Совершенствование организации учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами
Введение
Вопросам организации бухгалтерского учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами в методических и учебных материалах традиционно уделяется недостаточно внимания.
Актуальность исследования темы «Учет кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами» обусловлена тем, что для правильного ведения данного учета требуется знание их многочисленных, законодательных, постоянно изменяющихся норм, правил, порядка. Для всех организаций Российской Федерации установлены единые требования к порядку учета и хранения наличных денежных средств. Все операции по приему и расходованию наличных денежных средств, а также хранение денег и денежных документов должны осуществляться в кассе организации.
В бухгалтерском учете основной категорией капитала являются денежные средства. Контроль за их сохранностью – важнейшая задача бухгалтерии. От успешности ее решения во многом зависит платежеспособность предприятия. Поэтому для эффективной деятельности предприятия, крайне важно вести точный учёт кассовых операций, контролировать выдачу денег под отчет, а также иметь налаженную систему документооборота.
Целью курсовой работы является совершенствование организации учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами.
Для осуществления поставленной цели поставлены и решены следующие задачи:
1) Раскрыты теоретические аспекты учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами ;
2) проведена оценка основных показателей деятельности предприятия за 2009-2010 гг;
3) исследованы методические аспекты учетной политики предприятия;
4) изучена система синтетического и аналитического учета затрат на предприятии;
5) разработаны мероприятия по совершенствованию системы бухгалтерского учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами.
Объектом исследования курсовой работы является ОАО «ЮУНК», основным видом деятельности, которого является производство и реализация никеля и никельсодержащих сплавов. Предметом исследования является процессы выдачи денежных средств под отчет и учет операций в кассе.
В качестве информационной базы работы были использованы данные синтетических и аналитических регистров учета выпуска и продажи; данные бухгалтерской отчетности ОАО «ЮУНК» за 2013-2014 гг., а также методическая, научная и учебная литература, законодательные акты по регистрированию учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами , статьи периодической печати.
1 Теоретически основы учета кассовых операций и учета расчета с подотчетными лицами предприятия
1.1 Законодательное и нормативное регулирование учета кассовых операций и учета расчетов с подотчетными лицами. Задачи учета кассовых операций и учета расчетов с подотчетными лицами
Департаментом методологии бухгалтерского учета и отчетности Министерства финансов РФ разработана четырехуровневая система регулирования, в которой выделены законодательный, нормативный, методический и организационный уровни. В зависимости от назначения и статуса нормативные документы подразделены на уровни ( таблица 1.1).
Таблица 1.1 - Система регулирования бухгалтерского учета в России
|
Уровень
|
Документы
|
Органы, принимающие документы
|
|
1
|
2
|
3
|
|
Законодательный
|
Федеральные законы, постановления, указы
|
Президент РФ
Правительство РФ
Федеральное Собрание
|
|
Нормативный
|
Положения (стандарты) по бухгалтерскому учету
|
Министерство финансов РФ
Центральный Банк РФ
|
|
Методический
|
Нормативные акты (приказы, инструкции), методические указания
|
Министерство финансов РФ
Федеральные органы исполнительной власти
|
|
Организационный (микроуровень)
|
Организационно-распорядительная документация (приказы, распоряжения и т.п.)
|
Предприятия, консультационные фирмы
|
Основными нормативными документами, регулирующими учет кассовых операций и расчеты с подотчетными лицами являются:
1) «Положение о правилах организации наличных денежных обращений на территории РФ» от 05.01.1998г.;
2) Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»; Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 № 40;
3) п. 13 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 № 40;
4) п. 14 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 № 40;
5) п. 21 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 № 40;
6) п. 25 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 № 40;
7) п. 26 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н;
8) п. 37 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 № 40;
9) ст. 15.1 КоАП РФ;
10) п. 39 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 № 40;
11) Федеральный закон от21.11.1996 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» ( Закон о бухгалтерском учете);
12) Федеральный закон от22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт»;
13) Постановление Правительства РФ от 6.05.2008 № 359 «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники» ( Постановление № 359);
14) Указание ЦБ от 20.06.2007г. « О предельных размерах расчетов наличными деньгами и расходов наличными деньгами, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя»;
15) Учетная политика организации.
Эти документы определяют общие правила учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами и распространяются на все предприятия и организации, являющиеся юридическими лицами, независимо от подчиненности, форм собственности и видов деятельности, поэтому их следует рассматривать как нормативы.
Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:
1) Своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;
2) Документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;
3) Контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно- операционные цели.
Для приема, хранения наличных денег и денежных документов и расчетов наличными организация должна иметь кассу и вести кассовые операции. Правила работы организаций с наличными деньгами и учета кассовых операций установлены Порядком веде ния кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Советом директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. (№ 40).
Наличные деньги из касс банков выдаются организациям с их счетов по денежным чекам в случаях, предусмотренных за конодательством и банковскими правилами. Наличные деньги, по лученные в кассу из банка, расходуются только на цели, указанные в чеке, на которые они получены (на заработную плату, операцион ные или хозяйственные нужды, командировочные расходы и т.д.).
Порядок предписывает наличие кассы и ведение кассовой кни ги по установленной форме. Помещение кассы должно быть спе циально оборудованным, изолированным. Руководители органи зации обязаны обеспечить сохранность денег в помещениях кассы, а также при доставке их из банка и сдаче в банк.
Организации могут иметь в своей кассе наличные деньги в пре делах лимита остатка наличных денег в кассе. Такие лимиты уста навливаются банками по согласованию с руководителями этих ор ганизаций. Всю денежную наличность сверх лимита организации обязаны сдавать в банк. Исключение составляют денежные средст ва, взятые в банке для выплаты заработной платы, пособий по со циальному страхованию и стипендий, которые могут храниться в кассе только во время выплаты в течение трех рабочих дней (в рай онах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях — не свы ше пяти рабочих дней), включая день получения денег в банке.
Юридические лица и индивидуальные предприниматели могут расходовать из кассы наличную выручку и страховые премии на за работную плату и другие выплаты работникам; командировочные расходы, оплату товаров (кроме ценных бумаг, работ и услуг), сти пендии и др.
Так же из кассы может быть выдан аванс подотчетному лицу. Подотчетными лицами называются работники организации, полу чившие авансом наличные деньги (под отчет) на административно-хозяйственные расходы, а также на служебные командировки.
Основными задачами бухгалтерского учета кассовых операций являются:
1) Своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы и приобретение товарно-материальных ценностей;
2) Документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;
3) Контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно - операционные цели, а также некоторые другие.
Порядок выдачи наличных денежных средств под отчет регули руется Порядком ведения кассовых операций в Российской Феде рации, утвержденным Решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40. Суммы и сроки, на которые они выда ются, определяются руководителем организации.
Наличные деньги выдаются под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, в пределах сумм, рассчитанных с со блюдением установленных организацией норм командировочных расходов, а для расчетов с юридическими лицами — с учетом огра ничений на платежи наличными между юридическими лицами.
Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они были выданы, или со дня возвращения их из командировки предъ явить в бухгалтерию организации авансовый отчет с приложением оправдательных документов и окончательно отчитаться по ним. Неиспользованные остатки аванса сдают в кассу.
Новый аванс подотчетному лицу выдается при условии полно го отчета по ранее выданному авансу. Передача выданных под от чет наличных денег одним лицом другому запрещается.
Работникам организации могут выдаваться под отчет банков ские корпоративные карты для оплаты, как правило, представи тельских и командировочных расходов. В этом случае подотчетное лицо обязано представить дополнительно в качестве оправдатель ных документов слипы, квитанции электронных терминалов, кви танции банкоматов.
При расчетах через кассу необходимо руководствоваться сле дующим:
1) Наличные денежные расчеты должны проводиться в соответствии с Федеральным законом от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» и нормативными актами Правительства РФ, Банка России, Минфина России, регулирующими его применение;
2) Расчеты между юридическими лицами наличными деньгами через кассу ограничены предельными размерами, устанавливаемыми решением Банка России.
