Стилістичні особливості складання довідково-інформаційної документації

Міністерство освіти і науки України

Департамент освіти і науки України

Тернопільської облдержадміністрації

ДНЗ «Підгаєцький професійний аграрний ліцей»

Професія: 4222 «Адміністратор»

Дипломна робота

на тему:

«Стилістичні особливості складання довідково-інформаційної документації»

Виконав:

учень групи №34

Федів Іван Іванович

Керівник дипломної роботи __________________Ковалик Н. С.

Консультант ___________________Шаль О. М.

м. Підгайці
2015 рік

Міністерство освіти і науки України

Департамент освіти і науки України

Тернопільської облдержадміністрації

ДНЗ «Підгаєцький професійний аграрний ліцей»

«Затверджую»

Заступник директора з НВР

__________________Гаром О. О.

«___»_______________2015р.

Завдання №__

до дипломної роботи державної кваліфікаційного іспиту

учня групи №34

Федіва Івана Івановича

на тему:

«Стилістичні особливості складання довідково-інформаційної документації»

Вступ

Довідково-інформаційні документи.
Телеграма.
Службові листи.
Ознаки й призначення розпорядчих документів.

Висновок

Термін виконання___ ____________

Викладач:____________/Ковалик Н. С./

Рецензія

на дипломну роботу

по темі:

«Стилістичні особливості складання довідково-інформаційної документації»

Учня групи № 34

Федіва Івана Івановича

Професія: 4222 «Адміністратор»

Позитивні якості роботи:
_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Недоліки роботи:
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Дипломна робота виконана на _____________________ «____» балів

Викладач _______________________ Ковалик Н.С.

Рецензент_______________________ Шаль О. М.

Зміст

1. Рецензія_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 3

2.Вступ_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 5

3. Довідково-інформаційні документи_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 6

4. Телеграма_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 11

5. Службові листи_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 13

6. Ознаки й призначення розпорядчих документів_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 17

7. Висновок_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 20

8. Cписок використаної літератури_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 22

9. Додатки_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 23

ВСТУП

Діловодство - це діяльнясть, що охоплює питання документування та організації роботи з документами у процесі виконання управлінських дій.

Діловодство в установі являє собою повний цикл обробки руху документів з моменту їх створення чи одержання до завершення виконання і відправки. Від вірної організації діловодства, як найповнішої його механізації та автоматизації залежить ефективність управління в цілому.

Різноманітність управлінської діяльності, єдність та взаємозв'язок притаманні управлінню, форми і методи керівництва, а також види зворотнього впливу об'єктів управління та функції сую'єктів. Усе це неминуче відбивається у відповідних документах з допомогою яких органи управління реалізують своє рішення.

Документом називають будь-яке офіційне свідчення та доказ достовірності дії предмета чи поняття. Документи мають правове та господарче значення, зокрема можуть служити писемними доказами, бути джерелом різних відомостей довідкового характеру.

Вони дают змогу відтворити факти діяльності установи, підприємства чи організації, знаходити в закінчених і переданих до архіву справах відомості, що мають значення як для оперативної поточної роботи так і для історії. Виходячи з цього документ є на сам перед з зафіксованим письмовим способом, носієм інформації і водночас своєрідним матеріалом. Цей матеріал повинен бути якісним, швидко та продуктивно надавати інформацію.

Метою моєї дипломної роботи є розглянути такі питання як: організаційно-розпорядчі документи, реквізити ОРД, довідково-інформаційні документи та документи, які до них відносяться. Завдяки службовим листам, факсам, телеграмам ми навчилися передавати будь-яку інформацію.

1. ДОВІДКОВО-ІНФОРМАЦІЙНІ ДОКУМЕНТИ

Переважна більшість документів, що відправляються із установ та спрямовуються до них, є інформаційно-довідковими. Вони містять повідомлення про наявний стан справ у закладах, який є підставою для прийняття розпорядчих документів. Вони носять допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчої документації, не обов'язкові для виконання на відміну від інших. Повідомлення, що міститься в них, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.

