениями, хотя при желании можно изменить и счет расчетов с покупателем, и модель калькуляции отпускной цены. В базе B0.rar предусмотрено, что цена продажи – это реальная цена, вместе с НДС, которую должен заплатить покупатель. В поле «Заказчик» производится выбор партнера из справочника аналитических счетов, открытых на счете расчетов с покупателем, в нашем случае это единый счет 62. Если покупатель делает первый заказ, аналитический счет под него можно открыть с помощью той же двухступенчатой процедуры, которая использовалась при открытии аналитического счета на счете 60. Сначала нажимается F4 для добавления аналитического счета, потом F2 для вызова справочника партнеров, потом вновь F4 для добавления записи в этот справочник. При самостоятельном воспроизведении модели банковские реквизиты покупателя можно не заполнять, поскольку платить ему деньги мы не собираемся. А вот ИНН, КПП и адрес следует заполнить; они понадобятся при выписке счета-фактуры. Возможно, кто-то из пользователей программы может посчитать, что открывать аналитический счет покупателя пока рано, т.к. факт оформления заказа не порождает финансовых обязательств. Можно отложить эту процедуру до момента поступления денег на расчетный счет. Тогда поле, где записывается код покупателя, выбираемый из справочника, следует оставить незаполненным, а в следующем поле записать название покупателя.

После заполнения полей заголовка заказа происходит переход в нижнее окно, где располагаются строки списка заказываемых материальных ценностей. При этом на экране разворачивается прайс-лист, в котором в каждой позиции можно указать количество заказываемых предметов. По мере их подбора в правом нижнем углу высвечивается общая сумма заказа, на которую ориентируется покупатель. По окончании работы с прайс-листом, нажатием клавиши Tab заказанные позиции переносятся во второе окно заказа.

Печатной формой заказа является счет на оплату. Он может быть напечатан в нескольких возможных формах при нажатии на клавишу F12. Формы счетов на оплату, как и всех других первичных документов, легко корректируются. Выпиской счета на оплату заканчивается первый этап работы с покупателем.

Следующий этап начинается обычно через несколько дней, при поступлении на расчетный счет оплаты от покупателя, если, конечно, он решает оплатить выписанный счет. Узнает об этом наша бухгалтерия при получении в банке очередной выписки из расчетного счета, которую следует зарегистрировать в компьютерной системе в модуле «Расчетные и валютные счета». Банковская выписка может поступить в бухгалтерию и по системе «Клиент-банк». В модуле имеются развитые средства связи с такого рода системами. Как и во всех модулях, в нем присутствует пункт меню «Настройка, справочники». В базе данных B0.rar никаких дополнительных настроек не требуется. Но в реальном предприятии обязательно установить в п. «Настройка основных счетов» связь между счетами бухгалтерского учета и банковскими реквизитами собственных расчетных счетов. Обычно, на счете 51 заводят столько субсчетов, сколько расчетных счетов в банках имеет предприятие. Каждый субсчет связывается с соответствующими банковскими реквизитами в справочнике партнеров. В нашем случае эта связь тривиальна. Имеет смысл познакомиться и со справочником типовых операций. Нашей ситуации соответствует типовая операция «Получен аванс от покупателя» с тремя проводками, которые подробным образом обсуждались при описании модели хозяйственной деятельности.

ДТ 51 КТ 62 S

ДТ 767 КТ 6803 S/118*18

ДТ АВ S

Где S – сумма полученного аванса.

Поскольку оплата от покупателя поступает раньше, чем происходит отгрузка ему товара, эту оплату приходится считать авансом со всеми вытекающими отсюда последствиями.

Регистрация банковской выписки происходит в п. «Выписки банка» - «Расчетные счета». Каждая выписка соответствует одному банковскому дню, и создается нажатием клавиши F4. После указания даты выписки появляется запрос на ее создание. При создании первой банковской выписки требуется подтвердить, что остаток на расчетном счете соответствует сумме дебетового сальдо на счете 51 во вступительном балансе. После того, как выписка создана, появляется окно, в котором заносятся строки банковской выписки, соответствующие каждому факту движения денег на расчетном счете. При добавлении очередной строки появляется электронная форма ввода параметров этого движения.

Первое поле в этой форме – «Оборот». Он может быть дебетовым, когда деньги приходят, и кредитовым, когда деньги расходуются. Выбор оборота осуществляется нажатием клавиши «пробел». В нашем случае оборот дебетовый. При дебетовом обороте банк прикладывает к выписке копию документа, на основании которого поступили деньги. В нашем случае – это копия платежного поручения покупателя. В полях «Дата операции» указывается дата совершения операции в банке, а в трех полях «Документ» вид, номер и дата документа, на основании которого был сделан платеж. В нашем случае нужно указать «п/п», дату, меньшую или равную дате совершения операции, придумать номер платежного поручения покупателя.

Следующие два поля – «Корреспондирующий счет», синтетический, и, возможно, аналитический. Эти поля можно заполнять двумя способами. Во-первых, можно указать счет непосредственно или с использованием справочника синтетических счетов. Этот способ используют обычно тогда, когда строка банковской выписки порождает одну проводку, в данном случае в дебет счета 51 и кредит корреспондирующего счета. Если же движение денег порождает несколько проводок, сумма которых должна вычисляться по определенному алгоритму, можно воспользоваться справочником типовых операций. Он вызывается в поле «Корреспондирующий счет» нажатием клавиши F3. В нашем случае при выборе типовой операции «Получен аванс от покупателя» автоматически в качестве корреспондирующего подставляется счет 62 и заполняется поле «Основание платежа» текстом, указанным в настройке типовой операции.

Остается выбрать аналитический счет покупателя, указать сумму аванса, в нашем случае 118 тыс. руб., и согласиться нажатием клавиши Enter со всеми данными в остальных полях. После подтверждения согласия в последнем поле в нижнем окне появляются сформированные с помощью типовой операции проводки. Две на 118 тыс. руб. и одна - на 18 тыс. руб. Нажатием клавиши F10 строка банковской выписки записывается и появляется окно для ввода следующей строки. Если ее нет, нажимается Esc.

На взгляд автора, главным недостатком системы БЭСТ-4+ является невозможность автоматически определить, является или нет поступившая сумма авансом, а также невозможность прямо из банковской сформировать счет-фактуру на аванс. У этой точки зрения есть достаточно много противников, главным аргументом которых является уже упоминавшаяся двусмысленность понятия «аванс» в российском законодательстве. По этой причине любая автоматизация определения суммы аванса может рассматриваться как навязывание бухгалтеру того или иного понимания этого понятия. А поскольку отношение к пользователю в системах БЭСТ традиционно достаточно уважительное, такое навязывание многие рассматривают как недопустимую дерзость. Тем не менее, в системах БЭСТ-5, начиная с версии 3.4, такая автоматизация появилась. Остается проверить, насколько благосклонно она будет воспринята бухгалтерским сообществом.

Итак, следующий шаг, который необходимо сделать – выписать в одном экземпляре счет-фактуру на аванс, и занести запись об этой счет-фактуре в книгу продаж. Для этих целей следует перейти в модуль «Управление продажами», выбрать пункты меню «Ведение книги продаж» и «Реестр счетов-фактур». После нажатия клавиши F4 для создания авансовой счета-фактуры в появившемся меню следует выбрать «по предоплате за товары, услуги», и заполнить электронную форму для ввода. Это форма почти не отличается от формы ввода счета-фактуры на перемещение ТМЦ. Сначала предлагается следующий по порядку номер, который можно изменить, затем сегодняшняя дата, которую тоже можно изменить. После нажатия клавиши Enter в поле «Дата» появляется дополнительное окно для выбора партнера с использованием клавиши F2. Выбранный партнер заносится в поле «Покупатель». Следующее поле, «Платежно-расч. док-т» позволяет тем или иным способом выбрать документ, который явился источником аванса. Правда, наименование и сумму аванса в нижнем окне все равно придется внести вручную, как и выбрать ставку НДС. Лучше сначала выбрать ставку, а затем указать сумму вместе с НДС. После формирования, печати счета-фактуры и записи ее в реестр с помощью клавиши F10, запись в книгу продаж делается автоматически. После формирования авансовой счета-фактуры в реестре счетов-фактур можно проверить состояние взаиморасчетов с помощью комбинации клавиш Alt-P.

На этом реализация второго события, составляющего модель хозяйственной деятельности, заканчивается. Но раз уж мы находимся в модуле «Управление продажами», снова представим себя в роли менеджера торгового отдела. Вероятнее всего, что покупатель, с которым мы формировали заказ, после перевода денег позвонит именно менеджеру, и поинтересуется, когда и как можно получить заказанный товар. Менеджер может не очень разбираться в деталях бухгалтерского учета. Но в реестре выписанных счетов есть рассчитанный именно на него механизм отслеживания состояния оплаты и отгрузок покупателю. Чтобы им воспользоваться, достаточно выбрать п. «Книга заказов», найти нужный заказ и нажать клавишу F10. В появившемся меню можно выбрать пункт, соответствующий взаиморасчетам, а также получить много другой полезной информации. На ее основе менеджер принимает решение о том, выполнять или нет отгрузку по заказу. При положительном решении нажатие комбинации клавиш Alt-S меняет статус заказа с «черновик» на «готов к отгрузке».

