Реферат: Документооборот фирмы стандарты

Международный Славянский Университет

реферат по курсу

«Документационные системы управления»

на тему

«Документооборот фирм. стандарты»

выполнила __________

ФЭИОП, VI курс, с.о.

бухучет и аудит

проверил Поздняков В.Я.

Москва, 1999

План

1. Сущность документационной системы управления

2. Основные нормативно-методические документы по

делопроизводству

3. Правила оформления документов

4. Системы документации

5. Эффективность рациональной системы делопроизводства

Сущность документационной системы управления

В наше время термин «делопрои зводство» определяется следую­щим образом: отрасль деятельности, обеспечи вающая документиро­ва ни е и организацию работы с официальными документами. Наряду с терми ном « дел опроиз водство» в послед ние год ы употребляется и синонимичный ему термин « документационное обесп ечение упра в­ления ». Возни кновение его связано с измене нием организационно-технической основы делопроиз водства и методологических подхо­д ов к его совершенствованию, ставшее возможным благодаря актив­ному внедрению в сферу раб оты с документами средств вычислительно й техники и современных информац ионных технологий со­з да ния, сбора , обработки , на копления, хранени я, пои ска и исполь­зования информации в управлении . Таким образом, те рмин «документационное обеспечени е управл ения» как бы подчеркивает инфор­м ац ионно-технологическую составл яющую в совреме нной органи­зации де лопроизводства.

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом. От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Поэтому рациональной организации документооборота всегда уделяется большое внимание. Вся документация учреждения делится на три документопотока:

- входящие (поступающие) документы;

- исходящие (отправляемые) документы;

- внутренние документы.

Каждый из документопотоков имеет свою особенность в составе, количестве, обработке и движении. Количество документов всех потоков за год составит объем документооборота учреждения. Величина документооборота нужна для расчета необходимой численности делопроизводственного персонала, расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводств. В целом она показывает загруженность всего управленческого аппарата , т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами. В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить этапы:

прием первичная обработка документов;

предварительное рассмотрение и распределение документов;

регистрация;

контроль за исполнением;

информационно-справочная работа;

исполнение документов и отправка.

Понятие « делопроиз водство» бази руется на понятии«документирование». Под докум ентированием поним ается з апись (фиксаци я) информ ации на различных носителя х по установленным правилам . Докум ентиров ание — регламентированный процесс з апи си инфор­ мации на бумаге и ли ином носителе, обеспечивающий ее юридич е­ску ю силу. Документирование всегда осуществ ляетс я по определен­ным правилам, установ ленными правовы ми нормативными актами или вы работанными тради цией.

Создани е документов или документирование может осуществ­ляться на естеств енном яз ыке или на искусственных языках с ис­пользованием новых носителей информации. При документирова­н ии на естественном языке соз даются текстовые документы — доку­менты, соде ржащие речевую информацию, зафи ксированную любым типом письма или любой системой звукоз аписи. Текстовый доку­мент, соз данный с помощью письма, - это традиционный документ на бумажном носи теле или видеограмма документа - изображение д окумента на экране электронно-лучевой трубки.

При документировании на искусственных яз ыках создаются до­кументы на машинных носителях — документы, соз данные с исполь­зованием носителей и способов запи си, обеспечивающих обраб отку информации электронно-вычислительной маш иной

Важное з начение при документировании имеют с редства доку­менти рования - оруд ия, используемые человеком для создания до­кументов. Это могут быть простые орудия (ручки, карандаши и др.), ме ханические и электромеханические (пишущие машины, маг­нитофоны, д иктофоны, фото кино- и видеотехника н др.); средства автоматизации - компьютерная техника. В з ависимости от используемых средств документировани я раз­личаются способы документирования (текстовое документирование, кино фото фонодокументирование , электронное документи рова­ни е) и типы соз даваемых при этом документов .

При использовани и простых орудий создаются рукописные пи сьменные документы (текстовые документы, информация которых зафиксирована любым типом письма), и зобразительные д оку­ме нты (документы, содержащие информацию, выраженную посред­ством изображения какого-либо объекта) и графические документы (из образительные документы, в которых изображение объекта полу­чено посредством линий, штрихов, светотени). При использовании фототех ники создаются фотодоку менты, при использовани и зву ко­з апис ывающей техники - фоно- (или звуковые) документы; п ри применении кино- или видеотехники создаются кинодокументы, с помощ ью компьютерной техники - письменные документы на бу­м ажном или электронном носителе, а также документы намашин ных носителях .

Документирование предполагает соблюдение установленных прав ил записи информации , специфических для кажд ого типа доку­ме нтов. Соблюдение этих правил при дает юридическую силу созда­ваем ым документам. Юридическая сила — свойство официального докум ента, сообщаемое ему действующим законодатель ством , ком ­петенцией издавшего его органа и установленным п орядком его оформлени я,

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой раз новидности д окументов комплексом реквизитов -обяз ательных элементов оформления документа (наиме нование ав­тора докум ента, адресата, подпись, дата, номер документа, гри ф ут­верждения, печать и др.). Современные требов ания к оформлению орг анизационно-распорядительной (адм инистративной) документа­ции зафиксированы в госуд арственном стандарте (ГОСТ Р б.3 0-97 « Унифицированные систем ы документации. Система организацион­но-распорядительной документации. Требования к оформл ению до­кум ентов»). Государственным стандартом установлен не только со­став реквиз итов (всего их 29), но и зоны и последовательность и раз мещения на документе. Совокупность рекв из итов документа и схе ма их расположения на документе составля ют формуляр докумен­та. Формуляр также регламентирован государств енным стандартом, поэтому для правильного составления документа необ ходимо знать не только реквизиты документа, но и схему (модель) и х расп оложе­н ия на д окументе. Наличие формуляра , установленного государст­ве нным стандартом, об еспечивает единство документирования и еди нство документации, как в рамках одного учреждения, так и в целом в стране.

В обще стве документы являются основными носителями управ­ленческой , научной, технической, статистической и иной социально з начимой информации. Документы — носите ли первичной информации , именно в докуме нтах информация фиксируется впервые. Это свойс тво и позволяет отличать д окументы от других источников и нформации - кни г, газет, журналов и др., содержащих перерабо­танную, вторичную информ ацию.

Фиксац ия, отображение информации в д окументе обеспечив ает еe сохранение и накопление, воз можность передачи во времени и пространстве , в озм ож ность обра ­щаться к информации спустя м ного времени после ее создания.

