Дипломатической документация и делопроизводство

Лекционный комплекс по дисциплине

«Дипломатической документация и делопроизводство»

Лекция 1. Введение. Основы делопроизводства в учреждениях

1. Общие правила организации документооборота.

2. Порядок приема, регистрации входящей корреспонденции.

3. Рассмотрение и прохождение входящей внутренней и внешней служебной корреспонденции.

4. Регистрация и отправка исходящей корреспонденции.

5. Цель и задачи дисциплины.

Цель лекции: понять общие правила организации документооборота в учреждениях и организациях.

Ключевые слова: делопроизводство, документооборот, корреспонденция, регистрация.

1. Общие правила организации документооборота

Документооборотом называется движение документов с момента их создания или получения до полного завершения исполнения или отправки.

Документооборот должен соответствовать следующим требованиям:

1) целевое движение документов (документы кратчайшим путем попадают исполнителю, возвратные перемещения документов исключены);

2) четкое распределение документов между сотрудниками в соответствии с должностными обязанностями.

К важнейшим функциям организации работы с документами относятся:

1) функция учета документов;

2) контроль исполнения документов.

Названные функции обеспечиваются регистрацией документов - записью учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующий факт создания документа, его отправки или получения. Регистрация также позволяет вести поиск документов по запросам подразделений и работников учреждения.

Документооборот в учреждениях обычно состоит из следующих потоков:

1) поступающих (входящих) документов;

2) отправляемых (исходящих) документов подразделения и филиалы учреждений, сторонним организациям;

3) внутренних документов, обеспечивающих решение задач в пределах учреждения (протоколов, актов, служебных и объяснительных записок и т.д.).

2. Порядок приема, регистрации входящей корреспонденции

Вся корреспонденция, поступающая в учреждение, принимается и регистрируется делопроизводителем. Прием и передача корреспонденции руководству и исполнителям без регистрации запрещается. Документы, поступившие не по адресу, возвращаются делопроизводителем их авторам или отправляются по назначению.

Корреспонденция, поступившая в нерабочее время (выходные и праздничные дни) принимается дежурными работниками Департамента безопасности, которые обязаны передать полученную корреспонденцию делопроизводителю в первый рабочий день после выходных (праздничных) дней.

Делопроизводитель просматривает и сортирует почту на регистрируемую и нерегистрируемую. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые – внутренние и отправляемые. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

3. Рассмотрение и прохождение входящей внутренней и внешней служебной корреспонденции

Делопроизводитель сортирует все поступающие в учреждение документы, регистрирует их и передает на рассмотрение руководителю в день их поступления, а затем в соответствии с его резолюцией документы направляются исполнителям под роспись. Резолюция на документе должна быть оформлена в течение суток.

Резолюция оформляется обычно непосредственно на документе на лицевой стороне первого листа в свободной от текста верхней части документа.

В резолюции указываются:

- исполнители (фамилии и инициалы должностных лиц);

- содержание поручения (порядок или характер исполнения документа);

- срок исполнения;

- личная подпись руководителя;

- дата резолюции (число, месяц, год).

Если поручение дается нескольким исполнителям, фамилия ответственного за выполнение всего поручения пишется первой.

Документы, рассмотренные руководителем, возвращаются для внесения содержания резолюции в журнал регистрации входящей корреспонденции и передачи на исполнение под роспись. При наличии нескольких исполнителей документ копируется и передается исполнительным лицам, которые на обратной стороне основного документа ставят отметку о получении (подпись и дата). Делопроизводитель обязан обеспечить полноту и правильность записей в регистрационном журнале установленной формы.

4. Регистрация и отправка исходящей корреспонденции

Процесс подготовки исходящей документации состоит из нескольких этапов: составление проекта документа исполнителем; согласование проекта документа, подписание документа, регистрация документа; отправка документа адресату. Служебные документы должны быть краткими, понятными и печататься на бланках установленной формы. Служебные документы, адресуемые в органы власти и управления Республики Казахстан, а также иностранным партнерам оформляются на цветных фирменных бланках. Если проект документа готовится взамен на ранее изданный документ, в проекте предусматривается отмена документа с указанием номера и даты документа.

При оформлении документов должны быть соблюдены следующие требования - единообразие в написании наименований органов государственной власти, организаций, общественных организаций, руководствуясь действующими правилами, документами, справочниками, словарями.

5. Цель и задачи дисциплины

Целью учебного курса является научить студентов основам делопроизводства, основным принципам, правилам и нормам составления, оформления и ведения дипломатической документации и переписки.

Основными задачами дисциплины «Дипломатическая документация и делопроизводство» являются:

- дать знания об основах делопроизводства в учреждениях и организациях;

- познакомить студентов с типами и видами дипломатической документации и переписки;

- показать роль и функции дипломатических документов в дипломатической практике;

- ознакомить студентов со структурой дипломатических документов;

- сформировать у студентов навыки составления дипломатических документов в соответствии со спецификой ситуации и требованиями, предъявляемыми к написанию и оформлению дипломатической документации;

- выработать у студентов навыки использования дипломатической терминологии при написании дипломатических документов.

Лекция 2. Порядок работы с внутренними документами в учреждениях

1. Основные этапы движения внутренних документов.

2. Порядок контроля исполнения внутренних документов.

Цель лекции: ознакомить с порядком работы с внутренними документами в учреждениях.

Ключевые слова: делопроизводство, документооборот, контроль исполнения, корреспонденция, регистрация.

1. Основные этапы движения внутренних документов

К внутренним документам относятся: служебные и объяснительные записки, протоколы планерных заседаний.

Этапы движения внутренних документов:

- составление проекта документа и его согласование (исполнитель);

- изготовление документа (исполнитель);

- подписание (исполнитель);

- визирование проекта документа (делопроизводитель);

- регистрация (делопроизводитель);

- тиражирование и доставка документа исполнителям (делопроизводитель);

- контроль исполнения (руководители структурных подразделений и делопроизводитель);

- подшивка исполненного документа в дело (делопроизводитель).

Порядок прохождения внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует порядку прохождения исходящих документов, а на этапе исполнения входящих.

2. Порядок контроля исполнения внутренних документов

Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат все документы, имеющие конкретное поручение и срок исполнения.

Делопроизводитель, согласно поручений руководства, на документе, взятом на контроль и учетных карточках ставит штамп «Взято на контроль», срок исполнения документа, другие отметки, отражающие ход исполнения.

Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих лет – не реже одного раза в год, задания последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц; задания, поручения текущего месяца – каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока. Делопроизводитель ежемесячно предоставляет заместителю директора по развитию перечень просроченных поручений.

Контроль исполнения документа также осуществляют руководители структурных подразделений. Контроль исполнения документов включает в себя:

- постановку документа на контроль: выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя;

- проверку своевременности доведения документа до исполнителя;

- информирование руководителя о результатах контроля;

- снятия документа с контроля по указанию руководства.

Лекция 3. Виды внутренней документации в учреждениях

1. Организационные документы и порядок их оформления.
2. Распорядительные документы и порядок их оформления.

Цель лекции: показать виды организационно-распорядительных документов и порядок их оформления.

Ключевые слова: инструкция, положение, постановление, приказ, распоряжение, устав.

1. Организационные документы и порядок их оформления

Необходимо сказать, что организационные документы являются внутренними документами. По сравнению с информационными эти документы обладают высшей юридической силой, поскольку они регламентируют права и обязанности субъектов, от них зависят эффективность работы фирмы, результативность проводимых ею сделок. С их помощью осуществляется управление деятельностью фирмы, они регулируют взаимоотношения как со сторонними, так и с подчиненными субъектами.

Положение - это правовой акт, определяющий порядок образования, права и обязанности структурных подразделений субъекта и его должностных лиц. Таким образом, положение имеет характер как организационного, так и учредительного документа.

Положения могут быть индивидуальными и типовыми. Как правило, форма положения включает наименование субъекта, гриф утверждения, название положения, место издания и дату, индекс, заголовок, отметки о согласовании, вид и текст. Также в положении отражаются место нахождения, предмет деятельности, порядок управления и компетенция руководителя подразделения.

Протокол - это организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Иначе говоря, это документ с записью всего происходящего на заседании, собрании.

В процессе подготовки к заседанию составляются такие документы: повестка дня, списки участников заседания и списки приглашенных, доклады или тезисы основных выступлений, справки по обсуждаемым вопросам, проекты решений (или постановлений) по каждому вопросу. Протокол ведется во время заседания, как правило, специально назначаемым лицом (секретарем).

2. Распорядительные документы и порядок их оформления

Наряду с вышеописанными в практике распорядительства часто используются такие документы, как указания, распоряжения и постановления (эта форма используется, как правило, органами госуправления, к примеру, Постановления Правительства или Правления Национального банка РК). Указание как информационно-распорядительный документ содержит порядок исполнения приказов, инструкций, оно подписывается руководителем или его заместителем. По вопросам же оперативного управления, принимаемого решения издаются распоряжения.

