ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ОФИСЕ

МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Воронежский государственный аграрный университет имени императора Петра I»

С.В. Мистюкова

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ
В ОФИСЕ

КУРС ЛЕКЦИЙ

для студентов, обучающихся по направлению

для направления: 051000.62 Профессиональное обучение (по отраслям)

профиль подготовки 051018.62 Информатика, вычислительная техника и компьютерные технологии

Содержание

[1] ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ОФИСЕ

[1.1] Сущность информационных технологий в офисе. Электронный офис

[1.2] Характеристика и основные компоненты информационных технологий в офисе

[2] КОМПЬЮТЕРНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ОФИСЕ

[2.1] Организация электронного документооборота

[2.2] Состав пакетов офисных программ

[2.3] Технологии обработки текстовой информации

[2.4] Технологии автоматизации расчетов

[2.5] Базы данных и СУБД

[2.6] Технологии обработки графической информации

[2.7] Мультимедийные технологии

[3] Коммуникационные технологии в офисе

[3.1] Технологии связи

[3.2] Электронные органайзеры

[3.3] Интернет-технологии

[3.4] Основы информационной безопасности

[4] Список литературы


  1. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ОФИСЕ
    1. Сущность информационных технологий в офисе. Электронный офис

Информационная технология — совокупность методов, производственных и программно-технологических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, хранение, обработку, вывод и распространение информации.

Цель информационной технологии — производство информации для ее анализа человеком и принятия на его основе решения по выполнению какого-либо действия.

Информационные технологии предназначены для снижения трудоемкости процессов использования информационных ресурсов.

Информационные технологии обеспечивают переход от рутинных к промышленным методам и средствам работы с информацией в различных сферах человеческой деятельности, обеспечивая ее рациональное и эффективное использование.

Информационная технология автоматизированного офиса — организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

Исторически автоматизация началась на производстве и затем распространилась на офис, имея вначале целью лишь автоматизацию рутинной секретарской работы. По мере развития средств коммуникаций автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность повысить производительность своего труда.

Автоматизация офиса призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами), а лишь дополнить ее. Используя совместно, обе эти системы обеспечивают рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение управленцев информацией.

Автоматизированный офис привлекателен для менеджеров всех уровней управления в фирме не только потому, что поддерживает внутрифирменную связь персонала, но также потому, что предоставляет им новые средства коммуникации с внешним окружением.

Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями, особенно они привлекательны для группового решения проблем. Они позволяют повысить производительность труда работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение принимаемых решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.

К офисным задачам можно отнести следующее: делопроизводство, контроль управления, составление отчетов, ввод и обновление информации, составление расписаний, обмен информацией между отделами офиса, между офисами предприятия и между предприятиями.

При решении этих задач выполняются такие типовые процедуры информационных технологий, как:

  • обработка входной и выходной информации (ответы на письма, написание отчетов, которые могут включать табличный материал, графики, рисунки и т. д.);
  • сбор и последующий анализ данных за определенный период (отчетность, сводки и т. д.);
  • хранение поступившей информации для использования ее в дальнейшем (организация быстрого доступа к информации и поиска необходимых данных).

Отсюда следует, если при решении выше перечисленных задач, офисная деятельность характеризуется, прежде всего, используемыми информационными технологиями, а, следовательно, соответствующими средствами и методами преобразования информации, если преобладающими информационными технологиями являются компьютерные (на основе электронных средств вычислительной, коммуникационной и организационной техники), то говорят о реализации офисной деятельности в рамках электронного офиса.

Электронным офисом называется программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления.

Электронный офис - это организованная для достижения общей цели совокупность специалистов, средств компьютерной, коммуникационной и организационной техники, математических методов и моделей, интеллектуальных продуктов и их отношений, а также способов и порядка взаимодействия указанных компонентов.

Использование вычислительной техники в офисах началось в 60-х годах и прошло в своем развитии следующие три этапа: традиционный офис, производственный офис, электронный офис.

Традиционный офис представляет собой сравнительно небольшой сложившийся коллектив лично знающих друг друга людей с достаточно широким кругом обязанностей. Такой офис характеризуют три важных признака: сравнительно небольшой объем работы, постоянная оценка ситуации, инициатива и быстрая внутриофисная коммуникация.

Традиционный офис устойчив к переменам (при сравнительно небольших объемах работы) и по ряду показателей хорошо подготовлен к переходу в электронный.

Типовой состав рабочих операций в традиционном офисе следующий: подготовка материалов, печать, общение, выверка документов, работа с почтой, ведение картотек, подборка и сортировка документов, поиск информации, чистка информационных фондов, выполнение расчетов, планирование и др.

Производственный офис характеризуется большими объемами однотипной работы, ее строгой формализацией, выделением, специализированных функций, подробным распределением труда, централизацией вспомогательной работы и ее организацией по поточному принципу.

В производственном офисе организовано применение средств вычислительной техники. В этом случае суть автоматизации состоит в формировании и поддержании крупных информационных фондов однородных данных, их систематизации, накоплении, хранении, производстве выборок и т. д.

Электронный офис воплощает концепцию всестороннего использования в офисной деятельности средств вычислительной техники и связи при одновременном сохранении и усилении преимуществ традиционных и производственных офисов. Электронный офис практически исключает возможность внутрифирменного представления документов на бумаге и восстановить традиционную форму концентрации деятельности вокруг специалиста или руководителя.

Основные функции электронного офиса:

  • общая обработка документов управления, установление их подлинности, и оформление;
  • локальное хранение документов;
  • обеспечение сквозного доступа к документам без их дублирования на бумаге;
  • дистанционная и совместная работа служащих над документом;
  • поддержка общения без отрыва от рабочего места;
  • электронная почта;
  • персональная обработка данных;
  • составление, воспроизведение и полиграфическое размножение документов;
  • обмен информацией между базами данных; ввод данных или форм и ведение персональных баз данных;
  • генерация отчетов по обработке данных;
  • управление ресурсами;
  • контроль исполнения;
  • управление личным временем;
  • контроль автоматической корреспонденции;
  • передача данных;
  • обеспечение разнообразия в наглядном представлении материала;
  • обеспечение стилистического качества документов;
  • моделирование решений и имитация их принятия;
  • информационная поддержка принятия решений;
  • создание адаптируемых АРМ;
  • обмен локальной и персонализированной информацией;
  • служба видеотекста;
  • обмен и интеграция программных средств;
  • перенос документов с одного носителя на другой:
  • полиграфическое оформление документов;
  • групповой контакт через терминалы.

В условиях широкого использования возможностей локальной и глобальной информационной сети Интернет появилась возможность создания и использования особой разновидности электронного офиса - виртуального офиса, когда все необходимые функции информационного обслуживания деятельности специалистов и соответствующие ресурсы пространственно распределены в различных узлах компьютерной сети. Благодаря этому абонентские системы сотрудников организации независимо от того, где они находятся, оказываются включенными в общую сеть.

Список возможностей виртуального офиса позволяет сравнить его с реальным: здесь можно проводить переговоры, презентации, конференции, консультации с помощью доступных способов интернет-коммуникаций (например, чат, вебинар).

Примером организации виртуального офиса является сайт компании, виртуальная АТС.

Преимущества виртуального офиса:

  • экономия текущих издержек. Благодаря виртуальному офису компании не нужно содержать дорогостоящий офис. Экономия средств в данном случае позволяет существенно уменьшить тарифы на обслуживание. В Европе и Америке существует большое количество брокерских контор и дисконтных банков, у которых клиентских офисов нет вообще или расположены они за пределами города в дешевых помещениях;
  • привлечение новых клиентов. Снижение тарифов, а также удобство пользования таким сервисом привлекает в компанию новых клиентов.

  1. Характеристика и основные компоненты информационных технологий в офисе

В состав электронного офиса входят аппаратные и программные средства реализации типовых офисных процедур обработки информации.

Аппаратные средства электронного офиса – это устройства, обеспечивающие техническую реализацию офисных процедур обработки данных

Аппаратные средства подразделяются на:

  • основные технические средства электронного офиса (компьютеры, объединенные в вычислительную сеть и имеющие широкий набор периферийных устройств, таких, как устройства вывода информации на печать (принтеры), устройства автоматического ввода информации (сканеры, дигитайзеры) и др.);
  • дополнительные аппаратные средства электронного офиса (служат для реализации операций копирования, размножения, оформления и уничтожения документов).

Программные средства электронного офиса – это пакеты прикладных программ, которые позволяют автоматизировать основные процедуры обработки информации в процессе управления.

Программное обеспечение технологии электронного офиса состоит из двух компонентов, в состав каждого из которых может входить любое количество соответствующих приложений в зависимости от потребностей конкретной организации:

  1. Компонент электронной обработки документов. Включает стандартные офисные приложения для работы со стандартными типами документов:
  • Текстовый процессор (Microsoft Word, OpenOffice Writer). Текстовый процессор - это вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания и обработки текстовых документов.
  • Табличный процессор (Microsoft Excel, OpenOffice Calc). Современные табличные процессоры способны выполнять многочисленные операции над данными, представленными в табличной форме вплоть до проведения инженерных, финансовых, статистических расчетов, а также математического моделирования.
  • Графический редактор (Adobe Photoshop, Corel Draw, GIMP) или редактор диаграмм (Microsoft Visio, DIA).
  • Средства работы с презентациями (Microsoft PowerPoint, OpenOffice Impress).
  • СУБД (Microsoft Access, OpenOffice Base). Обязательным компонентом любой технологии является база данных. В автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы так же, как в технологии обработки данных на операционном уровне.
  • Электронные календари, планировщики. Электронный календарь - предоставляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации.
  1. Коммуникативный компонент.
  • Электронная почта (e-mаil). Электронная почта (E-mail), основываясь на сетевом использовании компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети.

Разновидностью электронной почты является аудиопочта. Это почта для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, за исключением того, что вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера его передача осуществляется через телефон. Система включает в себя специальное устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Аудиопочта также реализуется в сети.

Почта для передачи аудиосообщений может успешно использоваться для группового решения проблем. Для этого посылающий сообщение должен дополнительно указать список лиц, которым данное сообщение предназначено. Система будет периодически обзванивать всех указанных сотрудников для передачи им сообщения.

Главным преимуществом аудиопочты по сравнению с электронной, является то, что она проще — при ее использовании не нужно вводить данные с клавиатуры.

  • Факсимильная связь. Эта связь основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом.

Факсимильная связь вносит свой вклад в принятие решений за счет быстрой и легкой рассылки документов участникам группы, решающей определенную проблему, независимо от их географического положения.

  • Видеотекст. Он основан на использовании компьютера для получения отображении текстовых и графических данных на мониторе компьютера.
  • Телеконференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему. Различают три вида телеконференций: аудио, видео и компьютерную.

Аудиоконференции. Они используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы. Наиболее простым техническим средством реализации аудиоконференций является телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, дающими возможность участия в разговоре более чем двум участникам. Создание аудиоконференций не требует наличия компьютера, а лишь предполагает использование двухсторонней аудиосвязи между ее участниками.

Использование аудиоконференций облегчает принятие решений, оно дешево и удобно.

Видеоконференции. Они предназначены для тех же целей, что и аудиоконференций, но с применением видеоаппаратуры. Их проведение также не требует компьютера. В процессе видеоконференции ее участники, удаленные друг от друга на значительное расстояние, могут видеть на телевизионном экране себя и других участников. Одновременно с телевизионным изображением передается звуковое сопровождение.

Хотя видеоконференции позволяют сократить транспортные и командировочные расходы, большинство фирм применяет их не только по этой причине. Эти фирмы видят в них возможность привлечь к решению проблем максимальное количество менеджеров и других работников, территориально удаленных от главного офиса.

Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему. Количество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем аудио- и видеоконференций.

Отдельным классом можно выделить программы, предназначенные для организации электронного документооборота.


  1. КОМПЬЮТЕРНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ОФИСЕ
    1. Организация электронного документооборота

Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Документы используются в различных областях деятельности, поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ – это, прежде всего, способ доказательства или свидетельства чего-либо. Для историков – исторический источник. А специалисты в области управления считают его средством фиксации передачи управленческих решений. Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее хранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращает к информации во времени.

