Форматирование документов

Тема 2. Форматирование документов.

Работа с фрагментами текста: выделение, копирование, перемещение, удаление.
Форматирование символов. Буквица.
Форматирование абзацев.
Форматирование страниц. Колонтитулы. Разделы документа.
Стили форматирования.
Оформление текста в несколько колонок.

2.1. Работа с фрагментами текста: выделение, копирование, перемещение, удаление.

Фрагмент – это часть текста, указанная (выделенная) пользователем.

Минимальный размер фрагмента – один символ, максимальный – весь текст документа.

Выделение можно выполнить либо с помощью мыши, либо с помощью клавиатуры.

Выделение с помощью клавиатуры:

Требуется выделить	Сочетание клавиш
Один или несколько символов	Удерживая клавишу Shift, нажимать клавишу стрелка вправо, пока не выделятся требуемые символы.
Фрагмент текста от курсора до конца строки	Shift + Еnd.
Фрагмент текста от курсора до начала строки	Shift + Home.
Слово после курсора	Сtrl + Shift + стрелка вправо.
Слово перед курсором	Сtrl + Shift + стрелка влево.
Фрагмент текста от курсора до конца абзаца	Сtrl + Shift + стрелка вниз.
Фрагмент текста от курсора до начала абзаца	Сtrl + Shift + стрелка вверх.
Фрагмент текста от курсора до конца документа	Сtrl + Shift + End.
Фрагмент текста от курсора до начала документа	Сtrl + Shift + Home.
Весь документ	Сtrl + а. Лента Главная Выделить Выделить все.

Выделение с помощью мыши:

Требуется выделить	Необходимо сделать
Слово	Указать нужное слово и щелкнуть два раза левой кнопкой.
Строка	Переместить указатель мыши к левому полю, чтобы он превратился в стрелку, поместить эту стрелку рядом со строкой и один раз щелкнуть левой кнопкой
Предложение	Щелкнуть на нужное предложение при нажатой клавише Сtrl.
Абзац	Тройной щелчок левой кнопкой мыши на абзаце. Двойной щелчок напротив этого абзаца в полосе выделения.
Любой фрагмент	Установить указатель мыши в угол выделяемого фрагмента и растянуть область выделения.
Весь документ	Тройной щелчок в полосе выделения.

Для выделения блочного фрагмента следует установить курсор в любой угол блока, нажать клавишу Alt и, не отпуская ее, растянуть область. Для выделения нескольких несмежных фрагментов можно воспользоваться любым способом, но при этом нажать на клавишу Ctrl.

Выделенный фрагмент текста можно удалить (клавиши Delete или Backspace), вырезать или скопировать в буфер обмена.

Скопировать или переместить фрагмент можно через буфера обмена или с помощью мыши.

Алгоритм копирования (перемещения) с помощью буфера обмена:

Выделить копируемый (перемещаемый) фрагмент.
Поместить его в буфер обмена. Это можно сделать различными способами:
1. клавишами Ctrl + Insert (Shift + Delete);
2. с помощью пункта Копировать (Вырезать) контекстного меню;
3. командой Копировать ( Вырезать) ленты Главная.
Установить курсор в место копирования.
Вставить курсор из буфера обмена:
1. клавишами Shift + Insert;
2. с помощью пункта Вставить контекстного меню;
3. командой Вставить ленты Главная.

Содержимое буфера обмена сохраняется в течение сеанса работы или до помещения в него новой порции информации. В Microsoft Word 2007 буфер обмена содержит 24 ячейки. Просмотреть их содержимое можно, нажав кнопку Буфер обмена на ленте Главная.

Чтобы переместить фрагмент с помощью мыши достаточно выделить его и перетащить в нужное место при нажатой левой кнопке.

Чтобы скопировать фрагмент с помощью мыши нужно выделить его и перетащить при нажатой правой кнопке мыши. Из предложенного контекстного меню выбираем далее Скопировать.

