РОБОТА В СУБД. СТВОРЕННЯ ЗАПИТІВ

СУБД означає « система керування базами даних». Це спеціальна програма або комплекс програм, за допомогою яких можна адмініструвати або займатися моніторингом яких-небудь даних. Фактично, СУБД покликано маніпулювати даними. СУБД можуть бути: мережними, ієрархічними, реляційними – усе залежить від типу бази даних.

Таблиця — основний структурний елемент MS Access для введення і збереження інформації. Поле визначає класифікаційну характеристику даних, а запис містить дані про конкретну об’єкт.

Створення таблиці бази даних складається з двох етапів:

• на першому етапі визначається структура: склад полів, їхні імена, послідовність розміщення в таблиці, тип даних, розмір, ключові поля та інші властивості полів;

• на другому етапі проводиться створення записів таблиці та заповнення її даними.

Для створення таблиці необхідно у вікні бази даних вибрати вкладку Таблицы і натиснути кнопку Создать.

Створення таблиці в режимі таблиці.

У цьому режимі користувач має доступ до заготовки таблиці. Удосконалюючи її, він визначає необхідні властивості і заповнює таблицю даними. Наприклад, поля можуть мати імена (Поле1, Поле2, ПолеЗ і т. д.), але полям можна надати нові імена, які нестимуть смислове навантаження.

Тип полів визначатиметься автоматично залежно від внесених до них даних.

Створення таблиці в режимі конструктора. У цьому режимі структури таблиці повністю задає користувач. Поля бази даних не просто визначають структуру бази — вони визначають групові властивості даних, які записуються у комірки, кожного з полів. Створення таблиці за допомогою майстра таблиць.

Усі заготовки розподілені на дві великі групи: для ділового застосування і для особистого застосування. З існуючих полів потрібно вибрати ті, які входитимуть до нової таблиці. Імпорт таблиць. Програма MS Access може імпортувати дані з файлів різних форматів. Користувач повинен визначити тип файла, який слугуватиме джерелом даних, і вказати необхідний файл.

Типи даних

Дані в полі можуть бути одним з десяти типів:

Текстовий (Text) — використовується для зберігання звичайного (неформатованого) тексту обмеженого розміру (за замовчуванням до 50 символів). Поле MEMO (MEMO) — спеціальний тип даних для зберігання великих обсягів тексту (фізично текст зберігається не в полі, а в іншому місці бази даних, у полі зберігається лише покажчик на нього).

Числовий (Number) — тип даних для зберігання чисел різноманітних форматів (за замовчуванням дійсних).

Дата/час (Date/Time) — тип числових даних для зберігання відомостей про календарні дати і поточний час;

Грошовий (Currency) — тип числових даних для зберігання відомостей про грошові суми;

Лічильник (AutoNumber) — спеціальний тип даних, що складається з натуральних чисел з автоматичним нарощуванням;

Логічний (Yes/No) — тип даних логічного типу для зберігання даних, що можуть набувати тільки два значення;

Поле об’єкта OLE (OLE Object) — спеціальний тип даних для зберігання об’єктів OLE, наприклад мультимедійних (фізично об’єкт зберігається в іншому місці бази даних, а в полі зберігається тільки покажчик на нього);

Гіперпосилання (Hiperlink) — спеціальне поле для зберігання URL-адрес веб - об’єктів;

Майстер підстановок (Lookup Wizard) — використовується для задання списку значень, які можуть набувати дані поля.

Зв’язок з таблицями. Є кілька форматів баз даних, які підтримуються програмою MS Access, тому немає необхідності імпортувати базу даних, а досить встановити зв’язок із зазначеним файлом.

Запити - спеціальні об'єкти, призначені для вибірки даних з таблиць бази, а також для виконання обчислень та інших операцій з базовими таблицями, включаючи їхнє перетворення. Однак, на відміну від реальної таблиці, цей набір записів реально не існує в базі даних. У результаті запиту утвориться таблиця. Інформація є актуальною, відбиває останні зміни даних.

Види запитів: запити на вибірку; запити на вибірку з полем, що обчислюється; підсумкові запити; запити з параметром; перехресні запити; запити на зміни (активні запити) (на оновлення, на створення таблиці, на знищення, на додавання).