До довідково - інформаційних документів належать:

1. відгуки;

2. акти;

3. доповідні;

4. довідки;

5. звіти;

6. записки (доповідні, пояснювальні)

Акти

Акт (додаток №1) — документ правової чинності, складений однією або кількома особами, що підтверджує будь-які встановлені факти або події.

Акти складають після ухвал, при передаванні товарно-грошових цінностей однією особою іншій, після прийняття завершених будівельних об'єктів, при проведенні випробувань нової техніки, при нещасних випадках, при зміні керівництва та інших подіях.

За необхідності акт затверджується вищою організацією або керівником підприємства.

Акт оформляється комісією, що її створює керівник підприємства та затверджує

відповідним наказом.

Акти поділяються на:

законодавчі – рішення щодо законів, указів, постанов;
управлінські – підтвердження факсів, подій, вчинків, пов’язаних з діяльністю установ, підприємств, організацій, окремих осіб.

6Реквізити акту:

автор документа (назва підприємства, організації);
- дата, номер, місце складання;
- гриф затвердження;
- заголовок;
- підстава (наказ керівника організації);
- склад комісії

присутні;
- текст;
- відомість про кількість примірників акту, їх місцезнаходження;
- перелік додатків до акту;
- підписи членів комісії та присутніх (у разі необхідності).

Структура тексту:

1. Вступ (підстави для складання акту, перераховані члени комісії, їх завдання);

2. Постановча частина (суть і характер проведеної роботи, установлені факти, пропозиції, висновки);

Акти складають у трьох примірниках:

1-й примірник направляють до вищої організації;

2-й примірник – керівникові організації;

3-й примірник – до справи.

7Відгуки

Відгук (додаток №2) — документ, у якому висловлюються думки спеціаліста (колективу) з приводу якої-небудь роботи (наукової праці, що повинна бути надрукована в журналах, наукових збірниках тощо), а також висновки про різні наукові, навчальні роботи, звіти тощо.

Реквізити відгуку:

назва виду документа (відгук);
заголовок;
текст;
підпис;
дата;
печатка.

Довідки

Довідка (додаток № 3)— документ, що містить опис та підтвердження тих чи інших фактів і подій.

Реквізити довідки:

назва відомства, установи (адресат);
- назва виду документа (довідка);
- дата;
- місце укладання;
- заголовок до тексту;
- текст;

підпис;
- печатка.

Службова довідка повинна об'єктивно відображати стан справ, тому її складання потребує ретельного відбору та перевірки відомостей, зіставлення й аналізу отриманих даних. У ній можуть наводитися таблиці, приєднуватися додатки.

Доцільно починати текст довідки особистого характеру з подання тексту у називному відмінку прізвища, імені та по батькові особи, про яку подаються відомості.

Доповіді

Доповідь — документ, у якому викладаються певні питання, даються висновки, пропозиції.

Призначена для усного (публічного) прочитання та обговорення.

Групи:

Звітні (узагальнення стану справ, ходу роботи за певний час).
Поточні (повідомлення про хід роботи).
На політичні, наукові теми тощо.

Структура тексту:

І. Вступ, зазначаються підстави, причини, що зумовили появу документа.

II. Описова частина, де аналізується справжній стан справ, на водяться аргументи, даються посилання тощо.

III. Підсумкова частина містить висновки, пропозиції.

Записки

Доповідна записка — документ, адресований керівникові даної чи вищої установи з повідомленням про ситуацію, що склалася, про наявні факти, явища, про виконану роботу з висновками та пропозиціями автора.

Групи:

Звітні.
Інформаційні.
Ініціативні.

Текст доповідних записок пишеться від руки або друкується на машинці, комп'ютері.

Реквізити:

адресат;
прізвище;
ініціали посадової особи та назва посади;

назва виду документа (доповідна записка);
заголовок (стислий зміст тексту);
текст;
додаток (якщо є);
підпис;
дата.

Внутрішню доповідну записку підписує той, хто її складає. Зовнішню оформляють на загальному бланку установи з підписом керівника.

Пояснювальна записка з'ясовує зміст певних положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо) або пояснює причини певного факту, вчинку, події.