Согласно Указанию Банка России от 20 июня 2007 г. № 1843-У предельный размер расчетов наличными между юридическими лицами, а также между юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем, между индивидуальными предпринимателя ми (в связи с предпринимательской деятельностью) в рамках од ного договора, заключенного между ними, не должен превышать 100 тыс. руб.
Законодательными и нормативными актами, регулирующими расчеты наличными денежными средствами, устанавливается, что наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использовани ем платежных карт при продаже товаров, выполнении работ и оказании услуг должны осуществляться всеми организациями с обязательным применением контрольно-кассовой техники (ККТ), которая подлежит регистрации в налоговом органе по месту нахож дения организации. К ККТ относятся контрольно-кассовые маши ны, оснащенные фискальной памятью, ЭВМ (в том числе персо нальные), программно-технические комплексы. При работе на всех ККТ в обязательном порядке в момент оплаты выдаются поку пателям (клиентам) отпечатанные кассовые чеки.
На каждую контрольно-кассовую машину заводят книгу касси ра-операциониста, которая должна быть прошнурована, пронуме рована и скреплена подписями руководителя, главного бухгалтера, налогового инспектора и печатью организации.
Порядок ведения книги кассира-операциониста, снятие пока заний счетчика кассовой машины и учета выручки установлен дей ствующими нормативными актами.
Наличные денежные расчеты без применения ККТ допускают ся в случаях оказания услуг населению с выдачей квитанций, биле тов, проездных документов, путевок, талонов или других прирав ненных кассовых чекам бланков строгой отчетности. Порядок утверждения форм бланков строгой отчетности, их учета, хранения и уничтожения устанавливается Правительством РФ; формы блан ков утверждаются Минфином России.
В сроки, определенные руководителем организации, а также при смене кассиров проводится ревизия кассы с полным пересче том денежной наличности и проверкой других ценностей, находя щихся в кассе. Кроме случаев обязательной инвентаризации, реви зия кассы возможна и по решению учредителей, вышестоящей ор ганизации, в ходе аудиторской проверки.
Проверка отчетов подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого расходования, а также правильности использования и отчета по суммам выданных авансов каждому подотчетному лицу на предприятии осуществляется путем инвентаризации расчетов с подотчетными лицами. Инвентаризация проводится силами заказчика в установленные учетной политикой сроки в соответствии с приказом Минфина России от 13.06.95 г. № 49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств». Для оформления инвентаризации применяются формы первичной учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств либо формы, разработанные министерствами, ведомствами. Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.
1.2 Синтетический и аналитический учет кассовых операций
Для учета кассовых операций Планом счетов используется активный счет 50 «Касса». Счет 50 «Касса» предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассе организации.
По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств в кассу организации. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выбытие (выплата) денежных средств из кассы организации.
Кассовые операции записываются по кредиту счета 50 «Касса» и отражаются в журнале-ордере №1. Основанием для заполнения журнала-ордера №1 служат отчеты кассира.
К счету 50 «Касса» могут быт открыты субсчета: 50-1 «Касса организации»; 50-2 «Операционная касса»; 50-3 «Денежные документы» и др.
На субсчете 50-1 «Касса организации» учитывают денежные средства в кассе. В кассе организации может находиться иностранная валюта, выданная банком и используемая строго на определенные цели, установленные законодательством и нормативными актами Банка России (например, на командировочные расходы). Учет наличной иностранной валюты осуществляется на субсчете «Касса в ино странной валюте» в двух оценках: в рублях и по видам валют. Пере счет иностранной валюты в рубли при кассовых операциях с ино странной валютой осуществляется по курсу Банка России на дату оприходования или выдачи денежных знаков из кассы организа ции. Остатки кассовой наличности в иностранной валюте на конец отчетного периода переоцениваются с зачислением курсовой раз ницы в прибыль или убыток организации.
На субсчете 50-2 «Операционная касса» учитывают наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, в билетных и багажных кассах портов, вокзалов и т.п. Этот субсчет открывается организациями при необходимости.
На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитывают находящиеся в кассе организации почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки государственной пошлины и другие денежные документы.
Переводы в пути — денежные средства (преимущественно тор говая выручка), внесенные в кассы кредитных организаций, сбере гательные кассы или кассы почтовых отделений для зачисления на расчетные или иные счета организаций, но еще не зачисленные по назначению. Они учитываются на счете 57 «Переводы в пути». Ос нованием для принятия на учет по счету 57 сумм (например, при сдаче выручки) являются квитанции кредитных организаций, сбе регательных касс, почтовых отделений, копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам и т.п.
В кассах предприятий, как правило, хранятся бланки документов строгой отчетности: квитанционные книжки, бланки удостоверений, дипломов, различные абонементы, талоны, билеты, бланки товаросопроводительных документов и т.п. Перечень документов, относящихся к бланкам строгой отчетности, место, порядок их хранения и использования устанавливаются предприятием. Для их учета предназначен забалансовый счет 006 «Бланки строгой отчетности». Аналитический учет их ведется по каждому виду бланков и местам хранения.
Типовая корреспонденция счетов по учету кассовых операций приведена в таблицеА.1 (Приложение А)
1.3 Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами
Согласно Инструкции по применению Плана счётов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности предприятий для обобщения информации о расчётах с работниками предприятия по суммам, выданным им под отчёт, в бухгалтерском учёте используется активно-пассивный счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами», сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию (дебетовое) или сумму не возмещенного работнику перерасхода (кредитовое). Аналитический учёт по счёту 71 «Расчёты с подотчётными лицами» должен быть организован по каждой авансовой выдаче конкретного подотчётного лица.
Подотчетные суммы для контроля за их расходованием учитываются в резерве каждого работника предприятия в ведомости и журнале–ордере № 7.
Потратив деньги, сотрудник составляет авансовый отчет. Сотрудник, который составляет авансовый отчет, должен подтвердить свои расходы оправдательными документами (товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные билеты и т.п.). Если же сотрудник представил в бухгалтерию товарный чек без подробной расшифровки, то можно создать комиссию, которая составит акт и укажет в нем, за что были уплачены деньги. В дополнение к товарному чеку обязательно должен быть приложен кассовый чек, исключение составляют те случаи, когда у продавца есть право торговать без кассового аппарата.
Если из авансового отчета видно, что подотчетное лицо истратил ровно столько, сколько получил, то в этом случае сальдо будет нулевым и задолженность не образуется.
Если же часть денег осталась неизрасходованной, то работник должен вернуть остаток в кассу предприятия. Бухгалтер составляет приходный кассовый ордер. Если у работника выданных денег не хватило, и он еще потратил свои, то возможны следующие варианты:
1) Руководитель предприятия признал, что перерасход оправдан, работнику должны возместить разницу;
2) Руководитель решит, что работник проявил излишнюю самостоятельность, то сумму перерасхода ему не компенсируют.
Счет №71 «Расчеты с подотчетными лицами» - активно-пассивный и в аналитическом учете он может иметь сальдо сразу по дебету (когда кто-то из работников не отчитался по подотчетным деньгам) и кредиту (сотрудник потратил свои деньги, а предприятие их пока не вернуло).
Сальдо показывается развернуто в синтетическом (Главная книга) и аналитическом учете, сверяются данные. На основании Главной книги составляется оборотная ведомость по счетам Главной книги и на ее основании составляется баланс.
