Організаційно-розпорядча документація. Довідково-інформаційна документація
PAGE 1
Лекція 15
Тема: Організаційно-розпорядча документація. Довідково-інформаційна документація.
1. Організаційно-розпорядча документація.
2. Довідково-інформаційна документація.
1. Організаційно-розпорядча документація
Управлінська діяльність установ знаходить своє документальне відображення в ділових паперах, за допомогою яких реалізуються різноманітні функції. Документ – основний вид ділової мови; засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності людини.
Сукупність взаємопов’язаних документів, що застосовуються у певній сфері діяльності, становить систему документації. Найчисленнішою є система управлінських (адміністративних, загальних) документів.
Однією з найпоширеніших уніфікованих систем є організаційно-розпорядча документація (ОРД), яка застосовується для оформлення управлінської документації.
Документи широко використовуються у повсякденній діяльності людей. Як носії інформації вони сприяють поліпшенню внутрішньої організації будь-якого підприємства чи установи, служать підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи. Документи є засобом засвідчення, доведення певних фактів і, отже, мають велике правове значення. Документи повинні відповідати таким вимогам: придатність до тривалого зберігання, максимальна точність тощо. Загальні правила документування управлінської діяльності викладені в Примірній інструкції з діловодства в міністерствах і відомствах України, місцевих органах державної влади, місцевого та регіонального самоврядування. Вона регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів установи. Положення цієї інструкції поширюються на всю службову документацію, що не має таємного характеру. Правила й рекомендації про порядок здійснення діловодних процесів розробляються відповідно до законів України, що встановлюють порядок організації та діяльності органів державної влади та актів органів державної виконавчої влади, місцевого й регіонального самоврядування.
Організаційно-методичну допомогу у вдосконаленні системи документаційного забезпечення державного управління і діловодства подають установи Державної архівної служби України, які розробляють і затверджують основні нормативні документи з відповідних питань, перевіряють і мають право вимагати від керівників організацій та установ усунення виявлених під час перевірок недоліків.
Особливості сучасного діловодства полягають, насамперед, у переведенні його на державну мову, широкому застосуванні комп’ютерних систем, необхідності дотримання вимог чинних державних стандартів у цій галузі, впровадження раціональних прийомів роботи. У роботі з документами велику роль відіграє текстове оформлення рішень, дій, вчинків. Мова не є пасивним фіксатором прийнятих рішень, а виконує активну стимулюючу роль в управлінській діяльності.
Основу документаційного забезпечення діяльності будь-якого підприємства становлять організаційні, розпорядчі й довідково-інформаційні документи. Організаційні документи на тривалі строки закріплюють і регламентують структуру, завдання, функції, обов’язки, права й відповідальність органів управління та спеціалістів підприємства. Ці документи, що створюються на підприємствах, в установах, організаціях, фірмах, разом із нормативно-правовим й, розпорядчими, довідково-інформаційними й документами колегіальних органів можна умовно віднести до документації із питань загальної діяльності.
Усі організації й підприємства в їх діяльності поряд з актами органів державної влади керуються організаційними документами (статутами, положеннями, правилами та інструкціями).
Статут
Статут – це юридичний акт, яким оформляється утворення підприємства, організації, установи, фірми, визначаються їхня структура, функції, правовий статус, взаємовідносини з іншими підприємствами, організаціями, установами, фірмами чи фізичними особами тощо. Статут після затвердження повноважним органом передають на реєстрацію до відповідних державних органів (для товариств з обмеженою відповідальністю (TOB), приватних (ПП) і малих (МП) підприємств таким органом є районна державна адміністрація за місцем юридичної адреси, вказаної в статуті), де підприємству видається свідоцтво про реєстрацію із зазначенням реєстраційного номера та юридичної адреси. Лише після реєстрації підприємство має право розпочати свою діяльність.
Статути бувають типові (розробляються для однотипних підприємств) та індивідуальні (створюються на підставі типових конкретизацією їх).
