Муниципальное унитарное предприятие “Жилищно-коммунальное хозяйство Секретарского сельсовета”

1.Характеристика деятельности МУП ЖКХ «Секретарского сельсовета»

Муниципальное унитарное предприятие “Жилищно-коммунальное хозяйство Секретарского сельсовета” ( в дальнейшем именуемое “Предприятие”) создано в соответствии с ФЗ “О государственных и муниципальных предприятиях”, Гражданским Кодексом РФ.

Официальное полное наименование Предприятия: “ Муниципальное унитарное Предприятие “Жилищно-коммунальное хозяйство Секретарского сельсовета” Сердобского района Пензенской области.

Официальное сокращенное наименование Предприятия : МУП “ЖКХ Секретарского сельсовета”.

Учредитель и собственник имущества Предприятия- Администрация Секретарского сельсовета (в дальнейшем именуемая “Собственник имущества”).

Предприятие является многоотраслевым муниципальным унитарным предприятием.

Юридический адрес: 442870 Пензенская область, Сердобский район, село Секретарка, улица Молодежная д. 24 “A”

Фактический адрес: 442870 Пензенская область, Сердобский район, село Секретарка, улица Молодежная д. 24 “A”

МУП “ЖКХ Секретарского сельсовета” создается без ограничения срока.

Целями создания Предприятия являются выполнения работ, производство продукции, оказание услуг в целях удовлетворения общественных потребностей и получение прибыли.

Для достижения указанных целей Предприятие осуществляет следующие основные виды деятельности:

обеспечение содержания, технической эксплуатации и обслуживания объектов и систем тепло и водоснабжения внутрипоселковых дорог;
выполнение работ по капитальному и текущему ремонту зданий;
эксплуатация, текущий и капитальный ремонт жилого фонда;
банно-прачечные услуги;
производство товаров народного потребления;
предоставление услуг по санитарной очистке территорий населенных пунктов;
предоставление транспортных услуг;
производство ремонтно-строительных услуг;
торгово-закупочная деятельность;
иные виды работ, не запрещенные законодательством РФ.

Организационная структура управления выглядит следующим образом.

Рис. 1 – Организационная структура управления МУП “ЖКХ Секретарского сельсовета”.

Как видно из Организационной структуры управления МУП “ЖКХ Секретарского сельсовета” служба ДОУ как отдельная служба не существует. Структура службы делопроизводства представлена секретарем.

Должностная инструкция Секретаря приемной руководителя.

Общие положения: Секретарь приемной руководителя относится к категории специалистов, принимается на работу и увольняется с работы приказом руководителя предприятия.

На должность секретаря приемной руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее специальное образование и стаж работы по профилю не менее 2 лет.

Секретарь приемной руководителя подчиняется главе администрации сельского совета.

В своей деятельности секретарь приемной руководителя руководствуется:

законодательными и нормативными документами, регулирующими соответствующие вопросы;
методическими материалами, касающимися вопросов его деятельности;
уставом предприятия;
приказами руководителя предприятия (непосредственного руководителя);
правилами и нормами гигиены труда, правилами трудового распорядка;
настоящей должностной инструкцией.

Секретарь приемной руководителя должен знать:

нормативные правовые акты, другие руководящие и методические материалы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;
структуру и руководящий состав организации и ее подразделений;
организацию делопроизводства;
методы оформления и обработки документов;
архивное дело;
машинопись;
правила пользования приемно-переговорными устройствами;
стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
основы этики и эстетики;
Правила делового общения;
основы организации труда и управления;
Правила эксплуатации вычислительной техники;
основы административного права и законодательства о труде;
правила внутреннего трудового распорядка;
правила и нормы охраны труда.

Во время отсутствия секретаря приемной руководителя его обязанности выполняет в установленном порядке назначаемый заместитель, несущий полную ответственность за их надлежащее исполнение.

На секретаря приемной руководителя возлагаются следующие функции:

Организационно техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя организации.
Ведение делопроизводства.
Организация проведения телефонных переговоров руководителя.
Организационная подготовка заседаний и совещаний.
Контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, взятых на контроль.
Ведение контрольно-регистрационной картотеки.
Организация приема посетителей.

Должностные обязанности секретаря приемной:

Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации.
Принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовке ответов.
Вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
Принимать документы и личные заявления на подпись руководителя организации.
Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать их качественное редактирование.
Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем.
Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний.
Осуществлять контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль.
Вести контрольно-регистрационную картотеку.
Обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.
Печатать по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводить текущую информацию в банк данных.
Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
Копировать документы на персональном ксероксе.
Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.

Секретарь приемной руководителя имеет право:

Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными данной должностной инструкцией обязанностями.
Знакомиться с соответствующими документами и информацией, необходимыми для качественного выполнения своих обязанностей.
Повышать свою квалификацию в установленном порядке.
Требовать от руководства оказания содействия в осуществлении своих обязанностей.

Секретарь приемной руководителя несет ответственность:

За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ.
За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством РФ.

Секретарь приемной руководителя осуществляет взаимоотношения:

С руководителем предприятия: по всем вопросам документационного и информационно-технического обеспечения деятельности и организации труда.
С работниками учреждения: по вопросам предоставления информации, организации исполнения документов, организации и проведения коллегиальных мероприятий руководства.
С организациями и должностными лицами по всем вопросам, входящим в его компетенцию.

2.Анализ постановки делопроизводства в МУП ЖКХ «Секретарского сельсовета»

2.1 Документооборот на предприятии

Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности МУП ЖКХ “Секретарский сельский совет”.

Документы, поступившие, в МУП ЖКХ “Секретарский сельский совет” начинают свой путь к исполнению с экспедиции. Они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы и документы с пометкой "лично" передаются по назначению. В МУП ЖКХ “Секретарский сельский совет” отсутствует перечень нерегистрируемых документов.

Регистрируемые документы делятся на два потока:
1. Документы на имя руководителя и без указания конкретного адреса;

2.Документы в адрес структурных подразделений.

Документы первого потока передаются к секретарю, второго потока - в структурные подразделения.

Секретарь производит предварительное рассмотрение поступивших документов. Целью предварительного рассмотрения поступивших документов является распределение документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, установление подразделения или лица, которым должен быть направлен этот документ.

Документы передаются руководству или исполнителям в день поступления в МУП ЖКХ “Секретарский сельский совет”.
Проект исходящего документа составляет исполнитель, правильность его оформления проверяет секретарь. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Проект исходящего документа может быть согласован как со специалистами других организаций (учреждений), так и внутри организации
В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"