Типовая корреспонденция счетов по учету расчетов с подотчетными лицами представлена в таблицеА.2 ( Приложение А)
2 Организация учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами в ОАО «ЮУНК»
2.1 Учетная политика и основные показатели деятельности организации
Комбинат Южуралникель является крупным металлургическим предприятием. Для целей производства комбинат обеспечен собственной сырьевой базой, основными металлургическими цехами, комплексом вспомогательных цехов и служб, а также объектами социальной сферы. С 2003 года ОАО «ЮУНК» входит в стальную группу «Мечел», что дает ей дополнительные преимущества в виде гарантированных источников сырья и финансовой поддержки. Однако эта же зависимость снижает инвестиционную привлекательность компании в связи с необходимостью придерживаться политики и решений головной структуры.
По состоянию на 1 января 1998 года и по настоящий момент в состав ОАО «Комбинат Южуралникель» входят:
1) Орский завод – головное предприятие
2) Буруктальский рудник (поселок Светлый Оренбургской области)
3) Сахаринский рудник (Челябинская область)
По видам деятельности комбинат состоит из следующих производств:
1) Горно-рудное хозяйство, в состав которого входят Буруктальское горно-рудное хозяйство и Сахаринский рудник.
2) Основное металлургическое производство, к которому относятся цеха: плавильный, электролизный, гидрометаллургический, обжиговый, цеха спекания шихты.
3) Транспортное хозяйство, включающее железнодорожный цех и цех механизации.
4) Энергетическое хозяйство, включающее цеха КИП и автоматики, водоснабжения, теплоснабжения.
5) Ремонтно-механическая служба, состоящая из литейно-механического цеха и ремонтно-строительного цеха.
Характерной особенностью состава комбината является разбросанность хозяйств. Это вызывает определенные трудности в оперативном руководстве, повышенных затрат по транспорту, командировочных и прочих админинстративно-хозяйственных расходов.
ОАО «ЮУНК» выпускает следующие виды продукции, широко применяемые в различных областях народного хозяйства: никель электролитный, никель гранулированный, никелевые соли, кобальт металлический, сульфат меди, минватизделия, товары народного потребления (поливочные шланги, отбеливающая жидкость «Белизна», известь негашеная и др.)
Комбинат Южуралникель – единственное в стране предприятие, выпускающее гидроксид никеля, который потребляют аккумуляторный заводы России для производства различных никель-железистых и никель-кадмиевых аккумуляторов.
Юридический адрес ОАО «ЮУНК»: 462424, г.Орск, Оренбургская область, ул. Призаводская, 1.
Для ведения бухгалтерского учёта в системе управления организацией создается бухгалтерия. В ОАО «ЮУНК» бухгалтерия является самостоятельным структурным подразделением, возглавляемым главным бухгалтером, который обеспечивает правильность постановки учета, его достоверность, осуществляет контроль за сохранностью, рациональным и экономным использованием всех средств предприятия, составление и своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской и налоговой отчётности. Как и на большинстве крупных предприятий бухгалтерия подразделяется на ряд отделов. Данная структура называется вертикальной. Отделы бухгалтерии:
1) Расчетно-финансовый отдел бухгалтерии ведет расчеты с рабочими и служащими по заработной плате и социальному страхованию, осуществляет расчеты с финансовыми органами, сберегательными кассами и депонентами, учитывает эти расчеты, составляет отчетность по труду и заработной плате.
2) Материальный отдел осуществляет расчеты с поставщиками, учитывает движение основных средств, материалов, тары, инструментов, спецодежды и прочих материальных ценностей, проверяет состояние складского учета материалов, составляет отчетность о наличии и движении материальных и имущественных ценностей.
3) Производственно - калькуляционный отдел определяет издержки производства, исчисляет себестоимость продукции, составляет отчетность о выполнении плана по производству и себестоимости продукции.
4) Сбытовой отдел учитывает наличие и движение готовой продукции на складах предприятия, ее отгрузку и реализацию, ведет расчеты с покупателями.
5) Общий отдел ведет учет всех остальных операций, составляет сводные и обобщающие данные и отчетность по основной деятельности, организует бухгалтерский архив.
6) Машиносчетное бюро или машиносчетная станция выполняет счетные и вычислительные работы для всех подразделений бухгалтерии, а также для планово - производственного отдела, отдела технического нормирования, конструкторского отдела, отдела снабжения и сбыта и других служб.
Внутри каждого подразделения бухгалтерии работа выполняется старшими бухгалтерами, бухгалтерами, счетоводами, операторами и другими работниками, функции которых определяются заранее.
Согласно приказу об учетной политике основные средства принимаются к учету по первоначальной стоимости. Первоначальной стоимостью признается сумма фактических затрат на приобретение, сооружение, изготовление.
Основные средства стоимостью до 10 000 рублей списываются на издержки обращения в момент принятия к учету. Стоимость актива в пределах лимита отражать в бухгалтерском учете в составе материально-производственных запасов на счете 10 «Материалы».
Срок полезного использования основных средств определяется предприятием самостоятельно по нормам, установленным законодательством РФ. Амортизация по основным средствам начисляется линейным способом. Амортизационные отчисления относят на расходы производства по местам их эксплуатации (группировка по видам основных средств, по материально- ответственным лицам и по статьям калькуляции).
Доходы, расходы и потери от списания с бухгалтерского баланса объектов основных средств отражаются в бухгалтерском учете в отчетном периоде, к которому они относятся. Доходы, расходы и потери от списания объектов основных средств с бухгалтерского баланса подлежат зачислению соответственно в прибыль или убыток предприятия в качестве прочих доходов или расходов.
Восстановление основных средств может осуществляться посредством ремонта, модернизации и реконструкции. Предприятие ежемесячными отчислениями формирует ремонтный фонд, средства которого затем расходуются на текущий и капитальный ремонт основных средств.
Арендованные основные средства учитываются на забалансовом счете по стоимости указанной в договоре аренды.
Амортизация по нематериальным активам начисляется исходя из срока их полезного использования линейным способом.
Материально-производственные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по учетной цене. Оприходование материалов осуществляется в момент поступления их на предприятие. Разница между фактической и плановой себестоимостью отражается в аналитическом учете на счете 16 «Отклонения в стоимости материальных ценностей».
Списание готовой продукции (при отгрузке, отпуске и т.д.) производится исходя их среднемесячной фактической себестоимости. Отпуск материалов на склады (кладовые) подразделений организации рассматривается как внутреннее перемещение и оформляется соответствующими документами.
В ОАО «ЮУНК» создаются следующие виды резервов:
1) Резерв по сомнительным долгам.
2) Резерв под обесценение ценных бумаг.
3) Резерв под снижение стоимости материальных ценностей.
4) Резерв предстоящих расходов на рекультивацию земель.
Учет затрат основного производства ведется на счете 20 «Основное производство». Распределение расходов основного производства по видам продукции организации осуществляется путем прямого отнесения затрат на себестоимость продукции (работ, услуг) соответствующего вида продукции.
Объектами калькулирования являются: порода, руда, песчанно-гравийная смесь, файнштейн, штейн с ПЖВ, ферроникель, никель в концентрате.
Счет 25 «Общепроизводственные расходы» используется для учета затрат, связанных с обслуживанием основных и вспомогательных производств. Учтенные расходы ежемесячно списываются в дебет счетов 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательное производство». На счете 26 «Общехозяйственные расходы» ведется учет косвенных расходов, связанных с управлением предприятия, которые непосредственно не связаны с производственным процессом. Счет 44 «Расходы на продажу» используется для обобщения информации о расходах, связанных с продажей.
Авансовые отчеты за выданные в подотчет суммы представляются не позднее 90 дней с момента выдачи денежных средств в подотчет. Остаток неиспользованных денежных средств, полученных в подотчет, должны быть возвращены в кассу не позднее 90 дней с момента получения денег.
Инвентаризация материалов, готовой продукции, полуфабрикатов собственного производства, товаров отгруженных, НЗП проводится на первой октября; основных средств - на первое ноября; Денежных средств, денежных документов, бланков строгой отчетности, краткосрочных и долгосрочных финансовых вложений – на первое декабря; драгоценных металлов, драгоценных камней, резерва по сомнительным долгам, резерва под снижение стоимости материальных ценностей – на 31 декабря.