Пояснювальна записка поділяється на групи:

службові – текст відтворюється на бланку;
особисті – текст відтворюється на аркуші паперу з відтворенням реквізитів та за підписом автора.

Звіти

Звіт (додаток № 4) – це документ, у якому в письмовій формі подається повідомлення про виконання якоїсь роботи.

Звіти поділяються на групи:

статистичні (цифрові) – оформлюються на бланках.
текстові – оформлюються на звичайному папері за встановленою нормою.

Реквізити звіту:

назва документу (звіт);
період, за який складається звіт, назва установи, організації, підприємства;
текст;
підпис;
дата складання звіту;
індекс документа;
гриф затвердження.

2. ТЕЛЕГРАМА

Телеграма– це службовий документ, що становить буквенно - цифрове повідомлення, передане за допомогою телеграфного зв’язку (телеграфом). Особливості телеграфного зв’язку полягають у швидкості передавання повідомлень та їхній документальності.

Тексти телеграм друкують без абзаців. Вони повинні бути стислими і недвозначними. Не рекомендується вживати прийменники, сполучники, займенники, вигуки, частки (крім частки “не”). Не допускається переносити слова тексту телеграми з одного рядка на інший, робити виправлення. У разі потреби розділових знаків застосовують позначення:

КРПК (ТЧК – рос. мовою) – крапка;

КМ (ЗПТ – рос. мовою) – кома;

ЛПК (КВЧ – рос. мовою) –лапки;

НР – номер;

ДВК (ДВТ – рос.мовою) – двокрапка.

Знаки мінус «-«, плюс»+», відсоток»%» пишуть словами, однозначні числа – переважно словами, багатозначні цифрами.Службові телеграми оформляють на поштових чи фірмових бланках або на чистих аркушах паперу (формат А5) у двох примірниках - перший передають до відділення зв’язку, другий - підшивають у справу.

Оформляючи службову телеграму, зазначають:

назва виду документа (ТЕЛЕГРАМА);
категорія телеграми (ТЕРМІНОВА, МІЖНАРОДНА, УРЯДОВА);
вид телеграми (ДВІ АДРЕСИ, ВІДПОВІДЬ ОПЛАЧЕНО);
телеграфна адреса одержувача;
номер документа, на який дають відповідь;
текст;
вихідний номер телеграми;
скорочена назва підприємства, що надсилає телеграму;
посада особи, яка підписала телеграму;
поштова адреса та назва підприємства – відправника телеграми;
підпис;
дата підписання телеграми;
відбиток печатки підприємства - відправника.

Тести телеграм друкують без абзаців. Вони мають бути стислими й недвозначними.

Службові телеграми оформлюють на поштових чи фірмових бланках або на чистих аркушах паперу формату А5 у двох примірниках.Розрізняють ініціативні телеграми і телеграми-відповіді.

У телеграмах відповідях на початку тексту зазначають номер документа, на який дають відповідь, а в кінці – вихідний номер, після чого зазначають назву підприємства (скорочено), посаду (в разі потреби), прізвище особи, яка підписала телеграму.

Ту частину телеграми, яку передають телеграфом, друкують великими літерами через 2 інтервали.

Зворотну адресу друкують малими літерами (перше слово з великої). Реквізити 23 (підпис) і 26 (відбиток печатки) оформлюють відповідно до ГОСТ 6.38-90.

У разі оформлення телеграми на чистому аркуші паперу частину, що не передається

3. СЛУЖБОВІ ЛИСТИ

Лист – це узагальнена назва різних за змістом документів, що є засобом спілкування між установами і виділяються по способу передачі інформації (тобто пересилаються по пошті). Листування поділяється на службове та особисте. Службові документи надходять від імені установ організацій або посадових осіб, що Ії представляють.

Службові листи — загальна назва великої групи управлінських документів, що служать засобом спілкування з установами та приватними особами.

Службові листи належать до основних засобів обміну інформацією між підприємствами, організаціями, установами, фірмами. На них припадає чимала частина вхідної й вихідної документації. Функціональне призначення службових листів як елемента ділової комунікації полягає у досягненні згоди між двома та більш партнерами (організаціями, установами, фірмами, окремими особами тощо).