Для чіткого викладення змісту статуту й кращого сприйняття тексту його поділяють на розділи (статті), підрозділи, пункти, підпункти, котрі нумерують арабськими цифрами.
Реквізити:
- назва товариства (може поєднуватися з назвою виду документа);
- назва виду документа (Статут);
- гриф затвердження;
- позначка про реєстрацію;
- місце складання чи видання, рік.
Усі зазначені вище реквізити, як правило, оформляють на окремому аркуші паперу – титульній сторінці.
На подальших аркушах оформляють текст статуту, який може мати такі розділи:
1. Загальні положення
2. Цілі й предмет діяльності
3. Фонди товариства
4. Зовнішньоекономічна діяльність
5. Права та обов’язки засновників
6. Порядок розподілу прибутків і відшкодування збитків товариства
7. Майно товариства
8. Форс-мажор
9. Зміни законодавства
10. Органи управління товариства
11. Реорганізація та ліквідація товариства
12. Набуття Статутом чинності, зміни й доповнення до Статуту та ін.
Зміст статуту має бути постійно істинним, тобто в разі потреби в нього слід уносити доповнення та зміни. Мета створення й діяльність підприємства, зазначені в статуті, не повинні суперечити чинним законам України та іншим державним нормативно-правовим актам.
Статути оформляють на аркушах паперу формату A4 друкарським способом.
Усі аркуші зшивають, прошнуровують і скріплюють печатками.
Статут не належить до секретних документів і не містить таємної інформації. Його повинні надавати на вимогу ревізійним комісіям, Державним контролюючим органам, представникам судових і слідчих органів, податкової інспекції, партнерам по бізнесу та ін.
Статути слугують підставою для розробки положень, правил та інших документів, що створюються на підприємствах.
Інструкція
Інструкція – це правовий документ, яким визначаються правила, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні аспекти діяльності установ, організацій, підприємств (їхніх підрозділів і служб), посадових осіб та громадян.
Усі інструкції можна поділити на дві основні групи:
• такі, що регламентують порядок здійснення якогось процесу кількома виконавцями (підрозділами чи посадовими особами), наприклад: „Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах та організаціях”, „Інструкція про роботу з документами, що мають гриф обмеження доступу”, „Інструкція про роботу з листами й заявами громадян”, „Інструкція про порядок добору й передавання секретних документів на архівне зберігання”; посадові інструкції.
Готують інструкцію не менш як у двох примірниках (на другому примірнику оформляють реквізити погодження) на загальному чи спеціальному бланку або на чистих аркушах паперу (якщо інструкція не виходить за межі підприємства) формату A4.
Реквізити інструкції:
– назва виду документа (інструкція, посадова інструкція);
– дата (зазначають дату підписання);
– індекс;
– місце складання чи видання;
– гриф затвердження;
– заголовок до тексту (має чітко визначати коло питань, об’єктів та осіб, на які поширюються вимоги інструкції, й може входити в назву виду документа, наприклад, „посадова інструкція інспектору з обліку й реєстрації листів громадян”, „ІНСТРУКЦІЯ з діловодства”;
– текст;
– позначка про те, що дана інструкція є додатком до розпорядчого документа (оформляють у разі потреби);
– підпис (підписує керівник підрозділу-розробника);
– гриф погодження (оформляють у разі потреби);
– візи (оформляють у разі потреби);
– позначка про виконавця (оформляють у разі потреби).
Текст інструкції викладають у логічній послідовності й групують за розділами, кожний з яких має становити завершену частину документа. Текст має бути коротким, точним, зрозумілим (оскільки інструкція – це документ, що призначається для постійного користування), директивного характеру, тому в ньому доцільно використовувати чіткі формулювання зі словами: „повинен”, „слід”; „необхідно”, „не допускається” тощо. Інструктивний характер мають також рекомендації, методичні рекомендації, методичні вказівки та інші подібні документи.
У комплексі організаційних документів підприємств (організацій, установ) особливе місце належить посадовим інструкціям.