После этого заказ можно использовать для автоматического формирования накладной. Так что на вопрос покупателя по телефону сразу можно ответить, что оплата пришла, и ему можно сразу, не заходя в торговый отдел, проехать на склад, где будут подготовлены накладная и счет-фактура. Конечно, в конкретном предприятии могут быть реализованы самые разные схемы взаимодействия с покупателем. Соответственно, и в системах БЭСТ предусмотрены несколько способов формирования отгрузочных документов на основе сделанного заказа. Важно лишь отметить, что стремление так организовать торговлю, чтобы покупатель тратил минимум времени и сил, поддержано в системах БЭСТ серьезным набором инструментов.

9.3. Перевод оплаты поставщику.

Для реализации третьего события – перевода оплаты поставщику, снова необходимо использовать модуль «Расчетные и валютные счета». Первый документ, который следует подготовить – платежное поручение в банк. Для входа в реестр платежных поручений выбираются пункты меню «Платежные документы» - «Расчетные счета» - «Платежные поручения». При создании (F4) нового платежного поручения на экране появляется электронная форма ввода документа, которая несколько напоминает его печатную форму. Полей в этой форме достаточно много. Большая часть заполняется с использованием справочников. Ускоренное перемещение между основными полями можно осуществлять клавишей Tab.

Первыми заполняются поля «Номер» и «Дата». Как в большинстве реестров, номер предлагается следующий по порядку, дата – текущая. Но эти значения можно изменить. В поле «Вид платежа» большинство банков требуют установку значения «электронно». Следующая группа полей – банковские реквизиты собственного расчетного счета. Они подставляются в платежное поручение автоматически. Далее следует группа, соответствующая реквизитам получателя платежа. Они проставляются в форму ввода после выбора (F2) партнера из справочника в поле «Получатель». Банковские реквизиты партнера в справочник можно не только добавлять в оперативном режиме (F4), но и корректировать (Ctrl-Enter). После заполнения полей, соответствующих получателю платежа, указывается сумма платежного поручения. Обычно банки требуют указывать в платежном поручении, какую часть этой суммы составляет НДС, поэтому чаще всего в настройке предусматривается использование при заполнении платежного поручения модели калькуляции, которая вычисляет эту сумму. Результат работы модели калькуляции показывается после заполнения поля «Сумма»; процент НДС можно изменить.

Следующим заполняется поле «Назначение платежа, наименование товара». Что следует писать в этом поле, зависит больше от собственного вкуса и причуд конкретного банка. Однако большинство банков достаточно настойчиво требуют, чтобы в этом поле указывалась сумма НДС, причем с новой строки. В поле предусмотрено использование справочников типовых оснований платежа. В нашем случае наиболее подходящим основанием будет «Оплачен счет N •НДС=”R1”». Здесь “R1” – обозначение для суммы НДС, вычисленой в модели калькуляции, • - знак перевода на новую строку; в разных операционных системах он может выглядеть по разному. В заключение остается заполнить два поля, «Вид оп.» и «Очер. плат.». Значения, которые должны ставиться в эти поля, определяются конкретным банком. Чаще всего в первое поле ставится «01», во второе ,– для платежных поручений партнерам ,- «6». Для налоговых платежных поручений имеется еще одна группа реквизитов, вызываемая комбинацией клавиш Alt-N.

Нажатием клавиши F12 платежное поручение печатается в двух экземплярах, один из которых подписывается и снабжается печатью. Платежное поручение сдается в банк. На одном экземпляре, который возвращается клиенту, банком делается отметка о принятии документа к исполнению. Тем не менее, формирование платежного поручения еще не означает реального перемещения денежных средств, и не порождает проводок. Поэтому непосредственно после записи в реестр платежное поручение имеет статус «черновик». Проводки делаются только после получения в банке выписки из расчетного счета, в которой отражен факт платежа на основании подготовленного платежного поручения.

Поэтому следующим документом, который предстоит оформить, является банковская выписка. Порядок работы с этими документами уже был описан. В реестре банковских выписок следует открыть документ за нужную дату, или, если он отсутствует, создать новый. Затем в банковскую выписку следует добавить новую строку, соответствующую теперь уже кредитовому обороту на основании собственного платежного поручения.

После выбора вида оборота в электронной форме ввода строки банковской выписки, подтверждается дата операции и вид документа - «п/п». Второе поле строки «Документ» соответствует номеру платежного поручения. В отличие от обработки дебетового оборота, при кредитовом обороте в этом поле следует клавишей F2 вызвать справочник черновиков платежных поручений, и выбрать тот документ, на основании которого был проведен платеж. В результате, во все поля строки банковской выписки будут проставлены значения из платежного поручения. Незаполненным останется только поле «Корреспондирующий счет», которое, как мы видели, можно заполнить номером синтетического счета, указанного непосредственно, или с использованием (F3) типовой операции. В данном случае отражается платеж поставщику, который должен породить одну проводку, ДТ60 КТ51, на всю сумму платежа. Поэтому типовой операцией можно не пользоваться а просто указать счет 60, и выбрать аналитический счет нашего поставщика. После подтверждения значений всех остальных полей строки банковской выписки клавишей Enter в нижнем окне формируется проводка. Записывается строка нажатием F10.

Закончив работу с банковской выпиской, можно заметить, что в реестре платежных поручений статус платежного поручения автоматически изменился с «черновик» на «оплачен». Теперь платежное поручение нельзя удалить или откорректировать, не удалив предварительно строку банковской выписки. Не будет оно фигурировать и в справочнике черновиков при подготовке других строк банковских выписок.

9.4.Отпуск товара покупателю.

Теперь для завершения торговой операции нам остается воспроизвести четвертое событие – отгрузку товара в счет ранее полученного аванса. Как было отмечено при обсуждении модели, это событие отражается в бухгалтерском учете наиболее сложным и нелогичным образом. На базе систем БЭСТ можно выстроить несколько вариантов технологии формирования создаваемых при этом первичных документов. Ниже будет рассмотрен наиболее простой, по мнению автора, и наиболее распространенный вариант, который начинается с формирования накладной на отгрузку товара в модуле «Товары. Готовая продукция».

Для этого выбираются пункты меню «Учет движения товаров» - «Реализация со склада». Создается новая накладная, перед заполнением формы ввода выбирается типовая операция «Реализация ТМЦ в счет ранее полученного аванса». Форма ввода расходной накладной построена по тем же принципам, что и приходной. Имеются три окна, для заголовка накладной, для списка ТМЦ и для проводок. Переход между окнами осуществляется клавишей Tab или автоматически.

Относительно заполнения первых пяти полей пояснения теперь уже вряд ли необходимы. Поле «№ док.» пропускается, т.к. оно используется только для приходных документов, которые имеют регистрационный номер в нашем реестре, и номер, который был поставлен на них партнером. Для связи с выписанными счетами используется поле «Заказ», в котором можно вызвать справочник заказов, имеющих статус «Готов к отгрузке». После выбора заказа из справочника заполняется поле «Получатель» в заголовке накладной, и список ТМЦ с отпускными ценами. У заказа при этом автоматически меняется статус на «отгружен». Естественно, накладную можно откорректировать, или вообще заполнять без использования справочника заказов. Накладную на отгрузку можно сформировать и непосредственно из заказа. Особенно удобна такая технология, когда заказанный товар следует получить на разных складах по нескольким накладным.

С помощью клавиши F12 накладная печатается в двух экземплярах, и записывается в реестр (F10). Счет-фактура, соответствующая расходной накладной, может быть сформирована из реестра аналогично приходной счет-фактуре, нажатием клавиш Alt-F. Возникает дополнительный запрос на формирование счета-фактуры, и почти заполненная электронная форма для ее ввода. В базе B0.rar все остальные запросы отключены, но в реальном предприятии они могут быть оставлены. Запросы касаются формирования цен реализации.

В электронной форме следует указать также документ, которым была оплачена данная поставка. Этот документ можно найти с использованием справочника всех платежных документов, или только тех, которые соответствуют определенному виду платежа, например, через банк или через кассу. Поле «Платежно-расч. док.» можно и не заполнять, тем более, что законодательство не содержит четких разъяснений относительно того, какие именно документы считаются расчетно-платежными. Кроме того, установить однозначную связь между документами, отражающими перемещение ТМЦ и платежей денег в ряде случаев вообще невозможно. Поставка может оплачиваться несколькими платежами, или один платеж может оплачивать несколько поставок, одна из которых будет оплачена частично. Вариантов здесь может быть очень много. В бухгалтерском учете все эти варианты не порождают никаких проблем, а вот терминов «оплачен» - «не оплачен» в отслеживании взаиморасчетов явно недостаточно…

Как и накладная, счет-фактура на отгрузку товара может быть напечатана (F12), и записана в реестр расходных счетов-фактур (F10). Запись в книгу продаж, соответствующая счету-фактуре, делается автоматически, хотя в принципе возможна и иная настройка.

Остается сделать запись в книгу покупок, которая компенсировала бы двойное начисление НДС, при получении аванса, и при реализации товара в счет этого аванса. Вопиющая нелогичность процедуры выполнения записи в книгу покупок при продаже уже обсуждалась. Чтобы хоть как-то сгладить этот факт, разработчики систем БЭСТ приняли решение делать такую запись из книги продаж. Автоматизировано выполнение этой записи тоже только частично, вследствие упомянутой двусмысленности понятия «аванс» в российском законодательстве. Так что, для выполнения этой записи приходится вновь войти в модуль «Управление продажами», и выбрать пункты меню «Ведение книги продаж» - «Книга продаж».