В практике управления из распорядительных документов чаще других применяется приказ. Приказ — в административном праве вид акта управления, волевое властное официальное распоряжение руководителя, отданное в пределах его должностных полномочий и обязательное для исполнения подчиненными. Приказ работник получает, как правило, от своего непосредственного начальника. Отменить приказ имеет право только начальник, его отдавший, либо вышестоящий начальник. Следует отличать приказ от распоряжения. Последнее как акт управления имеет меньшую силу.

В зависимости от носителей актов управленческих решений, способу реализации и контроля, приказы носят следующий характер.

По форме носителей

• устный приказ — подзаконный акт управления, содержащийся в устном волевом распоряжении руководителя;
• письменный приказ — подзаконный нормативный акт управления, изложенный письменно в установленной форме.

По содержанию и способу контроля

• нормативный приказ — вводит в действие общие инструкции, функциональные обязанности и т. д.;
• индивидуальный (ненормативный) приказ — ставит задачу по выполнению определенных индивидуальных действий, должен быть выполнен точно и в срок с представлением доклада о его выполнении начальнику, отдавшему приказ.

В зависимости от содержания различают приказы по общим вопросам и по личному составу.

Лекция 4. Порядок составления и оформления справочно-информационных документов

1. Протокольные документы и порядок их оформления.

2. Служебные письма и порядок их оформления.

Цель лекции: понять порядок составления и оформления справочно-информационных документов.

Ключевые слова: протокол, служебная записка, служебная переписка, памятная записка, личные послания, дипломатический документ.

1. Протокольные документы и порядок их оформления

Протокол – это документ, в котором фиксируются ход обсуждения вопросов и принятие решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов. Помимо распорядительной функции протоколы также выполняют справочно-информационную функцию, поскольку в сжатой форме предоставляет информацию по обозначенным в повестке дня вопросам и выработанным решениям.

Ведение протоколов совещаний возлагается на специалиста, назначаемого руководителем.

По степени полноты записи текста протоколы подразделяются на краткие и полные.

Краткие протоколы содержат название обсуждаемых вопросов, фамилии докладчиков и выступающих и принятые решения. Кратко протоколируются оперативные совещания. Кроме того, краткие протоколы допустимы при наличии стенограммы или когда текст докладов и выступлений прилагается к протоколу.

Полные протоколы содержат записи всех выступлений (основного докладчика, выступающих в прениях) по ходу заседания. Полные протоколы являются наиболее употребляемым видом протоколов. Их основное назначение – предоставить полную, точную, объективную и персонифицированную информацию о ходе выработки решения в

При составлении протоколов необходимо обеспечить их юридическую полноценность, которая определяется наличием в протоколе всех необходимых реквизитов, правильным их оформлением и достоверностью информации, содержащейся в протоколе.

2. Служебные письма и порядок их оформления

Служебные записки относятся к массиву справочно-информационных документов наряду со служебными письмами, докладными и объяснительными записками, справками, удостоверениями, расписками и актами. Основное назначение справочно-информационных документов в сжатой форме предоставить информацию по какой-либо проблеме с выводами и предложениями.

Служебная записка – это документ, адресованный руководителю организации, структурного подразделения или специалисту другого подразделения.

Если для внешних коммуникаций используются письма, то для осуществления внутренних коммуникаций между подразделениями организации и отдельными должностными лицами используются служебные записки. Исследования зафиксировали превалирование служебных записок в общем массиве деловой корреспонденции. Эффективная и качественная деятельность организаций во многом зависит от четкой организации производственных процессов и их грамотного документирования. Служебные записки решают проблемы координации между различными подразделениями. Особенностью этих документов является то, что в документообороте учреждения они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации.

Таким образом, служебные записки выполняют следующие функции:

- передача актуальной информации из одного подразделения в другое (в том числе объявления, извещения);

- принятие организационных решений по какому-либо вопросу;

- запрос информации по какому-либо вопросу;

- инструктирование по какому-либо вопросу;

- отчет по какому-либо вопросу;

- сопровождение какого-либо документа.

Исходя из обозначенных функций можно выделить такие виды служебных записок: информационная служебная записка, служебные записки-объявления, служебные записки-извещения; служебные записки-запросы; служебные записки-предложения; служебные записки-инструктажи; сопроводительные служебные записки.

Служебное письмо – это одно из средств обмена информацией и оперативного руководства самыми разнообразными процессами деятельности организации.

Классификация переписки может проводиться по различным признакам, связанным с назначением и содержанием документов, их важностью и срочностью, значимостью в решении определенных задач, статусом автора и адресата (письма юридическим и физическим лицам, письма граждан), с отношениями в иерархии управления (письма вышестоящих, подведомственных, сторонних организаций), характеристиками материального носителя и способа записи, технологией передачи с помощью средств связи (письмо на бумажном носителе, отправляемое по почте, факсу, электронное письмо, телефонограмма) и особенностями обработки в системах делопроизводства (поступающие, отправляемые письма).

Переписку, как любую другую документацию, принято подразделять на служебную (официальную) и личную. Пометка «лично» на письмах, направляемых по адресу организации, может иметь двоякий характер: она может проставляться на письмах конкретному лицу, имеющих сугубо личный характер, и подчеркивать закрытость, конфиденциальность информации служебного характера.

1. Информационное письмо – деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.

2. Письмо-сообщение – деловое письмо, в котором автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.

3. Письмо-извещение – деловое письмо, информирующее о публичных мероприятиях (конкурсах, совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).

4. Сопроводительное письмо – деловое письмо, используемое для отправки документов (проектов нормативных правовых актов, договоров, каталогов, протоколов, актов и др.), не имеющих адресной части.

5. Гарантийное письмо – деловое письмо, содержащее обязательство или подтверждение.

6. Письмо-предложение – деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением товаров, услуг, сотрудничества и т.п. Предложение может быть направлено по инициативе организации-автора (продавца) или в ответ на письмо-запрос.

7. Письмо-просьба – деловое письмо, целью которого является получение информации, услуг, товаров, инициирование определенных действий, необходимых организации-автору.

9. Письмо-подтверждение – деловое письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п. Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть, если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть, если подтверждается получение документов – необходимо назвать их. В отдельных случаях в письме-подтверждении кратко излагается суть полученных документов. Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, предложением.

10. Письмо-напоминание – деловое письмо, используемое в случаях, когда организация-корреспондент не осуществляет действий, вытекающих из ее функциональных обязанностей или принятых договоренностей.

12. Претензионное (рекламационное) письмо – деловое письмо, содержащие заявление об обнаружении несоответствия товара или услуг требованиям, заявленным в договоре. Цель претензии (рекламации) – возместить убытки, полученные в результате нарушения условий договора.

13. Письмо-запрос – деловое письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.

14. Письмо-ответ – деловое письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос или предложение. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).

15. Письмо-приглашение – деловое письмо, разновидность письма-извещения. Отличается от письма-извещения тем, что может составляться не на бланке, иметь различный формат, цвет, дополнительные элементы оформления в виде орнамента, рисунков и т.п.

16. Письмо-благодарность – деловое письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия.

17. Письмо-поздравление – деловое письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия.

Служебные письма оформляются на бланках организации для писем.

В состав служебного письма входят следующие реквизиты:

- регистрационный номер;

- дата регистрации документа;

- ссылка на индекс и дату документа-запроса, если письмо является ответом;

- наименование адресата (кому направляется документ);

- заголовок к тексту (тема);

- текст;

- отметка о наличии приложения;

- подпись составителя (с указанием должности), ее расшифровка;

- исполнитель.

В письмах отсутствует реквизит «название вида документа».

После поступления письма в место адресования добавляются такие реквизиты: резолюция, дата и входящий регистрационный номер; отметка о получении документа на исполнение.

Письма составляются только по одному вопросу, например просьба о чем-то или извещение о чем-то. Техническая обработка писем, в которых затрагиваются несколько вопросов затруднена, поскольку разные вопросы могут быть адресованы разным исполнителям. Рекомендуемый объем делового письма – не более 2-х листов. Письма оформляют в двух экземплярах, причем оригинал письма печатают на бланке учреждения, а корпийный материал на чистом стандартном листе бумаги.

Лекция 5. Порядок составления и оформления документов по личному составу

1. Заявления и порядок их оформления.

2. Приказы по личному составу.

3. Объяснительные записки и порядок их оформления.

Цель лекции: ознакомить с порядком составления и оформления документов по личному составу.

Ключевые слова: заявление, личный листок, личный состав, представление, приказ по личному составу, объяснительная, ходатайство.

1. Заявления и порядок их оформления

Заявление – это документ, который содержит просьбу о зачислении на работу, переводе на другую должность, увольнении, предоставлении отпуска либо отгула.

