Автоматизированное рабочее место секретаря кафедры

ЗАДАНИЕ НА ДИПЛОМНУЮ РАБОТУ

Тема дипломной работы: «Автоматизированное рабочее место секретаря кафедры»

утверждена приказом по университету № 421-ОД от «24» марта 2014 г.

Срок сдачи расчетно-пояснительной записки на кафедру «25» июня 2014 г.

Исходные данные к работе: разработать программный продукт для кафедры ИТиАУПП, позволяющий автоматизировать рабочий процесс секретаря кафедры на протоколирование заседания кафедры. В рамках проекта реализовать полностью готовый продукт с разработанной сопроводительной документацией и руководством пользователя.

Краткое содержание дипломной работы:

1. Исследовательской части: произвести анализ поставленной задачи, найти оптимальный вариант написания программы.

2. Программной части: разработать программу реализующую сбор заполненной информации в шаблонизированный документ.

3. Организационно-экономической части: рассчитать технико-экономические показатели и эффективность разработки программ. Доказать целесообразность внедрения продукта.

4. Охраны труда: произвести расчеты освещения и заземления производственного помещения: разработать технические средства и организационные мероприятиия, уменьшающие воздействие на работников выявленных вредных производственных факторов.

АННОТАЦИЯ

В данной дипломной работе реализовано автоматизированное рабочее место секретаря кафедры, позволяющее сэкономить время на автоматическом сборе документа по заполненным данным.

Целью проекта является достижение максимально удобного интерфейса для простейшего создания протоколов заседания кафедры и их выписок, по заранее подготовленному шаблону, а так же осуществлять поиск целевой фразы по всем документам.

ABSTRACT

In the given graduated work realized workstation Secretary of the department, you can save time on the automatic document assembly filled with data.

The aim of the project is to achieve the most convenient interface for simple creation of minutes of meetings of the department and their extracts, on a previously prepared pattern, as well as to search for the target phrase in all documents.

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ	6
1 ИССЛЕДОВАНИЕ И АНАЛИЗ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ	7
	1.1 Описание исследуемой задачи, ее обоснование	7
	1.2 Современное состояние исследуемой задачи	9
	1.3 Обзор методов решения подобных задач	11
	1.4 Постановка задачи, системные требования, требования к входным данным и выходным формам	12
2 ПРОЕКТИРОВАНИЕ И РЕАЛИЗАЦИЯ ПРОГРАММНОГО ПРОДУКТА	14
	2.1 Выбор методов и средств для реализации поставленной задачи	14
	2.2 Описание применяемых алгоритмов и их реализация	15
	2.3 Описание логической и функциональной структуры программного продукта	18
	2.4 Описание пользовательского интерфейса	23
3 ОРГАНИЗАЦИОННО-ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ	26
	3.1 Общие положения	26
	3.2 Расчет затрат на проектирование и внедрение программного средства	27
	3.3 Определение экономической эффективности от внедрения программы	30
4 ОХРАНА ТРУДА	33
	4.1 Организация рабочего места программиста	33
	4.2 Электробезопасность	34
	4.3 Пожарная безопасность	37
ЗАКЛЮЧЕНИЕ	39
ПЕРЕЧЕНЬ УСЛОВНЫХ ОБОЗНАЧЕНИЙ, СИМВОЛОВ, ЕДИНИЦ И ТЕРМИНОВ	40
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ	41
ПРИЛОЖЕНИЕ А – Руководство пользователя	42
ПРИЛОЖЕНИЕ Б – Образец оформление протокола	52

ВВЕДЕНИЕ

Некоторые специалисты, выполняющие однообразную работу, связанную с ЭВМ, часто совершают много одинаковых, повторяющих действий и это может занять большую часть рабочего времени. Для увеличения производительности такого пользователя создается автоматизированное рабочее место, позволяющее автоматизировать действия с ЭВМ.

Автоматизированное рабочее место специалиста обеспечивает: простоту, удобство и «дружеское» отношение к пользователю; простоту адаптации к конкретным функциям пользователя; компактность размещения и невысокие требования к условиям эксплуатации; информативность, гибкость; сравнительно простую организацию технического обслуживания.

Автоматизированное рабочее место секретаря кафедры предназначено для протоколирования заседаний кафедры, ученого совета.

Протоколированию подлежат: заседания Ученого совета ПГУ и Ученых советов факультетов, заседаний кафедр, конкурсных комиссий на замещение вакантных должностей, государственных экзаменационных комиссий, приемных комиссий, совещаний при руководстве ПГУ им. Т.Г. Шевченко.

