Учебное пособие: Методические указания составлены в соответствии с рабочей про­граммой предмета «Документационное обеспечение управления»

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Методические указания составлены в соответствии с рабочей про­граммой предмета «Документационное обеспечение управления», утвер­жденной директором Республиканского заочного автотранспортного тех­никума.

Цель дисциплины - научить студентов самостоятельно составлять деловые документы, ознакомить с рациональной организацией делопроиз­водства.

При изучении предмета особое внимание следует обратить на основ­ные теоретические положения и практику составления приказов, протоко­лов, деловых писем, актов, претензий, договоров и других документов, оз­накомить студентов с образцами документов, организовать самостоятель­ную работу с ними,

В результате изучения предмета студенты:

должны знать:

- назначение и виды организационно-распорядительной документа­ции;

- назначение и виды документов по личному составу;

- назначение и виды договорно-правовой документации;

- организацию работы с документами;

должны уметь:

- составлять и оформлять приказы, распоряжения, указания, прото­колы, письма, факсы, акты, справки и др.;

- составлять и оформлять документы по личному составу: заявления, трудовые договоры, приказы по личному составу, резюме, анкету-резюме, трудовые книжки, личные дела и т.д.;

- составлять и оформлять различные виды договоров;

- оформлять документы в соответствии с ГОСТ.

ТЕМАТИЧЕСКИЙ ПЛАН

Основная литература

1. Бондырева Т.Н. Секретарское дело.М., Высшая школа, 1989.

2. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. М., ПРИОР, 1996.

3. Стенкжов М.В. Образцы документов по делопроизводству. М., ПРИОР, 1998.

4. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. М., ПРИОР.1998.

5. Кудряев В. А. Организация работы с документами. М., ИНФРА-М, 1998.

6. Андреева В.И. Образцы документов по делопроизводству. М., ЗАО Бизнес-школа Интел-Синтез, 2000.

7. Стенюков М.В. Делопроизводство на малом предприятии. Документы по личному составу, М., ПРИОР, 2000.

8. Стенюков М.В. Секретарское дело. М,, ПРИОР, 2000.

9. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства. Документационное обеспече­ние управления. Учебное пособие, 4-е издание. М., ИНФРА-М.200 1 .

10. Кирсанова М.В. Деловая переписка. Учебное пособие. М., ИНФРА-М.,2001.

11. ГОСТ 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распоря­дительной документации».

Дополнительная литература

!. Гражданский кодекс РФ 1,2 часть, Санкт-Петербург, 1996.

2. Трудовой кодекс РФ. М.,ООО ВИТРЭМ, 2002.

3. Замыцкова О.И. Делопроизводство: Учебное пособие. Ростов-на-Дону, Феникс, 2001.

4. Басаков М.И. Делопроизводство: Учебное пособие. Издательско-книго-торговый центр «Маркетинг»,2002.

5. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. М., ПРИОР, 2002.

ВВЕДЕНИЕ

Студент должен:

иметь представление:

- о содержании дисциплины;

- о связи с другими дисциплинами;

- о современном состоянии документационного обеспечения управ­ления.

Содержание учебного материала

Значение и содержание учебного материала дисциплины «Документационное обеспечение управления» и связь ее с другими дисциплинами общепрофессионального и специального циклов.

Понятие терминов «документ», «документоведение», «документационное обеспечение управления».

Нормативно-правовая база организации документационного обеспечения управления как основа технологии процессов управления.

Литература, Л-1, Л-2, Л-5, Л-П.

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

Эффективная деятельность аппарата управления связана с правиль­ной организацией работы с документами.

Курс «Документационное обеспечение управления» призван научить студентов правильно организовывать работу с официальными документа­ми,, обеспечить сохранность всех видов документов.

Понятие «Документационное обеспечение управления» базируется на понятии «документирование».

Под документированием понимается запись (фиксация) информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование -регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу.

При документировании создается документ - информация, записан­ная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом в любой организации для ис­пользования в своей деятельности.

Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документов. Со­блюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым докумен­там.

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности комплексом реквизитов. Современные требования к оформлению организационно-распорядительной документации зафикси­рованы в государственном стандарте (ГОСТ 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной доку­ментации. Требования к оформлению документов»). Государственным стандартом установлен не только состав реквизитов (всего их 29), но и со­вокупность реквизитов документа и схема их расположения на документе (формуляр документа). Наличие формуляра, установленного государст­венным стандартом, обеспечивает единство документирования и документации.

Изучение предмета «Документационное обеспечение управления» тесно связано с такими дисциплинами, как «Основы права», «Правовое обеспечение профессиональной деятельности», «Налоги и налогообложе­ние», «Управление персоналом», «Русский язык», «Бухгалтерский учет» и другие.