Функции документа:

  • информационная функция. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека;
  • организационная функция. С помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности;
  • коммуникативная функция. Обеспечивает внешние связи предприятий и организаций;
  • юридическая функция. Ряд документов изначально наделен юридической функцией (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т. д.);
  • воспитательная функция. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации;
  • управленческая функция. Позволяет организовывать, регулировать, контролировать, анализировать производственные процессы;
  • учетная функция, с помощью которой накапливают сведения за определенные периоды времени и позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности;
  • историческая, которая является источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, полнее и конкретнее других исторических памятников раскрывает исторические события, подтверждает и дополняет факты, помогает восстанавливать историческое прошлое стран и народов.

Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям.

Виды документов по происхождению:

  • личного происхождения - документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей. Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники;
  • официальные - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Среди официальных документов выделяют группу личных (паспорт, вид на жительство, диплом, аттестат, трудовая книжка) и служебных документов (официальный документ, используемый в текущей деятельности организации).

Делопроизводственные службы, как правило, работают с официальными документами, подавляющее большинство которых составляют управленческие документы. Управленческие документы создаются для реализации управленческих функций, таких как планирование, прогнозирование, финансирование, учет, контроль, снабжение и др.

Виды документов по способу документирования (способу записи информации или создания документа):

  • письменный документ — текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма;
  • текстовый документ — документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи;
  • рукописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки;
  • машинописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами;
  • электронный документ — созданный и читаемый с помощью компьютерной техники;
  • изобразительный документ — документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта;
  • фотодокумент — изобразительный документ, созданный фотографическим способом;
  • фонодокумент — документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи;
  • кинодокумент - изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом;
  • документ на машинном носителе — документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

В управленческой деятельности любой организации присутствуют письменные (текстовые) документы, созданные рукописным, машинописным способом, а также электронные документы. Делопроизводственные службы заняты обработкой и хранением именно таких документов. Если в деятельности организации используются иные документы (например, фотодокументы или графические документы), их созданием и обработкой занимаются специализированные подразделения.

Виды документов в зависимости от отношения к аппарату управления:

  • входящие (поступившие в организацию);
  • исходящие (отправляемые из организации);
  • внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях).

Виды документов по числу затронутых вопросов:

  • простые документы (например, письма, заявления) содержат изложение одного вопроса;
  • сложные документы включают несколько вопросов, они могут касаться нескольких должностных лиц, структурных подразделений, учреждений (например, приказы, протоколы, постановления, решения, регламенты, инструкции).

По ограничению доступа документы разделяются на:

  • секретные. Такие документы снабжаются особой пометкой и грифом секретности. Использование таких документов и работа с ними осуществляются по особой технологии и требуют специального разрешения;
  • для служебного пользования, содержащие несекретные сведения, могут использоваться работниками данного учреждения. Такие документы помечаются грифом «Для служебного пользования»;
  • несекретные (простые).

По степени подлинности документы делятся на:

  • подлинники (оригиналы) - первый (или единственный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. Подлинник удостоверяет собственноручная подпись должностного лица, гриф утверждения, оттиск печати, регистрационный индекс. Подлинник обязательно содержит сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания);
  • копии - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы;
  • дубликаты - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

По срокам хранения документы делятся на:

  • документы постоянного;
  • долговременного (свыше 10 лет);
  • временного (до 10 лет) хранения.

Сроки хранения документов определяются Федеральной архивной службой и закрепляются в перечнях документов с указанием сроков хранения.

Документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами. Наименование документа (вид), автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция, гриф согласования, утверждения и т.д. — это реквизиты документов.

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документ, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

Многие документы имеют строго ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным.

Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа.

Формуляр, характерный для конкретного вида документа, например приказа, акта, называется типовым формуляром. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа, текст, подпись, дата.

Деятельность учреждения оформляется и отражается совокупностью целого ряда определенным образом взаимодействующих документов. Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению составляет систему документации.

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления называется документооборотом организации.

В управлении широко используются электронные средства создания и обработки документов, поэтому документооборот рассматривается как составная часть информационного обеспечения управления и включает в себя движение информационных потоков организации – их получение, обработку, переработку, использование.

Совокупность документов, движущихся по единому маршруту, составляет документопоток. Принято выделять три основных документопотока организации:

  • поступающие (входящие) документы;
  • отправляемые (исходящие) документы;
  • внутренние документы.

В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить этапы:

  • прием и первичная обработка документов;
  • предварительное рассмотрение и распределение документов;
  • регистрация;
  • контроль за исполнением;
  • информационно-справочная работа;
  • исполнение документов и отправка.

Электронный документооборот — система ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру, предусматривающую возможность формирования и ведения распределенной базы данных.

При этом не отрицается использование бумажных документов, но приоритетным признается электронный документ, создаваемый, корректируемый и хранимый в компьютере.

Основные принципы электронного документооборота:

  • однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ;
  • возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения;
  • непрерывность движения документа, позволяющая определять ответственного за исполнение документа в каждый момент времени жизни документа;
  • единая база документарной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов;
  • эффективная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимумом информации о нём;
  • удобная система отчётности по различным атрибутам документов.

Внедрение системы автоматизации документооборота обеспечивает:

  • регистрацию, учет и хранение документов;
  • оперативный доступ к документам и отчетной информации;
  • эффективное управление процессами движения документов;
  • сокращение времени процедур согласования документов и принятия решений;
  • повышение исполнительской дисциплины;
  • снижение финансовых затрат на документооборот и делопроизводство.

Задачи, решаемые с помощью системы электронного документооборота:

  • автоматизация канцелярии;
  • электронный архив документов;
  • корпоративный электронный документооборот (workflow);
  • управление договорным процессом;
  • автоматизация работы с документацией СМК (системы менеджмента качества);
  • автоматизация обращений граждан.

Система электронного документооборота предназначена для построения эффективной системы управления бизнес-процессами и документами компании.

Инструментарий, входящий в систему электронного документооборота, позволяет реализовать технологии электронного документооборота в любой компании, независимо от ее численности и формы собственности.

Система электронного документооборота рассчитана на работу как в рамках небольшой структуры, например, канцелярии, отдела, департамента или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков.

Электронный документооборот выгоден с точки зрения перемещения документов. Ведь документ в компьютерной форме — это всего лишь набор кодов, которые легко пересылаются по компьютерным сетям и электронной почте, легко тиражируются, редактируются и дополняются. Электронные документы легко объединяются, формируют базы данных.

Однако правовые аспекты электронного документооборота ставят препятствия его внедрению и развитию. Для электронного документа не существует понятия копии или оригинала. Простота копирования создает большие угрозы для секретной, конфиденциальной информации, ее несанкционированное распространение практически ничем не сдерживается. В этом случае, электронный документ может получить статус полноценного, если будет заверен электронной цифровой подписью (ЭЦП).

Электронная подпись — это набор кодов, однозначно идентифицирующих владельца. Технология создания цифровой подписи достаточно сложная, ее правомочность устанавливается законодательно.

Все системы электронного документооборота принято подразделять на следующие категории:

  • Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы). Электронный архив - это частный случай системы документооборота, ориентированный на эффективное хранение и поиск информации.
  • Системы с развитыми средствами workflow (поток работы). Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам («жесткая маршрутизация»).
  • Системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний. Это «гибридные» системы, которые обычно сочетают в себе элементы двух предыдущих. Для управления организацией нужна как «жесткая», так и «свободная» маршрутизация. Эти системы активно используются в государственных структурах управления, в офисах крупных компаний, которые отличаются развитой иерархией, имеют определенные правила и процедуры движения документов. При этом сотрудники коллективно создают документы, готовят и принимают решения, исполняют или контролируют их исполнение.
  • Системы, ориентированные на поддержку совместной работы (collaboration). Это новое веяние в области систем документооборота, связанное с пониманием изменчивости рыночных условий в современном мире и с необходимостью иметь для быстрого движения «только самое нужное», без лишнего, очень полезного, но тяжелого балласта. Их задача - обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они разделены территориально, и сохранить результаты этой работы. Они предоставляют сервисы хранения и публикации документов в intranet, поиска информации, обсуждения, средства назначения встреч.
  • Системы, имеющие развитые дополнительные сервисы. Например, сервис управления связями с клиентами (CRM - Customer Relation Management), управления проектами, биллинга, электронной почты и пр.

Любая система документооборота может содержать элементы каждой из приведенных выше категорий, но большинство из них имеют конкретную ориентацию в одной из областей, связанную в первую очередь с позиционированием продукта.

  1. Состав пакетов офисных программ

Интегрированный пакет прикладных программ – это набор нескольких программных продуктов, функционально дополняющих друг друга, поддерживающих единые информационные технологии, реализованные на общей вычислительной и операционной платформе.

Наиболее распространены интегрированные пакеты, компонентами которых являются:

  • текстовый редактор;
  • табличный процессор;
  • СУБД;
  • органайзер;
  • средства поддержки электронной почты;
  • программы создания презентаций;
  • графический редактор.

В качестве дополнительных модулей в интегрированный пакет могут включаться такие компоненты, как система экспорта-импорта файлов, калькулятор, календарь, система программирования.

Информационная связь между компонентами обеспечивается путем унификации форматов представления различных данных. Интеграция различных компонентов в единую систему предоставляет пользователю неоспоримые преимущества в интерфейсе, но неизбежно проигрывает в части повышенных требований к оперативной памяти.

Компоненты интегрированных пакетов могут работать отдельно друг от друга, но основным достоинством пакета является разумное сочетание всех его программ.

Отличительными особенностями данных программ являются:

  • полнота информационных технологий – возможность решения большинства задач, встающих перед пользователем;
  • однотипный интерфейс для всех программ, входящих в состав интегрированного пакета – общие команды в меню, стандартные пиктограммы, стандартная работа с диалоговыми окнами и т.д.;
  • общий сервис для программ интегрированного пакета (например, словарь и средства орфографии);
  • легкость обмена и ссылок на объекты, созданные программами интегрированного пакета;
  • наличие единой языковой платформы для разбора макрокоманд, пользовательских программ;
  • способность создания документов, интегрирующих в себе возможности различных программ, входящих в состав интегрированного пакета.

Из имеющихся пакетов наибольшее распространение получил ИППП Microsoft Office.

Интегрированный пакет прикладных программ Microsoft Office, разработанный фирмой Microsoft предназначен для автоматизации решения задач, которые ежедневно возникают перед сотрудниками в любой организации.

Весь набор офисных приложений можно разделить на основные и дополнительные (таблица 1). Дополнительные приложения могут устанавливаться (или не устанавливаться) вместе с основными. Ими можно воспользоваться из основных приложений или вызвать независимо.

Среди интегрированных прикладных программ, помимо Ms Office, широкую известность получил пакет OpenOffice.

OpenOffice.org - свободно-распространяемый полнофункциональный офисный пакет.

Таблица 1. Основные и вспомогательные компоненты Ms Office

Название приложения

Функциональное назначение приложения

Microsoft Word

Текстовый процессор

Microsoft Excel

Табличный процессор

Microsoft PowerPoint

Система подготовки презентаций

Microsoft Outlook

Система управления персональной информацией

Microsoft Access

Система управления базами данных

Microsoft Binder

Система управления подшивками

Microsoft FrontPage

Система управления Web-узлами

Microsoft PhotoDraw

Графический редактор

Microsoft Publisher

Настольная издательская система

Microsoft Project

Система управления проектами

Microsoft Team Manager

Система управления персоналом

Microsoft Query

Интерпретатор запросов к внешним базам данных

Microsoft Organization Chart

Программа рисования блок-схем

Microsoft WordArt

Программа создания фигурных текстов

Microsoft Equation

Редактор математических формул

Microsoft Map

Программа отображения данных на географических картах

Microsoft Graph

Программа построения диаграмм

Microsoft Photo Editor

Графический редактор

Microsoft Draw

Средство рисования

Microsoft Find Fast

Служба индексации документов

Microsoft Extended Finder

Средство поиска документов в папках файловой системы и электронной почты

Microsoft Script Editor

Редактор сценариев

Microsoft ClipArt

Коллекция картинок и клипов

Панель Microsoft Office

Средство быстрого доступа к приложениям Office

В состав OpenOffice.org входят:

  • текстовый процессор OpenOffice.org Writer;
  • редактор математических формул OpenOffice.org Math;
  • графический редактор OpenOffice.org Dra;
  • программа работы с презентациями OpenOffice.org Impress;
  • система управления базами данных OpenOffice.org Base;
  • электронные таблицы OpenOffice.org Calc.