ИССЛЕДОВАНИЕ И АНАЛИЗ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ

1.1 Описание исследуемой задачи, ее обоснование

Необходимо разработать автоматизированное рабочее место секретаря кафедры. Программное обеспечение должно иметь интуитивный понятный интерфейс, быть простым в использовании, удобным, информативным, гибким и многофункциональным.

Суть автоматизированного рабочего места секретаря кафедры заключается в следующем:

Создание и введение протоколов кафедры. Согласно пункту 2.4 о составлении и оформлению протоколов из сборника нормативно-правовых и методических документов по основным направлениям деятельности ПГУ им Т.Г. Шевченко протоколы представляют собой запись хода обслуживания вопросов и принятых решений на заседаниях, собраниях, совещаниях и т.п.

Протоколированию подлежат: заседания Ученного совета ПГУ и Ученых советов факультетов, заседания кафедр, конкурсных комиссий, приемных комиссий, совещаний при руководстве ПГУ им. Т.Г. Шевченко, методических совещаний и др.

Протоколы заседаний и совещаний оформляются на общем бланке ПГУ им. Т.Г. Шевченко и нумеруются в пределах учебного или календарного года по каждому виду протокола.

Заголовок протокола состоит из названий коллегиальной работы и названия коллегиального органа. Например: «Заседание Ученого совета университета».

Текст протокола должен состоять из двух частей: вводный и основной. В вводной части протокола указывается инициалы и фамилия председателя и секретаря коллегиального органа; инициалы и фамилии членов этого органа, инициалы и фамилия приглашенных с указанием должностей, инициалов и фамилий докладчиков и содокладчиков. Основная часть текста протокола должна состоять из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.

Текст каждого раздела должен состоять из позиций; слушали, выступили, решили. Слово «СЛУШАЛИ» печатается прописными буквами от границы левого поля, после ставится двоеточие: на следующей строке (с абзаца) указываются инициалы и фамилия докладчика, ставится тире, а затем излагается содержание доклада. Раздел протокола «ВЫСТУПИЛИ» оформляется аналогично разделу «СЛУШАЛИ».

После окончаний изложения выступлений записывается решение по первому вопросу повестки дня. Решение начинается словами «Ученый совет РЕШИЛ» или «РЕШИЛИ», которые печатаются через три межстрочных интервала после предыдущего текста от границы левого поля листа и ставится двоеточие. Затем с новой строки (с абзаца) записывается текст принятого решения. Протоколы заседаний подписываются председателем и секретарем (приложение Б)[1].

Создание и ведение выписки из протокола. Выписка содержит в себе подобную информацию протоколам, только более узкую, касающееся конкретного вопроса.
1. Вывод списка протоколов и их выписок в виде списка. Список должен иметь сортировку по дате и помещен в папку с соответствующим номером года для хранения документов в виде иерархии.

В функции АРМ должно входить:

Создание нового документа (протокол или выписка из протокола).

Документы должны иметь свой шаблон для каждого вида документа.

Хранение должностного списка преподавателей кафедры.

Выбор из списка преподавателей, присутствующих на заседание.

Сохранение документов секретаря кафедры.

Поиск ключевых фраз по всем документам.

Возможность вывода на печать.

Современное состояние исследуемой задачи

Возрастающие темпы информатизации общества повышают значение вычислительной техники в управленческих процессах. Использование возможностей современной вычислительной техники для автоматизации процесса обработки информации позволяет увеличить производительность труда, повысить эффективность работы с документами и ускорить обмен управленческой информацией.

В настоящее время большое распространение получила концепция распределенных автоматизированных систем управления, направленных на локальную обработку информации. Это позволяет организовать разделение труда управленческого персонала и автоматизировать выполнение им своих функций. Для реализации данной идеи необходимо создание для каждого уровня управления и каждой предметной области автоматизированных рабочих мест на базе персональных электронно-вычислительных машин (ПЭВМ).

Автоматизированное рабочее место (АРМ) — комплекс вычислительной техники и программного обеспечения, располагающийся, непосредственно на рабочем месте сотрудника и предназначенный для автоматизации его работы в рамках специальности [2].

Автоматизированные рабочие места должны создаваться строго в соответствии с их предполагаемым функциональным назначением. Однако общие принципы создания АРМ остаются неизменными, к ним относят:

системность;
гибкость;
устойчивость;
эффективность.

Под принципом системности понимается следующее: автоматизированное рабочее место должно представлять собой систему взаимосвязанных компонентов. При этом структура АРМ должна четко соответствовать тем функциям, для выполнения которых создается данное автоматизированное рабочее место.