• Тема 1. Документирование управленческой деятельности

Студент должен:

знать :

- состав управленческих документов;

- системы документации;

- принципы унификации и стандартизации документов.

Содержание учебного материал

Государственная система документационного обеспечения управле­ния (ГСДОУ) - свод правил, устанавливающих единые требования к доку­ментированию управленческой деятельности и организации работы с до­кументами на предприятиях различных организационно-правовых форм.

Состав управленческих документов. Понятие систем документации. Функциональные и отраслевые системы документации. Унификация и стандартизация управленческих документов.

Литература. Л-5, Л-9.

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

Государственная система документационного обеспечения управле­ния (ГСДОУ) - свод правил, устанавливающих единые требования к доку­ментированию управленческой деятельности и организации работы с до­кументами на предприятиях различных организационно-правовых форм.

Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота, сокраще­ние количества и повышение качества документов, создание наиболее бла­гоприятных условий дли применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.

Все аспекты организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях находят свое отражение в документирова­нии.

Огромное количество документов вызывает необходимость их стан­дартизации и унификации.

Стандартизация - это деятельность по установлению норм., правил.

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государ­ственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республикан­ские стандарты (РСТ). Унификация документов проводится в целях со­кращения количества применяемых документов, типизации их форм, по­вышения качества снижения трудоемкости их .обработки, достижения ин­формационной совместимости различных систем документации по одно­именным и смежным функциям управления, более эффективного исполь­зования вычислительной техники.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы:

Первая - документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его произ­водственной деятельностью.

Вторая - документы по функциям управления.

Документы классифицируются по наименованиям: служебные пись­ма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформ­ление всех этих форм унифицировано, но они могут быть совершенно раз­ными:

по месту составления - внутренние, внешние;

по содержанию - простые, сложные;

по форме - индивидуальные, трафаретные, типовые;

по срокам исполнения - срочные, несрочные;

по происхождению - служебные, личные;

по виду оформления - подлинные, копии, выписки, дубликаты.

Тема 2. Система организационно-распорядительной документации

Студент должен:

знать : ,

- ГОСТы на организационно-распорядительную документацию;

- классификацию организационно-распорядительной документации;

уметь:

- составлять и оформлять организационно-распорядительные документы.

Содержание учебного материала

Унифицированная система организационно-распорядительной доку­ментации (ОРД). ГОСТы на ОРД. Требование к оформлению документов.

Классификация организационно-распорядительной документации: ор­ганизационные документы, распорядительные, информационно-справочные, служебные письма.

Организационные документы ~ устав, положение, договор учредите-_; лей, правила внутреннего трудового распорядка.

Распорядительные документы: приказы на основе единоначалия (по ос­новной деятельности), распоряжения, решения, указания, инструкции.

Информационно-справочные: акты, протоколы, докладные (служебные) записки, справки.

Служебные письма. Классификация корреспонденции: инициативная и ответная, деловая и коммерческая. Язык и стиль деловой корреспонден­ции.

Типовые и трафаретные служебные письма. Инициативные и ответные служебные, письма, письма-запросы, договорные письма, типовые гарантийные письма, сопроводительные письма, информационные письма.

Составление и оформление телефонограмм, телефаксов.

Практические занятия

Составление и оформление организационно-распорядительной документации

Литература. Л-1, Л-2, Л-3, Л-4.

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

Среди большого разнообразия видов служебных документов, обра­щающихся на предприятиях и в организациях организационно-распорядительная документация (ОРД) занимает особое место. ОРД явля­ется наиболее широко используемым видом документации.

Согласно Общероссийскому классификатору управленческой доку­ментации (ОКУД) организационно-распорядительные документы система­тизированы по следующим, функциям:

- создание организации;

- реорганизация организации;

- ликвидация организации;

- приватизация государственных и муниципальных организаций;

- распорядительная деятельность организации;

- организационно-нормативное регулирование деятельности органи­зации;

- оперативно-информационное регулирование деятельности органи­зации.

Исходя из перечисленных функций, ОРД классифицируют на сле­дующие группы:

- организационная документация (уставы, положения, правила, ин­струкции, штатные расписания);

- распорядительная документация (приказы, распоряжения, поста­новления, решения, указания);

- информационно-справочная документация (акты, протоколы, док­ладные и служебные записки, справки, доверенности и т.п.);.

- служебные письма, факсы, телеграммы, телефонограммы, элек­тронные сообщения и т.п.

Оформление ОРД осуществляется в соответствии с нормами и тре­бованиями ГОСТ 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Документы состоят из отдельных элементов, которые принято назы­вать реквизитами. Стандарт определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления и место их расположения, требования к изготовлению бланков и к учету бланков с воспроизведением государственного герба РФ и гербов субъектов РФ.