Несмотря на то, что OpenOffice.org свободно-распространяемый офисный пакет, он имеет некоторые преимущества перед пакетом Ms Office:

  • в состав OpenOffice.org входит полноценный векторный графический редактор, чего нет у его конкурента MS Office;
  • программы из пакета OpenOffice.org умеют сохранять файлы в формате MS Office 95-2003, а открывают документы, даже созданные в MS Office 2007;
  • пакет OpenOffice.org имет возможность экспорта в форматы Pdf и TEX;
  • документы в формате OpenOffice.org занимают намного меньше места, чем в формате MS Office. Это достигается путем использования собственного открытого формата хранения данных со встроенной архивацией на ходу (при сохранении и открытии файлов).

  1. Технологии обработки текстовой информации

Технология обработки текстовой информации включает:

  • процесс обработки текстовой информации – процесс создания (подготовки) текстовых документов;
  • редактирование – процесс изменения содержания текстового документа;
  • форматирование – процесс придания тексту формы.

В процессе обработки текстовой информации решаются следующие типовые задачи:

  • ввод и отображение текста;
  • редактирование;
  • форматирование;
  • запись документа на диск в виде файла (сохранение);
  • считывание документа из файла в память компьютера (загрузка);
  • вывод на бумагу.

Выше перечисленные задачи возможно решить с помощью систем подготовки и обработки текстовых документов.

Системы данного класса можно разбить по функциональному наполнению на:

  • текстовые редакторы обеспечивают ввод, изменение и сохранение символьного текста, не требующего форматирования, т.е. изменения шрифта, цвета текста и т. д. Результатом работы текстового редактора является текстовый ASCII-файл (ASCII — American Standard Code for Information Interchange — Американский стандартный код для обмена информацией);
  • текстовые процессоры - это система подготовки сложных текстовых документов.

С точки зрения удобства для пользователя одним из важнейших свойств текстовых процессоров является полное соответствие бумажной копии документа его образу на экране.

Среди функций текстовых процессоров можно выделить:

  • форматирование текста, при этом изменения, вносимые пользователем, сразу находят отражение в документе;
    • возможность предварительного описания структуры будущего документа. В этом описании задаются такие параметры, как величина абзацных отступов, размер шрифта, расположение заголовков, междустрочные интервалы, число колонок текста, расположение и способ нумерации сносок и т.д.;
    • возможность автоматической проверки орфографии и получения подсказки при выборе синонимов;
    • возможность ввода и редактирования таблиц и формул с отображением их на экране в том виде, в каком они будут напечатаны;
    • возможность объединения документов в процессе подготовки текста к печати;
    • возможность автоматического составления оглавления и указателя.
  • настольные издательские системы (НИС) не являются более совершенным продолжением текстовых процессоров, так как у них совсем иная предметная область. Настольные издательские системы предназначены не столько для создания больших документов, сколько для реализации различного рода полиграфических эффектов.

Во всех НИС реализованы функции, отсутствующие в большинстве текстовых процессорах, например, сжатие и растяжение строк, вращение текста, обтекание рисунка текстом по произвольному контуру и т. д.

Существуют НИС профессионального уровня и НИС начального уровня. Системы первой группы предназначены для работы над изданиями документов со сложной структурой типа иллюстрированного журнала.

Системы второй группы обычно используются для создания информационного бюллетеня или простого рекламного буклета.

Первый этап (процесс создания (подготовки) текстовых документов) в технологической цепочке обработки информации может осуществляться несколькими способами, одним из них является процес сканирования документов.

Преобразование документа в электронный вид делится на два этапа: получение графического образа документа и перевод графического образа в текстовый формат. Графический образ документа является результатом сканирования. Перевод графического образа документа в текстовый формат может быть произведен посредством автоматического распознавания.

Сканирование - процесс оцифровки аналогового изображения (документ, фотография, иллюстрация, слайд) при помощи специального устройства, называемого сканером. Сканирование производится для получения, на основе оригинала, его цифровой копии, пригодного для компьютерной обработки.

Сканер - устройство для ввода в компьютер графических изображений. Сканер создает оцифрованное изображение документа и помещает его в память компьютера.

По характеру использования в технологическом процессе сканеры документов принято подразделять на следующие типы:

  • планшетный сканер - сканер, в котором оригинал кладется на стекло и сканируется при помощи подвижной линейной ПЗС матрицы. Прибор с зарядовой связью (ПЗС) - светочувствительная матрица сканера. Принцип ее работы состоит в том, что падающий на датчик ПЗС свет создает на нем электрический заряд, величина которого определяется интенсивностью падающего света. Измерение величины этого заряда и позволяет представить информацию о цвете в цифровом виде.

Планшетные сканеры предназначены для ежедневного сканирования небольшого объёма документов (до 300 листов в день). Особенность данного типа сканеров - простота конструкции, ручная обработка документов, низкая производительность.

  • протяжной или роликовый сканер - сканер, в котором оригинал протягивается мимо неподвижной линейной ПЗС матрицы.

Скоростной сканер для работы с документами - разновидность протяжного сканера, предназначенная для высокопроизводительного многостраничного ввода. Сканеры могут быть оборудованы подающими и приемными лотками объемом свыше 1000 листов, и вводить информацию со скоростью до 180 и более листов в минуту.

Дополнительными возможностями, присущими данному типу сканеров, являются:

  • двустороннее сканирование (дуплекс);
    • подсветка оригинала разными цветами для отсечки цветного фона;
    • система компенсации неоднородного фона;
    • модули динамической обработки разнотипных оригиналов.

Особенность данного типа сканеров - повышенная надёжность конструкции, пакетная обработка документов, высокая производительность.

  • планетарный сканер - устройство, в котором при сканировании оригинал неподвижен и располагается лицевой стороной вверх на значительном удалении относительно оптической системы и сканирующей линейной ПЗС матрицы сканера. Планетарные сканеры могут быть оборудованы специальными книжными колыбелями для удобного размещения фолиантов при сканировании.

Данный тип сканера предназначен для сканирования скреплённых документов, периодических изданий и книг.

Особенность планетарных сканеров - бесконтактный метод сканирования, нет необходимости расшивки оригиналов, большая производительность при оцифровке книг и сшитых оригиналов.

Основными характеристиками сканеров любого типа являются:

  • разрешение - число точек или растровых ячеек, из которых формируется изображение на единицу длины или площади. Чем больше разрешение устройства, тем более мелкие детали могут быть воспроизведены;
  • разрядность цвета (глубина цвета) - количество разрядов каждого пикселя в цифровом изображении. Описывает максимальное количество цветов, воспроизводимое сканером. Одному разряду соответствует черно-белое изображение, 8-ми - серое полутоновое, 16-ти - цветное, 24-цветное изображение, наиболее близкое к человеческому восприятию, 36bit и больше - полноцветное изображение с высокой достоверностью цветопередачи, предназначенное для профессиональной работы, чаще всего в издательском деле.
  • время сканирования. Измеряется в страницах в минуту (иногда - в секундах на изображение).

Выделяют три категории программного обеспечения сканирования:

  • программное обеспечение сканирования малых объёмов документов. Применяется при домашнем и офисном сканировании.

Используется практически любое программное обеспечение, совместимое со стандартом TWAIN и поддерживающее функцию сканирования - система управления документооборотом, программа распознавания графических образов или любой распространенный графический редактор.

TWAIN (Toolkit Without An Interesting Name) - является стандартом для прикладного программного интерфейса сканеров, т.е. связующим звеном между компьютером и сканером.

Примеры такого типа программ могут служить ABBYY FineReader, Adobe PhotoShop, Microsoft PhotoEditor, ACDSEE.

  • программное обеспечение сканирования больших объёмов документов. Применяется при промышленном сканировании.

При поточном сканировании один сканер ежедневно может обрабатывать до 50000 и более документов. При таких нагрузках возможностей универсального стандарта TWAIN становится не достаточно, и для программного управления сканерами используется промышленный стандарт ISIS (ISIS - Image and Scanner Interface Specification).

Примеры применяемого программного обеспечения: Kofax Ascent Capture, Captiva InputAccel.

  • программное обеспечение для специальных задач сканирования. Применяется при планетарном, высококачественном сканировании.

Программное обеспечение специально разрабатывается с учётом специфики сканирующего устройства, не совместимо с другими стандартами (ПланСкан BSC-2, RZ ProScan Book (Minolta PS7000 edition), Zeutschel OmniScan).

Следующим этапом автоматического перевода бумажных документов в электронный вид является процесс распознавания содержимого документов с помощью специальных программ, называемых системами оптического распознавания символов (Optical Character Recognition - OCR). Системы оптического распознавания символов предназначены для автоматического ввода печатных документов в компьютер. Обработка изображения OCR-системой включает в себя анализ графического изображения, переданного сканером, и распознавание каждого символа.

Процесс анализа графическогто файла разбивает изображение на качественно различные области (определение таблиц, картинок, выделение в тексте строк и отдельных символов), а затем опираясь на базу данных по шрифтам, осуществляет распознование каждого символа в отдельности. Целенаправленный поиск и учет контекста позволяют распозновать искаженные символы, делая систему устойчивой к возможным дефектам печати. В результате компануются текстовые блоки, выстроенные с учетом всех параметров форматирования (размер, начертание, цвет шрифта и т.д.), которые можно отредактировать и сохранить в наиболее удобном для пользователя формате (RTF, DOC, PDF и др.).

Ключевым параметром систем распознавания, характеризующим их практическую ценность, является точность распознавания, то есть процент правильно распознанных символов.

В России наибольшее распространение получил пакет ABBYY FineReader (низкая стоимость, русская версия). Программа распознает тексты на 170 языках, имеется встроенная проверка информации, входит несколько специализированных словарей. Программа обладает высокой точностью распознавания и малой чувствительностью к дефектам печати, что достигается благодаря технологии, называемой «целостным, целенаправленным адаптивным распознаванием».

CuneiForm – программа для распознавания текста в редактируемый вид. Результаты работы программы можно редактировать в офисных программах и текстовых редакторах и сохранять в популярных форматах. Произведена фирмой Cognitive Technologies (Россия), программа распространяется бесплатно. Программа сохраняет структуру документа и его форматирование, распознает любые печатные шрифты, распознает документы более чем на 20 языках, в состав входит словарная проверка, рапознает таблицы любой структуры и сложности, распознает тексты факсов и не качественных ксерокопий.

После завершения процесса распознавания документ можно сохранить в любом из форматов.

В настоящее время используется много форматов электронных документов. Каждый из них обладает своими преимуществами и недостатками. Один из самых популярных и универсальных форматов электронных документов — документы Microsoft Word (DOC, DOCX).

Файлы документов в другом не менее популярном формате PDF в свою очередь занимают меньше места и поддерживаются многими мобильными телефонами, коммуникаторами и прочими устройствами.

Portable Document Format (PDF) — кроссплатформенный формат электронных документов (PDF-файл «работает» в любой операционной системе). Создан Adobe Systems с использованием ряда возможностей языка PostScript. В первую очередь предназначен для представления в электронном виде полиграфической продукции. Для просмотра можно использовать официальную бесплатную программу Adobe Reader, а также программы сторонних разработчиков. Один PDF-файл заменяет множество документов, так как формат позволяет внедрять в один файл необходимые шрифты, векторные и растровые изображения, формы и мультимедиа-вставки. В этом формате распространяется большое количество сопутствующей документации.

DjVu (от франц. dj vu — уже виденное) — графический формат, разработанный фирмой AT&T, оптимизированный для хранения отсканированных документов. Особое значение этот формат приобретает для переноса в сеть математической и вообще технической литератуы, где обилие схем и формул делает распознавание и перевод в текстовый формат практически невыполнимым. Формат быстро становится популярным в Интернете. Это особого рода архивный файл, в котором хранятся многостраничные изображения, которые можно смотреть, листать как книгу, напечатать и т.п. Формат DjVu позволяет сохранять текстовые документы и картинки с высоким качеством в файлы малого размера.