Принцип гибкости имеет огромное значение при создании современных и эффективно работающих автоматизированных рабочих мест. Данный принцип означает возможность приспособления АРМ к предполагаемой модернизации как программного обеспечения, так и технических средств. В настоящее время, когда скорость устаревания программных и технических средств постоянно растет, соблюдение данного принципа становится одним из важнейших условий при создании АРМ.

Для обеспечения принципа гибкости в реально работающих автоматизированных рабочих местах все подсистемы отдельно взятого АРМ выполняются в виде отдельных, легко заменяемых модулей. Чтобы при замене не возникало проблем несовместимости, все элементы должны быть стандартизированы.

Большое значение имеет принцип устойчивости. Он заключается в выполнении заложенных в АРМ функций, независимо от воздействия как внутренних, так и внешних факторов. При возникновении сбоев работоспособность системы должна быстро восстанавливаться, неполадки отдельных элементов должны легко устраняться.

Принцип эффективности подразумевает, что затраты на создание и эксплуатацию системы не должны превышать экономическую выгоду от ее реализации. Кроме того, при создании АРМ надо учитывать, что его эффективность будет во многом определяться правильным распределением функций и нагрузки между работником и машинными средствами обработки информации, ядром которых является ПЭВМ. Только при соблюдении этих условий АРМ становится средством повышения не только производительности труда и эффективности управления, но и социальной комфортности специалистов.

Практический опыт использования АРМ как одного из элементов Распределенных систем управления позволяет выделить следующие требования к эффективно и полноценно функционирующему автоматизированному рабочему месту:

своевременное удовлетворение информационных потребности пользователя;
минимальное время ответа на запросы пользователя;
адаптация к уровню подготовки пользователя и специфике выполняемых им функций;
возможность быстрого обучения пользователя основным приемам работы;
надежность и простота обслуживания;
дружественный интерфейс.

Рассмотрим структуру автоматизированного рабочего места и связи между его составными частями.

Рисунок 1.1 – Схема автоматизированного рабочего места

Как показано на рисунке 1.1, АРМ состоит из технических и программных средств вычислительной техники, а также необходимой методик ческой документации, позволяющей пользователю эффективно взаимодействовать с данными средствами.

Работа пользователя с программным обеспечением АРМ реализуется, как правило, через меню. Минимальная аппаратная конфигурация для АРМ – ПК и принтер.

Обзор методов решения подобных задач

Существуют много различных автоматизированных рабочих мест, таких как: АРМ бухгалтера, предназначенное для сокращения рутинных операций в бухучете и исключения случайных ошибок в работе бухгалтера; АРМ учителя, содержащее в себе функции календарного планирования, мониторинга обученности, анализ контрольных работ, электронный журнал и т.д.; АРМ читателя. Программа предназначена для обеспечения доступа удаленных пользователей к ресурсам конкретных служб. Удаленными пользователями могут являться любые пользователи Web-сервера, на базе которого функционирует Автоматизированное рабочее место читателя. Ресурсами конкретных служб могут являться различные удаленные базы данных (библиографические, полнотекстовые, базы данных запросов). При поиске АРМ секретаря кафедры в сети интернет ничего найдено. А так же, плюсом этого ПО является специализированное ПО под конкретные требования протоколирования и бесплатным.

Постановка задачи, системные требования,

требования к входным данным и выходным формам

АРМ секретаря кафедры предназначена для создания и введения протоколов заседания кафедры (Ученого совета), а также для создания выписки протокола. Документы секретаря кафедры должны храниться в иерархическом порядке. Список документов должен быть отсортирован по дате и размещен в каталогах с названием, соответствующим номеру года протоколирования документа.

При создание нового протокола заполняются следующие поля:

Выбираются присутствующие члены коллегиального органа из списка.
Вписываются приглашенные с указанием должностей (если приглашенные имеются).
В повестке дня вписываются вопросы, подлежащих рассмотрению, с указанием должностей, инициалов и фамилий докладчиков и содокладчиков.
На каждый вопрос повестки дня заполняются поля СЛУШАЛИ и что РЕШИЛИ. В первом поле указываются инициалы и фамилия докладчика и излагается содержание доклада, во втором поле – записывается текст принятого решения.
К каждому вопросу повестки дня можно добавить докладчиков, если на заседание были несколько докладчиков по конкретному вопросу.

Требования к функциональным характеристикам. Программное обеспечение должно обеспечивать следующие функции:

Создание или открытия протоколы.
Выбор и ввод необходимых данных.
Вывод заполненных данных в шаблонизированный документ.
Возможность вывода документа на печать.
Сохранение протокола.

Требования к надежности:

Программный продукт должен соответствовать современному уровню требований к разработке программного обеспечения.
Предусмотреть контроль вводимой информации.

