Особенности речевого оформления деловой документации (по профилю специальности)

Лекция №10

1. Заявление

2. Автобиография.

3. Характеристика.

4. Резюме.

1. Заявление – это официальное сообщение в письменной (иногда в устной) форме. Заявление содержит чаще всего предложение, жалобу или просьбу какого-либо человека, адресованные или организации, или должностному лицу.

Заявление включает:

1. Наименование адресата, которому направляется заявление.

2. Фамилию, имя, отчество, должность или адрес автора заявления.

3. Наименование документа.

4. Точное изложение просьбы, предложения.

5. Опись прилагаемых к заявлению документов.

6. Дата, подпись.

В заявлении используется, как правило, официально-деловая лексика, в некоторых заявлениях допускается употребление и публицистической лексики (например, заявление о приеме в ряды партии).

Вариант написания заявления:

Директору педагогического училища

учащегося III курса

Петрова Николая Ивановича

ЗАЯВЛЕНИЕ.

В связи с переездом на новое местожительство прошу Вас освободить меня от занятий на 5 дней.

21/1 – 2008 г. Петров

Обратите внимание! Заявление – это документ, в котором в письменной форме зафиксированное сообщение граждан или организаций по поводу осуществления своих прав или защиты интересов. Заявление оформляют за определенным образцом, и адресована она определенному официальному лицу или учреждению или организации. В ней может выражаться просьба принять на работу, зачесть к учебному заведению или допустить к вступительным экзаменам, предоставить отпуск и т.д. В зависимости от того, кто его подал, заявления бывают личными (пишутся от руки в одном экземпляре) и служебными (от организаций и учреждений, которые, как правило, пишутся на готовых бланках).

2. Автобиография – это повествование в свободной форме, где учился, где работал и т.д. Этот документ нужен при трудоустройстве, поступлении ну учёбу, службу, а также в других отраслях, для информировании организации, учреждения, или фирмы о человеке, его жизни в определённый период времени. В основном во всех автобиографиях описывается весь период жизни человека, но в виде исключений бывает автобиография за несколько лет. Например, время службы в вооруженных силах, или проживание в другой стране.

Начинается составление автобиографий из того, что Вы представляетесь, пишете Вашу фамилию имя и отчество, указываете год рождения, в каком месте были зарегистрированы. Выглядит это всё примерно так: «Я – Иванов Иван Иванович, 1981 года рождения, проживающий по адресу: г. Сватово, ул. Садовая, 215».

Ваше образование. После того как Вы представились, желательно сразу указать информацию о своем образовании в порядке его получения, так как в начале жизни каждого человека идёт всегда образование, а уж после работа. В зависимости от того с какой целью пишется автобиография, в ней может указываться общее школьное образование. Но, зачастую, описание начинают всё же со специального образования, при этом указывают года учебы, как называлось учебное заведение, какую специальность Вы там получили.

Далее указывают получение первичной специализации, курсы повышения квалификации, курсы усовершенствования, тренинги, семинары. В автобиографии обязательно нужно указать, в каком году было получено дополнительное образование, или тему семинаров, курсов, тренингов.

Опыт работы. Вторичным информационным блоком автобиографий, должна быть информация о Вашем опыте работы. Нужно начать с самого первого места работы (название учреждения, организации, фирмы и т.д.) и постепенно перечислить все последующие места. Также необходимо указать год приема, на какой должности работали, какие обязанности выполняли.

Затем в автобиографии нужно дать информацию о повышениях по службе, поощрениях, наградах, изменении специальности или должностных обязанностей. Если Вам кроме основных обязанностей на период отпуска, или болезни своего непосредственного руководителя приходилось исполнять его обязанности, то обязательно укажите и это.

Если у Вас помимо основной работы есть другие обязанности, например: ведёте преподавательскую деятельность, или читаете лекции, укажите и эту информацию в вашей автобиографии.

В автобиографии, кроме учёбы и работы можно указать свой состав семьи. В конце написанного документа нужно также указать общий стаж вашей работы.

3. Характеристика – это составление анкетных данных лица на которого складывается этот документ. Этот документ составляется организацией или учебным заведением, в которой исполнял свои обязанности или учился человек, для предъявления по месту требования, например: военкомат, высшее учебное заведение, училище, и так далее.

Составить характеристику, не такое это и сложное дело, если иметь в наличии план составления или шаблон.

Для облегчения написания характеристики ниже мы приводим план составления характеристики.

Текст характеристики состоит из четырех частей:

1) Анкетные данные лица, на которого складывается характеристика (размещаются по центру листа или в столбик справа).

2) Сведения об деятельности или учебе (с какого года работает или учится, где, отношение к работе, учебе, уровень профессионализма, учебных достижений и владение мастерством, или владения учебным материалом).

3) Оценка деловых и моральных качеств: сведения о поощрении (взыскание): отношения в коллективе.

4) Выводы: указание, куда подается характеристика.