Заявление на административный отпуск – это заявление на отпуск за свой счет , которое содержит просьбу работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы.

Заявление на академический отпуск – это документ, который содержит просьбу студента о предоставлении отпуска по состоянию здоровья, по семейным обстоятельствам и в других исключительных случаях.

Заявление на декретный отпуск – это документ, который содержит просьбу работницы о предоставлении отпуска по беременности и родам и выплате пособия. В некоторых организациях данный документ не является обязательным, декретный отпуск дают на основании больничного листа, выданного женской консультацией. Как написать заявление на декретный отпуск Заявление о предоставлении отпуска по беременности и родам имеет структуру обычного заявления

Заявление на компенсацию отпуска – это документ, который содержит просьбу работника о замене неиспользованного отпуска деньгами при увольнении либо при наличии неиспользованной части оплачиваемого очередного отпуска, превышающей 28 календарных дней. Денежная компенсация не предоставляется работающим лицам в возрасте до 18 лет и беременным женщинам, только в случае увольнения.

Поскольку в законодательстве такого понятия как «отгул» не существует, заявление на отгул содержит просьбу о предоставлении дополнительного выходного дня в счет очередного ежегодного оплачиваемого отпуска либо о получении отпуска без сохранения заработной платы. Пишется оно от руки на листе бумаги формата А4 или набирается на компьютере.

Заявление на отпуск – это документ, который содержит просьбу работника о предоставлении отпуска.

Заявление на отпуск без сохранения заработной платы – это документ, который содержит просьбу работника о предоставлении отдыха без содержания, за свой счет.

Заявление на отпуск по уходу за ребенком - это документ, который содержит просьбу работницы о предоставлении дней отдыха по уходу за ребенком.

Заявление на отпуск с последующим увольнением – это документ, который содержит просьбу работника о предоставлении ежегодного очередного отпуска с намерением уволиться по истечению дней отдыха.

Заявление на очередной отпуск содержит просьбу работника о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска. Данное заявление на отпуск  пишется в следующих случаях: отпуск не предусмотрен в графике отпусков; отпуск предусмотрен в графике отпусков на другие даты. Срок подачи заявления на очередной отпуск - за две недели до даты ухода в отпуск.

2. Приказы по личному составу

Приказ – важнейший документ в системе кадровой документации. С его помощью происходит оформление приема на работу, внутренних переводов, увольнения и т.д. На основе приказов ведутся все учетные формы (личная карточка работника (форма № Т-2), лицевые счета), заполняются личные дела, трудовые книжки и ряд других документов. Приказ подтверждает факт работы отдельного человека у конкретного работодателя и не только в настоящее время, но и спустя много лет.

Приказами по личному составу оформляют следующие процедуры:

• прием на работу;
• перевод на другую работу;
• увольнение (расторжение трудового договора);
• предоставление отпусков (отзыв из отпуска);
• командирование;
• внесение изменений в учетные документы;
• применение к работнику мер поощрения;
• наложение на работника дисциплинарного взыскания.

Все приказы по личному составу готовит кадровая служба, а при ее отсутствии – работник, отвечающий за работу с этой документацией. Издание приказа включает несколько этапов: подготовка, оформление, регистрация, визирование (или согласование), ознакомление с ним работника.

Номер приказа проставляется при его регистрации. В пределах календарного года кадровые приказы регистрируют порядковыми номерами с добавлением буквенного индекса. Система индексации документов создается в каждой кадровой службе и зависит от принятых в организации правил регистрации и количества издаваемых приказов. Все приказы по личному составу делятся на группы в соответствии со сроками их хранения. Чаще всего с индексом «ЛС» (или «К») регистрируют приказы долговременных сроков хранения (это приказы о приеме на работу, переводах, увольнении с работы). А вот у приказов о предоставлении ежегодных оплачиваемых, а также учебных отпусков, краткосрочных командировках, взысканиях срок хранения ограничен пятью годами, следовательно, буквенный индекс у них должен отличаться (например приказы о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков регистрируют с индексом «О»).

Регистрационный номер приказа необходим для учета документов, но, помимо этого, он является одним из реквизитов, придающих документу юридическую силу, то есть делающих документ бесспорным с точки зрения его официальности.

Система индексации документов по кадрам зависит от принятых в организации правил регистрации и количества издаваемых приказов

В приказах по личному составу предусмотрено проставление такого реквизита, как дата издания приказа, которая размещается в его заголовочной части. Следует иметь в виду: ст. 68 ТК РК определено, что приказ о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. Значит, и дата издания приказа должна соответствовать этому сроку.

3. Объяснительные записки и порядок их оформления

Объяснительная записка – 1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта); 2) представляемое вышестоящему должностному лицу сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие. Необходимо отметить, что в практике деловой переписки наиболее употребительным является второе толкование данного термина. При первом варианте толкования для обозначения вида документа используют термины «пояснительная записка», «аналитическая записка».

Объяснительные записки составляются в случае нарушения работником внутреннего трудового распорядка и трудовой дисциплины (опоздание на работу, прогул, отсутствие на рабочем месте и др.).

Основное назначение объяснительных записок – прояснить ситуацию по указанным вопросам с точки зрения виновника событий. Объяснительная записка помогает руководству разобраться в причине событий и принять управленческие решения (наказать виновников наложением дисциплинарных взысканий, снять вину с невиновных).

Объяснительные записки как и другие виды справочно-информационных документов подчиняются общим правилам унификации структуры информации, т.е. имеют следующие обязательные реквизиты:

- наименование вида документа («ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА»);

- регистрационный номер;

- наименование адресата (кому направляется документ);

- указание на автора (от кого исходит документ);

- заголовок к тексту (тема);

- дата документа;

- текст;

- подпись составителя (с указанием должности).

Лекция 6. Порядок приема, передачи и хранения дел в учреждениях. Номенклатура дел

1. Прием, передача дел и документов при увольнении или переводе на другую работу сотрудника.

2. Составление номенклатуры дел и формирование документов в дела.

Цель лекции: узнать порядок приема, передачи и хранения дел в учреждениях, правила составления номенклатуры дел.

Ключевые слова: дипломатический документ, номенклатура дел, передача дел, прием дел, срок хранения, условия хранения, хранение дел.

1. Прием, передача дел и документов при увольнении или переводе на другую работу сотрудника

При увольнении или переводе на другую работу сотрудник фирмы передает по указанию руководителя структурного подразделения другому сотруднику все имеющиеся у него дела и документы, информационные материалы по акту согласно Приложению 13 к настоящей инструкции.

Акт – документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установление факта или события.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. В вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируются факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата. При перечислении лиц, участвующих в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилии и инициалы (в именительном падеже). Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения, которые помещаются перед отметкой о наличии приложений к акту от нулевого положения табулятора. Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных в нем сторон. При наличии приложений ссылка на них дается в конце текста акта перед подписями и оформляется как реквизит «отметка о наличии приложений». Акт подписывается всеми членами комиссии. При расшифровке подписей инициалы ставятся перед фамилиями.

При уходе сотрудника в отпуск или при выезде в длительную командировку осуществляется временная передача документов по указанию руководителя структурного подразделения или делопроизводителю.

2. Составление номенклатуры дел и формирование документов в дела\

Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в учреждении, организации, предприятии, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура служит для формирования и систематизации документов, определения сроков хранения, учета дел в структурных подразделениях и архиве. Содержание документов должно соответствовать заголовку дела по номенклатуре.

В номенклатуру дел включаются наименования всех дел и документов, образующихся в деятельности организации.

Каждому делу, включенному в номенклатуру, должен присваиваться индекс. Индексы дел состоят из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела.

Разделами сводной номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений, разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой. Допустима разбивка номенклатуры в соответствии с направлениями работы в случае необходимости. В каждом разделе номенклатуры следует применять следующий порядок расположения дел:

1) законы Республики Казахстан, акты Президента Республики Казахстан, нормативные постановления Парламента Республики Казахстан, постановления Правительства Республики Казахстан; распоряжения Премьер-Министра Республики Казахстан;

2) нормативные приказы руководителей министерств Республики Казахстан и иных центральных государственных органов;

3) учредительные документы (Устав, свидетельство о государственной регистрации и др.);

4) распорядительные документы (приказы, распоряжения);

5) протоколы, стенограммы заседаний и документы к ним;

6) положение о структурном подразделении;

7) должностные инструкции;

8) правила, положения, инструкции, методические указания и рекомендации (разработанные по месту и направленные для сведения);

9) штатное расписание;

10) смета;

11) плановая документация;

12) отчетная документация (сводные, годовые, квартальные, месячные, оперативные и др.);

13) справки, обзоры, заключения и др.;

14) документы по основной деятельности;

15) акты;

16) обращения граждан и документы по их исполнению;

17) переписка;

18) учетно-регистрационные документы (журналы, книги, реестры, карточки и др.);

19) номенклатура дел.

