Совокупность финансовых, торговых, производственных отношений возникающих в процессе деятельности ИП Невзоров В.А.

Содержание

[0.0.1] Библиотека визуальных компонент [0.0.2] Определение таблиц и необходимых полей. [1] 2.5 Руководство пользователя [2] Программа рассчитана для пользователя не имеющего представление о работе с базами данных.

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы исследования. Информационные технологии распространяются с невероятной скорость. Свое применение информационные технологии нашли в таких сферах деятельности как медицина, образование, развлечения и многих других. Особое внимание отводится техническим направлениям. Программные и аппаратные средства разрабатываются мощными вычислительными центрами. Но, как правило, такие приложения отличаются довольно большой стоимостью и не могут быть применены малыми организациями.

Именно поэтому разработка небольших и самое главное недорогих специализированных приложений является очень перспективным направлением.

Разработка приложения по работе компьютерной фирмы предусматривает также и разработку базы данных для хранения необходимой информации.

В нашем случае приложение и база данных разработаны для использования на локальном персональном компьютере. Но при разработке была учтена возможность перехода данного приложения на клиент-серверную технологию. Для этого будет, при наличии исподников, достаточно произвести небольшие изменения в процедуре подключения к базе данных и перенести структуру базы данных на другую платформу.

Конечной целью данной работы будет являться законченный программный продукт для облегчения функционирования компьютерной фирмы.

Целью данной работы удовлетворяло создание специализированной СУБД, рассчитанной на управление заранее определенной структурой информации и решения вполне определенного и ограниченного круга задач для компьютерной фирмы, которая одновременно позволяла не отвлекаться будущим пользователям на изучение вопросов связанных с базами данных и средствами управления ими.

Для реализации этих требований было удобнее всего не прибегать к средствам какой-либо универсальной СУБД, а создать независимую программу в виде исполняемого файла, работающего из-под Windows, с интерфейсом максимально приспособленного для удобной работы, не требующего никаких дополнительных знаний.

Реализация данной задачи проводится в системе программирования Delphi 7, располагающей широкими возможностями по созданию приложений баз данных, необходимым набором драйверов для доступа к самым известным форматам баз данных, удобными и развитыми средствами для доступа к информации, расположенной как на локальном диске, так и на удаленном сервере, а также большим коллекцией визуальных компонент для построения отображаемых на экране окон, что необходимо для создания удобного интерфейса между пользователем и исполняемым кодом.

Задачи дипломной работы. Основные задачи дипломной работы заключаются в следующем:

1. анализ предметной области по построению информационных систем
2. анализ и изучение моделей управления запасами;
3. создание информационной системы по автоматизации учета товаров.

Объект исследования. ИП Невзоров В.А., ИП является юридическим лицом и осуществляет свою деятельность на основе действующего законодательства Республики Казахстан и своего.

Предметом исследования в работе стала совокупность финансовых, торговых, производственных отношений возникающих в процессе деятельности ИП Невзоров В.А..

Практическая ценность работы заключается в том, что ее основные положения, выводы и результаты дают возможность:

• организовать эффективную работу ИП;
• автоматизировать процесс учета производства и реализации продукции.

Структура дипломной работы. Состоит из введения, двух разделов, заключения, списка использованных источников.

1 Техническое задание

1.1 Анализ принципов АРМ

Автоматизированное рабочее место (АРМ), или, в зарубежной терминологии, "рабочая станция" (work-station), представляет собой место пользователя-специалиста той или иной профессии, оборудованное средствами, необходимыми для автоматизации выполнения им определенных функций. Такими средствами, как правило, является ПК, дополняемый по мере необходимости другими вспомогательными электронными устройствами, а именно: дисковыми накопителями, печатающими устройствами, оптическими читающими устройствами или считывателями штрихового кода, устройствами графики, средствами сопряжения с другими АРМ и с локальными вычислительными сетями и т.д.

Наибольшее распространение в мире получили АРМ на базе профессиональных ПК с архитектурой IBM PC.

АРМ в основном ориентированы на пользователя, не имеющего специальной подготовки по использованию вычислительной техники. Основным назначением АРМ можно считать децентрализованную обработку информации на рабочих местах.

Для реализации идеи распределенного управления потребовалось создание для каждого уровня управления и каждой предметной области автоматизированных рабочих мест на базе профессиональных персональных компьютеров. Например, в сфере экономики на таких АРМ можно осуществлять планирование, моделирование, оптимизацию процессов, принятие решений в различных информационных системах и для различных сочетаний задач. Для каждого объекта управления необходимо предусматривать АРМ, соответствующие их значению. Однако принципы создания любых АРМ должны быть общими:

• системность.
• гибкость.
• устойчивость.
• эффективность.

Поясним смыл каждого из указанных понятий.

Системность. АРМ следует рассматривать как системы, структура которых определяется функциональным назначением.

Гибкость. Система приспособлена к возможным перестройкам, благодаря модульности построения всех подсистем и стандартизации их элементов.

Устойчивость. Принцип заключается в том, что система АРМ должна выполнять основные функции независимо от воздействия на нее внутренних и внешних возмущающих факторов. Это значит, что неполадки в отдельных ее частях должны быть легко устраняемы, а работоспособность системы быстро восстанавливаема.

Эффективность АРМ следует рассматривать как интегральный показатель уровня реализации приведенных выше принципов, отнесенного к затратам на создание и эксплуатацию системы.

Функционирование АРМ может дать желаемый эффект при условии правильного распределения функций и нагрузки между человеком и машинными средствами обработки информации, ядром которой является компьютер.

Создание такого "гибридного" интеллекта в настоящее время является проблемой. Однако реализация этого подхода при разработке и функционировании АРМ может принести ощутимые результаты - АРМ станет средством повышения не только производительности труда и эффективности управления, но и социальной комфортности специалистов. При этом человек в системе АРМ должен оставаться ведущим звеном.

На производственных предприятиях АРМ являются важной структурной составляющей АСУ как персональное средство планирования, управления, обработки данных и принятия решений. АРМ - это всегда специализированная система, набор технических средств и программного обеспечения, ориентированного на конкретного специалиста - администратора, экономиста, инженера, конструктора, проектанта, архитектора, дизайнера, врача, организатора, исследователя, библиотекаря, музейного работника и множество других.  

В то же время к АРМ любой "профессии" можно предъявить и ряд общих требований, которые должны обеспечиваться при его создании, а именно:

• непосредственное наличие средств обработки информации;
• возможность работы в диалоговом (интерактивном) режиме;
• выполнение основных требований эргономики: рациональное распределение функций между оператором, элементами комплекса АРМ и окружающей средой, создание комфортных условий работы, удобство конструкций АРМ, учет психологических факторов человека-оператора, привлекательность форм и цвета элементов АРМ и др.;
• достаточно высокая производительность и надежность ПК, работающего в системе АРМ;
• адекватное характеру решаемых задач программное обеспечение;
• максимальная степень автоматизации рутинных процессов;
• оптимальные условия для самообслуживания специалистов как операторов АРМ;
• другие факторы, обеспечивающие максимальную комфортность и удовлетворенность специалиста использованием АРМ как рабочего инструмента.

Структура АРМ включает совокупность подсистем - технической, информационной, программной и организационной.

К информационной подсистеме относятся массивы информации, хранящейся в локальных базах данных, как правило, на дисковых накопителях. Сюда же относится и системы управления базами данных.

Программное обеспечение включает операционные системы, сервисные программы, стандартные программы пользователей и пакеты прикладных программ, выполненные по модульному принципу и ориентированные на решение определенного класса задач, обусловленного назначением АРМ. По мере необходимости в программное обеспечение включаются также пакеты программ для работы с графической информацией.

Организационное обеспечение АРМ имеет своей целью организацию их функционирования, развития, подготовки кадров.

Если устройство АРМ достаточно сложно, а пользователь не имеет специальных навыков, возможно применение специальных обучающих средств, которые позволяют постепенно ввести пользователя в среду его основного автоматизированного рабочего места. При реализации функций АРМ (т.е. собственно его функционировании) необходимы методики определения цели текущей деятельности, информационной потребности, всевозможных сценариев для описания процессов ее реализации.

Методика проектирования АРМ не может не быть связанной с методикой его функционирования, так как функционирование развитого АРМ предусматривает возможность его развития самими пользователями. Языковые средства АРМ являются реализацией методических средств с точки зрения конечного пользователя, а программные реализуют языковые средства пользователя и дают возможность конечному пользователю выполнять все необходимые действия.

1.2 Определение структурной схемы

При разработке нового приложения необходимо разработать правильную структуру таблиц. Плохая структура приведёт к неэффективности и не возможности реализации некоторых функций. Хорошо продуманный набор таблиц не только помогает решать текущую задачу, но и оставляет задел для будущих модернизаций и усовершенствований, и что ещё более важно, значительно сокращает время написания программы, позволяет вызывать и обрабатывать данные, используя запросы и SQL-операторы.

Базам данных постоянно грозит опасность стать громоздкими, застывшими и чрезмерно сложными системами. Новые функции порождают новые виды запросов к базе данных, это увеличивает набор логических связей между её элементами. В связи с этим необходимо продумывать и использовать простые и ясные схемы организации данных.

Для разработки структура данных используем реляционную модель базы данных, которая основана на математических принципах теории множеств. Прежде всего, в основе теории лежит определение отношений между отдельными таблицами с помощью связующих полей. Теория не требует и не предполагает какого-то определённого числа этих отношений, но поскольку каждая таблица связана ещё хотя бы с одной, все таблицы в базе данных оказываются прямо или косвенно связанными. Теория так же утверждает, что управление данными становится очень простым, если данные организованы согласно правилам нормализации. Для получения первой нормальной формы таблиц не должно быть повторяющихся полей и составных значений. Для получения второй нормальной формы требуется зависимость каждого неключевого поля от полного набора полей первичного ключа. Для получения третьей нормальной формы таблица должна удовлетворять требованиям первой и второй нормальных форм, а так же для каждой таблицы должны быть определен первичный ключи, состоящий из одного поля или комбинации полей, по которому можно однозначно определить неключевое поле.

Описанные выше правила нормализации помогают эффективно связывать отношения между собой одним из ниже перечисленных способов:

Один ко многим – когда любой записи в первой таблице соответствует несколько записей во второй таблице;

Один к одному – когда любой записи в первой таблице соответствует только одна запись во второй таблице;

Многие ко многим – когда любой записи в первой таблице соответствует несколько записей во второй и наоборот.

В большинстве случаев между двумя таблицами используется отношение «один ко многим».

Результат запроса к одной или нескольким таблицам, также предоставляется в виде таблицы. Каждая таблица должна иметь свой ключ или идентификатор, уникально определяющую запись. В наборе записей об объекте возможно наличие более одного элемента данных, значения которого уникально идентифицирует запись об объекте. Каждый из таких элементов будет являться ключом, один из которых обычно выбирается в качестве первичного ключа. Элементы данных, которые не являются первичными ключами, называются атрибутами. В записи об объекте значения атрибутов идентифицируются значениями первичных ключей. Также в реляционных базах данных возможно объединения информации из разных таблиц или запросов на основе совпадающих значений определённых атрибутов.

Основное преимущество реляционной модели – это возможность добавлять новые элементы данных, если этого требуют новые функции или приложения. Могут добавляться и новые связи между существующими и вновь добавляемыми отношениями.

В любом случае реляционная модель данных удобна тем, что в отличие от других способна накапливать новые данные и новые связи без разрушения старых подсистем.

1.3 Определение программного обеспечения

ИС «Компьютерной фирмы» должен быть реализован на программно-технических средствах, совместимых с общей концепцией АСУ предприятия. Обязательным требованием к настоящей ИС является корректная обработка им данных, содержащихся в базах данных программ, применяемых для расчета.

Отчеты, формы ввода и процедуры обработки информации должны быть разработаны инструментальными средствами языка программирования Borland Delphi 7 с использованием СУБД Microsoft Access.

Описание языка программирования.

Реализация дипломной работы проводится в системе программирования Delphi 7.0, располагающей широкими возможностями по созданию приложений баз данных. Уже с более ранних версии система Delphi снабжена необходимым набором драйверов для доступа к самым известным форматам баз данных, удобными и развитыми средствами для доступа к информации, расположенной как на локальном диске, так и на удаленном сервере. В поставку продукта входит большое количество коллекций визуальных компонент для построения, отображаемых на экране окон, что необходимо для создания удобного интерфейса между пользователем и исполняемым кодом.

