Особенности ведения документооборота в НКО Союз казаков России

Введение

Актуальность выбранной нами для исследования темы достаточно высока. В конце 80-х годов прошлого века в нашей стране началась перестройка, повлекшая за собой значительные изменения во всех сферах жизни нашего государства. Лейтмотивом данного процесса стала общая демократизация жизни в стране. Данная тенденция проявилась еще более уверенно с распадом СССР и появлением РФ.

Одним из элементов процесса демократизации стало появление огромного количества общественных объединений граждан – некоммерческих организаций. И если в 90-е годы ХХ века, ввиду сложной ситуации в стране у государства зачастую не доходили руки до наведения порядка и установления прозрачной и единой системы деятельности НКО, то в веке ХХI были предприняты шаги по упорядочиванию данной сферы. Стандартизации подвергся и процесс документооборота в данных организациях.

Одной из специфичных форм НКО стали казачьи воинства. Несмотря на грозное название и стремление ориентироваться во всем на силовые структуры, а так же на казачьи войска дореволюционной России, тем не менее, с правовой точки зрения данные объединения имеют правовой статус гражданских НКО.

В данной ситуации возникает противоречие: с одной стороны культурная, историческая и структурная привязка данных организаций к воинским подразделениям прошлого и настоящего во многом определяет их сущность, с другой стороны, правовой статус НКО накладывает вполне конкретные, не связанные с исторической аутентичностью требования к документообороту.

В связи с вышесказанным целью данной работы представляется рассмотрение современного состояния документооборота казачьих организаций на примере НКО Союз казаков России и генерация возможных путей его совершенствования.

К задачам данной работы относятся:

• анализ правовых основ деятельности НКО и порядка документооборота в них;
• рассмотрение истории НКО Союз казаков России
• подробный анализ блока организационно правовых документов данного НКО
• работа с распорядительными документами всех уровней организации Союз казаков России
• определение номинального и фактического функционала войсковых писарей и канцелярии Верховного Атамана
• установление системных проблем нормативно правовой базы НКО в целом и организационно правовых документов Союза казаков России в частности
• выработка конкретных рекомендаций по совершенствованию документооборота в данных организациях

Объектом данного исследования является нормативно-правовая база существования НКО в РФ, а так же структура и организационно-правовые и распорядительные документы Союза казаков России.

Предметом исследования являются особенности ведения документооборота в НКО Союз казаков России.

Структура работы: дипломная исследовательская работа состоит из введения, трех глав по три параграфа в каждой, заключения, списка источников и литературы, приложений.

Глава 1. Теоретические взгляды на разработку организационно-правовых документов в НКО на примере Союза казаков России

1.1 Сущность документа в некоммерческих организациях

Для разработки данной темы нам в первую очередь потребуется рассмотреть понятие «документооборот». В соответствии и ГОСТом Р 7.0.8.-2013 "Делопроизводство и архивное дело - Термины и определения" делопроизводство или документационное обеспечение управления (ДОУ) - это деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами. Данный ГОСТ предлагает документировать информацию на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в нормативно - правовых актах и методических рекомендациях.

 ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". - 1998. - ГОСТ принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. № 28, также стоит отметить, что в 2013 году был создан и утвержден ГОСТ Р 7.0.8. - 2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

ГОСТ от 2013 года является незначительно переработанным ГОСТом 51141 от 1998 года. Сравнивая две данных редакций ГОСТа можно сделать вывод, что ГОСТ от 1998 года значительно удобнее с очки зрения оформления. Термины содержащиеся в ГОСТе от 1998 года не претерпели значительные изменения в ГОСТе 2013 года. Мы приходим в выводу, что данное обновление потребовалось с целью планового переиздания, т.к предыдущий был введен более 15 лет назад. Значительных изменений ГОСТ не претерпел. На основании вышесказанного мы приходим к выводу, что данная область знаний является достаточно устоявшейся.

Так же документооборот в организациях регулируются национальным стандартом по управлению документами на базе международного стандарта ISO 30300:2011«Информация и документация – Система управления документами – Основные положения и словарь» 1-я редакция выполненная ВНИИДАД, который в свою очередь  устанавливает системное управление документной политикой, процедурами и ответственностью, вне зависимости от целей, содержания или носителя информации самих документов; определению ответственности, полномочий и подотчетности организаций в отношении документов и документной политики, процедур, процессов и систем; проектированию и внедрению СУД; достижению качественных результатов от применения СУД благодаря оценке ее деятельности и постоянному совершенствованию1. Также в 2015 году выйдет в свет 2-я редакция вышеперечисленного стандарта под руководством отдела документоведения во Всероссийском научно-исследовательском институте документоведения и архивного дела.

Делопроизводство в организации непосредственно отвечает за полную цикличность документов, а именно от создания или получения и до завершения исполнения и отправки.

В свою очередь документы на предприятиях реализуют управленческие функции. Также правильность составления документа зависит от оперативности и быстроты принятия управленческих решений.

Документ (лат. «свидетельство») – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющая ее идентифицировать2. Также в словаре русского языка Ожегова даются следующие определения понятию «документ» (от лат. Documentum - доказательство). 1. Деловая бумага, служащая доказательством чего-нибудь, подтверждающая право на что-нибудь (проездной документ, оправдательный документ, денежный документ. 2. Письменное официальное удостоверение, свидетельствующее о личности предъявителя (удостоверение личности, паспорт). 3. Акт, письменное свидетельство о чем–нибудь (исторические документы). 