При добавлении записи в книгу продаж появляется меню, в котором следует выбрать «Сторно по Книге покупок». Появляется форма ввода записи. Дата в нашем примере проставляется равной дате накладной и счета-фактуры, номер предлагается следующий по порядку в книге покупок, покупатель выбирается из справочника. После этого из справочников выбираются счет-фактура на аванс и на реализацию. Все остальные необходимые для записи поля заполняются автоматически. Возможны и иные варианты технологии. Например, если счетов-фактур не очень много, можно не указывать покупателя. Тогда в справочниках будут присутствовать не только счета-фактуры, выписанные этому покупателя, но и все другие. При выборе счета-фактуры поле «Контрагент» будет заполнено автоматически.

Записи в книгу покупок выделяются в книге продаж красным цветом. Видны они как в книге продаж, так и в книге покупок. В печатную форму книги продаж не входят. Тем не менее, для себя записи определенного вида всегда можно отфильтровать с помощью клавиши F6, распечатать с подсчетом итогов, словом, отделить в книге продаж реальные продажи от виртуальных. При работе со сторнирующими записями реализован также механизм, позволяющий формировать записи в том случае, когда суммы аванса и реализации не совпадают.

Остановимся подробнее на проводках, формируемых в четвертом событии. Все они делаются при формировании расходной накладной. Всего в настройке типовой операции присутствуют семь проводок, пять бухгалтерских и две налоговые. Бухгалтерские проводки, описанные формулами (4), также можно разделить на две группы. Первые три проводки формируют баланс доходов и расходов для определения прибыли в бухгалтерском учете. То обстоятельство, что эти доходы и расходы виртуальные, уже было отмечено. При отгрузке товара делается проводка ДТ62 КТ901 о якобы полученной выручке, но реальной выручки может и не быть. Аналогичным образом, проводка ДТ902 КТ42 соответствует не всем расходам на закупку товара, а только расходам на товар реализованный. Вместе с проводкой ДТ903 КТ6803 они должны обеспечить на счете 90 оборот, равный разности между стоимостью продажи товара без НДС и стоимостью покупки, тоже без НДС. Эта виртуальность определяется общими принципами бухгалтерского учета. Она имеет глубокое теоретическое обоснование, но автор не склонен воспринимать ее как истину в конечной инстанции.

Хочется отметить другое. В бухгалтерском учете проблема выделения из всей массы расходов только тех, которые относятся к реализованной продукции, решается стройной системой проводок, в которой принцип двойной записи играет фундаментальную роль. Совсем по-другому обстоит дело в налоговом учете. Налоговый кодекс очень подробно расписывает, какие расходы можно, а какие нельзя учитывать при расчете налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. Однако практически нерешенной остаются две проблемы. Как отделить в разрешенных расходах ту часть, которая относится к незавершенному производству, и ту часть, которая относится к нереализованным товарам или готовой продукции? Налоговый кодекс содержит скорее пожелание о том, что надо бы как-то эти части исключать, но не дает ясной и недвусмысленной методики их расчета.

Вернемся к проводкам. Четвертая и пятая проводка в формулах (4) – это учет того обстоятельства, что отгрузка была проведена в счет ранее полученного аванса, ичто НДС уже был начислен при его получении. Остановимся на двух налоговых проводках, которые также присутствуют в типовой операции «Реализация в счет ранее полученного аванса». Поскольку принцип двойной записи в налоговом учете не применяется, налоговая проводка, соответствующая расходу, не делалась в момент покупки товара. В этот момент рассчитывалась только его налоговая себестоимость, которая, согласно налоговому кодексу, может формироваться по достаточно замысловатым алгоритмам и отличаться от стоимости приобретения товара за вычетом НДС. И только в момент реализации товара делается проводка в дебет счета Н902-07 «Стоимость реализованных покупных товаров» на сумму налоговой себестоимости. В нашем примере налоговая и бухгалтерская себестоимость совпадают, и проводка будет сделана на 50 тыс. руб. Вторая налоговая проводка соответствует виртуальному доходу. Она делается на сумму продажи за вычетом НДС. Делается в дебет счета Н901-14 «Выручка от реализации покупных товаров (бабушек с усами и бородой)» на сумму 100 тыс. руб. Наверное, чтобы соответствовать сложившимся бухгалтерским традициям, надо бы делать эту проводку в кредит налогового счета, однако разработчики, видимо, решили, что вспоминать о бухгалтерских традициях в условиях фактической отмены принципа двойной записи в налоговом учете вряд ли уместно.

На этом операции, связанные с куплей и продажей мебельного гарнитура, закончены. В результате их выполнения на расчетном счете нашего предприятия имеется 69 тыс. руб., из которых 9 тыс. предстоит заплатить в качестве НДС. Посмотрим теперь, какую сумму мы можем использовать на выплату зарплаты в процессе реализации пятого события нашей модели хозяйственной деятельности.

9.5. Начисление и выплата зарплаты.

Уставный капитал лучше для использовать для закупки товарных запасов или основных средств, т.к. при их оплате за счет уставного капитала не придется платить налог на прибыль. В то же время, иметь большую прибыль невыгодно, т.к. этот налог поглотит значительную ее часть. Скорее всего, если есть возможность и дальше получать товар от поставщика без предоплаты, директор предприятия решит оставить на расчетном счете только небольшую часть оставшейся в результате торговой операции выручки. Рассчитаем максимальную сумму, которую смогут получить наши сотрудники из тех 59 тыс. руб., которые предприятие заработало в результате описанной торговой операции, принимая во внимание, что из этой суммы придется заплатить НДС (разделить ее на 1.18), соцналог и взносы по травматизму (результат разделить на 1.262) и подоходный налог (результат умножить на 0.87).

59000/1.18/1.262*0.87=59000*0.584=34469

Из этого соотношения видно, что реально сотрудники могут получить не более 58.4% от заработанных денег, те налоги на зарплату составляют 41.6%, а никак не 13%. Это следствие уже упоминавшегося лукавства в порядке начисления соцналога. А фонд зарплаты в нашей фирме не может быть более, чем 59000*0.67, т.е. 39620 руб.

Предположим, что исходя из этих соображений, директор решил начислить зарплату в сумме 37 тыс. руб, 20 тыс. себе и 17 тыс. главному бухгалтеру. В нашем случае зарплата не зависит от реально отработанного времени. Тем не менее, табель учета рабочего времени вести необходимо. Он понадобится для формирования данных по подоходному налогу и персонифицированному пенсионному учету. Будем считать, что оба сотрудника предприятия являются совместителями. Так обычно и бывает, когда люди начинают новый малый бизнес. Тогда сотрудники не имеют права ни на льготы по подоходному налогу, ни на оплату больничного листа. Хотя взносы в ФСС платить обязаны.

До начала работы с программой мы уже сделали некоторую настройку модуля «Учет зарплаты». Она не включала в себя открытие очередного периода расчета. Если он, все-таки, был открыт, рекомендуется вернуться в состояние до открытия периода, используя пункты меню «Настройка» - «Управление периодами» - «Очистка данных за период». В этом состоянии удобнее производить корректировку кадровой информации, уже в соответствии с конкретной системой начисления зарплаты. Как уже было отмечено, карточка персонального учета содержит достаточно много разделов, выбор которых осуществляется из меню, которое появляется при нажатии клавиши F10. Для нас имеет смысл занести информацию в разделы «Постоянные начисления» и «Постоянные удержания», т.к. они автоматически попадают в лицевые счета при открытии периода. Эту информацию можно занести двумя способами. Отдельно в каждую карточку, и сразу в группу карточек. Во втором случае следует в реестре карточек персонального учета нажать комбинацию клавиш Alt-F10, и в появившемся меню выбрать «Ввод постоянных начислений всем» или «Ввод постоянных удержаний всем». Тем или иным способом следует добавить в каждую карточку простейшее начисление по окладу ЗР1, и по два удержания, ПОД, ЕСН, соответственно, для подоходного и социального налога. При вводе начислений и удержаний могут заполняться дополнительные поля, но чаще всего их оставляют пустыми. В разделе «Основные сведения» следует проверить, что заполнены поля «Оклад», Способ выплаты («Касса»), а дата приема на работу раньше текущего месяца. Поля «Тариф», «Разрядная сетка, «Разряд» используются в более сложных системах оплаты труда и нами оставляются незаполненными. В качестве счета затрат, на которые будет относиться зарплата и социальный налог, поставим 44, в качестве налогового счета – Н902-243 «Расходы по оплате труда, относящиеся к косвенным (прочие)». В последнее время все более заметна тенденция относить к косвенным все расходы, учитываемые на счете 44. Следует проверить также, что в разделе «Дополнительные сведения» указан год рождения. Иначе накопительной части взносов в пенсионный фонд не будет, и все 14% от зарплаты составят страховую часть.

Теперь можно открыть расчетный период («Настройка» - «Управление периодами» - «Открытие нового периода»). После открытия расчетного периода станут доступными лицевые счета в п. «Работа с картотекой» - «Лицевые счета сотрудников». В каждый лицевой счет будет автоматически занесено одно начисление, ЗР1, и два удержания, ПОД и ЕСН. В реальных предприятиях прямая работа с лицевыми счетами представляет собой скорее исключение, чем правило. В нашем случае, когда независимо от оклада, проставленного в персональной карточке, каждый месяц определяется конкретная сумма зарплаты, эту сумму можно проставить прямо в лицевых счетах. Система БЭСТ вообще имеет характерную особенность в модуле «Зарплата». Любая рассчитанная программой сумма может быть исправлена бухгалтером вручную. Практика внедрения автоматизированных систем убедила автора, что это – очень полезное качество. Чтобы внести такое исправление, достаточно нажать комбинацию клавиш Alt-S, и исправить итоговую сумму начисления или удержания. Только в дальнейшем при расчете лицевых счетов следует выбирать вариант «С учетом исправлений». Расчет можно сделать прямо в лицевом счете по клавишеF10, в реестре лицевых счетов, но чаще всего он делается автоматически при формировании и расчете платежной ведомости. В нашем случае следует вручную указать сумму начисленной зарплаты директору в 20000 руб. и бухгалтеру 17000руб. Переход между лицевыми счетами можно осуществлять клавишей Page Down.