Поскольку использование баз данных является одним из краеугольных камней, на которых построено существование различных организаций, пристальное внимание разработчиков приложений баз данных вызывают инструменты, при помощи которых такие приложения можно было бы создавать. Выдвигаемые к ним требования в общем виде можно сформулировать как: "быстрота, простота, эффективность, надежность".

Среди большого разнообразия продуктов для разработки приложений Delphi занимает одно из ведущих мест. Delphi отдают предпочтение разработчики с разным стажем, привычками, профессиональными интересами. С помощью Delphi написано колоссальное количество приложений, десятки фирм и тысячи программистов-одиночек разрабатывают для Delphi дополнительные компоненты.

В основе такой общепризнанной популярности лежит тот факт, что Delphi, как никакая другая система программирования, удовлетворяет изложенным выше требованиям. Действительно, приложения с помощью Delphi разрабатываются быстро, причем взаимодействие разработчика с интерактивной средой Delphi не вызывает внутреннего отторжения, а наоборот, оставляет ощущение комфорта. Delphi-приложения эффективны, если разработчик соблюдает определенные правила (и часто - если не соблюдает). Эти приложения надежны и при эксплуатации обладают предсказуемым поведением.

Пакет Delphi - продолжение линии компиляторов языка Pascal корпорации Borland. Pascal как язык очень прост, а строгий контроль типов данных способствует раннему обнаружению ошибок и позволяет быстро создавать надежные и эффективные программы. Корпорация Borland постоянно обогащала язык. Когда-то в версию 4.0 были включены средства раздельной трансляции, позже, начиная с версии 5.5, появились объекты, а в состав шестой версии пакета вошла полноценная библиотека классов Turbo Vision, реализующая оконную систему в текстовом режиме работы видеоадаптера. Это был один из первых продуктов, содержавших интегрированную среду разработки программ.

В классе инструментальных средств для начинающих программистов продуктам компании Borland пришлось конкурировать со средой Visual Basic корпорации Microsoft, где вопросы интеграции и удобства работы были решены лучше. Когда в начале 70-х годов Н. Вирт опубликовал сообщение о Pascal, это был компактный, с небольшим количеством основных понятий и зарезервированных слов язык программирования, нацеленный на обучение студентов. Язык, на котором предстоит работать пользователю Delphi, отличается от исходного не только наличием множества новых понятий и конструкций, но и идейно: в нем вместо минимизации числа понятий и использования самых простых конструкций (что, безусловно, хорошо для обучения, но не всегда оправдано в практической работе), предпочтение отдается удобству работы профессионального пользователя. Как язык Turbo Pascal естественно сравнивать с его ближайшими конкурентами - многочисленными вариациями на тему языка Basic (в первую очередь с Visual Basic корпорации Microsoft) и с C++. Turbo Pascal существенно превосходит Basic за счет полноценного объектного подхода, включающего в себя развитые механизмы инкапсуляции, наследование и полиморфизм. Последняя версия языка, применяемая в Delphi, по своим возможностям приближается к C++. Из основных механизмов, присущих C++, отсутствует только множественное наследование. (Впрочем, этим красивым и мощным механизмом порождения новых классов пользуется лишь небольшая часть программистов, пишущих на С++.)

Плюсы применения языка Pascal очевидны: с одной стороны, в отличие от Visual Basic, основанного на интерпретации промежуточного кода, для него имеется компилятор, генерирующий машинный код, что позволяет получать значительно более быстрые программы. С другой - в отличие от C++ синтаксис языка Pascal способствует построению очень быстрых компиляторов.

Среда программирования представляет собой несколько отдельных окон: меню и инструментальные панели, Object Inspector (в котором можно видеть свойства объекта и связанные с ним события), окна визуального построителя интерфейсов (Visual User Interface Builder), Object Browser (позволяющее изучать иерархию классов и просматривать списки их полей, методов и свойств), окна управления проектом (Project Manager) и редактора.

Delphi содержит полноценный текстовый редактор типа Brief, назначения клавиш в котором соответствуют принятым в Windows стандартам, а глубина иерархии операций Undo неограниченна. Как это стало уже обязательным, реализовано цветовое выделение различных лексических элементов программы. Процесс построения приложения достаточно прост. Нужно выбрать форму (в понятие формы входят обычные, диалоговые, родительские и дочерние окна MDI), задать ее свойства и включить в нее необходимые компоненты (видимые и, если понадобится, неотображаемые): меню, инструментальные панели, строку состояния и т. п., задать их свойства и далее написать (с помощью редактора исходного кода) обработчики событий. Object Browser Окна типа Object Browser стали неотъемлемой частью систем программирования на объектно-ориентированных языках. Работа с ними становится возможной сразу после того, как вы скомпилировали приложение.

Projeсt Manager - это отдельное окно, где перечисляются модули и формы, составляющие проект. При каждом модуле указывается маршрут к каталогу, в котором находится исходный текст. Жирным шрифтом выделяются измененные, но еще не сохраненные части проекта. В верхней части окна имеется набор кнопок: добавить, удалить, показать исходный текст, показать форму, задать опции и синхронизировать содержимое окна с текстом файла проекта, т. е. с головной программой на языке Pascal.

Опции, включая режимы компиляции, задаются для всего проекта в целом. В этом отношении традиционные make-файлы, используемые в компиляторах языка C, значительно более гибки.

Visual Component Library (VCL) Богатство палитры объектов для построения пользовательского интерфейса - один из ключевых факторов при выборе инструмента визуального программирования. При этом для пользователя имеет значение как число элементов, включенных непосредственно в среду, так и доступность элементов соответствующего формата на рынке.

Библиотека визуальных компонент

Компоненты, используемые при разработке в Delphi 7, встроены в среду разработки приложений и представляют из себя набор типов объектов, используемых в качестве фундамента при строительстве приложения.

Этот костяк называется Visual Component Library. В ней есть такие стандартные элементы управления, как строки редактирования, статические элементы управления, строки редактирования со списками, списки объектов. Еще имеются такие компоненты, которые ранее были доступны только в библиотеках третьих фирм: табличные элементы управления, закладки, многостраничные записные книжки. Все объекты разбиты на страницы по своей функциональности и представленный в палитре компонент. VCL содержит специальный объект, предоставляющий интерфейс графических устройств Windows, и позволяющий разработчикам рисовать, не заботясь об обычных для программирования в среде Windows деталях. Ключевой особенностью Delphi 7является возможность не только использовать визуальные компоненты для строительства приложений, но и создание новых компонент. Такая возможность позволяет разработчикам не переходить в другую среду разработки, а наоборот, встраивать новые инструменты в существующую среду. Кроме того, можно улучшить или полностью заменить существующие по умолчанию в Delphi 7компоненты.

Рассмотрим некоторые из объектов.

MainMenu позволяет поместить главное меню в программу. При помещении MainMenu на форму это выглядит, как просто иконка. Иконки данного типа называют невизуальным компонентом, поскольку они невидимы во время выполнения программы.

Label служит для отображения текста на экране. Можно изменить шрифт и цвет метки, если дважды щелкнуть на свойство Font в Инспекторе Объектов. Это легко сделать и во время выполнения программы, написав всего одну строчку кода.

Edit – стандартный управляющий элемент Windows для ввода. Он может быть использован для отображения короткого фрагмента текста и позволяет пользователю вводить текст во время выполнения программы.

Button позволяет выполнить какие-либо действия при нажатии кнопки во время выполнения программы. В Visual Basic все делается очень просто. Поместив Button на форму, по двойному щелчку можно создать заготовку обработчика события нажатия кнопки.

CheckBox отображает строку текста с маленьким окошком рядом. В окошке можно поставить отметку, которая означает, что что-то выбрано.

OptionButton позволяет выбрать только одну опцию из нескольких.

ComboBox во многом напоминает ListBox, за исключением того, что позволяет водить информацию в маленьком поле ввода сверху ListBox. Есть несколько типов ComboBox, но наиболее популярен спадающий вниз (drop-down combo box), который можно видеть внизу окна диалога выбора файла.

ScrollBar1 – полоса прокрутки, появляется автоматически в объектах редактирования, ListBox’ах при необходимости прокрутки текста для просмотра.

StatusBar – Строка состояния.

Iameg – картинка или рисунок.

А также другие компоненты.

Базы данных.

Активная деятельность по отысканию приемлемых способов обобществления непрерывно растущего объема информации привела к созданию в начале 60-х годов специальных программных комплексов, называемых "Системы управления базами данных" (СУБД). Этому предшествовал первый опыт использования файловых систем для организации баз данных. Файловые системы выявили различные проблемы обработки большого количества информации и заложили основные направления развития теории баз данных. Вот список лишь нескольких потребностей, которые не покрывались возможностями систем управления файлами:

• поддержание логически согласованного набора файлов
• обеспечение языка манипулирования данными
• восстановление информации после разного рода сбоев
• реально параллельная работа нескольких пользователей.

Можно считать, что если прикладная информационная система опирается на некоторую систему управления данными, обладающую этими свойствами, то эта система управления данными является системой управления базами данных (СУБД). Основная особенность СУБД – это наличие процедур для ввода и хранения не только самих данных, но и описаний их структуры. Файлы, снабженные описанием хранимых в них данных и находящиеся под управлением СУБД, стали называть банки данных, а затем "Базы данных" (БД). Приведем типовую схемы организации работы с СУБД.

СУБД должна предоставлять доступ к данным любым пользователям, включая и тех, которые практически не имеют и (или) не хотят иметь представления о:

• физическом размещении в памяти данных и их описаний;
• механизмах поиска запрашиваемых данных;
• проблемах, возникающих при одновременном запросе одних и тех же данных многими пользователями (прикладными программами);
• способах обеспечения защиты данных от некорректных обновлений и (или) несанкционированного доступа;
• поддержании баз данных в актуальном состоянии и множестве других функций СУБД.

При выполнении основных из этих функций СУБД должна использовать различные описания данных. Отметим, что проектирование этих описаний обычно поручается человеку (группе лиц) – администратору базы данных (АБД).

Объединяя частные представления о содержимом базы данных, полученные в результате опроса пользователей, и свои представления о данных, которые могут потребоваться в будущих приложениях, АБД сначала создает обобщенное неформальное описание создаваемой базы данных. Это описание, выполненное с использованием естественного языка, математических формул, таблиц, графиков и других средств, понятных всем людям, работающих над проектированием базы данных, называют инфологической моделью данных.

Такая человеко-ориентированная модель полностью независима от физических параметров среды хранения данных. В конце концов, этой средой может быть память человека, а не ЭВМ. Поэтому инфологическая модель не должна изменяться до тех пор, пока какие-то изменения в реальном мире не потребуют изменения в ней некоторого определения, чтобы эта модель продолжала отражать предметную область.

Остальные модели являются компьютеро-ориентированными. С их помощью СУБД дает возможность программам и пользователям осуществлять доступ к хранимым данным лишь по их именам, не заботясь о физическом расположении этих данных. Нужные данные отыскиваются СУБД на внешних запоминающих устройствах по физической модели данных.

Так как указанный доступ осуществляется с помощью конкретной СУБД, то модели должны быть описаны на языке описания данных этой СУБД. Такое описание, создаваемое АБД по инфологической модели данных, называют даталогической моделью данных.

Трехуровневая архитектура (инфологический, даталогический и физический уровни) позволяет обеспечить независимость хранимых данных от использующих их программ. АБД может при необходимости переписать хранимые данные на другие носители информации и (или) реорганизовать их физическую структуру, изменив лишь физическую модель данных. АБД может подключить к системе любое число новых пользователей (новых приложений), дополнив, если надо, даталогическую модель. Указанные изменения физической и даталогической моделей не будут замечены существующими пользователями системы (окажутся "прозрачными" для них), так же как не будут замечены и новые пользователи. Следовательно, независимость данных обеспечивает возможность развития системы баз данных без разрушения существующих приложений.

Описание СУБД

База данных разработана при помощи программы Access.

Microsoft Access – это функционально полная реляционная СУБД. В ней предусмотрены все необходимые вам средства для определения и обработки данных, а также для управления ими при работе с большими объемами информации. Что касается легкости использования, то Microsoft Access совершил здесь настоящий переворот, и многие для создания своих собственных баз данных и приложений обращаются именно к нему.