Лекция 7. Виды дипломатической документации

1. Основные виды дипломатической документации.

2. Правила составления основных видов дипломатических документов.

Цель лекции: познакомиться с видами документов, относящихся к дипломатической переписке.

Ключевые слова: вербальная нота, дипломатическая нота, дипломатический стиль, договоренность, личная нота, меморандум, памятная записка.

1. Основные виды дипломатической документации

Значительную часть дипломатической документации государств составляют документы, имеющие внутриведомственный характер. Другая категория — это документы, посредством которых осуществляются письменные официальные сношения между государствами и которые выражают их позиции по тому или иному вопросу.

Немалое число дипломатических документов, затрагивающих важные проблемы международной жизни, достаточно широко публикуются и оказывают серьезное воздействие на формирование имиджа государства на мировой арене, на его престиж. Вместе с тем большая часть материалов не обнародуется ввиду малозначительности или частного характера рассматриваемых в них вопросов (ноты с просьбой о выдаче виз, уведомляющие о поездке дипломата по стране и т.п.). Наконец, существует документация, носящая в силу определенных обстоятельств сугубо конфиденциальный характер (нередко при выполнении поручения центра текст соответствующего "устного послания" зачитывается, но не передается адресату официально).

Дипломатическая переписка ведется с соблюдением традиционных правил протокола, выработанных в течение длительной практики и являющихся на сегодня общепринятыми в международной деятельности. А составление дипломатических документов, требующее определенных профессиональных навыков, является одним из важнейших направлений деятельности ведомств иностранных дел Контроль за соблюдением установившейся практики переписки возлагается, как правило, на протокольные службы.

В международной и российской дипломатической практике наиболее часто применяются следующие виды документов:

— личные ноты;

— вербальные ноты;

— памятные записки;

— меморандумы;

— частные письма полуофициального характера.

Формально министерство и посольство имеют право вести дипломатическую переписку на языке своей страны. Однако иногда это может вызывать трудности у получивших документ с переводом и таким образом затруднить и задержать рассмотрение вопросов, поставленных в документе. С целью преодоления этого переписка может вестись по договоренности на каком-либо третьем языке; на практике чаще используется язык своей страны с приложением к каждому документу его неофициального перевода. Не будет ошибкой ведение посольством дипломатической переписки на языке страны пребывания; однако необходима осторожность, когда в стране два или несколько официальных языков. Ведение переписки на одном из них может вызвать нежелательные осложнения.

2. Правила составления основных видов дипломатических документов

Нота направляется по вопросам важного и принципиального значения или содержит официальную информацию о каком-либо событии (например, об изменении названия государства, о сформировании нового правительства, по важному вопросу двусторонних или международных отношений ит.п.). Посол посылает личные ноты коллегам по дипломатическому корпусу о вручении верительных грамот и отвечает на такие же ноты коллег; министру иностранных дел о временном или постоянном отъезде из страны пребыванияи о назначении временного поверенного в делах; о возвращении в страну пребывания и др.

Личные ноты посылаются по протокольным вопросам: поздравления по случаю национального праздника, личных событий у главы государства, главы правительства, министра иностранных дел, других лиц, с которыми посол или иной дипломатический работник знаком и поддерживает связи; соболезнования; по другим протокольным вопросам. Личная нота посылается в ответ на полученную.

Со времен второй мировой войны и образования антигитлеровской коалиции в практику дипломатической переписки прочно вошел обмен личными письмами и посланиями между главами государств и правительств. Ввиду исключительной политической значимости содержания, высокого положения отправителя и получателя, такие документы выходят за рамки обычных личных нот и должны быть выделены в самостоятельный подвид. К указанной категории относят и письма министров иностранных дел, особенно широко применяющиеся в контактах с ООН, ее специализированными учреждениями и другими международными организациями. Все эти документы имеют традиционные протокольные атрибуты (обращение и комплимент) и личную подпись отправителя.

Наиболее распространенным в современной дипломатии видом переписки являются вербальные ноты (означает: "бумага, которая должна быть серьезно принята во внимание"), в основном посредством которых и осуществляют официальные контакты министерства иностранных дел и посольства.

В недалеком прошлом выбор формы ноты — личной (подписанной) или вербальной — увязывался с состоянием отношений между государствами — субъектами переписки. Историками дипломатии в этой связи упоминается, в частности, факт перехода России в преддверии первой мировой войны в своих сношениях с правительством Австро-Венгрии лишь на вербальные ноты по всем поводам, что сведущими людьми расценивалось как явный признак натянутости, ухудшения отношений между двумя странами.

Памятная записка вручается лично после устного заявления или просьбы с их изложением с целью усилить значение сделанного заявления; подчеркнуть важность обозначенной просьбы; способствовать успешному, а иногда — и ускоренному продвижению дела; предупредить возможность неправильного толкования или понимания сообщенного в дипломатической беседе. Разумеется, далеко не каждая из бесед должна завершаться вручением записки.

Меморандум представляет собой документ, подробно излагающий фактическую сторону того или иного вопроса, содержащий анализ соответствующих положений, аргументацию в защиту своей позиции и (или) полемику с доводами другой стороны. Этот вид документа весьма объемен — может содержать несколько страниц текста.

Частное письмо направляется знакомым официальным лицам, когда посылка личной или вербальной ноты по тем или иным причинам не представляется возможной. В письме может быть высказана просьба об оказании содействия по вопросам, являющимся предметом официальной переписки или переговоров, и тем самым подчеркивается заинтересованность автора в конкретном деле, в ускорении решения проблемы и т.п.

Данный вид дипломатической переписки используется и по протокольным поводам — для поздравлений с личными и семейными событиями (день рождения, продвижение по службе, получение ордена, рождение ребенка в семье, а также траурные события и др.). С частным письмом препровождаются сувениры.

Лекция 8. Документы внутриведомственной переписки

1. Ведомственные документы.

2. Межведомственная переписка.

Цель лекции: познакомить с документами внутриведомственной дипломатической переписки.

Ключевые слова: годовой политический отчет, докладная записка, служебная записка, политические письма, шифротелеграмма.

1. Ведомственные документы

Как уже отмечалось выше, дипломатические документы разделяют на документы дипломатического (внешне дипломатического) и внутриведомственного переписки.

Документы внутриведомственного переписка - это документы, касающиеся связи иностранных дипломатических представительств с Центром и включают в себя переписку с МИД и другими государственными, реже негосударственными структурами, с конкретными проблемными отношениями со страной пребывания или в многосторонних международных отношениях.

В свою очередь, документы внутриведомственного переписки условно можно разделить на документы, касающиеся только своего ведомства, и документы межведомственной переписки. До тех, которые готовятся для использования в работе своего ведомства, принадлежат служебная и докладной записки.

Служебная записка - это форма служебного документа, которым дипломат информирует руководство дипломатического учреждения о событиях и фактах, которые имели место или произойдут в ближайшем будущем и будут иметь прямое или косвенное влияние на деятельность зарубежного учреждения, и вносит соответствующие предложения.

Докладная записка - это форма служебного документа, в котором дипломат информирует о проделанной работе или о ситуации, сложившейся в связи с выполнением порученного задания.

Документы дипломатического представительства для внутренних нужд, а также для отправки в Центр можно разделить на такие группы:

- информационно-справочные материалы;

- отчетная документация;

- переписка с консульским вопросам;

- переписка по поводу планирования работы и кадровых вопросов;

- переписка с административно-хозяйственных и финансовых вопросов;

- переписка с МИД и другими ведомствами и учреждениями государства относительно запросов этих учреждений и отдельных граждан.

2. Межведомствееная переписка

Следующим важным блоком документов, которые готовят в любом дипломатическом представительстве, есть внешняя документация, к которой относятся:

- годовой и полугодовые политические отчеты;

- политические письма;

- отчеты дипломатов о поездках по стране пребывания;

- консульские отчеты;

- отчеты других украинских представительств за рубежом.

Годовой политический отчет дипломатического представительства за рубежом (основной документ о работе за год) - это сконцентрированный анализ состояния двусторонних отношений в разных плоскостях (политической, экономической, гуманитарной, военной), работы представительства по обеспечению интересов страны и защиты прав граждан и юридических лиц, прогноз развития отношений на ближайшую перспективу, обобщение сделанного и предложения на будущее.

Годовой отчет готовится на протяжении нескольких последних месяцев текущего года с целью углубленного анализа и осмысления деятельности диппредставительства за отчетный период.

Полугодовой отчет составляется по аналогичной схеме. В нем дается оценка важнейших политических и экономических событий за отчетный период, их влияния на состояние двусторонних отношений. В полугодовом отчете не приводятся материалы о финансово-хозяйственную деятельность и работу с кадрами. В этих отчетах предложения носят в основном оперативный характер с учетом реальной ситуации текущего периода.