Требования к составу и параметрам технических средств. Система должна работать на IBM совместимых персональных компьютерах.

Минимальная конфигурация:

Тип процессора: IntelPentium 1,6 ГГц и выше.
Объем ОЗУ: 512 Мб и более.
Тип монитора: EGA и выше.
Тип манипулятора: мышь, клавиатура.
Дополнительные приложения: Framework 3.5 sp1.

ПРОЕКТИРОВАНИЕ И РЕАЛИЗАЦИЯ

ПРОГРАММНОГО ПРОДУКТА

Выбор методов и средств для реализации поставленной задачи

Для реализации поставленной задачи была выбрана среда программирование Microsoft Visual Studio, т.к. он удобен в его использование. Кроме редактора исходного когда с поддержкой технологии IntelliSense и возможностью простейшего рефакторинга кода, VS имеет встроенный инструмент редактора форм для упрощения создания графического интерфейса приложения, веб-редактор, дизайнер классов и дизайнер схемы базы данных. Кроме всего прочего VS имеет debugger для отладки программного кода, выводит ошибки с информацией ее причины, допущенных в коде, что является не маловажным фактором удобства в программирование. Встроенный отладчик может работать как отладчик уровня исходного кода, так и как отладчик машинного уровня.

Microsoft Visual Studio – линейка продуктов компании Майкрософт, включающих интегрированную среду разработки программного обеспечения и ряд других инструментальных средств. Данные продукты позволяют разрабатывать как консольные приложения, так и приложения с графическим интерфейсом, в том числе с поддержкой технологии WindowsForms, а также веб-сайты, веб-приложения, веб-службы как в родном, так и в управляемом кодах для всех платформ, поддерживаемых MicrosoftWindows, WindowsMobile, Windows CE, .NET Framework, .NET CompactFramework и MicrosoftSilverlight. Для реализации данного программного продукта была выбрана разработки приложения с графическим интерфейсом [3].

Visual Studio было выбрано т.к. эта среда содержит объектно-ориентированное программирование, многофункциональная, содержит функцию отладки и проста в использовании.

Языком программирования был выбран – C#, являющийся языком объектно-ориентированного языка программирования, который был разработан в 1998 – 2001 годах и относится к семье языков с C-подобным синтаксисом, из них его синтаксис наиболее близок к C++ и Java. Язык имеет статическую типизацию, поддерживает полиморфизм, перегрузку операторов (в том числе операторов явного и неявного приведения типа), делегаты, атрибуты, события, свойства, обобщённые типы и методы, итераторы, анонимные функции с поддержкой замыканий, LINQ, исключения, комментарии в формате XML.

Переняв многое от своих предшественников — языков C++, Pascal, Модула, Smalltalk и в особенности Java — С#, опираясь на практику их использования, исключает некоторые модели, зарекомендовавшие себя как проблематичные при разработке программных систем, например, C# в отличие от C++ не поддерживает множественное наследование классов (между тем допускается множественное наследование интерфейсов).

Название «Си шарп» (от англ. sharp - диез) происходит от музыкальной нотации, где знак диез, прибавляемый к основному обозначению ноты, означает повышение соответствующего этой ноте звука на полутон, что аналогично названию языка C++, где «++» обозначает инкремент переменной.

Вследствие технических ограничений на отображение (стандартные шрифты, браузеры и т. д.) и того обстоятельства, что знак диез не представлен на стандартной клавиатуре, знак номера # был выбран для представления знака диез при записи имени языка программирования. Это соглашение отражено в Спецификации Языка C# ECMA-334. Тем не менее, на практике (например, при размещении рекламы и коробочном дизайне), Майкрософт использует предназначенный музыкальный знак.

Названия языков программирования не принято переводить, поэтому зачастую язык называют по-английски «Си шарп» [4].

2.2 Описание применяемых алгоритмов и их реализация

Основным алгоритмом в АРМ секретаря кафедры является алгоритм создания документа протокол: заполнение всех необходимых полей, обработка введенных данных и вывод их в шаблонизированный документ.

Для создания протокола необходимо выбрать действие в пункте меню Файл -> Создать -> Протокол. В диалоговом окне выведется форма с обязательными полями для заполнения данных:

выбор типа заседания;
выбор присутствующих членов коллегиального органа из списка;
если имеются приглашенные, необходимо вписать их инициалы, фамилии с указанием должностей;
указать количество вопросов, принадлежащих рассмотрению в повестке дня;
Заполнить вопросы и напротив каждого вопроса: ввести информацию о докладчиках (инициалы и фамилию), краткое содержание доклада; заполнить текст решения (что решили, какое заключение по данному докладу). Если докладчиков более одного, то его необходимо добавить (кнопка «Добавить докладчика») и так же заполнить поля.