Система управления базами данных предоставляет вам возможность контролировать задание структуры и описание своих данных, работу с ними и организацию коллективного пользования этой информацией. СУБД также существенно увеличивает возможности и облегчает каталогизацию и ведение больших объемов хранящейся в многочисленных таблицах информации. СУБД включает в себя три основных типа функций: определение (задание структуры и описание) данных, обработка данных и управление данными. Все эти функциональные возможности в полной мере реализованы в  Microsoft Access. В практике, как правило, необходимо решать и задачи с использованием электронных таблиц и текстовых процессоров. Например, после подсчета или анализа данных необходимо их представить в виде определенной формы или шаблоны. В итоге пользователю приходится комбинировать программные продукты для получения необходимого результата. В этом смысле все существенно упростят возможности, предоставляемые Microsoft Access. Предлагается рассмотреть эти возможности.

Определение таблиц и необходимых полей.

Одним из наиболее сложных этапов проектирования, является разработка таблиц базы данных для хранения информации, так как результаты которые должна выдавать система не всегда дают полное представление о структуре таблиц.

Если бы назначением базы данных было только хранение отдельных, не связанных между собой данных, то ее структура могла бы быть очень простой. Однако одно из основных требований к организации базы данных – это обеспечение возможности отыскания одних сущностей по значениям других, для чего необходимо установить между ними определенные связи. А так как в реальных базах данных нередко содержатся сотни или даже тысячи сущностей, то теоретически между ними может быть установлено более миллиона связей. Наличие такого множества связей и определяет сложность инфологических моделей.

При определении инфологической модели необходимо принимать во внимание следующее:

• База данных должна удовлетворять актуальным информационным потребностям организации. Получаемая информация должна по структуре и содержанию соответствовать решаемым задачам.
• База данных должна обеспечивать получение требуемых данных за приемлемое время, то есть отвечать заданным требованиям производительности.
• База данных должна удовлетворять выявленным и вновь возникающим требованиям всех пользователей.
• База данных должна легко расширяться при реорганизации и расширени предметной области.
• База данных должна легко изменяться при изменении программной и аппаратной среды.

При разработке, лучше руководствоваться следующими основными принципами:

Информация в таблицах не должна дублироваться. Когда определённая информация хранится только в одном месте, то нет необходимости в синхронизации этих данных, и обеспечит эффективность, и исключит возможность не совпадения.

Каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему, в этом случае данные намного легче обрабатывать, если они содержаться в разных таблицах.

При создании базы данных мне необходимо было создать 14 таблиц: Поля, необходимые для создание полноценной базы данных, показаны в приложении.

Язык SQL

SQL является инструментом, предназначенным для обработки и чтения данных, содержащихся в компьютерной базе данных. SQL – это сокращенное название структурированного языка запросов (Structured Query Language). Как следует из названия, SQL является языком программирования, который применяется для организации взаимодействия пользователя с базой данных. На самом деле SQL работает только с базами данных реляционного типа. Если вычислительная система относится к сфере бизнеса, то в базе данных может храниться информация о материальных ценностях, выпускаемой продукции, объемах продаж и зарплате. В базе данных на персональном компьютере может храниться информация о выписанных чеках, телефонах и адресах или информация, извлеченная из более крупной вычислительной системы. Компьютерная программа, которая управляет базой данных, называется системой управления базой данных, или СУБД.

Если пользователю необходимо прочитать данные из базы данных, он запрашивает их у СУБД с помощью SQL. СУБД обрабатывает запрос, находит требуемые данные и посылает их пользователю. Процесс запрашивания данных и получения результата называется запросом к базе данных: отсюда и название — структурированный язык запросов.

Однако это название не совсем соответствует действительности. Во-первых, сегодня SQL представляет собой нечто гораздо большее, чем простой инструмент создания запросов, хотя именно для этого он и был первоначально предназначен. Несмотря на то, что чтение данных по-прежнему остается одной из наиболее важных функций SQL, сейчас этот язык используется для реализации всех функциональных возможностей, которые СУБД предоставляет пользователю, а именно:

Организация данных. SQL дает пользователю возможность изменять структуру представления данных, а также устанавливать отношения между элементами базы данных.

Чтение данных. SQL дает пользователю или приложению возможность читать из базы данных содержащиеся в ней данные и пользоваться ими.

Обработка ванных. SQL дает пользователю или приложению возможность изменять базу данных, т.е. добавлять в нее новые данные, а также удалять или обновлять уже имеющиеся в ней данные.

Управление доступом. С помощью SQL можно ограничить возможности пользователя по чтению и изменению данных и защитить их от несанкционированного доступа.

Совместное использование данных. SQL координирует совместное использование данных пользователями, работающими параллельно, чтобы они не мешали друг другу.

Целостность данных. SQL позволяет обеспечить целостность базы данных, защищая ее от разрушения из-за несогласованных изменений или отказа системы.

Таким образом, SQL является достаточно мощным языком для взаимодействия с СУБД.

Во-вторых, SQL — это не полноценный компьютерный язык типа COBOL, FORTRAN или С. В SQL нет оператора IF для проверки условий, нет оператора GOTO для организации переходов и нет операторов DO или FOR для создания циклов. SQL является подъязыком баз данных, в который входит около тридцати операторов, предназначенных для управления базами данных. Операторы SQL встраиваются в базовый язык, например COBOL, FORTRAN или С, и дают возможность получать доступ к базам данных. Кроме того, из такого языка, как С, операторы SQL можно посылать СУБД в явном виде, используя интерфейс вызовов функций.

Наконец, SQL — это слабо структурированный язык, особенно по сравнению с такими сильно структурированными языками, как С или Visual Basic. Операторы SQL напоминают английские предложения и содержат «слова-пустышки», не влияющие на смысл оператора, но облегчающие его чтение. В SQL почти нет нелогичностей, к тому же имеется ряд специальных правил, предотвращающих создание операторов SQL, которые выглядят как абсолютно правильные, но не имеют смысла.

Несмотря на не совсем точное название, SQL на сегодняшний день является единственным стандартным языком для работы с реляционными базами данных. SQL — это достаточно мощный и в то же время относительно легкий для изучения язык.

1.4 Обоснования создания информационной системы «Компьютерная фирма»

Главным критерием создания программы была потребность в учете товара и реализации его. Автоматизировав этот процесс можно сократить расходы на обслуживающий персонал и ускорить процесс поиска информации. Так же в век информационных технологий необходимо адаптировать экономику и экономическое хозяйство к развитию информационных сетей.

Современные масштабы и темпы внедрения средств автоматизации управления с особой остротой ставит задачу проведения комплексных исследований, связанных со всесторонним изучением и обобщением возникающих при этом проблем как практического, так и теоретического характера.

В последние годы возникает концепция распределенных систем управления народным хозяйством, где предусматривается локальная обработка информации. Для реализации идеи распределенного управления необходимо создание для каждого уровня управления и каждой предметной области автоматизированных рабочих мест (АРМ) на базе профессиональных персональных ЭВМ.

Анализируя сущность АРМ, специалисты определяют их чаще всего как профессионально-ориентированные малые вычислительные системы, расположенные непосредственно на рабочих местах специалистов и предназначенные для автоматизации их работ. Для каждого объекта управления нужно предусмотреть автоматизированные рабочие места, соответствующие их функциональному назначению. Однако принципы создания АРМ должны быть общими: системность, гибкость, устойчивость, эффективность. Согласно принципу системности АРМ следует рассматривать как системы, структура которых определяется функциональным назначением.

Принцип устойчивости заключается в том, что система АРМ должна выполнять основные функции независимо от воздействия на нее внутренних и возможных внешних факторов. Это значит, что неполадки в отдельных ее частях должны быть легко устранимы, а работоспособность системы – быстро восстановима. Эффективность АРМ следует рассматривать как интегральный показатель уровня реализации приведенных выше принципов, отнесенного к затратам по созданию и эксплуатации системы.

Таки образом назрела острая необходимость создания новой информационной системы, которая бы соответствовала всем перечисленным требования и обеспечивала бы быстрое и надежное функционирования деятельности фирмы или предприятия.

1.5 Теоретические основы автоматизации учета товарных ресурсов в торговле

Сущность, значение и резервы товарных ресурсов в торговле

В условиях натурального хозяйства продукты производились непосредственно для потребления. Они не были товаром.

Отличительной особенностью товарного производства является то, что продукты производятся для обмена, становятся товарами. Классическая политическая экономия характеризует товар как «предмет, вещь, которая удовлетворяет какие-либо человеческие потребности и производится для обмена. Полезность вещи делает её потребительской стоимостью, но наличие у вещи потребительской стоимости не делает вещь товаром» [14].

Вторым свойством, обязательно присущим товару, является его меновая стоимость, то есть способность товара обмениваться на другой товар в определённых количественных соотношениях. Основой меновой стоимости товара, позволяющей приравнивать их друг к другу в определённых пропорциях, является общественный труд, воплощённый в товарах и проявляющийся при обмене товара, т.е. их стоимость.

В современной рыночной экономике характерным является следующее более широкое определение товара: «Товар – всё, что может удовлетворить нужду или потребность и предлагается рынку с целью привлечения внимания, приобретения, использования или потребления» [32].

На современном этапе аспектам изучения товарных ресурсов уделяется внимание в работах многих экономистов.

Товарные ресурсы, по мнению Керимова В. О. состоят из товарной продукции различных отраслей промышленности и сельского хозяйства и образуют вместе с импортными изделиями товарные ресурсы предметов потребления [25].

Иные авторы считают, что товарные ресурсы страны - это все товары народного потребления и средства производства, которые реализуются как товар [36].

Под товарными ресурсами ещё в социалистическом обществе понимались все товары (отечественные, импортные и принятые для комиссионной продажи), которыми располагает государство на определённый период времени [17].

В современной научной и учебной литературе под товарными ресурсами понимается совокупная масса произведенных в стране и поступивших по импорту товаров для реализации на внутреннем рынке или для экспорта. Это понятие трактуется в трудах таких учёных-экономистов, как Валевич Р.П., Кравченко Л.И., Абрютина М.С. Баканова М.И..

По мнению Абрютиной М.С., товарные ресурсы складываются из трёх составляющих:

- товарных запасов во всех подразделениях и звеньях производства и обращения;

- импорта;

- производства (отгрузки) товаров отечественными производителями.

Это касается товарных ресурсов, которые входят в систему товарного обращения.

На выходе же Абрютина М.С. выделила комплекс показателей «использование товарных ресурсов», который включает:

- удовлетворение экономических потребностей за счёт приобретённых товаров отечественного производства и импортных;

- экспорт;

- товарные запасы на конец года [1].

Итак, обобщая изложенное, можно сделать вывод, что «товарные ресурсы» - это предметы потребления для реализации на внутреннем рынке или для экспорта. Если это понятие охарактеризовать применительно к торговым организациям, то их можно рассматривать, как массу товаров, поступающих из различных источников, которая предназначена для последующей продажи конечному потребителю для личного или коллективного потребления.

В условиях перехода к рыночным отношениям существенно изменяется процесс формирования товарных ресурсов.

Ранее основными источниками формирования товарных ресурсов являлись промышленное производство и сельское хозяйство. На современном этапе организации торговли формируют свои товарные ресурсы на основании свободного закупа товаров. Значительно увеличилось число каналов, через которые осуществляется процесс формирования товарных ресурсов.

Значительный резерв пополнения товарных ресурсов содержится в улучшении организации торговли, особенно в части соблюдения норм продажи товаров. На эффективность использования товарных ресурсов влияют: специализация организации, условия и формы продажи товаров, порядок расчётов и другие факторы.

К коммерческим факторам относится формирование ассортимента товаров, объём и методы закупа товаров в соответствии со спросом покупателей, осуществление контроля за поступлением товаров по всем товарным признакам, усиление контроля за качеством товаров и обеспечением их сохранности, выполнение планов и заключенных договоров.

Данные факторы играют огромную роль в экономическом развитии торговой организации, поэтому они широко освещены в литературных источниках. Например, часто рассматривается закупка товаров, которая влияет на рост товарных ресурсов, а впоследствии и на эффективность их использования. Ошибки в закупке влекут за собой излишний завоз, что приводит к порче (продовольственные товары) или к потере потребительской стоимости и ненужности (непродовольственные товары).

Рациональная организация закупки товаров означает приобретение товарных ресурсов нужного качества, в нужном количестве, в нужное время, у надёжного поставщика, по приемлемой цене.

Немаловажную роль в формировании товарных ресурсов играет осуществление контроля за поступлением товаров и их качеством, а также выполнение планов и условий поставки товаров, что впоследствии влияет на эффективность использования товарных ресурсов в торговле.

Наконец, социальные факторы, такие как общий уровень культуры населения, национальные обычаи, традиции, условия труда работающих, их профессиональная подготовка, планирование товарооборота несомненно оказывают влияние на уровень и объём товарных ресурсов.