По завершению года в посольствах готовятся отчеты по работе с кадрами, где дается общая оценка кадровой ситуации в диппредставительстве, оценка морального климата в коллективе, укомлектованости штата и предложения по повышению работников в должностях и разрядах. В завершении командировки на каждого сотрудника диппредставительства готовится развернутая характеристика с предложениями относительно его возможного использования в работе.

Политические письма или политические записки готовятся при необходимости доложить Центра о важных событиях, которые произошли в стране пребывания и имели влияние на состояние политической ситуации в ней, а также двусторонних отношений.

Готовятся также отчеты дипломатов (в первую очередь, руководящего состава) о поездках по стране пребывания, в которых излагается содержание бесед и характер встреч, дается оценка политической и экономической ситуации в регионах, делаются выводы и вносятся предложения. Эти документы используются для подготовки информационно-справочных материалов, годовых и полугодовых планов.

Отдельные отчеты составляют представители других ведомств (МВД, Минобороны), которые представлены в посольстве, эти материалы также используются при составлении отчетов о работе посольства в целом.

Важными аналитическими документами информационно - справочного характера являются отчеты по итогам визитов главы государства, главы правительства, министра иностранных дел), в которых кратко отражаются результаты визита, вырабатываются рекомендации по развитию двусторонних отношений, вносятся предложения по практической реализации достигнутых договоренностей.

Достаточно объемной в работе каждого посольства является переписка с консульским вопросам: визовой поддержки, гражданства, истребования и легализации документов гражданского состояния, защиты прав граждан Украины.

Диппредставительства ведут переписку с Центром работы в разрезе тесного ее координации с планами Центра в кадровых вопросах, особенно что касается ротации, штатного расписания и т.д.

Отдельно следует выделить переписки между дипломатическим представительством и Центром по перспективному и текущему планированию по вопросам административно-хозяйственной и финансовой деятельности (финансовая отчетность, проблемы материально-технического обеспечения, нормативные документы). Много внимания каждое представительство уделяет переписке с другими ведомствами и учреждениями государства по их запросам, а также по запросам отдельных граждан, касающиеся, прежде всего, экономических и правовых проблем, а также конкретных жизненных потребностей граждан страны.

Лекция 9. Техника написания и оформления международной переписки

1. Составление дипломатических документов.

2. Техника написания и оформления международной переписки.

Цель лекции: ознакомить с техникой написания и оформления международной переписки.

Ключевые слова: азбука дипломатии, договоренность, комплиментарная часть, официальное заявление.

1. Составление дипломатических документов

Составление дипломатических документов - важнейшая форма деятельности МИДа. Как правило, контроль за соблюдением установившейся практики подготовки, оформления и передачи дипломатических документов возлагается на протокольный отдел. Весь формальный обмен информацией между дипломатическим представительством и правительством зарубежного государства, в столице которого расположено представительство, как правило, осуществляется непосредственно между главой дипломатического представительства или другими лицами, действующими от его имени, и министерством иностранных дел (либо его эквивалентом), если не существует специального разрешения на установление отношений с каким-либо другим учреждением.

2. Техника написания и оформления международной переписки

В советской дипломатии часто употреблялся принцип двух адресов при подготовке документов. Каждый дипломатический документ готовился как бы в два адреса - к правительству и одновременно к народу. Подобный подход может быть применен как специальный прием, привлекающий к той или иной проблеме широкую общественность в своей стране.

С другой стороны, нынешняя эпоха многосторонней и транспарантной дипломатии выдвигает такой подход как одно из современных требований дипломатии, особенно в отношении крупных, глобальных проблем. Можно согласиться с Г. Киссинджером, который, будучи госсекретарем, в августе 1973 г. сказал: «Никакая внешняя политика - сколь бы изобретательной она ни была - не имеет шансов на успех, если она порождена умами немногих и не запала в сердце никому».

Очень важно правильно и без ошибок составить документ. Все факты, даты и ссылки следует тщательно проверить, чтобы не ввести в заблуждение адресата и тем самым не усложнить общение с ним.

В Великобритании- при подготовке корреспонденции пользуются золотым правилом «пяти С»: clear - ясно, complete - полно, concise - сжато, courteous - учтиво, correct - правильно.

Правильная расстановка абзацев, нумерация положений для лучшей организации материала и придания большей стройности изложению имеют значение и при шлифовке -дипломатических документов. Пример можно отыскать в рассказе К. Паустовского «Золотая роза». Известный писатель принес рассказ, который все признали неудачным. Корректор расставил абзацы - и он засиял.

Лекция 10. Дипломатическая беседа и техника ее написания и оформления

1. Особенности дипломатической беседы.

2. Правила оформления записи дипломатической беседы.

Цель лекции: ознакомить с дипломатической беседой, техникой ее написания и оформления.

Ключевые слова: азбука дипломатии, беседа, дипломатические переговоры, дипломатический дневник, договоренность, запись.

1. Особенности дипломатической беседы

Значительная часть работы дипломата за границей посвящена встречам с иностранцами, беседам с ними, подготовке к разговору, анализу проведенных обсуждений, записям бесед и, наконец, если это необходимо, выработке соответствующих предложений и рекомендаций.

Беседа часто является подготовкой к переговорам, а иногда и частью их. В беседе дипломата находят наиболее яркое проявление его профессиональная, в том числе языковая, подготовка, общие эрудиция и культура, глубокие знания положения на родине, особенностей страны пребывания, уровня и характера двусторонних связей, состояния международных отношений, основных международно-правовых документов. Причем, все это дипломат должен знать, не полагаясь на какие-то справочные письменные материалы, которыми при определенных обстоятельствах просто не представляется возможным воспользоваться. Словом, именно личные беседы являются вершиной практической деятельности дипломата, требующей от него подчас максимального интеллектуального, а нередко и нравственного, и нервно-психологического напряжения.

Международной практике известно два подхода к организации дипломатических встреч - через протокольную службу ведомства иностранных дел (в РФ, как правило, действует именно такой порядок) и напрямую, путем непосредственного обращения в соответствующие, представляющие интерес государственные органы, учреждения и организации. Иногда сочетаются оба подхода.

Круг вопросов, который может быть поднят в беседе дипломата, определяется в немалой степени профессией, служебным положением, интересами его собеседников. В их числе, в зависимости от страны пребывания, ранга и должности дипломатического сотрудника могут быть руководящие деятели государства и официальные лица министерства иностранных дел и других ведомств; члены дипломатического корпуса и политические деятели партий, профсоюзов, молодежных, женских и иных общественных организаций, представители военных кругов и деятели культуры и науки.

2. Правила оформления записи дипломатической беседы

После проведения беседы в обязательном порядке необходимо сделать запись беседы или записать в документах другой формы

Подготовленный по результатам беседы документ может быть полезным как средство получения оперативной информации для МИД и других учреждений, заинтересованных в сотрудничестве с этой страной Он должен содержать подробное на информацию о содержании разговора, раскрывать суть основных вопросов, обсуждавшихся показать достигнутые результаты и существующие разногласия Изложение собственной позиции во время беседы подается сжато, без за йвои детализации Рекомендуют запись беседы оформить сразу после ее завершения, как исключение - на следующий день Во время беседы делают заметки, особенно тогда, когда речь идет о конкретных датах, фамилии, н азвы т.д. Заметки делает или сам участник беседы, или специально предназначенный для этого работник Запись беседы должен быть изложен ясно, четко, без двусмысленностей, искажений, намеков, слишком в когда это касается сути полученной информации. В сопроводительном (до записи беседы) листе или служебной записке делают выводы и вносят предложения по результатам разговоров.

Запись беседы проводится с соблюдением определенной формы, согласно которой в обязательном порядке необходимо:

а) указать страну, место, дату и продолжительность беседы, по чьей инициативе она состоялась;

б) перечислить каждого из участников беседы с указанием их должностей

Уместно указать, проводилась эта беседа непосредственно или через переводчика; вручались (передавались) при этом какие-то документы, их копии, другие материалы

Лекция 11. Заключительные документы переговоров, визитов, международных конференций, встреч на высшем уровне

1. Язык заключительных документов и их тематическое содержание.

2. Структура итоговых документов.

Цель лекции: познакомится с видами заключительных документов. Коммюнике. Роль коммюнике, его функции в дипломатической практике.

Ключевые слова: дипломатическая практика, дипломатический язык, заключительная часть, коммюнике, основной текст, преамбула.

1. Язык заключительных документов и их тематическое содержание

Это особый вид дипломатических документов; они обычно имеют форму коммюнике, совместного заявления, декларации. Их главная задача - верно отразить итог состоявшихся переговоров, обмена мнениями. Коммюнике - это официальное сообщение о ходе и результатах международных переговоров, их атмосфере и состоявшемся международном соглашении.

