Облік касових операцій

Облік у банках, конспект лекцій

Тема 4: Облік касових операцій

1.Організація робот із готівкою в банках

2.Облік операцій з підкріплення банків готівкою

3.Документальне оформлення касових операцій в банках

4.Облік касових операцій банків з клієнтами

1.Організація робот із готівкою в банках

Касові операції банки виконують за Інструкцією з організації емісійно-касової роботи в установах банків України № 1, затвердженою Постановою Правління НБУ від 07.07.94 р. за № 129.

НБУ має монопольне право емісії грошей в обіг, випуску національних грошових знаків (банкнот та монет). Як головний банк держави він здійснює грошово-кредитку політику і розпоряджається резервними фондами, що перебувають у його виключному віданні. Кошти резервних фондів можуть витрачатися лише за письмовими вказівками НБУ про випуск грошей в обіг або про видачу з метою відправлення до Республіканського банку Автономної Республіки Крим, регіональних управлінь НБУ.

Касові операції комерційного банку становлять значний обсяг роботи і характеризують одну із головних функцій банку. Більш того, контроль стану ринку операцій з готівкою, що покладений на банківську систему, є однією з важливих передумов поліпшення економічної ситуації в Україні.

Банки, здійснюючи своєчасне касове обслуговування контрагентів (клієнтів), забезпечують збереження їхніх грошових коштів, а також сприяють додержанню емісійно-касової дисципліни.

Основні аспекти банківської діяльності в зазначених напрямках регламентовано Інструкцією № 4 «Про організацію роботи з готівкового обігу установами банків України», затвердженою Постановою Правління Національного банку України від 13.10.97 р. за № 335.

Значна маса готівкових коштів проходить через поточні рахунки контрагентів, що відкриваються останнім в установах банків і використовуються для обліку руху коштів. З метою проведення касових операцій у банку формується штат працівників каси. Керівництво банку самостійно вирішує питання про його структуру. Але за будь-яких організаційних форм його побудови, касові працівники здійснюють прийом та видачу готівки, а також виконують супутній обсяг операцій (перерахунок інкасованої виручки, розмін грошових купюр і обмін їх на монету, оформлення та видача грошових чекових книжок).

Сукупність усіх грошей у банку (готівки) називають операційною касою. У великих банках, а отже, за великого обсягу руху готівки та при виконанні інкасаторських послуг операційна каса може включати окремі види кас, а саме:

• прибутково-видаткову,
• вечірню,
• перерахунку грошової виручки.

Як правило, основний обсяг готівки в системі комерційних банків проходить через прибутково-видаткові каси.

Готівка операційної каси, а також кошти резервних фондів НБУ, іноземна валюта, золото, інші цінності перебувають у грошових сховищах комерційного банку на відповідальному зберіганні керівника, головного бухгалтера й завідуючого касою, які мають окремий ключ від сховища та особисту печатку. Саме цими ключами відчиняються і зачиняються сховища, а факт опечатування сховища скріплюється особистими печатками відповідальних працівників.

До всіх грошових сховищ, сейфів, металевих шаф, де зберігаються гроші і цінності, банк має дублікати ключів. Вони зберігаються у відділі безпеки банку або в найближчій установі банку в пакеті, обшитому тканиною і опечатаному печатками трьох відповідальних осіб банку.

Дублікати ключів перевіряються в разі поломки або втрати першого примірника ключа, під час ревізій і перевірок, а також коли замінюються службові особи, відповідальні за цілість цінностей.

Організацією роботи кас комерційних банків передбачено забезпечувати касирів металевими печатками, які необхідні для опломбовування пачок з грошовими білетами, мішків з монетою (кліше). На них, а також на печатках відповідальних за збереження грошей у касі та інших працівників банку, проставляється відбиток найменування банку (номер за електронною поштою), порядкового номера печатки (кліше).

Усі печатки, ключі, кліше, іменні штампи реєструються у спеціальному журналі, що його веде керівник або особа, котра визначається за його письмовим розпорядженням (крім касира і завідуючого касою).

На касову роботу добирають надійних працівників. У кожній установі банку на касирів, інкасаторів, водіїв заводиться особова справа, в якій зберігаються заява про прийняття на роботу, автобіографія, копія наказу про призначення на посаду, витяг із протоколу про прийняття заліку щодо знання Інструкції № 1, а також договір про повну матеріальну відповідальність і фотокартка.

