Організація як об’єкт управління

Лекція 2

1. Поняття організації та її вид

2. Внутрішнє і зовнішнє середовище організації

3. Організація, орієнтована на колектив.

1. Поняття організації та її види

Щоб рахуватись організацією певна група людей повинна відповідати таким вимогам:

а) наявність по меншій мірі двох людей, які рахують себе частиною цієї групи;

б) наявність однієї цілі (тобто бажаного кінцевого стану або результату), яку приймають як загальну всі члени групи;

в) наявність членів групи, які працюють разом, щоб досягти спільну мету.

Організація – це група людей, діяльність яких свідомо координується для досягнення загальної цілі або цілей.

Об’єктивною передумовою здійснення процесу менеджменту є наявність організації, в межах якої здійснюється цей процес.

Отже, організація – це соціальне утворення, у якому загальними прагненнями об’єднано багато людей для досягнення спільної мети.

Згідно українського законодавства організації, які мають статус юридичної особи, називають підприємствами.

Організації поділяються на формальні та неформальні.

Формальна організація – це група людей, діяльність яких свідомо планується, організується, мотивується для досягнення певних цілей. Якими малими не були б формальні організації, їхньою найважливішою функцією є виконання конкретних задач і досягнення певних, конкретних цілей. В організації існують три основних типи формальних груп: групи керівників, виробничі групи і комітети.

Група керівників складається з керівника і його підлеглих, які в свою чергу також можуть бути керівниками.

Виробнича (цільова) група складається з осіб, які разом працюють над одним і тим же завданням. В цих групах є спільний керівник однак вони відрізняються від груп керівників тим, що вони мають більше самостійності при плануванні своєї діяльності.

Комітет – це група всередині організації, якій делеговано повноваження для виконання певного завдання або комплексу завдань. Під комітетом розуміють групове прийняття рішень та здійснення дій, що відрізняє комітет від інших організаційних структур.

Відомі два основних типи комітетів: спеціальний і постійний.

Спеціальний комітет - це тимчасова група, створена для виконання певних робіт.

Постійний комітет – це група, що діє самостійно всередині організації і має конкретну ціль. Як правило, постійні комітети використовують для надання організації консультацій з різних питань. Прикладом може служити Рада директорів акціонерного товариства.

Всі групи керівників, цільові групи та комітети мають ефективно працювати – як єдиний злагоджений колектив.

Неформальна організація – це спонтанно утворена група людей, які вступають в регулярну взаємодію для досягнення певної цілі.

Працівники, що об’єднані рамками формальної організації, взаємодіють між собою. Взаємодія сприяє виникненню у них дружніх почуттів по відношенню до інших членів групи (табл.1).

Таблиця.1

Особливості формальних і неформальних груп

Параметри	Формальні групи	Неформальні групи
Мета	Конкретні цілі діяльності	Задоволення соціальних потреб у спілкуванні, взаємоповазі тощо
Спосіб створення	Планово	Спонтанно
Спосіб узаконення діяльності	Планове формальне узаконення	Базується на міжособистісних зв’язках і не передбачає правового формального узаконення
Структура груп	Формується свідомо, відносно до цілей	Формується внаслідок соціальної взаємодії
Комунікації	Формальні канали	Формальні та неформальні канали
Чисельність	Чітко регламентується	Не визначена
Керівник	Призначається організацією	Висувається поступово як неформальний лідер
Міжособистісні стосунки	Встановлюються на основі завдань, ієрархії, функцій	Розвивається спонтанно
Вплив на членів групи	Управлінські рішення, форми влади, стилі керівництва	Персональний вплив
Контролювання	Діють інструкції, регламенти	Діють громадські санкції

2. Внутрішнє і зовнішнє середовище організації

Серед загальних рис організацій ми називали фактори, без яких вона не в змозі існувати. Фактори вибору і реалізації стратегії організації за своєю значимістю та ступінню впливу поділяються на фактори: 1) внутрішнього середовища; 2) зовнішнього середовища (макросередовища); 3) мезосередовища.