Предприятием кроме деятельности, подлежащей налогообложению на общих основаниях осуществляется деятельностью в отношении которой применяется система налогообложения в виде единого налога на вмененный доход (ЕНВД = 34%). Распределение общих расходов между видами деятельности, в отношении которых применяются разные специальные налоговые режимы производится пропорционально доле доходов, полученных от каждого осуществляемого организацией вида деятельности в общем доходе организации по всем видам деятельности. Если доля доходов от деятельности в отношении которой применяется ЕНВД составляет менее 5% в общем доходе организации, то распределение общих расходов не производится, расходы в полной сумме относятся на виды деятельности с общей системой налогообложения.
В ОАО «,ЮУНК» ежемесячные членские профсоюзные взносы устанавливаются в размере 1 % суммы месячного заработка и других доходов, связанных с трудовой деятельностью. Члены профсоюза, утратившие заработную плату в связи с временной остановкой предприятия, освобождаются от уплаты членских взносов на этот период. Члены профсоюза, находящиеся в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за детьми до достижения возраста трех лет, так же освобождаются от уплаты членских взносов на этот период. По дебету счета 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» в корреспонденции со счетом 68 «Расчеты по налогам и сборам» отражают учет профсоюзных взносов.
Порядок учета сумм начисленных налогов, сборов и иных обязательных платежей представлен в таблице 2.1.
Таблица 2.1 Порядок учета сумм начисленных налогов, сборов и иных обязательных платежей
|
Наименование налога (сбора)
|
Балансовый счет, на котором учитываются начисленные суммы
|
Состав расходов (балансовый счет)
|
Дата признания расходов.
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
|
Единый социальный налог
|
69
|
Расходы по обычным видам деятельности (20,23,26,29,44)
|
Дата начисления налогов, сборов и иных обязательных платежей в установленном законодательством РФ в порядке.
|
|
Транспортный налог
|
68
|
Расходы по обычным видам деятельности (23,25,26)
|
|
|
Налог на имущество
|
68
|
Прочие расходы (91)
|
|
|
Водный налог
|
68
|
Прочие расходы (23)
|
|
|
Земельный налог
|
68
|
Расходы по обычным видам деятельности (20,26)
|
|
|
Налог на добычу полезных ископаемых
|
68
|
Расходы по обычным видам деятельности (20)
|
|
|
Плата за негативное воздействие на окружающую среду.
|
68
|
Расходы по обычным видам деятельности (20)
|
|
Таблица основных показателей деятельности ОАО «ЮУНК» представлена в таблице Б.1 приложения Б.
2.2 Документальное оформление учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами
Кассовые операции оформ ляются типовыми межведомственными формами первичной учет ной документации для предприятий и организаций, которые ут верждаются Госкомстатом РФ по согласованию с ЦБ РФ и Мин фином РФ.
Рисунок 2.1 - Схема формирования отчетной документации
по учету кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами в ОАО «ЮУНК»
Приходный кассовый ордер (ПКО) по форме № КО-1 применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации как в условиях методов ручной обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Приходный
кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.
Расходный кассовый ордер (РКО) по форме №КО-2 применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации как в условиях традиционных методов обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники.
Платежная ведомость по форме № Т-53 применяется для выплаты заработной платы работникам организации. Ведомость составляется в одном экземпляре в бухгалтерии.
ИНВ-15 «Акт инвентаризации наличных денежных средств» применяется для отражения результатов инвентаризации фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов (наличных денег, марок, чеков (чековых книжек) и других), находящихся в кассе организации.
В отчет «Карточка счета» включаются все проводки с данным счетом или проводки по данному счету по конкретным значениям объектов аналитического учета — наименованию материала, организации-поставщику и т.д. Кроме того, в карточке счета показываются остатки на начало и конец периода, обороты за период и остатки после каждой проводки.
Оборотно - сальдовая ведомость — один из основных бухгалтерских документов, содержит остатки на начало и на конец периода и обороты по дебету и кредиту за данный период для каждого счёта, cубсчёта. Из оборотно - сальдовой ведомости формируется бухгалтерский баланс путем расчёта сальдо по бухгалтерским счетам и перенесения их в сам баланс.
Бухгалтерский баланс - основная форма бухгалтерской отчётности, способ группировки активов и пассивов организации в денежном выражении.
Он характеризует имущественное и финансовое состояния организации в денежной оценке на отчётную дату.
В отчете о движении денежных средств (форма № 4) формируются сведения о движении денежных средств организации в валюте России и в иностранной валюте. Отчет построен по балансовому принципу: остаток на начало отчетного периода плюс поступления минус расход равняется остатку на конец отчетного периода. Данные о движении денежных средств приводятся за отчетный и предыдущий год. Отчет составляют в официальной валюте РФ рублях. Однако единица измерения рублей - тысячи или миллионы - та же, что и в бухгалтерским балансе. В отчете о движении денежных средств отражаются данные, прямо вытекающие из записей на счетах бухгалтерского учета денежных средств. При выдаче наличных денежных средств под отчет так же должны соблюдаться общие требования, установленные порядком ведения кассовых операций. Отчёт даёт общую картину производственных результатов, краткосрочной ликвидности, долгосрочной кредитоспособности и позволяет с большей лёгкостью провести финансовый анализ компании.
Основанием для заполнения журнала – ордера №7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты – на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера – на расхождение в суммах, полученных и израсходованных.
Авансовый отчет (форма № АО-1) - применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы (а также на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий).
2.3 Особенности синтетического и аналитического учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами в организации
Бухгалтерский учет кассовых операций ведется в общем порядке, установленном ЦБ РФ в Правилах ведения кассовых операций. Пересчет стоимости иностранных денежных знаков в кассе организации в рубли обязателен. Пересчет валютных средств может проводиться в течение месяца по мере изменения курса иностранных валют, котируемых ЦБ РФ, либо в общем порядке на даты поступления и выбытия валюты.
Кассовая книга ведется автоматизированным способом. В условиях автоматизированного ведения учета кассовой книги нумерация должна быть сплошной с начала года. Кроме того, должна производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.
Рассмотрим пример расчетов с подотчетным лицом при выдаче наличных денежных средств на хозяйственные нужды в программе «1С:Бухгалтерия 8». В рамках примера рассмотрим несколько возможных вариантов развития событий. 01.04.2013 года ОАО «ЮУНК» выдала сотруднику Иванову В.Д. 10 000 рублей на покупку внешнего жесткого диска. (Приказ о выдаче средств подотчетному лицу – в приложении О).
В программе «1С:Бухгалтерия 8» эта операция отражается документом «Расходный кассовый ордер» (пункт главного меню «Касса») с видом хозяйственной операции «Выдача подотчетному лицу». В документе необходимо заполнить счет учета, в данном случае 50, выданную сумму 10000 рублей. На вкладке «Реквизиты платежа» указываем «Подотчетное лицо», которое выбираем из справочника «Сотрудники», «Иванов Владимир Данилович» и статью движения денежных средств «Выдача денежных средств подотчетнику». На рисунке 2.2 представлен проведенный документ «Расходный кассовый ордер» и результаты его проведения.
Далее рассмотрим некоторые возможные ситуации, после выдачи аванса.
Вариант 1. Авансовый отчет с неизрасходованными суммами. 08.04.2013 Иванов В.Д. представил авансовый отчет и документы о покупке диска, стоимостью 9 000 рублей. Неизрасходованные средства были возвращены в кассу.