Табель учета рабочего времени при открытии периода заполняется значениями, соответствующими полной отработке сотрудниками рабочего времени, соответствующего их графику работы. Если отклонений от этих значений нет, табель можно вообще не открывать, если есть – откорректировать его в п. «Обработка документов» - «Табель рабочего времени». Можно прейти в табель и непосредственно из лицевого счета.

Следующий этап работы – подготовка платежной ведомости. Реестр платежных ведомостей открывается в п. «Платежные ведомости» - «Ведомости зарплаты», и обновляется каждый месяц. После создания (F4) новой ведомости на экране появляется форма ввода, состоящая из двух частей, верхней, заголовочной, и нижней, где будет располагаться список сотрудников и суммы к выдаче. В заголовочной части номер ведомости предлагается следующим по порядку, но его можно изменить. Поля «Наименование», «Составитель», «Примечание» могут содержать произвольный текст. Поле «Подразделение» можно оставить незаполненным, тогда в ведомость можно включить всех сотрудников предприятия. Особое внимание следует обратить на поле «Дата». Изменить его значение можно только до тех пор, пока ведомость не рассчитана. На взгляд автора, это не очень хорошо, потому что далеко не всегда при подготовке ведомости окончательно решено, какого числа будут получены деньги в банке и выдана зарплата. Не очень хорошо и то обстоятельство, что ведомость на зарплату можно распечатать только до ее передачи в кассу. Поля «Период» и «Статус» заполняются автоматически.

По окончании заполнения полей заголовка ведомости, или при нажатии клавиши Tab происходит переход в нижнее окно. Здесь при нажатии на клавишу F4 появляется список сотрудников. Сотрудники помечаются по одному нажатием клавиши Insert, или все сразу клавишей «+», и нажатием Tab переносятся в ведомость. Каждый сотрудник может фигурировать только в одной ведомости окончательной выплаты зарплаты, поэтому, если он уже включен в другую ведомость, в списке его не будет. Находясь в нижнем окне ведомости, ее можно рассчитать (F10). При этом появится запрос на пересчет лицевых счетов сотрудников, включенных в ведомость. Чаще всего, именно в этот момент лицевые счета и рассчитываются. Для печати ведомости нажимается F9, и производится выбор способа печати с помощью одной из наиболее распространенных программ, например, Excel или Word. При этом клавишами «+» и «-» можно увеличивать или уменьшать размеры шрифта, а клавишей «пробел» выбирать между портретной и альбомной формами печати.

Ведомость на зарплату может иметь три статуса, «черновик», «рассчитано» и «в кассе». При создании она получает первый статус, после расчета – второй. Для отражения выплаты по ведомости наличных денег она передается нажатием F5 в модуль «Касса. Подотчетные лица». Поскольку в этом модуле распечатать ведомость будет невозможно, обычно передача в кассу осуществляется в последний момент, когда уже получены наличные на зарплату.

Следующий этап работы бухгалтера по зарплате – подготовка расчетной ведомости. В системе БЭСТ-4+ этот этап совмещен с формированием первой группы проводок, соответствующих начислениям, составляющим зарплату, и удержаниям из нее. Эти проводки делаются в дебет и в кредит счета 70. Для подготовки расчетной ведомости следует выбрать п. «Выходные формы» - «Расчетная ведомость» и задать в специальном окне параметры формирования этой ведомости. В поле «Интересующий период» можно указать не только текущий месяц, но и любой предшествующий, данные о котором хранятся в архиве. Но проводки можно сформировать только если там указан текущий месяц. В поле «Способ формирования» можно выбрать два значения «По предприятию», или «По подразделениям». В первом случае будет сформирована одна расчетная ведомость, во втором – столько, сколько подразделений указано в справочнике. В поле «Формировать проводки» в нашем примере следует выбрать «да». Наконец, в последнем поле «Способ объединения» можно выбрать одно из трех значений. «По группам начислений/удержаний», «По кодам начислений/удержаний», «По синтетическим счетам». Первое значение практически никогда не используется. Наиболее часто расчетная ведомость готовится в форме, когда колонками ведомости являются отдельные начисления и удержания. Но и значение «По синтетическим счетам» позволяет получить крайне полезную форму расчетной ведомости в которой указаны счета затрат для составляющих зарплаты по каждому человеку. Если же для какого-либо сотрудника не указан счет затрат, соответствующая сумма сразу будет выделена в отдельную колонку без указания счета.

После заполнения последнего поля формы ввода на экране появляется одна запись о расчетной ведомости, или реестр ведомостей, если формирование было произведено «По подразделениям». Формирование проводок происходит одновременно с подготовкой печатной формы ведомости, при нажатии клавиши F9, с последующим выбором программы для печати. Здесь также можно выбрать шрифт и ориентацию листа, и убрать некоторые из предлагаемых колонок. Проводки, сформированные вместе с подготовкой расчетной ведомости, попадают в специальный промежуточный реестр, называемый буфером проводок. Их можно просмотреть сразу, нажав клавиши Alt-F10, или выбрав п. «Хозяйственные операции» - «Буфер проводок».

Далее следует этап, не связанный с подготовкой документов, и не отраженный по этой причине на схеме 5. Следует сформировать проводки по социальному налогу и взносам по травматизму. Эти проводки формируются в п. «Хозяйственные операции» - «Начисления в фонды». На экране появляется список составляющих социального налога и взносов в ФСС по травматизму. Несколько нелогичным выглядит то обстоятельство, что три компоненты, уплачиваемые в ПФ, представлены одной суммой, и становятся видны только при рассмотрении проводок. Впрочем, работе это не мешает. Все налоги, связанные с начислением зарплаты, помечаются, и рассчитываются нажатием клавиши f10. Сформированные проводки можно посмотреть сразу (Alt-F10), но только по конкретному налогу, или непосредственно в буфере проводок. В любом случае, в буфер проводок следует войти, еще раз проанализировать сформированные записи, и перенести их в основную книгу хозяйственных операций нажатием клавиши F5.

Остановимся подробнее на налоговых проводках, связанных с зарплатой, и их отличиях от бухгалтерских проводок. Главное отличие состоит в том, что в бухгалтерском учете расходы на зарплату и социальный налог сначала накапливаются на счетах затрат, в нашем случае на счете 44, а уж затем попадают на счет финансового результата 90. В налоговом учете аналогичной двухступенчатой процедуры нет, и эти затраты попадают на счета налогового учета сразу. Вследствие такой примитивизации налогового учета по сравнению с бухгалтерским, возникают проблемы определения долей затрат, приходящихся на незавершенное производство и на непроданные остатки товаров или готовой продукции. Впрочем, для затрат, отнесенных к категории «косвенных», выделение этих долей не требуется. Можно спорить о том, правильно ли считать все затраты, накапливаемые на счете 44 косвенными в целях налогового учета. В предлагаемой базовой настройке они считаются таковыми, и при начислении зарплаты делаются проводки в дебет налогового счета Н902-243 «Прочие расходы по оплате труда». Для учета затрат на ЕСН, используются субсчета счета Н902-0605 «Суммы налогов и сборов, начисленные в порядке, установленном законами РФ, кроме статьи 270 НК», а для сборов «по травматизму» - счет Н902-0604 «Расходы на добровольное и обязательное страхование, относящиеся к расходам текущего периода».

Проводки по социальному налогу формируются на основании данных по расчету ЕСН в лицевых счетах. Поэтому нередко возникает вопрос о необходимости обосновать проводки списками сотрудников с рассчитанными суммами составляющих ЕСН. Довольно много форм такого рода списков можно сформировать в п. «Выходные формы» - «Справки по шаблонам» - «Групповые справки». Однако, особенно в тех случаях, когда на счетах затрат ведется аналитический учет, эта задача может быть достаточно непростой. На взгляд автора, оптимальную систему документов для контроля правильности начисления и отнесения затрат по соцналогу, еще только предстоит разработать в теории бухгалтерского учета [4].

Теперь остается подготовить пакет документов, с которыми кассир отправится в банк для получения наличных на зарплату. Прежде всего, это денежный чек из чековой книжки. Он готовится вручную, без участия компьютерной системы. Кроме чека, следует подготовить восемь платежных поручений на уплату подоходного налога, взносов по травматизму, составляющих социального налога. Эти платежные поручения готовятся в п. «Хозяйственные операции» - «Платежи в фонды». На экране появляется список всех восьми платежей. Эти платежи отмечаются и рассчитываются нажатием F10. Повторная отметка и нажатие F5 переносят сформированные платежные поручения в реестр платежных поручений модуля «Расчетные и валютные счета».