В соц иальном плане любой офи циаль ный документ полифунк­ционален, т.е. однов ре менно вы полняет н есколь ко функций, что позволяет е му удовлетворять различные ч еловеч еские потребнос ти . Среди функци й документа выделя ются общие и специ альны. К общ им фун кц иям документа относятся:

информационная: любой документ создае тся дл я сохранения информации, ибо необходим ость зафиксировать и нформацию - причина появления любого документа;

соци альная: документ является соци ально значимым объек­том, поскольку любой документ порожден той или иной социальной потребностью;

коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи м еж ду отдель ными элементами общественной структуры, в частности меж ду учреждениям и,

культурная: документ - средство з акрепления и передачи куль­турных традици й, ч то лучше всего прослеживается на б ольши х ком ­плексах документов, например в научно-технической докум ентации нах одит отражение уровень научного и технич еского развития общества;

К специфическим функциям документа относятся:

управленческая: документ является инструментом управления, этой функцией наделены так называемые управле нческие докумен­ты (плановые документы, отчетные, организационно-распорядительные и др.), специально соз даваемые для реализации целей управле­ния;

правовая: документ является средством з акрепления и изм е­нения правовы х норм и правоотношений в общ естве; этой функцией наделены законодательные и правовые нормативные акты, изначаль ­но создаваемые для фиксации правовых норм и правоотношений , а также документы, приобретающие прав овую функцию на время (на­пример, д ля исполь зования в качестве судебного доказательства это мож ет быть любой документ);

функц ия исторического источника: документ выступает в ка­ честве источника истори ческих сведении о развитии об ществ а; эту функцию приобретает только часть создаваемых в общ естве доку­ ментов (примерно 12—14% ) и только после того, как документы вы ­полнят свои оперативные функции и поступят на хранение

Любой документ, создаваем ый в обществе, является элементом системы более высокого уровня, он входит в соответствующую сис­тему документации в качестве ее элемента. Под системой докумен­тации пони мается совокупность документов, вз аимосвязанных по при знакам происх ож дения, назначения, вида, сферы деятельности , е ди ных требований к их оформлению. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной клас­си фикации систем документации, видов и разновидностей докумен­тов. При необх одимости используется эмпирически сложив шееся разделение документов на системы документации.

Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения всех документов на офиц иал ьные и документы личного происх ождения. К последним относятся документы, созданные че­ловеком вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обяз анностей. Это самая немногочисленная с точки з рения видов и разновидностей система документации, она включа­ет личную переписку, воспоминания (мемуары), дневники.

Официаль ные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются на управленчес­кие, научные, тех нические (конструкторские), технологические, производственные и др. Управленческие документы составляют ядро уч режденческой документаци и. Именно они обеспечивают упра вля­емость объектов как в рамках всего государства, так и в отд ельной организации. Управленческие документы и составляют собственно объ ект делопроизводства.

Эти документы представлены комплексом систем, основными и з которых являются след ующие системы докум ентации:

организационно-правовая документация,

плановая документация;

распорядительная документация;

информационно-справочная и справочно-аналитическая доку­ментация,

отчетная документация;

документация по обеспечению кадрами (по ли чном у составу);

финансовая д окументация (бух галтерский учет и отчетность);

документация по материально-техническому обеспечени ю;

договорная докум ентац ия,

документац ия по документационному и и нформационному обеспечению деятельности учреждения и другие систе мы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность учрежде ния, организ ац ии или предприятия, например на произ водственном предприятии - это производственная докум ентация, в лечебном уч­реж дении - система м едицинской документации, в вуз е - система документации по высшему образованию и т.д.

Доку менты, составляющие одну систем у документации, связ аны единством целевого наз начения и в комплексе обеспечивают доку­ментирование той или и ной управленческой функци и или вида деятельности, Так , документы, составляющие систему плановой документации, обеспечивают планирование деятельности учреждения и подведомственной ем у системы. Документы, составляющие систему распорядительной документац ии, обеспечивают регулировани е дея­тельности учреждения и ее координацию с деятельностью взаимо­связ анных учрежд ений и лица постоянно меняющихся социально-экономических условиях.

Обеспечение документирования - эт о лишь одна составляющая делопроизводства, вторая е го составляющая - это организация ра боты с документами.

Организ ация работы с докумен тами предполагает организацию документооборота учрежде нии , хранение документов и их использование вл екущей дея тельности учреждения. Докум ентооборот учреждения - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движ ен ие документов в учреждении с момента их создани я или ' поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рац ионал ьной органи зации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируем ые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие н внутренние доку менты; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступаю щие из подведомственных организаций, и т.д. Под документопотоком пони мается совокупность документов, выполняющих определенное целе вое наз начение в процессе документооборота.

Характери стикой документооборота являе тся его объе м. Под объемом документооборота понимается количество документов, по ступивших в организацию и созданных ею в течение определе нного периода времени, как п равило года. Объем документооборота — важный показ атель, используемый в кач естве критерия при решении вопросов выбора организ ац ионной формы делопроизв одства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизв одства, ее штатного состава и д ру гих вопросов.

Одна из важне йших функций организации ра боты с докуме нтами - функция учета докум ентов. Учет документов обеспечивается и х регистрацией-записью учетных данных о документе по установленной форе, фиксирующей факт соз дания документа, его отправки или получения. Наряду с функцией учета документов регистрация позволяет осу­ществлять контроль и сполнения документов, вести пои ск документов по запросам подразд елений н работников у чрежде ни я.

Н аряду с орг аниз аци ей документоо6оротавпонятие « организац ия работы с документам и» входит х ранение д окументов и их использова­ние в деятельности учреждения. Система хране ния документов - эт о .с овокупность средств, способов и прием ов учета и систематизации до­кументов с целью и х поиска и использ ования в текущей деяте льности учреждения. Для системы хранения документов наибо лее з начимыми являются понятия « номенклатура дел» и « дело». Под номенклатурой д ел понимается систематизированный перечень з аголовков дел, формируемых в де лопроизводстве учрежд ения, расположенных в опреде­ленной последовательности с указанием сроков их хранения; под де­лом понимается совокупность документов по отдельном у вопросу или /у частку д еятельности, сформированных в хронологической или иной последовательности и подшитых в отде льную обложку. Рассмотренн ые в данном разделе терм ины составляют основу терминосистемы документационного обеспечения управления (де лопроизводства). Большинство рассмотренных терминов — делопроизводство, документ, реквизит, формуляр, система документац ии, .документооборот и др.,— обозначают основные, базовые понятия научной дисциплины, но наряду с данными понятиями используются д ругие понятия, раскрывающие отдельные специфические сторо ны изучаемой предметной области,

2. Основные нормативно-методические документы по делопроизводству

Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокуп­ность законов, норм ативных правовы х актов и методиче ских д ок у­м ентов, реглам ентирующих технологию соз дания, обработки, хране­ния и использ ования докум ентов в текущей деятельнос ти учреждения, а также реглам ентирующие работу службы делопроизводства - ее ст руктуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некото­рые другие аспекты.