По завершению ввода информации о заседании необходимо вывести их в шаблонизированный документ протокола. Но перед этим введенные данные нужно проверить на корректность и обработать для вывода. Этот процесс запустится по нажатию на кнопку «Ок». Если данные будут введены не корректно или имеются незаполненные поля, то выйдет сообщение, предупреждающее об ошибке. Если замечаний нет, то данные успешно выведутся в документ Word. Документ можно сохранить и вывести на печать. На рисунке 2.1 представлена блок-схема алгоритма создания протокола.

Рисунок 2.1 – Блок-схема алгоритма создания протокола

Описывание логической структуры программного продукта

Согласно пункту 2.4 о составлении и оформлению протоколов из сборника нормативно-правовых и методических документов по основным направлениям деятельности ПГУ им Т.Г. Шевченко входные и выходные данные протокола должны быть строго стандартизированы. Пример протокола представлен в приложение Б.

Текст протокола должен состоять из двух частей: вводный и основной. В водной части протокола указывается инициалы и фамилия председателя и секретаря коллегиального органа; инициалы и фамилии членов этого органа, инициалы и фамилия приглашенных с указанием должностей, инициалов и фамилий докладчиков и содокладчиков. Основная часть текста протокола должна состоять из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.

Структурная схема программного продукта

Внутренняя структура или же внутренняя организация программного продукта образованна списком взаимосвязанных программных модулей, представлена на рисунке 2.2

Модуль создания/открытия документа создает новый документ по шаблону, заготовленным ранее. Данный модуль открывает не заполненный шаблон документа Microsoft Office Word с расширением *.doc/*.docx.

Рисунок 2.2 – Функциональная схема АРМ секретаря кафедры

После заполнения необходимых полей информации для протокола вызывается модуль проверки на корректность заполненных данных. Этот модуль проверят на наличие запретных символов в полях для заполнений фамилий. Если такие символы имеются, то модуль выведет сообщение об ошибке введенных данных и не позволит перейти к следующему шагу, пока пользователь не исправит ошибку.

После проверки введенных данных на корректность выполнится модуль обработки данных. В этом модуле скомпонуются введенные данные в объекты и приготовятся к выводу в шаблонизированный документ.

В модуле вывода данных в документ предполагается производить вывод скомпонованных данных с помощью методов подключаемых библиотек Windows.Office.Interop.Word и Microsoft.office.Tools.Word.

Типы и члены пространства имен Microsoft.Office.Interop.Word обеспечивают поддержку взаимодействия между объектной модели COM в Microsoft Word 2010/2003.

Пространство имен Microsoft.Office.Tools.Word содержит типы, расширяющие и поддерживающие объектную модель Microsoft Office Word в проектах, созданных с помощью средств разработки для Office в Visual Studio. Пространство имен Microsoft.Office.Tools.Word включает в себя интерфейс Document. Этот интерфейс представляет расширенный документ, который можно создать во время выполнения в надстройках уровня приложения для Word [5].

Модуль поиска выполняет поиск ключевой фразы по всем документам заданным промежутком времени их создания.

Модуль редактирования шаблона необходим в случае если стандарты протокола будут изменены. Тогда с помощью этого модуля можно открыть шаблон протокола и внести необходимые изменения.

Т.к. коллегиальный состав органа постоянно меняется, необходимо иметь возможность редактирования его списка. Это позволяет сделать модуль редактирования коллегиального состава органа. Список хранится в базе данных. Этот модуль подгружает в WindowsForm список состава коллегиального органа, где имеется возможность добавить нового члена или удалить конкретного члена из списка.

Разработка диаграммы классов

Класс – это описание совокупности объектов с общими атрибутами, операциями, отношениями и семантикой. Классы используются для составления словаря разрабатываемой системы. Это могут быть абстракции, являющиеся частью предметной области, или классы, на которые опирается реализация.

Диаграмма классов – это диаграмма, на которой показано множество классов и статических связей между ними [6].

На диаграммах классов изображаются также атрибуты классов, операции классов и ограничения, накладываемые на связи между объектами.

Диаграмма классов программного продукта, представленная на рисунке 2.3, предполагает, что существует некоторый механизм работы состоящий из блоков: «Протокол», «Коллегиальный орган», «Блок создания протокола», «Блок вывода данных», позволяющий создавать протоколы, открывать существующие, редактировать и выводить на печать.