Остается перенести платежную ведомость в АРМ «Касса», и работу в модуле «Учет заработной платы» можно считать законченной. Несколько операций придется еще сделать в модуле «Расчетные и валютные счета». Платежные поручения, подготовленные в модуле «Зарплата», датируются, как и проводки, последним днем месяца. Поэтому в восьми черновиках платежных поручений придется проставить дату, соответствующую реальному дню, когда они будут сданы в банк. Кроме того, придется поправить еще три поля. В поле «Вид платежа» большинство банков требует ставить значение «электронно», в поле «Вид оп.» значение «01», а в поле «Очер.плат.» для платежных поручений на уплату налогов значение «3». Семь сформированных платежных поручений имеют в реестре отметку «Н». Это означает платежные поручения на перечисление налогов. Они отличаются от обычных дополнительной информацией, которая может быть введена в форму ввода платежного поручения нажатием комбинации клавиш Alt-N. Все эти поля в модуле «Зарплата» заполняются автоматически. Взносы в ФСС по травматизму, хотя по существу и являются налогом, требуют оформлять обычным платежным поручением. Исправленные платежные поручения следует распечатать (F12) в двух экземплярах, оформить и сдать в банк. На этом этап подготовки документов для получения наличных заканчивается. Будем считать, что в банке берется точная сумма наличных, которые потребуются для выплаты зарплаты – 32190 руб.

После фактического получения денег в банке работа проходит уже в модуле «Касса. Подотчетные лица». Как всегда, при первом входе в модуль необходимо выполнить некоторые предварительные настройки в п. «Настройка, справочники». Для АРМ «Касса» таких настроек совсем немного. Нужно выбрать п. «Настройка счетов подсистемы» - «Касса», и добавить в перечень счета кассы, с указанием табельного номера кассира. Для большинства предприятий касса одна и счет один, 50. Затем следует указать счет расчетов с подотчетными лицами в п. «Настройка счетов подсистемы» - «Подотчетные лица», и, ели предполагается использовать процедуру депонирования зарплаты, один из субсчетов счета 76, который будет предназначен для этих целей. В базе B0.rar эти счета указаны, во вновь создаваемых базах – нет.

Теперь можно приступать к формированию первого кассового документа – приходного ордера на 32190 руб. Приходные и расходные кассовые ордера хранятся в одном реестре, который открывается при выборе п. «Кассовые документы». У кассовых документов, в отличие, например, от накладных, может быть два статуса – «черновик» и «оплачен». Статус меняется автоматически, когда по кассовому документу сделаны проводки. Чаще всего проводки делаются сразу после формирования документа, но на некоторых предприятиях используются технологии, когда кассовые документы заготавливаются заранее, а проводки делаются после фактической выплаты или получения наличных денег.

При создании нового кассового документа на экране появляется форма ввода, несколько напоминающая бланки этих документов. В поле «Вид документа» следует выбрать одно из двух возможных значений, «Приходный ордер» или «Расходный ордер». В поле «Номер док-та» появляется следующий по порядку номер. Нумерация ведется отдельно для приходных и расходных ордеров, номер можно изменить. «Дата операции» содержит текущую дату, ее также можно изменить. Следующее поле - «Корресп. счет», может быть заполнено двумя способами. Непосредственным указанием счета из справочника (F2), или с использованием типовой операции (F3). Среди типовых операций есть подходящая для нашего случая, «Внесены в кассу наличные деньги по чеку» с корреспонденцией ДТ50 КТ51. Сумма документа указывается вручную. Поле «Получено от» заполняется из справочника сотрудников, в нашем случае следует выбрать фамилию бухгалтера. Основание документа можно дополнить номером чека на получение наличных из чековой книжки, поле «Приложение» чаще всего оставляется незаполненным. Приходный кассовый ордер распечатывается (F12) и клавишей Tab формируются предусмотренные типовой операцией проводки.

Физическая выплата зарплаты производится без использования компьютерной системы, когда сотрудники расписываются за полученные суммы в заранее подготовленном бланке платежной ведомости. Когда процедура выплаты закончена, ведомость закрывается. Этот процесс сопровождается появлением на ведомости подписей директора и бухгалтера. Закрытая ведомость вновь обрабатывается в модуле «Касса» в п. меню «Платежные ведомости».

В реестре платежных ведомостей в нашем случае присутствует переданная из модуля «Учет зарплаты» ведомость, которая пока имеет статус «черновик». Ведомость следует открыть и перейти в окно со списком сотрудников. В этом окне уже указано, что все сотрудники зарплату получили, поэтому в нашем случае ничего менять не нужно. Нужно только сформировать расходный кассовый ордер на сумму, выплаченную по ведомости и на имя кассира, который выдавал зарплату. Этот расходный ордер формируется автоматически, нажатием комбинации клавиш Alt-F10.

Форма ввода расходного ордера та же, что и для приходного. Дата расходного документа в нашем случае должна быть той же, что и у ведомости. Использование в поле «Корресп. счет» типовой операции «Выплачена заработная плата» обеспечит нужную корреспонденцию счетов в проводке, ДТ70 КТ50. В поле «Кому выдано» выбирается фамилия кассира, в нашем случае все того же главного и единственного бухгалтера. Клавишами F12 и Tab расходный ордер распечатывается и по нему формируются проводки. После создания расходного кассового ордера ведомость получает статус «в учете» и становится недоступной для корректировки.

По окончании кассовых операций следует напечатать вкладной лист кассовой книги. Этот документ рассматривается в системе БЭСТ-4+ как один из многих возможных документов отчетности. Трудно сказать, насколько оптимальным является этот подход. В ряде других систем автоматизации бухгалтерского учета кассовая книга рассматривается как реестр первичных документов, аналогичный, например, реестру банковских выписок. Думается, что оба подхода имеют свои положительные и отрицательные стороны. Для формирования вкладного листа кассовой книги следует выбрать пункты «Формирование отчетов» - «Специальные кассовые отчеты» - «Кассовая книга за период», и задать параметры формирования вкладного листа. Даты начала и конца периода выбираются одинаковыми, равными дате выдачи зарплаты в нашем примере, а номер листа задается вручную.

Через какое-то время после дня выплаты зарплаты бухгалтер снова наведается в банк и получит банковскую выписку за этот день. На этот раз в банковской выписке будет, по крайней мере, девять записей. Во-первых, будет присутствовать запись о снятии наличных в сумме 32190 руб. расчетного счета. Эта строка банковской выписки соответствует кредитовому обороту, который был инициирован денежным чеком, поэтому в поле «Документ» следует выбрать «д/ч». В поле «Корресп. счет» естественно поставить счет кассы. Что писать в поле «Партнер», в общем-то, неважно. В учете своего предприятия автор предпочитает писать «Наличные», а в поле «Основание» - «Зарплата». Сумма указывается в соответствии с тем, что было получено фактически. В системах БЭСТ реализовано правило, согласно которому, если документом, вызвавшим движение средств на расчетном счете является денежный чек или объявление на взнос наличными, проводки по строке банковской выписки не формируются. В противном случае проводки ДТ50 КТ51 делались бы дважды, при обработке банковской выписки и при формировании приходного кассового ордера. То, что эти проводки делаются именно в АРМ «Касса» разумно, т.к. степень контроля кассовых операций обычно выше, чем операций банковских, и лучше, чтобы именно в кассе суммы проводок и суммы первичных документов совпадали.

Остальные восемь строк банковской выписки соответствуют кредитовому обороту по платежным поручениям на уплату подоходного налога, взносов по травматизму, и шести составляющих социального налога. Для каждого из этих платежей существует типовая операция с соответствующими корреспонденциями счетов; впрочем, необходимы они только совсем уж начинающему бухгалтеру, счета уплаты налогов, связанных с зарплатой, обычно быстро запоминаются.

9.6. Завершение налогового периода.

На этом квартальная деятельность нашего малого предприятия закончена. Остается сформировать проводки, завершающие квартальный период. Они были подробно разобраны при обсуждении модели хозяйственной деятельности. В нашем случае таких проводок будет четыре. Это последовательное закрытие сначала счета 44, затем счета 90, и начисление двух составляющих налога на прибыль, в федеральный и в региональный бюджеты.

В ряде программ автоматизации бухгалтерского учета эти проводки делаются автоматически. Конечно, не представляет труда сделать такую автоматизацию и в системах БЭСТ. Например, это можно сделать, используя механизм, называемый в программе групповыми операциями. Групповые операции могут формировать наборы проводок, часто многочисленных, с помощью простого языка программирования, встроенного в систему. Наверное, не совсем правильно все же называть операторы этого языка ориентированными на бухгалтера, но за многие годы обучения и внедрения систем БЭСТ приходилось сталкиваться с достаточно большим количеством бухгалтеров и студентов, которые с успехом решали на этом языке свои задачи. Во всяком случае, интуитивно ясные бухгалтеру понятия в этом языке присутствуют, и подправляют программу формирования группы проводок «под себя» многие бухгалтеры. В базе данных B0 присутствует групповая операция «Закрытие квартала», которая формирует упомянутые четыре проводки автоматически. Из любопытства можно, не изучая конструкции языка по описанию программы, расположенному в папке DOC, выбрать в «АРМ главного бухгалтера» пункт «Формирование справочников» - «Групповые операции», и взглянуть на текст программы. Скорее всего, даже начинающему специалисту, действия, заложенные в программу, станут понятными более, чем наполовину. Запускается групповая операция непосредственно из книги хозяйственных операций нажатием Alt-F4.