Совместное заявление - документ, более обязывающий стороны, его подписавшие. Подписание такого документа уже предполагает, что в ходе переговоров выявилось нечто существенное, в силу чего стороны решили выступить с совместным заявлением. В декларации обычно провозглашаются совместные взгляды и намерения. Вот некоторые типичные выражения и фразеологические обороты, которые довольно часто применяются при фиксации результатов переговоров, обмена мнениями: стороны едины в том; стороны решили начать в ближайшее время переговоры о; была признана целесообразность и своевременность того; стороны признали необходимым; было достигнуто согласие о целесообразности; стороны признали полезным осуществление мер; стороны придерживаются мнения; в ходе обмена мнениями выявились близость или совпадение взглядов; стороны условились совместно рассмотреть и разработать меры, планы; стороны выразили готовность; стороны согласились относительно важности того, чтобы; было выражено обоюдное стремление; стороны выразили свою уверенность; стороны подчеркнули большое значение; рассмотрение (таких-то вопросов) позволило констатировать.

В коммюнике, совместных заявлениях и декларациях есть своя протокольная часть. При перечислении участников переговоров важно точно указать их занимаемое положение, фамилии и инициалы. Во избежание неловкостей каждая сторона готовит свою протокольную часть. Обычная схема коммюнике выглядит следующим образом: вначале отмечаются факт переговоров или визита, их продолжительность, затем указываются состоявшиеся встречи и перечисляются их участники, очерчивается круг рассматривавшихся вопросов, излагаются результаты переговоров по международным вопросам, затем о двусторонних отношениях. Вопросы располагаются по степени важности и актуальности.

2. Структура итоговых документов

Итоговые документы переговоров могут иметь различное наименование и форму, выбор - за участниками переговоров. Надо иметь в виду, что наименование договора не имеет какого-либо юридического значения, поскольку понятие «договор» является родовым.

Структурно международный договор состоит их трех основных частей:

1. Преамбула

Преамбула содержит список уполномоченных лиц, от имени которых заключается данный договор, как правило, заявление о задачах и целях данного договора, иногда вместе с перечнем принципов и обстоятельств, полномочия представителей.

2. Основной текст

Текст состоит в форме пронумерованных статей договора, в которых фиксируются условия или сущность соглашения.

3. Заключительные статьи (протокольные статьи).

Заключительные статьи обычно содержат следующие сведения:

• дату и место введения договора в силу;

• срок действия и способ расторжения договора;

• определение терминов;

• методы урегулирования спорных вопросов;

• оговорки;

• порядок присоединения других государств;

• порядок поправок и пересмотра договора;

• язык (языки) договора;

• порядок ратификации и хранения документов о ратификации;

• порядок регистрации;

• дата и место подписания;

• подпись и, иногда, печать полномочных представителей.

Как и при ведении переговоров, важное значение имеет выбор языка итогового документа. До середины ХУІІ века большинство международных соглашений составлялись на латинском языке. С конца ХУІІІ века договоры, как правило, составлялись на французском языке. В ХХ веке от этой практики почти повсеместно отказались. Современная дипломатическая практика решает эту проблему следующим образом. Двусторонние договоры составляются на языках договаривающихся сторон, многосторонние - на одном, двух и более языках.

Итоговые документы переговоров, проведенных под эгидой ООН, составляются, как правило, на пяти языках - английском, французском, русском, испанском и китайском. Наименования стран перечисляются в алфавитном порядке, в таком же порядке договор подписывается уполномоченными лицами. Выбор алфавита согласовывается участниками переговоров.

После согласования текста соглашения международный договор парафируется, подписывается, ратифицируется и вступает в силу. Прежде чем окончательно подписать договор, он может быть парафирован, либо подписан ad referendum.

Следующая стадия - подписание. Если самим договором предусмотрена его ратификация, подпись не играет существенной роли. Подписание соглашения происходит обычно торжественно. При подписании двустороннего договора уполномоченные лица подписывают оба оригинала договора поочередно или одновременно. При подписании многосторонних договоров, уполномоченные лица располагаются в том же порядке, как и во время переговоров. Право подписывать международные договоры без специальных полномочий в нашей стране имеют Президент, Премьер-министр и министр иностранных дел.

После подписания документ должен быть ратифицирован либо парламентом (в большинстве случаев), либо главой государства, в зависимости от того, какая процедура предусмотрена законодательством той или иной страны. Законодательством нашей страны предусмотрена ратификация международных договоров Парламентом, путем принятия соответствующего закона.

Если договором не предусмотрена его ратификация, он вступает в силу с момента его подписания. Чаще договор вступает в силу с момента обмена ратификационными грамотами, либо с момента сдачи их на хранение депозитарию. Обмен ратификационными грамотами и сдача подлинников договоров на хранение оформляются путем составления протокола.

Устав ООН предусматривает, что все договоры, заключенные государствами-участниками ООН, должны быть зарегистрированы в секретариате ООН и им опубликованы. Неисполнение данного требования не приводит к потере договором юридической силы, но на такой договор нельзя ссылаться в Международном суде или любом другом органе ООН.

Действие договора прекращается по истечении срока действия, в случае его исполнения, заключения нового договора, денонсации. В международно-правовой литературе денонсация или выход из договора иногда обозначается термином «отмена» или «аннулирование». Под отменой понимается прекращение договора по соглашению между сторонами. Аннулирование означает односторонний отказ государства от договора. В случае согласия сторон, до истечения срока действия договора он может быть пролонгирован.

Законодательство Республики Казахстан предусматривает, что предложение о прекращении действия международного договора осуществляется тем органом, который принимал решение о согласии на обязательность международного договора для Республики Казахстан. Решения о денонсации международных договоров межгосударственного и межправительственного характера принимает Парламент Республики Казахстан, межведомственного характера - Правительство Республики Казахстан.

Лекция 12. Стиль дипломатической документации

1. Стиль дипломатической документации.

2. Язык дипломатической документации.

Цель лекции: ознакомить со стилем дипломатической документации.

Ключевые слова: дипломатическая беседа, дипломатический стиль, дипломатический язык, формулировка.

1. Стиль дипломатической документации

Искусством составления дипломатических документов славился выдающийся русский дипломат XIX в. князь A.M. Горчаков, по выражению Г.В. Чичерина, «последний могиканин старого европейского концерта, дипломатический лирик прежней Великой Европы». В широко известной циркулярной депеше A.M. Горчакова русским дипломатическим представителям за границей от 21 августа 1856 г. было выдвинуто положение, которое стало основой внешней политики России после Крымской войны, и выражено оно было в двух словах: «Россия сосредоточивается». Вот что говорилось в депеше: «Россию упрекают в том, что она изолируется и молчит перед лицом таких фактов, которые не гармонируют ни с правом, ни со справедливостью. Говорят, что Россия сердится. Россия не сердится. Россия сосредоточивается» (Бушуев С.К. A.M. Горчаков. М., 1961. С. 82-83).

Процесс подготовки дипломатических документов многоступенчатый и по своей сути коллективный. Безусловно, нет и не может, быть универсального правила написания документов, но есть то, на что можно опереться: образцы, примеры, практика, опыт. Кроме того, легкому и эффективному общению будут способствовать следующие принципы и правила подготовки документов. Стиль документа должен быть простым и ясным, предложения - с одним подлежащим и сказуемым. Следует избегать сложных слов и специальных терминов, не являющихся общепринятыми. Необходимо употреблять слова, ясные при первом прочтении для понимания сути вопроса. Не стоит засорять текст такими выражениями: как указывалось ранее, в данном письме, благодаря факту, который, для вашей информации, с сожалением сообщаем и т.д. Не используют предложения в пассивном залоге; активный залог имитирует движение. Самый высокий комплимент письму - это то, что в нем все понятно, и оно легко читается. Кроме того, важно выдержать письмо в положительном тоне. Дружеское расположение, желание быть полезным, искренность и естественность помогут достичь желаемого эффекта. Отношение читателя, заложенное в тоне письма, вызовет у него положительную реакцию и желание благоприятно отреагировать на содержащуюся в письме информацию.

Очень важно правильно и без ошибок составить документ. Все факты, даты и ссылки следует тщательно проверить, чтобы не ввести в заблуждение адресата и тем самым не усложнить общение с ним. В Великобритании- при подготовке корреспонденции пользуются золотым правилом «пяти С»: clear - ясно, complete - полно, concise - сжато, courteous - учтиво, correct - правильно. Правильная расстановка абзацев, нумерация положений для лучшей организации материала и придания большей стройности изложению имеют значение и при шлифовке -дипломатических документов. Пример можно отыскать в рассказе К. Паустовского «Золотая роза». Известный писатель принес рассказ, который все признали неудачным. Корректор расставил абзацы - и он засиял.