Рисунок 2.3 – Диаграмма классов АРМ секретаря кафедры

Блок протокол тесно связан с блоком коллегиального органа, т.е. если не будет списка членов коллегиального органа, то без этого протокол не сможет быть заполнен полностью. Также блок вывода данных тесно связан с блоком создания протокола, т.е. ели протокол не буде создан, не будут заполнены данные, то программа не выведет их в шаблонизированный документ. Распечатать не существующий документ нельзя, поэтому его нужно либо создать, либо выбрать существующий.

Разработка иерархии меню программного обеспечения

Данный программный продукт реализовывает операции: создание протокола заседания и выписку из протокола, открытие документов, вывод на печать, правку действий (отменить или повторить), поиск ключевой фразы по всем документам.

Имеет возможность просматривать информацию о коллегиальном органе и редактировать наименование кафедры, список членов коллегиального органа, заведующего кафедрой, секретаря в случае необходимости. Схема меню программного продукта представлена на рисунке 2.4.

Рисунок 2.4 – Схема меню главного окна

Пункт меню «Файл» стандартен и имеет выбор типа создания документа (протокол или выписка из протокола). Пункт меню «Правка» имеет возможность отменить действия или повторить, а также можно осуществить поиск фразы в протоколах, в случае необходимости. В пункте меню «Справка» хранится информация о программе и об авторе, а также можно просмотреть и отредактировать информацию о коллегиальном органе.

Описание пользовательского интерфейса

Главное окно программного обеспечения для автоматизированного рабочего места секретаря кафедры представлена на рисунке 2.5. АРМ секретаря кафедры представляет собой удобный интерфейс для выполнений привычных постоянных задач секретарю, только в автоматизированной форме.

Протоколы хранятся в файловой системе в виде иерархичного списка, хранящегося в папках, соответствующего номеру году. Пример такого списка представлен на рисунке 2.5.

Рисунок 2.5 – Интерфейс главного окна АРМ секретаря кафедры

Что бы создать протокол необходимо выбрать пункт меню Файл -> Создать -> Протокол. Откроется окно с полями для заполнения списка присутствующих из списка членов коллегиального органа, список приглашенных, если они имеются, вопросы повестки дня, докладчиков по каждому вопросу повестки и принятые решения. Форма для заполнения полей протокола представлена на рисунке 2.6

Рисунок 2.6 – Форма для заполнения данных протокола

Выбор докладчиков происходит по нажатию кнопки «Выбрать», открывается новое окно со списком преподавателей. После выбора имени докладчика следует нажать на кнопку «Ок». Окно с выбором докладчика из списка присутствующих преподавателей представлена на рисунке 2.7.

Рисунок 2.7 – Список присутствующих преподавателей

Произвести вывод заполненных данных в шаблонизированный документ можно нажатием кнопки «Ок». Созданный документ протокола откроется в приложение Microsoft Office Word для просмотра заполненной информации, после чего можно сохранить файл или вывести на печать.

Список членов коллегиального органа можно редактировать: добавлять/удалять, редактировать имя секретаря и заведующей кафедры. Список хранится в базе данных Microsoft Office Access. Для просмотра этой информацию необходимо открыть Справка -> Информация кафедры. Откроется окно содержащее в себе список преподавателей кафедры, имя секретаря и заведующего кафедрой. Для редактирования этой информации выбрать в меню Редактировать -> Информацию кафедры. После чего в этом же окне появятся текстовые поля и список преподавателей, где можно редактировать всю информацию. Интерфейс окна информации кафедры представлен на рисунке 2.8.

Рисунок 2.8 – Интерфейс окна, представляющий информацию кафедры

3 ОРГАНИЗАЦИОННО-ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

3.1 Общие положения

Программные средства (ПС) вычислительной техники являются материальными объектами специфической интеллектуальной деятельности специалистов, состоящими из программных документально оформленных проектов, реализующих свои потребительские свойства и качества в составе функционирующих вычислительных систем или систем обработки данных.

В результате разработки и применения программных средств вычислительной техники экономический эффект достигается за счет экономии трудовых, материальных и финансовых ресурсов на основе: снижения трудоемкости алгоритмизации программирования и отладки программ (задач) за счет использования программного средства в процессе разработки автоматизированных систем и систем обработки данных; снижения расходов на материалы (диски, бумага и прочие материалы); ускорения ввода в эксплуатацию новых систем; улучшение показателей основной деятельности предприятий в результате использования программных средств; увеличение объемов и сокращение сроков переработки информации;

Расчет экономической эффективности программных средств вычислительной техники основан на принципах комплексной оценки эффективности мероприятий, направленных на ускорение работы.