Исследование всех факторов, влияющих на формирование и эффективность использования товарных ресурсов, позволяет выявить резервы их рационального использования, своевременно принять меры по сокращению и исключению товарных потерь, создавать возможность наиболее полного удовлетворения спроса покупателей и способствует росту розничного товарооборота, повышению эффективности использования экономического потенциала.

Таким образом, товарные ресурсы, как составляющая экономики торговой организации, непосредственно влияют на все преобразования в сфере обращения и находятся в неразрывной связи со многими сторонами их хозяйственной и другой деятельности.

Исследование процессов формирования и использования товарных ресурсов позволило сделать вывод о том, что в условиях формирования рыночной экономики существует множество проблем в данных процессах, а именно: несовершенство методики и организации планирования товарных ресурсов, несопоставимость данных плана, недостаточная информационная база для проведения их анализа, отсутствии системы показателей оценки формирования и использования ресурсов товаров.

Все это свидетельствует о том, что данная тема актуальна на современном этапе развития экономики и требует дальнейшего исследования.

Задачи и принципы учета товарных ресурсов

Целью бухгалтерского учета товаров в розничной торговле является контроль сохранности, рационального и эффективного использования товарных запасов; своевременное получение полной и достоверной информации о товарообороте, о состоянии расчетов с поставщиками и покупателями, необходимой для составления расчетов по налогам и неналоговым платежам, начисляемым от выручки и валового дохода, и для принятия обоснованных управленческих решений [50].

Перед бухгалтерским учетом товаров, тары и товарооборота на оптовых предприятиях стоят следующие задачи:

- контроль своевременности и правильности документального оформления поступления и выбытия товаров и тары;

- контроль полноты оприходования и списания товаров и тары;

- контроль за ценами, соблюдением действующего порядка формирования цен на товары и тару и применения оптовых (торговых) надбавок и скидок на товары;

- контроль за законностью, целесообразностью и эффективностью совершения товарных операций;

- контроль своевременности представления отчетности материально ответственными лицами;

- контроль за объемом и темпами роста оптового товарооборота и полнотой отражения выручки от реализации товаров в учете и отчетности;

- достоверность учета товаров и тары, товарооборота и выручки от реализации товаров;

- своевременное получение сводной учетной информации по показателям отчетности;

- качественное проведение инвентаризации товаров и тары и своевременное отражение ее результатов в учете;

- достоверное отражение в учете валового дохода от реализации товаров;

- своевременное и правильное исчисление налогов и неналоговых платежей от валового дохода и выявление финансового результата от реализации товаров [30]

В учете товаров в деятельности торговых предприятий реализуются ряд следующих принципов:

1. Принцип материальной ответственности работников за товарно-материальные ценности при их приемке, хранении и отпуске. Применение полной индивидуальной или бригадной материальной ответственности определяет ведение учета товаров и тары по местам хранения и материально ответственным лицам.

При приеме на работу материально ответственных лиц администрация предприятия заключаете ними договор о материальной ответственности установленной формы.

В торговле применяют две формы материальной ответственности: индивидуальную — предприятие заключает договор с одним лицом; коллективную (бригадную) — предприятие заключает договор с бригадой. В зависимости от размера возмещаемого ущерба различают три вида материальной ответственности: полную, ограниченную и повышенную. На оптовых предприятиях применяют полную материальную ответственность за товары по отпускным или фиксированным розничным ценам с налогом на добавленную стоимость и тару по учетным ценам.

Ограниченную материальную ответственность, как правило, устанавливают за причиненный ущерб предприятию излишними штрафными выплатами в виду ненадлежащего исполнения своих обязанностей материально ответственными и другими должностными лицами.

При этом работники несут индивидуальную, а не бригадную ответственность. Повышенную материальную ответственность применяют в случаях, установленных законодательством, когда причиненный ущерб взыскивается с применением соответствующих коэффициентов или по действующим ценам.

При бригадной материальной ответственности ущерб взыскивают с членов бригады пропорционально их заработной плате и фактически проработанному времени в межинвентаризационном периоде. Размер ответственности каждого члена бригады (С) можно определить по следующей формуле:

(1)

С—сумма ущерба, причиненного бригадой;

31 32 33..., Зiа-—заработная плата членов бригады за межинвентаризационный период.

2. Принцип документального оформления хозяйственных операций.

Этот принцип торговые предприятия реализуют путем применения типовых и специализированных форм товарных документов для учета поступления, реализации и прочего выбытия товаров и тары, которые являются бланками строгой отчетности. Внутреннее перемещение товаров и тары от одного материально ответственного лица к другому производят под контролем и по распоряжению руководителя и главного бухгалтера предприятия.

3. Принцип периодической отчетности материально ответственных лиц обусловлен периодичностью бухгалтерской отчетности и необходимостью своевременной обработки и обобщения текущих данных по движению товаров и тары с целью получения информации о товарных запасах, об их реализации, выявления валового дохода от реализации товаров. Отчетность материально ответственных лиц должна обеспечить ритмичную работу бухгалтерии. Ее формы и сроки устанавливает администрация предприятия в зависимости от применяемой формы бухгалтерского учета, технической оснащенности; документооборота и других условий.

4. Принцип использования в учете денежного и натуральных измерителей определяет ведение натурально-стоимостного и стоимостного учета в натуральных единицах и национальной денежной единице независимо от валюты контрактов.

5. Выбор учетной цены (покупная или продажная) должен обеспечить удобную схему учета реализации товаров.

На предприятиях розничной торговли товары учитывают по розничным ценам, включая налог на добавленную стоимость и налог на продажу отдельных товаров.

6. Принцип соответствия в учете товарных операций требует отражения в учете поступления, выбытия, внутреннего перемещения товаров и тары, результатов их инвентаризации в том отчетном периоде, в котором совершены хозяйственные операции, проведена инвентаризация; единства оценки поступивших и выбывших товаров, что обуславливает списание с материально ответственных лиц выбывших товаров и тары по тем же ценам, по которым они были оприходованы под отчет; тождества оприходованных товарно-материальных ценностей одним и списанных в расход другим материально ответственным лицом при их внутреннем перемещении, что достигается встречной проверкой этих данных по товарным, товарно-транспортным накладным по отдельным операциям и в регистрах бухгалтерского учета за отчетный месяц; соответствия учетных и отчетных данных фактическому наличию товаров и тары, что обеспечивается их инвентаризацией и отражением в учете выявленных отклонений: оприходованием излишков и списанием (возмещением) недостач и потерь товаров и тары; тождества данных натурально-стоимостного и стоимостного учета, аналитического и синтетического учета товаров и тары, что обусловлено отражением одной и той же информации на счетах бухгалтерского учета и обеспечено сверкой соответствующих учетных данных в регистрах бухгалтерского учета.

Реализация данного принципа позволяет своевременно отразить в учете хозяйственные операции, выявить арифметические ошибки, предупредить случаи злоупотреблений и недостач ценностей, получить объективную и достоверную информацию.

7. Оценка реализованных товаров и отражение товаров в отчетности по себестоимости. В себестоимость реализованных товаров (товаров в остатке) включают их покупную стоимость с налогом на добавленную стоимость и издержки обращения на реализованные товары (на остаток товаров). На оптовых торговых предприятиях и оптово-розничных объединениях учет товаров под отчетом материально ответственных лиц осуществляют на счете 41 «Товары», субсчете 1 «Товары на складах» по отпускным ценам (без налога на добавленную стоимость).

Входной налог на добавленную стоимость по приобретенным товарам учитывают на счете 18 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям». При реализации товаров выходной налог на добавленную стоимость рассчитывают со стоимости отпущенных товаров по отпускным ценам с оптовой надбавкой и включают в сумму выручки. Издержки обращения на предприятиях оптовой торговли учитывают на счете 44 «Издержки обращения». Фактическую себестоимость реализованных товаров (остатка товаров) на предприятиях оптовой торговли определяют суммированием соответствующих данных по указанным балансовым счетам (статьям баланса).

8. Определение момента реализации (учета выручки) позволяет обеспечить единые методические основы учета выручки, валового дохода и прибыли, контролировать уплату налоговых и неналоговых платежей в бюджет. В бухгалтерском учете реализацию товаров отражают: по оплате расчетных документов покупателями (по дате перевода долга, уступки требования); по моменту отпуска товаров и перехода права собственности на них покупателям.

9. Выбор метода определения валового дохода на реализованные товары обусловлен выбором учетной цены и момента реализации товаров:

- методом разниц оптовые предприятия определяют реализованные оптовые надбавки по данным счета 46 «Реализация продукции (работ, услуг)», субсчета 2 «Реализация товаров в розницу» при учете товаров по покупным ценам, а выручки по отгрузке: выручка от реализации товаров по отпускным ценам минус покупная стоимость реализованных товаров с налогом на добавленную стоимость;

- методом балансовой увязки показателей оптовые предприятия определяют реализованные оптовые надбавки при учете товаров по покупным ценам, а выручки по оплате—на основании аналитических данных по счету 42 «Торговая наценка», субсчета 1 «Торговая наценка (скидка, надбавка)»: к остатку оптовых надбавок по предъявленным покупателям и неоплаченным счетам на начало месяца прибавляют оптовые надбавки, включенные в счета покупателей по отгруженным им товарам. За месяц, вычитают остаток оптовых надбавок по предъявленным покупателям и не оплаченным счетам на конец месяца;

- методом среднего процента по расчету установленной формы оптовые предприятия определяют валовой доход на реализованные товары, учитываемые по продажным ценам независимо от определения момента реализации.

Современные системы автоматизации учета товарных ресурсов

База данных обеспечивает сопоставимость информации и передачу из одного файла в другой [33].

Комплекс программных средств позволяет автоматический подсчет итоговых сумм, составление мемориальных ордеров, изменение и корректировку информации непосредственно в базе данных баз каких-либо дополнительных изменений структуры и алгоритма работы программы, составление книги «Журнал-главная», составление баланса и сводных отчетов, полностью автоматизирован учет кассовых операций, расчетных операций, учет денежных средств на расчетном счете, учет расчетов с подотчетными лицами и другие задачи.

Производители программного обеспечения постоянно проводят работу по корректировке автоматизированной системы в соответствии с изменениями в законодательстве. Например: была оперативно проведена работа по изменению количества знаков расчетного счета и введению в реквизиты юридических лиц идентификационного налогового номера (ИНН). Если в работе программы были отмечены, какие либо ошибки и недостатки, то они быстро устранялись. В базе данных автоматизированной системы обеспечивается сохранность данных в течение длительного периода. Это позволяет хранить данные по операциям, как текущего отчетного периода, так и предыдущих лет. В случае необходимости возможен поиск информации и проведение корректировки.

В неавтоматизированной системе ведения бухгалтерского учета обработка данных о хозяйственных операциях легко прослеживается и обычно сопровождается документами на бумажном носителе информации - распоряжениями, поручениями, счетами и учетными регистрами, например бесконечными журналами учета МПЗ. Аналогичные документы часто используются и в компьютерной системе, но во многих случаях они существуют только в электронной форме. Более того, основные учетные документы (бухгалтерские книги и журналы) в компьютерной системе бухгалтерского учета представляют собой файлы данных, прочитать или изменить которые без компьютера не возможно.

Компьютерная система включает в себя следующие элементы:

1. Аппаратные средства.

Это устройства, из которых состоит компьютер, в частности центральный процессор, жесткий диск, устройство чтения CD-ROM, принтеры, сетевые карты и т.п.

2. Программные средства.

а) Системные программы. К этим программам, выполняющим общие функции, обычно относят операционные системы, которые управляют аппаратными средствами и распределяют их ресурсы для максимально эффективного использования, системы управления базами данных (СУБД), обеспечивающие выполнение стандартных функций по обработке данных, и сервисные программы, которые выполняют в компьютере служебные операции, например, проверку и настройку отдельных узлов аппаратно-программного взаимодействия. Системные программы обычно разрабатывают поставщики аппаратных средств или фирмы, специализирующиеся в области программного обеспечения, и модифицируют с учетом индивидуальных требований.

б) Прикладные (пользовательские) программы - это наборы машинных команд для решения пользовательских задач, которые организация-пользователь разрабатывает самостоятельно или приобретает у внешнего поставщика.

3. Документация - описание системы и структуры управления (ввод, обработка и вывод данных, обработка сообщений, управляющие команды).

4. Персонал - работники, которые управляют системой, проектируют ее и снабжают программами, эксплуатируют и контролируют систему обработки данных.

5. Данные - необходимая информация, которую вводят, хранят и обрабатывают в системе (например, сведения о хозяйственных операциях).

6. Процедуры контроля - в разрезе учета это процедуры, обеспечивающие корректную запись операций, предупреждающие или регистрирующие ошибки [33, с. 23].

Способ обработки хозяйственных операций при ведении бухгалтерского учета оказывает существенное влияние на организационную структуру фирмы, а также на процедуры и методы внутреннего контроля. Компьютерная технология характеризуется рядом особенностей, которые следует учитывать при оценке условий и процедур контроля. Ниже приведены отличия компьютерной обработки данных от неавтоматизированной. Единообразное выполнение операций. Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключает появлению случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке. Напротив, программные ошибки (или другие систематические ошибки в аппаратных либо программных средствах) приводят к неправильной обработке всех идентичных операций при одинаковых условиях.

Компьютерная система может осуществить множество процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах выполняют разные специалисты. Такая ситуация оставляет специалистам, имеющим доступ к компьютеру, возможность вмешательства в другие функции. В итоге компьютерные системы могут потребовать введения дополнительных мер для поддержания контроля на необходимом уровне, который в неавтоматизированных системах достигается простым разделением функций. К подобным мерам может, относится система паролей, которые предотвращают действия, не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к информации об активах и учетных документах через терминал в диалоговом режиме. Потенциальные возможности появления ошибок и неточностей. По сравнению с неавтоматизированными системами бухгалтерского учета компьютерные системы более открыты для несанкционированного доступа, включая лиц, осуществляющих контроль. Они также открыты для скрытого изменения данных и прямого или косвенного получения информации об активах. Чем меньше человек вмешивается в машинную обработку операций учета, тем ниже возможность выявления ошибок и неточностей. Ошибки, допущенные при разработке или корректировке прикладных программ, могут оставаться незамеченными на протяжении длительного периода. Потенциальные возможности усиления контроля со стороны администрации. Компьютерные системы дают в руки администрации широкий набор аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать деятельность фирмы. Наличие дополнительного инструментария обеспечивает укрепление системы внутреннего контроля в целом и, таким образом, снижение риска его неэффективности.

Так, результаты обычного сопоставления фактических значений коэффициента издержек с плановыми, а также сверки счетов поступают к администрации более регулярно при компьютерной обработке информации. Кроме того, некоторые прикладные программы накапливают статистическую информацию о работе компьютера, которую можно использовать в целях контроля фактического хода обработки операций бухгалтерского учета.

Инициирование выполнения операций в компьютере. Компьютерная система может выполнять некоторые операции автоматически, причем их санкционирование не обязательно документируется, как это делается в неавтоматизированных системах бухгалтерского учета, поскольку сам факт принятия такой системы в эксплуатацию администрацией предполагает в неявном виде наличие соответствующих санкций. В данном тексте будет рассмотрен такой элемент компьютерной системы, как прикладные программные средства [14, с. 167]

На рынке САБУ имеется более двух десятков тиражируемых систем + огромное количество продуктов, разрабатываемых по конкретным заказам или в расчете на малый тираж и последующее сопровождение специалистами фирмы-производителя. Каждая из них в той или иной мере оснащена сервисными возможностями для какого-то конкретного круга пользователей. Тем не менее, общее представление о современных направлениях развития рынка автоматизированных систем учёта можно получить, рассмотрев несколько самых распространённых систем.

Опыт стран с развитой рыночной экономикой свидетельствует о том, что благодаря выбору методического обеспечения (технологий) бухгалтерского учета у организаций появляется возможность значительно влиять на эффективность учетного процесса, полноту и достоверность отражения своего имущественного и финансового положения. В результате учетная политика как совокупность принятых способов ведения бухгалтерского учета - способов группировки и оценки фактов хозяйственной деятельности, погашения стоимости активов, организации документооборота, инвентаризации, способов применения счетов бухгалтерского учета, системы регистров бухгалтерского учета, обработки информации и иных соответствующих способов и приемов - может существенно отличаться у разных хозяйствующих субъектов даже в одной сфере деятельности. Реформирование и либерализация бухгалтерского учета, появление новых объектов и понятий, критериев, способов, методов и форм учетной работы, внедрение в практику интерактивных технологий обработки информации, переход к распределенной обработке, уникальность пользовательских требований к функциональному наполнению бухгалтерской системы - все это обусловливает необходимость пересмотра концепции построения автоматизированных систем бухгалтерского учета (САБУ), выдвигая на первый план проблему гибкости, адаптируемости и настраиваемости САБУ.

Типовая конфигурация - готовое решение.

Для многих малых и средних предприятий бухгалтерский комплекс может быть построен с использованием возможностей типовой конфигурации. Основными принципами, положенными в основу разработки типовой конфигурации, являются:

- ведение бухгалтерского учета "от документа";

- интеграция систем налогового и бухгалтерского учета в рамках единой информационной базы;

- обеспечение гибкой настройки аналитики под конкретную предметную область;

- возможность учета новаций в законодательстве без внесения изменений в конфигурацию;

- создание автономных методически выверенных технологических циклов учета отдельных видов имущества.

Типовую конфигурацию следует рассматривать как универсальный многофункциональный комплекс готовых решений для поддержки автоматизированного учета на тех участках, которые чаще всего встречаются в практике хозяйствующих субъектов. В ней предусмотрен учет расчетов с контрагентами, работниками и подотчетными лицами; учет расчетов по налогам и взносам во внебюджетные социальные фонды; учет операций по кассе и банку: учет основных средств, нематериальных активов, материальных запасов, готовой продукции и товаров; учет затрат; учет реализации товаров, продукции, работ, услуг и т.д. Особого внимания заслуживает тот факт, что в конфигурации поддерживается стандартная методология бухгалтерского учета имущества, обязательств и операций в соответствии с текущим законодательством для коммерческих предприятий и организаций, использующих для ведения учета План счетов, утвержденный приказом Минфина от 01 января 2002г.

В конфигурации предусмотрены удобные для бухгалтера средства описания элементов учетной политики и настройки на отраслевые особенности. Она позволяет получать большинство форм первичной учетной документации по унифицированным типовым формам, поддерживает автоматическое формирование регистров учета и автоматизированную подготовку регламентированной отчетности (бухгалтерской, налоговой, во внебюджетные социальные фонды, статистической) по актуальным типовым формам. Принцип ведения бухгалтерского учета "от документа" в типовой конфигурации занимает центральное место. Он означает, что факты хозяйственной деятельности отражаются в информационной базе, как правило, с помощью документов типовой конфигурации, которые, в свою очередь, могут автоматически формировать проводки исходя из существа регистрируемой финансово-хозяйственной операции. Экранные формы документов максимально приближены к типовым унифицированным формам, с которыми привык работать бухгалтер. Для всех "исходящих" первичных документов предусмотрена возможность получения "твердых" копий на бумажном носителе. С любым документом в процессе его подготовки можно работать многократно, сохраняя промежуточную информацию. Реквизиты многих документов могут быть заполнены автоматически на основании других документов, ранее введенных в информационную базу (используются функции копирования или "ввод на основании"). Например, на основании счета можно заполнить накладную на реализацию продукции, которая, в свою очередь, является основанием для заполнения счета-фактуры. Принцип интеграции в типовой конфигурации систем налогового и бухгалтерского учета в рамках единой информационной базы можно проиллюстрировать на примере организации аналитического учета на счете 90 "прибыль/убыток от продаж". Учет выручки и затрат на этом счете ведется по видам деятельности и вариантам реализации. Первый разрез обеспечивает выполнение требований Инструкции к Плану счетов по раздельному учету выручки по видам деятельности. Перечень осуществляемых видов деятельности пользователь самостоятельно определяет в справочнике "Виды деятельности". Второй разрез введен для обеспечения требований налоговых органов по раздельному учету выручки с разными ставками налогов. Варианты реализации описываются в справочнике "Варианты реализации". Наименование каждого элемента справочника представляет собой сочетание четырех реквизитов: тип реализации, ставка налога на добавленную стоимость (НДС), ставка налога на реализацию горюче-смазочных материалов (НГСМ), благодаря тому, что ставки каждого вида налогов хранятся в отдельных справочниках, существует возможность задавать любые комбинации вариантов реализации, как с действующими ставками налогов, так и вновь вводимыми, без внесения изменений в конфигурацию.

В типовой конфигурации предусмотрена гибкая параметрическая настройка отдельных элементов учетной политики организации. В частности, можно установить метод определения выручки для целей налогообложения; выбрать способ начисления амортизации основных средств, нематериальных активов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов; определить, на какой счет относятся курсовые разницы, и т.д. Введенные в систему элементы учетной политики хранятся в константах и реквизитах объектов учета и используются "по умолчанию" при формировании проводок по регистрируемым первичным документам. В конфигурации предусмотрена также гибкая настройка аналитического учета под конкретную предметную область. В частности, пользователь может самостоятельно определить перечень статей расходов, по которым он хочет (или должен) вести аналитический учет издержек производства и обращения (счета 20, 26, 44 и т.д.). Перечень статей описывается в справочниках "Статьи затрат" и "Издержки обращения". Каждая статья расходов в справочниках имеет наименование и ссылку на принадлежность к конкретной группе элементов по экономическому содержанию. Для того чтобы эффективно использовать типовую конфигурацию, нужно знать ее функциональные возможности, назначение используемых справочников и документов, понимать бизнес-логику формируемых проводок и т.д. Традиционно этим целям служила документация, поставляемая вместе с программой, в частности "Руководство пользователя" и "Описание типовой конфигурации". Однако в силу того, что многие справочники, документы, обработки и отчеты носят универсальный характер (используются на различных участках учета), в документации работа с ними описывается один раз безотносительно к конкретному участку учета, что вполне оправданно [33, с. 24].

Основная задача Путеводителя состоит в том, чтобы упростить работу с конфигурацией, сделать понятными и прозрачными ее возможности, помочь начать ведение учета в программе, даже если бухгалтер еще не освоил меню команд индивидуального пользовательского интерфейса и основные возможности программы.

Путеводитель знакомит бухгалтера с особенностями применения типовой конфигурации для ведения учета на различных участках, поясняет порядок заполнения экранных форм документов и технологическую последовательность их ввода в информационную базу, объясняет способы получения исходной информации и порядок выполнения регламентных работ, предусмотренных методологией компьютерного учета. В "учетных" разделах Путеводителя описана последовательность действий бухгалтера по отражению хозяйственных операций, относящихся к конкретному участку. Например, для приема на работу нового сотрудника нужно открыть раздел "Учет кадров", выбрать пункт "Прием сотрудника на работу" и дважды щелкнуть на пиктограмме. Открывается экранная форма документа "Приказ о приеме на работу", которую необходимо заполнить. После завершения работы с документом происходит возврат в Путеводитель. Путеводитель позволяет не только отражать хозяйственные операции, но и формировать различные отчеты, непосредственно относящиеся к участку учета. Важно, что для обращения к справочникам, документам, журналам, отчетам не обязательно знать их наименования. Это существенно облегчает освоение программы, поскольку общение пользователя с конфигурацией в этом случае осуществляется на семантическом уровне. В отличие от традиционного построения меню типовой конфигурации по объектному признаку (меню "Справочники", меню "Документы", меню "Журналы" и т.д.) каждый "учетный" раздел Путеводителя построен по принципу полной технологической поддержки учетной задачи. Это означает, что в пределах раздела можно обращаться ко всем объектам, которые имеют прямое или косвенное отношение к участку учета. Так, в разделе "Учет основных средств" можно вызвать справочник "Основные средства", отразить весь комплекс хозяйственных операций по основным средствам: поступление в организацию, ввод в эксплуатацию, перемещение, списание или выбытие, а также начислить амортизацию и получить отчетность (специализированную и стандартную).

Важное место в автоматизации бухгалтерского учета занимает консультационная, технологическая и методическая поддержка пользователей "1С: Бухгалтерии 7.7". Для этого:

- организована линия консультаций по телефону;

- предусмотрено бесплатное обновление типовой конфигурации по мере добавления в нее новых учетных функций и внесения изменений, связанных с новациями в области бухгалтерского учета и налогообложения;

- выпускается учебная и методическая литература;

- проводятся обучающие семинары;

- бесплатно ежеквартально обновляются типовые формы регламентированной отчетности;

- организовано регулярное комплексное информационно-технологическое сопровождение (проект "ИТС").

Таким образом, формируется новый подход к автоматизации бухгалтерского учета.

1С: Бухгалтерия. /Компонента "Бухгалтерский учет" системы 1С: Предприятие/ Универсальная бухгалтерская программа, подходящая для ведения как простого, так и сложного учета на предприятиях различных направлений деятельности и форм собственности

Аналитический учет ведется по объектам аналитического учета (субконто) в натуральном и стоимостном выражениях. Программа предоставляет возможность ручного и автоматического ввода проводок. Все проводки заносятся в журнал операций. При просмотре проводок в журнале операций их можно ограничить произвольным временным интервалом, группировать и искать по различным параметрам проводок. На основании введенных проводок производится расчет итогов. Итоги могут выводиться за квартал, год, месяц и за любой период, ограниченный двумя датами. Расчет итогов может выполняться по запросу и одновременно с вводом проводок (в последнем случае не требуется пересчет).

После расчета итогов программа формирует различные ведомости:

1. сводные проводки;

2. оборотно-сальдовую ведомость;

3. оборотно-сальдовую ведомость по объектам аналитического учета;

4. карточка счета;

5. карточка счета по одному объекту аналитического учета;

6. анализ счета (аналог главной книги);

7. анализ счета по датам;

8. анализ счета по объектам аналитического учета;

9. анализ объекта аналитического учета по всем счетам;

10. карточка объекта аналитического учета по всем счетам;

11. журнальный ордер.

В программе существует режим формирования произвольных отчетов, позволяющий на некотором бухгалтерском языке, который использует программа, описать форму и содержание отчета, включая в него остатки и обороты по счетам и по объектам аналитического учета. Программа содержит более 30 регламентированных форм отчётности в налоговые органы и внебюджетные фонды; кроме того, данный режим используется для создания внутренних отчетов для анализа финансовой деятельности организации в произвольной форме. Программа имеет развитые функции сохранения резервных копий баз данных и режим сохранения в архиве текстовых документов. Работа пользователя, как и в любой другой аналогичной программе, начинается с настройки плана счетов и ввода шаблонов новых типовых операций (помимо предусмотренных в базовом комплекте). Вместе с продуктом предлагается широкий перечень заполняемых форм первичных документов, но если пользователя не устраивает какой-либо документ, он может изменить его печатную форму и алгоритм заполнения. Пользуясь внутренним макроязыком, можно описать практически любой документ. Реализованные в базовом комплекте алгоритмы переоценки валюты и начисления амортизации требуют от пользователя строгого соблюдения правил отражения информации на счетах. Чтобы расширить функциональное наполнение САБУ, можно разработать собственные алгоритмы переоценки валютных пассивов и активов в зависимости от действующего законодательства, начисления амортизации по нематериальным активам, формирования учетных регистров и т. д.

Помимо описанного продукта, фирма "1С" продвигает на рынок свою новую разработку под названием "1С: Предприятие". Это ПО представляет собой универсальную систему для автоматизации учета в торговле, складском хозяйстве и смежных отраслях деятельности предприятия. Приложение разработано на новой технологической платформе под условным названием V7, которая включает средства работы с базой данных, встроенные язык программирования, редактор диалоговых форм и текстовый редактор, единый механизм обработки запросов.

Система "1С: Предприятие" может быть адаптирована к любым особенностям учета на конкретном предприятии при помощи модуля "1С: Конфигуратор", позволяющего настраивать все основные элементы программной среды, генерировать и редактировать документы с любой структурой, изменять их экранные и печатные формы, формировать журналы для работы с документами с возможностью их произвольного распределения по журналам. Кроме того, "1С: Конфигуратор" может редактировать существующие и образовывать новые справочники произвольной структуры, создавать регистры для учета средств в необходимых разрезах, задавать любые алгоритмы обработки информации, описывать поведение элементов системы на встроенном языке и т. д. Важно отметить, что для настройки продукта не требуется глубоких знаний в области программирования. При проверке настроенной конфигурации задействуется функция "Отладчик"; она же используется для выявления возможных сбоев при работе системы в целом. Приложение "1С: Предприятие" может применяться как автономно для управления товарными потоками без формирования бухгалтерских проводок, так и в сочетании с ПО "1С: Бухгалтерия" для регистрации движения товаров на счетах бухгалтерского учета. Кроме того, в пакете "1С: Предприятие" имеются средства поддержки торгового оборудования (например, кассовых аппаратов "ЭЛЕКТРОНИКА-92 АКВАРИУС" и сканеров штрих-кодов, подсоединяемых через интерфейс RS-232).

САБУ фирмы "1С" САБУ производства "1С" - самые известные и продаваемые. Развитая дилерская сеть (более 1100 дилеров), работа по методике франчайзинга, грамотная маркетинговая стратегия, мощная рекламная поддержка и удачное функциональное наполнение обеспечили огромную популярность этим продуктам. В помощь пользователям выпущены методические пособия, во многих регионах страны созданы авторизованные учебные центры.

САБУ от "1С" реализованы для разных программных и аппаратных платформ: DOS, Windows, Windows 95, Macintosh (с начала 1996 г.), Power Macintosh (с лета 1996 г.). Существует несколько модификаций системы: базовая, профессиональная (для решения более сложных бухгалтерских задач, включающих элементы анализа хозяйственной деятельности предприятий), сетевая (с весны 1996 г. реализована технология клиент/сервер). Наиболее распространенная современная версия "1С: Бухгалтерия Проф. 8.0" под Windows является, на наш взгляд, лучшей из представленных на рынке. В базовый комплект поставки входят одна или две дискеты, руководство пользователя и регистрационная анкета. Для установки и эксплуатации программы достаточно иметь 3 - 5 Мбайт свободного места на диске. Работа пользователя, как и в любой другой аналогичной программе, начинается с настройки плана счетов и ввода шаблонов новых типовых операций (помимо предусмотренных в базовом комплекте). Вместе с продуктом предлагается широкий перечень заполняемых форм первичных документов, но если пользователя не устраивает какой-либо документ, он может изменить его печатную форму и алгоритм заполнения. Пользуясь внутренним макроязыком, можно описать практически любой документ. Реализованные в базовом комплекте алгоритмы переоценки валюты и начисления амортизации требуют от пользователя строгого соблюдения правил отражения информации на счетах. Система формирует всю отчетность, предоставляемую в налоговые инспекции. Для этого используется генератор отчетов, в котором при помощи внутреннего макроязыка создаются собственные отчетные документы. Чтобы расширить функциональное наполнение САБУ, можно разработать собственные алгоритмы переоценки валютных пассивов и активов в зависимости от действующего законодательства, начисления амортизации по нематериальным активам, формирования учетных регистров и т. д. Помимо описанного продукта, фирма "1С" продвигает на рынок свою новую разработку под названием "1С: Предприятие". Это ПО представляет собой универсальную систему для автоматизации учета в торговле, складском хозяйстве и смежных отраслях деятельности предприятия. Приложение разработано на новой технологической платформе под условным названием V7, которая включает средства работы с базой данных, встроенные язык программирования, редактор диалоговых форм и текстовый редактор, единый механизм обработки запросов. Система "1С: Предприятие" может быть адаптирована к любым особенностям учета на конкретном предприятии при помощи модуля "1С: Конфигуратор", позволяющего настраивать все основные элементы программной среды, генерировать и редактировать документы с любой структурой, изменять их экранные и печатные формы, формировать журналы для работы с документами с возможностью их произвольного распределения по журналам. Кроме того, "1С: Конфигуратор" может редактировать существующие и образовывать новые справочники произвольной структуры, создавать регистры для учета средств в необходимых разрезах, задавать любые алгоритмы обработки информации, описывать поведение элементов системы на встроенном языке и т. д. Важно отметить, что для настройки продукта не требуется глубоких знаний в области программирования. При проверке настроенной конфигурации задействуется функция "Отладчик"; она же используется для выявления возможных сбоев при работе системы в целом. Приложение "1С: Предприятие" может применяться как автономно для управления товарными потоками без формирования бухгалтерских проводок, так и в сочетании с ПО "1С: Бухгалтерия" для регистрации движения товаров на счетах бухгалтерского учета. Кроме того, в пакете "1С: Предприятие" имеются средства поддержки торгового оборудования (например, кассовых аппаратов "ЭЛЕКТРОНИКА-92 АКВАРИУС" и сканеров штрих-кодов, подсоединяемых через интерфейс RS-232). Система "1С: Предприятие" выполняется под управлением ОС Windows 95 и Windows NT. Сетевая версия может устанавливаться в наиболее распространенных локальных сетях. В последнем случае рабочие станции должны иметь процессор класса 486DX и выше и оперативную память объемом не менее 8 Мбайт, а сервер - оперативную память не менее 16 Мбайт и процессор Pentium/75 и выше.

“АУБИ” - это зарегистрированное название интегрированной программной системы "Автоматизации Бухгалтерского Учета’ малых, средних и больших предприятий. Аббревиатура названия комплекса “АУБИ” построена из ряда букв, входящих в приведенную выше фразу, заключенную в апострофы. Таким образом, сделана попытка отразить истинное предназначение программы. «АУБИ” может быть с успехом использована для автоматизации бухгалтерского учета предприятий различного рода деятельности. Программный комплекс представляет одинаковый интерес как для торговых (коммерческих) структур, так и для производственных предприятий. Гибкая система программы позволяет настраивать “АУБИ” на нужды конкретного пользователя. При этом бухгалтер каждого предприятия, исходя из своих собственных потребностей, имеет возможность сформировать план счетов; информационные справочники, содержащие названия предприятий-партнеров и их банковские реквизиты; список материально ответственных лиц и т.д. В зависимости от специфики деятельности предприятия “АУБИ” позволяет вести учет следующих элементов бухгалтерского производства:

- учет материалов (склад);

- основные средства; учет кассовых операций - формирование приходных и расходных кассовых ордеров, ведение кассовой книги; учет банковских операций - платежных поручений, требований и реестров; учет счетов; ведение журнала хозяйственных операций; ведение главной бухгалтерской книги; формирование шахматной и оборотной ведомостей; формирование различных ведомостей аналитического учета.

2 Описание программы

2.1 Анализ существующих ИС

Существуют некоторые ИС позволяющие автоматизировать основную часть работы персонала. Например, программа 1С.Бугалтерия, созданную в РФ, она позволяет создать электронные журнал, базу счетов, товаров и т.д., то есть 1С.Бугалтерия позволяет автоматизировать экономическое хозяйство в целом.

Таким образом, существуют множество различных программ, которые обеспечивают бесперебойную работу фирм и предприятий.

Проанализировав работу программ, я сделал вывод, что моя программа должна быть простой и быстрой, обладающей дружественным интерфейсом, простой в обращении и не перегруженной ненужными компонентами и операциями. Она должна обеспечивать беспрепятственный доступ к базе данных, то есть приспособить ее к небольшим экономическим организация.

2.2 Выявление основных задач возложенных на базу данных

База данных предназначена для хранения данных о товаре. База данных несомненно носит характер фактографической информационной системы и должна выдавать однозначные сведения на поставленные запросы. Конечными пользователями базы данных являются работники компьютерной фирмы, которые относятся к категории пользователей не искушенных в вопросах ведения, администрирования баз данных и поддержании их в актуальном состоянии. Это накладывает определенные требования на разработку системы управления базой данных, при которой все методы доступа, поиска и большинство функций администрирования скрыты внутри программы и прозрачны при работе что, несомненно, скажется на разработке программного интерфейса.

Основные задачи базы данных:

• Предоставление информации о наличие товара, его реализации и списания.
• Поиск информации о товаре.
• Полное редактирование всех записей в базе данных.
• Вывод на печать.
• Получение информации о операциях проводимых на фирме.

Для дальнейшего построения необходимо выявить основные объекты базы данных.

2.3 Определение объектов базы данных

Анализ определенных выше задач позволяет выделить сущности (объекты) проектируемой базы данных и, построить ее инфологическую модель на языке «Таблицы-связи». В результате анализа были определены следующие объекты базы данных:

Основные объектами являются:

1. Номенклатура (Счет, Склад, Отчество, Номенклатура, Наименование материала, Номер №, Дата, Единица измерения, Остаток на начало периода: Учетная цена, Количество, Сумма, Итого приход: Количество, Сумма, Итого расход: Количество, Сумма, Остаток на конец периода: Учетная цена, Количество, Сумма).

Эта сущность отводится для хранения основных сведений о расходе и приходе товара. Сведения могут быть как неизменяемые, так и изменяемые один раз или многократно. Для идентификации введён атрибут Code – уникальный числовой идентификатор присваиваемый каждому товару. В принципе этот идентификатор нет необходимости знать для работы с базой данных и он может быть скрыт от пользователей, он служит только для внутренних целей.

2. Персонал (ФИО, Домашний адрес, Должность, Домашний телефон, РНН, СИК, Дата рождения, Дополнительно).

Эта сущность отводится для хранения основных сведений о персонале фирмы. Сведения могут быть как неизменяемые, так и изменяемые один раз или многократно.

3. Склад (Подразделение, Склад, Наименование, Номенклатура, Количество, Себестоимость, Дата, Сумма без налогов, Сумма с налогами, Profit).

Эта сущность отводится для хранения основных сведений о расходе и приходе товара на склад.

4. Реализованный товар (Подразделение, Склад, Вид деятельности, Наименование, Номенклатура, Количество, Себестоимость, Дата, Сумма без налогов, Сумма с налогами, Profit).

Эта сущность отводится для хранения основных сведений о реализации товара.

5. Списанный товар (Счет, Номер документа, Дата составления, Ном. №, Наименование, Ед. изм., Количество, Себестоимость единицы, Сумма, Счет списания, Куда израсходовано, Примечание).

Эта сущность отводится для хранения основных сведений о списанном товаре.

6. Прайс (Комплектующие, Описание комплектующей, Цена).

Эта сущность отводится для хранения основных сведений о расходе и приходе товара.

1. Авторизация (Имя и Пароль).

Данная сущность служит для авторизированного доступа к программе.

Второстепенными объектами являются:

1. Подразделения (Название). Данная сущность представляет собой справочник подразделений.
2. Вид деятельности (Название). Данная сущность представляет собой справочник видов деятельности.
3. Контрагенты (Название). Данная сущность представляет собой справочник контрагентов.
4. Склад (Название). Данная сущность представляет собой справочник складов.
5. Счет (Название). Данная сущность представляет собой справочник счетов.
6. Комплектующие (Название). Данная сущность представляет собой справочник комплектующих.
7. Номенклатура (Название). Данная сущность представляет собой справочник номенклатур.

Каждая таблица имеет идентификационный номер, при помощи которого можно идентифицировать каждую запись.

2.4 Разработка приложения

Основные функции приложения

Приложение работает в нескольких режимах:

1. добавление и удаление записей в таблицах содержащих дополнительную информацию.

2. добавление, удаление, редактирование и поиск необходимых записей в основных таблицах.

3. расширенный поиск информации.

4. печать отчетов.

5. авторизация.

Этапы разработки приложения

Авторизация.

При запуске программы появляется окно Авторизация, которая обеспечивает ограниченный доступ к базе данных. Форма имеет вид:

Рисунок 1. Форма Авторизация

Подключение к серверу.

По средствам модуля приложения, при загрузки главной формы происходит подключение к серверу. По средствам следующего кода:

procedure TForm18.FormShow(Sender: TObject);

var S:string;

begin

S:=ExtractFilepath(Application.ExeName);

S:='File Name='+S+'data\1.udl';

ADOConnection1.ConnectionString:=S;

end;

При загрузки формы переменной S присваивают строковый тип. Дальше этой же переменной присваивают путь к Exe файлу и прибавляют имя найденного файла и название базы. Дальше эту переменную присваивает компоненту ADOConnection1, то есть прописывает путь к базе. Для связи с базой компонентов ADOQuery в свойстве Connection прописываем подсоединение к ADOConnection1.

Главная форма.

На главной форме при помощи Menu Editor было создано меню состоящую из: Файл, Правка, Просмотр, Справочники, Операции, Отчеты, Справка.

Рисунок 2. Главная форма

Эта форма позволяет открыть все второстепенные формы, так как она является Главной, а остальные дочерними. При создании меню каждой меню и подменю присваивается Name, посредства которых осуществляется загрузка второстепенных форм.

procedure TForm1.N2Click(Sender: TObject);

begin

Form2.ShowModal;

end;

Основная работа приложения

В главной форме в меню Файл существуют 2 элемента: Авторизация и Выход. При выборе элемента Авторизация открывается соответствующая форма:

Рисунок 3. Форма Авторизация

При загрузки данной формы выполняется одна единственная процедура запроса:

procedure TForm2.FormShow(Sender: TObject);

begin

DM.ADOQuery1.Close;

DM.ADOQuery1.SQL.Clear;

DM.ADOQuery1.SQL.Add('Select * from Avtor');

DM.ADOQuery1.Open;

end;

Следующий элемент меню Правка, позволяет открыть следующие формы: Номенклатура, Персонал, Прайс, Реализованный товар, Списанный товар, Склад.

Номенклатура – данный элемент открывает форму, которая имеет вид:

Рисунок 4. Форма Номенклатура: Редактирование

При загрузки формы выполняется следующая процедура:

procedure TForm3.FormShow(Sender: TObject);

begin

if Unit7.Form7.P<>1 then begin

DM.ADOQuery2.Close;

DM.ADOQuery2.SQL.Clear;

DM.ADOQuery2.SQL.Add('select * from Nomenklatur');

DM.ADOQuery2.Open;

End else begin Unit7.Form7.P:=0; Form7.Close;

end;

end;

Данная процедура загружает запрос.

На форме находятся кнопки: Добавить, Удалить, Обновить, Редактировать, Сохранить, Отменить, Выход. Данные кнопки позволяют выполнить соответствующие процедуры:

• Добавить – выполняет добавление, посредствам следующего кода:

procedure TForm3.sButton1Click(Sender: TObject);

begin

DM.ADOQuery2.Append;

PDJXPEditDate1.EditText:=datetostr(sDBDateEdit1.date);

sDBDateEdit1.ReadOnly:=False; sDBEdit1.ReadOnly:=False;

sDBEdit2.ReadOnly:=False; sDBEdit3.ReadOnly:=False;

sDBEdit4.ReadOnly:=False; sDBEdit5.ReadOnly:=False;

sDBEdit6.ReadOnly:=False; sDBEdit7.ReadOnly:=False;

sDBEdit8.ReadOnly:=False; sDBEdit9.ReadOnly:=False;

sDBEdit10.ReadOnly:=False; sDBEdit11.ReadOnly:=False;

sDBEdit12.ReadOnly:=False; sDBEdit13.ReadOnly:=False;

sDBEdit14.ReadOnly:=False; sDBEdit15.ReadOnly:=False;

sDBEdit16.ReadOnly:=False; sButton1.Enabled:=False;

sButton2.Enabled:=False; sButton3.Enabled:=False;

sButton4.Enabled:=False; sDBNavigator1.Enabled:=False;

sButton5.Enabled:=True; sButton6.Enabled:=True;

sComboBox1.ReadOnly:=False; sComboBox2.ReadOnly:=False;

sComboBox3.ReadOnly:=False;

end;

Данная процедура добавляет запись в базу данных и присваивает параметры.

• Удалить – удаляет запись, посредствам следующего кода:

procedure TForm3.sButton2Click(Sender: TObject);

begin

DM.ADOQuery2.Delete;

end;

• Обновить – обновляет запрос, посредствам следующего кода:

procedure TForm3.sButton3Click(Sender: TObject);

begin

DM.ADOQuery2.Close;

DM.ADOQuery2.SQL.Clear;

DM.ADOQuery2.SQL.Add('select * from Nomenklatur');

DM.ADOQuery2.Open;

end;

• Редактировать – переводит записи в режим редактирования:

procedure TForm3.sButton4Click(Sender: TObject);

begin

DM.ADOQuery2.Edit;

PDJXPEditDate1.EditText:=datetostr(sDBDateEdit1.date);

sDBDateEdit1.ReadOnly:=False; sDBEdit1.ReadOnly:=False;

sDBEdit2.ReadOnly:=False; sDBEdit3.ReadOnly:=False;

sDBEdit4.ReadOnly:=False; sDBEdit5.ReadOnly:=False;

sDBEdit6.ReadOnly:=False; sDBEdit7.ReadOnly:=False;

sDBEdit8.ReadOnly:=False; sDBEdit9.ReadOnly:=False;

sDBEdit10.ReadOnly:=False; sDBEdit11.ReadOnly:=False;

sDBEdit12.ReadOnly:=False; sDBEdit13.ReadOnly:=False;

sDBEdit14.ReadOnly:=False; sDBEdit15.ReadOnly:=False;

sDBEdit16.ReadOnly:=False; sButton1.Enabled:=False;

sButton2.Enabled:=False; sButton3.Enabled:=False;

sButton4.Enabled:=False; sDBNavigator1.Enabled:=False;

sButton5.Enabled:=True; sButton6.Enabled:=True;

sComboBox1.ReadOnly:=False; sComboBox2.ReadOnly:=False;

sComboBox3.ReadOnly:=False;

end;

• Сохранить – сохраняет запись, посредствам следующего кода:

procedure TForm3.sButton5Click(Sender: TObject);

var S:string;

begin

S:=inttostr(PDJXPEditDate1.Month)+'.'+inttostr(PDJXPEditDate1.Year);

DM.ADOQuery2.FieldValues['Data0']:=S; DM.ADOQuery2.Post;

sDBDateEdit1.ReadOnly:=True; sDBEdit1.ReadOnly:=True;

sDBEdit2.ReadOnly:=True; sDBEdit3.ReadOnly:=True;

sDBEdit4.ReadOnly:=True; sDBEdit5.ReadOnly:=True;

sDBEdit6.ReadOnly:=True; sDBEdit7.ReadOnly:=True;

sDBEdit8.ReadOnly:=True; sDBEdit9.ReadOnly:=True;

sDBEdit10.ReadOnly:=True; sDBEdit11.ReadOnly:=True;

sDBEdit12.ReadOnly:=True; sDBEdit13.ReadOnly:=True;

sDBEdit14.ReadOnly:=True; sDBEdit15.ReadOnly:=True;

sDBEdit16.ReadOnly:=True; sButton1.Enabled:=True;

sButton2.Enabled:=True; sButton3.Enabled:=True;

sButton4.Enabled:=True; sDBNavigator1.Enabled:=True;

sButton5.Enabled:=False; sButton6.Enabled:=False;

sComboBox1.ReadOnly:=True; sComboBox2.ReadOnly:=True;

sComboBox3.ReadOnly:=True; ShowMessage('Запись сохранена');

end;

Данная процедура посылает запрос в базу данных и сохраняет ее, а также присваивает параметры.

• Отменить – отменяет изменения в таблице, посредствам следующего кода:

procedure TForm3.sButton6Click(Sender: TObject);

begin

DM.ADOQuery2.Cancel; sDBDateEdit1.ReadOnly:=True;

sDBEdit1.ReadOnly:=True; sDBEdit2.ReadOnly:=True;

sDBEdit3.ReadOnly:=True; sDBEdit4.ReadOnly:=True;

sDBEdit5.ReadOnly:=True; sDBEdit6.ReadOnly:=True;

sDBEdit7.ReadOnly:=True; sDBEdit8.ReadOnly:=True;

sDBEdit9.ReadOnly:=True; sDBEdit10.ReadOnly:=True;

sDBEdit11.ReadOnly:=True; sDBEdit12.ReadOnly:=True;

sDBEdit13.ReadOnly:=True; sDBEdit14.ReadOnly:=True;

sDBEdit15.ReadOnly:=True; sDBEdit16.ReadOnly:=True;

sButton1.Enabled:=True; sButton2.Enabled:=True;

sButton3.Enabled:=True; sButton4.Enabled:=True;

sDBNavigator1.Enabled:=True; sButton5.Enabled:=False;

sButton6.Enabled:=False; sComboBox1.ReadOnly:=True;

sComboBox2.ReadOnly:=True; sComboBox3.ReadOnly:=True;

end;

Данная процедура отменяет изменения и изменяет параметры.

• Выход – закрывает форму:

procedure TForm3.sButton7Click(Sender: TObject);

begin

Close;

end;

При закрытии формы выполняется следующая процедура:

procedure TForm3.FormClose(Sender: TObject; var Action: TCloseAction);

begin

DM.ADOQuery2.Cancel; sDBDateEdit1.ReadOnly:=True;

sDBEdit1.ReadOnly:=True; sDBEdit2.ReadOnly:=True;

sDBEdit3.ReadOnly:=True; sDBEdit4.ReadOnly:=True;

sDBEdit5.ReadOnly:=True; sDBEdit6.ReadOnly:=True;

sDBEdit7.ReadOnly:=True; sDBEdit8.ReadOnly:=True;

sDBEdit9.ReadOnly:=True; sDBEdit10.ReadOnly:=True;

sDBEdit11.ReadOnly:=True; sDBEdit12.ReadOnly:=True;

sDBEdit13.ReadOnly:=True; sDBEdit14.ReadOnly:=True;

sDBEdit15.ReadOnly:=True; sDBEdit16.ReadOnly:=True;

sButton1.Enabled:=True; sButton2.Enabled:=True;

sButton3.Enabled:=True; sButton4.Enabled:=True;

sDBNavigator1.Enabled:=True; sButton5.Enabled:=False;

sButton6.Enabled:=False; sComboBox1.ReadOnly:=True;

sComboBox2.ReadOnly:=True; sComboBox3.ReadOnly:=True;

end;

Данная процедура отменяет изменения, если они не сохранены и задает первоначальные параметры формы.

Остальные формы данного пункта меню идентичны по функциональности и похожи по внешнему виду, поэтому мы не будем рассматривать их. Данные формы представлены в приложении А.

Следующий пункт меню Просмотр, позволяет открыть следующие формы: Номенклатура, Персонал, Прайс, Реализованный товар, Списанный товар, Склад.

Номенклатура – данная форма позволяет просмотреть записи в базе данных. Данная форма имеет вид:

Рисунок 5. Форма Номенклатура: Просмотр

На данной форме находятся две кнопки и навигатор. Навигатор позволяет переходить по записям. Кнопка Обновить обновляет запрос к базе данных, данный код мы рассматривали выше.

Кнопка Поиск открывает форму Поиска, которая имеет вид:

Рисунок 6. Форма Поиск

На данной форме находятся кнопки Найти и Выход. Выход выполняет стандартную процедуру закрытия формы. Кнопка Найти выполняет следующую процедуру:

procedure TForm23.sButton1Click(Sender: TObject);

begin

if (sEdit1.Text='') and (sEdit2.Text='') and (sEdit3.Text='') and (sEdit4.Text='') and (sEdit5.Text='') then

ShowMessage('Укажите параметры поиска')

else begin

DM.ADOQuery2.Close;

DM.ADOQuery2.SQL.Clear;

DM.ADOQuery2.SQL.Add('select * from Nomenklatur');

DM.ADOQuery2.SQL.Add('where Code=Code and');

if (sEdit1.Text<>'') then

DM.ADOQuery2.SQL.Add('Sthet Like "'+sEdit1.Text+ '%"');

if (sEdit2.Text<>'') then begin

if (sEdit1.Text<>'') then DM.ADOQuery2.SQL.Add('and');

DM.ADOQuery2.SQL.Add('Sklad Like "'+sEdit2.Text+'%"');

end;

if (sEdit3.Text<>'') then begin if (sEdit1.Text<>'') or (sEdit2.Text<>'') then

DM.ADOQuery2.SQL.Add('and');

DM.ADOQuery2.SQL.Add('Nom Like "'+sEdit3.Text+'%"');

end;

if (sEdit4.Text<>'') then begin if (sEdit1.Text<>'') or (sEdit2.Text<>'') or (sEdit3.Text<>'') then DM.ADOQuery2.SQL.Add('and');

DM.ADOQuery2.SQL.Add('Name Like "'+sEdit4.Text+'%"');

end;

if (sEdit5.Text<>'') then begin if (sEdit1.Text<>'') or (sEdit2.Text<>'') or (sEdit3.Text<>'') or (sEdit4.Text<>'') then DM.ADOQuery2.SQL.Add('and');

DM.ADOQuery2.SQL.Add('Nambor Like "'+sEdit5.Text+'%"');

end;

DM.ADOQuery2.Open;

ShowMessage ('Количество отобранных записей '+inttostr (DM.ADOQuery2.RecordCount)); Close;

end; end;

Данная процедура позволяет найти запись в базе данных по любому критерию. В начале процедуры проверяется заполненность полей, ели поля пустые выводится сообщение о пустых полях. При нормальном выполнение запроса, выводится сообщение о количестве выбранных записей.

Осталась последняя процедура, вызываемая при двойном щелчке по таблице:

procedure TForm7.PDJXPDBGrid1CellClick(Column: TColumn);

begin

P:=1; Form3.ShowModal;

end;

Данная процедура присваивает переменой значение и открывает форму редактирования.

Остальные формы, также как и в предыдущем случае похожи, мы их описывать не будем. Они представлены в приложении А.

Следующим пунктом меню является Справочники: Подразделения, Склад, Контрагенты, Вид деятельности, Счет, Комплектующие и Номенклатура.

Подразделения – имеет вид:

Рисунок 7. Форма Подразделения

При загрузки данной формы выполняется следующая процедура:

procedure TForm11.FormShow(Sender: TObject);

begin

DM.ADOQuery4.Close;

DM.ADOQuery4.SQL.Clear;

DM.ADOQuery4.SQL.Add('select * from SPodraz');

DM.ADOQuery4.Open;

end;

Данная процедура обновляет запрос к базе данных. При помощи навигатора можно добавлять, редактировать и удалять записи из справочника.

Остальные справочники представлены в приложении А.

Следующий пункт меню Операции: Реализация товара, Списания товара.

Реализация товара – открывает следующую форму:

Рисунок 8. Форма Реализация товара

На данной форме находятся кнопки Реализовать и Выход. Реализовать – выполняет следующую процедуру:

procedure TForm27.sButton1Click(Sender: TObject);

var k,s,sbn,ssn:integer; S0:string;

begin

if (sEdit1.Text='') or (sEdit2.Text='') or (sEdit3.Text='') or (sEdit4.Text='') or (sEdit5.Text='') or (sComboBox1.Text='') or (sComboBox2.Text='') or (sComboBox3.Text='') or (sComboBox4.Text='') or (sComboBox5.Text='') or (sDateEdit1.Date=0) then ShowMessage('Заполните пустые поля') else begin

DM.ADOQuery10.Close;

DM.ADOQuery10.SQL.Clear;

DM.ADOQuery10.SQL.Add('select * from Sklad');

DM.ADOQuery10.SQL.Add('where Name="'+sComboBox5.Text+'" and Sklad="'+sComboBox3.Text+'" and Profit="'+sEdit5.Text+'"');

DM.ADOQuery10.Open;

if DM.ADOQuery10.RecordCount=1 then begin

k:=strtoint(DM.ADOQuery10.FieldValues['Koll'])-strtoint(sEdit1.Text);

s:=strtoint(DM.ADOQuery10.FieldValues['Sebest'])-strtoint(sEdit2.Text);

sbn:=strtoint(DM.ADOQuery10.FieldValues['SummaBN'])-strtoint(sEdit3.Text);

ssn:=strtoint(DM.ADOQuery10.FieldValues['SummaSN'])-strtoint(sEdit4.Text);

if k>=0 then begin DM.ADOQuery10.Edit;

DM.ADOQuery10.FieldValues['Koll']:=inttostr(k);

DM.ADOQuery10.FieldValues['Sebest']:=inttostr(s);

DM.ADOQuery10.FieldValues['SummaBN']:=inttostr(sbn);

DM.ADOQuery10.FieldValues['SummaSN']:=inttostr(ssn);

DM.ADOQuery10.Post;

DM.ADOQuery12.Close;

DM.ADOQuery12.SQL.Clear;

DM.ADOQuery12.SQL.Add('select * from Realiz');

DM.ADOQuery12.Open;

DM.ADOQuery12.Append;

S0:=inttostr(PDJXPEditDate1.Month)+'.'+inttostr(PDJXPEditDate1.Year);

DM.ADOQuery12.FieldValues['Data0']:=S0;

DM.ADOQuery12.FieldValues['Podraz']:=sComboBox1.Text;

DM.ADOQuery12.FieldValues['VidD']:=sComboBox2.Text;

DM.ADOQuery12.FieldValues['Sklad']:=sComboBox3.Text;

DM.ADOQuery12.FieldValues['Nomen']:=sComboBox4.Text;

DM.ADOQuery12.FieldValues['Name']:=sComboBox5.Text;

DM.ADOQuery12.FieldValues['Koll']:=sEdit1.Text;

DM.ADOQuery12.FieldValues['Sebest']:=sEdit2.Text;

DM.ADOQuery12.FieldValues['SummaBN']:=sEdit3.Text;

DM.ADOQuery12.FieldValues['SummaSN']:=sEdit4.Text;

DM.ADOQuery12.FieldValues['Profit']:=sEdit5.Text;

DM.ADOQuery12.FieldValues['Data']:=datetostr(sDateEdit1.Date);

DM.ADOQuery12.Post;

ShowMessage('Товар реализован в количестве '+sEdit1.Text+' шт');

End else

ShowMessage('Количество товара недостаточно для реализации');

End else ShowMessage('Товар нет на складе'); end;

end;

Данная процедура позволяет реализовать товар со склада.

При выборе списка выполняется следующая процедура:

procedure TForm27.sComboBox1Enter(Sender: TObject);

var i,ItemWidth:Integer;

begin

sComboBox1.Clear;

DM.ADOQuery6.Close;

DM.ADOQuery6.SQL.Clear;

DM.ADOQuery6.SQL.Add('select * from SPodraz');

DM.ADOQuery6.Open;

DM.ADOQuery6.First;

while not DM.ADOQuery6.Eof do begin

sComboBox1.Items.Add(DM.ADOQuery6.FieldValues['Name']);

DM.ADOQuery6.Next;

end;

ItemWidth := 0;

with sCombobox1 do begin

for i := 0 to Items.Count - 1 do

if (Form27.Canvas.TextWidth(Items[i]) <> ItemWidth) then

ItemWidth := Form27.Canvas.TextWidth((Items[i])) + 20;

Perform(CB_SETDROPPEDWIDTH, ItemWidth, 0);

end;

end;

Данная процедура выполняет запрос к таблице и заполняет список.

Форма Списания товара похожа на предыдущую формы. Она изображена в приложении А.

Предпоследний пункт меню Отчеты: Материальный отчет, Прайс, Отчет о реализации.

Материальный отчет – открывает соответствующую форму:

Рисунок 9. Форма Материальный отчет

На данной форме находятся кнопки Выход и Сформировать. Кнопка сформировать выполняет следующую процедуру:

procedure TForm14.sButton1Click(Sender: TObject);

var Sheet,Colum:Variant; i,i1:integer; S,SS,SS1:string;

begin

SS:=sComboBox4.Text+'.'+sComboBox5.Text;

DM.ADOQuery13.Close;

DM.ADOQuery13.SQL.Clear;

DM.ADOQuery13.SQL.Add('select * from Nomenklatur');

DM.ADOQuery13.SQL.Add('where Sthet="'+sComboBox1.Text+'" and Sklad="'+sComboBox2.Text+'" and Nom="'+sComboBox3.Text+'" and Data0="'+SS+'"');

DM.ADOQuery13.Open;

if DM.ADOQuery13.RecordCount<>0 then begin

S:=ExtractFilepath(Application.ExeName); S:=S+'data\1.xlt';

ExcelApplication1.Connect;

ExcelApplication1.Workbooks.Add(S,-4167);

ExcelWorkbook1.ConnectTo(ExcelApplication1.ActiveWorkbook);

Sheet:=ExcelApplication1.Workbooks[1].WorkSheets['Лист1'];

i:=7; i1:=1;

Sheet.Cells[3,1]:='Месяц: '+sComboBox4.Text+'; Год: '+sComboBox5.Text+';';

Sheet.Cells[2,1]:='По счету: '+sComboBox1.Text+', Склад: '+sComboBox2.Text+', Номенклатура: '+sComboBox3.Text;

repeat

Sheet.Cells[i,1]:=i1;

Sheet.Cells[i,2]:=DM.ADOQuery13.FieldValues['Name'];

Sheet.Cells[i,3]:=DM.ADOQuery13.FieldValues['Nambor'];

Sheet.Cells[i,4]:=DM.ADOQuery13.FieldValues['EdIsmer'];

Sheet.Cells[i,5]:=DM.ADOQuery13.FieldValues['ONPUthCena'];

inc(i); inc(i1); DM.ADOQuery13.Next;

until DM.ADOQuery13.Eof;

ExcelApplication1.Visible[-4167]:=True;

end;end;

Данная процедура создает таблицу в Excel и заполняет ее данными из базы.

Последний пункт меню Справка.

Справка позволяет открыть О программе в, которой находится информация о среде разработки и о программе в целом, и Помощь – открывает вордовский документ, который содержит руководство пользователя.

Форма О программе имеет вид:

Рисунок 10. Форма О программе

При разработки своей программы я в основном использовал для запросов язык SQL, для соблюдения условий и осуществления алгоритма язык Delphi 7.