Технология обработки текстовой информации
Технология обработки текстовой информации.
Одной из самых популярных прикладных функций персонального компьютера сегодня является создание тек стовой информации, то есть использование ПК в качестве пишущей машинки. Осуществить работу по созданию тек стовых массивов позволяют текстовые блокноты, запис ные книжки, редакторы (процессоры), офисные издатель ские системы и другие программы, поставляемые в соста ве операционных систем и операционных оболочек. Они обладают минимальным набором выполняемых функций, однако, достаточными для выполнения элементарных операций с данными. Такие продукты позволяют пользо вателю не только набрать (напечатать) текст, но выпол нить над ним ряд операций: редактирование, форматиро вание, разбивка текста на страницы, использование раз нообразных шрифтов, печать и многое другое.
При работе с текстовыми редакторами приходится по стоянно выполнять большое множество однотипных опе раций, которые и объединяют большой набор таких про грамм. К ним относятся: действия по перемещению на экране окон и курсора; корректировка, вставка и удале ние символов, строк и абзацев; откатка (отмена) внесен ных изменений; выделение, удаление, перенос, дублиро вание фрагментов текста; форматирование; поиск и вы вод данных на печатающее устройство.
Каждый отдельно взятый текстовый редактор отлича ет свои характерные особенности и функциональные возможности. Но, изучив один из них, освоение других не представляется сложным.
Основные понятия
Итак, текстовый редактор - это программа, с помощью которой можно подготовить и распечатать текстовые данные, но в настоящее время наибольшее распространение получили текстовые процессоры.
Текстовый процессор - это текстовый редактор, дополненный разнообразными средствами оформления текста.
Любой текстовый редактор позволяет хранить текстовую информацию в документе и распечатывать ее на бумаге, однако Word может делать гораздо больше этого. Поэтому Word можно назвать текстовым процессором. На протяжении последних лет компьютерные сети и мощность вычислительных систем постоянно росли; определение понятия "документ" расширялось, и Word совершенствовался вместе с ним. В настоящее время Word представляет собой полнофункциональную программу редактирования текстовой и графической информации, создания Web-страниц и обработки документов.
Кроме того, особое место в группе пакетов, работающих с до кументами, занимают так называемые издательские системы — PageMaker, Ventura Publisher, QuarkXPress и др. Как правило, из дательские системы специализируются на подготовке набранного документа к публикации (создание макета издания). Для набора текста удобнее применять текстовые процессоры типа Microsoft Word, а для создания и редактирования иллюстраций — графи ческие системы: CorelDraw (векторные изображения), Adobe Photoshop (растровые изображения). Впрочем, издательские воз можности процессора Word так велики, что многие публикации можно подготовить к печати, не прибегая к услугами издательс ких систем.
При помощи Word можно создавать практически любые документы и публиковать их в электронном виде или в виде печатных копий. Основные возможности Word можно разделить на несколько категорий.
Текст может быть введен в документ посредством набора на клавиатуре. Кроме того, можно вставить в документ определенные текстовые фрагменты или даже целые файлы. Word предоставляет множество функций, позволяющих выполнять корректорскую правку, редактирование и изменение текстовой информации наиболее удобным способом. Так, функция автотекста позволяет вставлять в документ часто используемые фразы при наборе лишь нескольких первых букв этих фраз. Функция автокоррекции автоматически исправляет наиболее распро страненные опечатки, орфографические и грамматические ошибки, освобождая пользователя от необходимости заниматься их исправлением.
Word позволяет устанавливать межстрочный интервал, характер выравнивания и размер отступов, выбирать гарнитуру и размер шрифта, а также его начертание.
Гарнитура шрифта - полиграфический термин, характеризующий стилистические особенности изображения символов шрифта.
Пользователь может определять стили, включающие в себя несколько параметров форматирования, и применять все эти параметры одновременно или использовать темы для оформления Web-страниц в едином ключе при настраиваемых стилях, графике и фоновых рисунках.
Стиль - это набор правил для отображения шрифтов, выравнивания текста, параметров текста, фонового рисунка и других объектов документа.
Темами называются наборы взаимосвязанных стилей, направленные на достижение единства представления Web-страниц и других HTML-документов.
Форматирование - автоматическое придание тексту определенной формы - формата.