Запити на вибірку використовуються для відбору потрібної користувачеві інформації, що міститься в таблицях. Вони створюються тільки для зв'язаних таблиць.

У запитах на вибірку можна задавати умови. Для цього у відповідному стовпці потрібно вказати в рядку Условие отбора потрібне значення. При завданні умови відбору можна використовувати оператори >, <, =, >= (більше або рівно),<= (менше або рівно), <> (не рівно).

Якщо потрібно задати кілька умов, то умови для оператора «И» записуються в одному рядку, а для оператора «ИЛИ» в одному стовпці один під одним. Складні умови відбору також можна писати в одну чарунку, використовуючи оператори Or, And.

При створенні запитів часто виникає необхідність не тільки використовувати наявні поля таблиць, але й створювати на їхній основі інші поля, які обчислюються.

Наприклад, якщо в таблиці якого-небудь магазину є поле ціни на товар і поле кількості цього товару, то можна створити поле, що обчислюється, у якому буде підраховуватися загальна вартість для кожного товару шляхом перемножування значень ціни й кількості. Інакше кажучи, у полі, що обчислюється, можуть використовуватися арифметичні оператори.

При створенні такого поля на основі вмісту текстових полів, як правило, використовується операція об'єднання текстових значень, що називається конкатенацією.

Запит з параметрами

Спеціальний тип запитів, що називається запитом з параметрами, дозволяє користувачеві самому ввести критерій відбору даних на етапі запуску запиту. Цим прийомом забезпечується гнучкість роботи з базою.

Підсумкові запити значно відрізняються від звичайних. У них поля діляться на 2 типи:

поля, по яких здійснюється групування даних;
поля, для яких проводяться обчислення.

Запит, що виконує обчислення по всіх записах для якого-небудь числового поля, називається підсумковим запитом. У підсумковому запиті може розраховуватися сума значень або величина середнього значення по всіх чарунках поля, може вибиратися максимальне або мінімальне значення даних у полі, може, так само здійснюватися й інша підсумкова функція.

Перехресні запити — це запити, у яких відбувається статистична обробка даних, результати якої виводяться у вигляді таблиці, дуже схожої на зведену таблицю Excel. Перехресні запити мають наступні переваги:

можливість обробки значного обсягу даних і виводу їх у форматі, який дуже добре підходить для автоматичного створення графіків і діаграм;
простота й швидкість розробки складних запитів з декількома рівнями деталізації.

Однак вони мають і недоліки — наприклад, не можна сортувати таблицю результатів за значеннями, що втримуються в стовпцях, тому що в переважній більшості випадків одночасне упорядкування даних у стовпцях по всіх рядках неможливе. При цьому можна задати сортування по зростанню або по убуванню для заголовків рядків.

Перехресні запити зручні для представлення даних у вигляді таблиці.

Запит на видалення

Видаляє групу записів з однієї або декількох таблиць. Наприклад, запит на видалення дозволяє вилучити записи про товари, поставки яких припинені або на які немає замовлень. За допомогою запиту на видалення можна видаляти тільки весь запис, а не окремі поля усередині нього.

Запит на оновлення записів

Вносить загальні зміни в групу записів однієї або декількох таблиць. Наприклад, на 10 відсотків піднімаються ціни на всі молочні продукти або на 5 відсотків збільшується зарплата співробітників певної категорії. Запит на відновлення записів дозволяє змінювати дані в існуючих таблицях.

Запит на додавання

Додає групу записів з однієї або декількох таблиць у кінець однієї або декількох таблиць. Наприклад, з'явилися нові клієнти, а також база даних, що містить відомості про них. Щоб не вводити всі дані вручну, їх можна додати в таблицю «Клієнти».

Запит на створення таблиці

Створює нову таблицю на основі всіх або частини даних з однієї або декількох таблиць. Запит на створення таблиці корисний для: створення таблиці для експорту в іншу базу даних Microsoft Access; створення резервної копії таблиці; створення архівної таблиці, що містить старі записи.