В данном государственном стандарте определено 29 реквизитов.

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обяза­тельных для данного вида документа.

В процессе подготовки и оформления документа, состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требуют назначение документа, его обработка и т.д.

При работе с электронными документами следует учитывать требо­вания ГОСТ 6.10.4-84, который устанавливает обязательные реквизиты электронных документов: код и наименование организации-создателя до­кумента; местонахождение организации-создателя документа или почто­вый адрес; код формы документа; название документа; дату подписания документа; кодовое название лица, ответственного за изготовление доку­мента.

Документы оформляются на бланках.

Бланк документа - это стандартный лист бумаги, с нанесенными на нем постоянными реквизитами, содержащими необходимую информацию об организации - авторе документа.

Для организации устанавливают следующие виды бланков докумен­тов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Эти бланки имеют установленный комплекс постоянных реквизитов с продольным или угловым расположением. Изготавливаются они в ос­новном на бумаге форматов А4 (210x297) и А5 (148x210). Допускаются бланки форматов АЗ и А6.

Документы, составленные от имени двух или более организаций, оформляются без бланка. Студенты должны знать определения основных организационно-распорядительных документов и их назначение.

Организационные:

Устав - основной учредительный документ, определяющий право­вой статус организации, необходимый согласно закону для ее государст­венной регистрации. В нем излагаются правила, регулирующие деятель­ность организации, взаимоотношения ее с другими организациями и граж­данами, права и обязанности в определенной сфере деятельности.

Положение - организационно-правовой акт, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений.

Договор учредителей - документ, в котором учредители обязуются создать юридическое лицо, определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия, передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. Договором определяются также условия и порядок распре­деления между участниками прибыли и убытков, управление деятельно­стью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его соста­ва.

Штатное расписание — документ, устанавливающий структуру, штатный состав и штатную численность организации в соответствии с ее Уставом (Положением).

Должностная инструкция ~ правовой акт, издаваемый организа­цией в целях регламентации организационно-правового положения работ­ника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

Распорядительные документы:

Приказ - важнейший правовой акт, издаваемый руководителем ор­ганизации для решения основных и оперативных вопросов, стоящих перед предприятием.

Указание — распорядительный документ по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, поручений и т.п.

Распоряжение - документ, издаваемый директором (замдиректора) преимущественно по оперативным Вопросам повседневной производственно-хозяйственной и административной деятельности предприятия.

Решение - документ, коллегиального органа (совета директоров, общего собрания акционеров и т.п.), составляемый по производственным вопросам.

Информационно-справочные документы:

Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения допро­сов и принятия решений, на собраниях, совещаниях, конференциях, заседа­ниях, деловых встречах.

Акт - документ, составленный несколькими лицами для подтвер­ждения установленных фактов, событий, действий.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю, со­держащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса, отражающего производственную деятельность организаций, с выводами и предложения­ми составителя.

Предложение - документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащей перечень конкретных предложений по определенному вопросу.

Объяснительная записка - документ, в котором работник органи­зации объясняет причины невыполнения какого-либо поручения, наруше­ния трудовой или производственной дисциплины,

Заявление - документ, адресованный должностному вицу и содер­жащий просьбу работника.

Справка - документ описательного характера, составляемый для служебной информации.

Сводка — документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо одному вопросу.

Заключение - документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Отзыв — документ, содержащий мнение организации или специали­ста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение.

Перечень - документ, содержащий систематизированное перечисле­ние предметов, лиц, объектов в определенном порядке.

Особое место в системе информационно-справочной документации занимают служебные письма — обобщенное название различных по со­держанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - пересылкой по почте.

Документы оформляются на специальных бланках - бланках писем или телеграмм. Текст должен быть грамотным, логичным, последователь­ным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны из­лагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования. В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей - вступления и заключения. Сложные в композици­онном плане письма содержат: вступление, основную часть (доказательст­во), заключение.

Все письма можно разделить по функциональному признаку на две группы:

1. Письма, требующие ответа: письма-просьбы, письма-обращения,

письма-предложения, письма-запросы, письма-требования.

2. Письма, не требующие ответа-(письма-предупреждения, письма-напоминания, письма-приглашения, письма-подтверждения, письма-отка­зы, сопроводительные письма, письма-извещения, гарантийные письма, информационные письма, письма-распоряжения).

В зависимости от того, какому количеству адресатов направлено письмо, различают письма обычные (коллективные) и циркулярные. От­дельные виды писем подразделяются по признаку специализации. Среди сопроводительных писем выделяется договорное письмо, в соответствии с названием документа, который оно сопровождает.