Возможны случаи, когда выделенный фрагмент текста может быть ошибочно уничтожен. В редакторе Word имеется кнопка (Отменить), расположенная на панели быстрого доступа. Щелкая по этой кнопке, можно последовательно возвращаться к предыдущим состояниям документа.

2.2. Форматирование символов. Буквица.

Любой документ можно представить как совокупность некоторых взаимосвязанных объектов. Каждый объект обладает определенным, присущим только ему набором свойств (атрибутов). В зависимости от установленных значений этих атрибутов объект может выглядеть в документе по-разному.

Word позволяет форматировать двумя способами:

1) либо после набора текста;

2) либо задавать нужные атрибуты оформления до процесса набора.

При первом варианте требуется:

указать (выделить) фрагмент текста, для которого будут установлены новые параметры оформления;
провести установку значений атрибутов оформления через команды раздела Шрифт ленты Главная или вызвав окно Шрифт с помощью контекстного меню.

Второй вариант предполагает следующую последовательность операций по форматированию:

набирать текст до тех пор, пока не потребуется специальное оформление следующего вводимого фрагмента;
установить новые параметры оформления;
продолжить набор текста; установленный формат символов будет применяться ко всем вводимым символам, для абзаца текста будут применены установленные атрибуты абзацного оформления;
завершив набор, отключить установленное специальное форматирование.

Символ – это основная графическая единица текста. Именно последовательность символов образует текст. Символ имеет следующие атрибуты:

вид шрифта (гарнитура);
размер шрифта (кегль);
начертание (обычное, полужирное, курсив или подчеркивание);
цвет (фона и самого символа);
индекс (положение относительно опорной линии строки);
кернинг (изменение размеров межбуквенных интервалов между соседними буквами для улучшения внешнего вида и удобочитаемости текста);
визуальные эффекты (видоизменение и анимация).

Все операции форматирования применимы только к выделенным объектам.

Шрифт – комплект графических изображений букв того или иного алфавита и всех относящихся к нему знаков и цифр. Шрифты также называют гарнитурой. Их можно разделить по некоторым признакам на следующие виды:

1) Матричные (растровые) шрифты создаются так называемым методом битовой карты. В файле с таким шрифтом хранятся точечные изображения каждого символа внутри сетки точек фиксированного размера. К недостаткам матричных шрифтов можно отнести существенное ухудшение качества изображения при изменении размера шрифта, его масштабировании. Контуры букв приобретают ступенчатую форму, возникает так называемый лестничный эффект.

Масштабируемые (векторные) шрифты не имеют этого недостатка. Способ создания таких шрифтов заключается в кодировке контура символа в виде прямых и кривых линий. Очень часто масштабируемые шрифты называют шрифтами TrueТуре. Отличительная особенность таких шрифтов – в списке шрифтов в поле Шрифт на панели инструментов Форматирование им предшествует вензель, состоящий из двух букв Т.

2) По внешнему виду шрифты могут быть с засечками (с серифами) и рубленые. Шрифты с засечками (например, Тimes New Roman) имеют на концах небольшие флажки-засечки. Прямое назначение засечек – повысить читабельность текста, так как во время чтения взгляд легче фиксируется на строке. Рубленые шрифты (например, Аrial) имеют гладкие округлые буквы и предназначены для выделения заголовков в документе. Кроме названных, бывают так называемые специальные гарнитуры, которые могут использоваться для имитации рукописного текста (например, Freestyle Script) или записи нот, формул химических соединений и т.д. (например, Wingding).

3) По ширине шрифты могут быть моноширинными (например, Courier New)и пропорциональными. Все буквы моноширинных шрифтов имеют одинаковую ширину, а, следовательно, в строке всегда помещается одинаковое количество символов. В пропорциональных шрифтах каждая буква имеет разную ширину (например, буква «Ж» шире, чем буква «А»), и поэтому в строке может быть разное количество символов. При использовании пропорциональных шрифтов следует помнить, что выравнивать текст в строчках с помощью клавиши Пробел нельзя.

Не все шрифты поддерживают отображение кириллицы.

Размер шрифта (высота, кегль) – это расстояние между верхней частью самой высокой буквы алфавита и нижней частью самой низкой.