На підставі посадової інструкції розробляють трудовий договір (трудовий контракт) із працівником. Трудовий договір (трудовий контракт) і посадову інструкцію використовують у разі виникнення конфліктних ситуацій між роботодавцем та працівником. Посадову інструкцію розробляє інспектор відділу кадрів чи інший спеціаліст, який відповідає за роботу з кадрами, обов’язково погоджує з юрисконсультом і подає на затвердження керівникові підприємства (організації, установи). Всі зміни до посадової інструкції вносяться з відповідного наказу (розпорядження) по підприємству (організації, установі).
У посадовій інструкції обов’язково мають бути такі розділи:
1. Загальні положення (Зазначають сферу діяльності працівника, порядок його призначення на посаду та звільнення з неї, порядок заміщення працівника в разі його тимчасової відсутності, вимоги щодо кваліфікаційної підготовки, підлеглість працівника, коло посадових осіб, які підпорядковуються даному працівникові. Наводиться також перелік нормативних документів, якими працівник повинен керуватися в своїй роботі.)
2. Функції
3. Посадові обов’язки
4. Права
5. Відповідальність
Як доповнення до основних розділів посадової інструкції може додаватися розділ, у котрому регулюються трудові відносини між посадовими особами (визначається коло службових зв’язків, порядок подання звітної інформації тощо).
Правила
Правила – це службові документи організаційного характеру, в яких викладаються настанови, норми або вимоги, що регламентують певний порядок якихось дій, поведінку тощо.
За формою й змістом правила подібні до інструкцій; іноді вони становлять їхню складову частину (наприклад, „Правила оформлення вихідних документів” входять до „Інструкції з діловодства”). Оформляють правила на загальних або спеціальних бланках формату A4. Доцільно використовувати бланки з кутовим розташуванням постійних реквізитів, оскільки має бути гриф затвердження.
Реквізити правил:
– назва виду документа (ПPАВИЛА);
– дата;
– індекс;
– місце видання;
– гриф затвердження;
– заголовок до тексту (може поєднуватися з назвою виду документа);
– текст (може складатися з розділів, підрозділів, пунктів, підпунктів);
– підпис;
– гриф погодження (оформляють у разі потреби на другому примірнику);
– візи (оформляють у разі потреби на другому примірнику);
– позначка про виконавця (оформляють у разі потреби на другому примірнику).
„Правила внутрішнього трудового розпорядку” мають на меті зміцнення трудової й виконавської дисципліни, правильну організацію праці та відпочинку, повне й раціональне використання робочого часу, підвищення якості й продуктивності праці. Вони обов’язкові для виконання всіма працівниками підприємства. Правила (витяг із правил) мають вивішуватися на видному місці, тому допускається художнє оформлення їх.
Наказ
Найпоширенішим видом розпорядчих документів, що застосовуються у практиці управління, є накази.
Наказ це розпорядчий документ, який видає керівник підприємства, організації, установи на правах єдиноначальності і в межах своєї компетенції. Створюється наказ на основі і для виконання законів, постанов і розпоряджень уряду, наказів І директивних вказівок вищих органів, а також вирішення оперативних питань діяльності конкретного органу. За призначенням розрізняють накази із загальних питань і з особового складу. Накази із загальних питань, у свою чергу, поділяються на ініціативні і такі, що видаються на виконання розпоряджень вищих органів. Потрібно розрізняти специфіку написання і оформлення цих документів. Найповніше уявлення про них дає розгляд ініціативного наказ.
Ініціативний наказ видається для оперативного впливу на процеси, щопротікають в організації, на підприємстві. Реквізити ініціативного наказу такі: назва організації і документа, дата, місце видання, номер, заголовок до тексту, текст, підпис, візи погодження.
Складається текст наказу з констатуючої і розпорядчої частин. Перша містить такі елементи: вступ (вказується причина видання наказу); доведення (переказуються головні факти); висновок (викладається мета видання наказу). Починається констатуюча частина словосполученнями: У зв'язку. Згідно із. Відповідно до. Для виконання. З метою.
