Документационное обеспечение предприятием

Документационное обеспечение предприятием
ОГЛАВЛЕНИЕ

[0.1] 1.2 Содержание документационного обеспечения управления

[0.2] 1.3 Основные принципы организации делопроизводства на предприятии

[1]
Глава 2 СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ НА ПРИМЕРЕ ООО "АВЕРС ПЛЮС"

[1.1] 2.1 Общая характеристика организации ООО "Аверс Плюс"

[1.2] 2.2 Анализ документооборота в ООО "Аверс Плюс"

[1.3] 2.3 Риски предпринимательства, связанные с документационным обеспечением управления (ООО "Аверс Плюс)

[1.4]

[2]
Глава 3 ПРОБЛЕМЫ ЭФФЕКТИВНОСТИ, СВЯЗАННЫЕ С ДОУ

[2.1] 3.1 Внедрение управления документными системами

[2.2] 3.2 Внедрение автоматизированных систем управления в систему документационного обеспечения ООО "Аверс Плюс"

[3] ЗАКЛЮЧЕНИЕ

[4] СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

ВВЕДЕНИЕ

В условиях стремительного прогресса информатизации общественных, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач в области делопроизводства и документооборота определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации.

На сегодняшний день информация является полноценным ресурсом производства, важным элементом успешного ведения бизнеса. Качество информации определяет качество управления.

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Сегодня немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.

Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других – с помощью средств механизации, в третьих – эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации.

Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организациях. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

В ходе работы были изучена и проанализирована организация технология документационного обеспечения деятельности ООО «Аверс Плюс».

Данная работа охватывает широкий спектр проблем, связанных с перечисленными выше составляющими аспектами делопроизводства и документационным обеспечением и, главным образом, информатизацией документооборота.

Тема информатизации делопроизводства и документационного обеспечения достаточно разработана как в зарубежной, так и в отечественной литературе. Существует множество информационных технологий для поддержки рационального делопроизводства и документооборота на предприятии.

Наиболее известными отечественными исследователями в этой области являются Кузнецова Т.В., Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Баласанян В. и др.

Информационной базой работы явились фактические материалы, опубликованные в научной литературе и периодической печати, а также материалы, собранные автором непосредственно в ООО «Аверс Плюс».

Целью написания работы является разработка информационной технологии поддержки деятельности Депозитарного отдела ООО «Аверс Плюс».

Для достижения указанной цели необходимо последовательно решить ряд задач, а именно:

изучить нормативно - методическую базу делопроизводства;
сформулировать содержание документационного обеспечения управления;
рассмотреть основные принципы организации делопроизводства на предприятии;
дать общую характеристику организации ООО "Аверс Плюс";
проанализировать документооборот в ООО "Аверс Плюс";
изучить риски предпринимательства, связанные с документационным обеспечением управления;
рассмотреть внедрение управления документными системами;
рассмотреть внедрение автоматизированных систем управления в систему документационного обеспечения ООО "Аверс Плюс".

Объектом работы выступает ООО «Аверс Плюс». Предметом исследования выступает документационное управление.

Глава 1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ И МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ

1.1 Нормативно - методическая база делопроизводства

Нормативно-правовую базу современного делопроизводства в России составляет совокупность законодательных актов РФ, нормативно-методических документов, государственных стандартов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения деловых документов.

Так, принятый Государственной Думой РФ 8 июля 2006 года Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» установил обязательность документирования информации, определил ряд терминов.

В Гражданском кодексе РФ установлены правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. В ряде статей Гражданского кодекса установлены требования к содержанию устава и учредительного договора, на основании которого действуют юридические лица.

С введением в действие Уголовного кодекса РФ установлена уголовная ответственность за неправомерные действия с документами и информацией.

Так, в частности, статья 138 предусматривает наказание за нарушение тайны переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных и иных сообщений; статья 180 - за незаконное использование товарного знака; статья 183 - за незаконное получение и разглашение сведений, составляющих коммерческую или банковскую тайну; статья 327 - за преступления в сфере подделки, изготовления или сбыта поддельных документов, государственных наград, штампов, печатей, бланков, а глава 28 - за преступления в сфере компьютерной информации (ст.272-274.).