В программе «1С:Бухгалтерия 8» формируется документ «Авансовый отчет» (пункт главного меню «Касса»). В реквизите «физ. лицо» указываем подотчетное лицо «Иванов Владимир Данилович», на вкладке «Авансы» выбираем документ, по которому были выданы денежные средства. Сначала выбираем вид документа «Расходный кассовый ордер», затем из проявившего списка выбираем нужный документ, РКО №1 от 01.04.2010, остальные поля таблицы заполнятся автоматически. На вкладке «Товары» указываем «номенклатуру» купленного товара, из справочника «Номенклатура» выбираем «Внешний жесткий диск», если его нет в списке, то добавляем его в справочник. Указываем количество - 1 шт., цену, сумму - 9 000 рублей, % НДС - 18%, сумма НДС рассчитывается автоматически - 1 372,88 рублей. Для автоматического формирования счета-фактуры в программе указываем поставщика - «Розничный магазин», ставим галочку в поле «СФ предъявлен», указываем дату и номер счет фактуры. Пример заполнения «Авансового отчета» представлен на рисунке 2.3 
Рисунок 2.3 Пример заполнения «Авансового отчета», вкладки «Авансы» и «Товары»
Возврат неизрасходованной суммы (1 000 рублей) отражается в программе «1С:Бухгалтерия 8» с помощью документа «Приходный кассовый ордер» с видом хозяйственной операции «Возврат от подотчетного лица», где указывается возвращаемая сумма 1 000 рублей, подотчетное лицо и вид движения денежных средств. Пример заполнения ПКО приведен на рисунке 2.4.
Для того чтобы проконтролировать, что все расчеты отражены в программе правильно, можно составить оборотно-сальдовую ведомость по счету 71 и сделать отбор по сотруднику Иванову В.Д..
Вариант 2. Авансовый отчет с перерасходом. 08.04.2013 Иванов В.Д. представил авансовый отчет и документы о покупке диска, стоимостью 11 000 рублей. Организация возместила сумму превышения.
В данной ситуации в программе «1С:Бухгалтерия 8» формируется «Авансовый отчет», который заполняется аналогичным образом как в варианте 1, только указывается другая стоимость жесткого диска. Выдача подотчетному лицу сумму превышения расходов над выданным авансом (1 000 рублей) оформляется документом «Расходный кассовый ордер».
Вариант 3. Авансовый отчет с невозвращенными суммами. Иванов В.Д. представил авансовый отчет 08.04.2013 года. В приказе руководителя было указано, что сумма на покупку внешнего жесткого диска предоставляется на период с 01.04.2013 по 07.04.2013. Денежные средства, оставшиеся после покупки внешнего жесткого диска, Иванов В.Д. не вернул. Приказом руководителя было принято решение об удержании оставшихся денежных средств из зарплаты сотрудника.
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками вовремя, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Далее они списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».
В программе «1С:Бухгалтерия 8» операция по принятию к учету внешнего жесткого диска отражается документом «Авансовый отчет», который представлен на рисунке 2.6.
Рисунок 2.6 - Списание невозвращенной подотчетной суммы на недостачи
Авансовый отчет на командировку: Иванов В.Д. был направлен в командировку на 3 дня в Москву для заключения договора о поставке товаров (с 23.05.2013 по 25.05.2013). Иванову В.Д. был выдан аванс в размере 30 000 рублей, в расчете суточные 2 700 рублей (900 рублей*3 дня), расходы по найму жилья 12 000 рублей (4 000 рублей*3 дня), билеты на самолет 15 300 рублей. 27.05.2013 Иванов В.Д. представил авансовый отчет, командировочное удостоверение, отчет о выполнении служебного задания и подтверждающие документы: счет за проживание в гостинице на сумму 13 500 рублей (4 500 рублей*3 дня) и чек по оплате проживания; авиабилеты на сумму 14 000 рублей. Суммы уплаченного НДС в документах выделены отдельной строкой.
Перед тем как перейти к учёту любых хозяйственных операций в программе «1С Бухгалтерия» необходимо создать план счетов, на основе которого в дальнейшем будет вестись бухгалтерский учет. В ОАО «ЮУНК» используются счета из Плана счетов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности организаций, утверждённый Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 года № 94н.
Таблица 2.2 - Счета используемые для учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами в ОАО «ЮУНК»
|
Код счета
|
Наименование счета (субсчета)
|
Краткая характеристика
|
|
1
|
2
|
3
|
|
19-1
|
НДС при приобретении основных средств
|
По дебету данного счета отражаются уплаченные (причитающиеся к уплате) организацией суммы налога в корреспонденции со счетами учета расчетов. Списание накопленных на счете сумм налога отражается по кредиту счета в корреспонденции, как правило, со счетом 68 «Расчеты по налогам и сборам».
|
|
19-2
|
НДС по приобретенным нематериальным активам
|
|
|
19-3
|
НДС по приобретенным материально-производственным запасам
|
|
|
20
|
Основное производство
|
По дебету данного счета отражаются прямые расходы, связанные непосредственно с выпуском продукции. По кредиту отражаются суммы фактической себестоимости завершенной производством продукции, выполненных работ и услуг. Остаток на конец месяца показывает стоимость НЗП.
|
|
23
|
Вспомогательное производство
|
По дебету счета отражаются прямые расходы, связанные с выпуском продукции, выполнением работ и оказанием услуг, а также косвенные расходы, связанные с управлением и обслуживанием вспомогательных производств, и потери от брака. По кредиту отражаются суммы фактической себестоимости завершенной производством продукции, выполненных работ и оказанных услуг. Эти суммы списываются в дебет счетов: 20 «Основное производство», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 90 «Продажи».
|
|
Продолжение таблицы 2.2
|
|
1
|
2
|
3
|
|
25
|
Общепроизводственные расходы
|
Расходы по содержанию и эксплуатации машин и оборудования списываются в дебет счетов: 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательное производство», 28 «Брак в производстве», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 91 «Прочие доходы и расходы», 99 «Прибыли и убытки».
|
|
26
|
Общехозяйственные расходы
|
Отражаются по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы» ежемесячно с кредита счетов: 02 «Амортизация основных средств», 05 «Амортизация нематериальных активов», 10 «Материалы», 23 «Вспомогательное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»,- по другим расходам, связанным с управлением производством.
|
|
44
|
Расходы на продажу
|
По дебету данного накапливаются суммы произведенных организацией расходов, связанных с продажей продукции. Эти суммы списываются в дебет счета 90 «Продажи».
|
|
50
|
Касса организации
|
По дебету счета отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета отражается выплата денежных средств из кассы.
|
|
50 - $
|
Касса организации по учету иностранной валюты
|
Учет движения в кассе денежных средств в валюте доллар (евро). По дебету счета отражается поступление денежных средств. По кредиту – выбытие.
|
|
50-евро
|
|
|
|
51
|
Расчетный счет
|
По дебету счета - поступление денежных средств на расчетные счета организации. По кредиту – выбытие.
|
|
60
|
Расчеты с поставщиками и подрядчиками
|
По дебету счета отражается увеличение дебиторской или уменьшение кредиторской задолженности в момент оплаты поставщикам стоимости материалов. По кредиту счета наоборот
|
|
Продолжение таблицы 2.2
|
|
1
|
2
|
3
|
|
|
|
увеличение кредиторской задолженности или увеличение. Остаток по дебету показывает сумму дебиторской задолженности, а по кредиту кредиторской на начало или конец отчетного периода.
|
|
62
|
Расчеты с покупателями и заказчиками
|
Поступление средств от покупателей и заказчиков отражается по дебету. Уменьшение – по кредиту.
|
|
70
|
Расчеты с персоналом по оплате труда
|
По дебету счета отражаются выплаченные суммы оплаты труда, премий, пособий, пенсий и т.п. По кредиту счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" отражаются суммы: оплаты труда, причитающиеся работникам.
|
|
71
|
Расчеты с подотчетными лицами
|
Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета. Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета
|
|
73-1
|
Расчеты по предоставленным займам
|
По дебету счета отражается сумма предоставленного работнику организации займа в корреспонденции со счетом 50 «Касса»,51 «Расчетный счет».