Размер шрифта указывается в пунктах (рt). 1рt = 1/72" = 0,352 мм. Можно использовать также размеры шрифтов, не указанные в списке (например, 15 или 12,5).

Для того чтобы изменить начертание символов, имеются кнопки на ленте Главная.

Кнопки служат для изменения цвета символа и цвета фона, на котором этот символ отображается.

При выборе шрифта для печати документа основным критерием является его читаемость. Выбранный шрифт не должен отвлекать внимание от содержания документа. Разнообразие может внести лишь текст заглавных надписей различных составных частей документа (рубрик).

Буквица – это красиво оформленная буква в начале предложения, абзаца, раздела. Оформить букву можно командой Буквица на ленте Вставка.

2.3. Форматирование абзацев.

Внешний вид документа в большой степени зависит не только от форматирования символов текста, но и от оформления абзацев. Абзац является одним из основных структурных элементов документа.

В текстовом процессоре Word абзац определяется как часть текста между двумя нажатиями клавиши Enter. Длина абзаца может быть различной. Он может состоять из одного слова, а может занимать и всю страницу. При составлении текста следует иметь в виду, что очень длинные абзацы трудны для восприятия.

Абзац имеет свои параметры:

отступы;
способ выравнивания строк (по левому краю, по правому краю, по центру, по ширине);
положение на странице;
отступ первой строки;
межстрочное расстояние;
интервал между абзацами.

Форматирование абзаца – задание или изменение его параметров. Форматировать абзацы можно непосредственно при наборе текста или после его окончания. Форматирование может производиться с помощью диалогового окна, вызываемого командой Абзац контекстного меню, а также с помощью раздела Абзац лент Главная и Разметка страницы.

В текстовом редакторе Word существует четыре способа выравнивания текста.

Выравнивание по левому краю. При нем строки начинаются у левой кромки страницы в одной и той же позиции и заканчиваются справа в различных позициях в зависимости от количества символов в строке. Именно такое выравнивание лучше всего использовать при наборе текста.

Выравнивание по центру. Расположение текста по центру удобно использовать для заголовков и очень коротких блоков текста.

Выравнивание по правому краю. При этом способе выравнивания текст выравнивается по правой кромке и каждая новая буква сдвигает предыдущую влево, так что строчки идеально выравниваются по правому краю. Этот тип выравнивания используется для достижения специальных целей. Иногда этот способ можно использовать и для заголовков.

Выравнивание по ширине. При использовании этого способа выравнивания Word выравнивает текст, как по правой, так и по левой кромке, вставляя вместо недостающих символов дополнительные пробелы между словами. Текст, отформатированный с помощью выравнивания по ширине, выглядит красиво и опрятно. Применять выравнивание по ширине лучше всего после всех редакторских правок, непосредственно перед выводом документа на печать.

На панели инструментов форматирования помещены четыре кнопки, каждая из которых соответствует одному из вышеперечисленных режимов форматирования текста и любого абзаца.

Чтобы форматирование абзаца происходило в процессе его ввода, необходимо задать необходимые параметры, а уже затем вводить текст.

Операции выравнивания относятся ко всему абзацу. Однако есть две операции, которые относятся только к первой строке абзаца. Это команды Отступ и Выступ. Устанавливаются эти команды в диалоговом окне Абзац в поле Первая строка. Отступы абзаца и первой строки можно также установить с помощью горизонтальной координатной линейки.

С помощью координатной линейки можно выполнять такие операции форматирования абзаца, как настройка правого и левого полей, установка отступов и выступов, определение позиций табуляции.

Полем называется расстояние между текстом и краем страницы. Отступ абзаца определяет расстояние текста от поля. Отступы позволяют отделить текст одного абзаца от другого или визуально выделить отдельные абзацы в документе. Выделяют отступ первой строки абзаца (первая строка смещена относительно других строк правее) – для абзацев с «красной» строкой или с «отступом». Абзац с «выступом» – это абзац, в котором отступ образуется для каждой строки, кроме первой, иными словами, первая строка смещена относительно других строк абзаца левее. Этот тип форматирования используется обычно в словарях, энциклопедиях, справочниках.