Основными источниками экономии для предприятия, использующего внедряемое ПС являются: улучшение показателей основной деятельности предприятия, происходящее в результате использования ПС; повышение технического уровня, качества и объемов вычислительных работ; сокращение сроков обработки информации; уменьшение численности персонала, занятого обслуживанием программных средств автоматизированных систем и систем обработки информации; снижение трудоемкости работ программистов при программировании прикладных задач с использованием новых ПС в организации-потребителе ПС; снижение затрат на эксплуатационные расходы.

3.2 Расчет затрат на проектирование и внедрение

программного средства

Качественное управление в настоящее время возможно только при наличии автоматизированной информационной системы, которая поддерживает решение всей взаимосвязанной совокупности задач.

Программные средства вычислительной техники являются материальными объектами специфической интеллектуальной деятельности специалистов, состоящими из программных документально оформленных проектов, реализующих свои потребительские свойства и качества в составе функционирующих вычислительных систем или систем обработки данных.

В структуре капитальных вложений, связанных с автоматизацией управления, выделяют капитальные вложения на разработку проекта автоматизации (предпроизводственные затраты) и капитальные вложения на реализацию проекта (затраты на внедрение):

К = Кп + Кр , (3.1)

где Кп – капитальные вложения на проектирование;

Кр – капитальные вложения на реализацию проекта.

Капитальные вложения на проектирование ПС определяются путем составления смет расходов и включают следующие элементы: стоимость материалов (Км), заработную плату основную и дополнительную с отчислениями в соцстрах инженерно–технического персонала, непосредственно занятого разработкой проекта (Кпр); затраты, связанные с использованием машинного времени на отладку программы (Кмаш); оплату услуг сторонним организациям (Кс), если проектирование производится с привлечением сторонних организаций; накладные расходы отдела проектирования (Кн).

Таким образом, капитальные вложения на проектирование (Кп) определяются по формуле:

Кп= Км+ Кпр+ Кмаш+ Кс+ Кн . (3.2)

Все расчеты будут производиться в условных единицах (у.е.), что соответствует стоимости одного доллара США в Приднестровском Республиканском Банке на момент разработки ПС.

Определим смету затрат и рассчитаем стоимость материалов Км пошедших на разработку ПС. В их состав входят материалы, отраженные в смете затрат представлены в таблице 3.3:

Таблица 3.3 – Смета затрат на материалы

Материал	Единица изм.	Цена за ед., (у.е.)	Кол-во	Сумма, (у.е.)
Бумага	шт.	4,4	2	8,8
Ручка	шт.	1	2	2
Диск CD/RW	шт.	0,5	1	0,5
Переплет	шт	7	1	7

Итого: 18,3 у.е. Транспортно–заготовительные расходы (5 %): 4 у.е.

Всего: 22,3 у.е.

Затраты на основную заработную плату программиста (Kпр) рассчитываются на основе данных о квалификационном составе разработчиков, их должностных окладах и общей занятости по теме.

Дополнительная заработная плата начисляется в размере 10 % от суммы основной заработной платы, а отчисления на социальные страхования – в размере 39 % от фонда заработной платы. Смета затрат на оплату труда представлена в таблице 3.4:

Таблица 3.4 – Смета затрат на оплату труда

Должность

работника

Должностной оклад (у.е.)

Дневная ставка

Занятость по теме

Сумма основной з/п (у.е.)

Программист

200

140

Руководитель проекта

250

3,182

127

Итого Kпр: 267 у.е.

Затраты, связанные с использованием машинного времени на отладку программ (Кмаш), учитываются для следующих этапов проектирования: разработка рабочего проекта; внедрение – проведение опытной эксплуатации задач и сдача их в эксплуатацию.

Затраты на отладку программы определяются по формуле:

Кмаш= Смч* Тотп * Sпр , (3.3)

где - Смч – стоимость одного часа машинного времени; Тотп – время отладки программы (ч); Sпр – количество программистов.

Подставляя данные, получаем величину затрат на отладку программ:

Смч = 0,1 у.е.; Тотл = 80 ч.; Sпр = 1 программист, Кмаш = 0,1 80 1 = 8 у.е.

Затраты на оплату работ сторонним организациям не производились, поэтому коэффициент Кс=0. Накладные расходы (Кн) на разработку НИР берутся в размере 45% от основной заработной платы разработчиков НИР для покрытия административно–хозяйственных и других расходов

Кн = 267 * 0,45 = 120,15 у.е.