По кредиту счета 73 записи производятся в корреспонденции со счетами: 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - на суммы списанных недостач при отказе во взыскании ввиду необоснованности иска.
|
|
73-2
|
Расчеты по возмещению материального ущерба
|
|
|
76-1
|
Расчеты по имущественному и личному страхованию
|
В дебет счета списываются потери по страховым случаям. По дебету счета отражается сумма страхового возмещения, причитающаяся по договору страхования работника организации в корреспонденции со счетом 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».
|
|
76-3
|
Расчеты по причитающимся дивидендам
|
Это активный счет, списание средств производится по кредиту счету, начисление по дебету.
|
|
91-1
|
Прочие доходы
|
По дебету указываются расходы. По
|
|
Продолжение таблицы 2.2
|
|
|
|
кредиту – доходы.
|
|
91-2
|
Прочие расходы
|
По дебету указываются доходы. По кредиту – расходы.
|
|
94
|
Недостачи и потери от порчи ценностей
|
По недостачам и порче ценностей записи производятся по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» с кредита счетов учета названных ценностей.
|
Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетны ми лицами» ведется в разрезе подотчетных лиц организации по каждой авансовой выдаче и каждому авансовому отчету. Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер №7 – комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка (линейка) и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. Основанием для заполнения журнала-ордера №7 являются расходные кассовые ордера – на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты на израсходованные суммы, новые приходные или расходные кассовые ордера на расхождения в суммах полученных и израсходованных.
К учету принимаются авансовые отчеты, проверенные арифметически, по существу (в отношении целесообразности и необходимости расходов, соответствия их назначению аванса) и утвержденные руководителем организации.
Бухгалтер обрабатывает авансовый отчет, проставляя на документах и на отчете корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода.
При инвентаризации расчетов с подотчетными лицами необходимо проверить подотчетные суммы и порядок их до кументального оформления.
Учет поступления и выбытия денежных документов оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Данные кассовых ордеров кассир записывает в книгу движения денежных документов, являющуюся регистром аналитического учета денежных документов. Аналитический учет денежных документов ведут по их видам. Один-два раза в месяц кассир составляет в кассовой книге отчет по поступившим и выбывшим документам.
Ежедневно в автоматическом порядке подсчитываются итоги операций за день (суммарный приход кассы – оборот по дебету, суммарный расход – оборот по кредиту). Выводится остаток денег в кассе на конец рабочего дня.
По окончании отчетного периода кассовая книга заверяется подписями главного бухгалтера и руководителя организации, прошнуровывается и опечатывается.
Журнал-ордер по форме № 7 предназначен для учета расчетов с подотчетными лицами, отражаемых на счете №71.
Аналитический учет ведется по отдельно выданным под отчет суммам и осуществляется позиционным способом. По каждой отдельной строке отражаются выданный аванс, суммы расхода на основе утвержденного авансового отчета, а также возвращенная сумма неиспользованного аванса или возмещенная сумма перерасхода (против выданного аванса).
В журнале-ордере № 7 синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами обеспечиваются в единой системе записей.
Таким образом, операции по одному авансовому отчету должны найти отражение только по одной строке. Для случаев, когда подотчетному лицу, находящемуся в длительной командировке, направляется дополнительный аванс, в разделе "Выдано под отчет" предусмотрены соответствующие графы.
Для получения синтетических данных по счету № 71 «Расчеты с подотчетными лицами» суммы расхода по авансовым отчетам и возврат неиспользованного аванса показываются в журнале-ордере в корреспонденции с дебетуемыми счетами. Одновременно приводится справка о суммах расхода на оплату суточных и подъемных, требующаяся при заполнении соответствующей формы бухгалтерской отчетности.
Журнал-ордер № 7 рассчитан на отражение операций по 30 отдельно выданным под отчет авансам. Если в течение месяца выдача авансов превышает это количество, то используются предусмотренные к журналу-ордеру вкладные листы. Таблица синтетического учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами в ОАО «ЮУНК» представлена в таблице Б.1 приложения Б.
3 Рекомендации по совершенствованию учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами в ОАО «ЮУНК»
3.1 Проблемы в учете расчетов с подотчетными лицами и пути их решения в ОАО «ЮУНК»
Часто по невнимательности бухгалтера и неопытности подотчетного лица к учету принимаются авансовые отчеты, к которому прилагаются чеки ККМ и товарные чеки, где просто указано «хозтовары» или «канцтовары». Этого не должно быть, так как чек служит для расшифровки сведений указанных в кассовом чеке. В нем должно быть подробно описано, что, сколько и за какую цену приобрел подотчетник. К такому товарному чеку налоговые органы обязательно предъявят претензию. Вдруг подотчетное лицо приобрело товарно-материальные ценности стоимостью меньше 10 000 рублей, но сроком службы больше 12 месяцев (например, вентилятор или калькулятор). В таком случае они должны быть оприходованы как основные средства в соответствии с ПБУ 6/01 «Учет основных средств».
Допущенную ошибку бухгалтера и подотчетного лица можно исправить, организовав комиссию из уполномоченных лиц. Комиссия составит акт, в котором зафиксирует, что конкретно и для каких целей приобретено. Данный акт подшивается к авансовому отчету и служит оправдательным документом.
Также по неопытности подотчетного лица и предприятия-продавца встречается такая ошибка, когда на приобретенные ТМЦ выдаются подтверждающие документы (квитанция к ПКО) с указанием суммы, превышающей лимит расчетов с юридическими лицами. В соответствии с Указанием ЦБ РФ от 20.07.2007 г., установленный предельный размер расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами установлен в 100000 рублей. В ходе проверки за данное нарушение грозит штраф не только самому предприятию, но и руководителю. Единственным выходом из данной ситуации является замена подтверждающего документа продавцом-предприятием.
В ОАО «ЮУНК» встречается такая ситуация, когда командированному работнику выдаются наличные средства организации, поступившие от покупателей. Это тоже является нарушением правил расчетов с подотчетными лицами, так как у предприятия нет специального разрешения обслуживающего банка на использование данных денежных средств на свои нужды.
Находясь в командировке, зачастую подотчетные лица должны информировать руководителя предприятия или фирму-партнера по телефону о ходе выполнения задания. В таких случаях организация должна компенсировать стоимость переговоров.
Но на предприятии все телефонные переговоры оплачиваются за счет собственных средств подотчетного лица. Это тоже является нарушением правил расчетов с подотчетными лицами.
Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы. Таким образом, перечень документов, косвенно подтверждающих произведенные затраты. В любом случае расходы работника должны быть возмещены работодателем.
Единственной неразрешимой проблемой остается НДС, поскольку в этом случае счет-фактура не предоставляется, а без этого документа организация не вправе принять к вычету НДС.
Так же дело обстоит при оплате услуг сотовой связи подотчетным лицом через свободные кассы. Лучшим разрешением данной проблемы является заключение договора на оказание услуг сотовой связи. Тогда предприятие сможет получать от операторов мобильной связи подтверждающие документы (счета-фактуры, акты, расшифровку телефонных переговоров).
3.2 Рекомендации по совершенствованию учета расчетов с подотчетными лицами в ОАО «ЮУНК»
Согласно п.2 ст.9 Закона о бухгалтерском учете "первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.". Все бухгалтерские записи должны производиться только на основании первичных учетных документов, которые содержат обязательные реквизиты, позволяющие проверить достоверность проведенной хозяйственной операции: наименование документа, дату составления, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении, наименования должностей лиц, ответственных за совершение данной операции и правильность ее оформления, их личные подписи, а в необходимых случаях - и расшифровки фамилий должностных лиц. В ОАО «ЮУНК» выявлены нарушения по оформлению первичных документов.
Большинство ошибок в оформлении первичной документации происходит не из-за сложности в их бухгалтерском учете, а в результате незнания или недостаточного умения использованя программы «1С Бухгалтерия 8».
