Информационные процессы

ЛЕКЦИЯ 2

Тема: Информационные процессы.

Вопросы:

1. Понятие информационного процесса.

2. Основные операции обработки данных.

2.1. Сбор и регистрация данных

2.2. Передача информации

2.3. Ввод информации в компьютер

2. 5. Обработка информации

2.4. Накопление и хранение информации.

3. Структура информационного процесса.

1. Понятие информационного процесса.

Информационный процесс — это комплекс взаимоувязанных процедур преобразования информации от момента возникновения до предоставления результатной информации пользователю. Информационный процесс реализуется путем выполнения регламентированной совокупности этапов (операций), направленных на преобразование исходной информации в результатную.

2. Основные операции обработки данных.

2.1. Сбор и регистрация данных

Обрабатываемая в АИС информация может быть получена тремя путями:

  • непосредственно от низовых подразделений субъекта в процессе производственно-хозяйственной деятельности;
  • из других управленческих подразделений;
  • из внешних по отношению к предприятию источников.

Если в последних двух случаях информация поступает уже зарегистрированной на машинном или бумажном носителе, то в первом случае ее приходится собирать и регистрировать. Сбор и регистрация такой информации реализуется первичным (оперативным) учетом. Сущность данной процедуры заключается в определении и регистрации на носителях количественных и качественных характеристик определенного объекта наблюдения. Это трудоемкая процедура, но от полноты, достоверности и своевременности данных, полученных на этом этапе, зависит качество результатной информации, предназначенной для принятия решений.

Сбор информации связан с измерением, подсчетом, взвешиванием материальных объектов, замером временных характеристик и т. д. Эта процедура может быть выполнена вручную или с применением технических средств. Средства сбора могут быть неавтоматическими (мерная тара, весы, счетчики ручного действия, рулетки, метры и др.) и автоматическими (автоматические весы, часы, измерительные приборы, датчики, счетчики и другие средства). Известно большое разнообразие модификаций данных средств. Некоторые из них совмещают процесс сбора и регистрации данных на материальных носителях.

Сбор информации сопровождается ее регистрацией.

Регистрация — это фиксация собранной информации на бумажном документе или машинном носителе. Пока наиболее распространенным носителем информации остается бумажный документ. Зачастую запись в первичные документы осуществляется, вручную, а процедуры регистрации информации достаточно трудоемки. Поэтому стремятся автоматизировать процесс заполнения первичных документов, используя компьютеры в низовых подразделениях предприятия (на складах, в цехах и т. д.). При наличии компьютерной сети такие документы по каналам связи могут передаваться в информационную базу АИС для дальнейшей обработки.

Также используются специализированные автоматизированные системы, совмещающие процедуры сбора, регистрации и передачи информации по каналам связи, ее ввод непосредственно в компьютер для накопления данных и их последующей обработки или для формирования документов. Такая схема реализует безбумажную технологию обработки информации. При этом повышается достоверность информации и снижается трудоемкость работ.

Распространение получают системы, работающие со штриховыми кодами, которые позволяют не только считать заранее нанесенные на товар штрих - коды, но и, предварительно обработав данные мобильными терминалами, передать их в ПК.

2.2. Передача информации

Может быть выполнена различными способами, например традиционными средствами связи: курьером, пересылкой по почте, доставкой транспортными средствами. Используются при передаче и современные дистанционные средства связи: электронная почта, факс, физические каналы связи (телефонные, оптические, радиоканалы, в том числе спутниковые). Последние способы передачи информации, естественно, предполагают наличие компьютерной сети или устройств, обеспечивающих выход в сеть. Дистанционная передача информации с помощью современных коммуникационных систем постоянно развивается и совершенствуется. Этот способ передачи информации имеет особое значение в территориально распределенных АИС, используемых в фирмах с удаленными филиалами, корпорациях и т. и. Заметим, что процедуры передачи информации применяются не только для первичной, но и для результатной информации.