В характеристике можно описать эффективно – эмоциональную сферу человека, это темперамент, тревожность, личностность, поведение человека в определённых ситуациях. Если характеристика на подростка, то можно описать его отношения со взрослыми, отношения с ровесниками, поведение в различных ситуациях, агрессивность.

Также можно указать познавательные процессы, внимание, стойкость, колебания.

В характеристике можно описать память человека, произвольная слуховая память, произвольная зрительная память, и т.д.

Можно описать какое у человека мышление, образное, логическое, конкретное, творческое, также длительность процессов мышления.

Характеристика допускает описание особенностей морально-волевой сферы, это: самооценка, волевые качества в поведении, стойкость интересов человека.

Также в характеристике нужно указать уровень общения и отношения между людьми, это коммуникабельность, конфликтность, социометрический статус в коллективе.

4. Резюме – это первое, что необходимо иметь при поиске работы. Можно сказать, что при устройстве на работу, обязательное предоставление резюме – это один из элементов современных правил делового этикета, но одновременно это одно из самых эффективных средств рекламы на рынке труда.

Резюме – это краткий вывод из сказанного, написанного или прочитанного, сжато излагающий основные положения (толковый словарь Д. Н. Ушакова). Применительно к поиску работы, резюме – это описание способностей человека, которые делают его конкурентоспособным на рынке труда. Оно должно отображать три основных качества, требуемых от сотрудника: образованность, продуктивность и неограниченность способностей. Цель резюме – привлечь внимание к себе при первом, как привило, заочном знакомстве, произвести благоприятное впечатление и побудить работодателя пригласить Вас на личную встречу.

Отсюда вытекает главный принцип написания резюме – подчеркнуть все положительные моменты и сделать незаметным, насколько это возможно, то, что вашей сильной стороной не является.

Резюме – официальный документ, правила написания которого регламентированы руководством по делопроизводству.

Необходимо продумать несколько вариантов резюме – для отправления по почте (или вручения лично), по факсу, в электронном виде по E-mail. Однако тексты должны быть идентичными. Различаться может оформление – удачно подобранная фотография украсит резюме, но подумайте, как она будет выглядеть, полученная по факсу.

Первое незыблемое правило – объем резюме не может превышать одной, максимум двух страниц формата А4, причем желательно, чтобы ключевая информация находилась на первой странице. Если же объем этого не позволяет, то подумайте, какой информацией вы можете пожертвовать. Однако, если у человека большой опыт работы, это создает определенные сложности и ограничения, но при наборе резюме на компьютере, есть возможность обойти это правило: измените размер шрифта, хотя это и не желательно - резюме должно читаться легко.

Если резюме занимает больше одной страницы, в конце страниц указывается, что продолжение находится на следующем листе. На всех листах, кроме первого печатается номер листа и указывается фамилия.

Если по объему резюме получилось на одну неполную страницу, информацию необходимо расположить так, чтобы страница была полностью занята текстом.

Что бы написать «правильное» резюме, необходимо использовать один шрифт, желательно Times New Roman либо же Arial. Множество шрифтов разных размеров нечитабельны! Строгий стиль оформления – непременное условие. Не стоит также демонстрировать возможности фильтров Adobe Photoshop: резюме – это документ.

Что касается размера шрифта, то стандартным для резюме считается шрифт 12-го размера. Необходимо, чтобы все содержимое было одного размера.

Каждый раздел резюме должен быть отделен от предыдущего.

Заголовки лучше выделять жирным и/или подчеркиванием.

Обязательно проверьте правописание (кнопочка F7 в редакторе Word). У резюме с ошибками нет никаких шансов.

Резюме должно быть написано простым языком.

Для документов такого типа рекомендуется следующая разметка страницы: верхнее поле – 2 см, правое – 2 см, нижнее – 2 см, левое – 2,5 см. Допускается сужение поля на сантиметр и вместо стандартного 12-го размера шрифта использование 10-го. В то же время вариант с уменьшением шрифта приемлем только в том случае, если резюме будет отправлено работодателю по E-mail-у или вручено лично. В случае отправления резюме по факсу, размер шрифта меньше 12 лучше не использовать, иначе резюме невозможно будет прочитать.

Для резюме используется бумага белого цвета, хорошего качества.

Структура резюме:

Название документа. Собственно это просто слово «резюме». В последнее время данный документ иногда называют Curriculum Vitae (CV, по-латински «жизнеописание») как это практикуется при написании резюме на других языках. Данный вариант красивее и точнее по смыслу, но у нас достаточно редок.

Цель. Краткое описание того, на получение какой должности вы претендуете. Рекомендуется перечислить все должности, которые вы хотели бы занимать. Существующая схема деятельности отделов кадров и кадровых агентств часто оказывается крайне негибкой. Заполненную вами анкету, помещают в папку (заносят в директорию), в соответствии с вашим указанием "специализации". Попав, например, в «менеджеры по продажам», у вас зачастую нет никаких шансов попасть на рассмотрение в качестве «product manager». Поэтому необходимо указать все вакансии, которые вам интересны. (Однако не стоит растягивать этот пункт более чем на две-три строчки).

