Учет денежных средств

Лекция 10. Учет денежных средств

В целях осуществления деятельности, предусмотренной Уставом, хозяйствующие субъекты вступают в экономические связи с другими юридическими и физическими лицами - субъектами предпринимательской деятельности. Эффективное использование денежных средств и полученных кредитных ресурсов, контроль за их сохранностью имеют существенное значение. У организаций складывается сложная система денежных отношений и расчетов со своими учредителями (участниками), поставщиками материальных ценностей, субподрядными организациями, заказчиками, инвесторами, кредитными учреждениями, а также с другими дебиторами и кредиторами.
К основным целям управления денежными средствами и расчетно-кредитными операциями относятся: обеспечение хозяйствующего субъекта необходимыми денежными средствами на приемлемых условиях; эффективное использование имеющихся денежных средств; извлечение дохода из использования собственных или полученных в качестве кредита или займа денежных средств. Важнейшими задачами учета денежных средств и расчетно-кредитных операций являются: соблюдение действующих требований, касающихся расчетно-кассовой дисциплины; точное, полное и своевременное отражение всех операций с денежными средствами и обеспечение контроля за их наличием и движением; обеспечение четкости в расчетах с поставщиками, субподрядчиками, заказчиками и другими контрагентами организации; достоверное и своевременное отражение всех кредитных операций и осуществление контроля по каждому виду кредита или ссуды; проведение периодической инвентаризации денежных средств, денежных документов, а также расчетов с различными дебиторами и кредиторами; обеспечение надежного хранения денежных средств в кассе организации, а также в других местах их хранения и выдачи; обеспечение, путем планирования, бесперебойного удовлетворения денежной наличностью потребностей организации в ходе текущей деятельности; формирование информации, касающейся денежных потоков, выявления нерационального использования денежных средств, как собственных, так и полученных в виде кредитов или займов.
Для учета наличия и движения всех видов денежных средств в российской и иностранной валютах в Плане счетов бухгалтерского учета выделен специальный раздел V «Денежные средства». К денежным средствам организаций в соответствии с данным разделом относятся: наличные деньги в кассе, в том числе и в иностранной валюте (счет 50 «Касса»); средства на расчетных счетах в кредитных организациях (счет 51 «Расчетные счета»); средства на валютных счетах, открытых в уполномоченных банках (счет 52 «Валютные счета»); средства, в том числе в иностранной валюте, в аккредитивах, чековых книжках, депозитах и прочее (счет 55 «Специальные счета в банках»); денежные средства инкассированные, внесенные в кассы кредитных организаций, кассы почтовых отделений и т. п., для зачисления на счета в банках, но по состоянию на отчетную дату не зачисленные по назначению (счет 57 «Переводы в пути»); денежные документы (почтовые марки, оплаченные проездные билеты, талоны на нефтепродукты, банковские корпоративные карты, путевки в санатории и дома отдыха и т. п.). Их учитывают на субсчете 3 «Денежные документы» счета 50 «Касса».
В настоящее время безналичные формы расчетов являются основными в деятельности хозяйствующих субъектов. Наиболее распространены из них расчеты платежными поручениями. Безналичные расчеты между юридическими лицами осуществляются через кредитные организации, их филиалы и структуры Банка России. Для осуществления расчетов, а также хранения денежных средств в безналичном порядке организации открывают расчетные или другие счета в банковских учреждениях. Порядок открытия счета установлен Банком России. Все хозяйствующие субъекты обязаны строго соблюдать требования составления документов, на основе которых осуществляются операции по расчетному счету, и оформлять их подписями должностных лиц. Операции по банковскому счету осуществляются на основании договора банковского счета, заключаемого юридическим лицом с кредитной организацией. В договоре банковского счета должны содержаться следующие основные условия: предмет договора; перечень осуществляемых банком операций; размеры и порядок взимания банком платы за расчетно-кассовое обслуживание, а также за осуществление других предусмотренных сторонами операций (например, открытие аккредитива); размер процентов, уплачиваемых банком клиенту за пользование денежными средствами, находящимися на его счете; более короткие, чем это установлено действующим законодательством, сроки выполнения операций по счету; случаи списания со счета клиента средств без его распоряжения (в дополнение к установленным законодательством); ответственность сторон за нарушение условий договора банковского счета (в том числе за нарушение сроков проведения платежей по счету); случаи ограничения права клиента распоряжаться денежными средствами по своему усмотрению; перечень документов, удостоверяющих права лиц, осуществляющих от имени клиента распоряжения о перечислении и выдаче средств со счета; возможность удостоверения прав распоряжения денежными средствами, находящимися на счете, электронными средствами платежа и другими документами с использованием в них аналогов собственноручной подписи; случаи и порядок расторжения договора банковского счета.