Другу – позначають словом НАКАЗУЮ, яке друкують великими літерами на окремому рядку. Вона складається з декількох пунктів. У свою чергу, кожен пункт складається з кількох частин: дія, термін виконання і відповідальний за виконання. В останньому пункті розпорядчої частини наказу зазначають особу чи осіб, яким доручається контроль за його виконанням. Строк виконання наказу має бути реальним і відповідати обсягу намічених робіт. Необхідно також враховувати час на доведення вміщеної інформації до конкретних виконавців.
Візи виконавця та інших службових осіб потрібно розташовувати нижче підпису керівника.
Проект наказу погоджують із заступником керівника установи -- куратором питань, що порушені у ньому, та з керівниками структурних підрозділів, яких стосуються пункти наказу. Юридична служба (юрисконсульт) перевіряє відповідність проекту наказу законодавству та розпорядженням вищих організацій і візує його за наявності необхідних віз. У разі невідповідності проекту наказу вимогам законодавства чи розпорядженням вищих органів юридична служба, не візуючи проект, дає письмовий висновок з пропозиціями щодо законності вирішення відповідного питання для прийняття остаточного рішення керівником установи.
У наказах, що видаються на виконання ухвал вищих організацій, часто не пишуть констатуючу частину. Замість цього дають посилання на номер, дату і найменування нормативного або розпорядчого документа. Перед підписанням у керівника проект наказу додатково ретельно вивіряється. При цьому особлива увага звертається на перевірку чисел, прізвищ, найменувань. Текст повинен бути підготовлений в наказовій формі і вміщувати інфінітивні дієслова (доручити, здійснити, призначити).
Підписує наказ перший керівник установи. Право підпису наказу він може надавати своєму заступнику в межах його компетенції. Зразок наказу із загальних питань.
Особлива увага має приділятися доведенню наказу до відома виконавців та зацікавлених осіб. Трудове законодавство, наприклад, зобов'язує адміністрацію чи власника під розписку ознайомити працівника з наказом про накладення на нього дисциплінарного стягнення. Таким чином можна запобігти безпідставному накладанню стягнень.
У більшості випадків наказ діє постійно, породжуючи правові наслідки протягом усього часу чинності до відміни чи анулювання компетентним органом. Відміна наказу стосується тільки майбутнього, анулювання ж скасовує як майбутні, так і поточні юридичні наслідки.
Вказівка
Вказівка – розпорядчий документ, що видається ширшим колом посадових осіб, ніж наказ; керівником установи, головним інженером, головним конструктором, директором дочірньої фірми тощо. Вказівка охоплює в основному питання організаційно-методичного, оперативного характеру, пов’язані з організацією виконання наказів, інструкцій та інших актів установи чи її вищих органів. Даються вказівки для розв'язання поточних організаційних питань, а також для доведення нормативних матеріалів до безпосередніх виконавців.
Формуляр вказівки складається з назви відомства, установи чи її структурного підрозділу, назви виду документа, дати і місця видання, індексу, заголовка тексту, підпису, позначки про погодження.
Починається текст вказівки, як правило, словами, „зобов’язую” або
„пропоную”, які друкуються великими літерами. Видають вказівки залежно від обсягу тексту на бланках стандартних форматів А4 або А5.
Ухвала
Під ухвалою як розпорядчим документом розуміють правовий акт, що приймається місцевими Радами або їх виконкомами в колегіальному порядку для розв'язання найважливіших питань їх компетенції. Ухвалами також називаються спільні акти, що видаються кількома неоднорідними органами (колегіальними і тими, котрі діють на основі принципу єдиноначальності, державними установами, громадськими організаціями тощо).
Коло питань, з яких приймаються ухвали місцевих Рад, досить широке через те, що останні здійснюють державне керівництво всіма галузями господарського і соціально-культурного життя. Ухвали й розпорядження виконкомів, прийняті в межах наданих їм прав, є обов'язковими для виконання всіма підприємствами, установами і організаціями, розташованими на території, що підлягає Раді, а також службовими особами і громадянами.