Федеральный закон «О языках народов Российской Федерации» установил государственный язык на всей территории РФ - русский язык (ст.3.), а в статье 11, данного закона предусмотрено использовать в органах государственной власти, органах местного самоуправления государственных учреждений республик наряду с государственным языком РФ, государственные языки республик1.

С принятием Федерального закона «Об электронной цифровой подписи» появляются такие понятия как: электронный документ, электронная цифровая подпись, владелец сертификата ключа подписи, средства электронной цифровой подписи, и др.

Федеральный закон «Об общественных объединениях» установил порядок формирования Устава общественного объединения, символику, состав учредителей, и др.

Федеральный закон «О персональных данных» определил основные понятия, используемые при подготовке документов, такие как: персональные данные, оператор, обработка персональных данных, распространение персональных данных, распространение персональных данных, и т.д.

Органы Росархива имеют законное право контролировать порядок осуществления делопроизводства и соблюдения нормативных требований в этой области на любом предприятии в любой организации РФ.

С 1 июля 2002 г. введен в действие Кодекс Российской Федерации об административных нарушениях, где, в частности, предусмотрены административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов - в виде предупреждения или наложения на должностных лиц штрафа от трех до пяти МРОТ (ст.13.20).

Правительство Москвы еще в 1993 г. приняло постановление «Об утверждении программы и основных направлений совершенствования архивного дела», а мэр Москвы издал распоряжение «Об утверждении штрафных санкций, налагаемых объединением «Мосархив» за нарушение действующего законодательства по архивному делу».

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) определила нормы и правила, которые базируются на основных положениях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), созданной в СССР еще в 1973 г. и сыгравшей важную роль в оптимизации документационных процессов в отечественной экономике.

В ближайшие годы планируется разработка новой редакции ГСДОУ как системы норм, требований, положений, регламентирующих основные правила работы с документами на предприятиях и в организациях. Принципиальное отличие будущей системы состоит в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования и документооборота на базе новых информационных технологий (современные текстовые редакторы, электронная почта, автоматизированная номенклатура дел, и т.д.).

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти устанавливает общие требования функционированию служб ДОУ, документированию управленческой деятельности в федеральных органах исполнительной власти - министерствах, агентствах, службах.

Инструкция, отражая специфику подготовки документов федерального уровня, по оформлению документации увязана с действующим национальным (государственным) стандартом ГОСТ Р6.30-2003 г.

ГОСТ Р6.30-2003 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации предъявляет требования к оформлению документов. Данный стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, приказы, распоряжения, письма, протоколы, акты и другие документы, включенные в ОК 011 -93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000)2.

Кроме того, в стране действуют нормы и правила работы с рядом специфических документных образований, которые регламентируются специальными актами. Речь идет о бухгалтерской, кадровой, торговой и других видах документации.

1.2 Содержание документационного обеспечения управления

По определению, делопроизводство - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Документы - одно из основных средств общения. Но деловые документы являются не только средством делового общения, но и юридическим обоснованием прав и обязанностей партнеров по бизнесу. Умение общаться посредством деловых бумаг, осуществлять «правильное» делопроизводство - один из факторов делового успеха3.

Важнейшими носителями информации, особенно в деловой сфере, являются многочисленные формы и виды документов. Действительно, в современном мире информация приобретает особую роль и ценность в жизни, как отдельного человека, так и общества в целом, а документ-сведение рассматривает эволюцию форм документа и каналов передачи социальной информации. Поэтому знание нормативно-правовых основ делопроизводства в России позволяет грамотно и эффективно организовывать работу на предприятии, повышает скорость и качество принятия управленческих решений, снижает степень их риска, экономит время руководителей предприятия.

Управленческая деятельность любой организации базируется на информации. Информация может передаваться устно, при помощи бумажных носителей или электронных средств. Большая часть информации (до 98%), используемой в управлении, оформляется в виде документов, что необходимо для осуществления контроля исполнения, решения спорных вопросов, анализа и исследования управления с целью повышения его эффективности, и т.п. Документ в управлении выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.