Ваше имя, адрес, номер телефона (включая код города), e-mail (если он есть).

Образование. Образование в резюме молодого специалиста, с отсутствием практического опыта работы или его минимумом (не считая практику), занимает ведущее место. Образование указывается с датами, в обратном порядке:

- основное – вуз (и название факультета) в 19(20)__ - __ гг.;

- дополнительное (параллельное) – второе высшее образование (если оно у вас есть) в 19(20)__ - __ гг.;

- важно сообщить об окончании курсов и прохождении сертификации по специальности. Если вам дорого окончание курсов в соответствии с хобби (например, макраме), включите это в последнюю часть – хобби, но никак в раздел «образование»;

- указывать среднюю школу необходимо только в том случае, если это языковая или другая спецшкола, или если вы окончили среднюю школу с отличием (наличие золотой/серебряной медали);

- важно указать техникум;

- отметьте также диплом с отличием, дополнительные специальности;

- если институтская (университетская) специализация соискателя соприкасается, хотя бы частично, с интересующей его должностью, можно указать и название выпускающей кафедры;

- если опыт работы недостаточен или отсутствует, как это часто бывает у молодого специалиста, рекомендуется указывать изучавшиеся предметы (особенно те, в которых были достигнуты наибольшее успехи), хорошие и отличные оценки, награды на олимпиадах и конкурсах и т.п.;

- также необходимо указать наличие публикаций, особенно в специализированных изданиях, изобретения или собственные разработки;

- важно также не забывать о притягательности слова «государственный» - государственные курсы, государственные награды и т.п.

Трудовой опыт (практика) в обратном хронологическом порядке. У выпускника, который старательно учился, посещал дополнительные курсы и пытался пробить стажировку, редко когда есть опыт постоянной длительной работы. Если же опыт работы имеется, то описывать его принято в обратном хронологическом порядке и напротив времени и места работы обозначать свои должность и функции, делая упор на профессиональных достижениях. Стажировка и практика засчитываются наравне с опытом работы, а хорошая стажировка стоит нескольких временных подработок.

Работа (практика) указывается также в обратном порядке: сначала настоящее или последнее место работы, потом предыдущее и т.д.

Необходимо указать:

- даты начала и окончания работы (практики),

- наименование организации (нет необходимости указывать в резюме подробный адрес предприятий, на которых вы работали, достаточно будет указать их название и город, в котором они находятся),

- название должности (их может быть несколько, если ваша карьера развивалась успешно),

- должность и перечислите служебные обязанности – по возможности полно, поскольку именно это часто становится решающим.

Если для человека с большой трудовой биографией рекомендуется указание только последних 3-5 мест работы и период не более 10 лет, то для молодого специалиста важно указать как можно больше (весь) трудовой (практический) опыт работы.

В резюме выпускника важно включить информацию о прослушанных спецкурсах и пройденных тренингах.

Важно также (обязательно) указать производственные достижения на каждой должности, если они были. При описании достижений необходимо использовать глаголы действия, такие как развивал, сэкономил, увеличил или сократил. Желательны предельно конкретные формулировки.

Дополнительные навыки работы. В этом разделе указывается то, что характеризует вас как работника, но не относится непосредственно к конкретным служебным обязанностям – например:

- наличие водительских прав,

- опыт работы с ПК (сообщая уровень владения компьютером, необходимо уточнить в каких операционных системах и программах вы работали/работаете),

- членство в профессиональных организациях и т.п.

Здесь же может быть отмечено знание иностранного языка, если вы не совсем уверены в свободном владении им. Если уверены – выделите в отдельный раздел, причем желательно указать языковые курсы, если вы их заканчивали.

Раздел «навыки работы» предоставляет соискателю широкие возможности показать, что называется, товар лицом. Важно указать по максимуму все, что имеет отношение к желаемой работе, а остальное – в том случае, если это улучшит ваши показатели. Но лучше, все-таки, не увлекаться – если ваших достоинств слишком много, потенциальный работодатель может испугаться, что у него не хватит денег на такого ценного сотрудника. Не стоит себя хвалить – только факты. Работодатель сам должен сделать выводы.

Дополнительная информация. Или «хобби» (либо «награды и общественная деятельность»). На Западе этот пункт включается обязательно, поскольку человека часто лучше всего рекомендует общественное положение: клубы, общества, награды и т.д. Так как в нашем обществе такой системы нет, желательно отметить то, что имеет хотя бы косвенное отношение к специальности.

Не следует указывать, состоите ли вы в каких-либо партиях, религиозных общинах.

Указание на возможность предоставления рекомендаций. Самих рекомендателей упоминать не стоит, однако необходимо подготовить их список – он может пригодиться на собеседовании.

Дата составления резюме. В заключении необходимо поставить дату составления резюме и подпись. Датирование резюме повышает достоверность заинтересованности в данной работе, старая дата может свидетельствовать о том, что кандидат давно и безуспешно ищет работу.

Особенности речевого оформления деловой документации (по профилю специальности)