За своїми юридичними властивостями ухвали виконкомів можуть бути нормативними або індивідуальними. Нормативними можна назвати ухвали про режим роботи підприємств торгівлі й побутового обслуговування населення, індивідуальними - ухвали про прийняття в експлуатацію того або іншого об'єкта будівництва, встановлення опікунства тощо.
Ухвали місцевих Рад та їх виконкомів укладаються за єдиною формою. Відмінність між ними полягає лише в тому, що перші не нумерують, а другі мають порядкову нумерацію. Розпорядчий документ, що розглядається, містить такі основні реквізити: зображення герба України, назва місцевої Ради або її виконкому, зазначення місця видання, назва виду документа (ухвала), дата (для ухвал місцевих Рад) або дата і номер (для ухвал виконкому), заголовок, текст, підписи голови і секретаря виконкому, печатка.
Звичайно ухвали складаються з вступної частини, у якій розкривається стан питання, що розглядається, і постановчої, що містить перелік заходів із зазначенням термінів їх виконання й перелік службових осіб, які відповідають за це, а також тих, кому доручено контроль за виконанням ухвали.
Розпорядження
Розпорядження – акт управління, виданий посадовою особою чи державним органом владного характеру у межах наданої компетенції для вирішення оперативних питань. Має обов'язкову силу для громадян чи організацій, кому вона адресована.
Розпорядження видають Кабінет Міністрів України, місцеві ради, представники Президента України на місцях, а також організації, установи та службові особи. Вони містять певне коло питань і діють протягом зазначеного в них строку. Можуть бути загальними для всього колективу або стосуватися конкретних ланок його роботи й окремих громадян.
Розпорядження мають багато спільного з наказами, і в правовому розумінні ці розпорядчі документи рівнозначні. Іноді розпорядження видають нарівні з наказом, замінюючи при цьому слово НАКАЗУЮ на слова ДОРУЧАЮ, ВИМАГАЮ, ЗОБОВ'ЯЗУЮ, ПРОПОНУЮ. Відрізняються зазначені правові акти ще й тим, що накази в основному пишуть із загальних всеохоплюючих питань, а розпорядження -з конкретних.
Рішення
Рішення як розпорядчий документ є правовим актом діяльності колегій міністерств і відомств, наукових рад тощо. Його текст складається з двох взаємозв'язаних частин: констатуючої та розпорядчої. Констатуюча покликана пояснити, чим викликане те чи інше рішення. Тут нерідко переказується акт вищого органу правління, на виконання якого видається рішення.
Друга частина документа починається словами: „колегія (міська чи наукова рада) вирішила”. При цьому слово ВИРІШИЛА друкується великими літерами в розрядку для того, щоб візуально виділити обидві частини. Далі з нового рядка друкується текст розпорядчої частини, до формулювань якої висуваються жорсткі вимоги. По-перше, вони повинні бути конкретними, чіткими, ясними, не вступати у суперечність зі змістом раніше виданих розпорядчих документів, не дозволяти іншого тлумачення. Необхідно уникати неконкретних виразів типу „підняти”, „підвищити”, „посилити”, „поліпшити”, „вжити заходів”, „активізувати”, „звернути увагу” тощо. Сформульовані таким чином доручення розпливчасті, перевірка їх виконання утруднена.
Якщо розпорядча частина рішення припускає різні за характером дії, називає кілька виконавців, вона ділиться на пункти, що нумеруються арабськими цифрами.
2. Довідково-інформаційна документація.
Довідково-інформаційні документи – це документи, зміст інформації яких має допоміжнийхарактер – вона спонукають до дії чи доводиь до відома і не потребує відповіді. Сюди відносяться різноманітні документи, якими підтверджуються певні факти, обгрунтовуються конкретні дії, відображається хід розгляду окремих питань тощо.