Суть технологии DjVu заключается в автоматическом разбиении изображения на несколько участков (например, текст, логотип фирмы и растровая фотография), для каждого из которых выбирается оптимальный для данного графического образа алгоритм сжатия.

Очень часто книги, руководства и другие многостраничные документы в Интернете можно встретить в формате DjVu. Для просмотра документов в этом формате необходимо установить средство для просмотра документов в формате DjVu (DjVu Control Browser Plug-in).

Так же можно использовать быструю и компактную программу для просмотра и печати DjVu-файлов — WinDjView. WinDjView поддерживает непрерывный и одностраничный режимы просмотра, закладки, гиперссылки, поиск по тексту, расширенные возможности печати, экспорт страниц в графический формат BMP, настройку яркости, контраста и гаммы. К тому же она имеет русский интерфейс и больше возможностей, чем названный выше плагин.

Одним из способов эффективной организации текстовой информации является гипертекстовая технология.

Гипертекст (нелинейный текст) — это организация текстовой информации, при которой текст, представляет собой множество фрагментов с явно указанными ассоциативными связями между этими фрагментами.

Основная идея гипертекстовых технологий состоит в том, что поиск документальной информации происходит с учетом множества взаимосвязей, имеющихся между документами, а значит, более эффективно, чем при традиционных методах поиска.

Доступ к информации осуществляется не путем последовательного просмотра текста, как в обычных информационно-поисковых системах, а путем движения от одного фрагмента к другому.

Создание гипертекста состоит, прежде всего, в формировании системы переходов от одного текстового фрагмента к другому (системы ссылок). В зависимости от типа гипертекстовой системы такая система может задаваться как разработчиками, так и пользователем в процессе работы с гипертекстом.

Движение в гипертекстовой сети, совершаемое в процессе чтения гипертекста, называется навигацией.

Структурно гипертекст состоит из информационного материала, тезауруса гипертекста, списка главных тем и алфавитного словаря.

Информационный материал подразделяется на информационные статьи, состоящие из заголовка статьи и текста. Заголовок содержит тему или наименование описываемого объекта. Информационная статья содержит традиционные определения и понятия, должна занимать одну панель и быть легко обозримой.

Текст, включаемый в информационную статью, может сопровождаться пояснениями, примерами, документами, объектами реального мира.

Тезаурус гипертекста — это автоматизированный словарь, отображающий семантические отношения между лексическими единицами дескрипторного информационно-поискового языка и предназначенный для поиска слов по их смысловому содержанию.

Список главных тем содержит заголовки всех справочных статей, для которых нет ссылок типа род — вид, часть — целое.

Алфавитный словарь включает в себя перечень наименований всех информационных статей в алфавитном порядке.

Гипертекстовые технологии широко используются в различных прикладных системах:

  • в настольных издательских системах — для создания документов большого объема со свойствами гипертекста;
  • в системах управления документами (СУД) — например, для сведения в один итоговый документ информации, содержащейся в разнородных документах;
  • в системах подготовки электронных документов, позволяющих составлять гипертекстовые документы с возможностью осуществления навигации.

Наиболее известным инструментом создания гипертекста остается система HyperCard, HyperStudio, SuperCard, QuickTime фирмы Apple для персональных компьютеров «Макинтош», Linkway - для IBM; из отечественных –FLEXIS.

Фирма Microsoft выпустила утилиту Microsoft Assistant for Word для создания и редактирования гипертекстовых документов на языке HyperText Markup Language (HTML) и конвертирования файлов WinWord в формат HTML.

Одним из перспективных направлений развития гипертекстовых систем является технология гипермедиа — соединение технологии гипертекста и технологии мультимедиа (интеграция текста, графики, звука, видео). С помощью этих средств создаются различные электронные издания — справочники, энциклопедии; разрабатываются обучающие программы.

HyperCard - первый продуманный и удобный авторский инструмент для работы с Multimedia, поскольку имеет аппарат ссылок на видео- и аудиоматериалы, цветную графику, текст с его озвучиванием.

  1. Технологии автоматизации расчетов

Множество задач, которые предстоит решать фирмам и предприятиям, носят учетно-аналитический характер и требуют табличной компоновки данных с подведением итогов по различным группам и разделам данных, например при составлении баланса, справок, финансовых отчетов и т.п. Для хранения и обработки информации, представленной в табличной форме используют электронные таблицы (ЭТ).

Электронная таблица - компьютерная программа, позволяющая проводить вычисления с данными, представленными в виде двумерных массивов, имитирующих бумажные таблицы.

Любая электронная таблица состоит из следующих элементов: заголовка таблицы, заголовка столбцов (шапки таблицы), информационной части (исходных и выходных данных, расположенных в соответствующих ячейках).

Основные типы данных, используемые в ЭТ:

  • числа, как в обычном, так и экспоненциальном формате;
  • текст – последовательность символов, состоящая из букв, цифр и пробелов;
  • формулы. Формулы должны начинаться со знака равенства, и могут включать в себя числа, имена ячеек, функции (математические, статистические, финансовые, текстовые, дата и время и т.д.) и знаки математических операций.

Процесс проектирования электронной таблицы состоит из следующих этапов:

  • формирования заголовка электронной таблицы;
  • ввода названий граф документа;
  • ввода исходных данных;
  • ввода расчетных формул;
  • форматирования электронной таблицы с целью придания ей профессионального вида;
  • подготовки к печати и ее печать.

При необходимости электронные таблицы могут сопровождаться различными пояснительными комментариями и диаграммами.

Программные средства для проектирования называют табличными процессорами.

Изначально табличные редакторы позволяли обрабатывать исключительно двухмерные таблицы, прежде всего с числовыми данными, но затем появились продукты, обладавшие помимо этого возможностью включать текстовые, графические и другие мультимедийные элементы. Они позволяют не только создавать таблицы, но и автоматизировать обработку табличных данных.

Кроме того, с помощью электронных таблиц можно выполнять различные экономические, бухгалтерские и инженерные расчеты, а также строить разного рода диаграммы, проводить сложный экономический анализ, моделировать и оптимизировать решение различных хозяйственных ситуаций и многое другое.

Функции табличных процессоров весьма разнообразны и включают:

  • создание и редактирование электронной таблицы;
  • оформление и печать электронной таблицы;
  • создание многотабличных документов, объединенных формулами;
  • построение диаграмм, их модификацию и решение экономических задач графическими методами;
  • работу с электронными таблицами как с базами данных (сортировка таблиц, выборка данных по запросам);
  • создание итоговых и сводных таблиц;
  • использование при построении таблиц информации из внешних баз данных;
  • решение экономических задач типа «что — если» путем подбора параметров;
  • решение оптимизационных задач;
  • статистическую обработку данных;
  • разработку макрокоманд, настройку среды под потребности пользователя и т.д.

Табличные процессоры различаются в основном набором выполняемых функций и удобством интерфейса.

Основное свойство электронных таблиц заключается в том, что при изменении содержания любых ячеек таблицы может происходить автоматическое изменение содержания во всех прочих ячейках, связанных с измененным соотношением, заданным математическим или логическими выражениями (формулами).

Особенность табличных процессоров состоит в том, что с их помощью можно не только вводить данные в ячейки таблицы, редактировать и форматировать их, но и применять формулы для описания связи между значениями, хранящимися в различных ячейках.

Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без проведения расчетов вручную или специального программирования. Их можно эффективно использовать, для: автоматической обработки зависящих друг от друга данных; автоматизации итоговых вычислений; создания сводных таблиц; ведения простых баз данных; обработки записей баз данных; совместной работы с экономическими или бухгалтерскими документами; подготовки табличных документов; построения диаграмм и графиков по имеющимся данным.

Современные табличные процессоры практически являются интегрированными системами, так как они содержат средства для работы с текстами, таблицами, графикой, а также различные дополнения для моделирования, анализа и прогнозирования.

На рынке программных продуктов наиболее популярными представителями этого класса являются табличные процессоры различных версий Lotus 1-2-3 фирмы Lotus Development Inc., Calc и Excel корпорации Microsoft.

Все они представляют собой компоненты соответствующих офисных пакетов – Lotus SmartSuit, Open Office.org, Microsoft Office.

Наибольшее признание получил табличный процессор Microsoft Excel. Функциональные возможности этого пакета позволяют широко его использовать для финансовой обработки данных, научных расчетов, инженерно-технических расчетов, автоматизации учетно-контрольной деятельности, эффективной обработки больших объемов информации, заданных в табличном виде.

Табличный процессор Microsoft Excel обеспечивает:

  • быстрое построение таблиц любой формы одноразового и многоразового пользования;
  • возможность обработки типов данных, таких как числа, даты, формулы;
  • возможен ввод текстовой и вставка графической информации;
  • поддержку форматов файлов самых разнообразных программных продуктов;
  • импорт и экспорт табличных данных из внешних баз данных;
  • возможность корректировки уже созданной таблицы;
  • использование большой библиотеки стандартных функций (математических, тригонометрических, статистических, бухгалтерских и др.);
  • возможность выбора цветового оформления таблицы, а также выбора различных шрифтов и стилей, включая автоформатирование;
  • импорт графических объектов в таблицу (поддержка OLE-технологии);
  • защиту таблицы от несанкционированного доступа;
  • средства формирования профессиональных отчетов, а также возможность использования форм Microsoft Access для этих целей;
  • наличие механизма мастеров, которые позволяют автоматизировать выполнение операций (мастер диаграмм, мастер функций);
  • представление таблицы в виде двух- и трехмерных графиков и диаграмм;
  • упорядочивание, удаление, копирование, нахождение по условию данных в таблице;
  • связку таблиц, т.е. автоматический перенос информации из одной таблицы в другую;
  • автоматизированную обработку таблиц с помощью макрокоманд; анализ структуры таблицы;
  • прогнозирование различных экономических процессов;
  • реализацию матричных и оптимизационных вычислений;
  • интеллектуальное реагирование на действия пользователя – система предугадывает действия пользователя и помогает выполнить их;
  • поддержку технологии drug-and-drop (перетащи и отпусти).

  1. Базы данных и СУБД

В настоящее время любой специалист, независимо от сферы деятельности, в той или иной мере занимается сбором и накоплением данных, их корректировкой и сортировкой, отбором, группировкой и представлением заинтересованным лицам. Для эффективного выполнения всех этих процедур информацию целесообразно хранить в организованном и структурированном виде, т.е. в виде баз данных.

База данных (БД) – это структурированный организованный набор данных, описывающий характеристики какой-либо физической или виртуальной системы.

Организация структуры БД формируется исходя из следующих соображений:

  • адекватность описываемому объекту/системе – на уровне концептуальной и логической модели;
  • удобство использования для ведения учёта и анализа данных – на уровне физической модели.

Для создания и манипулирования базой данных используется специализированная программа, называемая системой управления базой данных (СУБД).

Основные функции СУБД:

  • управление данными во внешней памяти (на дисках);
  • управление данными в оперативной памяти;
  • журнализация изменений и восстановление базы данных после сбоев;
  • поддержка языков БД (язык определения данных, язык манипулирования данными).

Характеристиками СУБД являются:

  • производительность;
  • обеспечение целостности данных на уровне базы данных;
  • обеспечение безопасности данных;
  • возможность работы в многопользовательском режиме;
  • возможность экспорта и импорта данных;
  • обеспечение доступа к данным с помощью SQL;
  • возможность составления запросов;
  • наличие инструментальных средств разработки прикладных программ.

Производительность СУБД оценивается:

  • временем выполнения запросов;
  • скоростью поиска информации;
  • временем импортирования базы данных из других форматов;
  • скоростью обновления операций (обновление, вставка, удаление);
  • временем генерации отчета.

По архитектуре организации хранения данных СУБД подразделяются на локальные (все части локальной СУБД размещаются на одном компьютере) и распределенные (части СУБД могут размещаться на двух и более компьютерах).

По способу доступа к базе данных СУБД разделяются на файл-серверные и клиент-серверные. Архитектура «файл-сервер» не имеет сетевого разделения компонентов диалога и использует компьютер для функции отображения, что облегчает построение графического интерфейса. «Файл-сервер» только извлекает данные из файлов, так что дополнительные пользователи добавляют лишь незначительную нагрузку на центральный процессор и каждый новый клиент добавляет вычислительную мощность сети. Минусом этой архитектуры является высокая загрузка сети при передаче данных.

На данный момент файл-серверные СУБД считаются устаревшими. Клиент-серверная СУБД позволяет обмениваться клиенту и серверу минимально необходимыми объёмами информации. При этом основная вычислительная нагрузка ложится на сервер. Клиент может выполнять функции предварительной обработки перед передачей информации серверу, но в основном его функции заключаются в организации доступа пользователя к серверу.

В большинстве случаев клиент-серверная СУБД менее требовательна к пропускной способности компьютерной сети, чем файл-серверная СУБД, особенно при выполнении операции поиска в базе данных по заданным пользователем параметрам, т.к. для поиска нет необходимости получать на клиент весь массив данных: клиент передаёт параметры запроса серверу, а сервер производит поиск по полученному запросу в локальной базе данных. Результат выполнения запроса, который обычно на несколько порядков меньше по объёму, чем весь массив данных, возвращается клиенту, который обеспечивает отображение результата пользователю.

Существуют следующие виды концептуальных и логических моделей баз данных: картотека, сетевая модель, иерархическая модель, реляционная модель, многомерная модель, объектная модель.

Картотека. Картотекой называется систематизированное хранилище информации, как правило, в форме карточек с некоторыми данными.

Встретиться с картотекой до сих пор можно, к примеру, в библиотеке: в виде картотеки зачастую представляется библиотечный каталог. Картотеками повсеместно пользовались до появления электронных баз данных, в настоящее время картотеки почти полностью вытеснены последними.

Иерархическая модель. Иерархическая модель базы данных состоит из объектов с указателями от родительских объектов к потомкам, соединяя вместе связанную информацию. Например, если иерархическая база данных содержит информацию о покупателях и заказах, то будет существовать родительский объект «покупатель» и дочерний объект «заказ».

Типичным (наиболее известным и распространенным) примером иерархической СУБД является Information Management System (IMS) фирмы IBM, первая версия которой появилась в 1968 году. Известны также Time-Shared Date Management System (TDMS) компании Development Corporation, Mark IV Multi-Access Retrieval System компании Control Data Corporation и некоторые другие.

Сетевая модель. Сетевые базы данных подобны иерархическим, за исключением того, что в них имеются указатели в обоих направлениях, которые соединяют родственную информацию. К основным понятиям сетевой модели базы данных относятся уровень, элемент (узел), связь.

Узел – это совокупность атрибутов данных, описывающих некоторый объект. В сетевой структуре каждый элемент может быть связан с любым другим элементом.

Несмотря на то, что эта модель решает некоторые проблемы, связанные с иерархической моделью, выполнение простых запросов остается достаточно сложным процессом. Также, поскольку логика процедуры выборки данных зависит от физической организации этих данных, то эта модель не является полностью независимой от приложения.

Реляционная модель. Реляционная база данных основана на реляционной модели, представляющей собой строгую формальную теорию.

Принципы реляционной модели были сформулированы в 1969-1970 годах доктором Эдгаром Коддом из компании IBM. Эта модель характеризуется простотой структуры данных, удобным для пользователя табличным представлением и возможностью использования формального аппарата алгебры отношений и реляционного исчисления для обработки данных.

Реляционная модель ориентирована на организацию данных в виде двумерных таблиц. Каждая из этих таблиц обладает следующими свойствами:

  • каждый элемент таблицы – один элемент данных;
  • все столбцы в таблице однородны, т.е. все элементы в столбце имеют одинаковый тип (числовой, символьный и т.д.);
  • каждый столбец имеет уникальное имя;
  • одинаковые строки в таблице отсутствуют;
  • порядок следования строк и столбцов может быть произвольным.

Многомерная модель. Многомерная модель рассматривает данные либо как факты с соответствующими численными параметрами, либо как текстовые измерения, которые характеризуют эти факты.

Многомерный подход возник практически одновременно и параллельно с реляционным, но только с середины 1990-х годов интерес к многомерным СУБД (МСУБД) начал приобретать всеобщий характер в связи с массовым появлением информационных систем, ориентированных на аналитическую обработку данных.

Объектная модель. В объектно-ориентированной БД данные оформлены в виде моделей объектов, включающих прикладные программы, которые управляются внешними событиями. Объектно-ориентированный подход представляет более совершенные средства для отображения реального мира, чем реляционная модель, т.к. обеспечивают естественное представление данных (в реляционной модели все отношения принадлежат одному уровню, в то время как объектную модель можно рассматривать послойно, на разных уровнях абстракции), и, кроме того, имеется возможность определения новых типов данных и операций с ними.

В то же время объектной модели присущ и ряд недостатков: отсутствуют мощные непроцедурные средства извлечения объектов из базы, а вместо декларативных средств ограничений целостности приходится писать процедурный код. Последнее является основной причиной того, что СУБД, использующие объектную модель, пока уступают по распространенности реляционным СУБД. Примеры объектных СУБД: IBM Lotus Notes/Domino, Jasmine, ObjectStore.

Наиболее доступной и популярной СУБД является MS Access. Access предназначена для создания и обслуживания реляционных баз данных (вся информация в них организуется в виде таблицы или нескольких взаимосвязанных таблиц). Access предоставляет пользователям широкие возможности по обработке данных и их совместному использованию. Можно вводить в базу новые данные, сортировать и отбирать их по каким-либо признакам, определять итоговые значения, удалять и копировать данные, выводить их на экран или на принтер.

Программа полностью интегрирована с другими компонентами пакета MS Office, что обеспечивает свободный обмен данными с Word, Excel, PowerPoint. Программа позволяет защищать базы данных от несанкционированного доступа, предоставляя разным пользователям разные права по их просмотру и корректировке.

  1. Технологии обработки графической информации

Современные компьютеры все шире применяются для построения изображений (рисунков), используемых в научных исследованиях, для наглядного представления результатов, в конструкторских разработках, тренажерах, компьютерных играх, в инженерном, издательском, рекламном деле и других областях.

Различают следующие типы компьютерной графики:

  • растровая;
  • векторная;
  • фрактальная;
  • трехмерная (3D — threedimensional).

По цветности различают:

  • черно-белая графика;
  • цветную компьютерная графика.

По областям применения:

  • инженерная;
  • научная;
  • деловая;
  • игровая (развлекательная);
  • компьютерная полиграфия и т.д.

В растровой графике изображение строится как множество точек, так называемых пикселей.

Пиксель (сокращение от слов picture cell — элемент изображения) представляет собой единицу измерения разрешения экрана (монитора) или печатного изображения и соответствует отдельной светящейся точке, цветом и яркостью которой можно управлять.

Растровые изображения очень чувствительны к масштабированию (увеличению или уменьшению). При уменьшении растрового изображения несколько соседних точек преобразуются в одну, поэтому теряется разборчивость мелких деталей изображения. При увеличении – увеличивается размер каждой точки и появляется ступенчатый эффект.

Достоинствами растровой графики являются:

  • простота и техническая реализуемость (существует развитая система внешних устройств для ввода фотографий, слайдов, рисунков, цифровых фотоаппаратов);
  • фотореалистичность (можно получать живописные эффекты, создавать глубину и нерезкую размытость, акварельность и т.д.);
  • способность восстанавливать старые фотографии, ретушировать фотоснимки, устранять дефекты изображения, создавать различные визуальные эффекты (тени, наплывы, туман и т.д.).

Недостатки растровой графики:

  • для хранения растровых изображений требуется большой объем памяти;
  • растровые изображения имеют очень ограниченные возможности при масштабировании, вращении и других преобразованиях.

В векторной графике базовым элементом изображения является линия и все изображения состоят из простых объектов – прямых линий, дуг, окружностей, эллипсов, прямоугольников, областей однотонного или изменяющегося цвета (заполнителей), называемых примитивами.

Линия — элементарный, простейший объект векторной графики. Простейшие объекты могут объединяться в более сложные, например, плоские и объемные фигуры. Векторная графика позволяет легко увеличивать изображение или его фрагменты.

Векторная графика мало пригодна для создания художественных изображений и обычно применяется в оформительских, чертежных, проектно-конструкторских работах, системах автоматизированного проектирования и аналогичных приложениях.

Достоинством векторной графики является большая экономия дискового пространства по сравнению с растровой. Это происходит потому, что хранится не само изображение, а некоторые основные данные, используя которые это изображение можно воспроизвести. Важным преимуществом векторной графики является развитие средств интеграции изображений и текста, единый подход к ним, и как следствие, возможность создания конечного продукта.

Однако, векторная графика ограничена в получении изображения фотографического качества, а также векторные изображения иногда не печатаются или выглядят на бумаге не так, как хотелось бы.

Фрактальная графика, как и векторная, также вычисляемая, но в памяти компьютера не сохраняются никакие объекты, кроме их формул. Изображение строится согласно уравнению или системе уравнений. Меняя коэффициенты (параметры) уравнений, можно получить другое изображение. Характерная особенность фрактальной графики — наследование свойств.

Трехмерная графика широко применяется в таких областях, как научные расчеты, инженерное проектирование, моделирование физических процессов и технических объектов, а также в обучающих системах и «индустрии развлечений (игр)». Для создания модели трехмерного объекта используются геометрические примитивы (куб, параллелепипед, шар, эллипсоид, конус и др.) и гладкие поверхности, описываемые кусочно-гладкими бикубическими полиномами. Вид поверхности задается сеткой расположенных в пространстве опорных точек. Участки поверхности между опорными точками — границы объекта, которые обладают различными свойствами и могут быть гладкими, шероховатыми, прозрачными, непрозрачными, зеркальными и т.п. В соответствии с этими свойствами поверхности закрашиваются тем или иным способом. Движение объектов и анимация воспроизводятся движением геометрических примитивов и опорных точек по заданным законам.

В компьютерной графике применяют, по меньшей мере, три десятка форматов файлов для хранения изображений. Но лишь часть из них стала стандартом и применяется в подавляющем большинстве программ.

TIFF (Tagged Image File Format). Предназначен для хранения растровых изображений высокого качества. Относится к числу широко распространенных, отличается переносимостью между платформами, обеспечен поддержкой со стороны большинства графических, верстальных, дизайнерских программ. Предусматривает широкий диапазон цветового охвата.

PSD (PhotoShop Document). Собственный формат программы Adobe Photoshop, один из наиболее мощных по возможностям хранения растровой графической информации. Основной недостаток – отсутствие эффективного алгоритма сжатия информации, что приводит к большому объему файлов.

Windows Bitmap. Формат хранения растровых изображений в операционной системе Windows (расширение *.BMP). Поддерживается всеми приложениями, работающими в этой среде.

JPEG (Joint Photographic Experts Group). Формат предназначен для хранения растровых изображений. Позволяет регулировать соотношение между степенью сжатия файла и качеством изображения. Рекомендуется использовать только для электронных публикаций, так как применяемые методы сжатия основаны на удалении «избыточной» информации.

GIF (Graphics Interchange Format). Стандартизован в 1987году как средство хранения сжатых изображений с фиксированным (256) количеством цветов. Получил популярность в Интернете благодаря высокой степени сжатия. Ограниченные возможности по количеству цветов обусловливают его применение исключительно в электронных публикациях.

WMF (Windows MetaFile). Формат хранения векторных изображений системы Windows. Поддерживается всеми приложениями этой системы. Однако отсутствие средств для работы со стандартизированными цветовыми палитрами, принятыми в полиграфии, и другие недостатки ограничивают его применение.

PDF (Portable Document Format). Формат описания документов, разработанный фирмой Adobe (расширение .PDF). Позволяет обеспечить эффективное представление изображений. Формат является аппаратно-независимым, поэтому вывод изображений допустим на любых устройствах. Мощный алгоритм сжатия со средствами управления итоговым разрешением изображения обеспечивает компактность файлов при высоком качестве изображений.

Для работы с графической информацией предназначены компьютерные программы - графические редакторы.

Графический редактор – это программное обеспечение ЭВМ, которое используется для создания, редактирования, хранения и вывода графических изображений.