Стоит отметить, что в учебном пособии «Документоведение и документооборот» отечественных авторов Е. А. Булавиной и А. В. Охотникова дается понятие «документ» следующим образом. «Документ (от лат. «документум» - свидетельство) - это материальный носитель данных с записанной на нем информацией, предназначенный для ее передачи во времени и пространстве3.

1.2 История создания Союза казаков России

В качестве объекта нашего исследования стоит рассмотреть самую старейшую некоммерческую организацию в лице Союза казаков России.

29 июня 1990 года был создан Союз казаков России делегатами Большого учредительного круга, целью которого было возрождение историко – культурной, политической, духовной самобытности казачества и его лучших традиций. Также на Большом казачьем круге в 1990 году был принят устав организации, верховный атаман, совет атаманов и атаманское правление Союза казаков России. Атаманом Союза казаков России являлся с 1990 по 2008 год донской казак, полковник, доктор экономических наук Мартынов Александр Гаврилович. В 2008 году верховным атаманом был избран родовой семиреченский казак полковник Задорожный Павел Филиппович.

На данный момент Союз казаков России представляет из себя Общероссийскую организацию казачества. Имеет разветвленную структуру казачьих объединений. Союз основан на добровольном и равноправном участии всех членов организации, также строит свою работу на принципах равноправия, самоуправления, добровольности, гласности и законности. Союз казаков России осуществляет свою деятельность на более половины субъектов Российской Федерации и имеет там свои структурные подразделения.

Целями деятельности Союза казаков России являются: возрождение, становление и дальнейшее развитие казачества как самобытный исторически сложившийся культурно – этнической общности людей, на принципах православия, уважение к национальным и религиозным традициям всех народов, духовного, нравственного воспитания молодежи.

Задачи, которые ставит перед собой Союз казаков России следующие:

1. комплексное изучение исторического и культурного наследия казачества;
2. содействие полной реабилитации казаков как репрессированного народа4;
3. защита и реализация гражданских, социальных и культурных прав и свобод казаков и их организаций, развитие их активности;
4. повышение престижности военной службы, военно-патриотического воспитания членов казачьих организаций, поддержка движение на возрождение казачества;
5. возрождение традиционных для казачества форм хозяйственности;
6. изучение и популяризация исторического и культурного наследия казачества, его вклада в сохранение и развитие российской государственности.

1.3 Правовое регулирование деятельности казачьих обществ на территории РФ

Для разработки данной темы нам необходимо, в первую очередь, ознакомиться с правовыми основами создания и деятельности некоммерческих организаций, к которым и относят казачьи общины.

Строго говоря, казачья община как таковая является крайне любопытным, как историческим так и правовым феноменом. Не углубляясь в историю формирования казачества в России стоит отметить, что для определения статуса казачества в современной РФ важным является закон о реабилитации репрессированных народов принятый в 1991 году5. В данном законе во 2 статье казачество напрямую признается культурно-этнической общностью. Данное уточнение крайне важно, так как впервые за казачеством как группой признается этнический компонент.

Наиболее важным звеном в понимании правового статуса казачьих общин являются два важных замечания. Во–первых, необходимо отметить, что казачьи сообщества в официально правовом поле РФ могут существовать только в формате НКО. Таким образом, рассмотрение указанной выше проблемы стоит начать именно с определения понятия и статуса НКО, а так же правовых основ деятельности данных организаций. Во–вторых, необходимо уточнить, что все казачьи общества, регистрируемые в формате НКО делятся на реестровые и нереестровые. Вхождение в государственный реестр казачьими обществами является полностью добровольным.

Термин «некоммерческая организация» был сформулирован в части 1 Гражданского кодекса РФ. В данном кодексе говорится, что под некоммерческой организацией понимаются юридические лица, целью которых не является извлечение прибыли и распространение полученной прибыли между участниками6. Это отнюдь не значить, что предпринимательской деятельностью некоммерческая организация заниматься не может. Проще говоря, всю прибыл в организации участники должны пускать на цели, которые указаны непосредственно в Уставе организации, а не делить между собой. Некоммерческие организации создаются для достижения определенных целей, а именно социальных, образовательных, научных, культурных, благотворительных, также в целях охраны здоровья граждан, защиты прав, законных интересов граждан, разрешения споров и конфликтов, оказания юридической помощи. Сфера деятельности некоммерческих организаций обширна.

В настоящий момент существует список нормативно правовых актов регламентирующих деятельность некоммерческих организаций. Это в первую очередь Гражданский кодекс РФ статья 48 пункт 3, который указывает, что «к юридическим лицам, в отношении которых их учредители (участники) не имеют имущественных прав, относятся общественные и религиозные организации (объединения), благотворительные и иные фонды, объединения юридических лиц (ассоциации и союзы)7».

Так же статья 50 пункт 3 гласит, что «юридические лица, являющиеся некоммерческими организациями, могут создаваться в форме потребительских кооперативов, общественных или религиозных организаций (объединений), финансируемых собственником учреждений, благотворительных и иных фондов, а также в других формах, предусмотренных законом8».

Создание общественных объединений способствует реализации прав и законных интересов граждан. Граждане имеют право создавать по своему выбору общественные объединения без предварительного разрешения органов государственной власти и органов местного самоуправления, а также право вступать в такие общественные объединения на условиях соблюдения норм их уставов.