2. Язык дипломатической документации

Для языка дипломатических документов особенно важно (и в этом состоит его специфика) не стилистическое совершенство, не музыкальность фразы, а абсолютное соответствие содержанию, точное выражение позиции, смысла политики государства по данному вопросу.

Однообразие повторяющихся на протяжении всего дипломатического текста формулировок и выражений утомляет читателя. Г. Флобер и Г. де Мопассан советовали не ставить в текст одинаковых слов ближе, чем на расстояние 200 строк друг от друга. В отношении дипломатических документов этот совет в большинстве случаев невыполним, хотя помнить о нем небесполезно.

1. Активные раздаточные материалы (АРМ) прилагаются

3. Глоссарий

Архив (архивохранилище) - совокупность архивных документов, а также юридическое лицо или структурное подразделение юридического лица, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей.

Архивы дипломатические - совокупность документальных материалов, отложившихся в результате деятельности ведомства иностранных дел и его зарубежных представительств

В международной практике понятие А. д. закрепилось главным образом архивами дипломатических и консульских учреждений Согласно Венской конвенции о дипломатических сношениях 1961 года, архивы и документы НТИ дипломатических представительств неприкосновенны в любое время и независимо от места их нахожденияння.

Архивные фонды - совокупность документов, исторически или логически связанных между собою.

Архивный документ - документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника.

Архивный фонд личного происхождения - архивный фонд, состоящий из архивных документов, образовавшихся в жизни и деятельности физического лица или семьи.

Архивный справочник - справочник, предназначенный для поиска информации об архивных фондах и (или) архивных документах.

Архивная опись - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия их содержания.

Архивный каталог - архивный справочник, в котором информация об архивных документах расположена в соответствии с выбранной схемой классификации.

Архивохранилище (архив) - специально оборудованное помещение для хранения архивных документов.

Аутентичный текст (оригинальный) - оригинальный текст любого документа В международном праве принят текст международного договора называется аутентичным Если договор составлен двумя или несколькими языками, то в его в заключительных статьях отмечается, что все тексты имеют одинаковую силу, то есть считаются аутентичными, равно оригинальными.

Вербальная нота в международной практике — документ дипломатической переписки, в котором излагаются текущие вопросы различного характера. Вербальная нота составляется от имени посольства или министерства иностранных дел.

Верительные грамоты - документ, удостоверяющий представительный характер дипломатического представителя и аккредитует его в этом качестве в иностранном государстве В г адресуются главе принимающего государства, подписываются главой государства и, который назначает дипломатического представителя, и министром иностранных дел В г выдаются послам, посланникам, а также главам специальных (чрезвычайных) делегаций Имеют характер общих полномочия ь дипломатического представителя, для ведения переговоров с любого вопрос подписания соглашения или договора ему предоставляются специальные полномочияваження.

Виза – реквизит документа, используемый при согласовании документа. Оформляется личной подписью руководителя или специалиста, участвующего в согласовании, с указанием даты согласования.

Виза дипломатическая - особая отметка, которую проставляет ведомство иностранных дел, дипломатическое представительство или консульское учреждение, означает признание дипломатического статуса лица, в паспорте которой она относится: членов правительств и высших должностных лиц государств, делегатов на международные конференции, лиц, направляемых с чрезвычайными дипломатическими миссиями, дипломатических сотрудников отомстит ва иностранных дел, направленных в официальных целях, дипломатических курьеров и т.п. В д принято предоставлять и тогда, когда лица, имеющие на них право, едут по своим делам В д может выдаваться в порядк в любезности и лицу, которое не имеет дипломатического паспортспорта.

Внутренняя опись документов дела - учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.

Входящая документация – документация, поступающая в офис организации с использованием различных средств связи:

- почта (в том числе курьерская),

- электронная почта (е-mail),

- факсимильная связь и любая другая со стороны клиента, партнера, заказчика и др.

Входящий регистрационный номер - порядковый номер в журнале регистрации входящей документации.

Выделение документов к уничтожению - выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное значение, и отбор их к уничтожению.

Гриф согласования - реквизит официального документа, выражающий согласие организации или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

Гриф утверждения - реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Декларация - одно-, двух-или многосторонняя заявление, в котором государства провозглашают принципы своей внешней и внутренней политики или высказывают свою позицию по конкретным вопросам.

Дело - совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.

Денонсация – надлежащим образом оформленный отказ гос-ва от заключен-ного им международного договора; наиболее распространенный способ правомерного прекращения действия международного договора. В отличие от др. способов расторжения международных договорных обязательств правомерность Д. характеризуется следующими чертами: право на Д. должно быть предусмотрено в самом договоре; Д. происходит в строго установленном договором порядке, несоблюдение к-рого является основанием для оспаривания действительности Д.

Наряду с Д. существуют и др. способы прекращения действия международных договоров, однако все они также должны быть правомерными, т.е. соответствовать нормам и принципам международного права. Одним из способов прекращения действия двусторонних договоров является аннулирование – отказ гос-ва от заключенного им международного договора, при к-ром его расторжение совершается без соблюдений условий договора и носит односторонний характер. Правомерность аннулирования должна быть обусловлена вескими политико-правовыми основаниями (напр., существенное нарушение договора контрагентом; юридическая недейственность, противоправность договора и т.д.) и соответствием сложившейся в международной практике процедуре (заблаговременное уведомление в письменной форме др. участника, и т.д.).

Депозитарий (в международном праве) (лат. depositum – вещь, отданная на хранение) – одно или несколько гос-в, международная организация или главное административное должностное лицо такой организации, хранящие подлинники международного многостороннего договора и всех относящихся к нему документов (заявлений, оговорок, ратификационных грамот, документов о принятии, присоединении, денонсации и т.д.).

Д. играет важную роль в нормальном функционировании многостороннего договора. Функции Д. состоят также в хранении переданных ему полномочий; в подготовке заверенных копий с подлинного текста и подготовке любых иных текстов договора на др. языках, к-рые могут быть предусмотрены договором, а также в препровождении их участникам и гос-вам, имеющим право стать участником договора; в получении подписей под договором, в информировании участников о документах, уведомлениях и сообщениях, относящихся к договору; в информации гос-в о том, когда число подписей, ратификационных грамот или документов о приятии, утверждении или присоединении, необходимое для вступления договора в силу, было получено или депонировано; в регистрации договора в Секретариате ООН.

Депонирование (в международном праве) (лат. deponere – отдавать на хранение) – передача на хранение депозитарию подлинника международного договора, ратификационной грамоты, документа о принятии, утверждении договора, присоединении к договору или др. относящихся к нему документов. Производимое через дипломат. или др. уполномоченного представителя Д. ратификационной грамоты или др. документов обычно фиксируется в протоколе о сдаче на хранение документа, составленном в ведомстве иностр. дел гос-ва-депозитария или в секретариате международной организации-депозитария.

Дипломатическая переписка - переписка государства, правительства, ведомства иностранных дел с соответствующими иностранными государствами, дипломатическими представительствами этих государств, международными организациями, а также переписка дипломатических представительств между собой. Вся Д.п. носит официальный характер.

Дипломатическая почта — 1) собирательное понятие, подразумевающее все виды дипломатической переписки, осуществляемой официально в какой либо вещественной форме (почтовой, телеграфной, электронной, по радио и др.); синоним понятия дипломатическая переписка.

Договоры международные - явно выраженное согласие между двумя или несколькими субъектами международного права, которая регулирует их отношения путем создания взаимных прав и обязанностей в политической, экономической, научно-технической, культ турне и других отраслей.

Порядок заключения, исполнения и денонсации Д м регулируется правом международных договоров Д м посвященные Венская конвенция о праве международных договоров 1969 года.

Документ постоянного хранения - документ, которому в соответствии с нормативными правовыми актами установлено бессрочное хранение.

Документ временного хранения - документ с фиксированным сроком хранения, по истечении которого он в установленном порядке подлежит уничтожению.

Единица хранения архивных документов - учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющих самостоятельное значение.

Индекс дела; номер дела - цифровое и (или) буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.

Информационно-справочная документация – планы, отчеты, акты, протоколы, договоры; служебные, докладные и объяснительные записки; заключения, отзывы, перечни, письма, сводки, соглашения, списки, справки и другие документы.

Исходящая документация – документация, исходящая из офиса организации и направляемая в структурные подразделения, партнерам, подрядчикам и др. юридическим и физическим лицам.

Исходящий регистрационный номер – порядковый номер в журнале регистрации исходящей документации.

Канцелярия - структурное подразделение организации, осуществляющее контроль за документооборотом организации.

Коммунике – официальное сообщение о событиях международного характера.

Конвенции международные — одно из распространенных названий многосторонних международных договоров по специальным вопросам экономического, юридического и гуманитарного характера.

Конкордат - специальный договор (соглашение) между Папой Римским как главой католической церкви и правительством того или иного государства, которая регулирует положение и привилегии католической церкви в этом государстве.