Работникам бухгалтерии предлагается внимательнее изучить принципы работы программы 1С Бухгалтерия и ее дополнений. Возможно специальное обучение с квалифицированным специалистом или на специальных курсах.
В ОАО «ЮУНК» в командировку направляется любой сотрудник организации по усмотрению руководителя, так как не утвержден круг должностных лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет. Это может привести к тому, что при проверке, налоговые органы посчитают, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен. А значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня. Хотя денежные средства под отчет на предприятии выдаются на более длительный срок. Данный недостаток повлечет за собой штрафные санкции.
Чтобы избежать это, на предприятии необходимо создать приказ, в котором должен быть утвержден перечень лиц, которые имеют право на получение средств под отчет. Также в приказе должны быть установлены:
1) Сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, и их предельный размер;
2) порядок представления авансовых отчетов;
3) запрещение выдачи денег работнику под отчет при условии неполного отчета по ранее выданному авансу;
4) запрещение передачи подотчетных денежных средств от одного работника другому.
Для подтверждения законности и целесообразности расходов по подотчетным суммам на хозяйственные и операционные нужды необходимо вести вспомогательную ведомость, в которой сличают счета, товарные чеки с накладными на оприходование материальных ценностей с карточками складского учета, отчетами движения приобретенных ТМЦ.
Чтобы контролировать прибывших из командировки подотчетных лиц необходимо вести журнал регистрации работников, прибывших из командировки. Также нужно вести журнал регистрации работников, направленных в командировку.
Для того чтобы было значительно меньше ошибок при расчетах с подотчетными лицами, в штат предприятия необходимо ввести новую штатную единицу - бухгалтер по расчетам с подотчетными лицами, поставщиками и подрядчиками, покупателями, дебиторами и кредиторами.
Лишь, соблюдая все «подотчетные» нюансы, организация сможет оградить себя от возможных проблем при налоговых проверках.
3.3 Автоматизация процесса учета кассовых операций в ОАО «ЮУНК»
Начиная с 2005 года ОАО «ЮУНК» использует автоматизированную форму учета. В 2005 году была приобретена программа «1С:Бухгалтерия 7.7» - универсальная программа массового назначения для автоматизации бухгалтерского учета. Она представляет собой компоненту "Бухгалтерский учет" системы программ «1С:Предприятие 7.7» с типовой конфигурацией. Компонента "Бухгалтерский учет" позволяет реализовать любую схему учета и может использоваться как автономно, так и совместно с другими компонентами «1С:Предприятия 7.7». Типовая конфигурация представляет собой готовое решение для автоматизации большинства участков бухгалтерского учета.
В дальнейшем была приобретена программа 1С Бухгалтерия 8 – улучшенная версия популярной программы для автоматизации бухгалтерского и налогового учета в коммерческих организациях. Программа работает на платформе «1С Предприятие 8» и сохраняет преемственность с другой бухгалтерской программой – «1С Бухгалтерия 7.7». Абсолютно для всех пользователей «1С Бухгалтерии 7.7» доступен и автоматизирован переход на «1С Бухгалтерию 8». Благодаря своим функциональным возможностям «1С Бухгалтерия 8» позволяет вести учет предприятиям любой сферы деятельности и любого режима налогообложения.
Таблица 3.1 Стоимость конфигурации
|
Наименование
|
Цена, руб.
|
|
1C Бухгалтерия 8 Базовая версия
|
3300
|
|
1C Бухгалтерия 8 ПРОФ
|
10800
|
|
1C Бухгалтерия 8 Комплект на 5 пользователей
|
21600
|
С помощью программного продукта 1С Бухгалтерия 8 можно эффективно вести бухгалтерский и налоговый учет, подготовку регламентированной отчетности. Отчеты доступны для выгрузки в электронном виде. С помощью Стартового помощника предоставляется возможность заполнить основные настройки: справочники, начальные остатки. Программные продукты серии «1С Бухгалтерия» дополняют друг друга. Справочник корреспонденций счетов подскажет, как нужно отразить ту или иную информацию в программе. Монитор бухгалтера оперативно и в удобной форме предоставляет данные по остаткам на расчетном счете и в кассе, суммах дебиторской и кредиторской задолженности, срокам сдачи отчетности и уплаты налогов. Программный продукт 1С Бухгалтерия 8 позволяет загружать классификаторы БИК, адресные классификаторы ФНС, курсы валют.
В настоящее время руководство предприятия следит за новинками в области автоматизации учета и регулярно приобретает дополнения к уже существующей программе. Обучение для работы с автоматизированной системой учета проводится на местах.
Заключение
Целью курсовой работы является исследование учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами. В процессе исследования цель и задачи курсовой работы были полностью раскрыты на примере ОАО «ЮУНК».
В первой главе курсовой работы рассмотрены следующие теоретические основы учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами организации:
1) Раскрыты теоретические аспекты учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами;
2) Нормативно-правовое регулирование учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами;
3) Особенности синтетического и аналитического учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами.
Во второй главе исследована организация ведения учета Раскрыты теоретические аспекты учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами в ОАО «ЮУНК». В частности, раскрыты основные аспекты учетной политики данного предприятия и проанализированы основные показатели деятельности ОАО «ЮУНК» за 2013-2014 гг. В результате проведенного анализа сделаны следующие выводы:
1) Повышение себестоимости проданной продукции произошло в результате роста цен на топливо;
2) Увеличение прибыли от продаж объясняется увеличением объема выпуска продукции;
3) Среднесписочная численность работников предприятия практически не менялась, даже в период кризиса;
4) Темпы роста оплаты труда соответствуют темпам роста производительности труда, что говорит о эффективном использовании фонда заработной платы.
Рассмотрено документальное оформление операций учета Раскрыты теоретические аспекты учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами. Приведена схема документооборота предприятия.
Для учета кассовых операций в ОАО «ЮУНК» используется счет 50 «Касса» и субсчета 1 и 2. Расчеты с подотчетными лицами формируются на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». В табличной форме представлены данные синтетического и аналитического учета Раскрыты теоретические аспекты учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами.
В третьей главе выявлены проблемы в учете Раскрыты теоретические аспекты учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами предприятия и даны рекомендации по совершенствованию учета. В частности, предложено провести обучение работы с программой 1С Бухгалтерия.
Приложение А
Таблица А.1 - Типовая корреспонденция счетов по учету кассовых операций
|
№ п/п
|
Содержание операции
|
Корреспонденция счетов
|
|
|
|
Дт
|
Кт
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
|
1.
|
1Поступила выручка наличными за реализованные материальные ценности, выполненные работы, оказан ные услуги
|
50
|
62
|
|
2.
|
Отражена выручка в розничной торговле
|
50
|
90-1
|
|
3.
|
Поступили наличные деньги с расчетного, валютного, прочих счетов в банке
|
50
|
51, 52, 55
|
|
4.
|
Возвращен ранее выданный аванс
|
50
|
60
|
|
5.
|
Получен аванс
|
50
|
62
|
|
6.
|
6. Получены займы, целевое финансирование
|
50
|
66, 67, 86
|
|
7.
|
Поступили денежные средства в счет погашения за долженности по претензиям
|
50
|
76-2
|
|
8.
|
Поступили денежные средства в счет погашения за долженности по подписке на акции, вклад в уставный капитал
|
50
|
75-1
|
|
9.
|
Сдан остаток аванса неиспользованных денежных средств подотчетными лицами
|
50
|
71
|
|
10.
|
Погашена наличными задолженность по возмеще нию материального ущерба; поступили платежи от ра ботников-заемщиков
|
50
|
73
|
|
11.
|
Погашена дебиторская задолженность
|
50
|
76
|
|
12.
|
Выявлена сумма излишков при инвентаризации кассы
|
50
|
91-1
|
|
13.