Нормативно-методическая баз а де лопроиз водства включает в се бя :

законодате льные акты Российской Федерации в сфере инфор­мации и докум ентации;

указ ы и распоряжени я Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Фед ера­ции, регламе нтирующие вопросы документационного обесп ечения на фед еральном уровне; .. .

правовые акты федеральных органов исполни те льной влас ти : министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведом ственного характера;

правовые акты органов пре дставительной и исполни те льной власти субъе кт ов Российской Федерации и их территориальных об­раз ований, реглам ентирующие вопросы делопроизвод ства;

правовые акты норм ативного и инструктивного характе ра, м е­тоди ческие документы по делопроиз водству учреждений, организа­ций и предприятии .

государственные стандарты на документацию;

унифици рован ные системы документации;

общероссийски е классификаторы техни ко-экономической и социальной информа ции ;

Государственную систем у документационного об есп ечения управления.

Основные требов ани я к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);

Нормативные документы по организ аци и управленческого тру­да и охране труда;

Законодательство Российской Федерации, правов ые акты Прези дента, Правительства Россий ской Федерации) фе де ральных орг анов исполнительной власти в области документационного обеспеч ения

Документационное обеспечение - важнейшая сторона деятель­ности любого учреж дения, организации, предприятия. Законодатель­ство Российской Федерации регламентирует общие принципы орга­низации документационного обеспечения деятельности физических (граждан) и юридических лиц.

Основу гражданского законодательс тва составляет Гражданский кодекс Российской Федерации, 1-я часть которого принята 21 октя­б ря 1 994 г., 2-я часть - 22 декабря 1995 г. Граж дански й кодекс опре ­деляет правовое положение участн иков гражданского оборота, осно­вания возникновения и порядок осуществления права собственнос­ти и других вещ ных прав, прав на рез ультаты интеллекту альной де­ятельности (интеллектуальной собственности, регулирует д оговор­ные и иные обяз ательства, а также другие имуществе нные и связан­ные с ни ми личны е неимущественные отнош ения. Участниками регулируем ых граж данским з аконодательством отношений являют ся граждане и юридические ли ца. В регулируе мых гражданским законодательством отношениях могут участвовать так­же Российская Федерация, субъекты Российской Федерации и му­ниципальные образовани я.

Ре гулируя граж данские правоотношения, Гражданский кодекс устанавливает ви ды и разновидности документов, соз даваемых в це ­лях фиксации актов гражданских взаим оотношений, регистрации фактов и х возникновения или п рекращения, подтверждения право отношений и др. Н апример, ст. 51 и последующи е части Гражданского кодекса устанавливают виды д окументов, прим еняе мых при со­здании, регистрации, реорганизации и ликвидации юри ди ческого лица, ст. 1 60 устанавливает письменную форму сделки и основные требов ания , предъявляемые к ней; ст. 307 определяет виды догов о­ ров, фиксирую щих обяз ательства одной стороны (фи зиче ского и ли юри дического лица) в пользу другой стороны; ст. 420-453 содержат общие положения о договоре, включая полож ения о форме, особенностям заключе ­ния, изменения и расторжения договора.

Наряду с Гражданским коде ксом Росси йской Фе дерации отдель­н ые сторон ы работы с информацией и документацией регули рую тся специал ьными фе деральными з аконами. Закон Российской Фе дера­ции "0 стандартизации" от 10 июня 199 3 г. № 5154- 1 ус танавливае т правовые основы стандартизации в Российской Федерации, обяза­тельные для всех государственных органов управления, предприятий и предпринимателей, общественны х объ единений, и определяет меры государс твенной з ащиты интересов потребителей и государст­ ва посредством разработки и применения нормативных докум ентов по стандартиз ации. З акон устанавливает порядок проведения работ по стандартизации, виды документов по стандартизации и их при ме ­нение, осуществление государственного контроля и надзора за со­блюдением требований государственных стандартов, ответственность за на рушение положений з акона, а также порядок финансирования работ по стандартизации и некоторые друг ие аспекты. Закон «О ста н­дартизации" возл ожил на Комитет Российской Федерации по стандартизации, м етрологии н сертификации ( Госстандарт России) фор­мирование и реализацию государственной политики в области стан­дартизации, осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением обязательных требовани й государственных стандартов, уча стие в работах по международной (региональной) стандартиза­ции, организацию профессиональ ной подготовки н переподгот овки кадров в обла сти стандартизации, установление правил применения международных (региональных) стандартов, правил, норм н реко­мендаций по стандартиз ации на территории Росси йской Федерации, если иное не установл ено меж дународными договорам и Российской Федерации. В развитие этого з акона Правительством Российской Фе­дерации 1 2 ф евраля 1994 г., принято постановление «Об организации работ по стандартизации, обеспечению единства измерений» серти ­фикации продукции н услугу утвердившее положения о порядки создания и прави лах пользовани я федеральным фондом государст­венных стандартов, общероссийски х классификаторов технико-эко­ном ической н социальн ой информации (ОКТЭИ ), меж дународных (региональных) стандартов и о порядке опубликования государст­венных стандартов и 01СГЭИ и ряд другим постановлений и распо­ряжений, Федера ль ный з акон Российской Федерации «Об ин формации, информатизации и з ащите информации, от 20 февраля 1995 г N 2 4-Ф З . устанавливает, что информационные ресурсы (документы н массивы документов) являются объектами отношений физических, юри диче­ских лиц» государства и защищаются законом наря ду с другими ре­сурсами. Законом устанавли вается правовой режим соз дани я, хра нени я и использования информационных ресурсов, в частности: порядок документирования информации; право собственн ости на отдельные д окументы н отд ельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах; категории ин­формации по уровню доступа к ней; порядок правовой з ащиты ин­формации,