ПРИНЦИПИ НАДАННЯ ПЕРШОЇ МЕДИЧНОЇ ДОПОМОГИ

Перша допомога - це сукупність простих, доцільних дій, спрямованих на збереження здоров'я і життя потерпілого. По-перше: якщо є потреба і можливість, необхідно винести потерпілого з місця події. По-друге: оглянути ушкоджені ділянки тіла, оцінити стан потерпілого, зупинити кровотечу і обробити ці ділянки. Потім необхідно іммобілізувати і запобігти травматичному шокові.

Надання першої допомоги при нещасних випадках:

1 При поранені необхідно зняти чи розірвати одежу, щоб виявити рану, витерти кров навколо рани і краї її змастити йодом, а після - накласти ватний тампон і забинтувати. Сильний крововилив зупинити за допомогою джгута. Коли немає джгута можна користуватися ремінцем, хусткою чи косинкою. Джгут накладається літом на 2 години, зимою на 1 годину.

2 При ударі слід застосувати лід, холодні компреси, стягуючі пов'язки.

3 При розтягненні м'язів кладуть холодні компреси в область суглоба.

4 При вивиху руки в ліктьовому суглобі необхідно прибинтувати руку до тулуба, не міняючи того кута, який виник в суглобі в результаті вивиху. Вправляти вивих без лікаря не можна.

5 Основне завдання першої допомоги при переломах - створити спокій потерпілому, для чого необхідно накласти шину з дошок, прутів, картону і т. п. При відкритому переломі спочатку накладають стерильну пов'язку на рану, а після уже бинтують шину. Шину слід покрити товстим шаром вати чи матерії, а після перебинтувати.

Втрата свідомості (ВС) - це стан, коли потерпілий не реагує ні на що, нерухомий, не відповідає на запитання.

Причини можуть бути різні, але всі вони пов'язані з ураженням центру свідомості мозку (при травмах, шоці, нестачі кисню, замерзанні тощо). Ознаки ВС виявляються у широкому спектрі симптомів, починаючи від шоку, непритомності, закінчуючи станом клінічної смерті. При ВС велику небезпеку для життя потерпілого становить западання язика і потрапляння блювотних мас у дихальні шляхи, що призводить до їх закупорювання.

Допомога

В першу чергу необхідно винести потерпілого з місця події, потім вивільнити дихальні шляхи, покласти на бік. У випадку зупинки дихання і серцебиття треба розпочати оживлення методом штучного дихання і закритого масажу серця. Людину, що втратила свідомість, не можна поїти. Транспортувати її треба у фіксованому стані на боці.

Штучне дихання (ШД)

Найефективнішим способом ШД є дихання "з легень у легені", яке проводиться " з рота в рот" або " з носа в ніс". Для цього відводять голову потерпілого максимально назад і пальцями затискають ніс (або губи). Роблять глибокий вдих, притискають свої губи до губ потерпілого і швидко роблять глибокий видих йому в рот. Вдування повторюють кілька разів, з частотою 12-20 раз на хв. З гігієнічною метою рекомендується рот потерпілого прикрити шматком тонкої тканини.

Якщо пошкоджено і обличчя проводити ШД з "легень в легені" - неможливо, треба застосувати метод стиснення і розширення грудної клітки шляхом складання і притискання рук потерпілого до грудної клітки з їх наступним розведенням у боки.

Зовнішній масаж серця

Здійснюється у випадку його зупинки. При цьому робиться ритмічне стиснення серця між грудиною та хребтом.

На нижню частину грудини кладуть внутрішньою стороною зап'ястя одну руку, на яку з силою надавлюють з частотою 60 разів на хв. покладеною зверху другою рукою. Сила здавлювання повинна бути такою, щоб грудина зміщувалась вглибину на чотири, п'ять см., масаж серця доцільно проводити паралельно з Ш Д для чого після двох - трьох штучних вдихів роблять 15 здавлювань грудної клітки.

ПЕЧАТКИ, ШТАМПИ. ЇХ ПРИЗНАЧЕННЯ ТА РОЗТАШУВАННЯ

Для надання юридичної сили ряду документів їх скріплюють печаткою. Суб'єкти, як правило, мають печатки двох видів: одну гербову та кілька простих.

Гербова печатка кругла, із зображенням Герба в центрі, по колу подається повна назва суб'єкта. Гербова печатка проставляється на дійсних документах, які вимагають особового посвідчення:

- договорах, документах, пов'язаних з отриманням коштів та матеріальних цінностей (доручення, чеки, банківські документи та ін.), а також таких, що засвідчують особу, трудовий стаж, кваліфікацію (паспорт, трудова книжка, диплом та ін.).