А по тематическому признаку проводится различие между деловой и коммерческой корреспонденцией.

Переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансо­вые и все другие формы деятельности предприятия называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции.'

Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убеди­тельным и корректным. Текст письма, как правило не превышает одной страницы, Факты и события должны представляться объективно, а все сто­роны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно.

Разновидности письма:

Телеграмма (телетайпограмма) - обобщенное название различных но

содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи

текста - по телеграфной сети общего пользования.

Телекс - обобщенное название различных по содержанию докумен­тов, выделяемых в связи с особым способом передачи - по абонентской телексной сети.

Факсограмма (телефакс, факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), пере-[ данного по каналам факсимильной связи ( при помощи факсимильной ап­паратуры).

Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию > документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста: передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Тема 3. Документация по личному составу

Студент должен:

Знать:

- нормативные акты для оформления документации по личному со­ставу;

- документы, входящие в состав документации по личному составу;

уметь :

- составлять и оформлять документы по личному составу.

Содержание учебного материала

Классификация документов по личному составу. Виды документов.

Заявления, личные дела, личные карточки, резюме, анкета-резюме, рекомендации (рекомендательные письма).

Требования к изложению содержания документов по личному соста­ву. Их назначение, содержание и порядок оформления.

Оформление приема работников. Перечень документов, необходи­мых при поступлении на работу.

Приказы по личному составу. Прием, увольнение, перевод работни­ков.

Трудовые договоры. Рекомендации по заключению трудового дого­вора в письменной форме.

Трудовые книжки. Правила ведения трудовой книжки. Дубликат

трудовой книжки.

Практические занятия

Составление и оформление документов по личному составу.

Литература. Л-2, Л-3, Л-7, Л-9.

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

Трудовые правоотношения работодателя и работника в Российской Федерации регулируются Трудовым Кодексом РФ. Все этапы трудового цикла от приема на работу нового сотрудника до его увольнения подлежат документированию. Совокупность взаимосвязанных документов, в кото­рых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, называют документацией по личному составу.

Документацию по личному составу можно классифицировать на четыре группы:

- документация, связанная с комплектованием персонала организа­ции;

- документация, связанная с процессом продвижения персонала по службе;

- документация, связанная с выполнением работником требований трудовой дисциплины;

- документация, связанная с прекращением трудовых отношений работников с организацией, с увольнением.

Документы по личному составу являются наиболее важными доку­ментами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.

При работе с документами по личному составу необходимо учиты­вать, что персональные данные граждан Закон РФ «Об информации, ин­форматизации и защите информации» относит к категории конфиденци­альной информации.

Прием на постоянную работу нового сотрудника сопровождается оформлением следующих видов документов: резюме, заявление, анкета, автобиография, трудовой договор, приказ по личному составу, трудовая книжка, личная карточка, личное дело.

Резюме в настоящее время является наиболее оперативным и эко­номичным способом выявления претендентов, желающих поступить на ра­боту в организацию на вакантную должность. Резюме содержит краткую информацию о себе, составленную лично претендентом на вакантное ме­сто,

Анкета-резюме ~ документ, содержащий основные элементы и ан­кеты и резюме.

Заявление - документ, содержащий просьбу, или предложение лица (яиц), адресованный должностному лицу или организации.

Анкета - документ, составляемый работником при трудоустройстве.

Автобиография - документ, в котором работник собственноручно в произвольной форме дает краткое описание в хронологической последо­вательности этапов своей жизни и трудовой деятельности.

Трудовой договор - соглашение между работником и работодателем, по которому работник обязуется выполнять работу по определенной спе­циальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему распорядку, а работодатель обязуется выплачивать заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о тру­де, коллективным договором и соглашением сторон.

Трудовой договор заключается на определенный срок или на время выполнения конкретной работы.

Основное условие содержания договора - это его соответствие су­ществующему законодательству (Трудовой кодекс РФ главы 10-13), Пра­ва, обязанности, ответственность сторон, организация и оплата труда оп­ределяются сторонами самостоятельно.

В договор могут быть включены условия, стимулирующие труд ра­ботника, другие дополнительные льготные условия.

В случае, если ни одна из сторон не потребовала прекращения тру­довых отношений, действие контракта автоматически продлевается на неопределенный срок,

Трудовой договор имеет следующие реквизиты : наименование До­кумента, дату, индекс, место составления, заголовок к тексту, вводную часть (наименование сторон, заключающих трудовое соглашение, должно­сти, фамилии, имена и отчества лиц, подписывающих соглашение), пред­мет трудового соглашения, изложение порядка выполнения обязательств, общую сумму соглашения, юридические адреса сторон (паспортные дан­ные гражданина), подписи сторон, печать предприятия.