«Создаваемые гражданами общественные объединения могут регистрироваться в порядке, предусмотренном Гражданским кодексом, и приобретать права юридического лица либо функционировать без государственной регистрации и приобретения прав юридического лица9».

«Общественные объединения независимо от их организационно-правовых форм равны перед законом. Деятельность общественных объединений основывается на принципах добровольности, равноправия, самоуправления и законности. Общественные объединения свободны в определении своей внутренней структуры, целей, форм и методов своей деятельности.

Деятельность общественных объединений должна быть гласной, а информация об их учредительных и программных документах - общедоступной10».

Помимо упомянутого выше Гражданского кодекса существует так же список федеральных законов, которые регламентируются деятельность некоммерческих организаций. К ним относятся: Федеральный закон «О некоммерческих организациях», Федеральный закон «Об общественных объединения».

Федеральный закон от 19 мая 1995 г. N 82-ФЗ "Об общественных объединениях" в статье 1 определяет, что предметом регулирования являются общественные отношения, возникающие в связи с реализацией гражданами права на объединение, созданием, деятельностью, реорганизацией и ликвидацией общественных объединений. Иностранные граждане и лица без гражданства имеют равные права с гражданами Российской Федерации в сфере отношений, регулируемых настоящим Федеральным законом, за исключением случаев, установленных федеральными законами или международными договорами Российской Федерации. Право граждан на объединение включает в себя право создавать на добровольной основе общественные объединения для защиты общих интересов и достижения общих целей, право вступать в существующие общественные объединения либо воздерживаться от вступления в них, а также право беспрепятственно выходить из общественных объединений11.

Федеральный закон «Об общественных объединения» и закон «О некоммерческих организациях» являются идентичными, поскольку нормы в законах повторяются. Однако, есть некоторые отличия, в ФЗ «О некоммерческих организациях» представлен перечень организационно правовых форм НКО. Однако, ФЗ «О некоммерческих организациях» непосредственно упоминает и определяет казачьи общества.

ФЗ "О некоммерческих организациях" в статье 6 пункте 1, которое дает определение казачьего общества: «Казачьими обществами признаются формы самоорганизации граждан Российской Федерации, объединившихся на основе общности интересов в целях возрождения российского казачества, защиты его прав, сохранения традиционных образа жизни, хозяйствования и культуры российского казачества. Казачьи общества создаются в виде хуторских, станичных, городских, районных (юртовых), окружных (отдельских) и войсковых казачьих обществ, члены которых в установленном порядке принимают на себя обязательства по несению государственной или иной службы. Казачьи общества подлежат внесению в государственный реестр казачьих обществ в Российской Федерации»12.

Так же, законом, напрямую регулирующим деятельность казачьих обществ, является ФЗ «О государственной службе российского казачества», в соответствии с которым для регистрации казачьего общества в государственный реестр необходимо предоставить следующий список документов:

1) заявление утвержденной структурой уполномоченной на ведение реестра;

2) устав казачьего общества;

3) заверенная атаманом казачьего общества копия решения высшего органа управления казачьего общества о ходатайстве о внесении данного казачьего общества в государственный реестр казачьих обществ в Российской Федерации;

4) заверенная атаманом казачьего общества копия принятого высшим органом управления казачьего общества решения или заверенные атаманом копии решений высших органов управления казачьих обществ, о принятии в надлежащем порядке на себя участниками указанных казачьих обществ обязанностей по несению государственной службы. Городское, станичное, хуторское казачье общество вместе с копией решения предоставляет список членов казачьего общества, в установленном порядке принявших на себя обязательства по несению государственной или иной службы;

5) заверенные атаманом казачьего общества копии решений высших органов управления казачьих обществ о вхождении в состав данного казачьего общества13.

Седьмой пункт данного федерального закона гласит, что уполномоченный орган в области ведения реестра, или его территориальный орган при отсутствии предусмотренных ФЗ оснований для приостановления процедуры внесения казачьего общества в государственный реестр казачьих обществ в Российской Федерации или отказа во внесении казачьего общества в указанный реестр не позднее чем через тридцать дней со дня получения документов, предусмотренных частью 6 настоящей статьи, принимает решение о внесении казачьего общества в государственный реестр казачьих обществ в Российской Федерации и не позднее трех рабочих дней со дня принятия указанного решения выдает атаману казачьего общества свидетельство о внесении казачьего общества в государственный реестр казачьих обществ в Российской Федерации по форме, утвержденной органом, уполномоченным в области ведения реестра14.

«Казачье общество, внесенное в государственный реестр казачьих обществ в Российской Федерации, ежегодно представляет в орган, уполномоченный в области ведения реестра, или в его территориальный орган сведения об общей численности членов казачьего общества, о фиксированной численности его членов, в установленном порядке принявших на себя обязательства по несению государственной или иной службы, по форме и в сроки, которые определяются органом, уполномоченным в области ведения реестра. Хуторское, станичное, городское казачье общество вместе с указанными сведениями представляет также список членов казачьего общества, в установленном порядке принявших на себя обязательства по несению государственной или иной службы15».