Среди растровых редакторов очень популярен и относительно прост однооконный редактор Paint. Редактор Paint представляет собой OLE-сервер, и созданные в нем изображения можно вставлять в документы таких универсальных приложений Windows, как Ms Word, Ms Excel, Ms PowerPoint и даже в базы данных Ms Access. Для создания и редактирования изображений Paint представляет богатый набор инструментов (палитры цветов, кисть, распылитель, ластики для стирания, «карандаши», ножницы для вырезания фрагментов) и средств работы с этими инструментами. Paint позволяет создавать довольно сложные черно-белые или цветные рисунки, схемы, чертежи, хотя и не обладающие высокими художественными или инженерно-техническими качествами. В силу своей простоты и доступности Paint часто используется в качестве первой ступени при обучении и при овладении более сложными средствами компьютерной графики.

К графическим редакторам данного типа относится также популярный редактор Adobe Photoshop. Из множества средств обработки изображений следует отметить такие средства, как:

  • улучшение яркости и контраста;
  • повышение четкости;
  • цветовая коррекция (изменение яркости и контрастности в различных цветовых каналах);
  • отмывка (изменение яркости фрагментов);
  • обтравка (вырезание отдельных фрагментов и их последующее улучшение с возвратом, «вклеиванием», на прежнее место);
  • набивка (восстановление утраченных элементов изображения путем копирования сохранившихся фрагментов);
  • растушевка (сглаживание границ);
  • монтаж (компоновка изображения из фрагментов одного или нескольких изображений).
  • фильтры — программные средства преобразования изображений с целью улучшения их качества или художественной выразительности. С помощью фильтров можно повысить четкость изображения, придать фотографии вид карандашного или угольного рисунка, барельефа, гравюры, мозаики, выполнить стилизацию изображения.

Для работы с векторной графикой используют редакторы Adobe Illustrator, Corel Draw.

Corel Draw позволяет создавать простые графические примитивы: прямоугольники, овалы, спирали, многоугольники. Corel Draw содержит инструменты автоматического проставления размеров для подготовки чертежей. К полученным объектам можно применить заливку в виде сплошного цвета, цветового перехода (иначе градиента), текстурной или растровой заливки. На объекты можно использовать различные эффекты: тень, прозрачность, объемное выдавливание, многократное повторение контуров, переходы между объектами. Кроме этого, можно задавать обводку объектов с помощью специальных кистей, имитирующих рисование от руки, создающих орнаменты или произвольно рассеиваемые комбинации объектов. Комбинируя эти эффекты, можно добиваться самых невероятных коллажей в программе.

Corel Draw работает с многостраничными документами, использует слои, удобно организован выбор цвета, есть функции поиска и замены объектов по различным условиям, в том числе и смена цвета из одной системы в другую.

Еще одним достоинством Corel Draw считается широкая поддержка файловых форматов, как векторных, так и растровых. Программа уверенно читает файлы Adobe Illustrator и Adobe Photoshop.

Adobe Illustrator ориентирован на работу «с нуля». Сильной стороной пакета является создание и редактирование кривых. Основной упор — работа с узлами и сегментами кривых. Геометрические фигуры, создаваемые в пакете, сразу являются кривыми и готовы к немедленному использованию, в отличие от интерактивных объектов Corel Draw.

  1. Мультимедийные технологии

Появление систем мультимедиа, безусловно, производит революционные изменения в таких областях, как образование, компьютерный тренинг, во многих сферах профессиональной деятельности, науки, искусства, в компьютерных играх и т.д.

Мультимедиа (multimedia) – это современная компьютерная информационная технология, позволяющая объединить в компьютерной системе текст, звук, видеоизображение, графическое изображение и анимацию (мультипликацию).

Выделяют три основные принципа мультимедиа:

  • представление информации с помощью комбинации множества воспринимаемых человеком сред;
  • наличие нескольких сюжетных линий в содержании продукта;
  • художественный дизайн интерфейса и средств навигации.

Несомненным достоинством и особенностью технологии являются следующие возможности мультимедиа, которые активно используются в представлении информации:

  • возможность хранения большого объема самой разной информации на одном носителе (до 20 томов авторского текста, около 2000 и более высококачественных изображений, 30-45 минут видеозаписи, до 7 часов звука);
  • возможность увеличения (детализации) на экране изображения или его наиболее интересных фрагментов, иногда в двадцатикратном увеличении (режим «лупа») при сохранении качества изображения;
  • возможность сравнения изображения и обработки его разнообразными программными средствами с научно- исследовательскими или познавательными целями;
  • возможность выделения в сопровождающем изображение текстовом или другом визуальном материале «горячих слов (областей)», по которым осуществляется немедленное получение справочной или любой другой пояснительной (в том числе визуальной) информации (технологии гипертекста и гипермедиа);
  • возможность осуществления непрерывного музыкального или любого другого аудиосопровождения, соответствующего статичному или динамичному визуальному ряду;
  • возможность использования видеофрагментов из фильмов, видеозаписей и т.д., функции «стоп-кадра», покадрового «пролистывания» видеозаписи;
  • возможность включения в содержание диска баз данных, методик обработки образов, анимации и т.д.;
  • возможность подключения к глобальной сети Internet;
  • возможность работы с различными приложениями (текстовыми, графическими и звуковыми редакторами, картографической информацией);
  • возможность создания собственных «галерей» (выборок) из представляемой в продукте информации;
  • возможность «запоминания пройденного пути» и создания «закладок» на заинтересовавшей экранной «странице»;
  • возможность автоматического просмотра всего содержания продукта («слайд-шоу») или создания анимированного и озвученного «путеводителя-гида» по продукту («говорящей и показывающей инструкции пользователя»), включение в состав продукта игровых компонентов с информационными составляющими;
  • возможность «свободной» навигации по информации и выхода в основное меню, на полное оглавление или вовсе из программы в любой точке продукта.

Основными целями применения продуктов, созданных с использованием мультимедиа технологий, являются:

  • популяризаторская и развлекательная (используются в качестве домашних библиотек по искусству или литературе);
  • научно-просветительская или образовательная (используются в качестве методических пособий);
  • научно-исследовательская (используются в качестве одного из наиболее совершенных носителей и "хранилищ" информации).

Мультимедиа может быть классифицирована на две основные группы:

  • линейная. Аналогом линейного способа представления является кино. Человек, просматривающий данный документ, никаким образом не может повлиять на его вывод.
  • нелинейная. Нелинейный способ представления информации позволяет человеку участвовать в выводе информации, взаимодействуя каким-либо образом со средством отображения мультимедийных данных.

Для создания мультимедиа-файлов используют различные типы данных:

  • статические элементы: текст, графика;
  • динамические элементы: видео-, аудио- и анимационные последовательности.

Одним из типов мультимедийных проектов являются компьютерные презентации. Презентации часто применяются в целях рекламы, для сопровождения устных выступлений на совещаниях и конференциях, а также на занятиях в процессе объяснения нового материала.

Электронная презентация представляет собой последовательность слайдов, содержащих мультимедийные объекты.

Слайды – это кадры презентации, где размещается заголовок, текст, графика, диаграммы и таблицы. Демонстрацию слайдов могут сопровождать спецэффекты или эффекты анимации (например, постепенное появление текстовых фраз на экране).

Этапы разработки презентации:

  • подбор материала;
  • создание комплекта слайдов;
  • редактирование и сортировка слайдов;
  • установка гиперссылок;
  • анимация объектов на слайдах (эффекты анимации);
  • настройка показа презентации (анимация смены слайдов, смена слайдов по щелчку или через указанное время и т.д.)

Широкую известность получило приложение Microsoft PowerPoint, с помощью которого можно легко разработать красочный мультимедиа проект.

Программа PowerPoint – это очень мощный инструмент для создания презентаций, и одновременно проста в использовании.

Оформление слайда в PowerPoint условно можно разбить на три этапа:

  • этап разметки слайда предполагает выбор макета размещения на слайде содержимого (заголовка, текста, объектов). Под объектами подразумеваются изображения, видеофайлы, аудиоролики, диаграммы, а также объекты, доступные для интегрирования. Программа уже содержит большое количество встроенных макетов;
  • дизайн слайда, изменить который можно выбором из имеющихся в данной программе шаблонов оформления.
  • выбор цветовой схемы.

При создании презентации в PowerPoint возможно использовать не только текст, рисунки, таблицы и диаграммы, а также придавать интерактивность презентациям, путем добавления гиперссылок как внутри файла, так и на внешние источники. Они очень удобны при работе с презентациями больших размеров со сложной схемой, где необходим переход по слайдам в определенном порядке, а не по очереди.

Для большей наглядности в презентациях используется анимация. Там, где анимации недостаточно, можно встроить видеоролики. Можно использовать звукозапись и включить аудиоролик в готовую презентацию.

В PowerPoint можно интегрировать различные объекты совместимых с ним приложений. К примеру можно вставить лист MicrosoftExcel или WindowsMediaPlayer.

PowerPoint имеет собственный инструмент звукозаписи, получения видео с видеокамеры, получения изображения со сканера или фотокамеры. Собственные инструменты рисования, бесчисленное количество графических клипов и шаблонов.


  1. Коммуникационные технологии в офисе
    1. Технологии связи

Канал связи – это технические средства, позволяющие осуществлять передачу данных на расстоянии.

Сам процесс передачи информации всегда двухсторонний: есть источник и приемник информации. Источник передает (отправляет) информацию, а приемник ее принимает (воспринимает). Связующим звеном между источником и приемником выступает канал связи.

Передача информации может осуществляться:

  • при непосредственном разговоре между людьми;
  • через переписку, с помощью технических средств связи.

Телекоммуникации – обмен информацией на расстоянии с помощью средств связи.

Компьютерные телекоммуникации – обмен информацией на расстоянии с помощью компьютера.

Компьютерные каналы связи классифицируются по нескольким признакам.

По способу кодирования:

  • цифровые;
  • аналоговые.

По способу коммуникации:

  • выделенные (постоянное соединение);
  • коммутируемые (временное соединение).

По способу передачи сигнала:

  • проводные;
  • оптические;
  • радиоканалы.

Основные характеристики каналов связи:

  • скорость передачи данных – объем передаваемой информации за единицу времени;
  • надежность – способность передавать информацию без искажений и потерь;
  • стоимость;
  • резервы развития (расширяемость).

Выделяют два типа каналов связи:

  • симплексные каналы связи – это каналы связи, в которых информация передается только в одном направлении.
  • дуплексные каналы связи – это каналы связи, в которых информация передается в двух направлениях, причем одновременно могут передаваться несколько сообщений.

К средствам связи относятся средства и системы телефонной, телеграфной связи, факсимильной передачи информации, электронная почта.

Телефонный аппарат служит для передачи и приема речевой информации. Обычно состоит из двух основных частей: коммутационно-вызывной, предназначенной для соединения и разъединения абонентов, и разговорной, обеспечивающей прием и передачу речи.

Телефонный аппарат - одно из технических средств связи, имеющее в настоящее время особую общественную значимость и наиболее широкое из всех средств связи распространение. Это обусловлено тем, что посредством телефонной связи человек реализует самую естественную форму обмена информацией - речевой диалог.

В настоящее время в телефонных аппаратах широко применяются специализированные большие интегральные схемы функционального назначения, а также микропроцессорные системы, обеспечивающие автономное получение широкого спектра дополнительных возможностей и превращающие телефонный аппарат в многофункциональное абонентское телефонное устройство.

Наряду с телефонной сетью существуют и успешно эксплуатируются телеграфные сети, к числу которых относятся:

  • внутригосударственная сеть общего пользования для передачи телеграмм между отделениями телеграфной связи;
  • внутригосударственная сеть, предназначенная для телеграфной связи между различными предприятиями и организациями;
  • международная сеть телеграфной связи общего пользования между отделениями связи нашей страны и зарубежных стран;
  • международная телеграфная сеть для передачи сообщений между предприятиями и организациями во всём мире TELEX – teleprinter exchange service.

Наличие факсимильного аппарата (факса) - обязательный атрибут любой фирмы.

Под факсимильной связью понимают метод передачи на расстоянии графической и буквенно-цифровой информации, а такие рукописных сообщений с воспроизведением на принимающем устройстве в форме, аналогичной переданной.

Схема коммутации и соединения абонентов факсимильной связи осуществляется таким же образом, как и при обычной телефонии.