Однако большинство главных бухгалтеров предпочитают эти проводки делать вручную, на основании заранее распечатанного главного документа бухгалтерского учета – оборотно-сальдового баланса. Часто он называется также оборотно-сальдовой ведомостью по всем счетам. Формируется оборотно-сальдовый баланс в модуле «АРМ главного бухгалтера», п. «Общесистемная отчетность» - «Синтетические отчеты» - «Оборотно-сальдовый баланс». В параметрах формирования этого документа имеет смысл в поле «Показ итогов по счетам» поставить «Да», чтобы иметь возможность видеть суммарное сальдо по счетам, имеющим субсчета. Даты начала и конца периода выбираются обычно совпадающими с началом и концом отчетного квартала.

Строки этого документа соответствуют синтетическим счетам и субсчетам, а столбцы содержат: номер счета, его название, сальдо на начало периода, дебетовый и кредитовый обороты без расшифровки по корреспондирующим счетам, сальдо на конец периода. Многие главные бухгалтеры больше любят главную книгу или шахматную ведомость. Думаю, это связано просто с тем, что для создания оборотно-сальдового баланса в ручном учете требуется довольно значительная работа. Неоднократно приходилось наблюдать, как главный бухгалтер, перешедший на автоматизированную систему, все чаще начинает использовать оборотно-сальдовый баланс, и все реже – шахматку.

В оборотно-сальдовом балансе можно определить сумму проводки с корреспонденцией ДТ902 КГ44, закрывающей счет 44. Она равна в нашем случае дебетовому сальдо, накопленному на этом счете. Проводка делается непосредственно в книге хозяйственных операций, дата проводки – последний день квартала. В результате, сальдо на счете 902, а значит, и общее сальдо счета 90 изменится. Результат можно увидеть, если сформировать оборотно-сальдовый баланс заново. На величину итогового кредитового сальдо по счету 90 следует сделать проводку ДТ909 КТ99.

Осталось начислить налог на прибыль. Сумма налога должна определяться на основе проводок налогового учета. Тем не менее, если, как в нашем случае, данные бухгалтерского и налогового учета дают один и тот же результат, можно рассчитать налогооблагаемую базу налога на прибыль и по данным бухгалтерского учета. Для этих целей понадобится оборотно-сальдовый баланс с начала года по конец отчетного квартала, так как налогооблагаемая база рассчитывается нарастающим итогом с начала года. В этом документе нам понадобятся три строки. В строке, соответствующей счету 99, следует взять кредитовый оборот по счету с начала года – это балансовая прибыль. Налог на прибыль делится на две части, предназначенные для уплаты в федеральный (6,5%) и территориальный (17,5%) бюджеты. Фактически это два отдельных налога, уплачиваемых отдельными платежными поручениями. Суммы этих налогов, начисленные с начала года, определяются как соответствующий процент от налогооблагаемой базы, которой в данном случае является балансовая прибыль. Теперь из полученных сумм следует вычесть суммы налога, начисленные с начала года. Им будет соответствовать кредитовый оборот по счетам 68021 и 68022. Полученные суммы и используются в двух проводках ДТ992 КТ68021 и ДТ992 КТ68022.

После выполнения завершающих проводок желательно еще раз подготовить оборотно-сальдовый баланс за отчетный квартал или с начала года, и внимательно проанализировать его перед составлением отчетной документации.

Каждая строка оборотно-сальдового баланса анализируется исходя из главного и простого критерия. Она должна быть понятна главному бухгалтеру, порождать какие-то воспоминания о прошедших событиях хозяйственной жизни. Например, если в торговом предприятии счет 20 не используется, а обороты по этому счету в документе присутствуют, это непонятно, а значит, является сигналом к тому, чтобы проводки по этому счету проанализировать более глубоко. Очень хорошо контролируется в оборотно-сальдовом балансе начисление и уплата налогов.

Второй критерий, который обычно используется при анализе этого документа, состоит в диагностике тех причин, по которым могут не сойтись чисто формально актив и пассив бухгалтерского баланса. Если бы в актив бухгалтерского баланса входили дебетовые сальдо всех счетов, присутствующих в оборотно-сальдовом балансе, а в пассив – соответственно, все кредитовые сальдо, бухгалтерский баланс сходился бы автоматически всегда, когда не нарушен принцип двойной записи. Однако в актив не входят возможные кредитовые сальдо на активных счетах, а в пассив - дебетовые сальдо на счетах пассивных.

Таким образом, первая причина, по которой актив бухгалтерского баланса может не сойтись с пассивом – это наличие на активных счетах кредитового сальдо, а на пассивных – дебетового. Конечно, кредитовое сальдо на счетах кассы или расчетного счета приходится встречать только в студенческой аудитории. Но кредитовое сальдо на счетах складского учета встречать приходилось. И на счете 19 бывает…

Далее, кроме активных, пассивных, и активно-пассивных счетов, имеются и счета, которые не входят ни в актив, ни в пассив бухгалтерского баланса. Общепринятого названия у них, кажется, нет, но достаточно распространенным является название «результирующие счета». Естественно, что если на этих счетах есть ненулевое сальдо, которое образовалось в результате проводок с участием счетов, не являющихся результирующими, вклад этих проводок в активе баланса будет отражен, а в пассиве – нет. Или наоборот.

Поэтому второй причиной несовпадения актива и пассива является наличие ненулевого сальдо на результирующих счетах. Основные результирующие счета – 90 и 91. Поэтому на занятиях со студентами мы обычно всегда меняем дату проводки, закрывающей счет 90, чтобы сальдо на конец периода стало ненулевым, и убеждаемся, что актив с пассивом разошлись именно на величину этого сальдо

Третья причина расхождения – нарушение принципа двойной записи. В современных системах автоматизации бухгалтерского учета возможность такого нарушения блокируется практически всегда. Тем не менее, в оборотно-сальдовом балансе это легко проверить. Должны быть равны итоговые суммы дебетового и кредитового оборота по всем счетам, и естественно, итоги дебетовых и кредитовых сальдо на начало периода.

Четвертая причина специфична для автоматизированных систем, и состоит в некорректности настройки алгоритма формирования бухгалтерского баланса. Например, если при настройке плана счетов завели новый активный счет, а добавить его дебетовое сальдо в какую-либо строчку баланса забыли, актив будет на величину этого сальдо меньше пассива. Пожалуй, это возможно и при ручном учете. Диагностируется эта причина также с помощью оборотно-сальдового баланса.

Можно, для полноты картины, выделить и пятую причину, по которым актив может не совпасть с пассивом. Это арифметические ошибки в подсчете оборотов по счетам и сальдо. В автоматизированных системах практически не встречается.

Очень полезно бывает сравнить с оборотно-сальдовым балансом сводные данные по налоговому учету. Для этих целей можно использовать, например, синтетическую справку по счетам Н901 и Н902.

9.7. Подготовка отчетной документации.

Перейдем к последнему событию модели хозяйственной деятельности – подготовке внешней отчетности, п. «Внешняя отчетность» - «Расчет и вывод документов». Первый документ в появившемся на экране списке – бухгалтерский баланс.

Прежде, чем приступить к его формированию, хорошо бы представить себе, что мы ожидаем увидеть. В активе баланса перечисляется все, что предприятие имеет – основные средства, денежные средства, материальные ценности и т.д. В пассиве – источники этих сумм. В нашем случае на конец периода мы не имеем ничего, кроме денег на расчетном счете. Поэтому в активе должна присутствовать только одна ненулевая строка (260). У денег на расчетном счете три источника. Это уставный капитал, прибыль и долг перед бюджетом (на момент формирования баланса НДС и налог на прибыль еще не уплачены). Поэтому в пассиве должны присутствовать три ненулевые суммы, в строках 410, 470 и 624. Все эти суммы легко найти в оборотно-сальдовом балансе.

При формировании баланса задается дата начала и конца отчетного периода, в процессе формирования выдается контрольное сообщение о суммах актива и пассива. Баланс выводится для предварительного просмотра перед печатью в тысячах рублей. Кнопкой с изображением принтера баланс можно отправить на печать, кнопкой с изображением пачки дискет – сохранить в архиве.

При подготовке внешней отчетности главному бухгалтеру крайне важно понимать, как формируется та или иная сумма в отчетном документе. Хотя бы потому, что объяснение «у меня программа так считает» вряд ли удовлетворит налоговую инспекцию. В системах БЭСТ существует четкий алгоритм получения этой информации, и корректировки, в случае необходимости, формул вычисления сумм в отчетных документах. Такая работа делается с помощью пунктов меню «Внешняя отчетность» - «Генерация документов».

После выбора этих пунктов на экране разворачивается уже знакомый список отчетных документов. Их достаточно много; далеко не все из них понадобятся бухгалтеру малого предприятия. Бланки документов хранятся в файлах уже упоминавшейся программы Fast Report, встроенной в системы БЭСТ. Эти файлы имеют расширение .frf, и указываются в поле «Win-шаблон». В принципе, эти же файлы могут содержать и алгоритмы обработки данных. Но, во всяком случае, пока, разработчик выдерживает четкий порядок. Вся обработка данных бухгалтерского характера вынесена из Fast Report, и ведется на специальном языке, ориентированном преимущественно на бухгалтера. Чтобы получить доступ к текстам алгоритмов формирования внешней отчетности, в режиме «Генерация документов» следует выбрать нужный отчет, нажать клавишу F10, на экране появятся два окна, верхнее и нижнее. Переход между ними осуществляется клавишей Tab. Следует перейти в нижнее окно и расширить его на весь экран нажатием клавиши F3.