Законодательное регулирование проведения безналичных расчетов осуществляется гл. 46 ГК РФ и банковскими правилами. В соответствии со ст. 31 Федерального закона от 02.12.1990 г. № 395–1 "О банках и банковской деятельности" (в ред. Федерального закона Российской Федерации от 30.06.2003 № 86-ФЗ) расчеты осуществляются банками по правилам, формам и стандартам, установленным Банком России (п. 4 ст. 4 и ст. 80–82 Федерального закона от 02.12.1990 г. № 394–1 "О Центральном банке Россий¬ской Федерации (Банке России)"); при отсутствии правил проведения отдельных видов расчетов — по договоренности между банками; при осуществлении международных расчетов — в порядке, установленном федеральными законами и правилами, принятыми в международной банковской практике. В настоящее время правила безналичных расчетов установлены Положением Банка России от 03.10.2002 г. № 2-П "О безналичных расчетах в Российской Федерации" (в ред. Указания ЦБ от 03.03.2003 г. № 1256-У).
Положение № 2-П применяется только для регулирования безналичных расчетов между юридическими лицами и не распространяется на безналичные расчеты с участием физических лиц.
Формами, предусмотренными Положением Банка России № 2-П, безналичных расчетов являются:
• • расчеты платежными поручениями;
• • расчеты чеками;
• • расчеты по аккредитиву;
• • расчеты по инкассо;
• расчеты платежными требованиями.
Расчетным документом является оформленное в виде документа на бумажном носителе или в установленных случаях в виде электронного платежного документа распоряжение плательщика (клиента или банка), а также получателя средств (взыскателя) о списании денежных средств со своего счета и перечислении их на счет получателя или указанный получателем счет. Бланки расчетных документов изготовляются в типографии или с использованием электронно-вычислительных машин. Оборотные стороны бланков расчетных документов должны оставаться чистыми. Расчетные документы на бумажном носителе заполняются с применением пишущих или электронно-вычислительных машин шрифтом черного цвета, за исключением чеков, которые заполняются ручками с пастой, чернилами черного, синего или фиолетового цвета (допускается заполнение чеков на пишущей машинке шрифтом черного цвета). Печати и штамп банка, проставляемые на расчетных документах, должны быть четкими. Расчетные документы должны содержать следующие реквизиты (с учетом особенностей форм и порядка осуществления безналичных расчетов): наименование расчетного документа и код формы по ОКУД ОК 011–93; номер расчетного документа, число, месяц и год его выписки; вид платежа; наименование плательщика, номер его счета, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН); наименование и местонахождение банка плательщика, его банковский идентификационный код (БИК), номер корреспондентского счета или субсчета; наименование получателя средств, номер его счета, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН); наименование и местонахождение банка получателя, его банковский идентификационный код (БИК), номер корреспондентского счета или субсчета; назначение платежа. Налог, подлежащий уплате, выделяется в расчетном документе отдельной строкой (в противном случае должно быть указание на то, что налог не уплачивается); сумму платежа, обозначенную прописью и цифрами; очередность платежа; вид операции; подписи уполномоченных лиц и оттиск печати (в установленных случаях). Исправления, помарки и подчистки, а также использование корректирующей жидкости в расчетных документах не допускаются. Расчетные документы действительны к предъявлению в обслуживающий банк в течение десяти календарных дней, не считая дня их выписки. В банк предъявляется необходимое количество экземпляров этих документов. Второй и последующие экземпляры расчетных документов могут быть изготовлены с использованием копировальной бумаги, множительной техники или электронно-вычислительных машин. Расчетные документы принимаются банками к исполнению независимо от суммы. Кроме бумажных документов в практике деятельности организаций могут использоваться электронные платежные документы и на их основе осуществляться расчетные операции. Такой порядок регулируется отдельными нормативными актами Центробанка России. Платежное поручение - это распоряжение владельца счета (плательщика) обслуживающему банку, оформленное расчетным документом, перевести определенную денежную сумму на счет получателя средств, открытый в этом или другом банке. Оно изготовляется владельцем расчетного счета по утвержденной форме и подписывается