Статья 6 пункт 1 федерального закона гласит, что может быть приостановление процедуры внесения казачьего общества в государственный реестр, а также отказ во внесении в реестр и исключение из него. Рассмотрим, какие могут быть основания для приостановления процедуры внесения казачьего общества в государственный реестр. Во-первых, это непредставление необходимых документов для внесения казачьего общества в государственный реестр. Во-вторых, несоответствие документов, представленных для внесения казачьего общества в государственный реестр. В-третьих, приостановление процедуры может быть при наличии документов с недостоверными сведениями.

В пункте 3 федерального закона описаны основания для отказа внесения казачьего общества в реестр, к числу таких относится: 1. Невыполнение порядка предоставление документов 2. Невыполнение обществом требований регистрирующей организации, по устранению недостатков повлекших за собой временное приостановление процедуры регистрации. В соответствии с пунктом 6 отказ может быть обжалован в вышестоящий орган или в суде.

В соответствии с пунктом 8 основания для исключения казачьего общества из государственного реестра могут быть:

1) нарушение казачьим обществом Конституции РФ, федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации и т.д.;

2) ненадлежащее несение государственной службы членами казачьего общества;

3) несоответствие номинального и фактического членов казачьего общества;

4) прекращение деятельности казачьего общества.

Так же важными документами определяющими порядок деятельности казачьих обществ является устав, обязательный для любого НКО. Каждая казачья организация имеет свой устав, зачастую имеющий отличия от подобных зарегистрированных в РФ организаций. Однако, данные отличия не принципиальны. Большинство их подобных организаций взяли за образец структуру и устав одной из первых казачьих организаций, так и не вошедших в итоге в государственный реестр – «Союз казаков России».

Рассмотрев в данной статье правовую основу деятельности казачьих организаций мы можем сделать ряд выводов:

• любая фактически существующая казачья община для приобретения правового статуса должна принять форму НКО;
• деятельность всех НКО в РФ регламентируется Гражданским кодексом, ФЗ «Об общественных объединениях», ФЗ «О некоммерческих организациях» и ФЗ «О государственной службе российского казачества»;
• напрямую регламентирует порядок организации казачьих обществ именно ФЗ «О государственной службе российского казачества»;
• любое казачье общество зарегистрированное в единственно возможной форме НКО, в соответствии с ФЗ обязано иметь устав, который в свою очередь регламентирует порядок внутренней деятельности общества.

Глава 2. Анализ структуры внутреннего документооборота Союза казаков России

2.1 Деятельность войскового писаря и канцелярии верховного атамана

История происхождения войскового писаря.

В числе первых манифестов о преобразовании органов власти и управления в России император Павел I 6 июля 1797 года издал указ о ликвидации Войскового гражданского правительства и восстановлении Войсковой канцелярии, в которой должны были присутствовать по прежнему обычаю войсковой атаман со старшинами.

Войсковая канцелярия оставалась по военным делам в ведомстве Военной коллегии, гражданские и уголовные дела рассматривались в соответствующих коллегиях и в Сенате. В июне 1800 года Павел I назначил на Войсковую канцелярию прокурора и специальных представителей для наблюдения за исполнением законов. Спустя время в Войсковой канцелярии учреждаются экспедиции для дел криминальных, гражданских, казенных, межевых. Войсковая канцелярия и подчиненные из экспедиции обязывались вести все делопроизводство на основе имперского законодательства. Предполагалось, что эти преобразования будут способствовать ограничению власти войскового атамана и старшин16.

Войсковой писарь стоял во главе канцелярии, вел счета и деловую переписку, занимался делопроизводством. Он мог переизбираться неоднократно. Штат канцелярии подписари и канцеляристы также избирался. Знаки отличия - чернильница на поясе, перо за ухом.

Должность считалась очень почётной, на неё выбирали казака из самых грамотных и умных. Кроме войскового писаря, никто не имел права писать и посылать бумаги от войска с его подписью. Писарь также заведовал внутренними и внешними сношениями войска, был членом войскового правления и хранителем войсковой печати. Войсковые писари были весьма ответственными лицами, бывали случаи, что один и тот же человек служил на этой должности десятилетия.

Как таковой канцелярии в виде учреждения у войскового писаря не было, тогда же все письменными дела производились у писаря в курене. Должность являлась столь ответственной и важной, что если кто другой осмелился писать от имени кошевого атамана или принимать письма, присылаемые на имя писаря, того без пощады казнили. Значение войскового писаря было очень велико: многие из войсковых писарей влияли на настроение всего войска; многие держали в своих руках все нити политики и общественной жизни своего времени; оттого роль войсковых писарей сравнивают с ролью генерального секретаря или даже военного министра в наше время. Войсковые писари были весьма влиятельными лицами, бывали случаи, что один и тот же человек служил на этой должности десятилетия.

Но при всем своем действительном значении, войсковой писарь, однако нигде и ни в чем не старался показывать свою силу; напротив того, он всегда держал себя ниже своего положения. Оттого на всех бумагах, исходивших от войскового писаря, мы нигде не встречаем его единоличной первоначальной подписи: обыкновенно писарь, в конце каждой бумаги,— подписывал известную формулу: «Атаман кошовый зо всем старшим и меншим низовым войска запорожского товариством»; далее, если кошевой был грамотный, то он собственноручно подписывал свою фамилию; если же он был неграмотен, то вместо него писал его фамилию писарь, часто при этом не обозначая того, что он подписывает «вместо неграмотного» кошевого и с его согласия или приказа. На бумагах, исходивших от имени запорожского войска, очень редко можно встретить имя и фамилию писаря: «Писарь войска запорожского низового Андрей Тарасенко», или «Иван Глеба». Внешним знаком достоинства войскового писаря была в длинной серебряной оправе чернильница — каламарь, от восточного слова «калям» — тростник, при войсковых собраниях, писарь затыкал свой каламарь за пояс, а гусиное перо, обыкновенно находившееся в длинной трубке того же каламаря, извлекал из трубки и закладывал за правое ухо. Жизнь и содержание войскового писаря во всем были схожи с жизнью и содержанием войскового судьи, т.е. он получал 50 рублей казенного жалованья и те же приношения от бочек водки, товаров, судебной пени и т.п17.