Понятие «документ» широко используется во всех сферах производственной и общественной деятельности. Причем, в зависимости в зависимости от специфики отрасли, «документ» понимают по-разному. Также и в учебных курсах бывает различное толкование «документа» - как в информатике, архивоведении, юриспруденции, библиографии.

Отсюда его многозначность. На международном уровне наиболее общим признано было определение «документа» как записанной информации, которая может быть использована как единица в документационном процессе. Такое определение было разработано Международной организацией по стандартизации (ИСО). Согласно стандарту ИСО информация может быть записана любым способом фиксирования каких-либо сведений, т.е. с точностью не только знаков письма, но и изображения, звука, и т.п.

В России официально принято наиболее широкое определение. Согласно ГОСТу 8.04-98. документом является любой материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства». Понятие «документ» в широкий оборот ввел бельгийский ученный Поль Отле (18681944) и его сподвижник Анри Лафонтен (1854-1943), которые разработали теорию документации. Документ выполняет следующие функции: информационную, организационную, коммуникативную, юридическую, воспитательную4.

Важнейшей среди названных функций является информационная функция. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.

Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности.

Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документов.

Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами деловых отношений.

Наконец документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации в глазах деловых партнеров.

Информация в наше время породила самостоятельные информационные отрасли и системы, ориентированные на предоставление информационных услуг или на создание условий для формирования, передачи, обработки и хранения информации. Это и библиотечные системы, и глобальные компьютерные сети, и средства массовой информации, и отрасли, производящие носители информации, устройства для работы с ней.

Особое внимание стран с развитым рынком к проблемам информации подтверждается законодательными актами (в США с 1950 года действует Закон о документе), высокими приоритетами проблем информационного обеспечения деятельности общества по сравнению с другими направления развития (электронная обработка информации, организация делопроизводства и оформление документации), невиданными темпами развития вычислительной техники. В Германии к ключевым направлениям научно-технической революции наряду с развитием ядерной энергетики, освоением космоса отнесено и информационное обеспечение управления5.

Делопроизводство («вершение дел») в России прошло ряд этапов своего становления. Письменные документы, дошедшие до нашего времени, показывают, что уже в девятом веке в Древнерусском государстве была определенная культура подготовки документов (договоры с Византией 911 и 945 гг., купчие грамоты, и др.) Слово «дело» как собрание документов употреблялось уже в середине шестнадцатого века.

Первым в России к началу семнадцатого века сложилось приказное делопроизводство. В приказном делопроизводстве все документы по общему делу подклеивались «друг под друга», склейка «заверялась» подписью дьяка через всю страницу непосредственно на склейке (чтобы не подменили документы или порядок их поступления). Чем дольше велось дело, тем длиннее становился «столп», или свиток. Государственные документы были длинными. Так, к примеру, Соборное уложение 1649 г. - 309 метров. Документы наматывались на стержень или просто хранились в рулоне на полках или в сундуках, для наиболее важных изготавливались специальные футляры. При переносе рулоны документов разматывались и «волочились» за тем, кто их переносил, отсюда разговорное слово «волокита» - необоснованное затягивание дел6.

Составление каждого нового документа подразумевало вознаграждение подьячего, а сколько и каких документов нужно - они же и определяли, зачастую, по критерию собственной выгоды. Отсюда, наверное, на Руси вековая тяга чиновников к мздоимству. «Из центра» (от царя, боярской думы, приказов) на места шли указы, грамоты, приговоры, наказы, а снизу вверх поступали отписки, челобитные, доклады.

При Петре I было введено коллежское делопроизводство, более прогрессивное по сравнению с приказным. Коллегиями назывались центральные учреждения, ведавшие отдельными отраслями государственного управления. В коллегиях были созданы канцелярии, введена должность секретаря, сложилась журнальная форма регистрации документов. В начале девятнадцатого века коллегии были заменены министерствами, коллегиальность в руководстве сменилась единоначалием. Сложилось исполнительное («министерское») делопроизводство. Появились бланки служебных документов, в каждом департаменте для хранения дел были созданы архивы, началось внедрение механизации конторского труда.

В практике делопроизводства был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме и структуре документов. Установлен типовой состав информационных элементов документов (реквизитов).