Приказ - документ, оформляемый при приеме на работу, перемеще­нии, увольнении, предоставлении отпусков, объявление поощрений, при­менение мер воздействия к нарушителям дисциплины и т.п.

Приказ должен быть объявлен работнику под расписку. Оформляют приказы по личному составу на общих бланках.

Трудовая книжка - основной документ, подтверждающий трудовую деятельность. Она служит для установления общего, непрерывного и специального стажа, поэтому трудовым книжкам и точному их заполнению придается особое значение.

Порядок заполнения этого документа регламентируется Трудовым кодексом РФ (статья 62,66).

Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников предприятий, проработавших свыше пяти дней.

Трудовые книжки ведутся только по месту основной работы, На лиц, работающих по совместительству, в других предприятиях трудовые книж­ки не заводятся.

Прием на работу без трудовой книжки не допускается.

Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш к ней), обязано не­медленно заявить об этом администрации по месту последней работы. Не позднее 15 дней после заявления администрация выдает работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу первой страницы. Дубликат трудовой книжки или вкладыш к ней заполняется по общим правилам.

Личная карточка - основной документ по учету персонала формы Т-2, которая заводится на всех работников предприятия, принятых на по­стоянную или временную работу. Все записи в карточке делаются на осно­вании документов, предоставленных работником.

Личное дело — совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Личные дела могут заводиться на всех работников предпри­ятия, но чаще всего - на руководителей и ведущих специалистов. Пред­приятие вправе само решить вопрос о том, какие документы, личные кар­точки или личные дела заводить на сотрудников.

Тема 4. Договорно-правовая документация

Студент должен:

Знать :

- систему договорно-правовой документации:

- виды договоров:

- типовые формы договоров.

уметь;

- составлять и оформлять договора.

Содержание учебного материала

Понятие договора, соглашения, протокола. Типовая форма договора.

Формуляр договора на возмездное оказание услуг. Оформление до­говоров об оказании маркетинговых услуг, страховых услуг.

Транспортные договоры. Оформление договора транспортной экспедиции. Формуляр договора страхования.

Оформление приложений к договорам. Протоколы разногласий к до­говорам. Формы протоколов разногласий.

Унифицированная форма о расторжении договора.

Коммерческие акты. Бланки коммерческих актов. Оформление актов по приемке продукции (товаров). Оформление актов по оказанию возмезд­ных услуг. Образцы актов.

Доверенности: разовые, специальные, генеральные. Образцы дове­ренностей.

Практические занятия

Оформление договорно-правовой документации.

Литература. Л-5, Л-9, Л-1.

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

В условиях развития рыночных отношений особенную роль приоб­ретает документация, отражающая коммерческую деятельность предпри­ятий, осуществляющих предпринимательскую деятельность на договорной основе. Именно разнообразные договоры, коммерческая переписка, прото­колы, акты служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных вопросов с партнерами по бизнесу в арбитражном суде и в других инстанциях.

Договор - соглашение двух или нескольких лиц (граждан или юри­дических лиц) об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей. Договоры определяют права и обязанности сторон. Условия, установленные сторонами в договоре, характеризуют его содер­жание.

Договор считается заключенным, когда между сторонами достигнуто соглашение по всем существенным его пунктам. Порядок заключения до­говоров и сроки их исполнения регулируются в общем виде Гражданским кодексом, а также другими нормативными актами.

Для унификации условий отдельных видов договоров имеются типо­вые договоры, которые являются нормативными актами, обязательными для сторон.

По договору возмездного оказания услуг исполнитель обязуется по заданию заказчика оказать услуги (совершить определенные действия или осуществить определенную деятельность), а заказчик обязуется оплатить эти услуги. К таким договорам относятся договоры оказания услуг связи, медицинских, аудиторских, консультационных, информационных услуг, услуг по обучению и другие.

Договор страхования является соглашением между страхователем и страховщиком, в силу которого одна сторона (страхователь) обязуется уп­латить определенный страховой взнос (премию), а другая сторона (стра­ховщик) обязуется при наступлении предусмотренного договором события - страхового случая-при имущественном страховании и при личном страховании возместить убытки или уплатить страховую сумму.

Перевозка грузов, пассажиров и багажа осуществляется на основа­нии договора перевозки. Общие условия перевозки определяются транс­портными уставами и кодексами, иными законами и правилами.

Условия перевозки грузов, пассажиров и багажа определяются со­глашением сторон, если Гражданским кодексом, транспортными уставами и кодексами не установлено иное.

По договору транспортной экспедиции одна сторона обязуется за вознаграждение и за счет другой стороны выполнить или организовать вы­полнение определенных договором экспедиции услуг, связанных с пере­возкой груза.