Службовий лист – самий поширений спосіб передачі інформації між установами та підприємствами, що відокремлюються завдяки способу передачі інформації.

Лист повинен складатись з одного питання, так як це значно полегшує та прискорює обробку документа. Проте, у службових листах допускається також порушувати кілька питань. Та в цей час слід ураховувати, що такі листи доводиться обробляти набагато довше. Тому все ж доцільніше оформити кілька листів. Декілька питань в одному листі можна порушувати тоді, коли вони взаємопов’язані. Головна мета службового листа — спонукати до дії, переконувати, доводити, пояснювати. Цього досягають ясністю, чіткістю та стислістю тексту. Рекомендується у тексті листа уникати категоричних виразів. Тон листа повинен бути нейтральний.

Службовий лист оформляють на бланку для службового листа (перевагу надають кутовому розташуванню основних реквізитів) або на чистому аркуші паперу формату А4 або А5 ( у такому разі залишають місце для відбитка кутового чи повздовжнього штампа адресанта).

Службовий лист містить в собі такі реквізити:

назва й адреса організації — відправника листа;
- номер і дата листа, що правили за основу для складання відповіді;
- номер і дата листа;
- назва й адреса одержувача листа;
  - заголовок листа;
  - текст;

перелік додатків із зазначенням кількості сторінок;
- підпис;
  - гриф погодження;
  - візи (оформлюють у разі потреби на примірнику адресанта);
  - відбиток печатки (проставляють у разі потреби);
  - прізвище виконавця та номер його телефону (позначка про виконавця);
  - позначка про виконання документа й направлення його до справи (оформлюють від руки після виконання документа);
  - позначка про перенесення даних на машинний носій;
  - позначка про надходження (проставляє адресат у день надходження документа).

Якщо службовий лист надсилають за межі України (у країни колишнього СРСР), то доцільно підготувати його російською мовою. Бланк має бути двомовний, допускається російсько-український варіант.

Службові листи застосовують для розв'язання численних оперативних питань, що виникають в управлінській діяльності: запити, повідомлення, запрошення, претензії, зміни, уточнення, завдання, повідомлення, з'ясування, нагадування, підтвердження, рекомендації, пропозиції, зауваження, прохання, вимоги і т. ін.

Якщо лист пишеться на бланку, то він містить: емблему (якщо вона є), назву відомства й структурного підрозділу, адресу, номер листа, телеграфний шифр, номер розрахункового рахунку, трафаретизовані частини тексту.

Групи:

1. Лист-запит (ініціативний)

2. Лист – відповідь.

Якщо лист є відповіддю, то той, хто її складає, вказує дату і номер ініціативного листа на бланку при остаточному оформленні листа. Існує багато різновидів

службових листів. Так як вони повинні відтворювати будь-які види управлінської та виробничої діяльності.

Листи, що потребують відповіді: лист прохання, лист звернення, лист пропозиція, лист запит, лист вимога, лист претензія.

Листи, що не потребують відповіді: лист відповідь, лист попередження, лист нагадування, лист відмова, лист розпорядження, лист повідомлення, супровідний лист, гарантійний лист, інформаційний лист, циркулярний лист.

Супровідний лист (додаток №5)— документ, який інформує адресата про направлення до нього доданих до листа документів. Починають лист словами: «Надсилаємо», «Направляємо», «Повертаємо», «Додаємо» і т. ін.

Лист-запрошення (додаток№ 6) пропонує адресатові взяти участь у якомусь заході. Адресується як конкретній особі, так і закладам. Зміст — характер запланованого заходу, терміни проведення, умови участі.

Інформаційний лист — повідомляє адресатові про певний факт чи захід.

Рекламний лист— різновид повідомного листа, направляється певному адресатові та містить докладний опис рекламованих послуг чи товарів.

Мета такого листа — спонукати адресата скористатися певними послугами. У таких листах адреса зазначається окремо.

Лист-повідомлення (додаток№ 7) близький до листів-запрошень. Складається як відповідь на запит.