Факсимильный аппарат содержит телефон, устройство считывания и воспроизведения оптического изображения и ряд вспомогательных узлов, расположенных в одном корпусе.

Система, обеспечивающая электронную передачу обычного текста, чертежей, фотографий, сканирует документ на передающей стороне, преобразует информацию в форму, пригодную для передачи по имеющемуся каналу связи, и формирует на бумажном носителе на принимающей стороне дубликата – факсимиле - исходного документа.

Системы транспортировки сообщений между людьми с помощью компьютеров очень часто называют системами электронной почты. В электронной почте транспортная служба имеет дело с файлами, обрабатываемыми компьютерами, а не с бумагой, транспортируемой с помощью различных физических средств, как это делается в классических почтовых системах.

Высокая скорость передачи информации и надежность (при относительно низкой стоимости услуг) позволяют электронной почте качественно изменить роль почтовой коммуникации. Возникновению электронной почты способствовало также увеличение объема деловой переписки и широкое внедрение в делопроизводство оборудования для автоматизации подготовки и обработки документов. Пересылаемая по электронной почте информация называется сообщением или письмом.

  1. Электронные органайзеры

Электронный органайзер представляет собой прикладную компьютерную программу, предназначенную для сбора и хранения данных пользователя с возможностью поиска по занесенной в нее информации.

Данное программное обеспечение помогает организовать рабочее время и отслеживать необходимые пользователю события, а также позволяет ставить задачи и осуществлять контроль над их исполнением.

Программы-органайзеры не требуют повышенных требований к компьютеру. Для работы с этими приложениями подходит обычный офисный компьютер, не обладающий высокой мощностью и большими объемами памяти. Однако не все программы-органайзеры способны работать на любой операционной системе и лишь некоторые продукты имеют мультиплатфоменные версии.

Среди функций программ-органайзеров можно выделить следующие:

  • календарь;
  • менеджер контактов (пользовательская адресно-телефонная книга);
  • записная книжка;
  • учет событий, привязанных к определенной дате и времени (например, праздники или встречи);
  • планировщик задач для контроля их самостоятельного или стороннего выполнения;
  • будильники и сервисы напоминания о событиях, заданных пользователем;
  • возможность работы с электронной почтой.

Электронные органайзеры можно условно разделить на несколько групп:

  • платные;
  • условно бесплатные (представляет собой версию платной программы с определенным временным ограничением на ее бесплатное использование);
  • бесплатные программы.

Бесплатные органайзеры можно свободно скачать из интернета. Их основное преимущество - это отсутствие платы за использование. Данный вид софта представляет собой программы с небольшим, как правило, набором функций. Бесплатных электронных органайзеров в сети Интернет можно найти достаточно много. Вот некоторые из них:

TaskPrompt - это небольшой и функциональный бесплатный органайзер. Он позволяет разделять добавленные задания по категориям и распределять их по уровням важности: срочные для выполнения, минутные, часовые, ежедневные, еженедельные, ежемесячные, ежегодные и годовые или запланированные. В программе также предусмотрена возможность распечатки готовых календарей.

EssentialPIM Free - это бесплатный менеджер персональных данных (ежедневник), работающий в режиме планировщика с удобным доступом к древовидной структуре сохраненной информации. Программа имеет удобный в использовании интерфейс, позволяет сортировать задачи по времени и важности. Кроме того, данная программа интегрируется с MS Outlook/Outlook Express, имеет записную книжку, генерирует отчеты в форматах HTML. EssentialPIM, способен обрабатывать неограниченное количество папок и заметок. С его помощью можно вставлять в записи картинки, таблицы и любой форматированный текст. Программа также имеет встроенный поиск, возможность распечатки выбранных записок, работает с массивами контактов.

Mozilla Sunbird - это органайзер от создателей популярного браузера Mozilla - представляет собой многоплатформенный планировщик-календарь. Программа оснащена многими полезными функциями, в том числе, это планирование различных событий, просмотр текущих дел, напоминание по времени и т.д. Mozilla Sunbird позволяет редактировать и просматривать внесенные данные за определенный день (при этом время расписано по часам), неделю или месяц. Предусмотрена возможность коллективной работы с этой утилитой через http-протокол. Mozilla Sunbird имеет возможность встраиваться в браузеры Mozilla и Firefox, а также в почтовый клиент Thunderbird.

Платные органайзеры предоставляют пользователям более широкие функциональные возможности.

LeaderTask - это деловой органайзер для планирования задач, встреч, управления проектами и сотрудниками. LeaderTask содержит все необходимые функции для делового человека. Он включает в себя ежедневник, планировщик задач, контейнер файлов, хранитель паролей, персональный информационный менеджер, календарь, адресную книгу. Кроме того, этот органайзер позволяет распределять задачи внутри офиса, фильтровать задачи, пользоваться заготовленными шаблонами, резервировать данные.

Exiland Assistant представляет собой не просто планировщик задач или ежедневник. Кроме функций классического органайзера, он имеет возможность хранения контактов людей и предприятий, заметок (статей, документов, паролей, рецептов и т.п.), ссылок интернета, событий, праздников, юбилеев. Этот электронный ежедневник содержит удобный планировщик задач с "напоминалкой". Каждый контакт может сопровождаться такой информацией как Ф.И.О, адрес, телефон, фото, e-mail, адрес сайта, дата рождения, увлечения, паспортные данные, события и т.д. Каждому предприятию можно присвоить название, адрес, тел, e-mail, web-сайт, часы работы, филиалы, данные о контактных лицах и их должности, банковские реквизиты, ссылку на прайс-лист и т.п.

WinOrganizer - персональный информационный менеджер с древовидной структурой хранения данных, включающий в себя объединенные в одно целое планировщик, записную и адресную книги. Записная книжка - представляет собой неплохой текстовой редактор, функциями поиска и замены, форматированием параграфов и вставкой изображений в текст. Адресная книга поддерживает шаблоны и настраиваемые поля для каждого контакта, а также автораспознавание телефонных номеров и возможность набора номера. Кроме того, есть опция, как дополнение программы разнообразными базами.

Active Desktop Calendar - красивый и многофункциональный интерактивный календарь. Данная программа показывает на рабочем столе компьютера календарь, а также заметки и запланированные на текущий день задания. Кроме этого, программа показывает напоминания для запланированных событий.Программа поддерживает Google Calendar и Microsoft Outlook.

Отдельный тип органайзеров представляет собой онлайн-органайзеры. Они отличаются от обычной программы органайзера тем, что не устанавливаются на локальном компьютере, на рабочем месте. Онлайн-органайзеры устанавливаются на сервере в сети интернет, и предоставляют доступ к своим сервисам и объектам с любого компьютера, подключенного к интернет.

Онлайн-органайзер обладают такими же функциями, что и обычные компьютерные программы-органайзеры.

Недостатком онлайн-органайзера является необходимость подключения к интернету для работы с ним. Их основной плюс прямопротивоположен минусу: пользователь сможет планировать свои дела, находясь в любом месте, где есть интернет.

InternetSputnik. Данный ресурс предоставляет основной набор необходимых для органайзера функций. Кроме того, InternetSputnik позволяет хранить закладки на нужные веб-страницы.

Программы-органайзеры можно подразделить еще и по основным функциям: существуют программы, основной задачей которой является напоминания о важных делах, другие органайзеры специализируются на работе с контактами пользователя, некоторые программы созданы для учета личных финансов, а функции записной книжки, планировщика в них работают как дополнительные.

В целом электронные органайзеры для персонального компьютера являются достаточно эффективным средством управлением собственным рабочим процессом.

  1. Интернет-технологии

Компьютерная сеть представляет собой совокупность компьютеров, объединенных средствами передачи данных.

Все известные компьютерные сети по организационному признаку и предоставляемому пользователю множеству возможностей для использования информационных ресурсов можно классифицировать следующим образом:

  • локальные вычислительные сети;
  • сеть Internet (Интернет);
  • корпоративные сети Intranet (Интранет);
  • сети электронных досок объявлений (сети BBS);
  • компьютерные сети на основе FTN-технологий.

С появлением микро ЭВМ и персональных ЭВМ возникли локальные вычислительные сети. Они позволили поднять на качественно новую ступень управление производственным объектом, повысить эффективность использования ЭВМ, улучшить качество обрабатываемой информации, реализовать безбумажную технологию, создать новые технологии.

Локальная вычислительная сеть – компьютерная сеть для ограниченного круга пользователей, объединяющая компьютеры в одном помещении или в рамках одного предприятия.

Локальная вычислительная сеть (ЛВС) - это совокупность технических средств (компьютеров, кабелей, сетевых адаптеров и др.), работающих под управлением сетевой операционной системы и прикладного программного обеспечения.

По назначению (характеру реализуемых функций) ЛВС их можно разделить на следующие категории:

  • вычислительные, выполняющие преимущественно расчетные работы;
  • информационно-вычислительные, кроме расчетных выполняющие работу по информационному обслуживанию пользователей;
  • информационные, выполняющие в основном информационное обслуживание пользователей (создание и оформление документов, доставку пользователю директивной, текущей, справочной и другой нужной ему информации);
  • информационно-поисковые - разновидность информационных, специализирующуюся на поиске информации в сетевых хранилищах по нужной пользователю тематике;
  • информационно-советующие, обрабатывающие текущую организационную, техническую и технологическую информацию и вырабатывающие результирующую информацию для поддержки принятия пользователем правильных решений;
  • информационно-управляющие, обрабатывающие текущую техническую и технологическую информацию и вырабатывающие результирующую информацию, на базе которой автоматически вырабатываются воздействия на управляемую систему и т. д.

По количеству подключенных к сети компьютеров сети можно разделить на:

  • малые, объединяющие до 10-15 машин;
  • средние - до 50 машин;
  • большие - свыше 50 машин.

По территориальной расположенности ЛВС делятся на:

  • компактно размещенные (все компьютеры расположены в одном помещении);
  • распределенные (компьютеры сети размещены в разных помещениях).

По пропускной способности ЛВС делятся на три группы:

  • ЛВС с малой пропускной способностью (скорости передачи данных в пределах до десятка мегабит в секунду), использующие чаще всего в качестве каналов связи тонкий коаксиальный кабель или витую пару;
  • ЛВС со средней пропускной способностью (скорости передачи данных несколько десятков мегабит в секунду), использующие чаще всего в качестве каналов связи толстый коаксиальный кабель или экранированную витую пару;
  • ЛВС с большой пропускной способностью (скорости передачи данных сотни и даже тысячи мегабит в секунду), использующие чаще всего в качестве каналов связи волоконно-оптические кабели.

Объединение компьютеров в ЛВС обеспечивает решение задач коллективной работы с информацией.

  • разделение файлов. ЛВС позволяет многим пользователям одновременно работать с одним файлом, хранящимся на центральном файл-сервере;
  • передача файлов. ЛВС позволяет быстро и надежно копировать файлы любого размера с одной машины на другую;
  • доступ к информации и файлам. ЛВС позволяет запускать прикладные программы с любой из рабочих станций, где бы она ни была расположена;
  • разделение прикладных программ и баз данных. ЛВС позволяет двум пользователям использовать одну и ту же копию программы. При этом, конечно, они не могут одновременно редактировать один и тот же документ или запись в базе данных;
  • одновременный ввод данных в прикладные программы. Сетевые прикладные программы позволяют нескольким пользователям одновременно вводить данные, необходимые для работы этих программ;
  • разделение принтера или другого технического устройства. ЛВС позволяет нескольким пользователям на различных рабочих станциях совместно использовать один или несколько принтеров или других устройств.
  • электронная почта. Пользовать может использовать ЛВС как почтовую службу и рассылать служебные записки, доклады, сообщения другим пользователям.

Сеть Интернет, ее развитие сегодня идет очень быстрыми темпами. С каждым днем все больше людей становятся активными пользователями Сети – ищут необходимую информацию, делают покупки, общаются, используют как средство получения дополнительного или основного дохода.

Разработка Web-сайта компании в настоящее время является необходимым условием успешного ее функционирования. Наличие сайта нужно не только для того, чтобы заявить о себе миру. Всемирная паутина – огромное мощное средство коммуникации, воздействия и удовлетворения потребностей.