должностными лицами, образцы подписей которых находятся в специальной карточке у операциониста банка. Платежное поручение исполняется банком в срок, предусмотренный законодательством, или в более короткий срок, установленный договором банковского счета либо определяемый применяемыми в банковской практике обычаями делового оборота. В соответствии с условиями основного договора платежные поручения могут использоваться для предварительной оплаты товаров, работ, услуг или для осуществления периодических платежей. При отсутствии или недостаточности этих средств, а также в том случае, если договором банковского счета не определены условия оплаты расчетных документов сверх имеющихся на счете денежных средств, платежные поручения помещаются в картотеку. При этом на лицевой стороне в правом верхнем углу всех экземпляров платежного поручения проставляется отметка в произвольной форме о помещении в картотеку с указанием даты. Оплата платежных поручений производится по мере поступления средств в очередности, установленной законодательством. Допускается частичная оплата платежных поручений из картотеки, при этом банк использует платежный ордер (ф. № 0401066). На лицевой стороне частично оплачиваемого платежного поручения в верхнем правом углу делается отметка “Частичная оплата”. Запись о частичном платеже (порядковый номер частичного платежа, номер и дата платежного ордера, сумма частичного платежа, сумма остатка, подпись) выполняется ответственным исполнителем банка на оборотной стороне платежного поручения. Чек - это ценная бумага, содержащая ничем не обусловленное распоряжение чекодателя банку произвести платеж указанной в нем суммы чекодержателю. Аккредитив - представляет собой условное денежное обязательство, принимаемое банком - эмитентом по поручению плательщика, произвести платежи в пользу получателя средств по предъявлении последним документов, соответствующих условиям аккредитива, или предоставить полномочия другому банку (исполняющему банку) произвести такие платежи. Порядок расчетов по аккредитиву устанавливается в основном договоре, заключаемом между сторонами сделки - плательщиком и получателем, в котором должны отражаться основные условия аккредитива. Инкассо - представляет собой банковскую операцию, посредством которой банк-эмитент по поручению и за счет клиента, на основании расчетных документов, осуществляет действия по получению от плательщика платежа. Инкассовое поручение - является расчетным документом, на основании которого производится списание денежных средств со счетов плательщиков в бесспорном порядке. Инкассовые поручения применяются: в случаях, когда бесспорный порядок взыскания денежных средств установлен законодательством, в том числе для взыскания денежных средств органами, выполняющими контрольные функции; для взыскания по исполнительным документам; в случаях, предусмотренных сторонами по основному договору, при условии предоставления банку, обслуживающему плательщика, права на списание денежных средств со счета плательщика без его распоряжения. Платежное требование - является расчетным документом, содержащим требование кредитора (получателя средств) по основному договору к должнику (плательщику) об уплате определенной денежной суммы через банк. Платежные требования применяются при расчетах за поставленные товары, выполненные работы, оказанные услуги, а также в иных случаях, предусмотренных договором между плательщиком и получателем денежных средств. Расчеты посредством платежных требований могут осуществляться с предварительным акцептом и без акцепта плательщика. Полностью исключен порядок последующего акцепта. Без акцепта плательщика расчеты платежными требованиями осуществляются в случаях, установленных законодательством; предусмотренных сторонами по основному договору при условии предоставления банку, обслуживающему плательщика, права на списание денежных средств со счета плательщика без его распоряжения. Платежное требование составляется на бланке установленной формы, в котором указываются: условие оплаты; срок для акцепта; дата отсылки (вручения) плательщику предусмотренных договором документов в том случае, если эти документы были отосланы (вручены) им плательщику; наименование товара (выполненных работ, оказанных услуг), номер и дата договора, номера документов, подтверждающих факт поставки товара (выполнения работ, оказания услуг), дата поставки товара (выполнения работ, оказания услуг), способ поставки товара и другие необходимые реквизиты - в поле «Назначение платежа».