Оскільки організації являють собою створені людьми системи, то внутрішні змінні є результатом управлінських рішень. Необхідно відмітити, що не завжди внутрішні змінні повністю контролюються керівництвом.

Характеристика внутрішнього середовища, яке складається із факторів: цілі (місія), структура; завдання; технологія та люди (працівники) і взаємозв’язок між ними здійснюється згідно схеми (рис. 3.7)

Цілі – це конкретний, кінцевий стан або очікуваний результат діяльності організації.

Щоб діяльність організації була прибутковою, керівник повинен

сформулювати цілі на таких напрямках, як доля ринку, розробка продукції, якість послуг, підготовка та підбір кадрів, соціальна відповідальність тощо.

Структура організації – це логічні взаємовідносини рівнів управління і функціональних областей, побудовані в такій послідовності, яка дозволяє найбільш ефективно досягати цілей організації.

Рис. 1. Взаємозв’язок внутрішніх змінних

На основі встановлених цілей розробляються завдання, що доводяться до окремих підрозділів або виконавців.

Завдання – це визначена робота, серія робіт або частина роботи, яка має бути виконана встановленим способом у визначені строки. Завдання на виробничому підприємстві включають в себе роботу з: 1) людьми; 2) предметами (машинами, сировиною, інструментами); 3) інформацією.

Технологія – це спосіб, за допомогою якого вихідні матеріали (сировина) перетворюються на готовий або бажаний продукт. Завдання і технологія тісно пов’язані між собою тому, що виконання завдань включає використання конкретної технології як засобу перетворення сировини на готову продукцію.

Працівники з погляду менеджменту є як суб’єктом, так і об’єктом управління, значить, люди є головним фактором любої моделі управління.

Існує три основні аспекти людського фактора в ситуаційному підході до управління: поведінка окремих людей; поведінка людей в групах; функціонування менеджера в ролі лідера і його вплив на поведінку окремих людей та груп.

Характеристика факторів зовнішнього середовища

Щоб вижити і зберегти ефективність організація, як і живий організм, повинна пристосовуватись до змін середовища в якому вона існує (рис. 2).

Середовище, в якому існує організація (макросередовище), має відповідні складові, які поділяються на фактори прямої дії та фактори непрямої дії.

Макросередовище має вплив на організацію через такі фактори як: споживачі, постачальники, конкуренти, державні органи влади та законодавчі акти, профспілки та політичні партії.

Мета підприємництва – створювати споживача. Це значить, що існування організації залежить від її здатності знаходити споживача своєї продукції та задовольняти його потреби.

Рис. 2 Фактори зовнішнього середовища (макросередовище) організації

З точки зору системного підходу організація – це механізм перетворення входів у виходи. Основні види входів – це матеріали, обладнання, енергія, капітал і робоча сила. Залежність між організацією і постачальниками, що забезпечують вхід ресурсів є прикладом прямої залежності організації від зовнішнього середовища.

Необхідно розуміти, що конкуренція – двигун ринкових відносин, тому менеджеру необхідно в першу чергу орієнтуватись на конкуруючі фірми з тим, щоб їх витіснити з ринку.

На діяльність організації впливають закони і державні установи, що визначають правовий статус і регулювання економіки. Сюди відноситься безліч законів і положень про безпеку і охорону здоров'я, захисту навколишнього середовища, захисту інтересів споживача, про оплату, фінансовий захист тощо. Організації зобов'язані виконувати не тільки вимоги законів, але і ряду державних установ, що стежать за виконанням законів і видають свої розпорядження. Все це доповнюється ще і регулюючими постановами місцевих органів влади.

Всі фактори прямої дії безпосередньо впливають на внутрішні перемінні, викликаючи їх реакцію. Не так помітно на організацію впливають фактори непрямої дії. Інформація про них, як правило, не повна, і керівництво змушене робити припущення про їх можливі наслідки для організації.