Прості печатки бувають різної форми:

- кругла, квадратна, трикутна та прямокутна. На них немає зображення Герба. Суб'єкт може );

- мати таких печаток декілька, їх відтиски проставляються на довідках та перепустках, копіях документів, що виходять за межі суб'єкта, розмножених екземплярах розпорядчих документів при їх розсиланні, при опечатуванні пакетів, бандеролей, шаф, дверей сейфів та ін. Відтиск печатки на документі повинен перекривати частину назви посади та справжнього підпису.

Штамп — це вид печатки прямокутної форми. Штампи формально заміняють рукописний або машинописний запис у повторюваних однотипних ситуаціях в основному при паперовому діловодстві. У цьому випадку штампи власне кажучи являють собою реквізити, що беруть участь у доданні документу юридичної чинності й такі, що прискорюють документообіг.

Кутовий штамп використовується в тому випадку, якщо в організації або в підприємця відсутні типографські або “електронні” бланки. Кутовий штамп може використовуватися при короткостроковому переписуванні, видачі поточних довідок і т.п. У даному випадку кутовий штамп, виготовлений відповідно до необхідних вимог, додає документу офіційний характер.

У кутових штампах рядки розміщаються в наступному порядку (униз) — центральна установа (міністерство), управління, організація (установа, підприємство). Дані реквізити, зазначені в тексті кутових штампів і печаток тих самих організацій повинні збігатися.

Реєстраційний штамп установлює відповідальність організації за документ, початок відліку терміну виконання. Він містить: найменування підприємства, поля для вказівки дати надходження і номеру (індексу) вхідного документа. Даний штамп не проставляється на додатках до документа.

Штамп із реквізитами підприємства, як правило, невеликого розміру, з рамкою, включає коротке найменування фірми, місце реєстрації, ІПН. Адресний штамп юридичної особи повинний містити повне найменування, повну поштову адресу підприємства, вхідні і вихідні номери, дату. Крім того, може включати e-mail і адресу сайту організації.

Банківський штамп включає платіжні реквізити, найменування фірми, юридичну адреса і ІПН.

Маркувальні штампи використовуються для внутрішніх нестатків підприємства. Їхні розміри, форма і зміст не регламентуються. Використання спеціальної штемпельної фарби дозволяє застосовувати такі штампи для рішення виробничих задач - маркірування тари, тканин, пластмаси й інших поверхонь.

Обов'язковими реквізитами печаток і штампів органів виконавчої і представницької влади, юридичних осіб і організацій є:

- повне найменування організації з вказівкою організаційно-правової форми;

- місцезнаходження; - номер державної реєстрації;

- номер міського Реєстру печаток;

- Державний герб (для організацій, що мають право на їхнє відтворення);

- повна поштова адреса і номер телефону (для кутових штампів організацій).

Прості печатки (без зображення державної символіки) ставляться на довідках, пропусках, копіях документів та ін Відбиток печатки проставляється таким чином, щоб він захоплював частину особистого підпису посадової особи і був добре читаним.

Примірний перелік документів, на яких ставиться печатка:

1. Акти (прийому виконаних робіт, списання, експертизи і т.д.).

2. Архівні довідки.

3. Доручення (на отримання товарно-матеріальних цінностей і т.д.)

4. Договори (про поставки, підряди, оренду і т.д.)

5. Посвідчення про відрядження.

6. Положення про організацію.

7. Листи гарантійні.

8. Кошториси витрат

9. Посвідчення.

10. Статут організації.

11. Штатні розписи

12 Накази з основної діяльності та виписки з них

13 Накази з особового складу та виписки з них

14 Накази про відпустки і відрядження та виписки з них Організації, підприємства та органи влади розробляють свій перелік документів, на яких ставиться печатка, і оголошують його в наказах або постановах.