Не выходя из режима просмотра или корректировки алгоритма, можно сделать пробный расчет нажатием клавиши F10. На экране появится бланк баланса, разбитый на отдельные страницы-закладки, в котором вместо конкретных сумм в предназначенных для них полях стоят обозначения переменных, которые формируются в алгоритме. Это окно дизайнера отчетов Fast Report. С помощью пунктов меню «Файл» - «Предварительный просмотр» можно получить обычную форму отчетного документа, с конкретными суммами.

Предположим, что мы хотим выяснить, как формируется сумма в строке 624 пассива. Вернемся нажатием клавиши Esc в окно дизайнера отчетов. Найдем строку 624, и посмотрим, ссылка на какую переменную присутствует в интересующем нас поле. Переменная имеет обозначение Б624 (соответствие номеров переменных и номеров строк выдерживается во всех отчетных документах). Закроем окно Fast Report и найдем в тексте алгоритма формулу для вычисления переменной.

Б624 = КТС(«68*»)/Т

Здесь КТС – кредитовое сальдо на конец периода, «68*» обозначает сумму по всем субсчетам счета 68. Практика показывает, что любой бухгалтер при первом взгляде на такого рода формулы интуитивно понимает, как формируется та или иная сумма в отчетном документе. Если теперь найти в начале алгоритма формулу Т=1000, сразу можно понять, что это значение присваивается переменной с целью получения баланса в тысячах рублей.

Часто, особенно в малых предприятиях, отчетность в тысячах рублей недостаточно информативна, и бухгалтеры предпочитают распечатывать и хранить для внутреннего использования еще и отчетность в рублях. В данном случае достаточно заменить формулу Т=1000 на Т=1, и нажать клавишу F10, а затем выбрать «Файл» - «Предварительный просмотр». Будет сформирован баланс в рублях, который можно распечатать.

Рекомендуется также провести следующий эксперимент. Удалить (или изменить дату на следующий год) проводку, которой закрывается счет 90. Сформировать сначала оборотно-сальдовый, а затем бухгалтерский баланс в рублях. Убедиться, что актив бухгалтерского баланса не сойдется с пассивом именно на сумму кредитового сальдо на счете 90.

Когда бухгалтер корректирует план счетов или отчетную документацию, во всех системах автоматизации учета возникает непростая проблема. Отчетная документация, благодаря «творчеству» российских чиновников меняется быстро и непредсказуемо. Все разработчики систем автоматизации стараются максимально быстро прореагировать на эти изменения, что бывает весьма непросто, особенно, когда изменения малограмотные. По этой причине, достаточно часто в программы вносятся изменения. Либо меняется версия программы, либо на программу устанавливается очередной пакет исправлений. Для систем БЭСТ эти пакеты выходят обычно один – два раза в месяц, их можно скачать с сайта разработчика. Правда, подписка на обновления небесплатна, и перед установкой проверяется ее наличие. Сами пакеты устанавливаются при минимальном участии пользователя. Практически в каждом пакете исправлений меняются формы нескольких документов внешней отчетности.

Чтобы как-то отделить те отчетные документы, которые сделаны разработчиком от документов, настроенных пользователем, были введены понятия «системных» и «пользовательских» документов. Конечно, понятие «системный» в прикладной программе несколько режет слух, но в последнее время речевая и терминологическая небрежность все шире распространяется среди программистов, и разумнее всего просто стараться не обращать на нее внимания. Хотя, возможно, эта тенденция приведет со временем к «изоляции» программиста от общения с пользователем, когда все это общение возьмут в свои руки профессиональные филологи и психологи.

Системные документы и алгоритмы их формирования поставляются разработчиком. При каждом обновлении отчетного документа старая системная форма теряется. Правда, в некоторых случаях, когда старая форма должна использоваться при подготовке за предыдущий, а новая – за следующий период, возможно одновременное присутствие обеих форм. Пользовательские документы не затрагиваются пакетом обновления. Они могут быть получены из системных копированием с последующей корректировкой. Файл с расширением .frf, который соответствует откорректированной форме, следует сохранить с новым именем, которое начинается на букву U. Это сигнал очередному пакету исправлений не трогать Вашу форму. Таким образом, ответственность за правильную работу пользовательских форм пользователь берет на себя.

Следующий отчетный документ, с которым следует познакомиться – Отчет о прибылях и убытках (форма 2). Этот документ строится по данным бухгалтерского учета, поэтому фигурирующие в нем данные можно легко проверить с помощью оборотно-сальдового баланса.

Строка 010 Выручка за вычетом НДС. В нашем случае это

КТ(901) – ДТ(903).

Строка 020 Себестоимость проданных товаров, тоже без

НДС. КТ(41).

Строка 030 Коммерческие расходы. КТ(44).

Строка 050 Прибыль (убыток) от продаж. КТ(991).

Строка 150 Текущий налог на прибыль. КТ(6802)

Теперь следует перейти к отчетам, связанным с внебюджетными фондами. Все они содержат данные, связанные с зарплатой за каждый месяц отчетного квартала. По этой причине, возможно, анализ данных, в которых содержится начисление зарплаты только за один месяц, будет не очень поучительным. Для заполнения этих отчетных форм данных бухгалтерского учета совершенно недостаточно. Поэтому в алгоритмах, кроме проводок, используются сведения из лицевых счетов и карточек персонального учета. А поскольку системы оплаты труда на разных предприятиях отличаются весьма значительно, перед разработчиком встала совсем непростая задача – сделать алгоритмы формирования отчетов максимально независимыми от изменения системы оплаты труда. На взгляд автора, эту задачу удалось решить очень неплохо. У подавляющего большинства пользователей корректировать эти алгоритмы не приходится вовсе. Тем не менее, в начале формирования отчетов, связанных с зарплатой, в ряде случаев производится уточнение тех изменений в системе оплаты труда, которые внес пользователь. Это касается нумерации внебюджетных фондов, колонок, отдельных начислений и т.д.

Начнем с документа «Расчет авансовых платежей по единому социальному налогу для лиц, производящих выплаты физическим лицам». В меню - «Расчет авансовых платежей по ЕСН (2007)». В нашем случае информативной частью этого отчета являются страницы 4 и 5 раздела 2, где рассчитывается налогооблагаемая база и суммы составляющих ЕСН. Ранее уже упоминалось, что вопрос о том, входят или нет страховые и накопительные взносы в пенсионный фонд в состав ЕСН, разными специалистами решается по-разному. Вероятно, те, кто изобретал рассматриваемый отчет, еще и используют свою систему терминов. Иначе трудно объяснить, почему взносы в пенсионный фонд они называют взносами в федеральный бюджет, а страховую и накопительную часть этих взносов – налоговыми вычетами. Тем не менее, в разделе 2 под суммой исчисленных авансовых платежей в федеральный бюджет понимаются все три составляющих взносов в пенсионный фонд, а под налоговым вычетом – страховая и накопительная части этих взносов. Соответственно, начисленные авансовые платежи получаются равными базовой, или бюджетной составляющей взносов в пенсионный фонд. Содержатся в этом отчете и данные, касающиеся регрессивной шкалы налогообложения, а также данные по использованию средств ФСС РФ на оплату больничных листов и выплату различных пособий.

Аналогичные данные, но в несколько более развернутом виде, содержатся в отчете «Расчетная ведомость по средствам фонда социального страхования Российской федерации» («Расчетная ведомость 4-ФСС»). При формировании этого отчета пользователь вносит особенно много дополнительной информации. Кроме дат начала и конца периода уточняются особенности системы оплаты труда, видов деятельности с разными режимами налогообложения, счета расчетов с ФСС. В расчетной ведомости по средствам фонда социального страхования присутствуют не только сводные данные, но также номера, даты и суммы документов, на основании которых уплачивались взносы в ФСС в виде составляющей ЕСН, и в виде платежей по травматизму. Поскольку ежемесячные платежи могут делаться и раньше, и позже конца месяца, за который начислена зарплата, по дате платежа невозможно определить, за какой месяц он сделан. По этой причине пользователю предлагается указать те проводки, которые соответствуют платежам за каждый месяц.

В отчете приводится налогооблагаемая база и суммы составляющей ЕСН и взносов по травматизму, начисленные за каждый месяц. Кроме того, приводятся развернутые данные по оплате больничных листов за счет ФСС и начислению различных пособий, а также по уплате каждого из налогов.

Последний документ, связанный с налогами на зарплату, это «Расчет авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование для лиц, производящих выплаты физическим лицам». Все-таки, непросто привыкнуть к косноязычности российской отчетной документации. В меню он обозначен как «Расчет аванс. платежей в ПФР». В этом документе фигурируют только два налога. Здесь они называются «страховыми взносами на страховую часть трудовой пенсии» и «страховыми взносами на накопительную часть трудовой пенсии». В разделе 2 реализована та же схема, что и для всех налогов – налогооблагаемая база и начисленные налоги. Но, поскольку эти взносы зависят от возраста сотрудника, все данные делятся на две части, «для лиц 1966 г.р. и старше», и «для лиц 1967г.р. и моложе». В разделе 2.1 приводятся данные по уплате страховой и накопительной части взносов в ПФР. В разделе 2.3 приводится детальный расчет налогооблагаемой базы и налогов с учетом регрессивной шкалы налогообложения.