Серед факторів непрямого впливу найважливіше місце займає технологія, що одночасно є і внутрішньою перемінною. Організація повинна враховувати перспективні технології, що можуть вплинути на швидкість старіння своєї продукції і якого роду продукцію покупець очікує в майбутньому. Зберегти конкурентоспроможність можна орієнтуючись на високі технології.

На інтереси організації також впливає загальний стан економіки: інфляція, економічний спад, коливання курсу валют тощо.

До соціокультурних факторів, що впливають на організацію, відносяться прихильність визначеній торговій марці чи негативне відношення до конкретного товару або явища.

Організація зобов’язана рахуватись також з політичними факторами і ставленням місцевого населення, особливо, якщо вона веде свої справи за межами внутрішнього ринку.

У середовищі міжнародного бізнесу виділяються такі фактори як культура, економіка, законодавство, державне регулювання та політична ситуація.

Ретельному вивченню підлягають закони і державне регулювання країни, у якій здійснюється виробництво чи ведеться торгівля. Вивченню підлягають трудове й антимонопольне законодавство, патентна справа, ціноутворення, закони ринкової економіки.

Значення факторів зовнішнього середовища різко підвищується у зв'язку із зростанням складності всієї системи суспільних відносин (соціальних, економічних, політичних тощо), що складають середовище менеджменту. Саме зовнішнє оточення визначає стратегію організації.

Мезосередовище описується сукупністю факторів, які визначають рівновагу та стійкий стан геосистеми, її окремих сфер (гео-, гідро-, атмо- і біосфери) та її окремих локальних зон, в т.ч. під дією економічної діяльності людини.

Діяльність організації стає неможливою та безцільною при відсутності таких факторів (природних ресурсів), як повітря, вода тощо. Значним фактором для великої кількості організацій є наявність природних ресурсів геосфери: газ, нафта, руда, каміння, інші корисні копалини, які є сировиною для їх роботи.

3 ОРГАНІЗАЦІЯ, ОРІЄНТОВАНА НА КОЛЕКТИВ, –КОМАНДА

К оманда – це ретельно сформований, добре керований колектив, що самоорганізується, швидко й ефективно реагує на будь-які зміни ринкової ситуації, вирішує всі задачі як одне ціле. Це колектив, що самостійно вирішує поточні проблеми.

Організація цього типу принципово відрізняється від всіх інших організаційних структур тим, що повноваження по ухваленню рішення передаються групі, а не особистості. Це можливо тільки в тому випадку, коли менеджер переконаний, що співробітники досягли достатнього рівня професіоналізму і відповідальності.

Структура команди повинна забезпечувати умови добрих взаємин між співробітниками в психологічному

і соціальному аспектах.

Важливою особливістю формування команди є функціональна різноманітність залучених фахівців і застосовуваних ними способів вирішення однієї і тієї ж проблеми, що і є запорукою успішної роботи.

Створення ефективної команди – творчий, складний і тривалий процес, пов’язаний зі збільшенням ступеня відповідальності команди і підтримкою сприятливого морального клімату. Досягається це за дотримання таких важливих умов:

– різко обмежені прямі вказівки і контроль;

– мета формулюється керівництвом, але способи її досягнення вибирає команда;

– всі учасники повно і ясно усвідомлюють і приймають цілі діяльності команди (оптимальним є варіант, коли у формуванні мети бере участь уся команда);

– команда працює як єдиний організм: колективна відповідальність за результати роботи;

– у команді створена ефективна система самоконтролю;

– будь-який учасник команди, постійно удосконалюючи свою кваліфікацію, може творчо працювати як на закріпленій за ним ділянці, так і на місці будь-якого іншого учасника;