Консульские конвенции — соглашения, заключаемые между государствами, содержащие нормы консульского права и определяющие порядок учреждения консульских представительств, назначения и отзыва, круг деятельности, права, привилегии и иммунитет консульских должностных лиц и сотрудников консульства.

Консульский устав — кодифицированное собрание положений о консулах и консульских учреждениях данного государства, регламентирующее деятельность консульской службы в целом.

Консульское право — совокупность международно-правовых принципов и норм, регулирующих правовое положение и деятельность консульских учреждений, а также определяющих порядок назначения (отзыва), функции, права и обязанности, привилегии и иммунитеты консульских должностных лиц.

Личная нота — документ дипломатической переписки, имеющий форму письма. Личная нота составляется от имени подписывающего ее лица.

Международный протест — заявление правительства одного государства, содержащее порицание действий правительства другого государства как противоречащих договорам или международным обычаям.

Меморандум (лат. memorandum — что надо помнить) — дипломатический документ, в котором подробно излагается фактическая сторона международного вопроса, дается анализ тех или иных положений, приводится обоснование позиции государства.

Мирный договор — международный договор, которым юридически закрепляется прекращение состояния войны и восстановление мирных отношений между воюющими государствами. Обычно мирный договор содержит постановления о прекращении военных действий и состояния войны; об урегулировании территориальных вопросов; о возмещении ущерба, причиненного вой_ ной; о возвращении военнопленных; об ответственности военных преступников и т. д. Мирные договоры подразделяются на предварительные и окончательные; на общие и сепаратные.

Национальный архивный фонд Республики Казахстан - совокупность всех архивов, архивных фондов и коллекций, документальных памятников, документов, имеющих особое историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, признанное в установленном законом порядке национальной ценностью.

Нормативный правовой акт - письменный официальный документ установленной формы, принятый на референдуме либо уполномоченным органом или должностным лицом государства, устанавливающий правовые нормы, изменяющий, прекращающий или приостанавливающий их действие.

Нота дипломатическая - вид документа дипломатической переписки - официальное дипломатическое письменное обращение. Н. д. разделяют на личные и вербальные. В дипломатической практике широко используют н. вербальные, в которых дают информацию о текущих делах различного характера. Н. личная, в основном, касается вопросов, имеющих важное и принципиальное значение.

Ne varietur (не подлежит изменению) - термин, употребляемый в дипломатической практике при окончательном согласовании текста договора или его парафированию для обозначения того, что в будущем документ не могут быть в внесены дополнения или изменения.

Нотификация в международном праве — официальное уведомление министерством иностранных дел, дипломатическим (консульским) представительством, международной организацией или ее должностным лицом путем направления ноты или другого документа, в которых излагается точка зрения государства по некоторому международному вопросу; или сообщается о политических или правовых фактах или событиях. Нотификация обязательна при ратификации, принятии и денонсации международных договоров.

Обмен нотами - одна из форм заключения договоров. Используется при заключении между государствами соглашений по таким вопросам, как установление дипломатических отношений, преобразования дипломатической миссии на посольство о, уточнения отдельных положений договора, окончания его действия, передачи собственности.

Объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

Организационно-правовая документация - уставы, положения, регламенты, инструкции, штатные расписания и другие документы, регламентирующие деятельность организации.

Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Пакт - название двух-или многостороннего международного договора, регулирующего вопросы обеспечения взаимной и коллективной безопасности, установление принципов и норм, которые имеют общее значение для конкретной области сотрудничества государств.

Памятная записка - один из видов дипломатической переписки. Часто передается лично во время беседы в подтверждение устного заявления.

Парафирование - предварительное подписание международного договора (или его отдельных частей) инициалами полномочных представителей каждой из договаривающихся сторон в знак согласования текста договора, не является обязательным при подписании договоров.

Перечень документов со сроками хранения - систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения.

Преамбула - вступительная часть международного договора. Как правило, в ней дается перечень сторон, которые заключают договор, его мотивы, цели и принципы, взаимосвязь с другими договорами и соглашениями т.д.

Пролонгация - продление срока действия международного договора Условия П. могут быть обусловлены при заключении договора.

Промульгация - внутригосударственная публикация международного договора средствами массовой информации.

Протокол - одно из названий международного договора. В форме П. могут быть изложены важные двух-и многосторонние соглашения П. может быть и приложением к основному договору.

Протокол дипломатический - совокупность общепринятых правил, традиций, условностей, которых придерживаются правительства, ведомства иностранных дел, дипломатические представительства и официальные лица в международном общении.

Ратификация - утверждение высшим органом государственной власти международного договора, подписанного от имени этого государства или правительства его полномочным представителем. Р. является одной из форм выражения согласия государства на обязательства договора.

Ратификационная грамота — специальный документ, в котором объявляется о ратификации и о том, что договор будет соблюдаться данным государством.

Распорядительная документация - приказы, распоряжения, постановления, решения и другие документы организации.

Регистрационный номер (для приказов, распоряжений, договоров) – порядковый номер в регистрационном журнале.

Регистрация международных договоров — внесение в специальный регистр международной организации вступившего в силу международного договора. Регистрацию международных договоров РФ в Секретариате ООН и в соответствующих органах других международных организаций осуществляет МИД РФ.

Режим хранения архивных документов - совокупность температурно-влажностных и санитарно-гигиенических условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением.

Резолюция – реквизит документа, используемый руководством для определения исполнителей, содержания поручений сроков их исполнения.

Резолюция дипломатическая - вид решений, принимаемых международной конференцией или органом международной межправительственной организации; как правило, Р. носит характер рекомендации.

Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа.

СМК – система менеджмента качества.

Совместное коммюнике — официальное сообщение по итогам между_ народных переговоров, консультаций или встреч между полномочными представителями субъектов международного права или их органов. Обычно совместное коммюнике одновременно публикуется в каждой стране-участнице переговоров.

Учет архивных документов - установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах.

Фондообразователь - юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образуется документальный фонд.

Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Формуляр-образец документа - модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Хартия (от греч. chartes — бумага, грамота) в международном праве — не имеющий обязательной силы международный акт, формулирующий общие принципы и цели.

Хранение архивных документов - обеспечение рационального размещения и сохранности документов.

Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

4. Список рекомендуемой литературы

Основная литература:

1. Венская конвенция о дипломатических сношениях от 18 апреля 1961 г. // Сборник документов по международному праву / Под общей ред. К.К. Токаева. – Т. 2.- Алматы, 1998.

2. Венская конвенция о праве международных договоров, от 23 мая 1969 г. // Сборник документов по международному праву / Под общей ред. К.К. Токаева. – Т. 1.- Алматы, 1998.

3. Венская конвенция «О правопреемстве государств в отношении договоров» от 23 августа 1978 г. // Сборник документов по международному праву /Под общей ред. К.К. Токаева. – Т. 1.- Алматы,1998.

4. Закон Республики Казахстан «О дипломатической службе» от 12 ноября 1997 г.- Алматы,1997.

5. Закон Республики Казахстан «О дипломатической службе» от 7 марта 2002.

6. Положение о Министерстве иностранных дел Республики Казахстан, утвержденное постановлением Правительства РК от 28 октября 2004 года № 1118.

7. Сборник документов по международному праву / Под ред. К.К. Токаева, М.М. Атанова, Ж.У. Ибрашева. – Алматы, 1998.- Т. 1-2.

8. Дипломатическая служба Республики Казахстан. Учебное пособие / Под общей редакцией К.К. Токаева. – Астана: Дом печати «Эдельвейс», 2005. – 560 с.

9. Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: Учебник. -М.: Юрайт, 2011.

Дополнительная литература и электронные ресурсы

10. Захарова Л.М., Коновалова А.А. Основы дипломатической и консульской службы. – Минск, 2001.

11. Зононова Т.В. Дипломатия Ватикана в контексте эволюции европейской политической системы. – М.,2000.

12. Исиналиев М.И. Страницы истории дипломатической службы Казахстана //Актуальные проблемы внешней политики Казахстана. - М., 1998.

13. Киссинджер Г. Дипломатия. - М., 1997.

14. Токаев К. Дипломатия Республики Казахстан. – Астана, 2001.

15. Холопова Т.И., Лебедева М.М. Протокол и этикет для деловых людей. – М., 1994.

16. Петрик В.В. Консульско-дипломатическая служба в Российской Федерации: учебное пособие / В.В. Петрик; Томский политехнический университет. – Томск: Изд-во Томского политехнического университета, 2010. – 237 с.

17. Самойленко В.В. Дипломатическая служба: учеб.пособие / В.В.Самойленко. – М.: Норма: Инфра-М, 2010. – 320 с.

18. Байкова И.Ю. Настольная книга секретаря-референта. – М.: Эксмо, 2008. – 336 с.

Дипломатической документация и делопроизводство