2.2 Анализ организационных документов и структуры НКО

Подробно рассмотрим документ, который непосредственно касается государственной регистрации Общероссийской общественной организации Союза казаков России - это свидетельство. Данный документ говорит нам о том, что при создании некоммерческой организации (Союза казаков России) решение о государственной регистрации было принято 10 марта 1992 года. Уполномоченным органом, принявшее решение о регистрации является Министерство юстиции Российской Федерации. Запись о некоммерческой организации внесена в Единый государственный реестр 25 ноября 2002 года под регистрационным номером «1027739617619». Напрашивается вопрос, о том, почему год основания организации и год занесения в государственный реестр (регистрации) не совпадают?

У Союза казаков России существует обязательный организационно-правовой документ – устав, который служит руководством на протяжении всего существования общины. Также на протяжении деятельности Союза казаков России устав непосредственно будут изучать внешние контролирующие органы (налоговая служба). Данный документ принят Большим казачьим кругом 30 июня 1990 года. Далее устав претерпел дополнение и изменение: 12 января 1992 года (Большим казачьим кругом), 10 октября 1993 года (Большим казачьим кругом), 20 июня 1998 года ( Общероссийский большим казачьим кругом), 29 апреля 2012 года ( VIII-Общероссийским большим отчетно-выборочный казачьим кругом Общероссийской общественной организации «Союз казаков»).

Устав НКО как полагается состоит из наименования организации, который в свою очередь указывает на организационно-правовую форму и характер деятельности; общее положение, в котором описывается характеристика общественной организации, ее деятельность, описание герба, места нахождения организации и руководящих органов союза; задач и целей деятельности организации; прав и обязанностей членов союза; порядка управления деятельностью; структурных подразделений союза; имущества и средств союза; ликвидации и реорганизации.

Решение о государственной регистрации изменений, вносимых в учредительные документы Общероссийской общественной организации «Союз казаков» принято Министерством юстиции Российской Федерации 31 августа 2012 года. Пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью пятнадцать листов.

Стоит отдельно рассмотреть «Положение об общественном управлении в Общероссийской общественной организации Союза казаков»18. Что же такое вообще Большой казачий круг и кто него входит? Большим казачьим кругом является высший руководящий орган Союза казаков России. По мере необходимости Атаманское правление Союза казаков созывает Большой круг не реже одного раза в четыре года. Также Атаманское правление устанавливание порядок избрания делегатов на Большой круг. Данное мероприятие объявляется не позднее чем за два месяца. Внеочередной созыв Большого круга проводятся по решению Совета атаманов. Правомерным решение Большого круга считается тогда, когда в его работе больше половины делегатов входят в состав общин Союза казаков России.

Большой круг состоит из: председателя Большого круга (Верховного атамана Союза казаков России); секретаря Большого круга (Войсковой писарь); выборных делегатов от казачьих региональных организаций (казачьих войск, отдельных округов (отделов), землячеств и союзов), выбранных согласно нормам представительства на кругах, Сходах казачьих общин; Войсковых, Окружных (Отдельческих) атаманов; Совета стариков; Войскового есаула Большого круга; приставов, (помощников) Войскового Есаула Большого Круга; редакционной коллегии Большого круга; мандатной комиссии. Главой данного круга является Верховный атаман Союза казаков России, он же в свою очередь является председателем Большого круга. Далее по иерархии после Верховного атамана выступает товарищ Верховного атамана и Войсковой атаман.

Для ведения и обеспечения Большого круга Советами атаманов утверждается Войсковой есаул и приставы, которые непосредственно подчиняются ему и выполняют указания.

На процедуре по ведению Большого круга выбирают следующих должностных лиц: Совета атаманов; Верховного атамана; Совета стариков; Суда чести; Ревизионной комиссии; Редакционной комиссии. Также Большой круг вносит изменения и дополнения в Устав Общероссийской общественной организации «Союза казаков». Определяет основные направления деятельности Союза казаков России, решает вопросы, связанные с Уставной деятельностью Союза казаков России. Решение и постановление Большого круга подписывает председатель Большого круга (Верховный Атаман), Войсковой есаул, секретарь (Войсковым писарем), вступают в силу и подлежат исполнению с момента окончательного принятия их Большим Кругом, если не указано в самом акте срока вступления его в силу. Решения, постановления Большого круга выносятся на всеобщее обозрение в печатный орган Союза казаков России, газету «Казачьи Ведомости».

Второй по важности управляющей структурой является Совет Атаманов. Совет атаманов союза казаков России также как и Большой круг представляет из себя руководящий орган. Он действует в период между заседаниями Большого круга. Первый в свою очередь избирается Большим кругом из Войсковых атаманов, атаманов отдельных отделов, союзов и землячеств в количестве 11 человек и четырех кандидатов, сроком на четыре года.