Починається словами: «Повідомляємо», «Ставимо Вас до відома» і т. ін. Далі — факти.

Лист-підтвердження (додаток№ 8) — містить повідомлення про отримання якого-небудь відправлення (листа, телеграми, товару тощо), про те, що раніше складений документ лишається у силі (наприклад, договір, інструкція і т. ін.).

Починаються такі листи словами, утвореними від дієслова «підтверджувати» .

Лист-нагадування — містить вказівку про наближення або закінчення терміну певного зобов'язання або проведення заходу. Такі листи, як правило, починаються словами «нагадуємо».15

Гарантійний лист— документ, що забезпечує виконання викладених у ньому зобов'язань.15

У ньому, як правило, гарантується оплата чи надання чогось (місця роботи, проведення досліджень і т. ін.). Виклад тексту повинен бути чіткий та виразний. Гарантійний лист може починатися з імені та по батькові особи, до якої звертаються. Форма 3-ї особи вживається лише тоді, коли гарантійного листа адресовано до певної організації або підприємства.

Ініціативний лист— це лист, що вимагає відповіді.

Такі листи висловлюють прохання, пропозицію, запит до адресата у розв'язанні певних питань. Тематика таких листів не обмежена.

Лист-відповідь— за змістом залежний від ініціативного листа, оскільки тема тексту вже задана та залишається висловити рішення з приводу поставленого запитання: чи всі прохання можуть бути задоволені, якою мірою, в які терміни.

Службові листи належать до основних засобів обміну інформацією між підприємствами, організаціями, установами, фірмами.

Працівники служби документування повинні намагатися скорочувати обсяг документообігу, тобто кількість документів, що надійшли до організації і створені нею за певний період, а отже, обґрунтовано братися за складання документів цієї групи. Службові листи рекомендується оформляти лише тоді, коли не можливо вирішити питання в усному спілкуванні.

Виклад тексту службового листа має бути лаконічним, послідовним, переконливим і коректним. Факти й події слід висловлювати об’єктивно, всі аспекти розглядуваного питання викладати зрозуміло, стисло але достатньою мірою повно. У службових листах можна порушувати декілька питань, але в тому випадку коли вони взаємопов’язані.

Текст листа складається з двох логічно пов’язаних частин: вступною та основною. У вступній частині зазначають факти, події, обставини, що спричинили написання листа, а також посилаються на факти, документи, дати нормативних чи інструктивних матеріалів.

В основній частині тексту листа викладають його головну мету у формі пропозиції, відмови, гарантії, зауваження, висновків тощо.

Залежно від призначення службового листа й від того, на чому автор хоче сконцентрувати увагу адресата, порядок розташування логічних частин тексту може бути різним.

Якщо враховувати невпинне зростання потоку інформації, то для активації її сприйняття рекомендується починати текст службового листа з основної частини, а докази й підстави викладати нижче.

Службові листи з нескладних питань, що були обговорені заздалегідь, можуть містити лише основну частину. Службові листи надсилають, аби спонукати адресата до дії, роз’яснити йому щось, переконати його в чомусь.

Це досягається завдяки чіткості викладання й змістовності тексту. Для більшості

службових листів характерна повторюваність одних і тих самих зворотів. Наприклад, починати службові листи можна такими зверненнями: «Шановний Андрію Олексійовичу!», «Пане Омелянчук!», «Шановні панове!».

Продовжують більшість листів такими словами й словосполученнями: «Відповідно до…», «Як відомо…», «Ймовірно…», «Прошу…», «Просимо…».

Уживають також дієприслівникові звороти: «Враховуючи…», «Незважаючи на…», «Розглянувши зауваження…» тощо.

Якщо лист-відповідь має посилання на індекс і дату вхідного документа, то в тексті документа його повторювати не слід.

4. Ознаки й призначення розпорядчих документів

До ознак і призначень розпорядчих документів належать: розпорядження і постанови.