Была предпринята попытка внедрения Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), на базе которой позже (1988 г.) была создана Государственная система доку-ментационного обеспечения управления (ГСДОУ), действующая в Российской Федерации в настоящее время7.

В целях применения средств вычислительной техники в ряде отраслей осуществлялось освоение унифицированных систем документации, позволяющих одновременно использовать их и при традиционных методах обработки документов.

В настоящее время сложившаяся система делопроизводства в России развивается с учетом специфики рыночных отношений и массовой компьютеризации управления.

1.3 Основные принципы организации делопроизводства на предприятии

Говорить о существовании в организации системы делопроизводства можно в том случае, если:

организован документооборот, то есть движение документов с момента их создания или поступления в организацию до завершения исполнения и/или отправки или передачи в дело на хранение;
налажена система регистрации и учета документов (поступающих, внутренних, исходящих);
исполненные документы помещаются на хранение в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Хотя, безусловно, это далеко не все, что необходимо для эффективной организации работы с документами. Можно сказать, что это тот минимальный комплекс элементов, который позволяет говорить о наличии делопроизводства в организации.

Основные принципы современного управления документами отражены в стандарте ISO 15489:2001 «Информация и документация. Управление документами». Данный стандарт переведен на русский язык и принят в качестве национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

Главная особенность современного управления документами заключается в том, что оно строится на принципах, сходных с принципами систем менеджмента качества. Используется известный цикл постоянного улучшения Деминга – «Планируй – Сделай – Проверь – Действуй»:

на первом этапе разрабатывается политика, подробно регламентируются все процессы;
на втором этапе управление документами ведется в строгом соответствии с законодательно-нормативными требованиями и внутренними нормативными документами организации. Собираются документальные подтверждения исполнения требований;
на третьем этапе анализируется эффективность системы управления документами, выбираются меры по корректировке и улучшению этой системы. Результаты анализа документируются;
на четвертом этапе в систему вносятся намеченные на третьем этапе улучшения и исправления (которые также документируются)8.

В течение всего цикла регулярно проводится обучение и повышение квалификации всех сотрудников организации по вопросам управления документами.

Такой подход позволяет не только постоянно повышать эффективность управления документами, но и легко интегрировать систему управления документами и разнообразные системы менеджмента (качества, информационной безопасности, окружающей среды, охраны труда и т.д.).

В документационном обеспечении организация документооборота – один из важнейших участков деятельности.

Документооборот охватывает всю последовательность перемещений документов в аппарате управления, в ходе которых осуществляются операции по приему, передаче, рассмотрению, подготовке, оформлению и отправке документов. Рационально организованный документооборот обеспечивает оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени.

В основе организации документооборота лежит несколько правил, или принципов, которые должны строго соблюдаться:

1. Централизация операций по приему и отправке документов. Это означает, что все документы, которые поступают в организацию, независимо от способа доставки, и документы, которые отправляются из организации (за исключением документов, поступающих и передаваемых по факсу и электронной почте и касающихся исключительно компетенции подразделений), должны обрабатываться в одном подразделении – службе делопроизводства (секретарем).

2. Исключение необоснованных возвратных движений при прохождении документа. В процессе документооборота документы могут возвращаться в инстанцию, через которую они уже проходили, только в том случае, если это обусловлено деловой необходимостью (например, на этапе подписания документа руководителем документ дважды проходит через секретаря руководителя).

3. Организация предварительного рассмотрения поступивших документов до передачи их на резолюцию. Предварительное рассмотрение позволяет выделить из всей массы документов, поступивших в организацию, те документы, которые в силу своей важности и значимости для организации должны быть рассмотрены руководителем. Остальные документы, минуя руководителя, направляются на рассмотрение заместителям руководителя и в подразделения, если руководители подразделений наделены соответствующей компетенцией.

4. Однократность регистрации документов, поступивших в организацию и отправляемых из организации. Это означает, что документ, поступивший в службу ДОУ и предназначенный для рассмотрения руководителем или его заместителями, регистрируется в службе ДОУ и, поступая после рассмотрения руководителем в подразделение, повторно там не регистрируется. И, соответственно, документ, непосредственно поступивший в подразделение, регистрируется только в подразделении. Иначе можно сказать, что документ живет в организации под одним регистрационным номером, присвоенным ему в службе ДОУ или в подразделении.

5. Вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения. Вынесение резолюций – функция руководителя, но и секретарь может в определенной степени повлиять на этот процесс. Секретарю необходимо знать, что резолюция должна быть конкретной, а ее формулировка должна быть такой, чтобы у исполнителя не возникало вопросов о том, какая цель поставлена перед ним руководителем при рассмотрении документа.

6. Устранение необоснованных согласований, организация параллельного согласования, сокращение времени на согласование документа.

7. Делегирование руководителем права подписывать документы заместителям руководителя и руководителям структурных подразделений. «Снижение» уровня подписания документов сокращает маршрут, а следовательно, и время движения документов в ходе исполнения.

8. Выполнение технических операций по обработке и передаче документов техническим персоналом, творческих операций – специалистами и руководителями.

9. Разделение документов, включенных в документооборот организации, на документопотоки. Как правило, выделяется три документопотока: поступающие (входящие) документы, отправляемые (исходящие) и внутренние документы.

10. Выделение в массиве поступающих документов так называемых нерегистрируемых документов. Нерегистрируемые документы – это документы, не требующие исполнения и использования в справочных целях (письма-приглашения, поздравления, рекламные издания и т.п.). У этих документов самый короткий маршрут в организации, они сразу передаются в соответствующие подразделения9.

Создание системы регистрации – еще одна составляющая делопроизводства. Для решения вопроса о том, как организовать регистрацию документов, нужно, прежде всего, ответить на несколько вопросов:

1. Кто из руководства организации имеет право подписывать исходящие документы (корреспонденцию)? На этот вопрос может быть несколько ответов:

всю исходящую корреспонденцию подписывает руководитель организации;
исходящую корреспонденцию подписывает руководитель организации, а также заместители руководителя организации в соответствии с предоставленной им компетенцией;
исходящую корреспонденцию подписывает руководитель организации, заместители руководителя организации в соответствии с предоставленной им компетенцией, а также руководители структурных подразделений по направлениям деятельности подразделений.

2. Кто из руководства организации может считаться первой инстанцией рассмотрения входящей корреспонденции? Здесь также может быть несколько вариантов ответа:

всю поступающую корреспонденцию рассматривает руководитель организации и, соответственно, только он выносит резолюции, определяющие дальнейшее движение документов;
поступающую корреспонденцию имеют право рассматривать, кроме руководителя, его заместители по тем вопросам, решение которых находится в их компетенции;
кроме руководителя и его заместителей поступающую корреспонденцию могут непосредственно рассматривать руководители подразделений, соответственно, только по тем вопросам, по которым они имеют право принимать самостоятельные решения10.

Если право подписывать документы имеет только руководитель организации или руководитель и его заместители, регистрация документов (входящих и исходящих), безусловно, должна быть сосредоточена в службе делопроизводства. Если этим правом также наделены руководители подразделений, может быть два варианта организации регистрации: первый – регистрация всех документов сосредоточена в службе делопроизводства (как и в предыдущем случае), второй – регистрация документов, проходящих через руководство, осуществляется в службе делопроизводства, документы, поступающие в подразделения и исходящие из подразделений, регистрируются в подразделениях. Такой вариант регистрации документов, как правило, характерен для крупных организаций, а также для территориально обособленных подразделений организации.

При создании системы регистрации немаловажное значение имеет выбор формы регистрации документов: традиционной (использование журналов или картотек) или автоматизированной (на основе компьютерных технологий). Конечно, не все организации могут позволить себе приобретение специализированной автоматизированной системы, но любая служба делопроизводства может вместо ведения традиционного журнала регистрации входящих и исходящих документов на бумажных носителях, вести электронный журнал (например, в виде таблицы Excel), который, безусловно, будет более гибким инструментом при поиске документов, при ведении справочной работы или контроле исполнения документов.