2.3. Ввод информации в компьютер

Во многом зависит от способов реализации предыдущих процедур. Информация, зафиксированная в документах, обычно вводится с клавиатуры. В системах с массовым вводом однотипной информации получают распространение сканирующие устройства. Информация, переданная по каналам связи, фиксируется в
устройствах памяти компьютера. В процессе ввода выполняется
контроль и предварительная обработка документа, в результате, которой формируются определенные записи. Они вводятся и хранятся в информационной базе.

2.4. Накопление и хранение информации.

Введенные в компьютер данные не сразу используются для обработки, сначала они накапливаются и хранятся в информационной базе. В ней хранятся не только первичные данные, но и условно-постоянная, справочная и другая информация, многократно используемая при решении разных задач. Хранение и накопление первичной информации связано с потребностью получения данных за определенный интервал времени, их многократного использования при обобщении в разных разрезах. Более того, компьютерная система обычно хранит все введенные данные с начала ее эксплуатации, что позволяет обращаться к ним в любое время и формировать результатную информацию за предшествующие периоды.

2. 5. Обработка информации

Обработка информации выполняется согласно разработанному алгоритму — набору четко сформулированных правил, определяющих процесс преобразования исходных данных (входной информации) в желаемый результат (выходную информацию) за конечное число шагов. Это позволяет автоматически решать любую конкретную задачу из класса однотипных задач.

Обработка информации предполагает выполнение логических и арифметических операций над исходными данными в целях получения результатной информации. Логическая обработка включает операции сортировки (подбор, упорядочение, объединение), выборки данных из информационной базы и т. п. Арифметические операции: алгебраическое сложение, деление, умножение и т. д.

В процессе обработки информации формируются результатные показатели, которые отражаются в текущих отчетах и регламентированной отчетности. Отчеты формируются, как правило, по запросам специалистов и отображаются на экране дисплея или печатаются. При печати отчет может быть одновременно тиражирован, если его требуется предоставить нескольким пользователям. Процедура тиражирования обеспечивается и иными способами (ксерокопированием).

Процесс обработки информации сопровождается контролем выполняемых операций и корректировкой данных. Корректировка данных в АИС осуществляется как в процессе выполнения операций ввода, так и после их завершения в течение всего отчетного периода. Зачастую необходимо уточнение данных предшествующих периодов.

Принятие решений на основе анализа результатной информации в АИС остается за специалистом (например, экономистом).

3. Структура информационного процесса.

Если рассмотреть структуру общих информационных процессов, то можно выделить следующие компоненты:

  1. Регистрация данных — это фиксация собранной информации на бумажном документе или машинном носителе. В процессе регистрации, реализуемом объектом – регистратором, можно выделить три основных процесса:
    • прием (восприятия) сигнала от информационного объекта, заключающегося в изменении состояния объекта-регистратора и сохранении этого изменения до окончания воздействия сигнала;
    • запись данных (фиксации принятого сигнала) объектом - регистратором, заключающегося в сохранении измененного состояния по окончании воздействия сигнала в течение некоторого времени;
    • хранение объектом-регистратором полученных данных в течение длительного времени вне зависимости от приема и записи им других сигналов.
  2. Распространение данных – это процесс передачи данных во времени и пространстве, обеспечивающий сохранение их содержания, смысла. При распространении информации в пространстве реализуются два основных информационных процесса:
    • Выдача – процесс передачи источником (передатчиком) информации по каналу связи.
    • Прием – процесс получения информации получателем (приемником) из канала связи.
  3. Использование данных – процесс реализации информации посредством технических и программных средств информационных технологий. В общем процессе использования информации информационным субъектом можно выделить три основных процесса:
    • сбор информации - поиск, отбор информации и хранение отобранной информации;
    • обработка данных с целью получения субъектом необходимой информации, не содержащейся явно в собранной входной информации;
    • представление информации в виде, удобном для ее восприятия, интерпретации и удовлетворения информационных потребностей информационного субъекта.


Информационные процессы