Документирование информации — обязательное условие для ее включения в информ ационные ресурсы —осуществляется в поря дке, устанав ливаемом органами государственной власти, отве тственны­ми з а организацию делопроизводства, стандарти за цию документов и их м ассивов, безопасность Российской Федерации. Информацион­ные ресурсы могут быть государственной и негосударственной соб­ственностью и находиться в собственности граждан, органов госу­дарственной власти, органов м естного самоуправления, организ аций и общественных объединений. Российская Федераци я и субъекты Российской Федерации являются собственникам и информационных ресурсов, соз даваемых, приобретаемых, накапливаемых за счет средств федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской Федерации, полученных путем иных установленных з аконом спосо­бов. Государство имеет право выкупа документированной информа­ции у физических и юридических лиц в случае отнесения этой ин­формации к государственной тайне. Собственник информацион­н ых ресурсов, содержащи х сведения, отне сенные к государственной тайне, вправе распоряжаться этой собственностью только с разреше­ния соответствующих органов государственной власти. Документы и ма ссивы док ументов, созданные за счет средств физических и юри­дических лиц , а также приобретенные ими на законных основаниях и полученные в порядке дарения или наследования, являются собст­в енностью д анных юридических и физически х лиц. Субъекты, пред ­ставляющие в обязатель ном поря дке документированную информа­ци ю в органы государственной власти и организации, не утрачи вают свои прав а на эти документы и на использование информаци и, со­держ ащейся в них. Документированная информация, представляе­м ая в обязательном порядке в органы государственной власти и ор­гани зации юридическими ли цами независи мо от их органи зацион­но-пра вовой формы и форм собстве нности, а также гражданами, форми рует и нформаци онные ресурсы, находящиеся в совместном владении государства и субъектов, представляющим эту и нформацию. Информационные ресурсы, являющиеся собственность ю государст­ва, находятся в ве дении органов государственной власти н орг ани за­ци й в соответствии с их компетенцией, подлежат учету и з ащите в состав е государственного имущества. Инфо рмационные ресурсы могут быть товаром, з а искл юч ением случа ев, предусмотренны х з а­конодательством Российской Федерации.

Собственник информационных ре су рсов пользуется всем и пра­вами, предусмотренными з аконодатель ством Российской Федерации, в том числе он им еет право:

назначать лицо, осуществляющее хоз яйственное ведение ин­формационным и ресурсами, или оперативное управление ими;

устанав ливать в преде лах своей компетенции режим и прави­ла обработки, защиты информационных ресурсов и доступа к ним ;

определять условия распоряжения документами при их копировании и распространении.

Граж дане, органы государственной власти , органы местного са­моуправл ения, организации и общественные объединения обязаны представ лять документированную и нформацию органам и организа­циям, от ветственным з а формирование и использование государст­в енных информационных ресурсов.

Развитие отдельных положений этого закона нашло выражение в Указе Президента «Об основах государственной политики в сфере информатиз ации» от 20 января 1 994 г, постановлениях Правительст­ва « Об информационном обеспечении пред принимательства в Рос­сийской Фед ерации от 1 дек абря 199 4 г., «Об улучшении информа­ционного обеспечения населения Российской Федерации» от 12 ян­варя 1Э 96 гид р.

Федеральный з акон « Об участии в межд ународном информаци­ онном обмене» от 4 июля 1996 г № 8 5-ФЗ направлен на создание условий для эффективного участия России в международном инфор­мационном обме не в рамках единого мирового информационного пространства, на защиту интересов Российской Федерации, суб ъек­тов Российской Федерации и муниципальных образований, з ащиту интересов, прав и свобод физ ических и юридических лиц при меж­дународном информационном обмене. З акон определяет: объектом междун ародного информационного обмена может быть документи­рованная информация, информационные ресурсы, информационные продукты, информационные услуги, средства международного ин­формационного обмена, а его субъектам и - Росси йская Федерация) субъекты Российской Федерации, органы государственной власти и органы местного самоупра вления, физ иче ские и юри ди ческие лица Российской Федерации, физические и юридические лица иностран­ных государств, лица без гражданства.

Закон устанавлив ает: право собственности на информац ионные продукты и средства международного информационного обме на, ограничения при осуществлении международного информационно го обмена (ограничения на вывоз), использование средств меж дуна­род ного информационного обмена (з ащита конфид енциал ьной ин­формации), пополнение государственных информационны х ресур­сов Российской Федерации путем межд ународного информационно­го обмена, доступ к сред ствам меж дународного информационного обмена и иностранным информаци онным продуктам и другие во­просы межд ународ ного информационного обмена.

Закон Российской Федерации « О государственной тайн е» от 21 июля 1 993 г № 5485регулирует отношения, возникающие в связ и с отнесением сведений к государственной тайне, их рассекречиванием и з ащитой в и нтересах обеспечения безопасности Российской Фе­ дерации. К госуд арственной тайне закон относит з ащищаемые госу­дарством сведения в области его военной, внеш неполи тической) эко­номической, раз ведывательной) контрразведывательной и оператив­но-розыскной деятельности, распространение которых может н ане­сти ущерб безопасности Российской Федерации. Закон устанав лива­ет полномочия госуд арственных органов и должностных лиц, при­званных обеспечивать сохранение и защиту государственной тайны, перечень сведений, составля ющих государственную тайн у, порядок засекречивания и рассекречивания сведений и их носи телей, распо­ряжение сведениями) составляющими государственную тайну, поря­д ок ее защиты, контроль и надзор за обеспечени ем государственной тайны и другие вопро сы.

Положения этого закона нашли развитие в Указ е Президента Российской Фед ерации «Об утверждении перечня сведени й) отне­сенных к государственной тайне» от 30 ноября 1995 г., постанов ле­нии Прави тельства Российской Федераци и « О перечне сведений, которые не могут состав лять коммерческую тайну » от 5 декабря 1 99 1 r, постановлении Пенсионного фонда России «Об утве рж дении перечня сведений, составляющих конфиденциал ьную информацию» от 30 авгу­ста 1996 г. и др.

Основы законодательства Росси йской Федерации об Арх ивном фонде Российской Фе дерац ии и архивах, принятые Верховным Со­ветом Российской Федерации 7 июля 1993 г., направлены на совер­шенствование организ ации арх ивного дела в стране, пред отвраще­ние порчи, уничтожения, х ищения, нез аконной скупки, прод ажи, приобретения и вывоз а арх ивных документов за границу, регулиру­ют форм ировани е) организац ию хранения, учет, использование ар­хивов и архивных фондов и управление ими, обеспечи вают сохран­ность архивных документов, их всестороннее использование в и нте­ресах граж дан, общества и государства; определяют понятия основ­ных терминов архи вного дела (Архивный фонд Российской Федера ции, архивный докум ент, архивный фонд, архив , архивное дело к др. ), характе ризу ют состав Архивного фонда Росси йской Федерации в его государственной и негосударственной частях, устанавливают п раво собственности на архивы , порядок пе редачи этого прав а и его защиты, систем у управления архивным делом в Росси йской Федера­ци и, порядок хранения, ком плектования, учета и использования ар­х ивных документов; определяют ответственность за нарушени е за­конодательства об Арх ивном фонде Российской Федерации и арх и­вах и принципы международного сотру дничества в области архивно­го дела.