До цієї групи належать:
- акти;
- анотації;
- відгуки;
- відомості;
- довідки;
- договори;
- записки (службові, доповідні, пояснювальні);
|
- запрошення;звіти;
- службові листи;
- оголошення;
- пални роботи;
- посвідчення;
- протоколи;
- витяги з протоколів;
|
- реферати;
- рецензії;
- телеграми;
- телефонограми;
- списки;
- переліки;
- факси.
|
Більшість цих документів вихідними (надсилаюьться з установ) і містять інформацію про фактичний стан справ. Вони слугують основою для прийняття розпорядчих документів. Частина з них забезпечує процес взаємовідносин підприємств, організацій, а також громадян.
Анкета – документ, текст якого складається із запитань та обмеженої кількості однозначних, несуперечливих відповідей. Анкета (біографічна) застосовується під час оформлення на роботу. У формі анкети заповнюються особові листи з обліку кадрів, характеристики, довідки.
Анотація – короткий виклад змісту книги, статті, посібника, розробки, звіту. Розміщується за титульною обкладинкою. Мета анотації ознайомити із завданнями та результатами роботи. Може бути подана двома мовами: мовою тексту та однією з іноземних. Анотація допомагає в реферуванні та рекламуванні наступних видань, доборі та вивченні літератури з тих чи інших питань, скорочує час на ознайомлення із самою розробкою. У кінці анотації називаються категорії читачів, для яких рекомендовано анотовану книгу. Взірець анотації на другій сторінці цього посібника.
Відгук – документ, у якому висловлюється обґрунтована точка зору спеціаліста щодо наукових та дослідницьких праць. На відміну від рецензії складається на рукописи до їх публікації і підписується безпосередньо виконавцем. Супроводжувальний лист до відгуку, якщо він складений, підписує керівник установи. Відгук складається з найменування виду документа, заголовка та тексту. Текст включає вступ, де дається загальне уявлення про матеріал, короткий виклад змісту праці та висновки з оцінкою, пропозиціями та критичними зауваженнями. Колективний відгук підписують спеціалісти, посадові особи, після чого ставиться дата.
Висновок – документ, який містить думку про той чи інший предмет, питання, підбиває підсумок його розгляду. Надсилається установою у вищий орган для розгляду та затвердження. У галузі науки, техніки та виробництва висновок (наприклад, на розробку агрегату) робить головна організація.
Протокол – це службовий документ із записом ходу обговорення питань і рішень, ухвалених на зборах, нарадах, конференціях, інших засідань колегіальних органів. Протокол ведуть під час засідання колегіального органу. Протоколи можна оформляти від руки в спеціальному прошнурованому журналі або за допомогою друкарської машинки чи іншої оргтехніки. Оформлюють протоколи на чистих аркушах паперу формату А4 або на загальних чи спеціальних бланках підприємства, організації установи.
Реквізити протоколу:
назва виду документа;
дата;
індекс;
місце складання або видання;
гриф затвердження;
заголовок до тексту;
текст.
Текст протоколу поділяють на дві частини: вступ та основну частину. Основну частину тексту поділяють на розділи, що відповідають пунктам порядку денного. Протоколи бувають стислі та повні.
Витяг з протоколу – це певна частина (уривок) протоколу, оформлена належним чином. Витяги з протоколів оформляються на загальних, спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу.
Реквізити витягу з протоколу:
назва виду документа;
дата;
індекс;
місце складання;
гриф затвердження;
заголовок до тексту;
текст;
підпис;
позначка про завірення копії.
Звіт – це службовий документ, що містить повідомлення про діяльність особи чи організації або її підсумок, виконання дорученої роботи. Звіти бувають прості й складні залежно від характеру виконаної роботи. Розрізняють статистичні й текстові звіти. Статистичні звіти оформляють від руки або машинописним способом на трафаретних бланках, текстові – на загальному бланку чи на чистому аркуші паперу (формат А4) машинописним способом або за допомогою оргтехніки. Звіти мають бути конкретними, тобто давати стислу відповідь на запитання схеми.
Реквізити звіту:
назва виду документа (ЗВІТ);
дата;
індекс;
заголовок до тексту;
текст;
підпис;
відбиток печатки.