Преимущества использования компанией сайта очевидны:

  • компания получает возможность самостоятельно создать структуру и наполнение своего сайта таким образом, чтобы они максимально соответствовали маркетинговой политике фирме и запросам ее целевой аудитории, и не допускать проникновения на него сторонней информации, способной отвлечь пользователя или создать у него неправильное представление о компании;
  • компания получает возможность использовать широкий набор программного обеспечения, в том числе, и необходимого для организации полноценного электронного магазина. Это увеличивает функциональность интернет-представительства и позволяет более эффективно взаимодействовать с целевой аудиторией.

Целью разработки представительства фирмы является использование среды Интернет как удобного средства коммуникаций между фирмой и потенциальными клиентами.

Выделяют следующие задачи разработки представительства фирмы:

  • формирование имиджа (наличие представительства является дополнительным свидетельством устойчивости и надежности фирмы);
  • продвижение торговой марки;
  • предоставление информации о продукции, услугах и ценах для клиентов и дилеров, развитие и поддержка дилерской сети;
  • реклама;
  • обеспечение обратной связи с клиентами.

Основными факторами, влияющими на эффективность, являются содержание, структура Web-сайта, новизна информации на нем, ее достоверность, уникальность стиля Web-сайта.

Содержание Web-сайта определяет, есть ли на нем интересная, заслуживающая внимания информация.

Структура Web-сайта должна быть понятна каждому посетителю. Имея перед глазами документ, пользователь интуитивно должен представлять себе способ получения другой информации Web-сайта.

Новизна информации на Web-сайте оказывает сильное влияние на его эффективность. Если информация не обновляется, то после второго посещения сайт перестанет быть интересным. Информацию необходимо обновлять, а старую - переносить в архив. Доступной должна быть и старая, и новая информация.

Достоверность информации определяет авторитетность сайта. Размещать на сайте нужно только проверенные материалы, не содержащие ошибок. Каждый документ на сайте должен иметь конкретного автора - с именем, рабочим адресом, телефоном и электронной почтой, включенными в документ или вынесенными на отдельную страницу с обязательной гипертекстовой ссылкой на нее. Этим подтверждается, что есть человек, который несет ответственность за публикуемые материалы.

Стиль Web-сайта должен быть уникальным. Сайт должен быть всегда узнаваемым, независимо от того, виден на экране логотип, или нет. Стиль создается различными способами, в том числе - манерой изложения информации.

Учесть эти факторы можно лишь при строгом соблюдении технологии проектирования представительства, которая предусматривает выполнение следующего состава работ по проектированию Web-представительства:

  • осознание цели разработки Web-представительства. Целью создания может быть некомерческая деятельность или получение прибыли;
  • фиксация внешних условий, в которых будет функционировать представительство. Они определяют, кто будет основным посетителем сайта; какие источники информации являются «своими» для типичного посетителя, стиль изложения материала в этих источниках, психологические особенности типичного посетителя (пол, возраст, сфера интересов, интеллектуальное развитие, мотивы деятельности, и др.);
  • концептуальное проектирование Web-представительства. В результате концептуального проектирования прорабатываются следующие вопросы: структура и состав информации на сайте, способы привлечения внимания клиентов, способы удержания внимания посетителей сайта, способы повторного привлечения на сайт; стиль сайта;
  • выбор средств создания Web-сайта (выбор программных средств и технического обеспечения);
  • разработка структуры сайта, конструирование Web-страниц. Каждая Web- страница является программным модулем, может включать другие программные модули, которые могут располагаться на той же Web-странице, или в других файлах. При разработке структуры их взаимосвязь отображается на схеме взаимосвязи программных модулей и информационных файлов.

Информационная структура сайта отображается в виде схемы, содержащей состав Web-страниц и их связи с используемыми на этих страницах информационными файлами.

Характеристика нормативно-справочной, входной, оперативной и результатной информации при разработке структуры сайта даются в виде таблиц, содержащих реквизиты документов с их характеристиками.

  • информационное наполнение Web-страниц.

В процессе информационного заполнения Web -сайта решаются следующие задачи: проектирование формата кадра; выделение наиболее информативных его частей; выбор цвета пpи выводе изображения нa экран; применение специальных эффектов;

  • тестирование сайта;
  • размещение сайта на Web-сервере;
  • объявление о существовании сайта;
  • контроль работоспособности сайта;
  • исследование эффективности сайта;
  • обновление и модернизация сайта.

Помимо представительства фирмы, Интернет предоставляет возможность использовать в деятельности фирмы электронную почту.

Электронная почта (e-mail) - специальный пакет программ для хранения и пересылки сообщений между пользователями ЭВМ.

Электронная почта является системой сбора, регистрации, обработки и передачи любой информации (текстовых документов, изображений, цифровых данных, звукозаписи и т.д.) по сетям ЭВМ.

Электронная почта выполняет функции:

  • редактирование документов перед передачей;
  • хранение документов в специальном банке;
  • пересылка корреспонденции;
  • проверка и исправление ошибок, возникающих при передаче;
  • выдача подтверждения о получении корреспонденции адресатом;
  • получение и хранение информации в своем «почтовом ящике»;
  • просмотр полученной корреспонденции.

Почтовый ящик — специально организованный файл для хранения корреспонденции.

Пересылка сообщений пользователю может выполняться в индивидуальном, групповом и общем режимах.

При индивидуальном режиме адресатом является отдельный компьютер пользователя и корреспонденция содержит его адрес.

При групповом режиме корреспонденция рассылается одновременно группе адресатов.

В общем режиме корреспонденция отправляется всем пользователям — владельцам почтовых ящиков.

Посредством двух последних режимов можно организовать телеконференцию, электронные доски объявлений.

Электронная почта поддерживает текстовые процессоры для просмотра и редактирования корреспонденции, информационно-поисковые системы для определения адресата, средства поддержания списка рассылаемой информации, средства предоставления расширенных видов услуг.

Электронная почта применяется во всех деловых сферах, сокращая время организации сделок. Для расширения сферы услуг уже созданы системы взаимодействия электронной почты с сетями факсов и телексов.

Для работы в режиме обмена корреспонденцией по электронной почте необходимы специальные программы.

Существует два основных стандарта e-mail:

  • Simple Mail Transfer Protocol (SMTP), разработанный Internet Engineering Task Force. Стандарт SMTP привлекателен простотой, дешевизной, множеством сервисных функций и вследствие этого получил чрезвычайно широкое распространение в частности, в сети Интернет;
  • X.400, созданный International Telecommunications Union. Стандарт X.400 отличается строгостью, жесткой стандартизацией, наличием коммерческих операторов с гарантированным уровнем сервиса, поддержкой большого числа национальных кодов. Этот стандарт ввиду названных особенностей пользуется большой популярностью среди государственных организаций всего мира при работе, в частности, по правительственным телекоммуникационным линиям.

С развитием электронной почты в Интернете появилась система телеконференций.

Телеконференции - это дистанционное общение групп специалистов, обсуждающих ту или иную проблему.

Информация телеконференции формируется из новостей, сообщений-статей, посылаемых абонентами сети.

В системе телеконференций, в отличие от электронной почты, основным режимом является посылка сообщения не конкретному абоненту, а целой группе лиц (всем желающим).

Механизм передачи сообщения в этом варианте похож на «передачу слухов»: каждый узел сети, узнавший что-то новое (получивший новое сообщение), передает новость всем «знакомым» узлам - всем тем узлам, с которыми он обменивается новостями. Таким образом, посланное сообщение распространяется, многократно дублируясь, по сети и достигает за довольно короткий срок всех участников телеконференции во всем мире.

Электронные доски объявлений (Bulletin Board System - BBS) часто существуют и независимо от Интернета.

С электронных досок объявлений (BBS) начинается знакомство большинства людей с компьютерными телекоммуникациями. BBS — это программа, которую каждый может установить на своем компьютере. Она наблюдает за модемом, ожидая телефонного звонка. Если вызов идет от другого модема, происходит соединение двух компьютеров. После этого позвонивший человек может использовать компьютер, находящийся на другом конце линии, как если бы непосредственно сидел за этим компьютером. Программа BBS позволяет тому, кто произвел вызов, выбирать различные опции из меню, давая ему возможность посылать сообщения на терминалы других пользователей, читать сообщения, посылать и получать файлы, либо играть в игры на удаленном компьютере. В сущности, вызывающий пользователь управляет компьютером по телефонной линии. Впрочем, он может управлять лишь программой BBS. Данная программа отделяет вызывающего пользователя от самого компьютера.

Предоставляемая пользователю информация на электронных досках объявлений строго структурирована.

Подобно настоящей доске объявлений, BBS является местом, куда стекается вся подлежащая обмену информация.

Работая в системе в режиме on-line, возможно ознакомление со списком предлагаемых файлов. Пользователь BBS, в соответствии с установленным для него уровнем доступа на станцию, может «перекачать» (download) на свой компьютер заинтересовавшую его информацию (от отдельных сообщений до необходимых пользователю файлов и программ) или «закачать» (upload) некоторую информацию.

Помимо этого на BBS доступны территории личной и публичной переписки между пользователями данной станции. Таким образом, можно размещать общие сообщения, рекламу, объявления и другую информацию.

  1. Основы информационной безопасности

Информационная безопасность является одной из проблем, с которой столкнулось современное общество в процессе массового использования автоматизированных средств ее обработки.

Проблема информационной безопасности обусловлена возрастающей ролью информации в общественной жизни.

Информационная безопасность – это защищенность информации и поддерживающей ее инфраструктуры от случайных или преднамеренных воздействий естественного или искусственного характера, которые могут нанести ущерб владельцам или пользователям информации.

Обеспечение информационной безопасности в большинстве случаев связано с комплексным решением трех задач:

  • обеспечением доступности информации – гарантия получения требуемой информации или информационной услуги пользователем за определенное время;
  • обеспечением целостности информации – гарантия того, что информация сейчас существует в ее исходном виде, то есть при ее хранении или передаче не было произведено несанкционированных изменений;
  • обеспечением конфиденциальности информации – гарантия доступности конкретной информации только тому кругу лиц, для которого она предназначена.

Выделяют три уровня формирования режима информационной безопасности:

  • законодательно-правовой;
  • административный (организационный);
  • программно-технический.

Законодательно-правовой уровень включает комплекс законодательных и иных правовых актов, устанавливающих правовой статус субъектов информационных отношений, субъектов и объектов защиты, методы, формы и способы защиты, их правовой статус. Кроме того, к этому уровню относятся стандарты и спецификации в области информационной безопасности. Система законодательных актов и разработанных на их базе нормативных и организационно-распорядительных документов должна обеспечивать организацию эффективного надзора за их исполнением со стороны правоохранительных органов и реализацию мер судебной защиты и ответственности субъектов информационных отношений. К этому уровню можно отнести и морально-этические нормы поведения, которые сложились традиционно или складываются по мере распространения вычислительных средств в обществе. Морально-этические нормы могут быть регламентированными в законодательном порядке, т. е. в виде свода правил и предписаний. Тем не менее, эти нормы большей частью не являются обязательными, как законодательные меры.

Административный уровень включает комплекс взаимокоординируемых мероприятий и технических мер, реализующих практические механизмы защиты в процессе создания и эксплуатации систем защиты информации. Организационный уровень должен охватывать все структурные элементы систем обработки данных на всех этапах их жизненного цикла: строительство помещений, проектирование системы, монтаж и наладка оборудования, испытания и проверки, эксплуатация.

Программно-технический уровень включает три подуровня: физический, технический (аппаратный) и программный. Физический подуровень решает задачи с ограничением физического доступа к информации и информационным системам, соответственно к нему относятся технические средства, реализуемые в виде автономных устройств и систем, не связанных с обработкой, хранением и передачей информации: система охранной сигнализации, система наблюдения, средства физического воспрепятствования доступу (замки, ограждения, решетки и т. д.).

Средства защиты аппаратного и программного подуровней непосредственно связаны с системой обработки информации. Эти средства либо встроены в аппаратные средства обработки, либо сопряжены с ними по стандартному интерфейсу. К аппаратным средствам относятся схемы контроля информации по четности, схемы доступа по ключу и т. д. К программным средствам защиты, образующим программный подуровень, относятся специальное программное обеспечение, используемое для защиты информации, например антивирусный пакет и т. д. Программы защиты могут быть как отдельные, так и встроенные.


Список литературы