Формат - внешний вид документа или отдельных его частей.
Текстовая информация может быть представлена в виде таблиц, в документах могут быть определены колонтитулы, простые и концевые сноски, гюдписи или текстовые рамки к рисункам и таблицам.
Колонтитул - это текст или изображение, которое размещается на верхнем или нижнем поле страницы вне области основного текста.
В Word имеется набор встроенных средств для создания геометрических фигур, линий, прямоугольников, овалов и других простых графических объектов. Кроме того, имеется возможность выбирать и вставлять в документы десятки предопределенных фигур и готовых рисунков.
Word предоставляет всевозможные функции верстки, позволяющие размещать текстовую и графическую информацию на странице для подготовки практически любой полиграфической продукции, от указателей и бюллетеней до книг и журналов.
Верстка страниц - полиграфический термин, означающий размещение текстового и графического материала на печатной странице в соответствии с определенными правилами.
Например, можно форматировать текст в виде нескольких колонок, дополнять его графикой, задавать обтекание текста вокруг врезок и иллюстраций, определять чередующиеся верхние и нижние колонтитулы (различные для четных и нечетных страниц), создавать предметный указатель, оглавление и перекрестные ссылки.
Параметры Word могут быть настроены в соответствии с любыми конкретными требованиями к рабочей среде.
Каждый документ Word может содержать текст наряду с графикой, звуками, полями, гиперссылками или ссылками на другие документы и ' даже с видеоклипами. Документы могут быть сохранены в формате Web-страниц с добавлением HTML-сценариев.
Гиперссылка - средство указания смысловой связи фрагмента одного документа с другим документом или его фрагментом.
Каждая буква или специальный знак текста, размещаемого в документе, называется символом. Формат каждого символа может быть задан индивидуально, однако чаще форматируются целые слова, строки или абзацы текста. Для каждой буквы может быть изменен шрифт, начертание (например, полужирное или подчеркнутое), размер шрифта, положение, интервал или цвет. Кроме того, к тексту дркумента или Web-страницы могут быть применены некоторые специальные эффекты, такие как мерцание или эффект бегущей строки.
Документ разделяется на абзацы. Абзац - это часть текста, завершающаяся маркером конца абзаца. Эти маркеры автоматически вносятся в текст при нажатии клавиши Enter. Для каждого абзаца в отдельности может быть задан требуемый отступ, выравнивание, позиции табуляции и межстрочный интервал. Кроме того, абзац может быть оформлен обрамлением, оттенен фоном или отформатирован как маркированный, нумерованный или многоуровневый список.
Обрамление - это декоративная линия, ограничивающая страницу, рисунок и т.д.
Печатные документы разделяются на страницы. Функции форматирования страниц в Word позволяют определять размеры полей, колонтитулы, нумерацию страниц, количество колонок и прочие параметры страницы.
В сложных документах может возникнуть необходимость в использовании более одной группы параметров форматирования. Например, для различных частей документа может понадобиться различный текст колонтитулов или потребуются страницы, на которых текст форматируется как в одну, так и в несколько колонок.
В этом случае документ следует разбить на разделы. Каждому разделу соответствует свой набор параметров форматирования.
Шаблон - это документ, используемый в качестве образца для создания новых документов.
В Word шаблоны используются для сохранения информации о форматировании документов, горячих клавишах, пользовательских меню, панелях инструментов и прочей информации. Все новые документы создаются на основе шаблонов. В комплект поставки Word входят десятки предопределенных шаблонов для различных типов документов, включая служебные записки, письма, отчеты, резюме, бюллетени и юридические документы. Пользователь может изменять имеющиеся и создавать новые шаблоны в соответствии с потребностями.
Текстовый редактор Microsoft Word
На основе распространенного использования операци онной системы Windows в ее среду был перенесен широко известный текстовый процессор фирмы Microsoft — Word. Оказавшись в новой среде, Word, сохранив мощь своего DOS-овского собрата, приобрел и новые, характер ные для Windows-приложений, качества, которые еще бо лее развились в Word версии 6.0 для Windows 3.1-3.11, версии 6.0 и 7.0 для Windows 95, версии Word 97 для Windows 98 и так далее вплоть до версии Word 2003 для Windows XP и Server 2003. В 2007 году компания Microsoft выпустит новый офисный пакет программ Microsoft Office 2007, в составе которого будет новая версия вышеуказанного редактора Word 2007.