В раз витие Основ законодательства об Архивном фонде Россий­ской Федерации и архивах приняты: Указ Прези дента Российской Федерации от 17 марта 19Э 4 г. «Об утверждении Положения об Ар­хивном фонде Российской Федерац ии», постановление Совета Ми­ нистров — Правительства Российской Федерации от 3 марта 199 3 г « О порядке ведомственного х ранения документов и организации их в делопроиз вод стве» и др. Законодательство Российской Федерации регулирует и другие сферы деятельности, тесно связанны е с документационным обеспечением , например создание и испол ьз овани е соврем енных автом атиз ированных н телекоммуникаци онных систем (закон Российской Федерации « О правовой охране программ для электронных вычисли тельных маш ин и баз данным» от 23 сентября 19 92 г и другие указы и постановления), з аконы и иные правовые акты в области связи: федеральные законы « О связи» . от 16 февраля 19 95 г. и « О почтовой связи» от 9 августа 199 5 г, Почтовые правила от 22 апреля 1992 г, принятые Советом глав администраций связи Регионального содруж ества в области связи, и другие правовые но рмативные акты.

3. Правила оформления документов

Каж дый документ состоит из отдельных составляю щих его элем ен­тов) которые наз ываются реквиз итами (подпись) печать) текст) назва­н ие ви да д окумента и т.д.)- Совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образ ом, составляет его формуляр. Формуляр, х арактерный для определенного вила докум ентов, называется типовых формуляром.

Формуляр-образ ец разрабатывается при создании систем ы до­кументирования и представляет собой графиче скую м одель или схе­м у пос троения документа. Он устанавливает форматы) раз меры по­лей) располож ение постоянных и пере менных ре кви зи тов.

Государственны й стандарт Российской Федерации Р 6.30-97 «Уни­фицированные системы документации, Система организационно-распорядительной докум ентаци и» . Система ОРД «Требования к оформле­нию документов» устанав ливает почти максимальный набор рекви зи­тов для лю бого из управленческих документов и их месторасположение на бумажном носителе информации, Всего установлено 29 реквизитов. Но так как некоторые из них взаимоисключающие и часть ре квизи тов зависит от вида документа) то на конкретном документе их будет гораз­до меньш е. Установлен следующий состав ре квизитов:

Государственный герб Российской Федерации (01) изображается только в случаях, предусмотренных законодательством, на документах министерств, ведомств, а также органов власти.

Герб суб ъекта Российской Федерации (02) помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. На бланках документов могут дополнительн о воспроизводиться также утвержденные в устано вленном порядке изображения (гербы) территорий или населенных пунктов.

Эмбле ма организации ила то варный з нак (03). Эмблема п редприятия — это символиче ское г рафическое изображение. В качестве эм блемы , как правило) использ уется товарный знак. Из ображ ение эмблемы облегчает поиск документа, но заменить наименов ание предприятия или учреждения эмблемой не допу скается. Эмблему размещают на левом поле документа на уровне названия организации или на верхнем поле документа.

Код орга ни зации (04). Код фо рмы документа (5 ). Код по Общероссийскому классификатору организаций и пред­п риятий (ОКПО) имеет все з арегистрированные предприятия. Он может быть проставлен заранее типографским способом. Этот код является своеобразным подтвержд ением правом очности организа ции – автора документа .Код по Общероссийскому классификатору у правлен ческой документации {ОКУД) должен соответствовать коду унифицированной формы документа, содержащемуся в классификатор е управленческой документации. Этот реквизит в печатывается при составлении конкретного вид а документа.

06 - наименование организации

07 - справочные данные об организации

08 - наименование вида документа

Наименов ан ие организац ии (06, 07, 08). Данный реквизит указывает в документе наименование организации) являющейся автором документа, оно должно соответствовать наи менованию) з акрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наиме нование вышестоящей организации. Все эти наимено вания даются в и менительном падеже.

Если организ ация подведомственна одновременно нескольким о рганам управления или общественным организ ациям) то указ ыва­ю тся не более трех степеней подведомственности. Если имеется двойн ое подчинение министерству и м естным органам власти, - то в документе указ ываю т только наименование Ч ест ных органов власти.

Наименования организаций субъектов Россий ской Федерации, имеющих наря ду с русским языком в качестве государственного наци­о нальный язык) печатают на двух яз ыках - русском н национальном. Сокращенное наименование организ ации приводят в тел случа е, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Со кращенное наименование ( в скобках) помещают ниже полного. Наименование на иностранном языке воспроизв одят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положени и об орга низации). Наиме нование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском яз ыке,

Наи менов ание филиала, территориального отделения, предста­вительства, структурного подразделен ия организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименов ания организации.

Автором документа может быть должн остное лицо, представля­ющее организацию.

Сведений о конкретном авторе обязательны на внутренних до­кументах организации.

Справочные данные о б организации» (07).

Этот реквиз ит указывается только в служеб ных пи сьм ах. Сюда мо гут входить: индекс предпри ятия связи, почтовый к телеграфн ый адрес, номер телетайпа, телефона, факса , телекса. На письмах, относящихся к фи нансовым вопросам, может быть проставлен номер сче та в банке.

Н аи менование виде до кументе (08). Данный реквизит я вляется одним из важнейших, поскольку поз ­воляет судить о назначении данного документа, определяет состав, реквизитов и структуру текста. Наименование вида документа регламентируется уставом (положением об организации) и проставляется на всех документах, з а исключением писем и факсов) и печатается прописными буквами .

Дата (09). Дата является одним из основных реквиз итов документа) которые обеспечивают его юридическую силу. Датой документа является дата его подписания или утвержде ния) для протокола -дата проведения заседания. Если авторами документа является несколько opгaнизаций, то датой документа считается наиболее поз дняя дата под писания.

Даты в документе оформ ляются цифровым способом в следующей последовательности: число, месяц, год. Также дату можно оформлять в соответствии с меж дународным стандартов .

В текстах нормативных документов, а также сод ержащи х сведения финансового характера, допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат. Например: 22 августа 1996 г. В факсах, телеграммах и телефон ограммах кром е даты проставляются часы и минуты.

Ре гистрационный индекс документа (10 ). Одновременн о с датой проставляют регистрационный номер документа. Регистрационный номер — это условное обозначение докумен­та под которым он введен в информационно-поисковую систему ор­ганиз ации. Для внутренних документов (нап ример) приказов) это обыч но порядковый № д ела с начала года, Для исходящих докумен­то в он складывается из нескольких частей: инд екс структурного под­разделени я, № дела по номенклатуре, где будет хранитьс я копия докум ента после его отправки, порядковый № документа. .

На докум ентах, составленных совместно нескол ькими организациями, регистрационные номера проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе.