Координатная линейка всегда связана с абзацем, в котором находится курсор ввода.

Темная часть координатной линейки соответствует установленным полям страницы.

Верхний бегунок в виде треугольника указывает величину отступа первой строки абзаца.

Нижний бегунок в виде треугольника указывает отступ слева остальных строк абзаца (за исключением первой).

Квадратный бегунок – это элемент управления, всегда располагающийся под нижним треугольным маркером левой границы абзаца. При его перетаскивании оба маркера левой границы (и верхний, и нижний) перемещаются вместе с сохранением их положения относительно друг друга. Такое специальное оформление абзаца можно использовать при оформлении эпиграфов, цитат и т.д.

Правый бегунок указывает правую границу абзаца.

Светлая часть линейки указывает размер рабочего поля документа. Бегунки следует располагать только в пределах светлой области координатной линейки.

Чтобы задать дополнительные атрибуты абзаца, такие как междустрочный интервал и межабзацный отступ, необходимо вызвать диалоговое окно Абзац при помощи контекстного меню.

Междустрочный интервал (или интерлиньяж) – это расстояние между строками в абзаце. Интервал – величина, равная 1/6 дюйма или 12 рt.

Увеличение междустрочного интервала позволяет легко читать более длинные строки, т.е. позволяет использовать шрифт меньшего размера. Величина междустрочного интервала задается либо в строках, либо в пунктах для более точной установки.

При использовании текста, взятого в сети Интернет, следует обратить внимание на интервал между абзацами (0 пт).

Также на вкладке Положение на странице можно включить или отключить следующие параметры: запрет висячих строк, не разрывать абзац, не отрывать от следующего, с новой страницы.

В длинных документах большинство абзацев форматируется одинаково. Точнее говоря, обычно существуют несколько вариантов оформления абзаца, которые многократно используются внутри документа.

Форматировать абзац вручную при каждом изменении текста неудобно, особенно если учесть, что, вероятнее всего, уже существует абзац, отформатированный так, как нужно. Текстовый процессор Word решает эту проблему, позволяя производить форматирование по образцу, а также путем применения наперед заданных стилей форматирования.

Чтобы выполнить форматирование по образцу, надо установить курсор на абзац, имеющий нужный метод форматирования и щелкнуть по кнопке Формат по образцу (лента Главная). Далее щелкнуть на абзаце, формат которого требуется изменить, и он будет выглядеть точно так же, как выбранный в качестве образца формат.

2.4. Форматирование страниц. Колонтитулы. Разделы документа.

На первом этапе при подготовке документа в текстовом процессоре Microsoft Word надо установить параметры страницы. К ним относят размер и ориентацию листа, величину полей и т.д. При указании размера страницы ориентируются на печатающее устройство. Так, лист формата А4 можно распечатать на любом из современных принтеров, тогда как формат А3 поддерживается только специальными модификациями принтеров. Ориентация страницы может быть выбрана книжная (высота листа больше ширины) или альбомная (высота листа меньше ширины). Для установки параметров страницы используют ленту Разметка страницы команду Поля Настраиваемые поля. При этом открывается диалоговое окно Параметры страницы.

В этом окне три раздела: Поля, Размер бумаги, Источник бумаги.

Поля – это свободные пространства на странице, окружающие набранный текст.

Их размеры можно уменьшать и увеличивать по желанию пользователя (однако уничтожить полностью нельзя, так как каждый принтер имеет недоступную для печати зону, за соблюдением которой следит Windows). Размер и вид полей, а также положение колонтитулов устанавливаются в разделе Поля. Размер и ориентация бумаги устанавливаются в разделе Размер бумаги.

Колонтитулом называется одинаковый для группы страниц текст (графическое изображение), расположенный вне основного текста документа на полях печатной страницы.

Различают верхний и нижний колонтитулы. В колонтитулы входят порядковые номера страниц.