– кожен учасник тісно і постійно взаємодіє з іншими членами командикоманда не може диктувати учасникам свою волю – кожний зберігає визначену самостійність у виконанні загального завдання;

– всі учасники мають рівні права в роботі команди, планують особисту роботу і роботу всього колективу, беруть участь у формуванні плану роботи кожного учасника;

– обов’язки кожного учасника визначені, але досить гнучко: у ході роботи розподіл функцій, як правило,

постійно змінюється;

– підбирають учасників команди з дотриманням умов психологічної сумісності;

– управління командою здійснюється колективно;

– ослаблені підкреслено ієрархічні зв’язки: за керівником закріплені лише функції координації і представлення інтересів команди в зовнішній сфері.

Створення ефективної команди починається, як правило, з утворення тимчасових груп працівників для виконання конкретних задач, що мають творчий, пошуковий характер. Часто, але не завжди, такі групи є прообразом нових служб, відділів. Включають у групи фахівців з різних підрозділів. Робота в тимчасовій групі розглядається як основне навантаження, хоча найважливіші функції по основній (штатній) посаді з працівника не знімаються. Всі учасники групи беруть діяльну участь у створенні нового підрозділу, у підборі працівників і в інших організаційних заходах. Таким чином, щойно створена команда набуває досвіду, добре розуміє мету, специфіку і конкретні умови діяльності, а люди спрацьовуються один з одним.

Звичайно процес становлення команди складається з трьох етапів: перше знайомство, індивідуальний захист і співробітництво.

Перше знайомство, чи входження, у процесі якого люди визначають для себе, наскільки реально для них стати членом команди. Етап характеризується загальним станом стурбованості і замкнутості, люди малопродуктивні, оскільки зосереджені на внутрішніх емоційних переживаннях і побоюваннях.

Етап індивідуального захисту характерний тим, що люди, усвідомивши себе членами команди, починають брати участь у розподілі ролей, створенні ієрархії. Починається змагання і боротьба за “місце під сонцем”. Важливість цього етапу в тому, що команда одержує перший досвід у прояві своєї волі.

Етап співробітництва характеризує вищий рівень розвитку групи, коли вона стає командою в повному розумінні слова, коли енергія всіх учасників спрямована на досягнення загальної мети.

Основою будь-якого бізнесу є люди, продукт і прибуток. На першому місці – люди. Доти, поки у вас не буде доброї команди, вам мало що вдасться зробити з двома іншими аспектами. Л.Якокка

Раніше такий вид організації широко застосовувався в наукових і творчих колективах, а також у малих приватних підприємствах, де працівники були одночасно власниками (засновниками) фірми.

НЕФОРМАЛЬНА ОРГАНІЗАЦІЯ

Неформальна організація – це своєрідний буфер між жорсткою формальною структурою і живою людиною.

Як тільки в організації починають працювати люди, відразу ж з’являється розрив між тим, що повинн бути (що задумано), і тим, що відбувається в реальності. Виникають і реально існують неформальні організації, чи групи. Виникає й ефективно діє система взаємин, яку не відбиває офіційна структурна схема, де люди вступають у взаємодію досить регулярно.

Неформальні організації існують усередині всіх формальних організацій, вони не завжди мають керівників (неформальних лідерів) і відіграють немаловажну роль. Вони часто підтримують і навіть підсилюють формальну структуру (наприклад, відкриття і створення більш ефективних каналів комунікації). У той же час, при визначених обставинах, неформальні групи являють потенційну загрозу підприємству по досягненню цілей діяльності. Причина криється в тому, що такі групи виникають поза офіційною системою влади і діють не завжди відповідно до інтересів організації, можуть чинити опір деяким рішенням керівництва.