Договором транспортной экспедиции могут быть предусмотрены обязанности экспедитора организовать перевозку груза транспортом и по маршруту, избранному экспедитором или клиентом; обязанность экспеди­тора заключить - от имени клиента или от своего имени договор (догово­ры) перевозки груза, обеспечить отправку и получение груза, а также дру­гие обязанности, связанные с перевозкой.

Приложение к договору - документ, конкретизирующий условие данного договора (оформление цены, календарный план, примерная смета и др.)

Протоколы разногласий к договорам составляются в тех случаях, ко­гда по предложенному проекту договора имеются возражения. Однако стороны обязаны подписать договор, а по спорным условиям составить протокол разногласий.

Протоколы разногласий оформляются к договорам поставки, купли-продажи и др.

Соглашение об изменении или о расторжении договора совершается в той же форме, что и договор, если из закона, или других правовых актов не вытекает иное.

Коммерческие акты составляются при несоответствии между наиме­нованием или количеством мест груза или багажа в натуре и данными, ука­занными в перевозном документе, порче и повреждении груза; обнаруже­нии груза без документов или документов без груза и другие. В этом слу­чае коммерческий акт составляется только по требованию грузополучате­ля.

Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Письменное уполномочие на совершение сделки представителем может быть предъявлено представляемым непосредственно соответствующему третьему лицу. Доверенность на совершение сделок, требующих нотари­альной формы, должна быть нотариально удостоверена, за исключением случаев, предусмотренных законом.

Срок действия доверенности не может превышать трех лет. если срок в доверенности не указан, она сохраняет силу в течение года со дня ее со­вершения. Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ни­чтожна.

Тема 5. Организация работы с документами

Студент должен:

знать:

- нормативно-методические документы по документационному

обеспечению и архивному хранению документов;

- требования и правила ГСДОУ по организации работы с докумен­тами

уметь:

- составлять и оформлять номенклатуру дел организации.

Содержание учебного материала

Структура и функции служб документационного обеспечения управ­ления. Управление Делами, секретариат, канцелярия, экспедиция. Должно­стной и численный состав служб. Должностные инструкции сотрудников служб. Организационные схемы документационного обеспечения управ­ления. Инструкции по документационному обеспечению управления.

Состав и учет объема документооборота предприятий организаций, Организация работы с документацией, поступающей в учреждения, пред­приятия, организации; прием входящих документов экспедиционная об­работка, предварительное рассмотрение и распределение, регистрация, рассмотрение документов руководством, исполнение. Отправка исходящих документов. Передача документов внутри организации. Учет количества документов.

Контроль исполнения документов. Организация в техника контроля исполнения. Типовые и индивидуальные сроки исполнения документов. Система АСКИД (автоматизированный контроль исполнения документов).

Систематизация документов и их хранение. Номенклатура дел. Оформление номенклатуры дел. Требования к оформлению дел. Хранение документов в структурных подразделениях. Экспертиза ценности .доку­ментов. Подготовка дел к сдаче в ведомственный архив.

Законодательные акты и нормативно-методические документы Фе­деральной архивной' службы России по архивному хранению документов.

Взаимодействие служб ДОУ и ведомственных архивов при форми­ровании основы для последующего хранения и использования документов. Единство требований к хранению документации в делопроизводстве и ар­хиве.

Практическое занятие

Составление и оформление номенклатуры дел. Оформление дел для сдачи в архив,

Литература. Л-2, Л-4, Л-5, Л-7, Л-8, Л-9, Л-П.

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

Организация работы с документами — это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или по­лучения документа до его уничтожения или передачи на архивное хране­ние),

Для документационного обеспечения работы любой организации, предприятия, фирмы в рамках организационной структуры управления предусматривается делопроизводственная служба.

В нормативных документах службу делопроизводства, а настоящее время принято называть службой документационного обеспечения управ­ления (ДОУ).

Службу ДОУ именуют: управлением Делами (для министерств и ве­домств); общим отделом (для исполнительных органов власти); канцеля­рией или экспедицией (для предприятий, организаций, учебных заведе­ний). На малых предприятиях функции канцелярии возлагаются на секре­таря-референта и 2-3-х делопроизводителей, офис-менеджера и других.

Основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между ра­ботниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответст­венность каждого работника и в то же время исключает дублирование опе­раций при работе с документами. Разделение труда между работниками закрепляется в должностных инструкциях или в инструкции по ДОУ, Ин­струкция по ДОУ разрабатывается для установления единого -порядка со­ставления документов и организации работы с ними на конкретном пред­приятии, В документационном обеспечении предприятия можно выделить три группы документов; поступающие (входящие) документы, отправляе­мые (исходящие) документы и внутренние документы. Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.