Что же входит в обязанности Совета Атаманов? Совет атаманов в первую очередь созывает внеочередной Большой круг и обеспечивает его проведение; устанавливает нормы представительства на внеочередной Большой круг; принимает решения по важным делам, не терпящих их отлагательства; представляет кандидатов на должность Верховного атамана Большому кругу; учреждает ордена, медали, нагрудные знаки, почетные звания в Союзе казаков России; утверждает нормативные документы по вопросам общественного управления в Союзе казаков России; исключает из состава атаманов, которые не справляются со своими должностными обязанностями; дополняют на место выбывших других кандидатов; утверждают новые структуры войск и отдельных округов (отделов), а при необходимости сокращают или реорганизовывают их; утверждают есаула и приставов для ведения Большого круга; заключают договора о сотрудничестве с государственными органами власти, общественными организациями и политическими партиями.

Заседания Совета атаманов считаются правомерные, если условия присутствия на нем не менее половины его членов. Решения Совета атаманов принимаются простым большинством голосов членов Совета атаманов участвующих в заседании.

Верховный атаман – это руководитель организации «Союз казаков», исполнитель решений (постановлений) Больших казачьих кругов, Советов атаманов и задач, стоящих перед Союзом казаков России. Верховный атаман избирается Большим кругом из числа казаков не моложе 35 лет, прослужившего не менее семи лет на руководящих должностях в Союзе казаков России. Лицо, избранное Большим кругом на должность Верховного атамана, сразу же после избрания приводится к присяге, в присутствии Православного священника. Верховный атаман отвечает за сохранение мира и спокойствия внутри казачества, соблюдения казачьих обычаев, традиций и быта, развитие и пропаганду казачьей культуры, сохранность казачьих промыслов и ремесел, пропаганду здорового образа жизни и физическую подготовку казаков, военно-патриотическое воспитание молодежи и подготовку ее к службе в Вооруженных силах России, образование и обучение в казачестве, создание хозяйственно-экономических структур. На Верховного атаман возложены следующие задачи: приводить в исполнение решения (постановления) Больших казачьих кругов, Советов атаманов, Атаманского правления Союза казаков России; контролировать исполнение своих обязанностей должностными лицами Союза казаков России; председательствовать на Большом круге, Советах атаманов Союза казаков России; назначать Атаманское правление Союза казаков России; утверждать штаты и штатное расписание Союза казаков России; утверждать структуры и штаты казачьих войск, отдельных округов (отделов); создавать хозяйственно-экономические структуры; выводить из состава Атаманского правления Союза казаков России его членов, не справившихся со своими обязанностями; принимать меры к своевременному разрешению жалоб и заявлений, а также к восстановлению нарушенных прав казаков. Верховный атаман Союза казаков России имеет право: без доверенности действовать от имени Союза казаков России; отстранять от должности Атаманов казачьих войск, отдельных отделов (округов), назначать вместо них наказных атаманов, до проведения очередного круга; распоряжаться средствами Союза казаков России; открывать счета в банках; выдавать доверенности; за отличие по службе, жаловать чинами Войсковых атаманов, атаманов отделов (округов) а также казаков по представлению атаманов; награждать наградами Союза казаков России, наиболее отличившихся атаманов, казаков (казачек) и других лиц, оказывающих помощь и содействие Союзу казаков России; заключать договора от имени Союза казаков России; принимать на работу и увольнять штатных сотрудников.

Нужно отметить, что положения об общественном управлении дублируются на федеральном и региональном уровнях казачьей организации.

В дальнейшем можно рассмотреть эти положения подробно.

Общественное управления на всех уровнях организации (федеральном, войсковой, станичном) регламентировано следующими документами:

1. Положение об общественном управлении в Общероссийской общественной организацией «Союз казаков»;
2. Положение об общественном управлении в казачьих войсках Общероссийской общественной организации «Союз казаков»;
3. Положение об общественном управлении в отдельных округах (отделах) в Общероссийской общественной организации «Союз казаков».
4. Положение о станичном управлении в Общероссийской общественной организации «Союз казаков».

Общественное управление Союза казаков России осуществляет управление казачьими объединениями и организациями (общинами) входящими в Союз казаков России на основании Федерального закона от 19 мая 1995 г. № 82- ФЗ «Об общественных объединениях»19, закона «О реабилитации репрессированных народов»20 (в редакции закона РФ от 01 07 93г №5301- 1), Постановления ВС РФ от 16.О7.1992 г. № 3321-1 «О реабилитации казачества»21, Устава Союза казаков и настоящего Положения.

Далее стоит рассмотреть структуру управления Союза казаков России. Управление казачьими общинами (войсками, отделами, землячествами) ведется следующими руководящими органами, а именно: Большой казачий круг, Совет атаманов, Верховный атаман, Атаманское правление, Суд чести и ревизионная комиссия. О казачьем круге, совете атаманов и верховном атамане было рассказано выше. Разберемся, что же из себя представляет такие органы управление как суд чести и ревизионная комиссия. О них подробно расписано в «Положении об общественном управлении в Общероссийской общественной организацией Союз казаков России». Также отдельно существует документ об общественном органе – Суде чести «Положение о Судах чести в Общероссийской общественной организации Союз казаков России»22.