Неформальна організаційна структура відбиває взаємини (взаємозв’язки), що виникають серед персоналу на міжособистісному рівні. Між працівниками, формально не пов’язаними один з одним по роботі, можуть установлюватися неформальні відносини на основі особистісних особливостей, специфіки відносин між людьми. Багато працівників шукають і знаходять у неформальних відносинах тих, з ким почувають себе більш вільно, якщо потрібна порада чи допомога. Причетність до неформальної організації дає працівникам відчуття ідентифікації і визначеного положення, що задовольняють їх соціальні потреби, а нерідко – групову підтримку і навіть захист.

Неформальна структура містить у собі дії, цінності, норми, переконання, неформальні правила, соціальні зв’язки, взаємини, центри лідерства і комунікацій. Така організація невизначена і майже безструктурна, тут немає міцних зв’язків і безособових стандартів, що роблять організацію стійкою. Навпаки, в ній переважають групові норми і спонтанна взаємодія, що надає такій організації ситуаційного характеру. До її головних функцій відносяться: комунікація, підтримка згуртованості, зміцнення почуття особистої тотожності, самоповаги, незалежності вибору. Чисельність таких груп звичайно складає від 5 до 10 чоловік. Якщо кількість людей у неформальній групі більше 10, то інтенсивність неформальних стосунків зменшується, у ній виникають тенденції до поділу на більш дрібні групи.

Неформальні групи можуть бути різноманітними, тобто:

– відкритими чи закритими;

– існувати тривалий чи нетривалий час;

– пасивними чи активними при залученні нових членів;

– стійкими чи нестійкими проти розпаду;

– впливовими чи не впливовими в колективі.

Лідер неформальної групи спирається у своїй діяльності на визнання його групою і робить ставку на людей і їх взаємини. Його сфера впливу може виходити за рамки формальної організаційної структури. Нерідко неформальний лідер є і формальним керівником, але досить часто він займає невисоку посаду (значно нижче від його авторитету як неформального лідера). Основні фактори, що визначають можливість стати лідером неформальної організації: вік, посада, професійна компетентність, свобода пересування по робочій зоні, розташування робочого місця, комунікабельність, чуйність, толерантність. Основні функції лідера неформальної групи полягають у тому, щоб сприяти досягненню цілей групи, зміцнювати її і підтримувати існування.

Необхідність у неформальній структурі як елементі соціальної організації обумовлена тим, що:

– неможливо стандартизувати усі відносини, що виникають у процесі трудової діяльності;

– в організації неминуче виникають непередбачені ситуації, що вимагають нестандартних рішень;

– існує необхідність вироблення і перевірки на практиці нових стандартів поведінки і відносин, що спочатку, як правило, виникають у неформальних організаціях;

– неможливо на практиці звести всі відносини між людьми тільки до вирішення виробничих завдань.

Неформальна організація може розглядатися також у вигляді своєрідного буфера між твердою формальною структурою і живою людиною.

Такі компоненти неформальної структури, як поширення чуток, система внутрішньофірмових відносин,

особисті зв’язки, наставництво, корпоративна культура, виступають факторами розвитку сучасної організації.

Неформальні відносини в трудовому колективі визнані порівняними по важливості із самим менеджментом, їх розцінюють як вищу організаційну силу, що здатна або бойкотувати установки менеджера, або проводити їх у життя, динамічно взаємодіючи з формальною структурою. Однак нерідко керівники дотримуються думки, що виникнення й існування неформальних груп – це результат неефективного управління. Такий підхід заважає керівникам бачити потенційні вигоди від наявності неформальних організацій (стабільність персоналу, підвищення ефективності праці, сильний дух колективізму, що породжує прагнення до успіху, неформальні комунікації) Досвідчені менеджери усвідомлюють існування неформальних організацій і прагнуть використовувати їх у процесі поточної роботи і не конфліктувати з ними та їх лідерами. Більше того, сучасні теоретики менеджменту рекомендують виявляти неформальних лідерів і керувати ними, заохочувати тих, хто не заважає, а допомагає досягненню цілей організації.

Технологія

Працівники

авдання

Цілі, місія

Структура

Організація як об’єкт управління