Организуя систему регистрации, нужно продумать структуру регистрационного номера документа (прежде всего, входящего и исходящего). Желательно, чтобы регистрационный номер документа состоял не только из порядкового номера документа, но включал также коды, позволяющие проследить движение документа в ходе исполнения или подготовки. Такими кодами могут быть: код подразделения (по классификатору структурных подразделений), код должностного лица (по классификатору должностных лиц) и др.

Например, регистрационный номер входящего документа – 232/01-12 – включает следующие части: порядковый номер поступления (232), код должностного лица (01 – код генерального директора), код подразделения-исполнителя (12). Порядковый номер документа от других частей регистрационного номера отделяется косой чертой. В состав регистрационного номера документа могут входить и другие коды, например индекс индекс того дела по номенклатуре дел, в которое документ поступит на хранение после исполнения11.

Организуя систему регистрации документов, необходимо учесть следующие положения:

регистрация документов ведется по массивам документов (документопотокам): входящие документы – один массив, исходящие – другой, внутренние – третий (в каждом из них могут при необходимости быть выделены составляющие их массивы);
регистрация документов осуществляется: входящих – в день поступления, исходящих – в день отправки;
доведение зарегистрированных документов до исполнителей осуществляется в тот же день (день поступления и регистрации) или на следующий день (это означает, что все операции с входящими документами, включая рассмотрение руководством, осуществляются в день поступления или, если документ поступил в конце рабочего дня либо в нерабочее время, – на следующий день; в крупных организациях, имеющих сложную структуру, на доведение документа до исполнителя может отводиться до двух-трех дней);
регистрация исходящих документов осуществляется в день их подписания, в крайнем случае – на следующий день12.

Третья составляющая системы делопроизводства – система текущего хранения документов, позволяющая систематизировать исполненные документы и формировать их в дела. Для проведения этой работы необходима номенклатура дел. Номенклатура дел – перечень заголовков дел, создаваемых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения. Важно понимать, что номенклатура дел выполняет одновременно несколько функций в делопроизводстве. Кроме выполнения уже названной функции, она выступает в качестве учетного документа и в качестве поискового инструмента. Если нам необходимо найти документ за предыдущие годы деятельности организации, то сделать это без номенклатуры дел будет весьма сложно. С этой и другими проблемами сталкиваются организации, не имеющие номенклатуры дел и формирующие дела по принципу удобства в текущей работе без учета взаимосвязей, существующих между разными документами в процессе принятия и исполнения решений, и без учета сроков хранения документов.

Разработка номенклатуры дел – очень важный шаг в организации системы делопроизводства. Номенклатура дел организации – это сводный документ (сводная номенклатура дел), состоящий из номенклатур дел подразделений. Подразделения организации разрабатывают разделы номенклатуры дел под организационно-методическим руководством и контролем со стороны службы делопроизводства и архива. Для разработки номенклатуры дел могут привлекаться специализированные организации, выполняя эту работу на договорных началах. Если в организации нет специалиста в области делопроизводства или архивного дела, выполнить эту работу без специальной подготовки будет проблематично.

Организация документооборота, системы регистрации документов и системы их текущего хранения – это тот минимум, который позволяет говорить о наличии в организации делопроизводства. Но это далеко не полный перечень того, что должна включать в себя система делопроизводства. Вот некоторые не менее важные ее составляющие:

инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению);
бланки документов (разработка бланков, их учет – задачи службы делопроизводства);
система контроля исполнения документов;
регламентация правил и процессов документирования деятельности организации и др13.

В организации делопроизводства, конечно, совершенно особое место занимает инструкция по делопроизводству. Это нормативный документ, утверждаемый руководителем организации и являющийся обязательным для всех работников организации. Инструкция по делопроизводству определяет и закрепляет технологию создания, обработки, переработки, хранения и использования документов в управленческой деятельности организации. Строго говоря, пока в организации нет инструкции по делопроизводству, говорить о системе делопроизводства можно лишь с определенной долей условности. Но и начинать работу по созданию системы делопроизводства в организации с разработки инструкции по делопроизводству тоже не совсем правильно, поскольку инструкция должна нормативно закрепить уже отработанные на практике и проверенные практикой правила и приемы работы с документами.

Глава 2 СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ НА ПРИМЕРЕ ООО "АВЕРС ПЛЮС"