Работа с документами предприятиями может быть представлена в виде следующей технологической цепочки операций (см. рис. Г)

Входящие документы.

.

Входящие документы.

Внутренние и исходящие документы .

Рис. I. Схема организации работы с документами

Входящие документы

Внутренние и исходящие документы

Прием и обработка поступающих (входящих) документов осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. Входящие документы могут быть доставлены почтой, курьером, поступить в виде факсимильного или электронного сообщений.

Поступившие документы проходят следующие этапы:

Приём документов, проверка правильности адресования и приложений

Подшивка документов в дела

Рис. 2, Блок-схема работы е входящими документами

Отправляемые предприятием документы называют исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

Рис. 3. Блок-схема работы с исходящими документами

Внутренние документы составляются, оформляются, исполняются и хранятся в рамках самого предприятия, не выходя за • его пределы. На эта­пах подготовки и оформления порядок работы с ними такой же, как и с ис­ходящими документами.

На этапах исполнения и завершения работ с внутренними докумен­тами порядок операций такой же, как и с входящими документами.

Завершающими стадиями работы с внутренними документами явля­ются: использование в справочно-информационной работе (от 1 года до 3 лет) и определение дальнейшего срока хранения (экспертизы ценности до­кументов), В результате решения экспертной комиссии предприятия внут­ренние документы могут использоваться в справочно-информационной работе более трех лет или могут быть переданы в архив, или уничтожены.

Совершенствование делопроизводства можно начать прежде всего с внутренних документов. Необходимо использовать возможность локаль­ной сети предприятия и активнее избавляться там, где это возможно, от традиционных документов, заменяя их электронными. Эффективность та­кой замены очевидна. Не нужно многократно копировать бумажные до­кументы для исполнителей, достаточно переслать им на ПК электронный документ. Возрастает оперативность передачи и поиска необходимых до­кументов внутри предприятия.

Над одним документом могут работать сразу несколько исполните­лей на своих рабочих местах.

Регистрация документа - запись данных о документе в журнале по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения

Регистрация необходима для обеспечения сохранности, учета и кон­троля.

Регистрацию документов можно рассматривать как начальный этап контроля за их исполнением. Основная цель контроля - обеспечение ис­полнения тех документов, которые по поручению руководителя предпри­ятия поставлены на контроль.

Срок исполнения для большинства документов не должен превы­шать 10 дней.

Для ведения контрольных операций можно использовать персональ­ный компьютер. Ряд программ (Lotus, Outlook и др.) предоставляют секре­тарю возможность вести рабочий календарь-справочник с помощью ПК. Такой календарь можно использовать для проведения контроля исполне­ния документов. Электронные документы, поступившие по электронной почте, исполняются и контролируются аналогично традиционным доку­ментам.

Основным видом работы, обеспечивающим систематизацию доку­ментов я делопроизводстве, является составление номенклатуры дел.

Номенклатура дел представляет собой список заголовков (наимено­ваний) дел, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных до­кументов в дела, их учета и обеспечения сохранности, В номенклатуру дел включаются все дела предприятия, журналы регистрации, справочные картотеки.

Номенклатура дел является необходимой для правильного формиро­вания документов в дела, учета дел и оперативного их использования.

Номенклатуру дел необходимо составлять на каждом предприятии вне зависимости от его специфики или организационно-правовой формы.

В качестве разделов номенклатуры используются наименования структурных подразделений предприятия.

При отсутствии структурных подразделений в небольших организа­циях в качестве разделов номенклатуры могут быть использованы направ­ления деятельности предприятия или должности руководителей и специа­листов.

Номенклатура дел подписывается составителем, архивистом и ут­верждается руководителем предприятия.

Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела.

Делом является совокупность документов, сформированных по кому-либо признаку, помещенных в твёрдую обложку, оформленную по определенным правилам.

Формирование дел осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре предприятия.

С момента заведения и до передачи в архив предприятия или Госар­хив дела хранятся по месту их оформления. Такое хранение называют опе­ративным или текущим хранением документов и делопроизводстве.

Завершенные дела постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лег) хранятся по месту их формирования в течение двух-трех лет, я за­тем сдаются в архив.

Для определения сроков хранения документов? подготовки докумен­тов к архивному хрипению и отбора документов для уничтожения на пред­приятии создаётся постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). Экспертная комиссия назначается приказом руководителя предприятия и состоит из трех человек. Определение сроков хранения конкретных доку­ментов проводится по «Перечню типовых управленческих документов, об­разующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденному руководителем Росархива 06.10.2000.