Основным первичным документом, свидетельствующим об изменении суммы денежных средств на расчетном счете организации, служит выписка банка. К ней прилагаются оправдательные документы. Выписка содержит следующую информацию: остаток на начало банковского дня; дебетовый оборот в течение дня; кредитовый оборот за день; остаток на расчетном счете на конец банковского дня. Для учета денежных средств на расчетных счетах используется активный счет 51 «Расчетные счета». По дебету данного счета отражаются внесенные самой организацией и перечисленные ей другими субъектами предпринимательской деятельности суммы денежных средств. По кредиту счета 51 «Расчетные счета» отражаются наличные денежные средства, полученные организацией и внесенные в кассу, а также платежи, осуществленные в погашение кредиторской задолженности перед другими хозяйствующими субъектами. Сальдо счета 51 «Расчетные счета» показывает остаток денежных средств на расчетном счете организации. Все записи в регистрах бухгалтерского учета и выписках банка должны быть тождественными. В том случае, если банк неправильно списал сумму с расчетного счета организации, она предъявляет претензию и принимает меры к восстановлению банком указанных сумм. С момента предъявления претензии до фактического восстановления данные суммы отражаются на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», на субсчете «Расчеты по претензиям».
В соответствии с действующим законодательством и исходя из собственных потребностей организация может хранить часть денежных средств в кассе организации. При этом порядок хранения и расходования денежных средств, находящихся в кассе, устанавливается Письмом ЦБ от 04.10.1993 г. № 18 "Об утверждении порядка кассовых операций в Российской Федерации" (в ред. письма ЦБ РФ от 26.02.1996 г. № 247), а также Положением "О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации" от 05.01.1998 г. № 14-П (в ред. Указаний ЦБ РФ от 22.01.1999 № 488-У, от 31.10.2002 г. № 1201-У). Согласно данному документу организации обязаны хранить свободные денежные средства в банковских учреждениях. Как показывает практика, каждая организация производит операции, связанные с наличными расчетами. Для осуществления таких расчетов организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме. Следует отметить, что наличные деньги, полученные в банке по чеку, могут быть израсходованы только на те цели, которые указаны в чеке. Для ведения кассовых операций в штате организации, как правило, предусматривается должность кассира, который несет полную материальную ответственность за сохранность всех принимаемых им в кассу денег и прочих ценностей. Его назначают приказом руководителя организации. После издания приказа о назначении руководство организации обязано ознакомить кассира с правилами ведения кассовых операций и заключить с ним договор о полной материальной ответственности. Кассир не может перепоручать другим лицам выполнение своих обязанностей. При необходимости временной замены обязанности кассира возлагаются на другого работника, с которым, в свою очередь, заключают договор о полной материальной ответственности. При отсутствии кассира (например, в связи с болезнью) находящиеся у него под отчетом ценности передают другому работнику в присутствии инвентаризационной комиссии с обязательным составлением акта. Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность принятых им ценностей и обязан возместить причиненный ущерб организации, как в результате умышленных действий, так и при недобросовестном или небрежном выполнении обязанностей. Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данной организации, запрещается.