Суды чести – это выборные общественные органы, которые отвечают за исполнение казачьих традиций и обычаев. Также следят за соблюдением казачьего Кодекса чести, выполнением решений кругов и прочих распорядительных документов.

Судей чести Союза казаков России избирает Большой казачий круг. Как правило, количество человек не превышает семи. Выбирают наиболее уважаемых, авторитетных, благочестивых казаков, которые хорошо знают казачьи обычаи, традиции, нормативные акты Союза казаков. Избранные исполняют свои полномочия в течении 4 лет. В своей работе Суд чести Союза казаков руководствуется положением «О Суде чести в Союзе казаков», Кодексом чести казака, решениями казачьих Кругов, Советов Атаманов. Со схемой структуры управления Союза казаков России можно ознакомится в Приложении 1.

Старые уставы и прочие документы

Сделать сравнительный анализ деятельности канцелярского работника и писаря.

Отметить что данной должности уделен целый раздел в положении «Об общественном управлении в Общероссийской общественной организацией Союза казаков России».

Стоит отметить, что в организации существует должностное лицо, который отвечает за ведение документооборота, сохранность архива и сдачу архивных документов в государственный архив на данном предприятии. Это войсковой писарь Союза казаков России. Войсковой Писарь отвечает за сохранность печатей, штампов и регалий организации. Также отвечает за сохранность учредительных документов Союза, нормативных - правовых документов. В обязанности войскового писаря входит:

1. Разработка и подготовка штатной структуры Союза казаков России, казачьих войск, отдельных округов (отделов) союзов и землячеств;
2. ведение делопроизводства;
3. обеспечение казачьих войск, отдельных округов (отделы), союзов и землячеств нормативной базой Союза казаков;
4. оформление представлений на чинопроизводство, наград на должностных лиц;
5. подготовка проектов приказов по Союзу казаков;
6. ведение учета всех структурных подразделений входящих в Союз казаков;
7. ведение штатно-должностной расчетов казачьих войск, отдельных округов (отделов) Союзов и землячеств;
8. ведение личных дел на должностных лиц Союза казаков;
9. ведение приема, отправления и регистрации входящей и исходящей корреспонденции;
10. ведение учета и выдача наград Союза казаков23.

2.3 Распорядительные документы, издаваемые на различных уровнях организации

Рассмотрим в качестве образца внутреннего документооборота в организации представление на чин24. Данный документ с точки зрения нормативов оформления вызывает многочисленные нарекания. Часть из них обусловлена характером организации. Стремление ориентироваться на казачьи общины дореволюционного периода российской истории стало определяющим для данного типа организации. Из казачьих общин и войск прошлого были заимствованы структура, иерархия, звания, терминология, что в принципе вполне логично. Однако именно здесь с точки зрения теории документооборота имеется значительное количество проблемных моментов. Вместе с терминологией современные казачьи организации впитали в себя также и речевые анахронизмы – слова специфические бывшие в употреблении в дореволюционной России и принадлежащие определенных социальным группам (казачьим общинам, воинствам). Данная тенденция вполне соответствует общему реконструкторскому уклону в сущности современным казачьим объединениям. Однако, это вступает в конфликт с общепринятыми правилами ведения документооборота в организации. Для оформления документов, как известно, используется строго деловой стиль русского языка. Рассматривая вышеупомянутый образец документа мы может отметить, что в нем используются анахронизмы и старые речевые обороты (примером является пункт 4 данного документа). Что само по себе является грубым нарушением ведения документооборота.

Также стоит отметить, что рассматриваемый нами документ недостаточно оптимизирован. Что в результате может привезти к неудобствам и ошибкам, как во время заполнения документа, так и в ходе его использования в организации.

Пункт 5 анализируемого представления выполнен в достаточно неудобной форме «Образование», «Учебное заведение» предлагается совместно зафиксировать на полутора сточках. Данный способ фиксации указывает на то, что изначально шаблон документа верстался человеком, имеющим поверхностным представление об элементарном правиле документооборота.

На наш взгляд данный пункт посвящен образованию и специальность имеет смысл выполнить в форме таблицы. Помимо упорядочению информации данный способ оформления позволил бы добавить дополнительные важные графы, такие как «Год окончания учебного заведения».

В 10 пункте данного документа также можно наблюдать нарушение правил ведения документооборота. Председатель и члены аттестационной комиссии в шаблоне документа представленного на сайте организации оформлены строчным способом, т.е. друг за другом. С точки зрения правил ведения документооборота целесообразно было бы указать их в столбик друг над другом.

Скобки, ограничивающие место для подписи в конце документа также оформлены в нарушениями правил документооборота.

Также для рассмотрения возьмем документ «Представление на награждение наградой Общероссийской общественной наградой Союз казаков», который представлен на сайте Союза казаков России. В нем мы также можем выделить некоторые ошибки, допущенные с точки зрения документооборота. В шаблоне документа представлен ряд слов используемых в сокращении. Совершенно не обязательно с точки зрения правил документооборота ни с точки зрения обыкновенной логики.

Также имеются недочеты, связанные со сроками переоформления документов. В частности на месте отметки года присутствует цифра «200.», тогда как должна присутствовать цифра «201.».