Розпорядження

Розпорядження - це акт управління посадової особи, державного органу, організації, що виданий у межах їхньої компетенції

Розпорядження становлять підзаконні акти й поділяються на 2 групи:

розпорядження загального характеру - тривалої дії;
- розпорядження окремого характеру -стосуються окремого вузького питання.

Розпорядження видають Кабінет Міністрів України, місцеві ради, представники Президента України на місцях, а також керівники колегіальних органів державного управління, адміністрація підприємства в межах наданих законом прав для розв'язання оперативних питань.

Склад реквізитів розпорядження:

Державний герб України;
назва виду документа;
дата (проставляють дату підписання);
індекс;
місце складання чи видання;
заголовок до тексту;
текст;
підпис;
гриф погодження (оформлюють у разі потреби);
відбиток печатки;
позначка про виконавця.

Позначка про виконавця (реквізит 28) та, за необхідності, гриф погодження (реквізит 24) - це спеціальні реквізити, які проставляються у розпорядженні, хоча відсутні в інших розпорядчих документах.

Текст розпорядження складається з констатуючої та розпорядчої частини. Констатуюча частина містить інформацію про причину, з якої видано розпорядження, в розпорядча - завдання, виконання яких сприятиме розв'язанню проблем, що виникли. Тут можуть вживатись слова ЗОБОВ'ЯЗУЮ, ДОЗВОЛЯЮ тощо.

У розпорядчій частині вказується особа, яка нестиме відповідальність за виконання завдання, вказується строк виконання розпорядження.

Розпорядження оформляють на загальних або спеціальних бланках формату А4. Після підписання розпорядження на ньому проставляється дата, індекс, гербова печатка. Розпорядження обов'язково доводиться до відома підлеглих.

Постанова - правовий акт, що приймається найвищими і деякими центральними органами колегіального управління (комітетами, комісіями) з метою вирішення важливих і принципових задач, що стоять перед даними органами.

У постановах розкривають господарські, політичні й організаційні питання. Часто за допомогою постанов затверджують різні нормативні документи (типові інструкції, нормативи тощо).

Розрізняють такі види постанов:

постанови, що адресуються для виконання іншим органом;
постанови організаційного характеру.

Перші призначені для виконання підприємствами, установами, посадовцями. Другі дозволяють вирішувати організаційні питання діяльності комісій, комітетів (питання, пов'язані зі створенням органу, розподілом обов'язків між членами, затвердженням плану).

Комісії, що наділені владними повноваженнями (адміністративні, наглядові, у справах неповнолітніх), приймають постанови, обов'язкові для виконання.

Комісії, що не наділені владними повноваженнями, приймають постанови рекомендаційного характеру.

Текст постанови, як правило, має вступну частину, в якій при необхідності роз'яснюються цілі і мотиви його видання, і розпорядчу частину.

ВИСНОВОК

В дипломній роботі я розглянув такі питання як: організаційно-розпорядчі документи, реквізити ОРД, довідково-інформаційні документи та документи, які до них відносяться. Завдяки службовим листам, факсам, телеграмам та телефонограмам ми навчилися передавати будь-яку інформацію.

Організаційно-розпорядчі документи(ОРД)– це управлінська документація, що слугує засобом здійснення і регулювання процесів в управлінні. Документи, які належать до ОРД можна умовно поділити на такі групи:

· організаційні (положення, інструкції, правила, статути тощо);

· розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, вказівки тощо);

· довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні та службові записки, службові листи, плани роботи, телеграми, телефонограми, звіти, довідки тощо);

· з кадрових питань(заяви, накази по особовому складу, особові картки, трудові книжки, характеристики);

· особові офіційні (пропозиції, заяви, скарги, автобіографії, розписки, доручення тощо).

Переважна більшість документів, що відправляються із установ та спрямовуються до них, є інформаційно-довідковими. Довідково-інформаційні документи містять повідомлення про наявний стан справ у закладах, який є підставою для прийняття розпорядчих документів. Вони носять допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчої документації, не обов'язкові для виконання на відміну від інших. Повідомлення, що міститься в цих документах може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.

До довідково-інформаційних документів належать: акти; відгуки; довідки; доповідні; записки (доповідна, пояснювальна); звіти тощо.