Так как при реализации данной задачи не производилось специальных закупок техники и переустройства рабочих мест, капитальные вложения на реализацию задачи Кр=0 и общая величина капитальных вложений определяется затратами на предпроизводственные затраты. Общая величина капитальных вложений приведена в таблице 3.5:

Таблица 3.5 – Общая смета затрат на проектирование

Статьи	Затраты
	Сумма, (у.е.)	Удельный вес статьи в общей стоим., %
Материалы и покупные полуфабрикаты	22,3	3,401
Основная заработная плата	267	62,426
Дополнительная заработная плата	12	2,94
Отчисления на соцстрах	51,48	12,59
Затраты на отладку программы	6	1,47
Накладные расходы	54	13,27
ИТОГО:	412,78

К затратам текущего характера относятся затраты, связанные с обеспечением нормального функционирования разработанного ПС, например затраты на ведение информационной базы, эксплуатацию технических средств, реализацию процесса обработки информации по задачам и др.

Затраты, по эксплуатации задачи вычисляются по формуле:

Сфз = Смч * Тэ , (3.4)

где – Смч – стоимость одного часа работы технических средств; Тэ – время эксплуатации задачи в течение года.

Стоимость одного часа работы технических средств возьмем равную 0,1 у.е., а время эксплуатации задачи в течение года будет равно: Тэ=400 ч. Подставляя фактические значения, полученные в ходе опытной эксплуатации задачи, получаем величину годовых эксплутационных расходов:

Сфз = 0,1 300 = 30у.е.

Экономический эффект, как реальная экономия, обусловлена следующими факторами: сокращение недостач и порчи технических средств; сокращением потерь рабочего времени.

Рассчитаем абсолютную годовую экономию на основе сокращения потерь рабочего времени, образующуюся в виде экономии на заработной плате за счет: снижения затрат на оплату простоев служащих; сокращения численности служащих; увеличения эффективности фонда времени одного служащего; сокращения сверхурочных работ.

Сокращения затрат в сфере управления при использовании ПС решения поставленной задачи обусловлено снижением трудоемкости работ по обработке информации и снижение на оплату простоев служащих.

Экономия за счет снижения трудоемкости расчета, при внедрении ПС для его решения, рассчитывается по формуле:

Этр = (А * В * Тр * Зчас – Кр * Тоб * Смч) * Uе , (3.5)

где - А – коэффициент, учитывающий дополнительную заработную плату; В – коэффициент, учитывающий отчисления на соцстрах; Тр – трудоемкость решения задачи вручную (ч); Зчас – среднечасовая тарифная ставка работника (у.е.); Кр – коэффициент использования технических средств; Тоб – трудоемкость при автоматизированной обработке (ч); Смч– стоимость одного машинного часа работы (у.е.); Uе – периодичность решения задачи (раз/год).

Подставляя фактические данные, полученные в результате исследований при ручном и автоматизированном решении задач обработки статистических данных научными работниками, получаем величину экономии за счет снижения трудоемкости решения задачи при условии:

А = 1,1; В = 1,39; Тр = 35; Зчас= 1,13 у.е. (при основной заработной плате 200 у.е., 8 часовом рабочем дне, 22 рабочих дня в месяц);

Кр = 1,13; Тоб = 0,5 ч (набор данных и расчет происходит за 30 мин.);

Смч = 0,1 у. е.; Ue = 80 раз/год.

Этр = (1,1 1,39 35 1,13 – 1,13 0,5 0,1) 80 = 4833,08 у.е.

Основной экономический показатель, определяющий экономическую целесообразность затрат на создание ПС – это экономический эффект.

Годовой экономический эффект определяется по формуле:

Эс = Этр – Ен * Кн – Сфз , (3.6)

где - Этр – годовая экономия от применения внедренной задачи; Ен –нормативный коэффициент экономической эффективности капитальных вложений(Ен=0,15); Кн – единовременные затраты, связанные с внедрением задачи;

Подставляя в формулу фактические данные, определяем величину годового экономического эффекта при Кн = 213,3 у.е. без затрат пошедших на оплату специалиста по установке:

Эс = 4833,08 – 0,15 120,15 – 30 = 4785,06 у.е.

Экономическая эффективность капитальных вложений, связанных с разработкой и внедрением ПС определяется по формуле:

Ерс = Эс / Кп (3.7)

Подставляя в формулу фактические данные, определяем величину экономической эффективности:

Ерс = 4875,06 / 500,3 = 9,74

Так как Ерс > Ен, то внедрение экономически эффективно.

Определяем срок окупаемости внедренной задачи:

Тс = Кп / Эс = 500,3 / 4875,06 = 0,10 года

Расчеты показали, что автоматизация задачи является экономически оправданной и ведет к сокращению потерь рабочего времени за счет уменьшения времени решения «вручную», что в свою очередь приводит к значительной экономии человеческих ресурсов и финансовых средств.

Автоматизированное рабочее место секретаря кафедры

3 ОРГАНИЗАЦИОННО-ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

3.1 Общие положения

4 оХРАНА ТРУДА