Працівники обліково-операційного апарату здійснюють перевірку всіх розрахунково-грошових документів і забезпечують відображення операцій за рахунками бухгалтерського обліку. Цей апарат очолює головний бухгалтер банку, який у своїй роботі керується Положенням про організацію бухгалтерського обліку та звітності в банківських установах України, затвердженим Постановою Правління Національного банку України від 30.12.98 р. за № 566.

Саме на головного бухгалтера, який безпосередньо підпорядковується керівникові банку, покладено контроль за використанням коштів, незалежно від джерела їх формування. Обліково-операційний апарат банку працює за принципом відповідальних виконавців. За операційними працівниками закріплюється ведення відповідних рахунків, у тому числі і поточних рахунків контрагентів. Конкретні обов’язки працівників обліково-операційного апарату визначаються головним бухгалтером банку. Принцип відповідальних виконавців, яким доручається одноосібно оформляти і підписувати розрахунково-грошові документи, поширюється на касовий апарат.

2.Облік операцій з підкріплення банків готівкою

Операційні каси установ банків підкріплюються з оборотних кас Республіканського банку Автономної Республіки Крим, регіональних управлінь НБУ за грошовими чеками з одночасним ві-
дображенням (списанням, зарахуванням коштів) на кореспондентських рахунках.

Касове обслуговування установ комерційного банку здійснюється:

 комерційним банком у межах своєї системи;

 операційним управлінням регіонального управління Національного банку на підставі укладеного договору;

 іншим комерційним банком також згідно з укладеним договором.

Для підкріплення операційної каси готівкою установа комерційного банку подає заяву (залежно від того звідки надходитиме підкріплення) або до свого комерційного банку (у разі підкріплення ним операційної каси установи), або до регіонального управління Національного банку.

За умови підкріплення операційної каси одного комерційного банку з іншого комерційного банку, незалежно від його місцезнаходження в Україні, між ними укладається договір на передачу готівки без погодження з регіональним управлінням НБУ. Проте повідомлення про підкріплення того самого дня насилається до НБУ.

Комерційний банк електронним документом проводить оплату готівки банкові-відправнику.

Готівка з оборотної каси операційного управління регіонального управління НБУ або з іншого комерційного банку видається лише після надходження попередньої оплати за видатковим касовим ордером і дорученням установи — банку одержувача.

Установа комерційного банку підкріплюється через інкасаторів НБУ на підставі окремого договору на доставлення цінностей.

Бухгалтерські проведення здійснених операцій з підкріплення операційної каси виконуються з використанням таких рахунків.

№ 1001 «Банкноти та монети в касі Національного банку України» (А);

№ 1001 «Банкноти та монети в касі банку» (А) — для КБ;

№ 1007 «Банкноти та монети у дорозі» (А) — для НБУ;

№ 1007 А «Банкноти та монети в дорозі» — для КБ;

№ 1811 А «Дебіторська заборгованість за операціями з готівкою» — для КБ;

№ 1911 А «Кредиторська заборгованість за операціями з готівкою» — для КБ;

№ 3900 А «Рахунки, що відкриті в установах банку, які розташовані в Україні» — для КБ;

№ 3901 П «Рахунки, що відкриті для установ банку, які розташовані в Україні» — для КБ;

№ 4929 А”П «Транзитний рахунок за іншими операціями» — для НБУ.

1. У разі підкріплення підвідомчих філій готівкою з операційної каси комерційного банку виконуються розглянуті далі проведення. Можливі такі випадки.

У філії	У комерційному банку
1) Проведення розрахунків за готівку:
Д-т 1811	Д-т 3900
К-т 3901	К-т 1911
2) Доставка готівки власними засобами філії:
Д-т 1001 (символ 39 у статзвітності за формою 748) К-т 1811	Д-т 1911 К-т 1001 (символ 66 у статзвітності за формою 748)
3) Доставка готівки через апарат інкасації комерційного банку, котрий продає готівку:
	Д-т 1007
	К-т 1001 (символ 66 у статзвітності за формою 748).
Після підтвердження філії про одержання готівки:
Д-т 1001 (символ 39 у статзвітності за формою 748)	Д-т 1911 К-т 1007
К-т 1811
2. Підкріплення комерційного банку готівкою з оборотної каси регіонального управління НБУ.
У комерційному банку	У регіональному управлінні НБУ
1) Проведення розрахунків за готівку:
Д-т 1811	Д-т кореспондентського рахунку
К-т кореспондентського рахунка	К-т 4629
2) Доставляння готівки власними засобами комерційного банку:
Д-т 1001 (символ 37 у статзвітності за формою 748)	Д-т 4629 К-т 1001 — (символ 71 у стат- звітності за фомою 748)
К-т 1811
3) Доставка готівки через інкасаторів НБУ:
	Д-т 1007
	К-т 1001 (символ 71 у статзвітності за формою 748)
4) Після підтвердження комерційним банком факту одержання готівки:
Д-т 1001 (символ 37 у статзвітності за формою 748)	Д-т 4629
К-т 1911	К-т 1007
3. Підкріплення комерційного банку готівкою з операційної каси іншого комерційного банку.
У комерційному банку, що купує готівку	У комерційному банку, що продає готівку
1) Проведення розрахунків за готівку:
Д-т 1811	Д-т кореспондентського рахунку
К-т кореспондентського рахунку	К-т 1911
2) Доставка готівки власними засобами комерційного банку:
Д-т 1001 (символ 37 у статзвітності за формою 748)	Д-т 1911 К-т 8001 (символ 72 у статзвітності за формою 748)
К-т 1811
4. Здавання комерційним банком надлишків готівки або зношених грошей до оборотної каси регіонального управління НБУ.
У комерційному банку	У регіональному управлінні
1) Доставка готівки власними засобами комерційного банку.
Д-т 1007 К-т 1001 (символ 72 у статзвітності за формою 748)	Д-т 1001 (символ 36 у статзвітності за формою 748)
	К-т 4629
2) Перерахування коштів комерційному банку:
Д-т кореспондентського рахунку	Д-т 4629
К-т 1007	К-т кореспондентського рахунку

Здійснюючи касові операції, банки додержують певних правил.

1. Документообіг за прибутковими касовими операціями організовується так, щоб видача квитанції клієнтам та зарахування суми на їхні поточні рахунки проводилося лише після фактичного надходженння грошей до каси.

2. У разі приймання грошей від працівників банку для зарахування на рахунки внутрішньобанківського обліку прибутковий касовий ордер виписується у двох примірниках, із яких один слугує квитанцією.

3. Касові видаткові операції, здійснювані відповідальними виконавцями, контролюються централізовано контролером, який веде касовий журнал з видатку каси. Контроль видаткових операцій має на меті запобігти таким негативним моментам:

 оплаті невірно оформлених документів, оплаті чеків з підписами і відтиском печатки, що не відповідають зразкам, а також чеків, виписаних з чекової книжки, що не належить даному клієнтові;

 надходженню до каси чеків та інших касових видаткових документів поза контролем операційних працівників і контролера банку;

 внесенню необгрунтованих виправлень і дописок у касові документи й журнали.

4. Головний бухгалтер визначає порядок подання контролером касових видаткових документів до каси для оплати. Відповідні дії виконуються під розписку касирів в окремій книзі або в касовому журналі за формою:

Номер чека або ордера

Сума

Підпис контролера

Розписка касира в прийомі чека або ордера

5. Для перевірки справжності підписів відповідальних виконавців банку, на всіх розрахунково-платіжних документах, які приймаються до виконання, відповідні працівники (скажімо касири) повинні мати зразки їх підписів.

6. Контролери мають користуватися своїми примірниками зразків підписів працівників банку, а також зразків підписів і відтисків печаток клієнтури. Їм забороняється користуватися тими примірниками зразків, якими користуються відповідальні виконавці.

7. Будь-які виправлення реквізитів у прибутково-видаткових грошових касових документах неприпустимі, навіть якщо вони обумовлені підписами клієнтів.

У будь-якому разі облік руху грошової готівки відображається на рахунку № 1001 «Банкноти та монети в касі банку». За дебетом проводяться суми готівки в національній та іноземній валюті, що вноситься до операційної каси комерційного банку для зарахування на рахунки внутрішньобанківського обліку та його клієнтів; суми обміняних пошкоджених банкнот і дефектних монет, отриманих від клієнтів банку; суми готівки, отриманої з установ НБУ та підвідомчих установ банку; суми готівки, яка надходить з обмінних пунктів; залишок готівки банкомату.

Відповідно за кредитом рахунку № 1001 проводяться суми готівки, що видається клієнтам банку; суми готівки, що відсилається до установ НБУ та до підвідомчих установ банку; суми готівки, яка видається обмінному пункту, банкомату, під звіт тощо.

Таблиця 6.1

КОРЕСПОНДЕНЦІЯ РАХУНКІВ ПІД ЧАС
ЗДІЙСНЕННЯ КАСОВИХ ОПЕРАЦІЙ