Гербова печатка ставиться на документах, перелік яких передбачений нормативними актами:

акти списання;
листи погодження проектів нормативно-правових актів;
довідки (лімітні; про виплату страхових сум, нараховану заробітну плату, з місця роботи та ін.);
доручення на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні доручення;

- договори;

- заяви (на акредитив, про відмову від акцепту та ін.);

- зразки відбитків печаток і підписів співробітників, які мають право здійснювати фінансово-господарські опе-рації;

- посвідка про відрядження;

- кошторис витрат (на утримання управлінського апара-ту, капітальне будівництво та ін.);

- гарантійні листи;

- подання про нагородження орденами і медалями;

- реєстри (чек);

- штатний розклад;

- титульні списки.

Відбиток печатки ставлять на документах поряд з підписом таким чином, щоб вона частково захоплювала посаду і

У фінансових документах, що направляються в банківські установи, печатка не повинна захоплювати підпис. На службових листах, надрукованих на фірмовому бланку, печатка не ставиться.

Додаткові печатки, як правило, відтворюють найменування підприємства, його структурного підрозділу, вид печатки. Основна умова їхнього застосування полягає в тому, що такий відбиток має відрізнятися від відбитка основної печатки.

Додаткові печатки можна розділити на дві групи, а саме:

- печатки підрозділів або філій підприємства (фінансовий відділ, управління (відділів) кадрів і т. д.);

- печатки для посвідчення певних видів документів.

У цьому випадку в полі печатки міститься додатковий напис, наприклад, "Для довідок" і т. д. Додаткові печатки можуть мати різну форму: круглу, трикутну й ін. Відбитками додаткових печаток засвідчуються копії документів, виписки з документів тощо.

Кутовий штамп належить до основних штампів. У ньому містяться основні реквізити підприємства. Текст, зображений на кутовому штампі, має відповідати тексту, зображеному на печатці.

Допоміжні штампи в основному використовуються для спрощення роботи персоналу й внутрішнього контролю (штамп для реєстрації вхідних документів, для внутрішньої переписки тощо).

Підпунктом 3.3.8 Інструкції N 17 установлено такі розміри печаток:

печатка круглої форми з текстом однією мовою

– діаметром 38 – 40 мм;

печатка круглої форми з текстом двома мовами

– діаметром 40 – 45 мм;

трикутна печатка – розмір сторони 45 х 45 мм;
кутовий штамп – розмір сторони не менше 40 х 60 мм;
мала кругла печатка – діаметр 20 – 25 мм.

Місце зберігання печатки

Контроль за виготовленням, зберіганням та використанням печаток і штампів покладається на канцелярії та осіб, відповідальних за діловодство (у разі наявності таких).

При зміні керівника печатки і штампи передаються новопризначеному керівнику за актом.

Керівники підприємств, установ і організацій, господарських об'єднань, суб'єктів підприємницької діяльності, інших організаційних форм підприємництва, діяльність яких передбачена чинним законодавством України, у разі потреби можуть своїм наказом покласти відповідальність за зберігання і користування печатками і штампами на одного з безпосередньо підлеглих їм працівників.

Обов'язковому обліку підлягають печатки і штампи з повним найменуванням організацій. Порядок обліку, зберігання і використання інших видів печаток, штампів визначається відповідними відомчими інструкціями.

Облік печаток і штампів ведеться в журналі обліку та видачі печаток і штампів (додаток Форма 11). Журнал обліку печаток і штампів включається до номенклатури справ, його аркуші нумеруються, прошиваються і опечатуються.

Печатки і штампи повинні зберігатися в сейфах або металевих шафах. Перевірка наявності печаток і штампів здійснюється щорічно комісією, призначеною наказом керівника організації.

Водночас контроль за виготовленням, зберіганням та використанням інших видів печаток і штампів покладається на канцелярії та осіб, відповідальних за діловодство (у разі наявності таких). При цьому особи, що персонально відповідають за облік і зберігання печаток і штампів, призначаються наказом керівника підприємства

При перевірці наявності печаток і штампів робляться відмітки в журналі обліку та видачі печаток і штампів після останнього запису. У разі порушення правил обліку, зберігання і використання печаток і штампів комісія проводить службове розслідування, результати якого оформлюються актом довільної форми та доводяться до відома керівника організації".

№

з/п

Відбитки печаток і штампів

Кому видано

Дата повернення

ПІП відповідальної особи

Дата і розписка про отримання

Форма 11

РОБОТА В СУБД. СТВОРЕННЯ ЗАПИТІВ