К третьей группе в нашем примере относятся декларация по НДС и декларация по налогу на прибыль. Декларацию по НДС пришлось несколько перенастроить, в соответствии с той концепцией учета авансов полученных, которая была предложена при обсуждении модели хозяйственной деятельности. В отчете присутствуют объемы реализации товаров, продукции или услуг, облагаемых НДС по разным ставкам. Более того, законодательство вообще требует вести раздельный учет реализации с разными режимами налогообложения. На взгляд автора, для выполнения этого требования достаточно на субсчетах счета 901 и 903 иметь субсчета второго уровня, соответствующие каждой ставке НДС. В базовой настройке систем БЭСТ принята несколько иная концепция. В нашем случае торговля ведется товарами с одной ставкой НДС, 18%, поэтому субсчета второго уровня не открывались. Как и для большей части предприятий, из всего, весьма обширного, отчета по НДС, используются только строки:

020 - реализация товаров, продукции или услуг

140 – суммы полученных авансов

220 –сумма НДС, входящая в состав цены оприходованных товаров

300 – сумма НДС, начисленная ранее с тех авансов, по которым в отчетном периоде была произведена отгрузка.

Названия этих строк «переведены» на язык обычных бухгалтерских терминов, т.к. автор не ощущает с себе достаточных способностей, чтобы объяснить, например, что значит «НДС, предъявленный покупателю». Кто предъявляет, когда, по каким документам?

Итоги по разделу 3 должны соответствовать итогам по книге продаж и книге покупок. Книгу продаж можно получить в модуле «Управление продажами», п. «Формирование отчетов» - «Книга продаж». Книгу покупок, соответственно в модуле «Учет закупок» п. «Формирование отчетов» - «Книга покупок». В нашем случае, в книге продаж, в графе «Всего продаж, включая НДС» мы находим в итогах 236 тыс. руб. НДС с этих продаж – 36тыс.руб. В книге покупок, в графе «Всего покупок, включая НДС», итоговая сумма – 177 тыс. руб., итоговая сумма НДС – 27 тыс. руб.

Как уже отмечалось, эти суммы с реальными продажами и покупками ничего общего не имеют. Из отчета по НДС ясно их происхождение. 36 тыс. руб. – это НДС, начисленный сначала при получении аванса, а затем при реализации товара в счет ранее полученного аванса. 27 тыс. руб. в книге продаж складываются из НДС в составе приобретенного товара, 9 тыс. руб., и записи, «сторнирующей» НДС с аванса, в счет которого была произведена отгрузка реализованного товара. Разность между этими суммами, 9 тыс. руб., представляет собой НДС, который предстоит заплатить в бюджет. Она отражена в строке 040 раздела 1.

Посмотрим теперь подробнее, как формируются эти суммы в алгоритме формирования отчета. В тексте алгоритма легко найти по две переменные, А и Б, соответствующие строкам 20 и 140, и по одной, соответствующей строке 220 и 300

А020 = КТ(901)-ДТ(903) Б020 = ДТ(903)

А140 = ДТ(АВ) Б140 = ДТ(767)

А220 = КТ(«19*»)

А300 = КТ(767)

Последний отчет, который имеет отношение к рассматриваемой модели хозяйственной деятельности – это «Налоговая декларация по налогу на прибыль». Этот документ формируется на основе налоговых проводок. При формировании документа выдается довольно много запросов. Часть запросов формируется непосредственно в программе БЭСТ-4+, часть – в дизайнере отчетов Fast Report. У разработчика, вероятно, нет определенной концепции относительно того, какие операции следует оставлять в основной программе, а какие выносить в дизайнер отчетов. Поэтому распределение этих запросов, к сожалению, складывается случайно. В нашем примере следует задать даты начала и конца отчетного периода, а также ставки налога на прибыль. 24% всего, из них 6.5% в федеральный бюджет, и 17.5% - в региональный. Остальные запросы можно пропустить.

В декларации исходная информация, на основе которой заполняются все остальные строки, содержится в приложении №1 к листу 02 «Доходы от реализации и внереализационные доходы», и в приложении №2 к листу 2 «Расходы, связанные с производством и реализацией, расходы и убытки, приравниваемые к внереализационным расходам».

В нашем случае единственным доходом является выручка 118 тыс. руб. (без НДС 100 тыс. руб.) от реализации товара, поэтому в приложении 1 в первую очередь следует проверить строку 12, где приводится выручка за вычетом НДС.

Расходы предприятия делятся на прямые и косвенные. Ранее уже неоднократно упоминалась неоднозначность и двусмысленность такого деления. К прямым расходам была отнесена стоимость приобретения реализованных товаров без НДС, а все остальные расходы – к косвенным. Соответственно, исходными в приложении №2 являются строки 30 и 40. В строке 30 приводится стоимость покупки товара без НДС – 50 тыс. руб., а в строке 40 – все расходы, связанные с начислением и выплатой зарплаты.

Поскольку в рассматриваемой модели хозяйственной деятельности в налоговом и бухгалтерском учете отражаются одни и те же доходы и расходы, данные из декларации по налогу на прибыль можно получить и из оборотно-сальдового баланса. Доход без НДС – это КТ(901)-ДТ(903). Расходы совпадают с дебетовым оборотом по счету 902. Прямые соответствуют корреспонденции ДТКТ(902,41), косвенные - корреспонденции ДТКТ(902,44). Для проверки соответствия данных в декларации по налогу на прибыль указанным суммарным корреспонденциям можно использовать не только оборотно-сальдовый баланс, но и оборотную ведомость по счету 902.

10. Заключение.

Итак, мы детально рассмотрели модель хозяйственной деятельности малого предприятия оптовой торговли. Естественно, за рамками изложения оказалось очень много вопросов. Малое предприятие может использовать упрощенную систему налогообложения, или уплачивать единый налог на вмененный доход (ЕНВД). Оно может заниматься розничной торговлей или производством услуг. Но ни в одном предприятии не удастся избежать отражения в бухгалтерском учете тех семи основных событий, которые перечислены в гл. 6. Именно в этом смысле они являются остовом, или скелетом практической работы главного бухгалтера.

Конечно, для приобретения практических навыков ведения учета необходимо смоделировать несколько более сложных ситуаций. На CD, прилагаемом к этой книге, приведены несколько примеров такого моделирования, сделанных в том плане счетов, который поставляется разработчиком.

Во-первых, это малое предприятие оптовой торговли, использующее упрощенную систему налогообложения. Оно несколько крупнее рассмотренного в этой книге, но принципиально мало от него отличается.

Второе предприятие – это магазин на ЕНВД, с традиционной для розничной торговли методикой учета по ценам предполагаемой реализации.

Третье предприятие – торговый дом, который ведет как оптовую, так и розничную торговлю. Предприятие этого типа обычно моделируется командой студентов в сети. // *Эти базы могут быть на CD при наличии желания разработчика – владельца баз.

При этом, по большому счету, неважно, на какой конкретной программной системе делается эта работа. Главное, чтобы проблемы, связанные с техническими аспектами функционирования системы, не выдвигались на первый план. В этом смысле наилучшей будет та система, которую бухгалтер вообще не замечает. Чтобы убедиться в правильности этого тезиса, рекомендуется воспроизвести модель, реализованную в системе БЭСТ-4+, в БЭСТ-5. Пустая база данных для начала такого воспроизведения – B05, заполненная описанными в модели малого предприятия операциями – в BZ5. Если у читателя хватит терпения самостоятельно проделать эту работу, воспроизвести описанную модель в третий раз, например, в рамках программы «1С.Бухгалтерия 8.0», используя руководство по ведению учета в этой программе, не то чтобы не составит труда, но будет вполне реально. Таким образом вообще можно проводить квалифицированный сравнительный анализ разных программных продуктов.

Об определенном сближении бизнеса и преподавания, которое попытался сделать автор, уже было упомянуто во введении. Хотелось бы пойти дальше. Сделать аналогичное сближение автора и читателя. С этой целью обещаю в случае, если, например, у читателя возникли трудности с установкой программного обеспечения, или с реализацией модели, ответить на вопросы достаточно быстро по электронной почте или телефону.

Адрес НПФ «Бизнес-Технологии» bt@freeline.ru. Телефон/факс (8452) 63-28-81. Иванов Николай Николаевич. Буду признателен за любые критические замечания. Можно пообщаться и по вопросам, не связанным с тематикой книги непосредственно. Например, относительно технологии автоматизации управления или сравнительного анализа разных программных продуктов. Особенно, если такое общение будет не с автором книги, а с директором НПФ «Бизнес-Технологии»…

Отдельное слово коллегам-преподавателям. На мой взгляд, состояние преподавания и исследования компьютерных технологий управления предприятием в России находится совсем не на том уровне, который соответствует развитию российской экономики. Пора создавать какое-то профессиональное сообщество. По этому поводу есть определенные идеи, которые можно обсудить.

Литература

1. Н.Н.Иванов «Авторское право на рынке программных продуктов», Материалы конференции «Бизнес и авторское право» http://www.conf.volgatrade.org/?pageNo=3.

2. В Апралов «Сопромат для бухгалтера», Бухгалтер и компьютер, №2-№4, 2006г. Бухгалтер и компьютер, №2, 2006г. http://www.buhcomp.ru/htm/new_namb/arhive_2006/02/arhive.shtml

3. Н.Н.Иванов «Об особенностях учета ГСМ в компьютерных системах», Бухгалтер и компьютер, №2, 2006г. http://www.buhcomp.ru/htm/new_namb/arhive_2006/02/arhive.shtml

4. Н.Н.Иванов «Иерархическая диагностика бухгалтерских систем», Бухгалтер и компьютер, №7,№10 2006г. http://www.buhcomp.ru/htm/new_namb/arhive_2006/07/arhive.shtml