Як правило, проект текстового звіту готує секретар-референт.
Довідка – це службовий документ, який містить опис та підтвердження тих чи інших фактів або подій. Довідки поділяються на дві групи: ті, що містять інформацію про факти й події службового характеру; засвідчують якийсь юридичний факт. Оскільки ситуації, з приводу яких видають довідки, досить типові, використовують уніфіковані трафаретні бланки. Текст починають із зазначення в називному відмінку прізвища, імені та по батькові особи, про яку йдеться. В останньому абзаці тексту іноді зазначають, куди подаватиметься довідка, що видається.
Реквізити довідки:
назва виду документа (довідка);
дата;
індекс;
місце складання чи видання;
адресат;
заголовок до тексту(зазначають у разі потреби);
текст;
позначка про наявність додатків;
підпис (якщо довідка має фінансово-матеріальний характер);
відбиток печатки;
позначка про виконавця (оформляють у разі потреби).
Довідки, що направляються за межі установ, як правило, оформляють на загальних бланках, а ті, що подаються в межах установ, - на чистих аркушах паперу формату А4 або А5.
Доповідна записка – це службовий документ, адресований керівникові даної чи вищої організації, у якому автор інформує про ситуацію, що склалася.
Текст доповідної записки чітко поділяється на дві частини: у першій – констатуючій (описовій) – наводять факти або описують ситуацію, а в другій – викладають пропозиції, прохання.
Внутрішні доповідні записки оформляють на чистому аркуші паперу від руки. Зовнішні доповідні записки оформляють на загальних або спеціальних бланках формату А4 або А5.
Реквізити зовнішньої доповідної записки:
назва структурного підрозділу;
адресат;
назва виду документа;
дата;
індекс
місце видання;
заголовок;
текст;
додаток;
підпис.
Пояснювальна записка – це службовий документ, в якому пояснюється зміст окремих положень основного документа чи причини якихось подій.
Прес-реліз – це документ, в якому установа подає інформацію про певну подію або захід до засобів масової інформації.
Під час написання дотримуються таких вимог:
обсяг – 1 – 2 сторінки;
простий за формою;
перевага надається дієсловам активного стану4
уникати жаргону;
не використовувати скорочень;
не зловживати малозрозумілими та вузько науковими термінами;
Реквізити прес-релізу:
- дата подання;
- назва виду документа;
- контактна особа;
- заголовок;
- текст;
- назва логотипу установи.
Телеграма – це службовий документ, що становить буквено-цифрове повідомлення, передане за допомогою телефонного зв’язку. Особливості телефонного зв’язку полягають у швидкості передавання повідомлень та їхній документальності.
Тексти телеграм друкують без абзаців. Вони мають бути стислими й не двозначними. Не допускається: переносити слова тексту телеграми з одного рядка на інший; робити будь – які виправлення.
Службові телеграми оформляють на поштових чи фірмових бланках або на чистих аркушах паперу у двох примірниках.
У телеграмах-відповідях на початку тексту зазначають номер документа, на який дають відповідь, а вкінці - вихідний номер, після чого наводять назву підприємства (скорочено), посаду (в разі потреби),прізвище особи, котра підписала телеграму. Ту частину телеграми, яку передають телеграфом, друкують великими літерами через два інтервали. Зворотню адресу друкують малими літерами (перше слово - з великої).
Оформляючи службову телеграму, зазначають:
назву виду документа (ТЕЛЕГРАМА);
категорію телеграми (термінова, міжнародна, урядова);
види телеграми ( дві адреси, відповідь оплачено, тощо);
телеграфну адресу одержувача;
Номер документа, на який дають відповідь;
Текст;
Вихідний номер;
Скорочену назву підприємства, що надсилає телеграму;
Посаду особи, яка підписала телеграму;
Поштову адресу й назву підприємства;
Підпис;
Дату підписання телеграми;
Відбиток печатки
Організаційно-розпорядча документація. Довідково-інформаційна документація