Нумерация страниц осуществляется либо автоматически, либо по команде пользователя Номер страницы (лента Вставка).

Колонтитулы могут быть одинаковыми во всем документе, но могут различаться: на четных и нечетных страницах (диалоговое окно Параметры страницы Вкладка Источник бумаги), на первой и последующих страницах (диалоговое окно Параметры страницы Вкладка Источник бумаги), в разных разделах.

Раздел – это часть документа, имеющая заданные параметры форматирования страницы. Чтобы вставить новый раздел нужно выполнить команду Разрывы (лента Разметка страницы) и указать, откуда должен начинаться новый раздел (со следующей страницы, на текущей странице, с четной страницы, с нечетной страницы). Аналогично можно вставить новую страницу в разделе (лента Разметка страницы Разрывы Новую страницу или Разрыв страницы вкладки Вставка).

Для открытия колонтитулов следует выполнить команды Верхний колонтитул или Нижний колонтитул (лента Вставка). Текст документа станет бледным, появятся области верхнего и нижнего колонтитулов и лента Конструктор (Работа с колонтитулами). На этой панели расположены следующие кнопки: номер страницы, дата (это поле автоматически обновляется) и время (текущее время), параметры страницы, как в предыдущем, верхний/нижний колонтитулы, переход к предыдущему, переход к последующему (переход между разными типами колонтитулов), закрыть и др.

В колонтитулах можно создать подложку. Для этого в режиме колонтитулов на страницу вставляется рисунок с установленным обтеканием За текстом или выбираем подложку на ленте Разметка страницы.

Алгоритм создания различных колонтитулов для разных разделов:

создать колонтитул для первого раздела;
перейти к колонтитулу второго раздела;
сделать неактивной кнопку как в предыдущем на панели Колонтитулы;
ввести другой колонтитул данного раздела;
нажать кнопку Закрыть.

2.5. Стили форматирования.

Стиль форматирования – это совокупность всех параметров оформления, определяющих формат абзаца или символа.

Доступные стили перечислены в раскрывающемся списке Изменить стили, расположенном на ленте Главная. В начале работы с программой Word этот список содержит перечень стилей, заданных по умолчанию. При выборе одного из стилей, представленных в данном списке, изменяется формат текущего абзаца (абзаца, в котором расположен курсор) или формат выделенного фрагмента.

Если требуется подготовить новый стиль для использования в документе, следует выбрать стиль, который будет изменяться и выполнить команду Сохранить выделенный фрагмент как новый экспресс-стиль. В диалоговом окне Создание стиля нужно задать имя нового стиля и изменить оформление, определяемое данным стилем. Если включить флажок Добавить в список экспресс-стилей, создаваемый стиль добавится в стандартный шаблон программы Word, после чего этот стиль можно использовать и в других документах. После того, как вы определите стиль для какого-нибудь типа абзаца, вам достаточно применить новый стиль, и абзац будет автоматически отформатирован в соответствии с атрибутами стиля. При каждом изменении атрибутов форматирования, связанных с данным стилем, все абзацы, к которым он применен, будут автоматически переформатированы.

Преимущества использования стилей перед простым форматированием раскрываются при работе над большими документами сложной структуры. Главные из этих преимуществ следующие:

возможность форматировать единообразно различные части документа;
возможность быстрого переформатирования абзацев;
возможность стандартного оформления документов с использованием ранее созданных стилей;
возможность создания автоматического оглавления для документа.

2.6. Оформление текста в несколько колонок.

Для разделения текста на столбцы его необходимо выделить и выполнить команду Колонки (лента Разметка страницы). В открывшемся диалоговом окне выбираем количество столбцов. По умолчанию они имеют одинаковую ширину, но это можно исправить, например, с помощью маркеров на линейке.

Если несколько столбцов текста целиком размещаются на одной странице, то командой Разрыв На текущей странице можно сделать так, чтобы колонки имели одинаковую длину.

В диалоговом окне Колонки можно указать количество и тип колонок, их ширину, промежуток между колонками, а также установить разделитель.

PAGE 6

Форматирование документов