Ссылка на регистрационный н омер а дату документа (II). Этот реквизит проставляется только на ответных письм ах. Дата и номер для ссылки переписываю тся из и нициативного письма. Оф орм ляется следующим способом: на № 02-13/36 от 04^ 09.9 8.

Место со ставлени я или изд ани я (12).

Место составления или издания документа обяз ательно указывается в том случае, е сли затруднено его определен ие по реквизитам и меновани е организации» и «справочные данные об организации » целесообразно его проставление на всех документах , Место д авления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринят ые сокращения. В пи сьмах этот реквиз ит входит в почтов ый адрес.

Гриф о гра ни чения доступа к до кументу (1 3) реквиз ит проставляется в случае, если документ содержит текст ограниченного распространения, т.е. сек ретную или информацию. В первой строке данного реквизита вс тавляться следующие отметки: « ДСП» (Для служебного пользования), "Секретно", «Совершенно секретно» .

Адресат (14).

Гриф утверждения документа (15)

Рез олюция (16)

Заголо во к к тексту (17 ).

Данный реквизит яв ляется обяз ательным д ля всех документов. З аголовок может отсутствовать на кратких документах , выполнен­ных на бумаге формата А5 (сопроводительные письма). Заголовок должен быть м аксимально коротким и точным. В з аголовке должно отражаться краткое содержание документа. Он необходим для эф­фективного поиска, регистрации д окументов без предварительного прочтения всего текста.

В одной строке з аголовка должно быть не бо лее 28 знаков. Точка в конце з аголовка не ставится. Заголовок должен грам матически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопрос « о чем?» и ли «чего?». Например: при каз — о приеме на работу положение — о бух галтерии - протокол - собрания акционеров должностная инструкция — менедже ра по кад рам

Отметке в кон тро ле (18).

Данный реквиз ит проставл яется на документах, исполнение ко­торых вз ято на особый контроль по поручению руководителя. От­метка о контроле - буква « К" проставляется цветным (красным, синим, зеленым) карандашом, фломастером или специальным штам­пом « Контроль» , Располагается на уровне з аголовка на левом поле документа.

Текст докумен та (19).

Текст докум ента состав ляют на русском или национал ьном язы­ ке в соответствии с законодательством Российском Федерации и субъектов Российской Фед ерации о государственных языках.

Тексты документов пишут только на русском яз ыке при направ­лении их в федератив ные органы государственной власти, органы госу­дарственной власти субъектов Российской Федерации: на предприятия, в организации и их объеди нения, не находящи еся в ведении данного субъекта Российской Фед ерации или распо лож енные на территории д ругих суб ъектов Российской Федерации . Текс ты док ументов оформ ляют в ви де анк еты, табл иц ы, связанного текста.

Подпись (21),

Подпись - это один из основны х способов удостоверения документов . Под пись является обязательным реквизитом . Подпись на документе проставляет лицо, которое несет ответственность за со­д ержание данного документа. Подписывается , как правило, только первы й экземпляр документа. В состав подписи входят: наименование должности лица, под ­п ис ывающего документ (полное , если документ оформ лен на бланке ^ орг анизации, и сокращенное, если использован бланк), его личная подпись и расшифровка подписи (иници алы и фамилия) без кавыч ек и скобок

Доку ме нт м ожет быт ь подпи сан испол няющим обяз анности д олжностного лица с указанием его фактическ ой должности и фами­лии. При этом не допускае тся стави ть предлога», надпись от ру ки «Зам.» или косую черту перед наименованием долж ности,

Граф согласования (22). Визы (23).

Согласование —это предварительное рассмот рение вопросов, содержащих ся в проекте документа. Согласование может быть внеш­нее и внут реннее.

Внешнее согласование оформляется грифом согласования. Он имеет два варианта: согласование с конкретным должностным ли­ц ом и согласование с коллегиальным органом. Гри ф согласовани я располагают ниже реквизита "Подпись» или на о тдельном листе согласования. Лист согласования составляется, когда содержание доку мента затрагивает интересы нескольких орга­низац ий или лиц, о чем де лается отметка на месте грифа согласова­ ния.

Но виз а может быть оформлена и более кратко: личная подпись и дата.

Если долж ностное лицо, с которым согласовывается документ, им еет какие-то з амечания, дополнения и ли не согласен с доку мен­том, то это может оформляться на отдельном листе с указанием об этом при визировании «З ам ечания прилагаются» .

На вну трен них документах виз а проставляется на последнем листе первого экземп ляра. На исходящих - на последнем листе того экз емпляра, кот орый будет оставлен в учреждении.

Печа ть (24).

Печать ст авят на наибол ее важ ны х доку ментах, предус мот ренных специальными нормати вными актами, удо стоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, подтверждая подлинность подпи сей. Печать должна быть хорошо читаема и по возможности должна захватывать часть наименования . д олжности. Раз личаются печати гербовые и печати . организ ации. В комм ерчес ких структурах гербовые печати не использ уются.

Отметка озаверени и коп ии (25),

З аверение копии докум ента произ водится для придания ей юри­дической силы.

Отметка о з аверени и копии состоит из заверительной надписи —« Верно», наим енования должности сотрудника, завери вшего копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты заверения.

Отметка об исп олнителе (26).

Данный реквизит необходим для оперативной связи с тем , кто составил д оку мент для раз ъяснения и уточнения з атронутых в доку­ме нте вопросов.

Отм етка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнитс я документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают в соответствии со станд артом, на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Отметка об исполнении докумен та а направлении его в дело (27). Данный реквиз ит проставляется на и сполненных документах, подлежащи х списани ю в дело для последующего хранения и использования в справочных целях .

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на первой странице документа

Отметка об исполне нии документа и направлении его в дело должн а быть подписана и датирована исполнителем документа, руководителем структурного подразд еления, в котором исполнен документ.

Отметка опо ступл ени и до кумента в о ргани за цию (28). По возможности ставится на первом листе вхо дящи х доку мент ов, как правило, с помощью штампа. Данный реквизит вк лючает в себя : наименование получ аю щей организации, дату поступления документа, его вх одя щий регистрационный номе р. Напри мер:

Отметка дл я автоматич еского по иска докумен та (29). Данный реквиз ит может включать и мя диска, файла, содерж ащего данный документ и другие поисковые данные.