|
Возвращены работником излишне полученные сум мы по заработной плате
|
50
|
70
|
|
14.
|
Поступили денежные средства в счет вклада по до-1 говору простого товарищества
|
50
|
80
|
|
15.
|
Поступили наличными проценты, дивиденды, штра фы, возмещение убытков
|
50
|
76, 91-1
|
|
16.
|
Выданы заработная плата, пособия, премии, диви денды работникам организации
|
70
|
50
|
|
17.
|
Выданы из кассы подотчетные суммы
|
71
|
50
|
Продолжение табл. А.1
|
1
|
2
|
3
|
4
|
|
18.
|
Погашена задолженность перед поставщиками и подрядчиками
|
60
|
50
|
|
19.
|
Погашены займы наличными
|
66, 67
|
50
|
|
20.
|
Выданы наличные по исполнительным листам, де понированной заработной плате и разным кредиторам
|
76
|
50
|
|
21.
|
Предоставлен вклад по договору простого товари щества, внесен вклад в уставный капитал другой орга низации
|
58
|
50
|
|
22.
|
Выданы дотации, пособия и прочие выплаты за счет средств социального страхования
|
69
|
50
|
|
23.
|
Отражена сумма недостачи, выявленная при реви зии кассы
|
94
|
50
|
|
24.
|
Выдан заем работнику
|
73-1
|
50
|
|
25.
|
Оплачены из кассы расходы и потери, связанные со стихийными бедствиями
|
91-2
|
50
|
|
26.
|
Использованы средства на благотворительные цели
|
91-2
|
50
|
|
27.
|
Выданы дивиденды учредителям
|
75-2
|
50
|
|
28.
|
Оприходованы поступившие в кассу денежные доку менты, корпоративные банковские карты
|
50-3
|
71, 76, 51, 50
|
|
29.
|
Выданы путевки работникам
|
76 (73)
|
50-3
|
|
30.
|
Оплачена работником часть стоимости путевок
|
50
|
76 (73)
|
|
31.
|
Списана часть стоимости путевок за счет организа ции
|
91-2
|
76 (73)
|
|
32.
|
Списана часть стоимости путевок за счет средств фонда социального страхования
|
69-1
|
76 (73)
|
|
33.
|
Списана стоимость марок, выданных под отчет
|
71
|
50-3
|
|
34.
|
Выдана под отчет работнику корпоративная бан ковская карта
|
71
|
50-3
|
|
35.
|
Выкуплены акционерным обществом у акционеров собственные акции
|
81
|
50
|
|
36.
|
Сдана в кассу банков, инкассаторам выручка от про дажи товаров
|
57
|
50
|
Таблица А.2–Типовая корреспонденция счетов по учету расчетов с подотчетными лицами
|
№ п/п
|
Содержание операции
|
Корреспонденция счетов
|
|
|
|
Дт
|
Кт
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
|
1.
|
Выданы подотчетные суммы наличными из кассы организации или со счетов кредитных организаций
|
71
|
50,51
|
|
2.
|
Выдана работнику корпоративная банковская карта
|
71
|
50-3
|
|
3.
|
Отражена выдача денег (оплата) с карточного счета держателю корпоративной банковской карты
|
71
|
55-4
|
|
4.
|
Использованы подотчетные суммы для оплаты расходов, связанных с долгосрочными инвестициями
|
08
|
71
|
|
5.
|
Использованы подотчетные суммы на приобрете ние материальных ценностей
|
07, 10 (15), 41.
|
71
|
|
6.
|
Использованы подотчетные суммы на оплату расходов, которые относятся на затраты на производство
|
20, 23, 25, 26,19
|
71
|
|
7.
|
Использованы подотчетные суммы на расходы, связанные с продажей продукции, основных средств, прочих активов
|
44, 91-2
|
71
|
|
8.
|
Отнесены подотчетные суммы на прочие расходы
|
91-2
|
71
|
|
9.
|
Использованы подотчетные суммы на приобрете ние денежных документов
|
50-3
|
71
|
|
10.
|
Использованы подотчетные суммы на погашение задолженности перед поставщиками и прочими кре диторами
|
60,76
|
71
|
|
11.
|
Возвращены в кассу неиспользованные остатки подотчетных сумм
|
50
|
71
|
|
12.
|
Отражены подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки
|
94
|
71
|
|
13.
|
Удержаны из заработной платы работника не возвращенные своевременно подотчетные суммы
|
70
|
94
|
|
14.
|
Отражена задолженность работника по невозвращенным своевременно подотчетным суммам
|
73-2
|
94
|
Продолжение таблицы А.2
|
1
|
2
|
3
|
4
|
|
15.
|
Отражена курсовая разница по подотчетным суммам, выданным в иностранной валюте
|
71 (91-2)
|
91-1 (71)
|
|
16.
|
Возмещен работнику перерасход подотчетных сумм
|
71
|
50
|
Приложение Б
Таблица Б.2 - Операции синтетического учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами в ОАО «ЮУНК» за 2013-2014гг.
|
№№ п/п
|
Содержание операции
|
2013г.
Сумма, тыс.руб.
|
2014г.
Сумма, тыс.руб.
|
Дт
|
Кт
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
|
1
|
Переданы денежные средства из операционной кассы в кассу организации.
|
5682367
|
5893624
|
50-1
|
50-2
|
|
2
|
Получены денежные средства в кассу расчетного счета
|
4235366
|
4956217
|
50
|
51
|
|
3
|
Получены денежные средства в кассу с валютного счета
|
3698623
|
4185174
|
50
|
52
|
|
4
|
Получен аванс наличными в счет поставки товаров (работ, услуг)
|
4256825
|
4741571
|
50
|
62
|
|
5
|
Отражена продажа продукции за наличный расчет (с применением счета 62)
|
9863257
|
12302565
|
50
|
62
|
|
6
|
Отражен возврат в кассу излишне выданных сумм оплаты труда
|
2387088
|
235965
|
50
|
70
|
|
7
|
Возвращены в кассу неизрасходованные подотчетные суммы и денежные средства
|
1502362
|
1523066
|
50
|
71
|
|
8
|
Поступили платежи от работников в погашение материального ущерба причиненного ими.
|
523602
|
589632
|
50
|
73-2
|
|
9
|
Поступили платежи от работников по выданным займам.
|
4698208
|
4569823
|
50
|
73-1
|
|
10
|
Отражен взнос учредителями вкладов в уставный капитал организации наличными средствами.
|
5263002
|
5789241
|
50
|
75-1
|
|
11
|
Поступили в кассу суммы по ранее предъявленным претензиям.
|
1204585
|
126987
|
50
|
76-2
|
|
12
|
Поступили в кассу денежные средства от обособленного подразделения предприятия
|
458967
|
458962
|
50
|
79
|
|
13
|
Отражена продажа основных средств и прочих активов за наличный расчет
|
8963527
|
759621
|
50
|
91-1
|
|
14
|
Отражены положительные курсовые разницы.
|
235628
|
236892
|
50
|
91,1
|
|
15
|
Выдана из кассы заработная плата
|
51230650
|
51236980
|
70
|
50
|
|
Продолжение таблицы Б.2
|
|
16
|
Выданы из кассы подотчетные суммы
|
5698325
|
5698326
|
71
|
50
|
|
17
|
Выдан заем работникам
|
6983152
|
698721
|
73-1
|
50
|
|
18
|
Выданы денежные средства структурным подразделениям организации
|
7863152
|
705656
|
79-2
|
50
|
|
19
|
Выкуплены за наличный расчет собственные акции у акционеров
|
5517515
|
5693210
|
81
|
50
|
|
20
|
Отражены отрицательные курсовые разницы.
|
225369
|
2596311
|
91-2
|
50
|
|
21
|
Отражена недостача денежных средств в кассе
|
5230
|
2142
|
94
|
50
|
PAGE \* MERGEFORMAT 1
Совершенствование организации учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами