Документаційне забезпечення колегіальної діяльності

PAGE 1

Лекція 16

Тема: Документаційне забезпечення колегіальної діяльності

1. Підготовка та оформлення документів. Протокол.

2. Витяг з протоколу.

1. Підготовка та оформлення документів. Протокол

Протокол – документ, що фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень па зборах, нарадах, конференціях та засіданнях колегіальних органів (ця група протоколів не включає специфічні протоколи судово-слідчих органів, дипломатичної служби, а також протоколи, що складаються офіційними особами для посвідчення якого-небудь факту, наприклад протокол санітарного інспектора).

Протокол веде секретар, що призначається чи обирається, або спеціально призначена особа. Кандидатуру секретаря слід добирати дуже ретельно, оскільки від його грамотності та компетентності в обговорюваних питаннях залежить якість протокольного запису виступів.

Протоколи оформлюються на загальних бланках формату А4 або на чистих аркушах паперу. Реквізити протоколу такі: назва організації вищого рівня, назва організації, назва структурного підрозділу, назва виду документа (протокол), дата засідання, помер, місце засідання, гриф затвердження (у тому разі, якщо протокол підлягає затвердженню), заголовок, текст, підписи.

Датою протоколу є саме дата засідання, а не дата остаточного оформлення і підписання протоколу. Якщо засідання триває кілька днів, зазначають дату початку і через тире – дату закінчення засідання, наприклад

03 – 05.10.2008.

Протоколи мають порядкову нумерацію з початку календарного року, яка одночасно означає і кількість проведених засідань. Разом з тим нумерація цих документів має свої особливості. Так, у протоколах сесії обраного органу влади зазначається номер сесії та номер скликання. У протоколах правління акціонерного товариства індекс протоколу може складатися з порядкового номера в межах календарного року і через похилу риску – порядкового номера з моменту обрання цього органу.

У реквізиті „Місце засідання” зазначають місто, у якому відбулося засідання.

У заголовку протоколу зазначаються вид колегіальної діяльності – засідання, збори, нарада – і назва колегіального органу в родовому відмінку, наприклад: Протокол засідання експертної комісії; Протокол зборів членів житлового кооперативу.

У тексті протоколу виділяють дві частини – вступну та основну. Вступна частина містить чітко визначену інформацію, що розташовується завжди в однаковому порядку:

Голова – прізвище та ініціали. Секретар – прізвище та ініціали.

При проведенні оперативних нарад ця частина протоколу відсутня.

У протоколі засідання постійно діючого колегіального органу спочатку перераховуються прізвища присутніх постійних членів в алфавітному порядку (без зазначення посади), а потім – прізвища запрошених із зазначенням посад, які вони обіймають.

Присутні – перераховується склад присутніх або зазначається їх кількість. Запрошені — зазначаються посади, назви організацій та прізвища запрошених.

На великих розширених засіданнях і зборах присутні зазначаються тільки кількісно, а список прізвищ додається до протоколу. Наприклад:

Присутні – 35 чоловік (список додається).

На колегіальних засіданнях, що вимагають кворуму для правомочності прийнятого рішення, указують і скільки людей має бути присутні. Наприклад, у протоколі збору членів акціонерного товариства повинно бути вказано:

Усього членів АТ – 310

Присутні – 225 (реєстраційні аркуші №1 – 5 додаються).

Вступна частина протоколу закінчується порядком денним, у якому зазначаються питання, що виносяться на обговорення. Слова „Порядок денний” пишуть без відступу від межі лівого берега, після них ставлять двокрапку. Питання на порядку денному повинні розташовуватися так, щоб першими були найважливіші та складні. Кожне питання нумерується арабською цифрою і розташовується з нового рядка з абзацного відступу, крапка після цифри не ставиться. Питання перелічуються, як правило, у місцевому відмінку, тобто починаються з прийменника про. Разом з тим фахівці в галузі культури ділової мови (наприклад, А.П. Коваль у книзі „Культура ділового мовлення” рекомендують питання порядку денного формулювати в називному відмінку. Я вважаю прийнятними обидва варіанти викладення порядку денного залежно від контексту. Назву посади та прізвище доповідача пишуть у родовому відмінку.

Приклад

Порядок денний:

1. .Про підготовку підприємства до роботи в зимовий період. Доповідь головного енергетика В.П. Головні.
2. .Про підсумки перевірки підприємства органами державного пожежного нагляду. Повідомлення начальника відділу охорони праці І.А. Стояна.

або

1. Звіт про результати фінансово-господарської діяльності АТ у 2001 році. Доповідь голови правління І.С. Рябцева.

2 Розгляд основних напрямів діяльності Товариства у 2002 році. Повідомлення голови наглядової ради С.А. Собко.

На порядку денному не повинно бути питання, сформульованого словом „Різне”. Кожне питання, що розглядається, має бути конкретизоване.

В окремих випадках, наприклад при протоколюванні засідань колегій міністерств, комітетів, порядок денний може не вноситися до тексту протоколу, а оформлюватися у вигляді додатку. Тоді в протоколі робиться запис-відсилання: „Порядок денний засідання додається”.

Основна частина протоколу відображує роботу колегіального органу, у ній записуються всі виступи. Будується вона за розділами, відповідно до порядку обговорення питань порядку денного. Розділи нумерують арабськими цифрами, при цьому номер розділу має відповідати номеру питання порядку денного. Кожний розділ будується за традиційною схемою: СЛУХАЛИ – ВИСТУПИЛИ – УХВАЛИЛИ (ВИРІШИЛИ). Ці слова пишуться великими літерами, кожне з нового рядка, після них ставиться двокрапка. Таким чином, вони зорово розбивають текст, і це дозволяє швидко відшукувати потрібне питання.

Слово СЛУХАЛИ починає розділ і пишеться від лівого берега без відступу слідом за цифрою, що позначає порядковий номер питання.

У наступному рядку з абзацу зазначають прізвище та ініціали доповідача в родовому відмінку; після прізвища ставлять тире і з великої літери викладають основний зміст доповіді (повідомлення) або зазначають, що текст його додається. Цей виклад може мати форму прямої мови (від першої особи), наприклад: „Рекомендую включити до програми розвитку... ”. Це може бути непряма мова (від третьої особи), наприклад: „Л.Ф. Гресь зауважила, що необхідність падання...”. Це може бути і безособова форма (у виступі наголошувалося, що технічне оснащення шкіл не відповідає сучасному рівню).

Так само оформлюється розділ ВИСТУПИЛИ. Проте є й деякі відмінності. Слово ВИСТУПИЛИ пишуть від лівого берега без нумерації. Слід також звернути увагу, що прізвища виступаючих зазначають у називному відмінку. Прізвище та ініціали кожного виступаючого пишуть з абзацу, потім у дужках зазначають назву посади, далі ставлять тире і з великої літери викладають суть виступу.

Питання до доповідача і відповіді на них включають до розділу ВИСТУПИЛИ і оформлюють за тією ж схемою (замість слів «питання» і «відповідь» пишуть прізвище та ініціали). Викладають питання та відповіді у формі прямої мови.

У тексті виступу доцільно кожну думку виступаючого починати з абзацу.

Розділ УХВАЛИЛИ (ВИРІШИЛИ) друкують через 2 – З міжрядкові інтервали після попереднього тексту. У ньому повністю викладається прийняте рішення, яке може складатися з одного чи кількох пунктів або мати вид резолюції, тобто складатися з двох частин: констатуючої та резолютивної.

У констатуючій частині підкреслюють значення обговорюваного питання, зазначають досягнення і недоліки, а в резолютивній частині називають заходи, спрямовані на виконання поставлених завдань.

Якщо в постанові (рішенні) містяться різні за характером питання, то вона поділяється на пункти, які нумерують арабськими цифрами (наприклад, пункти першого розділу – 1.1, 1.2, 1.3...; пункти другого розділу – 2.1, 2.2, 2.3 і т. ін.), і крапка після останньої цифри не ставиться. Кожний пункт починається з нового рядка.

Постановча частина рішень, як і розпорядчі документи, повинна бути конкретною і містити складові частини: кому, що зробити і протягом якого терміну.

Прийняті рішення записують, найчастіше починаючи словами: затвердити ту чи іншу доповідь, схвалити ті чи інші заходи, таку-то інформацію прийняти до відома, затвердити проект у прийнятій редакції або з урахуванням унесених змін і поправок.

Особливу думку з приводу прийнятого рішення учасник засідання за своїм підписом може викласти па окремому листі, який додається до матеріалів протоколу. Зміст особливої думки записується до протоколу після запису відповідного рішення.

Результати голосування, наприклад по кожній кандидатурі, записують таким чином:

За Ю. О. Смирнову подано 63 голоси, проти – 0, утрималися – 2.

Після засідання секретарю необхідно ретельно відредагувати текст протоколу, ознайомити кожного виступаючого із записом його виступу і отримати підпис.

Протокол має бути підписано головою та секретарем.

Текст протоколу повинен бути стислим, точним, зрозумілим, включати інформацію, що всебічно характеризує обговорення питання.

Найбільш важливі засідання у великих організаціях стенографують. Після розшифрування стенограму додають до протоколу.

Широкого поширення останнім часом набув фонозапис засідань, використання якого стало прогресивним кроком у процесі складання документів. Він дає можливість не тільки точно записувати всі виступи, а й простежити, на чому акцентує увагу виступаючий, яка реакція залу на виступи.

Залежно від повноти освітлення ходу засідання протоколи бувають короткими і повними. У короткому протоколі зазначають тільки порядок денний, прізвище доповідача, прізвища виступаючих при обговоренні та прийняте рішення. Такий протокол не дає уявлення про хід обговорення питання, про думки, висловлені в дебатах. Його можна вести в тому разі, коли засідання стенографується або ведеться фонозапис, а також коли тексти докладів і виступів додаються до протоколу. У будь-якому разі стенограма і фонограма не виключають протоколу. Короткими протоколами оформлюють також оперативні наради. У решті випадків складають повний протокол.

Під час засідання складається лише чернетка протоколу, яку у п’ятиденний термін має бути уточнено, доповнено, відредаговано і оформлено відповідно до вимог стандарту на УСОРД.

Рішення колегіальних органів, зафіксовані в протоколі, доводяться до виконавців у вигляді постанов і рішень, а в організаціях, що діють на принципі єдиноначальності, – у наказах.

Рішення можуть бути доведені до виконавців і у вигляді витягу з протоколу.

Копії протоколів, витяги з постанов (рішень), прийнятих па засіданнях колегіальних органів, оформляються так само, як і інші розпорядчі документи.

Усі документи, пов’язані з підготовкою засідання (перш за все це складання і узгодження порядку денного, підготовка списку учасників засідання і запрошених, складання довідок та доповідних записок з пропонованих до обговорення питань, текстів і тез доповідей, проектів ймовірних рішень), обов’язково підшиваються до протоколу, а на обкладинці справи зазначається: Протоколи засідань і документи до них.

2. Витяг з протоколу

Витяг (із службового документа) – це засвідчена копія частини тексту службового документа.

У витягу робиться дослівний запис змісту виписуваних розділів, пунктів, абзаців.

При оформленні витягу з протоколу обов'язково пишуть вступну частину, включаючи питання порядку денного, по якому робиться витяг, а потім з основної частини дослівно виписують текст потрібного розділу. Як правило, витяг роблять з одного питання порядку денного, зазначаючи пункти СЛУХАЛИ і УХВАЛИЛИ (пункт ВИСТУПИЛИ звичайно опускається). Далі проставляється реквізит «Підпис» із прізвищами голови та секретаря.

Витяг оформлюється на відповідному бланку або на чистому аркуші з відтворенням усіх реквізитів бланка і завіряється проставленням позначки про засвідчення копії. У певних випадках, передбачених нормативними документами, витяг завіряють печаткою.

Документаційне забезпечення колегіальної діяльності