Текстовый редактор — это программа обработки текста, которая используется для создания новых доку ментов (писем, отчетов, бюллетеней) или изменения уже существующих.
Современные текстовые редакторы (в том числе и редактор Word) иногда называются текстовыми процессорами, поскольку содержат очень большое коли чество функций обработки текста. Ранние текстовые ре дакторы для DOS подразделялись на строчные и экран ные, такие, например, как EDLIN, MULTIEDIT и EDIT.
Microsoft Word позволяет вводить, редактировать, фор матировать и оформлять текст, грамотно размещать его на странице. С помощью этой программы можно встав лять в документ графику, таблицы и диаграммы, а также автоматически исправлять орфографические и граммати ческие ошибки. Текстовый редактор Word обладает и многими другими возможностями, значительно облегча ющими создание и редактирование документов. Наиболее часто используемые функции:
автоматический переход на следующую строку;
организация функции автоматической коррекции и исправления при наличии опечатки, а функция авто матической проверки орфографии подчеркивает непра вильно написанные слова красной волнистой линией, чтобы их было легче увидеть и исправить;
возможность пользоваться дефисами для выделения пунктов списка, употреблять дроби, знак торговой мар ки или другие специальные символы, организация функций автоматического форматирования;
представление текста в виде таблицы, для этого Microsoft Word предлагает гораздо более эффективные средства. А если таблица содержит цифровые данные, то их легко превратить в диаграмму;
наличие режима предварительного просмотра позволяет увидеть документ в том виде, в каком он выйдет из печати. Кроме того, он дает возможность отобразить сразу все страницы, что удобно для внесения измене ний перед распечаткой.
Работа текстового редактора всегда начинается с за пуска (активизации) его программы. Для того, чтобы за пустить Word в Windows, необходимо осуществить сле дующие действия.
Щелкнуть по кнопке «Пуск».
В развернувшемся меню найти пункт «Программы».
В меню «Программы» щелкнуть на Microsoft Word. Можно иначе активизировать Word, открыв меню и щелкнув на режиме «Создать» документ «Microsoft Office». Либо через панель инструментов Microsoft Office, кото рая высвечивается на экране монитора. Для этого необхо димо щелкнуть на кнопке «Создать документ», после чего раскроется окно «Создать документ Office». В нем щелк ните на режиме «Общие» и два раза на режиме «Новый документ».
Активизировав Word, можно открыть окно нового до кумента, которое готово к вводу текста, учитывая работу элементов этого окна.
Графический интерфейс данного текстового редакто ра представлен в виде:
- информационной строки, где выводится информация о названии используемого текстового редактора и на звании создаваемого документа;
- кнопок управления окном, расположенных в верхнем правом углу экрана монитора и предназначенных для управления работой окна.
- строки меню, представляющего собой основной пере чень выполняемых функций редактора и содержащего группы команд, объединенные одним именем.
- панели инструментов, кнопки которой обозначены со ответствующими пиктограммами, при нажатии кото рых происходит выполнение команды, аналогичной меню. Панели являются одной из составных частей гра фического интерфейса текстового редактора Word. Тек стовый редактор использует более 20 панелей инстру ментов, которые можно выбрать и эффективно размес тить в окне. Маленькие кнопки позволяют выбрать часто встречающиеся команды с помощью щелчка мышью;
- позиционных линеек, размещающихся под панелью ин струментов и справа от рабочего поля редактора. Они предназначены для установки параметров отступов, аб зацев, границ текста, позиций табуляторов;
- рабочего поля редактора, которое составляет область интерфейса, используемую для ввода текста;
- двух полос прокрутки, расположенных непосредственно под рабочим полем и справа от него. Полосы предназ начены для быстрого перемещения курсора и содержи мого текстового файла (документа) по рабочему полю редактора;
- строки состояния, которая отражает все сведения о те кущем документе, справочную информацию о коман дах, кнопках и их назначении;
- помощника, который организован в дополнительном окне и выполняет консультационную функцию. При необходимости его можно убрать с экрана за ненадоб ностью. Для этого щелкните по кнопке Свернуть, рас положенной в верхнем правом углу его окна.
Технология обработки текстовой информации