Представление на чин.
1. Терминология старая, не деловой стиль для государственной организации – 4 пункт
2. Стоило бы пункт 5 оформить в виде таблицы
3. Председатели и члены комиссии пишутся в столбик – 10 пункт
4. Печать избыточный реквизит
5. Скобки для подписи

Представление на награду
1. Не нужно сокращать слова, если они того не требуют (ст. – станица)
2. Требуется обновить документ, год стоит 200. , а нужно 201.
3. Нарушение законодательства, дискриминация.

Глава 3. Пути совершенствования системы документационного обеспечения управления НКО «Союз казаков России»

3.1 Системные проблемы нормативно - правовой базы НКО

3.2 Совершенствование организационно - правовых документов Союза казаков России

3.3 Структурные изменения в системе документооборота в организации Союза казаков России

Дополнительная информация.

Оказывается, командование Черноморского казачьего войска с момента учреждения казачьих станиц на Кубанской земле, сразу же организовало не только правильное оформление гражданских документов в Кубанской области, но и их ответственное сбережение.

Здесь уместно будет вспомнить имя Тимофея Терентьевича Котляревского3, который был членом войскового правительства, занимая в нем должность войскового писаря. 
Это было третье лицо в войсковом правительстве, то есть подчиненное и атаману, и войсковому судье, но с более специализированной деятельностью. 

Т.Т. Котляревский, как войсковой писарь пользовался в своей бумажно-чернильной сфере довольно широкой самостоятельностью и своего рода авторитетом, как «письменный» человек. Он заведовал всеми письменными делами в Кубанской области.

И я отношу к его казачьим заслугам постановку на должный уровень казачьего, в том числе и станичного канцелярского делопроизводства в Кубанской области.

Список используемых источников и литературы

1. Конституция Российской Федерации
2. Гражданский кодекс Российской Федерации от 30.11.1994 N 51-ФЗ
3. Федеральный закон "О некоммерческих организациях" от 12.01.1996 N 7-ФЗ
4. Федеральный закон от 19 мая 1995 г. N 82-ФЗ "Об общественных объединениях"
5. Федеральный закон от 05.12.2005 N 154-ФЗ (ред. от 03.12.2008) "О государственной службе российского казачества"
6. Закон РСФСР от 26.04.1991 N 1107-1 (ред. от 01.07.1993) "О реабилитации репрессированных народов" (26 апреля 1991 г.).
7. ИСО 30300:2011 Information and documentation. Management systems for records. Fundamentals and vocabulary М. 2014
8. ГОСТ Р 7.0.8.-2013 "Делопроизводство и архивное дело - Термины и определения" 
9. Булавина Е. А., Охотников А. В. Документоведение и документооборот М. 2005 С. 8
10. Черников В.В. Казачество в истории России. М. 2013 С.48
11. Сизенко А.Г. Казачество России. Ростов-на-Дону.2010 С.22
12. Чуток о Запорожской Сечи и запорожцах [Электронный ресурс] // Проза.ру [Интернет сайт]. http://www.proza.ru/2011/06/18/212 (время доступа 02.04.2015)
13. Положение об общественном управлении в Общероссийской общественной организации
14. Союза казаков [Электронный ресурс] // Союз казаков России [Интернет сайт].http://www.allcossacks.ru/documents/polozhenie1.pdf (время доступа 02.02.2015)
15. ФЗ «Об общественных объединениях», [Электронный ресурс] // Информационно-правовой портал Гарант [Интернет сайт]. http://base.garant.ru/10164186/1/#block_100 (время доступа: 12.03.2015)
16. ФЗ «О реабилитации репрессированных народов», [Электронный ресурс] Информационно-правовой портал Гарант [Интернет сайт]. http://base.garant.ru/10200365/ (время доступа: 14.03.2015)
17. Постановления ВС РФ «О реабилитации казачества», [Электронный ресурс] // Информационно-правовой портал Гарант [Интернет сайт]. http://iv.garant.ru/SESSION/PILOT/main.htm (время доступа: 12.03.2015)
18. Положение «О Судах чести в Общероссийской общественной организации Союз казаков России», [Электронный ресурс] // Союз казаков России [Интернет сайт]. http://www.allcossacks.ru/documents/polozhenie_6.pdf (время доступа: 02.03.2015)
19. Положение об общественном управлении в Общероссийской общественной организации Союза казаков [Электронный ресурс] // Союз казаков России [Интернет сайт].http://www.allcossacks.ru/documents/polozhenie1.pdf (время доступа 12.03.2015)
20. Инструкция по делопроизводству в войсковом правлении [Электронный ресурс] //Казачий Информационно-Аналитический Центр [Интернет сайт].http://kazak-center.ru/load/obrazcy_i_primery_raznogo_roda_dokumentov/1/49-1-0-335 (время доступа 22.03.2015)
21. Казачье самоуправление [Электронный ресурс] // Усть-донецкий районный суд Ростовской области [Интернет сайт]. http://ustdonetsky.ros.sudrf.ru/modules.php?name=info_court&id=89#(время доступа 22.03.2015)
22. Казин Х.В. Казачьи войска. – СПб., 1912.
23. Донские казаки в прошлом и настоящем. – Ростов-на-Дону, 1998

Хорошхин М. Казачьи войска. – СПб., 1881.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1. Структура управления Союза казаков России.

1ИСО 30300:2011 Information and documentation. Management systems for records. Fundamentals and vocabulary М. 2014

2ГОСТ Р 7.0.8.-2013 "Делопроизводство и архивное дело - Термины и определения"