На руководство организации в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации возлагаются следующие обязанности: оборудовать кассу и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк; обеспечить ведение одной кассовой книги; производить прием наличных денег при осуществлении расчетов с населением с обязательным применением контрольно-кассовых машин (ККМ). У организации должна быть одна касса. При наличии территориально удаленных подразделений в них могут быть открыты пункты выдачи заработной платы или кассы - филиалы. При отсутствии в штатном расписании должности кассира его права и обязанности распространяются на работников, выполняющих его функции. Кассовая книга применяется для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе. Все поступления и выдачи денежных средств записывают в кассовую книгу. Хозяйствующий субъект ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана мастичной или сургучной печатью на последней странице, где делается запись: «В этой книге пронумеровано и прошнуровано __ листов». Общее количество листов заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера. Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одна из них заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые остаются в кассовой книге, вторые (отрывные) являются отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются. Записи кассовых операций начинаются после строки «Остаток на начало дня». Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть листа, которая остается в книге. Для ведения записей после «Переноса» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа. В конце каждого рабочего дня кассир подсчитывает итоги и выводит остаток в кассе на следующий день. Второй экземпляр (отрывной лист) в качестве отчета кассир передает в бухгалтерию вместе с приходными и расходными кассовыми ордерами под расписку в кассовой книге. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера. Кассовая книга является одновременно регистром аналитического учета. При организации бухгалтерского учета по автоматизированной форме (компьютерные учетные технологии) кассовую книгу можно вести в электронном виде. Особенности ее ведения регламентированы Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации. В соответствии с законодательством сумма денежных средств, остающихся в кассе организации, лимитируется. Такой лимит устанавливается банком, в котором организация имеет расчетный счет. При этом организация запрашивает определенную сумму исходя из своих потребностей и обосновывает данный запрос, а банк принимает решение об установлении лимита остатка наличных денежных средств в кассе организации. Так как разные организации имеют разные потребности, то лимит кассового остатка тоже различен. Он может зависеть от таких параметров, как ежедневная наличная выручка; расходы наличными на хозяйственные нужды и др. При наличии нескольких расчетных счетов в разных банках организация вправе для установления лимита обратиться в один из банков по своему усмотрению. Утвержденный лимит подтверждается уведомлением, которое выдает кредитное учреждение. Данное уведомление направляется в другие банки, в которых открыты расчетные счета организации. Если расчет не оформлен ни в одном из обслуживающих банков, лимит остатка наличных денег в кассе считается нулевым, а не сданная в банк наличность будет считаться сверхлимитной с наложением штрафных санкций за нарушение правил наличного денежного оборота. Для учета кассовых операций применяются типовые первичные документы: приходный кассовый ордер (форма № КО-1); расходный кассовый ордер (форма № КО-2);Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма № КО-3); Кассовая книга (форма № КО-4); Книга принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5). Поступление денежных средств в кассе оформляется приходным кассовым ордером. Выдача денежных средств из кассы организации осуществляется на основании расходного кассового ордера. При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить: наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе — разрешительной подписи руководителя организации или лиц, на это уполномоченных; правильность оформления документов; наличие перечисленных в документах приложений. В случае несоблюдения этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления. Кассир подписывает приходные, расходные кассовые ордера или заменяющие их документы после получения (выдачи) по ним денег, а на приложенных к ним документах проставляет штамп или надпись «Оплачено» с указанием даты. Организации выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы отдельных подразделений, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе. Размеры сумм и сроки определяются приказом (распоряжением) руководителя. Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм на эти цели. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов - платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и прочее до передачи в кассу организации. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи. За несоблюдение условий работы с наличными денежными средствами и порядка ведения кассовых операций в соответствии с Указанием Центрального банка России (Банка России) от 14.11.2001 г. № 1050-У "Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке" налагаются штрафы. Синтетический учет денежных средств, хранящихся в кассе, ведется на активном счете 50 «Касса». По дебету данного счета отражается поступление денег в кассу организации, а по кредиту - выдача денежных средств из кассы организации. Сальдо по счету 50 «Касса» показывает остаток денежных средств в кассе организации. Кроме денежных средств в кассе организации хранятся документы строгой отчетности. Перечень документов, которые относятся к бланкам строгой отчетности, а также порядок их использования и хранения определяются руководителем организации. Бланки данных документов учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» и хранятся в кассе организации. Поступление и выдача бланков могут производиться по приходным и расходным кассовым ордерам. В них указывают наименование и номера бланков. Кассир составляет в последующем отчет по их движению.