4. Системы стандартов

Стандарти зац ия в соответствии с законом Российской Феде ра­ ци и « О стандартизаци и», принятым 10 июня 1 993 г., - это деятель­ ность по установлению норм, правил и характери стик в ц ел ях обес­печения;

безопасности продукции, работ и услуг для окружающей сре­ ды, ж изни, здоровья и им уще ства;

технической и информационной совместимости, а. также вза­имозаменяемости продукции;

качества продукции, работ и услу г в соотв етствии с уров нем развития науки, тех ники и тех нологии; еди нства измерений;

экономии всех ви дов ресурсов;

безопасности хозяйственных объектов с учетом риска в озник­новения природных и техногенных катастроф и других чрез вычай­ных ситуаций;

обороноспособности и мобилизационной гот овности страны. К нормативным документам по стандартизации, действующим на территории нашей ст раны, относятся;

госуд арст венные стандарты Российской Фед ерации (ГОСТ); применяемые в установ ленном порядке меж дународные (региональ­ные) станд арт ы, правила, нормы и рекомендации по стандартиза­ции; общероссийские классификаторы тех нико-экономической и социальной и нформации ;

стандарты о траслей; стандарты предприятий; станд арты науч­но-технических, инженерных обществ н д ругих общественных объе­динений.

Государственные стандарты разрабатываются на продукцию, ра­бот ы и усл уги, им еющие межотраслевое значение. Содержание тре­бований стандартов, области их распространения, сферы их дейст­ вия и даты их введ ения определяются государственными органами управления, которые их принимают. В соответствии с законом «О стандартизации» государственные станд арты и общероссийские клас­сификаторы технико-экономической и социальной информации приним ает Госстандарт России; они вводятся в д ействие после их государственной регистрации. Требования, устанавливаемые станд ар­тами, обязательны дл я всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности. Госстандарт России и иные специально уполномоче нные государственные органы управления в пределах их компетенции осуществляют госконтроль и над зор з а со­бл юдением обяз ательных требований государственных стандартов.

Все государстве нные станд арты, д ействующие на территории нашей страны, объ единены в единую Государственную систем у стан­дартизации - иерарх ически организ ованную систем у классификации и кодирования самих государственных станд артов,

Серия 1 Государственной системы стандартизации содержит ком­плекс основополагающих стандартов, в которых закреплены по ложе­ния о порядке разработки государственных станда ртов о построении, изложении и оформлении стандартов, их ут верж дении, регистрации и введении в действие, о поря дке внесения изменений в стандарты) от­мены станд артов и др., например ГОСТ I.РO-92. Государственная сис­ те ма стандартизации Российской Федерации: Основные положения.

Самостоятельный комплекс составля ют стандарты на уни фици­рованные системы документаци и и Е диную систему кл ассификации н кодирования технико-эконом ической информации:

ГОСТ 6.01 .1 -87. Единая систем а классификации и кодировани я технико-эконом ической информ ации;

ГОСТ 6.03-В3. Унифициров анны е системы документации, за­пись и нформации у ни фиц ированных докуме нтов в коммуникатив­ном формате;

ГОСТ 6.10.4-34. Унифицированные системы документац ии . Прид ание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами выч ислительной тем ни ки. Основные по ложения;

ГОСТ 6.10.5-87. Унифициров анные системы док ументации. Тре­бования к построению формуляра-образца;

ГОСТ 6 .10.6- 87. Единая система вн ешнеторговой документации. Формуляр-образец: ГОСТ 6.10.7-90. Единая система внешнеторговой документации.

ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Си­стема организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

ГОСТ 1648 7-КЗ . Делопроизводство и архивное дело. Те рмины и определения (ГОСТ сохраняет номер, присвоенный ему еще при регистраци и первого терминологического стандарта в 19 70 г.).

У нифициро ванные си стем ы документации

В целях сокращения количества п рименяемых в деятельности учре ждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, сниж ения трудовых, врем ен ных и м атериальных затрат на их под гот ов ку и обработку, достижения информ ационной совместимо­сти автоматиз ированны х Баз данных в народном хоз яйстве прово­дятся работы по унификац ии документов и создани ю унифициро­ванных систем документации (УСД) - совокупности вз аимоувязан­ных унифици рованных форм документов, обеспечивающих докумен­тированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности , средств и х ведения, нормативных и методиче­ских материа лов по их раз работке и применению, В осн ове создани я УСД лежит метод уни фикации -установление единообразия состава и форм управленческих докум ентов, создаваем ых при решении од­нотипных управленческих функц ий и з адач. Одноврем енно раз раба­тываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспеч ивающие интегрированную автоматизирован­ную обработку данных, содержащихся в УСД (см. разд ел 2.5). В на­ стоящее время действует восемь УСД:

унифицированная система организ ац ионно-распорядительной документации;

унифицированная система банковской документации;

унифицированная система финансовой» учетной и отчетной бух­галтерской документации бюд жетным учреж дений и организаций;

унифицированная система отчетно-статистической документа­ции;

унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

унифицированная система документации по труд у;

унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

унифицированная систем а внешнеторговой д окументации.

Раз работка УСД веде тся соответствующими министерс твами н ведомствами, которым поручена эта работа.

Для подде рж ания УСД в актуальном состоянии осуществляется их ведение, предусматривающее внесение изменений и д ополнений в контрольный массив унифицированны х форм документов по м ере необходимости.

Общеросси йские классификаторы

техни ко-экономической и соци альной и нформации

Важными средствами информационного обеспеч ения, прежд е вс его в таких областях, как экономика, статисти ка, банковское дело, таможенное дело, внешнеэкономическая деятельность, являются класси фикаторы технико-экономической и социа льной информа­ции. Они обеспечивают интегрированную обработку данным в авто­матизированных информацион ных системах.

Классификаторы технико-экономической и социальной инфор­мации - нормативные докум енты, содерж ащие си стематизирован­ный свод наименований объе ктов, представленных как класси фи ка­ци онные группировки , и при своенные им коды, Классификац ии и кодированию подлежат социальные и экономи ческие объекты и их свойства, информаци я о которых использ уется в деятельности орга­нов власти и управления и содержится в унифицированных формах д окументов.

В настоящее врем я разработано и действует 37 общероссийских и продолжаю щих действовать общ есоюзных класси фикаторов. Со­вокупность классификаторов технико-экономической н социальной и нформации, а также научно-ме тодич еских и нормативно-технических д окум ентов по и х разработке, ве дени ю и внедрению, а также или иной области д оговариваются, что понимать, какое пон ятие вкладывать в тот или и ной те рмин. Из этого следует, что содержан ке понятия, обозначенного терм ином , может быть понято только через его дефи ни цию - краткое логическое опре делени е, у станавл иваю­щее существенные отличитель ные признаки предме та или з начение понятия, его сод ержа ни е и границы. Поэтом у всегда, когда речь идет о терм инах , м ы долж ны иметь в ви ду, что терми н лишь наз ыв а­ет поня тие, а его существо, содержание раскрыв ает определение.