Документы постоянного хранения и по личному составу, отнесенные к составу Архивного фонда РФ, подлежат передаче в государственные или муниципальные архивы только после проведения экспертизы их ценности в упорядоченном состоянии или при условии выделения ликвидируемой организацией государственному или муниципальному архиву необходи­мых средств на обработку.

В соответствии со статьей 21 «Основ законодательства РФ об Ар­хивном фонде РФ и архивах» за нарушение законодательства, в том числе за уничтожение документов в нарушение установленных Перечнем сроков хранения документов, должностные лица, отвечающие за сохранность ар­хивных документов, несут уголовную, административную или иную уста­новленную законодательством РФ ответственность.

Тема 6. Автоматизация процессов документационного обеспечения управления

Студент должен:

знать:

- информационные технологии обеспечения управленческой дея­тельности.

уметь :

- составлять документы по стандартным шаблонам с использовани­ем текстового редактора Microsoft Delo Pro.

Содержание учебного материала

Документационное обеспечение управления с использованием различных информационных технологий.

Регистрация, редактирование и архивация документов. Управление доступом к документам.

Отправка исходящих и прием входящих документов по электронной почте Internet,

Контроль работы с документами, включая контроль их исполнения.

Оперативное создание документов различного назначения по имею­щимся стандартным шаблонам с использованием текстового редактора Microsoft Delo Pro.

Создание и сохранение в базе собственных шаблонов документов. Создание и вывод на печать различных документов.

Практическое занятие

Оформление и составление документов с использованием текстового редактора Microsoft Delo Pro.

Литература. Л-7, Л-9.

. МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

Коммерческий успех предприятия во многом зависит от уровня его технического оснащения и эффективной автоматизации процессов управ­ления.

Существует множество программ для составления и редактирования документов. Такие программы называются текстовыми редакторами или текстовыми процессорами (Word 97, Word 2000,Лексикон-XL, Миллениум и др.).

При использовании популярного текстового редактора Word текст редактируемого документа выводится на экран дисплея и в него можно вносить необходимые изменения, переносить фрагменты из одного места в другое, объединять документы, использовать различные шрифты для вы­деления отдельных участков текста, многократно распечатывать текст на принтере и т.д.

В текстовый редактор разработчиками включено множество шабло­нов (образцов) документов, которые помогают создать конкретный доку­мент. Можно выбрать интересующий вариант документа, отредактировать его, заполнить изменяемые реквизиты: номер; дату; подпись; адресат; фа­милию; телефон и т.д.

В окне предварительного просмотра можно увидеть общий вид созданного документа и расположение текста в нем. Законченный вариант до­кумента следует сохранять с новым именем, Текстовый редактор автома­тически проверяет правописание при наборе текста документа

Благодаря использованию ПК в делопроизводстве с применением текстового редактора Microsoft Delo Pro, организация работы с документа­ми стала более эффективной и оперативной.

Существенно изменилась процедура приема-передачи документов. Сегодня документ может быть отправлен любому адресату, у которого есть факсимильная связь, или ПК модем. Документ передается в элек­тронном виде с компьютера на компьютер, с компьютерной локальной се­ти, а также с помощью электронной почты и сети Интернет.

Электронная почта предназначена для пересылки сообщений с ком­пьютера на компьютер на электронный адрес, включенный в компьютер­ную сеть.

Доступ в компьютерную сеть обеспечивает связка компьютер-модем-телефонная сеть-модем-компьютер.

Электронный документ, как и традиционный, должен иметь все не­обходимые реквизиты.

Электронная почта - один из самых оперативных и перспективных видов пересылки документов.

Интернет - глобальная сеть бесчисленного множества разнообразных сетей, которая охватывает всю нашу планету. Электронная почта Интернета - это самая популярная и чисто используемая услуги, каждый пользователь сети Интернет получает при регистрации свой почтовый ад­рес. Версия популярного офисного пакета Microsoft Office 2000 включает в себя множество вариантов доступе в Интернет.

В почтовой программе Оutlоок Ехрress (из документа Internet Explorer) встроен помощник по разбору входящей почты. Он помогает ука­зать правила обработки поступающей электронной корреспонденции

Программа Оutlоок Ехрress предоставляет возможность обмет со­общениями в зашифрованном виде и передачи с письмом его электронной подписи - сопроводительной информации, подтверждающей подлинность письма.

Замена традиционных документов электронными была бы более мас­штабной, если бы решился вопрос с удостоверением подлинности электронных сообщений.

Несмотря на бурное развитие электронных документов, специалисты считают, что ряд организационных и технических трудностей не позволит им в ближайшем будущем полностью заменить и исключить из обращения традиционные документы. Но электронные сообщения являются наиболее оперативным, удобным и надежным средством документационного обес­печения управления.