Секретар повинен намагатися скорочувати обсяг документообігу, тобто кількість документів, що надійшли до організації й створені нею на певний період, а отже, обґрунтовано братися за складання документів цієї групи. Службові листи рекомендується оформляти лише тоді, коли не можливо вирішити питання в усному спілкуванні – очно чи телефоном.

Службовий лист – найпоширеніший спосіб передачі інформації між установами та підприємствами, що відокремлюються завдяки способу передачі інформації.

Виклад тексту службового листа має бути стислим і лаконічним,

послідовним, переконливим і коректним. У службових листах допускається також порушувати кілька питань. Проте слід ураховувати, що такі листи доводиться обробляти набагато довше. Тому все ж доцільніше оформити кілька листів.

Нині дедалі ширше застосовують оперативні засоби зв’язку, в тому числі – факсимільний зв’язок. За його допомогою передають телефонограми.

Факс– службовий документ, одержаний за допомогою спеціального апарата (телефакса) телефонними каналами зв’язку. Факс становить ксерокопію переданого документа.

Факси подаються англійською мовою або українські слова записуються латинськими літерами. Текст факсу завжди оформляються без скорочень.

Телеграма – це службовий документ, що становить буквенно - цифрове повідомлення, передане за допомогою телеграфного зв’язку (телеграфом). Особливості телеграфного зв’язку полягають у швидкості передавання повідомлень та їхній документальності.

Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту документа може здійснюватись по телефону, телеграфу або телефаксу.

Телефонограма – це службовий документ, що становить оперативне повідомлення, передане телефоном. Телефонограми складає секретар-референт або інший працівник за дорученням керівника. Такий зв’язок використовується коли треба терміново сповістити когось про щось: про засідання, наради, ділові заходи тощо. Телефонний зв’язок використовується, якщо потрібно терміново оповістити про заходи, що плануються: про засідання, наради, ділові зустрічі, зміни в запланованих діях, заходах тощо.

Список використаної літератури:

1. М. Зубков, “Сучасне українське ділове мовлення”, (Харків, “Торсінг”, 2001)

2. А.П. Коваль, “Культура ділового мовлення”

3. Паламар, Кацавець “Мова ділових паперів” (Київ, “Либідь”, 2000)

4. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: навчальний посібник. – Київ, 1998р.

5. Головач К.С. Зразки оформлення документів для підприємств та громадян. – Донецьк, 1998р.

6. Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери – Київ,1997р.

Изм.

Лист

№ докум.

Підпис

Дата

Лист

Изм.

Лист

№ докум.

Підпис

Дата

Лист

Изм.

Лист

№ докум.

Підпис

Дата

Лист

Изм.

Лист

№ докум.

Підпис

Дата

Лист

Изм.

Лист

№ докум.

Підпис

Дата

Лист

Изм.

Лист

№ докум.

Підпис

Дата

Лист

Изм.

Лист

№ докум.

Підпис

Дата

Лист

Изм.

Лист

№ докум.

Підпис

Дата

Лист

Изм.

Лист

№ докум.

Підпис

Дата

Лист

Изм.

Лист

№ докум.

Підпис

Дата

Лист

Изм.

Лист

№ докум.

Підпис

Дата

Лист

Изм.

Лист

№ докум.

Підпис

Дата

Лист

Изм.

Лист

№ докум.

Підпис

Дата

Лист

Изм.

Лист

№ докум.

Підпис

Дата

Лист

Изм.

Лист

№ докум.

Підпис

Дата

Лист

Изм.

Лист

№ докум.

Підпис

Дата

Лист

Изм.

Лист

№ докум.

Підпис

Дата

Лист

Изм.

Лист

№ докум.

Підпис

Дата

Лист

Изм.

Лист

№ докум.

Підпис

Дата

Лист

Изм.

Лист

№ докум.

Підпис

Дата

Лист

Изм.

Лист

№ докум.

Підпис

Дата

Лист

Изм.

Лист

№ докум.

Підпис

Дата

Лист

Стилістичні особливості складання довідково-інформаційної документації