5. Эффективность рациональной системы делопроизводства

В управленческой деятельност и, как правил о, решаются задачи двух типов: ори гинальные (нетривиаль ные) и од нот ипные, повторя­ ющиеся . Оригинальные зад ач и нельзя унифицировать и стандарти­з овать в полном об ъеме, но для них м огут быть стан дарти зованы принципы реше ния. Для повторяюшихся однотипных з адач в боль­шинстве случаев целесообразно стандартизовать как технологи ю их ре шения, так и форм ы представлен ия и нформ ации.

Под у нификаци ей в ши роком смысле понимается у мен ьшение многообразия типов н видов изд елий одинакового фу нкционального назначении . Применитель но к управле нческим докум ентам унификация заключается в установлении единообраз ия в составе и форм ах управ­ленческих документов, создаваемых в процессе осущес твления од­нотипных управленческих функций н з ад ач.

Ста ндартизация — это фор ма юрид ического закрепления резу льта­то в у нифи кации. В практи ке совершенствования документационного обеспечения управленческой деятельности разрабатываются госуд ар­ственные стандарты на терминологию делопроизводства и архивно­го дела и на требования к составлению и оформлению управленчес­ких документов.

Основная цель уни фикации и стандартиз ации - соз дание таких систем документации, применение которых буд ет эконом ически эффективно, приведет к увеличению врем ени на творческие элемен­ты управленческого труда , повысит общ ую культуру управления . Унификация н стандартиз аци я документов— основ ные направл е ни я совершенствовани я документации, ведущие к снижению затрат на управленческие документы.

Объектами унификации и стандартизации в управленческой деятельности являются:

терми ны и определения, используемые при работе с управлен­ческ ой информацией;

организ ационные структуры организаций, учреждений и пред­п ри ятий;

классификаторы управленческих функций; управленческая документация.

Документы давно стали объ ектами унификации н стандарти за­ци и. В СССР первые стандарты появились в 1929 -193 1 гг. , но с тех пор несмотря на отдельные перерывы, ведутся работы по унифика­ци и и стандартизации документов. В последние десятилетия к этой работ е привлеч ены все ведущие м инистерства и ведом ства,

Р аботы по унификаци и и стандартиз ации активно ве дутся и за рубеж ом. Стандартиз ацию документов в течение длитель ного времени проводят националь ные организ ац ии по стандартизации ряда стран , раз личные м еждународ ные организ ации, Националь­ные стандарты на документы суще ствуют в Германии, Бельгии, В еликобритании, Норве гии, Швеции, Фи нляндии, Болгарии и други х странах.

В работе по ун ификац ии документов, в частности внешнеторго­вых, приним ают участие более десяти международных организаций, в том числе Комитет по развитию внешней торговли Европейской Экономической Комиссии (ЕЭК) , Международная организ ация стандартиз ации (НСО) и др. Роль и з начение унификации и стан­дартизации документов особенно возросл и в связи с приме нением в управлени и компью терных технологий.

Унифи кация управленческих документов предполагает: унифи­кацию состава и форм докум ентов, применяем ых для документиро­в ания управленческой деятельности. Унификация состава докумен­тов организации заключается в отборе и закреплении ком плекса документов , необходимых и достаточных для решения управленчес­кой задач. В ре зультате унификаци и состава документов исключают­ся формы документов, не вызванные де йствите льными потребностя­м и управления, и состав документов организации может быть значи­те льно сокращен. Унификаци я форм документов з аключается в от­б оре н закреплении в унифицированных формах документов инфор­мац ионных показ ателей и реквизитов, соответствующих назнач ени ю документов, и ус тановлении единых требований к их составлению и оф ормлению.

Резул ьтаты унификации состава документов получа ют своез а­крепле ни е в Табеле форм документов, а результаты унификаци и форм докуме нтов - в Альбоме форм документов, применяе мых в Деятельности организац ии.

Для автоматизации процесса документооборота, эффективного информационного обеспечения процесса управления и принятия решений целесообразно создать информационную система документооборота.

Такая система автоматизирует рутинные операции по обработке корреспонденции, а также позволяет контролировать исполнение поручений руководителя и вышестоящих организаций. Банк данных системы должен содержать информационно-поисковые образы всех документов, поступающих и/или исходящих из организации, включая официальные нормативные правовые документы.

Реализация программного обеспечения системы возможна на базе современных информационных технологий с использованием программных продуктов Staffware и Microsoft FoxPro. Система состоит из восьми рабочих мест, объединенных в локальную вычислительную сеть под управлением операционной системы UnixWare Application Server. Рабочие места пользователей представляют из себя IBM-совместимые персональные компьютеры с операционной оболочкой Microsoft Windows.

Рассмотрим подобную систему на примере функциональной структуры информационной системы документооборота Москомприроды.

Структура системы включает восемь основных функционально выделенных автоматизированных рабочих мест (АРМ), каждое из которых ориентировано на решение специфических задач, в т.ч.:

АРМ Председателя Москомприроды - предназначено для осуществления оперативного контроля за исполнением поручений руководителей Комитета, подготовки различных отчетов и справок.

АРМ администратора системы - предназначено для осуществления административного управления работой системы - рабочее место Начальника Организационного управления Москомприроды.

АРМ по приему и обработке входящей корреспонденции - предназначено для регистрации входящей корреспонденции (от юридических лиц), внесения резолюций руководства.

АРМ по контролю за движением и исполнением документов -предназначено для оперативного контроля за движением документов, текущего контроля за исполнением поручений руководства Москомприроды и подготовки административных отчетов.

АРМ по выдаче справок и обработке писем и жалоб граждан - предназначено для оперативной выдачи отчетов и справок о движении документов, а также для работы с письмами и обращениями граждан (физических лиц).

АРМ по контролю исполнения документов, представляемых в Москомприроду на экспертизу - предназначено для оперативного контроля за движением предпроектных, проектных и других видов документов, представляемых в Москомприроду на экологическую экспертизу и в отдел нормирования вредного воздействия на окружающую среду, и подготовки административных отчетов по их прохождению для руководства Москомприроды.

АРМ по обработке исходящей корреспонденции - предназначено для регистрации исходящей корреспонденции.

АРМ системного оператора - рабочее место дежурного оператора, обеспечивающего контроль функционирования системы и ее системное администрирование.

Структурная схема прохождения корреспонденции в ИСОУ приведена на рис.1

рис. 1. Функциональная структура информационной системы документооборота Москомприроды

Список используемой литературы

Кудрявцев В.А. и др. "Организация работы с документами: учебник - М.: ИНФРА-М, 1998

"Секретарское дело", спецвыпуск журнала, Тула.:1996

Самыкина И.В. "Практическое руководство для секретаря". - М.: БИНОМ, 1995

Материалы Москомприроды по созданию информационной системы документооборота (1998 г.)